BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SOLUSI

(1)

24

ANALISIS DAN PERANCANGAN SOLUSI

3.1 Gambaran Umum Studi Kasus

3.1.1 Sejarah dan Perkembangan Studi Kasus

PT. Sensa Mulia Fortindo merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang trading untuk penjualan bahan kimia makanan dan minuman. PT. Sensa Mulia Fortindo terletak di Jl. Kelapa Hibrida Raya Blok PE no.11 Kelapa Gading, Jakarta. PT. Sensa Mulia Fortindo memiliki sejarah sendiri. Sejarah dari PT. Sensa Mulia Fortindo akan kami jelaskan di bawah ini.

Pada tahun 2003 PT. Sensa Mulia Fortindo didirikan setelah mendapat keagenan dari resmi dari Flavour Ex Singapore (Symarom) untuk memasarkan produknya secara khusus di Indonesia. PT. Sensa Mulia Fortindo mempunyai misi untuk menjadi salah satu perusahaan penyedia bahan kimia untuk makanan dan minuman. Dan visinya adalah menjadi lima besar supplier bahan kimia makanan dan minuman dalam 5 tahun ke depan.

Sekarang ini produk PT. Sensa Mulia Fortindo sudah ke luar pulau Jawa, seperti Medan dan Surabaya. Dalam perjalanannya, PT. Sensa Mulia Fortindo ini juga mencari barang-barang pendamping lain yang sejalan untuk bisa dipasok ke perusahaan lain yang memproduksi makanan dan minuman. PT. Sensa Mulia Fortindo ini memiliki 4 orang sales yang bertugas mencari calon pembeli.

(2)

Indonesia, sebagian lagi barangnya disediakan atau distok oleh perusahaan untuk memudahkan pelanggan.

3.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan

Adapun struktur organisasi dari PT. Sensa Mulia Fortindo adalah :

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan

Berikut ini akan dijelaskan tugas dan fungsi dari divisi-divisi dalam struktur organisasi PT. Sensa Mulia Fortindo :

1. Direktur

a. Mengatur, mengawasi, mengendalikan dan mengkoordinasi seluruh kegiatan dalam perusahaan agar dapat berjalan dengan baik.

b. Bertanggung jawab secara menyeluruh terhadap pengarahan manajerial, perencanaan, pengaturan dan pengembangan perusahaan.

Staff Finance & Acc

(3)

c. Menentukan perlu atau tidaknya pengeluaran dalam perusahaan serta mengevaluasi laporan pertanggung jawaban dari semua manager.

d. Memimpin rapat kerja dalam perusahaan

2. Finance & Accounting Manager

a. Bertanggung jawab mengkoordinasikan aktivitas pembayaran seluruh kewajiban perusahaan baik untuk pembayaran produk dan non-produk di perusahaan

b. Mengontrol seluruh biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan c. Bertanggung jawab kepada direktur

d. Membuat Kebijakan-kebijakan dan memonitor atas kebijakan tersebut dalam aktivitas finance dan cost control di perusahaan.

3. Purchasing Manager

a. Membuat perencanaan pembelian barang maupun jasa sesuai permintaa pembelian yang diterima dari department terkait.

b. Mengatur pembelian agar barang dan kedatangannya sesuai dengan yang diharapkan oleh department terkait.

c. Mengatur pekerjaan bawahan agar dapat dilakukan lebih maksimal dan efisien.

d. Mencari dan membandingkan beberapa supplier untuk mendapatkan harga dan kualitas yang baik

(4)

f. Mengontrol kegiatan pembelian (harga, kualitas, dan pesanan) dan administrasi pembelian.

g. Memproses permintaan pembelian menjadi Po (Purchase Order) serta memonitor kedatangan barang / jasa

4. Marketing Manager

a. Merencanakan, mengontrol dan mengkoordinir proses penjualan dan pemasaran untuk mencapai target penjualan dan mengembangkan pasar secara efektif dan efisien.

b. Menentukan harga jual dari produk yang akan dipasarkan, jadwal kunjungan serta sistem promosi untuk memastikan tercapainya target penjualan.

c. Menganalisa dan mengembangkan strategi marketing untuk meningkatkan jumlah pelanggan dan layanan sesuai dengan target yang ditentukan.

d. Melakukan evaluasi kepuasan pelanggan dari hasil survey seluruh anggota sales untuk memastikan tercapainya target kepuasan pelanggan.

5. Staff finance

a. Mengurusi keuangan perusahaan bersama Finance & Accounting manager, contohnya : menyiapkan anggaran, mengatur pemasukan dan pengeluaran perusahaan, menyimpan uang kas perusahaan, dan mengelola serta membagikan gaji para karyawan.

b. Menentukan harga beli dan jual dari produk.

(5)

6. Staff Accounting

a. Menyelenggarakan pencatatan dan pembukuan semua transaksi yang mempengaruhi keuangan perusahaan.

b. Mencatat perubahan kas keuangan perusahaan.

c. Membuat laporan keuangan setiap akhir bulan yang akan diserahkan setiap akhir periode (tergantung kebijakan perusahaan)

d. Membuat laporan laba dan rugi perusahaan

7. Staff Purchasing

a. Melakukan pembelian barang ke supplier

b. Melakukan negosiasi harga kepada pihak calon pembeli maupun kepada pihak supplier

c. Mencari vendor baru bagi perusahaan

d. Melakukan pencatatan untuk penjualan barang

8. Kepala Logistik

a. Menyiapkan kebijakan umum di bidang managemen logistik perusahaan b. Menetapkan kebijakan teknis di bidang perencanaan, operasi, usaha jasa

logistik, keuangan, dan sumber daya manusia.

c. Melaksanakan kerjasama dengan instansi dan organisasi lain di bidang managemen logistik.

(6)

9. Staff Logistik

a. Bertanggung jawab dan mengatur atas proses pengiriman barang dari perusahaan sampai ke pelanggan.

b. Membuat laporan rutin setiap minggu tentang persediaan barang di gudang untuk diserahkan ke kepala logistik

c. Membuat laporan pembukuan sederhana dan melakukan analisa data kegiatan operasional.

d. Mengawasi keluar masuk barang dari gudang.

e. Melakukan komunikasi dengan pihak pelanggan maupun dengan pihak transporter untuk masalah produk perusahaan

10.Sales

a. Mencari calon pelanggan baru yang sesuai dengan produk dari perusahaannya

b. Mencapai target penjualan sesuai yang telah ditetapkan oleh perusahaan c. Mampu menjelaskan setiap pertanyaan calon pelanggan baru mengenai

produk dari perusahaan

d. Melakukan kegiatan-kegiatan pemasaran produk ke calon pembeli.

3.2 Analisis Permasalahan

3.2.1 Analisis Proses Bisnis Berjalan Pada Studi Kasus

(7)

supplier, Penerimaan barang dari supplier, Penerimaan barang di gudang, Retur barang (pengembalian barang), Pembeliaan produk, Pengeluaran barang dari gudang, Pengantaran barang. Untuk itu, pengamatan yang dilakukan lebih memfokuskan pada proses bisnis Pengecekan ketersediaan barang, Pengecekan barang di gudang, Pengecekan barang ke supplier, dan Pembelian ke supplier.

3.2.1.1 Analisis Proses Bisnis Pengecekan Ketersediaan Barang Proses pengecekan barang pada PT. Sensa Mulia Fortindo bertujuan untuk mencocokan data dari bagian staff purchasing ke bagian Manager Logistik. Proses pengecekan barang di gudang bertujuan agar mempercepat proses transaksi berjalan antara perusahaan, supplier, dan customer. Di bawah ini akan dijelaskan mengenai proses pengecekan ketersediaan barang yang berlangsung dan dilengkapi dengan Diagram Aliran Dokumen (DAD).

Proses pengecekan barang diawali dengan Purchasing Order (PO) yang sudah dibuat akan diteruskan ke bagian finance & accounting untuk dicek cara pembayaran dan status kredit client (jika client sudah sering membeli produk). Jika status kredit client bermasalah, maka Purchase Order (PO) ini akan di tahan dan client tersebut akan dihubungi untuk menyelesaikan kredit yang bermasalah sebelumnya. Jika status kredit client tidak bermasalah dan cara pembayaran sudah di setujui manager finance & accounting maka PO akan diteruskan ke bagian Purchasing.

(8)

Purchasing akan mengirim keterangan ketidakcocokan jumlah barang digudang dengan data bagian Purchasing kepada Manager Logistik. Dan kemudian Manager Logistik akan memerintahkan untuk melakukan penghitungan dan pendataan kembali jumlah dan kondisi barang digudang.

Jika barang yang dipesan sesuai PO tidak tersedia, maka Staff Purchasing akan memberikan form keterangan kekurangan barang kepada Manager Purchasing. Kemudian Manager Purchasing akan menghubungi suplier untuk menanyakan apakah barang tersebut tersedia disuplier atau tidak, kemudian melakukan negosiasi harga barang yang akan dipesan. Setelah mendapatkan kesepakatan harga, maka manager Purchasing akan membuat list barang dan harga supplier terbaru yang akan diberikan ke staff Purchasing untuk dibuat Purchasing Order (PO) yang akan dikirim ke supplier. Setelah pengiriman Purchasing Order (PO) ke supplier, maka bagian Purchasing akan mendapatkan kiriman balasan berupa invoice dari supplier. Barang yang telah tiba akan diteruskan ke bagian gudang untuk diperiksa kondisi barangnya dan kemudian memberikan keterangan barang rusak ke bagian Purchasing untuk dibuat Nota Returnya, untuk disampaikan ke supplier. Jika barang tersebut dalam kondisi baik, maka akan disimpan di gudang dan staff Logistik akan melakukan pendataan ulang jumlah barang di gudang.

(9)

Manager Logistik akan memerintahkan untuk melakukan penghitungan dan pendataan kembali jumlah dan kondisi barang di gudang.

Finance & Accounting Purchasing Logistik

Gambar 3.2 Pengecekan Ketersediaan Barang

3.2.1.2 Analisis Proses Bisnis Pengecekan Barang Di Gudang

Proses pengecekan barang pada PT. Sensa Mulia Fortindo bertujuan untuk memastikan ketersediaan jumlah barang, memeriksa kondisi barang. Proses pengecekan barang dilakukan oleh Purchasing dan dibantu oleh bagian

Start

PO dari customer

Meminta laporan penghitungan persediaan barang di gudang yang terbaru

Laporan penghitungan persediaan barang digudang

Kroscek laporan dari gudang dengan data StockList di Purchasing

(10)

staff logistik. Di bawah ini akan dijelaskan mengenai proses pengecekan barang di gudang yang berlangsung dan dilengkapi dengan Diagram Aliran Data (DAD).

Proses pengecekan barang di gudang bersamaan dengan proses pengecekan ketersediaan barang di gudang. PO yang sudah diterima dari supplier barang yang telah tiba akan diteruskan ke bagian gudang manager logistik akan memberikan surat pengecekan barang kepada staff logistik untuk mengecek ketersediaan barang, memerikasa kondisi barangnya, menghitung barang yang ada di gudang.

Setelah proses selesai maka staff logistik akan mengirimkan laporan penghitungan persediaan barang di gudang. Apabila ada barang yang rusak maka akan memberikan keterangan barang rusak kebagian Purchasing untuk dibuat Nota Returnya, untuk disampaikan kepada supplier. Jika barang dalam keadaan baik, maka akan disimpan digudang dan staff logistik akan melakukan pendataan ulang jumlah barang yang ada di gudang.

Manager Logistik Staff Logistik

Gambar 3.3 Pengecekan Barang di Gudang

Start Surat Perintah

Pengecekan Barang

Mengecek dan menghitung barang yang digudang Laporan penghitungan

persediaan barang digudang

(11)

3.2.1.3 Analisis Proses Bisnis Pengecekan Harga Ke Supplier

Proses pengecekan harga ke supplier pada PT. Sensa Mulia Fortindo bertujuan untuk mengeahui apakah ada harga barang yang berubah atau tidak, selain itu PT. Sensa Mulia Fortindo dapat melakukan perubahan harga terhadap barang yang akan dijual kepada customer.

Di bawah ini akan dijelaskan mengenai proses pengecekan harga ke supplier yang berlangsung dan dilengkapi dengan Diagram Aliran Dukumen (DAD).

Staff purchasing menerima data – data barang yang ada di gudang. Apabila ada ketersediaan barang berkurang maka staff purchasing akan mengirimkan form keterangan kekurangan barang kepada manager purchasing. Jika barang yang diperlukan berkurang maka manager purchasing akan mengecek ketersediaan barang pada supplier dan melakukan negosiasi harga barang kepada supplier.

(12)

Staff Purchasing Manager Purchasing

Gambar 3.4 Pengecekan Harga ke Supplier

3.2.1.4 Analisis Proses Bisnis Pembelian Barang Ke Supplier

Proses pembelian barang ke supplier pada PT. Sensa Mulia Fortindo bertujuan untuk menyediakan dan menyimpan barang yang dibutuhkan oleh PT. Sensa Mulia Fortindo, agar proses transaksi dapat berjalan dengan lancar.

Di bawah ini akan dijelaskan mengenai proses pembelian barang ke supplier yang berlangsung dan dilengkapi dengan Diagram Aliran Dokumen (DAD).

Bagian purchasing menerima daftar nama – nama barang yang dibutuhkan oleh perusahaan dari bagian gudang. Kemudian purchasing menerima form list barang dan harga dari supplier sesuai harga yang telah disepakati dan purchasing membuat Fax Purchasing Order (PO) lalu

Start

Form keterangan kekurangan barang

Perlu beli.?

Mengecek ketersediaan barang dan negosiasi harga ke supplier Form list barang dan

harga dari supplier (sesuai negosiasi)

(13)

mengirimkannya kepada sales. PO yang diterima supplier dari sales dicek kembali dan mengirimkan Fax Invoice kembali kepada purchasing.

Purchasing Sales dari Supplier

Gambar3.5 Pembelian ke Supplier

3.2.2 Analisis Wawancara Pada Studi Kasus

Setelah melakukan evaluasi terhadap proses bisnis yang berjalan pada studi kasus, berikut ini adalah penjelasan yang akan disampaikan oleh pengguna

Start

Form list barang dan harga dari supplier (sesuai negosiasi)

Fax PO

Menerima PO

Fax invoice

Menerima invoice

(14)

(stakeholder) melalui evaluasi wawancara untuk mendukung permasalahan yang terjadi dalam proses bisnis yang berjalan saat ini pada PT. Sensa Mulia Fortindo.

Wawancara ini dilakukan untuk mendapatkan keterangan dan data dari pihak yang berperan penting dalam proses bisnis yang berjalan pada prusahaan. Dalam verifikasi permasalahan dikatakan bahwa pengitegrasian data perusahaan dan pengawasan jumlah barang sedikit banyaknya memberikan pengaruh terhadap proses bisnis yang berjalan. Untuk itu, diperlukan wawancara untuk memperkuat verifikasi permasalahan yang pada akhirnya mendukung solusi pemecahan masalah.

Untuk mengkonfirmasi dan memperkuat permasalahan yang telah diidentifikasikan, proses wawancara dilakukan langsung dengan pimpinan dari PT. Sensa Mulia Fortindo dan Finance & accounting.

(15)

Tabel 3.1 Hasil Wawancara I

Nama : Pak Charles

Jabatan : Direktur dan Sales Manager Tanggal Wawancara : 2 April 2009

Jam Wawancara : 15.00 WIB Tempat : Melalui Email Daftar Pertanyaan :

1. bagaimana perusahaan bapak mengatasi masalah keterlambatan produk yang dipesan ? dan bagaimana menjelaskan keterlambatan tersebut ke customer ? jb. belum ada cara untuk mengatasi masalah keterlambatan produk tersebut karena

masalah keterlambatan adalah faktor yang tidak dapat diduga atau diprediksi oleh pihak yang bersangkutan dan perusahaan kami akan memberitahukan kepada customer bahwa barang tersebut terlambat datang atau barangnya tidak ada dan menjelaskan alasan keterlambatan tersebut agar customer mengetahuinya dan dapat mengerti.

2. Apakah supplier menggunakan fasilitas teknologi (email, internet, faks, dan lain-lain) untuk berhubungan dengan perusahaan bapak ?

Jb. ya. Supplier menggunakan fasilitas teknologi seperti email dan faks untuk berhubungan dengan perusahaan kami.

3. berapa lama waktu yang dibutuhkan dari proses pemesanan barang oleh supplier sampai tiba di perusahaan?

Jb. waktu yang dibutuhkan dari proses pemesanan tersebut sekitar 3 minggu sampai 1 bulan lamanya. Karena proses pengiriman barang tersebut menggunakan kapal laut yang khusus ekspedisi (mengirim barang ke luar pulau atau luar negeri) sehingga membutuhkan waktu yang lama untuk dapat sampai ke tempat tujuan mengirimkan pesanan barang yang diminta.

4. Berapa minimal dan maksimal jumlah barang yang dipesan ke supplier oleh perusahaan ?

(16)

5. apakah dengan adanya masalah (pemesanan barang) ini menjadi penghambat bagi perusahaan bapak?

Jb. Hal tersebut menjadi penghambat bagi perusahaan kami, penghambat utama dalam pemesanan barang adalah masalah penyajian informasi dari data-data pendukung untuk melakukan pemesanan barang, seperti data jumlah barang, data barang-barang yang habis, data harga-harga barang. Seringkali terjadi ketidak cocokan antara data yang ada di bagian purchasing dan bagian logistic, membuat adanya tambahan waktu dalam melakukan persiapan sebelum melakukan pemesanan ke supplier. lamanya waktu dari proses pemesanan barang ke supplier sampai tiba di perusahaan kami, yang seringkali diakibatkan oleh terlambatnya data-data yang memberi informasi kekurangan barang di dalam perusahaan kami. Dengan terlambatnya data-data pendukung tersebut menjadi tambahan waktu lagi dalam memesan barang ke supplier, sehingga saat di akumulasikan dengan lama waktu pengiriman barang bisa sampai 5-6 minggu untuk barang tersebut dapat sampai di tempat kami. Hal itu bisa membuat kami kehilangan order barang dari customer karena kurangnya persediaan barang yang ada di perusahaan kami sedangkan customer sangat membutuhkan barang tersebut untuk kegiatan usaha mereka.

6. Berapa lama waktu yang diperlukan untuk mempersiapkan data-data pendukung untuk melakukan pemesanan ke supplier?

(17)

Tabel 3.2 Hasil Wawancara II

Nama : Pak Pujianto

Jabatan : Finance Accounting & Purchasing Manager Tanggal Wawancara : 1 April 2009

Jam Wawancara : 11.30 WIB Tempat : Melalui email Daftar Pertanyaan :

1. apakah dengan adanya masalah (pemesanan) ini menjadi penghambat bagi perusahaan bapak?

Jb. masalah tersebut menjadi penghambat bagi kinerja perusahaan kami karena masalah pemesanan yang terlambat kedatangannya yang diakibatkan oleh data-data pendukung dari bagian purchasing untuk memesan barang ke supplier sering memakan waktu lama dalam penyediaannya karena adanya ketidak samaan data dengan bagian logistik, atau kurangnya pemantauan jumlah stok baik dari bagian logistik atau bagian purchasing sehingga terlambat membuat data laporan kekurangan barang untuk diteruskan menjadi PO pemesanan barang ke supplier yang akhirnya membuat membuat jumlah persediaan barang di gudang kami menjadi terganggu (kekurangan persediaan barang). Hal-hal tersebut dapat mengganggu proses penjualan ke konsumen saat barang yang diinginkan oleh konsumen ternyata dalam kondisi habis atau terlambat dipesan. 2. apakah solusi yang kami tawarkan yaitu membuat sistem berbasis web untuk

mengawasi jumlah ketersediaan barang agar tidak terjadi kekurangan barang dan mengintegrasikan data-data internal perusahaan dapat membantu perusahaan bapak ?

jb. dapat membantu kami, karena dengan solusi dari anda tersebut kami dapat memperoleh informasi akurat tentang kondisi stok barang kamu dan pemesanan barang dari perusahaan kami ke supplier akan lebih cepat dan data-data pendukung lebih terintegrasi dan tersedia cepat.

3. bagaimana cara perusahaan bapak mengatasi permasalahan tersebut (pemesanan barang) selama ini ?

(18)

proses-proses yang ada dalam melakukan pemesanan barang.

4. bagaimana bapak berhubungan dengan supplier untuk masalah pemesanan barang ?

jb. selama ini perusahaan kami berhubungan dengan supplier dengan menggunakan fasilitas internet yaitu menggunakan email maupun faks.

5. berapa lama waktu yang dibutuhkan oleh perusahaan bapak untuk mengirim barang ke customer ? dan kendala yang di hadapi selama proses pengiriman? Jb. perusahaan kami membutuhkan waktu sekitar 1 minggu (di luar Pulau Jawa)

karena kami harus menunggu sampai muatan di kapal ekspedisi memenuhi kapasitas maksimum dan itu membutuhkan waktu yang cukup lama. Belum lagi jika ada masalah bea cukai dari pihak pelabuhan atau kapal ekspedisinya yang mengalami kendala, seperti : kerusakkan mesin, masalah cuaca yang buruk dan lain-lain. Sedangkan pengiriman barang di Jakarta dan sekitarnya hanya membutuhkan waktu sekitar 2-3 hari. Kendala yang dihadapi adalah saat jumlah persediaan yang tidak memenuhi pemesanan, atau ada barang yang rusak.

6. Berapa minimal dan maksimal jumlah barang yang dipesan ke supplier oleh perusahaan ?

Jb. kami biasanya memesan barang dalam jumlah yang banyak karena dilihat dari lamanya waktu pengiriman itu akan membuat kami kekurangan jumlah barang jika kami memesan barang dalam jumlah yang sedikit. Minimal barang yang kami pesan biasanya sekitar 500 - 1000 kg. Dan maksimal barang yang kami pesan biasanya sekitar 5 ton. Barang tersebut dikirim dalam bentuk drum ukuran 25 kg sampai 50 kg.

7. Bagaimana selama ini perusahaan bapak melakukan penghitungan atau pengecekan jumlah barang yang ada di gudang ?

(19)

purchasing untuk kemudian di cocokan datanya dengan data yang dipegang bagian purchasing.

Setelah melakukan wawancara dan mendapatkan hasil yang diperoleh, dapat dirumuskan beberapa permasalahan sebagai berikut :

1. Keterlambatan pemesanan barang ke supplier

Hasil analisis yang didapat dari wawancara pertanyaan No. 5 Wawancara dengan Bpk. Charles menyatakan bahwa purchasing mengalami hambatan saat mencocokkan jumlah barang yang ada di gudang dan dokumen jumlah barang yang di pegang oleh bagian purchasing, sehingga memperlambat penyediaan data untuk kebutuhan pembelian ke supplier. Sehingga membuat pemesanan barang-barang yang sudah habis semakin lama dipesan kembali ke supplier dan akan menghambat proses transaksi bisnis.

Hal ini didukung hasil wawancara dengan Bpk. Pujianto pada pertanyaan No. 1 wawancara, yang menyatakan bahwa dengan bagian purchasing sering terjadi kurangnya pemantauan jumlah stok baik dari bagian logistik dan bagian purchasing sehingga terlambat membuat data laporan kekurangan barang untuk diteruskan menjadi PO pemesanan barang ke supplier.

2. Penyediaan data pendukung pemesanan yang cukup lama

(20)

oleh bagian purchasing, sehingga mengakibatkan penyediaan data pendukung pemesanan barang memakan waktu yang cukup lama.

(21)

Tabel 3.3 Evaluasi Hasil Wawancara

No. Permasalahan Yang Muncul Target Pengguna Yang

Mengalami Permasalahan

Evaluasi Dari :

1. Keterlambatan pemesanan

barang ke supplier

purchasing Pertanyaan No.5 Wawancara dengan Bpk. Charles

Purchasing mengalami hambatan saat mencocokkan jumlah barang yang ada di

gudang dan data jumlah barang yang di pegang oleh bagian purchasing,

sehingga memperlambat penyediaan data untuk kebutuhan pembelian ke

supplier. Sehingga membuat pemesanan barang-barang yang sudah habis

semakin lama dipesan kembali ke supplier.

Pertanyaan No. 1 Wawancara dengan Bpk. Pujianto

Purchasing sering kurangnya pemantauan jumlah stok baik dari bagian

logistik dan bagian purchasing sehingga terlambat membuat data laporan kekurangan barang untuk diteruskan menjadi Purchasing Order (PO) pemesanan barang ke supplier.

2. Penyediaan data pendukung

pemesanan yang cukup lama

purchasing Pertanyaan No.1 Wawancara dengan Bpk. Pujianto

(22)

No. Permasalahan Yang Muncul Target Pengguna Yang Mengalami

Permasalahan

Evaluasi Dari :

mengalami hambatan karena faktor data yang tidak cocok dengan bagian logistic

yang memantau barang secara langsung.

Logistic Pertanyaan No.5 Wawancara dengan Bpk. Charles

Data-data penghitungan jumlah barang yang dibuat oleh bagian logistik

seringkali mengalami ketidakcocokan dengan data yang dipegang oleh bagian

purchasing, sehingga mengakibatkan penyediaan data pendukung pemesanan

(23)

Setelah menganalisa permasalahan yang terdapat di dalam perusahaan, berikut ini adalah beberapa solusi yang diharapkan dapat membantu memecahkan masalah perusahaan :

1. Penyediaan aplikasi untuk pengintegrasian data dalam perusahaan.

Agar perusahaan dapat melakukan pemesanan tepat waktu, meminimalisasi kemungkinan terjadinya kekosongan stok barang, yang dapat mengakibatkan perusahaan tidak dapat memenuhi kebutuhan konsumen atas barang yang telah dipesan oleh pelanggan. Memberikan kemudahan dalam penyediaan data pendukung untuk melakukan pemesanan barang ke supplier, dan membantu dalam pengawasan ketersediaan barang.

2. Membuat aplikasi untuk memasukkan data penghitungan barang yang terintegrasi dengan bagian purchasing.

Agar data yang ada di gudang terintegrasi dengan data yang ada di bagian purchasing dengan baik. Memberikan kemudahan dalam penyediaan data jumlah barang yang langsung terintegrasi dengan bagian purchasing.

(24)

Tabel 3.4 Evaluasi Hasil Wawancara & Kuesioner Terhadap Solusi

No. Target Pengguna Informasi/Data/Fungsi Yang

Diperlukan

Value Yang Diharapkan Mengapa Mau Kembali Menggunakan Solusi

1. Purchasing • Penyediaan aplikasi untuk

pengintegrasian data dalam perusahaan

•Penyediaan aplikasi yang

membantu mengawasi jumlah ketersediaan barang.

Memberikan kemudahan dalam penyediaan data pendukung untuk melakukan pemesanan barang ke supplier, dan

membantu dalam pengawasan ketersediaan

barang.

Agar perusahaan dapat melakukan pemesanan tepat waktu, meminimalisasi kemungkinan terjadinya kekosongan stock, yang dapat mengakibatkan perusahaan tidak dapat memenuhi kebutuhan konsumen atas produk yang dijualnya.

2. Logistic •Membuat aplikasi untuk

menginput data hasil dari penghitungan barang yang terintegrasi dengan bagian purchasing.

Memeberikan kemudahan dalam penyediaan data jumlah barang yang langsung terintegrasi dengan bagian purchasing.

Agar data yang ada di gudang terintegrasi dengan data yang ada di bagian Purchasing

3. Manager Purchasing

•Penyediaan aplikasi yang

membantu mengawasi jumlah ketersediaan barang.

Mengetahui adanya kekurangan barang dengan segera dan melakukan pemesanan ke supplier untuk mencegah terjadinya kekosongan stok dalam memenuhi kebutuhan konsumen.

(25)

3.2.3 Identifikasi Permasalahan

Setelah melakukan wawancara dan melakukan evaluasi terhadap permasalahan dan solusi, berikut ini adalah identifikasi mengenai permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan :

1. Keterlambatan pemesanan barang ke supplier.

Untuk memperkuat identifikasi permasalahan ini, dilakukan analisa data wawancara yang didukung oleh hasil wawancara dengan pimpinan perusahaan, Bapak Charles, yang memberikan penjelasan melalui jawaban pertanyaan no. 5 yaitu “Purchasing mengalami hambatan saat mencocokan jumlah barang yang ada di gudang dan data jumlah barang yang di pegang oleh bagian purchasing, sehingga memperlambat penyediaan data untuk kebutuhan pembelian ke supplier. Sehingga membuat pemesanan barang-barang yang sudah habis semakin lama dipesan kembali ke supplier”.

(26)

dengan lama waktu pengiriman barang bisa sampai 3-4 minggu untuk barang tersebut dapat sampai di tempat kami.

Permasalahan ini didukung oleh hasil wawancara dengan Bapak Pujianto sebagai Manager Purchasing dan Manager Finance & Accounting, masalah keterlambatan pemesanan menjadi penghambat bagi kinerja perusahaan kami karena kurangnya pemantauan jumlah stok baik dari bagian logistik atau bagian purchasing sehingga terlambat membuat data laporan kekurangan barang untuk diteruskan menjadi Purchasing Order (PO) pemesanan barang ke supplier yang akhirnya membuat membuat jumlah persediaan barang di gudang kami menjadi terganggu (kekurangan persediaan barang). Hal tersebut dapat mengganggu proses penjualan ke konsumen saat barang yang diinginkan oleh konsumen ternyata sedang habis atau terlambat dipesan.

2. Penyediaan data pendukung pemesanan yang cukup lama.

(27)

pada pertanyaan no. 5. Hal tersebut menjadi penghambat bagi perusahaan, karena penghambat utama dalam pemesanan barang adalah masalah penyajian informasi dari data pendukung untuk melakukan pemesanan barang, seperti data jumlah barang, data barang-barang yang habis, data harga-harga barang. Seringkali terjadi ketidak cocokan antara data yang ada di bagian purchasing dan bagian logistic, membuat adanya tambahan waktu dalam melakukan persiapan sebelum melakukan pemesanan barang ke pemasok.

Selain melakukan wawancara dengan Bapak Charles, wawancara lainnya dilakukan untuk mendukung identifikasi permasalahan adalah wawancara dengan Bapak Pujianto sebagai Manager Purchasing dan Manager Finance & Accounting, difokuskan pada pertanyaan no.1 :

(28)

Tabel 3.5 Rangkuman Permasalahan Dalam Studi Kasus

No. Permasalahan Yang Diidentifikasi Sumber Identifikasi Permasalahan Verifikasi Dengan Landasan Teori

1. Keterlambatan Pemesanan Barang ke

Pemasok.

Keterlambatan pemesanan biasa

diakibatkan oleh penyediaan data

pendukung yang terlambat karena

pemesanan barang ke supplier bisa

dilakukan jika data pendukung, seperti

List barang yang telah habis (nama

barang, jumlah barang minimum, harga

barang, dll), Stock List / kartu stock dari

gudang, Stock List bagian Purchasing

sudah tersedia dengan benar., atau terjadi

keterlambatan dari bagian purchasing

untuk mengorder barang ke pemasok

karena kurang terpantaunya jumlah stok

barang di gudang.

Untuk kepastian akan permasalah ini, kami melakukan

wawancara langsung dengan pimpinan perusahaan

dan salah satu Manager perusahaan yang berhubungan

dengan pemesanan ke pemasok.

Wawancara yang dilakukan dengan Bapak Charles

sebagai Direktur dan Sales Manager PT. Sensa

Mulia Fortindo difokuskan pada pertanyaan no. 5. Perusahaan mengalami hambatan jika terus terjadi keterlambatan pemesanan ke pemasok, hal ini dapat berakibat buruk dalam penjualan produk ke pelanggan. Keterlambatan terjadi karena seringkali terjadi ketidakcocokan antara data yang ada di bagian purchasing dan bagian logistic, membuat adanya tambahan waktu dalam melakukan persiapan sebelum melakukan pemesanan barang ke pemasok. lamanya waktu dari proses pemesanan barang ke pemasok sampai tiba di perusahaan, yang seringkali

Keterlambatan masalah pemesanan

barang ke Supplier sangat

mempengaruhi kegiatan dari

perusahaan. Hal tersebut berdasarkan

teori dalam Supply Chain

Management. Bahwa pengaturan

dalam masalah keterlambatan akan

membuat kerugian perusahaan. Jadi

masalah pengaturan ini adalah tugas

dari bagian gudang (baik itu staff

Logistik, kepala logistic, dan staff

(29)

diakibatkan oleh terlambatnya data yang memberi informasi kekurangan barang di dalam perusahaan. Dengan terlambatnya data pendukung tersebut menjadi tambahan waktu lagi dalam memesan barang ke pemasok, sehingga saat diakumulasikan dengan lama waktu pengiriman barang bisa sampai 3-5 minggu untuk barang tersebut dapat sampai di tempat kami.

Kami juga melakukan wawancara dengan Bapak Pujianto sebagai Manager Purchasing dan Manager Finance & Accounting, Permasalahan ini difokuskan pada pertanyaan no. 1.

(30)

membuat jumlah persediaan barang di gudang kami menjadi terganggu (kekurangan persediaan barang). Hal tersebut dapat mengganggu proses penjualan ke konsumen saat barang yang diinginkan oleh konsumen ternyata sedang habis atau terlambat dipesan.

2. Penyediaan data pendukung

pemesanan yang cukup lama.

Dalam melakukan pemesanan ke

supplier, bagian purchasing. memerlukan

data pendukung seperti seperti List

barang yang telah habis (nama barang,

jumlah barang minimum, harga barang,

dll), Stock List atau catatan stock dari

gudang, Stock List bagian Purchasing.

Dan Seringkali terjadi ketidak cocokan

antara data tersebut, yang membuat

bagian. Purchasing dan logistic harus

melakukan pengecekan ulang /

pengecekan silang untuk mendapatkan

data yang tepat. Hal ini membuat waktu

Untuk memastikan permasalahan ini, kami melakukan

wawancara langsung dengan pimpinan perusahaan

dan salah satu Manager Perusahaan yang berhubungan

dengan Pemesanan Barang ke Supplier.

Wawancara yang dilakukan dengan Bapak Pujianto

sebagai Manager Purchasing dan Manager Finance &

Accounting, difokuskan pada pertanyaan no.1

Masalah keterlambatan pemesanan menjadi penghambat bagi kinerja perusahaan kami karena masalah pemesanan yang terlambat kedatangannya yang diakibatkan oleh data-data pendukung dari bagian purchasing untuk memesan barang ke supplier sering memakan waktu lama dalam penyediaannya karena adanya

untuk mengetahui data dalam

perusahaan mengenai jumlah

persediaan barang yang ada di

gudang maupun barang yang baru

tiba dari supplier akan membutuhkan

waktu penghitungan yang cukup

lama. Karena harus benar-benar tepat

hasil penghitungannya. Maka hal

tersebut akan membuat terlambatnya

waktu untuk melakukan pemesanan

(31)

pemesanan yang seharusnya sudah

berjalan menjadi tertunda-tunda dan

berdampak pada jumlah stok barang yang

tidak memadai untuk memenuhi

kebutuhan konsumen

ketidak samaan data dengan bagian logistik. Sehingga untuk menyiapkan ulang data-data tersebut yang menjadi pendukung dalam pemesanan barang memerlukan waktu lama.

Kami juga melakukan wawancara dengan Bapak Charles sebagai Direktur dan Sales Manager PT. Sensa Mulia Fortindo difokuskan pada pertanyaan no. 5.

(32)

3.3 Analisis Pemecahan Masalah

Setelah menganalisa seluruh permasalahan yang ada, menganalisa seluruh data yang diperoleh melalui wawancara serta melakukan identifikasi permasalahan mulai dari permasalahan utama yang dihadapi perusahaan, berikut ini akan dibahas mengenai identifikasi solusi yang diharapkan dapat memecahkan permasalahan perusahaan. Analisis ini berguna untuk menentukan solusi yang tepat dalam memecahkan masalah-masalah tersebut dengan menggunakan fungsi-fungsi dari solusi yang akan dibangun, yaitu :

1. Pengintegrasian data internal perusahaan melalui aplikasi yang ada pada website PT. Sensa Mulia Fortindo.

Dengan adanya aplikasi ini, maka bagian-bagian internal dalam perusahaan akan dengan mudah mengakses data yang telah disediakan oleh setiap bagian. Bagian-bagian internal perusahaan dapat melakukan pengecekan atas data yang bersifat penting. Bagian Purchasing bisa mendapatkan data pendukung seperti list barang yang telah habis, data jumlah persediaan barang di gudang. Jika tidak ada kecocokan data yang ada di setiap bagian maka itu akan sangat merugikan karena akan terjadi kerugian perusahaan yang bisa mempengaruhi perusahaan. Ketidaksamaan data yang ada akan membuat kesalahpahaman diantara para karyawan. Dan hal itu tidak boleh terjadi dalam suatu perusahaan.

2. Website dengan Aplikasi pengawasan jumlah stok barang melalui website PT. Sensa Mulia Fortindo.

(33)

ketersediaan jumlah barang dalam batas tertentu, karena saat mencapai batas tertentu sistem akan memunculkan peringatan dan kemudian dapat membuat laporan berupa data barang-barang yang harus dipesan dan melaporkan ke pihak - pihak terkait (staff Purchasing, Manager Purchasing). Aplikasi yang dibangun adalah memanfaatkan seutuhnya web karena keuntungannya dapat dengan cepat menerima informasi dan pengaksesannya juga mudah.

Dalam hal ini antara PT. Sensa Mulia Fortindo akan dengan cepat memperoleh informasi-informasi yang dibutuhkan dalam melakukan pemesanan barang ke supplier agar tidak terjadi keterlambatan pemesanan ke supplier.

(34)

Tabel 3.6 Tujuan Dari Solusi Yang Akan Dibangun

No. Tujuan Solusi Ditujukan Untuk Informasi/Data/Fungsi

Yang Akan Diberikan Kepada Aktor

Keuntungan Bagi Pengguna

1. Pengintegrasian Data internal Perusahaan melalui Aplikasi yang ada pada Website PT. Sensa Mulia Fortindo.

Aplikasi yang berupa layar inputan data, yang dapat diakses untuk bagian Purchasing dan Logistik. Lewat aplikasi ini barang-barang yang di beli perusahaan dari supplier dan yang dibeli konsumen ke perusahaan dapat tercatat dengan teratur dan saling terintegrasi antara pemegang data (Purchasing) dan pengawas lapangan (Logistik). Lewat sisitem ini juga dapat memberi informasi tentang jumlah ketersediaan barang sehingga perusahaan dapat mencegah terjadinya kekosongan barang sehingga menghambat penjualan barang ke konsumen.

- Staff Bagian Purchasing

- Staff Bagian Logistik

- Manager Bagian

Logistik

- Update Data Barang

- Hapus Data Barang

- Input Data Barang

Data yang digunakan bagian Purchasing dan bagian Logistik sekarang menjadi saling terhubung. (Data saling terintegrasi dengan baik). Membuat ketidak cocokan data dengan mudah dapat diatasi dan diperbaiki. Mempermudah membuat data laporan sebagai data pendukung untuk pemesanan barang. Dan proses pemasukan data menjadi lebih mudah, teratur dan efisien.

2. Aplikasi pengawasan jumlah stok barang melalui website PT. Sensa Mulia Fortindo.

- Staff Bagian Purchasing

- Manager Purchasing

- Warning jika terjadi

indikasi kekurangan stock barang.

(35)

No. Tujuan Solusi Ditujukan Untuk Informasi/Data/Fungsi Yang Akan Diberikan

Kepada Aktor

Keuntungan Bagi Pengguna

Aplikasi ini mengawasi jika terjadi kekurangan barang dan harus dilakukan pemesanan barang ke supplier maka aplikasi ini akan mengeluarkan sebuah peringatan dan membuat data berbentuk laporan yang diberikan untuk manager Purchasing. Lewat persetujuan Manager Purchasing, aplikasi bisa langsung mengirim pemesanan ke supplier lewat email. Sehingga dapat menghemat banyak waktu untuk mencegah terjadinya keterlambatan penjualan produk ke konsumen dikarenakan kekurangan stok barang.

- Pembuatan secara

otomatis Daftar pemesanan barang ke supplier.

- Konfirmasi untuk

Manager Purchasing untuk pemesanan barang ke supplier.

(36)

3.4 Perancangan Solusi

Identifikasi permasalahan yang telah dilakukan memfokuskan skripsi ini terhadap dua hal yang dihadapi oleh PT. Sensa Mulia Fortindo. Perancangan solusi yang dibangun diharapkan dapat memecahkan masalah-masalah yang telah dianalisa melalui verifikasi permasalahan dan melalui wawancara serta dapat mencapai tujuan yang telah dijelaskan dalam analisis pemecahan masalah.

3.4.1 Perancangan Proses Bisnis Diusulkan Pada Solusi

Dengan melihat kebutuhan perusahaan untuk memecahkan masalah maka dibuat suatu proses bisnis baru yang akan mendukung perusahaan dalam melakukan proses bisnis harian dengan menggunakan solusi yang ditawarkan. Dengan menggunakan proses bisnis yang baru maka perusahaan akan dengan mudah menggunakan sistem sebagai solusi dari permasalahan yang ada.

(37)

Tabel 3.7 Proses Bisnis Untuk Solusi

No. Tujuan Solusi Proses-Proses Bisnis Yang Akan Digunakan

Untuk Mewujudkan Tujuan

Fungsi/Menu dan Informasi Yang Akan Terdapat DalaProses Bisnis Tersebut

1. Pengintegrasian Data internal Perusahaan melalui Aplikasi yang ada pada Website PT. Sensa Mulia Fortindo.

Aplikasi yang berupa layar inputan data, yang dapat diakses oleh Salesman, bagian Purchasing, dan Logistik. Lewat aplikasi ini barang-barang yang di beli perusahaan dari supplier dan yang dibeli konsumen ke perusahaan dapat tercatat dengan teratur dan saling terintegrasi antara pemegang data (Purchasing) dan pengawas lapangan (Logistik). Lewat sisitem ini juga dapat memberi informasi tentang jumlah ketersediaan barang sehingga perusahaan dapat

mencegah terjadinya kekosongan barang sehingga

menghambat penjualan barang

Input Data Penjualan

Input : Bagian Sales menerima PO dari calon

pembeli baik secara hardcopy atau melalui

pemesanan yang ada diwebsite, dan memasukkan data PO tersebut ke dalam Sistem.

Proses : Saat Sistem menerima inputan PO tersebut, akan dilakukan pemeriksaan otomatis mengenai harga barang yang dipesan, jumlah ketersediaan barang tersebut, status dari calon pembeli. Jika terjadi kekurangan barang atau barang tidak tersedia maka akan dimunculkan informasi kepada sales tersebut bahwa barang sedang tidak mencukupi atau habis

Output :

- Invoice untuk calon pembeli.

- Peringatan Kekurangan Barang ke bagian

Purchasing dan Manager Purchasing.

- Fungsi View Produk

Konsumen dapat melihat Produk yang dijual oleh perusahaan.

- Fungsi Shoping Chart

Konsumen dapat melakukan pemesanan produk lewat website PT. Sensa Mulia Fortindo. Pemesanan yang dilakukan lewat website akan secara otomatis terbuat dalam bentuk PO dan dikirim ke pihak Salesman untuk dibuatkan invoicenya.

- Fungsi History

Lewat fungsi ini konsumen dapat melihat pemesanan-pemesanan yang sudah pernah dibuat, dan untuk pemesanan yang baru konsumen dapat melakukan cetak invoice jika PO yang diajukan sudah diterima dan akan segera dikirimkan.

- Fungsi Penjualan

(38)

No. Tujuan Solusi Proses-Proses Bisnis Yang Akan Digunakan Untuk Mewujudkan Tujuan

ke konsumen.

Fungsi Pembelian

Fungsi yang digunakan bagian Purchasing untuk memasukkan data pembelian yang akan di buatkan bentuk PO nya oleh sistem dan kemudian akan di otorisasi oleh Manager Purchasing sebelum dikirim ke supplier.

- Fungsi Peringatan

(39)

2. _{Aplikasi pengawasan}

jumlah stok barang melalui website PT. Sensa Mulia Fortindo.

Aplikasi ini mengawasi jika terjadi kekurangan barang dan harus dilakukan pemesanan barang ke supplier maka aplikasi ini akan mengeluarkan sebuah peringatan dan membuat data

berbentuk laporan yang diberikan untuk manager Purchasing. Lewat persetujuan Manager Purchasing, aplikasi bisa langsung mengirim pemesanan ke supplier lewat email. Sehingga dapat menghemat banyak waktu untuk mencegah terjadinya keterlambatan penjualan produk ke konsumen karena kekurangan stock barang.

Input Data Pembelian

Input : PO yang dibuat oleh bagian Purchasing atau PO yang di buat otomatis oleh system berdasarkan kekurangan barang yang terjadi dan sudah di otorisasi oleh Manager Purchasing.

Proses : Berdasarkan Kekurangan Barang yang terjadi maka sistem akan merespon dengan memberikan peringatan kepada user dibagian Purchasing dan Manager Purchasing. Dari peringatan tersebut akan muncul sebuah tampilan dokumen PO untuk supplier dan Manager Puchasing dapat langsung mengotorisasi untuk dikirim ke supplier melalui e-mail ataupun melakukan ubahan terhadap isinya yaitu Harga Barang (sesuai negosiasi terbaru antara Manager Purchasing dengan pihak Supplier) , Jumlah barang yang akan dipesan (dengan jumlah yang dianggap sesuai dengan Manager Purchasing). Ataupun Bagian Purchasing dapat membuat PO secara manual sesuai kebutuhan dan kemudian akan dibuat format PO nya oleh sistem dan diotorisasi oleh Manager Purchasing.

- Fungsi Peringatan

(40)

Output :

• Dokumen PO untuk dikirim ke supplier

• Invoice yang dikirim supplier

Peringatan Terjadinya Kekurangan Barang

Input : Pemberitahuan / Peringatan otomatis dari system bahwa ada indikasi kekurangan stok barang berdasarkan data barang yang ada di sistem.

Proses : Saat terjadi pembelian oleh konsumen

maka otomatis sistem akan mengupdate data

(41)

Output :

PO pemesanan barang kesupplier yang

sudah di setujui atau diperbaharui(edit)

(42)

Berikut ini adalah penjelasan dari proses bisnis pemesanan ke supplier dan pemesanan dari pelanggan setelah menggunakan solusi untuk memecahkan masalah-masalah yang telah diidentifikasi, dilengkapi dengan gambaran Diagram Aliran Dokumen (DAD) dari proses bisnis yang baru.

3.4.1.1 Proses Baru untuk Pemesanan ke Supplier

Divisi Purchasing PT Sensa Mulia Fortindo mempunyai wewenang sebagai admin untuk membuat pemesanan ke supplier berdasarkan keperluan pada saat itu. Pemesanan dapat dibuat berdasarkan warning atau peringatan yang ada disediakan oleh sistem karena terjadi kekurangan stok barang yang disebabkan oleh pemesanan dan pembelian oleh pelanggan atau pemesanan dapat dibuat secara manual lewat aplikasi yang sudah ada dengan persetujuan dari manager purchasing.

(43)

dilakukan sebelumnya. Dengan begitu waktu untuk memesan barang dapat dipersingkat dan meminimalisasi kemungkinan terhambatnya penjualan kepelanggan dikarenakan keterbatasan atau kehabisan stok barang.

(44)

(45)

3.4.1.2 Proses Baru untuk Pemesanan dari Pelanggan

Divisi Sales PT. Sensa Mulia Fortindo mempunyai wewenang sebagai admin Sales yang bertanggung jawab memberikan informasi penjualan ke pelanggan lewat sarana berita yang ada pada website PT. Sensa Mulia Fortindo dan menindak lanjuti pemesanan yang sudah dilakukan pelanggan hingga pelanggan mendapatkan barang pesanannya.

(46)

(47)

3.4.2 Perancangan Diagram Aliran Dokumen atau DAD Sistem yang Diusulkan

3.4.2.1 Diagram Konteks Sistem yang Diusulkan

Diagram konteks menunjukkan alur data yang terjadi antara pengguna dengan sistem secara umum.

(48)

3.4.2.2 Diagram Level Nol Sistem yang Diusulkan

Diagram Level Nol merupakan lanjutan dari diagram konteks, di mana sistem dari aplikasi PT. Sensa Mulia Fortindo diperlihatkan lebih detail.

(49)

3.4.3 Perancangan Struktur Fungsi/Menu Pada Solusi

Perancangan proses bisnis setelah menggunakan solusi telah dibahas secara jelas pada subbab sebelumnya. Pada sub bab ini akan dibahas mengenai fungsi-fungsi yang akan terdapat di dalam solusi yang dibangun. Informasi yang dihasilkan dari fungsi yang dirancang terhadap masing-masing aktor yang berperan, ditujukan untuk memecahkan permasalahan PT. Sensa Mulia Fortindo yang telah diidentifikasikan sebelumnya.

Tabel 3.8 Fungsi/Menu vs Pengguna

No. Fungsi/Menu

Aplikasi

Aktor dan Hak Akses Yang

Akan Menggunakan Fungsi/Menu Tersebut

Data Yang Akan Dientri, Proses Yang Akan Dilakukan atau Informasi Yang Akan Dihasilkan oleh Fungsi/Menu Terhadap Aktor

1. Fungsi View Produk

Public , Konsumen => Melihat informasi

Bagi setiap orang yang dapat mengakses halaman web ini dapat melihat informasi mengenai produk-produk yang ditawarkan oleh PT. Sensa Mulia Fortindo.

a. Data Entri : ----

b. Proses yang Dilakukan :

Menampilkan produk-produk yang ditawarkan oleh perusahaan berdasarkan data base yang ada.

c. Informasi Yang Dihasilkan :

informasi produk yang dipasarkan oleh PT. Sensa Mulia Fortindo

2. Fungsi Login

Pelanggan => memasukkan

data ID anggota dan password

Pelanggan dapat melakukan login jika sudah diberi username dan password oleh bagian Sales atau Salesman. Setelah mendapatkan ID anggota dan password, maka pelanggan dapat melakukan

perubahan dalam account

kepunyaan dia tersebut. Dengan melakukan Login

maka user dapat melakukan

akses terhadap pemesanan produk dan data-data yang

hanya dapat dilihat oleh user

yang login sebagai pelanggan. Salesman yang menentukan konsumen mana yang dapat

A. Data Entri :

• Admin ID

• Admin Password

B. Proses yang Dilakukan :

1. Admin melakukan login

dengan memasukkan ID dan password pada halaman login

2. Login Berhasil

3. Admin Masuk ke Halaman

(50)

No. Fungsi/Menu Aplikasi

menerima ID anggota dan password untuk melakukan login berdasarkan persetujuan dari Manager Sales.

Admin => memasukkan Admin ID dan password

Admin mempunyai ID sendiri tergantung dari jabatan yang

dipegangnya dalam perusahaan. Bagian purchasing

; Bagian Sales atau Salesman ; Manager Purchasing

3. Fungsi Shoping Chart

Dengan Fungsi Shoping Chart ini maka pelanggan dapat memesan produk lewat website PT. Sensa Mulia Fortindo.

Pelanggan dapat melakukan login jika sudah diberi username dan password oleh bagian Sales / Salesman. Setelah mendapatkan ID anggota dan password, maka pelanggan dapat melakukan

yang login sebagai pelanggan. Salesman yang menentukan konsumen mana yang dapat menerima ID anggota dan password untuk melakukan login berdasarkan persetujuan dari Manager Sales.

a. Data Entri :

1. ID dan password pelanggan

b. Proses yang Dilakukan :

Pelanggan dapat memilih langsung barang yang akan ia pesan dengan mengklik barang yang tampil pada halaman fungsi ini. Setelah selesai memilih barang yang diperlukan maka akan dilanjutkan ke halaman yang menampilkan daftar belanjaan yang baru dipilih. Kemudian akan ditampilkan laporan pembelian kepada pelanggan dengan bentuk PO yang akan diperiksa dan disetujui oleh pelanggan kemudian dikirimkan ke bagian Sales PT. Sensa Mulia Fortindo.

c. Informasi Yang Dihasilkan :

- Konfirmasi login berhasil atau

tidak

- Informasi laporan daftar

belanjaan berbentuk PO.

4. Fungsi History

(51)

Lewat fungsi ini konsumen dapat melihat pemesanan-pemesanan yang sudah pernah ia buat

Pelanggan dapat melakukan login jika sudah diberi username dan password oleh bagian Sales / Salesman. Setelah mendapatkan ID anggota dan password, maka pelanggan dapat melakukan

yang login sebagai pelanggan. Salesman yang menentukan konsumen mana yang dapat menerima ID anggota dan password untuk melakukan login berdasarkan persetujuan dari Manager Sales.

b. Proses yang dilakukan :

- Masukkan id pelanggan dan

passwordnya

- Validasi id dan password

c. Informasi yang dihasilkan :

tidak

- Menampilkan informasi pemesanan yang sudah pernah dilakukan oleh pelanggan.

5. Fungsi Penjualan

Bagian Sales / Salesman yang dapat mengakses fungsi ini untuk memasukkan data penjualan berdasarkan PO yang di berikan oleh pelanggan yang melalui website atau calon pembeli lewat form PO konvensional.

; Bagian Sales / Salesman ; Manager Purchasing

A. Data entri : Id dan password

B. Proses yang dilakukan :

- Masukkan id admin (Sales /

Salesman) dan passwordnya

C. Informasi yang dihasilkan :

tidak

- Mengecek order dari

(52)

6. Fungsi Pembelian

Bagian Purchasing yang dapat mengakses fungsi ini untuk memasukkan data pembelian ke supplier.

passwordnya

- Input data pembelian barang

kesupplier.

tidak

- PO untuk melakukan

pemesanan kepada supplier.

7. Fungsi Peringatan

Bagian Purchasing yang dapat menggunakan fungsi ini untuk melihat PO yang dibuat secara otomatis oleh sistem dengan mengacu kepada kondisi jumlah stok barang sesuai database barang.

Untuk Manager Purchasing juga dapat menggunakan fungsi ini dan dapat melakukan perubahan dalam PO yang

ditampilkan sebelum diotorisasi dan dikirimkan ke

supplier.

passwordnya

tidak

- Mengecek order dari

(53)

3.4.4 Perancangan Layar (Storyboard) Pada Solusi

Fungsi-fungsi yang telah dijelaskan pada perancangan fungsi atau menu pada solusi akan memberi kemudahan dalam perancangan layar-layar yang akan dibangun berikut ini :

Tabel 3.9 Fungsi/Menu vs Layar (Storyboard)

Digunakan Pada Proses Bisnis Baru

Nama Layar (Storyboard)

1. Fungsi View Produk

Input Data Penjualan 1a. View Product :

Layar ini akan menampilkan produk-produk yang bisa didapatkan atau dipesan oleh konsumen.

2. Fungsi Keranjang Belanja

Input Data Penjualan 2a. Shoping Chart :

Layar ini akan menampilkan barang-barang yang sudah dipilih untuk dipesan oleh konsumen. Serta akan menampilkan detil dari barang-barang tersebut.

3. Fungsi Rekam

Input Data Penjualan 3a. History :

Layar ini akan menampilkan pemesanan-pemesanan yang sudah pernah dilakukan oleh konsumen sebelumnya.. lewat layar ini konsumen dapat melakukan cetak dokumen invoice dari transaksi yang terbaru jika ia belum menerima dokumen invoice.

4. Fungsi Penjualan

Input Data Penjualan 4a. Penjualan :

Layar ini akan menampilkan fasilitas untuk menerima inputan data PO dari konsumen untuk dimasukkan ke system yang kemudian diproses menjadi invoice untuk konsumen. 5. Fungsi

Pembelian

Input Data Pembelian

5a. Pembelian :

Layar ini akan menampilkan fasilitas untuk menerima inputan data PO kepada supplier untuk dimasukkan ke system yang kemudian diproses dan siap dikirimkan ke supplier sebagai dokumen PO ke supplier.

6. Fungsi Peringatan

Input Data Pembelian

6a. Warning :

berupa layar peringatan jika terjadinya indikasi kekurangan barang dimana jumlah barang sama dengan jumlah min stock dalam database.

Peringatan Terjadinya

Kekurangan Barang

6b. Warning :

(54)

Berikut ini adalah beberapa tampilan rancangan layar dalam website : 1. Rancangan Layar Menu Utama.

Rancangan layar berikut ini ditujukan untuk seluruh pengguna yang mengakses website PT. Sensa Mulia Fortindo.

Gambar 3.10 Rancangan layar Menu Utama

Layar ini merupakan layar utama untuk seluruh pengguna yang mengakses website PT. Sensa Mulia Fortindo.

”Utama” merupakan tempat untuk melihat sejarah perkembangan dari PT. Sensa Mulia Fortindo.

”Produk” merupakan tempat untuk melihat data-data dari produk yang ada di PT. Sensa Mulia Fortindo.

(55)

”Berita dan Promosi” merupakan tempat untuk melihat berita terbaru dari PT. Sensa Mulia Fortindo dan juga melihat promosi produk apa yang dikeluarkan oleh perusahaan agar pelanggan mengetahui tanggal dari promosi itu berlangsung.

2. Rancangan Layar Detail Berita dan Promo.

Rancangan layar berikut ini ditujukan untuk seluruh pengguna yang dapat mengakses website ini.

Gambar 3.11 Rancangan Layar Detail Berita dan Promo

Layar ini merupakan layar utama yang ada di menu Utama yang dapat diakses oleh seluruh pengguna dari website ini.

(56)

”Tanggal Berita” merupakan tempat untuk mengubah tanggal dari berita maupun promo yang dilakukan oleh perusahaan. Fitur ini dapat diakses oleh semua pengguna.

”Sebelumnya” merupakan fitur untuk melihat data yang terdapat di halaman sebelumnya.

”Selanjutnya” merupakan fitur untuk melihat data yang terdapat di halaman selanjutnya.

3. Rancangan Layar Menu Login.

Rancangan layar berikut ini ditujukan untuk pengguna yang memiliki akses ke website ini.

Gambar 3.12 Rancangan Layar Login

(57)

”Id” merupakan tempat untuk anggota memasukkan ID anggota yang pastinya berbeda bagi setiap pengguna karena username itu bersifat perseorangan.

”Password” merupakan tempat untuk anggota memasukkan password atau kata sandi yang pastinya berbeda bagi setiap pengguna.

Menu ”Login” berguna bagi para pengguna untuk melakukan login setelah memasukkan Id dan password pengguna.

Menu ”Ulangi” berguna bagi pengguna untuk membatalkan login setelah memasukkan Id dan password pengguna. Dan menu ini akan secara otomatis menghapus Id dan password yang telah terisi agar tidak diketahui oleh pengguna lain.

4. Rancangan Layar Menu Produk.

(58)

Gambar 3.13 Rancangan layar Menu Produk

Layar ini merupakan layar yang digunakan untuk melihat apa saja produk yang ditawarkan oleh PT. Sensa Mulia Fortindo dan berikut harga dari produk tersebut. “Cari Produk” merupakan tempat untuk mencari nama produk secara cepat tanpa harus kesulitan mencari di halaman produknya.

(59)

5. Rancangan Layar Menu Utama setelah Login sebagai Pelanggan.

Rancangan layar berikut ini adalah layar di dalam menu Utama setelah melakukan login yang hanya bisa diakses oleh pengguna yang mempunyai id anggota di website.

Gambar 3.14 Rancangan layar setelah Login Pelanggan

Layar berikut ini merupakan layar yang tampil setelah pengguna melakukan login.

“Selamat Datang” merupakan fitur untuk menyatakan salam kepada pengguna yang telah masuk ke dalam website ini.

“Jam” merupakan fitur untuk melihat waktu bagi pengguna yang telah melakukan login.

(60)

“Data Diri” merupakan tempat untuk melihat data pribadi dari pengguna tersebut dan data yang ada bisa diubah sesuai keinginan pengguna.

“Ganti Password” merupakan tempat untuk mengubah password jika passwordnya ingin diubah. Password ini bisa berupa angka dan huruf.

“Rekam Pesanan” merupakan tempat bagi pelanggan dapat melihat produk yang sudah pernah dilakukan sebelumnya. Fitur ini berupa Purchasing Order yang sudah dibuat sebelumnya.

“Keranjang Belanja” merupakan tempat bagi pelanggan yang ingin melakukan pembelian produk dengan melakukan pemesanan terlebih dahulu kepada perusahaan agar lebih mudah mengecek pesanan dari pelanggan.

6. Rancangan Layar Detail Berita dan Promo setelah Login sebagai

Pelanggan.

(61)

Gambar 3.15 Rancangan Layar detail berita setelah login bagi pelanggan

Layar ini merupakan isi dari detail berita dan promosi yang dilakukan pelanggan setelah melakukan login.

“Berita dan Promosi” merupakan tempat untuk melihat berita apa saja yang terjadi di perusahaan dan juga promosi apa saja yang dibuat oleh PT. Sensa Mulia Fortindo.

7. Rancangan Layar Menu Produk setelah Login sebagai Pelanggan.

(62)

Gambar 3.16 Rancangan menu produk Setelah login Pelanggan

(63)

8. Rancangan Layar Data Diri setelah Login sebagai Pelanggan.

Rancangan berikut ini adalah layar untuk mengetahui data diri dari pelanggan.

3.17 Rancangan Layar Data Diri

Layar ini merupakan layar untuk pelanggan dapat merubah data dirinya jika ada data yang berubah. Perubahan itu akan secara otomatis masuk ke dalam database perusahaan.

“Nama” merupakan tempat untuk pengguna memberikan nama agar perusahaan mengetahui dengan jelas nama dari pengguna yang telah login.

(64)

“Alamat” merupakan tempat untuk memberikan alamat yang jelas dan benar kepada perusahaan. Alamat tersebut harus jelas dan pasti untuk memberi kemudahan bagi perusahaan mengecek apakah pelanggan tersebut ada atau tidak.

9. Rancangan Layar Pemberitahuan Data Diri berhasil di ubah.

Rancangan berikut ini merupakan layar pemberitahuan bahwa data diri dari pengguna berhasil diubah.

Gambar 3.18 Rancangan Layar Informasi

“OK” berguna untuk memberitahukan kepada pengguna bahwa perubahan yang dilakukan telah berhasil diubah dan disimpan.

10.Rancangan Layar Ganti Password setelah Login sebagai Pelanggan.

(65)

Gambar 3.19 Rancangan Layar Ganti Pasaword

Layar ini merupakan layar untuk merubah password yang lama dengan password yang baru.

“Password Lama” merupakan tempat untuk mencantumkan password lama dari pengguna.

“Password Baru” merupakan tempat untuk mengisi password lama dengan password yang baru sesuai dengan keinginan pengguna. Password ini bisa berupa gabungan angka dengan huruf.

(66)

11.Rancangan Layar Pemberitahuan Password berhasil diubah.

Rancangan layar berikut ini untuk memberitahukan pengguna bahwa password yang diubah telah berhasil diubah dan secara otomatis tersimpan di dalam Database Perusahaan.

Gambar 3.20 rancangan Layar Pemberitahuan Ganti password

“OK” berguna untuk tombol melakukan perubahan terhadap password yang telah berubah.

12.Rancangan Layar Menu Rekam Pesanan setelah Login.

(67)

Gambar 3.21 Rancangan Layar Rekam Pesanan setelah Login

Layar ini adalah layar untuk bagian internal perusahaan yang ingin mengecek pesanan dari pelanggan untuk dicek apakah pelanggan tersebut sudah lunas atau belum dalam masalah pembayaran.

“Tanggal Pesan” merupakan tempat untuk melihat tanggal terjadi transaksi yang dilakukan oleh pelanggan dalam membeli barang di perusahaan (barang sudah diterima oleh pelanggan yang memesan).

No. PO“ merupakan tempat untuk melihat nomor Purchasing Order (PO) dari transaksi pemesanan barang pada masing-masing pelanggan. Jadi No. PO bagi tiap pelanggan akan berbeda dalam data di perusahaan.

(68)

“Cari No. PO” merupakan tempat untuk mencari No. PO transaksi secara cepat tanpa harus melihat satu persatu datanya. Fitur ini akan mempermudah bagian internal perusahaan dalam mencari No. PO pelanggan yang diinginkan.

“GO” berguna untuk melakukan pencarian jika “Cari No. PO” nya sudah tertulis dengan jelas dan lengkap.

13.Rancangan Layar Detail Rekam Pesanan setelah Login sebagai Pelanggan.

Rancangan Layar berikut ini adalah layar untuk melihat detail setelah melakukan pesanan barang dari pelanggan.

Gambar 3.22 Rancangan Layar Detail Rekam Pesanan

Rancangan layar ini merupakan layar untuk melihat detail dari website mengenai pesanan yang telah dilakukan oleh pelanggan.

(69)

“Nama Barang” merupakan tempat untuk melihat nama barang yang dipesan oleh pelanggan agar bagian admin perusahaan tidak melakukan kesalahan dalam pencatatan pesanan barang oleh pelanggan.

“Harga Satuan” merupakan tempat untuk melihat harga satuan dari setiap produk yang dipesan.

“Jumlah” merupakan tempat untuk melihat jumlah dari setiap barang yang dipesan. “Sub-Total” merupakan tempat untuk melihat total jumlah harga dari satu barang yang dipesan sebelum semua barangnya dijumlah.

“Total” merupakan tempat untuk menjumlahkan seluruh harga dari sub-total produk yang telah dipesan.

14.Rancangan Layar Menu Keranjang Belanja setelah Login sebagai

Pelanggan.

(70)

Layar ini adalah rancangan layar untuk melihat menu dari keranjang belanja yang dilakukan oleh pelanggan.

“Hapus Catatan” berguna untuk melakukan penghapusan data dari pesanan yang dilakukan. Data akan secara otomatis terhapus dari website karena belum dilakukan persetujuan oleh pelanggan.

“Beli” berguna untuk melakukan persetujuan pesanan dari produk yang dibeli. Data tersebut akan tersimpan dalam database perusahaan untuk diketahui oleh bagian internal perusahaan.

15.Rancangan Layar Menu Data Karyawan setelah Login sebagai Admin.

Rancangan layar ini merupakan layar menu dari karyawan PT. Sensa Mulia Fortindo yang dilakukan oleh bagian internal perusahaan yang memiliki id pada website ini.

(71)

“Data Karyawan” merupakan tempat untuk melihat data-data dari karyawan PT. Sensa Mulia Fortindo.

“Data Profil” merupakan tempat untuk melihat profil setiap karyawan dan profil dari pelanggan.

“Data Berita” merupakan tempat untuk melihat semua berita terbaru yang ada di website yang telah dikeluarkan oleh PT. Sensa Mulia Fortindo.

“Data Supplier” merupakan tempat untuk melihat semua data dari pemasok yang ada hubungannya dengan perusahaan. Data Pemasok sangat penting untuk data perusahaan agar mereka mengetahui dengan jelas siapa saja nama pemasok yang akan menjadi pemasok produknya.

“Data Pelanggan” merupakan tempat untuk melihat data semua pelanggan yang menjadi pembeli tetap bagi perusahaan.

“Data Barang” merupakan tempat untuk melihat semua data barang yang ada di PT. Sensa Mulia Fortindo.

“Data Pembelian” merupakan tempat untuk melihat semua data transaksi pembelian yang dilakukan oleh pelanggan.

“Data Penjualan” merupakan tempat untuk melihat semua data transaksi penjualan yang dilakukan oleh perusahaan kepada Supplier.

“Kode” merupakan tempat untuk melihat id dari karyawan yang bekerja di PT. Sensa Mulia Fortindo. Kode Karyawan ini akan berbeda dengan setiap karyawan yang ada di perusahaan.

(72)

“Tgl Gabung” merupakan tempat untuk melihat kapan karyawan tersebut mulai bekerja di perusahaan agar karyawan dan perusahaan mengetahui sudah berapa lama mereka bekerja di perusahaan.

“Jabatan” merupakan tempat untuk melihat apa nama jabatan dari karyawan yang telah diterima bekerja di perusahaan.

“Cari Nama Karyawan” berguna untuk mencari data nama karyawan secara cepat tanpa harus mengecek satu persatu nama karyawan.

“Tambah Data Karyawan” berguna untuk menambah data karyawan ke dalam database perusahaan.

16.Rancangan Layar Detail Ubah Data Karyawan setelah Login sebagai

Admin.

Rancangan layar berikut ini merupakan layar untuk melihat detail dari setiap data karyawan perusahaan.

(73)

Layar ini merupakan layar untuk melihat detail dari setiap perubahan data karayawan yang terjadi di perusahaan.

“Username” merupakan tempat untuk menuliskan id dari karyawan.

“Profile” merupakan tempat untuk menentukan apakah jabatan dari karyawan tersebut.

17.Rancangan Layar Detail Tambah Data Karyawan setelah Login sebagai

Admin.

Rancangan layar berikut ini merupakan layar untuk menambah data dari karyawan perusahaan yang mengalami perubahan.

(74)

18.Rancangan Layar Menu Data Supplier setelah Login sebagai Admin.

Rancangan layar berikut ini merupakan layar untuk melihat data pemasok dari perusahaan. Data ini penting untuk perusahaan karena dengan adanya data ini akan mempermudah perusahaan dalam mencari daftar pemasok yang akan menyediakan bahan untuk keperluan perusahaan.

Gambar 3.27 Rancangan layar Menu Data Supplier

Layar ini adalah layar untuk data supplier yang akan mempermudah perusahaan dalam mencari data-data pemasok untuk produk PT. Sensa Mulia Fortindo.

(75)

19.Rancangan Layar Detail Ubah Data Supplier setelah Login sebagai Admin.

Rancangan layar berikut ini untuk mengubah data dari supplier perusahaan PT. Sensa Mulia Fortindo.

Gambar 3.28 Rancangan layar Detail Ubah Data Supplier

Rancangan Layar ini merupakan layar untuk melihat detail dari setiap perubahan data pemasok bagi perusahaan karena akan sangat penting.

20.Rancangan Layar Detail Tambah Data Supplier setelah Login sebagai

Admin.