PADA PT. PUTRA KEDUNG TURI
KERJA PRAKTEK
Nama
: ANDRIK
ARIFIN
NIM
: 10.39010.0015
Program : DIII (Diploma Tiga)
Jurusan :
Manajemen Informatika
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
2013
STIKOM
xi DAFTAR ISI
Halaman
ABSTRAK ... vi
ABSTRACT ... vii
KATA PENGANTAR ... viii
DAFTAR ISI ... xi
DAFTAR TABEL ... xiii
DAFTAR GAMBAR ... xiv
DAFTAR LAMPIRAN ... xvii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 2
1.3 Pembatasan Masalah ... 2
1.4 Tujuan ... 3
1.5 Manfaat ... 3
1.6 Sistematika Penulisan ... 4
1.7 Penutup ... 5
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 6
2.1 Sejarah PT. Putra Kedung Tari ... 6
2.2 Visi ... 7
2.3 Misi ... 7
2.4 Struktur Organisasi ... 9
2.5 Deskripsi Jabatan ... 9
2.5.1 Direktur ... 9
STIKOM
xii
2.5.4 Bagian Teknik ... 10
2.5.5 Seksi Pembukuan dan Keuangan ... 10
2.5.6 Seksi Pemasaran dan Humas ... 10
2.5.7 Unit Pelayanan ... 11
2.5.8 Seksi Perencanaan ... 11
2.5.9 Seksi Distribusi ... 11
2.5.10 Seksi Pelayanan Teknik ... 12
BAB III LANDASAN TEORI ... 13
3.1 Konsep Dasar Sistem Informasi ... 13
3.2 Analisis Sistem ... 13
3.3 Desain Sistem ... 14
3.4 Perusahaan Perseroan Terbatas ... 14
3.5 Sistem Pendistribusian ... 15
3.6 Microsoft Visual Basic .NET 2005 ... 16
3.7 Microsoft SQL Server 2005 ... 16
BAB IV ANALISA DAN DESAIN SISTEM ... 18
4.1 Analisa Sistem ... 18
4.1.1 Dokument Flow ... 18
4.1.1.1 Dokument Flow Pembelian ... 18
4.1.1.2 Dokument Flow Pendistribusian ... 20
4.2 Perancangan Sistem ... 21
4.2.1 System Flow ... 22
STIKOM
xiii
4.2.2 Data Flow Diagram ... 34
BAB V PENUTUP ... 54
5.1 Kesimpulan ... 55
5.2 Saran ... 69
DAFTAR PUSTAKA ... 71
LAMPIRAN ... 72
STIKOM
xiv
Tabel 4.1 Tabel SPBE ... 44
Tabel 4.2 Tabel Pangkalan ... 44
Tabel 4.3 Tabel Pembelian ... 45
Tabel 4.4 Tabel Pendistribusian ... 45
Tabel 4.5 Tabel User ... 45
STIKOM
xv
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT Kedung Turi ... 8
Gambar 4.1 Dokument Flow Pembelian Barang ... 19
Gambar 4.2 Dokument Flow Pendistribusian ... 21
Gambar 4.3 System Flow SPBE ... 22
Gambar 4.4 System Flow Pangkalan Baru ... 23
Gambar 4.5 System Flow Pembelian Barang ... 24
Gambar 4.6 System Flow Pendistribusian ... 25
Gambar 4.7 System Flow Pembayarab SPBE ... 26
Gambar 4.8 Hierarchy Input Output Proses Pendistribusian ... 28
Gambar 4.9 Hierarchy Input Output Mengelola Data master ... 29
Gambar 4.10 Hierarchy Input Output Proses Transaksi ... 29
Gambar 4.11 Hierarchy Input OutputMengelola Pangkalan Baru ... 30
Gambar 4.12 Hierarchy Input Output Mengelola Supplier Baru ... 30
Gambar 4.13 Hierarchy Input Output Mengelola Data Pendistribusian ... 31
Gambar 4.14 Hierarchy Input Output Mengelola Data Pembeilian ... 32
Gambar 4.15 Hierarchy Input Output Mengelola Data Pembeilian ... 32
Gambar 4.16 Hierarchy Input Output Mengelola Data Pembayaran ... 33
Gambar 4.17 Context Diagram Proses Pendistribusian ... 33
Gambar 4.18 DFD Level 0 Mengelola Data Master ... 34
Gambar 4.19 DFD Level 0 Proses Pendistribusian ... 35
Gambar 4.20 DFD Level 0 Membuat Laporan ... 36
Gambar 4.21 DFD Level 1 Maintenance Data Pangkalan ... 37
STIKOM
xvi
Gambar 4.24 DFD Level 1 Proses SPBE ... 38
Gambar 4.25 DFD Level 1 Proses Proses Pangkalan Baru ... 39
Gambar 4.26 DFD Level 1 Proses Pembelian Tabung ... 39
Gambar 4.27 DFD Level 1 Proses Pendistribusian ... 40
Gambar 4.28 DFD Level 1 Proses Membuat Laporan Supplier ... 40
Gambar 4.29 DFD Level 1 Proses Membuat Laporan Pendistribusian ... 41
Gambar 4.30 DFD Level 1 Proses Membuat Laporan Pembelian ... 41
Gambar 4.31 DFD Level 1 Proses Membuat Laporan Pangkalan ... 41
Gambar 4.32 Conceptual Data Model ... 42
Gambar 4.33 Physical data Model ... 43
Gambar 4.34 Desain Form Utama ... 47
Gambar 4.35 Desain Form Login ... 47
Gambar 4.36 Desain Form Master SPBE ... 48
Gambar 4.37 Desain Form Pangkalan ... 49
Gambar 4.38 Desain Pembelian ... 49
Gambar 4.39 Desain Form Pendistribusian ... 50
Gambar 4.40 Desain Form Piutang ... 51
Gambar 4.41 Desain Form Pembayaran Supplier ... 52
Gambar 4.42 Desain Laporan Pembelian ... 52
Gambar 4.43 Desain Laporan Pendistribusian ... 53
Gambar 4.44 Desain FLaporan Diagram Pendistribusian... 54
STIKOM
xvii
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1 Acuan Kerja ... 56
Lampiran 2 Garis Besar Rancangan Kerja Mingguan ... 57
Lampiran 3 Log Harian Pertama ... 58
Lampiran 4 Kehadiran Kerja Praktek Pertama ... 59
Lampiran 5 Kehadiran Kerja Praktek Kedua ... 60
Lampiran 6 Kartu Bimbingan Kerja Praktek Depan ... 62
Lampiran 7 Kartu Kerja Praktek Belakang ... 61
Lampiran 8 Surat Balasan Instansi ... 62
Lampiran 9 Report Transaksi Pembelian ... 63
Lampiran 10 Report Transaksi Pembelian ... 64
STIKOM
xviii
STIKOM
vi ABSTRAK
Sistem Informasi Persediaan Barang adalah sebuah sistem yang
digunakan untuk memasukkan data-data persediaan barang ke dalam database,
sehinggga tidak terjadi kesalahan dalam input, output data, dan pembuatan
laporan berdasarkan data yang diinginkan. Berdasarkan survey dan wawancara
dengan bagian personalia PT . Putra kedung Turi, didapatkan informasi bahwa
sistem yang ada dibagian gudang PT . Putra kedung Turi masih manual. Oleh
karena itu, sistem yang akan dibuat oleh penulis adalah hasil replikasi dari sistem
yang telah ada dibagian gudang PT . Putra kedung Turi.
Selain proses input dan output barang, pada sistem informasi ini juga
dilengkapi fitur pembuatan laporan data, input, dan output barang, dan pencarian
data barang berdasarkan nama barang. Dengan adanya Sistem Informasi
persediaan barang ini diharapkan dapat bermanfaat bagi bagian gudang PT . Putra
kedung Turi.
Dengan diterapkannya sistem ini pada bagian gudang PT . Putra kedung
Turi, maka diharapkan dapat mengurangi kesalahan-kesalahan yang mungkin
terjadi. Sistem ini juga diharapkan dapat lebih mempercepat proses input, output,
dan pembuatan laporan yan.g pada akhirnya dapat membantu bagian gudang
PT . Putra kedung Turi.
Kata Kunci : Persediaan Barang, Inventory, Pengelolaan Barang
STIKOM
vii
into the database, so as to avoid mistakes in the input, output data, and preparing
reports based on desired data. Based on surveys and interviews with the Human
Resources Department PT. Putra kedung Turi, obtained information that the
system is at the warehouse . PT . Putra kedung Turi still manual. Therefore, the
system to be created by the author is the result of replication of existing systems
section shed PT . Putra kedung Turi.
In addition to the input and output of goods, the information system is
also equipped with features reporting of data, input, and output of goods, and the
search for data items based on item name. With the inventory information system
is expected to be useful for the warehouse PT . Putra kedung Turi.
With the implementation of this system in the warehouse PT . Putra
kedung Turi, it is expected to reduce the errors that may occur. The system is also
expected to further accelerate the process of input, output, and report generation,
which in turn can help the warehouse PT . Putra kedung Turi.
Keywords: Inventory, Stock Items, Goods Management
STIKOM
29
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
PT. Putra Kedung Turi merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dalam
bidang Gas Bumi sebagai Penyuplai Tabung Gas LPG 3 Kg. Semakin besar perusahaan,
semakin banyak transaksi yang dilakukan, sehingga menuntut kinerja yang optimal
dalam pencatatan dan pengolahan data transaksi agar lebih efektif dan terstruktur
dengan baik.
PT. Putra Kedung Turi dalam perkembangan operasional hariannya mengalami
banyak kerumitan. Salah satu departemen yang mengalaminya adalah departemen
logistik yang pekerjaan hariannya menyatukan data-data persediaan stok tabung LPG 3
Kg, distribusi tabung LPG 3 Kg dan data pemesanan tabung LPG 3 Kg. Data-data tersebut
terkumpul pada akhir jam kerja, sehingga menyulitkan karena proses pengerjaannya
masih dilakukan secara manual.
Dengan semakin banyaknya karyawan yang tersebar di lapangan dan kantor di
seluruh wilayah Surabaya serta semakin kompleksnya perkembangan teknologi dewasa
ini, maka dibutuhkan suatu Sistem Informasi Pendistribusian berbasis komputer untuk
mendukung fungsi produksi yang meliputi seluruh kegiatan yang terkait dengan
pencatatan pemesanan konsumen yang akan diolah dan didistribusikan pada
pangkalan-pangkalan tertentu dalam pendistribusian tabung LPG 3 Kg. Dalam implementasinya,
program yang dibuat dapat membantu kinerja departemen dalam mencapai tujuan
perusahaan. Laporan dari Informasi Pendistribusian tabung LPG 3 Kg ini adalah data
persediaan tabung LPG 3 Kg yang akan didistribusikan lebih cepat dan tepat waktu
dalam memperoleh informasi yang akurat dan terpecaya, dan arsip lebih terstruktur
karena menggunakan Sistem Database.
STIKOM
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang permasalahan di atas, maka dapat dirumuskan
permasalahan yang ada, yaitu:
a. Bagaimana Merancang Bangun Sistem Informasi Persediaan stok tabung LPG 3 Kg
untuk memudahkan karyawan dalam pencatatan persediaan bahan baku pada PT.
Putra Kedung Turi.
b. Bagaimana Merancang Sistem Informasi Pendistribusian Tabung LPG 3 Kg.
c. Bagaimana Merancang Sistem Informasi Pencatatan Transaksi permintaan tabung
LPG 3 Kg.
1.3 Pembatasan Masalah
Batasan masalah pada Rancang Bangun Sistem Informasi Pendistribusian Tabung LPG
3 Kg pada PT. Putra Kedung Turi adalah sebagai berikut :
a. Sistem yang dibahas meliputi proses distribusi dan pemesanan tabung LPG 3 Kg.
b. Pembahasan ditekankan dengan menggunakan Distribution Requirement Planning
dan kaitannya dengan penjadwalan distribusi produk.
c. Data Pemesanan yang akan dipesan meliputi Jumlah tabung LPG 3 Kg dan Data
Konsumen yang memesan pada PT. Putra Kedung Truri.
1.4 Tujuan
Tujuan pada Rancang Bangun Sistem Informasi Pendistribusian Tabung LPG 3
Kg pada PT. Putra Kedung Turi adalah sebagai berikut :
a. Merancang Bangun Sistem Informasi Persedian Stok Tabung LPG 3 Kg pada PT.
Putra Kedung Turi secara efektif dan efisien.
STIKOM
31
b. Merancang Bangun Sistem Informasi Pendistribusian Tabung LPG 3 Kg
c. Merancang Bangun Sistem Informasi Pemesanan Tabung LPG 3 Kg
1.5 Manfaat
Manfaat yang diharapkan dalam Sistem Informasi Produksi dan Pendistribusian Tabung LPG 3 Kg pada PT. Putra Kedung Turi adalah sebagai berikut :
a. Karyawan
Memudahkan dalam proses pencatatan pendistribusian tabung LPG 3 Kg. Dan mengurangi kesalahan dalam pencatatan.
b. Adminstrasi
Memudahkan pencatatan pendistribusian tabung yang berguna untuk minimalisir kesalahan dalam pencatatan serta mempercepat proses pencatatan pendistribusian.
c. Direktur
Dapat mengetahui laporan pendistribusian tabung LPG 3 Kg yang baik dan tidak terdapat kesalahan di dalamnya
1.6 Sistematika Penulisan
Dalam penulisan sebuah Laporan Kerja Praktek terdapat sistematika
yang mengatur tata cara penulisan isi laporan tersebut. Sistematika
penulisan dari Laporan Kerja Praktek dibagi menjadi lima bab, yaitu:
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini dikemukakan hal-hal yang menjadi latar belakang, perumusan
masalah, batasan masalah, tujuan yang ingin dicapai, manfaat sistem bagi
perusahaan, serta sistematika penulisan laporan kerja praktek ini.
STIKOM
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Pada bab ini membahas tentang gambaran umum PT. Putra Kedung Turi, visi
yang diterapkan PT. Putra Kedung Turi, misi yang akan dilakukan oleh PT.
Putra Kedung Turi, struktur organisasi dan deskripsi jabatan.
BAB III LANDASAN TEORI
Pada bab ini membahas teori singkat yang berhubungan dengan pelaksanaan
kerja praktek. Teori-teori ini dijadikan bahan acuan bagi penulis untuk
menyelesaikan masalah.
BAB IV DESKRIPSI SISTEM
Pada bab ini dibahas mengenai gambaran sistem yang sedang berjalan dalam
bentuk Document Flow serta dalam bentuk System Flow, Data Flow Diagram,
Entity Relationship Diagram mengenai perancangan sistem yang dibuat. Selain
itu juga disertai struktur tabel dan desain input/output serta detil aplikasi sistem
informasi ini.
BAB V PENUTUP
Pada bab ini dibahas mengenai kesimpulan dari perancangan dan pembuatan
aplikasi pendistribusian berbasis desktop pada PT.Putra Kedung Turi yang
terkait dengan tujuan dan permasalahan yang ada, serta saran untuk
pengembangan sistem di masa mendatang.
STIKOM
6
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1 Sejarah PT.Putra Kedung Turi
PT. Putra Kedung Turi merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dalam
bidang Gas Bumi sebagaiPenyuplai Tabung Gas LPG 3 Kg. PT. Putra Kedung
Turi sebelum menjadi Perusahaan Perseroan terbatas merupakan unit dagang
(UD) yang beroperasi sejak tahun 2005. Pada awal berdirinya PT.Putra Kedung
Turi merupakan penyuplai minyak tanah untuk kawasan Surabaya dan Sidoarjo.
Seiring berjalanya waktu serta penghapusan subsidi minyak tanah dan beralih
ke tabung Gas LPG 3 kg. PT. Putra Kedung Turi resmi berganti nama dari Unit
Dagang menjadi Perseroan terbatas pada tahun 2010. PT. Putra Kedung Turi
beralamatkan di Pucang Adi No.122 Surabaya. Pada akhir tahun 2012 PT. Putra
Kedung Turi mengalami masa-masa sulit sehingga bangkrut dan berpindah
tanggan ke pemilik baru. Tepat pada Bulan November tahun 2012 PT. Putra
Kedung Turi Berpindah tanggan.
PT. Putra Kedung Turi Pada awal Tahun 2013 PT. Putra Kedung Turi resmi
memiliki Jangkauan pendistribusian meliputi wilayah Surabaya, Sidoarjo, Gersik,
Mojokerto Dan Jombang. Yang dibawah kendali PT. Pertamina Rayon Jawa
Timur. Dan pada era baru ini PT. Putra Kedung Turi mampu menyerap Tenaga
kerja 50 orang pegawai.
STIKOM
2.2 Visi yang diterapkan diPT. Putra Kedung Turi
Menjadi perusahaan yang dapat memenuhi kebutuhan masyarakat serta
mampu meningkatkan kesenjangan sosial pegawai dan masyarakat umum.
2.3 Misi yang dilakukan PT.putra Kedung Turi
a. Meningkatkan keuntungan.
b. Mengelola perusahaan secara GCG (Good Corporet Governance) atau
menjaga perusahaan selalu sehat.
c. Meningkatkan pelayanan.
d. Meningkatkan kualitas dan kuantitas.
e. Memenuhi kesejahteraan yang layak bagi pegawai.
f. Meningkatkan SDM yang berkualitas.
g. Meningkatkan derajat masyarakat.
2.4 Struktur Organisasi PT. Putra Kedung Turi
Struktur organisasi yang terdapat pada PT. Putra Kedung Turi ini terdapat
beberapa bagian atau divisi yang menangani semua kegiatan yang ada pada
organisasi ini. Bagian tersebut adalah bagian administrasi dan keuangan, bagian
hubungan langganan dan bagian teknik yang langsung bertanggung jawab kepada
pimpinandengan berbagai macam bagian seksi di dalamnya seperti seksi
pembukuan dan keuangan, seksi pemasaran dan humas, unit pelayanan, seksi
perencanaan, seksi distribusi dan seksi pelayanan teknik seperti gambar 2.1.
STIKOM
8
Gambar 2. 1 Struktur Organisasi PT. Putra Kedung Turi
STIKOM
2.5 Deskripsi Jabatan
Berdasarkan struktur organisasi pada gambar 2.1 dapat dideskripsikan
tugas yang memiliki oleh tiap bagian yang bersangkutan sebagai berikut :
2.5.1 Direktur
Memimpin dan mengendalikan semua kegiatan PT.Putra Kedung Turi,
merencanakan dan menyusun program kerja perusahaan 5 tahunan, membina
pegawai serta mengawasi jalannya proses transaksi Pada PT. Putra Kedung Turi.
2.5.2 Bagian Administrasi dan Keuangan
Bagian administrasi dan keuangan dipimpin oleh seorang kepala bagian
yang bertugas membantu dan bertanggung jawab kepada direktur, mempunyai
tugas pokok melaksanakan kegiatan pengelolaan administrasi dan keuangan
berdasarkan rencana kerja dengan anggaran PT. Putra Kedung Turi yang telah
ditetapkan.
2.5.3 Bagian Hubungan Langganan
Bertugas membantu dan bertanggung jawab kepada direktur, serta
mempunyai tugas pokok menyelenggarakan kegiatan layanan informasi,
pengaduan pelanggan dan pemasaran.. Sub bagian pelanggan mempunyai fungsi
:
a. Penyelenggaraan kegiatan pelayanan dan penanganan pengaduan
langganan.
b. Penyelenggaraan kegiatan pembinaan atau pengawasan pelanggan
serta sosialisasi tentang peraturan pelayanan.
STIKOM
10
2.5.4 Bagian Teknik
Mempunyai tugas pokok menyelenggarakan kegiatan penyediaan tabung
gas LPG 3 Kg kepada pelanggan yang memenuhi standar kualitas secara
berkesinambungan. Bagian ini mempunyai fungsi sebagai :
a. Pengendali kegiatan perencanaan teknik.
b. Pengendalian di bidang pendistribusian.
2.5.5 Seksi Pembukuan dan Keuangan
Bagian seksi pembukuan dan keuangan mempunyai tugas untuk
mengkoordinir dan mengendalikan pembukuan atas transaksi keuangan,
menyusun laporan harta perusahaan, membantu merumuskan anggaran
perusahaan, mengumpulkan dan menganalisa unsure biaya pokok pendistribusian
Tabung Gas LPG 3 Kg.
2.5.6 Seksi Pemasaran dan Humas
Mempunyai tugas pokok melaksanakan kegiatan pemasaran ke-
pelanggan, dan peningkatan kepuasan pelanggan. Seksi pemasaran dan humas ini
mempunyai fungsi sebagai :
a. Pelaksana kegiatan pemasaran Pelangan baru.
b. Pelaksana kegiatana sosialisasi Pendistribusian wilayah baru.
c. Pengecek kondisi Tabung yang sampai ke pelanggan.
2.5.7 Unit Pelayanan
Dipimpin oleh Seorang Kepala Unit dan berkedudukan sama dengan
kepala seksi atau kepala sub seksi atau kepala sub bagian atau kepala sub bidang
STIKOM
yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Direktur perusahaan. Tugas
pokoknya :
a. Membantu Direktur dibidang tugasnya.
b. Mengendalikan segala kegiatan administrasi dari teknik.
c. Mengatur, mengendalikan dan melaksanakan administrasi umum
dan mengatur fungsi pelayanan.
d. Melaksanakan perbaikan dan perawatan kendaraan, bangunan,
gedung, peran kantor dan sarana lainnya yang ada di Unit.
2.5.8 Seksi Perencanaan
Mempunyai tugas pokok melaksanakan penelitian dan pengembangan,
perencanaan pemasaran, transmisi, distribusi. Seksi perencanaan mempunyai
fungsi sebagai :
a. Perencanaan perluasan jaringan pendistribusian.
b. Perencanaan pengembangan fasilitas kerja.
c. Penyelenggaraan kegiatan penelitian dan pengembangan.
2.5.9 Seksi Distribusi
Mempunyai tugas pokok menyelenggarakan kegiatan yang berhubungan
dengan kelancaran pendistribusian Tabung LPG 3 Kg, mulai dari pengisisan
Tabung dan distribusi sampai kepada pelanggan. Seksi distribusi mempunyai
fungsi sebagai :
a. Pelaksana kegiatan pendistribusian Tabung LPG 3 Kg..
b. Pengumpulan data konsumsi pengunaan Tabung Perhari.
STIKOM
12
2.5.10 Seksi Pelayanan Teknik
Mempunyai tugas pokok melaksanakan penelitian dan
pengembangan,perecanaan penelitian tranmisi,distribusi dan sambungan
pelanggan.Seksi pelayanan teknik mempunyai fungsi sebagai:
a. Merencanakan perluasan jaringan.
b. Merencanakanpengembangan fasilitas penunjang pendistribusia.
c. Menyelenggarakan kegiatan penelitian dan pengembangan.
STIKOM
13
LANDASAN TEORI
3.1 Sistem Informasi
Sistem informasi berasal dari dua kata yang saling berhubungan yaitu
antara sistem dan informasi. Sistem adalah suatu kerangka kerja yang sangat
terpadu serta mempunyai satu sasaran atau lebih. Informasi berbeda dengan data,
data adalah keadaan yang ada dan belum diproses belum lanjut, sedangkan
informasi adalah data-data yang telah diproses dan dibentuk sebagaimana
mungkin agar lebih bernilai bagi penggunanya. Maka sistem informasi adalah
suatu kerangka kerja dimana sumber daya manusia dan teknologi dikoordinasikan
untuk mengubah input (data) menjadi output (informasi) guna mencapai sasaran
perusahaan. (Joseph. W. Wilkinson, 1993:3-4).
3.2 Analisis Sistem
Menurut Jogiyanto (1990:129) analisis sistem dapat didefinisikan sebagai
penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian
komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi
permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang
terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan
perbaikan-perbaikannya. Tahap analisis dilakukan setelah tahap perencanaan
sistem dan sebelum tahap desain sistem.
STIKOM
14
3.3 Desain Sistem
Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah
mendapatkan gambaran yang jelas apa yang harus dikerjakan. Kemudian
memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. Menurut Jogiyanto
(1990:197) desain sistem dapat diartikan sebagai berikut :
a. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem.
b. Pendefinisian dari kebutuhan – kebutuhan fungsional.
c. Persiapan untuk rancang bangun implementasi.
d. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.
e. Berupa gambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari
beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan
berfungsi.
f. Menyangkut konfigurasi dari komponen – komponen perangkat lunak dan
perangkat keras dari suatu sistem.
3.4 Perusahaan Perseroan Terbatas
a. Pengertian Perusahaan Perseroan Terbatas Perseroan terbatas merupakan
organisasi bisnis yang memiliki badan hukum resmi yang dimiliki oleh
minimal dua orang dengan tanggung jawab yang hanya berlaku pada
perusahaan tanpa melibatkan harta pribadi atau perseoranganyang ada di
dalamnya. Didalam Perseroan Terbatas, pemilik modal tidak harus memimpin
STIKOM
perusahaan, karena dapat menunjuk orang lain di luar pemilik modal untuk
menjadi pemimpin.
b. Berdasarkan Pasal 1 ayat (1) Undang-Undang Republik Indonesia No. 1 tahun
1995 tentang Perseroan Terbatas, PT adalah badan hukum yang didirikan
berdasarkan perjanjian, melakukan kegiatan usaha dengan modal besar yang
seluruhnya terbagi dalam saham dan memenuhi persyaratan yang ditetapkan
dalam Undang-Undang No. 1 Tahun 1995 serta peraturan pelaksanaannya.
c. Dasar Hukum Berdirinya Perusahaan
PT. Harus memenuhi Persyaratan yang Ditetapkan dalam UU No. 1/1995 serta
peraturan pelaksanaan. UU No. 1/1995 sampai saat ini adalah dasar hukum
yang mengatur mengenai perseroan terbatas di Indonesia. Namun sehubungan
PT harus diperhatikan pula peraturan pelaksanan yang terkait dengan UU
No.1/1995 antara lain : Peraturan Pemerintah No. 5 Tahun 1999 tentang
“Bentuk-bentuk Tagihan tertentu yang Dapat Dikompensasikan sebagai
Setoran Saham”
3.5 Sistem Pendistribusian
Sistem pendistribusian (Menurut Education, Business, Communication and
Information) adalah suatu proses penyampaian barang atau jasa produsen ke
konsumen dan para pemakai, sewaktu dan dimana barang atau jasa tersebut
diperlukan. Sistem pendistribusian sendiri ialah dimana mekanisme pengerjaan
pendistribusian yang telah terstruktur dengan baik yang memungkinkan suatu
proses dapat berjalan dengan baik.
STIKOM
16
3.6 Microsoft Visual Basic .NET 2005
Sebelum mengetahui istilah Microsoft Visual Basic .NET 2005, terlebih
dahulu harus diketahui tentang Framework .Net. Framework .Net adalah platform
yang memungkinkan kita untuk membangun software aplikasi dan library yang
disebut managed application (aplikasi yang diatur) yang memberikan kita
compiler dan tool agar dapat di-build, debug, dan mengeksekusi managed
application. Microsoft Visual Basic .Net 2005 adalah salah satu bahasa
pemrograman yang ditargetkan dalam Framework .Net. Seperti bahasa
sehari-hari, Visual Basic memiliki sintaks dan beberapa kata-kata yang valid yang bisa
digunakan dalam membuat aplikasi. Visual Basic merupakan pilihan yang populer
bagi yang mulai belajar pemrograman karena sintaks penulisan kodenya begitu
mudah dibandingkan dengan bahasa pemrograman yang lain.
Visual Basic 2005 merupakan bahasa pemrograman yang sudah sepenuhnya
menggunakan konsep OOP (Object Oriented Programming). Konsep OOP
merupakan konsep pemrograman yang terpusat atau fokus pada data itu sendiri.
3.7 Microsoft SQL Server 2005
Microsoft SQL Server adalah sebuah sistem manajemen basis data relasional
(RDBMS) produk Microsoft. Bahasa kueri utamanya adalah Transact-SQL yang
merupakan implementasi dari SQL standar ANSI/ISO yang digunakan oleh
Microsoft dan Sybase. Umumnya SQL Server digunakan di dunia bisnis yang
memiliki basis data berskala kecil sampai dengan menengah, tetapi kemudian
berkembang dengan digunakannya SQL Server pada basis data besar.
STIKOM
Microsoft SQL Server dan Sybase/ASE dapat berkomunikasi lewat jaringan
dengan menggunakan protokol TDS (Tabular Data Stream). Selain dari itu,
Microsoft SQL Server juga mendukung ODBC (Open Database Connectivity),
dan mempunyai driver JDBC untuk bahasa pemrograman Java. Fitur yang lain
dari SQL Server ini adalah kemampuannya untuk membuat basis data mirroring
dan clustering. Pada versi sebelumnya, MS SQL Server 2000 terserang oleh
cacing komputer SQL Slammer yang mengakibatkan kelambatan akses Internet
pada tanggal 25 Januari 2003.
STIKOM
18 BAB IV
DESKRIPSI KERJA PRAKTEK
4.1 Analisis Sistem
Analisis Sistem bertujuan untuk mengidentifikasi permasalahan -
permasalahan yang ada Dalam Sistem aplikasi yang dibangun ini meliputi
perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software) dan pengguna. Analisis
ini diperlukan sebagai dasar bagi tahapan perancangan Sistem. Analisis Sistem
meliputi identifikasi permasalahan, spesifikasi aplikasi, spesifikasi pengguna, dan
lingkungan operasi.
Aplikasi Pendistribusian Barang ini merupakan aplikasi yang menangani
pengolahan data pendistribusian barang agar dapat menampilkan laporan dengan
baik. Agar dapat Mengelolah data-data transaksi keluar dan masuknya barang
dengan baik maka dibutuhkan adanya program yang dapat menampilkan data-data
pendistribusian barang, keluar dan masuknya barang Didalam Proses ini
didalamnya telah terintegrasi data satu dengan data yang lainnya.
4.1.1 Document Flow
Document Flow menggambarkan proses yang ada pada saat ini. Terdapat2 proses
yaitu Pembelian dan pendistribusian Tabung LPG
4.1.1.1 Document Flow Pembelian
Pembelian Barang dimulai dari bagian Pembelian yang memberikan nota
pembelian untuk Supplier, Supplier memberikan Nota pembelian dan no Drop
Out untuk pengambilan Barang yang di berikan pada bagian penjualan. Bagian
STIKOM
penjualan mengeluarkan nota rincian pembelian untuk bagian admin lapangan
yang bertugas untuk menebus barang.Supplier membrikan struk pembelian,
Bagian Admin akan memproses struk pembelian dan menghitung jumlah stok
barang yang tersedia.
Dokumen Flow Pembelian
Supplier Bagian Admin Lapangan Bagian Pembelian 1 Start Nota pembelian Data Supplier 2 Nota Pembelian Barang Nota Pembelian Barang Nota Pembayaran No Drop out
Membuat Nota Rincian Pembelian Pembayaran Rincian Pembelian Penebusan Barang Rincian Pembelian Pembayaran 2 Setruk Pembelian Menghitung Total Stok Tabung Stok Tabung Struk Pembelian End Stok Tabung Struk pembelian Pembayaran 1 1
Gambar 4.1 Document Flow Pembelian Barang
STIKOM
20
4.1.1.2. Document Flow Pendistribusian
Berikut ini adalah Document Flow pada proses Pendistribusian.
Pendistribusian Barang dimulai dari pelangan yang memberikan nota permintaan
barang yang diberikan pada bagian penjualan dari bagian penjulan akan
dikelurkan nota pendistribusian rangkap dua yang masing-masing diberikan pada
bagian pendistribusian dan pelanggan. Bagian pendistribusian memberikan nota
rincian pendistribusian pada bagian penjualan yang menghasilkan nota
pembayaran untuk pelanggan.
STIKOM
Dokumen Flow Pendistribusian Bagian Penjualan Pelanggan Ph a se Bagian Pendistribusian Barang mencukupi ? Membuat Nota Pengiriman Mengecek kapasitas pengiriman 2 Nota Pengiriman Barang Nota Pembyaran 2 Nota Pembayaran 2 Nota Pembayaran Finish YA TIDAK Nota Pengiriman Barang 2 Start Nota Permintaan Barang Nota Permintaan Barang Nota Pengiriman Rincian Pendistribusian Rincian Pendistribusian
Gambar 4.2 Document Flow Pendistribusian
4.2 Perancangan Sistem
Perancangan sistem yang digunakan adalah System Flow, Hipo Context
Diagram Data Flow Diagram Conceptual Data Model (CDM), Physical Data
Model, Desain Tabel dan Desain Input/Otput.
STIKOM
22
4.2.1 System Flow
System Flow menggambarkan proses yang terjadi atau jalannya sistem
yang sesuai dengan analisa sistem. Terdapat 5 proses yaitu surat masuk, surat
keluar, pencarian surat, peminjaman dokumen dan pengembalian dokumen.
a. Sistem Flow SPBE
Gambar 4.3 System Flow SPBE Baru
Gambar 4.3 System Flow SPBE Baru Proses dimulai dari perusahaan
yang menampilkan data SPBE, apabila data SPBE sudah tersimpan dalam
database maka proses selesai. Ketika data tidak ada maka perusahaan akan
memasukan data SPBE baru berdasarkan data yang telah di berikan oleh SPBE.
No
Yes
STIKOM
b. System Flow Pangkalan Baru
Gambar 4.4 System Flow Pangkalan Baru
Gambar 4.4 System Flow Pangkalan Baru dimulai dari perusahaan yang
menampilkan data pangkalan baru, jika data pangkalan sudah ada akan proses
selesai. Ketika dalam proses terdapat data pangkalan baru yang masuk maka akan
di simpan kedalam database.
No
Yes
STIKOM
24
c. System Flow Pembelian Tabung LPG 3 Kg
Gambar 4.5 System Flow Pembelian Barang dimulai dari perusahaan
yang mengecek data SPBE yang bertujuan untuk memilih SPBE yang akan
dijadikan Supplier . Ketika data sesuai maka transaksi akan dilakukan Dalam Gambar 4.5 System Flow Pembelian Barang
SPBE
SPBE
Memilih SPBE
Yes No
STIKOM
Proses ini proses yang terjadi mencatat data jumlah tabung dan pembayaran yang
di simpan dalam table transaksi pembelian.
d. System Flow Pendistribusian
Gambar 4.6 System Flow Pendistribusian
No
YES
STIKOM
26
Gambar 4.6 System Flow Pendistribusian dimulai dari perusahaan yang
menampilkan data Pelanggan, Pelangan memberikan nota pembelian kepada
perusahaan. Perusahaan akan mengecek data transaksi pelangan, jika memenuhi
syarat maka perusahaan akan memberikan kapasitas tabung yang bisa di beli oleh
pelangan, perusahaan akan menghitung total bayar dan menentukan status
pelangan apakah akan melakukan pembayaran tunai atau hutang, Dalam Proses ini
transaksi akan di simpan dalam table transaksi pendistribusian.
[image:36.595.59.538.165.724.2]e. System Flow Piutang
Gambar 4.7 System Flow Piutang
STIKOM
Gambar 4.7 System flow Piutang dimulai dari perusahaan yang
menampilkan data pelangaan, Data pelanggan akan dicek apakah memiliki hutang
atau tidak. Ketika data cocok maka proses pembayaran sisa bayar akan dilakukan
dan update status pelangan. Kemudian transaksi ini akan di simpan dalam table
transaksi pendistribusian.
f. System Flow Pembayaran SPBE
Gambar 4.8 System Flow Pembayaran SPBE
SPBE
Mengecek SPBE
SPBE
STIKOM
[image:37.595.47.538.182.716.2]28
Gambar 4.8 System flow Pembayaran SPBE dimulai dari perusahaan
yang menampilkan data supplier Dalam Proses ini ketika data telah dicocokan
maka proses selanjutnya menampilkan data bayar supplier, menentukan tanggal
bayar dan melakukan pembayaran yang menghasilkan nota pembayaran yang
kemudian diserahkan ke SPBE. Data pembayaran akan disimpan pada table
transaksi pembelian.
g. Hierarchy Input Output
Hierarchy Input Output (HIPO) dari Sistem informasi Pendistribusian
Tabung LPG 3Kg pada PT. Putra Kedung Turi. Fungsi dari Hierarchy Input
Output adalah memberikan gambaran proses dan subproses Mengelolah data
master, melakukan transaksi dan membuat laporan. Untuk lebih jelasnya
ditunjukkan Gambar 4.7
Gambar 4.9Hierarchy Input Output Proses Pendistribusian
Mengelola data master dibagi menjadi 3 kelompok yaitu : Mengelola
Data Tabung, Mengelola Data Pangkalan dan Mengelola Data SPBE. Dari 3 data
0
Proses Pendistribusian pada PT Putra Kedung
Turi
2 Melakukan
Transaksi 1
Mengelolah Data Master
3
Membuatan Laporan
STIKOM
master terbagi lagi menjadi Mengubah Data Tabung, Menyimpan Data Tabung,
Mengubah Data Pangkalan, Menyimpan Data Pangkalan, Mengubah Data SPBE
dan Menyimpan Data SPBE. Untuk lebih jelasnya ditunjukkan Gambar 4.8
Gambar 4.9 Hierarchy Input Output Mengelolah Data Master
Mengelola data transaksi dibagi menjadi 6 kelompok yaitu : Pangkalan
baru, Supplier SPBE Baru, Pendistribusian,Pembelian, Piutang dan pembayaran.
Gambar 4.10
Gambar 4.10Hierarchy Input Output Proses Transaksi
STIKOM
30
Mengelola data Pangkalan Baru dibagi menjadi 4 kelompok yaitu :
Mengecek Data Pangkalan, Menampilkan Data Pangkalan, Mengisi Data
Pangkalan, Menyimpan Data Pangkalan Untuk lebih jelasnya ditunjukkan
Gambar 4.11
Gambar 4.11 Hierarchy Input Output Mengelolah Pangkalan Baru
Mengelola data Supplier Baru dibagi menjadi 4 kelompok yaitu :
Mengecek Data SPBE, Menampilakan Data SPBE, Mengisi Data SPBE,
Menyimpan Data Supplier Untuk lebih jelasnya ditunjukkan Gambar 4.10
2.2 Supplier SPBE
Baru
2.2.1 Mengecek Data SPBE
2.2.2 Menampilkan
Data SPBE
2.2.3 Mengisi Data
SPBE
2.2.4 Menyimpan
Data SPBE
Gambar 4.12 Hierarchy Input Output Mengelolah Supplier SPBE Baru Mengelola data Pendistribusian dibagi menjadi 11 kelompok yaitu :
Mengecek Transaksi Pendistribusian, Menampilkan Data Pembelian, Menghitung
STIKOM
jumlah Tabung, Menghitung Total Bayar, Memilih jenis pembayaran,
Menghitung sisa Pembayaran, Menentukan Status Pangkalan, Menyimpan
Transaksi Pendistribusian, Update Stok Tabung, Mencetak Struk Penjualan Dan
Membuat Laporan Penjualan. Untuk lebih jelasnya ditunjukkan Gambar 4.12
2.3.1 Mengecek Transaksi Pendistribusian 2.3.2 Menampilkan
Data Pembelian
Tabung 2.3.3 Menghitung Kapasitas Tabung 2.3 Pendistribusian 2.3.4 Menghitung
Total Bayar
2.3.5
Memilih janis
pembayaran 2.3.6 Menghitung sisa pembayaran 2.3.7 Menentukan Status Pangkalan 2.3.8 Menyimpan Transaksi Pendistribusian 2.3.9
Update Stok
Tabung 2.3.10 Mencetak Struk Penjualan 2.3.11 Membuat Laporan Penjualan
Gambar 4.13Hierarchy Input Output Mengelolah Data Pendistribusian
Mengelola data Pembelian dibagi menjadi 8 kelompok yaitu :
Mengecek Data Pembelian, Menampilkan Data Tabung, Memilih SPBE, Memilih
jumlah Tabung, Menghitung Total Pembelian, Update Data Tabung, Menyimpan
Transaksi Pembelian dan Membuat Laporan pembelian. Untuk lebih jelasnya
ditunjukkan Gambar 4.14
STIKOM
32 2.4 Pembelian 2.4.1 Mengecek Data Pembelian 2.4.2 Menampilkan
Data Pembelian
Tabung
2.4.3
Memilih SPB
2.4.4
Memilih
jumlah
tabung
2.4.5
Menghitung total
pembelian
2.4.6
Update Data
Tabung 2.4.7 Menyimpan Transaksi Pembelian 2.4.8 Membuat Laporan Pembelian
Gambar 4.14 Hierarchy Input Output Mengelolah Data Pembelian
Mengelola data Piutang dibagi menjadi 7 kelompok yaitu : Mengecek
Pangkalan, Memasukan Pembayaran, Menghitung sisa piutang, Update status
Pangkalan, Menyimpan Transaksi Pendistribusian dan mencetak Struk Piutang
Untuk lebih jelasnya ditunjukkan Gambar 4.15
2.5.1
Mengecek Pangkalan
2.5.2
Menampilkan Data Piutang
Pangkalan 2.5.3 Memasukkan Pembayaran 2.5 Piutang 2.5.4
Menghitung sisa piutang
2.5.5
Update status Pangkalan 2.5.6 Menyimpan Transaksi Pendistribusian 2.5.7 Mencetak Struk Piutang
Gambar 4.15 Hierarchy Input Output Mengelolah Data Pembelian
Mengelola data Pembayaran dibagi menjadi 5 kelompok yaitu :
Mengecek SPBE, Menampilkan Data Pembayaran SPBE, Menentukan tanggal
Pembayaran, Memasukan Pembayaran dan Menyimpan Pembelian. Untuk lebih
jelasnya ditunjukkan Gambar 4.16
Memilih SPBE
STIKOM
2.6.1 Mengecek SPB 2.6.2 Menampilkan Data Pembayaran SPBU 2.6.3 Menentukan tanggal pembayaran 2.6 Pembayaran 2.6.4 Memasukkan Pembayaran 2.6.5 Menyimpan Pembelian
Gambar 4.16 Hierarchy Input Output Mengelolah Data Pembayaran
h. Context Diagram
Context diagram dari Sistem informasi pendistribusian tabung LPG 3kg
pada PT. Putra Kedung Turi. Context diagram Sistem ini terdiri dari empat entitas
yang berbeda (bagian), yaitu bagian Admin, Supplier, pangkalan dan Ketua PT.
Putra Kedung Turi. Ke empat entitas tadi memberikan input data dan menerima
output data yang diperlukan. Untuk lebih jelasnya ditunjukkan pada Gambar 4.17
Laporan Supplier
Laporan Pangkalan
Laporan Pembelian
Laporan Pendistribisian
Data Tabung Baru Laporan Data Perbulan Laporan yang dipilih
Data Pembelian
Data Supplier Data Pangkalan
Data Tabung Data Penjualan
Data Pembayaran Pangkalan
0
Proses Pendistribusian pada PT Putra Kedung Turi
+
Pangkalan
Supplier
Admin
[image:43.595.56.546.104.719.2]Ketua PT Putra Kedung Turi
Gambar 4.17 Context Diagram Proses Pendistribusian SPBE
SPBE
STIKOM
34
4.2.2 Data Flow Diagram
Data Flow Diagram merupakan perangkat yang digunakan pada
metodologi pengembangan Sistem yang terstruktur. DFD menggambarkan seluruh
kegiatan yang terdapat pada Sistem secara jelas.
a. Data Flow Diagram Level 0
Data Flow Diagram merupakan perangkat yang digunakan pada tahap
pengembangan Sistem yang terstruktur. Data Flow Diagram menggambarkan
seluruh kegiatan yang terdapat pada Sistem secara jelas. Level 0 terdiri dari 3
proses utama yaitu Mengelola Data Master, dan Melakukan Transaksi dan
Membuat Laporan.
Data Supplier
Data Pangkalan
Simpan Data Pangkalan
Simpan Data Supplier Simpan Data Tabung
Baca Data Pangkalan
Baca Data Supplier Baca Data Tabung
Data Tabung Admin
1
Mengelola Data
+
1 Data Tabung
2 Data Supplier 3 Data Pangkalan
Gambar 4.18 DFD Level 0 Mengelola Data Master
Data Flow Diagram Mengelola Data Tabung, Data Supplier dan Data Pangkalan
akan disimpan ke dalam Data base setelah proses input data selesai.
STIKOM
Data Pembayaran PangkalanData Penjualan Data Pembayaran Supplier
Di Baca Data Tabung Disimpan Data Tabung Bibaca Transaksi Pendistribusian
Disimpan Transaksi Pendistribusian
Disimpan Transaksi Pembelian Di Baca Transaksi Pembelian
Disimpan Data Pangkalan
Disimpan Data Supplier Di Baca Data Pangkalan Di Baca Data Supplier
Data Tabung Baru Data Pembelian
Pangkalan Supplier
Admin
2 Melakukan
Transaksi
+
4 Transaksi Pembelian
5 Transaksi Pendistribusian
1 Data Tabung 2 Data Supplier
3 Data Pangkalan
Gambar 4.19 DFD Level 0 Proses Pendistribusian
Data Flow Diagram Proses Pendistribusian, Dalam Proses ini semua
transaksi penjualan dan pembelian berlangsung. Selain itu Dalam Proses ini data
supplier, data transaksi pendistribusian, data tabung , data pangkalan dan data
transaksi pembelian akan disimpan.
STIKOM
36
Laporan Pendistribisian Laporan Pembelian
Laporan Pangkalan
Dibaca Data Pendistribusian
Dibaca Data Pembelian Dibaca Data Pangkalan
Dibaca Data Supplier Dibaca Data Tabung Laporan Data Perbulan
Laporan Supplier Admin Ketua PT Putra Kedung Turi 3 Membuat Laporan +
1 Data Tabung
2 Data Supplier
3 Data Pangkalan
4 Transaksi Pembelian
5 Transaksi Pendistribusian
Gambar 4.20 DFD Level 0 Membuat Laporan
Data Flow Diagram Membuat Laporan, Semua transaksi yang tersimpan
dalam Data base akan di baca dan diproses untuk menghasilkan sebuah laporan
yang membaca dari Data tabung, Data supplier, Data Pangkalan, Transaksi
Penjulan, Transaksi Pembelian dan Transaksi Pendistribusian . Dalam Proses ini
laporan akan diberikan ke Ketua PT. Putra Kedung Turi.
a. DFD Level 1
1. Mengelola Data
DFD Level 1 ini menjelaskan alur pada sub proses Maintenance data
Pangkalan. Sub proses tersebut adalah Maintenance data Pangkalan. Pada Sub
proses Maintenance data Pangkalan admin memberikan data pangkalan kemudian
proses membaca data dari table data pangkalan. Ketika data tidak ada maka data
akan di simpan pada table data pangkalan. Dapat dilihat pada Gambar 4.21.
STIKOM
[Baca Data Pangkalan] [Data Pangkalan]
[Simpan Data Pangkalan] Admin
3 Data Pangkalan
3 Data Pangkalan
1.1 Maintenance data Pangkalan
Gambar 4.21 DFD Level 1 Maintenance Data Pangkalan
DFD Level 1 ini Menjelaskan Maintenance Data Pangkalan Dalam
Proses ini admin memberikan data pangkalan kemudian akan diproses dengan
membaca data pangkalan. Ketika data tidak ada maka data pangkalan akan di
simpan kedalam table data pangkalan sebagai input data pangkalan baru.
[Baca Data Tabung] [Data Tabung]
[Simpan Data Tabung] Admin
1 Data Tabung
1 Data Tabung
1.2
Maintenance data Tabung
Gambar 4.22 DFD Level 1 Maintenance Data Tabung
DFD Level 1 ini Menjelaskan Maintenance Data Tabung Dalam Proses
ini admin memberikan data Tabung kemudian akan diproses dengan membaca
data tabung. Ketika data tidak ada maka data tabung akan di simpan kedalam
table data tabung sebagai input data tabung baru.
STIKOM
[image:47.595.64.558.110.677.2]38
[Baca Data Supplier]
[Simpan Data Supplier] [Data Supplier]
Admin
2 Data Supplier
2 Data Supplier
1.3
Maintenance Data Supplier
Gambar 4.23 DFD Level 1 Maintenance Data Supplier
DFD Level 1 ini Menjelaskan Maintenance Data Supplier Dalam Proses
ini admin memberikan data supplier kemudian akan di proses dengan membaca
data supplier. Ketika data tidak ada maka data supplier akan di simpan kedalam
table data supplier sebagai input data supplier baru.
2. Proses Pendistribusian
DFD Level 1 ini Menjelaskan proses pendistribusian tabung LPG 3Kg
yang meliputi data master dan transaksi : Proses SPBE, Proses Pangkalan Baru,
Proses pembelian Tabung dan Proses Pendistribusian. DFD Proses SPBE
menjelaskan tentang proses pemesanan tabung kepada supplier yang dipilih
[Di Baca Data Supplier]
[Data Tabung Baru]
Admin 2 Data Supplier
2.1
Proses SPBE
Gambar 4.24 DFD Level 1 Proses SPBE
STIKOM
DFD Level 1 ini Menjelaskan Proses Pangkalan Baru, transaksi
pembayaran tabung diproses yang membaca dari data pangkalan dan pangkalan
member data pembayaran yang kemudian diproses.
[Di Baca Data Pangkalan] [Data Pembayaran Pangkalan]
Pengkalan
3 Data Pangkalan 2.2
Proses Pangkalan Baru
Gambar 4.25 DFD Level 1 Proses Pangkalan Baru
DFD Level 1 ini Menjelaskan Proses Pembelian Tabung, Supplier
memberikan nota pembeleian dan diproses membaca dari transaksi pembelian dan
data tabung. Hasil dari proses menghasilkan data pembayaran , data pembelian
yang disimpan dalam data supplier dan transaksi pembelian.
[Di Baca Data Tabung]
[Data Pembelian] [Disimpan Data Supplier]
[Disimpan Transaksi Pembelian] [Nota Pembelian]
[Data Pembayaran Supplier]
Supplier
Supplier
Supplier 2 Data Supplier
4 Transaksi Pembelian
4 Transaksi Pembelian
1 Data Tabung 2.3
Proses Pembelian
Tabung
Gambar 4.26 DFD Level 1 Proses Pembelian Tabung
DFD Level 1 ini Menjelaskan Proses Pendistribusian, pangkalan
memberikan data penjualan dan proses membaca dari table transaksi
pendistribusian hasil dari proses meliputi struk pembelian yang diberikan ke
STIKOM
40
pangkalan, struk piutang untuk pangkalan, data akan disimpan pada table data
pangkalan, table data tabung dan table transaksi pendistribusian.
[Bibaca Transaksi Pendistribusian] [Disimpan Data Pangkalan]
[Disimpan Transaksi Pendistribusian]
[Disimpan Data Tabung] [Data Penjualan] [Struk Piutang] [Struk Pembelian] Pengkalan Pengkalan Pengkalan
3 Data Pangkalan
5 Transaksi Pendistribusian
5 Transaksi Pendistribusian
1 Data Tabung 2.4
Proses Pendistribusian
Gambar 4.27 DFD Level 1 Proses Pendistribusian
3. Proses Membuat Laporan
DFD Level 1 ini Menjelaskan Proses Membuat Laporan Supplier yang
meliputi : Laporan Supplier, Laporan Pendistribusian, Laporan Pembelian dan
Laporan Pangkalan. Proses pertama membuat laporan Supplier Dalam Proses ini
membaca dari data supplier dan laporan dari admin, yang menghasilkan laporan
supplier untuk ketua perusahaan.
[Dibaca Data Supplier]
[Laporan Data Perbulan]
[Laporan yang dipilih] [Laporan Supplier] Admin Admin Ketua PT Putra Kedung Turi
2 Data Supplier
3.1
[image:50.595.67.550.135.693.2]Membuat Laporan Suplier
Gambar 4.28 DFD Level 1 Proses Membuat laporan Supplier
STIKOM
DFD Level 1 ini Menjelaskan Proses Membuat Laporan Pendistribusian
Dalam Proses ini semua proses membaca dari table transaksi pendistribusian dan
data tabung yang kemudian menghasilkan laporan pendistribusian untuk ketua
perusahaan.
[Dibaca Data Tabung] [Dibaca Data Pendistribusian]
[Laporan Pendistribisian] Ketua PT
Putra Kedung
Turi
1 Data Tabung 5 Transaksi Pendistribusian
3.2 Membuat laporan
Pendistribusian
Gambar 4.29 DFD Level 1 Proses Membuat laporan Pendistribusian
DFD Level 1 ini Menjelaskan proses membuat laporan Pembelian yang
Dalam Proses ini proses membaca dari table transaksi pembelian yang kemudian
menghasilkan laporan pembelian untuk ketua perusahaan.
[Dibaca Data Pembelian] [Laporan Pembelian]
Ketua PT Putra Kedung
Turi
4 PembelianTransaksi 3.3
Membuat laporan pembelian
Gambar 4.30 DFD Level 1 Proses Membuat laporan Pembelian
DFD Level 1 ini Menjelaskan Proses Membuat Laporan Pangkalan,
proses membaca dari data pangkalan yang diproses menghasilkan laporan
pangkalan untuk pemilik perusahaan.
[Dibaca Data Pangkalan] [Laporan Pangkalan]
Ketua PT Putra Kedung Turi
3 Data Pangkalan 3.4
[image:51.595.54.549.164.716.2]Membuat Laporan Pangkalan
Gambar 4.31 DFD Level 1 Proses Membuat laporan Pangkalan
STIKOM
42
a.
Entity Relationship DiagramEntity Relationship Diagram menggambarkan hubungan data dari tabel
satu ke tabel yang lain. Berikut ini adalah Entity Relational Diagram dari Sistem
Informasi Pendistribusian Tabung LPG 3Kg Pada PT. Putra Kedung Turi.
a. Conceptual Data Model
Pada Gambar 4.28 menjelaskan tentang Conceptual Data Model yang
terdiri dari empat tabel yang saling berhubungan dari Sistem Informasi
Pendistribusian Tabung LPG 3Kg Pada PT. Putra Kedung Turi.
Membeli
Distribusi Membeli
Mendist ribusi Tabung Data Tabung
No
Jumlah_Tabung Harg a_Tabung Grand_Total Tang g al_trans aks i
Data Supplier Nama_SPBE Pemilik_SPBE Alamat_SPBE Telpon_SPBE
Trans aksi Pendis tribusian No_transaksi Jumlah_Permintaan Harg a_Jual Total_bayar Pembayaran Sis a_bayar Tgl_Transaks i Status Transaksi Pembelian No_Do Jumlah_Tabung Harg a_Pertabung Grand_Total Tgl_Transaks i Nama_Barang Pang kalan No_Pang kalan Nama_pang kalan Nama_Pemilik Alamat_pang kalan Telpon_Pang kalan
Gambar 4.32 Conceptual Data Model
STIKOM
b. Physical Data Model
Pada Gambar 4.33 menjelaskan tentang PhysicalData Model yang telah
di generate dari conceptual data model yang sebelumnya dari Sistem Informasi
Pendistribusian Tabung LPG 3Kg Pada PT. Putra Kedung Turi.
NO = NO NO_DO = NO_DO
NO_TRANSAK = NO_T RANSAK NAMA_SPBE = NAMA_SPBE
DATA_TABUNG NO N5 NO_DO N5 JUMLAH_TAB N5 HARGA_ N5 GRAND_TOTA N5 TANGGAL_TR D8 DATA_SUPPLIER NAMA_SPBE C50 PEMILIK_SP C50 ALAMAT_SPB M10 TELPON_SPB C15 TRANSAKSI_PENDISTRIBUSIAN NO_TRANSAK N5 NO N5 JUMLAH_PER N5 HARGA_JUAL N5 TOTAL_BAYA N5 PEMBAYARAN N5 SISA_BAYAR N5 TGL_TRANSA D8 STATUS C50 TRANSAKSI_PEMBELIAN NO_DO N5 HARGA_PERT N5 JUMLAH_TAB C50 TGL_TRANSA <undefined> NAMA_BARAN <undefined> NAMA_SPBE C50 NAMA_BARAN C50 PANGKALAN NO_PANGKAL N5 NO_TRANSAK N5 NAMA_PANGK C50 NAMA_PEMIL C50 ALAMAT_PAN M10 TELPON_PAN M10
Gambar 4.33 Physical Data Model
b. Desain Database
Dalam sub bab ini akan dijelaskan struktur dari tabel-tabel yang akan
digunakan dalam pembuatan Sistem Informasi Pendistribusian Tabung LPG 3Kg
STIKOM
44
Pada PT. Putra Kedung Turi. Data-data dibawah ini akan menjelaskan
satu-persatu detil dari struktur tabel untuk setiap tabelnya.
a. Tabel Supplier
Nama Tabel : Nama Supplier
Primary Key : Pemilik SPBE
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data SPBE
Tabel 4.1 Tabel SPBE
No. Nama_Field Type_data Keterangan
1 Nama_SPBE varchar(10) Primary Key
2 Pemilik_SPBE varchar(50)
3 Telpon Text (10)
4 Alamat Text (15)
b. Tabel Pangkalan (Pelangan)
Nama Tabel : Tabel Pangkalan
Primary Key : No_Pangkalan
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data Pangkalan
Tabel 4.2 Tabel Pangkalan
No. Nama_Field Type_Data Keterangan
1 No_Pangkalan Number Primary Key
2 Nama_Pangkalan varchar(50)
3 Nama_Pemilik varchar(50)
4 No_Telepon Text
5 Alamat Text
STIKOM
c. Tabel Pembelian
Nama Tabel : Pembelian
Primary Key : No_DO
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data Pembelian
Tabel 4.3 Tabel Pembelian
No. Nama_Field Type_Data Keterangan
1 No_Do Number Primary Key
2 Harga Tabung int
3 Jumlah Tabung int
4 Grand Total int
5 Tgl_Transaksi date
6 Nama_Barang Varchar(50)
d. Tabel Pendistribusian
Nama Tabel : Pendistribusian
Primary Key : no_transaksi
Foreign Key :
Fungsi : Menyimpan data pendistribusian
Tabel 4.4 Tabel Pendistribusian
No. Nama_Field Type_Data Keterangan
1 No_Transaksi int Primary Key
2 No_Pangkalan int Foregenkey
3 Jumlah_Permintaan int
4 Harga_Jual int
5 Total_Bayar int
6 Pembayaran int
7 Sisa_Bayar int
8 TanggalTransaksi date
9 Status varchar(50)
STIKOM
[image:55.595.58.554.84.769.2]46
e. Tabel Tabung
Nama Tabel : Tabung
Primary Key : No
Foreign Key :
Fungsi : Menyimpan data user
Tabel 4.5 Tabel User
No. Nama_Field Type_Data Keterangan
1 No int Primary Key
2 No_Do int Foregenkey
3 Jumlah Tabung int
4 Harga int
5 Grand Total int
6 Tgl_Transaksi date
c. Desain Input & Output
Desain input/output merupakan rancangan input/output berupa form untuk
memasukkan data dan laporan sebagai informasi yang dihasilkan dari pengolahan
data. Desain input/output juga merupakan acuan pembuat aplikasi dalam
merancang dan membangun Sistem.
STIKOM
a. Menu Utama
Gambar 4.34 Desain Form Utama
Gambar 4.30 merupakan desain menu utama yang menampilkan menu-menu pada program
[image:57.595.55.538.100.674.2]b. Form Login
Gambar 4.35 Desain Form Login
11
*****
STIKOM
48
Gambar 4.31 Form login merupakan form identifikasi pengguna dari program .
Form ini berguna dalam memberikan otorisasi pemakaian program. User “admin”
mendapat wewenang lebih dari pada user biasa seperti karyawaan.
c. Form Master SPBE
Gambar 4.36 Desain Form Master SPBE
Gambar 4.32 Form Master SPBE merupakan Form master yang berfungsi untuk
insert data SPBE baru . Dan berfungsi untuk update data yang sudah tersimpan
Tangul Joy liem 0877661527
Jln. Merak Blok B-09 Surabaya No. 587
Tangul Joy Liem 0877661527 Jln. Mer
STIKOM
d. Form Master Pangkalan
Gambar 4.37 Desain Master Pangakalan
Gambar 4.37 Form Master pangakalan merupakan form yang berfungsi untuk
insert dan update data pangkalan
[image:59.595.59.534.96.745.2]e. Form Pembelian
Gambar 4.38 Desain Form Pembelian
09 Tangul Suhartono 0998716627
Jln. Embong sawo
09 Tangul Suharton 0998716627 jln….
B098 Tangul
1000
12000
12.000.000
STIKOM
50
Gambar 4.38Form Pembelian Yang berfungsi untuk insert data transaksi
pembelian tabung pada supplier .
f. Form Pendistribusian
Gambar 4.39 Desain Form Pendistribusian
Gambar 4.39 Form Pendistribusian Berfungsi untuk mencatat transaksi penjualan
(distribusi) pada pelanggan.
09
Tungal Jaya
450
13000
5.850.000 0
-5.850.000
STIKOM
g. Form Piutang
Gambar 4.40 Form Piutang
Gambar 4.40 form Piutang yang merekam data pembayaran pelangan. Yang
menampilkan data transaksi pembayaran pelangan dengan status pembayaranya.
Tungal
09
450
5.800.000
5.800.000
0
Lunas
No Nama Pangkalan No Transaksi Tgl Pembayaran Juml 01 Tungal 09 4/18/2013 450
STIKOM
52
h. Laporan Pembayaran SPBE
Gambar 4.41 Desain Form Pembayaran Supplier
Gambar 4.41 Form pembayaran supplier berfungsi untuk menampilkan data
pembayaran prusahaan ke supplier yang berpacu pada tanggal pembayaran.
[image:62.595.45.549.86.706.2]i. Laporan Pembelian
Gambar 4.42 Desain Laporan Pembelian
Tangul Surabaya
20.000.000
20.000.000
STIKOM
Gambar 4.42 Report Laporan pembelian Tabung LPG 3 Kg yang menampilkan
data Tanggal transaksi, No Transaksi, Nama SPBE, Nama Barang, Harga Tabung,
Jumlah Tabung dan Grand total.
j. Laporan Pendistribusian
Gambar 4.43 Desain Laporan Pendistribusian
Gambar 4.43 Report Laporan pendistribusian Tabung LPG 3 kg yang
menampilkan No transaksi, tgl transaksi, no pangkalan, nama barang, jumlah,
harga, total bayar, pembayaran dan sratus pembayaran.
STIKOM
54
k. Laporan Diagram Pendistribusian
Gambar 4.44 Desain Laporan Diagram Pendistribusian
Gambar 4.44 Daiagram pendistribusian yang menampilkan data stiap priode untuk
mengetahui jumlah transaksi yang tertinggi setiap priode.
STIKOM
54
BAB V
PENUTUP
Setelah melalui beberapa tahap perancangan sistem informasi
pendistribusian Tabung LPG 3 Kg, berikut ini adalah kesimpulan yang diperoleh
dan saran-saran yang diharapkan akan memberikan catatan penting dan
kemungkinan perbaikan yang perlu dilakukan untuk pengembangan sistem yang
sudah ada agar lebih optimal.
5.1
Kesimpulan
Sistem informasi pendistribusian Tabung LPG 3 Kg merupakan suatu
sistem pengolahan data yang memanfaatkan teknologi komputerisasi berupa
aplikasi yang meliputi pencatatan pendistribusian, yang dibangun dari hasil
analisis di PT. Putra Kedung Turi. Kesimpulan yang didapat dari proses analisis,
perancangan dan implementasi sistem yaitu penyimpanan data pelanggan, data
suplier dan penyimpanan data transaksi pembayaran. Data pembayaran Tabung
LPG 3 Kg disimpan dalam suatu database, sehingga data dari bagian pendaftaran
dan bagian pembayaran terintegrasi dengan baik serta proses penghitungan
tagihan pembayaran Tabung LPG 3 Kg pelanggan akan lebih cepat dan akurat,
karena perhitungan jumlah pendistribusian selalu berubah setiap saat. sistem
informasi Pendistribusian Tabung LPG 3 Kg yang dibangun dilakukan secara
otomati
STIKOM
55
5.2 Saran
Saran-saran yang diberikan agar sistem informasi yang telah dibangun
dapat berfungsi dengan baik adalah sebagai berikut :
1. Membangun sistem pendistribusian yang terintegrasi yang memeliki ramalan
jumlah pendistribusian untuk setiap pelanggan.
2. Untuk pengembangan aplikasi pendistribusian Tbung LPH 3 Kg ini selanjutnya
harus disertai fasilitas sms (short message service) autorespond, sehingga
informasi tagihan pembayaran bisa diketahui pelanggan secara mudah dan cepat
hanya dengan mengirimkan sms.
3. Membangun sistem pembayaran online yang bekerjasama dengan berbagai
pihak sehingga pembayaran tagihan penjualan dapat melalui Berbagai cara
misalanya melalu ATM maupun transaksi e-banking.
4. Membangun Sistem penjadwalan pendistribusian yang mempu mengurangi
keterlambatan pendistribusian.
STIKOM
Jogiyanto, HM. (2009). Analisis dan Desain. Yogyakarta : Andi OFFSET.
Laudon, Kenneth C., Laudon, Jane P. (2010). Management Information Systems
(11th Edition). New Jersey : Pearson Prentice Hall.
Mulyanto, Agus. (2009). Sistem Informasi Konsep dan Aplikasi. Pustaka Pelajar.
O’Brien, James A. dan George M. Marakas. (2010). Management Information
Systems. Eight Edition. New York : McGraw-Hill/Irwin.
Ristono, A. (2009). Manajemen Persediaan. D.I Yogyakarta : Graha Ilmu
Stair, M. Ralph, George W. Reynolds. (2010). Principles of Information Systems:
A Managerial Approach. (9th edition). Australia : Thomson Course
Technology.
