BIODATA PENULIS
Nama : Kadyangga Syoka Aditya
NIM : 10105189
Tempat/Tgl. Lahir : Bandung/27 Oktober 1987 Jenis Kelamin : Laki-Laki
Alamat : Komp. Bandung Indah Raya C8 No. 4 Bandung 40286
No. Telp/Hp : 085624063999
E-mail : ockaculoenz@gmail.com
Riwayat Pendidikan
1991 - 1993 : TK Priangan Bandung 1993 – 1999 : SD Priangan Bandung 1999 – 2002 : SMP Negeri 44 Bandung 2002 – 2005 : SMA Negeri 25 Bandung
2005 – 2014 : Program Studi S1 Jurusan Teknik Informatika Universitas Komputer Indonesia
Riwayat Pekerjaan
SKRIPSI
Diajukan untuk Menempuh Ujian Akhir Sarjana
KADYANGGA SYOKA ADITYA
10105189
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
iii
yang telah diberikan sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan skripsi ini dengan judul “Sistem Infomasi Monitoring Material Proyek Di PT Serena
Abadi”.
Penulisan skripsi ini disusun sebagai salah satu syarat kelulusan pada Program Strata 1 Program Studi Teknik Informatika Fakultas Teknis dan Ilmu Komputer di Universitas Komputer Indonesia.
Dalam penulisan skripsi ini, penulis telah mendapatkan banyak bantuan dari berbagai pihak, baik dari segi materi, spirit maupun masukan-masukan yang sangat membangun. Pada kesempatan ini secara khusus penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih kepada :
1. Ibundaku Mbu Arie Ningrum, Mbah Akung Sukirin dan adikku Oky “si gendute” yang selalu memberi dukungan, semangat, motivasi, kasih sayang serta doa yang tak henti-hentinya.
2. Ibu Kania Evita Dewi, S.Pd. M.Si selaku dosen pembimbing, yang telah memberikan banyak bimbingan, waktu, masukan, nasehat dan motivasi selama penulisan skripsi ini.
3. Pak Wempy, Pak Harijanto, Pak Ade Karma dan semua rekan di PT. Serena Abadi yang telah memberikan “masukkan”, tekanan dan saran dalam penulisan skripsi ini.
4. Bapak Irawan Afrianto, S.T, M.T. selaku Ketua Program Studi Teknik Informatika Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.
iv
Bandung, 22 Februari.2014
v
ABSTRAK ... i
ABSTRACT ... ii
KATA PENGANTAR ... iii
DAFTAR ISI ... v
DAFTAR GAMBAR ... x
DAFTAR TABEL... xiii
DAFTAR SIMBOL ... xvii
DAFTAR LAMPIRAN ... xx
BAB 1 PENDAHULUAN ... 1
1.1. Latar Belakang Masalah ... 1
1.2. Rumusan Masalah ... 2
1.3. Maksud dan Tujuan ... 3
1.4. Batasan Masalah ... 3
1.5. Metodologi Penelitian ... 4
1.6. Sistematika Penulisan ... 6
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA ... 9
2.1 Tinjauan Perusahaan ... 9
2.1.1 Sejarah Perusahaan... 9
2.1.2 Tempat dan Kedudukan Perusahaan ... 9
2.1.3 Bidang Pekerjaan ... 9
2.1.4 Struktur Organisasi... 9
vi
2.2.1.3 Klasifikasi Sistem... 13
2.2.1.4 Pengertian Informasi ... 14
2.2.1.5 Kualitas Informasi ... 14
2.2.1.6 Monitoring... 15
2.2.2 Manajemen Proyek... 15
2.2.2.1 Siklus Hidup Proyek ... 16
2.2.2.2 Sumber Daya Pendukung Sebuah Proyek ... 17
2.2.3 Material Proyek ... 18
2.2.3.1 Rencana Anggaran Pelaksanaan ... 18
2.2.3.2 KemajuanPekerjaan Proyek ... 19
2.2.4 Pengertian Data ... 20
2.2.5 Basis Data... 21
2.2.6 Tujuan Basis Data ... 23
2.2.7 Pengguna Basis Data ... 23
2.2.8 Database Management System ... 24
2.3 Pemodelan Sistem ... 25
2.3.1 Diagram E-R ... 26
2.3.2 Diagram Konteks ... 27
2.3.3 Data Flow Diagram ... 28
2.3.3.1 Pengertian DFD ... 28
2.3.3.2 Simbol DFD ... 28
2.3.4 Kamus Data ... 29
2.4 Software Pendukung... 30
2.4.1 Embarcadero Delphi XE ... 30
vii
3.1.1 Analisis Masalah ... 31
3.1.2 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan ... 31
3.1.2.1 Prosedur Laporan Material ... 31
3.1.2.2 Prosedur Pengajuan Permintaan Material ... 34
3.1.2.3 Prosedur Laporan Kemajuan Pekerjaan Proyek ... 36
3.1.2.4 Prosedur Pembelian Material Proyek ... 38
3.1.3 Analisis Aturan Bisnis... 40
3.1.4 Analisis Monitoring Kebutuhan Material Proyek ... 40
3.1.4.1 Aspek Yang Dilihat Dalam Monitoring Kebutuhan Material Proyek ... 40
3.1.5 Analisis Kebutuhan Non Fungsional ... 42
3.1.5.1 Analisis Pengguna ... 43
3.1.5.2 Analisis Perangkat Keras ... 45
3.1.5.3 Analisis Perangkat Lunak ... 45
3.1.6 Analisis Basis Data ... 45
3.1.6.1 ERD ... 46
3.1.7 Analisis Kebutuhan Fungsional ... 48
3.1.7.1 Diagram Konteks ... 49
3.1.7.2 Data Flow Diagram ... 50
3.1.7.2.1 DFD Level 1 ... 50
3.1.7.2.2 DFD Level 2 Proses Master Data... 52
3.1.7.2.3 DFD Level 2 Proses Transaksi ... 54
3.1.7.2.4 DFD Level 2 Proses Laporan ... 55
3.1.7.2.5 DFD Level 3 Pengolahan Data Proyek ... 57
3.1.7.2.6 DFD Level 3 Pengolahan Data Pekerjaan ... 58
3.1.7.2.7 DFD Level 3 Pengolahan Data Sub Pekerjaan ... 59
viii
3.1.7.2.13 DFD Level 3 Pengolahan Data Truck ... 65
3.1.7.2.14 DFD Level 3 Proses Pembelian Material ... 66
3.1.7.2.15 DFD Level 3 Proses Kirim Material... 67
3.1.7.3 Spesifikasi Proses ... 68
3.1.7.4 Kamus Data ... 95
3.2. Perancangan Sistem ... 104
3.2.1 Skema Relasi ... 104
3.2.2 Struktur File ... 106
3.2.3 Perancangan Kode ... 115
3.2.4 Perancangan Arsitektur ... 116
3.2.5 Perancangan Antar Muka ... 117
3.2.5.1 Perancangan Tampilan ... 117
3.2.5.2 Perancangan Pesan ... 125
3.2.5.3 Jaringan Semantik ... 126
3.2.6 Perancangan Prosedural ... 129
BAB 4 IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN ... 137
4.1 Implementasi ... 137
4.1.1 Perangkat Lunak Pendukung... 137
4.1.2 Kebutuhan Perangkat Keras ... 137
4.1.3 Implementasi Prosedur dan Data ... 138
4.1.4 Implementasi Database Dengan MySQL ... 138
4.1.5 Implementasi Antarmuka ... 148
4.2 Pengujian Alpha ... 149
4.2.1 Kasus dan Hasil Pengujian Alpha ... 152
4.3 Pengujian Betha ... 183
189
[2] Ladjamudin, Al-Bahra Bin, 2005, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Graha Ilmu, Yogyakarta.
[3] Witarto, 2004, Memahami Sistem Monitoring: Pendekatan Praktis Rekayasa Sistem Monitoring Melalui Kasus-Kasus Sistem Monitoring Di Sekitar Kita, Informatika, Bandung.
[4] Hartono, Jogiyanto, 2005, Analisis & Desain Sistem Informasi: pendekatan terstruktur teori dan praktek, Andi, Yogyakarta.
[5] Fathansyah. 2007. Basis Data. Informatika, Bandung.
[6] Sugiri, S. H. 2008. Pengelolaan Database MySQL dengan PHPMyAdmin. Graha Ilmu, Yogyakarta.
[7] A. Kadir. 2013. From Zero to a Pro Delphi. Andi, Yogyakarta.
1
1.1 Latar Belakang Masalah
PT. Serena Abadi merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang penyediaan jasa konstruksi. Pekerjaan yang dilaksanakan merupakan proyek pekerjaan yang telah dianggarkan dan ditawarkan oleh instansi pemerintah yang mengurusi bidang konstruksi kepada penyedia jasa konstruksi, contohnya Departemen Pekerjaan Umum (PU).
Berdasarkan hasil wawancara terhadap Manager Proyek, PT. Serena Abadi belum memiliki sebuah sistem yang memonitor jalannya proyek dan material proyek yang terkomputerisasi. Semua transaksi yang berlangsung masih dilakukan secara manual atau di atas kertas, sehingga data atau informasi yang berhubungan dengan proyek masih kurang akurat.
Dalam satu tahunnya PT Serena Abadi dapat memperoleh banyak proyek, sehingga mengakibatkan manager proyek kesulitan dalam menentukan kemajuan pekerjaan dari setiap proyek yang berlangsung dan menentukan jumlah material yang dibutuhkan sebuah pekerjaan. Proses yang masih manual juga berakibat menimbulkan resiko kehilangan dokumen seiring dengan usia dokumen tersebut yang akan berpengaruh pada proses perekapan data proyek yang sudah dikerjakan.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas maka perumusan masalah yang ada, yaitu bagaimana membangun Sistem Informasi Monitoring Material Proyek di PT. Serena Abadi .
1.3 Maksud dan Tujuan
Dari latar belakang yang telah diuraikan maka maksud yang ingin dicapai yaitu membangun Sistem Informasi Monitoring Material Proyek di PT. Serena Abadi .
Sedangkan tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan sistem informasi ini adalah:
1. Mempermudah manager proyek dalam memperoleh informasi mengenai status pekerjaan yang sedang dikerjakan melalui jumlah material yang dipakai dan waktu pekerjaan
2. Mempermudah manager proyek dalam menentukan banyaknya material yang dibutuhkan di setiap proyeknya agar pemakaian material sesuai dengan rencana pelaksanaan pekerjaan proyeknya
1.4 Batasan Masalah
Penelitian yang telah banyak dilakukan dalam membangun aplikasi menyebabkan banyaknya tools yang dipergunakan untuk membangun. Maka diperlukannya suatu batasan-batasan yang dimaksudkan agar pembahasan dan penyusunan tugas akhir dapat dilakukan dengan terarah dan tidak menyimpang serta sesuai dengan apa yang diharapkan. Batasan-batasan masalah adalah sebagai berikut:
2. Informasi pemakaian material dari setiap proyeknya diperbaharui setiap minggu sesuai dengan laporan material dan kemajuan pekerjaan dari setiap proyek di lapangan.
3. Pendekatan analisis perangkat lunak yang digunakan adalah pendekatan analisis terstruktur.
1.5 Metodologi Penelitian
Metodologi penelitian yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini adalah metode Analisis Deskriptif, yaitu suatu metode yang bertujuan untuk mendapatkan gambaran yang jelas tentang hal-hal yang diperlukan, melalui metode pengumpulan data dan metode waterfall.
1. Tahap pengumpulan data
Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :
a. Studi Literatur.
Pengumpulan data dengan cara mengumpulkan literatur, jurnal, paper dan bacaan-bacaan mengenai sistem informasi monitoring dan manajemen proyek.
b. Observasi.
c. Wawancara.
Teknik pengumpulan data dengan mengadakan tanya jawab secara langsung kepada manager proyek di PT Serena Abadi mengenai pengolahan data proyek dan material yang saat ini sedang berjalan.
2. Tahap pembuatan perangkat lunak.
Metode pengembangan perangkat lunak pada penelitian ini menggunakan paradigma perangkat lunak secara waterfall, yang meliputi beberapa proses diantaranya:
a. Communication
Langkah communication merupakan analisis terhadap kebutuhan software dan tahap mengadakan pengumpulan data dengan melakukan pertemuan dengan pihak PT Serena Abadi yaitu manager proyek, maupun mengumpulkan data-data tambahan baik yang ada di jurnal, artikel, maupun dari internet mengenai sistem informasi monitoring dan manajemen proyek.
b. Planning
Proses planning merupakan lanjutan dari proses communication (analysis requirement). Tahapan ini akan menghasilkan dokumen user requirement atau bisa dikatakan sebagai data yang berhubungan dengan keinginan manager proyek dalam pembuatan sistem informasi, termasuk rencana yang akan dilakukan.
c. Modeling
Tahapan ini akan menghasilkan dokumen yang disebut software requirement.
d. Construction
Construction merupakan proses membuat kode. Pengkodean merupakan penerjemahan desain dalam bahasa yang bisa dikenali oleh komputer. Programmer akan menerjemahkan transaksi yang diminta oleh manager proyek. Tahapan inilah yang merupakan tahapan secara nyata dalam mengerjakan suatu perangkat lunak, artinya penggunaan komputer akan dimaksimalkan dalam tahapan ini. Setelah pengkodean selesai maka akan dilakukan testing terhadap sistem yang telah dibuat tadi. Tujuan testing adalah menemukan kesalahan-kesalahan terhadap sistem tersebut untuk kemudian bisa diperbaiki.
e. Deployment
Tahapan deployment ini bisa dikatakan final dalam pembuatan sebuah perangkat lunak atau sistem. Setelah melakukan analisis desain dan pengkodean maka sistem informasi yang sudah jadi akan digunakan oleh manager proyek. Kemudian sistem informasi yang telah dibuat harus dilakukan pemeliharaan secara berkala.
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan tugas akhir ini disusun untuk memberikan gambaran umum tentang penelitian yang dijalankan. Sistematika penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini menguraikan tentang latar belakang permasalahan, mencoba merumuskan inti permasalahan yang dihadapi, menentukan tujuan dan kegunaan penelitian, yang kemudian diikuti dengan pembatasan masalah, metodologi penelitian, serta sistematika penulisan.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini membahas profil perusahaan tempat penelitian berlangsung. Bab ini juga membahas tentang berbagai konsep dasar dan teori-teori yang berkaitan dengan topik penelitian yang dilakukan dan hal-hal yang berguna dalam proses analisis permasalahan.
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Bab ini berisi tentang proses penganalisisan sistem yang sedang berjalan serta permasalahannya. Meliputi analisis sistem dan analisis proses. Perancangan sistem dimulai dari perancangan prosedural hingga perancangan alir data, serta merancang struktur desain menu dan antar muka (interface).
BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
9
2.1 Tinjauan Perusahaan
Pada tinjauan perusahaan ini akan dibahas mengenai sejarah perusahaan, serta tempat dan kedudukan perusahaan.
2.1.1 Sejarah Perusahaan
PT, Serena Abadi merupakan penyedia jasa konstruksi yang pertama kali didirikan pada tahun 2003. Perusahaan ini merupakan jenis perusahaan perseroan terbatas dari grup Galunggung, yang membawahi CV atau perusahaan kecil yang berkemampuan keuangan lebih rendah. Galunggung grup sendiri mulai bergerak dalam bidang jasa konstruksi pada tahun 1983 dan terdiri dari beberapa CV. Kemudian pada tahun 2003 sebagian besar sahamnya dibeli oleh pemilik PT. Serena Abadi yang kemudian masuk kedalam grup Galunggung.
2.1.2 Tempat dan Kedudukan Perusahaan
PT Serena Abadi berdomisili di Jl. Galunggung no. 5 , Bandung. Telp. 022
– 7411545.
2.1.3 Bidang Pekerjaan
PT Serena Abadi bergerak dalam bidang penyediaan jasa konstruksi yang bekerja sama dengan instansi pemerintah seperti Departemen Pekerjaan Umum dan Bina Marga.
2.1.4 Struktur Organisasi
OWNER
DIVISI ANGKUTAN DIVISI ALAT BERAT DIVISI PERALATAN DIVISI KEUANGAN DIVISI PROYEK
Manager Angkutan
Manager Alat Berat
Manager
Gambar 2.1 Struktur Organisasi
2.1.5 Deskripsi Pekerjaan
1. Owner /Pemilik Perusahaan
Pemilik perusahaan di PT Serena Abadi merupakan pemilik modal utama perusahaan dan memegang penuh seluruh kebijakan di perusahaan. Tugas dari pemilik perusahaan adalah sebagai berikut : (1) Merencanakan proyek apa saja yang akan dikerjakan
(2) Mengkoordinasikan kegiatan proyek
(3) Melakukan evaluasi dan pengawasan proyek yang dikerjakan (4) Mengambil keputusan
(5) Mengatur kebijakan keuangan 2. Divisi Angkutan
3. Divisi Alat Berat
Divisi alat berat bertanggung jawab dalam pengadaan dan pemeliharaan alat berat. Di PT Serena Abadi memiliki 4 buah alat berat berupa 3 buah excavator dan 1 buah dozer yang menjadi tanggung jawab divisi alat berat.
4. Divisi Peralatan
Divisi peralatan bertanggung jawab dalam pemeliharaan dan pengadaan peralatan yang dibutuhkan oleh proyek yang dikerjakan. 5. Divisi Keuangan
Divisi keuangan bertanggung jawab atas kebutuhan keuangan perusahaan. Administrasi keuangan melakukan rekapitulasi laporan keuangan dari ajuan di lapangan maupun kantor sedangkan kasir bertugas merealisasikan ajuan yang diterima setelah disetujui oleh pemilik perusahaan.
6. Divisi Proyek
Divisi proyek bertanggung jawab atas jalannya proyek di lapangan yang di kepalai oleh Manager proyek yang bertugas mencakup perencanaan anggaran, waktu pelaksanaan dan kebutuhan material. Site manager bertanggung jawab dalam masalah teknis proyek dan pembuatan laporan material yang sudah terpakai, sedangkan administrasi lapangan bekerja sama dengan site manager membuat laporan kebutuhan material proyek untuk diajukan ke perusahaan. Bagian logistik bertanggung jawab dalam merekapitulasi jumlah konsumsi material yang digunakan di proyek.
2.2 Landasan Teori
2.2.1 Konsep Sistem Informasi Monitoring
Pada bagian ini akan menjelaskan konsep dasar dari sistem informasi. Sebelum membahas suatu sistem lebih baik jika mengetahui dulu apa sistem itu, pada bagian berikutnya terlebih dahulu akan dibahas apa arti dari system, informasi dan monitoring itu sendiri.
2.2.1.1Konsep Dasar Sistem
Suatu sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu [2].
Dalam mendefinisikan sistem terdapat dua kelompok pendekatan sistem, yaitu sistem yang lebih menekankan pada prosedur dan elemennya. Prosedur didefinisikan sebagai suatu urutan-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa yang harus dikerjakan, siapa yang mengerjakan, kapan dikerjakan, dan bagaimana mengerjakannya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur didefinisikan bahwa sistem yaitu suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.[2]
Lebih lanjut pemahaman tentang sistem pertama kali dapat diperoleh dari pengertian dan definisinya. Dengan demikian definisi ini akan mempunyai peranan yang sangat penting dalam melakukan pendekatan terhadap sistem yang akan dianalisis. Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan dari komponen atau elemen-elemen atau subsistem-subsistem merupakan definisi yang lebih luas dibandingkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedurnya. Definisi ini lebih banyak diterima karena pada kenyataannya suatu sistem memang terdiri dari subsistem-subsistem.
2.2.1.2Karakteristik Sistem
Sistem mempunyai beberapa karakteristik, antara lain :[2]
2. Batasan Sistem (Boundary), merupakan daerah yang membatasi suatu sistem dengan sistem yang lain atau dengan lingkungan kerjanya. 3. Subsistem, bagian-bagian dari sistem yang beraktivitas dan
berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan dengan sasaran masing-masing.
4. Lingkungan Luar Sistem (Environment), suatu sistem yang ada di luar dari batas sistem yang dipengaruhi oleh operasi sistem.
5. Penghubung Sistem (Interface), media penghubung antara suatu subsistem dengan subsistem lainnya.
6. Masukan Sistem (Input), energi yang masuk ke dalam sistem, berupa perawatan dan sinyal. Masukan perawatan adalah energi yang dimasukan supaya sistem tersebut dapat berinteraksi.
7. Keluaran Sistem (Output), Hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. 8. Pengolahan Sistem (Process), suatu sistem dapat mempunyai suatu
bagian pengolah yang akan mengubah masukan menjadi keluaran. 9. Sasaran Sistem (Object), tujuan yang ingin dicapai oleh sistem, akan
dikatakan berhasil apabila mengenai sasaran atau tujuan.
2.2.1.3Klasifikasi Sistem
Suatu sistem dapat diklasifikasikan menjadi seperti berikut :[2]
1. Sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system). Sistem abstrak adalah suatu sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak nampak secara fisik, sedangkan sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik.
2. Sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system). Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, sedangkan sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia.
operasinya dapat diprediksi secara tepat sedangkan sistem tak tertentu adalah sistem dengan perilaku ke depan yang tidak dapat diprediksi. 4. Sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system).
Sistem tertutup adalah sistem yang tidak terpengaruh oleh lingkungan luar atau otomatis, sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh oleh lingkungan luar.
2.2.1.4Pengertian Informasi
Informasi adalah data yang sudah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi pengguna, yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendukung sumber informasi. Data belum memiliki nilai sedangkan informasi sudah memiliki nilai. Informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih besar dibanding biaya untuk mendapatkannya.[2]
2.2.1.5Kualitas Informasi
Informasi yang berkualitas memiliki 3 (tiga) kriteria, yaitu:[2]
1. Akurat (accurate), informasi harus bebas dari kesalahan, tidak bias ataupun menyesatkan. Akurat juga berarti bahwa informasi itu harus dapat dengan jelas mencerminkan maksudnya.
2. Tepat pada waktunya (timelines), informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Di dalam pengambilan keputusan, informasi yang sudah usang tidak lagi bernilai. Bila informasi datang terlambat sehingga pengambilan keputusan terlambat dilakukan, hal ini dapat berakibat fatal bagi perusahaan/organisasi.
2.2.1.6Monitoring
Monitoring adalah penilaian secara terus menerus terhadap fungsi kegiatan-kegiatan program-program di dalam hal jadwal penggunaan input/masukan data oleh kelompok sasaran berkaitan dengan harapan-harapan yang telah direncanakan [3]. Secara umum Monitoring bertujuan mendapatkan umpan balik bagi kebutuhan program proses pembelajaran yang sedang berjalan, dengan mengetahui kebutuhan ini pelaksanaan program akan segera mempersiapkan kebutuhan dalam pembelajaran tersebut. Kebutuhan bisa berupa biaya, waktu, personel, dan alat. Pelaksanaan program akan mengetahui berapa biaya yang dibutuhkan, berapa lama waktu yang tersedia untuk kegiatan tersebut.
Kegiatan monitoring dimaksudkan untuk mengetahui kecocokan dan ketepatan kegiatan yang dilaksanakan dengan rencana yang telah disusun. Monitoring digunakan pula untuk memperbaiki kegiatan yang menyimpang dari rencana, mengoreksi penyalahgunaan aturan dan sumber-sumber, serta untuk mengupayakan agar tujuan dicapai seefektif dan seefisien mungkin [3].
Dari semua uraian tentang monitoring yang telah tersebut diatas, maka dapat disimpukan bahwa monitoring adalah suatu kegiatan untuk menilai dan mengevaluasi kegiatan suatu pekerjaan yang dilihat dari beberapa parameter penting dalam pekerjaan tersebut baik berupa waktu/jadwal, material dan biaya, agar dapat diperoleh suatu timbal balik dari pekerjaan tersebut dan dilakukan penyesuaian apakah pekerjaan yang diakukan sesuai dengan rencana yang telah dibuat sebelumnya. Sehingga dapat dilakukan pengkoreksian apabila terjadi kesalahan agar pekerjaan yang dilakukan dapat lebih efisien dan sesuai dengan tujuan yang akan dicapai.
2.2.2 Manajemen Proyek
oleh waktu, anggaran, resource dan spesifikasi yang telah dirancang untuk dapat memenuhi kebutuhan konsumen [8].
Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa manajemen proyek dapat diartikan sebagai suatu proses kegiatan untuk melakukan perencanaan, pengorganiasian, pengarahan dan pengendalian atas sumber daya organisasi yang dimiliki perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu dan sumber daya tertentu pula. Manajemen proyek sangat cocok untuk suatu lingkungan bisnis yang menuntut kemampuan akuntansi, fleksibilitas, inovasi, kecepatan dan perbaikan yang berkelanjutan.
2.2.2.1Siklus Hidup Proyek
Dalam mengerjakan sebuah proyek, dibutuhkan sebuah perencanaan yang matang. Hal ini diperlukan untuk memastikan bahwa tujuan akhir proyek dapat tercapai sesuai dengan waktu, scope dan dana yang telah ditetapkan di awal kegiatan proyek. Untuk itu, manajer proyek harus dapat memastikan bahwa seluruh sumber daya yang dialokasikan dalam proyek digunakan dengan cara yang paling efisien [8].
Siklus hidup proyek merupakan suatu metode yang digunakan untuk menggambarkan bagaimana sebuah proyek direncanakan, dikontrol, dan diawasi sejak proyek disepakati untuk dikerjakan hingga tujuan akhir proyek tercapai. Terdapat empat tahap kegiatan utama yang dilakukan dalam siklus hidup proyek yaitu :
1. Tahap Inisiasi
2. Tahap Perencanaan
Ketika ruang lingkup proyek telah ditetapkan dan tim proyek terbentuk, maka aktivitas proyek mulai memasuki tahap perencanaan. Pada tahap ini, dokumen perencanaan akan disusun secara terperinci sebagai panduan bagi tim proyek selama kegiatan proyek berlangsung.
3. Tahap Pelaksanaan Proyek
Dengan definisi proyek yang jelas dan terperinci, maka aktivitas proyek siap untuk memasuki tahap eksekusi atau pelaksanaan proyek. Pada tahap ini, tujuan proyek secara fisik akan dibangun. Seluruh aktivitas yang terdapat dalam dokumentasi project plan akan dieksekusi. Sementara kegiatan pengembangan berlangsung, beberapa proses manajemen perlu dilakukan guna memantau dan mengontrol penyelesaian deliverables sebagai hasil akhir proyek.
4. Tahap Penutupan
Tahap ini merupakan akhir dari aktivitas proyek. Pada tahap ini, hasil akhir proyek beserta dokumentasinya diserahkan kepada pelanggan, kontak dengan supplier diakhiri, tim proyek dibubarkan dan memberikan laporan kepada semua stakeholder yang menyatakan bahwa kegiatan proyek telah selesai dilaksanakan.
2.2.2.2Sumber Daya Pendukung Sebuah Proyek
Sebuah proyek membutuhkan sekelompok sumber daya yang saling berhubungan agar pengerjaan proyek berjalan sesuai rencana dari inisiasi hingga penyelesaiannya [8].
1. Manusia
Manusia sebagai pelaku utama, sumber bergeraknya sebuah pengadaan proyek. Mulai dari proses perencanaan hingga selesai proyek dan mengisi posisi penting yang bekerja sebagai penggerak proyek.
2. Uang
anggaran dan pengadaan seluruh komponen pendukung terlaksananya pengerjaan proyek.
3. Material
Material didalam sebuah proyek merupakan sumber daya penting yang berpengaruh pada ketepatan waktu pengerjaan proyek dan hasil akhir dari proyek yang dikerjakan apabila manajemen material proyek berjalan dengan baik.
2.2.3 Material Proyek
Material proyek adalah bahan baku utama yang digunakan oleh perusahaan pada proyek yang dikerjaan sesuai dengan kebutuhan dan jenis pekerjaan yang dikerjakan. Dalam melakukan pekerjaan proyek, sebuah perusahaan memiliki acuan agar konsumsi material yang digunakan sesuai dengan rencana dan dilakukan dengan lebih efisien biaya ataupun waktunya.
2.2.3.1Rencana Anggaran Pelaksanaan (RAP)
Rencana Anggaran Pelaksanaan diberikan pihak pemberi pekerjaan konstruksi kepada penyedia jasa konstruksi agar konsumsi pekerjaan sesuai dengan rencana anggaran yang diberikan. Poin penting di dalam RAP adalah volume material yang akan digunakan dalam pekerjaan dan realisasinya harus sesuai dengan RAP agar tidak terjadi penyalahgunaan yang berakibat pada kerugian keuangan baik pada pihak pemberi pekerjaan maupun penyedia jasa.
Di dalam sebuah RAP terdapat 3 anggaran pekerjaan, yaitu : 1. Anggaran Pekerjaan Persiapan
Anggaran Pekerjaan persiapan merupakan anggaran untuk tahap awal pekerjaan proyek yang umumnya terdiri dari pekerjaan pengukuran, mobilisasi dan mobilisasi alat berat, sosialisasi, pembangunan direksiet/gudang dan papan nama proyek.
2. Anggaran Pekerjaan Pokok
sehingga apabila terjadi kesalahan pada sub pekerjaan sebelumnya maka akan muncul kerugian biaya dan waktu pekerjaan.
3. Anggaran Overhead
Anggaran overhead merupakan kelompok anggaran diluar yang diberikan pemberi pekerjaan. Pada umumnya anggaran overhead terdiri dari upah pekerja dan bahan penunjang, honor direksi dan biaya non teknis lainnya.
2.2.3.2KemajuanPekerjaan Proyek
Konsumsi material proyek yang digunakan dapat dilihat dari kemajuan pekerjaan proyek yang sudah dikerjakan sesuai dengan lamanya waktu pekerjaan. Konsumsi material yang digunakan dapat dilihat dari laporan material yang secara bertahap dilaporkan dari lapangan. Apabila progres pekerjaan dan konsumsi material yang dilaporkan tidak sesuai dengan rencana maka dapat diasumsikan terjadi kesalahan dalam pekerjaan di lapangan atau pekerjaan yang berjalan tidak tepat waktu.
Oleh karena itu progres pekerjaan dilapangan harus selalu diperhatikan agar konsumsi material tetap sesuai dengan anggaran yang direncanakan dan pekerjaan proyek lebih efisien dan tepat waktu.
Perhitungan untuk menentukan kemajuan suatu pekerjaan adalah sebagai berikut:
(2.1)
Dimana :
p : Persentasi kemajuan pekerjaan (%) R : Volume atau luas pekerjaan keseluruhan M : Besar Pekerjaan yang sudah dikerjakan
(2.2)
Dimana :
K : Besar pekerjaan yang seharusnya selesai dikerjakan H : Waktu pekerjaan keseluruhan
l : Waktu yang terpakai
Untuk menentukan berapa jumlah material yang disarankan harus dibeli untuk pemakaian satu minggu berikutnya :
Untuk pekerjaan yang sesuai waktu danbelum mulai maka: Jika ( H- l ) >= 7 , maka digunakan rumus :
(2.3)
Jika ( H- l ) < 7 , maka digunakan rumus :
(2.4)
Untuk pekerjaan yang tidak sesuai waktu maka : Jika ( H- l ) =< 7 , maka digunakan rumus :
(2.5)
Jika ( H- l ) > 7 , maka digunakan rumus :
(2.6)
Dimana :
s
: stok material di lapangan V : koefisien kebutuhan materialB1234 : Jumlah material yang disarankan dibeli
2.2.4 Pengertian Data
menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan. Suatu informasi dikatakan bernilai apabila manfaatnya lebih efektif dari pada biaya yang dikeluarkannya. Informasi yang berkulitas sangat dipengaruhi oleh beberapa hal sebagai berikut [5] :
1. Relevansi
Informasi dikatakan berkualitas jika relevan bagi pemakainya. Informasi akan relevan jika memberikan manfaat bagi pemakainya. Misalnya, informasi mengenai hasil keuangan tidak akan relevan jika diberikan kepada manajer teknik, namun akan sangat relevan jika diberikan kepada manajer keuangan.
2. Akurasi
Sebuah informasi dikatakan akurat jika informasi tersebut tidak menyesatkan bagi yang menerimanya. Ketidakakuratan informasi dapat terjadi karena unsur kesengajaan atau terjadi gangguan pada sumber informasi, sehingga data yang diterima tidak sama dengan data aslinya. 3. Tepat Waktu
Nilai informasi akan berkurang apabila tidak tepat waktu, sebaliknya informasi yang datang tepat waktu akan sangat mahal harganya. Ketepatan waktu dari informasi sangat berpengaruh dalam proses pengambilan keputusan.
2.2.5 Basis Data (Database)
Sistem basis data (database system) adalah suatu sistem informasi yang mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya dan membuatnya tersedia untuk beberapa aplikasi yang bermacam – macam didalam suatu organisasi[5].
Manfaat basis data (database) diantaranya [5]:
1. Salah satu komponen penting dalam sistem informasi, karena merupakan dasar dalam menyediakan informasi.
2. Menentukan kualitas informasi : akurat, tepat pada waktunya dan relevan. Informasi dapat dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.
3. Mengurangi duplikasi data (data redundancy) 4. Hubungan data dapat ditingkatkan (data relatability) 5. Mengurangi pemborosan tempat simpanan luar.
Jenjang data dalam database [5]:
1. Characters, merupakan bagian data yang terkecil, dapat berupa karakter numerik, huruf ataupun karakter-karakter khusus (special characters) yang membentuk suatu item data atau field.
2. Field, merepresentasikan suatu atribut dari record yang menunjukkan suatu item dari data, seperti misalnya nama, alamat dan lain sebagainya. Kumpulan dari field membentuk suatu record.
3. Record, kumpulan dari field membentuk suatu record. Record menggambarkan suatu unit data individu yang tertentu. Kumpulan dari record membentuk suatu file.
4. File, terdiri dari record-record yang menggambarkan satu kesatuan data yang sejenis. Misalnya file mata pelajaran berisi data tentang semua mata pelajaran yang ada.
field data/item
characters
file
record
database
Gambar 2.2 Jenjang Data [5]
2.2.6 Tujuan Basis Data
Basis data pada dasarnya ditujukan untuk pengaturan data agar terdapat kemudahan dalam pengambilan kembali data tersebut. Berikut ini terdapat beberapa tujuan dari basis data, antara lain [5]:
1. Kecepatan dan kemudahan (Speed) 2. Efisiensi ruang penyimpanan (Space) 3. Keakuratan (Accuracy)
4. Ketersediaan (Avaibility) 5. Kelengkapan (Completeness) 6. Keamanan (Security)
7. Kebersamaan (Sharability)
2.2.7 Pengguna Basis Data
Pengguna basis data dibedakan berdasarkan cara berinteraksi terhadap sistem, diantaranya yaitu[5]:
1. Programer Aplikasi (Application programmer)
Pemakai yang berinteraksi dengan basis data dengan menggunakan Data Manipulation Language (DML) untuk membuat aplikasi dengan bahasa pemrograman.
2. User Khusus (Specialized User)
Pemakai yang membuat program aplikasi basis data untuk keperluan tertentu atau khusus.
Pemakai yang berinteraksi dengan sistem tanpa membuat modul program. 4. User Umum (Native User)
Pemakai berinteraksi dengan aplikasi basis data yang telah dibuat atau disediakan oleh sistem.
2.2.8 Database Management System (DBMS)
Sistem manajemen basis data (database management system, DBMS) [5] adalah suatu sistem atau perangkat lunak yang dirancang untuk mengelola suatu basis data dan menjalankan operasi terhadap data yang diminta banyak pengguna. Contoh tipikal DBMS adalah akuntansi, sumber daya manusia, dan sistem pendukung pelanggan, DBMS telah berkembang menjadi bagian standar di bagian pendukung (back office) suatu perusahaan.
Contoh DBMS adalah Oracle, SQL server 2000/2003, MS Access, MySQL dan sebagainya. DBMS merupakan perangkat lunak yang dirancang untuk dapat melakukan utilisasi dan mengelola koleksi data dalam jumah yang besar. DBMS juga dirancang untuk dapat melakukan manipulasi data secara lebih mudah. Sebelum adanya DBMS maka data pada umumnya disimpan dalam bentuk flat file, yaitu file teks yang ada pada sistem operasi. Sampai sekarang pun masih ada aplikasi yang menyimpan data dalam bentuk flat secara langsung. Menyimpan data dalam bentuk flat file mempunyai kelebihan dan kekurangan. Penyimpanan dalam bentuk ini akan mempunyai manfaat yang optimal jika ukuran filenya relatif kecil, seperti file passwd. File password pada umumnya hanya digunakan untuk menyimpan nama yang jumlahnya tidak lebih dari 1000 orang.
1. Performance yang didapat dengan penyimpanan dalam bentuk DBMS cukup besar, sangat jauh berbeda dengan performance data yang disimpan dalam bentuk flat file. Disamping memiliki unjuk kerja yang lebih baik, juga akan didapatkan efisiensi penggunaan media penyimpanan dan memori
2. Integritas data lebih terjamin dengan penggunaan DBMS. Masalah redudansi sering terjadi dalam DBMS. Redudansi adalah kejadian berulangnya data atau kumpulan data yang sama dalam sebuah database yang mengakibatkan pemborosan media penyimpanan.
3. Independensi. Perubahan struktur database dimungkinkan terjadi tanpa harus mengubah aplikasi yang mengaksesnya sehingga pembuatan antarmuka ke dalam data akan lebih mudah dengan penggunaan DBMS. 4. Sentralisasi. Data yang terpusat akan mempermudah pengelolaan
database. Kemudahan di dalam melakukan bagi pakai dengan DBMS dan juga kekonsistenan data yang diakses secara bersama-sama akan lebih terjamin dari pada data disimpan dalam bentuk file atau worksheet yang tersebar.
5. Sekuritas. DBMS memiliki sistem keamanan yang lebih fleksibel daripada pengamanan pada file sistem operasi. Keamanan dalam DBMS akan memberikan keluwesan dalam pemberian hak akses kepada pengguna.
2.3 Pemodelan Sistem
2.3.1 Diagram E-R (Entity Relationship Diagram)
ERD adalah peralatan yang berfungsi untuk menggambarkan relasi atau hubungan dari dua file atau dua tabel. Pembuatan Diagram E–R meliputi tahap-tahap berikut [4]:
1. Mengidentifikasi dan menetapkan seluruh himpunan entitas yang akan terlihat.
2. Menentukan atribut–atribut key dari masing–masing himpunan entitas. 3. Mengidentifikasi dan menetapkan seluruh himpunan relasi di antara
himpunan entitas–himpunan entitas yang ada beserta foreign key yang terdapat pada relasi tersebut.
4. Menentukan derajat atau kardinalitas relasi untuk setiap himpunan relasi. 5. Melengkapi himpunan entitas dan himpunan relasi dengan atribut–atribut
deskriptif (non key).
Elemen-elemen Entity Relationship Diagram adalah sebagai berikut [4] : 1. Entity
Pada E-R diagram, entity digambarkan dengan sebuah bentuk persegi panjang. Entity adalah sesuatu apa saja yang ada dalam sistem, nyata maupun abstrak dimana data tersimpan. Entitas diberi nama dengan kata benda dan dapat dikelompokan dalam empat jenis nama, yaitu : orang, benda, lokasi kejadian (terdapat unsur waktu di dalamnya).
2. Relationship
Pada E-R diagram, relationship digambarkan dengan bentuk belah ketupat. Relationship adalah hubungan alamiah yang terjadi antara entitas. Pada umumnya penghubung (Relationship) diberi nama dengan kata kerja dasar, sehingga memudahkan untuk melakukan pembacaan relasinya (bisa dengan kalimat aktif maupun kalimat pasif). Penggambaran hubungan yang terjadi adalah sebuah bentuk belah ketupat dengan dua bentuk persegi panjang.
3. Relationship Degree
4. Atribut
Secara umum atribut adalah sifat atau karakteristik dari setiap entitas maupun tiap relationship. Maksudnya, atribut adalah sesuatu yang menjelaskan apa sebenarnya yang dimaksud entitas maupun relationship, sehingga sering dikatakan bahwa atribut adalah elemen dari setiap entitas maupun relationship.
5. Kardinalitas
Kardinalitas relasi menunjukan jumlah maksimum tuple yang dapat berelasi dengan entitas pada entitas yang lain. Dari sejumlah kemungkinan banyaknya hubungan antar entitas, kardinalitas relasi merujuk kepada hubungan maksimum yang terjadi dari entitas yang satu ke entitas yang lain dan begitu juga sebaliknya. Terdapat tiga macam kardinalitas relasi, yaitu:
a. One to one
Tingkat hubungan satu ke satu, dinyatakan dengan satu kejadian pada entitas pertama, hanya mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas yang kedua dan sebaliknya.
b. One to many atau many to one
Tingkat hubungan satu ke banyak adalah sama dengan banyak ke satu. Tergantung dari arah mana hubungan tersebut dilihat. Untuk satu kejadian pada entitas yang pertama dapat mempunyai banyak hubungan dengan entitas yang kedua.
c. Many to many
Tingkat hubungan banyak ke banyak terjadi jika tiap kejadian pada sebuah entitas akan mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas lainnya, baik dilihatdari sisi entitas yang pertama maupun dilihat dari sisi yang kedua.
2.3.2 Diagram Konteks (Context Diagram)
direpresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem [4].
Gambar 2.3 Diagram Konteks [4]
2.3.3 DFD (Data Flow Diagram)
2.3.3.1Pengertian DFD
DFD [4] adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut serta interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut.
Data Flow Diagram (DFD –DAD/Diagram Alir Data) memperlihatkan hubungan fungsional dari nilai yang dihitung oleh sistem, termasuk nilai masukan, nilai keluaran, serta tempat penyimpanan internal. DAD adalah gambaran grafis yang memperlihatkan aliran data dari sumbernya dalam objek kemudian melewati proses yang mentransformasinya ke tujuan yang lain, yang ada pada objek lain. DAD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir.
2.3.3.2Simbol DFD
Simbol-simbol yang digunakan dalam DFD adalah[4]: 1. Entity luar (External Entity)
orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. Entity digambarkan dengan simbol persegi biasa. Entity luar merupakan sumber atau tujuan aliran data dari atau menuju sistem.
2. Aliran Data
Arus data (data flow) di DFD diberi simbol suatu panah. Arus data ini mengalir diantara proses (process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (external entity). Arus data ini menunjukan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses system. 3. Proses
Proses atau fungsi yang mentransformasikan data secara umum digambarkan dengan lingkaran. Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.
4. Berkas/penyimpanan data
Merupakan komponen yang berfungsi untuk menyimpan data atau file. Disimbolkan dengan sepasang garis horisontal paralel yang tertutup di salah satu ujungnya.
2.3.4 Kamus Data (Data Dictionary)
2.4 Software Pendukung
Software pendukung adalah aplikasi-aplikasi yang digunakan pada perancangan Sistem Informasi yang akan dibangun.
2.4.1 Embarcadero Delphi XE
Delphi [7] adalah sebuah bahasa pemrograman dan lingkungan pengembangan perangkat lunaknya yang berbasis object pascal (pascal dengan eksistensi pemrograman berorientasi objek). Sebagai perangkat pengembangan yang bersifat multiguna. Delphi dapat digunakan dalam berbagai jenis proyek pengembangan perangkat lunak terutama untuk pengembangan aplikasi desktop dan enterprise berbasis database. Pada awalnya pengembang Delphi adalah Borland, saat ini menjadi bagian dari jajaran IDE milik Embarcadero Technologies. Digunakannya Delphi XE ini karena sudah mendukung dengan sistem operasi Windows 7.
2.4.2 MySQL
MySQL [6] adalah sebuah implementasi dari sistem manajemen basisdata relasional (RDBMS) yang didistribusikan secara gratis dibawah lisensi GPL (General Public License). Setiap pengguna dapat secara bebas menggunakan MySQL, namun dengan batasan perangkat lunak tersebut tidak boleh dijadikan produk turunan yang bersifat komersial. MySQL sebenarnya merupakan turunan salah satu konsep utama dalam basisdata yang telah ada sebelumnya; SQL (Structured Query Language). SQL adalah sebuah konsep pengoperasian basisdata, terutama untuk pemilihan atau seleksi dan pemasukan data, yang memungkinkan pengoperasian data dikerjakan dengan mudah secara otomatis.
31
BAB 3
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Analisis Sistem
Analisis sistem merupakan tahap yang bertujuan untuk memahami sistem, mengetahui kekurangan sistem dan menentukan kebutuhan sistem di PT Serena Abadi. Dengan menganalisis permasalahan dan menganalisis prosedur sistem yang akan dibuat, maka dapat dijadikan sebagai dasar perancangan sistem baru.
3.1.1 Analisis Masalah
Mengidentifikasi masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat dicapai. Oleh karena itu langkah pertama yang harus dilakukan pada tahap ini adalah mengidentifikasi terlebih dahulu masalah- masalah yang terjadi.
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan di PT Serena Abadi, ditemukan masalah-masalah sebagai berikut:
1. Kesulitan memonitor kebutuhan material proyek sesuai dengan progress pekerjaan
2. Kesulitan menentukan jumlah material yang harus dikirim 3. Keakuratan data kurang terjamin
3.1.2 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan
Prosedur adalah kumpulan dari proses dalam suatu sistem yang saling terkait antara satu dengan lainnya untuk mencapai tujuan yang telah diterapkan. Sistem yang sedang berjalan saat ini memiliki beberapa prosedur sebagai berikut:
3.1.2.1Prosedur Laporan Material
1. Site manager membuat laporan material yang terpakai per jangka waktu yang sudah ditentukan, kemudian menyerahkan laporan kepada Manager proyek
2. Setelah mendapatkan laporan material, manager proyek melakukan pengecekan langsung, apakah pemakaian material sesuai dengan kemajuan pengerjaan proyek
3. Jika terdapat ketidaksesuaian maka manager proyek melakukan pengecekan ulang sesuai dengan acuan aporan stok material dan laporan ajuan pekerjaan.
Laporan Material Laporan Material
Pengecekan Pemakaian material di
lapangan
Sesuai
Laporan Material sudah di cek
Ya
SITE MANAGER MANAGER PROYEK
A2
Ajuan Material Tambahan Laporan Stok Material
di Lapangan A4
Pengecekan dan pencocokan stok material di lapangan
Kurang
Laporan Kelebihan Material
A3 A1
Laporan Kemajuan Pekerjaan
A9
Buat laporan kelebihan
material
Tidak
Laporan Material sudah di cek
1 2 Laporan
Kelebihan Material
Laporan Material yang sudah di cek
dan terdapat ketidak sesuaian
Ajuan Material Tambahan
1 2
Gambar 3.1 Diagram Alur Laporan Material
Keterangan :
A1 : Arsip Laporan kelebihan Material untuk site manager
A2 : Arsip Laporan Material yang sudah di cek untuk Manager Proyek
A3 : Arsip Ajuan Material Tambahan
A4 : Arsip laporan stok material di lapangan
3.1.2.2 Prosedur Pengajuan Permintaan Material
Pada tahap ini, prosedur pengajuan pengiriman material ke lokasi proyek adalah sebagai berikut :
1. Site Manager membuat laporan ajuan permintaan material berdasarkan pada kondisi pekerjaan dan laporan kelebihan matrial lalu diserahkan kepada manager proyek
2. Laporan ajuan permintaan kemudian diperiksa bersama dengan ajuan tambahan oleh manager proyek kemudian jika sesuai maka akan dibuat ajuan gabungan yang sudah di cek dan diberikan pada owner , tapi jika tidak sesuai maka dibuat laporan kelebihan/kekurangan material untuk site manager.
3. Owner kemudian melakukan pemeriksaan terhadap ajuan permintaan material dari manager proyek, bila ajuan disetujui maka akan langsung di ACC dan dilakukan pengiriman.
Ajuan Permintaan Material
Pemeriksaan
Site Manager Manager Proyek Owner
A1
Laporan Kelebihan Material
Buat Ajuan Permintaan Material sudah
diperiksa
Ajuan Material Tambahan
A3
Ajuan Material Tambahan
sudah diperiksa Ajuan Permintaan
Material tapi jumlah lebih/kurang
Ajuan Permintaan Material tapi jumlah
lebih/kurang
Ajuan Material Baru
Ajuan Material Baru
Pemeriksaan
Setuju
Ajuan Material Baru sudah diperiksa dan disetujui
Ajuan Material yang sudah diperiksa dan tidak
disetujui
Ajuan Material yang tidak
disetujui Tidak
Ajuan Material yang tidak
disetujui Penggand
aan ajuan material
Ajuan Permintaan Material sudah
diperiksa Ajuan Material Tambahan
sudah diperiksa Ajuan PermintaanMaterial sudah diperiksa Ajuan
Material Tambahan sudah diperiksa Ya
1
2
Gambar 3.2 Diagram Alur Pengajuan Permintaan Material
Keterangan :
A1` : Arsip laporan kelebihan material
A3 : Arsip ajuan permintaan material tambahan
A5 : Arsip ajuan permintaan material dan ajuan tambahan yang sudah diperiksa dan
digandakan untuk manager proyek
A6 : Arsip ajuan permintaan material baru yang sudah disetujui untuk owner
3.1.2.3 Prosedur Laporan Kemajuan Pekerjaan Proyek
Pada tahap ini prosedur laporan kemajuan pengerjaan proyek adalah sebagai berikut :
1. Site manager melakukan pemantauan dan pengecekan konsumsi material 2. Data hasil pemantauan kemajuan pekerjaan maka akan di olah menjadi
laporan kemajuan pekerjaan sesuai jadwal pekerjaan proyek
Data hasil Penilaian Kemajuan Pekerjaan
Pengolahan Data Hasil
Penilaian Kemajuan Pekerjaan
Laporan Kemajuan Pekerjaan
Laporan Kemajuan Pekerjaan
SITE MANAGER MANAGER PROYEK
A8 Pemantaun
pekerjaan di lapangan Laporan Perencanaan
pekerjaan
Buat data hasil pemantauan
Laporan Perencanaan
pekerjaan
A12
Gambar 3.3 Diagram Alur Laporan Kemajuan Proyek
Keterangan :
A8 : Arsip laporan kemajuan proyek untuk manager proyek
3.1.2.4 Prosedur Pembelian Material Proyek
Pada tahap ini prosedur pembelian material proyek adalah sebagai berikut: 1. Manager proyek membuat daftar pembelian material berdasarkan ajuan
material yang sudah disetujui owner
2. Manager proyek lalu menyerahkan daftar pembeian material kepada supplier, yang kemudian supplier akan membuat faktur pembelian
3. Setelah faktur pembelian diterima dan sesuai dengan daftar pembelian maka dilakukan pembelian material
4. Manager proyek kemudian membuat copy faktur pembelian yang telah dibayar untuk kemudian diberikan kepada site manager
Ajuan Material yang sudah diperiksa dan
disetujui
Update stok material
Laporan Stok Material
Daftar Pembelian Material
Faktur Pembelian Material
SUPPLIER
Ajuan Material yang sudah dibuat
daftar pembelian yang tidak sesuai
Faktur Pembelian yang tidak sesuai yang sudah dibayar Daftar
Pembelian yang sudah di beli
Buat copy faktur
Faktur Pembelian yang sudah dibayar
2 1
Faktur Pembelian yang sudah dibayar
2
Faktur Pembelian yang sudah dibayar
A9 A11
Gambar 3.4 Diagram Alur Pembelian Material
Keterangan :
A4 : Arsip laporan stok material di lapangan
A6 : Arsip ajuan permintaan material baru yang sudah disetujui
A9 : Faktur pembelian material dari supplier
A10 : Daftar pembelian yang sudah dibeli
3.1.3 Analisis Aturan Bisnis
Analisis aturan bisnis berisikan analisis aturan-aturan yang berlaku pada sistem yang sedang berjalan. Analisis Aturan Bisnis pada Sistem Informasi monitoring material proyek PT. Serena Abadi yaitu :
1. Penilaian kemajuan pekerjaan dilakukan setiap minggu, namun digunakan satuan hari agar lebih terperinci karena proses pelaporan kemajuan dari lapangan dapat lebih atau kurang dari 1 minggu
2. Perhitungan kebutuhan material ditentukan untuk kebutuhan per harinya, maksimal 7 hari kedepan setelah tanggal laporan kemajuan dibuat
3. Jumlah material yang dibeli tidak harus sesuai dengan jumlah material yang disarankan dibeli
Dari aturan bisnis di atas dapat disimpulkan bahwa semua aturan yang ada sudah cukup dan dapat memenuhi kebutuhan untuk pembangunan sistem informasi monitoring material proyek.
3.1.4 Analisis Monitoring Kebutuhan Material Proyek
Monitoring kebutuhan material proyek secara umum memiliki 2 fungsi, yaitu :
1. Untuk mengetahui konsumsi kebutuhan material yang terpakai disetiap proyek yang dikerjakan sesuai dengan jadwal pengerjaan proyek yang telah direncanakan sehingga diperoleh kemajuan pekerjaan proyek yang tepat waktu dan dapat merencakan pengadaan material proyek di periode waktu pengerjaan proyek selanjutnya.
2. Untuk mengetahui dan merencanakan anggaran jangka pendek di setiap proyeknya, sehingga perkiraan biaya yang akan keluar saat pekerjaan proyek telah selesai dapat diketahui.
3.1.4.1Aspek Yang Dilihat Dalam Monitoring Kebutuhan Material Proyek
menentukan waktu pekerjaan proyek dari awal sampai selesai. Oleh karena itu terdapat aspek yang dilihat dalam memonitor material proyek, yaitu:
1. Kemajuan Pekerjaan
Kemajuan pekerjaan merupakan kondisi pekerjaan pada waktu dimana dilakukan pelaporan mengenai pekerjaan yang sedang dikerjakan. Kemajuan pekerjaan berisi besar pekerjaan yang sudah dikerjakan dan waktu yang terpakai dalam melakukan pekerjaan tersebut. Dari 2 aspek tersebut maka dapat ditentukan persentase dan status pekerjaan tersebut yang berpengaruh pada jumlah material yang dibutuhkan dan dibeli untuk kebutuhan pekerjaan satu minggu atau 7 hari kedepannya.
2. Koefisien Material
Setiap pekerjaan membutuhkan material dan setiap per satuan volume atau besar pekerjaan dibutuhkan material untuk membangunnya yang disebut koefisien. Perhitungan koefisien material dihitung langsung oleh manager proyek sesuai dengan perhitungan ilmu sipil yang berhubungan dan sesuai dengan kebijakan perusahaan
Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada contoh kasus berikut ini :
Diketahui PT Serena Abadi mengerjakan pekerjaan Proyek Pembangunan Pasangan Saluran DI Cibalagung Cianjur dengan waktu pengerjaan 30 hari. Menurut RAP, besar pasangan yang akan dikerjakan adalah 1500 m2. Pada hari ke 10 pekerjaan telah mencapai 300 m2 dan stok batu muka dilapangan 30 buah, bila diketahui untuk 1 m2 pasangan dibutuhkan 3 buah batu muka, berapakah persentase kemajuan pekerjaan tersebut, berapakah jumlah batu muka yang harus dibeli untuk pemakaian satu minggu ke depan dan apakah pekerjaan yang telah dilakukan sesuai jadwal atau tidak?
Maka persentase kemajuan pekerjaan tersebut adalah: Digunakan rumus (2.1)
p = 20 %
2) Menentukan apakah pekerjaan tepat waktu Digunakan rumus (2.2)
Jadi 300 < 500 maka pekerjaan tidak tepat waktu dan harus diadakan lembur.
3) Hitung jumlah material yang harus dibeli
Karena pekerjaan tidak tepat waktu dan (H – l) > 7 maka : Digunakan rumus (2.6)
3.1.5 Kebutuhan Non Fungsional
Analisis kebutuhan non fungsional dilakukan untuk mengetahui spesifikasi kebutuhan untuk sistem. Spesifikasi kebutuhan melibatkan analisis perangkat keras/hardware, analisis perangkat lunak/software, analisis pengguna/user dan analisis jaringan.
Tabel 3.1 Ringkasan Kebutuhan Non Fungsional
SKPL ID Keterangan
SKPL-NF001 Availability-Ketersediaan sistem untuk dapat diakses pengguna
SKPL-NF003 Ergonomy-Desain sistem harus memenuhi tingkat kenyamanan pengguna
SKPL-NF004 Memory-Kebutuhan sistem akan media penyimpanan
SKPL-NF005 Safety-Keamanan data dari sistem, serta penggunaan sistem
SKPL-NF006 Security-Keamanan sistem untuk melindungi data didalamnya
3.1.5.1Analisis Pengguna
Analisa dan spesifikasi kebutuhan diperlukan agar kemampuan aplikasi yang dibangun menjadi jelas. Beberapa analisa dan kebutuhan yang berkaitan dengan sistem aplikasi ini yaitu analisa dan kebutuhan pengguna.
1. Bagian Yang Terlibat Dalam Sistem
Saat ini user yang terlibat adalah Direktur perusahaan, Manager Proyek dan Site Manager. Adapun karakteristik user yang ada adalah sebagai berikut:
Tabel 3.2 Karakteristik User
Pengguna Tanggung Jawab Pendidikan Tingkat
Keterampilan
Manager Proyek Membuat
perencanaan anggaran proyek,
Merencanakan waktu pekerjaan proyek Memonitor kemajuan proyek yang sedang berlangsung,
S1 Teknik
Sipil
Site Manager Membuat laporan pemakaian material dan ajuan permintaan kebutuhan material Memantau proses pengerjaan proyek langsung di lapangan
S1/STM Sipil
Dapat mengoperasikan komputer
2. Kebutuhan User
Adapun user yang dibutuhkan untuk mengoperasikan sistem informasi monitoring material proyek yaitu:
Tabel 3.3 Kebutuhan User
Pengguna Hak Akses Pendidikan Tingkat Keterampilan
Manager Proyek
Maintenance sistem, menginputkan jumlah material per satuan
volume nya.
Melakukan transaksi pembelian material maupun pengontrolan stok material.
S1 Teknik Sipil
Dapat mengoperasikan komputer
3.1.5.2Analisis Perangkat Keras
Analisis perangkat keras bertujuan untuk mengetahui spesifikasi perangkat keras yang sudah ada di PT. Serena Abadi dan spesifikasi perangkat keras atau hardware yang menjadi kebutuhan sistem.
Tabel 3.4 Analisis Perangkat Keras
Uraian Perangkat Keras Yang Sudah Ada Yang Dibutuhkan
Prosesor Intel Core i3 2,13 GHz Intel Pentium 4 1,8 GHz
Memory 2 GB DDR3 512 MB
VGA Onboard 256 MB 128 MB
Harddisk 500 GB 2 GB
3.1.5.3Analisis Perangkat Lunak
Analisis perangkat lunak bertujuan untuk mengetahui perangkat lunak yang akan digunakan baik dalam proses pembuatan sistem informasi maupun untuk menjalankan sistem informasi yang dibangun.
Tabel 3.5 Analisis Perangkat Lunak
Uraian Perangkat Lunak Yang Sudah Ada Yang Dibutuhkan
Sistem Operasi Windows 7 Windows XP / 7
Pengolah Data Microsoft Excel Sistem Informasi
Monitoring
3.1.6 Analisis Basis Data
3.1.6.1(ERD) Entity relational Diagram
Material
Supplier
Proyek
Sub Pekerjaan
nama_material
besar_pekerjaan lama_pekerjaan kd_satuan
Gambar 3.5 Entity Relational Diagram Sistem Informasi Monitoring Material Proyek
3.1.7 Analisis Kebutuhan Fungsional
Analisis kebutuhan fungsional dilakukan untuk memberikan gambaran aliran data yang ada pada program sistem informasi yang akan dibangun. Kebutuhan fungsional pada Sistem Informasi Monitoring Material Proyek Di PT Serena Abadi meliputi diagram konteks, data flow diagram, kamus data dan spesifikasi proses.
Tabel 3.6 Ringkasan Kebutuhan Fungsional
SKPL ID Keterangan
SKPL-F001 Mengolah data Proyek
SKPL-F002 Mengolah data Pekerjaan
SKPL-F003 Mengolah data Sub Pekerjaan
SKPL-F004 Mengolah data Kemajuan Pekerjaan
SKPL-F005 Mengolah data Detail Kemajuan
SKPL-F006 Mengolah data Material
SKPL-F007 Mengolah data Satuan
SKPL-F007 Mengolah data supplier
SKPL-F008 Mengolah data truck
SKPL-F009 Melakukan transaksi Pembelian Material
SKPL-F010 Melakukan transaksi Pengiriman Material
3.1.7.1Diagram Konteks
Diagram konteks atau Context Diagram merupakan suatu model yang menjelaskan secara global bagaimana data digunakan dan ditransformasikan untuk proses atau dengan kata lain merupakan gambaran umum mengenai sistem yang menggambarkan aliran data kedalam dan keluar sistem.
Adapun diagram konteks Sistem Informasi Monitoring Material Di PT Serena Abadi sebagai berikut :
MANAGER PROYEK SISTEM INFORMASI MONITORING MATERIAL PROYEK
· Data material
· Data satuan
· Data proyek
· Data pekerjaan
· Data sub pekerjaan
· Data kemajuan pekerjaan
· Data detail_kemajuan
· Data supplier
· Data truck
· Data transaksi pembelian dan kirim material
· Lihat Rekap kemajuan_pekerjaan, pembelian,dan kirim material
· Info data material
· Info data satuanl
· Info data proyek
· Info data pekerjaan
· Info data sub pekerjaan
· Info data kemajuan pekerjaan
· Info data detail_kemajuan
· Info data supplier
· Info data truck
· Info data transaksi pembelian dan kirim material
· Info data lihat rekap kemajuan pekerjaan, pembelian,dan kirim material
Gambar 3.6 Diagram Konteks Sistem Informasi Monitoring Material Proyek Di
3.1.7.2Data Flow Diagram (DFD)
Diagram aliran data adalah suatu gambaran logis yang menggambarkan aliran data dari proses satu ke proses lainnya hingga didapatkan informasi yang diinginkan, sekaligus menggambarkan bagaimana suatu informasi menjadi data dan bagaimana proses selanjutnya. Diagram aliran data ini menggambarkan kesatuan luar (entity), aliran data (data flow), proses (process) dan simpan data (data store).
3.1.7.2.1DFD Level 1
Manager Proyek
kirim material pembelian
D Pengolahan data
transaksi Data kemajuan pekerjaan Data detail kemajuan Data material Data kemajuan pekerjaan Data detail kemajuan Data material Data supplier Data satuan Data truck
Request rekap pembelian Request rekap kirim materil Request rekap detail kemajuan
Data rekap pembelian Data rekap kirim materil Data rekap detail kemajuan
Data detail_kemajuan Data kirim material
Data pembelian
Data kirim material Data pembelian
Request rekap detail_kemajuan satuan Data kemajuan pekerjaan truck
Gambar 3.7 DFD Level 1 Sistem Informasi Monitoring Material Proyek Di
3.1.7.2.2DFD Level 2 Proses Master Data
Manager Proyek
Data kemajuan pekerjaan
Data kemajuan pekerjaan Data proyek
Data Data supplier 1.3
Data data satuan 1.5
Pengolahan data detail kemajuan Data detail kemajuan Data detail_kemajuan
Data material Data kemajuan pekerjaan
Data supplier Data detail kemajuan
Data truck Data truck
3.1.7.2.3DFD Level 2 Proses Transaksi
Proses ini meliputi proses transaksi pembelian dan pengiriman material.
Manager Proyek Data material yang dibeli
Data pengiriman
Data pengiriman
Data pembelian Data pembelian
Data kirim material
Data kirim material
D
Update data detail_kemajuan
truck
3.1.7.2.4DFD Level 2 Proses Rekap
Ma
Request rekap detail_pembelian
Da
Request rekap detail_kirim Data rekap detail_kemajuan
Req
Data rekap detail_kirimpengiriman
Re Request rekap detail_kemajuan
3.1.7.2.5DFD Level 3 Proses Pengolahan Data Proyek
Berikut ini adalah proses-proses yang terjadi pada pengolahan data proyek.
Manager Proyek
1.1.1 Tambah Data Proyek
1.1.2 Ubah Data Proyek
1.1.3 Hapus Data Proyek
1.1.4 Cari Data Proyek
proyek Data proyek yang akan ditambah
Data proyek yang telah ditambah
Data proyek yang akan diubah Data proyek yang telah diubah
Data proyek yang akan dihapus
Data proyek yang telah dihapus
Data proyek yang akan dicari
Tampilan data proyek yang dicari
Data proyek yang akan diubah Data proyek yang telah diubah
Data proyek yang akan ditambah
Data proyek yang telah ditambah
Data proyek yang telah dihapus Data proyek yang akan dihapus
Data proyek yang akan dicari
Tampilan data proyek yang dicari
3.1.7.2.6DFD Level 3 Proses Pengolahan Data Pekerjaan
Berikut ini adalah proses-proses yang terjadi pada pengolahan data pekerjaan. Data pekerjaan yang akan ditambah
Data pekerjaan yang telah ditambah
Data pekerjaan yang akan diubah Data pekerjaan yang telah diubah
Data pekerjaan yang akan dihapus
Data pekerjaan yang telah dihapus
Data pekerjaan yang akan dicari
Tampilan data pekerjaan yang dicari
Data pekerjaanyang akan diubah Data pekerjaan yang telah diubah
Data pekerjaan yang akan ditambah
Data pekerjaan yang telah ditambah
Data pekerjaan yang telah dihapus Data pekerjaan yang akan dihapus
Data pekerjaan yang akan dicari
Tampilan data pekerjaan yang dicari proyek
