ABSTRACT
REVIEW GOVERNMENT ACCOUNTABILITY IN THE MANAGEMENT AND SECURITY LOCAL ARCHIVES government organizations, private organizations and the public still do not know and understand the sense of the importance of Archives benefits in everyday life, for personal or organization. The archives are often in the position of the item that is worthless to even be considered as junk.
The problem in this study were 1) How is the responsibility of local governments in managing and securing local archives? 2) What factors are inhibiting and supporting local management and security local archives? 3) What efforts are made by the government in the management and security local archives?. In research conducted by normative and empirical approach, then performed a qualitative analysis.
Based on this research, that the Office of the Provincial Archives. Archives Inactive Lampung only managing of Institution/Office/Department/Unit Chase in Lampung Provincial Government environment. Inactive records the frequency of consumer for the administration of government has declined. While Active Archive is managed by the existing Processing Unit at the Institute/Office/ Department/Unit respectively, given the still active archive directly and continuously required and used in the operation of public administration as head of policy evidence.
In conducting the management of archives inactive, the Office of Lampung Provincial Archives are still guided by the Circular Head of the National Archives of the Republic of Indonesia on the Inactive Records Management Implementation of the Transitional Government Regulation of Depreciation Archive, as well as regulations concerning archives. The targets in the treatment of inactive files are saving and the use of information to improve the efficiency and effective administration of the state apparatus as well as material evidence of the accountability of national / government.
ABSTRAK
TINJAUAN PERTANGGUNG JAWABAN PEMERINTAH DALAM PENGELOLAAN DAN PENGAMANAN ARSIP DAERAH
(Studi pada Kantor Arsip Daerah Propinsi Lampung)
Oleh
HAFIDZ ANDRIANTO
Kearsipan belum sepenuhnya menjadi perhatian baik oleh masyarakat umum, organisasi pemerintahan maupun organisasi swasta dan masyarakat masih belum mengetahui dan memahami arti pentingnya manfaat Arsip dalam kehidupan sehari-hari, bagi pribadi maupun organisasi. Arsip seringkali di posisi sebagai barang yang tidak berharga bahkan dianggap sebagai sampah.
Permasalahan dalam penelitian ini adalah 1) Bagaimanakah tanggung jawab pemerintah daerah dalam melakukan pengelolaan dan pengamanan Arsip daerah? 2) Faktor-faktor apakah yang menghambat dan yang mendukung pengelolaan dan pengamanan Arsip daerah? 3) Upaya apa saja yang dilakukan pemerintah dalam pengelolaan dan pengamanan Arsip daerah?. Dalam melakukan penelitian dilakukan pendekatan secara normatif dan empiris, selanjutnya dilakukan analisis kualitatif.
Berdasarkan hasil penelitian, bahwa Kantor Arsip Daerah Propinsi Lampung hanya mengelola Arsip Inaktif dari Lembaga/Kantor/Dinas/Satuan Unit Kejar di lingkungan Pemerintah Propinsi Lampung. Arsip Inaktif yaitu frekuensi penggunannya untuk penyelenggaraan administrasi pemerintahan sudah menurun. Sedangkan Arsip Aktif dikelola oleh Unit Pengolah yang ada pada Lembaga/Kantor/Dinas/Satuan Unit Kerja masing-masing, mengingat arsip aktif masih secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan sebagai bahan bukti kebijakan pimpinan.
Dalam melakukan pengelolaan arsip inaktif, Kantor Arsip Daerah Propinsi Lampung masih berpedoman pada Surat Edaran Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia tentang Penanganan Arsip Inaktif sebagai Pelaksanaan Peralihan Peraturan Pemerintah tentang Penyusutan Arsip, serta peraturan perundang-undangan yang berlaku tentang kearsipan. Adapun sasaran dalam penanganan arsip inaktif adalah penyelamatan dan pemanfaatan informasi untuk meningkatkan daya guna dan tepat guna administrasi aparatur negara serta bahan bukti pertanggung jawaban nasional/pemerintah.
TINJAUAN PERTANGGUNG JAWABAN PEMERINTAH DALAM PENGELOLAAN DAN PENGAMANAN ARSIP DAERAH
( Studi pada Kantor Arsip Daerah Propinsi Lampung )
Oleh:
HAFIDZ ANDRIANTO
Skripsi
Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Mencapai Gelar SARJANA HUKUM
Pada
Bagian Hukum Administrasi Negara Fakultas Hukum
FAKULTAS HUKUM UNIVERSITAS LAMPUNG
RIWAYAT HIDUP
Penulis bernama Hafidz Andrianto, dilahirkan di Bandar Lampung pada tanggal 07 Maret 1987 yang merupakan anak pertama dari tiga bersaudara dari pasangan Bapak Kisworo, S.H., dan Ibu Rustina, S.H.
Penulis memulai jenjang pendidikannya di Taman Kanak-kanak (TK) Pertiwi Bandar Lampung diselesaikan pada tahun 1994, selanjutnya penulis melanjutkan Pendidikan di SD Negeri 1 Beringin Raya yang diselesaikan pada tahun 1999 berijasah. Setelah itu melanjutkan pendidikan di SMP Negeri 1 Bandar Lampung yang diselesaikan pada tahun 2002 berijasah dan melanjutkan ke SMA Negeri 7 Bandar Lampung yang diselesaikan pada tahun 2005 berijasah.
MOTO
Bertolong menolonglah kamu dalam perbuatan baik dan taqwa serta
janganlah kamu bertolong menolong dalam permusuhan dan dosa
PERSEMBAHAN
Puji syukur kehadirat Allah swt. Tuhan yang maha esa,
kepersembahkan karyaku ini kepada:
Kedua orang tuaku tercinta Bapak Kisworo, S.H., dan Ibu Rustina,
S.H., yang sangat aku cintai, terimakasih atas kasih sayang, doa yang
tulus, didikan yang terbaik kepadaku dan segala pengorbananya demi
keberhasilanku.
Adik - adikku Dwi Annisa Afriana, S.Pd dan Nabilla Putri
Ramadhanti, dengan segala kasih sayangnya telah mendukung dan
SANWACANA
Bismillaahirrahmaanirrahim,
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, karena berkat Rahmat dan Hidayahnya-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul “Tinjauan Pertanggung Jawaban Pemerintah Dalam Pengelolaan dan
Pengamanan Arsip Daerah (Studi pada Kantor Arsip Daerah Propinsi Lampung)“. Skripsi ini disusun sebagai salah satu syarat untuk mendapatkan gelar Sarjana Hukum pada Fakultas Hukum Universitas Lampung.
Dalam kesempatan ini Penulis mengucapkan terimakasih kepada :
1. Bapak Dr. Heryandi, S.H., M.S., Dekan Fakultas Hukum Universitas Lampung.
2. Ibu Upik Hamidah, S.H., M.H., selaku Ketua Jurusan Hukum Administrasi Negara.
3. Bapak Satria Prayoga, S.H., M.H., selaku Sekretaris Jurusan Hukum Administrasi Negara dan selaku Pembahas II, terimakasih atas masukan, saran dan kritiknya pada penulis.
5. Ibu Nurmayani, S.H., M.H., Dosen Pembimbing II pada pembuatan skripsi. Terimakasih atas masukan, saran dan kritiknya pada penulis. 6. Bapak Syamsir Syamsu, S.H., M.H., selaku Pembahas I pada pembuatan
skripsi. Terimakasih atas masukan, saran dan kritiknya pada penulis. 7. Bapak Elman Eddy Patra, S.H., M., selaku Pembimbing Akademik dan
pengarah Penulis selama study di Fakultas Hukum Universitas Lampung. 8. Seluruh dosen dan karyawan Fakultas Hukum Universitas Lampung yang
penuh dedikasi untuk memberikan ilmu yang bermanfaat bagi penulis serta segala bantuannya selama penulis study di Fakultas Hukum Universitas Lampung.
9. Teristimewa untuk kedua orang tuaku tercinta, Bapak Kisworo, S.H. dan Ibu Rustina, S.H terima kasih atas keikhlasan, cinta dan kasih sayang, doa,
motivasi, moral serta finansial yang tidak akan pernah terbayarkan.
10.Adik - adikku Dwi Annisa Afriana dan Nabilla Putri Ramadhanti, terima kasih atas do’a, dukungan, bantuan, perhatian dan cinta kasih yang
diberikan.
11.Abang dan omku tercinta Roni Bob dan Joko Himawan S. yang selalu mendoakan, memberikan dukungan dan membantu dalam menyelesaikan skripsi ini.
12.My Brother Nedi, Kidung, Rully, Iduy, Eno, Tamong, Pepeng, Jessica, Harun, Welly dan Wanasis yang selalu mendoakan, memberikan dukungan dan membantu dalam menyelesaikan skripsi ini.
Akhirnya penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari semua pihak untuk perbaikan penyusunan skripsi ini. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang membaca dan juga dapat menambah wawasan pengetahuan kita.
Bandar Lampung, Oktober 2013 Penulis,
Hafidz Andrianto
DAFTAR ISI
1.3 Tujuan dan Kegunaan Penelitian ... 9
a. Tujuan Penelitian ... 9
b. Kegunaan Penelitian ... 9
II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1.Pengertian Arsip dan Kerasipan ... 8
2.2.Fungsidan Tujuan Kearsipan ... 11
2.3.Pengertian Pertanggung Jawaban Pemerintah ... 15
2.4.Pengertian Tujuan dan Fungsi ... 17
2.5.Dasar Hukum Kearsipan ... 18
III. METODE PENELITIAN 3.1. Pendekatan Masalah... 20
3.2. Sumber Data... 21
3.2.1 Data Primer ... 21
3.2.2 Data Sekunder ... 21
3.3.Prosedur Pengumpulan dan Pengolahan Data ... 22
3.3.1 Prosedur Pengumpulan Data ... 22
3.3.2 Prosedur Pengolahan Data ... 23
IV. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
4.1.Gambaran Umum Kantor Arsip Daerah Provinsi Lampung ... 24 4.2.Tanggung Jawab Pemerintah Daerah Dalam
Melakukan Pengelolaan dan Pengamanan Arsip Daerah ... . 25 4.3 Upaya yang Dilakukan Pemerintah dalam Pengelolaan dan
Pengamanan Arsip Daerah ... 29 4.4 Faktor-faktor yang Menghambat dan yang Mendukung
Pengelolaan dan Pengamanan Arsip Daerah ... 43 V. KESIMPULAN DAN SARAN
5.1.Kesimpulan ... 44 5.2.Saran ... 46 DAFTAR PUSTAKA
BAB I PENDAHULUAN
1.1.Latar Belakang
Masalah kearsipan belum sepenuhnya menjadi perhatian baik oleh masyarakat umum, organisasi pemerintah maupun organisasi swasta. Masyarakat masih belum mengetahui atau belum memahami arti penting dan manfaat arsip dalam kehidupan sehari-hari bagi pribadi maupun bagi organisasi, orang menganggap bahwa arsip relatif masih sangat rendah dan bagi sebagian orang yang tidak paham, arsip seringkali diposisikan sebagai barang yang tidak berharga, bahkan dianggap sebagai sampah.
2
Untuk itu masalah kearsipan perlu kiranya mendapatkan perhatian pemerintah, baik arsip yang dikelola sebagai arsip nasional maupun arsip yang dikelola di daerah, sebagai arsip daerah.
Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) merupakan salah satu Lembaga Pemerintah Non Kementerian yang dibentuk berdasarkan Undang- undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang ketentuan pokok Kearsipan dengan makin berkembangnya Indonesia, maka sudah sepatutnya Undang-Undang tersebut diubah dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan dalam rangka melaksanakan tugas pemerintahan dibidang kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
3
Administrasi Kearsipan memegang peranan penting di dalam suatu organisasi manajemen dan administrasi arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan. Tanpa arsip tidak mungkin seseorang mengingat segala dokumen dan catatan yang begitu kompleks, terutama dalam pengelolaan administrasi dan organisasi. Oleh sebab itu, pengelolaan dan pengamanan kearsipan selalu berkaitan dengan surat, warkat, record dan dokumen lainnya, jadi demi kelancaran administrasi baik pada kantor pemerintah, swasta, diperlukan adanya administrasi yang tertib dan menyeluruh.
Manajemen kearsipan yang teratur dan tertib adalah sebagai alat informasi dan referansi (rujukan dan acuan) yang dapat membantu Lembaga-Lembaga pemerintah dan Lembaga-lembaga swasta dalam melancarkan kegiatannya. Dalam penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan arsip adalah merupakan rekaman informasi seluruh kegiatan yang telah, sedang dan akan dilaksanakan oleh para penyelenggara dalam menjalankan tugas dan fungsinya yang telah dipercayakan oleh masyarakat. Hal ini berarti bahwa melalui arsiplah masyarakat dapat mengetahui keberhasilan, kegagalan ataupun penyimpangan-penyimpangan dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya.
Kondisi arsip saat ini belum dimanfaatkan sepenuhnya dengan optimal dalam proses manajemen pemerintahan dan pembangunan, hal ini disebabkan oleh beberapa permasalahan diantaranya :
4
b. Kualitas dan kuantitas SDM penyelenggara kearsipan masih sangat jauh dari standard dan jumlah arsiparispun hanya bisa dihitung dengan jari.
c. Kurangnya dalam memberikan penghargaan kepada arsiparis. Hal ini menyebabkan kurang berminatnya pegawai untuk menekuni profesi di bidang kearsipan.
d. Masih terbatasnya alokasi dana yang diberikan untuk menunjang pengadaan sarana dan prasarana kearsipan.
e. Pembinaan SDM kearsipan melalui Diklat belum berkesinambungan yaitu pegawai yang telah dididik tidak dimanfaatkan atau ditugaskan dibidang kearsipan; (Sumber: Pasal (1) butir 13 Undang-Undang No.43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan).
5
kegiatan perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban bagi kegiatan pemerintahan. Untuk kelancaran pelaksanaan penyimpanan dan pengamanan arsip perlu diadakan penyelenggaraan sistem kearsipan sehingga memperlancar dan menertibkan administrasi yang mampu mendukung pelaksanaa tugas-tugas pemerintah, sehingga arsip dapat dipelihara dan diamankan, adapun jenis-jenis arsip yang dapat dipelihara dan diamankan adalah :
1. Arsip yang mengandung pembuktian dalam berbagai aspek, termasuk aspek politik
2. Arsip yang mengandung pertanggung jawaban 3. Arsip yang mengandung sejarah
4. Arsip yang mengadung informasi bagi kepentingan umum; (Sumber : Pasal 1 butir 4 dan butir 8 Undang-Undang No.43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan).
Untuk menjaga agar arsip-arsip penting yang berkaitan dengan kehidupan kebangsaan tidak dikuasai negara /pihak lain yang dapat berakibat merugikan kepentingan daerah atau nasional, maka pengamanan dan pengelolaan arsip sangat diharapkan peranan aktif Kantor Arsip Daerah Propinsi serta Lembaga / Badan / Dinas terkait untuk menyelamatkannya sebagai bahan pertanggungjawaban Nasional pada umumnya serta Pemerintah Propinsi Lampung khususnya.
6
pengembangan sistem pengelolaan arsip sehingga mampu mengimbangi dan mengantisipasi perkembangan zaman.
Dalam hal ini perlu dilakukan mengingat arsip yang tercipta tidak hanya menggunakan media kertas akan tetapi juga menggunakan media baru. Pengembangan metode pengelolaan arsip adalah merupakan bagian dari penyelenggara kearsipan menuju kearah kesempurnaan. Berkenaan dengan pengelolaan arsip Daerah di Provinsi Lampung dikelola oleh Pemerintah Daerah Provinsi Lampung, Sebagaimana diatur dalam Peraturan Daerah Provinsi Lampung Nomor 3 Tahun 2009 Tentang Urusan Pemerintahan Daerah Provinsi Lampung. Pertanggung jawaban sebagaimana dimaksud dalam Peraturan Daerah Provinsi Lampung Nomor 3 Tahun 2009 Pasal 3 dan Pasal 4 ayat (2) butir (y) Tentang Urusan Pemerintahan Daerah Provinsi Lampung.
Berdasarkan uraian yang dikemukakan di atas, maka penulis tertarik untuk mengadakan penelitian yang kemudian dituangkan dalam suatu karya ilmiah yang berbentuk skripsi dengan judul “ Tinjauan Pertanggung Jawaban Pemerintah Dalam Pengelolaan dan Pengamanan Arsip Daerah” (Studi pada Kantor Arsip Daerah Propinsi Lampung)
1.2. Permasalahan
Adapun yang menjadi permasalahan dalam penulisan skripsi ini adalah :
a. Apa sajakah yang menjadi tanggung jawab pemerintah daerah dalam melakukan pengelolaan dan pengamanan arsip daerah ?
7
c. Upaya apa saja yang dilakukan pemerintah dalam pengelolaan dan pengamanan arsip daerah ?
1.3. Tujuan dan Kegunaan Penelitian a. Tujuan Penelitian
1) Untuk mengetahui tanggung jawab pemerintah daerah dalam melakukan pengelolaan dan pengamanan arsip daerah;
2) Untuk mengetahui faktor-faktor yang menghambat dan yang mendukung pengelolaan dan pengamanan arsip daerah;
3) Untuk mengetahui upaya yang dilakukan pemerintah dalam pengelolaan dan pengamanan arsip daerah.
b. Kegunaan Penelitan
1) Memberikan masukan kepada pihak pemerintah daerah khususnya Kantor Arsip Daerah Propinsi Lampung dalam rangka pengelolaan dan pengamanan arsip daerah sebagai bahan pertanggung jawaban Pemerintah.
2) Untuk memperkaya khazanah ilmu pengetahuan bagi masyarakat serta pihak-pihak yang memerlukan dalam mempelajari dan mengkaji tanggung jawab Kantor Arsip Daerah Propinsi Lampung dalam pengelolaan dan pengamanan arsip daerah sebagai bahan pertanggung jawaban Pemerintah.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Pengertian Arsip dan Kearsipan
Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sebagai penyelenggara kearsipan nasional sebagaimana yang dimaksud di dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, bahwa penyelenggaraan kearsipan meliputi keseluruhan penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh berbagai sumber daya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
9
Secara etimologi arsip berasal dari bahasa Yunani Kuno Archeon, Arche yang dapat bermakna permulaan, asal, tempat utama, kekuasaan dan juga berarti bangunan/kantor. Perkembangan selanjutnya kita mengenal archaios yang berarti kuno, archaic, architect, archaeology, archive dan arsip. Pengertian-pengertian tersebut dimaksudkan untuk menunjukkan betapa sebenarnya bidang kearsipan itu sudah cukup akrab di indera dengar kita, disamping juga sudah cukup tua umur kemunculannya. Lebih dari sekedar diskusi tentang istilah arsip, sebenarnya secara akademis kita juga akan lebih jauh melihat eksistensi kearsipan sebagai ilmu pengetahuan.
Bila ilmu didefinisikan sebagai pengetahuan yang tersusun dan pengetahuan adalah pengamatan yang disusun secara sistematis, maka kearsipan tentu dapat dikategorikan sebagai ilmu pengetahuan. Sebagai ilmu pengetahuan, kearsipan memenuhi syarat-syarat universalism, organized, disinterestedness dan communalism. Semua itu dikemukakan sebagai justifikasi terhadap eksistensi
kearsipan. Lebih jauh lagi kita dapat melacak kedudukan kearsipan dalam kerangka ilmu informasi. Dalam ilmu informasi kita mengenal dokumentasi yang didalamnya meliputi dokumen dalam wujud korporil (museum), dokumen dalam wujud literair (perpustakaan), dan dokumen privat (kearsipan).
10
Kata "arsip" merupakan kata serapan dari bahasa Belanda archief yang pada
gilirannya diserap dari bahasa Perancis archives dan diucapkan sebagai /ʔɑr'ʃiv/.
Pengucapan dan cara penulisan dalam bahasa Indonesia ini nampaknya berasal dari pelafalan bahasa Perancis ini. Pada awalnya kata ini berasal dari bahasa Yunani αρχεία arkheia, bentuk jamak dari αρχείον arkheion, "balai kota".
Di lihat dari asal katanya, istilah “arsip” berasal dari bahasa Yunani arche yang
berarti pemulaan, jabatan, fungsi atau kuasa hukum. Kemudian kata arche berubah menjadi ta arche yang artinya dokumen, catatan. Terakhir berubah menjadi archevum yang dalam bahasa Latin berarti balai kota.
Dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Pasal 1 yang kemudian diubah menjadi Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 menyebutkan yang dimaksud dengan arsip adalah :
a. Naskah-Naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintah dalam bentuk/corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah
b. Naskah-Naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk/corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
11
a. Arsip adalah kumpulan surat –menyurat yang terjadi karena pekerjaan, aksi, transaksi, tindak-tanduk dokumenter (documentaire handeling) yang disimpan sehingga pada setiap saat dibutuhkandapat dipersiapkan untuk melaksanakan tindakan selanjutnya.
b. Arsip adalah suatu badan yang mengadakan pencatatan, penyimpanan serta pengolahan-pengolahan tentang segala surat-surat baik dalam soalpemerintahan maupun soal umum, baik ke dalam maupun ke luar dengan suatu sistem tertentu yang dapat dipertanggung jawabkan.
Lembaga Administrasi Negara (LAN) mengartikan arsip sebagai segala naskah, buku, foto, film, mikro film rekaman suara, gambar peta, gambar bagan dan dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, asli atau salinan serta dengan segala macam penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh sesuatu organisasi/badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi prosedur pekerjaan atau kegiatan pemerintah lainnya atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya, sedangkan menurut Drs. The Liang Gie dalam Kamus Administrasi Perkantoran, mengartikan arsip sebagai kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana, karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
2.2. Fungsi dan Tujuan Kearsipan
12
a. Arsip Nasional Pusat
Wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 dari Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintah Pusat.
b. Arsip Nasional Daerah
Wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 dari lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintah daerah serta badan-badan pemerintah pusat di daerah.
c. Arsip Nasional Pusat maupun Arsip Nasional Daerah
Wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip yang berasal dari badan-badan swasta dan/atau perorangan.
Dalam penyelenggaraan kearsipan ANRI melaksanakan tugas dan fungsi ANRI melaksanakan tugas Pengkajian dan penyusunan kebijakan nasional di bidang kearsipan;
1. Koordinasi kegiatan fungsional dalam pelaksanaan tugas ANRI;
2. Fasilitasi dan pembinaan terhadap kegiatan instansi pemerintah di bidang kearsipan;
3. Penyelenggaraan pembinaan dan pelayanan administrasi umum di bidang perencanaan umum, ketatausahaan, organisasi dan tatalaksana, kepegawaian keuangan, kearsipan, hukum, persandian, perlengkapan, dan rumah tangga.
13
pelaksanaan tugas dan fungsi, ANRI telah menetapkan Visi dan Misi. Visi ANRI adalah “ Arsip sebagai Simpul Pemersatu Bangsa”. Arsip merupakan bukti dari dinamika perkembangan bangsa. Melalui arsip kita dapat mengetahui keberhasilan dan berbagai kegagalan yang dialami bangsa ini mulai dari Sabang sampai Merauke dari Pulau Miyangas sampai Pulau Rote. Dalam arsip tertuang informasi yang mengandung bukti pertanggunjawaban, bukti historis, dan harkat kebangsaan, yang dapat menjalin dan mempertautkan keanekaragaman daerah dalam satu ikatan Negara Kesatuan Republik Indonesia (NKRI). Sedangkan Misi ANRI adalah:
a. Memberdayakan arsip sebagai tulang punggung manajemen pemerintahan dan pembangunan;
b. Memberdayakan arsip sebagai bukti akuntabilitas kinerja organisasi; c. Memberdayakan arsip sebagai alat bukti sah;
d. Melestarikan arsip sebagai memori kolektif dan jati diri bangsa dalam kerangka Negara Kesatuan Republik Indonesia;
e. Memberikan akses kepada publik untuk kepentingan pemerintahan, pembangunan, penelitian dan ilmu pengetahuan untuk kesejahteraan rakyat sesuai peraturan perundang-undangan dan kaidah-kaidah kearsipan demi kemaslahatan bangsa.
Menurut fungsinya, arsip dapat dibedakan menjadi arsip dinamis dan arsip statis, arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam penyusunan, perencanaan, pelaksanaan kegiatan pada umumnya atau dalam penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan, berdasarkan nilai yang senantiasa berubah yang dipakai sebagai kriteria untuk arsip dinamis.
Arsip dinamis terbagi atas :
14
2. Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.
3. Arsip in aktif, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus-menerus, atau frekuensi penggunaannya jarang atau hanya dipergunakan sebagai referensi saja.
Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kegiatan maupun untuk penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan dalam rangka penyelenggaraan kehidupan kebangsaan ataupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Arsip ini tidak lagi berada pada organisasi atau kantor penciptanya akan tetapi berada di Arsip Nasional Pusat dan Daerah. Untuk menjalankan fungsi-fungsi tersebut dengan baik, maka petugas penata arsip mempunyai kewajiban terhadap :
1. Penyimpanan berkas surat dinas;
2. Pemeliharaan dan pengendalian berkas surat dinas;
3. Penyusutan dan pemusnahan berkas surat dinas yang sudah tidak diperlukan lagi;
4. Penemuan kembali berkas surat dinas yang disimpan bila diperlukan.
15
dibuatkan daftar untuk kemudian diserahkan kepada Kantor Arsip Daerah sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
2.3.Pengertian Pertanggung Jawaban Pemerintah
Pertanggungjawaban berasal dari tanggung jawab, yang berarti keadaan wajib menanggung segala sesuatunya (jika ada sesuatu hal, dapat dituntut, dipersalahkan, diperkarakan). Dalam kamus hukum ada dua istilah menunjuk pada pertanggungjawaban, yakni liability dan responsibility. Liability merupakan istilah hukum yang luas yang di dalamnya mengandung makna bahwa menunjuk pada makna komprehensif, meliputi hampir setiap karakter risiko atau tanggung jawab, yang pasti, yang bergantung, atau yang mungkin. Liability didefinisikan untuk menunjuk semua karakter hak dan kewajiban.
Sementara itu responsibility berarti hal yang dapat dipertanggungjawabkan atas suatu kewajiban, dan termasuk putusan, keterampilan, kemampuan, dan kecakapan. Responsibility juga berarti kewajiban bertanggung jawab atas undang-undang yang dilaksanakan, dan memperbaiki atau sebaliknya memberi gantu rugi atas kerusakan apa pun yang telah ditimbulkannya.
16
Tanggung Jawab Pemerintahan adalah kewajiban penataan hukum (compulsory compliance) dari negara atau pemerintah atau pejabat pemerintah atau pejabat lain
yang menjalankan fungsi pemerintahan sebagai akibat adanya suatu keberatan, gugatan, judicial review, yang diajukan oleh seseorang, masyarakat, badan hukum perdata baik melalui penyelesaian pengadilan atau di luar pengadilan untuk pemenuhan berupa :
1) Pembayaran sejumlah uang (subsidi, ganti rugi, tunjangan dsb)
2) Menerbitkan atau membatalkan/mencabut suatu keputusan atau peraturan 3) Tindakan-tindakan lain yang merupakan pemenuhan kewajibannya,
misalnya untuk melakukan pengawasan yang lebih efektif dan efisien, mencegah adanya bahaya bagi manusia maupun lingkungan, melindungi harta benda warga, mengelola dan memelihara sarana dan prasarana umum, mengenakan sanksi terhadap suatu pelanggaran dan sebagainya
17
Sebagai dasar hukum pertanggung jawaban kebijakan Legislatif melalui Pemerintah, Mengeluarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang No.43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan dalam cakupan lembaga kearsipan, Pada Pasal 1 ayat (10) yang menyatakan "Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan”
yang terdapat pada Pasal 1 ayat (20) yang menyatakan bahwa "Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya".
2.4. Pengertian Tujuan dan Fungsi
Berkaitan tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keamanan dan keselamatan bahan bukti pertanggung jawaban pemerintah tentang perencanaan, pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. Dari tujuan kearsipan itu sendiri adalah sebagai berikut :
1. Pembentukan lembaga atau unit-unit kerja kearsipan.
2. Dilakukannya aturan tentang kewajiban pemerintah dan masyarakat di bidang kearsipan.
3. Dikeluarkannya penindakan yang menyangkut kerahasiaan dan pemalsuan.
18
saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan secara nasional". (Sumber Pasal 1 butir 33 Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang No.43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan). Fungsi kearsipan adalah sebagai berikut :
1. Pengkajian dan penyusunan kebijakan nasional di bidang kearsipan. 2. Koordinasi kegiatan fungsional dalam pelaksanaan tugas lembaga. 3. Fasilitasi dan pembinaan terhadap kegiatan instansi pemerintah di bidan
kearsipan,
4. Penyelenggaraan pembinaan dan pelayanan administrasi umum di bidang perencanaan umum, ketatausahaan, organisasi dan tata laksana
kepegawaian, keuangan, kearsipan, hukum, persandian, perlengkapan dan rumah tangga.
2.5. Dasar Hukum Kearsipan
19
2. Sebagai Pelaksanaan Undang-Undang No.43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Pemerintah mengeluarkan Peraturan Pemerintah No.28 Tahun 2012 sebagai pelaksanaan dari ketentuan Undang-Undang No.43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. Hal ini juga klausa pertimbangan dalam konsideran Mengingat dalam Pasal 5 ayat (2) Undang-Undang dasar 1945.
BAB III
METODE PENELITIAN
Dalam rangka untuk dapat menjawab permasalahan yang ada diperlukan suatu metode penelitian, karena dengan metode penelitian diharapkan dapat mendukung proses penelitian yang dapat dipertanggungjawabkan secara obyektif.
3.1. Pendekatan Masalah
Untuk menjawab dan memecahkan masalah yang ada hubungannya dalam penulisan ini diperlukan suatu penelitian khusus agar supaya berdasarkan atas data itu dapat dipertanggung jawabkan segala kebenarannya. Pendekatan masalah yang dipakai dalam penelitian ini adalah melalui penelitian hukum normatif dan empiris.
1. Pendekatan secara normatif yaitu dengan cara melihat, mempelajari dan mencatat kaidah-kaidah, ketentuan Perundang-undangan, Peraturan Pemerintah, Peraturan Pelaksanaan lainnya, disamping itu diperlukan juga buku-buku hukum serta literatur-literatur yang berhubungan dengan permasalahan yang akan di bahas dalam penelitian ini.
21
mengetahui dan dapat memberikan informasi data yang berhubungan permasalahan yang akan di bahas.
3.2. Sumber Data
Dalam pelaksanaan pengumpulan data dari jenis sumbernya, maka sumber data yang dipergunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :
3.2.1. Sumber Data Primer
Yaitu data yang diperoleh secara langsung dari hasil penelitian yang dilakukan dilapangan melalui observasi dan melakukan wawancara kepada Pejabat dari Kantor Arsip Daerah Propinsi Lampung , wawancara akan dilakukan dengan cara mempersiapkan terlebih pertanyaan-pertanyaan yang akan ditanyakan, hal ini dilakukan agar pada saat wawancara dilakukan diperoleh hasil yang dibutuhkan dan tidak menyimpang dari permasalah yang akan di bahas.
3.2.2 Sumber Data Sekunder
yaitu data yang diperoleh dari studi kepustakaan dengan cara membaca/mencatat literatur dan dokumentasi, Peraturan perundang-undang dan peraturan tambahan dan lainnya yang ada hubungan dengan masalah yang di bahas berupa :
1. Bahan hukum primer yaitu bahan hukum yang mempunyai kekuatan hukum yang mengikat antara lain :
a. Undang-Undang Nomor : 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. b. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan
22
c. Undang-Undang Nomor : 32 Tahun 2004 Tentang Pemerintah Daerah.
2. Bahan hukum sekunder yaitu bahan hukum yang erat hubungannya dalam dalam membantu menganalisa serta memahami bahan hukum primer yang meliputi buku-buku literatur dan dokumen yang berkaitan dengan permasalahan yang dibahas.
3. Bahan hukum tersier yaitu bahan-bahan yang berguna untuk memberi petunjuk atau penjelasan terhadap hukum primer dan bahan hukum sekunder seperti halnya kamus bahasa Indonesia.
3.3. Prosedur Pengumpulan dan Pengolahan Data 3.3.1.Prosedur Pengumpulan Data
Teknik Pengumpulan Data dalam penulisan ini diupayakan semaksimal mungkin dengan 2 (dua) cara yaitu :
a. Studi Kepustakaan : dilakukan dengan cara membaca, mencatat dan mengutip peraturan perundang-undangan dan buku-buku yang ada kaitannya dengan penelitian.
b. Studi Lapangan
23
3.3.2.Prosedur Pengolahan Data
Setelah keseluruhan data terkumpul dari hasil yang telah dilakukan baik dari hasil studi dikepustakaan maupun dari hasil dilapangan, maka data tersebut diolah dengan cara sebagai berikut :
1. Seleksi data yaitu memeriksa dan menentukan kelengkapan data apakah sudah sesuai dengan pokok bahasan, apabila belum perlu dilengkapi sesuai dengan kebutuhan
2. Klasifikasi data yaitu mengklasifikasikan, mengelompokan data sesuai dengan pokok bahasan masing-masing sehingga memudahkan untuk penelitian berikutnya
3. Sistematika data yaitu penyusunan data yang telah diseleksi dan dikelompokan sehingga menjadi data yang tersusun secara sistematis.
3.4.Analisa Data
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1. Kesimpulan
Berdasarkan uraian pembahasan pada bab-bab tersebut diatas, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :
5.1.1 Prosedur Pengamanan dan Pengelolaan Arsip sebagai bahan pertanggung jawaban Pemerintah.
Berdasarkan hasil wawancara, bahwa Kantor Arsip Daerah Propinsi Lampung hanya mengamankan dan mengelola arsip inaktif yang diserahkan dari Dinas Instansi di Jajaran Pemerintah Propinsi Lampung, dengan berpedoman pada peraturan perundang-undangan mengenai kearsipan yang berlaku. Adapun tahapan-tahapan dalam pengamanan dan pengelolaan adalah :
1. Pendaftaran Arsip Inaktif
Pendaftaran arsip inaktif yang ada pada Dinas Instansi ke Kantor Arsip Daerah untuk diamankan dan dikelola guna mempermudah penemuan kembali jika diperlukan.
2. Penataan Kembali Arsip Inaktif
45
3. Penyusutan Arsip
Penyusutan arsip menggunakan 2 (dua) cara yaitu dengan menggunakan jadwal Retensi Arsip dan tanpa Jadwal Retensi Arsip Daerah Propinsi Lampung dalam melaksanakan penyusutan arsip menggunkan Jadwal Retensi Arsip.
4. Pemusnahan Arsip
Pemusnahan arsip merupakan kegiatan menghancurkan atau meniadakan fisik dan informasi arsip dengan cara tertentu berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
5.1.2 Tanggung jawab Kantor Arsip Daerah dalam Pengamanan dan Pengelolaan Arsip
Adalah melakukan pengamanan dan pengelolaan arsip inaktif yang telah diserahkan dari Dinas Instansi dijajaran Pemerintah Propinsi Lampung. Sedangkan untuk arsip aktif maupun inaktif yang masih berada pada Dinas Instansi menjadi tanggung jawab Kepala Dinas Instansi dimana arsip tersebut diciptakan, baik isi dan informasinya agar tidak diketahui oleh yang tidak berkepentingan baik lisan maupun tulisan.
5.1.3 Faktor Pendukung dan Penghambat dalam Pengamanan dan Pengelolaan Arsip adalah :
46
terdidik serta sarana dan prasarana yang tersedia pada Kantor Arsip Daerah Propinsi Lampung.
2. Faktor Penghambat dalam pengamanan dan pengelolaan arsip adlaah kurangnya minat masyarakat dan Pegawai Negeri Sipil sendiri untuk terjun langsung dalam pengamanan dan pengelolaan arsip yang menjadi bahan bukti pertanggung jawaban Pemerintah/Nasional, serta kurangnya sarana dan prasarananya yang ada pada Unit Pengolah Arsip pada Dinas Instansi.
5.2. Saran-saran
Berdasarkan kesimpulan yang dikemukakan diatasa, maka ada beberapa hal yang kiranya dapat merupakan saran bagi Kantor Arsip Daerah Propinsi Lampung dalam Pengamanan dan Pengelolaan Kearsipan di Jajaran Pemerintah Propinsi Lampung, yaitu :
a. Hendaknya Ketentuan Perundang-undangan tentang Kearsipan yang ada sekarang suda harus disempurnakan lagi sesuia dengan perkembangan zaman dan kemajuan teknologi yang semakin kompleks.
47
c. Hendaknya Kepada Petugas Kearsipan (Arsiparis) kiranya dapat diberikan Tunjangan Fungsional Arsiparis untuk meningkatkan kesejahteraannya sehingga menjalankan tugasnya dengan baik dan efisien.
d. Hendaknya Kepala Dinas/Kantor/Satuan Kerja agar benar-benar sepenuhn ya bertanggung jawab atas pengamanan dan pengelolaan kearsipan dilingkungan kerjanya masing-masing. Sehingga apabila timbul permasalahn yang menyangkut mengenai pembuktian suatu perkara tindak pidana terhadap pelaksanaan kegiatan baik proyek maupun rutin pada kantor yang dipimpinnya, arsip dari pelaksanaan kegiatan tersebut dapat menjadi bukti pertanggung jawaban atas kebijakan yang diambilnya. e. Hendaknya setiap tahun diadakan Diklat Kearsipan guna mencetak tenaga
DAFTAR PUSTAKA
Keputusan Gubernur Lampung Nomor 60 Tahun 2001. Tentang Penjabaran Tugas Pokok dan Fungsi Lembaga Teknis Daerah Propinsi Lampung.
Peraturan Daerah Propinsi Lampung Nomor 16 Tahun 2000. Tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah Propinsi Lampung.
Peraturan Daerah Provinsi Lampung Nomor 3 Tahun 2009 Tentang Urusan Pemerintah Daerah Provinsi Lampung.
Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.
Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979. Tentang Penyusutan Arsip.
Republik indonesia, Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan.
Republik Indonesia, Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. Republik Indonesia, Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 Tentang
Pemerintahan Daerah.
Soebroto.R. 1986, Pengantar Ilmu Kearsipan. Penerbit CV. Rajawali Jakarta. Soekanto, Soerjono. 1982, Sosiologi Suatu Pengantar. Penerbit CV. Rajawali
Jakarta.
Soekanto, Soejono. 1983, Tata Cara Penyusunan Karya Tulis Ilmiah Bidang Hukum.
The Liang Gie, 1989, Kamus Administrasi Perkantoran.
Utrecht/Djindang, Saleh. M. 1985, Pengantar Hukum Administrasi Negara Indonesia. Penerbit PT. ichtiar Baru Jakarta.
Widjaja. A.W. 1986, Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. Penerbit CV. Rajawali Jakarta.
Y.W. Sunindhia, S.H., Dra Ninik Widiyanti. 1982, Administrasi Negara dan Peradilan Administrasi. PT Rineka Cipta Jakarta.
