RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGUKURAN
DAN PERENCANAAN KINERJA PERPUSTAKAAN
Budi Setyawan
1)A.B. Tjandrarini
2)1) S1/ Jurusan Sistem Informasi. STIKOM Surabaya, email : rere_setyawan@yahoo.co.uk 2) STIKOM Surabaya, email : asteria@stikom.edu
Abstract: Performance measurement is sub management system that contras between planning that created and
reachable result, analysis the deviation and carry out reparation. At the time have no a standart that can to use to performance measurement of library, specially for university. Measurement information system and planning of performance with Balanced Scorecard for a desition support can be use to solve measurement and planning of performance. Measurement and planning of library’s performance have work at the purpose from measurement and planning, perspectif, criteria, indicator, dan strategi that created before. Ways of planning system are carry out of
survey and analysis, that finnaly to use to designing system with Balanced Scorecard. Analytical Hierarchy Process (AHP) in this system to used for comparison priority. System have build that created to use carry out measurement and planning of performance. The report of them can to use carry out to desition support of performance’s planning.
Keyword: Performance’s Planning, Performance’s Measurement, AHP, Balanced Scorecard, Library’s
Measurement
Pengukuran kinerja merupakan bagian dalam sistem manajemen dengan membandingkan antara rencana yang dibuat dan hasil yang dicapai, menganalisis penyimpangan yang terjadi dan melakukan perbaikan. Pada saat ini belum terdapat standar yang dapat dijadikan acuan dalam melakukan pengukuran kinerja perpustakaan yang berlaku secara nasional, khususnya bagi perpustakaan perguruan tinggi. Pengukuran kinerja perpustakaan yang selama ini dilakukan oleh pihak pengelola perpustakaan biasanya hanya berupa tabel-tabel yang diminta oleh lembaga induk atau universitas yaitu, tabel data yang memberikan informasi akan jumlah pengunjung, jumlah koleksi, dan lain-lain. (Saleh, 2002).
Begitu pula dengan perpustakaan perguruan tinggi yang merupakan suatu sarana pemenuhan kebutuhan akan sumber-sumber informasi dan ilmu pengetahuan. Kendala yang sering dihadapi pihak perpustakaan adalah belum adanya suatu standar pengukuran yang dapat digunakan untuk mengukur kinerja perpustakaan (Saleh, 2002). Tentu saja proses pengukuran kinerja perpustakaan tidak terlepas dari suatu perencanaan kinerja. Dengan perencanaan inilah suatu organisasi khususnya perpustakaan dapat dengan mudah mencapai visi dan misi sesuai dengan yang diharapkan. Kendala lain yang dihadapi adalah pimpinan perpustakaan mengharapkan output dari proses pengukuran kinerja tersebut dapat juga dijadikan acuan dalam pengambilan keputusan perencanaan kinerja pada masa yang akan datang. Untuk itu diperlukan suatu pendukung keputusan dalam melakukan perencanaan di masa yang akan datang. Sistem pendukung keputusan ini akan membantu pemimpin perpustakaan dalam menganalisis indikator-indikator mana yang lebih diprioritaskan untuk dilaksanakan. Selain itu, pemimpin perpustakaan dapat menentukan target setiap indikator dan strategi yang harus dilakukan untuk mencapai visi dan misi perpustakaan.
Dengan adanya sistem pendukung keputusan yang menggunakan metode Balanced Scorecard dengan penentuan pembobotan tingkat kepentingannya menggunakan Analytical Hierarchy Process, maka diharapkan dapat mempercepat dan mempermudah user dalam mengambil keputusan untuk melakukan pengukuran dan perencanaan kinerja perpustakaan yang sesuai dengan indikator-indikator yang diprioritaskan.
METODE
1.
Pengukuran Kinerja
Menurut Yuwono, dkk. (2002) pengukuran kinerja adalah tindakan pengukuran yang dilakukan terhadap berbagai aktifitas dalam rantai nilai yang ada pada perusahaan. Hasil pengukuran tersebut kemudian digunakan sebagai umpan balik yang akan memberikan informasi tentang prestasi pelaksanaan suatu rencana dan titik dari suatu perusahaan yang memerlukan penyelesaian-penyelesaian atas aktivitas perencanaan dan pengendalian.
Syarat-syarat yang harus dipenuhi agar pengukuran kinerja dapat menghasilkan informasi dalam pengambilan keputusan antara lain: sesuai tujuan organisasi, merupakan nilai dan aktivitas dalam perusahaan, mudah dimengerti oleh semua karyawan, dan mudah diukur dan dievaluasi, serta digunakan secara konsisten oleh organisasi. Pada akhirnya diperlukan standar pengukuran yang memberikan informasi (indikator) kepada manajemen tentang kinerja secara kualitas dan sumber daya yang dimiliki secara kuantitas.
2. Pengukuran Kinerja Perpustakaan
Perguruan Tinggi
a. Siklus per Kapita (Circulation per Capita) dengan rumus:
CpC = AC/JP
b. Koleksi yang dipakai di ruang baca per kapita ( In-Library Material Use) dengan rumus:
iLMUpC = iLMU/JP
c. Kunjungan ke Perpustakaan per Kapita (Library Visit per Capita), dengan rumus:
LVpC = ALV/JP)
d. Program Attendance per Capita (Program
Attendance per Capita), dengan rumus:
PApC = APA/JP
e. Reference Transaction per Capita, dengan rumus:
RTpC = ART/JP
f. Reference Fill Rate, dengan rumus:
RFR = (RTC/TRT)X100%
g. Title Fill Rate, dengan rumus:
TFR= (NTF/NTS) X 100%
h. Subject and Author Fill Rate, dengan rumus:
SAFR = (SAF/SAS) X 100 %
i. Registration as a Percentage of Population, dengan rumus:
RPP = (LR/JP) X 100%
j. Turnover Rate, dengan rumus:
TR = (AC+iLMU) / HD
3. Balanced Scorecard
Balanced Scorecard dikembangkan di Harvard Business School oleh Robert S. Kaplan dan David P. Norton. Sekarang Balanced Scorecard merupakan model yang sangat populer dari penilaian kinerja baru. Konsep ini telah menunjukkan keberhasilan dalam perusahaan swasta dan sektor pemerintah. Balanced Scorecard sendiri dapat diartikan sebagai kumpulan ukuran kinerja yang terintegrasi yang diturunkan dari strategi perusahaan yang mendukung strategi perusahaan secara keseluruhan. Arti dari Balanced
(keseimbangan) sendiri adalah untuk menyeimbangkan ukuran eksternal para pemegang saham dan pelanggan, dengan ukuran proses bisnis, inovasi, serta pembelajaran dan pertumbuhan. (Kaplan dan Norton, 1996b)
Balanced Scorecard memberikan para eksekutif sebuah kerangka kerja menyeluruh yang menejemahkan visi perusahaan dan strategi usaha dalam sejumlah ukuran. Sistem ini menejemahkan visi perusahaan dan strategi perusahaan menjadi tujuan dan pengukuran, serta mengorganisirnya menjadi empat perspektif yang berbeda yaitu: finansial, pelanggan, proses bisnis internal, dan proses belajar dan pertumbuhan. (Kaplan dan Norton, 1996b) Penjabaran kerangka kerja untuk penerjemahan strategi ke dalam kerangka operasional dapat dilihat pada Gambar 1.
“Untuk berhasil secara finansial, apa yang harus kita perlihatkan kepada para pemegang saham kita?”
Tujuan Ukuran Sasaran Inisiatif
Finansial
“Untuk menyenangkan para pemegang saham dan pelanggan kita proses bisnis apa yang harus kita kuasai dengan baik?”
Tujuan Ukuran Sasaran Inisiatif
Proses Bisnis Internal
“Untuk mewujudkan visi kita, apa yang harus kita perlihatkan kepada para pelanggan kita?”
Tujuan Ukuran Sasaran Inisiatif
Pelanggan
“Untuk mewujud-kan visi kita, bagaimana kita memelihara kemampuan kita untuk berubah dan meningkat-kan diri?”
Tujuan Ukuran Sasaran Inisiatif
Pembelajaran dan Pertumbuhan
VISI dan STRATEGI
Gambar 1. Kerangka Kerja untuk Penerjemahan Strategi ke dalam Kerangka Operasional
4. Sistem Pendukung Keputusan
Pada dasarnya pengambilan keputusan di dalam suatu organisasi merupakan hasil suatu proses komunikasi dan partisipasi yang terus menerus dari seluruh organisasi. Hasil keputusan tersebut dapat merupakan pernyataan yang disetujui antaralternatif atau antarprosedur untuk mencapai tujuan tertentu (Suryadi dan Ramdhani, 1998). Hirarki didefinisikan sebagai suatu alat yang paling mudah untuk memahami masalah yang kompleks dimana masalah tersebut diuraikan ke dalam elemen-elemen yang bersangkutan, menyusun elemen-elemen tersebut secara hirarkis dan akhirnya melakukan penilaian atas elemen-elemen tersebut sekaligus menentukan keputusan apa yang akan diambil (Permadi, 1992).
Ada empat aksioma yang harus diperhatikan oleh para pemakai model AHP dan pelanggaran dari setiap aksioma berakibat tidak validnya model yang dipakai. Keempat aksioma tersebut adalah:
1. Reciprocal Comparison, artinya si pengambil keputusan harus bisa membuat perbandingan dan menyatakan preferensinya. Preferensinya itu sendiri harus memenuhi syarat reciprocal yaitu, apabila A lebih disukai dari B dengan skala x, maka B lebih disukai dari A dengan skala 1/x.
2. Homogeneity, artinya preferensi seseorang harus dapat dinyatakan dalam skala terbatas atau dengan kata lain elemen-elemennya dapat dibandingkan satu sama lain. Apabila aksioma ini tidak dipenuhi maka elemen-elemen yang dibandingkan tersebut tidak homogenous dan harus dibentuk suatu ‘cluster’ (kelompok elemen-elemen) yang baru.
3. Independence, artinya preferensi dinyatakan dengan mengasumsikan bahwa kriteria tidak dipengaruhi oleh alternatif-alternatif yang ada melainkan oleh obyektif secara keseluruhan. Ini menunjukkan bahwa pola ketergantungan atau pengaruh dalam model AHP adalah searah keatas. Artinya perbandingan antara elemen-elemen dalam satu level dipengaruhi atau tergantung oleh elemen-elemen dalam level diatasnya.
dan atau obyektif yang tersedia atau diperlukan sehingga keputusan yang diambil dianggap tidak lengkap.
Perhitungan Konsisten untuk model AHP, matriks perbandingan dapat diterima jika Nilai Rasio Konsistensi ≤ 0.1. Agar penilaian dianggap konsisten, maka nilai CR harus lebih kecil atau sama dengan 0,1 (CR<=0,1). Langkah-langkah untuk menguji konsisten adalah:
1. Mengalikan kolom pertama dengan prioritas relatif dilakukan hal serupa pada kolom kedua dan selanjutnya.
2. Selanjutnya mencari (λmaks) yaitu dengan prioritas
relatif lakukan hal serupa pada kolom kedua dan selanjutnya.
3. Setelah λmaks didapat, maka Consistency Indeks
(CI) dapat dicari dengan rumus: 4. Menghitung
Perancangan Model
Untuk membangun aplikasi Sistem Pendukung Keputusan ini digunakan Context Diagram dan ERD secara conceptual dan physical.
Diagram alir sistem
Aliran sistem adalah bagan yang menunjukkan arus perhitungan pekerjaan secara menyeluruh dari suatu sistem yang menjelaskan urutan prosedur-prosedur yang terdapat di dalam sistem.
Mulai
Kepala Bagian Staf
Data Indikator Pengukuran
Kinerja Permintaan
Data Indikator Pengukuran Kinerja
Permintaan Data Indikator Pengukuran
Permintaan Data Indikator Pengukuran
Mengumpulkan Data Indikator Pengukuran Pengukuran yg
digunakan
Data Indikator Pengukuran
Kinerja Menentukan
Visi, Misi, Strategi, Target
Visi, Misi, Tujuan, Strategi, Target
Data Indikator Pengukuran Kinerja
Selesai
Gambar 1. Diagram alir sistem Pengukuran Kinerja
Context Diagram
Pada Context Diagram tampak aliran data yang bergerak dari sistem ke masing-asing entitas. Dari pembuatan context diagram maka dapat dilakukan proses break down yang biasa disebut sebagai Data
Flow Diagram (DFD) level 0 untuk mengetahui proses secara keseluruhan.
Laporan yang Dipilih Berdasarkan Periode Laporan yang Dipilih
Periode yang Dipilih Kinerja yang Buruk
Pengukuran Indikator Kinerja Target Indikator yang ingin Dicapai
Data Visi Misi Data Strategi Data Indikator Kinerja
Data Kriteria Data Perspektif Balanced Scorecard
Data Periode Data Profil Kepala Bagian
0
Sistem Informasi Pengukuran dan Perencanaan Kinerja Perpustakaan
+
Gambar 2. Context Diagram
Data Global Priority Data Progres Kerja Data Hasil Pengukuran Kinerja Data Skor Pengukuran Kinerja
DetailPembobotan Data Pembobotan
[Periode yang Dipilih] [Laporan yang Dipilih]
[Laporan yang Dipilih Berdasarkan Periode] Data Target Data Visi Misi Data Periode Data Visi Misi
Data Visi Misi Data Periode
Data Periode Data Profil
Data Profil
[Data Visi Misi] [Data Strategi] [Data Indikator Kinerja]
[Data Kriteria] [Data Perspektif Balanced Scorecard]
[Data Periode]
Mengelola Data Master
+
Gambar 3. DFD Level 0 Proses Mengelola Data Master dan Proses Membuat Laporan CI
Data Global Priority Data Global Priority
Data Global Priority Data Global Priority
Indikator Untuk Menentukan Target Indikator Indikator Untuk Menentukan Skor Kinerja
Data Progres Kerja Data Hasil Pengukuran
[Kinerja yang Buruk]
Data Strategi Data Strategi
Skor Pengukuran Kinerja
Data DetailPembobotan
Periode Untuk Pembobotan Perencanaan Periode Untuk Pembobotan Pengukuran
Indikator Untuk Pembobotan Perencanaan Kriteria Untuk Pembobotan Perencanaan Perspektif Untuk Pembobotan Perencanaan
Indikator Untuk Pembobotan Pengukuran Data Indikator
Kriteria Untuk Pembobotan Pengukuran Data Kriteria
Perspektif Untuk Pembobotan Pengukuran Data Perspektif
Data Target
Data Target
Data Target Periode Untuk Menentukan Target Pencapaian Data Pengukuran
Periode Untuk Pengukuran Indikator
Data Periode
[Target Indikator yang ingin Dicapai] [Pengukuran Indikator Kinerja]
Kepala
Gambar 4. DFD Level 0 Proses Mengukur Kinerja dan Proses Merencanakan Kinerja
Entity Relationship Diagram
(ERD)
Melakukan Melakukan Melakukan
Terdapat
Det ailPembobot an
Melakukan
Det ailI ndikator
Det ailPerspekt if Det ailPerspekt if
Profil
State IDVis iMis iVis iMis i JenisMis i
Gambar 5. Conceptual Data Model (CDM)
Melakukan Melakukan Melakukan
Terdapat
Det ailPembobot an
Melakukan
Det ailI ndikator
Det ailPerspekt if Det ailPerspekt if
Profil
State Vis iMis i IDVis iMis i JenisMis i
Gambar 6. Physical Data Model (PDM)
HASIL DAN PEMBAHASAN
Dari hasil survey dan diskusi pada saat penelitian terhadap Perpustakaan STIKOM Surabaya didapatkan data untuk pengukuran dan perencanaan kinerja yang kemudian diinputkan dalam perangkat lunak sistem ini.berikut adalah hasil dari pengukuran dan perencanaan kinerja Perpustakaan STIKOM Surabaya.
Gambar 7. Sub Menu Pengolahan Data Kinerja dan Target
Gambar 8. Sub Menu Pengukuran Kinerja dan Pengesetan Target
Gambar 10 Tampilan Proses Penentuan Perspektif BSC
Gambar 11. Tampilan Proses Penentuan Kriteria
Gambar 12. Proses Penentuan Indikator Pembobotan
Gambar 13. Tampilan Untuk Memberikan Nilai Pembobotan Elemen-Elemen.
Gambar 14. Tampilan Global Priority dari Hasil Pembobotan Elemen-Elemen
Gambar 16. Tampilan dari Laporan Detail Perhitungan Pembobotan Elemen-Elemen dari Form Perencanaan Kinerja
Gambar 17. Tampilan Proses Pengukuran Kinerja Pada Form Pengukuran Kinerja
SIMPULAN
Berdasarkan hasil evaluasi yang telah dilakukan dalam Sistem Informasi Pengukuran dan Perencanaan Kinerja Perpustakaan ini, dapat diambil berapa kesimpulan antara lain:
1. Sistem pendukung keputusan dengan menggunakan AHP dan Balanced Scorecard terbukti mampu membantu pihak Perpustakaan STIKOM Surabaya dalam melakukan pengukuran kinerja.
2. Metode dapat diimplementasikan dengan baik pada aplikasi dan dapat melakukan analisis terhadap perspektif, kriteria, dan indikator kinerja yang akan digunakan untuk perencanaan kinerja serta mampu memberikan strategi perencanaan kinerja.
DAFTAR RUJUKAN
Kaplan, R.S dan Norton D.P, 1996a, Menerapkan Strategi Menjadi Aksi Balanced Scorecard. Jakarta:Erlangga.
Kaplan, R.S dan Norton D.P, 1996b, The Balanced Scorecard. Boston United State of America: Harvard Business School Press.
Permadi, Bambang, 1992, AHP. Jakarta: Pusat Antar Universitas – Studi Ekonomi Universitas Indonesia.
Saleh, Abdul Rahman. 2002. Pedoman Pengukuran Kinerja Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta: Pressindo.
Suryadi, K. dan Ramdhani A., 1998, Sistem Pendukung Keputusan, Bandung: PT. Remaja Rosdakarya.
