1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1Latar Belakang Penelitian
Dewasa ini, sistem informasi (SI) memiliki peranan yang cukup penting dalam kehidupan sehari-hari. Peranan SI dapat ditemukan di berbagai bidang, seperti pendidikan, ekonomi, bisnis, perbankkan, teknik, serta sosial dan budaya. Manfaat dari adanya teknologi informasi tersebut telah memberikan sumbangsih yang cukup besar terhadap perubahan-perubahan mendasar pada struktur, operasi, proses, dan manajemen organisasi suatu kegiatan institusi atau perusahaan. Dengan keberadaan teknologi ini, berbagai kemudahan dapat dirasakan oleh manusia. Selain kemudahan, SI juga mengoptimalkan pekerjaan dan menghasilkan keakuratan proses dan hasil kerja.
Pemanfaatan SI yang tepat dan selaras dengan tujuan organisasi akan memberikan dampak yang sangat penting dalam memenangkan persaingan yang semakin kompetitif baik di dunia usaha maupun dunia pendidikan. Keberhasilan pengelolaan SI juga sangat ditentukan oleh keselarasan tujuan penerapan SI dan tujuan perusahaan atau instansi melalui peningkatan efektifitas dan efisiensi dalam proses organisasi yang berhubungan dengan merealisasikan keuntungan yang dijanjikan.
2
stakeholder terutama yang berhubungan dengan data, informasi, teknologi dan
aplikasi. Pengelolaan terhadap data dan informasi yang baik akan memberikan akses yang luas terhadap jaringan data yang terhubung secara global. Untuk membantu organisasi dalam mencapai suatu tujuan maka perlu didukung oleh pelayanan sarana dan prasarana yang berkualitas, khususnya di bidang SI.
Kehadiran SI merupakan faktor yang utama dalam penyampaian informasi secara cepat, dan akurat. Kehadirannya tidak dapat diabaikan begitu saja, karena denganadanya SI maka akan meningkatkan kepuasan dan kepercayaan siswa dan masyarakat dalam memanfaatkan layanan pendidikan yang disediakan. Di sisilain, sejumlah hasil penelitian menunjukkan bahwa pemanfaatan SI di sekolah, khususnya dalam pembelajaran memiliki dampak positif terhadap prestasi belajar siswa.
Berdasarkan Rencana Strategis (Renstra) Departemen Pendidikan Nasional tahun 2005-2009, untuk dapat memberikan pelayanan prima, salah satu yang perlu dilakukan adalah pengembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dilakukan melalui pendayagunaan teknologi informasi dan komunikasi dibidang pendidikan yang mencakup peran teknologi informasi dan komunikasi sebagai substansi pendidikan, alat bantu pembelajaran, fasilitas pendidikan, standar kompetensi, penunjang administrasi pendidikan, alat bantu manajemen satuan pendidikan, dan infrastruktur pendidikan.
perencanaan arsitektur sistem informasi dan pendefinisian kebutuhan bisnisnya, agar arah strateg ikebijakan organisasi dapat direncanakan dengan baik dan mencapai tujuan yang dikehendaki, Maka SMK Muhammadiyah Haurgeulis Kabupaten Indramayu harus memikirkan bagaimana merencankan arsitektur
enterprise terhadap sistem yang berjalan khususnya untuk perbaikan dan
pengembangan sistem informasi sekolah yang berhubungan dengan proses bisnis, data, aplikasi dan teknologi.
Perencanaan arsitektur sistem informasi adalah pendekatan sistematis untuk menentukan mana yang paling efektif dan efisien berkaitan dengan kepuasan pemenuhan kebutuhan informasi. Perencanaan strategis sistem dan teknologi informasi dibutuhkan untuk mempersiapkan organisasi dalam merencanakan pemakaian teknologi dan sistem informasi untuk organisasinya. Perencanaan tersebut dibutuhkan untuk menjadikan SMK Muhammadiyah Haurgeulis Kabupaten Indramayu berbasis teknologi informasi yang dapat beradaptasi terhadap perubahan global, mengembangkan sistem informasi atau sistem komputerisasi yang berdaya saing global.
Zachman Framework merupakan model enterprise architecture
4
terhadap misi, tujuan, strategi bisnis serta apa yang dihasilkan oleh organisasi tersebut.
Enterprise Architecture Planning (EAP) sebagai salah satu metoda atau
kerangka acuan untuk membangun sebuah arsitektur informasi. EAP merupakan suatu metode perencanaan arsitektur yang mengintegrasikan strategi praktek-praktek bisnisnya alur-alur informasi dan sumber daya teknologi. Dalam EAP, arsitektu rmenjelaskan mengenai data, aplikasi, dan teknologi yang dibutuhkan untuk mendukung bisnis organisasi.
Berdasarkan latar belakang tersebut diatas, maka SMK Muhammadiyah Haurgeulis Kabupaten Indramayu sebagai tempat penelitian dengan judul
“Perencanaan Arsitektur Sistem Informasi Sekolah Menggunakan Metode
Enterprise Architecture Planning”.
1.2Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas maka identifikasi masalahnya adalah sebagai berikut:
1) Bagaimana membuat perencanaan arsitektur sistem informasi pada SMK Muhammadiyah Haurgeulis Kabupaten Indramayu dalam bidang akademik, administrasi keuangan, kepegawaian dan sarana prasarana.
2) Bagaimana membuat perencanaan enterprise architecture planning yang terintegrasi untuk data, aplikasi, dan teknologi pada SMK Muhammadiyah Haurgeulis Kabupaten Indramayu?
1.3Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut:
1) Membuat blueprint untuk data, aplikasi dan teknologi. Blueprint tersebut dapat digunakan sebagai landasan bagi perencanaan sistem informasi yang lebih baik dalam mendukung proses bisnis bagi SMK Muhammadiyah Haurgeulis Kabupaten Indramayu.
2) Tujuan penelitian ini adalah memberikan rekomendasi perencanaan
roadmap implementasi kedepan bagi SMK Muhammadiyah Haurgeulis
Kabupaten Indramayu.
1.4Manfaat Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut:
1) Menghasilkan cetak biru sebagai landasan bagi perencanaan sistem informasi yang lebih baik dalam mendukung proses bisnis bagi SMK Muhammadiyah Haurgeulis Kabupaten Indramayu.
2) Dapat berguna khususnya bagi SMK Muhammadiyah Haurgelis Kabupaten Indramayu sebagai upaya untuk mendukung pengembangan organisasi, khususnya pada bidang akademik, manajemen sumber daya manusia, sarana dan prasarana dan manajemen keuangan.
1.5Batasan Masalah
6
1) Metodologi pembangunan model EAP yaitu tahapan inisiasi perencanaan, pemodelan proses bisnis, arsitektur data, arsitektur aplikasi, arsitektur teknologi,
rencana implementasi.
2) Dalam perencanaan arsitektur sistem informasi pada SMK Muhammadiyah Haurgeulis Kabupaten Indramayu mencakup bidang akademik, administrasi keuangan, kepegawaian dan sarana. Kegiatan penelitian menggunakan metodologi Enterprise Architecture Planning (EAP).
3) Studi kasus dilakukan di SMK Muhammadiyah Haurgeulis Kabupaten Indramayu.
1.6Sistematika Penulisan
Secara garis besar sistematika penulisan Tesis ini meliputi berbagai halyang akan dibahas pada tiap-tiap bab, berikut ini penjelasan masing-masing bab:
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini menjelaskan isi penelitian secara umum yakni latar belakang, rumusan masalah, tujuan, manfaat, batasan masalah, dan sistematika penulisan.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
Bab ini menjelaskan bagaimana persoalan aktual didasari teori-teori yang tersaji dalam bab II serta langkah-langkah yang diambil dalam menyelesaikan persoalan.
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Bab ini berisi mengenai perancangan arsitektur sistem informasi SMK Muhammadiyah Haurgeulis Kabupaten Indramayu pada bidang akademik, manajemen sumber daya manusia, sarana dan prasarana dan manajemen keuangan dengan menggunakan pemodelan E-R Diagram .
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
8
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Kajian Pustaka
Penelitian dengan menggunakan metode enterprise architecture planning
telah dilakukan pada Badan Pendidikan dan Pelatihan (Hendra Kurniawan) yang
membuat blueprint sistem informasi dalam hal pengembangan sistem informasi
Badan Pendidikan dan Pelatihan Daerah Kabupaten Lampung Tengah dengan
menggunakan pendekatan Enterprise Architecture Planning (EAP) yang berbasis
pada kerangka kerja Zachman. Pada penelitian ini dilakukan analisa terhadap
business processBadan Pendidikan dan Pelatihan Daerah (Bandiklatda) Kabupaten Lampung Tengah yang terdiri dari inventarisasi peserta dari BKD,
penetapan anggaran pelaksanaan, area pengelolaan kegiatan pendidikan dan
pelatihan, penerbitan sertifikasi/STTPP (Surat Tanda Tamat Pendidikan dan
Pelatihan) di Badan Pendidikan dan Pelatihan Daerah Kabupaten Lampung
Tengah, kemudian berdasarkan identifikasibusiness process tersebut dibuat suatu
model bisnis sebagai dasar dalam pendefinisian arsitektur data, aplikasi dan
teknologi serta pembuatan rencana implementasi yang nantinya akan
menghasilkan suatublueprint.
Penelitian dengan penggunaan dan pemanfaatan Enterprise
ArchitecturePlanningjuga telah dilakukandalam bidang pendidikan (M.Fazjar
Alamsyah), yang membahas tentanganalisis dan perancangan sistem informasi
Dari penelitian ini diharapkan Sekolah Menengah Kejuruan (SMK)bisamemiliki
sebuah aplikasi Sistem Informasi Akademik terpadu yang dapat memberikan
kemudahan bagi pengguna dalam hal ini siswa, orang tua siswa ataupun dinas
pendidikan dalam mengakses kemajuan pendidikan peserta didik, keadaan
fasilitas maupun keberadaan sumber daya manusia yang mendukung proses
pendidikan di SMK.
Penelitian yang membahas mengenai kerangka kerja Zachman dalam
pengembangan sistem informasi dilakukan pada bidang Pendidikan yaitu Pondok
Pesantern (Robie Hakim, 2013), pada penelitian ini akan menghasilkan sebuah
blueprint dan usulan portofolio sistem untuk mendefinisikan serta memodelkan
kebutuhan suatu sistem informasi dan teknologi sesuai dengan visi, misi Yayasan
Pondok Pesantren Wahid Hasyim Yogyakarta sehingga dalam pengembangan
sistem informasi dapat terstruktur.
Dari tiga penelitian diatas dapat disimpulkan bahwa EAP ada perbedaan
dengan FrameworkZachman, maka dari itu FrameworkZachmandan EAP juga
dapat diterapkan dalam berbagai kasus serta berbagai sudut pandang, makadengan
adanya penelitian terdahulu bisa dijadikan suatu acuan baik dalam pengembangan
maupun perencanaan yang akan dilakukan. Maka dari itu sebagai pembeda
dengan penelitian sebelumnya yaitu padatempat objek penelitian dan tujuan
penelitian sehingga output yang dihasilkan dari penelitian ini berbeda. Kesamaan
dari penelitian ini adalah memakai metodologi EAP yang berbasis
10
2.2 Landasan Teori
2.2.1 Enterprise Architecture
Enterprise Architecture merupakan suatu pendekatan logis yang komprehensif dan holistik untuk merancang dan mengimplementasikan sistem
dan komponen sistem secara bersama-sama yang meliputi suatu infrastruktur
manajemen informasi/teknologi (Parizeu, 2002).
Arsitektur adalah seni atau praktek merancang dan membangun suatu
struktur atau peta (merriam-Webster’s Collegiate Dictionary Online). Sedangkan
menurut IEEE 2000 Arsitektur merupakan prinsip organisasi dari suatuenterprise
(atau sistem) yang meliputi komponen-komponen, hubungan satu sama lain,
hubungan dengan lingkungan serta panduan pokok pada perancangan dan
evolusinya. Enterprise adalah suatu organisasi yang menggunakan teknologi
informasi untuk melaksanakan misinya (Osvald,Gundars,2001).
Dari definisi diatas maka Enterprise Architecture (EA) merupakan wujud
kegiatan yang memungkinkan organisasi membangun pondasi yang diperlukan
untuk kelangsungan hidup organisasi serta untuk menghadapi tantangan bisnis
pada saat ini dan masa yang akan datang.
EA mengidentifikasi komponen utama dari suatu organisasi dan
bagaimana komponen di dalam sistem berfungsi secara bersama-sama untuk
mencapai tujuan bisnis yang didefinisikan.Komponen-komponen ini terdiri
2.2.2 Enterprise Architecture Planning(EAP)
Enterprise Architecture Planning (EAP) merupakan suatu pendekatan
yang dibuat oleh Steven H. Spewak untuk membangun arsitektur enterprise
dengan berdasarkan dorongan data dan dorongan bisnis.Enterprise Architecture
Planningadalah proses pendefinisian arsitektur dalam penggunaan informasi untuk mendukung bisnis dan rencana untuk mengimplementasikan arsitektur
tersebut (Spewak, 1992).
Menurut EAP Steven H Spewak, dinyatakan bahwa pemakaian istilah
arsitektur terdiri dari arsitektur data, arsitektur aplikasi dan arsitektur teknologi.
Arsitektur disini sebagaimana layaknyablueprint, penggambaran atau model.Pada
dasarnya EAP bukan merancang bisnis dan arsitekturnya, tetapi mendefinisikan
kebutuhan bisnis dan arsitekturnya.Semua arsitektur tersebut dibutuhkan untuk
mendukung bisnis yang diselenggarakan oleh enterprise. Kata “mendefinisikan”
menurut pengertian Spewak adalah mendefinisikan bisnis dan mendefinisikan
arsitektur. Jadi EAP bukan suatu perancangan tetapi pendefinisian. Sedangkan
kata “rencana” secara umum adalah membicarakan tentang definisi arsitektur apa
yang dibutuhkan dan rencana dukungan diartikan sebagai kapan arsitektur
tersebut akan diimplementasikan (Spewak, 1992). Definisi ini mengandung tiga
kata kunci:
1) Pendefinisian Pendefinisian berarti melakukan pendefinisian arsitektur
sistem bukan merancang sistem tersebut. Arsitektur enterprise
mendefinisikan arsitektur, sedangkan perancangan sistem merupakan
12
2) Arsitektur Arsitektur merujuk ke tiga arsitektur yang didefinisikan yaitu:
arsitektur data, arsitektur aplikasi dan arsitektur teknologi. Arsitektur
disini dimaksudkan layaknya blueprint, penggambaran atau model.
3) Rencana Arsitektur mendefinisikan apa yang diperlukan dan rencana
mendefinisikan kapan mengimplementasikannya.
Langkah-langkah dalam EAP memberikan panduan praktis dalam
membuat arsitektur dari dua baris dan tiga kolom pertama kerangka kerja
Zachman (Surendro, 2009). Kerangka kerja Zachman merupakan kerangka kerja
untuk memetakan hubungan antara komponen enterpriseterhadap level arsitektur
yang menjadi perhatian pihak-pihak yang berkepentingan denganenterprise
architecture. Hubungan antara kerangka kerja Zachman dan EAP adalah proses mendefinisikan dua level atas kerangka kerja Zachman. Sehingga jika dipetakan
ke dalam kerangka kerja Zachman, EAP akan berada di baris pertama dan baris
kedua yang merupakan perspektif perencana dan pemilik. Sedangkan aspek yang
dibahas dalam EAP berada pada tiga kolom dari kerangka kerja Zachman, yaitu
meliputi data, fungsi dan jaringan dari arsitektur sistem informasi. Berikut ini
adalahGambar 2.1cakupan EAP dalam kerangka kerja Zachman(Surendro, K,
Gambar 2.1Cakupan EAP dalam Kerangka Kerja Zachman
Komponen dari EAP menurut Spewak menggunakan dasar dari dua layer
dari John Zachman’s framework yaitu dari tinjauan planner dan owner.EAP
memiliki tujuh komponen utama yang mengarahkan bagaimana menentukan dan
merencanakan implementasi arsitektur sistem informasi. Tujuh komponen utama
tersebut dikelompokan menjadi empat lapisan sebagaimana terdapat pada gambar
2.2 berikut:
Gambar 2.2 Komponen LapisanEAP
Inisiasi Perencanaan
Sistem Saat Ini & Teknologi
Pemodelan Bisnis
Arsitektur Aplikasi
Arsitektur
Data TeknologiAsitektur
Rencana Implementas/Migrasi
Tahap 1- Memulai
Tahap2-Dimana Kita Saat Ini
Tahap 3-Tentang
14
Gambar 2.2 merupakan komponen lapisan EAP yang setiap
lapisannyamencerminkan urutan dan cara kegiatan dilakukan. Penjelasan
komponen EAPadalah sebagai berikut:
1) Lapisan 1 (Posisi memulainya)
Inisiasi perencanaan, mempersiapkan pelaksanaan proyek EAP (seperti:
membuat rencana kerja, memastikan komitmen manajemen dan lain-lain).
2) Lapisan 2 (Posisi sekarang)
- Pemodelan bisnis, menghimpun pengetahuan mengenai bisnis dan
informasi yang digunakan dalam melangsungkan bisnis.
- Sistem dan teknologi saat ini, menentukan sistem dan teknologi yang ada
saat ini.
- sebagai dasar untuk rencana migrasi jangka panjang.
3) Lapisan 3 (Posisi yang diinginkan di masa mendatang)
- Arsitektur data, menentukan jenis data utama yang dibutuhkan untuk
melangsungkan bisnis.
- Arsitektur aplikasi, menentukan jenis aplikasi utama yang dibutuhkan
untuk mengelola data dan mendukung fungsi bisnis.
- Arsitektur teknologi, menentukan platform teknologi yang dibutuhkan
untuk menyediakan lingkungan untuk aplikasi yang mengelola data dan
4) Lapisan 4 (Bagaimana cara mencapainya)
Rencana penerapan, menentukan tahapan penerapan aplikasi, jadwal penerapan,
dan mengajukan jalur yang jelas untuk bermigrasi dari posisi saat ini ke posisi
yang diinginkan di masa mendatang.
Pada lapisan ini memiliki arti bahwa ketiga arsitektur ini ditentukan secara
berurutan dimulai dari arsitektur data, kemudian arsitektur aplikasi dan terakhir
arsitektur teknologi.
Berikut ini akan dibahas seluruh lapisan EAP sesuai dengan tahapan yang
dikerjakan dalam pembahasan tesis ini.
2.2.2.1 Inisiasi Perencanaan (Planning Initiation)
Tahapan pertama yang harus dilakukan adalah inisiasi perencanaan yang
bertujuan agar proses pembangunan model arsitektur ini dapat terarah dengan
sangat baik. Tahapan awal ini menjadi penting karena tahapan ini sebagai
landasan untuk tahapan pengerjaan berikutnya, terutama karena pada tahap inilah
ruang lingkup dan perencanaan kegiatan atau rencana kerja didefinisikan,
menentukan metodologi yang akan digunakan, sumber daya yang terlibat dan
menetapkan perangkat (tools) yang akan digunakan. Faktor lain adalah dukungan
dan komitmen dari manajemen, yang tidak hanya dalam bentuk verbal,
tetapiberpengaruh pada sumber daya (personil, anggaran dan waktu) untuk
menjalankan seluruh prosesnya.
Ada tujuh langkah yang dapat dilakukan pada fase ini, yaitu : (Spewak,
16
1) Penentuan ruang lingkup dan sasaran EAP Salah satu yang harus ditentukan
sejak awal adalah tujuan, karena tujuan yang akan dijadikan
penuntun arah, sehingga manajemen dan semua unsur yang akan terlibat
mengerti benar apa peran dan kontribusinya. Yang harus dihasilkan pada tahap
ini adalah:
- Ruang lingkup organisasi dan penentuan participant komponen organisasi
yang akan terlibat.
- Pernyataan tujuan yang akan diselesaikan. Penentuan ruang lingkup dan
sasaran yang ingin dicapai dengan EAP dapat dilakukan dengan
menggunakan analisis kondisi internal organisasi. Definisi analisis internal
merupakan suatu analisis untuk mengukur kemampuan internal relative
dengan posisi industri dan pencapaian visi dan misi organisasi sebagai
bagian dari pemetaan perencanaan. Analisis internal merupakan
bentuk dari evaluasi manajerial pada level atas, menengah dan operasional
dari organisasi.
2) Pembuatan visi
Pada tahap ini dilakukan analisis terhadap lingkungan organisasi, sehingga
dapat diketahui visi organisasi dari pihak manajemen.Pemahaman tersebut
digunakan untuk mendefinisikan tujuan dari sistem informasi yang akandibuat
arsitekturnya untuk mendukung kegiatan bisnis organisasi.
3) Penyesuaian metodologi
Pada tahap ini semua perencanaan harus berpedoman pada tahapan pengerjaan
4) Penataan sumber daya
Pada tahap ini diharapkan organisasi mampu merekondisi semua sumbern daya
komputer dan data serta informasi yang terlibat agar siap digunakan.
5) Pembentukan tim
Penyusunan kerangka tim yang baik merupakan hal yang penting pada tahap
inisiasiperencanaan ini, karena akan sangat berpengaruh pada kualitas dariEAP
itu sendiri.
6) Persiapan perencanaan kerjaEAP
Perencanaan kerja merupakan hal yang penting karena akan dijadikan acuan
bagi tim dalam bekerja.
7) Pengkonfirmasian komitmen manajemen dan pembiayaan
Langkah ini diperlukan agar semua unsur dalam organisasi teutama manajemen
dapat memahami dan berkomitmen dalam mencapai tujuan.
2.2.2.2 Pemodelan bisnis (Business Modeling)
Pemodelan bisnis merupakan proses identifikasi fungsi-fungsi bisnis,
pendeskripsian fungsi, dan identifikasi unit organisasi yang melaksanakan setiap
fungsi tersebut serta melakukan survei untuk mendapatkan informasi. Melalui
tahap ini diharapkan dapat menyediakan dasar pengetahuan yang lengkap dan
menyeluruh yang dapat digunakan untuk mendefinisikan arsitektur dan rencana
implementasinya.Ada tiga tahapan untuk memodelkan bisnis, yaitu sebagai
18
1) Dokumentasi struktur organisasi.
Struktur organisasi didokumentasikan dan setiap individu serta lokasi yang
membentuk suatu fungsi bisnis dalam organisasi di identifikasi.Hasil dari tahapan
ini adalah bagan struktur organisasi, daftar posisi dan jabatan serta jumlah
personil yang ditempatkan.
2) Identifikasi dan definisi fungsi bisnis.
Tahapan ini bertujuan untuk mendefinisikan struktur dari model bisnis,
yang dihasilkan dalam tahapan ini adalah laporan mengenai fungsi yang di
identifikasi, dimana setiap fungsi harus mempunyai nama, deskripsi singkat,
turunan fungsi dan dibentuk dari sedikitnya satu unit organisasi. fungsi dapat
didefinisikan sejalan dengan sub fungsinya. Rincian dari tahapan ini adalah:
(1) Pemodelan bisnis awal dapat dilakukan dengan mendefinisikan area bisnis
utama dan area bisnis pendukungnya dengan menggunakan model rantai
nilai (value chain) untuk menyoroti aktivitas di dalam bisnis.Membagi
area fungsional menjadi beberapa sub fungsi dengan menjawab pertanyaan
“apa fungsi ini?” atau “apa makana dari fungsi ini?”. Kemudian
dilanjutkan mendekomposisi fungsi sampai sub fungsi yang diperoleh
merupakan aksi tunggal, dilaksanakan secara berulang, menghasilkan
keluaran yang dikenalatau dapat dihubungkan dengan unit organisasi
tertentu.
(2) Menghubungkan fungsi detil dengan unit organisasi dapat dinyatakan
dengan membuat matriks fungsi keorganisasi yang merupakan peta bagi
(3) Dokumentasi model bisnis utama, distribusi, dan presentasi kepada semua
komunitas bisnis untuk mendengarkan komentarnya.
2.2.2.3 Teknologi dan sistem saat ini (Current Sistem & Technology)
Mendokumentasikan dan mendefinisikan seluruh platform teknologi dan
sistem yang digunakan oleh enterprise saat ini.Sedangkan yang harus dihasilkan
pada fase ini disebut dengan InformationResource Catalog (IRC) yang juga
disebut ensiklopedia sistem atau inventory sistem (Spewak, Steven, 1992:141).
Tahapan untuk membuat IRC, antara lain sebagai berikut:
1) Menentukan ruang lingkup, sasaran dan kerangka kerja IRC
2) Persiapan untuk koleksi data
3) Melakukan pengumpulan data
4) Masukan data
5) Validasi dan meninjau ulang draf IRC
6) Menggambar skema aplikasi
7) Mendistribusikan IRC
8) Administrasi dan perawatan IRC
2.2.2.4 Arsitektur Data (Data Architecture)
1) Mengidentifikasi dan mendefinisikan jenis data yang dibutuhkan untuk
mendukung fungsi bisnis. Arsitektur data terdiri dari entitas data, dimana
setiap data memiliki atribut dan relasi antar entitas. Dalam pendefinisian
arsitektur data dilakukan pendefinisian entitas yang dapat berupa orang,
tempat, konsep, atau peristiwa yang memiliki arti dalam konteks bisnis.
20
1992:171).Membuat calon entitas data dengan mengkaji model bisnis dan
deskripsi sistem dan teknologi yangdipakai.
2) Menetapkan entitas yang akan dipakai.
3) Mendefinisikan setiap entitas tersebut dan mendokumentasikannya dengan
memanfaatkan diagram entitas-relasi.
4) Menghubungkan entitas data dengan fungsi bisnis detil.
2.2.2.5 Arsitektur Aplikasi (Applications Architecture)
Arsitektur aplikasi mendefinisikan jenis aplikasi utama yang dibutuhkan
untuk mengelola data dan mendukung fungsi bisnis . Aplikasi yang dimaksud
adalah proses pendefinisian aplikasi apasaja yang akan mengelola data dan
menyediakan informasi untuk pihak manajemen terhadap fungsi bisnisnya.
Ada lima tahap untuk mendefinisikan arsitektur aplikasi, antara lain:
(Spewak, Steven, 1992:199).
1) Membuat daftar kandidat aplikasi.
2) Mendefinisikan aplikasi.
3) Menghubungkan aplikasi dengan fungsi bisnis.
4) Analisis dampak dari aplikasi yang ada.
5) Distribusikan arsitektur aplikasi.
2.2.2.6 Arsitektur Teknologi (Technology Architecture)
Mendefinisikan jenis teknologi utama (platform) yang dibutuhkan untuk
menyediakanlingkungan untuk aplikasi yang akan mengelola data dan mendukung
Empat tahapuntuk membuat arsitektur teknologi, antara lain: (Spewak,
Steven, 1992:224).
1) Mengidentifikasi prinsip-prinsip teknologi danplatform.
2) Definisikanplatformdan distribusi.
3) Menghubungkan platform teknologi ke aplikasi dan basis data dalam
enterprise.
4) Mendefinisikan distribusi dan aplikasi serta flatform teknologi
2.2.2.7 Rencana Implementasi (Implementation/Migration Plans)
Mendefinisikan tahapan untuk penerapan aplikasi, penjadwalan
implementasi, analisa biaya/keuntungan dan menentukan jalur yang jelas untuk
berpindah dari posisi saat ini ke posisi yang diinginkan di masa depan, organisasi
sistem informasi baru, mengadopsi metodologi pengembangan sistem yang baru,
dan penetapan standar atau prosedur.
Adapun tahapan-tahapan perencanaan implementasi, antara lain: (Spewak,
Steven, 1992:17).
1) Menentukan urutan-urutan/prioritas aplikasi yang akan dibangun.
2) Mengukur usaha, kemampuan sumber daya yang tersedia dan merancang
jadwal tahapan implementasi.
3) Menentukan faktor-faktor kesuksesan dan menghasilkan rekomendasi
rekomendasi yang tepat.
Berikut ini adalah tabel 2.1 merupakan rincian dari tahapan EAP dan
22
Tabel 2.1 Rincian dari Tahapan EAP dan Hasilnya
Lapisan Tahapan Hasil
1 Inisiasi Perencanaan Ruang lingkup, Sasaran, Visi, penentuanmetodologi dan penggunaan sumber daya
2 Pemodelan Bisnis
Struktur organisasi, identifikasi dan definisi fungsi, area bisnis
Sistem dan Teknologi
saat ini Katalog sumber daya informasi (IRC) skemasistem
3
Arsitektur data Pendefinisian entitas, diagram E-R, matrikantitas terhadap fungsi, dokumen arsitektur
data
Arsitektur aplikasi Pendefinisianaplikasi, analisisaplikasi-aplikasi,dampak, dokumnenmatrik
arsitektur aplikasi
Arsitektur teknologi Distribusi data/aplikasi, dokumen arsitekturaplikasi
4
Rencana implementasi Urutan apliaksi/roadmap, faktor-faktor suksesdan rekomendasi
Kesimpulan Dokumen akhir, presentasi
Transisi terhadap
implementasi Peningkatan organisasi, kebijakan-kebijakan,standar, prosedur-prosedur, rencana terperinci
2.2.3 Kerangka Kerja Zachman (Zachman Framework)
Kerangka kerja dapat diartikan sebagai sejumlah pemikiran, konsep, ide
atau asumsi yang digunakan untuk mengorganisasikan proses pemikiran tentang
sesuatu atau situasi. Kerangka kerja ini juga dapat dianggap sebagai dasar berpikir
untuk mengelompokkan dan mengorganisasikan representasi sebuah perusahaan
yang penting bagi manajemen perusahaan dan pengembangan sistem selanjutnya
(Zachman, 1987). Kerangka kerja bagi enterprise architecture merupakan skema
klasifikasi 2 (dua) dimensi untuk merepresentasikan deskripsi dari suatu
enterprise. Hal ini diperoleh melalui pengamatan terhadap bermacam-macam obyek fisik.Salah satu kerangka kerja yang terkenal diantaranya adalah kerangka
Zachman pada tahun 1987, kemudian diperluas dan diformulasikan oleh Sowa
dan Zachman pada tahun 1992.Setiap model kerangka kerja mendefinisikan
entitas-entitas arsitektur ke dalam baris-baris dan atribut untuk setiap entitas ke
dalam kolom-kolom.Kerangka kerja Zachman adalah pendekatan klasifikasi
artifak enterprisearchitecture yang diterima sebagai standar de-facto.Kerangka
kerja ini disanjung karena keunikannya dalam klasifikasi arsitektur dalam
perspektifenterprise(Parizeu, 2002).
Kerangka kerja Zachman bukan suatu metodologi untuk mengembangkan
enterprise architecture, akan tetapi kerangka kerja Zachman merupakan kerangka
kerja untuk mengkategorikan artifak enterprise architecture. Kerangka kerja
Zachman dapat dimanfaatkan untuk menentukan apakah suatu metodologi
meliputi semua aspek dalam enterprise architecture atau aspek apa saja yang
dicakup oleh metodologi. Kerangka kerja Zachman untuk enterprise architecture
terdiri dari 6 (enam) kolom dan 6 (enam) baris, lihat Gambar 2.3.
Secara umum tiap kolom merepresentasikan fokus, abstraksi atau topik
enterprise architecture, yaitu:
1) What(data): menggambarkan kesatuan yang dianggap penting dalam bisnis.
Kesatuan tersebut adalah hal-hal yang informasinya perlu dipelihara.
2) How (fungsi): mendefinisikan fungsi atau aktivitas. Input dan output juga
dipertimbangkan pada kolom ini.
24
4) Who (orang): mewakili manusia dalam organisasi dan metrik untuk
mengukur kemampuan dan kinerjanya. Kolom ini juga berhubungan dengan
user interface dan hubungan antara manusia dan pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya.
5) When (waktu): mewakili waktu atau kegiatan yang menunjukkan kriteria
kinerja. Kolom ini berguna untuk mendesain jadwal dam memproses
arsitektur.
6) Why (motivasi): menjelaskan motivasi dari organisasi dan pekerjanya.
Disini terlihat tujuan, sasaran, rencana bisnis, arsitektur pengetahuan, alasan
pikiran dan pengambilan keputusan dalam organisasi.
Setiap baris pada kerangka kerja Zachman mewakili perspektif yang
berbeda dan unik yaitu:
1) Perspektif Perencana (Ballpark View), yaitu menetapkan konteks, latar
belakang dan tujuanenterprise.
2) Perspektif Pemilik (Owner’s View), yaitu menetapkan model-model
konseptual darienterprise.
3) Perspektif Perancang (Designer’s View), yaitu menetapkan model-model
sistem informasi sekaligus menjembatani hal-hal yang diinginkan pemilik
dan hal-hal yang dapat direalisasikan secara teknis dan fisik.
4) Perspektif Pembangun (Builder’s View), yaitu menetapkan rancangan teknis
dan fisik yang digunakan dalam mengawasi implementasi teknis dan fisik.
5) Perspektif Subkontraktor (Subcontractor), yaitu menetapkan peran dan
secara teknis dan fisik serta mengadakan komponen-komponen yang
diperlukan.
6) Perspektif Fungsi Sistem, yaitu merepresentasikan perspektif pengguna dan
wujud nyata hasil implementasi.
Berikut adalah gambar framework dari Zachman ini dapat dilihat pada
Gambar 2.3(Zachman, J. A, 1987):
Gambar 2.3Kerangka KerjaZachmanuntukEnterprise Architecture 2.2.4 Model Rantai Nilai (Value Chain)
Model rantai nilai (value chain) pertama kali diusulkan oleh Porter (1985),
lihat Gambar 2.4, yang terdiri dari satu rangkaian aktivitas yang menciptakan dan
membangun suatu nilai yang dapat menghasilkan margin nilai tambah bagi
organisasi. Rantai nilai (value chain) memberikan kerangka untuk
mengidentifikasi dan menginventarisasikan area-area fungsi bisnis, yaitu dengan
26
1) Aktivitas utama (Primary activities), yang berupa:
(1) Logistik masukan (inbound logistics): aktivitas yang berhubungan
dengan penerimaan, penyimpanan dan menyebarkan masukan.
(2) Operasi (operations): aktivitas yang mentransformasikan masukan
menjadi keluaran menjadi produk akhir.
(3) Logistik keluaran (outbound logistics): aktivitas yang berhubungan
dengan menyebarkan produk/jasa ke pelanggan.
(4) Pemasaran dan penjualan (marketing and sales): aktivitas yang
berhubungan dengan pemasaran dan penjualan seperti promosi dan
sebagainya.
(5) Layanan (service): aktivitas yang berhubungan dengan penyedia
layanan untuk meningkatkan pemeliharaan produk seperti pelatihan,
perbaikan dan perawatan.
2) Aktivitas pendukung (Support activities), yang berupa:
(1) Infrastruktur perusahaan (firm infrastructure): aktivitas yang terkait
dengan biaya serta aset yang berhubungan dengan manajemen umum,
accounting dan keuangan, keamanan dan keselamatan sistem informasi dan fungsi lainnya.
(2)Manajemen sumber daya manusia (human resources management):
aktivitas yang terkait dengan penerimaan, pelatihan, pengembangan dan
kompensasi untuk semua tipe personil dan mengembangkan tingkat
(3)Pengembangan teknologi (technology development): aktivitas yang terkait dengan biaya yang berhubungan dengan produk, perbaikan proses,
perancangan peralatan, pengembangan perangkat lunak komputer, sistem
telekomunikasi, kapabilitas basis data baru dan pengembangan dukungan
sistem berbasis komputer.
(4)Pengadaan (procurement): aktivitas yang terkait dengan bagaimana
sumber daya diperoleh seperti fungsi pembelian input yang digunakan
dalamvalue chainorganisasi.
Gambar 2.4 Model Rantai Nilai(Value Chain)(Porter, M, 1985) 2.2.5 Four Stage Life Cycle Business System Planning (BSP)
Business System Planning mengemukakan empat langkah siklus hidup produk atau layanan yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi dan
28
Gambar 2.5 Model Siklus Hidup Sumber Daya (Surendro, K, 2009)
Penjelasan dari siklus hidup tersebut adalah:
1) Kebutuhan (requirement): aktivitas yang menentukan banyaknya produk
atau sumber daya yang diperlukan, rencana mendapatkannya serta
pengukuran dan pengendalian terhadap rencana tersebut.
2) Akuisisi (acquisition): aktivitas untuk mengembangkan produk atau jasa
atau aktivitas untuk mendapatkan sumber daya yang akan digunakan dalam
pengembangan.
3) Pengelolaan (stewardship): aktivitas untuk membentuk, memperbaiki, atau
memelihara sumber daya pendukung dan untuk menyimpan atau melacak
produk atau jasa.
4) Disposisi (disposition): aktivitas dan keputusan yang mengakhiri tanggung
jawab dari (unit) organisasi terhadap suatu produk, jasa atau suatu penanda
untuk mengakhiri penggunaan suatu sumber daya.
2.2.6 Portofolio Aplikasi McFarlan
Portofolio apliaksi McFarlan strategic grid digunakan untuk memetakan
aplikasi SI berdasarkan konstribusinya terhadap organisasi. Pemetaan dilakukan
KEBUTUHAN
AKUISISI DISPOSISI
PENGELOLAAN
DATA PERENCANAAN DATA RANGKUMAN
STATISTIK
DATA TRANSAKSI
DATA INVENTARIS DATA TRANSAKSI
pada empat kuadran (strategic, high potential, key operation, and support). Dari hasil pemetaan tersebut dapat digambarkan konstribusi sebuah aplikasi SI
terhadap organisasi dan pengembangan dimasa mendatang (Ward and Griffith
1996), keempat kuadran tersebut dapat dilihat pada gambar dibawah ini:
Gambar 2.6 Portofolio Aplikasi McFarlanmendatang (Ward and Griffith 1996)
STRATEGIS
BERPOTENSI TINGGI
Aplikasi yang kritikal untuk menopang strategi bisnis di masa
depan
Aplikasi yang penting untuk mencapai kesuksesan di masa
depan
OPERASIONAL KUNCI
PENDUKUNG
Aplikasi yang digunakan saat ini
37
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
4.1Inisialisasi Perencanaan
Inisialisasi perencanaan merupakan tahap awal dari metodologi EAP yang meliputi pendefinisian ruang lingkup enterprise, menentukan visi, misi, pengadopsian metodologi perencanaan serta membentuk tim perencanaan agar proyek EAP terarah, selesai tepat waktu dan memiliki anggota tim yang berkualifikasi. Tahap ini bertujuan agar pengembangan arsitektur informasi yang dilakukan sesuai dengan yang dijalankan oleh enterprise.
4.1.1 Penentuan Ruang Lingkup Enterprise
Penelitian yang dilakukan ditujukan untuk studi kasus atas enterprise yang bergerak di bidang pendidikan yaitu SMK Muhammadiyah Haurgeulis Kabupaten Indramayu. Berdasarkan identifikasi atas aturan-aturan yang menjadi rujukan tentang sistem pendidikan nasional terkait dengan penyelenggaraan pendidikanyaituberdasarkanRencanaStrategis (Renstra) DepartemenPendidikan Nasional tahun 2005-2009,untukdapatmemberikanpelayanan prima, salahsatu
yang perludilakukanadalahpengembanganTIK yang
informasi untuk menjalankan fungsi bisnis yang mampu melayani kebutuhan data dan informasi yang berkualitas bagi kebutuhan enterprise dalam menjalankan semua aktivitas bisnis untuk memberikan pelayanan yang baik kepada customer
maupun stakeholder lainnya.
4.1.2 Pendefinisian Visi dan Misi
Berdasarkan uraian pada bab 1 dan sub bab 1.3 batasan masalah, diterangkan bahwa studi kasus dilakukan pada SMK Muhammadiyah Haurgeulis Kabupaten Indramayu sehingga visi dan misi yang digunakan adalah visi dan misi SMK Muhammadiyah Haurgeulis Kabupaten Indramayu yaitu:
1) Visi :
“Menjadi Sekolah Menengah Kejuruan yang memiliki orientasi kedepan, yang bertumpu pada upaya penguatan Iman dan Taqwa kepada Allah SWT, serta penguasaan pengetahuan dan keterampilan di bidang teknologi khususnya dalam keahlian Teknik Otomotif”.
2) Misi :
“Melalui pembangunan pendidikan dan ketrampilan, Sekolah Menengah Kejuruan Muhammadiyah Haurgeulis dapat berperan aktif dalam pembangunan bangsa dan menghasilkan lulusan yang mampu melaksanakan profesi dibidangnya serta bertanggung jawab di atas landasan Iman dan
Taqwa yang kokoh dalam upaya mengembangkan tugas amar ma’ruf nahi
munkar”.
39
Pendekatan metodologi telah dijelaskan pada bab sebelumnya yaitu menggunakan metodologi Enterprise Architecture Planning (EAP) didalam pembuatan model konseptual arsitektur sistem informasi (data, aplikasi dan teknologi) SMK Muhammadiyah Haurgeulis Kabupaten Indramayu dengan berbasis pada kerangka kerja Zachman dimana EAP merupakan proses mendefinisikan dua level atas kerangka kerja Zachman. Metodologi EAP memiliki empat tahapan yang akan dikerjakan, yaitu:
1) Inisialisasi Perencanaan
2) Pemodelan proses bisnis dan tinjauan sistem dan teknologi saat ini 3) Perencangaanarsitektur data, arsitekturaplikasidanarsitekturteknologi 4) Rencana implementasi
4.2Tinjauan Kondisi Enterprise
Tinjauan kondisi enterprise bertujuan untuk mendefinisika mendokumentasikan dan mendefinisikan seluruh platform teknologi dan sistem yang digunakan oleh enterprise saat ini.
4.2.1 Pemodelan Bisnis
sosialisasi PPDB dan pelayanan alumni. Sedangkan aktivitas pendukungnya adalah manajemen sarana dan prasarana, manajemen kepegawaian, manajemen keuangan, manajemen teknologi informasi. Identifikasi aktivitas utama dan pendukung dari SMK Muhammadiyah Haurgeulis Kab. Indramayu dapat ditunjukan dengan menggunakan rantai nilai (value chain) dari Michael E. Porter yang tampak seperti gambar 4.1.
Berdasarkan gambar 4.1 value chainSMK Muhammadiyah Haurgeulis Kabupaten Indramayu, maka masing-masing aktivitas pendukung dan aktivitas utama dapat dijelaskan sebagai berikiut:
1) Aktivitas Utama
(1) Penerimaan peserta didik baru (PPDB) merupakan kegiatan yang berhubungan dengan penerimaan siswa baru seperti proses pendaftaran, ujian masuk sampai dengan daftar ulang siswa baru.
(2) Proses akademik merupakan kegiatan yang berhubungan dengan aktivitas belajar mengajar salama masa akademik.
Manajemen Sarana dan Prasarana
Manajemen Kepegawaian/sumber daya manusia (SDM)
Manajemen Keuangan - Proses Seleksi - Daftar Ulang
Pemasaran dan Penempatan
Pemantauan dan Layanan Input Pengelolaan Output
Kelulusan Siswa - Pelepasan Siswa
Kelas 12
- Iklan Media Cetak dan Elektronik - Kunjungan ke SMP - Pengelolaan Bursa
Kerja - Penempatan Kerja
Operasional Akademik - Pembuatan RPP - Proses KBM - Membentuk
Kelas Binaan - Evaluasi
Pembelajaran - Praktek Kerja
Standar
41
(3) Kelulusan siswa merupakan kegiatan yang berhubungan dengan pelepasan siswa yang merupakan akhir dari proses akademik.
(4) Ssosialisasi PPDB merupakan kegiatan yang berhubungan dengan pengenalan sekolah kepada masyarakat.
(5) Pelayanan alumni merupakan kegiatan yang berhubungan dengan pelayanan kepada alumni seperti memberikan informasi pekerjaan, peningkatan skill dan pengetahuan.
2) Kegiatan pendukung
(1) Manajemen kepegawaian atau SDM merupakan kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan sumber daya manusia mulai dari penentuan kebutuhan, alokasi sumber daya, penggajian, pengembangan SDM yang berkaitan dengan sumber daya akademik.
(2) Manajemen keuangan merupakan kegiatan yang berhubungan dengan pembuatan anggaran, pembuatan anggaran operasiaonal akademik.
(3) Manajemen sarana dan prasarana merupakan kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan sarana dan prasaarana untuk mendukung terlaksananya proses akademik.
4.2.2 Pendefinisian fungsi bisnis
1. Penerimaan Peserta Didik Baru (PPDB) 1.1. Proses perencanaan PPDB
1.1.1. Proses penetapan setandar dan kapasitas PPDB 1.1.2. Proses penetapan biaya PPDB
1.1.3. Proses penetapan jadwal PPDB 1.1.4. Proses pembentukan panitia PPDB 1.2. Proses penerimaan pendaftaran PPDB 1.3. Proses ujian seleksi
1.3.1. Proses penyusunan materi ujian
1.3.2. Proses pelaksanaan ujian saringan masuk (USM) 1.3.3. Proses pengolahan hasil USM
1.3.4. Proses pengumuman hasil USM 1.4. registrasi siswa baru
2. Operasional akademik
2.1. Proses perencanaan akademik 2.1.1 Proses penetapan kurikulum
2.1.2 Proses penetapan kalender akademik 2.2.Proses pendaftaran ulang siswa baru
2.2.1. Proses pembayaran biaya sekolah 2.2.2. Proses pembuatan kartu siswa 2.3 Proses kegiatan belajar mengajar (KBM)
2.3.1 Proses penetapan dosen
43
2.3.3 Proses pelaksanaan KBM
2.3.3.1 Proses KBM tatap muka dan praktikum 2.3.3.2 Proses praktek kerja industri (PRAKERIN) 2.4. Proses evaluasi akademik
2.4.1. Proses pelaksanaan ujian 2.4.2. Proses pengolahan nilai 2.5. Proses pelaporan akademik 3. Proses pelepasan siswa
3.1.Proses pembuatan transkrip nilai dan pengambilan ijazah 3.2.Proses kelulusan siswa
3.3.Proses penetapan Dropout (DO) 4. Sosialisasi
4.1.Proses perencanaan sosialisasi 4.2.Proses pelaksanaan sosialisasi 4.3.Pelaporan
5. Pelayanan alumni
5.1.Proses pendataan alumni 5.2.Proses pelacakan alumni
5.3.Proses penyediaan program peningkatan keahlian 5.4.Proses informasi pekerjaan dan penyaluran alumni 2) Aktivitas pendukung
6.2. Proses Rekrutmen
6.3. Proses administrasi pegawai 6.4.Proses penggajian
6.5 Proses evaluasi kinerja 6.6 Proses pengembangan 6.7 Proses pelaporan 7. Manajemen keuangan
7.1.Proses Penyusunan anggaran 7.2.Proses Pengalokasian dana 7.3. Proses pembukuan keuangan 7.4. Monitoring dan evaluasi keuangan 7.5. Proses pelaporan keuangan
8. Manajemen sarana dan prasarana
8.1. Proses perencanaan sarana dan prasarana 8.2. Proses pengadaan sarana dan prasarana 8.3. Proses pencatatan sarana dan prasarana 8.4. Proses monitoring dan evaluasi
Dari hasil uraian bagan hirarki diatas, terdapat61 fungsi bisnis yang dijalankan oleh organisasi.
Setiap fungsi atau proses bisnis yang telah dideskripsikan dapat dipetakan kedalam siklus hidup sumber daya (resource life cycle) yang terdiri dari tahapan
requirement (kebutuhan), acquisition (akuisisi), stewardship (pengelolaan) dan
45
Kebutuhan Akuisisi Pengelolaan Disposisi
Penerimaan Peserta
Didik Baru (PPDB) Perencanaan PPDB
- Penetapan setandar dan kapasitas PPDB
- Penetapan biaya PPDB - Penetapan jadwal
PPDB
- Pembentukan panitia PPDB
- Penyusunan materi ujian
- Penerimaan pendaftaran - Pelaksanaan USM - Pengolahan hasil ujian - Pengumuman hasil ujian
- Proses registrasi siswa baru
Operasional akademik Perencanaan akademik
- Penetapan kurikulum - Penetapan kalender
akademik - Penetapan guru - Penyusunan jadwal
sekolah
- Pembayaran biaya sekolah
- Pembuatan kartu siswa - Pelaksanaan KBM - Pelaksanaan ujian - Penilaian
- Pelaporan akademik
Pelepasan siswa Perencanaan
pelepasan siswa Penetapan ketentuan DO
Pembuatan transkrip nilai dan pengambilan ijazah
- Proses Pelepasan siswa
- Proses DO
Sosialisasi Perencanaan sosialisasi
- Penentuan media sosialisasi
- Penetapan jadwal sosialisasi
Pelaksanaan sosialisasi Pelaporan
Pelayanan alumni Perencanaan pelayaanan alumni
- Pendataan alumni - Pelacakan alumni
Penyediaan program keahlian Penyediaan informasi
pekerjaan
Proses penyaluran alumni Tahapan
46
Kebutuhan Akuisisi Pengelolaan Disposisi
Manajemen
kepegawaian/SDM
Perencanaan kebutuhan SDM
- Penentuan kebijakan manajemen SDM - Rekrutmen SDM
- Administasri kepegawaian - Proses penggajian - Proses evaluasi kinerja - Proses pengembangan
SDM
- Pelaporan SDM
Manajemen Keuangan Perencanaan anggaran
- Penyusunan anggaran rutin dan berkala
- Pengesahan anggaran - Monitoring dan evaluasi
- Pelaporan keuangan Manajemen sarana dan
prasarana
Perencanaan sarana dan prasarana
- Pengadaan sarana dan prasarana
- Penetapan kebijakan sarana dan prasarana
- Pencatatan sarana dan prasarana
- Pengawasan dan evaluasi
- Pelaporan inventaris
Tahapan Fungsi
Berdasarkan tabel 4.1 dapat dilihat bahwa setiap fungsi bisnis dipetakan kedalam siklus sumber daya yang dapat mengelompokan proses secara logik kedalam empat tahapan, seperti pada baris 1 (satu) adalah fungsi penerimaan peserta didik baru yang dapat dikelompokan sebagai berikut:
1) Tahapan kebutuhan yaitu proses perencanaan siswa baru.
2) Akuisisi yaitu proses pembentukan panitia PPDB, penetapan biaya PPDB, penetapan standar dan kapasitas PPDB, penetapan jadwal PPDB, dan penyusunan materi ujian.
3) Pengelolaan yaitu proses penerimaan calon pesiswa baru, pelaksanaan ujian saringan masuk, pengelolaan hasil ujian saringan masuk, pengumuman hasil ujian saringan masuk.
4) Disposisi yaitu proses registrasi calon siswa baru
Dengan demikian setiap fungsi dapat diketahui proses mana yang memulainya dan proses apa yang mengakhirinya.
48
Penetapan dan satandar PPDB Penetapan biaya PPDB Penetapan jadwal PPDB Pembentukan panitia PPDB Penerimaan pendaftaran PPDB Penyusunan materi ujian
Pelaksanaan ujian saringan masuk Pengolahan hasil ujian
Pengumuman hasil ujian Registrasi siswa baru Penetapan kurikulum
Penetapan kalender akademik Pembayaran biaya sekolah Pembuatan kartu siswa Proses penetapan guru Penyusunan jadwal KBM KBM tatap muka Praktek Kerja Industri Pelaksanaan ujian UN Proses pengolahan nilai Proses pelaporan akademik Proses mebuatan transkrip & Ijazah Pelaksanaan kelulusan
Proses DO
Perencanaan sosialisai Pelaksanaan sosialisai Pelaporsan sosialisai
Program peningkatan keahlian Informasi pekerjaan penyaluran alumni
Pelacakan alumni Monitoring dan evaluasi Pelaporan keuangan
49
Penetapan dan satandar PPDB Penetapan biaya PPDB Penetapan jadwal PPDB Pembentukan panitia PPDB Penerimaan pendaftaran PPDB Penyusunan materi ujian
Pelaksanaan ujian saringan masuk Pengolahan hasil ujian
Pengumuman hasil ujian Registrasi siswa baru Penetapan kurikulum
Penetapan kalender akademik Pembayaran biaya sekolah Pembuatan kartu siswa Proses penetapan guru Penyusunan jadwal KBM KBM tatap muka Praktek Kerja Industri
Pelaksanaan ujian Nasional (UN) Proses pengolahan nilai
Proses pelaporan akademik Proses mebuatan transkrip & Ijazah Pelaksanaan kelulusan
Proses DO
Perencanaan sosialisai Pelaksanaan sosialisai Pelaporsan sosialisai
Program peningkatan keahlian Informasi pekerjaan penyaluran alumni
Pelacakan alumni Monitoring dan evaluasi Pelaporan keuangan
50
Dari matrik tabel 4.2 bahwa setiap sel diisi dengan tingkat keterlibatan dan tanggung jawab dari masing masing unit organisasi terhadap proses.Penanda“
”untuk keterlibatan tanggung jawab dalam pengambilan keputusan oleh unit
organisasi, penanda “ ” untuk keterlibatan penuh tapi tidak dengan tanggung
jawab dalam pengambilan keputusan, “ ” untuk keterlibatan yang terbatas.
Berdasarkan fungsi bisnis yang telah terpetakandengan setiap kegiatan unit organisasinya, maka fungsi bisnis dapat dideskripsikan sebagai berikut:
(1) Fungsi Akademik
Berdasarkan analisis proses bisnis yang dilakukan pada bab sebelumnya, menunjukan bahwa fungsi administrasi akademik belum dilakukan dengan efesien karena terdapat kegiatan-kegiatan yang tidak perlu, oleh karena itu perlu adanya perbaikan untuk meningkatkan efesiensi dan efektivitas. Tabel 4.3 merupakan deskripsi proses-proses administrasi akademik yang dapat dikelola dengan dukungan teknologi informasi.
Tabel 4.3 Deskripsi Proses Administrasi Akademik
No Deskripsi
Proses Pelaku proses Proses
Sistem yang terlibat
Hasil Proses
1 Perencanaan Akademik
Tabel 4.3 Deskripsi Proses Administrasi Akademik (Lanjutan)
No Deskripsi
Proses Pelaku proses Proses
Sistem yang terlibat
Hasil Proses
5 Pengolahan
Nilai Guru
Input Nilai Oleh Guru Mata
Akademik Wali Kelas
Melaporkan
Hasil Akademik Sistem Raport
Raport
(2) Fungsi Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia (SDM) merupakan faktor pendukung utama terlaksananya proses akademik, karena itu perlu dikelola dengan sebaik mungkin. Pengelolaan SDM dapat dilakukan dengan menyusun, menetapkan kebijakan dan proses pengelolaan SDM efisien dan efektif. Penetapan ini harus mengacu pada peraturan yang ditetapkan oleh pemerintah serta transparansi dan akuntabel berbasiskan kesejahteraan dan keadilan. Tabel 4.4 merupakan proses-proses untuk pengelolaan sumber daya manusia.
Tabel 4.4 Deskripsi Proses Sumber Daya Manusia
No Deskripsi
Proses Pelaku proses Proses
Sistem yang
52
Tabel 4.4 Deskripsi Proses Sumber Daya Manusia (Lanjutan)
No Deskripsi
Proses Pelaku proses Proses
Sistem yang
6 Penggajian Bendahara Gaji
(3) Fungsi Keuangan
Keuangan merupakan merupakan faktor pendukung utama terlaksananya proses akademik, karena itu keuangan perlu dikelola dengan sebaik mungkin. Pengelolaan keuangan dapat dilakukan dengan menyusun anggaran, menetapkan kebijakan pengalokasian dana dan tercipta sebuah proses pengelolaan kuangan yang efisien, efektif dan tepat sasaran. Berikut tabel 4.5 deskripsi proses keuangan.
Tabel 4.5 Deskripsi Proses Keuangan
No Deskripsi Proses
Pelaku
proses Proses
Tabel 4.5 Deskripsi Proses Keuangan (Lanjutan)
No Deskripsi
Proses Pelaku proses Proses
Sistem yang
(4) Fungsi Sosialisasi
54
Tabel 4.6 Deskripsi Proses Sosialisasi
No Deskripsi
Proses Pelaku proses Proses
Sistem yang terlibat
Hasil Proses
1 Perencanaan Sosialisasi
Sistem Sosialisasi Rencana Sosialisasi
(5) Fungsi pelayanan alumni
Fusngsi pelayanan alumni bertujuan untuk melakukan proses-proses yang berhubungan dengan kegiatan pelayan alumni, pengadaan program peningkatan keahlian melalui pelatihan-pelatihan, penyedian informasi pekerjaan dari mitra bisnis serta proses penyaluran alumni pada mitra bisnis yang membutuhkan. Tabel 4.7 merupakan proses bisnis untuk pelayanan alumni.
Tabel 4.7 Deskripsi Proses Pelayanan Alumni
No Deskripsi
Proses Pelaku proses Proses
Sistem yang terlibat
Hasil Proses
(6) Fungsi Sarana dan Prasarana
Sarana dan prasarana merupakan unsur penunjang dalam pelaksanaan kegiatan pendidikan. Sesuai dengan visi dan misinya maka suatu sekolah menengah kejuruan membutuhkan pengembangan suatu sistem pengelolaan sarana dan prasarana yang baik mencakup perencanaan, pengadaan, pendataan, pemanfaatan, pemeliharaan, penghapusan, serta pemutahiran sarana dan prasaranan. Sekolah menengah kejuruan juga marus memiliki panduan khusus mengenai kelengkapan dan kecukupan sarana dan prasarana yang dibutuhkan, termasuk sistem klasifikasi, inventarisasi, informasi keberadaan, dokumentasi kepemilikan hibah, atau sewa yang dinyatakan dalam surat kesepakatan antara pihak sekolah dan pihak dengan kepastian hukum yang jelas. Tabel 4.8 merupakan proses bisnis untuk pelayanan alumni.
Tabel 4.8 Deskripsi Proses Sarana dan Prasarana (SARPRAS)
No Deskripsi
Proses Pelaku proses Proses
Sistem yang terlibat
Hasil Proses
1 Perencanaan SARPRAS
SARPRAS SARPRAS
56
4.2.3 Interaksi proses bisnis
Interaksi proses bisnis bertujuan untuk mengidentifikasi keterkaitan antar proses bisnis. Keterkaitan antar proses bisnis ini dapat ditentukan dengan mengidentifikasi kebutuhan data atau informasi yang terkait dengan proses tersebut, baik itu penciptaan (Create)data oleh sebuah proses atau penggunaan data oleh proses lainnya. Dengan mengidentifikasi keterkaitan antar proses maka dapat ditentukan integrasi proses yang diperlukan dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektifitas bisnis.
Akademik Sosialisasi Pelayanan
Alumni Manajemen SDM Manajemen Keuangan Sarana dan Prasaranan
P
Perencanaan Akademik KP,
KA,IA
Daftar Uiang Siswa Baru
Pelaporan Akademik DK JPP DS, JS
DK S
Kelulusan Siswa KA DK
S SK
si Perencanaan Sosialisasi KA, IA RS RS,
IS BS
Kegiatan Sosialisasi KA, IA RS IS
Pelaporan Sosialisasi RS,IS IS
Pe
Tabel 4.9 MatriksInteraksi Antar Proses Bisnis
Proses Bisnis
58
Akademik Sosialisasi Pelayanan
Alumni Manajemen SDM Manajemen Keuangan Sarana dan Prasaranan
P
Evaluasi kinerja DS
D
Pelaporan Pegawai KS DS
D IK DT G
Proses Pengalokasian BP
Proses Pembukuan BPP BS BPG BPS G AN AK LK
Monitoring dan
Evaluasi Keangan AN BP AK
Proses Pelaporan AN BP LK LK Proses Monitoring dan
Evaluasi RSP DPS DSP
LS P
Proses Pelaporan RSP DPS DSP LSP
Tabel 4.9 MatriksInteraksi Antar Proses Bisnis (Lanjutan)
Berdasarkan tabel 4.9 dapat dilihat bahwa sebuah proses bisnis dapat berhubungan dengan proses bisnis lainnya melalui data atau informasi yang dibutuhkan. Sebagai contoh proses pendaftaran siswa baru membutuhkan data kapasitas penerimaan, jadwal pendaftaran, kalender akademik dan informasi akademik yang dihasilkan oleh proses perencanaan akademik. Adapun keterangan data atau informasi dapat dilihat pada tabel 4.10 berikut:
Tabel 4.10 Keterangan Data atau Informasi
DATA /
INFORMASI KETERANGAN
DATA/
INFORMASI KETERANGAN
AA Anggaran Akademik KG Kebutuhan Guru AK Aliran Kas KP Kapasitas Penerimaan
BS Biaya Sosialisasi KS Kebutuhan SDM BP Biaya pendidikan LK Laporan Keuangan CS Calon Siswa RS Rencana Sosialisasi DA Data Alumni SK Status Keuangan DG Data Guru ABS Anggaran Biaya SDM DS Data Siswa ASP Aanggaran Sarana
Prasarana
DT Data Training/Pelatihan BPG Biaya Program Skill DK Data Kurikulum BPR Biaya Pendaftaran PSB
G Gaji BPS Biaya Pelatihan SDM IA Informasi Akademik DKS Data Kelulusan Siswa IK Informasi Kinerja DPS Data Program Skill IP Informasi Pekerjaan DSP Data Sarana Prasarana IS Informasi Kegiatan
Sosialisasi JPP
Jumlah Peserta PSB
JP Jadwal Pelajaran KSP Kebutuhan Sarana Prasarana
JS Jumlah Siswa LSP Laporan Sarana Prasarana KA Kalender Akademik RSP Rencana Sarana Prasarana
4.3Sistem dan Teknologi saat ini
60
4.3.1 Katalog sumber daya inofrmasi
Katalog sumberdaya informasi (information resource catalog atau IRC) merupakan dokumen untuk mendeskripsikan sistem informasi yang sedang digunakan pada sebuah organisasi.
1) Sistem yang sedang digunakan
Berasarkan wawancara dan observasi pada SMK Muhammadiyah Haurgeulis Kabupaten Indramayu, sistem yang digunakan saat ini adalah sistem informasi berupa website. Dengan adanya website, siswa bisa melihat pengumuman yang telah diberikan guru maupun oleh staff TU. Tabel 4.11 merupakan contoh katalog sistem informasi yang berupa website SMK Muhammadiyah Haurgeulis Kabupaten Indramayu.
Tabel 4.11 Katalog sistem informasi berupa website SMK Muhammadiyah Haurgeulis Kabupaten Indramayu
Sistem informasi berupa website SMK Muhammadiyah Haurgeulis Kabupaten Indramayu
DESKRIPSI
Merupakan sistem informasi digunakan untuk memberikan informasi berupa pengumuman yang akan disampaikan kepada siswa, selain dijadikan sebagai alat untuk memberikan informasi berupa pengumuman akan tetapi dengan adanya website tersebut bisa dijadikan alat promosi mengenai SMK Muhammadiyah Haurgeulis Kabupaten Indramayu
UNIT OEGANISASI Bagian sosialisasi dan Koorinator
Laboratprium
Tabel 4.11 Katalog sistem informasi berupa website SMK Muhammadiyah Haurgeulis Kabupaten Indramayu (lanjutan)
Sistem informasi berupa website SMK Muhammadiyah Haurgeulis Kabupaten Indramayu
PENGELOLA Koordinator laboratorium
JENIS PENGGUNAAN Onlone
ISU JANGKA PANJANG
Website merupakan salah satu yang penting dalam organisasi untuk dijadikan untuk mendukung proses bisnis sekarang maupun akan datang
CATATAN
Kapasitas akses masih terbatas dan lambat, fungsi sistem juga masih belum lengkap seperti belum adanya pendaftaran online
2) Teknologi yang sedang digunakan
Setiap aplikasi sistem informasi berjalan platform tekneologi tertentu. identifikasi, pendefinisian dan pendokumentasian platform yang digunakan serta hubungannya dengan tiap-tipa aplikasi yang sedang digunakan.
62
Tabale 4.12 Deskripsi preparasi data
No PENGOLAHAN
DATA DATA
UNIT
PELAKSANA KETERANGAN
1 Operasional akademik
3 Manajemen sarana dan prasarana
- Administrasi kepegawaian
Tabale 4.13 Deskripsi Pemanfaatan Teknologi: Software
NO KATAGORI SOFTWARE PRDUK
1 Sistem operasi Windows 7
2 DBMS (Database Management System) Belum ada
3 Bahasa pemrograma - PHP
- Delphi - Visual Basic - Java
4 Spread Sheet Microsoft Excel
Tabale 4.13 Deskripsi Pemanfaatan Teknologi: Software (Lanjutan)
NO KATAGORI SOFTWARE PRDUK
6 Web Design - Microsoft Frontpage
- Macromedia Dreamweaver
7 Internet - Microsoft Internet
Explorer - Mozila Firefox - Opera
8 XML HTML
Tabale 4.14 Deskripsi Pemanfaatan Teknologi: Hardware
NO HARDWARE TYPE
PC (Personal Computer) IBM Compatible
Input Device - Keyboard
- CD Rom/Writer - Harddisk - Mouse - Scanner
- USB Flash Disk
Output Device Laser Printer
Server HP ML-110
Tabale 4.15 Deskripsi Pemanfaatan Teknologi: Network
NO HARDWARE TYPE
Networking - Internet
- Local Area Network - Intranet
Telephone - Telepon
- FAX
Network Device - Switch
- Router - Access Point
Server HP ML-110
Saat ini SMK Muhammadiyah Haurgeulis Kabupaten Indramayu memiliki sebuah laboratorium komputer yang telah tersambung baik melalui jaringan lokal
64
dilakukan, berikut adalah gambaran mengenai teknologi jaringan komputer SMK Muhammadiyah Haurgeulis Kabupaten Indramayu saat ini. Berikut teknologi jaringan yang digunakan saat ini di SMK Muhammadiyah Haurgeulis Kabupaten Indramayu dapat dilihat pada gambar 4.2.
Ruang Tata Usaha
PC 1 PC 2 PC 3
PC 4 .... PC 6
Ruang Guru
PC 1 PC 2 PC 3
PC 4 .... PC 6
Lab. Multimedia
PC 1 PC 2 PC 3
PC 4 .... PC 10
Ruang Kepala Sekolah
PC 1 PC 2
PC 3
Ruang Server
Gambar 4.2 Denah Jaringan Komputer SMK Muhammadiyah Haurgeulis Kabupaten Indramayu
Berdasarkan obseervasi, wawancara dan analisis yang dilakukan pada sebelumnya, maka ditemukan beberapa hal yang berkaitan dengan sistem informasi dan teknologi informasi SMK Muhammadiyah Haurgeulis Kabupaten Indramayu sebagai berikut:
1) Penggunaan sistem informasi dan teknologi informasi belum dimanfaatkan dengan optimal, hal ini terlihat dari banyaknya fungsi bisnis yang belum mendapatkan dukungan sistem informasi berbasis teknologi.
3) Telah adanya komitmen dari SMK Muhammadiyah Haurgeulis Kabupaten Indramayu untuk pengembangan sistem informasi. Ini terlihat adanya program kelas binaan.
4) Belum adanya dokumentasi perencanaan pengembangan sistem informasi yang dapat memberikan arah untuk pengembangan sistem informasi kedepan.
4.4Arsitektur Data
Setelah membangun arsitektur bisnis, tahap berikutnya adalah membangun arsitektur data. Arsitekturdata bertujuan untuk mengidentifikasi dan mendefinisikan kebutuhan enterprise terhadap data yang mendukung fungsi bisnis. Pendefinisian data yang dibutuhkan oleh enterprise merupakan langkah pertama dari perancangan arsitektur sistem informasi karena kualitas data merupakan produk dasar dari fungsi-fungsi sistem informasi. Arsitektur data menggambarkan seluruh entitas data yang akan dihasilkan, dikelola dan digunakan oleh semua fungsi/proses bisnis.
4.4.1 Daftar Entitas Data
Berdasarkan fungsi bisnis yang telah didefinisikan sebelumnya, maka dapat dibuat daftar entitas data seperti pada tabel 4.16.
Tabel 4.16 Daftar Entitas Data
Entitas Bisnis No Entitas Data
Penerimaan Peserta Didik
1 Entitas Rencana penerimaan peserta didik baru (PPDB)
2 Entitas penerimaan PPDB 3 Entitas Pembayaran Pendaftaran 4 Entitas materi ujian
66
Tabel 4.16 Daftar Entitas Data (Lanjutan)
Entitas Bisnis No Entitas Data
Penerimaan
Peserta Didik 7 Entitas Siswa
Operasional akademik
1 Entitas kalender akademik 2 Entitas program studi 3 Entitas siswa
4 Entitas mata pelajaran
5 Entitas pembayaran biaya sekolah 6 Entitas guru
7 Entitas kelas
8 Entitas jadwal pelajaran 9 Entitas daftar hadir 10 Entitas Ujian 11 Entitas nilai
12 Entitas laporan akademik
13 Entitas kegiatan belajar mengajar (KBM)
Manajemen SDM
1 Entitas rencana SDM 2 Entitas karyawan/guru 3 Entitas kehadiran 4 Entitas gaji 5 Entitas kinerja 6 Entitas pelatihan
Manajemen keuangan
1 Entitas anggaran
2 Entitas pembayaran biaya sekolah 3 Entitas pendapatan
4 Entitas pengeluaran 5 Entitas kebutuhan unit 6 Entitas laporan keuangan Pelepasan
Siswa/kelulusan
1 Entitas siswa
2 Entitas transkip nilai dan ijazah sosialisasi
1 Entitas rencana sosialiasi 2 Entitas relasi (sekolah/instansi) 3 Entitas kegiatan sosialisasi Manajemen sarana
dan prasarana (SARPRAS)
4.4.2 Entity Relationship Diagram (ERD)
68
Gambar 4.3 ERD Fungsi Operasional Akademik
laporanAkademik pembayaranBiayaSekolah
siswa
programStudi
kbm
kalenderAkademik
jadwal
kelas daftarHadir
mataPelajaran
ujian
guru
nilai
Melakukan Memiliki
Mengikuti
Pilih
Punya
Acuan
menggunakan mempelajari
punya
diajar
Dievaluasi
4.4.3 Pemetaan entitas data dan fungsi bisnis
Hubungan antar enitas data dengan fungsi bisnis dapat ditentukan dengan mengidentifikasikan setiap entitas data yang dihasilkan. Maka untuk itu dibuat matriks yang memetakan entitas data terhadap fungsi bisnis yang telah ditentukan
sebelumnya. Setiap sel di beri penanda “C” untuk entitas data yang dihasilkan
fungsi bisnis, “U” untuk entitas data yang di-update atau yang dikelola oleh
fungsi, dan “R” untuk entitas data yang digunakan oleh fungsi. Matriks untuk
70
Penetapan dan standar PPDB
Penetapan biaya PPDB C
Penetapan jadwal PPDB C R
Pembentukan pantitia PPDB R
Penerimaan pendaftaran PDB C C
Penyusunan materi ujian C
Pelaksanaan ujian saringan masuk C
Pengolahan hasil ujian R C
Pengumuman hasil ujian R R
Registrasi siswa baru
Op
Penetapan kalender akademik
Pembayaran biaya sekolah C
Pembuatan kartu siswa R R
Proses penetapan guru R
Penyusunan jadwal KBM C
KBM R R R R
Proses pembuatan transkip nilai dan ijazah R C
Proses kelulusan
Pelaksanaan kelulusan C C
Sosialisasi
Perencanaan sosialisasi c r C
Pelaksanaan sosialisasi c C
pelaporan C
Pelayanan Alumni
Pendataan alumni
Program peningkatan skill R R R
Informasi pekerjaan dan penyaluran
M Rekruitmen dan penempatan
Administrasi pegawai C
penggajian C
Tabel 4.17 Fungsi Bisnis Terhadap Data
