Kegiatan belajar 1
Peranan dan kedudukan manajemen rekod aktif
Rangkuman
Dokumen kearsipan(archival documents) berdarsarkan disiplin ilmu manajemen rekod dibagi menjadi 3 dokumen,rekod dan arsip (statis). Seluruh informasi yang terekam atau tercatat sebagai satu unit pembuktian disebut rekod. Arsip adalah rekod yang mengandung nilai ekelanjutan(contining values).
Rekod menurut jenis0jenis nya,dapat dibedakan menurut beberapa kategori,yalni berdarsarkan media penyimpanan,jenis pengggunaanmtempat penggunaan dan nilai rekord.
Menurt perkembangan,rekod terdiri dari beberapa jenis,yaitu rekod kertas,rekod elektronik, surat elektronik pertukaran data elektronik,internet,pencitraan dokumen, sistem penyimpanan rekod elektronik terpadu.
Apa pun jenis rekord yang tercipta,rekod harus selalu berisi elemen-elemenisi, konteks dan struktur. Isi adalah fakta tentang kegiatan tertenu,konteks adalah informasi tentang keadaan dimana rekod-rekod itu diciptakan dan digunakan,serta struktur mencerminkan hubungan antara bagian-bagian pokoknya.
TES FORMATIF
1. Rekod merupkan hasil prosedur komunikasi antara dua perusahaan yang memungkinkan pertukaran rekod standar melalui komputer disebut dengan
b. electronik data interchange
2. Berikut ini yang tidak termasuk elemen-elemen suatu rekod adalah a. Bentuk
3. Rekod yang berguna untuk menjalankan operasi bisnis perusahaan dan jika rusak dapat diganri dengan biaya yang rendah disebut dengan rekod
Kegiatan belajar 2
Peran dan fungsi rekod
Rangkuman
Badan korperasi, terutama badan pemerintah atau lembaga publik,menggunkaan rekod untuk
mendukung mendukung akuntabilitas kepada pihak eksternal. Perusahaan swasta bertanggung jawab kepada pemegang saham,selain juga memiliki tingkatan tanggung jawab tertentu kepada komunitas yang lebih luas. Dalam organisasi,rekod mendukung akuntabilitas internal. Mereka yang bekerja di tingkatan lebih rendah bertanggung jawab kepada senior mereka untuk pekerjaan yang sudah mereka lakukan dan rekod digunakan intuk membuktikan atau menilai kinerja mereka.
1. Yujuan utama penciptaan rekod adalah untuk penggunaan budaya,mendukung akuntabilitas eksternal dan internal,serta untuk keperluan bisnis.
2. Untuk dapat menjadi bukti,menurut bukti menurut standar manajemen rekod internasional(ISO 15489-1:2001 Klusal 7.2)rekod harus memiliki kualitas keaslian,integarisan,kegunaan dan keandalan.
3. Berbagai kesalahan dalam pengelolahan rekod adalah rekod sering tidak memadai untuk tujuan mana rekod dibutuhan, rekod sering hilang,dan rekod di musnahkan terlalu dini atau rekod isinya disimpan tanpa tujuan.
4. Berbagai kesalahan dalam pengelolahan rekod adalah sering tidak memadai untuk tujuan mana rekod dibtuhkan,rekod sering hilang, dan rekod terlalu dini atau lainnya disimpan tanpa tujuan.
5. Adapunberbagai akibat dari pengelolahan rekod yang tidak benar adalah tidak dapat membukitan bahwa individu atau organisasi telah melaksanakan kewajibannya atau bahwa kebijakan telah dipatuhi dengan benar,tidak dapat membela diriya sendiri jika ada tuntunan hukum atas produk dan jasanya atau tuntunan dari karyawannya tidak dapat pembuktian haknya atau melindungi hartanya, serta hak-hak pelanggan warga negara, dan masyarakat luas dapat di rugikan
6. Apapu alasannya penyimpanan rekod,pada dasarnya rekod memiliki nilai-nilai admistrasif,fiisikal \,hukum dan sejarah.
TES FORMATIF 2
1. Jika suatu perusahaan swasta tidak dapat membuktikan tanggung jawabnya kepada pemegang saham maka dapat dikatakan organisasi tersebut gagal dalam
B. akuntabilitas internal
2. Dibawah ini adalah tujuan-tujuan utanma dari penyimpanan rekod,kecuali c.hemat biaya
3. nilai guna rekod yang membantu karyawan melaksanakan operasional kantor dalam suatu prusahaan ataau lembaga pemerintah dan sosial disebut nilai guna
