ii
ABSTRACT
SMP Yas Bandung is one of the institutions engaged in education and academic. Junior Yas in dire need of adequate software design in managing and manjalankan all school activities. As an educational institution is large enough, the need for academic data is very important to make it easier to manage a variety of issues related to service to students, teachers and other school residents. These data include academic admissions process prospective students, the division of classes and homeroom, class schedules, processing of final grades, and the payment of DSP and SPP, so it still has many shortcomings in meeting the needs of schools or agencies, in particular to deal with academic problems.
The approach used in this study is a structured approach that uses several tools and working techniques, such as flowmap, context diagrams, and Data Flow Diagrams (DFD). And development model used is the Waterfall model. Where is the Waterfall model is a sequence of activities undertaken in the development of systems ranging from the determination of the issue, this model offers a way of making software more tangible, with the implementation of academic information system that is client server by using Visual Basic programming language and database SQL 2000, it will be easier in managing the entire academic data.
With the implementation of academic information systems are expected to carry the process of making academic reports quickly, and precisely, so as to minimize the occurrence of error, for the further development of information systems is expected to make a shaped school web portal to facilitate the parents or guardians in monitoring their children's education son.
i
bidang pendidikan dan akademik. SMP YAS sangat membutuhkan perancangan perangkat lunak yang memadai dalam mengelola dan manjalankan segala aktivitas sekolah. Sebagai lembaga pendidikan yang cukup besar, kebutuhan akan data akademik sangatlah penting untuk memudahkan dalam mengatur berbagai hal yang berkaitan dengan pelayanan terhadap siswa, guru dan warga sekolah lainnya. Data-data akademik meliputi proses penerimaan calon siswa baru, pembagian kelas dan wali kelas, jadwal pelajaran, pengolahan nilai akhir, dan pembayaran DSP dan SPP, sehingga masih memiliki banyak kekurangan dalam memenuhi kebutuhan sekolah atau instansi tersebut, khususnya untuk menangani masalah akademik.
Adapun pendekatan yang digunakan dalam penelitian adalah pendekatan terstruktur yang menggunakan beberapa alat bantu dan teknik pengerjaan, seperti flowmap, diagram konteks, dan Data Flow Diagram ( DFD ). Dan model pengembangan yang digunakan adalah model Waterfall.Dimana model Waterfall merupakan urutan aktivitas yang dilakukan dalam pengembangan sistem mulai dari penentuan masalah, model ini menawarkan cara pembuatan perangkat lunak secara lebih nyata, dengan diterapkannya sistem informasi akademik yang bersifat client server dengan menggunakan bahasa pemograman Visual Basic dan database SQL 2000, maka akan mempermudah dalam mengelola seluruh data akademik.
Dengan diterapkannya sistem informasi akademik diharapkan dapat melakukan proses pembuatan laporan akademik dengan cepat, dan tepat, sehingga dapat meminimalisasi terjadinya kesalahan, untuk pengembangan sistem informasi lebih lanjut diharapkan dapat membuat sebuah portal sekolah berbentuk web untuk memudahkan para orang tua atau wali dalam memantau pendidikan anak- anaknya.
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Penelitian
Pada saat ini perkembangan teknologi informasi berkembang dengan sangat pesat, hal ini memungkinkan pemakai untuk memperoleh informasi yang cepat dan akurat. Penyajian informasi yang cepat dan akurat ini semakin dibutuhkan oleh berbagai pihak, maka diperlukan suatu media atau alat yang dapat menyajikan informasi tersebut yaitu komputer.
Komputer memegang peranan penting dalam menunjang kelancaran aktivitas pekerjaan didalam suatu instansi. Saat ini, komputer tidak hanya digunakan secara personal tetapi juga dapat dihubungkan pada suatu jaringan. Jaringan komputer adalah sebuah kumpulan komputer, printer dan peralatan lainnya yang terhubung dalam satu kesatuan menggunakan protokol komunikasi melalui media transmisi. Sehingga memungkinkan pengguna jaringan komputer dapat saling bertukar dokumen dan data, mencetak pada printer yang sama dan bersama-sama menggunakanhardware / software yang terhubung dengan jaringanclient server.
instansi pendidikan dalam hal ini sekolah. Masalah yang sering terjadi dalam instansi pendidikan diantaranya berkaitan dengan sistem informasi akademik.
Pengolahan data yang dilakukan di SMP YAS Bandung meliputi proses pendaftaran, seleksi siswa baru, registrasi, pembagian kelas, pembuatan jadwal pelajaran, pengolahan nilai, serta pembayaran DSP dan SPP. Khususnya sistem pendaftaran siswa baru serta pembayaran DSP dan SPP yang dilakukan di SMP YAS Bandung masih dilakukan secara manual akibatnya panitia penerimaan siswa baru dan tata usaha kurang efektif dalam memproses data-data siswa yang ingin mendaftar dan ingin membayar DSP dan SPP di SMP YAS Bandung serta penyampaian laporan yang diberikan untuk Kepala sekolah masih dirasa kurang efektif dikarenakan lamanya proses pembuatan laporan dan pendataan siswa yang dilakukan oleh bagian tata usaha serta proses pengolahan nilai yang diolah oleh tiap guru yang bersangkutan yang disebabkan belum adanya sistem informasi berbasis client-server yang memadai.
Untuk memecahkan masalah diatas maka dibutuhkan suatu sistem yang bisa mengatasi masalah-masalah tersebut. Maka dari latar balakang yang telah di uraikan diatas penulis tertarik untuk melakukan penelitian di SMP YAS Bandung untuk dapat ikut merancang dan mengembangkan proses pengolahan data akademik yang sudah ada menjadi sebuah sistem informasi akademik yang diharapkan dapat lebih membantu. Dengan ini penulis menetapkan judul
3
1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah
1.2.1. Identifikasi Masalah
Berdasarkan uraian diatas, maka dapat diidentifikasikan masalah yang akan diselesaikan dalam tugas akhir ini, yaitu:
a. Terjadinya kesulitan dalam proses pendaftaran, seleksi siswa baru, registrasi, pembagian kelas, pembuatan jadwal pelajaran, pengolahan nilai, serta pembayaran DSP dan SPP karena dalam pengerjaannya masih menggunakan Ms.Exel dan tertulis.
b. Sering terjadinya Redudansi data karena belum adanya sarana peyimpanan data yang terintegrasi seperti database.
c. Belum adanya aplikasi untuk pencarian data sehingga proses pencarian data memakan waktu yang cukup lama.
1.2.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang dan identifikasi masalah di atas, maka penulis merumuskan masalah- masalah yang teridentifikasi diantaranya :
a. Bagaimana sistem informasi akdemik SMP YAS Bandung yang sedang berjalan saat ini.
b. Bagaimana merancang suatu sistem informasi akademik pada SMP YAS Bandung dengan sebuah media penyimpanan yang terintegrasi dengan baik sehingga tidak terjadi redudansi data.
c. Bagaimana implementasi sistem informasi Akademik di SMP YAS Bandung.
1.3. Maksud dan Tujuan Penelitian
1.3.1. Maksud Penelitian
Maksud dari penelitian tugas akhir ini adalah membangun sistem informasi akademik pada SMP YAS Bandung sehingga dapat mempermudah dan mempercepat kinerja Akademiknya.
1.3.2. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian tugas akhir ini adalah :
a. Untuk mengetahui sistem informasi Akademik di SMP YAS Bandung yang sedang berjalan.
b. Untuk membuat perancangan aplikasi program komputer yang dapat menunjang pada proses pengolahan data di SMP YAS Bandung.
c. Untuk mengetahui implementasi sistem informasi Akademik di SMP YAS Bandung.
d. Untuk menguji sistem informasi Akademik di SMP YAS Bandung, agar dapat membantu kinerja karyawan dalam menginputkan data.
1.4. Kegunaan Penelitian
1.4.1. Kegunaan Praktis
5
1.4.2. Kegunaan Akademis
Adapun kegunaan akdemis bagi penelitian sebagai berikut : a. Bagi Penulis
Untuk menambah pengetahuan dan pengalaman yang lebih luas terutama dalam pembuatan sistem informasi akademik.
b. Bagi Peneliti Lain
Diharapkan dapat memberikan sumbangan pemikiran terutama bagi yang akan mengadakan penelitian lebih lanjut tentang sistem informasi akademik.
c. Bagi Pengembangan Ilmu Manajemen
Dari hasil penelitian ini diharapkan menjadi perbandingan antara ilmu manajemen (teori) dengan keadaan yang terjadi langsung di lapangan (praktek), sehingga dengan adanya perbandingan tersebut akan lebih memajukan ilmu manajemen yang sudah ada untuk diterapkan pada dunia nyata dan dapat menguntungkan berbagai pihak.
1.5. Batasan Masalah
Agar peneliti yang dilakukan lebih terarah sesuai dengan tujuan penelitian, serta memudahkan dalam pengumpulan dan pengolahan data, analisa serta menarik kesimpulan, maka penulis :
c. Hanya meneliti Administrasi akademik pendaftaran, penyaringan, registrasi, data siswa, data guru, data kelas, daftar jadwal pelajaran, daftar nilai, pembayaran DSP dan SPP.
1.6. Lokasi dan Jadwal Penelitian
Lokasi yang dipilih peneliti untuk menjadi tempat penelitian yaitu SMP YAS BANDUNG Jl.P.H.H. Mustopa No.115 Bandung 40125. Sedangkan jadwal pelaksanaan penelitian dilaksanakan sejak bulan Maret 2011 – Juli 2011. Dan untuk mengetahui jadwal penelitian dapat dilihat pada tabel dibawah ini :
Tabel 1.1 Jadwal Penelitian
7
BAB II
LANDASAN TEORI
Dalam bab ini akan dijelaskan mengenai definisi dan teori – teori yang berkaitan dengan permasalahan yang ada sebagai berikut adalah teori – teori mendasari dari Sistem Akademik pada SMP YAS BANDUNG.
2.1. Konsep Dasar Sistem
Menurut [Jogiyanto 2005 : 1] terdapat dua kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya.
Pendekatan sistem yang menekankan pada prosedurnya mendefinisikan sistem sebagai berikut :
“Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedure – prosedure yang saling berhubungan, berkumpul bersama – sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.”
Pendekatan sistem yang menekankan pada komponen atau elemennya mendefinisikan sistem sebagai berikut :
“Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.”
2.1.1. Karakteristik Sistem
Menurut Jogiyanto Hartono (2005 : 1) Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environment), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (proses), dan sasaran (objective) atau tujuan (goal). dari sistem itu sendiri, dimana karekteristik atau sifat-sifat sistem seperti berikut :
1. Komponen Sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian dari sistem. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut supra system.
2. Batas Sistem (Boundary)
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut. 3. Lingkungan Luar Sistem (environment)
9
harus ditahan dan dikendalikan, agar tidak mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.
4. Penghubung Sistem (Interface)
Penghubung sistem merupakan media penghubung yang memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
5. Masukan Sistem (Input)
Masukan (Input) merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem, dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
6. Keluaran Sistem (Output)
7. Pengolah Sistem (process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolahan yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran Sistem (Objectives)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.
11
2.1.2. Klasifikasi Sistem
Menurut Jogiyanto (2004 : 687) Sistem dapat diidentifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem phisik (physical system). Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara phisik. Sistem phisik merupakan sistem yang ada secara phisik.
2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system)dan sistem buatan manusia (human mode system).Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam. Sedangkan sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia .
3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic sistem) dan sistem tak tentu (probabilistic system). Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi antara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sedangkan sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depanya tidak dapat diprediksi kerena mengandung unsure probabilitas.
luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistemnya yang lainnya.
5. Data merupakan bentuk mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data ditangkap sebagai input , diproses melalui suatu model membentuk informasi. Pemakai kemudian menerima informasi tersebut sebagai landasan untuk membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan operasional yang akan membuat sejumlah data baru. Data baru tersebut selanjutnya menjadi input pada proses berikutnya sehingga membentuk suatu siklus informasi/Information Cycle
2.2. Kosep Dasar Informasi
Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian – kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Jogiyanto Hartono (2004 : 692).
2.2.1. Kualitas Informasi
13
Gambar 2.2 Pilar kualitas informasi [Sumber : Jogiyanto (2005 : 10)]
1. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise)yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut. 2. Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak
boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi.
2.2.2. Nilai Informasi
Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua hal, yaitu menfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila menfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkanya. Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi hal ketidakpastian di dalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan nilai analisis cost effectiveness atau cost benefit. Jogiyanto Hartono (2005 : 11).
2.2.3. Siklus Informasi
15
Gambar 2.3 Siklus Informasi [Sumber : Jogiyanto (2004 : 695)]
2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi
Menurut [Jogiyanto 2004 : 697] Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang di tunjukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memperoses tipe transaksi rutin tertentu, member sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambil keputusan cerdik.
2.3.1. Pengertian Sistem Informasi
terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambil keputusan cerdik.
2.3.2. Elemen Perancangan Sistem Informasi
Elemen proses perancangan meliputi : a. Perancagan Data
Perancangan Data merupakan transformasi model data yang dihasilkan oleh proses analis menjadi struktur data yang dibutuhkan pada saat implementasi.
b. Perancangan Arsitektur
Perancangan Arsitektur merupakan definisi keterkaitan antara elemen-elemen utama yang akan membentuk program.
c. Perancangan Antarmuka
Perancangan Antarmuka merupakan penjabaran komunikasi internal perangkat lunak, antar perangkat lunak dengan system diluarnya, dan antara perangkat lunak dengan usernya.
d. Perancangan Prosedur
Perancangan Prosedur merupakan transformasi elemen structural dan arsitektur program menjadi deskripsi prosedur.
2.4. Konsep Basis Data
17
dan sebagainya, yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi, atau kombinasinya.
Basis Data merupakan kumpulan data yang terorganisasi untuk melayani berbagai aplikasi pada saat bersamaan dengan melakukan penyimpanan dan pengelolaan data sehingga data tersebut terlihat di satu lokasi.
Prinsip utama basis data adalah pengaturan data atau arsip dengan tujuan utama untuk kemudahan dan kecepatan dalam pengambilan kembali data atau arsip. Dapat disimpulkan bahwa Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di simpanan luar komputer dan digunakan perangkat lunak tertentu untuk memanipulasinya.
Database merupakan salah satu komponen yang penting di sistem informasi, karena berfungsi sebagai basis penyedia informasi bagi para pemakainya. Sistem basis data (database system) ini adalah suatu sistem informasi yang mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya dan membuatnya tersedia untuk beberapa aplikasi yang bermacam-macam di dalam suatu organisasi.
2.5. Pengertian Sistem Informasi Akademik
Dari pengertian akademik, pengertian sistem, pengertian informasi diatas maka penulis mengambil kesimpulan mengenai pengertian sistem informasi akademik, sebagai berikut :
“Sistem informasi akademik adalah sekumpulan elemen-elemen baik fisik maupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain menjadi satu kesatuan utuh dan saling bekerja sama untuk mengolah data akademik menjadi informasi yang berguna bagi pemakainya.”
Secara umum data-data yang diolah oleh sistem informasi akademik pada suatu sekolah meliputi data siswa, data guru, data jadwal mata pelajaran, data nilai, data registrasi siswa, dan data-data lain yang berhubungan dengan proses keakademikan dari mulai proses pendaftaran sampai kelulusan.
Dalam mengembangkan sistem akademik, setiap lembaga pendidikan mempunyai kebijakan tersendiri, sehingga proses pengolahan data akademik lembaga pendidikan yang satu dengan lembaga pendidikan yang lain akan berbeda.
2.6. Jaringan Komputer
19
2.6.1. Jenis- Jenis Jaringan Komputer
Jaringan yang secara umum yang kita kenal dibagi menjadi empat jenis, yaitu:
1. LAN (Local Area Network)
LAN adalah jaringan komputer yang mencangkup area dalam satu ruang, satu gedung, atau beberapa gedung yang berdekatan. Sebagai contoh, jaringan dalam satu kampus yang terpadu atau di sebuah lokasi perusahaan tergolong sebagai LAN. LAN umumnya menggunakan mesia transmisi berupa kabel. Namun ada juga yang tidak menggunkan kabel atau disebut wireless LAN atau LAN tanpa kabel. Kecepatan LAN berkisar dari 10 Mbps sampai 1 Gbps.
2. MAN (Metropolitan Area Network)
MAN adalah jaringan yang mencangkup area satu kota dengan rentan sekitar 10-45 Km. Jaringan yang menghubungkan bank yang terltak dalam satu kota atau kampus yang tersebar dalam beberapa lokasi tergolong termasuk MAN. Jaringan seperti ini umunya menggunakan media transmisi dengan mikrogelombang atau gelombang radio, Namun ada juga yang menggunkan jalur sewa (leased line).
3. WAN (Wide Area Network)
4. Internet
Internet merupakan dua komputer atau lebih yang saling berhubungan membentuk jaringan komputer hingga meliputi jutaan komputer di dunia (internasional), yang berinteraksi dan berbagi informasi.
2.6.2. Topologi Jaringan
Topologi pada dasarnya adalah peta dari sebuah jaringan. Topologi jaringan terbagi lagi menjadi dua, yaitu topologi secara fisik (physical topology) dan topologi secara logika (logical topology). Topologi secara fisik menjelaskan bagaimana susunan dari kabel dan komputer dan lokasi dari semua komponen jaringan. Sedangkan topologi secara logika menetapkan bagaimana informasi atau aliran data dalam jaringan.
1. Topologi Bus
21
Gambar 2.4 Topologi Bus
[ Sumber :http://www.google.co.id/ topologi jaringan/3 April 2009]. 2. Topologi Star
Dalam topologi jaringan bintang, salah satu sentral dibuat sebagai sentral pusat. Bila dibandingkan dengan sistem mesh, sistem ini mempunyai tingkat kerumitan jaringan yang lebih sederhana sehingga sistem menjadi lebih ekonomis, tetapi beban yang dipikul sentral pusat cukup berat. Dengan demikian kemungkinan tingkat kerusakan atau gangguan dari sentral ini lebih besar.
Gambar 2.5 Topologi Star
3. Topologi Ring
Untuk membentuk jaringan cincin, setiap sentral harus dihubungkan seri satu dengan yang lain dan hubungan ini akan membentuk loop tertutup. Dalam sistem ini setiap sentral harus dirancang agar dapat berinteraksi dengan sentral yang berdekatan maupun berjauhan. Dengan demikian kemampuan melakukan switching ke berbagai arah sentral.
Keuntungan dari topologi jaringan ini antara lain : tingkat kerumitan jaringan rendah (sederhana), juga bila ada gangguan atau kerusakan pada suatu sentral maka aliran trafik dapat dilewatkan pada arah lain dalam sistem.Yang paling banyak digunakan dalam jaringan komputer adalah jaringan bertipe bus dan pohon (tree), hal ini karena alasan kerumitan, kemudahan instalasi dan pemeliharaan serta harga yang harus dibayar. Tapi hanya jaringan bertipe pohon (tree) saja yang diakui kehandalannya karena putusnya salah satu kabel pada client, tidak akan mempengaruhi hubungan client yang lain.
Gambar 2.6 Topologi Ring
23
4. Topologi Mesh
Topologi mesh memiliki hubungan yang berlebihan antara peralatan-peralatan yang ada. Susunannya pada setiap peralatan-peralatan yang ada didalam jaringan saling terhubung satu sama lain.
Gambar 2.7 Topologi Mesh
[ Sumber :http://www.google.co.id/ topologi jaringan/3 April 2009] 5. Topologi Tree
Topologi jaringan ini disebut juga sebagai topologi jaringan bertingkat. Topologi ini biasanya digunakan untuk interkoneksi antar sentral dengan hirarki yang berbeda. Untuk hirarki yang lebih rendah digambarkan pada lokasi yang rendah dan semakin keatas mempunyai hirarki semakin tinggi. Topologi jaringan jenis ini cocok digunakan pada sistem jaringan komputer.
Gambar 2.8 Topologi Tree
2.6.3. Manfaat Jaringan
Banyak sekali manfaat jaringan yang dapat kita rasakan jika kita menggunakannya. Berikut adalah manfaat-manfaat jaringan didalam kehidupan sehari-hari dalam mengerjakan suatu pekerjaan dengan komputer jaringan :
1. Membagi pekerjaan antara 1 pegawai dengan pegawai lainya.
2. Men-sharing data tanpa harus menggunkan perangkat eksternal memori. Seperti : flashdisk, CD/DVD, maupun floppy disk.
3. Bermain game dengan 2 komputer atau lebih.
4. Berkomunikasi jarak jauh tanpa harus menggunakan perangkat lain. Seperti : handphone.
2.7. Pengertian Client-Server
Klien-server atau client-server [http://id.wikipedia.org/Klien-Server/22
Maret 2009] merupakan sebuah paradigma dalam teknologi informasi yang
merujuk kepada cara untuk mendistribusikan aplikasi ke dalam dua pihak yaitu pihak klien dan pihak server.
25
server, umumnya dalam bentuk request terhadap beberapa layanan yang dimiliki oleh server. Komponen server akan menerima request dari klien, dan langsung memprosesnya dan mengembalikan hasil pemrosesan tersebut kepada klien. Klien pun menerima informasi hasil pemrosesan data yang dilakukan server dan menampilkannya kepada pengguna, dengan menggunakan aplikasi yang berinteraksi dengan pengguna
Gambar 2.9 Sistem Client Server [ Sumber : Fathansyah (2007 : 154) ]
2.8. Perangkat Lunak Pendukung
26
3.1. Objek Penelitian
Lokasi pelaksanaan penelitian ini yaitu pada SMP YAS BANDUNG yang berlokasi di Jl.P.H.H.Mustopa no 115 Bandung 40125. Berikut adalah sejarah singkat perusahaan, visi dan misi, struktur organisasi dan deskripsi jabatan yang penulis peroleh langsung di tempat penelitian.
3.1.1. Sejarah Singkat SMP YAS Bandung
SMP Yayasan Atikan Sunda Bandung di didirikan pada tanggal 16 Januari 1977 di atas tanah seluas 3.144 m2 dengan luas bangunan 1.845 m2 yang beralamat di Jl. Panghulu Haji Hasan Mustapa No. 115 Kelurahan Sukapada, Kecamatan Cibeunying Kidul Bandung Jawa Barat.
27
Pakih ( bendahara ) Rd Djongdjong ( anggota ) dan Rd Mohammad Sanoesi ( anggota ).
Dalam mencapai tujuannya, YAS menjalankan segala sesuatu yang dipandang perlu dan berguna untuk tujuan tersebut dan yang tidak melanggar atau bertentangan dengan undang - undang negara, Maka, atas dasar prakarsa bapak R. Ema Bratakoesoema dan bapak R Edang Soewanda serta pengurus yayasan pada periode - periode berikutnya, didirkanlah unit - unit pendidikan yaitu SD YAS I ( 1968 ), SD YAS II ( 1971 ), SMP YAS (1978 ) dan SMA YAS ( 1980 ).
Numutkeun Drs. R. Ma'mun Atmamiharja ( Sejarah Sunda I;1958), hasil nyukcruk anjeuna tina rupi - rupi kamus, harti kecap Sunda teh nyaeta:
Dina Basa Sangsekerta Sunda, jangkar kecapna sund ( bandingkeun sareng sun-BS.Inggris nu hartina panonpoe), caang,moncorong cahayana maparin sumber kahirupan keur sakumna mahluk. Ku kituna pancen Ki Sunda teh lir ibarat gawena panonpoe, masihan obor karahayon, malar hirupna pengeusi bumi caang moncorong. Ku kituna sanes Sunda pengaraneunana upami nya surem nya poek, surem lahir, poek batin. Anu kitu pandena mah pibasaeunana teh manawi ' Sunda Samagaha'
hirupna ngajeten, teu aya majuna. Langkung langkung upami bari jeung mundur atanapi turun. Jadi Sunda ngadung ma'na maju, naek, henteu ngarandeg.
3.1.2. Visi dan Misi SMP YAS Bandung
Visi :Mewujudkan pendidikan yang berkualitas dengan mengakar pada budaya
Sunda di landasi dengan keimanan dan ketaqwaan terhadap Tuhan Yang Maha Esa
Misi: 1. Meningkatkan iman dan taqwa
2.
Memelihara dan melestarikan kesenian daerah3.
Mengembangkan kurikulum lokal4.
Mengembangkan kegiatan ekstrakurikuler sebagai wadahpengembangan bakat, minat untuk mencapai prestasi
5.
Meningkatkan profesional guru dalam pelayanan KBM6.
Pencapaian daya serap dan target kurikulum yang optimal7.
Menggunakan anggaran secara efektif dan efisien8.
Pemanfaatan media IT9.
Menata lingkungan sekolah yang aman, nyaman dan asri3.1.3. Struktur Organisasi SMP YAS Bandung
29
bagian tertentu dapat terlihat dengan jelas. Begitu juga dengan SMP YAS BANDUNG yang telah memiliki struktur organisasi sebagai berikut:
Gambar 3.1. Struktur organisasi SMP YAS Bandung [Sumber : SMP Yayasan Atikan Sunda (YAS) Bandung]
3.1.4. Deskripsi Tugas
Agar setiap karyawan dapat menjalankan fungsi serta tugasnya masing-masing dengan baik maka perlu dijabarkan secara jelas tentang deskripsi kerjanya masing-masing yang sesuai dengan posisi jabatan yang diambil dengan perusahaan tersebut. Adapun deskripsi kerja masing-masing bagian yang ada didalam SMP YAS BANDUNG adalah sebagai berikut :
1. Ketua Yayasan
a. Memberikan pengawasan kepada kepala sekolah b. Mengecek keuangan sekolah
d. Memberikan tugas untuk mengelola asset SMP YAS Bandung e. Mengambil keputusan
2. Kepala sekolah
Kepala sekolah sebagai pemimpin mempunyai tugas sebagai berikut : a. Mengelola seluruh kegiatan unit usaha sesuai misi dan tujuan
memimpin
b. Mengelola asset SMP YAS Bandung c. Melaksanakan pengawasan
d. Melakukan evaluasi terhadap kegiatan e. Mengambil keputusan
f. Senantiasa berusaha meningkatkan efesiensi, efektifitas dan produktifitas.
3. Wakil Kepala Sekolah
Wakil kepala sekolah sebagai pemimpin mempunyai tugas sebagai berikut : a. Bertanggungjawab atas kelancaran dan ketertiban selama
berlangsungnya PBM
b. Mencatat ketidakhadiran guru yang bertugas pada hari yang bersangkutan
c. Menangani urusan-urusan Kepala Sekolah dalam keadaan Kepala Sekolah tidak ada di tempat
d. Mencatat identitas, menerima dan melayani tamu yang akan berurusan dengan kepala sekolah
31
g. Membuat laporan harian tentang kejadian-kejadian selama menjalankan piket
3. Pembantu kepala sekolah kurikulum
PKS Kurikulum mempunyai tugas-tugas sebagai berikut : a. Merancang dan menentukan kurikulum yang digunakan. b. Menyusun pembagian tugas guru
c. Menyusun jadwal pelajaran
d. Menyusun pelaksanaan EBTA/EBTANAS e. Menyediakan daftar buku acara guru dan siswa
f. Menyusun laporan pelaksanaan pengajaran secara berkala 4. Pembantu kepala sekolah kesiswaan
PKS kesiswaaan mempunyai tugas membantu kepala sekolah dalam kegiatan :
a. Menyusun program pembinaan kesiswaan (OSIS)
b. Membina dan melaksanakan keamanan, kebersihan, ketertiban, keindahan, kekeluargaan, dan kerindangan.
c. Memberikan pengarahan dalam menyelenggarakan pemilihan pengurus OSIS.
d. Melakukan pembinaan kepada pengurus OSIS dalam berorganisasi e. Melakukan pemilihan siswa untuk mewakili sekolah dalam kegiatan
5. Pembantu kepala sekolah sarana
PKS Sarana mempunyai tugas dan tanggung jawab terhadap :
a. Menyediakan sarana dan prasarana untuk kebutuhan- kebutuhan di SMP YAS Bandung.
b. Pemeliharaan (pengamanan, penghapusan, pengembangan) c. Pengelolaan keuangan alat-alat pengajaran
6. Pembantu kepala sekolah humas
PKS humas mempunyai tugas membantu kepala sekolah dalam kegiatan : a. Melayani apabila ada tamu dari luar yang berkunjung ke SMP YAS
Bandung
b. Mengatur dan menyelenggarakan hubungan sekolah dengan orang tua wali siswa
c. Membina pengembangan hubungan antara sekolah dengan lembaga pemerintahan, dunia usaha dan lembaga sosial lainnya.
d. Menyusun laporan pelaksanaan hubungan masyarakat secara berkala
7. Tata usaha
Tata Usaha mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : a. Penyusunan program tata usaha
b. Penyusunan keuangan sekolah c. Pengurusan pegawai
33
e. Penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan pengurusan ketatausahaan secara berkala.
7. BP/BK
BP/BK mempunyai tugas dan tanggung jawab terhadap :
a. Menerima dan melayani tamu orang tua siswa yang berkonsultasi untuk kepentingan anaknya
b. Menerima dan melayani siswa yang memerlukan konsultasi
c. Menerima tamu dari Instansi lain yang berhubungan dengan kepentingan BP/BK
d. Menangani siswa yang bermasalah
e. Mencatat setiap kejadian kasus yang terjadi selama menjalankan piket untuk dilakukan tindak lanjutnya
f. Mengisi buku catatan pelanggaran siswa sesuai dengan jenis pelanggarannya
g. Membuat laporan harian tentang kejadian-kejadian selama menjalankan tugas piket
8. Wali Kelas
Wali kelas mempunyai tugas dan tanggung jawab terhadap :
a. Bertugas sebagai guru wali atau guru yang membantu muridnya dalam melakukan kegiatan belajar mengajar.
9. Guru
Guru mempunyai tugas dan tanggung jawab terhadap :
a. Mengajar murid- murid yang ada di SMP YAS Bandung sesuai dengan bidang yang dikuasai.
b. Memberikan teladan yang baik kepada murid- murid didiknya. 11. Siswa – siswi
Siswa - siswi mempunyai tugas dan tanggung jawab terhadap : a. Belajar dengan sebaik- baiknya
b. Mematuhi segala peraturan yang ada di SMP YAS Bandung.
3.2. Metode Penelitian
Metode penelitian merupakan cara ilmiah untuk mendapatkan data dengan tujuan dan kegunaan tertentu. Jenis metode penelitian yang digunakan penulis dalam perancangan sistem informasi akademik adalah metode deskriptif.
3.2.1. Desain Penelitian
35
1. Data yang digunakan didasarkan pada fakta yang terpecaya, bukan opini. 2. Ada deskripsi yang jelas tentang tempat dan waktu penelitian.
3. Dijelaskan tentang teknik pengumpulan dan analisis data, maupun pustaka yang digunakan.
4. Prinsip, fakta, dapat di nyatakan sebagai sebuah nilai dan gambaran suatu kondisi tertentu.
3.2.2. Jenis dan Metode Pengumpulan Data
Agar data dan informasi yang diperoleh sesuai dengan permasalahan yang ada pada SMP YAS Bandung, maka penulis menggunakan metode penelitian lapangan (field Research), yaitu penelitian dilakukan dengan cara mendatangi langsung tempat yang dijadikan objek penelitian.
3.2.2.1.Sumber Data Primer
Data primer adalah data yang menggunakan metode Penelitian Lapangan (Field Research), yaitu penelitian yang dilakukan dengan cara mendatangi langsung tempat yang dijadikan objek penelitian. Dalam hal ini penulis melakukan pengumpulan data dengan cara :
a. Pengamatan (Observasi)
Yaitu cara mengumpulkan data dan informasi, dengan cara mengamati langsung ke objek penelitian.
b. Wawancara (Interview)
3.2.2.2.Sumber Data Sekunder
Data sekunder merupakan cara pengumpulan data dengan cara mempelajari data yang telah tersedia atau diberikan oleh pihak yang bersangkutan (pihak sekolah) kepada penulis.
Cara yang digunakan untuk mengumpulkan data sekunder adalah metode dokumentasi, yaitu dengan mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan dari sumber-sumber kebanyakan dari materi sejenis dokumen yang berkenaan dengan masalah yang diteliti. Metode ini digunakan untuk pengumpulan data yang berhubungan dengan sejarah, tujuan, kegiatan dan struktur organisasi.
3.2.3. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem
Metode pendekatan dan pengembangan sistem digunakan untuk memenuhi kebutuhan pengembangan sistem sehingga sistem yang dihasilkan akan sesuai dengan yang diharapkan.
3.2.3.1.Metode Pendekatan Sistem
Metode pendekatan perancangan terstruktur dimulai dari awal tahun 1970. Pendekatan terstruktur dilengkapi dengan alat-alat (tools) dan teknik-teknik (techniques) yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem, sehingga hasil akhir dari sistem yang dikembangkan akan diperoleh sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas. [Jogiyanto 2005 : 56]
37
sesuai dengan anggaran biaya pengembangan, dapat meningkatkan produktivitas dan kualitasnya akan lebih baik. [Jogiyanto 2005 : 57]
3.2.3.2.Metode Pengembangan Sistem
Metode pengembangan sistem adalah metode- metode, prosedur- prosedur, konsep- konsep pekerjaan yang akan digunakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi. Metodologi yang digunakan penulis dalam melakukan perancangan sistem informasi akademik ini yaitu dengan menggunakan model waterfall. Metode pengembangan sistem waterfall merupakan urutan kegiatan/aktivitas yang dilakukan dalam pengembangan sistem mulai dari penentuan masalah, analisis kebutuhan, perancangan implementasi, integrasi, uji sistem, penerapan dan pemeliharaan. Model ini menawarkan cara pembuatan perangkat lunak secara lebih nyata.
Gambar 3.2 Diagram Waterfall
Adapun langkah-langkah dalam metode waterfall dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Sistem Enginering
Sistem engineering atau rekayasa sistem dan analisis merupakan pembentukan kebutuhan dari semua elemen sistem dan menganalisa kebutuhan keinginan user. Meliputi I/O, waktu pengerjaan , ukuran dan jumlah data yang ditangani
2. Analysis
Analisa kebutuhan sistem dan software adalah proses menentukan arsitektur sistem secara total dan menentukan ukuran data dan jumlah data 3. Design
Design adalah menentukan dasar-dasar pembentukan dan pemilihan struktur data, strukrtur program, arsitektur program, pemilihan algoritma, intereksi dengan user.
4. Coding
Coding adalah mentrasformasikan desain kedalam baris-baris program, pemilihan bahasa.
5. Testing
Testingmerupakan pengujian kebenaran program,error debugging. 6. Maintanance
39
Model Waterfall banyak mengandung iterasi sehingga membuat sulit bagi pihak manajemen untuk memeriksa seluruh rencana dan laporan. Maka dari itu, setelah sedikit iterasi, biasanya bagian yang telah dikembangkan akan dihentikan dan dilanjutkan dengan langkah pengembangan selanjutnya. Masalah-masalah selama resolusi selanjutnya, dibiarkan atau diprogram. Pemberhentian yang prematur dari persyaratan akan berarti bahwa sistem tidak akan sesuai dengan keinginan user.
3.2.3.3.Alat Bantu Analisis dan Perancangan
Alat bantu analisis dan perancangan digunakan untuk memudahkan dalam perancangan sistem informasi akademik yang dikembangkan penulis adalah : 1. Flowmap
Flow Map merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan
formulir termasuk tembusan. Flow Map digunakan untuk menganalisis
bagaimana hubungan antara sub kerja yang akan menggerakkan sistem.
Setelah diketahui bagian-bagian yang terlibat dalam sistem, maka akan
diketahui berapa jumlah entitas yang terkait dengan sistem yang dianalisis
dan dirancang.[http://splum.blogspot.com/Flowmap/02 Maret 2011]
2. Diagram Konteks
Merupakan model grafis yang memperlihatkan sistem dalam bentuk paling
umum/global dan digunakan untuk mendefinisikan serta memperlihatkan
lingkup atau batas sistem yang akan ditelaah.
proses dari seluruh sistem. Diagram Konteks menggambarkan hubungan
input / output antara sistem dengan kesatuan luar (eksternal entity).
[http://splum.blogspot.com/Flowmap/02 Maret 2011]
3. Data Flow Diagram
DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem
yang terstruktur. DFD dapat menggambarkan arus data di dalam sistem
dengan terstruktur dan jelas. DFD sering digunakan untuk menggambarkan
suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara
logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut
mengalir. [http://splum.blogspot.com/Flowmap/02 Maret 2011]. Beberapa simbol yang digunakan di DFD antara lain :
a. Kesatuan Luar (External Entity)
Setiap sistem pasti mempunyai batas sistem yang memisahkan suatu sistem dengan lingkungan luarnya. Sistem akan menerima input dan menghasilkan outputkepada lingkungan luarnya. Kesatuan luar (external entity) merupakan kesatuan di lingkungan luar sistem dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem.
b. Arus Data (Data Flow)
41
(external entity). Arus data ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.
c. Proses (Process)
Proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Suatu proses dapat ditunjukkan dengan simbol lingkaran atau dengan simbol empat persegi panjang tegak dengan sudut-sudutnya tumpul.
d. Simpanan Data (Data Store)
Simpanan data merupakan simpanan dari data yang dapat berupa : 1. Suatu file atau database di sistem komputer
2. Suatu arsip atau catatan manual.
3. Suatu kotak tempat data di meja seseorang. 4. Suatu tabel acuan manual.
5. Suatu agenda atau buku.
Simpanan data di DFD dapat disimbolkan dengan sepasang garis horizontal paralel yang kedua ujungnya terbuka atau salah satu ujungnya tertutup.
4. Kamus Data
mengalir di sistem dengan lengkap. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada dalam DFD (Data Flow Diagram) dan hanya ditunjukkan arus datanya saja. [Jogiyanto 2005 : 725]
5. Perancangan Basis Data
Bentuk normalisasi yang biasanya digunakan pada normalisasi adalah bentuk:
a. Normalisasi
1. Bentuk normalisasi I/1-NF (first normal form)
Bentuk Normal tahap pertama (1NF) terpenuhi jika sebuah tabel tidak memiliki atribut bernilai banyak ( Multivalued Attribute ) atau lebih dari satu atribut dengan domain nilai yang sama.
2. Bentuk normalisasi II / 2-NF (Second-Normal Form)
Bentuk tahap normal kedua ( 2NF ) terpenuhi jika pada sebuah tabel, semua atribut yang tidak termasuk dalam key primer memiliki ketergantungan fungsional ( KF ) pada key primer secara utuh. Sebuah table dikatakan tidak memenuhi 2NF, jika ketergantungannya hanya besifat parsial ( hanya tergantung pada sebagian dari key primer ).
3. Bentuk normalisasi 3-NF( Third –Normal Form)
43
yang lain dalam relasi tersebut. Dengan kata lain setiap kolom bukan kunci primer tidak memiliki ketergantungan secara transitif terhadap kunci primer.
b. Tabel Relasi
Relasi tabel adalah gambaran tentang hubungan yang terjadi antar tabel-tabel yang akan digunakan dalam program aplikasi pemecahan dari flat file yang menurut teknik normalisasi sehingga pemecahan tersebut memiliki sebuah kunci yang menghubungkan relasi datanya.
3.2.4. Pengujian Software
Faktor pengujian software adalah teknik untuk menguji perangkat lunak, mempunyai mekanisme untuk menentukan data uji yang dapat menguji perangkat lunak secara lengkap dan mempunyai kemungkinan tinggi untuk menemukan kesalahan.
Perangkat lunak dapat diuji dengan dua cara, yaitu : 1. White Box Testing
Pengujian White Box (glass box) adalah pengujian yang didasarkan pada pengecekan terhadap detail perancangan, menggunakan struktur kontrol dari desain program secara prosedural untuk membagi pengujian ke dalam beberapa kasus pengujian.
2. Black Box Testing
digunakan untuk mengetahui apakah perangkat lunak berfungsi dengan benar. Pengujian Black Box merupakan metode perancangan data uji yang didasarkan pada spesifikasi perangkat lunak. Data uji dibangkitkan, dieksekusi pada perangkat lunak dan kemudian keluaran dari perangkat lunak dicek apakah telah sesuai dengan yang diharapkan.
45
BAB IV
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan
Analisis sistem merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya, dengan maksud mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan yang terjadi serta kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.
Tahap analisis merupakan tahapan yang sangat penting karena apabila terjadi kesalahan di tahapan ini, maka akan menyebabkan kesalahan di tahap selanjutnya.
4.1.1. Analisis Dokumen
Analisa dokumen menggambarkan bagaimana dan untuk apa saja dokumen- dokumen digunakan dalam sistem informasi akademik. Untuk itu analisa dokumen merupakan salah satu yang dapat membantu dalam perancangan sistem selanjutnya. Adapaun analisa dokumen dapat dilihat dibawah ini :
1. Nama Dokumen : Formulir registrasi
Deskripsi : Formulir yang diisi oleh siswa baru yang berisikan tentang data siswa keseluruhan.
Fungsi : Mengetahui data siswa
Rangkap : Satu
Ke : Panitia PPDB (penerimaan peserta didik baru)
Atribut : Nama lengkap, nama panggilan, No.NISN, jenis kelamin, tempat tanggal lahir, agama, kewarganegaraan, anak ke berapa, jumlah saudara kandung, jumlah sudara tiri, jumlah saudara angkat, anak yatim/piatu/yatim patu, bahasa sehari-hari.
2. Nama Dokumen : Laporan siswa baru
Deskripsi : Data-data siswa baru yang diterima.
Fungsi : Bukti bahwa siswa tersebut telah diterima disekolah SMP YAS Bandung.
Rangkap : Empat
Sumber Data : Panitia PPDB (penerimaan peserta didik baru)
Ke : Panitia PPDB (penerimaan peserta didik baru) Kepala sekolah, Ketua yayasan, Dinas kota.
Atribut : No urut, Nis, Nama, L/P, Tempat tanggal lahir, Asal sekolah, Agama, Nama orangtua/wali, Pekerjaan orangtua, Alamat lengkap, Foto.
3. Nama Dokumen : Formulir siswa pindahan
Deskripsi : Formulir yang diisi oleh siswa pindahan yang berisikan tentang data siswa keseluruhan.
47
Rangkap : Dua
Sumber Data : Tata usaha
Ke : Calon Siswa pindahan
Atribut : Nama lengkap, nama panggilan, No.NISN, jenis kelamin, tempat tanggal lahir, agama, kewarganegaraan, anak ke berapa, jumlah saudara kandung, jumlah sudara tiri, jumlah saudara angkat, anak yatim/piatu/yatim patu, bahasa sehari-hari.
4. Nama Dokumen : Laporan siswa pindahan
Deskripsi : Data-data siswa baru yang diterima.
Fungsi : Bukti bahwa siswa tersebut telah diterima disekolah SMP YAS Bandung.
Rangkap : Empat
Sumber Data : Tata usaha
Ke : Tata usaha, Kepala sekolah, Ketua yayasan, Dinas kota.
Atribut : No urut, Nis, Nama, L/P, Tempat tanggal lahir, Asal sekolah, Agama, Nama orangtua/wali, Pekerjaan orangtua, Alamat lengkap, Foto.
Fungsi : Sebagai pemberitahuan kepada siswa tentang kelas yang akan di tempati nya dan wali kelas nya dan laporan kepada tata usaha, wali kelas, kesiswaan, korikulum, sarana, kepala sekolah.
Rangkap : Tujuh
Sumber Data : Panitia PPDB (penerimaan peserta didik baru)
Ke : Panitia PPDB (penerimaan peserta didik baru), tata usaha, wali kelas, kesiswaan, korikulum, sarana, kelapa sekolah.
Atribut : Nama kelas, no urut, NIM, nama siswa, jenis kelamin, Tanggal, Absen, Keterangan.
6. Nama Dokumen : Pembagian kelas dan wali kelas siswa baru Deskripsi : Data yang berisi pembagian kelas dan wali kelas Fungsi : Sebagai pemberitahuan kepada siswa tentang kelas
yang akan di tempati nya dan wali kelas nya dan laporan kepada tata usaha, wali kelas, kesiswaan, korikulum, sarana, kepala sekolah.
Rangkap : Enam
Sumber Data : Tata usaha
Ke : Tata usaha, wali kelas, kesiswaan, korikulum, sarana, kelapa sekolah.
49
Tanggal, Absen, Keterangan.
7. Nama Dokumen : Jadwal Pelajaran
Deskripsi : Data yang berisi daftar mata pelajaran.
Fungsi : Sebagai acuan bagian kurikulum untuk membuat jadwal pelajaran
Rangkap : Empat
Sumber Data : Kurikulum
Ke : Sarana, tata usaha, siswa, guru.
Atribut : Kode guru, nama guru, bidang tugas mengajar, hari, jam ke, kelas,
8. Nama Dokumen : Raport
Deskripsi : Lembar yang berisi data nilai siswa selama satu semester
Fungsi : Sebagai informasi data nilai siswa selama satu semester
Rangkap : Satu
Sumber Data : Wali kelas
Ke : Siswa
wali kelas, anda tangan orang tua.
9. Nama Dokumen : Kartu DSP
Deskripsi : Lembar yang berisi bukti pembayaran dana sumbangan pendidikan.
Fungsi : Sebagai bukti untuk melakukan pembayaran dana sumbangan pendidikan
Rangkap : Dua
Sumber Data : Tata usaha
Ke : Siwsa
Atribut : No bukti, sudah terima dari, uang sejumlah, biaya PPDB, uang muka, sisa pembayaran, tanggal pelunasan, tanda tangan panitia.
10. Nama Dokumen : Kartu SPP
Deskripsi : Lembar yang berisi bukti pembayaran iuran bulanan Fungsi : Bukti untuk melakukan pembayaran iuran bulanan
Rangkap : Satu
Sumber Data : Tata usaha
Ke : Siwsa
51
4.1.2. Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan
Analisis prosedur yang berjalan menguraikan secara sistematis aktivitas-aktivitas yang terjadi dalam sistem informasi akademik di SMP YAS Bandung, diantaranya :
1. Prosedur sistem penerimaan peserta didik baru yang sedang berjalan : a. Calon siswa baru mengisi formulir registrasi dan menyerahkan
persyaratan-persyaratan yang ditentukan sekolah ke panitia PPDB (penerimaan peserta didik baru).
b. Panitia PPDB (penerimaan peserta didik baru) menerima dan memeriksa semua formulir registrasi dan persyaratan-persyaratan yang ditentukan, apabila formulir registrasi dan persyaratan lengkap Panitia PPDB (penerimaan peserta didik baru) akan mencatat pendaftaran jika persyaratan lengkap, dan jika tidak lengkap PPDB (penerimaan peserta didik baru) akan mengembalikan formulir registrasi dan persyaratan kepada calon siswa untuk melengkapi persyaratannya.
c. Jika persyaratan lengkap, Panitia PPDB (penerimaan peserta didik baru) akan membuatkan bukti penerimaan siswa baru sebanyak dua rangkap yang kemudian diserahkan ke calon siswa dan satu lagi diarsipkan.
kemudian diserahkan kepada kepala sekolah, Ketua Yayasan dan Dinas kota.
2. Prosedur daftar pendaftaran siswa pindahan :
a. Calon siswa pindahan mengisi formulir registrasi dan menyerahkan persyaratan-persyaratan kepada tata usaha.
b. Tata usaha menerima dan memeriksa semua formulir registrasi dan persyaratan-persyaratan yang ditentukan, apabila formulir registrasi dan persyaratan lengkap lalu tata usaha mengecek kelas kosong,jenjang akreditas,irayon,asal sekolah. Jika persyaratan tersebut lengkap maka tata usaha akan membuatkan bukti penerimaan siswa baru sebanyak dua rangkap yang kemudian diserahkan ke calon siswa dan satu lagi diarsipkan.
c. Jika persyaratan lengkap, Tata usaha akan membuatkan bukti penerimaan siswa pindahan sebanyak dua rangkap yang kemudian diserahkan ke calon siswa dan satu lagi diarsipkan.
d. Berdasarkan bukti penerimaan siswa pindahan yang diarsipkan, Tata usaha akan membuat laporan siswa baru yang diterima sebanyak empat rangkap yang disimpan diarsip, kemudian diserahkan kepada kepala sekolah, Ketua Yayasan dan Dinas kota.
3. Prosedur sistem pembagian kelas dan wali kelas baru yang sedang berjalan : a. Siswa memberikan hasil pendaftaran kepada PPDB (panitia peserta
53
b. Soal dan lembar jawaban yang telah dibuat kemudian diberikan kepada siswa untuk mengisi soal tes pembagian kelas dan wali kelas, setelah diisi kemudian soal tersebut diberikan kepada PPDB (panitia peserta didik baru) untuk dinilai.
c. PPDB (panitia peserta didik baru) memeriksa lembar jawaban siswa dan membuat hasil nilai tes.
d. PPDB (panitia peserta didik baru) membuat daftar pembagian kelas setelah mendapatkan data kelas dari sarana, data guru dari tata usaha, dan data siswa tinggal kelas dari wali kelas. Lalu data disimpan diarsip, lalu diberikan kepada tata usaha, wali kelas, kesiswaan, kurikulum, sarana, dan kepala sekolah.
4. Prosedur sistem pembagian kelas dan wali kelas lama yang sedang berjalan a. Siswa memberikan raport kepada tata usaha, lalu tata usaha cek raport
untuk melihat nilai siswa dari yang tertinggi sampai terrendah.
b. Tata usaha memberikan data raport kepada kesiswaan dan menyimpan rapot siswa.
c. Kesiswaan cek data raport yang telah diberikan dari tata usaha
d. Kesiswaan membuat daftar pembagian kelas setelah mendapatkan data kelas dari sarana, data guru dari tata usaha, dan data siswa tinggal kelas dari wali kelas. Lalu data disimpan diarsip, lalu diberikan kepada tata usaha, wali kelas, kurikulum, sarana, dan kepala sekolah. 5. Prosedur pembuatan jadwal pelajaran yang sedang berjalan :
b. Guru mengisi formulir kesediaan mengajar agar tidak terjadi rancu. c. Guru memberikan formulir yang telah diisi oleh guru kepada
kurikulum.
d. Tata Usaha akan memberikan data guru kepada bagian kurikulum sebagai acuan untuk pembuatan jadwal pelajaran
e. Sarana memberikan data kelas ke bagian kurikulum.
f. Berdasarkan form kesediaan mengajar, data guru, data kelas dan data pelajaran yang dimiliki oleh bagian kurikulum, bagian kurikulum membuat jadwal pelajaran sebanayak empat rangkap dan diserahkan ke guru.
g. Guru menandatangani jadwal tersebut dan menyerahkannya kembali kepada bagian kurikulum.
h. Kurikulum akan menyerahkan ke kepala sekolah.
i. Kepala sekolah menandatangani jadwal tersebut dankurikulum akan membawa kembali jadwal yang sudah ditandatangani kepala sekolah. j. Bagian kurikulum akan menyerahkan jadwal pelajaran tersebut ke
siswa, sarana, tata usaha, satu lagi diarsipkan. 6. Prosedur pengolahan nilai yang sedang berjalan :
a. Guru memberikan soal UTS/UAS kepada siswa.
55
c. Guru memeriksa lembar jawaban dan hasil UTS/UAS dikumpulkan bersama hasil ulangan.
d. Guru menyerahkan nilai ulangan, nilai UTS dan nilai UAS tiap siswa ke wali kelas masing- masing siswa.
e. Berdasarkan nilai harian, nilai UTS dan nilai UAS, wali kelas akan mencatat nilai- nilai tersebut ke buku nilai.
f. Berdasarkan data nilai, wali kelas akan menghitung nilai akhir tersebut. Setelah itu wali kelas akan mencatat kembali nilai akhir tersebut ke raport dan menandatanganinya.
g. Raport yang telah di tandatangani oleh wali kelas akan diserahkan ke kepala sekolah untuk mendapatkan tanda tangan dari kepala sekolah. Setelah itu raport tersebut diserahkan kembali ke wali kelas dan wali kelas menyerahkan ke siswa.
7. Prosedur Pembayaran DSP dan SPP yang sedang berjalan :
a. Siswa memberikan hasil pendaftaran kepada tata usaha untuk mengecek kelengkapan pendaftaran,jika tidak lengkap tata usaha mengembalikan hasil pendaftaran tersebut untuk melengkapi persyaratan pendaftaran.
b. Jika lengkap tata usaha mencatat pembayaran DSP
c. Data pembayaran DSP teresebut diberikan kepada siswa sebagai bukti bahwa siswa tersebut sudah membayar DSP
e. Tata usaha membuat kartu SPP dan memberikan kartu SPP tersebut kepada siswa.
f. Siswa membayar SPP beserta memberikan kartu SPP kepada tata usaha.
g. Tata usaha mencatat pembayaran SPP dibuku harian penerimaan iuran. h. Tata usaha mengumpulkan kartu kemudian dicap dan ditandatangan i. Tata usaha mengecek yang sudah dan belum bayar SPP
j. Jika sudah bayar kartu tersebut dikembalikan kepada siswa dan tata usaha mencetak laporan penerimaan SPP, kemudian diarsipkan dan diberikan kepada kepala sekolah dan ketua yayasan.
k. Jika belum bayar, tata usaha akan mencetak surat teguran untuk siswa yang belum bayar SPP, dan diberikan kepada siswa tersebut.
4.1.2.1.Flowmap
Flowmapakan memberikan gambaran tentang sistem yang saat ini sedang berjalan. Dari sistem lama maka akan ditemukan beberapa data dan fakta yang akan dijadikan bahan untuk pengembangan dan penerapan sebuah aplikasi sistem yang diusulkan.
57
59
4.3 Flowmapsistem pembagian kelas dan wali kelas siswa baru yang sedang berjalan
Kesiswaan SekolahKepala
Tata Usaha Kurikulum Sarana
Cek
Kelas Dan Wali Kelas Data Pembagian
Kelas Dan Wali Kelas Kelas Dan Wali
Kelas Data Pembagian
Kelas Dan Wali Kelas
I
Data Pembagian Kelas Dan Wali
Kelas
Tinggal Kelas Jumlah Siswa Tinggal Kelas ACC Data Guru Data Guru
Data Kelas
4.4 Flowmapsistem pembagian kelas dan wali kelas siswa lama yang sedang berjalan
61
4.5 Flowmapsistem jadwal pelajaran yang sedang berjalan
Guru Wali Kelas Raport yang telah ditandatangani wali
kelas
Raport yang telah ditandatangani wali
kelas
Menandatang ani raport Raport yang telah ditandatangani wali kelas & kepala sekolah Raport yang telah
ditandatangani wali kelas & kepala sekolah Raport yang telah
ditandatangani wali kelas & kepala sekolah nilai siswa per
kls Lap.data nilai
siswa per kls Lap.data nilai siswa per kls Soal UTS/UAS Dan
Lembar Jawaban Mengisi
Soal Ujian Soal UTS/UAS Dan
Lembar Jawaban
Soal UTS/UAS Dan Lembar Jawaban Telah
Diisi
Soal UTS/UAS Dan Lembar Jawaban
63
4.7 Flowmapsistem pembayaran DSP dan SPP yang sedang berjalan
4.1.2.2.Diagram Kontek
Diagram konteks adalah model yang menggambarkan hubungan dengan lingkungan luar. Diagram konteks sistem informasi akademik yang sedang berjalan di SMP YAS Bandung adalah sebagai berikut :
Gambar 4.8 Diagram kontekssistem informasi akademik yang sedang berjalan
4.1.2.3.Data Flow Diagram
65
F.Siswa Tinggal Kelas F.Kelas
Data Pembagian Kelas & Wali Kelas
F.Guru
Data Pembagian Kelas & Wali Kelas Data kelas
Data kelas Data Pembagian Kelas & Wali Kelas
Data tinggal kelas
Data nilai perkelas Data nilai perkelas
Data nilai siswa perkelas Raport yang telah ditndatangani wali kelas & kepala sekolah
Hasil pendaftaran
Kartu DSP dan SPP yg sudah dicap dan ACC Data pembayaran DSP & SPP Data pembayaran DSP & SPP
2. Data Flow Diagram Level2 proses 1 (pendaftaran siswa baru dan pindahan) system informasi akademik yang sedang berjalan.
Gambar 4.10 DFD level 2 proses 1 sistem akademik yang sedang berjalan 3. Data Flow Diagram Level2 proses 2 (pembagian kelas dan wali kelas siswa
baru) sistem informasi akademik yang sedang berjalan.
67
4. Data Flow Diagram Level2 proses 3 (pembagian kelas dan wali kelas 2 dan 3) sistem informasi akademik yang sedang berjalan.
Gambar 4.12 DFD level 2 proses 3 sistem akademik yang sedang berjalan 5. Data Flow Diagram Level2 proses 4 (pembuatan jadwal pelajaran) sistem
informasi akademik yang sedang berjalan.
6. Data Flow Diagram Level 2 proses 5 (pengolahan nilai) sistem informasi akademik yang sedang berjalan.
69
7. Data Flow Diagram Level 2 proses 6 (pembayaran DSP dan SPP) sistem informasi akademik yang sedang berjalan.
4.1.3. Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan
Evaluasi sistem akademik yang berjalan dilakukan untuk mengetahui kelemahan-kelemahan yang dihadapi saat ini sehingga dapat menghasilkan beberapa rancangan pemecahan terhadap kelemahan yang dihadapi. Adapun kelemahan-kelemahan tersebut antara lain :
1. Data- data akademik belum terintegrasi dengan baik, sehingga sering terjadi redudansi data
Solusi : Merancang suatu sistem informasi akademik dengan sebuah media penyimpanan yang terintegrasi dengan baik sehingga tidak terjadi redudansi data.
2. Sulitnya dalam pencarian data akademik karena sumber data masih berbentuk arsip / dokumen tertulis, sehingga memerlukan waktu yang cukup lama untuk mengelola dan mencari data akademik yang diperlukan
Solusi : Merancang sistem informasi akademik pada SMP YAS Bandung agar dapat memudahkan dalam mengelola dan mencari data – data akademik yang diperlukan.
3. Sering terjadi kesalahan dalam pengolahan data akdemik, sehingga akan memperlambat dalam pembuatan laporan akademik tersebut. Solusi : Merancang sistem informasi untuk mempermudah dalam
71
Dengan adanya sistem informasi akademik di SMP YAS Bandung yang terkomputerisasi diharapkan kelemahan-kelemahan mengolah data-data akademik yang dihadapi saat ini, dapat dikurangi.
4.2. Perancangan Sistem
Perancangan sistem merupakan tahapan setelah analisis dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk merancang bangun implementasi yang menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk, yang dapat berupa penggambaran, perancangan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi, juga menyangkut konfigurasi dari komponen-komponen perangkat keras dan perangkat lunak dari suatu sistem.
4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem
Tujuan dari perancangan sistem adalah untuk menghasilkan perancangan sistem informasi akademik yang terkomputerisasi untuk memudahkan dalam mengolah data-data akademik sehingga tidak terjadi lagi kesalahan pengolahan data.
4.2.2. Gambaran Umum Sistem Yang Diusulkan
pada sebuah lemari, sehingga memerlukan waktu yang lama untuk mencari data akademik dan dalam melakukan proses lainnya. Pada sistem yang baru data-data akademik dimasukan kedalam sebuah media penyimpanan sehingga memudahkan dalam proses pencarian data-data akademik dan dalam melakukan proses lainnya. Gambar dibawah ini menunjukkan bahwa sistem yang ada di SMP YAS Bandung telah terkomputerisasi.
Server
Guru
Kurikulum Kesiswaan
Tata Usaha
73
4.2.3. Perancangan Prosedur Yang Diusulkan
Adapun prosedur sistem informasi akademik yang diusulkan penulis diantaranya :
1. Prosedur sistem penerimaan siswa baru yang diusulkan :
a. Calon siswa baru mengisi formulir registrasi dan menyerahkan persyaratan-persyaratan yang ditentukan sekolah ke Tata usaha
b. Tata usaha menginputkan semua data siswa tersebut ke dalam database. Kemudian sistem akan menyeleksi siswa yang akan diterima berdasarkan daya tampung sekolah tersebut dan nilai UN yang tertinggi.
c. Jika siswa tersebut diterima, tata usaha memberikan bukti penerimaan siswa baru ke calon siswa. Namun sebaliknya jika data nilai UN siswa tersebut terkecil, tata usaha membuat bukti penolakan.
d. Berdasarkan bukti penerimaan siswa baru yang diarsipkan, tata usaha akan membuat laporan siswa baru yang diterima dan ditolak sebanyak tiga rangkap yang diserahkan kepada kepala sekolah, Ketua Yayasan dan Dinas kota.
e. Kemudian siswa memberikan hasil pendaftaran kepada tata usaha, dan tata usaha akan melakukan registrasi untuk menghasilkan NIS.
2. Prosedur sistem pembagian kelas dan wali kelas yang diusulkan:
a. Siswa memberikan hasil pendaftaran kepada PPDB (panitia peserta didik baru), lalu panitia PPDB (panitia peserta didik baru) memproses pembuatan soal dan lembar jawaban.
b. Soal dan lembar jawaban yang telah dibuat kemudian diberikan kepada siswa untuk mengisi soal tes pembagian kelas dan wali kelas, setelah diisi kemudian soal tersebut diberikan kepada PPDB (panitia peserta didik baru) untuk dinilai.
c. PPDB (panitia peserta didik baru) memeriksa lembar jawaban siswa dan membuat hasil nilai tes.
d. PPDB (panitia peserta didik baru) membuat daftar pembagian kelas setelah mendapatkan data kelas dari sarana, data guru dari tata usaha, dan data siswa tinggal kelas dari wali kelas. lalu diberikan kepada siswa, guru dan kepala sekolah.
3. Prosedur sistem pembagian kelas dan wali kelas lama yang diusulkan a. Siswa memberikan raport kepada tata usaha, lalu tata usaha cek raport
untuk melihat nilai siswa dari yang tertinggi sampai terrendah. b. Tata usaha cek data raport yang telah diberikan dari siswa
75
4. Prosedur pembuatan jadwal pelajaran yang diusulkan : a. Guru menginput data kesediaan mengajar.
b. Tata Usaha akan menginput data mata pelajaran, data kelas, dan data guru, ke dalam database.
c. Lalu kurikulum mencetak jadwal pelajaran yang diambil datanya dari database.
d. Guru menandatangani jadwal tersebut dan menyerahkannya kembali kepada bagian kurikulum.
e. Kurikulum akan menyerahkan ke kepala sekolah.
f. Kepala sekolah menandatangani jadwal tersebut dankurikulum akan membawa kembali jadwal yang sudah ditandatangani kepala sekolah. g. Bagian kurikulum akan menyerahkan jadwal pelajaran tersebut ke
siswa.
5. Prosedur pengolahan nilai yang diusulkan : a. Guru meng input kedalam database.
b. Berdasarkan nilai harian, nilai UTS dan nilai UAS, wali kelas akan mencatat nilai- nilai tersebut ke buku nilai.
c. Berdasarkan data nilai, wali kelas akan menghitung nilai akhir tersebut. Setelah itu wali kelas akan mencatat kembali nilai akhir tersebut keraport dan menandatanganinya.
Setelah itu raport tersebut diserahkan kembali ke wali kelas dan wali kelas menyerahkan ke siswa.
6. Prosedur Pembayaran DSP dan SPP yang diusulkan :
a. Siswa memberikan hasil pendaftaran dan pembayaran DSP dan SPP satu bulan kepada tata usaha.
b. Tata usaha menginput pembayaran DSP dan SPP.
c. Kemudian tata usaha mencetak pembayaran DSP dan SPP.
d. Kemudian tata usaha memberikan bukti pembayaran DSP dan SPP. e. Tata usaha mengecek yang sudah dan belum bayar SPP
f. Jika sudah bayar tata usaha mencetak laporan pembayaran SPP, kemudian diarsipkan dan diberikan kepada kepala sekolah dan ketua yayasan.
g. Jika belum bayar, tata usaha akan mencetak surat teguran untuk siswa yang belum bayar SPP, dan diberikan kepada siswa tersebut.
4.2.3.1.Flowmap
