BERBASIS DESKTOP
KERJA PRAKTEK
Nama : YULIA ASTRI WULANDARI NIM : 09.41010.0207
Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA
1.1 Latar Belakang Masalah
Seiring perkembangan teknologi informasi di era globalisasi sekarang ini
menyebabkan segala aspek kehidupan manusia selalu dikaitkan dengan teknologi
informasi, termasuk pada dunia pendidikan yang membutuhkan sistem informasi
untuk mendapatkan informasi yang cepat dan akurat guna menunjang segala
bentuk kegiatan yang ada pada dunia pendidikan. Peningkatan yang cukup pesat
benar-benar terjadi dalam perkembangan teknologi informasi misalnya mulai dari
pengumpulan informasi, pengolahan informasi sampai pendistribusian informasi.
Hal ini terjadi akibat keinginan manusia untuk mendapatkan informasi dalam
segala hal dalam waktu yang cukup singkat.
SMA Negeri 2 Sidoarjo merupakan salah satu sekolah di Sidoarjo yang
sudah menerapkan teknologi dilingkungan sekolahnya. Saat ini presensi siswa
dilakukan oleh sekretaris kelas. Setiap 3 bulan sekali sekretaris kelas
menyerahkan presensi siswa berserta surat-surat yang disertakan apabila ada siswa
yang sakit/ijin kepada wali kelas. Setelah itu, wali kelas akan melakukan
penghitungan kehadiran dari siswa sesuai dengan presensi siswa yang telah
diterima. Namun permasalahan terjadi pada saat dilakukannya perhitungan
presensi, wali kelas mengalami kesulitan apabila terjadi kesalahan perhitungan
yang dikarenakan banyaknya kertas presensi yang diterima dari sekertaris kelas
Atas dasar permasalahan tersebut, maka dibuatkanlah sebuah Rancang
Bangun Sistem Informasi Presensi Siswa di SMA Negeri 2 Sidoarjo. Sistem
tersebut bertujuan untuk memberikan kemudahan bagi wali kelas dalam
melakukan proses perhitungan presensi siswa di SMA Negeri 2 Sidoarjo.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang permasalahan yang ada, maka masalah yang
dapat dirumuskan adalah bagaimana membuat suatu Rancang Bangun Sistem
Informasi Presensi Siswa Berbasis Desktop dengan studi kasus di SMA Negeri 2
Sidoarjo.
1.3 Batasan Masalah
Batasan masalah dalam pembuatan sistem informasi penilaian kinerja
karyawan ini adalah sebagai berikut:
1. Aplikasi ini berbasis Dekstop.
2. Sistem ini hanya melibatkan wali kelas untuk menjalankan sistem presensi
siswa.
1.4 Tujuan
Dengan melihat perumusan masalah yang ada, dalam kerja praktek ini
didapatkan tujuan yang akan dibahas yaitu untuk memberikan kemudahan bagi
wali kelas dalam melakukan proses perhitungan presensi siswa di SMA Negeri 2
1.5 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan laporan kerja praktek digunakan untuk
menjelaskan penulisan laporan per bab. Sistematika penulisan kerja praktek dapat
dijelaskan sebagai berikut.
BAB I PENDAHULUAN
Menjelaskan tentang latar belakang masalah, perumusan masalah,
pembatasan masalah yang menjelaskan tentang batasan-batasan dari sistem yang
dibuat agar tidak menyimpang dari ketentuan yang ditetapkan. Tujuan dari kerja
praktek ini adalah merancang dan membangun sebuah sistem informasi,
kontribusi yang dapat diberikan dari pembuatan aplikasi, kemudian dilanjutkan
dengan membuat sistematika penulisan laporan kerja praktek.
BAB II GAMBARAN UMUM
Menjelaskan tentang profil SMA Negeri 2 Sidoarjo dan struktur
organisasi SMA Negeri 2 Sidoarjo. Gambaran umum ini digunakan untuk
menjelaskan kepada pembaca tentang sejarah, visi dan misi serta struktur
organisasi sekolah dan bagian tata usaha.
BAB III LANDASAN TEORI
Menjelaskan tentang teori-teori yang berkaitan dalam penyelesaian
laporan, yaitu penjelasan tentang sistem, sistem informasi, analisis dan
perancangan sistem, Entity Relationship Diagram (ERD), Data Flow Diagram
(DFD), Database, Database Management System, dan Sistem Basis Data.
Teori-teori tersebut diperlukan untuk memecahkan masalah didalam sistem informasi
presensi.
Menjelaskan tentang pekerjaan yang dilakukan selama kerja praktek,
yaitu menganalisis sistem, mendesain sistem, mengimplementasikan sistem, dan
melakukan pembahasan terhadap implementasi sistem. Mendesain sistem dimulai
dari Document Flow, System Flow, Context Diagram, Hierarchical Input Process
Output (HIPO), Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD),
dan Desain Input/Output.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Saran yang dimaksud adalah saran terhadap kekurangan dari aplikasi
yang ada kepada pihak lain yang ingin meneruskan topik kerja praktek ini.
Tujuannya adalah agar pihak lain tersebut dapat menyempurnakan sistem
2.1 Profil SMA Negeri 2 Sidoarjo
SMA Negeri 2 Sidoarjo didirikan berdasarkan keputusan Menteri
Pendidikan dan Kebudayaan Nomer 0887/O/1986. Dimulai pada tahun ajaran
1986 - 1987 bertempat di SMA Negeri 1 Sidoarjo, SMA Negeri 2 mulai menerima
murid baru sebanyak 120 siswa yang terbagi dalam 3 kelas belajar.
Pada tanggal 16 Juli 1987 SMA Negeri 2 pindah menempati gedung baru
yaitu di Jalan Kutuk Sidokare 311. Sehingga tiap tanggal 16 Juli kini diperingati
sebagai tanggal berdirinya SMA Negeri 2 Sidoarjo.
Lokasi ini mengalami banjir setiap kali musim penghujan sehingga
mengganggu kegiatan belajar mengajar, sehingga pada tanggal 2 Januari 2011,
SMA Negeri 2 Sidoarjo pindah ke lokasi baru yaitu jalan lingkar barat gading
fajar 2 Sidoarjo.
2.2 Visi dan Misi SMA Negeri 2 Sidoarjo 2.2.1 Visi
“Unggul dalam mutu mulia dalam perilaku”
2.2.2 Misi
Peningkatan keimanan dan ketaqwaan kepada tuhan yang maha esa,
sehingga terbentuk warga sekolah yang berakhlakul karimah.
Memperbaiki pelaksanaan manajemen berbasis sekolah.
Meningkatkan sikap disiplin dan tertib seluruh warga sekolah.
Meningkatkan kompetensi berbasis bahasa inggris.
Berpartisipasi dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara.
2.3 Struktur Organisasi
Sebagai sebuah instansi pendidikan Sekolah Menengah Umum pada
umumnya SMA Negeri 2 Sidoarjo dipimpin oleh seorang Kepala Sekolah yang
juga berkoordinasi dengan pihak Komite Sekolah. Posisi yang berada dibawah
Kepala Sekolah adalah Kepala Tata Usaha dan 4 Wakil Kepala Sekolah yang
terdiri dari bidang Kurikulum, Kesiswaan, Humas serta Sarana & Prasarana.
Wakil Kepala Sekolah dari masing-masing bidang tersebut juga dibantu oleh staff
yang berada dibawahnya, yaitu Staff Kurikulum untuk bagian kurikulum, Staff
Kesiswaan untuk bagian kesiswaan, Staff Humas untuk bagian humas serta Staff
Sarana dan Prasarana untuk bagian sarana dan prasarana. Selain itu juga terdapat
Dewan Guru dan Siswa. Untuk lebih jelasnya dapat melihat Gambar 2.1 di bawah
KETUA KOMITE SEKOLAH Drs. BADJURI
KEPALA TATA USAHA MUKTADI, S.Pd KEPALA SEKOLAH
Drs. H. SULAIMAN SUWARTO, M.Pd
DEWAN GURU
PESERTA DIDIK WAKA KURIKULUM
DIDUK H. SUSANTO, S.Pd
STAFF WAKA
BAB III LANDASAN TEORI
Dalam bab ini akan dijelaskan landasan teori yang digunakan untuk
mendukung penyusunan laporan kerja praktek ini. Landasan teori yang akan
dibahas meliputi permasalahan-permasalahan atau prosedur-prosedur yang
berlaku saat ini serta beberapa pengertian tentang ilmu yang berkaitan dengan
permasalahan.
3.1 Sistem
Pengertian dan definisi sistem pada berbagai bidang berbeda-beda,
tetapi meskipun istilah sistem yang digunakan bervariasi, semua sistem pada
bidang-bidang tersebut mempunyai beberapa persyaratan umum, yaitu sistem
harus mempunyai elemen, lingkungan, interaksi antar elemen, interaksi antara
elemen dengan lingkungannya, dan yang terpenting adalah sistem harus
mempunyai tujuan yang akan dicapai.
Berdasarkan persyaratan ini, sistem dapat didefinisikan sebagai
seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan lainnya untuk suatu tujuan
bersama. Kumpulan elemen terdiri dari manusia, mesin, prosedur, dokumen, data
atau elemen lain yang terorganisir dari elemen-elemen tersebut. Elemen sistem
disamping berhubungan satu sama lain, juga berhubungan dengan lingkungannya
untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Terdapat beberapa
1. Menurut Davis (1984) :
Sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang
beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud.
2. Menurut Mcleod (2001) :
Sistem adalah himpunan dari unsur-unsur yang saling berkaitan
sehingga membentuk suatu kesatuan yang utuh dan terpadu.
Secara garis besar, sistem dapat dibagi 2 :
a. Sistem Fisik (Physical System) :
Kumpulan elemen-elemen / unsur-unsur yang saling berinteraksi satu
sama lain secara fisik serta dapat diidentifikasikan secara nyata tujuan-tujuannya.
b. Sistem Abstrak (Abstract System) :
Sistem yang dibentuk akibat terselenggaranya ketergantungan ide, dan
tidak dapat diidentifikasikan secara nyata, tetapi dapat diuraikan
elemen-elemennya.
3.1.1 Model Umum Sistem
a. Model Sistem Sederhana
Model sistem sederhana yang menggambarkan sistem dengan satu input dan satu
output dapat dilihat pada Gambar 3.1.
b. Sistem dengan banyak Input dan Output
Model sistem yang menggambarkan sistem dengan banyak input dan
banyak output dapat dilihat pada Gambar 3.2.
Gambar 3.2 Sistem dengan banyak input dan output
3.2 Sistem Informasi
Menurut Hartono (1999:11), sistem informasi dapat didefinisikan
sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan
pengolah transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan
strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan
laporan-laporan yang diperlukan.
Kegiatan dalam sistem informasi mencakup :
a. Input, menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data untuk di
proses.
b. Proses, menggambarkan bagaimana suatu data diproses untuk menghasilkan
suatu informasi yang bernilai tambah.
c. Output, suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari proses di atas
tersebut.
d. Penyimpanan, suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data.
e. Control, suatu aktifitas untuk menjamin bahwa sistem informasi tersebut
3.3 Presensi Siswa
Kehadiran siswa di sekolah biasa disebut dengan istilah presensi siswa.
Pengertian presensi siswa mengandung dua arti, yaitu masalah kehadiran dan
ketidakhadiran. Kehadiran dan ketidakhadiran siswa di sekolah merupakan
masalah penting dalam pengelolaan siswa di sekolah, karena hal ini sangat erat
hubungannya dengan prestasi belajar siswa. Di samping itu, kehadiran dan
ketidakhadiran siswa di sekolah merupakan gambaran tentang ketertiban suatu
sekolah.
Daftar presensi atau daftar hadir dimaksudkan untuk mengetahui
frekuensi kehadiran siswa di sekolah sekaligus untuk mengontrol kerajinan belajar
mereka. Tugas guru atau sekertaris kelas yang ditunjuk adalah memeriksa dan
memberikan tanda tentang hadir atau tidaknya seorang siswa satu kali dalam
sehari.
3.4 Sistem Informasi Presensi Siswa
Sistem Informasi Presensi Siswa merupakan sebuah perangkat lunak
yang didesain untuk mempermudah dan mempercepat perhitungan presensi siswa.
Selain itu, sistem ini merupakan proses komputerisasi untuk mengelola data
presensi siswa. Mulai dari pengelolaan data siswa, data wali kelas, sampai proses
presensi dan pembuatan laporan.
3.5 Analisis dan Perancangan Sistem
Menurut Kendall dan Kendall (2003:7), analisis dan perancangan sistem
dipergunakan untuk menganalisis, merancang, dan mengimplementasikan
sistem informasi terkomputerisasi. Analisis sistem dilakukan dengan tujuan untuk
dapat mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan yang terjadi dan
kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikannya.
Perancangan sistem merupakan penguraian suatu sistem informasi yang
utuh ke dalam bagian komputerisasi yang dimaksud, mengidentifikasi dan
mengevaluasi permasalahan, menentukan kriteria, menghitung konsistensi
terhadap kriteria yang ada, serta mendapatkan hasil atau tujuan dari masalah
tersebut serta mengimplementasikan seluruh kebutuhan operasional dalam
membangun aplikasi.
3.6 Power Designer
Power Designer merupakan salah satu tools yang dapat dipergunakan
untuk membangun atau merancang sebuah basis data melalui Entity Relationship
Diagram (ERD) serta merancang sistem melalui Data Flow Diagram (DFD).
Ada beberapa tools yang disiapkan oleh Power Designer, yaitu:
1. Data Architect
Merupakan sebuah tools yang dipergunakan untuk merancang basis data
melalui Conceptual Data Model (CDM) yang dapat diubah ke bentuk Physical
Data Model (PDM) dan selanjutnya dapat diubah dalam bentuk query database
(MS-Access, My SQL, SQL Server, FoxPro, dll)
2. Process Analyst
Merupakan sebuah tools yang dipergunakan untuk merancang sistem
melalui Context Diagram dan Data Flow Diagram (DFD), yaitu sebuah
rancangan mengenai aliran data yang terjadi pada proses-proses yang dirancang
3.7 Entity Relationship Diagram (ERD)
Menurut Marlinda (2004:28) Entity Relationship Diagram (ERD) adalah
gambaran pada sistem dimana di dalamnya terdapat hubungan antara entity
beserta relasinya. Entity merupakan sesuatu yang ada dan terdefinisikan di dalam
suatu organisasi, dapat abstrak dan nyata. Untuk setiap entity biasanya
mempunyai atribute yang merupakan ciri entity tersebut. Relasi adalah hubungan
antar entity yang berfungsi sebagai hubungan yang mewujudkan pemetaan antar
entity.
Entity Relationship Diagram ini diperlukan agar dapat menggambarkan
hubungan antar entity dengan jelas, dapat menggambarkan batasan jumlah entity
dan partisipasi antar entity, mudah dimengerti pemakai dan mudah disajikan oleh
perancang database. Untuk itu Entity Relationship Diagram dibagi menjadi dua
jenis model, yaitu:
a. Conceptual Data Model (CDM)
Conceptual Data Model (CDM) adalah jenis model data yang menggambarkan
hubungan antar tabel secara konseptual.
b. Physical Data Model (PDM)
Physical Data Model (PDM) adalah jenis model data yang menggambarkan
hubungan antar tabel secara fisikal.
3.8 Data Flow Diagram (DFD)
Pada tahap ini, penggunaan notasi dapat membantu komunikasi dengan
pemakai/user sistem untuk memahami sistem tersebut secara logika. Diagram
yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem ini
untuk menggambarkan proses aliran data yang terjadi di dalam sistem dari tingkat
yang tertinggi sampai yang terendah, yang memungkinkan untuk melakukan
dekomposisi, mempartisi atau membagi sistem kedalam bagian-bagian yang lebih
kecil dan yang lebih sederhana. DFD fokus pada aliran data dari dan ke dalam
sistem serta memproses data tersebut (Kendall dan Kendall, 2003:241).
Simbol-simbol dasar dalam DFD tersebut antara lain:
a. External Entity
Suatu External Entity atau entitas merupakan orang, kelompok, departemen,
atau sistem lain di luar sistem yang dibuat dapat menerima atau memberikan
informasi atau data ke dalam sistem yang dibuat. Gambar 3.3 merupakan
simbol entitas dalam DFD dengan model Gane dan Sarson.
Gambar 3.3 Simbol External Entity
b. Data Flow
Data Flow atau aliran data disimbolkan dengan tanda panah. Data Flow
menunjukkan arus data atau aliran data yang menghubungkan dua proses atau
entitas dengan proses. Gambar 3.4 merupakan simbol Data Flow.
c. Process
Suatu proses yang merupakan beberapa tindakan atau sekelompok tindakan
dijalankan. Gambar 3.5 merupakan simbol Process.
Gambar 3.5 Simbol Process
d. Data Store
Data Store adalah simbol yang digunakan untuk melambangkan proses
penyimpanan data. Gambar 3.6 merupakan simbol data store.
Gambar 3.6 Simbol Data Store
3.9 Database
Menurut Marlinda (2004:1), database adalah suatu susunan/kumpulan
data operasional lengkap dari suatu organisasi/perusahaan yang
diorganisir/dikelola dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan
metode tertentu menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi
optimal yang diperlukan pemakainya. Penyusunan satu database digunakan untuk
mengatasi masalah-masalah pada penyusunan data yaitu redundansi dan
inkonsistensi data, kesulitan pengaksesan data, isolasi data untuk standarisasi,
multiple user (banyak pemakai), masalah keamanan (security), masalah integrasi
3.10 Sistem Basis Data
Menurut Marlinda (2004:1), sistem basis data adalah suatu sistem
menyusun dan mengelola data record menggunakan komputer untuk menyimpan
atau merekam serta memelihara dan operasional lengkap sebuah organisasi atau
perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan
pemakai untuk proses mengambil keputusan. Pada sebuah sistem basis data
terdapat komponen-komponen utama yaitu perangkat keras (Hardware), Sistem
Operasi (Operating System), Basis Data (Database), Sistem (Aplikasi atau
Perangkat Lunak) Pengelola Basis Data (DBMS), Pemakai (User), dan Aplikasi
(Perangkat Lunak) lain (bersifat opsional).
3.11 Database Management System
Menurut Marlinda (2004:6), Database Management System (DBMS)
merupakan kumpulan file yang saling berkaitan dan program untuk pengelolanya.
Basis Data adalah kumpulan datanya, sedang program pengelolanya berdiri
sendiri dalam suatu paket program yang komersial untuk membaca data,
menghapus data, dan melaporkan data dalam basis data.
Bahasa-bahasa yang terdapat dalam DBMS adalah:
1. Data Definition Language (DDL)
Pola skema basis data dispesifikasikan dengan satu set definisi yang
diekspresikan dengan satu bahasa khusus yang disebut DDL. Hasil kompilasi
perintah DDL adalah satu set tabel yang disimpan di dalam file khusus yang
2. Data Manipulation Language (DML)
Bahasa yang memperbolehkan pemakai mengakses atau memanipulasi data
sebagai yang diorganisasikan sebelumnya model data yang tepat.
3. Query
Pernyataan yang diajukan untuk mengambil informasi. Merupakan bagian
DML yang digunakan untuk pengambilan informasi.
DBMS memiliki fungsi sebagai berikut:
1. Data Definition
DBMS harus dapat mengolah pendefinisian data.
2. Data Manipulation
DBMS harus dapat menangani permintaan-permintaan dari pemakai untuk
mengakses data.
3. Data Security dan Integrity
DBMS dapat memeriksa security dan integrity data yang didefinisikan oleh
DBA.
4. Data Recovery dan Concurrency
a. DBMS harus dapat menangani kegagalan-kegagalan pengaksesan basis data
yang dapat disebabkan oleh kesalahan sistem, kerusakan disk, dan
sebagainya.
b. DBMS harus dapat mengontrol pengaksesan data yang konkuren yaitu bila
satu data diakses secara bersama-sama oleh lebih dari satu pemakai pada
saat yang bersamaan.
5. Data Dictionary
3.12 Interaksi Manusia dan Komputer
Menurut Wicaksono (2006:4), Interaksi Manusia dan Komputer (IMK)
adalah sebuah disiplin ilmu yang mempelajari desain, evaluasi, implementasi dari
sistem komputer interaktif untuk dipakai oleh manusia, beserta studi tentang
faktor-faktor utama dalam lingkungan interaksinya. Deskripsi lain dari IMK
adalah suatu ilmu yang mempelajari perencanaan dan desain tentang cara manusia
dan komputer saling bekerja sama, sehingga manusia dapat merasa puas dengan
cara yang paling efektif. Dikatakan juga bahwa sebuah desain antar muka yang
ideal adalah yang mampu memberikan kepuasan terhadap manusia sebagai
pengguna dengan faktor kapabilitas serta keterbatasan yang terdapat dalam sistem.
Pada implementasinya, IMK dipengaruhi berbagai macam faktor antara lain
organisasi, lingkungan, kesehatan, pengguna, kenyamanan, antar muka, kendala
dan produktifitas.
3.13 Microsoft Office Visio 2003
Menurut Rahman (2004:1) Produk Microsoft Visio tahun 2003 adalah
Visio Standart dan Visio Professional. Kedua produk ini memakai format file
yang umum, yang berarti Anda dapat membagi diagram gambar Visio Anda
dengan pengguna Visio lain, tanpa memperhatikan produk yang Anda digunakan.
Visio 2003 merupakan hasil pengembangan dari Visio versi sebelumnya, seperti
Visio 2000/2002, Visio 5 dan Visio Technical. Dibandingkan dengan Visio versi
sebelumnya, Visio 2003 jauh lebih lengkap dan terintegrasi. Visio 2003 termasuk
dalam rangkaian program Microsoft Office yang dalam keadaan default terinstal
Visio Standart merupakan solusi gambar atau diagram yang membantu
profesional bisnis, seperti manajer proyek, sales dan pemasaran, person HR, staf
administrasi, di dalam memvisualkan ide pekerjaan sehari-harinya. Visio
Profesional merupakan perangkat yang membantu profesional teknik, seperti
spesialis IT, developer, dan mahasiswa teknik di dalam memvisualisasikan ide,
informasi, dan sistem serta prototipe suatu objek. Visio Professional juga
BAB IV
DESKRIPSI PEKERJAAN
Berdasarkan hasil survey yang dilakukan pada saat kerja praktek di SMA
Negeri 2 Sidoarjo, permasalahan yang terjadi adalah proses yang berkaitan dengan
perhitungan data presensi siswa yang dilakukan oleh wali kelas. Dalam
melakukan perhitungan sering terjadi kekeliruan dalam pembuatan laporan
presensi siswa dan adanya kesulitan pada waktu melakukan pengarsipan terhadap
kertas presensi siswa di setiap kelas.
Dalam kerja praktek ini, saya berusaha menemukan permasalahan yang
ada dan mempelajari serta mengatasi masalah tersebut. Permasalahan di SMA
Negeri 2 Sidoarjo yaitu mengenai perhitungan presensi siswa. Untuk mengatasi
masalah yang ada di atas maka diperlukan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Menganalisis Sistem
2. Mendesain Sistem
3. Mengimplementasikan Sistem
4. Melakukan Pembahasan terhadap Implementasi Sistem
Pada langkah-langkah tersebut di atas ditunjukkan untuk dapat
menemukan solusi dari permasalahan yang terjadi di SMA Negeri 2 Sidoarjo
4.1 Menganalisis Sistem
Menganalisis sistem adalah langkah awal untuk membuat suatu sistem
baru. Dalam langkah ini harus dilakukan analisis terhadap permasalahan yang ada
di SMA Negeri 2 Sidoarjo khususnya mengenai penanganan terhadap presensi
siswa. Untuk dapat membuat sistem yang baru, terlebih dahulu harus mengetahui
alur transaksi yang masih digunakan sampai saat ini. Maka dibuatlah document
flow yang berfungsi untuk mengetahui secara detail alur transaksi tersebut.
Sebelum melakukan presensi siswa, Sekertaris kelas harus mengambil
daftar presensi siswa terlebih dahulu di bagian bimbingan konseling. Selanjutnya
guru melakukan proses presensi yang kemudian diserahkan kembali ke bagian
bimbingan konseling. Daftar presensi yang diterima akan diarsipkan/disimpan
berdasarkan kelas. Pada akhir semester, bagian konseling akan membuat laporan
presensi yang akan diberikan kepada setiap wali kelas untuk dimasukan ke dalam
Proses Presensi Siswa Daftar Presensi Siswa
sudah di isi Mulai
Mengambil daftar presensi siswa di
bag. TU
Menyerahkan daftar presensi siswa ke bag. BK Melakukan
Gambar 4.1 Document Flow Presensi Siswa
4.2 Mendesain Sistem
Setelah melakukan analisis sistem, maka selanjutnya dilakukan desain
sistem. Langkah-langkah yang dilakukan dalam desain sistem ini adalah:
1. System Flow
2. Context Diagram
3. HIPO
4. Data Flow Diagram (DFD)
5. Entity Relationship Diagram (ERD)
6. DBMS
Ketujuh langkah tersebut akan dijelaskan sebagai berikut:
1. System Flow
System flow adalah gambaran tentang sistem yang akan dibangun. System
flow yang dibangun ini berisi tentang gambaran sistem yang akan dibuat. Pada
awalnya wali kelas akan menerima data presensi dari sekertaris kelas. Setelah itu,
data tersebut akan dimasukan kedalam sistem presesnsi. Kemudian sistem akan
melakukan pengecekan apakah semua data yang dimasukkan sudah terisi? Jika
belum maka wali kelas harus mengisi keterangan terlebih dahulu untuk siswa
yang tidak hadir. Jika sudah terisi semua, maka sistem akan menyimpan data
presensi tersebut ke dalam tabel presensi yang dilanjutkan dengan menampilkan
Presensi Siswa
Gambar 4.2 System Flow Presensi Siswa
2. Context Diagram
Context diagram adalah gambaran menyeluruh dari DFD. Didalam context
diagram terdapat 3 (tiga) external entity, yaitu: guru dan siswa. Untuk
Data Pendidik
Data Siswa
Data Tahun Ajaran Data Kelas
Data Presensi Siswa
0
Sistem Informasi Presensi Siswa SMA
Negeri 2 Sidoarjo
+
SISWA
ADMINISTRASI
PENDIDIK
Gambar 4.3 Data Flow Diagram Level Context
3. HIPO
HIPO berguna sebagai alat desain dan teknik dokumentasi dalam siklus
pengembangan sistem yang berbasis pada fungsi. Berikut ini adalah
hierarchy chart dari rancang bangun sistem informasi presensi siswa di
SMA Negeri 2 Sidoarjo, seperti tampak pada gambar 4.4 Hierarchy Chart
0
Sistem Informasi Presensi Siswa SMA Negeri 2 Sidoarjo
1 Menyimpan Data Wali
Kelas
1.2.3 Merubah Data Wali
Kelas
4. Data Flow Diagram (DFD)
DFD merupakan perangkat yang digunakan pada metodologi pengembangan
sistem yang terstruktur. DFD dapat menggambarkan seluruh kegiatan yang
terdapat pada sistem informasi presensi siswa SMA Negeri 2 Sidoarjo secara
jelas.
data kelas dibaca
data wali kelas dib aca data tahun ajaran dibaca
data tahuna ajaran dibaca
data pendidik dibaca data pendidik disim pan
Data Pendidik Data Siswa
data siswa dibaca
data wali kelas dib aca data kelas dibaca
data siswa dibaca data tahun ajaran disim pan
data tahun ajaran dibaca
data presensi dibaca data presensi disimpan
data kelas dibaca
data kelas disimpan data siswa dibaca
data siswa disim pan
data wali kelas dib aca data wali kelas dis im pan Data Tahun Ajaran
Data Kelas
Data Presensi Siswa SISWA 2
Negeri 2 Sidoarjo ini yaitu mengelola data master, melakukan transaksi, dan
[data wali kelas dibaca] [data tahun ajaran dibaca]
[data kelas dibaca]
[data pendidik dibaca]
[data pendidik disimpan] [Data Pendidik]
[Data Siswa]
[data tahun ajaran disimpan] [data kelas disim pan]
[data wali kelas disimpan]
[Data Kelas]
Gambar 4.6 DFD Level 1 Proses Mengelola Data Master
Pada DFD level 1 proses mengelola data master terdapat 4 (empat) sub
proses, yaitu mengelola data master siswa, mengelola data master wali kelas,
mengelola data master kelas, mengelola data master tahun ajaran. Sub proses
mengelola data master siswa berfungsi untuk mengelola data-data siswa,
Sub proses mengelola data master wali kelas berfungsi untuk mengelola
data-data wali kelas, Sub proses mengelola data master kelas berfungsi
untuk mengelola data-data kelas, dan Sub proses mengelola data master
[data wali kelas dibaca]
[data kelas dibaca] [data siswa dibaca]
[data presensi dibaca]
[Data Presensi Siswa]
[data presensi disim pan] SISWA
4 PRESENSI
4 PRESENSI
1 SISWA 3 KELAS
2 WALI KELAS
Gambar 4.7 DFD Level 1 Proses Melakukan Presensi
Pada gambar 4.7 tersebut digambarkan proses presensi yang dilakukan oleh
wali kelas. Ketika wali kelas yang berhasil masuk ke dalam sistem, maka
wali kelas tersebut dapat melakukan presensi siswa ketika sekertaris kelas
sudah memberikan data presensi siswa. Wali kelas tersebut juga harus
mengisi keterangan untuk setiap siswa yang tidak hadir pada saat itu.
[data siswa dibaca]
Gambar 4.8 DFD Level 1 Proses Mencetak Laporan
Pada DFD level 1 proses membuat laporan ini berguna untuk membantu
wali kelas dalam pembuatan keterangan presensi siswa yang dibagikan pada
Flow_249 a
[data tahun ajaran dibaca]
[data kelas dibaca] [data pendidik dibaca]
[data wali kelas dibaca] [Data Siswa]
data siswa disim pan [data siswa dibaca]
Gambar 4.9 DFD Level 2 Proses Mengelola Data Master Siswa
Pada DFD level 2 proses mengelola data master siswa yang dilakukan pertama
kali adalah memasukkan data siswa. Setelah itu, data tersebut akan disimpan
dalam tabel siswa. Jika wali kelas ingin merubah data tersebut, maka perlu
memanggil data dari tabel siswa. Apabila sudah selesai merubahnya maka data
baru akan disimpan di tabel siswa.
data wali kelas dibaca l
i
[data pendidik disimpan] [Data Pendidik]
data wali kelas disimpan
[data wali kelas disimpan]
2 WALI KELAS
Pada DFD level 2 proses mengelola data master wali kelas yang dilakukan
pertama kali adalah memasukkan data wali kelas. Setelah itu, data tersebut akan
disimpan dalam tabel wali kelas. Jika ingin merubah data tersebut, maka perlu
memanggil data dari tabel wali kelas. Apabila sudah selesai merubahnya maka
data baru akan disimpan di tabel wali kelas.
a b
data kelas dibaca
data kelas disimpan
[data kelas disim pan] [Data Kelas]
Gambar 4.11 DFD Level 2 Proses Mengelola Data Master Kelas
Pada DFD level 2 proses mengelola data master kelas yang dilakukan pertama
kali adalah memasukkan data kelas. Setelah itu, data tersebut akan disimpan
dalam tabel kelas. Jika ingin merubah data tersebut, maka perlu memanggil data
dari tabel kelas. Apabila sudah selesai merubahnya maka data baru akan disimpan
data tahun ajaran disimpan i
l
[data tahun ajaran disimpan] [Data Tahun Ajaran]
Gambar 4.12 DFD Level 2 Proses Mengelola Data Master Tahun Ajaran
Pada DFD level 2 proses mengelola data master tahun ajaran yang dilakukan
pertama kali adalah memasukkan data tahun ajaran. Setelah itu, data tersebut akan
disimpan dalam tabel tahun ajaran. Jika ingin merubah data tersebut, maka perlu
memanggil data dari tabel tahun ajaran. Apabila sudah selesai merubahnya maka
data baru akan disimpan di tabel tahun ajaran.
5. Entity Relationship Diagram (ERD)
ERD terbagi menjadi dua bagian, yaitu:
a. Conceptual Data Model (CDM)
CDM dari Sistem Informasi Presensi Siswa di SMA Negeri 2 Sidoarjo
terdapat enam tabel yaitu tabel siswa, guru, kelas, mata pelajaran,
jabatan, dan presensi. CDM dari Sistem Informasi Presensi Siswa
WALIKELAS
# NAMA_TAHUNAJARAN Variable characters (10)
KELAS
# KELAS Variable characters (10)
STATUS
b. Physical Data Model (PDM)
PDM dari Sistem Informasi Presensi Siswa SMA Negeri 2 Sidoarjo
merupakan hasil generate dari CDM yang sudah digambarkan diatas.
Pada PDM terdapat enam tabel dengan tipe data dan panjangnya, dapat
STATUS
Gambar 4.14 PDM
6. DBMS
Struktur tabel pada Sistem Informasi Presensi Siswa SMA Negeri 2 Sidoarjo
adalah sebagai berikut:
a. Tabel SISWA
Primary Key : NIS
Foreign Key : -
Tabel 4.1 Struktur Tabel SISWA
Field Type Data Length Constraint
NIS Integer Primary Key
KELAS Varchar 10 Foreign Key
NAMA_TAHUNAJARAN Varchar 10 Foreign Key
NAMA_SISWA Varchar 25
TEMPAT_ SISWA Varchar 25
TANGGAL_ SISWA Date
ALAMAT_SISWA Varchar 50
JKELAMIN_SISWA Varchar 10
SEMESTER Integer
b. Tabel Data PRESENSI
Primary Key : TANGGAL_PRESENSI
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data Presensi siswa
Tabel 4.2 Struktur Tabel PRESENSI
Field Type Data Length Constraint
ID_PRESENSI Varchar 5 Primary Key
NIS Integer Foreign Key
TANGGAL_PRESENSI Date
KETERANGAN Varchar 30
STATUS Varchar 1
c. Tabel KELAS
Primary Key : KELAS
Foreign Key : -
Tabel 4.3 Struktur Tabel KELAS
Field Type Data Length Constraint
KELAS Integer Primary Key
d. Tabel WALIKELAS
Primary Key : NIP, NAMA_TAHUNAJARAN
Foreign Key : NIP dari tabel WALIKELAS
NAMA_TAHUNAJARAN dari tabel TAHUN_AJARAN
Tabel 4.4 Struktur Tabel WALIKELAS
Field Type Data Length Constraint
NIP Integer Primary Key,
Foreign Key
NAMA_TAHUNAJARAN Varchar 10 Primary Key,
Foreign Key
e. Tabel PENDIDIK
Primary Key : NIP
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data Pendidik
Tabel 4.5 Struktur Tabel PENDIDIK
Field Type Data Length Constraint
NIP Integer Primary Key
NAMA_PENDIDIK Varchar 25
TEMPAT_ PENDIDIK Varchar 25
TANGGAL _ PENDIDIK Date
ALAMAT_ PENDIDIK Varchar 50
f. Tabel TAHUN AJARAN
Primary Key : NAMA_TAHUNAJARAN
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data Tahun Ajaran
Tabel 4.6 Struktur Tabel TAHUN AJARAN
Field Type Data Length Constraint
NAMA_TAHUNAJARAN Varchar 10 Primary Key
7. Desain Input Output
Desain input output digunakan untuk memberikan gambaran terhadap desain
halaman aplikasi berbasis desktop yang akan dibangun. Berikut ini desain
input/output dari sistem informasi presensi siswa SMA Negeri 2 Sidoarjo.
a. Halaman Utama
Halaman utama yang ditampilkan hanya berlaku untuk wali kelas. Pada
halaman ini hanya menampilkan menu dalam kegiatan transaksi pada
X
Master
Transaksi
TAHUN AJARAN SMA NEGERI 2 SIDOARJO
JALAN LINGKAR BARAT GADING FAJAR 2 SIDOARJO
LAPORAN PRESENSI
LOGO
SISWA WALI KELAS KELAS
Gambar 4.15 Halaman Utama
b. Halaman Siswa
Halaman ini berguna untuk menginputkan data siswa baru dan untuk
melakukan perubahan atau update data siswa. Wali kelas dapat
melakukan penyimpanan data siswa dengan mengisikan data siswa pada
form yang sudah disediakan, setelah semua data diisikan maka
penyimpanan akan dieksekusi ketika tombol simpan diklik. Tombol
ubah akan berfungsi ketika staf bimbingan konseling telah mengisi
Nomor Induk Siswa (NIS) yang akan diubah kemudian menekan tombol
check yang sudah disediakan untuk mengeluarkan data siswa yang akan
diubah. Setelah data siswa diubah, maka staf bimbingan konseling harus
menekan tombol ubah untuk menyimpan data baru dari siswa yang telah
NIS CHECK Alamat Siswa
Nama Siswa Jenis Kelamin
Tempat Kelas
Tanggal Lahir Tahun Ajaran
NIS Tempat Lahir Tanggal Lahir Jenis Kelamin Kelas Tahun Ajaran
Import Simpan Ubah
Alamat
DROPDOWN DROPDOWN DATE
Nama Siswa
DATA SISWA
DROPDOWN
Gambar 4.16 Halaman Data Siswa
c. Halaman Wali Kelas
Halaman ini berguna untuk menginputkan data wali kelas dan untuk
melakukan perubahan atau update data wali kelas. Wali kelas dapat
melakukan penyimpanan data wali kelas dengan mengisikan data wali
kelas pada form yang sudah disediakan, setelah semua data diisikan
maka penyimpanan akan dieksekusi ketika tombol simpan diklik.
Tombol ubah akan berfungsi ketika wali kelas telah mengisi Nomor
Induk Pendidik (NIP) yang akan diubah kemudian menekan tombol
check yang sudah disediakan untuk mengeluarkan data wali kelas yang
akan diubah. Setelah data wali kelas diubah, maka wali kelas harus
menekan tombol ubah untuk menyimpan data baru dari wali kelas yang
NIP CHECK Tanggal Lahir
Nama Wali Kelas Alamat
Tempat Lahir Jenis Kelamin
NIP Tempat Lahir Tanggal Lahir
Import Simpan Ubah
Nama Alamat Jenis Kelamin
DATE
DROPDOWN DATA WALI KELAS
Gambar 4.17 Halaman Data Wali Kelas
d. Halaman Kelas
Halaman ini berguna untuk menginputkan data kelas. Wali kelas dapat
melakukan penyimpanan data kelas dengan mengisikan data kelas pada
form yang sudah disediakan, setelah semua data diisikan maka
Id Kelas
Nama Kelas
Simpan ID KELAS NAMA KELAS
DATA KELAS
Gambar 4.18 Halaman Data Kelas
e. Halaman Tahun Ajaran
Halaman ini berguna untuk menginputkan data tahun ajaran. Wali kelas
dapat melakukan penyimpanan data tahun ajaran dengan mengisikan
data tahun ajaran pada form yang sudah disediakan, setelah semua data
diisikan maka penyimpanan akan dieksekusi ketika tombol simpan
ID Tahun Ajaran
Tahun Ajaran
Simpan ID TAHUN AJARAN TAHUN AJARAN
DATA TAHUN AJARAN
Gambar 4.19 Halaman Data Tahun Ajaran
f. Halaman Presensi Siswa
Halaman ini berguna untuk menginputkan data presensi siswa. Wali
kelas yang berhasil masuk ke sistem dapat memasukkan data presensi
siswa sesuai dengan data presensi siswa yang diterima. Jika diketahui
terdapat data yang belum terisi, maka akan muncul pesan untuk mengisi
kehadiran siswa, yaitu hadir, alpha, sakit, atau ijin. Setelah semua data
diisikan maka penyimpanan akan dieksekusi ketika tombol simpan
Kelas Hari AUTO
Tahun Ajaran Tanggal
Wali Kelas Jumlah Siswa
AUTO CHECK CHECK CHECK
AUTO CHECK CHECK CHECK
AUTO CHECK CHECK CHECK
AUTO CHECK CHECK CHECK
AUTO CHECK CHECK CHECK
AUTO CHECK CHECK CHECK
AUTO CHECK CHECK CHECK
AUTO CHECK CHECK CHECK
AUTO CHECK CHECK CHECK
AUTO CHECK CHECK CHECK
AUTO CHECK CHECK CHECK
AUTO CHECK CHECK CHECK
AUTO CHECK CHECK CHECK
AUTO CHECK CHECK CHECK
Hadir Ijin Sakit Alpha
PRESENSI SISWA SMA NEGERI 2 SIDOARJO
NIS Nama Siswa
Gambar 4.20 Halaman Presensi Siswa
4.3 Mengimplementasi Sistem
Sistem yang dipergunakan untuk dapat menjalankan program Sistem
Informasi Presensi Siswa SMA Negeri 2 Sidoarjo sebagai berikut.
a. Software Pendukung
1. Sistem Operasi Microsoft Windows XP Service Pack 2
2. Microsoft SQL Express
b. Hardware Pendukung
1. Microprocessor Pentium IV atau lebih tinggi.
2. VGA dengan resolusi 1024 x 760 atau lebih tinggi dan mendukung
Microsoft Windows.
4.4 Melakukan Pembahasan terhadap Implementasi Sistem
Implementasi dimaksudkan untuk menggambarkan jalannya sistem
yang sudah dibuat, dalam hal ini akan dijelaskan fungsi dari halaman tersebut.
Pada gambar di bawah ini adalah tampilan user interface dari sistem:
1. Halaman Utama
Pada halaman utama ini menampilkan menu yang digunakan dalam kegiatan
transaksi yang dilakukan oleh wali kelas dalam kegiatan presensi, seperti: siswa,
wali kelas, kelas, tahun ajaran, presensi, dan laporan presensi. Aplikasi akan
melakukan load form apabila wali kelas memilih salah satu menu yang telah
disediakan. Seperti terlihat pada Gambar 4.21.
2. Halaman Siswa
Halaman ini berguna bagi wali kelas untuk menambah dan melakukan
perubahan data siswa. Pada halaman ini berisi NIS, nama siswa, tempat lahir
siswa, tanggal lahir siswa, alamat siswa, jenis kelamin, kelas, tahun ajaran, dan
semester. Untuk data jenis kelamin, kelas, tahun ajaran, dan semester bisa diambil
dari combobox Kemudian jika ingin melakukan penyimpanan data siswa ke
dalam database, maka wali kelas diharuskan menekan tombol simpan. Seperti
terlihat pada Gambar 4.22.
Gambar 4.22 Halaman Siswa
3. Tampilan Pesan Data Berhasil Disimpan
Ketika wali kelas memasukkan data siswa dengan benar maka akan ada pesan
yang menunjukkan bahwa data siswa telah berhasi disimpan. Ketika tombol OK
ditekan maka akan kembali menuju halaman siswa untuk memasukkan kembali
Gambar 4.23 Tampilan Peringatan Data Berhasil Disimpan
4. Tampilan Pesan Data Belum Lengkap
Ketika wali kelas melakukan kesalahan dalam memasukkan data siswa maka
akan ada pesan eror yang menunjukkan adanya kesalahan dalam memasukkan
data siswa. Ketika tombol OK ditekan maka akan kembali menuju halaman siswa
untuk memasukkan data siswa yang benar. Seperti terlihat pada Gambar 4.24.
Gambar 4.24 Tampilan Peringatan Data Belum Lengkap
5. Halaman Pendidik
Halaman ini berguna bagi wali kelas untuk menambah dan melakukan
perubahan data pendidik. Pada halaman ini berisi NIP, nama pendidik, tempat
lahir pendidik, tanggal lahir pendidik, alamat pendidik, dan jenis kelamin
pendidik. Untuk data jenis kelamin pendidik bisa diambil dari combobox
maka wali kelas diharuskan menekan tombol simpan. Seperti terlihat pada
Gambar 4.25.
Gambar 4.25 Halaman Pendidik
6. Halaman Kelas
Halaman ini berguna bagi wali kelas untuk menambah data kelas. Pada
halaman ini berisi nama kelas. Jika ingin melakukan penyimpanan data kelas ke
dalam database, maka wali kelas diharuskan menekan tombol simpan. Seperti
Gambar 4.26 Halaman Kelas
7. Halaman Tahun Ajaran
Halaman ini berguna bagi wali kelas untuk menambah data tahun ajaran.
Pada halaman ini berisi nama tahun ajaran. Jika ingin melakukan penyimpanan
data tahun ajaran ke dalam database, maka wali kelas diharuskan menekan
Gambar 4.27 Halaman Tahun Ajaran
8. Halaman Presensi
Halaman ini berguna bagi wali kelas untuk melakukan presensi siswa. Pada
halaman ini wali kelas diharuskan untuk mengisi tahun ajaran, kelas, dan semester
untuk dapat menampilkan data siswa, wali kelas, dan jumlah siswa dari kelas
tersebut. Jika ingin melakukan penyimpanan data presensi siswa, maka wali kelas
diharuskan mengisi presensi siswa dan keterangannya. Data presensi siswa akan
tersimpan saat wali kelas menekan tombol simpan. Seperti terlihat pada Gambar
Gambar 4.28 Halaman Presensi Siswa
9. Halaman Laporan Presensi
Halaman ini berguna bagi wali kelas untuk mencetak laporan presensi siswa.
Pada halaman ini wali kelas diharuskan untuk mengisi tahun ajaran, kelas,
semester, tanggal mulai, dan tanggal selesai untuk dapat menampilkan laporan
BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Dari hasil uji coba dan implementasi terhadap sistem informasi presensi siswa di
SMA Negeri 2 Sidoarjo berbasis desktop ini, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Aplikasi yang dibuat pada saat kerja praktek ini dapat membantu wali kelas dalam
mengelola data presensi siswa serta membuat laporan presensi untuk setiap kelas. Dengan
kata lain, wali kelas bisa segera mendapatkan informasi mengenai presensi siswanya.
2. Aplikasi ini dapat membantu wali kelas yang membutuhkan informasi presensi siswa
beserta detailnya sehingga dapat diperoleh laporan jumlah kehadiran, ijin, dan
ketidakhadiran siswa agar wali kelas dapat mengambil tindakan dengan baik.
5.2 Saran
Dari aplikasi yang dibuat pada saat pelaksanaan kerja praktek ini masih terdapat
beberapa kekurangan yang diharapkan di kemudian hari dapat diperbaiki oleh pihak lain.
Beberapa kekurangan tersebut antara lain:
1. Aplikasi ini masih menggunakan berbasis desktop. Jadi untuk kedepannya aplikasi ini
diharapkan dapat dikembangkan sehingga menjadi berbasis web untuk memberikan akses
Davis, B Gordon. 1984. Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Pustaka Bina Presindo.
Hartono, Yogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem. Yogyakarta: Andi Offset.
Herlambang, Soendoro, dan Tanuwijaya, Haryanto. 2005. Sistem Informasi:
konsep, teknologi, dan manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Kendall, K.E. dan Kendall, J.E.. 2003. Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 1. Jakarta: Prenhallindo.
Marlinda, Linda. 2004. Sistem Basis Data. Yogyakarta: ANDI OFFSET.
McLeod, Raymond Jr. 2001. Sistem Informasi Edisi 7. Jakarta: Prenhallindo.
O'Brien, James A. 2005. Introduction to Information System, 12th Edition. New York: McGraw-Hill Companies Inc.
Rahman, Arif. 2004. Panduan Praktis Visio 2003. Yogyakarta: Andi Offset.
