RANCANG BANGUN APLIKASI PENILAIAN KINERJA PEGAWAI BERBASIS WEB MENGGUNAKAN METODE SCORING SYSTEM PADA BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI JAWA TIMUR
TUGAS AKHIR
Program Studi S1 Sistem Informasi
Oleh:
Johanes Aditya Kurniawan 11.41010.0128
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
viii
ABSTRAK ... v
KATA PENGANTAR ... vi
DAFTAR ISI ... viii
DAFTAR GAMBAR ... xiii
DAFTAR TABEL ... xx
DAFTAR LAMPIRAN ... xviii
BAB I. PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 5
1.3 Batasan Masalah ... 5
1.4 Tujuan ... 6
1.5 Sistematika Penulisan ... 6
BAB II. LANDASAN TEORI ... 8
2.1 Penilaian ... 8
2.2 Penilaian Kinerja ... 8
2.3 Jabatan Fungsional Tertentu ... 11
2.4 Kenaikan Golongan atau Pangkat ... 12
2.5 Aplikasi ... 13
2.6 Scoring System ... 14
2.7 Website ... 15
2.8 Hypertexy Prepceprocessor (PHP) ... 19
ix
2.10.1 Sistem Basis Data ... 20
2.10.2 Database ... 21
2.10.3 Database Management System (DBMS) ... 21
2.10.4 Desain Sistem ... 22
2.10.5 Diagram Alir (Flowchart) ... 22
2.10.6 Data Flow Diagram (DFD) ... 24
2.11 Tahapan Software Development Life Cycle (SDLC) ... 26
2.11.1 Kebutuhan Perangkat Lunak ... 26
2.11.2 Analisis dan Desain Perangkat Lunak ... 27
2.12 Teknik Wawancara ... 28
2.13 Teknik Observasi ... 29
2.14 Black Box Testing ... 29
BAB III. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 31
3.1 Identifikasi Permasalahan ... 31
3.2 Analisis Permasalahan ... 33
3.2.1 Analisis Pada Proses Forbang BKD Jatim ... 34
3.2.2 Analisis Pada Proses Kepala Instansi ... 34
3.3 Solusi Permasalahan ... 34
3.4 Analisis Kebutuhan Pengguna ... 35
3.5 Metode Scoring System ... 36
3.6 Struktur Navigasi ... 37
x
(Maintenance Data Penilaian) ... 40
3.6.2 Struktur Navigasi Untuk Kepala Instansi Terkait ... 41
3.7 Perancangan Sistem ... 42
3.7.1 Alur Sistem ... 42
3.7.2 Data Flow Diagram ... 63
3.7.3 Entity Relationship Diagram ... 71
3.7.4 Struktur Tabel ... 73
3.7.5 Desain Input Output ... 82
3.7.6 Desain Uji Coba ... 119
3.7.7 Desain Kuesioner ... 127
BAB IV. IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ... 127
4.1 Implementasi Sistem ... 127
4.1.1 Kebutuhan Hardware (Perangkat Keras)... 127
4.1.2 Kebutuhan Software (Perangkat Lunak) ... 128
4.2 Implementasi Sistem ... 128
4.2.1 FormLogin ... 129
4.2.2 Form Beranda (Forbang BKD Jatim)... 129
4.2.3 Form Master Kota Instansi ... 130
4.2.4 Form Master Satker Parent ... 131
4.2.5 Form Master Jabatan ... 133
4.2.6 Form Master Golongan ... 134
4.2.7 Form Master Kota Lahir ... 136
xi
4.2.10 Form Master Item Penilaian Psikotes ... 141
4.2.11 Form Master Item Penilaian Kinerja ... 142
4.2.12 Form Master Kriteria Penilaian Psikotes ... 142
4.2.13 Form Master Kriteria Penilaian Kinerja... 144
4.2.14 Form Master Metode Penilaian Psikotes ... 145
4.2.15 Form Master Metode Penilaian Kinerja ... 146
4.2.16 Form Master Periode Penilaian ... 146
4.2.17 Form Hasil Penilaian ... 147
4.2.18 Form Laporan Hasil Penilaian ... 147
4.2.19 Form Master Daftar ... 148
4.2.20 Form Beranda (Kepala Instansi) ... 149
4.2.21 Form Daftar Pegawai JFT untuk Penilaian Psikotes ... 150
4.2.22 Form Data Per Pegawai JFT untuk Penilaian Psikotes ... 150
4.2.23 Form Penilaian Psikotes ... 151
4.2.24 Form Hasil Penilaian Psikotes Awal Per Pegawai JFT ... 152
4.2.25 Form Daftar Pegawai JFT untuk Penilaian Kinerja ... 153
4.2.26 Form Data Per Pegawai JFT untuk Penilaian Kinerja ... 153
4.2.27 Form Penilaian Kinerja ... 154
4.2.28 Form Hasil Penilaian Kinerja Awal Per Pegawai JFT ... 155
4.2.29 Form Hasil Penilaian Psikotes ... 156
4.2.30 Form Detail Nilai Psikotes ... 156
xii
4.2.33 FormHistory Penilaian ... 158
4.2.34 Form Laporan Penilaian Psikotes ... 159
4.2.35 Form Laporan Penilaian Kinerja ... 161
4.2.36 Form Laporan Total Penilaian ... 162
4.3 Evaluasi Sistem ... 163
4.3.1 Uji Coba Form ... 164
4.3.2 Uji Coba Metode Scoring System... 192
4.3.3 Kesimpulan... 208
4.3.4 Angket ... 208
4.3.5 Evaluasi Hasil Uji Coba ... 208
BAB V. PENUTUP ... 214
5.1 Kesimpulan ... 214
5.2 Saran ... 215
DAFTAR PUSTAKA ... 216
BIODATA PENULIS ... 218
1
1.1. Latar Belakang Masalah
Badan Kepegawaian Daerah (BKD) merupakan instansi milik Pemerintah
yang berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 41 Tahun 2007 bertugas melaksanakan
penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang kepegawaian, serta dapat
ditugaskan untuk melaksanakan penyelenggaraan wewenang yang dilimpahkan
oleh Pemerintah kepada Gubernur selaku Wakil Pemerintah dalam rangka
dekosentrasi. BKD Provinsi Jawa Timur (Jatim) merupakan salah satu instansi
pemerintahan dalam bidang kepegawaian yang beralamat di Jl. Jemur Andyani 1,
Surabaya. Sebagai instansi pemerintah yang khusus menangani masalah
kepegawaian, BKD Provinsi Jatim memiliki peran dan tanggung jawab dalam
pengembangan dan pengawasan Pegawai Negeri Sipil (PNS) khususnya yang
berada di wilayah Jatim. Berdasarkan Peraturan Walikota Nomor 81 Tahun 2009
tentang Rincian Tugas dan Fungsi Lembaga Teknis Kota Surabaya, tugas pokok
dari BKD Provinsi Jatim, diantaranya (1) Pelaksanaan koordinasi penyusunan
rencana program, anggaran dan laporan badan, (2) Pelaksanaan pembinaan
organisasi dan ketatalaksanaan, (3) Pengelolaan administrasi kepegawaian,
sedangkan fungsi dari BKD Provinsi Jatim, diantaranya (1) Perumusan kebijakan
teknis di bidang kepegawaian dan diklat, (2) Pemberian dukungan atas
penyelenggaraan Pemerintah Daerah di bidang kepegawaian dan diklat, (3)
pembinaan dan pelaksanaan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 64, (4)
permasalahan yaitu tentang pembinaan organisasi dan ketatalaksanaan serta
pembinaan dan pelaksanaan tugas. Hal ini berkaitan dengan penilaian (appraisal),
penilaian yang dimaksud adalah penilaian kinerja (performace appraisal). Dengan
adanya penilaian kinerja pegawai ini, maka dapat diketahui secara tepat tentang
perkembangan ketrampilan pegawai, siapa pegawai yang mendapat nilai terbaik
dan layak direkomendasikan, hal apa saja yang harus dihadapi dan target apa yang
harus dicapai. Selain itu berdasarkan penilaian kinerja pegawai tersebut dapat
digunakan sebagai rekomendasi kenaikan pangkat yang nantinya diserahkan
kepada kepala pimpinan instansi terkait.
Dalam Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara (BKN) Nomor 1
Tahun 2013 tentang Ketentuan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 46 Tahun
2011 tentang Penilaian Kinerja PNS, penilaian kinerja pegawai dilakukan setiap
tahun sekali pada bulan Januari-Februari. Sedangkan penilaian psikotes dilakukan
pada bulan Desember dan hasilnya akan dilaporkan bersama dengan pelaksanaan
penilaian kinerja pegawai. Selama ini, penilaian kinerja pegawai yang dilakukan
menggunakan form penilaian kinerja yang dikirim oleh BKD Jatim ke BKD setiap
kota, yang nantinya akan diserahkan pada instansi terkait yang memiliki pegawai
JFT. Permasalahannya adalah pengiriman form penilaian memerlukan waktu yang
cukup lama, setelah dilakukan penilaian, setiap instansi harus melakukan rekap
secara manual hasil penilaian, rekap ini berisi jumlah total nilai dari penilaian
psikotes dan penilaian kinerja, serta melakukan perekomendasian dari pegawai
yang memiliki nilai terbaik. Hasil rekapan itu nantinya akan diserahkan pada BKD
di setiap kota, dari BKD di setiap kota nantinya akan direkap ulang nama-nama
direkap ulang, data hasil rekapan tersebut dikirim lagi ke BKD Jatim untuk
pendataan nama-nama pegawai JFT yang direkomendasikan di seluruh Jawa Timur
untuk dilakukan proses diklat. Semua proses diatas memerlukan waktu yang cukup
lama, dari awal pendistribusian form penilaian sampi rekapan hasil nilai sampai ke
BKD Jatim rata-rata waktu yang dibutuhkan bisa sampai tiga bulan, sedangkan
pihak BKD Jatim juga harus melakukan perekapan data pegawai JFT yang
direkomendasikan berjumlah ribuan. Dari permasalahan diatas, maka dampak yang
timbul dari keterlambatan dan lamanya waktu proses pendistribusian form,
penilaian dan perekapan adalah pengembangan aparatur atau pegawai (JFT)
menjadi terhambat yang mengakibatkan kenaikan pangkat pegawai akan
terkendala, kenaikan pangkat pegawai JFT tertuang dalam Peraturan Pemerintah
Nomor 99 Tahun 2000 jo Peraturan Pemerintah Nomor 12 Tahun 2002, selain itu
dampak yang lain adalah jadwal kegiatan diklat yang dilakukan pada bulan
Mei-Juli menjadi tertunda dikarenakan form hasil penilaian yang mengalami
keterlambatan. Penilaian kinerja pegawai dilakukan setiap satu tahun sekali dan
bertepatan pada bulan Januari-Februari.
Dari permasalahan diatas, maka diperlukan aplikasi penilaian kinerja
pegawai yang terintegrasi antara instansi pemerintahan di Jatim dengan BKD
Provinsi Jatim, sehingga dengan adanya penilaian kinerja pegawai yang terintegrasi
ini, BKD Provinsi Jatim dapat memonitor, menyusun rencana, strategi dan
langkah-langkah terhadap kemajuan karier pegawai yang bersangkutan. Aplikasi ini akan
menggunakan website sebagai media penilaiannya yang dapat diakses oleh instansi
pemerintahan seluruh Jatim. Alasan digunakannya website agar pihak BKD
melakukan penilaian dan yang belum, selain itu BKD dapat memonitor dan
mengetahui hasil penilaian pegawai di tiap instansi pemerintahan sehingga dapat
dilakukan tindakan seperti pengembangan karir pegawai (diklat) untuk kenaikan
pangkat serta pengembangan SDM. Cara penilaian kinerja yang dilakukan di BKD
Jatim menggunakan teknik pembobotan dengan skala prioritas, yaitu penjumlahan
dari setiap kriteria yang dinilai sehingga menghasilkan jumlah total yang dapat
digunakan untuk pengambilan keputusan berupa rekomendasi. Dari perbandingan
metode yang selama ini digunakan yaitu metode pembobotan dengan skala
prioritas, maka dapat dilakukan perbandingan metode dengan Scoring System.
Scoring System (Azwar, 2003) dapat menentukan skor dari masing-masing
parameter/kriteria yang sudah ditentukan, Metode ini dilakukan dengan cara
menentukan bobot dari setiap kriteria yang dinilai, lalu melakukan penjumlahan
bobot dan didapatkan total nilai. Selain itu, pada metode Scoring System terdapat
pengelompokan dari hasil penghitungan metode yang dilakukan. Berdasarkan studi
kasus yang akan diangkat, pegawai akan dinilai berdasarkan psikotes seperti
kecakapan dan attitude yang akan dilakukan oleh Bagian Formasi dan
Pengembangan (Forbang) dan berdasarkan kinerja yang dilakukan oleh instansi
terkait. Dua jenis penilaian tersebut memiliki jumlah item penilaian sebanyak lima,
yaitu sangat kurang, kurang, cukup, baik dan sangat baik. Dari hasil penilaian
tersebut maka akan muncul nama pegawai yang dapat direkomendasikan untuk
dinaikkan pangkat dan dilakukan proses diklat pegawai.
Adanya Website Penilaian Kinerja Pegawai ini dapat mengganti cara
pendistribusian form penilaian sehingga proses penilaian dapat dilakukan secara
BKD Jatim, selain itu dapat membantu penghitungan total nilai secara langsung dan
perekomendasian pegawai JFT yang dinaikkan pangkat tanpa harus
membandingkan total nilai dari pegawai satu dengan pegawai lain secara manual.
Pihak BKD Jatim dapat menerima laporan berupa nama-nama pegawai JFT yang
direkomendasikan dari setiap instansi di Jawa Timur, sehingga pendataan untuk
proses diklat dapat dilakukan dengan baik sesuai dengan jadwal yang ditetapkan.
Hasil penilaian yang sudah dilakukan dapat tersimpan dengan baik sesuai dengan
periode waktu dilakukannya penilaian kinerja.
1.2. Perumusan Masalah
Bagaimana merancang dan membangun pembuatan aplikasi penilaian
kinerja pegawai berbasis web menggunakan metode Scoring System pada Badan
Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Timur.
1.3. Batasan Masalah
Berdasarkan rumusan masalah di atas, maka ruang lingkup penelitian
dibatasi sebagai berikut :
1. Pegawai yang dinilai adalah pegawai yang memiliki Jabatan Fungsional
Tertentu (JFT).
2. Sistem ini hanya melakukan penilaian kinerja pegawai dan memberikan
rekomendasi yang digunakan untuk pengembangan kinerja pegawai, tidak
sampai pada proses atau cara kenaikan pangkat pegawai.
3. Aplikasi ini hanya dapat digunakan oleh instansi pemerintahan se-Jawa Timur
1.4. Tujuan
Tujuan dari sistem ini adalah menghasilkan aplikasi penilaian kinerja
pegawai berbasis web menggunakan metode Scoring System pada Badan
Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Timur yang mengacu pada history penilaian
pegawai sebelumnya sehingga dapat memberikan rekomendasi pegawai yang akan
dinaikkan pangkat.
1.5. Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan yang digunakan dalam laporan ini, yaitu:
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini dijelaskan tentang latar belakang, perumusan masalah,
pembatasan masalah dan tujuan dari aplikasi penilaian kinerja ini.
BAB II : LANDASAN TEORI
Dalam bab ini dijelaskan mengenai landasan teori yang terkait dengan
laporan ini, yaitu: penjelasan penilaian kinerja, scoring system dan sistem
informasi.
BAB III : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Dalam bab ini diuraikan mengenai perancangan sistem yang terdiri atas
penjelasan dari analisa permasalahan, perancangan sistem, data flow
diagram, entity relationship diagram, struktur basis data serta desain input
dan output.
BAB IV : IMPLEMENTASI DAN EVALUASI
Dalam bab ini dijelaskan tentang evaluasi dari system yang dibuat, proses
BAB V : PENUTUP
Dalam bab ini dijelaskan tentang penutup yang berisi kesimpulan setelah
program aplikasi selesai dibuat dan saran untuk proses pengembangan
8
2.1 Penilaian
Penilaian dalam Bahasa Inggris dikenal dengan istilah Assessment yang
berarti menilai sesuatu. Menurut Akhmat Sudrajat (2011), penilaian (assessment)
adalah penerapan berbagai cara dan penggunaan beragam alat penilaian untuk
memperoleh informasi sejauh mana hasil belajar atau ketercapaian kompetensi
seseorang. Sedangkan menurut Djaali dan Pudji Muljono (2008), menilai itu sendiri
berarti mengambil keputusan terhadap sesuatu dengan mengacu pada ukuran 6
tertentu seperti menilai baik atau buruk, sehat atau sakit, pandai atau bodoh, tinggi
atau rendah dan sebagainya. Dari pengertian penilaian diatas, maka dapat
disimpulkan bahwa penilaian merupakan suatu cara untuk memberikan timbal balik
terhadap suatu kegiatan yang sudah dilakukan sehingga dapat diambil keputusan
terkait dengan hasil penilaian tersebut.
2.2 Penilaian Kinerja
Menurut Mondy & Noe (2005) penilaian kinerja adalah tinjauan formal
dan evaluasi kinerja individu atau tugas tim. Sedangkan menurut Dessler (2003)
penilaian kinerja adalah mengevaluasi kinerja relatif karyawan saat ini dan/atau di
masa lalu terhadap standar prestasinya. Dari kedua pengertian diatas, maka dapat
disimpulkan bawa penilaian kinerja yaitu cara instansi atau pimpinan dalam
Berdasarkan pasal 12 ayat (2) Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999
tentang Perubahan Atas Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974, tentang
Pokok-Pokok Kepegawaian, dinyatakan bahwa untuk mewujudkan penyelenggaraan tugas
pemerintahan dan pembangunan diperlukan Pegawai Negeri Sipil yang profesional,
bertanggung jawab, jujur dan adil melalui pembinaan yang dilaksanakan
berdasarkan sistem penilaian. Selanjutnya pasal 20 dinyatakan bahwa untuk
menjamin obyektifitas dalam mempertimbangkan pengangkatan dalam jabatan dan
kenaikan pangkat diadakan penilaian kinerja pegawai.
Dalam Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara (BKN) Nomor 1
Tahun 2013 tentang Ketentuan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 46 Tahun
2011 tentang Penilaian Kinerja PNS dinyatakan bahwa penilaian kinerja PNS
dilaksanakan untuk mengevaluasi kinerja dari setiap personal, sehingga dapat
memberikan petunjuk bagi pejabat atau atasan terkait untuk mengeveluasi kinerja
dan memberikan kenaikan pangkat sesuai dengan hasil kinerja yang dicapai.
Formulasi dalam penilaian kinerja yang dilakukan saat ini yaitu :
a. Setiap kriteria memiliki nilai atau yang disebut item penilaian berjumlah 1-5
dengan keterangan 1 = Sangat Kurang, 2 = Kurang, 3 = Sedang, 4 = Baik, 5 =
Sangat Baik.
b. Terdapat dua penilaian yang dilakukan, yaitu penilaian kinerja (PK) dan
penilaian psikotes (PP).
c. Setiap nilai pada masing-masing kriteria baik PK maupun PP akan dijumlah.
d. Total Nilai PP + Total Nilai PK / 2 = Total Hasil Penilaian
e. Nilai capaian dalam bentuk angka dan keterangan sebagai berikut :
2. 23 – 35 = Kinerja Sedang
3. 22 – ke bawah = Kinerja Rendah
Penilaian Kinerja Pegawai Negeri Sipil dilaksanakan untuk mengevaluasi
kinerja individu Pegawai Negeri Sipil, yang dapat memberi petunjuk bagi
manajemen dalam rangka mengevaluasi kinerja unit dan kinerja organisasi. Hasil
penilaian kinerja Pegawai Negeri Sipil dimanfaatkan sebagai dasar pertimbangan
penetapan keputusan kebijakan pengelolaan karier Pegawai Negeri Sipil.
Dari setiap penilaian, baik penilaian psikotes maupun penilaian kinerja
pegawai terdapat kriteria-kriteria penilaian. Tujuan digunakan kriteria tersebut
adalah untuk memberikan acuan terkait dengan hal-hal yang akan dinilai pada
setiap pegawai. Kriteria tersebut bersifat permanen atau tidak bisa diubah karena
sudah berdasarkan pada keputusan BKD Pusat. Kriteria yang dinilai dalam
penilaian kinerja antara lain:
a. Kesetiaan
b. Prestasi Kerja
c. Tanggung Jawab
d. Ketaatan
e. Kejujuran
f. Kerjasama
g. Prakarsa
h. Kepemimpinan
Sedangkan kriteria yang dinilai dalam penilaian psikotes antara lain:
a. Kualitas Kerja
c. Inisiatif
d. Disiplin
e. Tanggung Jawab
f. Motivasi
g. Kerjasama
h. Pemahaman Terhadap Tugas
i. Penyesuaian Diri
j. Kepemimpinan
2.3 Jabatan Fungsional Tertentu
Menurut Permendagri (pasal 7, ayat 1), Jabatan Fungsional Tertentu (JFT)
pelaksanaan tugasnya didasarkan pada keahlian dan/atau keterampilan tertentu
serta bersifat mandiri dan kenaikan pangkatnya berdasarkan prestasi kerjanya.
Dalam jabatan fungsional tertentuu dibagi menjadi 2 tingkatan atau pangkat, yaitu:
1. Jabatan Fungsional Terampil
a. Pelaksanaan Pemula, II/a, sekurang-kurangnya Sekolah Lanjutan Tingkat
Atas (SLTA)
b. Pelaksana, II/b-II/c-II/d
c. Pelaksana Lanjutan, III/a-III/b
d. Penyelia, III/c-III/d
2. Jabatan Fungsional Ahli
a. Ahli Pertama, III/a-III/b, Sekurang-kurangnya berijazah Sarjana (S1) atau
D-IV
c. Ahli Madya, IV/a-IV/b-IV/c
d. Ahli Utama, IV/d-IV/e
2.4 Kenaikan Golongan atau Pangkat
Berdasarkan PP Nomor 99 Tahun 2000 tentang kenaikan pangkat yang
diubah dengan PP Nomor 12 Tahun 2002 yang berisi tentang kenaikan pangkat
pada Pegawai Negeri Sipil akan naik 1 tingkat berdasarkan penilaian kinerja setiap
tahun. Selain itu, setiap unsur penilaian kinerja, sekurang-kurangnya bernilai baik
dalam 2 tahun terakhir. Kenaikan pangkat dapat dilakukan jika pegawai yang
bersangkutan sudah menjadi Pegawai Negeri Sipil selama 2 tahun. Berikut urutan
pangkat atau golongan pada Pegawai Negeri Sipil:
Tabel 2.1 Urutan pangkat atau golongan Pegawai Negeri Sipil
No. Pangkat Gol. Ruang
1. Juru Muda I a
2. Juru Muda Tingkat I I b
3. Juru I c
4. Juru Tingkat I I d
5. Pengatur Muda II a
6. Pengatur Muda Tingkat I II b
7. Pengatur II c
8. Pengatur Tingkat I II d
9. Penata Muda III a
10. Penata Muda Tingkat I III b
11. Penata III c
12. Penata Tingkat I III d
13. Pembina IV a
15. Pembina Utama Muda IV c
16. Pembina Utama Madya IV d
17. Pembina Utama IV e
Berikut urutan jenjang pangkat atau golongan berdasarkan pendidikan
pegawai yang bersangkutan.
Tabel 2.2 Urutan Jenjang pangkat atau golongan berdasarkan pendidikan pegawai
No. STTB/Ijazah Gol. Terendah Gol. Tertinggi
1. SD I/a II/a
2. SLTP I/c II/c
3. SLTP Kejuruan I/c II/d
4. SLTA / SLTA Kejuruan/DI II/a III/b
5. Diploma II II/b III/b
6. SGPLB II/b III/c
7. Sarjana Muda / Diploma III/Akademi /
Bakaloreat II/c III/c
8. Sarjana / Diploma IV III/a III/d
9. S-2 / Dokter / Apoteker III/b IV/a
10. Doktor III/c IV/b
2.5 Aplikasi
Aplikasi adalah perangkat lunak yang ada pada komputer digunakan untuk
melyani berbagai macam kebutuhan. Menurut Jogiyanto (2003), teknologi yang
canggih dari perangkat keras akan berfungsi bila intruksi-intruksi tertentu telah
diberikan kepadanya. Intruksi-intruksi tersebut disebut perangkat lunak (software).
Sehingga bisa dikatakan bahwa aplikasi merupakan perangkat lunak yang
membantu dalam setiap pekerjaan manusia. Saat ini aplikasi telah banyak
digunakan pada instansi atau perusahaan baik di Indonesia maupun dunia.
2.6 Scoring System
Dalam metode scoring system terdapat 2 macam kategori yang dibedakan
berdasarkan model distribusi normal, yaitu kategori jenjang (ordinal) dan kategori
bukan jenjang (nominal). Dalam aplikasi ini digunakan metode scoring system
dengan kategori jenjang (ordinal). Menurut Saifuddin Azwar (2003) kategori ini
memiliki tujuan menempatkan individu ke dalam kelompok-kelompok terpisah
secara berjenjang menurut suatu kontinum berdasarkan atribut yang diukur.
Kontinum jenjang yang dimaksud adalah dari rendah ke tinggi, dari paling jelek ke
paling baik, dari sangat puas ke sangat tidak puas, dan lain sebagainya. Banyak
kategori diagnosis yang dapat dibuat dan biasanya tidak lebih dari lima jenjang serta
tidak kurang dari tiga jenjang. Jika mengelompokkan individu ke dalam dua
jenjang, maka akan mengakibatkan risiko kesalahan yang cukup besar bagi
skor-skor yang terletak di sekitar mean kelompok. Langkah-langkah penentuan
kategorisasi berdasarkan jenjang (ordinal) menurut Saifuddin Azwar (2003) yaitu :
a. Menentukan data statistik secara deskriptif berupa rentang minimum (Xmin),
rentang maksimum (Xmax), luas jenjang sebaran, mean teoritis (σ) dan deviasi
standart (µ).
b. Menghitung data statistik secara deskriptif sebagai berikut:
Xmin = banyaknya pertanyaan * nilai minimum
Xmax = banyaknya pertanyaan * nilai maksimum
Mean teoritis (σ) = luas jarak sebaran / 6
Deviasi standart (µ) = banyak pertanyaan * banyak kategori
c. Menghitung p dengan menggunakan tabel distribusi normal, terlebih dahulu
menentukan Zmin dan Zmax dengan rumus :
Zmin = (Xmin - µ) / σ
Zmax = (Xmax - µ) / σ
d. Memilih p dengan nilai yang maksimal sehingga dapat ditemukan rentang
skala prioritas dengan 3 kategori, yaitu :
X < (µ - (p * σ)) kategori rendah atau tidak layak
(µ - (p * σ)) ≤ X < (µ + (p * σ)) kategori sedang atau layak
(µ + (p * σ)) ≤ X kategori tinggi atau sangat layak
2.7 Website
Menurut Sutarman (2003), website (situs web) adalah merupakan alamat
(URL) yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan data dan informasi dengan
berdasarkan topik tertentu. Sedangkan, web page (halaman web) merupakan
halaman khusus dari situs web tertentu yang tersimpan dalam bentuk file. Di dalam
halaman tersebut terdapat berbagai informasi dan link yang tersimpan serta
menghubungkan suatu informasi ke informasi lain dalam page sama ataupun web
page lain pada website yang berbeda.
Pada situs/web dapat di kategorikan menjadi dua, yaitu web ststis dan web
dinamis. Web statis merupakan web yang berisi atau menampilkan
informasi-informasi yang sifatnya tetap atau statis, sedangkan web dinamis merupakan web
dinamis. Untuk menbuat web dinamis dibutuhkan kemampuan pemrograman web.
Terdapat 2 kategori dalam pemrograman web :
1. Server - side programming
2. Client - side programming
Pada server-side programming, perintah program yang dijalankan di web
server, kemudian hasilnya dikirimkan ke browser dalam bentuk HTML biasa.
Sedangkan client – side programming perintah program dijalankan di browser,
sehingga ketika client meminta dokumen yang mengandung script, maka script
tersebut akan di download dari servernya kemudian dijalankan di browser yang
bersangkutan.
Untuk membangun sebuah website, diperlukan langkah-langkah persiapan
yang secara umum dibagi dalam lima tahap, yakni (Rickyanto, Isac.2001) :
1. Merumuskan tujuan membuat website
2. Menentukan isi website
3. Menentukan target pengguna website
4. Menentukan struktur website
5. Desain website
Sedangkan menurut Riyadi (2009), perencanaan dan perancangan sebuah
website dibagi menjadi enam, antara lain :
1. Pemilihan Alamat (Domain)
2. Memilih Hosting
3. Pembuatan perancangan yang benar
4. Perancangan tampilan website
6. Meng-update secara berkala
Dalam perancangan web, terdapat langkah-langkah untuk navigasi
website. Navigasi web berguna untuk menjelaskan fungsi-fungsi dari setiap bagian
di website yang dibuat. Adanya navigasi web ini berguna untuk memberikan
penjelasan kepada user tentang setiap fungsi-fungsi dari web agar user yang akan
menjalankan aplikasi website tidak tersesat dan mudah dalam menemukan
halaman-halaman web yang diinginkan.
Menurut Prihatna (2005), Struktur navigasi adalah struktur atau alur suatu
program yang merupakan rancangan hubungan dan rantai kerja dari beberapa area
yang berbeda dan dapat membantu mengorganisasikan seluruh elemen pembuatan
website. Terdapat empat macam bentuk dasar dari struktur navigasi yang biasa
digunakan dalam pembuatan website, yaitu :
1. Struktur navigasi linier
Hanya mempunyai satu rangkaian cerita yang berurut, yang
menampilkan satu demi satu tampilan layar secara berurut menurut urutannya.
Tampilan yang dapat ditampilkan pada struktur jenis ini adalah satu halaman
sebelumnya atau satu halaman sesudahnya, tidak dapat dua halaman sebelumnya
atau dua halaman sesudahnya.
Gambar 2.1 Struktur Navigasi Linier
2. Struktur Navigasi Hirarki
Merupakan suatu struktur yang mengandalkan percabangan untuk
menampilkan data berdasarkan kriteria tertentu. Tampilan pada menu satu akan
mempunyai halaman percabangan yang disebut Slave Page (halaman
pendukung). Jika salah satu halaman pendukung dipilih atau diaktifkan, maka
tampilan tersebut akan bernama Master Page (halaman utama kedua) dan
seterusnya. Pada navigasi ini tidak diperkenalkan adanya tampilan secara linier.
Gambar 2.2 Struktur Navigasi Hirarki
3. Struktur Navigasi Non-Linier
Pada struktur ini diperkenankan membuat navigasi bercabang.
Percabangan pada struktur non linier ini berbeda dengan percabangan pada
struktur hirarki. Karena pada percabangan ini walaupun terdapat percabangan,
tetapi tiap-tiap tampilan mempunyai kedudukan yang sama yaitu tidak ada
Master Page dan Slave Page.
Gambar 2.3 Struktur Navigasi Non-Linier
4. Struktur Navigasi Composite (Campuran)
Merupakan gabungan dari ketiga struktur yang ada. Struktur navigasi ini
biasa digunakan dalam pembuatan multimedia karena dapat memberikan
Gambar 2.4 Struktur Navigasi Composite (Campuran)
2.8 Hypertexy Prepceprocessor (PHP)
Menurut Wahyono (2005), Hypertexy Prepceprocessor (PHP) merupakan
program yang dikembangkan secara bersama oleh para programer dari seluruh
dunia yang menekuni dunia open source. PHP dikembangkan khususnya untuk
mengakse dan memanipulasi data yang ada di database server open sorce seperti
MySQL. Bahasa pemograman ini ditemukan oleh Rasmus Lerdorf yang bermula
dari keinginan sederhana untuk mempunyai alat bantu atau tools dalam memonitor
pengunjung yang melihat situs web pribadinya. Oleh sebab itu, pada
awalpengembangannya, PHP merupakan akronim dari Personal Home PageTools
sebelum akhirnya menjadi PHP.
2.9 My Structure Query Language (MySQL)
Menurut Anhar (2010), My Structure Query Language (MySQ)L adalah
salah satu Database Management System (DBMS) dari sekian banyak DBMS
seperti Oracle, MS SQL, Postagre SQL, dan lain-lain. Pemrograman PHP juga
sangat mendukung dengan penggunaan database MySQL. Keunggulan dari
MySQL adalah cepat dan mudah digunakan. MySQL semula berkembang karena
2.10 Konsep Basis Data 2.10.1 Sistem Basis Data
Menurut Marlinda (2004) sistem basis data adalah suatu sistem menyusun
dan mengolah record-record mengunakan komputer untuk menyimpan atau
merekam serta memelihara dan operasional lengkap sebuah organisasi/perusahan
sehingga mampu menyedikan informasi optimal yang diperlukan pemakai untuk
prosse pengambilan keputusan.
Pada sebuah sistem basis data terdapat komponen-komponen utama yaitu
perangkat keras (hardware), sistem operasi (operating system), basis data
(database), sistem (perangkat lunak) pengelola basis data (DBMS), pemakai (user),
aplikasi lain (bersifat operasional).
Keuntungan sistem basis data adalah :
a. Mengurangi redudansi data, yaitu data yang sama disimpan dalam berkas data
yang berbeda-beda senhingga pembaruan dilakukan berulang-ulang.
b. Menjaga konsistensi data.
c. Keamanan data dapat tejaga.
d. Integritas dapat dipertahankan.
e. Data dapat digunakan bersama-sama.
f. Menyediakan recovery.
g. Memudahkan penerapan standarisasi.
i. Keterpaduan data terjaga, memelihara data berarti data harus akurat. Hal ini
sangat erat hubungannya dengan pengontrolan kerangkapan data dan
pendidikan keselarasan data.
Kerugian sistem basis data adalah :
a. Diperlukan tempat penyimpanan yang besar.
b. Diperlukan tenaga yang terampil dalam mengolah data.
c. Perangkat lunaknya relatif mahal.
Kerusakan sitem basis data yang dapat mempengaruhi departemen/ bagian yang
terkait.
2.10.2 Database
Menurut Marlinda (2004), database adalah suatu susunan/kumpulan data
oparasional lengkap dari suatu organisasi/perusahaan yang diorganisir/dikelola dan
disimpan secara terintegrasi dengan mengunakan metode tertentu mengunakan
komputer sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan
pemakainya.
Penyusunan data yaitu redudansi untuk mengatasi masalah-masalah pada
penyusunan data yaitu redudansi dan inkosistensi data, kesulitan pengaksesan data,
isoalasi data untuk standarisasi, multile user (banyak pemakai), dan masalah
keamanan, masalah integrasi, dan masalah data independence (kebesaran data).
2.10.3 Database Management System (DBMS)
Menurut Marlinda (2004), Database Management System (DBMS)
Basis data adalah kumpulan data, sedangkan program pengelolanya berdiri sendiri
dalam satu paket program yang komersial untuk membaca data., menghapus data,
dan melaporkan data dalam basis data.
2.10.4 Desain Sistem
Setelah tahap analisa sistem selesai dilakukan, maka analisis sistem telah
mendapatkan gambaran yang jelas apa yang harus dikerjakan. Kemudian
memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. Menurut Jogiyanto (2006)
desain sistem dapat diartikan sebagai berikut:
a. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem.
b. Pendefinisian dari kebutuhan – kebutuhan fungsional.
c. Persiapan untuk rancang bangun implementasi.
d. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.
e. Berupa gambaran, perencnaan dan pembuatn sketsa atau pengaturan dari
beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.
f. Menyangkut konfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan
perangkat keras dari suatu sistem.
2.10.5 Diagram Alir (Flowchart)
Menurut Jogiyanto (2001) bagan alir sistem merupakan bagan yang
menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan
tentang urutan-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir
sistem menunjukkan apa yang dikerjakan di sistem. Bagan alir sistem digambarkan
Tabel 2.3 Simbol Flowchart
Simbol Keterangan Simbol Keterangan
Dokumen Menunjukkan
dokumen input dan output baik untuk proses manual, mekanik atau komputer
Display Menunjukkan
output yang ditampilkan di monitor
Proses Manual Menunjukkan
pekerjaan manual yang tidak dilakukan oleh sistem
Proses Menunjukkan
kegiatan proses dari operasi program komputer
Alur Data Menunjukkan alur
dari setiap proses
Keyboard Menunjukkan input
yang menggunakan keyboard atau papan ketik
Database Menunjukkan
database dalam suatu sistem
External Data (Tabel)
Menunjukkan tabel yang terdapat dalam database
On-Page Reference
Konektor yang digunakan untuk menghubungkan gambar dalam satu halaman
Off-Page Reference
Konektor yang digunakan untuk menghubungkan gambar yang bukan satu halaman
a. Diagram Alur Dokumen (Document Flow)
Document flow adalah bagan alir dokumen atau bisa disebut juga
sebagai bagan alir formulir yang menunjukkan arus dari laporan dan
formulir termasuk tembusan-tembusannya. Dalam pembuatannya,
document flow memiliki ketentuan-ketentuan yang harus diperhatikan.
Tabel 2.4 Simbol yang terdapat di Document Flow
No. Simbol Fungsi
1. Terminator Merupakan bentuk dari terminator simbol
yang digunakan pada awal pembuatan
document flow sebagai awal (Start) dan
akhir (End)
2. Manual Process Merupakan notasi dari proses manual yang
ada pada document flow. Dinyatakan
sebagai proses manual karena dalam notasi
document flow segala bentuk proses masih
belum dilakukan oleh komputer.
3. Document Merupakan notasi dari dokumen pada
document flow. Notasi dokumen ini
umumnya digambarkan sebagai bentuk
lain dari arsip, laporan atau dokumen
lainnya yang berbentuk kertas.
4. Decision
(Keputusan)
Merupakan notasi dari suatu keputusan
dalam pengerjaan document flow. Dalam
penggambaran notasi decision ini selalu
menghasilkan dengan keputusan ya atau
tidak.
2.10.6 Data Flow Diagram (DFD)
Menurut Kendall (2003), Data Flow Diagram (DFD) menggambarkan
pandangan sejauh mungkin mengenai masukan, proses dan keluaran sistem, yang
berhubungan dengan masukan, proses, dan keluaran dari model sistem yang
dibahas. Serangkaian diagram aliran data berlapis juga bisa digunakan untuk
merepresentasikan dan menganalisis prosedur-prosedur mendetail dalam sistem.
dalam organisasi, proses-proses atau transformasi dimana data-data melalui, dan
apa keluarannya. Jadi, melalui suatu teknik analisa data terstruktur yang disebut
DFD, penganalisis sistem dapat merepresentasi proses-proses data di dalam
organisasi. Menurut Kendall (2003), dalam memetakan DFD, terdapat beberapa
simbol yang digunakan yaitu :
1. External entity
Suatu external entity atau entitas merupakan orang, kelompok, departemen, atau
sistem lain di luar sistem yang dibuat dapat menerima atau memberikan
informasi atau data ke dalam sistem yang dibuat.
Gambar 2.5 Simbol External Entity
2. Data Flow
Data Flow atau aliran data disimbolkan dengan data tanda panah. Aliran data
menunjukkan arus data atau aliran data yang menghubungkan dua proses atau
entitas dengan proses.
Gambar 2.6 Simbol Data Flow
3. Process
Suatu proses dimana beberapa tindakan atau sekelompok tindakan dijalankan.
Gambar 2.7 Simbol Process
4. Data Store
Data store adalah simbol yang digunakan untuk melambangkan proses
penyimpanan data.
Gambar 2.8 Simbol Data Store
2.11 Tahapan Software Development Life Cycle (SDLC) 2.11.1 Kebutuhan Perangkat Lunak
Kebutuhan perangkat lunak dapat diartikan sebagai properti yang harus
dipamerkan dalam rangka memecahkan beberapa masalah di dunia nyata (IEEE
Computer Society, 2004). Dalam menentukan kebutuhan perangkat lunak, yang
pertama perlu harus diperhatikan setelah definisi dari kebutuhan perangkat lunak
adalah jenis dari kebutuhan tersebut seperti apakah produk atau proses, fungsional
atau non-fungsional, dan properti yang akan muncul. Keseluruhan proses tersebut
dapat menjelaskan perbedaan antara kebutuhan sistem dan perangkat lunak.
Kedua yaitu, proses dari kebutuhan itu sendiri. Didalamnya digambarkan
model, aktor, dukungan dan manajemen, kualitas dan pengembangan dari proses
itu sendiri. Ketiga yaitu, elisitasi kebutuhan yang menjelaskan darimana kebutuhan
perangkat lunak berasal dan bagaimana caranya mendapatkannya. Keempat yaitu,
analisis kebutuhan yang membahas konflik antar kebutuhan, interaksi perangkat
lunak dengan lingkungan sekitar, dan mengkolaborasikan antara kebutuhan sistem
dengan perangkat lunak. Selain itu, termasuk di dalamnya klasifikasi kebutuhan,
pemodelan konseptual, desain arsitektur dan alokasi kebutuhan, dan negosiasi
kebutuhan.
Kelima yaitu, spesifikasi kebutuhan yang menghasilkan dokumen
spesifikasi kebutuhan perangkat lunak. Keenam yaitu, validasi kebutuhan yang
memastikan kebutuhan perangkat lunak yang dijabarkan benar-benar telah sesuai
sebelum digunakan. Yang terakhir, ketujuh yaitu, pertimbangan praktis, yang
menggambarkan beberapa topik yang perlu dupahami dalam pelaksanaannya.
Topik itu seperti sifat berulangnya sebuah proses, manajemen dan pemeliharaan,
dan pengukuran kebutuhan.
2.11.2 Analisis dan Desain Perangkat Lunak
Analisis sistem atau perangkat lunak dilakukan dengan tujuan untuk dapat
mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan yang terjadi dan kebutuhan yang
diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikannya.
Perancangan desain perangkat lunak merupakan penguraian suatu sistem
informasi yang utuh ke dalam bagian komputerisasi yang dimaksud,
mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, menentukan kriteria,
menghitung konsistensi terhadap kriteria yang ada, serta mendapatkan hasil atau
tujuan dari masalah tersebut serta mengimplementasikan seluruh kebutuhan
operasional dalam membangun aplikasi.
Menurut Kendall dan Kendall (2003), analisis dan perancangan sistem
berupaya menganalisis input data atau aliran data secara sistematis, memproses atau
mentransformasikan data, menyimpan data, dan menghasilkan output informasi
dalam konteks bisnis khusus. Kemudian, analisis dan perancangan sistem tersebut
dipergunakan untuk menganalisis, merancang dan mengimplementasikan
peningkatan-peningkatan fungsi bisnis yang bisa dicapai melalui penggunaan
Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena
kesalahan di dalam tahap ini juga akan menyebabkan kesalahan di tahap
selanjutnya. Dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus
dilakukan oleh analis sistem sebagai berikut :
1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.
2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.
3. Analyze, yaitu menganalisis sistem.
4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis
Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah
mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya
sekarang bagi analis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk sistem
tersebut, tahap ini disebut desain sistem atau perangkat lunak.
2.12 Teknik Wawancara
Teknik wawancara merupakan teknik pengambilan data oleh peneliti
dengan langsung berdialog dengan responden untuk menggali informasi dari
responden. Dalam wawancara, peneliti tidak harus bertatatap muka secara
langsung, tetapi dapat melalui media tertentu misalnya telepon, teleconference,
chatting melalui internet, bahkan melalui short message service (SMS) dan e-mail.
(Suliyanto, 2006).
Teknik ini merupakan salah satu teknik yang paling sering digunakan oleh
peneliti untuk mendapatkan informasi-informasi yang dibutuhkan terkait penelitian
menggunakan teknik ini untuk menggali informasi yang dibutuhkan stakeholder
atau pemilik kepentingan.
2.13 Teknik Observasi
Teknik obervasi merukan teknik pengumpulan data dengan menggunakan
panca indra, jadi tidak hanya pengamatan menggunakan mata. Mendengarkan,
mencium, mengecap, dan meraba termasuk salah satu bentuk observasi. Instrumen
yang digunakan dalam observasi adalah panduan pengamatan dan lembar
pengamatan, serta bisa juga berupa catatan singkat mengenai hal-hal apa saja yang
diobservasi. (Suliyanto, 2006).
Observasi sering digunakan sebagai teknik pengumpulan data tambahan
selain wawancara, namun ada juga yang menggunakan observasi tanpa
menggunakan wawancara. Di dalam melakukan observasi, panca indra yang paling
berperan adalah penggamatan dengan mata atau melihat.
2.14 Black Box Testing
Menurut Rizky (2011), pengertian dari Black Box Testing adalah suatu tipe
testing yang memperlakukan perangkat lunak yang tidak diketahui kinerja
internalnya. Berdasarkan hal tersebut, para tester memandang perangkat lunak
seperti layaknya “kotak hitam” yang tidak terlihat isinya, tetapi dikenai proses
testing bagian luarnya saja. Black Box Testing hanya memandang perangkat lunak
dari sisi spesifikasi dan kebutuhan yang telah ditentukan pada awal perancangan.
1. Anggota tim tester tidak harus dari seseorang yang memiliki kemampuan teknis
program.
2. Kesalahan dari perangkat lunak ataupun bug sering ditemukan oleh komponen
tester yang berasal dari pengguna.
3. Hasil dari balck box testing dapat memperjelas kontradiksi ataupun kerancuan
yang mungkin timbul dari eksekusi sebuah perangkat lunak.
31
Pada bab ini akan membahas tentang identifikasi masalah, analisis
permasalahan, solusi permasalahan dan perancangan sistem dalam Rancang
Bangun Aplikasi Penilaian Kinerja Pegawai Berbasis Web Menggunakan Metode
Scoring System Pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Timur. Sebelum
melakukan identifikasi dan analisis permasalahan, telah dilakukan pengumpulan
data dengan teknik wawancara dan observasi yang dilakukan di BKD Jatim.
3.1 Identifikasi Permasalahan
Identifikasi permasalahan dilakukan pada saat maupun setelah proses
wawancara dan observasi pada BKD Jatim. Untuk melakukan identifikasi masalah,
maka dilakukan observasi oleh panelis pada BKD Jatim yang dilakukan pada
tanggal 4 Maret 2015 sampai 29 Januari 2016. Data-data yang diperlukan untuk
dilakukan dikumpulkan dengan melakukan wawancara pada dua responden yaitu :
Bagian Formasi dan Pengembangan (Forbang) Pegawai dan Bagian Dokumen dan
Pengolahan Data (Doklahta) pada BKD Jatim. Selain itu juga melakukan
pengamatan terhadap dokumen penilaian kinerja.
Proses penilaian kinerja yang terjadi pada BKD Jatim selaku instansi
pemerintah yang bertanggung jawab terhadap perkembangan aparatur Negara harus
melakukan pendataan jumlah pegawai JFT di setiap instansi per kota di Jwa Timur.
Jika sudah terdata dan diketahui jumlahnya, maka bagian Forbang akan meneliti
kriteria penilaian baik psikotes maupun kinerja pada form penilaian. Selanjutnya
yang tersebar di seluruh Jatim. Lalu form penilaian tersebut akan di distribusikan
di setiap BKD Kota yang ada di Jatim, jumlah form penilaian di setiap kota berbeda
tergantung jumlah pegawai JFT di kota tersebut. Selanjutnya form penilaian yang
ada di BKD Kota akan didistribusikan ke instansi terkait yang memiliki pegawai
JFT. Kekurangan dari proses diatas yaitu terkait dengan masalah pendistribusian
form penilaian yang membutuhkan waktu lama sehingga sampai pada BKD Kota
tidak sesuai dengan yang dijadwalkan.
Setelah form penilaian sampai pada instansi terkait di setiap kota,
selanjutnya proses penilaian. Penilaian yang dilakukan berjumlah dua yaitu
penilaian psikotes dan penilaian kinerja. Kepala instansi yang dibantu oleh bagian
Forbang di instansi terkait akan melakukan penilaian pegawai JFT dan membobot
atau menjumlah hasil penilaian secara manual. Setelah dijumlah, langkah
berikutnya adalah menganalisa salah satu nama pegawai JFT yang
direkomendasikan untuk kenaikan pangkat. Kekurangan dari proses diatas yaitu
tentang pembobotan nilai dan perekomendasian yang bersifat manual, hal ini bisa
saja terjadi kesalahan sehingga nama yang direkomendasikan bisa tidak valid.
Setelah proses penilaian dilakukan, berikutnya setiap instansi membuat
rekap hasil penilaian yang berisi total nilai per pegawai JFT dan nama pegawai yang
direkomendasikan, form rekap tersebut diserahkan ke BKD Kota. Dari BKD Kota
akan melakukan rekap nama-nama pegawai JFT dari setiap instansi yang
direkomendasikan untuk dikirimkan pada BKD Jatim. Kekurangan dari proses
diatas yaitu proses perekapan yang bersifat manual dan membutuhkan waktu lama
Dari hasil identidikasi yang telah dilakukan, gambaran proses bisnis pada
penilaian diatas dapatdilihat pada Gambar 3.1.
Gambar 3.1 Document flow penilaian kinerja pegawai
3.2 Analisis Permasalahan
Setelah diketahui proses alur dokumen atau document flow yang dilakukan
oleh masing-masing pengguna, maka proses berikutnya adalah melakukan analisis
kebutuhan yang sesuai dengan proses-proses tersebut. Analisis kebutuhan ini
Document Flow Penilaian Kinerja Pegawai JFT
Pegawai JFT Pimpinan Instansi Terkait
Bag. Formasi dan Pengembangan BKD
Jatim
Personalia/HRD Instansi Terkait BKD Per Kota
P
h
a
s
e
Mulai Form Penilaian Kinerja
Form Penilaian Kinerja Fix
Melakukan Penilaian Kinerja
Pegawai JFT
Hasil Penilaian
Membuat Rekap Ulang Hasil
Penilaian Tervalidasi
Laporan Penilaian Hasil Rekap Laporan Penilaian
Hasil Rekap
Mengisi Data Periode dan Data Pegawai JFT yang akan dinilai
Form Penilaian Kinerja Fix
Hasil Penilaian Kinerja Rekap Hasil
Penilaian Kinerja
Hasil Penilaian
Memvalidasi Hasil Penilaian Kinerja yang sudah Direkap
Hasil Penilaian Hasil Penilaian
Tervalidasi Hasil Penilaian
Tervalidasi
Hasil Penilaian Tervalidasi
Hasil Penilaian Tervalidasi
Laporan Penilaian Hasil Rekap
Selesai
Hasil Penilaian Tervalidasi
4
2 Hasil Penilaian
Kinerja Form Penilaian
Kinerja Fix
Membuat Form Penilaian Kinerja
Form Penilaian Kinerja
Perbanyak Form Penilaian Kinerja sesuai jumlah pegawai JFT per
instansi
Form Penilaian Kinerja Fix
Form Penilaian Kinerja Fix
Form Penilaian Kinerja
1
Form Penilaian Kinerja Fix
1
Hasil Penilaian Kinerja yang Sudah
Direkap 1
Hasil Penilaian Tervalidasi
1 Hasil Penilaian
dilakukan untuk merancang kebutuhan dari masing-masing pengguna sistem.
Analisis ini dilakukan pada setiap pengguuna yang secara langsung berhubungan
atau berinteraksi dengan sistem nantinya. Berikut ini hasil analisis kebutuhan untuk
masing-masing pengguna.
3.2.1 Analisis Pada Proses Forbang BKD Jatim
Dalam proses pendistribusian form penilaian terjadi estimasi waktu atau
keterlambatan baik dalam pendistribusian form penilaian ke BKD Kota lalu ke
instansi terkait maupun pendistribusian hasil rekap nama-nama pegawai JFT yang
direkomendasikan pada BKD Jatim. Hal seperti ini tentu saja membuat proses
perkembangan aparatur terkhusus pegawai JFT terhambat karena proses diklat atau
kenaikan pangkat pegawai dilakukan pada bulan Mei-Juni.
3.2.2 Analisis Pada Proses Kepala Instansi
Dalam proses penilaian baik penilaian kinerja maupun penilaian psikotes
masih dilakukan secara manual. Hal ini mengakibatkan nilai pembobotan dan
perekomendasian bisa tidak valid dikarenakan analisisnya menggunakan proses
manual. Selain itu perekapan hasil nilai seluruh pegawai JFT dan pegawai JFT yang
direkomendasikan juga membutuhkan waktu yang lama.
3.3 Solusi Permasalahan
Setelah dilakukan pengumpulan data melalui proses wawancara dan
observasi, pengolahan data dari hasil observasi, dilanjutkan dengan melakukan
identifikasi masalah, didapatkan suatu permasalahanyangharus diselesaikan dengan
memberikan solusi terbaik yang sesuai dengan permasalahan yang ada. Dalam
Aplikasi Penilaian KInerja Pegawai Berbasis Web Menggunakan Metode Scoring
System Pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Timur.
3.4 Analisis Kebutuhan Pengguna
Aplikasi penilaian kinerja pegawai pada BKD Jatim ini akan melibatkan
beberapa pengguna didalamnya. Berikut ini telah dianalisis siapa saja yang dapat
mengoperasikan dan menggunakan aplikasi web ini beserta kebutuhannya:
Tabel 3.1 Analisis Kebutuhan
No. Pengguna Kebutuhan Laporan yang Dihasilan
1 Forbang BKD
Jatim
a. Mampu menginputkan
data pegawai JFT yang terbagi berdasarkan instansi dan kota instansinya..
b. Mampu menginputkan
data penilaian, baik kriteria penilaian kinerja maupun psikotes dan item setiap penilaian.
c. Mampu menginputkan
data periode penilaian.
d. Dapat mengetahui
instansi mana yang sudah melakukan penilaian.
e. Dapat mengetahui
nama-nama pegawai JFT yang
direkomendasikan dari setiap instansi.
a. Laporan Hasil
Penilaian yang berisi nama-nama pegawai JFT yang
direkomendasikan dari setiap instansi.
2. Kepala Instansi a. Mampu melakukan
penilaian psikotes.
b. Mempu melakukan
penilaian kinerja.
c. Dapat melihat hasil
nilai psikotes tiap pegawai JFT.
d. Dapat melihat hasil
nilai kinerja tiap pegawai JFT.
a. Laporan penilaian
psikotes
b. Laporan penilaian
kinerja
c. Laporan total hasil
No. Pengguna Kebutuhan Laporan yang Dihasilan
e. Dapat melihat total
hasil penilaian dari seluruh pegawai.
f. Dapat melihat nama
pegawai yang direkomendasikan.
g. Dapat mengakses
laporan penilaian psikotes tiap pegawai JFT.
h. Dapat mengakses
laporan penilaian kinerja tiap pegawai JFT.
i. Dapat mengakses
laporan total penilaian seluruh pegawai JFT.
3. Pegawai JFT a. Menerima laporan
penilaian psikotes.
b. Menerima laporan
penilaian kinerja.
c. Menerima laporan total
hasil penilaian dan rekomendasi.
3.5 Metode Scoring System
Metode yang akan digunakan untuk pembuatan aplikasi penilaian kinerja
ini adalah metode Scoring System. Langkah-langkah dalam Scoring System kategori
jenjang (ordinal) menurut Saifuddin (2003:107) adalah sebagai berikut:
1. Menentukan data statistik secara deskriptif berupa rentang minimum (� � ) dan
rentang maksimum (� ��), luas jarak sebaran, mean teoritis (�) dan deviasi
standar (�).
2. Menghitung data statistik deskriptif sebagai berikut:
� � : banyaknya kriteria * nilai minimum
Luas Jarak Sebaran : � �� - � �
Deviasi Standart (�) : Luas jarak sebaran / 6
Mean Teoritis (�) : banyaknya kriteria * banyak kategori
3. Menghitung p dengan menggunakan table distribusi normal, terlebih dahulu
menentukan � � dan � �� dengan rumus :
� � : (� � –�) / �
� �� : (� �� –�)/�
4. Memilih p dengan nilai yang maksimal sehingga dapat ditentukan rentang skala
prioritas dengan 3 kategori, yaitu:
X < (� - (p * �)) Kategori rendah
(�– (p * �)) ≤ X < (� + (p * �)) Kategori sedang
(� + (p * �)) ≤ X Kategori tinggi
Pada tahap terakhir pimpinan dan pegawai dari setiap instansi terkait
mendapatkan laporan penilaian baik penilaian kinerja maupun psikotes secara
detail. Sedangkan pihak BKD Provinsi Jatim mendapatkan laporan pegawai yang
mendapatkan nilai terbaik dan layak untuk dinaikkan pangkat pada setiap instansi.
3.6 Struktur Navigasi
Terdapat struktur navigasi yang digunakan untuk pengguna aplikasi web
penilaian kinerja ini agar dapat menggunakan fungsi-fungsi pada halaman web
dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan. Berikut struktur navigasi pada website
3.6.1 Struktur Navigasi Untuk Forbang BKD Jatim (Maintenance Data Pegawai)
Pada struktur navigasi ini, dijelaskan tentang fungsi dari setiap halaman
yang ada pada menu maintenance data pegawai. Menu maintenance data
pegawai berisi master kota instansi, satker parent, jabatan, golongan, kota
lahir, tipe pegawai dan pegawai JFT. Dari struktur navigasi ini terdapat 7
form master untuk pegawai JFT. Form master tersebut memiliki fungsi
untuk menambah data, mengedit data dan menghapus data. Sedangkan pada
halaman utama atau halaman beranda terdapat nama-nama pegawai yang
direkomendasikan dari setiap instansi dan juga grafik total nilai dari
pegawai tersebut. Sedangkan halaman daftar bertujuan maintenance data
pengguna aplikasi penilaian kinerja ini, halaman daftar memiliki fungsi
untuk menambah data pengguna, mengedit data pengguna dan menghapus
data pengguna. Data pengguna yang dimasukkan adalah data kepala instansi
yang akan melakukan penilaian kinerja. Halaman master kota instansi,
satker parent, jabatan, golongan, kota lahir dan tipe pegawai memiliki fungsi
yang sama, sedangkan pada halaman pegawai JFT memiliki fungsi periode
golongan untuk melakukan edit golongan pegawai yang direkomendasikan,
detail pegawai untuk melihat detail data dari pegawai JFT dan ubah jabatan
untuk mengubah jabatan dari pegawai JFT yang dipilih. Struktur navigasi
dan fungsi dari menu maintenance data pegawai JFT dapat dilihat pada
Forbang BKD Jatim
Beranda
Maintenance Data Pegawai
Kota Instansi
Tambah
Edit
Hapus
Satker Parent
Tambah
Edit
Hapus
Jabatan Edit Tambah
Hapus
Golongan
Tambah
Edit
Hapus
Kota Lahir
Tambah
Edit
Hapus
Tipe Pegawai
Tambah
Edit
Hapus
Pegawai JFT
Periode Golongan
Detail Pegawai
Ubah Jabatan Logout
Login
Daftar
Tambah
Edit
Hapus
3.6.2 Struktur Navigasi Untuk Forbang BKD Jatim (Maintenance Data Penilaian)
Pada struktur navigasi ini, dijelaskan tentang fungsi dari setiap halaman
yang ada pada menu maintenance data penilaian. Menu maintenance data
penilaian berisi master kriteria penilaian psikotes, kriteria penilaian kinerja,
item penilaian psikotes, item penilaian kinerja, metode penilaian psikotes,
metode penilaian kinerja, hasil penilaian, periode penilaian dan laporan.
Struktur navigasi dari menu maintenance data penilaian dapat dilihat pada
gambar 3.3.
Forbang BKD Jatim
Beranda
Maintenance Data Penilaian
Master Kriteria Penilaian
Metode Penilaian Login
Kriteria Psikotes
Tambah
Edit
Hapus
Kriteria Psikotes
Tambah
Edit
Hapus
Master Item Penilaian
Kriteria Psikotes
Kriteria Psikotes
Tambah
Tambah
Periode Peni laian Tambah
Hasil Penilaian
Laporan
Logout
Kriteria Psikotes
Kriteria Psikotes
Cetak
3.6.3 Struktur Navigasi Untuk Kepala Instansi Terkait
Pada struktur navigasi ini, dijelaskan tentang fungsi dari setiap halaman
yang ada pada bagian kepala instansi terkait untuk melakukan penilaian
pegawai. Pada halaman untuk kepala instansi terkait berisi beranda,
penilaian psikotes, penilaian kinerja, hasil penilaian psikotes, hasil penilaian
kinerja, total hasil penilaian, history penilaian, laporan penilaian psikotes,
laporan penilaian kinerja, laporan total hasil penilaian. Struktur navigasi
dari halaman kepala instansi terkait dapat dilihat pada gambar 3.4.
Kepala Instansi
Beranda
Login
Laporan Penilaian Pegawai
Logout Penilaian Pegawai
Penilaian Psikotes Nama Pegawai
yang Dinilai Lanjut
Penilaian Kinerja Nama Pegawai yang Dinilai
Nilai Simpan
Lanjut Nilai Simpan
Hasil Penilaian Pegawai
Hasil Penilaian Psikotes
Hasil Penilaian Kinerja
Totak Hasil Penilaian
Detail Nilai
Detail Nilai
History Penilaian Keterangan Rekomendasi
Laporan Penilaian Psikotes
Laporan Penilaian Kinerja
Laporan Total Hasil Penilaian
3.7 Perancangan Sistem
Dalam perancangan aplikasi ini ada beberapa tahapan yang harus
dilakukan. Adapun tahapan dalam perancangan sistem yang dilakukan adalah
pembuatan alur sistem, data flow diagram (DFD), entity relationship diagram
(ERD), struktur database, dan membuat desain uji coba.
3.7.1 Alur Sistem
Terdapat blok diagram dan system flow untuk aplikasi penilaian kinerja
pegawai pada BKD Jatim.
A. Blok Diagram
Gambar 3.5 di bawah menggambarkan tentang apa saja input yang
dibutuhkan, proses yang dilakukan, dan output yang dihasilkan oleh sistem
penilaian kinerja pegawai pada BKD Jatim.
Input yang dibutuhkan untuk penilaian psikotes pegawai JFT, antara lain :
data pegawai JFT, data kriteria psikotes, data item psikotes, penilaian psikotes dan
data periode penilaian. Sedangkan input yang dibutuhkan untuk penilaian kinerja
pegawai JFT, antara lain : data pegawai JFT, data kriteria kinerja, data item kinerja,
penilaian kinerja dan data periode penilaian.
Untuk blok output, hasil informasi berupa laporan terkait dengan berbagai
laporan antara lain : laporan penilaian psikotes dimana akan berisi tentang informasi
nilai psikotes tiap pegawai serta detail dari nilai per kriterianya, laporan penilaian
kinerja dimana akan berisi tentang informasi nilai kinerja tiap pegawai serta detail
dari nilai per kriterianya, laporan total hasil penilaian yang berisi nilai dari total
laporan hasil penilaian yang berisi nama-nama pegawai JFT yang
direkomendasikan dari setiap instansi di Jawa Timur.
Aplikasi Penilaian Kinerja Pegawai JFT
Proses
Input Output
P
h
as
e
Proses Penilaian Psikotes
Proses Penilaian Kinerja
Proses Total Hasil Penilaian
Proses Hasil Penilaian (Rekomendasi) Kriteria Psikotes
Item Psikotes
Penilaian Psikotes
Data Pegawai JFT
Periode Penilaian
Kriteria Kinerja
Item Kinerja
Penilaian Kinerja
Laporan penilaian psikotes
Laporan penilaian kinerja
Laporan Total Hasil Penilaian
Laporan Hasil Penilaian
Gambar 3.5 Blok Diagram
B. System Flow
Untuk membuat aplikasi penilaian kinerja pegawai pada BKD Jatim
dibutuhkan system flow yang sesuai dengan proses dan ketentuan yang
berlaku pada BKD Jatim. Berikut penjelasan system flow yang dibuat untuk
1. System Flow Mengelola Data Master Kota Instansi
Pada system flow mengelola data kota instansi dijelaskan bahwa untuk dapat
mengelola data kota instansi maka diperlukan proses memasukkan data secara
manual. Setelah itu, sistem akan melakukan proses penyimpanan ke dalam tabel
kota instansi. Sistem juga dapat menampilkan data kota instansi yang diambil
dari tabel kota instansi. Desain system flow mencatat data kota instansi dapat
dilihat pada Gambar 3.6.
Sysflow Mengelola Data Master Kota Instansi
Website Penilaian Kinerja Admin (BKD Jatim)
P
h
as
e
Mulai
Tabel kota instansi
Data Kota Instansi
Ada? Simpan data kota instansi
Menampilkan data kota instansi T
Data Kota Instansi
Selesai
Input data? Y
Y
T
Gambar 3.6 System flow mengelola data master kota instansi
2. System Flow Mengelola Data Master Satker Parent
Pada system flow mengelola data satker parent terdapat proses menyimpan data
satuan kerja atau instansi yang memiliki pegawai JFT. Tidak semua instansi
pemerintah di Jawa Timur memiliki pegawai JFT, rata-rata yang memiliki
Sistem dapat melakukan pengecekkan terhadap data yang sama, sehingga tidak
ada nama instansi yang sama. Sistem juga dapat menampilkan data satker parent
yang diambil dari tabel satker parent. Desain system flow mencatat data satker
parent dapat dilihat pada Gambar 3.7.
Sysflow Mengelola Data Master Satker Parent
Website Penilaian Kinerja Admin (BKD Jatim)
P
h
a
s
e
Mulai
Tabel satker parent
Data Satker Parent
Ada? Simpan data satker parent
Menampilkan data satker parent T
Y
Data Satker Parent Selesai
Input data?
T Y
Gambar 3.7 System flow mengelola data master satker parent
3. System Flow Mengelola Data Master Jabatan
Pada system flow mengelola data jabatan terdapat proses menyimpan data
jabatan pada pegawai negeri khusus JFT. Jabatan yang disimpan
bermacam-macam sesuai dengan satker parent atau instansi tempat pegawai bekerja. Sistem
dapat melakukan pengecekkan terhadap data yang sama, sehingga tidak ada
diambil dari tabel jabatan. Desain system flow mencatat data jabatan dapat dilihat
pada Gambar 3.8.
Sysflow Mengelola Data Master Jabatan
Website Penilaian Kinerja Admin (BKD Jatim)
P
h
a
s
e
Tabel jabatan
Data Jabatan
Ada?
Simpan data jabatan
Menampilkan data jabatan T
Y
Data jabatan Selesai
Menampilkan form jabatan
Tabel satker parent
Mulai
Form jabatan
Input data? Y
T
Pilih master jabatan
Gambar 3.8 System flow mengelola data master jabatan
4. System Flow Mengelola Data Master Tempat Lahir
Pada system flow mengelola data tempat lahir terdapat proses menyimpan data
tempat lahir. Data tempat lahir berisi kota-kota yang menjadi tempat lahir
pegawai di JFT yang berada di Jatim. Sistem dapat melakukan pengecekkan
terhadap data yang sama, sehingga tidak ada nama tempat lahir yang sama.
lahir. Desain system flow mencatat data tempat lahir dapat dilihat pada Gambar
3.9.
Sysflow Mengelola Data Master Tempat Lahir
Website Penilaian Kinerja Admin (BKD Jatim)
P
h
a
s
e
Mulai Tabel tempat lahir
Data Tempat Lahir
Ada? Simpan data tempat lahir
Menampilkan data tempat lahir T
Y
Data tempat lahir Selesai
Input data? Y
T
Gambar 3.9 System flow mengelola data tempat lahir
5. System Flow Mengelola Data Master Golongan
Pada system flow mengelola data golongan terdapat proses menyimpan data
golongan pada pegawai negeri secara umum. Pada setiap golongan juga terdapat
pangkat, hal ini yang nantinya akan digunakan untuk reward (kenaikan pangkat)
kepada pegawai JFT yang mendapatkan hasil penilaian terbaik dari setiap
instansi atau tempat bekerja yang bersangkutan. Sistem dapat melakukan
pengecekkan terhadap data yang sama, sehingga tidak ada nama golongan yang
