TUGAS AKHIR
Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan pada Jenjang Diploma Tiga pada Program Studi Manajemen Informatika
Disusun Oleh :
ASEP ANDI 1.09.08.112
PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
iii
arsip yang dimana informasi dan sistem yang mereka gunakan dalam pengelolaan arsip belum efisien dan efektif didalam proses pencatatan data masih dilakukan secara manual, Banyaknya rak penyimpanan yang jumlahnya puluhan bahkan lebih dan data yang disimpan sangat banyak sekali mengakibatkan dalam proses pencariannya memakan waktu yang cukup lama, Dokumen arsip berupa data fisik yang riskan akan kerusakan dan belum adanya backupan data yang memungkinkan terjaganya keutuhan secara fisik.
Metode penelitian yang penulis gunakan adalah metode dekriptif dapat diartikan sebagai proses pemecahan masalah yang diselidiki dengan melukiskan keadaan subjek dan objek penelitian pada saat sekarang, metode pendekatan sistem yang digunakan adalah metode analisis dan perancangan berbasis objek. Sedangkan metode dalam pengembangan sistem yang digunakan adalah menggunakan Metode Waterfall.
Untuk itu penulis membuat suatu aplikasi sistem informasi pengelolaan arsip di Depo Arsip (BAPAPSI) Kabupaten Bandung, bertujuan untuk mengatasi masalah yang terjadi dibagian Arsiparis, sehingga proses pengelolaan arsip lebih cepat dan mudah.
iii
in which information and systems they use in the management of archives have not been efficiently and effectively in the process of recording data is still done manually, number of storage racks number of tens and even more data is stored very much at all resulted in the search process takes a long time, document archives risky form of physical data that will damage and the absence of data backupan that allows preservation of the physical wholeness.
The research method I use is dekriptif method can be interpreted as a problem-solving process is investigated to describe the state of the subject and object of research at the present time, While the methods used in the development of the system is using Method Waterfall.
To the authors make an archive management information system applications in the Archives Depot (BAPAPSI) Regency Bandung, aims to overcome the problems that occur archivists section, so that the process of managing files quicker and easier.
v Bismillaahhirrahmaanirrahiim.
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, Karena atas berkat karunia dan rahmat-nya penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir dengan Judul “Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Pengembangan Sistem Informasi Kabupaten bandung”. Tak lupa shalawat serta salamnya kepada junjungan Nabi Besar Muhammad SAW dan para sahabat-Nya yang telah memberi jalan yang lurus dan menjadikan panutan bagi kita semua.
Penyusunan Tugas Akhir ini dilakukan untuk memenuhi persyaratan sidang kelulusan Diploma III Program Studi Manajemen Informatika, Fakultas teknik dan Ilmu Komputer, Universitas Komputer Indonesia Bandung. Penyusunan Tugas Akhir ini tidak lepas dari bantuan dan dukungan dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Allah SWT, yang telah memberikan petunjuk dan hidayahNya sehingga penulis dapat bekerja dan berkarya lebih baik lagi.
2. Bapak dan Ibu tercinta yang selalu memberikan dorongan dan Do’a kepada penulis, semoga Allah membalas segala kebaikan dan melimpahkan pahala yang berlipat ganda.
vi
5. Ketua Program Studi Manajemen Informatika Dadang Munandar, SE., M.Si.
6. Imelda, ST., MT, Selaku wali dosen yang telah banyak memberikan motivasi untuk menyelesaikan tugas akhir ini.
7. Syahrul Mauluddin, S.Kom., M.Kom, Selaku dosen pembimbing yang telah memberi banyak arahan hingga selesainya tugas akhir ini.
8. Tono Hartono, S.Si.MT dan Lusi Melian, S.Si.MT, Selaku dosen penguji yang selalu kritis dan memberi arahan hingga selesainya tugas akhir ini. 9. KASUBAG Umum & Kepegawaian (BAPAPSI Kabupaten Bandung), Dr.
Sartono.
10.Keluarga besar Haji Kumoro Wijayanto yang selalu terbuka lebar dan selalu hangat menerima kami untuk sekedar menumpang tidur dan beristirahat.
11.Kakak-kakaku tercinta terimakasih atas dorongan moril dan materilnya terutama Teteh Cucun terimakasih banyak sebesar-besarnya berkat dukungan beliau alhamdurilah penulis bisa menyelesaikan tugas akhir ini. 12.Buat adik dan keponakanku tercinta.
vii
Ilham Ferli, Deni Setiawan you’re the best.
15.Buat Riza, Doni, Ade, Elis, Hudi, Riki dan Albina tetap semanagat semoga kalian cepat lulus.
16.Seluruh pihak yang telah membantu dalam penyelesaian Tugas Akhir ini yang tidak dapat penulis sebutkan namanya satu-persatu.
Penulis menyadari sepenuhnya dalam penulisan tugas akhir ini masih jauh dari kesempurnaan dan banyak terdapat kekurangan, penulis mengharapkan agar Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi pihak-pihak yang membutuhkannya.
Akhir kata, penulis mengucapkan Wassalamu’alaikum Wr.Wb.
Bandung, Februari 2012 Hormat
viii
PERNYATAAN KEASLIAN ……….………….… ii
ABSTRAK ……… iii
ABSTRACK ……….. iv
KATA PENGANTAR ……….………. v
DAFTAR ISI ……….. viii
DAFTAR GAMBAR……… xi
DAFTAR TABEL ……….. xiv
DAFTAR SIMBOL ………... xv
BAB I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Penelitian ……….…1
1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah………... 3
1.3. Maksud dan Tujuan Penelitian……….…. 4
1.4. Kegunaan Akademis ……….… 4
1.5. Kegunaan Praktis ………..5
1.6. Batasan Masalah ……….…….. 5
1.7. Lokasi dan Waktu Penelitian ………..…….. 6
BAB II. LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem ……….. 7
2.1.1. Karakteristik Sistem……….…………. 7
2.1.2. Klasifikasi Sistem ……… 9
2.2. Pengertian Informasi ………..10
2.3. Pengertian Sistem Informasi ………..10
2.4. Pengolahan Data ……….11
2.5. Sistem Basis Data ………...12
2.6. Metode Deskriptif ………...14
2.7. Metode Pengumpulan Data……….14
ix
2.8.2. Karakterisitik dari Object………16
2.8.3. Istilah-istilah Object………16
2.8.4. Kelas Object………16
2.9. Alat Bantu Analysis dan Perancangan………17
2.9.1. UML (Unified Modelimg Language)……….17
2.9.2. Alat yang MendukungUML………17
2.9.2.1. Rational Rose………...………17
2.10. Bahasa Pemrograman yang Digunakan……….18
2.10.1. Java………...18
2.11. Perangkat Lunak yag Digunakan………...…...19
2.11.1. Netbeans…………..………..19
2.11.2. XAMPP……….19
2.11.3. JasperReport………..20
2.12. Definisi Permasalahan………...21
2.12.1. Arsip………..21
2.12.2. Daftar Pertelaan Arsip………...21
2.12.3. Pengelolaan………...22
2.12.4. Sistem Pemberkasan……..………...22
2.12.5. Karakter Arsip………...22
2.12.6. Guna dan Fungsi Arsip..………...23
2.12.7. Arsiparis………....……….………...24
BAB III. OBJEK DAN METODE PENELITIAN 3.1. Objek Penelitian ………...………. 25
3.1.1. Sejarah Singkat BAPAPSI Kabupaten Bandung.…………...25
3.1.2. Visi dan Misi ………. 28
x
3.1.4. Deskripsi Tugas ………..………….….. 31
3.2. Metode Penelitian ……….. 33
3.2.1. Desain Penelitian ………...33
3.2.2. Jenis dan Metode Pengumpulan Data ……… 33
3.2.2.1. Sumber Data Primer……….33
3.2.2.2. Sumber Data Sekunder……… 34
3.2.3. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem……….35
3.2.3.1. Metode Pendekatan Sistem ……….35
3.2.3.2. Metode Pengembangan Sistem ………...35
3.2.3.3. Alat Bantu Analisis dan Perancangan Sistem……..38
3.2.4. Pengujian Software ……… 42
BAB IV. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 4.1. Analisis Sistem yang Berjalan ………..44
4.1.1. Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan ………….. 44
4.1.1.1. Aktor………45
4.1.1.2. Use Case Diagram yang Sedang Berjalan…………45
4.1.1.3. Skenario Use Case yang Berjalan………46
4.1.1.4. Activity Diagram yang Berjalan………..47
4.2.1. Evaluasi Sistem yang Berjalan ……….. 48
4.2. Perancangan Sistem ……… 49
4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem ……….. 50
4.2.2. Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan ……… 50
4.2.3. Perancangan UML yang Diusulkan ……….. 51
4.2.3.1. Use Case Diagram yang Diusulkan……….51
4.2.3.2. Skenario Use Case yang Diusulkan ………52
4.2.3.3. Activity Diagram yang diusulkan ………...58
xi
4.2.4. Pengkodean……… 69
4.2.5. Perancangan Antar Muka….………...69
4.2.5.1. Struktur Menu ……….69
4.2.5.2. Rancangan Masukan………70
42.5.3. Rancangan Keluaran……….73
BAB V. IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM 5.1 Implementasi ………….. ……….77
5.1.1. Batasan Implementasi……….77
5.1.2. Implementasi Perangkat Lunak ………. 77
5.1.3. Implementasi Perangkat Keras ……….. 78
5.1.4. Implementasi Basis Data ………78
5.1.5. Implementasi Antar Muka ...………..81
5.1.5.1. Implementasi Login……….81
5.1.5.2. Implementasi Menu Admin……….82
5.1.5.3. Implementsai Menu User……….82
5.1.6. Implementasi Instalasi Program………..83
5.1.7. Penggunaan Program………..88
5.2. Pengujian ………92
5.2.1. Rencana Pengujian ……….92
5.2.2. Kasus dan Hasil Pengujian ……….93
5.2.3. Kesimpulan Hasil Pengujian ………..96
BAB VI. KESIMPULAN DAN SARAN 6.1 Kesimpulan ………..….…...96
6.2 Saran ……….………...97
1
1.1 Latar Belakang Penelitian
Seperti yang telah kita ketahui bersama dunia teknologi komputer, sistem informasi, dan komunikasi berkembang dengan sangat cepat ke semua bidang baik dalam dunia pendidikan, dunia hiburan, dunia bisnis, bahkan dunia pemerintahan dan banyak hal lagi dalam pemanfaatannya dan sangat membantu sebagai faktor penunjang dalam hal keberlangsungan pengoptimalan di semua bidang yang sudah menjadikan kemajuan teknologi komputer, informasi, dan komunikasi ini sebagai bagian dari kegiatannya.
Di samping itu, seiring perkembangannya yang sangat pesat bahkan dapat dikatakan bahwa tiada hari tanpa penemuan atau perkembanagn baru di bidang ini, baik yang menyangkut software maupun hardware. hal ini dikarenakan oleh kebutuhan masyarakat yang semakin meningkat akan produk tersebut. Selain produk komputer yang tergolong perangkat keras (Hardware), kebutuhan akan produk perangkat lunak (Software) pun juga terus berkembang pesat. Adanya kebutuhan untuk pengolahan data secara komputerisasi mendorong banyak kalangan bisnis untuk mengembangkan sistem usaha mereka dari manual menjadi terkomputerisasi, karena akan lebih efisien dan efektif dalam pengerjaannya.
mendorong ketersediaan informasi dan berjalannya komunikasi. Selain itu dapat juga menyediakan suatu sistem solusi berupa perangkat lunak untuk dapat menyelesaikan suatu masalah diberbagai sektor. Sehingga mendorong setiap instansi baik itu pemerintahan maupun swasta untuk menggunakan dan memanfaatkannya secara optimal.
Begitu pula halnya yang terjadi pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Pengembangan Sistem Informasi (BAPAPSI) Kabupaten Bandung sebagai tempat dilaksanakannya penelitian, Di temukan permasalahan dalam pengelolaan arsip yang dimana informasi dan sistem yang mereka gunakan dalam pengelolaan arsip belum efisien dan efektif didalam proses pencatatan data masih dilakukan secara manual sehingga memakan waktu yang cukup lama dan tekadang tulisan yang sulit untuk dibaca mengakibatkan sulitnya pengidentifikasian di kemudian hari. Banyaknya rak penyimpanan yang jumlahnya puluhan bahkan lebih dan data yang disimpan sangat banyak sekali mengakibatkan dalam proses pencariannya memakan waktu yang cukup lama mengakibatkan tidak efisiennya para pekerja dalam melakukan pekerjaannya. Dokumen arsip berupa data fisik yang riskan akan kerusakan dan belum adanya backupan data yang memungkinkan terjaganya keutuhan secara fisik mengakibatkan para pekerja harus merawat dan menjaganya secara telaten agar tidak rusak terkena sesuatu yang sifatnya merusak seperti terbakar, terkena air hujan atau benda cair lainnya.
sistem ini dapat memberikan kontribusi yang signifikan terhadap kinerja para pekerja didalam mengelola arsip secara efektif dan efisien. Dan memberikan informasi yang relevan didalam pengelolaan arsip secara terkomputerisasi, memudahkan pencarian, memudahkan penyortiran, memudahkan pencatatan data.
Berdasarkan uraian di atas, maka penyusun mengusulkan penelitian untuk membangun sebuah aplikasi yang diberi judul “SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN ARSIP PADA BADAN PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI KABUPATEN BANDUNG”.
1.2 Identifikasi Masalah dan Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang kelemahan-kelemahan yang dihadapi serta masalah-masalah yang telah dijelaskan diatas, permasalahan yang dapat di identifikasi adalah sebagai berikut:
1. Proses penyimpanan data Arsip masih berupa dokumen Arsip yang berbentuk fisik dan riskan terhadap kerusakan.
2. Sistem pengolahan data Arsip yang ada di BAPAPSI ini masih mencatat data secara manual.
3. Proses pencarian Arsip yang membutukan waktu lama.
Dengan identifikasi masalah yang telah diuraikan maka dapat diambil kesimpulan bahwa rumusan masalah yang akan dibahas adalah sebagai berikut :
2. Bagaimana pengolahan Sistem Informasi pengelolaan Arsip pada BAPAPSI.
3. Bagaimana implementasi Sistem Informasi Pengelolaan Arsip pada BAPAPSI.
4. Bagaimana pengujian Sistem Informasi Pengelolaan Arsip pada BAPAPSI.
1.3 Maksud dan Tujuan
Adapun maksud dari penelitian ini adalah untuk membangun sebuah Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Pengembangan Sistem Informasi Kabupaten Bandung.
Adapun tujuan penelitian yang dilakukan adalah sebagai berikut :
1. Untuk mengetahui sitem Informasi Pengolahan Data Arsip yang berjalan pada BAPAPSI Kabupaten bandung.
2. Untuk membuat Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan data Arsip pada BAPAPSI Kabupaten bandung.
3. Untuk melakukan Implementasi Sistem Informasi Pengelolaan data Arsip pada BAPAPSI Kabupaten bandung.
4. Untuk melakukan pengujian Sistem Informasi Pengelolaan data Arsip pada BAPAPSI Kabupaten bandung.
1.4 Kegunaan Akademis
2. Bagi penulis sangat berguna untuk menambah wawasan dan pengalaman dalam menulis.
3. Dapat menambah wawasan dan menjadi bahan referensi khususnya bagi pihak-pihak yang berkaitan dengan hasil bahasan dalam penelitian ini untuk mengembangkan lebih jauh.
1.5 Kegunaan Praktis
1. Membantu dan meminimalkan terjadinya kesalahan dalam pengelolaan arsip.
2. Memudahkan para karyawan dalam melakukan proses penyimpanan data yang benar agar tidak tejadi penumpukan.
1.6 Batasan Masalah
Berdasarkan latar belakang dan tujuan penelitian diatas, maka dalam memperjelas permasalahan dan pencarian solusi dari masalah yang dikaji, maka penulis membatasi masalah yang ada agar tidak meluas dan keluar dari pembahasan.
Adapun batasan masalah sebagai berikut :
1. Sistem yang dibangun hanya dapat dijalankan pada bagian kearsipan. 2. Sistem yang dibangun meliputi pertelaan arsip, back-up arsip, pencarian
arsip, dan pembuatan laporan pertelaan.
4. Sistem yang dibangun tidak membahas tentang pemusnahan arsip. 5. Sistem yang dibangun hanya membahas arsip yang memiliki nilai guna
tinggi.
1.7 Lokasi dan Waktu Penelitian
Pelaksanaan Penelitian ini dilakukan di Badan Perpustakaan, Arsip dan Pengembangan Sistem Informasi (BAPAPSI) Kabupaten Bandung yang beralamat di Jl. Raya Soreang km 17 Kabupaten Bandung.
Adapun jadwal penelitian akan dilaksanakan mulai bulan Juli – November 2011. Jadwal dan jenis kegiatan akan dilakukan seperti pada tabel berikut :
Tabel 1.1 Tabel Kegiatan Tugas Akhir
No Kegiatan
Bulan
Juli Agustus September Oktober November Desember
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Analisis Kebutuhan
2 Perancangan
3 Pengkodean
4 Pengujian
5 Perawatan
7
2.1. Pengertian Sistem
Menurut Abdul Kadir (2003 : 54) pada dasarnya, sistem adalah kumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan. Jika dalam sebuah sistem terdapat elemen yang tidak memberikan manfaat dalam mencapai tujuan yang sama, maka elemen tersebut dapat dipastikan bukanlah bagian dari sistem.
Definisi sistem menurut Hanif Al-fatta (2007:18 ) Sistem adalah kumpulan atau group dari bagian atau komponen apapun baik fisik maupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu.
2.1.1 Karakteristik Sistem
Menurut Jogiyanto (2005:3) Bahwa suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat – sifat tertentu, yaitu memiliki komponen – komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan sistem (Environment), penghubung (Interface), masukan (Input), keluaran (Output), pengolah (Proses), dan sasaran (Objective), dan tujuan (Goal).
1. Komponen sistem
bagain – bagian dari sistem. Setiap subsitem mempunyai sifat – sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengarui suatu sistem secara keseluruhan.
2. Batas Sistem (boundary)
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lain atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem di pandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukan ruang lingkup dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Sistem (environment)
Linkungan luar dari sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan (harus dijaga dan merupakan energi dari sistem) dan dapat bersifat merugikan (harus ditahan dan dikendalikan).
4. Penghubung Sistem (interface)
Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem yang lainnya melalui penghubung, Dengan penghubung satu subsistem dapat berinteraksi yang lainnya membentuk satu kesatuan. 5. Masukan Sistem (input)
(signal input). Maintenance input adalah energi yang masukan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
6. Keluaran Sistem (output)
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan subsistem yang lain atau kepada supersistem.
7. Pengolah Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran Sistem
Suatu sistem pasti mempunya tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya Suatu sistem dikatakan berasil bila mengenai sasaran atau tujuan.
2.1.2 Klasifikasi Sistem
Menurut Jogiyanto (2001 : 687) sistem dapat diklasifikasikan kedalam beberapa sudut padangan, diantaranya sebagai berikut :
2. Sistem diklarifikasikan sebagai sistem alamiah dan buatan manusia. Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alami, tidak dibuat manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin yang disebut Human Machine Sistem.
3. Sistem diklarifikasikan sebagai sistem tertentu dan sistem tidak tentu. Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi antara bagian-bagiannya dan dideteksi dengan pasti sehingga keluar dari sistem dapat diramalkan.
4. Sistem diklarifikasikan sebagai sistem terbuka dan tertutup. Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak dipengaruhi lingkungan luarnya. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruhi oleh lingkungan luarnya.
2.2. Pengertian Informasi
Menurut Azhar (2004: 40) Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang.
Menurut Jogiyanto (2005:36) Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakainya.
2.3. Pengertian Sistem Informasi
sistem informasi merupakan satu kesatuan elemen – elemen yang saling berinteraksi secara sistematis dan teratur untuk menciptakan dan membentuk aliran informasi yang akan mendukung pembuatan keputusan dan melakukan kontrol terhadap jalannya perusahaan. (Oetomo, 2002).
2.4. Pengolahan Data
Data adalah keterangan mengenai fakta suatu objek (manusia, benda, peristiwa) yang diwakili dengan simbol (huruf, kalimat, angka, gambar, suara) yang belum diolah menjadi informasi. Dari proses pengolahan data tersebutlah yang akan dihasilkan informasi sebagai output. Suatu output dari pengolahan data merupakan informasi apabila output tersebut dapat berguna bagi pemakainya.
Untuk menghasilkan informasi dari data-data yang relevan harus melalui suatu sistem yang disebut sebagai sistem pengolahan data. Sistem pengolahan data meliputi sejumlah proses, peralatan, dan tenaga pelaksanaan yang saling berhubungan dan berkaitan.
Pengolahan data sebagai serangkaian operasi atas informasi yang direncanakan , guna mencapai tujuan atau hasil yang diinginkan. Unsur-unsur dalam pengolahan data yaitu membaca, menulis dan mengetik, mencatat dan mencetak, menyortir, menyampaikan atau memindahkan, menghitung, membandingkan dan menyimpan.
Siklus pengolahan data baik yang manual maupun yang menggunakan komputer mengalami siklus pengolahan data yang terdiri dari tiga tahap yaitu sebagai berikut :
Gambar 2.1. Siklus Pengolahan Data
1. Data dimasukkan ke komputer dalam bentuk yang dimengerti oleh komputer (input)
2. Data diproses sesuai dengan instruksi yang diterima komputer
3. Hasil pengolahan (output), berupa data yang dapat dimengerti dan berguna untuk manusia.
[Sumber : nin9r0emz.files.wordpress.com/2008/02/proposal-rpl.doc]
2.5. Sistem Basis Data
Menurut Fathansyah,Ir (2002:9) Basis data adalah : Sistem basis data merupakan sistem yang terdiri dari atas sekumpulan tabel yang saling berhubungan (dalam sebuah basis data di sebuah sistem komputer) dan sekumpulan program (DBMS) yang menungkinkan beberapa pemakai lain untuk mengakses dan memanipulasi tabel-tabel tersebut.
Sistem Basis data pada dasarnya di buat untuk tujuan Sebagai berikut: (fatansyah 2002:5)
OUTPUT PROSES
1. Kecepatan dan kemudahan
Dengan sistem basis data diharapkan pengolahan data dapat lebih cepat dan lebih mudah di bandingkan dengan sistem manual.
2. Efisiensi ruang penyimpanan
Dengan basis data,efisiensi /optimalisasi penggunaan ruang penyimpan dapat dilakukan, karena kita dapat melakukan penekanan jumlah redudansi data.
3. Keakuratan
Pemanfaatan pengkodean atau pembentukan relasi antar data bersama dengan penerapan aturan atau batasan tipe, data, domain data, keunikan data dan sebagainya, yang secara ketat dapat diterapkan dalam sebuah basis data, sangat berguna untuk menekan ketidak akuratan masukan ataupun penyimpanan data.
4. Ketersediaan
Dengan pertumbuhan data yang semakin banyak, maka di perlukan tempat penyimpanan yang sangat besar, karena itu kita perlu memilah data dalam bentuk kategori-kategori tertentu sehingga data yang tidak terlalu penting dapat di hapus.
5. Kelengkapan
bentuk penambahan objek baru (tabel) atau dengan penambahan field-field baru pada suatu tabel.
6. Keamanan
Dengan sistem basis data kita dapat memproteksi semua objek yang ada dengan berbagai tingkatan keamanan.
7. Kebersamaan Pemakaian
Pemakai basis data biasanya terdiri dari banyak pemakai, sehingga hendaknya basis data harus bisa di akses oleh banyak pemakai dalam waktu yang bersamaan.
2.6. Metode Deskriptif
Metode deskriftif yaitu metode yang mengumpulkan informasi mengenai suatu gejala yang ada, keadaan gejala pada saat penelitian dilakukan. Tujuan dari penelitian deskriptif ini adalah untuk membuat deskripsi, gambaran atau lukisan secara sistematis, faktual dan akurat mengenai fakta-fakta, sifat-sifat serta hubungan antar fenomena yang diselidiki.
2.7. Metode Pengumpulan Data 2.7.1. Sumber Data Primer
Data primer adalah data yang diperoleh langsung dari unit pengamatan atau responden penelitian baik melalui pengamatan maupun pencatatan terhadap objek penelitian.
tanya jawab, sambil bertatap muka antara si penanya atau pewawancara dengan si penjawab atau responden.
2.7.2. Sumber Data Sekunder
Data sekunder adalah data yang digunakan untuk mendukung data primer, merupakan jenis data yang sudah diolah terlebih dahulu oleh pihak pertama, data sekunder diambil secara tidak langsung dari objek penelitian misalnya data ini diperoleh dari buku-buku, jurnal, tutorial, internet, dan lain-lain.
2.8. Metode Pendekatan Sistem
Metode pendekatan sistem yang digunakan oleh penulis adalah pendekatan dengan Object Oriented yang menggunakan OOA(Object Oriented Analisis) dan OOD(Object Oriented Design).
2.8.1. Konsep Dasar Object Oriented Analysis
1. Obyek adalah benda secara fisik atau konseptual yang memiliki keadaan (state) dan perilaku (behavior).
2. Kelas (Class) adalah definisi umum (pola, template atau cetak biru) untuk himpunan obyek sejenis.
3. Kotak hitam dan Interface sebuah obyek digambarkan sebagai kotak hitam untuk mengakses obyek melalui interface. Kotak hitam berisi Kode (himpunan instruksi dengan bahasa yang dipahami komputer) dan Data. 4. Association dan Aggregation Association adalah hubungan antar obyek
2.8.2. Karakterisitik dari Object
1. Identitas berarti bahwa data yg diukur mempunyai nilai tertentu yang berbeda. Entitas disebut Objek.
2. Objek dapat kongkrit, seperti halnya arsip dalam sistem, atau konseptual seperti kebijakan penjadualan dalam multiprocessing dlm suatu sistem operasi.
3. Setiap objek mempunyai sifat yang melekat pada identitasnya. 4. Dua objek dapat berbeda walaupun semua nilai atributnya identik.
2.8.3. Istilah-istilah Object
1. Atribut : Data item yang menegaskan Objek
2. Operasi : Fungsi di dalam kelas yang dikombinasikan ke bentuk tingkah laku kelas
3. Metode : Pelaksanaan prosedur (bagian dari kode yang mengeksekusi respon terhadap permintaan objek lain didalam sistem)
2.8.4. Kelas Object
1. Kelas merupakan gambaran sekumpulan Objek yang terbagi dalam atribut, operasi, metode, hubungan, dan makna yang sama.
2. Suatu kegiatan mengumpulkan data (atribut) dan perilaku (operasi) yang mempunyai struktur data sama ke dalam satu grup.
3. Kelas Objek merupakan wadah bagi Objek. Dapat digunakan untuk menciptakan Objek.
[Sumber :
2.9. Alat Bantu Analisis dan Perancangan 2.9.1. UML (Unified Modeling Language)
Menurut Bambang Hariyanto. Ir.,MT. (2004:17) UML adalah bahasa grafis untuk mendokumentasikan, menspesifikasikan, dan membangun sistem perangkat lunak. UML berorientasi objek menerapkan banyak level abstraksi, tidak bergantung proses pengembangan, tidak bergantung bahasa dan teknologi. Tujuan UML
1. Menyediakan bahasa pemodelan visual yang ekspresif dan siap pakai untuk mengembangkan pertukaran model-model yang berarti.
2. Menyediakan mekanisme perluasan dan spesialisasi untuk memperluas konsep-konsep inti.
3. Mendukung spesifikasi independent bahasa pemprograman dan proses pengembangan tertentu.
4. Menyediakan basis formal untuk pemahaman bahasa pemodelan.
2.9.2. Alat yang Mendukung UML 2.9.2.1. Rational Rose
Menurut Adi Nugroho (2005 : 20) Rational Rose berfungsi sebagai tool
sebagai bantuan bagi para pengembang dalam melakukan analisis dan perancangan sistem. Rational Rose digunakan untuk melakukan pemodelan sistem sebelum pengembang menulis kode-kode dalam bahasa pemrograman tertentu. Ia juga membantu analisis system dengan cara pengembang membuat diagram use case untuk melihat fungsionalitas sistem secara keseluruhan sesuai dengan harapan dan keinginan pengguna. Kemudian, ia juga menuntut pengembang untuk mengembangkan Interaction diagram untuk melihat bagaimana objek-objek saling bekerjasama dalam menyediakan fungsionalitas yang diperlukan.
2.10. Bahasa Pemrograman yang Digunakan 2.10.1. Java
Java adalah bahasa pemrograman tingkat tinggi yang berorientasi objek dan program java tersusun dari bagian yang disebut kelas. Kelas terdiri atas metode metode yang melakukan pekerjaan dan mengembalikan informasi setelah melakukan tugasnya. Para pemrogram Java banyak mengambil keuntungan dari kumpulan kelas di pustaka kelas Java, yang disebut dengan Java Application Programming Interface (API). Kelas-kelas ini diorganisasikan menjadi sekelompok yang disebut paket(package). Java API telah menyediakan fungsionalitas yang memadai untuk menciptakan applet dan aplikasi canggih. Jadi ada dua hal yang harus dipelajari dalam Java, yaitu mempelajari bahasa Java dan bagaimana mempergunakan kelas pada Java API. Kelas merupakan satu-satunya cara menyatakan bagian eksekusi program.
menyediakan fitur-fitur rumit bahasa pemrograman tingkat tinggi, serta banyak pekerjaan pemrograman yang mulanya harus dilakukan manual, sekarang digantikan dikerjakan Java secara otomatis seperti alokasi memori. [Sumber :
2.11. Perangkat Lunak yang Digunakan 2.11.1. Netbeans
Menurut Miftakhul Huda dan Bunafit Komputer (2010 : 23) NetBeans mengacu pada kedua platform kerangka untuk aplikasi dektop java, dan sebuah lingkungan pengembangan terpadu (IDE) untuk pengembangan dengan java, java script, php, python, ruby, groovy, c, c++, scala, clojure, dan lain-lain. NetBeans yang ditulis dalam java dan berjalan di mana-mana JVM diinstal, termasuk windows, Mac Os, Linux, solaris. Sebuah JDK diperlukan untuk pengembangan fungsionalitas java, tetapi tidak diperlukan untuk pembangunan di bahasa pemograman lain. Platform NetBeans memungkinkan aplikasi untuk dikembangkan dari satu set modular komponen software yang disebut modul. Aplikasi berbasis platform NeatBeans(termasuk IDE NetBeans) dapat diperpanjang oleh pengembangan pihak ketiga.
2.11.2. XAMPP
Server, MySQL database, dan penerjemah bahasa yang ditulis dengan bahasa pemrograman PHP dan Perl.
Nama XAMPP merupakan singkatan dari X (empat sistem operasi apapun), Apache, MySQL, PHP dan Perl.Program ini tersedia dalam GNU General Public License dan bebas, merupakan web server yang mudah digunakan yang dapat melayani tampilan halaman web yang dinamis. Untuk mendapatkanya dapat mendownload langsung dari web resminya.
Mengenal bagian XAMPP yang biasa digunakan pada umumnya :
1. phpMyAdmin merupakan bagian untuk mengelola basis data MySQL yang ada dikomputer. Untuk membukanya, buka browser lalu ketikkan alamat http://localhost/phpMyAdmin, maka akan muncul halaman phpMyAdmin. 2. Kontrol Panel yang berfungsi untuk mengelola layanan (service) XAMPP.
Seperti menghentikan (stop) layanan, ataupun memulai (start) [Sumber :
2.11.3. JasperReports
dan juga menyediakan beberapa aplikasi tambahan yang bersifat commercial. Setiap bulannya program ini didownload lebih dari 20.000 kali dan sudah dikembangkan oleh lebih dari 10.000 perusahaan software.
Dengan kemampuan dan fleksibilitasnya yang sangat tinggi, anda dapat membuat berbagai laporan berbentuk chart, Crosstabs, Subreport (master detail), dan kemampuan lain yang anda butuhkan. Satu lagi, yang tidak kalah pentingnya adalh sifatnya yang open source membuat tool ini semakin menawan untuk menjadi pilhan bagi programmer maupun developer terkini.
2.12. Definisi Permasalahan
2.12.1. Arsip
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangn teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
a. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
b. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya telah menurun.
Daftar Pertelaan Arsip adalah daftar yang berisi rincian informasi dalam berkas yang tersusun secara kronologis atau numerik, untuk kepentingan pemindahan arsip atau pemusanahan arsip.
2.12.3. Pengelolaan
Pengelolaan adalah proses yg memberikan pengawasan pada semua hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijaksanaan dan pencapaian tujuan. [Sumber : http://kamusbahasaindonesia.org/Pengelolaan]
2.12.4. Sistem Pemberkasan
Sistem pemberkasan adalah susunan yang teratur dalam bentuk berkas yang ditata sedemikian rupa sehingga masalah yang disimpan dapat terlihat secara jelas dan memudahkan dalam penemuan kembali, meliputi :
a. Seri adalah arsip/berkas yang disusun berdasarkan kesamaan jenis.
b. Rubrik adalah arsip/ berkas yang disusun berdasarkan kesamaan masalah. c. Dosir adalah arsip/berkas yang disusun atas dasar kesamaan urusan atau
kegiatan.
2.12.5. Karakter Arsip
a. Otentik, arsip merupakan informasi melekat pada wujud aslinya (kecuali arsip elektronik), meliputi; isi, struktur dan konteks. yaitu memiliki informasi mengenai waktu dan tempat arip diciptakan/diterima, memiliki arti/makna yang merefleksikan tujuan dan kegiatan suatu organisasi, memberikan layanan bahan bukti kebijaksanaan, kegiatan, dan transaksi organisasi penciptanya.
b. Legal, arsip yang diciptakan sebagai dokumentasi untuk mendukung tugas dan kegiatan, memiliki status sebagai bahan bukti resmi bagi keputusan dan pelaksanaan kegiatan.
c. Unik, tidak dibuat massal atau digandakan, arsip berbeda dengan buku, jurnal dan bahan publikasi lainnya. Arsip menurut konteksnya, dan memiliki kronologi yang unik selalu merupakan satu-satunya produk. Adapun copy (duplikasi) arsip memiliki arti yang berbeda baik untuk pelaksanaan kegiatan maupun bagi staf/pejabat yang berwenang dengan kegiatan tersebut.
d. Reliable, keberadaan arsip dapat dipercaya sehingga dapat dipergunakan sebagai bahan pendukung pelaksanaan kegiatan. [Sumber : http://tizna.student.fkip.uns.ac.id/2011/06/14/pengertian-arsip-warkat-dan-sekretaris/]
2.12.6. Guna dan Fungsi Arsip
a. Nilai guna primer adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan penciptanya baik lembaga/instansi pemerintah, swasta, maupun perorangan. nilai guna arsip ini tidak hanya berguna sebagai penunjang tugas pada saat sedang berlangsung, tapi berguna pula untuk masa yang akan datang atau setelah kegiatan berlangsung demi kepentingan lembaga/instansi pemerintah, swasta maupun perorangan. Nilai guna primer meliputi nilai guna administrasi, hukum, keuangan, ilmiah/penelitian, dan teknologi.
b. Nilai guna skunder adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi pemerintah, swasta maupun perorangan lain (bukan pencipta) dan juga kepentingan umum sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban. Nilai guna skunder meliputi nilai guna kebuktian dan informasional. [Sumber : http://tizna.student.fkip.uns.ac.id/2011/06/14/pengertian-arsip-warkat-dan-sekretaris/]
2.12.7. Arsiparis
44
4.1.Analisis Sistem yang Berjalan
Kegiatan analisis sistem yang berjalan merupakan kegiatan penguraian suatu sistem informasi yang utuh dan nyata ke dalam bagian-bagian atau komponen komputer dengan tujuan untuk mengidentifikasi serta mengevaluasi masalah yang muncul dari sistem tersebut. Sehingga mengarah kepada suatu solusi untuk perbaikan maupun pengembangan ke arah yang lebih baik serta sesuai dengan kebutuhan perkembangan teknologi.
4.1.1. Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan
Untuk mengetahui sistem yang sedang berjalan dan untuk mempelajari sistem yang ada, diperlukan suatu penggambaran aliran-aliran informasi dari bagian-bagian yang terkait baik dari dalam maupun dari luar sistem. Hal ini memudahkan kita untuk memahami informasi-informasi yang didapat dan dikeluarkan oleh sistem itu sendiri. Adapun aliran informasi yang sedang berjalan di Badan Perpustakaan, Arsip dan Pengembangan Sistem Informasi (BAPAPSI) adalah sebagai berikut :
1. SKPD/Kecamatan menyerahkan Arsip sesuai jadwal retensi arsip untuk di dititipkan di depo arsip.
2. Arsiparis menerima Arsip dari SKPD/kecamatan yang akan ditipkan di depo arsip.
4. Arsiparis membuat Daftar Pertelaan Arsip (DPA) arsip yang akan dititipkan.
4.1.1.1. Aktor
Dalam menganalisis menggunakan pemrograman berorientasi objek, pertama kita harus mengetahui aktor-aktor yang terlibat dalam sistem yang akan kita bangun. Adapun aktor-aktor yang berhubungan dengan sistem ini adalah sebagai berikut :
1. Petugas SKPD/Kecamatan 2. Arsiparis
4.1.1.2. Use Case Diagram yang Sedang Berjalan
Pemodelan ini dimaksudkan untuk menggambarkan kegiatan-kegiatan dan hubungan yang terjadi antara aktor dan use case didalam sistem yang sedang berjalan. Adapun use case sistem yang sedang berjalan di Depo Arsip Badan Perpustakaan, Arsip dan Pengembangan Sistem Informasi Kabupaten Bandung sebagai berikut :
4.1.1.3. Skenario Use Case yang Berjalan
Adapun skenario use case pengelolaan arsip dalam sistem yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :
1. Skenario Use Case Serah Terima Arsip
IDENTIFIKASI
Nomor Use Case-100
Nama Serah Terima Arsip
Tujuan Menyerahkan Arsip ke Arsiparis,dan mendata arsip.
Deskripsi
Aktor Petugas SKPD/Kecamatan
Sekenario Utama
Kondisi Awal Arsip belum di serahkan dan diterima.
Aksi Aktor Reaksi Sistem 1. Petugas SKPD/Kecamatan
Menyerahkan Arsip kepada Arsiparis.
2. Arsiparis menerima arsip dari SKPD/Kecamatan 3. Arsiparis mendata arsip
4. Arsip dimasukan kedalam Sampul , Box, dan Rak.
5. Arsiparis membuat laporan daftar pertelaan arsip (DPA).
[image:40.595.149.505.114.365.2]Kondisi Akhir Arsip sudah diterima dan sudah dibuatkan daftar pertelaan arsip (DPA) dan tersusun dengan rapih.
Tabel 4.1. Skenario Use Case Yang Sedang Berjalan
4.1.1.4. Activity Diagram yang Berjalan
Gambar 4.2. Activity Diagram Yang Sedang Berjalan
4.1.2. Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan
Berdasarkan hasil Analisis dan pengamatan yang penulis lakukan ternyata di Badan Perpustakaan, Arsip dan Pengembangan Sistem Informasi Kabupaten Bandung di bidang pengelolaan Arsip, penulis melakukan evaluasi sistem yang sedang berjalan sebagai berikut :
1. Proses penyimpanan data Arsip masih berupa dokumen Arsip yang berbentuk fisik dan riskan terhadap kerusakan.
2. Sistem pengolahan data Arsip yang ada di BAPAPSI ini masih mencatat data secara manual.
Solusi : Membuat sistem yang lebih Efektif dan Efisien dalam pendataan Arsip agar dapat mengurangi resiko kesalahan pencatatan data, Yaitu dengan membuat sistem pencatatan data Arsip secara komputerisasi. 3. Proses pencarian Arsip yang membutukan waktu lama.
Solusi : Membuat sistem yang lebih Efektif dan Efisien dalam pencarian data yang tepat dan cepat yaitu dengan membuat sistem pencarian data menggunakan komputerisasi.
4.2.Perancangan Sistem
Perancangan sistem adalah gambaran, perancangan dan pembuatan skema atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan mempunyai fungsi dan tujuan. Elemen-elemen sistem informasi dirancang dengan tujuan untuk dikomunikasikan kepada user. Dalam pengembangan sistem dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang ada, baik secara keseluruhan maupun memperbaiki sistem yang telah ada.
pertama yaitu perencanaan sistem. Siklus ini disebut juga dengan siklus hidup suatu sistem.
4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem
Tujuan perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Arsip yaitu untuk : 1. Memperbaiki pengelolaan data Arsip menjadi terkomputerisasi. 2. Dapat mengolah data Arsip dengan cepat.
3. Dapat meminimalisir penumpukan Arsip.
4. Memmudahkan dalam pencarian arsip dengan cepat.
4.2.2. Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan
Sistem Informasi Pengelolaan Arsip ini dibuat menggunakan bahasa Pemrograman Java berbasis Objeck dengan program aplikasi yang digunakan yaitu Netbeans IDE 6.9.1. dan database yang digunakan yaitu MYSQL.
4.2.3. Perancangan UML yang Diusulkan 4.2.3.1. Use Case Diagram yang Diusulkan
Use case diagram menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah sistem. Yang ditekankan adalah “apa” yang diperbuat sistem dan bukan “bagaimana” . Gambaran Use Case Diagram Sistem Informasi Pengelolaan Arsip :
Gambar 4.3. Use Case Diagram
[image:44.595.135.508.376.679.2]4.2.3.2. Skenario Use Case yang Diusulkan
Aliran proses di atas, dapat dideskripsikan atau diuraikan lebih lengkap lagi dengan menggunakan suatu skenario Use Case. Yaitu dengan menggunakan tabel-tabel yang berisikan Nama, Tujuan, Deskripsi singkat dan Aktor yang terlibat di dalamnya. Dan pada bagian skenario diuraikan aksi dari aktor yang terlibat langsung dengan sistem dan apa yang dilakukan oleh sistem tersebut.
Adapun scenario use case pengelolaan arsip dalam sistem yang diusulkan sebagai berikut :
1. Skenario Use Case Login Admin
IDENTIFIKASI
Nomor Use Case-001
Nama Login Admin
Tujuan Validasi hak akses admin
Deskripsi
Aktor Admin
Sekenario Utama
Kondisi Awal Menu admin belum dapat digunakan
Aksi Aktor Reaksi Sistem 1.Mengisi otentikasi pengguna User
name dan Password.
2.Menekan tombol Ok /Cancel.
3. Mengecek data otentikasi pengguna.
Kondisi Akhir Menampilkan form utama, jika berhasil login menu aktif jika tidak menu tidak aktif.
Tabel 4.2. Skenario Use Case Login Admin
2. Skenario Use Case Login User
IDENTIFIKASI
Nomor Use Case-002
Nama Login User
Tujuan Validasi hak akses user
Deskripsi
Aktor User
Sekenario Utama
Kondisi Awal Menu user belum dapat digunakan
Aksi Aktor Reaksi Sistem 1.Mengisi otentikasi pengguna User
name dan Password.
2.Menekan tombol Ok /Cancel.
3. Mengecek data otentikasi pengguna.
4. Menampilkan form utama.
berhasil login menu aktif jika tidak menu tidak aktif.
Tabel 4.3. Skenario Use Case Login User
3. Skenario Use Case Pertelaan Arsip
IDENTIFIKASI
Nomor Use Case-003
Nama Daftar Pertelaan Arsip
Tujuan Mengolah data pertelaan arsip.
Deskripsi
Aktor User
Sekenario Utama
Kondisi Awal User berhasil login, Tampil form utama.
Aksi Aktor Reaksi Sistem 1.User memilih menu daftar pertelaan
arsip.
3.User mengisi daftar pertelaan arsip. 5.Edit data Arsip.
7.Menghapus data daftar pertelaan arsip.
2. Tampil form daftar pertelaan arsip.
4. Menyimpan data daftar pertelaan arsip kedalam database.
6.Meng-Update data daftar pertelaan arsip dalam database.
pertelaan arsip dalam database.
Kondisi Akhir Sistem menyimpan, mengupdate dan menghapus
[image:48.595.146.511.307.733.2]data Daftar pertelaan arsip dalam database.
Tabel 4.4. Skenario Use Case Pertelaan Arsip
4. Skenario Use Case Back-Up Arsip
IDENTIFIKASI
Nomor Use Case-004
Nama Back-Up Arsip
Tujuan Mengolah data gambar arsip.
Deskripsi
Aktor User
Sekenario Utama
Kondisi Awal User berhasil login, Tampil form Daftar Pertelaan Arsip. Aksi Aktor Reaksi Sistem
1.User memilih data daftar pertelaan arsip dalam table form pertelaan. 3.User memilih gambar arsip.
2. Tampil form back-up arsip. 4. Menyimpan data gambar
arsip kedalam database.
Tabel 4.5. Skenario Use Case Back-Up Arsip
5. Skenario Use Case Pengolahan Data User
IDENTIFIKASI
Nomor Use Case-005
Nama Daftar User
Tujuan Mengolah data user
Deskripsi
Aktor Admin
Sekenario Utama
Kondisi Awal Admin berhasil login, Tampil form Daftar User.
Aksi Aktor Reaksi Sistem 1.Admin memilih menu daftar user.
3.Admin mengisi daftar user. 5.Edit data user.
7.Menghapus data user.
2. Tampil form daftar user. 4. Menyimpan data user
kedalam database. 6.Meng-Update data user
dalam database.
8.Menghapus data user dalam database.
Kondisi Akhir Sistem menyimpan, mengupdate dan menghapus
[image:49.595.144.510.206.679.2]data user ke dalam database.
6. Skenario Use Case Pengolahan Data Klasifikasi
IDENTIFIKASI
Nomor Use Case-006
Nama Daftar Klasifikasi Arsip
Tujuan Mengolah data Klasifikasi Arsip
Deskripsi
Aktor Admin
Sekenario Utama
Kondisi Awal Admin berhasil login, Tampil form Daftar Klasifikasi Arsip. Aksi Aktor Reaksi Sistem
1.Admin memilih menu daftar Klasifikasi Arsip.
3.Admin mengisi daftar klasifikasi Arsip.
5.Edit data klasifikasi arsip.
7.Menghapus data klasifikasi arsip.
2. Tampil form daftar Klasifikasi Arsip.
4. Menyimpan data klasifikasi arsip kedalam database. 6.Meng-Update data
klasifikasi arsip ke dalam database.
8.Menghapus data klasifikasi arsip ke dalam database.
Kondisi Akhir Sistem menyimpan, mengupdate dan menghapus
data klasifikasi arsip ke dalam database.
7. Skenario Use Case Pencarian Arsip
IDENTIFIKASI
Nomor Use Case-007
Nama Daftar Arsip
Tujuan Menampilkan,mencari data Arsip.
Deskripsi
Aktor User
Sekenario Utama
Kondisi Awal Admin berhasil login, Tampil form utama.
Aksi Aktor Reaksi Sistem 1. Memilih menu daftar Arsip.
3. Mencari data Arsip.
5. Memilih data arsip yang dicari
2. Tampil form daftar Arsip. 4. Menampilkan data arsip.
[image:51.595.144.511.138.569.2]6. Tampil image arsip Kondisi Akhir Daftar data Arsip ketemu.
Tabel 4.8. Skenario Use Case Pencarian Arsip
4.2.3.3. Activity Diagram yang Diusulkan
1. Activity Diagram Login Admin
Gambar 4.4. Activity Diagram Login Admin
[image:52.595.135.510.138.388.2]2. Activity Diagaram Login User
3. Activity Diagram Pengolahan Data User
Gambar 4.6. Activity Diagram Pengolahan Data User
5. Activity Diagram Pertelaan Arsip
[image:53.595.135.511.474.691.2]6. Activity Diagram Back-Up Arsip
Gambar 4.8. Activity Diagram Back-Up Arsip
7. Activity Pengolahan Data Klasifikasi
[image:54.595.136.514.460.670.2]8. Activity Diagram Pencarian Arsip
4.2.3.4. Squence Diagram yang Diusulkan
Sequence diagram adalah diagram yang digunakan untuk menunjukkan aliran fungsionalitas dalam use case. Berikut ini adalah sequence diagram
yang diusulkan :
1. Squence Diagram Login Admin
Gambar 4.11. Squence Diagram Login Admin
2. Squence Diagram Login User
3. Squence Diagram Pengolahan Data Operator
Gambar 4.13. Squence Diagram Pengolahan Data Opertaor
[image:57.595.135.506.138.360.2]4. Squence Diagram Pengolahan Data Klasifikasi
5. Squence Diagram Pertelaan Arsip
Gambar 4.15. Squence Diagram Pertelaan Arsip
6. Squence Diagram Back-Up Arsip
[image:58.595.137.504.469.683.2]7. Squence Diagram Pencarian Data Arsip
Gambar 4.17. Squence Diagram Pencarian Data Arsip
4.2.3.5. Class Diagram yang Diusulkan
Gambar 4.18. Class Diagram Pengelolaan Arsip
4.2.3.6. Component Diagram yang Diusulkan
[image:60.595.138.508.346.697.2]Component diagram menggambarkan alokasi semua kelas dan obyek kedalam komponen-komponen dalam desain fisik sistem software. Diagram ini memperlihatkan pengaturan dan kebergantungan antara komponene-komponen software seperti source code, binary code dan komponene-komponen tereksekusi. Berikut adalah component diagram dari sistem yang diusulkan :
4.2.3.7. Deployment Diagram yang Diusulkan
[image:61.595.216.431.336.670.2]Deployment diagram menunjukan tata letak sebuah sistem secara fisik, menampakan bagian – bagian software yang berjalan pada bagian – bagian hardware yang digunakan untuk mengemplementasikan sebuah sistem dan keterhubungan antara komponen – komponen hardware tersebut. Deployment diagram dapat digunakan pada bagian – bagian awal proses perancangan sistem untuk mendokumentasikan arsitektur fisik sebuah sistem.
Gambar 4.20. Deployment Diagram yang Diusulkan
Mysql
JRE Apache
4.2.4. Pengkodean
Dengan menggunakan computer sebagai alat bantu dalam pengolahan data, maka perlu dilakukan pengkodean terhadap data item tertentu. Sistem pengkodean pada umunya bertujuan untuk mempermudah pemasukan data, penulisan data, dan pencarian data.
Pada sistem informasi pengelolaan arsip terdapat kodefikasi (pengkodean) pada kode_pertelaan arsip. lebih jelasnya mengenai pengkodean ini adalah sebagai berikut :
Kode_Pertelaan : xxx xx xxxx
Keterangan :
A : 3 Digit –Keterangan Kode Masalah B : 2 Digit –Keterangan Tahun
C : 4 Digit –Keterangan No. Urut Pertelaan
4.2.5. Perancangan Antar Muka
Antar muka adalah suatu media yang digunakan untuk komunikasi antara manusia (user) dengan komputer, oleh sebab itu aplikasi ini didesain agar
user dapat dengan mudah menggunakannya atau mengoperasikannya.
Gambar 4.21. Struktur Menu Sistem Informasi Pengelolaan Arsip
4.2.5.2. Rancangan Masukan
Desain input merupakan awal di mulainya suatu proses informasi, dimana bahan bahan mentah dari informasi atau data, yang terdiri dari transaksi, entri, angka-angka, dan grafik atau tabel yang dilakukan oleh suatu organisasi. Akurat tidaknya suatu data dari sistem informasi tidak lepas dari data yang dimasukkan. Adapun perancangan input dari sistem informasi pengelolaan arsip ini adalah sebagai berikut :
1. Rancangan Masukan Data Login
Digunakan oleh Admin atau User untuk mengakses halaman utama dimana admin atau user harus memiliki username dan password untuk otentikasi pengguna agar keamanan data bisa terjaga dengan aman.
Operator
Klasifikasi
Menu Utama
Peralatan Berkas View Help
Login
Logout
Exit
Pertelaan Arsip
Gambar 4.22. Rancangan Masukan DataLogin
2. Rancangan masukan Data Pertelaan Arsip
3. Rancangan Masukan Data Back-Up Arsip
Gambar 4.24. Rancangan Masukan Data Back-up Arsip
4. Rancangan Masukan Data Operator
[image:65.595.151.508.470.674.2]5. Rancangan Masukan Data Klasifikasi
Gambar 4.26. Rancangan Masukan Data Klasifikasi
4.2.5.3. Rancangan Keluaran
1. Rancangan Keluaran Arsip
Gambar 4.27. Rancangan Keluaran Arsip
[image:67.595.150.509.474.680.2]2. Rancangan Keluaran Pertelaan
3. Rancangan Keluaran Back-up Arsip
Gambar 4.29. Rancangan Keluaran Back-up Arsip
[image:68.595.152.508.458.659.2]4. Rancangan Keluaran Laporan Pertelaan
5. Rancangan Keluaran Laporan Gambar
77
BAB V
IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM
5.1. Implementasi
Implementasi merupakan dimana hasil dari setiap tahapan analisis dan perancangan sistem yang akan diterapkan menjadi sebuah produk perangkat lunak, adapun beberapa hal yang akan dipaparkan yaitu batasan implementasi, implementasi perangkat keras,implemntasi perangkat lunak, implementasi basis data, implementasi antar muka, implementasi instalasi program dan penggunaan program.
5.1.1. Batasan Implementasi
Dalam mengimplementasikan produk perangkat lunak sistem informasi pengelolaan arsip ini ada beberapa hal yang menjadi batasan implementasi yaitu :
1. Dalam peroses pengelolaan arsip hanya membahas arsip yang berbentuk dokumen arsip yang berasal dari SKPD/kecamatan.
2. Basis data yang digunakan MYSQL. 3. Bahasa pemrograman yang digunakan Java
5.1.2. Implementasi Perangkat Lunak
1. Sistem Operasi Microsoft Windows XP Professional SP2 2. XAMPP 1.7.0
3. Java jdk 1.6
4. Netbeans IDE 6.9.1 5. iReport 3.7.5
5.1.3. Implementasi Perangkat Keras
Adapun kebutuhan perangkat keras untuk bisa mendukung perancangan program dan untuk pengoperasian program yang dirancang adalah sebagai berikut :
1. Processor Intel Pentium IV atau setara 2. Harddisk 80 GB
3. RAM 1 GB 4. VGA 128 MB
5. Mouse, Keyboard, Scaner, Printer dan Monitor
5.1.4. Implementasi Basis Data
Implementasi basis data menggunakan bahasa SQL, dimana aplikasi pemrograman yang digunakan adalah MySQL, Dalam pembuatan aplikasi sistem informsi pengelolaan arsip ini penulis membuat database dengan nama
‘Depoarsip’. di dalam data base depoarsip terdapat 6 tabel yaitu :
1. Struktur Tabel Operator
CREATE TABLE `depoarsip`.`operator` (
`user_name` VARCHAR( 50 ) NOT NULL , `alamat` VARCHAR( 50 ) NOT NULL , `sex` CHAR( 1 ) NOT NULL ,
`password` VARCHAR( 10 ) NOT NULL , `hak_akses` CHAR( 5 ) NOT NULL , PRIMARY KEY ( `id_operator` ) ) ;
2. Struktur Tabel Pertelaan
CREATE TABLE `depoarsip`.`pertelaan` (
`no_urut` INT( 4 ) NOT NULL AUTO_INCREMENT PRIMARY KEY , `kode_pertelaan` INT( 9 ) UNSIGNED ZEROFILL NOT NULL ,
`instansi` VARCHAR( 50 ) NOT NULL ,
`kode_masalah` INT( 3 ) UNSIGNED ZEROFILL NOT NULL , `tanggal` DATE NOT NULL ,
`keterangan` TEXT NOT NULL ) ;
3. Struktur Tabel Arsip
CREATE TABLE `depoarsip`.`arsip` (
`id_arsip` INT( 4 ) UNSIGNED ZEROFILL NOT NULL AUTO_INCREMENT PRIMARY KEY ,
`kode_pertelaan` INT( 9 ) UNSIGNED ZEROFILL NOT NULL , `kode_klasifikasi` CHAR( 5 ) NOT NULL ,
`indeks` VARCHAR( 50 ) NOT NULL , `deskripsi` TEXT NOT NULL ,
`tahun` CHAR( 4 ) NOT NULL ,
`penyimpanan` CHAR( 6 ) NOT NULL , `sampul` INT( 4 ) NOT NULL ,
`box` INT( 4 ) NOT NULL , `rak` INT( 4 ) NOT NULL , `retensi` CHAR( 7 ) NOT NULL ) ;
4. Struktur Tabel Back-up
CREATE TABLE `depoarsip`.`backup` (
`id_backup` INT( 4 ) UNSIGNED ZEROFILL NOT NULL AUTO_INCREMENT PRIMARY KEY ,
`id_arsip` INT( 4 ) UNSIGNED ZEROFILL NOT NULL , `image` VARCHAR( 300 ) NOT NULL ,
`keterangan` TEXT NOT NULL ) ;
5. Struktur Tabel Masalah
`kode_masalah` INT( 3 ) UNSIGNED ZEROFILL NOT NULL , `nama_masalah` VARCHAR( 50 ) NOT NULL ,
PRIMARY KEY ( `kode_masalah` ) ) ;
6. Struktur Tabel Klasifikasi
CREATE TABLE `depoarsip`.`klasifikasi` (
`kode_klasifikasi` INT( 3 ) UNSIGNED ZEROFILL NOT NULL , `kode_masalah` INT( 3 ) UNSIGNED ZEROFILL NOT NULL , `klasifikasi` VARCHAR( 50 ) NOT NULL ,
`keterangan` TEXT ,
PRIMARY KEY ( `kode_klasifikasi` ) ) ;
5.1.5. Implementasi Antar Muka
Berikut ini akan dijelaskan tampilan antarmuka (interface) pada aplikasi yang dirancang dari setiap halaman yang dibuat Didalamnya terdapat form-form untuk pembuatan suatu aplikasi.
5.1.5.1. Implementasi Login
Sub Menu Deskripsi Nama File Login Untuk login Admin dan
User
Login.Java Menu Utama Menampilkan Menu
Utama
Menu.Java
5.1.5.2. Implementasi Menu Admin
Sub Menu Deskripsi Nama File Pertelaan Arsip Untuk membuat daftar
pertelaan Arsip dan mencetak daftar pertelaan
Pertelaan.java
Operator Untuk mengolah data pengguna
Operator.java Klasifikasi Untuk mengolah data
klasifikasi arsip
Klasifikasi.java Daftar Arsip Untuk melihat daftar
pertelaan
arsip,arsip,gambar,cetak pertelaan
Daftar.java
About Menampilkan informasi software.
About.java Logout Untuk menonaktifkan
semua menu.
Tabel 5.2. Implementasi Menu Admin
5.1.5.3. Implementasi Menu User
Sub Menu Deskripsi Nama File Pertelaan Arsip Untuk membuat daftar
pertelaan Arsip dan mencetak daftar pertelaan
Pertelaan.java
Daftar Arsip Untuk melihat daftar pertelaan
arsip,arsip,gambar,cetak pertelaan
Daftar.java
About Menampilkan informasi software.
About.java Logout Untuk menonaktifkan
semua menu.
5.1.6. Implementasi Instalasi Program
Bahasa pemrograman yang digunakan dalam aplikasi ini adalah Java. Langkah-langkah untuk instalasi aplikasi ini adalah double klik pada Setup_Depoarsip.exe, maka akan muncul tampilan sebagai berikut :
1. Tampilan Awal Instalasi
Gambar 5.1. Tampilan Awal Instalasi
Tekan tombol next untuk melanjutkan proses instalasi sistem informasi
pengelolaan arsip.
2. Tampilan Informasi Aplikasi
Tekan tombol next untuk melanjutkan proses instalasi sistem informasi
pengelolaan arsip.
3. Tampilan Lisensi Aplikasi
Gambar 5.3. Tampilan Lisensi Aplikasi
Pilih “I agree with the above terms and conditions terus klik tombol next
untuk melanjutkan proses instalasi.
4. Tampilan Konfirmasi Instalasi
Tekan tombol Star untuk melanjutkan instalasi
5. Tampilan Konfirmasi Pembuatan Folder Instalasi
Gambar 5.5. Tampilan Konfirmasi Pembuatan Folder Instalasi
Tekan ‘yes’ untuk menyetujui pembuatan folder instalasi.
6. Tampilan Alamat Instalasi
7. Tampilan Instalasi Complete
Gambar 5.7. Tampilan Instalasi Complete
Tekan ‘next’ untuk melanjutkan instalasi
[image:79.595.136.512.137.343.2]8. Tampilan Akhir Instalasi
5.1.7. Penggunaan Program
Penggunan program bertujuan untuk memberikan informasi tentang tata cara dalam menggunakan program Sistem Informasi Pengelolaan Arsip bagi usermaupun administrator.
1. Login Sistem Informasi Pengelolaan Arsip
Ketika program dijalankan maka anda akan diminta memasukan password dan username untuk mengakses menu yang terdapat dalam sistem informasi pengelolaan arsip.
Gambar 5.9. Tampilan Login
2. Tampilan Utama Sistem Informasi Pengelolaan Arsip
Gambar 5.10. Tampilan Utama Sistem Informasi Pengelolaan Arsip
3. Tampilan Menu Pertelaan Arsip
[image:81.595.134.508.108.309.2]Jika berhasil login maka anda dapat mengakses menu dalam sistem informasi pengelolaan arsip, berikut tampilan menu pertelaan arsip.
4. Tampilan Menu Back-up Arsip
Jika berhasil login maka anda dapat mengakses menu dalam sistem informasi pengelolaan arsip, berikut tampilan menu backup arsip.
Gambar 5.12. Tampilan Menu Back-up Arsip
5. Tampilan Menu Pencarian Arsip
Jika berhasil login maka anda dapat mengakses menu dalam sistem informasi pengelolaan arsip, berikut tampilan menu daftar arsip.
6. Tampilan Menu Daftar Pertelaan
Jika berhasil login maka anda dapat mengakses menu dalam sistem informasi pengelolaan arsip, berikut tampilan menu daftar pertelaan arsip.
Gambar 5.14. Tampilan Menu Daftar Pertelaan
7. Tampilan Menu Daftar Gambar
Jika berhasil login maka anda dapat mengakses menu dalam sistem informasi pengelolaan arsip, berikut tampilan menu daftar gambar arsip.
8. Tampilan Menu Pengelolaan Data Operator
Jika berhasil login maka anda dapat mengakses menu dalam sistem informasi pengelolaan arsip, berikut tampilan menu pengelolaan data operator.
Gambar 5.16. Tampilan Menu Pengelolaan Data Operator
9. Tampilan Menu Pengelolaan Data Klasifikasi
Jika berhasil login maka anda dapat mengakses menu dalam sistem informasi pengelolaan arsip, berikut tampilan menu pengelolaan data klasifikasi.
5.2. Pengujian
Bagian yang penting dalam siklus pembangunan perangkat lunak ada dalam pengujian. Pengujian dilakukan untuk menjamin kualitas dan mengetahui kelemahan dari perangkat lunak tersebut. Tujuan dari pengujian ini adalah untuk menjamin bahwa perangkat lunak memiliki kualitas yang baik, yaitu mampu menerjemahkan setiap proses dari implementasi sistem, dimulai dari spesifikasi, analisis, perancangan, dan pengkodean dari perangkat lunak itu sendiri.
Pengujian perangkat lunak ini menggunakan metode pengujian black box.
Dimana pengujian black box berfokus pada persyaratan fungsioanal perangkat lunak yang dibuat.
5.2.1. Rencana Pengujian
Proses rencana pengujian meliputi input/output. Proses pengujian
input/output adalah mencoba program dengan memasukan data ke dalam form-form masukan yang telah disediakan. Pada tahap ini merupakan kelanjutan dari tahap implementasi yaitu melakukan pengujian-pengujian terhadap aplikasi yang telah dibangun.
Adapun hal-hal yang akan diuji melalui teknik pengujian Black Box adalah sebagai berikut :
ITEM UJI DETAIL PENGUJIAN
Login Admin dan User Otentikasi Login
Pengolahan data operator Tambah, Simpan, Edit, Hapus Pengolahan data klasifikasi Tambah, Simpan, Edit, Hapus Penemuan Kembali data arsip Cari, Print,tampil
Tabel 5.4. Rencana Pengujian
5.2.2. Kasus dan Hasil Pengujian
Berdasarkan rencana pengujian yang telah disusun, maka dapat dilakukan pengujian sebagai berikut.
REQUIREMENT SKENARIO UJI HASIL YANG DIHARAPKAN HASIL PENGUJIA N
Login Admin dan User
1.
Klik tombol login (Data Benar)
Masuk ke tampilan utama menu admin/user aktif Sesuai 2. Klik tombol login (Data Salah) Muncul pemberitahuan Username dan Password salah Sesuai
3. Klik tombol batal
Masuk ke tampilan utama menu admin/user tidak aktif Sesuai Pengolahan data pertelaan
1. Klik tambah
Mengaktifkan Semua Textfield,TextArea
dan Combobox kecuali Textfield
kode Arsip dan tombol Edit. Sesuai 2. Memilih combobox masalah muncul kode
pertelaan otomatis Sesuai
3. Klik Simpan
Menyimpan data pertelaan ketabel pertelaan dan table
arsip.
Sesuai
akan di edit
5. Klik Hapus
Menghapus data barang dari tabel
databarang Sesuai
6. Klik Refresh
Mengosongkan data dalam textfield dan table
.
Sesuai
7. Klik Print Muncul data yang
akan diprint Sesuai
Pengolahan data image arsip 1. Memilih data dalam table pertelaan dan menekan enter Tampil menu
backup arsip Sesuai
2. Tekan browse
Muncul pop-up menu pilihan file.JPG/GIF
Sesuai
3. Tekan Simpan Menyimpan alamat file kedalam table image. Sesuai
4. Tekan Kembali
Kembali ke menu
pertelaan Sesuai
Penemuan Kembali data arsip
1. Tekan tombol Cari
Muncul Daftar
Pertelaan Sesuai 2. Klik data
pertelaan
Muncul daftar Arsip sesuai
pertelaan.
Sesuai
3. Klik print
Muncul data yang akan di print sesuai pertelaan
Sesuai
4. Klik data arsip
Muncul daftar
gambar Sesuai 5. Klik
kembali
Muncul daftar
arsip sesuai
Pengolahan data operator
1. Klik Tambah
Mengaktifkan
Semua Textfield Sesuai 2. Klik Simpan
Menyimpan data operator ke tabel
operator
Textfield yang akan di edit 4. Klik Hapus
Menghapus data operator dari tabel
operator
Sesuai
Pengolahan data klasifikasi
1. Klik Tambah
Mengaktifkan
Semua Textfield Sesuai 2. Klik Simpan
Menyimpan data klasifikasi ke tabel
klasifikasi
Sesuai
3. Klik Edit
Mengaktifkan Textfield yang akan di edit
Sesuai
4. Klik Hapus
[image:88.595.136.512.111.339.2]Menghapus data klasifikasi dari tabel klasifikasi
Sesuai
Tabel. 5.5. Kasus dan Hasil Pengujian
5.2.3. Kesimpulan Hasil Pengujian
96
6.1. Kesimpulan
Mengulas tentang hasil-hasil yang diperoleh setelah melakukan analisis pada sistem informasi yang berjalan, serta dari spesifikasi kebutuhan, perancangan, dan implementasi dari perangkat lunak yang telah dibangun, penulis dapat menyimpulkan beberapa hal sebagai berikut.
1. Pengolahan data pertelaan arsip menggunakan perangkat lunak komputer menjadi lebih memudahkan para petugas dalam membuat Daftar Pertelaan Arsip, dan meminimalisir kesalahan pengiputan data arsip.
2. Dengan adanya fasilitas backup data arsip secara fisik menjadi softcopy sangat membantu petugas dalam perawatan arsip karena dapat menghemat tempat penyimpanan.
3. Dengan dibuatnya fasilitas pencarian data arsip secara komputerisasi sangat membantu petugas dalam proses mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan, dan petugas tidak perlu lagi mencari data arsip secara fisik.
6.2. Saran
Sistem informasi yang telah dibangun, khususnya pada perangkat lunak, penulis memberikan beberapa saran terhadap pengemban
