PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM
PENGELOLAAN PROYEK DI CV. METRIC DESIGN
Oleh:
Robi Tanzil Ganefi 57.101.11.080
TESIS
Untuk memenuhi salah satu syarat ujian guna memperoleh gelar Magister Sistem Informasi
PROGRAM PASCASARJANA
MAGISTER SISTEM INFORMASI
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
v
1. 2 Identifikasi Masalah ... 3
1. 3 Tujuan ... 3
1. 4 Manfaat ... 3
1. 5 Batasan Masalah ... 4
1. 6 Sistematika Penulisan... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 6
2. 1 Knowledge ... 6
2. 2 Skala Pengetahuan ... 7
2. 3 Konversi Pengetahuan ... 8
2. 4 Knowledge Management (KM) ... 9
2. 5 Knowledge Management System (KMS) ... 12
2. 6 Knowledge Repositories ... 13
2. 7 Organizational Learning ... 13
vi
BAB III OBJEK DAN METODOLOGI PENELITIAN ... 15
3. 1 Objek Penelitian ... 15
3. 2 Visi dan Misi ... 16
3. 3 Struktur Organisasi... 16
3. 4 Metodologi Penelitian ... 17
3. 4. 1 Identifikasi Masalah ... 18
3. 4. 2 Kajian Penelitian Terkait ... 19
3. 4. 3 Observasi ... 19
3. 4. 4 Wawancara ... 19
3. 4. 5 Focus Group Discussion (FGD) ... 19
3. 4. 6 Analisis Infrastruktur ... 20
3. 4. 7 Penyesuaian Knowledge Management dengan Strategi Bisnis ... 20
3. 4. 8 Merancang Infrastruktur Knowledge Management ... 21
3. 4. 9 Melakukan Audit Aset dan Sistem ... 22
3. 4. 10 Merancang Tim Knowledge Management ... 22
3. 4. 11 Membuat Prototipe Knowledge Management ... 23
BAB IV ANALISIS KNOWLEDGE MANAGEMENT ... 24
4. 1 Tujuan Perancangan Knowledge Management System ... 24
4. 2 Analisis Infrastruktur ... 24
4. 2. 1 Infrastruktur Jaringan ... 25
4. 2. 2 Media Penyimpanan ... 26
4. 3 Analisis Strategi Bisnis ... 27
vii
4. 4. 1 Pengetahuan Individu ... 30
4. 4. 2 Manajemen Proyek ... 31
4. 5 Konversi Pengetahuan ... 32
BAB V PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM ... 34
5. 1 Perancangan Infrastruktur Knowledge Management ... 34
5. 2 Penyesuaian Knowledge Management dengan Strategi Bisnis ... 35
5. 3 Hasil Audit Aset dan Sistem ... 38
5. 4 Pembentukan Tim Knowledge Management ... 41
5. 5 Perancangan Blueprint Knowledge Management System ... 43
5. 5. 1 Interface Layer ... 43
5. 5. 2 Access and Authentication Layer ... 43
5. 5. 3 Collaborative Filtering and Intelligence Layer ... 44
5. 5. 4 Application Layer ... 45
5. 5. 5 Transport Layer ... 49
5. 5. 6 Middleware and Legacy Integration Layer ... 50
5. 5. 7 Repository Layer ... 50
5. 6 Fungsionalitas Knowledge Management System ... 56
5. 7 Konversi Pengetahuan ... 61
5. 8 Evaluasi Tujuan dan Blueprint Knowledge Management System ... 65
5. 9 Roadmap Implementasi Knowledge Management System ... 67
5. 9. 1 Komponen Knowledge Management System ... 67
5. 9. 2 Sumber Daya Knowledge Management System ... 68
viii
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN... 70
6. 1 Kesimpulan ... 70
6. 2 Saran ... 71
72
DAFTAR PUSTAKA
CV. Metric Design. 2013. Grafik Proyek CV. Metric Design. Bandung.
Dalkir, Kimiz. 2005. Knowledge Management In Theory And Practice. Elsevier
Butterworth–Heinemann
Davenport, Thomas H, De Long, David W, Beers, Michael C. 1997. Building
Succesfull Knowledge Management Projects. Center for Business Innovation
Working Paper.
Earl, M., and I. Scott, What Is a Chief Knowledge Officer, Sloan Management
Review, Winter (1999), 29–38.
Easterby-Smith, M., M. Lyles. 2003. The Blackwell handbook of organizational
learning and knowledge management. Oxford: Blackwell.
IDC Worldwide Mobile Phone Tracker. 2013. Press Release February 14, 2013.
http://www.idc.com/getdoc.jsp?containerId=prUS23946013. Diakses pada 24
April 2013 01:34.
Gasik, Stanislaw. 2011. A Modelof Project Knowledge Management. Project
Management Journal. Warsaw, Poland. Vol. 42, No. 3, 23–44.
Nonaka, Takeuchi. 1995. The Knowledge-Creating Company. New York : Oxford
University press.
Project Management. 2008. A guide to project management body of knowledge
(PMBOK® Guide).
Tiwana, Amrit. 2002. The Knowledge Management Toolkit. Prentice Hall PTR.
von Krogh, G. Care in Knowledge Creation. California Management Review, 1998,
73
Wilkinson, S. 2004. Focus group research. In D. Silverman (ed.), Qualitative
research: Theory, method, and practice (pp. 177–199). Thousand Oaks, CA:
iii
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum Wr. Wb.
Dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Allah SWT, atas rahmat dan
karunia-Nya tesis dengan judul “Perancangan Knowledge Management System
Pengelolaan Proyek di CV. Metric Design” sebagai syarat untuk menyelesaikan
program studi Strata II Jurusan Magister Sistem Informasi Fakultas Pascasarjana
Universitas Komputer Indonesia dapat selesai sebagaimana mestinya..
Terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Ibu, Ayah, dan Adik tercinta yang telah memberikan dukungan baik moril
maupun materil yang tak terhingga selama ini.
2. Bapak Dr. Eng. Ana Hadiana dan Ibu Imelda, S.T., M.T. selaku dosen
pembimbing yang telah membimbing dan memberikan pengarahan dalam
penyusunan tesis ini.
3. Ibu Wartika , S. Kom., M. T. selaku dosen penguji yang telah memberikan
saran dan kritik.
4. Geraldi, Fikri, Teh Yanti, Myrna, dan Nizar yang saling mendukung dalam
berlangsungnya proses bimbingan sehingga bisa menuntaskan tesis ini.
5. Teman-teman kelas MSI 2 BU angkatan 2012 yang telah bersama-sama
melewati masa-masa kuliah selama kurang lebih dua tahun.
6. Seluruh Dosen dan Staff pengajar jurusan Magister Sistem Informasi
Pascasarjana Universitas Komputer Indonesia.
7. Semua pihak yang terlibat dan ikut membantu dalam tugas akhir ini baik
iv
8. Dan yang paling special kepada Renny Kurnia, calon istri tercinta, yang
tiada hentinya memberikan dorongan sehingga tesis ini dapat terselesaikan.
Sangat disadari bahwa dalam pelaksanaan dan penyusunan laporan tesis
ini masih banyak kekurangan dan jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu saran
dan kritik yang membangun sangat diharapkan untuk pengembangan ke arah yang
lebih baik.
PERSONAL DETAILS
Name : Robi Tanzil Ganefi
Place/Date of birth : Tasikmalaya/December, 7th 1988
Nationality : Indonesia
Gender : Male
Religion : Moslem
Marital status : Single
Temporary Address : Jalan Tubagus Ismail Dalam Gang 2 No. 22 RT 003/007
Kelurahan Sekeloa Kecamatan Coblong Bandung 40132
Permanent Address : Kp. Sindangwargi No. 99 RT 002/001 Kelurahan
Sukamaju Kidul Kecamatan Indihiang Kota Tasikmalaya
46151
Mobile : +62 896 5511 0896
Email : robi.tanzil.g@gmail.com
FORMAL EDUCATION
2007 : S1 Teknik Informatika UNIKOM
1 BAB I
PENDAHULUAN
1. 1Latar Belakang
CV. Metric Design merupakan salah satu startup company di Bandung yang
bergerak dalam bidang jasa pembuatan perangkat lunak. Mayoritas perangkat lunak
yang dibuat oleh CV. Metric Design berupa perangkat lunak mobile dan website.
Banyaknya permintaan pembuatan perangkat lunak mobile dan website ini tentunya
tidak lepas dari pesatnya perkembangan perangkat mobile (IDC : 2013) baik dalam
konteks penggunaan individu sehari-hari maupun dalam untuk memenuhi kebutuhan
internal dan eksternal perusahaan.
Data proyek CV. Metric Design tahun 2011-2012 menggambarkan adanya
peningkatan permintaan pembuatan perangkat lunak mobile lebih dari 100% (CV.
Metric Design: 2013). Hanya saja peningkatan kebutuhan perusahaan terhadap
pembuatan aplikasi mobile dan website tidak bisa tertutupi dengan sumber daya
manusia yang ada. Untuk menutupi kekurangan dalam hal sumber daya manusia,
selain melakukan rekrutmen pegawai baru, CV. Metric Design juga menggunakan
jasa pihak ketiga sebagai tenaga kontrak baik secara personal maupun perusahaan.
Namun dengan adanya penggunaan jasa pihak ketiga tidak jarang menyebabkan
kerugian bagi perusahaan berupa hilangnya knowledge pada saat kontrak selesai. Hal
tersebut terjadi dikarenakan tenaga kontrak tidak menyimpan knowledge yang
berkaitan dengan proyek yang dikerjakan. Sebagai contoh, perusahaan tidak
mengetahui solusi apa saja yang telah dilakukan oleh pegawai kontrak dalam
mengatasi permasalahan pada saat pengerjaan proyek. Sehingga solusi-solusi untuk
2
berikutnya harus kembali dicari. Kondisi tersebut tentu saja tidak efektif mengingat
waktu pengerjaan proyek yang sangat singkat.
Kerugian lain yang dirasakan atas hilangnya knowledge pegawai kontrak
adalah pada saat akan dilakukan transfer proyek dari pegawai sebelumnya kepada
pegawai baru. Pegawai baru yang akan meneruskan pengembangan perangkat lunak
harus mengeluarkan usaha lebih untuk memahami perangkat lunak yang
dikembangkan baik dari segi kerangka kerja secara umum maupun
permasalahan-permasalahan spesifik yang terdapat pada perangkat lunak yang bersangkutan.
Pemahaman yang dilakukan oleh pegawai baru tentu akan memakan waktu yang
cukup lama dikarenakan tidak adanya informasi yang memadai mengenai
permasalahan dan solusi yang dilakukan oleh pegawai sebelumnya.
Selain permasalahan transfer knowledge yang terjadi pada saat keluar masuk
pegawai kontrak, dampak yang ditimbulkan dari kurangnya sumber daya manusia
yang dimiliki oleh perusahaan, yaitu seorang manajer proyek dituntut harus
membawahi lebih dari satu proyek dengan anggota tim yang berbeda. Kesulitan yang
dirasakan oleh manajer proyek adalah tidak terintegrasinya informasi yang berkaitan
dengan perkembangan pengerjaan proyek yang dibawahinya. Apalagi ketika anggota
tim terdiri dari pegawai kontrak yang bekerja diluar kantor sehingga sangat sulit
untuk dilakukan pemantauan terhadap pencapaian target yang sudah ditentukan.
Berdasarkan permasalahan yang telah dipaparkan sebelumnya maka dapat
disimpulkan bahwa pengelolaan pengetahuan pada perusahaan sangat perlu untuk
dilakukan. Diharapkan dengan adanya pengelolaan pengetahuan maka perusahaan
dapat mengatasi permasalahan hilangnya knowledge sebagai aset penting perusahaan
3
manajer proyek dapat dengan mudah melakukan pemantauan pencapaian proyek
dengan mengintegrasikan informasi yang berkaitan dnegan pengelolaan proyek.
1. 2Identifikasi Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang masalah yang telah dijelaskan maka
permasalahan-permasalahan yang muncul adalah :
1. Bagaimana membuat perancangan knowledge management system untuk
mengelola knowledge pegawai kontrak yang masih menjadi aset individu?
2. Bagaimana membuat perancangan knowledge management system untuk
membantu manajer proyek dalam melakukan pemantauan terhadap proyek
pengembangan perangkat lunak?
1. 3Tujuan
Adapun tujuan yang ingin dicapai dari penerapan knowledge management
system adalah :
1. Melakukan identifikasi kebutuhan dasar knowledge management system yang
akan digunakan untuk mengelola pengetahuan para pegawai.
2. Membuat perancangan knowledge management system untuk mengelola
pengetahuan pegawai sekaligus membantu manajer proyek dalam melakukan
pemantauan terhadap proyek pengembangan perangkat lunak.
1. 4Manfaat
Manfaat yang diharapkan dari penelitian tentang knowledge management
system adalah :
1. Membantu perusahaan dalam membangun knowledge management system yang
4
2. Membantu perusahaan dalam melakukan pengelolaan pengetahuan individu
pegawai kontrak sehingga dapat mempermudah pengembangan perangkat lunak.
3. Membantu perusahaan dalam melakukan pengelolaan pengetahuan sehingga dapat
mempermudah transfer proyek pengembangan perangkat lunak.
4. Membantu perusahaan dalam melakukan pengelolaan pengetahuan sehingga dapat
meningkatkan kinerja manajer proyek dalam mengelola proyek pengembangan
perangkat lunak.
1. 5Batasan Masalah
Mengingat luasnya pembahasan terkait manajemen pengetahuan maka
dilakukan beberapa batasan masalah dalam tesis ini diataranya :
1. Penelitan yang dilakukan terbatas pada ruang lingkup pengembangan perangkat
lunak dan pengelolaan proyek pengembangan perangkat lunak.
2. Penelitian ini menggunakan metode 10-Step Knowledge Management Roadmap.
Namun dari sepuluh langkah yang ada pada metode tersebut, penelitian ini hanya
sampai pada langkah keenam, yaitu pembuatan blueprint knowledge management
system.
1. 6Sistematika Penulisan
Sistematika penulitsan memberikan gambaran dari setiap pokok bahasan yang
ditulis dalam laporan. Berikut ini adalah sajian gambaran umum dari setiap pokok
pembahasan.
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini berisi tentang latar belakang, indentifikasi masalah, tujuan, manfaat,
metodologi penelitian, serta sistematika penulisan yang digunakan didalam penulisan
5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini berisi tentang teori-teori yang digunakan sebagai landasan didalam
penelitian. Teori yang digunakan adalah mengenai knowledge management beserta
teori-teori pendukung lainnya.
BAB III OBJEK DAN METODOLOGI PENELITIAN
Bab ini memaparkan tentang objek penelitian berupa perusahaan yang diteliti
dan metodologi penelitian yang digunakan untuk meneliti knowledge management di
perusahaan tersebut.
BAB IV ANALISIS
Bab ini berisikan analisis knowledge management yang ada saat ini pada
perusaahaan yang diteliti yang nantinya akan menjadi dasar untuk perancangan
knowledge management system.
BAB V PERANCANGAN
Bab ini berisikan perancangan dari knowledge management system yang akan
menjadi prototipe atau blueprint untuk pembangunan sistem.
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran dari hasil penelitian tentang
6 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2. 1Knowledge
Knowledge bukan hanya pengetahuan, menurut Thomas Davenport dan
Laurence (Tiwana: 2002) knowledge didefinisikan sebagai berikut :
"Knowledge merupakan campuran dari pengalaman, nilai, informasi kontekstual,
pandangan pakar dan intuisi mendasar yang memberikan suatu lingkungan dan
kerangka untuk mengevaluasi dan menyatukan pengalaman baru dengan informasi.
Di dalam perusahaan, knowledge sering terkait tidak saja pada dokumen atau tempat
penyimpanan barang berharga, tetapi juga pada rutinitas, proses, praktek dan norma
perusahaan".
Berdasarkan definisi tersebut diatas, knowledge menjadi sangat penting
dengan alasan sebagai berikut:
1. Knowledge adalah aset institusi, yang menentukan jenis tenaga kerja, informasi,
ketrampilan dan struktur organisasi yang diperlukan.
2. Pengetahuan dan pengalaman perusahaan merupakan sumber daya yang
berkelanjutan dari keuntungan daya saing kompetitif dibandingkan dengan produk
andalan dan teknologi tercanggih yang dimiliki.
3. Pengetahuan dan pengalaman mampu menciptakan, mengkomunikasikan dan
mengaplikasikan pengetahuan mengenai semua hal terkait untuk mencapai tujuan
bisnis.
Knowledge dibagi menjadi dua jenis (Tiwana: 2002) yaitu explicit knowledge
7
1. Tacit Knowledge
Tacit knowledge merupakan pengetahuan personal. Tacit knowledge bersifat
personal dan sulit dirumuskan sehingga sangat sulit untuk dikomunikasikan atau
disampaikan kepada orang lain.
2. Explicit Knowledge
Explicit Knowledge merupakan komponen dari pengetahuan yang dapat
dikodefikasikan dengan bahasa yang baku secara ilmiah dalam bentuk dokumen, basis
data, dan sebagainya. Knowledge jenis ini dapat diteruskan dari satu individu ke
individu lainnya secara formal dan sistematis.
2. 2Skala Pengetahuan
Pengetahuan memiliki skala dimana skala tersebut akan membedakan dimensi
dari nilai pengetahuan tersebut. Adapun skala pengetahuan berdasarkan dimensinya
dibedakan menjadi dua skala, yaitu micro-knowledge dan macro-knowledge.
1. Micro-knowledge
Micro-knowledge merupakan bentuk dari pengetahuan yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan satu bentuk tugas atau untuk menyelesaikan sebuah masalah (Gasik:
2011). Contoh dari micro-knowledge ini adalah kumpulan dari daftar harga atau cara
untuk mengatasi kesalahan pada pengembangan perangkat lunak.
2. Macro-knowledge
Macro-knowledge merupakan pengetahuan yang secara keseluruhan diterima
dari seseorang yang memberikan pengetahuan (Gasik: 2011). Salah satu contohnya
adalah bentuk pelatihan dimana ada seorang instruktur yang memberikan materi
8
2. 3Konversi Pengetahuan
Nonaka dan Takeuchi mengemukakan bahwa alasan fundamental mengapa
perusahaan Jepang sukses adalah keterampilan dan pengalaman mereka terdapat pada
penciptaan knowledge organisasi. Penciptaan knowledge dicapai melalui pengenalan
hubungan sinergik antara tacit knowledge dan explicit knowledge. Ikujiro Nonaka dan
Hirotaka Takeuchi membedakan antara tacit knowledge dan explicit knowledge
(Nonaka: 1995), dan membagi model konversi knowledge menjadi empat cara yang
terlihat dalam Gambar II.1.
Gambar II.1 Konversi Knowledge (Nonaka: 1995)
Berikut ini penjelasan dari masing-masing tahapan konversi knowledge yang
terdapat pada Gambar II.1:
1. Sharing Tacit Knowledge (Socialisation)
Socialisation merupakan proses konversi tacit knowledge sehingga pengetahuan
tersebut dapat dibagikan kepada banyak orang. Pengetahuan yang dibagikan dapat
berupa pengalaman atau pembelajaran pada saat bekerja. Tacit knowledge ini
9
2. Converting Tacit Knowledge Into Explicit Knowledge (Externalisation)
Bagi sebuah organisasi pengetahuan haruslah dieksternalisasi sehingga dapat
digunakan oleh orang lain. Hal tersebut berarti bahwa harus dilakukan pembuatan
model dari pengetahuan menjadi bentuk eksplisit.
3. Systematic Combining Of Explicit Knowledge (Combination)
Kombinasi merupakan proses konversi explicit knowledge menjadi sekumpulan
explicit knowledge yang baru. Contohnya adalah penggabungan cara-cara yang
tidak terstandar, pengkategorian dan penyusunan pengetahuan yang mungkin akan
menciptakan explicit knowledge yang baru. Kunci dari kombinasi ini adalah
komunikasi dan sistematisasi dari pengetahuan.
4. Internalising New Knowledge As Tacit Knowledge By The Organisation
(Internalisation)
Internalisasi dari pengetahuan yang baru merupakan proses dimana explicit
knowledge diubah menjadi tacit knowledge melalui organisasi. Kondisi yang
harus dipenuhi sebelumnya adalah bahwa individu harus terlibat dalam
pembentukan dari pengetahuan yang baru.
2. 4Knowledge Management (KM)
Secara sederhana pengertian dari knowledge management adalah pengelolaan
pengetahuan. Adapun dalam konteks yang lebih luas pengertian dari knowledge
management adalah pengelolaan dari pengetahuan organisasi untuk menciptakan nilai
bisnis dan menghasilkan keunggulan secara kompetitif (Tiwana: 2002). Adapun
pengertian lain dari knowledge management dalam perpektif bisnis dan teknologi
10
1. Pada perpektif bisnis, knowledge management merupakan sebuah aktivitas bisnis
yang memiliki dua aspek utama, yaitu :
a. Perlakuan terhadap komponen knowledge kegiatan organisasi yang
merupakan fokus bisnis bisa tercermin dalam strategi, kebijakan, dan
praktek dari semua tingkatan dalam organisasi dan membuat hubungan
langsung antara aset intelektual baik tacit maupun explicit knowledge.
b. Knowledge management merupakan pendekatan yang bersifat kolaboratif
dan terpadu dalam hal penciptaan, penangkapan, dan penggunaan aset
dalam suatu perusahaan.
2. Pada perspektif teknologi, knowledge management memiliki pengertian sebagai
berikut :
a. Knowledge management merupakan konsep dimana informasi diubah
menjadi pengetahuan yang ditindaklanjuti dan tersedia dengan mudah dalam
bentuk yang dapat digunakan oleh pengguna.
b. Knowledge management merupakan sebuah virtual repository yang berisi
informasi yang relevan dan penting untuk mendukung tugas yang dilakukan
oleh pengguna dalam kehidupan sehari-hari dalam sebuah organisasi.
Berikut ini adalah pemicu dari knowledge management atau The 24 Drivers of
KM (Tiwana: 2002) yang membuat KM tersebut menjadi hal yang tidak dapat
diabaikan dalam suatu bisnis dibagi menjadi 6 kelompok :
1. Knowledge-Centric Drivers :
a. Kegagalan perusahaan mengetahui apa yang telah mereka ketahui.
b. Kebutuhan mendesak untuk distribusi knowledge yang cerdas.
c. Masalah knowledge walkout dan tingkat ketergantungan yang tinggi
11
d. Kebutuhan untuk menangani kecenderungan penumpukan knowledge
(knowledge-hoarding) diantara pegawai.
e. Kebutuhan akan systemic unlearning (belajar meninggalkan hal-hal
lama/usang bila sudah tidak sesuai dengan kebutuhan).
2. Technology Drivers :
a. Berakhirnya peranan teknologi sebagai differentiator jangka panjang yang
layak.
b. Kompresi dari siklus hidup produk dan proses.
c. Kebutuhan akan rantai penghubung yang sempurna antara knowledge,
strategi bisnis dan teknologi informasi.
3. Organisational structure-based Drivers :
a. Konvergensi fungsional.
b. Munculnya struktur organisasi project-centric.
c. Tantangan yang muncul akibat deregulasi.
d. Ketidakmampuan perusahaan untuk mengimbangi perubahan kompetitif
akibat globalisasi.
e. Konvergensi produkung dan jasa layanan.
4. Personnel Drivers :
a. Konvergensi fungsional yang sangat luas.
b. Kebutuhan untuk mendukung kolaborasi cross-functional yang efektif.
c. Mobilitas dan fluidititas tim.
d. Kebutuhan untuk menghadapi ekspektasi korporasi yang kompleks.
5. Process Focused Drivers :
a. Kebutuhan untuk mencegah kesalahan yang mahal dan berulang-ulang.
12
c. Kebutuhan untuk antisipasi prediksi yang akurat.
d. Kebutuhan yang muncul akan tanggapan yang kompetitif.
6. Economic Drivers :
a. Potensi untuk menciptakan kemampuan yang luar biasa melalui knowledge.
b. Permintaan untuk diferensiasi produk dan layanan yang ampuh.
2. 5Knowledge Management System (KMS)
Knowledge Management System atau disingkat KMS merupakan aplikasi TI
yang digunakan untuk mendukung dan meningkatkan proses pembuatan pengetahuan
dalam organisasi beserta penyimpanan, pengambilan, transfer dan penerapannya.
Adapun komponen dari KMS (Tiwana: 2002) dapat dibagi menjadi beberapa
sub komponen diantaranya:
1. Repositories
Repositori merupakan media untuk menyimpan pengetahuan. Konten dari
repositori merupakan pengetahuan formal dimana pengetahuan tersebut dapat
diakumulasikan, divalidasi, dipelihara, ditambahkan dengan pengetahuan yang
baru, dan didistribusikan.
2. Collaborative platforms
Collaborative platforms merupakan platform yang mendukung dalam proses
pendistribusian pengetahuan dimana platform ini berkaitan dengan bagaimana
pengetahuan dibagikan, seperti apa pengetahuan disimpan, dan bagaimana cara
mengkomunikasikan pengetahuan tersebut.
3. Network
Jaringan mendukung dalam komunikasi dan percakapan. Fokus dari jaringan yaitu
13
2. 6Knowledge Repositories
Tujuan akhir dari pengelolaan pengetahuan adalah bagaimana membuat media
penyimpanan dari pengetahuan atau disebut juga knowledge repositories. Salah satu
bentuk umum dari knowledge repositories adalah media penyimpanan seperti memo,
dokumen, dan lainnya dimana terdapat pengetahuan yang disimpan di dalamnnya.
Bentuk lain dari media penyimpanan data yang lebih terstruktur adalah basis data
dimana di dalamnya terdapat terdapat baris-baris data.
Secara garis besar ada tiga bentuk dari media penyimpanan atau knowledge
repositories (Davenport: 1997), yaitu :
1. External Knowledge seperti knowledge management system
2. Structured Internal Knowledge seperti laporan, dan
3. Informat Internal Knowledge seperti media penyimpanan hasil diskusi.
2. 7Organizational Learning
Pada dasarnya pengelolaan pengetahuan mengarah pada bagaimana
mengidentifikasi dan memanfaatkan pengetahuan bersama di dalam organisasi untuk
membantu organisasi dalam berkompetisi (von Krogh: 1998). Perbedaan antara
organizational learning dengan knowledge management adalah terletak pada
fokusnya. Organizational learning memiliki fokus pada proses sedangkan knowledge
management fokus pada isi dari pengetahuan yang digunakan oleh organisasi
14
2. 8Manajement Proyek
Manajemen proyek merupakan penerapan dari pengetahuan, keahlian, alat,
dan teknik untuk memproyeksikan aktivitas untuk memenuhi kebutuhan tertentu
(PMBOK® Guide). Manajemen proyek dapat terpenuhi melalui aplikasi dan intergrasi
yang sesuai dengan proses-proses manajemen proyek berikut ini :
1. Inisialisasi
2. Perencanaan
3. Eksekusi
4. Pengawasan dan Pengelolaan
5. Penutupan
Para manajer proyek bertanggung jawab terhadap tim proyek dan bertanggung
jawab terhadap kesuksesan dari tujuan proyek itu sendiri. Adapun pengelolaan proyek
yang dilakukan terdiri dari :
1. Melakukan identifikasi terhadap kebutuhan.
2. Melakukan analisis terhadap spesifikasi, perencanaan, dan pendekatan terhadap
tujuan dan harapan yang berbeda dari para stakeholder.
3. Melakukan penyeimbangan terhadap kebutuhan akan kualitas, cakupan, waktu,
15 BAB III
OBJEK DAN METODOLOGI PENELITIAN
3. 1Objek Penelitian
CV. Metric Design adalah sebuah perusahaan penyedia jasa pembuatan
perangkat lunak. Berlokasi di Jalan Rereng Adumanis No. 51 Bandung. CV. Metric
Design didirikan pada tahun 2006 dimana pendirinya merupakan alumni yang berasal
dari perguruan tinggi yang sama yaitu ITB. Para pendiri CV. Metric Design terdiri
dari berbagai jurusan yang berbeda namun memiliki keinginan yang sama pada bisnis,
terutama dibidang teknologi.
Pada awalnya CV. Metric Design hanya menangani pekerjaan yang terbatas
pada desain saja. Namun seiring dengan meningkatnya kebutuhan klien dan pasar
maka CV. Metric Design mulai memasuki bidang multimedia, dimana CD interaktif
merupakan core business dari CV. Metric Design pada saat itu. Seiring banyaknya
pekerjaan dari lembaga pemerintahan dan perusahaan besar yang membutuhkan data
dan kelengkapan administrasi yang lebih tersruktur maka CV. Metric Design
membuat badan hukum pada awal 2008.
Pada tahun 2009 CV. Metric Design mulai merambah pada bisnis baru seperti
pembuatan perangkat lunak untuk perangkat mobile baik untuk kebutuhan internal
perusahaan maupun untuk kebutuhan eksternal seperti pelanggan perusahaan tersebut.
Sampai saat ini CV. Metric Design telah mengerjakan lebih dari 50 perangkat lunak
dengan skala pekerjaan dan klien yang cukup besar, sebut saja Pertamina, Telkom,
Lintasartha, Sampoerna, Suzuki, dan lainnya. Tidak hanya itu CV. Metric Design juga
telah memulai untuk mengembangkan produk sendiri diberbagai media, seperti
16
3. 2Visi dan Misi Visi
To Be an Indonesian Company Leader at Digital Industry
Misi
1. Build a strong and coherence teamwork.
2. Generate multilevel partnership network market.
3. Best management quality system.
4. Smooth and efficient management execution.
5. Make strong financial management.
3. 3Struktur Organisasi
Pada dasarnya struktur organisasi dari CV. Metric Design belum terbentuk
seperti perusahaan pada umumnya. Namun terdapat struktur organisasi yang langsung
menangani proyek seperti terlihat pada Gambar III.1.
17
Berikut keterangan dari struktur organisasi tim pengembang CV. Metric
Design pada Gambar III.1.
1. CEO, merupakan kepala dari CV. Metric Design.
2. Project Manager, bertanggung jawab dalam pembuatan perangkat lunak beserta
pembagian tugas dan waktu kerja.
3. Database Designer, bertugas merancang basis data dan bertanggung jawab atas
segala hal yang berkaitan dengan DBMS.
4. Programmer, bertugas pada pembangunan aplikasi meliputi pembuatan perangkat
lunak sesuai dengan rancangan sampai dengan pengujian perangkat lunak itu
sendiri.
5. UI Designer, bertugas membuat rancangan antarmuka dari perangkat lunak yang
akan dibangun.
3. 4Metodologi Penelitian
Tahapan dari metodologi penelitian diawali dari identifikasi masalah yang ada
di perusahaan, pengumpulan data yang terdiri dari kajian penelitian terkait, observasi,
dan wawancara yang nantinya akan digabungkan dengan metodologi penelitian untuk
pengembangan knowledge management berupa The 10-Step Knowledge Management
Roadmap (Tiwana: 2002).
Pada sepuluh langkah yang ada pada The 10-Step Knowledge Management
Roadmap, penelitian ini membatasi sampai dengan tahapan keenam, yaitu sampai
dengan tahapan blueprint. Adapun keenam tahapan pengembangan knowledge
management berdasarkan The 10-Step Knowledge Management Roadmap adalah
analsis infrastruktur, menyelaraskan strategi bisnis dengan knowledge management,
merancang infrastruktur knowledge management, melakukan audit terhadap aset dan
18
knowledge management yang akan dibangun. Adapun metodologi penelitian tersebut
dapat dilihat pada pada Gambar III.2.
Gambar III.2 Metodologi Penelitian
3. 4. 1Identifikasi Masalah
Tahapan pertama dari metodologi penelitian adalah melakukan identifikasi
masalah. Dengan mengidentifikasi masalah maka akan tergambar masalah-masalah
19
3. 4. 2Kajian Penelitian Terkait
Kajiak penelitian terkait merupakan kegiatan mempelajari baik literatur
ataupun penelitian relevan yang sudah dilakukan sebelumnya. Data dan informasi
yang diperoleh dari literatur dan penelitan tersebut bersifat sekunder.
3. 4. 3Observasi
Observasi dilakukan untuk mendapatkan informasi berupa data sekunder. Data
sekunder hasil dari studi lapangan ini berupa data atau dokumen yang berkaitan
tentang profil dari perusahaan. Nantinya data profil ini akan digunakan untuk
mendapatkan informasi mengenai visi, misi, dan struktur organisasi dari perusahaan
yang diteliti.
3. 4. 4Wawancara
Wawancara dilakukan dengan menggunakan daftar pertanyaan yang telah
disiapkan sebelumnya. Wawancara digunakan untuk mendapatkan data primer.
Adapun keuntungan dari metode ini adalah mampu memperoleh jawaban yang
berkualitas.
3. 4. 5Focus Group Discussion (FGD)
Focus Group Discussion (FGD) adalah salah satu cara untuk mengumpulkan
data kualitatif yang melibatkan sejumlah kecil partisipan dalam diskusi kelompok
informal tentang topik dan serangkaian isu tertentu (Wilkinson: 2004). Partisipan dari
grup ini dipimpin oleh seorang moderator yang memiliki topik tertentu yang
membantu para partisipan untuk membahas topik tersebut. Kelebihan dari FGD yaitu
bisa memberikan kebebasan kepada para partisipan untuk berpendapat, memberikan
ide, serta setuju atau tidak sehingga bisa menunjukkan bagaimana sebuah grup
20
hal yang tidak bisa dijelaskan secara statistik atau pengumpulan data yang tidak bisa
menggunakan pernyataan terbatas tentang suatu hal. FGD harus dipersiapkan dengan
matang seperti mempersiapkan tema, membuat pertanyaan kunci, dan membuat
rencana bagaimana pengambilan data dari diskusi yang dilakukan. Tahap selanjutnya
dari persiapan FGD adalah memilih dengan tepat partisipan yang akan terlibat dalam
grup.
3. 4. 6Analisis Infrastruktur
Tahap pertama yang dilakukan dalam The 10-Step Knowledge Management
Roadmap adalah melakukan analisis terhadap infrastruktur yang ada saat ini. Dengan
memahami infrastruktur yang sudah tersedia saat ini maka diharapkan akan dapat
mengidentifikasi komponen infrastruktur apa saja yang akan menjadi bagian dari
Knowledge Management Systems. Berikut ini adalah fokus-fokus yang dilakukan
sebagai bagian dari analisis infrastuktur:
1. Memahami pemanfaatan infrasturktur perusahaan yang ada saat ini berupa
jaringan internet dan intranet yang digunakan untuk mengelola pengetahuan.
2. Memahami pemanfaatan media penyimpanan yang digunakan perusahaan yang
digunakan sebagai media penyimpanan data pengetahuan perusahaan.
3. 4. 7Penyesuaian Knowledge Management dengan Strategi Bisnis
Pada dasarnya ilmu pengetahuan akan memberikan arahan terhadap strategi
dan sebaliknya strategi juga akan memberikan arahan terhadap pengelolaan ilmu
pengetahuan tersebut (Tiwana: 2002). Tanpa adanya kejelasan hubungan antara
pengelolaan pengetahuan dan strategi bisnis yang diterapkan maka sebaik apapun
21
Strategi bisnis pengelolaan pengetahuan dibagi menjadi dua strategi, yaitu
strategi personalisasi dan strategi kodefikasi. Strategi personalisasi memiliki fokus
pada bagaimana perusahaan memfasilitasi para pegawai untuk berbagi pengetahuan
secara langsung dari satu pegawai ke pegawai lain secara verbal misalnya dengan
chatting atau diskusi online. Sedangkan strategi kodefikasi memiliki fokus pada
bagaimana menyimpan pengetahuan pegawai ke dalam bentuk dokumen atau data
sehingga proses pengelolaan pengetahuan tidak tergantung pada pegawai tertentu
namun melalui dokumen atau data pengetahuan yang tersimpan. Analisis strategi
bisnis dilakukan menggunakan pertanyaan. Setiap pertanyaan memiliki bobot yang
ditentukan oleh perusahaan sesuai dengan konteks bisnis perusahaan. Bobot yang
diberikan memiliki rentang 1-5. Hasil dari bobot tersebut akan menentukan strategi
utama yang akan digunakan oleh perusahaan.
Target yang ingin dicapai pada langkah ini adalah penyelarasan antara
kebutuhan pengelolaan pengetahuan dengan strategi bisnis perusahaan sehingga dapat
dipastikan bahwa pembangunan knowledge management systems memiliki konsep
yang tepat dan dapat menghasilkan keuntungan secara kompetitif bagi perusahaan
serta bermanfaat baik terhadap perusahaan maupun para pekerja.
3. 4. 8Merancang Infrastruktur Knowledge Management
Tahap ketiga dalam membangun knowledge management systems adalah
memilih komponen secara infrastruktur yang akan menjadi bagian dari arsitektur
knowledge management systems yang akan dibangun. Target yang ingin dicapat pada
langka ini adalah menentukan komponen apa saja yang akan menjadi bagian dari
22
3. 4. 9Melakukan Audit Aset dan Sistem
Sebuah proyek KM haruslah dimulai dari pengetahuan apa saja yang sudah
ada di perusahaan tersebut. Pada tahap keempat ini akan dilakukan audit dan analisis
terhadap pengetahuan yang sudah ada. Adapun bagian dari proses audit dan analisis
ini adalah sebagai berikut:
1. Menganalisis pengetahuan yang sudah ada di perusahaan dan menentukan
pengetahuan mana saja yang harus disimpan.
2. Memahami kerangka kerja yang digunakan dalam manajemen proyek dan
mengidentifikasi permasalahan utama yang muncul pada manajemen proyek yang
dilakukan saat ini.
3. 4. 10Merancang Tim Knowledge Management
Tahapan kelima 10-Step KM Roadmap adalah membuat tim yang akan
merancangan, membangun, dan mengimplementasikan KMS. Untuk membuat tim
KMS maka perlu diidentifikasi para stakeholder dan para ahli yang akan membantu
mensukseskan pembangunan KMS ini. Berikut ini tahapan untuk membuat tim yang
efektif dalam pengimplementasian KM:
1. Mengidentifikasi stakeholder kunci seperti para manajer dan pengguna yang akan
terlibat kemudian mengumpulkan kebutuhan dari masing-masing stakeholder
tersebut.
2. Mengidentifikasi sumber-sumber pengetahuan yang diperlukan.
23
3. 4. 11Membuat Prototipe Knowledge Management
Tim KM yang dibentuk pada tahapan sebelumnya akan mengimplementasikan
blueprint KMS yang menyajikan sebuah rancangan KMS. Berikut ini adalah tahapan
dalam membuat blueprint dari KMS:
1. Menerapkan secara detail dari ketujuh lapisan pembentuk arsitektur KMS.
2. Memahami dan memilih komponen yang dibutuhkan oleh perusahaan terkait
repositori yang digunakan untuk menyimpan dan mengambil pengetahuan.
Tahapan terakhir dari metodologi penelitian ini pada akhirnya akan
mengintegrasikan semua pekerjaan dari tahapan-tahapan sebelumnya, yaitu berupa
70 BAB VI
KESIMPULAN DAN SARAN
6. 1Kesimpulan
Berdasarkan penelitian knowledge management system yang telah dilakukan
maka diperoleh kesimpulan sebagai berikut:
1. Kebutuhan dasar perusahaan terhadap pengetahuan pegawai terdiri dari tiga
kategori pengetahuan, yaitu teknologi, library, dan penerapannya dalam proyek
pengembangan perangkat lunak. Kategori tersebut merupakan pengetahuan inti
yang dibutuhkan oleh perusahaan yang harus disimpan oleh para pegawai.
2. Strategi bisnis yang digunakan dalam perancangan blueprint knowledge
management system menggunakan strategi yang mengkombinasikan antara
strategi personalisasi dan strategi kodefikasi. Penggabungan kedua strategi
tersebut bertujuan agar budaya berbagi pengetahuan yang sudah dilakukan oleh
perusahaan saat ini dengan menggunakan strategi personalisasi masih bisa
diterapkan namun diluar strategi tersebut perusahaan bisa menghasilkan repositori
pengetahuan yang bersumber dari pengetahuan-pengetahuan individu yang
disimpan pada saat berlangsungnya proyek.
3. Permasalahan pemantauan proyek pengembangan perangkat lunak oleh manajer
proyek terjadi pada tahapan pembuatan daftar tugas untuk masing-masing anggota
tim proyek. Untuk itu pada blueprint knowledge management system dilakukan
penambahan fitur task list creator yang bertujuan agar para manajer proyek bisa
71
6. 2Saran
Penelitian knowledge management system di CV. Metric Design dilakukan
dengan berfokus terhadap pengelolaan proyek pengembangan perangkat lunak. Oleh
karena itu perlu dilakukan penelitian lanjutan guna mengembangkan blueprint yang
sudah dihasilkan dari penelitian ini. Adapun saran-saran terhadap penelitian lanjutan
adalah sebagai berikut:
1. Melanjutkan tahapan dari metode 10-Step Knowledge Management Roadmap
sampai dengan tahapan pembangunan dan penerapannya pada perusahaan
sehingga menghasilkan knowledge management system yang siap untuk
digunakan.
2. Saat ini penelitian yang dilakukan berfokus pada pengelolaan proyek perangkat
lunak sehingga perlu untuk dikembangkan pada bidang lain agar pengelolaan
