Knowledge Management System di Maintenance

78

KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM MAINTENANCE PT XYZ SUB MODUL

MATERIAL MASTER DAN STORAGE BERDASARKAN KNOWLEDGE MANAGEMENT

CYCLE DENGAN METODE WATERFALL

Fadel Muhammad1_{, Amelia Kurniawati}2_{, M. Teguh Kurniawan}3

1, 3

_{Program Studi Sistem Informasi Universitas Telkom}

Jl. Telekomunikasi No. 1. Terusan Buah Batu, Bandung 40257

Email: fadelmuhammad24@gmail.com

1

_{, ujang_tegoeh@yahoo.com}

3

2

_{Program Studi Teknik Industri Universitas Telkom}

Jl. Telekomunikasi No. 1. Terusan Buah Batu, Bandung 40257

Email: amelia.kurniawati@gmail.com

2

ABSTRAK

Departemen Maintenance PT XYZ merupakan salah satu departemen yang memiliki tugas melakukan proses perawatan mesin. Pada kondisi existing, Departemen Maintenance telah memiliki Computerized Maintenance Management System (CMMS) yang mendukung operasional pengelolaan maintenance. Namun, penggunaan CMMS belum mendukung proses maintenance sepenuhnya dan terdapat keterbatasan dalam pengelolaan knowledge karyawan. Tujuan dari penelitian ini adalah merancang Knowledge Management System Maintenance PT XYZ Sub Modul Material Master dan Storage. Perancangan KMS ini menggunakan metode waterfall dan dikembangkan menjadi sistem berbasis web dengan framework PHP CodeIgniter. KMS Maintenance PT XYZ yang dikembangkan ini memiliki fungsionalitas yang memenuhi KM cycle. Hasil pengujian yang dilakukan berdasarkan functionality testing dan user acceptance test menunjukkan bahwa fungsi yang terdapat pada KMS Maintenance PT XYZ, terutama pada sub modul Material master dan Storage sudah berjalan dengan baik dan sudah cukup memenuhi dari aspek design, reliability, responsiveness, dan trust di sisi user.

Kata kunci: Knowledge Management System, KM Cycle

ABSTRACT

Maintenance Department of Indonesian Aerospace is one of departments with the task of doing the process of machinery maintenance. In existing condition, Maintenance Department has had Computerize Maintenance Management System (CMMS) that supports the operational of maintenance management. However, the use of CMMS has not fully supporting maintenance process and there are limitations in managing employee’s knowledge. The objective of this research is designing Indonesian Aerospace’s Maintenance Knowledge Management System, Material Master and Storage Sub Module. Designing of Indonesian Aerospace’s Maintenance KMS is using waterfall method and developed to be a web based system by PHP CodeIgniter framework. Indonesian Aerospace’s Maintenance KMS has functionality that meets KM Cycle stages. Result of system testing that performed and user acceptance test indicate that

Indonesian Aerospace’s Maintenance KMS

functionalities, especially in Material Master and Storage sub module, have gone well and meets design, reliability, responsiveness, and trust aspects on the user side.

Keywords: Knowledge Management System, KM Cycle

I. PENDAHULUAN

Latar Belakang

PT XYZ merupakan salah satu Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak di bidang industri

79

Pengelolaan pengetahuan terkait proses bisnis maintenance yang melekat pada setiap karyawan Departemen Maintenance PT XYZ sangat dibutuhkan. Hal ini didasari oleh beberapa hal. Pertama, karyawan Departemen Maintenance dituntut untuk memiliki pemahaman yang sama terhadap dalam melakukan proses maintenance mesin, baik yang bersifat perawatan ataupun perbaikan. Kedua, banyaknya jumlah karyawan Departemen Maintenance yang akan memasuki masa pensiun. Apabila tidak dilakukan pengelolaan knowledge yang baik pada Departemen Maintenance PT XYZ, akan menyebabkan potensi kehilangan knowledge di sisi perusahaan karena knowledge yang dimiliki karyawan ikut terbawa pergi saat karyawan

memasuki masa pensiun. Ketiga, terdapat

ketergantungan PT XYZ terhadap knowledge yang dimiliki oleh karyawan Departemen Maintenance. Perpanjangan masa kerja menunjukkan tingkat ketergantungan yang tinggi terhadap pengalaman dan tacit knowledge yang bersifat expertise tentang maintenance mesin yang dimiliki oleh para karyawan akibat rendahnya stock of knowledge tentang yang dimiliki oleh PT XYZ.

Jika dilakukan pengelolaan tacit knowledge yang dimiliki oleh para karyawan Departemen Maintenance, PT Dirgantara akan mendapatkan keuntungan berupa explicit knowledge yang akan meningkatkan stock of knowledge tentang proses maintenance mesin yang dimiliki oleh PT XYZ yang akan didukung oleh Knowledge Management System Maintenance PT XYZ. Dengan stock of knowledge ini, karyawan baru dapat mempertahankan kinerja, mempelajari knowledge serta best practice yang dibutuhkan dalam melakukan proses maintenance mesin. Proses pengelolaan knowledge tersebut dapat didukung dengan mengimplementasikan Knowledge Management System Maintenance PT XYZ Submodul Material Master dan Storage.

Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah merancang Knowledge Management System Maintenance PT XYZ, khususnya modul Pengelolaan Material.

Data, Informasi, dan Knowledge

Menurut Tiwana (2000), data adalah sekumpulan fakta yang objektif tentang suatu kejadian atau secara sederhana, pencatatan transaksi yang terstruktur. Menurut Tiwana (2000), informasi adalah data yang memiliki relevansi dan tujuan. Konversi dari data menjadi informasi dilakukan melalui proses condensed, contextualized, calculated, categorized, dan corrected (5C) (Davenport dan Prusak, 1998). Knowledge adalah gabungan dari pengalaman, nilai-nilai, informasi yang kontesktual, wawasan keahlian, dan intuisi terdalam yang menyediakan suatu lingkungan dan kerangka kerja untuk mengevaluasi dan memasukkan pengalaman dan informasi baru (Davenport & Prusak, 1998).

Knowledge Management

Menurut Tiwana (2000), knowledge management adalah pengelolaan dari pengetahuan organisasi untuk menciptakan business value dan membangun keunggulan kompetitif. Dengan mengimplementasikan knowledge management, memungkinkan untuk membuat, mengomunikasikan, dan mengaplikasikan pengetahuan yang beraneka ragam untuk mencapai business goals (Quintas, 1999).

Knowledge Management System

Menurut Alavi dan Leidner (2001), knowledge management system (KMS) mengacu pada sebuah kelas sistem informasi yang diterapkan untuk mengelola pengetahuan organisasi. Knowledge

Management System memanfaatkan teknologi

informasi untuk menyusun dan menyimpan knowledge baik yang berupa tacit maupun explicit tersebut sehingga dapat digunakan kembali saat dibutuhkan.

Knowledge Management Cycle

80

Maintenancce

Menurut Gross (2002), maintenance atau perawatan merupakan suatu operasi atau aktivitas yang harus dilakukan secara berkala dengan tujuan untuk melakukan pergantian kerusakan peralatan dengan -sumber daya yang tersedia.

II. METODOLOGI

Agar lebih sistematis dan terperinci dalam memecahkan masalah, maka diperlukan penjabaran langkah-langkah yang dijelaskan dalam bagian ini. Berikut akan dijelaskan model konseptual dari penelitian ini yang dapat dilihat pada Gambar 1 dan Gambar 2, sedangkan sistematika pemecahan masalah dapat dilihat pada Gambar 3.

A. Model Konseptual

Pada Gambar 1, dijelaskan permasalahan pada penggunaan modul Pengelolaan Material CMMS dan perbandingannya serta manfaat yang didapatkan dengan implementasi KMS Maintenance PT XYZ.

Pada penggunaan Modul Pengelolaan Material CMMS terdapat beberapa permasalahan. Pertama, para karyawan Bidang Machinary and Lab tidak dapat melihat ketersediaan material di gudang sebelum melakukan issuing material dalam proses maintenance

yang dijalankan. Hal ini dikarenakan tidak tersedianya fasilitas penunjang CMMS dan tertutupnya hak akses untuk melihat ketersediaan material bagi para karyawan Bidang Machinary and Lab. Kedua, pengelolaan data-data pada submodul material master tidak dikelola dengan baik. Padahal, submodul tersebut merupakan submodul yang penting dalam proses maintenance yang dijalankan oleh Subbidang Material Planning dan Storage. Ketiga, CMMS belum menunjang pengelolaan pengetahuan yang dimiliki oleh para karyawan Subbidang Material Planning dan Storage. Keempat, dengan belum terkelolanya pengetahuan yang dimiliki oleh para karyawan Subbidang Material Planning dan Storage, tidak diketahui best practice dari proses maintenance yang dijalankan oleh Subbidang Material Planning dan Storage. Dengan pengimplementasian KMS Maintenance PT XYZ yang di dalamnya terdapat submodul material master dan storage diharapkan teratasinya permasalahan-permasalahan tersebut. Manfaat yang didapatkan antara lain Bidang Machinary and Lab dapat melihat ketersediaan material di gudang, mendukung pengelolaan data-data pada modul Pengelolaan Material dengan baik, dapat mendukung pengelolaan pengetahuan karyawan Subbidang Material Planning dan Storage, dan diketahui best practice dalam pengelolaan Maintenance yang dilakukan oleh Subbidang Material Planning dan Storage.

81

B. Sistematika Penelitian

Langkah-langkah yang dilakukan dalam penelitian ini dapat dilihat pada Gambar 2.

Tahap requirement merupakan tahap awal yang akan dilakukan dalam penelitian ini. Pada tahap identifikasi, ditetapkan perumusan masalah, penetapan tujuan, dan batasan masalah terhadap objek penelitian. Selain itu, dilakukan studi pendahuluan yang meliputi studi kepustakaan yang terdiri dari teori-teori pendukung penelitian yang mencakup Knowledge Management dan pengembangan KMS, KM Lifecycle¸dan KM Triad. Selain itu juga dilakukan observasi secara langsung untuk melihat kondisi dari objek penelitian. Studi lapangan ini bertujuan untuk memperkuat studi pendahuluan yang dilakukan dalam tahap requirement.

Pada tahap identifikasi dan analisis, dilakukan proses identifikasi dan analisis sistem yang terdiri atas lima

bagian utama, yaitu pengumpulan data, identifikasi proses bisnis, identifikasi teknologi, identifikasi user, dan analisis kondisi existing.

Pada tahap identifikasi dan analisis, dilakukan proses identifikasi dan analisis sistem yang terdiri atas lima bagian utama, yaitu pengumpulan data, identifikasi proses bisnis, identifikasi teknologi, identifikasi user, dan analisis kondisi existing.

Dalam tahap coding dan testing, dilakukan empat bagian utama yang terdiri atas coding, testing, evaluasi sistem, dan pemberian rekomendasi pengembangan sistem.

82

Gambar 2. Sistematika Pemecahan Masalah

III. HASIL

Identifikasi Proses Bisnis

Prosedur preventive maintenance diawali dengan pembuatan instruksi preventive maintenance oleh Bidang Maintenance Engineering. Instruksi tersebut dibakukan dalam bentuk dokumen Preventive Maintenance Instruction yang menjadi pedoman bagi bidang lain untuk melaksanakan kegiatan maintenance sesuai dengan tugas kerja masing-masing. Setelah mendapatkan Preventive Maintenance Control, Bidang

83

Planning akan melakukan pengiriman material tersebut ke Bagian Storage dengan menggunaan dokumen Surat Pengiriman Barang (SPB) dan Subbidang Storage akan melakukan pembaharuan data material pada CMMS dan kartu Control Material.

Bagian Maintenance Planning and Control akan mengeluarkan Work Order Preventive Maintenance (WOPM) sesuai dengan jadwal yang tertera dalam Preventive Maintenance Schedule dan mengirimkan WOPM ke Bagian Maintenance Services. Sebelum melakukan eksesusi preventive maintenance, Bidang Services akan mengajukan material issuing kepada Subbidang Storage dengan menggunakan Material Ticket. Material Ticket merupakan dokumen yang digunakan dalam transaksi kebutuhan material dalam Departemen Maintenance. Setelah menerima Material Ticket, Subbidang Storage akan melakukan pengecekan ketersediaan material dengan menggunakan CMMS. Jika material yang dibutuhkan oleh Bidang Maintenance Services tersedia, Subbidang Storage akan mengeluarkan material tersebut dengan menyetujui Material Ticket yang diajukan dan memperbarui data kuantitas material di CMMS dan kartu Control Material. Bidang Services akan melakukan eksekusi preventive maintenance sesuai dengan instruksi WOPM. Aktivitas yang berlangsung selama kegiatan maintenance dilakukan akan ditulis pada WOPM. Setelah preventive maintenance selesai dilakukan, operator pelaksana maintenance, Supervisor Maintenance Services, dan Supervisor Produksi akan menandatangani WOPM sebagai bentuk selesainya preventive maintenance yang dilakukan. WOPM yang telah ditandatangani tersebut akan menjadi acuan bagi Bidang Maintenance Planning and Control untuk menghitung biaya material yang digunakan serta melakukan input data tersebut ke dalam CMMS. Selanjutnya, Bidang Maintenance Engineering akan melakukan penyimpanan data pada Historical Records Form dan CMMS serta membuat dokumen Preventive Maintenance Reports.

Identifikasi Proses Bisnis

Hasil identifikasi user yang berkaitan dengan pengoperasian CMMS di Subbidang Material Planning dan Storage sesuai dengan tanggung jawab, fungsi, dan kebutuhan informasi yang dibutuhkan ditunjukkan dalam Tabel 1.

Tabel 1. Identifikasi User

User Tanggung Jawab dan

Fungsi Kebutuhan Informasi

Subbidang to Store, Maintenance Material Ticket, dan

Berdasarkan analisis proses bisnis, diketahui bahwa proses bisnis yang dijalankan di Departemen Maintenance PT XYZ, khususnya di Subbidang Material Planning dan Storage memiliki alur baku yang cukup baik. Namun, dalam pelaksanaan di lapangan, masih terdapat kesalahpahaman dalam memahami proses bisnis tersebut. Salah satu contohnya adalah saat karyawan Bidang Machinary and Lab mengajukan material issuing untuk proses maintenance. Material yang terdapat di Subbidang Material Planning dan Storage dikelompokkan berdasarkan kodifikasi fasilitas. Oleh karena itu, jika material yang diajukan untuk fasilitas mesin tertentu tidak tersedia, Subbidang Storage tidak akan memenuhi pengajuan material tersebut walaupun material yang diajukan memiliki kesamaan spesifikasi dengan material mesin lain tersedia di gudang.

84

menjalankan tanggung jawab dan fungsi kerja tersebut dengan baik. Hal tersebut terlihat dari penggunaan keseharian CMMS, khususnya modul Material Management, yang berjalan dengan baik dalam menunjang proses bisnis kegiatan maintenance yang dilakukan. Namun, dalam pengelolaan KMS, diperlukan user tambahan untuk menjamin berjalannya distribusi knowledge di antara para karyawan.

Perancangan Sistem Berdasarkan KM Cycle

Hasil analisis terhadap proses bisnis yang memenuhi Knowledge Management Cycle, dengan kebutuhan fungsionalitas dan implementasi yang dapat dilakukan pada sistem ditunjukkan pada Tabel 2.

Tabel 2. Analisis KM Cycle

KM Cycle Fungsionalitas Implementasi pada Sistem Creation /

Capture Mampu melakukan identifikasi

Archival Mampu melakukan penyimpanan

85

Untuk modul material management, perancangan database membuat tabel database sebanyak delapan belas tabel untuk memuat seluruh data yang diperlukan dalam menjalankan proses bisnis aktivitas maintenance di Subbidang Material Planning dan Storage dan empat view untuk membantu melihat data dengan tampilan data yang lebih terpadu. Delapan belas tabel tersebut

adalah tabel tabel mm_facility, tabel

mm_facility_material, tabel mm_facility_program, tabel mm_material, tabel mm_material_mtp, tabel mm_mmt, tabel mm_mr, tabel mm_mtp, tabel mm_nonmt, tabel mm_pasok, tabel mm_pasok min, tabel mm_program, tabel_requirements_rkm, tabel mm_rkm, tabel mm_rts, tabel mm_spb, tabel mm_uom, dan tabel mm_vendor_list. Empat view tersebut adalah mmv_fama, mmv_material_mtp, mmv_pasok_material, dan mmv _pasokmin_material.

Perancangan Kebutuhan User

Perancangan kebutuhan user untuk mengakses menu purchasing, material master, storage, support data, business process application, dan control panel melibatkan empat tipe user, yaitu Super Admin, Supervisor Bidang Planning and Control, Admin Storage, dan user dengan pembagian tanggung jawab, fungsi, dan hak akses yang berbeda-beda.

Struktur Menu

Menu untuk dapat masuk ke dalam KMS Maintenance PT XYZ, diawali dengan melakukan login ke dalam sistem. Setelah login berhasil, pengguna akan dapat mengakses user guide dan modul artikel. Kemudian berdasarkan hak aksesnya, pengguna dapat masuk ke dalam modul-modul yang tersedia. Menu Material Master terdiri dari submenu Facility Register dan submenu Material List. Menu Storage terdiri dari submenu Material Receiving, submenu Return to Store, submenu Maintenance Material ticket, submenu Non

Maintenance Material Ticket, dan submenu Material Ticket Problem.

Verifikasi Hasil Pengujian

Berdasarkan hasil pengujian fungsionalitas dan penerimaan pengguna yang sudah dilakukan, dapat diketahui hasilnya sebagai berikut:

Semua fungsi yang diujikan pada sistem sudah berjalan dengan baik. Proses yang berjalan dari input dapat menghasilkan output yang sesuai.

Menurut pengguna, KMS Maintenance PT XYZ yang telah dibuat sudah memenuhi parameter design, reliability, responsiveness, dan trust yang diinginkan.

KMS Maintenance PT XYZ dapat mengakomodasi knowledge serta proses dengan cepat dan tepat.

KMS Maintenance PT XYZ dapat dipercaya oleh pengguna untuk mengelola knowledge dan proses yang berjalan, sehingga pengguna bersedia untuk menggunakan aplikasi ini.

IV. KESIMPULAN

Berdasarkan tujuan penelitian yang telah dibuat, terdapat kesimpulan yang dapat diambil, yaitu:

Berdasarkan hasil analisis, perancangan, coding, dan testing, KMS Maintenance PT XYZ Sub Modul Material Master dan Storage dirancang berdasarkan KM cycle dengan memperhatikan proses creation, storage, retrieval dan application.

86

memungkinkan untuk dilakukan pengembangan lebih lanjut.

DAFTAR PUSTAKA

[1] Tiwana, Amrit. The Knowledge Management Toolkit. Prentice Hall PTR, 2000.

[2] Davenport, Thomas H, and Laurence Prusak. Working Knowledge: How Organizations Manage What They Know. Boston: Harvard Bussiness School Press, 1998.

[3] Quintas, Paul. Open Eye: Head back to the Business cafe. London: The Independent, 1999.

[4] Alavi, M., and D. Leitner. "Knowledge Management And Knowledge Management Systems: Conceptual Foundations And Research Issues." MIS Quarterly, 2001.