APLIKASI PENDAFTARAN MAHASISWA BARU
SECARA ONLINE PADA STIKES SURABAYA
KERJA PRAKTEK
Oleh :
Nama : Angga Yudha Pradhana NIM : 09.41010.0280
Program : S1 (Strata Satu) Jutusan : Sistem Informasi
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA
2013
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
viii
Halaman
ABSTRAKSI ... v
KATA PENGANTAR ... vi
DAFTAR ISI ... viii
DAFTAR TABEL ... xii
DAFTAR GAMBAR ... xiii
DAFTAR LAMPIRAN ... xv
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 2
1.3 Pembatasan Masalah ... 3
1.4 Tujuan ... 3
1.5 Kontribusi ... 3
1.6 Sistematika Laporan ... 4
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 6
2.1 Gambaran Umum STIKES Surabaya ... 6
2.2 Struktur Organisasi STIKES Surabaya ... 7
2.3 Deskripsi Tugas ... 7
BAB III LANDASAN TEORI ... 13
3.1 Konsep Dasar Sistem Informasi ... 13
3.1.1 Sistem ... 13
3.1.2 Sistem Informasi ... 13
3.2 Analisis Sistem ... 14
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
ix
3.1.1 Ruang Lingkup ... 15
3.3 Desain Sistem ... 16
3.3.1 Entity Relationship Diagram ... 17
3.3.2 Data Flow Diagram ... 17
3.3.3 Desain Arsitektur Sistem ... 19
3.3.4 Desain Basis data ... 19
3.3.5 Desain User Interface... 19
3.3 Konsep Dasar Basis Data ... 20
3.3.1 Basis Data... 20
3.3.2 Sistem Basis Data ... 20
3.3.3 Sistem Pengelola Basis Data ... 21
3.4 Interaksi Manusia dan Komputer... 23
3.5 My Structure Query Language Database ... 26
3.6 World Wide Web ... 28
3.7 Pengertian PHP ... 28
3.8 Pendaftaran Mahasiswa Baru ... 30
BAB IV PENJELASAN PEKERJAAN ... 31
4.1 Analisa Proses Pendaftaran ... 31
4.2 Perancangan Sistem ... 34
4.3 Desain Sistem... 54
4.3.1 Desain Input Nomor PIN ... 54
4.3.2 Desain Input Data Awal... 55
4.3.4 Desain Input Nomor Pendaftaran... 58
4.3.4 Desain Login Panitia ... 59
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
x
4.3.7 Desain Input Nomor Unik ... 63
4.3.8 Desain Input Jadwal Tes ... 64
4.3.9 Desain Input Status Seleksi... 64
4.3.10 Desain Input Sumber Informasi ... 65
4.3.11 Desain Input Program Studi... 66
4.4 Implementasi Sistem ... 66
4.4.1 Software Pendukung... 66
4.4.2 Hardware Pendukung ... 66
4.4.3 Input Nomor PIN... 67
4.4.4 Input Data Awal ... 68
4.4.5 Lihat Hasil Seleksi ... 68
4.4.6 Login Panitia ... 69
4.4.7 Kelola Sumber Informasi ... 70
4.4.8 Kelola Jadwal Tes... 71
4.4.9 Kelola Status Seleksi... 71
4.4.10 Kelola Data Transfer ... 72
4.4.11 Rekap Data Pendaftar... 72
4.4.12 Rekap Data Asal Kota dan Asal Sekolah... 73
4.4.13 Rekap Data Sumber Informasi ... 73
BAB V PENUTUP ... 74
5.1 Kesimpulan ... 74
5.2 Saran ... 74
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
xi
DAFTAR PUSTAKA ... 75 LAMPIRAN ... 76
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
xii
Halaman
Tabel 4.1. TB_PENGGUNA... 48
Tabel 4.2. TB_NOMOR_PIN ... 48
Tabel 4.3. TB_DATA_DIRI ... 49
Tabel 4.4. TB_PROGRAM_STUDI ... 50
Tabel 4.5. TB_SUMBER_INFORMASI ... 50
Tabel 4.6. TB_STATUS_SELEKSI ... 51
Tabel 4.7. TB_KOTA ... 51
Tabel 4.8. TB_PROPINSI ... 51
Tabel 4.9. TB_AGAMA ... 52
Tabel 4.10. TB_TES ... 52
Tabel 4.11. TB_JADWAL ... 53
Tabel 4.12. TB_TEMPAT_LAHIR ... 53
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
xiii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1. Struktur Organisasi ... 8
Gambar 3.1. Simbol External Entity ... 18
Gambar 3.2. Simbol Data Flow... 18
Gambar 3.3. Simbol Process ... 18
Gambar 3.4. Simbol Data Store ... 19
Gambar 4.1. Document Flow Pendaftaran Mahasiswa Baru ... 32
Gambar 4.2. System Flow Pendaftaran ... 37
Gambar 4.3. System Flow Input Hasil Seleksi ... 39
Gambar 4.4. System Flow Lihat Hasil Seleksi ... 39
Gambar 4.5. Context Diagram Aplikasi Pendaftaran Mahasiswa Baru ... 40
Gambar 4.6. Diagram Level 0 Aplikasi Pendaftaran Mahasiswa Baru ... 41
Gambar 4.7. Diagram Level 1 – Proses Verifikasi Pandaftar ... 42
Gambar 4.8. Diagram Level 1 – Proses Maintenance Data ... 43
Gambar 4.9. Diagram Level 1 – Mengolah Data Awal ... 43
Gambar 4.10. Diagram Level 1 – Verifikasi Pengguna ... 44
Gambar 4.11. Diagram Level 1 – Menentukan Jadwal Tes ... 45
Gambar 4.12. Conceptual Data Model ... 46
Gambar 4.13. Physical Data Model ... 47
Gambar 4.14. Desain Input Nomor PIN... 54
Gambar 4.15. Desain Input Data Awal (Data Pribadi) ... 55
Gambar 4.16. Desain Input Data Awal (Data Sekolah) ... 56
Gambar 4.17. Desain Input Data Awal (Data Orang Tua) ... 57
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
xiv
Gambar 4.20. Desain Lihat Status Seleksi ... 59
Gambar 4.21. Desain Login Panitia ... 59
Gambar 4.22. Desain Rekap Data (Sumber Informasi) ... 60
Gambar 4.23. Desain Rekap Data (Kota/Asal Sekolah) ... 60
Gambar 4 24. Desain Rekap Data (Hasil Seleksi) ... 61
Gambar 4.25. Desain Data Pendaftar ... 62
Gambar 4.26. Desain Input Nomor Unik ... 63
Gambar 4.27. Desain Input Jadwal Tes ... 64
Gambar 4.28. Desain Input Status Seleksi ... 64
Gambar 4.29. Desain Input Sumber Informasi ... 65
Gambar 4.30. Desain Input Program Studi ... 66
Gambar 4.31. Input Nomor PIN ... 67
Gambar 4.32. Form Input Data Awal... 68
Gambar 4.33. Lihat Hasil Seleksi ... 69
Gambar 4.34. Form Login Panitia ... 70
Gambar 4.35. Kelola Sumber Informasi ... 70
Gambar 4.36. Kelola Jadwal Tes ... 71
Gambar 4.37. Kelola Status Seleksi ... 71
Gambar 4.38. Kelola Data Transfer ... 72
Gambar 4.39. Rekap Data Pendaftar ... 72
Gambar 4.40. Rekap Data Asal Kota dan Asal Sekolah ... 73
Gambar 4.41. Rekap Data Sumber Informasi ... 73
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
xv
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1 Surat Balasan Instansi ... 76
Lampiran 2 Form KP-5 Acuan Kerja ... 77
Lampiran 3 Form KP-6 Log Perubahan ... 79
Lampiran 4 Form KP-7 Kehadiran Kerja Praktek ... 81
Lampiran 5 Kartu Bimbingan Kerja Praktek ... 82
Lampiran 6 Kode Program ... 83
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
v ABSTRAKSI
STIKES Surabaya, merupakan institusi pendidikan tinggi swasta yang mengkhususkan pendidikan dibidang kesehatan. STIKES Surabaya terletak di Jl. Medokan Semampir Indah no. 27 & 90 Surabaya merupakan salah satu sekolah tinggi ilmu kesehatan yang cukup ternama di Surabaya. Program studi yang diselenggarakan oleh STIKES Surabaya ada tiga jurusan program studi, yaitu jurusan S1 Ilmu Gizi, S1 Keperawatan, dan D3 Kebidanan.
Adapun permasalahan pada STIKES Surabaya adalah proses pendaftaran mahasiswa baru terutama bagi calon pendaftar yang berada di luar Surabaya dan di luar Pulau Jawa serta publikasi yang kurang efektif dan efisien. Hal tersebut dikarenakan prosesnya yang rumit, panjang dan memerlukan banyak sumber daya baik waktu maupun manusia. Pada bagian publikasi, mendapatkan data akurat tentang daerah berpotensi menjadi kendala utama sehingga, STIKES kesulitan melakukan pemetaan daerah berpotensi untuk memaksimalkan publikasi.
Solusi dari permasalahan yang ada adalah membuat aplikasi pendaftaran secara online yang dapat menangani proses pendaftara. Calon pendaftar akan mengisi data pendaftaran secara online termasuk pengiriman dokumen persyaratan yang dapat di upload melalui aplikasi ini. Dengan demikian, akan diperoleh data yang lebih akurat dan cepat sebagai bahan penentuan strategi publikasi. Dengan adanya aplikasi ini, diharapkan akan memudahkan calon pendaftar dan juga pihak STIKES Surabaya dalam proses pendaftaran.
Kata kunci: STIKES Surabaya, Pendaftaran, Mahasiswa Baru.
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
1 BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Surabaya, yang selanjutnya disebut STIKES Surabaya, merupakan institusi pendidikan tinggi swasta yang mengkhususkan pendidikan dibidang kesehatan. STIKES Surabaya mengembangkan tiga program studi, yaitu S1 Keperawatan, S1 Ilmu Gizi dan D3 Kebidanan. Ketiga program studi mendapatkan akreditasi dengan peringkat C masing-masing pada tahun 2010 untuk D3 Kebidanan yang berlaku hingga tahun 2015, dan tahun 2011 untuk S1 Keperawatan dan S1 Ilmu Gizi yang berlaku hingga tahun 2016, dimana akreditasi dilakukan oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) Republik Indonesia.
Bidang kesehatan khususnya keperawatan, beberapa tahun terakhir semakin banyak diminati siswa lulusan sekolah menengah atas atau sederajat. Banyak lulusan dari luar Jawa yang memilih untuk menuntut ilmu keperawatan di pulau Jawa, seperti yang banyak dijumpai pada institusi pendidikan tinggi kesehatan di Jawa Timur. Perihal pendaftaran tentu menjadi kendala, dikarenakan jarak tempuh yang cukup jauh, menyebabkan biaya yang dikeluarkan menjadi lebih banyak yang pada akhirnya berdampak pada berkurangnya pendaftar khususnya dari luar Jawa. Melihat potensi yang cukup baik tersebut, tentu menjadi peluang bagi institusi pendidikan tinggi kesehatan Jawa Timur khususnya STIKES Surabaya untuk mendapatkan peserta didik lebih banyak yang dengan proses pendidikan mampu dihasilkan tenaga profesional yang lebih banyak dan berkualitas yang pada
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
akhirnya visi utama STIKES Surabaya untuk menjadi sekolah tinggi unggulan bertaraf internasional dapat terwujud. Akan tetapi, STIKES Surabaya masih kesulitan untuk memetakan daerah mana yang memiliki potensi peminat lebih besar dari daerah lain, sehingga publikasi yang dilakukan tidak efektif akibatnya, jumlah pendaftar tidak sebanyak yang diharapkan. Publikasi yang efektif dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan pihak asal sekolah calon pendaftar, seperti yang sudah dipraktikan di wilayah Surabaya dan sekitarnya.
Pada peroses pendaftarannya sendiri, pihak STIKES dituntut menyediakan sumber daya waktu dan sumber daya manusia yang lebih banyak. Hal ini disebabkan karena mulai dari konfirmasi pembayaran, pemeriksaan kelengkapan data, pembuatan nomor PIN, pembuatan jadwal dan kartu ujian dilakukan secara manual. Lamanya proses akan menyebabkan waktu tunggu para pendaftar juga menjadi lebih lama sehingga, dapat menurunkan tingkat kepuasan para pendaftar dan dapat memberikan kerugian bagi STIKES Surabaya.
Dari permasalahan-permasalahan tersebut di atas maka perlu dibangun sebuah aplikasi pendaftaran mahasiswa baru secara online pada STIKES Surabaya. Dengan tujuan untuk memudahkan calon pendaftar melakukan pendaftaran, membantu STIKES Surabaya mendapatkan data daerah dan asal sekolah pendaftar yang diperlukan untuk membuat strategi publikasi yang lebih efektif, serta mengurangi banyaknya waktu dan manusia yang terlibat pada proses pendaftaran ini.
1.2. Perumusan masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan di atas, maka rumusan masalah dalam penelitian ini adalah bagaimana membuat aplikasi
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
3
penerimaan mahasiswa baru berbasis website yang mampu membantu memperpendek jarak antara calon pendaftar dengan STIKES Surbaya.
1.3. Pembatasan Masalah
Adapun batasan masalah dalam pembuatan aplikasi penerimaan mahasiswa baru ini adalah sebagai berikut.
1. Aplikasi tidak menangani proses pembayaran secara online dengan kartu kredit, pembayaran di lakukan secara (offline payment) transfer antar rekening bank.
2. Aplikasi tidak menangani proses penyeleksian calon mahasiswa.
3. Pembuatan aplikasi menggunakan bahasa pemrograman PHP dan basis data MySQL.
1.4. Tujuan
Tujuan yang ingin dicapai melalui Kerja Praktek ini adalah untuk menghasilkan aplikasi pendaftaran mahasiswa baru secara online yang dapat membantu STIKES Surabaya dalam mengumpulkan data yang berguna untuk penentuan strategi publikasi pada tahun-tahun ajaran berikutnya serta meningkatkan efektifitas dan efisiensi pelayanan pendaftaran bagi calon pendaftar yang berada cukup jauh dengan STIKES Surabaya.
1.5. Kontribusi
Kontribusi yang didapat oleh STIKES Surabaya dalam pengembangan aplikasi pendaftaran mahasiswa baru ini adalah peningkatan efektifitas dan efisiensi pelayanan pada proses pendaftaran.
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
1.6. Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan laporan kinerja praktek ini adalah sebagai berikut:
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini menjelaskan tentang latar belakang masalah yang ada, perumusan masalah berdasarkan tujuan, batasan masalah yang akan dibahas, tujuan dari pembuatan aplikasi, dan kontribusi kerja praktek serta sistematika penulisan.
BAB II : GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Bab ini menjelaskan tentang profil perusahaan, sejarah berdirinya perusahaan, struktur organisasi, visi misi perusahaan serta tugas pokok dan fungsi.
BAB III : LANDASAN TEORI
Bab ini berisi tentang teori-teori pendukung yang digunakan dalam pembuatan aplikasi yang meliputi Konsep Dasar Sistem Informasi, Analisa dan Desain Sistem Informasi, Konsep Basis Data, World
Wide Web (WWW), Interaksi Manusia Komputer, My Structure
Query Language (MySQL), Personal Home Page (PHP), dan
Pendaftaran Mahasiswa Baru.
BAB IV : PENJELASAN PEKERJAAN
Bab ini menjelaskan mengenai perancangan sistem yang terdiri atas penjelasan dari analisa sistem, perancangan sistem, desain basis data sampai dengan rancangan antar muka aplikasi pendaftaran mahasiswa baru secara online.
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
5
BAB V : PENUTUP
Bab ini berisi tentang kesimpulan dari sistem yang dibuat dan saran bagi pengembangan sistem dari aplikasi yang dibuat kedepannya.
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
6 BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1. Gambaran Umum Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Surabaya
Sekolah Tinggi Imu Kesehatan (STIKES) Surabaya merupakan sekolah tinggi yang terletak di Jl. Medokan Semampir Indah no. 27 & 90 Surabaya STIKES merupakan salah satu sekolah tinggi ilmu kesehatan yang cukup ternama di Surabaya. Nomor telepon yang bisa dihubungi adalah 5913372 dan fax 031-5911318. Program studi yang ada di STIKES ada tiga jurusan program studi, yaitu jurusan S1 Ilmu Gizi, S1 Keperawatan, dan D3 Kebidanan.
Visi
STIKES Surabaya berkomitmen menjadi Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan unggulan yang bertaraf nasional dalam waktu 5 tahun dan bertaraf internasional dalam waktu 15 tahun.
Misi
1. Meningkatkan kualitas pendidikan dan pengajaran melalui penggunaan berbagai teknologi sesuai dengan standar yang dapat dilaksanakan dengan pendekatan keilmuan secara komprehensif berdasarkan kebutuhan dan kompetensi pendidikan.
2. Meningkatkan sumber daya manusia yang mempunyai kemampuan profesional dalam mengelola pendidikan dan pengajaran.
3. Meningkatkan sarana dan prasarana fisik pendidikan dan pengajaran sesuai dengan standar mutu nasional dan internasional.
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
7
4. Menyelenggarakan dan berperan aktif dalam penelitian bidang kesehatan untuk meningkatkan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK).
5. Mendidik tenaga kesehatan profesional yang berkualitas prima berstandar nasional dan internasional sesuai dengan tuntutan dan perkembangan masyarakat.
6. Menjalin kerja sama multisektor dalam menyelenggarakan pendidikan dan pengajaran untuk memenuhi permintaan tenaga kesehatan di dalam dan luar negeri.
7. Mencetak sumber daya manusia yang unggul dan berjiwa entrepreneurship.
2.2. Struktur Organisasi STIKES Surabaya
Dalam sebuah perusahaan, struktur organisasi sangat diperlukan untuk mengetahui pembagian tugas dari masing-masing unit dalam organisasi tersebut, sebelum digambarkan dan dijelaskan struktur organisasi pada STIKES Surabaya terlebih dahulu akan diberikan pengertian tentang struktur organisasi tersebut. Struktur organisasi dapat diartikan sebagai susunan dan hubungan antar bagian- bagian komponen dan posisi di dalam perusahaan. Struktur menspesifikasikan pembagian kegiatan kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi atau kegiatan yang berbeda-beda itu dihubungkan, struktur itu juga menunjukkan tingkatan dan wewenang organisasi. Berikut gambar mengenai struktur organisasi STIKES Surabaya yang ditampilkan dalam Gambar 2.1.
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
Gambar 2.1. Struktur Organisasi
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
9
2.3. Deskripsi Tugas
Berikut adalah deskripsi tugas dari masing-masing jabatan yang tergambar pada Gambar 2.1.
1. Ketua
Ketua memiliki tugas memberikan keputusan tentang dana yang harus dikeluarkan untuk kepentingan kampus pada khususnya. Baik itu masalah pengadaan peralatan maupun penyelenggaraan fasilitas pelengkap di kampus STIKES Surabaya.
2. Bendahara
Deskripsi tugas bendahara yaitu sebagai berikut.
a. Membuat rancangan kerja bidang keuangan pada periode kepengurusan yang dicantumkan dalam Rencana Kerja Tahunan. b. Membuat prosedur tata cara penggunaan keuangan Senat yang
akuntabel dan transparan dan sistem pelaporan keuangan berdasarkan laporan kegiatan Senat Mahasiswa dan Laporan kegiatan rutin pengurus Senat.
c. Menegur bidang yang tidak memperhatikan prosedur penggunaan keuangan yang akuntabel sebagai indikator underperformance bagi bidang tersebut.
d. Mengkoordinasikan tugas-tugas bendahara tiap-tiap angkatan terutama dalam mekanisme penggunaan anggaran.
e. Bendahara Senat bertanggung jawab langsung kepada Ketua Senat.
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
3. Senat
Pengurus Senat memiliki tugas sebagai berikut.
a. Melaksanakan pembinaan kepada anggota terutama terkait dengan kesuksesan pelaksanaan pendidikan dari seluruh mahasiswa.
b. Melakukan kegiatan ekstrakurikuler bagi seluruh mahasiswa seperti kegiatan olahraga, kegiatan agama dan kegiatan-kegiatan lain yang dijadwalkan oleh pihak Korwa pada STIKES Surabaya.
c. Menjadi wadah aspirasi mahasiswa terkait dengan seluruh kegiatan pendidikan maupun kemahasiswaan.
d. Menjembatani hubungan antara mahasiswa dengan pihak lembaga terutama dalam hal-hal yang dapat mensukseskan kegiatan pendidikan bagi mahasiswa pada STIKES Surabaya.
e. Menjalin hubungan dengan pihak luar terutama yang menyangkut masalah pendidikan dan kemahasiswaan.
4. Lembaga Pelayanan Pemberdayaan Masyarakat
Pengurus Lembaga Pelayanan Pemberdayaan Masyarakat (LPPM) memiliki tugas untuk.
a. Melaksanakan pendidikan, pelatihan dan sertifikasi profesi.
b. Mengembangkan pendidikan dan pelatihan berbasis teknologi informasi.
c. Mengembangkan pendidikan dan pelatihan perencanaan wilayah. d. Memberikan pendidikan dan pelatihan yang berorientasi pada
penerapan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK).
e. Berkolaborasi secara nasional internasional dalam memberikan
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
11
layanan pelaksanaan continuing education.
f. Melayani dan melakukan pembinaan Abmas oleh dosen baik mandiri maupun dana Dikti.
g. Memberikan laporan triwulan tentang kegiatan yang telah dan sedang dilaksanakan.
5. Kepala Prigram Studi
Tugas dari kepala program studi adalah.
a. Merumuskan kebijakan dan strategi pengembangan jurusan sesuai dengan visi, misi dan tujuan jurusan, aspirasi civitas akademika dan ketentuan perundang-undangan.
b. Merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan, mengendalikan, dan menilai program-program pengembangan jurusan yang sesuai dengan aspirasi civitas akademika jurusan.
c. Menyusun konsep beban tugas mengajar dosen setiap semester berdasarkan ketentuan yang berlaku.
d. Menyusun instrumen monitoring pelaksanaan perkuliahan sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas. e. Menyusun konsep evaluasi hasil-hasil pelaksanaan perkuliahan
berdasarkan data dan informasi untuk meningkatkan mutu pendidikan.
f. Membimbing dan menilai kegiatan kemahasiswaan di lingkungan jurusan sebagai bahan pengembangan.
g. Menyampaikan pesan-pesan pembangunan pendidikan, baik dari pemerintah kepada warga masyarakat, maupun dari warga
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
masyarakat kepada pemerintah.
h. Menyusun dan merumuskan anggaran kebutuhan manajemen operasional pengembangan jurusan.
i. Mempertanggungjawabkan hasil-hasil pengembangan kepada dewan dosen dan pihak-pihak yang berkepentingan.
j. Menggali sumber-sumber keuangan untuk membiayai pengembangan manajemen operasional jurusan.
k. Menjalin kemitraan dengan pihak-pihak yang terkait.
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
13 BAB III LANDASAN TEORI
Landasan teori digunakan untuk menyelesaikan masalah secara sistematis. Pada bab ini akan membahas landasan teori yang meliputi landasan teori mengenai hal-hal dari permasalahan yang ada dan landasan teori yang membahas tentang ilmu yang terkait dalam permasalahan tersebut.
3.1 Konsep Dasar Sistem Informasi 3.1.1 Sistem
Menurut Herlambang dan Tanuwijaya (2005), definisi sistem dapat dibagi menjadi dua pendekatan, yaitu pendekatan secara prosedur dan pendekatan secara komponen. Berdasarkan pendekatan prosedur, sistem didefinisikan sebagai kumpulan dari beberapa prosedur yang mempunyai tujuan tertentu. Sedangkan berdasarkan pendekatan komponen, sistem merupakan kumpulan dari komponen-komponen yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan tertentu.
Dalam perkembangan sistem yang ada, sistem dibedakan menjadi dua jenis, yaitu sistem terbuka dan sistem tertutup. Sistem terbuka merupakan sistem yang dihubungkan dengan arus sumber daya luar dan tidak mempunyai elemen pengendali. Sedangkan sistem tertutup tidak mempunyai elemen pengontrol dan dihubungkan pada lingkungan sekitarnya.
3.1.2 Sistem Informasi
Menurut Herlambang dan Tanuwijaya (2005), data adalah fakta-fakta atau kejadian-kejadian yang dapat berupa angka-angka atau kode-kode tertentu. Data
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
masih belum mempunyai arti bagi penggunanya. Untuk dapat mempunyai arti data diolah sedemikian rupa sehingga dapat digunakan oleh penggunanya. Hasil pengolahan data inilah yang disebut sebagai informasi. Secara ringkas, Informasi adalah data yang telah diolah dan mempunyai arti bagi penggunanya. Sehingga sistem informasi dapat didefinisikan sebagai prosedur-prosedur yang digunakan untuk mengolah data sehingga dapat digunakan oleh penggunanya.
3.2 Analisis Sistem
Analisis sistem merupakan kegiatan penelitian atau pembelajaran mengenai suatu sistem dan komponennya. Analisis sistem juga merupakan prasyarat untuk melakukan desain sistem, spesifikasi dari sistem yang baru dan lebih baik. Berdasarkan definisi klasiknya, dapat dilihat bahwa analisis sistem merupakan istilah yang secara kolektif menggambarkan fase awal dari pengembangan sistem. Analisis sistem dibagun oleh pertimbangan bisnis dari pemilik sistem dan pengguna sistem. Sehingga analisis sistem dapat disimpulkan sebagai suatu teknik pemecahan masalah yang menguraikan suatu sistem menjadi bagian-bagian untuk tujuan dalam mempelajari seberapa baik bagian bagian komponen bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan sistem yang sebenarnya. Menurut Kendall dan Kendall (2003), Analisis sistem dilakukan dengan tujuan untuk dapat mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikannya.
Analisis sistem mempunyai tahap-tahap yang harus dilakukan. Diantaranya, tahap mendefinisikan ruang lingkup (the scope definition phase), tahap analisis masalah, tahap analisa kebutuhan, tahap analisis desain logikal (Whitten dan Lonnie, 2008).
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
15
3.2.1 Ruang Lingkup
Tahap pendefinisian ruang lingkup merupakan tahap awal dalam proses membangun suatu sistem. Tahap ini dapat menjawab pertanyaan “apakah sistem
tersebut berguna untuk dikerjakan?” Untuk menjawab pertanyaan tersebut, harus mendefinisikan terlebih dahulu ruang lingkup sistem dan permasalahan yang ada meliputi peluang dan arahan yang memicu sistem tersebut dibangun. Selain meyakinkan bahwa sistem itu layak, pada tahap ini juga harus membangun perencanaan dalam hal skala, strategi pengembangan, menjadwalkan sumber daya dan anggaran.
A. Analisis Masalah
Tahap analisis masalah melakukan sistem analis dengan memberikan pemahaman menyeluruh dari masalah, peluang, dan arahan yang memicu sistem tersebut dibangun. Tujuan dari tahap ini adalah mempelajari dan memahami area permasalahan dengan baik untuk dapat menganalisa masalah, peluang dan kendala.
B. Analisis Kebutuhan
Tahap analisis kebutuhan merupakan tahap yang mendefinisikan kebutuhan bisnis untuk sebuah sistem baru. Tahap ini dapat menjelaskan tentang apa yang sebenarnya pengguna butuhkan dan yang diinginkan dari sistem baru yang akan dibangun sehingga dapat dikatakan bahwa tahap ini merupakan tahap kritis dalam kesusksesan suatu sistem informasi yang baru.
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
C. Desain Logis
Sebuah desain logis dilanjutkan dengan suatu dokumen kebutuhan bisnis dengan menggunakan model sistem yang dapat menggambarkan struktur data, proses bisnis, aliran data, dan tampilan antarmuka.
3.3 Desain Sistem
Desain sistem adalah spesifikasi dari sebuah solusi detail yang berbasis komputer. Desain sistem informasi didefinisikan sebagai tugas yang berfokus pada spesifikasi dari solusi detail yang berbasis komputer. Hal tersebut dapat disebut
physical design. Dengan demikian, dapat dikatakan analisis sistem menekankan
masalah bisnis, sedangkan desain sistem berfokus pada masalah teknis atau implementasi sistem. Desain sistem dibangun oleh pertimbangan teknikal dari pendesain sistem (System Designer). Karena itu, desain sistem dibangun berdasarkan perspektif dari pendesain sistem. Suatu analisis sistem berfungsi sebagai fasilitator dari desain sistem.
Dari kesimpulan yang didapat pada tahap keputusan memicu desain sistem. Tujuan dari tahap desain yang utama ada dua. Pertama, analis berusaha untuk merancang suatu sistem yang memenuhi syarat kebutuhan dan dapat dengan mudah dimengerti oleh end users. Kedua, analis berusaha untuk menyajikan spesifikasi yang jelas dan lengkap untuk para programmer dan teknisi. Pada desain sistem ini terdapat desain arsitektur sistem, desain basis data sistem, desain interface (Whitten dan Lonnie, 2008).
Tahap desain sistem juga meliputi tahapan merancang pemodelan data yang dapat divisualisasikan melalui Entity Relationship Diagram (ERD), Conceptual
Data Model (CDM), dan Physical Data Model (PDM). pemodelan proses yang
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
17
dapat divisualisasikan melalui Data Flow Diagram (DFD) atau melalui Unified
Modelling Language (UML). Dalam tahap ini juga mentransformasikan hasil dari
analisis kebutuhan menjadi kebutuhan yang sudah lengkap yang difokuskan pada bagaimana memenuhi fungsi-fungsi yang dibutuhkan.
3.3.1. Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram (ERD) adalah gambaran pada sistem dimana
di dalamnya terdapat hubungan antara entity beserta relasinya. Entity merupakan sesuatu yang ada dan terdefinisikan di dalam suatu organisasi, dapat abstrak dan nyata. Untuk setiap entity biasanya mempunyai attribute yang merupakan ciri entity tersebut. Relasi adalah hubungan antar entity yang berfungsi sebagai hubungan yang mewujudkan pemetaan antar entity.
3.3.2. Data Flow Diagram
Pada tahap ini, penggunaan notasi dapat membantu komunikasi dengan pemakai/user sistem untuk memahami sistem tersebut secara logika. Diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem ini dikenal dengan nama Diagram Arus Data (Data Flow Diagram). DFD berfungsi untuk menggambarkan proses aliran data yang terjadi di dalam sistem dari tingkat yang tertinggi sampai yang terendah, yang memungkinkan untuk melakukan dekomposisi, mempartisi atau membagi sistem kedalam bagian-bagian yang lebih kecil dan yang lebih sederhana.
DFD fokus pada aliran data dari dan ke dalam sistem serta memproses data tersebut (Kendall, 2003). Simbol-simbol dasar dalam DFD antara lain.
1. External Entity
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
Suatu External Entity atau entitas merupakan orang, kelompok, departemen, atau sistem lain di luar sistem yang dibuat dapat menerima atau memberikan informasi atau data ke dalam sistem yang dibuat. Gambar 3.1 merupakan simbol entitas dalam DFD dalam model Gane dan Sarson.
Gambar 3.1. Simbol External Entity
2. Data Flow
Data Flow atau aliran data disimbolkan dengan tanda panah. Data Flow
menunjukkan arus data atau aliran data yang menghubungkan dua proses atau entitas dengan proses. Gambar 3.2 merupakan simbol Data Flow.
Gambar 3.2. Simbol Data Flow
3. Process
Suatu Proses dimana beberapa tindakan atau sekelompok tindakan dijalankan. Gambar 3.3 merupakan simbol Process.
Gambar 3.3. Simbol Process
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
19
4. Data Store
Data Store adalah simbol yang digunakan untuk melambangkan proses
penyimpanan data. Gambar 3.4 merupakan simbol file penyimpanan/data store.
Gambar 3.4. Simbol Data Store
3.3.3. Desain Arsitektur Sistem
Tahap awal dari desain sistem adalah menentukan arsitektur website atau sistem. Arsitektur website mendefinisikan teknologi yang akan digunakan oleh satu, lebih, atau semua sistem informasi dalam hal data, proses, antarmuka, dan komponen jaringan.
3.3.4. Desain Basis data
Tahap selanjutnya dalam mendesain sistem adalah merancang spesifikasi basis data yang sesuai. Basis data merupakan sebuah sumber daya bersama. Beberapa website memungkinkan untuk menggunakan basis data yang sama. Perancang atau pendisain sistem juga harus menganalisa bagaimana website dapat mengakses data untuk meningkatkan performa.
3.3.5. Desain User Interface
Setelah proses desain basis data, desainer dapat bekerja sama dengan pengguna sistem untuk mengembangkan desain input, output dan spesifikasi dialog. Desain antarmuka penting dilakukan untuk menunjang pengguna dan manajer untuk dapat menggunakan website dengan mudah tanpa adanya kebingungan dalam melakukan input maupun membaca output.
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
3.3 Konsep Dasar Basis Data 3.3.1 Basis Data
Menurut Yuswanto (2005), basis data merupakan sekumpulan data yang berisi informasi yang saling berhubungan. Pengertian ini sangat berbeda antara basis data Relasional dan Non-Relasional. Pada basis data Non-Relasional, sebuah basis data hanya merupakan sebuah file.
Menurut Hariyanto (2008), basis data adalah kumpulan data logik berkaitan dalam merepresentasikan fenomena atau fakta secara tersstruktur dalam domain tertentu untuk mendukun aplikasi pada sistem tertentu.
Penyusunan satu basis data digunakan untuk mengatasi masalah-masalah pada penyusunan data yaitu redundansi dan inkonsistensi data, kesulitan pengaksesan data, isolasi data untuk standarisasi, multiple user (banyak pemakai), masalah keamanan (security), masalah integrasi(kesatuan), dan masalah data
independence (kebebasan data).
3.3.2 Sistem Basis Data
Menurut Fathansyah (2007), sistem basis data adalah sistem yang terdiri dari kumpulan file (tabel) yang saling berhubungan (dalam sebuah basis data di sebuah sistem komputer) dan sekumpulan program (DBMS) yang memngkinkan beberapa pemakai dan atau program lain untuk mengakses dan memanupulasi file-file (tabel-tabel) tersebut..
Pada sebuah sistem basis data terdapat komponen-komponen utama yaitu Perangkat Keras (Hardware), Sistem Operasi (Operating System), Basis Data
(Database), Sistem (Aplikasi atau Perangkat Lunak) Pengelola Basis Data(DBMS),
Pemakai (User), dan Aplikasi (Perangkat Lunak) lain (bersifat opsional).
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
21
Keuntungan sistem basis data adalah.
1. Mengurangi kerangkapan data, yaitu data yang sama disimpan dalam berkas data yang berbeda-beda sehingga update dilakukan berulang-ulang.
2. Mencegah ketidakkonsistenan.
3. Keamanan data dapat terjaga, yaitu data dapat dilindungi dari pemakai yang tidak berwenang.
4. Integritas dapat dipertahankan.
5. Data dapat dipergunakan bersama-sama. 6. Menyediakan recovery.
7. Memudahkan penerapan standarisasi. 8. Data bersifat mandiri (data independence).
9. Keterpaduan data terjaga, memelihara keterpaduan data berarti data harus akurat. Hal ini sangat erat hubungannya dengan pengontrolan kerangkapan data dan pemeliharaan keselarasan data.
Kerugian sistem basis data adalah.
1. Diperlukan tempat penyimpanan yang besar.
2. Diperlukan tenaga yang terampil dalam mengolah data. 3. Perangkat lunaknya mahal.
4. Kerusakan sistem basis data dapat mempengaruhi departemen yang terkait.
3.3.3 Sistem Pengelola Basis Data
Menurut Marlinda (2004), Sistem Pengelola Basia Data (Database
Management System/DBMS) merupakan kumpulan file yang saling berkaitan dan
program untuk pengelolanya. Basis data adalah kumpulan datanya, sedang program
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
pengelolanya berdiri sendiri dalam suatu paket program yang komersial untuk membaca data, menghapus data, dan melaporkan data dalam basis data.
Bahasa-bahasa yang terdapat dalam DBMS adalah:
1. Data Definition Language
Pola skema basis data dispesifikasikan dengan satu set definisi yang diekspresikan dengan satu bahasa khusus yang disebut Data Definition Language (DDL). Hasil kompilasi perintah DDL adalah satu set tabel yang disimpan di dalam file khusus yang disebut data dictionary/directory.
2. Data Manipulation Language
Bahasa yang memperbolehkan pemakai mengakses atau memanipulasi data sebagai yang diorganisasikan sebelumnya model data yang tepat.
3. Query
Pernyataan yang diajukan untuk mengambil informasi. Merupakan bagian
Data Manipulation Language (DML) yang digunakan untuk pengambilan
informasi.
DBMS memiliki fungsi sebagai berikut:
1. Data Definition: DBMS harus dapat mengolah pendefinisian data
2. Data Manipulation: DBMS harus dapat menangani permintaan-permintaan
dari pemakai untuk mengakses data
3. Data Security dan Integrity: DBMS dapat memeriksa security dan integrity
data yang didefinisikan oleh Database Administrator (DBA).
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
23
a. Data Recovery dan Concurrency: DBMS harus dapat menangani
kegagalan-kegagalan pengaksesan basis data yang dapat disebabkan oleh kesalahan sistem, kerusakan disk, dan sebagainya.
b. DBMS harus dapat mengontrol pengaksesan data yang konkuren yaitu bila satu data diakses secara bersama-sama oleh lebih dari satu pemakai pada saat yang bersamaan.
4. Data Dictionary: DBMS harus menyediakan data dictionary.
3.4 Interaksi Manusia dan Komputer
Menurut Rizky (2007), Interaksi Manusia dan Komputer (IMK) dideskripsikan sebagai sebuah disiplin ilmu yang mempelajari desain, evaluasi, implementasi dari system computer interaktif untuk dipakai oleh manusia, beserta studi tentang factor-faktor utama dalam lingkungan. Deskripsi IMK menurut Galitz (2002) dalam Rizky (2007) adalah suatu ilmu yang mempelajari perencanaan dan desaintentang cara manusia dan computer saling bekerjasama sehinggal manusia merasa puas dengan cara yang paling efektif.
Menurut Rizky (2007), komponen-komponen penting dalam IMK yaitu interaksi, manusia, dan Komputer. Interaksi adalah komunikasi yang terjadi antara manusia dan komponen. Jenis-jenis komunikasi tersebut antara lain command
entry, menus and navigation, forms and spreadsheets, question and answer
dialogue, natural language dialogue, windows icon menu pointer, dan direct
manipulation. Komponen selanjutnya yaitu manusia yang dalam hal ini adalah
pengguan yang sangat dapat berupa seseorang ataupun sekelompok pengguna yang bekerja dalam sebuah tim atau organisasi dan saling berkeitan dalam mengerjakan tugas tertentu. Manusia dalam konteks IMK merupakan faktor utama yang perlu
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
diperhatikan dalam konteks psikologi yang disebut cognitive psikology. Komponen terakhir dalam IMK yang juga harus diperhatikan adalah komputer. Komputer diartikan sebagai perangkat keras ataupun perangkat lunak dari berbagai macam jenis yang nantinya akn berinteraksi dengan unsur manusia.
Rizky (2007) menjelaskan bahwa sebelum memulai sebuah proses desain interface, terdapat beberapa tip desain yang harus diperhatikan, antara lain.
1. Memenuhi kaidah estetika
Sebuah desain dapat disebut baik secara estetika jika: (1) didalamnya terdapat perbedaan yang jelas dan kontras antara elemen dalam sebuah tampilan, misalnya tampilan tombol yang berbeda warna dengan tampilan textbox, (2) terdiri dari beberapa kelompok yang jelas antara inouran dan tombol proses, (3) antara elemen dan kelompok tampilan dipisah dengan alignment yang rapi, (4) sederhana dan tidak terlalu banyak aksesoris (Gambar, animasi, icon) yang terkesan sia-sia.
2. Dapat dimengerti
Sebuah desain harus dapat dimengerti dengan cepat dari segi tampilan secara visual, fungsi yang akan ditonjolkan, penggunaan kata-kata yang singkat dan jelas baik dalam tampilan maupun dalam perintah. Penggunaan metafora atau pemisalan yang berlebihan dalam sebuah fungsi harus dihindari.
3. Kompatibilitas
Sebuah desain interface harus dapat memenuhi kompatibilitas dari berbagai segi antara lain: (1) kompatibilitas pengguna yaitu dapat digunakan oleh pengguna dari kalangan yang lebih luas, baik berdasarkan strata pendidikan maupun berdasarkan usia, (2) kompatibilitas penggunaan yaitu dapat memenuhi fungsi dan
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
25
tujuan yang ingin dicapai dari perancangan sebuah perangkat lunak dan perangkat keras yang digunakan, (3) kompatibilitas produk yaitu agar perangkat lunak dapat berjalan dengan baik di berbagai perangkat keras yang ada dan sistem operasi yang menjadi target aplikasi.
4. Komprehensif
Sebuah system yang baik akan membimbing penggunanya agar dapat dan lebih mudah memahami apa yang harus diperhatikan, bagaimana cara melakukan sesuatu, kapan dan di mana melakukan sesuatu, dan mengapa harus melakukan sesuatu.
5. Kongfigurabilitas
Sebuah sistem juga harus dapat dikonfirmasi ulang jika pengguna mengingatkan sesuatu berdasarkan fungsi tertentu.
6. Konsistensi
Pengguna dapat melakukan kontrol jika suatu saat terjadi kesalahan dalam proses serta pemilihan fungsi tambahan dari sebuah sistem. Hindari desain yang nantinya akan membatasi pengguna dalam memilih tampilan tertentu.
7. Kontrol pengguna
Pengguna dapat melakukan control jika suatu saat terjadi kesalahan dalam proses serta pemilihan fungsi tambahan dari sebuah sistem. Hindari desain yang nantinya akan membatasi pengguna dalam memilih tampilan tertentu.
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
8. Efisien
Desain dibuat seefisien mungkin, terutama dalam penempatan komponen, misalnya penempatan tombol dalam sebuah panel yang dapat menarik perhatian pengguna.
9. Mudah dikenali
Gunakan antar muka yang sudah dikenal oleh pengguna, misalnya penempatan icon Cut, Copy, Paste secara standar dalam sebuah toolbar.
10. Toleransi
Tidak ada sebuah system yang sempurna, karenanya terdapat beberapa toleransi untuk kesalahan yang mungkin terjadi. Usahakan agar terjadi sebuah pesan yang dapat membimbing pengguna untuk keluar dari kesalahan yang terjadi.
11. Sederhana
Lima cara untuk membuat desain sederhana dan tetap sesuai dengan keinginan pengguna, yaitu: 1. Sembunyikan komponen visual jika tidak diperlukan, 2. Sediakan pilihan standar atau default, 3. Minimalkan penggunaan berbagai mancam alignment, 4. Usahakan agar fungsi yang sering digunakan terlihat, 5. Perhatikan konsep konsistensi.
3.5 My Structure Query Language Database
Sebuah website yang interaktif dan dinamis tentu membutuhkan penyimpanan data yang fleksibel dan cepat untuk diakses. Salah satu basis data untuk server adalah My Structure Query Language (MySQL). MySQL adalah basis
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
27
data server yang mampu menampung sampai ratusan giga record (Pramono dan Syafii, 2005: 3).
Sebagai sebuah program penghasil basis data, MySQL tidak dapat berjalan sendiri tanpa adanya sebuah aplikasi lain (interface). MySQL dapat didukung oleh hampir semua program aplikasi baik yang open source seperti PHP maupun yang tidak, yang ada pada platform Windows seperti Visual Basic, Visual Foxpro, Delphi, dan lainnya. Beberapa karakteristik utama dari MySQL yaitu.
1. Fully multi-threaded dengan kernel threaded, artinya adalah bisa dengan
mudah mempergunakan multiple Central processing unit (CPU) bila ada. 2. Beroperasi pada banyak platform yang berbeda.
3. Kita bisa mencampurkan tabel dari basis data yang berbeda pada query yang sama.
4. Mampu menangani basis data berukuran besar. MySQL bisa memuat 50.000.000 record dan 60.000 tabel.
5. Server bisa memberikan pesan kesalahan pada client dalam banyak bahasa
dan lain sebagainya.
Kelebihan yang dimiliki MySQL adalah ia menggunakan bahasa query standar yang dimiliki Structure Query Languege (SQL). SQL adalah suatu bahasa permintaan yang terstruktur yang telah distandarkan untuk semua program pengakses basis data seperti: Oracle, PostgreSQL, SQL Server, dll.
Dalam bahasa inggris, SQL biasa dibaca SEQUEL dan bukan ES-KYU-EL. Bahasa ini merupakan standar yang digunakan untuk mengakses basis data relasional (Kadir, 2002: 11).
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
Secara prinsip, perintah-perintah SQL (biasa disebut pernyataan) dapat dibagi menjadi 3 kelompok, yaitu:
1. Data Definition Language (DDL) atau bahasa pendefinisi data,
2. Data Manipulation Language (DML) atau bahasa pemanipulasi data, dan
3. Data Control Language (DCL) atau bahasa pengendali data.
3.6 World Wide Web
World Wide Web (WWW), lebih dikenal dengan web merupakan fasilitas
hiperteks untuk menampilkan data berupa teks, gambar, suara, animasi dan data multimedia lainnya. Web juga merupakan salah satu layanan yang didapat oleh pemakai komputer yang terhubung ke internet.
Web pada awalnya adalah ruang informasi dalam internet, dengan menggunakan teknologi hypertext, yang digunakan untuk menemukan informasi dengan mengikuti link yang disediakan dalam dokumen web yang ditampilan dalam browser web.
Situs web dikategorikan menjadi dua.
1. Web statis
Web statis adalah web yang berisi/menampilkan informasi yang sifatnya statis (tetap). Disebut statis karena pengguna tidak dapat berinteraksi dengan web tersebut. Jika suatu web hanya berhubungan dengan halaman web lain dan berisi suatu informasi yang tetap maka web tersebut disebut statis.
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
29
2. Web dinamis
Web dinamis adalah web yang menampilkan informasi serta dapat berinteraksi dengan pengguna. Web yang dinamis memungkinkan pengguna untuk berinteraksi menggunakan form sehingga dapat mengolah informasi yang ditampilkan (Wahana Komputer, 2010).
3.7 Pengertian PHP
PHP dibuat oleh Rasmus Lerdorf. Dialah yang pertama kali menulis mesin pengurai (parsing engine) dalam bahasa PHP sebagai program Common Gateway
Interface (CGI) Peral pada tahun 1995, yang disebutnya “Personal HomePage”,
atau disingkat PHP. Tujuan awalnya adalah mencatat pengunjung yang membuka halaman resume-nya di web. Kemudian dia menulis ulang kode-kode tersebut scara keselurahan dengan bahasa C yang membuat program itu menjadi lebih kaya dengan kemampuan penguraian yang lebih luas dan menambahkan konektivitas basis data. Tahun-tahun berikutnya ada banyak programer yang berjasa bagi perkembangan PHP, termasuk Zeev Suraski dan Andi Gutmans yang menulis kembali parsing engine untuk menciptakan PHP versi 3 (McClure et al, 2003:23). PHP adalah sebuah bahasa pemrograman berbasis web yang mempunyai banyak keunggulan dibandingkan dengan bahasa pemrograman berbasis web yang lain (Pramono dan Syafii, 2005:2). PHP sendiri merupakan singkatan dari Personal
Home Page Tools. Skrip ini akan membuat suatu aplikasi dapat diintegrasikan
kedalam HyperText Markup Language (HTML) sehingga suatu halaman web tidak lagi bersifat statis, namun bersifat dinamis. Sifat server-side berarti pengerjaan skrip akan dilakukan di server, baru kemudian hasilnya dikirimkan ke browser. Keunggulan yang dimiliki program PHP adalah.
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
1. PHP memiliki tingkat akses yang lebih cepat.
2. PHP memiliki tingkat lifecycle yang cepat sehingga selalu mengikuti perkembangan teknologi internet.
3. PHP memiliki tingkat keamanan yang lebih tinggi.
4. PHP mampu berjalan di beberapa server yang ada, misalnya Apache, Microsoft Internet Information Services (IIS), Personal web server (PWS), phttpd, fhttpd, dan Xitami.
5. PHP mampu berjalan di Linux sebagai platform sistem operasi utama bagi PHP.
6. PHP bersifat free atau gratis.
3.8 Pendaftaran Mahasiswa Baru
Pendaftaran mahasiswa baru merupakan salah satu kegiatan dari rangkaian kegiatan penerimaan mahasiswa baru yang rutin dilakukan pada awal tahun ajaran baru di setiap lembaga pendidikan khususnya perguruan tinggi untuk menyeleksi calon mahasiswa baru. Umumnya pada penerimaan mahasiswa baru, setiap calon mahasiswa diharuskan mendaftarkan diri secera pribadi atau kolektif dengan mengisi formulir dan melengkapi berkas persyaratan yang telah ditetapkan.
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
31 BAB IV
PENJELASAN PEKERJAAN
4.1 Analisa Proses Pendaftaran
Proses pendaftaran mahasiswa baru dimulai dari pembayaran awal untuk mendapatkan form pendaftaran, pembayaran dilakukan secara transfer pada rekening bank yang sudah ditunjuk STIKES. Pihak pendaftar kemudian memberitahu bahwa sudah dilakukan transfer melalui pesan singkat. Setelah transfer dikonfirmasi oleh panitia, dan dinyatakan valid, pihak panitia mengirimkan form pendaftaran kepada pendaftar melalui email. Setelah form diisi oleh pendaftar, form dikirim kembali kepada panitia yang dilampirkan pas foto 4x6 dan dokumen lain yang dipersyaratkan dalam bentuk scan. Dokumen yang dimaksud adalah ijazah, kartu keluarga, kartu tanda penduduk milik orang tua dan surat keterangan sehat. Kemudian panitia akan membuatkan jadwal dan kartu ujian per pendaftar yang nantinya dicetak oleh pendaftar dan dibawa pada saat hari pelaksanaan ujian. Panitia mengirim jadwal dan kartu ujian tersebut kepada pendaftar melalui email.
Pada proses pendaftaran ini, STIKES membutuhkan waktu yang cukup lama untuk melakukan pemeriksaan kelengkapan dokumen dan rekap data. Kelengkapan data yang ada pada form pendaftaran yang sudah diisi oleh pendaftar diperiksa satu persatu, apakah sudah terisi semua atau belum dan dolumen yang dilampirkan sudah sesuai dan lengkap atau belum. Selanjutnya, panitia akan mengirim pemberitahuan kepada pendaftar seandainya ada data yang masih kurang melalui pesan singkat, dan hal ini tentu membutuhkan sumber daya waktu
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
yang banyak. Selain itu, pembuatan kartu ujuan juga membutuhkan waktu yang cukup lama dan sumber daya manusia yang lebih banyak. Sehingga para pendaftar. diharuskan menunggu lebih lama pada proses pendaftaran ini disamping itu panitia juga harus bekerja ekstra agar sebisa mungkin tidak mengecewakan pendaftar dan merugikan pihak STIKES Surabaya. Document
Flow yang menggambarkan tentang pendaftaran mahasiswa baru dapat dilihat
pada Gambar 4.1.
Document Flow Pendaftaran Mahasiswa Baru
[image:42.595.52.532.174.709.2]Pendaftar Panitia Mulai Melakukan pembayaran via transfer Mengirim email konfirmasi Menulis sms konfirmasi pembayaran Sms konfirmasi pembayaran Sms konfirmasi pembayaran Mengirim sms konfirmasi pembayaran Validasi pembayaran valid ya Menulis email konfirmasi pembayaran email Menulis sms pemberitahuan tidak Sms pemberitahuan Mengirim sms pemberitahuan Sms pemberitahuan 1 Membuat form pendaftaran Form pendaftaran Attach form pendaftaran
Gambar 4.1. Document Flow Pendaftaran Mahasiswa Baru
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
33
Document Flow Pendaftaran Mahasiswa Baru
Pendaftar Panitia
form pendaftaran
Attach form terisi
File scan dokumen Form terisi Memerisa kelengkapan data Lengkap? tidak ya Mengirim email jadwal tes dan kartu ujian Membuat jadwal tes Mengirim sms pemberitahu an kekurangan data Sms pembertahuan Mengisi form email Scanning dokumen data pendaftar Membuat sms pemberitahu an Sms pemberitahu an Membuat email jadwal tes dan kartu tes 1 2 File scan dokumen Form terisi
Attach file scan dokumen
Membuat kartu tes
Email jadwal tes
kartu ujian Menulis email Download form Mengirim email
Gambar 4.1. Document Flow Pendaftaran Mahasiswa Baru (lanjutan)
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
Document Flow Pendaftaran Mahasiswa Baru
Pendaftar Panitia
email Jadwal tes dan Kartu ujian
selesai Mencetak kartu uian
Kartu ujuan Download kartu ujian
2
Gambar 4.1. Document Flow Pendaftaran Mahasiswa Baru (lanjutan)
4.2 Perancangan Sistem
Berdasarkan hasil analisa permasalahan proses pendaftaran di atas, sangat diperlukan suatu sistem terkomputerisasi untuk membantu pihak STIKES Surabaya dalam meningkatkan pelayanan pendaftaran mahasiswa baru serta mengumpulkan data sebagai masukan untuk menentukan strategi publikasi atau marketing yang lebih baik oleh STIKES Surabaya. Dalam permasalahan ini, solusi yang dibuat ialah aplikasi pendaftaran mahasiswa baru berbasis website.
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
35
Dengan menggunakan aplikasi ini, calon pendaftar dapat melakukan pendaftaran dengan lebih mudah, cepat dan tepat.
Perancangan dan desain sistem menggunakan model-model yang telah ada dan sudah banyak digunakan. Model-model tersebut antara lain system flow, data
flow diagram, ataupun perancangan tabel relasional. Tahap-tahap yang digunakan
dalam mendesain sistem informasi kuesioner kepuasan pelanggan adalah:
1. Membuat document flow yang menggambarkan alur dari sistem pendaftaran mahasiswa baru yang lama.
2. Membuat system flow yang menggambarkan alur dari sistem kuesioner kepuasan pelanggan berbasis website.
3. Membuat data flow diagram.
4. Membuat rancangan hubungan relasional antar entitas atau Entity
Relationship Diagram.
4.2.1 System Flow
System flow yang menggambarkan alur dari aplikasi pendaftaran
mahasiswa baru secara online yang akan dibangun digambarkan pada gambar-gambar dibawah ini.
Proses pendaftaran dimulai dari calon pendaftar membayar uang pendaftaran secara transfer, kemudian melakukan konfirmasi bahwa sudah melakukan transfer dengan mengirimkan scan bukti transfer melalui email. Panitia kemudian melakukan konfirmasi pembayaran dan memberitahukan untuk mengakses link tertentu melalui email untuk melanjutkan proses pendaftaran. Pendaftar akan diarahkan ke halaman web registrasi untuk melengkapi data awal. Pada halaman registrasi pendaftar memasukan data awal yang meliputi data
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
pribadi, data asal sekolah dan data orang tua atau wali. Pendaftar juga diminta untuk meng-upload pas foto 4x6 dan berkas-berkas yang diminta. Berkas terdiri dari ijazah, kartu keluarga, kartu tanda penduduk milik orang tua dan surat keterangan sehat. Setelah data terisi semua, pendaftar menekan tombol simpan kemudian pendaftar akan mendapatkan kartu ujian beserta jadwal pelaksaan ujian. Kartu ujian dapat di-download untuk kemudian dicetak dan dibawa pada saat pelaksanaan tes masuk. System flow yang menggambarkan tentang pendaftaran mahasiswa baru dapat dilihat pada Gambar 4.2.
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
37
System Flow Pendaftaran
Pendaftar Panitia
File scan bukti transfer Mulai Melakukan pembayaran via transfer Mengirim email konfirmasi email konfirmasi Validasi transaksi pendaftaran ya Valid? Mengirim email pemberitahuan tidak Email pemberitahuan Scaning bukti transfer Membuat email konfirmasi Attach file scan bukti transfer File scan bukti
transfer Email konfirmasi Membuat email pemberitahuan Email pemberitahuan
Masuk ke halaman input data transfer
[image:47.595.67.549.83.697.2]Input data transfer Simpan input Data transfer Membuat PIN Mengirim email PIN Membuat email PIN Email PIN 1
Gambar 4.2. System Flow Pendaftaran
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
System Flow Pendaftaran
Pendaftar Panitia
Email PIN Masuk ke halaman
web input PIN
Input data awal
Input PIN Validasi PIN
Valid? Data transfer tidak ya Redirect ke halaman registrasi Scanning dokumen data pendaftar Scan berkas 1 Memeriksa kelengkapan data awal Lengkap? tidak
Input scan berkas
Data diri Simpan input
Membuat nomor ujian kartu ujian
Selesai download kartu ujian
Upload berkas
Kartu ujian Membuat kartu ujian Mengirim kartu ujian Kartu ujian Membuat jadwal ujian ya
Gambar 4.2. System Flow Pendaftaran (lanjutan)
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
39
System Flow Input Hasil
Pendaftar Panitia
mulai
selesai
Status selesksi Masuk ke
halaman web input hasil
seleksi
Input hasil seleksi
Hasil seleksi
Simpan input
Gambar 4.3. System Flow Input Hasil Seleksi System Flow Lihat Hasil
Pendaftar Panitia
mulai
Input nomor peserta ujian
Menampilkan status hasil
seleksi Hasil seleksi
selesai
Valid?
ya tidak
Status selesksi Validasi nomor
[image:49.595.46.545.78.721.2]peserta ujian
Gambar 4.4. System Flow Lihat Hasil Seleksi
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
4.2.2 Data Flow Diagram A. Context Diagram
Context Diagram merupakan diagram pertama dalam rangkaian DFD yang
menggambarkan entitas-entitas yang berhubungan dengan suatu sistem. Context Diagram dari aplikasi pendaftaran mahasiswa baru yang dibangun dapat dilihat pada Gambar 4.5.
Jadwal Tes
Data Tes Info As al Kota Pendaftar Terbanyak
Info As al Sekolah Pendaftar Terbanyak
Info Status Seleks i Nomor Tes
data pengguna
data s tatus s eleks i konfirmas i login panitia
data trans fer Info Sumber Inform as i Favorit
login panitia
Nomor Tes Data Awal
Konfirm as i Nomor PIN Nomor PIN
0
Webs ite Penerimaan Mahas is wa Baru
+
Pendaftar
Panitia
Gambar 4.5. Context Diagram Aplikasi Pendaftaran Mahasiswa Baru
B. Data Flow Diagram Level 0
Penurunan proses dari context diagram sistem informasi kuesioner kepuasan pelanggan ke DFD level 0 terbagi atas delapan proses, yaitu verifikasi pendaftar, maintenance data, pengisian data awal, membuat nomor tes, mengolah data awal , memperbarui status koleksi, verifikasi penggna dan menampilkan hasil seleksi. DFD level 0 digambarkan seperti Gambar 3.6.
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
41 Jadwal Baru Jadwal Nomor Pendaftaran Data Tes Jadwal Tes
Data Tes Baru
Data Tes Data Sumber Inform as i
Data As al Sekolah
Info As al Kota Pendaftar Terbanyak
Info As al Sekolah Pendaftar Terbanyak
Daftar Status Seleks i Info Status Seleks i
Nomor Tes
Data As al Kota data pribadi ters eleks i
Data Awal Baru
data s tatus baru
data pengguna data s tatus s eleks i
Data Pengguna Baru
Daftar Panitia konfirmas i login panitia
Info Sum ber Inform as i Favorit
login panitia Nomor Tes
Data Awal
Data Trans fer Baru
data trans fer
Konfirm as i Nomor PIN Daftar Nom or PIN
Nomor PIN Pendaftar
Panitia
1 verifik as i pendaftar
+
1 nomor PIN
2 Maintenance Data + 3 Pengis ian Data Awal 4 Membuat Nomor Tes 6 Memperbarui Status Seleks i
5 Mengolah Data Awal + 7 Verifikas i Pengguna + 4 Pengguna
7 s tatus s eleks i
2 data diri
8 menam pilkan
has il s eleks i
+ 9 Menentukan Jadwal Tes + 8 Tes 9 Jadwal
Gambar 4.6. Diagram Level 0 Aplikasi Pendaftaran Mahasiswa Baru
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
42
C. Data Flow Diagram Level 1 Proses Verifikasi Pendaftar
Penurunan proses dari DFD level 0 proses verifkasi pendaftar ke DFD level 1 terbagi atas dua proses, yaitu mencocokkan PIN pendaftar dan mengarahkan ke halaman registrasi/input data awal. Penggambarannya dapat dilihat pada Gambar 4.7.
nomor unik terkonfirm as i
Daftar Nom or PIN
Konfirm as i Nomor PIN
Nomor PIN 1 nomor PIN
Pendaftar
1
menc ocokkan PIN pendaftar
2 mengarahkan
ke halam an regis tras i
Gambar 4.7. Diagram Level 1 – Proses Verifikasi Pandaftar
D. Data Flow Diagram Level 1 Proses Maintenance Data
Penurunan proses dari DFD level 0 proses maintenance data ke DFD level 1 terbagi atas dua proses, yaitu maintenance data pendaftar, maintenance data pengguna dan maintenance data tes. Penggambarannya dapat dilihat pada Gambar 4.8.
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
43
Data Tes Baru Data Tes
data pengguna data trans fer
Data Trans fer Baru
Data Pengguna Baru Panitia
1 nomor PIN
4 Pengguna 1 maintenanc e data pendaftar 2 maintenanc e data pengguna 8 Tes 3 Maintenance Data Tes
Gambar 4.8. Diagram Level 1 – Proses Maintenance Data
E. Data Flow Diagram Level 1 Proses Mengolah Data Awal
Penurunan proses dari DFD level 0 proses mengolah data awal ke DFD level 1 terbagi atas tiga proses, yaitu mengolah data pendaftari, mengolah data asal sekolah dan menglah data sumber. Penggambarannya dapat dilihat pada Gambar 4.10.
Info As al Sekolah Pendaftar Terbanyak
Data Sumber Inform as i Data As al Sekolah
Info As al Kota Pendaftar Terbanyak Data As al Kota
Info Sum ber Inform as i Favorit Panitia
1 Filter Data Pendaftar Berdas arkan As al
Kota
2 Filter Data Pendaftar Berdas arkan As al
Sekolah
3 Filter Data Pendaftar Berdas arkan Sumber
Informas i
2 data diri
Gambar 4.9. Diagram Level 1 – Mengolah Data Awal
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
F. Data Flow Diagram Level 1 Proses Verifikasi Pengguna
Penurunan proses dari DFD level 0 proses verifikasi pengguna ke DFD level 1 terbagi atas dua proses, yaitu mencocokkan data panitia dan mengarahkan ke halaman situs. Penggambarannya dapat dilihat pada Gambar 4.12.
data panitia terkonfirmas i
[daftar panitia] [login panitia]
[konfirm as i login panitia] panitia
4 panitia
7.1
mencoc okkan data panitia
7.2 mengarahkan
ke hamalam panitia
Gambar 4.10. Diagram Level 1 – Verifikasi Pengguna
G. Data Flow Diagram Level 1 Proses Menentukan Jadwal Tes
Penurunan Proses dari DFD level 0 proses menentukan jadwal tes ke DFD level 1 terbagi atas tiga proses, yaitu menghitungsisa quota pergelombang, memeriksa sisa quota dan menentukan jadwal perpeserta/pendaftar. Penggambarannya dapat dilihat pada gambar 4.11.
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
45
Jadwal Baru
Nomor Pendaftaran Jadwal Tes
Quota Belum Terpenuhi
Data Tes
Sis a Quota
Jadwal
Pendaftar
8 Tes
2 data diri
9 Jadwal
1
Menghitung Sis a Quota Pergelombang
2
Memeriks a Sis a Quota
3 Menentukan
Jadwal Perpes erta
Gambar 4.11. Diagram Level 1 – Menentukan Jadwal Tes
4.2.3 Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram (ERD) adalah suatu desain sistem yang digunakan untuk mempresentasikan, menentukan dan mendokumentasikan kebutuhan-kebutuhan untuk sistem pemrosesan database. ERD juga menyediakan bentuk untuk menunjukkan struktur keseluruhan dari data pemakai. Dalam perancangan sistem ini, ERD yang terbentuk merupakan lanjutan dari DFD. Pada gambar berikut akan dijelaskan relasi-relasi atau hubungan antar tabel dalam perancangan sistem ini dalam bentuk Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data Model (PDM).
A. Conceptual Data Model
Conceptual Data Model (CDM) menggambarkan secara keseluruhan konsep struktur basis data yang dirancang untuk suatu aplikasi sebagaimana terlihat pada Gambar 4.13.
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
Relationship_16 Reference_9 Relationship_8 Relationship_9 Relationship_10 Relationship_11 Relationship_12 Relationship_13 Relationship_14 tb_prog_studi id_program_studi program_studi <M> tb_propinsi id_propinsi nama_propinsi <M> tb_kota id_kota nama_kota <M> tb_agama id_agama nama_agama <M> tb_sumber_informasi id_sumber_inf nama_sumber_inf <M> tb_nomor_PIN nomor_pin no_pendaftaran nama_pendaftar hp_pendaftar email status <M> <M> tb_data_diri id_diri nama tgl_lahir alamat_diri jenis_kelamin tinggi_badan berat_badan golongan_darah hobby anak_ke jumlah_saudara alasan_memilih_stikes poto
