No. Gap Analysis Program Kegiatan / RTL STATUS PIC Program Pemeliharaan & Perbaikan
alat
1 Data alat rusak belum ada Pendataan Alat Rusak -Meminta data alat rusak Peb-15 TOP & -Melakukan Pencatatan alat rusak Instalasi 2 Sulit untuk membuat HPS TOR Perbaikan Meminta vendor membantu
membuat Data HPS Perbaikan Mar-15
TOP & Instalasi
3 Biaya analisa kerusakan sulit dibayarkan, kalau alat tidak jadi diperbaiki
-Mendikusikan permasalahan dengan TU untuk ditanyakan ke KPKN
Mar-15 TOP & TU
-Usulan mata anggaran untuk
analisa kerusakan Mar-15
4 Sulit menggabungkan program perbaikan
alat - Program Pemeliharaan Alat Membuat Program Pemeliharaan Jun-15 TOP, TU &
menjadi satu kontrak (Terencana & Cito) Alat (terutama yg Terencana) Instalasi
5 Belum ada usulan pemeliharaan rutin
untuk alat Program Pemeliharaan Alat -Usulan dari Instalasi (TOR)
KAUR PPDP> Des
2014 TOP &
Rutin KAK, PRUK, Lab
UJI > Jan 2015
(misal : TLD Reader / Irradiator) -Usulan biaya dari vendor Mar-15 Instalasi
-Koordinasi Anggaran Apr-15 TOP & TU Program Rekalibrasi Alat
6 Inventaris Alat belum selesai Program Inventaris Alat di BPFKS
Bekerjasama dengan Instalasi untuk menyelesaikan Inventaris Alat
Jan-15 TOP & Instalasi
7
Jadwal rekalibrasi perlu di-reset ulang dan Peralatan di Lab yg sudah ter-akreditasi
Program Baru Rekalibrasi Alat Membuat perencanaan ulang Peb 2015 TOP &
SEKSI TOP - KUM MANAJEMEN 2014
7
KAN belum dapat prioritas utama, padahal disurveilan tiap tahun
Program Baru Rekalibrasi Alat
Program Rekalibrasi Alat Peb 2015 Instalasi
8 Kalibrasi Internal tidak bisa dibayarkan (pindah saku)
Program Rekalibrasi Alat (Internal, misal TLD)
-Revisi SOP untuk Kalibrasi
Internal (Misal Pembacaan TLD) Jan-15
TOP ,PPDP,TU -Dibuatkan Jadwal Kalibrasi
Internal (berkoordinasi dengan Yantek & Instalasi)
Mar-15 TOP, Yantek & Instalasi
9
Data dari lab tidak lengkap : Titik ukur yang diinginkan, parameter, lembaga yg diinginkan
Program Rekalibrasi Alat -Membuat Form Rekalibrasi Alat
yg lengkap Dec-14 TOP
-Meminta Instalasi untuk mengisi
dengan lengkap Peb 2015
TOP & Instalasi 10 Belum ada tim swakelola program
rekalibrasi
-Usulan dibentuk tim swakelola program rekalibrasi dan Jobdesc-nya
Jan-15 Struktural -Penetapan Tim swakelola Peb 2015 Kepala BPFK 11
Kendala pembayaran mata uang asing untuk rekalibrasi ke luar negeri sehingga masih melalui pihak ketiga
Mendikusikan dan mengkaji permasalahan dengan TU untuk ditanyakan ke LKPP dan KPKN
Jan-15 TOP & TU
Program Interkomparasi
12 Hasil UBLK mandiri lama keluar hasilnya Program UBLK seluruh BPFK -Usulan ke BUK Peb 2015 TOP -Membuat Program UBLK yang
terencana bersama BPFK Jakarta Jan-15 TOP 13 Survey dan pendose meter belum ikut
interkomparasi Program UBLK seluruh BPFK -Usulan ke BUK Jan-15 TOP
17 Nomenklatur di DIPA membingungkan
Sinkronisasi dengan Tim Perencanaan pada Rekon di awal Tahun
Jan-15 TOP & TU
18 Program sister lab belum jelas, sehingga perlu dibicarakan di internal BPFKS
Pembahasan Program Sister Lab di BPFKS & di BUK
Jadwal Pembahasan Program
Sister Lab di BPFKS, lalu di BUK Jan-15 Kepala BPFK
19
Perlu sinkronisasi tindak lanjut hasil asesmen di PKM & RS untuk Unit Percontohan
Jadwal sinkronisasi tindak lanjut
hasil asesmen di PKM & RS Jan-15 TOP & KBT
Program Surveilan & Reakreditasi
20
Waktu penyelesaian closing selalu terlambat dari jadwal yang disepakati dengan Asesor
Program Pertemuan Rutin -Ada jadwal pertemuan rutin
mingguan setelah asesmen / audit 2015
TOP, Seksi & Instalasi 21 Perlunya penganggaran berbeda untuk
LK dan LP di KAN
Usulan penganggaran berbeda
untuk LK dan LP Jan-15 TOP & TU
Program Penambahan Ruang Lingkup
22 Tidak ada penambahan ruang lingkup dalam 2 tahun terakhir
Program Penambahan Ruang Lingkup sesuai Renstra BPFKS
-MK baru untuk penambahan
ruang lingkup Jun-15 Kepala BPFK
-Pengajuan ke KAN Jun-15 TOP
Program AI & KUM
23 Pengurusan ijin sumber di KAUR belum selesai
-Penyelesaian pengurusan ijin
sumber di KAUR Jan-15
24 Penetapan Sasaran mutu tiap Tahun dan analisa capaian belum konsisten
Penetapan Sasaran mutu tiap Tahun dan analisa capaian tahun 2015 di KUM Manajemen
Dec-14 Kepala BPFK
25
Kurangnya auditor internal yang bersertifikat, padahal akan ada perluasan ruang lingkup akreditasi (Lab massa, fotometri & Pengujian-Inspeksi Kelistrikan)
Program Pelatihan Auditor Internal
Usulan Pelatihan Auditor Internal
ke Seksi KBT Jan-15 TOP & KBT
Program Perijinan Sumber Radiasi
TOP & Instalasi
Program Penambahan Metode Kerja
26 Dokumen acuan tidak ada anggaran Program Pengadaan Dokumen Acuan
-Usulan dari Instalasi dan usulan
anggaran dari TOP Jan-15
TOP, TU & Instalasi 27 Belum diprogram mendatangkan
narasumber untuk membahas MK
Program Penambahan Metode Kerja
-Usulan dari Instalasi dan usulan
anggaran dari TOP Jan-15
- Mencari narasumber yg
kompeten Jan-15
Program Pengaduan Pelanggan
28 Pengaduan di PPDP belum terekam -Form Pengaduan di PPDP selalu
tersedia Dec-14
-PPDP merekam Pengaduan dan menyerahkan ke TOP
29
Pengaduan Pelanggan dari petugas alat datang (Catur, Rahmat dan Anwar) tidak banyak dilaporkan
-Form Pengaduan di Ruang Penerimaan alat Datang Yantek selalu tersedia
Dec-14 -Petugas Yantek merekam
Pengaduan dan menyerahkan ke TOP
Mengetahui
Kepala Seksi Tata Operasional Kepala Balai
R. Wisnu DH Wahyudi Ifani, ST, M.Si
TOP & Instalasi TOP & Yantek TOP & Instalasi
No.
Gap
Program
Kegiatan/RTL
STATUS PIC1
Antrian permintaan pelaksanaan
pengujian/kalibrasi sangat padat. Mash ada RS Pemerintah blm terlaksana, anggrn kalib tdk terserap
-Program penambahan alat kalibrator - KAK & PRUK membuat usulan untuk duplikasi alat
kalibrator Jan - Jun 205
Instalasi & Yantek TOP - Penambahan team DL
- Penyesuaian penjadwalan alat & tempat Kalibrasi ( mis kelengkpn alat CT ) -Penyiapan anggaran/dana 2 Pelaks Uji Kesesuaian (UK) unt CT Scan tdk
bisa maksimal Terpenuhi kelengkpn alat ukur CT Usulan PRUKpengadaan alat CT Scan Dec-14 PRUK, TOP
3
Pemberitahuan usulan team & jadwal kalibrasi terlalu mendadak ( seminggu sebelum pelaksanaan)
-Pemberian usulan dan jadwal minimal 3 minggu sebelum pelaksanaan
-Pemberian daftar antrian setiap bulan ke masing2 kepala instalasi (PRUK/KAK)
Tiap Hari Senin, Minggu
ke-2
Yantek, PRUK ,TOP
4 Jadwal pelaksanaan kegiatan DL masih
berbenturan dengan program kegiatan BPFK -Kegiatan DL dapat berjalan dengan lancar
-Penyusunan program BPFK selalu berkoordinasi
dengan bagian pelayanan /yang terkait Tiap bulan -Penambahan alat kalibrator - KAK & PRUK membuat usulan untuk duplikasi
-Penyiapan anggaran/dana 6 Proses Penerbitan Sertifikat belum memenuhi
SPM -Penerbitan Sertifikat sesuai dengan SPM
- Penambahan sarana & prasarana (pembaharuan
komputer) Jan-15 Yantek
-Kecepatan pembuatan sertifikat - Pembuatan Program IT (Link program
BA-Laporan-Sertifikat) Jun-15 Yantek, TU
9 Pelayanan Alat Datang masih belum memenuhi
SPM -Pelayanan Alat Datang sesuai dengan SPM
-Ada SDM khusus stand by unt menerima kalibrasi
alat datang (ada tp blm maks) Tribulan I 2015 Yantek program IT -Penambahan alat kalibrator khusus alat datang KAK 2015 Yantek, KAK,
TOP 10 Belum bisa melayani pengujian/ - Menambah jumlah - Pelatihan personel Jan-15 Yantek, KAK,
KBT kalibrasi 125 Alat yang tercantum kemampuan/pelayanan - Pengadaan Alat Jan-15 Yantek, KAK,
TOP pada Permenkes 363
11 Rekap data untuk laporan tahunan masih
manual ,-Ada Program IT untuk pengolahan Data
- Uslan unt dibuatkn Program IT (mulai Penwrn - BA-Laporan-Sertifikat) kelanjutan program seblmnya
Sepanjang
2015 Yantek, TU
Mengetahui
Kepala Seksi Tata Operasional Kepala Balai
GAP ANALYSIS KUM 2014 SEKSI KEMITRAAN DAN BIMBINGAN TEKNIS BPFK SURABAYA
NO. TUPOKSI PROGRAM KEGIATAN/RTL STATUS PIC
1 Peningkatan
Kemampuan SDM a Kurang jelasnya spesifikasi pelatihan yang diajukan Usulan pelatihan dilampiri TOR
Pelaksanaan pelatihan/in house training
sesuai TOR Peb 15 KBT, Semua Unit Kerja Tidak tersedianya lembaga penyelenggara Inventarisasi referensi lembaga Koordinasi dengan instalasi, seksi dan
GAP
GAP ANALYSIS KUM 2014 SEKSI KEMITRAAN DAN BIMBINGAN TEKNIS BPFK SURABAYA
b Tidak tersedianya lembaga penyelenggara pelatihan/kesulitan mencari narasumber penyelenggara pelatihan dan narasumber Koordinasi dengan instalasi, seksi daninstansi terkait Peb 15 KBT, Semua Unit Kerja c Keterbatasan anggaran Penambahan jumlah pengajuan anggaran Mapping pelatihan baik dari sisi anggaran maupun waktu Mar‐15 KBT 2 Bintek Pengujian Kalibrasi Fasyankes (RS
d PKM) DTPK PDBK a Belum adanya sinkronisasi antara jadwal pelaksanaan Sinkronisasi jadwal bintek dengan Seksi Membuat jadwal yg pasti ttg pelaksaan Sem I 2015 KBT, Yantek, Inst 2 dan PKM) DTPK, PDBK dan yang belum pernah dilayani) a y j p bintek dengan pelayanan rutin j g Yantek j yg p g p
bintek di semester 1 pd th berjalan Sem I 2015 Terkait
b Belum berjalannya sister laboratory Koordinasi dan advokasi ke Dinkes Melibatkan teknisi sister laboratory dalam
bintek pengujian kalibrasi di Puskesmas Dec‐14 KBT, Manajemen BPFK c Belum tersedianya anggaran kalibrasi di setiap Fasyankes Menjadi narasumber dlm rakorkesda Memantau jadwal rakorkesda 2015 KBT
3 Bintek Inspeksi Listrik Meda Belum diketahui adanya pelayanan inspeksi listrik medis oleh Fasyankes Promosi ttg layanan inspeksi listrik medis Membuat surat pemberitahuan ttg layanan inspeksi listrik medis ke semua Fasyankes layanan BPFKS Peb 15 KBT, Yantek b Belum tersedianya anggaran inspeksi listrik medis di setiap Fasyankes Menunggu jawaban 2015 KBT 4 Bintek Layanan Perdana KAUR (Surveymeter & Pen Dosemeter) a Belum ada data base tentang keberadaan surveymeter dan dosimeter saku Sosialisasi dan advokasi Perka Bapeten ttg kewajiban kalibrasi alat ukur radiasi ‐ Inventarisasi surveymeter dan dosimeter saku Mar‐15 KBT, KAUR, PRUK, YANTEK b Belum responnya Fasyankes terhadap kalibrasi surveymeter dan dosimeter saku ‐ Membuat surat pemberitahuan ttg layanan kalibrasi surveymeter dan dosimeter saku ke semua Fasyankes l Peb 2015 KBT, YANTEK layanan BPFKS
c Belum tersedianya peralatan praktikum (artefak utk pelatihan) sehingga mengganggu pelayanan Wacana utk mengajukan sebagai lembaga diklat ‐ Mencari informasi apakah lembaga eselon III bisa menyelenggarakan diklat resmi Mar‐15 KBT ‐ Pengadaan peralatan praktikum Jan‐15 KBT Belum jelasnya ttg perbedaan antara MoU TLD yg pinjam
9 MoU TD a Belum jelasnya ttg perbedaan antara MoU TLD yg pinjam
kontrol BPFKS dan yg tidak pinjam. Sosialisasi Sepanjang 2015 KBT PPDP YANTEK
‐ Penjelasan/konsultasi baik lewat telpon
maupun datang ke BPFKS Sepanjang 2015 KBT PPDP YANTEK
Mengetahuie ge a u Kepala Seksi Tata
Operasional Kepala Balai
