LAPORAN KERJA PRAKTEK
APLIKASI TRANSAKSI PENJUALAN dan PEMBELIAN BARANG PT ISTANA KERAMIK INDAH
Nama : Rudi Setiawan Nim : 07.41010.0026 Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA
2013
STIKOM
RANCANG BANGUN
APLIKASI TRANSAKSI PENJUALAN dan PEMBELIAN BARANG PT ISTANA KERAMIK INDAH
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan Program Studi Strata Satu Sistem Informasi
Nama : Rudi Setiawan Nim : 07.41010.0026 Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA
2013
STIKOM
Kupersembahkan kepada Ayahanda & Ibunda tercinta Beserta semua orang-orang terdekat
STIKOM
Telah diperiksa, diuji dan disetujui
Surabaya, November 2013
Disetujui:
Pembimbing Penyelia
Erwin Sutomo, S.Kom., M.Eng. Felix Constantine Jehovan NIDN 0722057501
Mengetahui:
Kaprodi S1 Sistem Informasi
Erwin Sutomo, S.Kom., M.Eng. NIDN 0722057501
STIKOM
viii DAFTAR ISI
Halaman
ABSTRAK ... v
KATA PENGANTAR ... vi
DAFTAR ISI ... viii
DAFTAR TABEL ... xi
DAFTAR GAMBAR ... xii
DAFTAR LAMPIRAN ... xiv
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Permasalahan ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 2
1.3 Batasan Masalah ... 2
1.4 Tujuan ... 3
1.5 Kontribusi ... 3
1.6 Sistematika Penulisan ... 3
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 5
2.1 Profil & Sejarah Singkat PT Istana Keramik Indah ... 5
2.2 Visi dan Misi ... 6
2.2.1 Visi ... 6
2.2.2 Misi ... 6
2.3 Struktur Organisasi ... 7
2.4 Deskripsi Tugas ... 7
BAB III LANDASAN TEORI ... 9
3.1Konsep Penjualan dan Pembelian ... 9
STIKOM
ix
3.1.2 Pentingnya fungsi pembelian dan tujuan pembelian ... 10
3.1.3 Tugas dan tanggung jawab fungsi pembelian ... 13
3.1.4 Pengertian Penjualan ... 16
3.1.5 Fungsi dan Tujuan Penjualan ... 17
3.2Konsep Dasar Sistem Informasi ... 17
3.2.1 Analisa dan Perancangan Sistem ... 19
3.2.2 Sistem Flow ... 21
3.2.3 Data Flow Diagram (DFD) ... 23
3.3Konsep Dasar Basis Data ... 25
3.3.1 Database ... 25
3.3.2 Sistem Basis Data ... 25
3.3.3 Database Management System ... 27
BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN ... 29
4.1 Menganalisa Sistem ... 30
4.1.1 Prosedur Penjualan ... 30
4.1.2 Prosedur Pembelian ... 32
4.2 Mendesain Sistem ... 32
4.2.1 Sistem Flow ... 33
4.2.2 Context Diagram ... 36
4.2.3 DFD Level 0 ... 37
4.2.4 DFD Level 1 Penjualan ... 38
4.2.5 DFD Level 1 Pembelian ... 39
STIKOM
x
Halaman
4.2.6 DFD Level 1 Membuat Laporan ... 39
4.2.7 Entity Relational Diagram ... 40
4.2.8 Struktur Tabel ... 42
4.3 Implementasi Sistem ... 47
BAB V PENUTUP ... 54
5.1 Kesimpulan ... 54
5.2 Saran ... 54
DAFTAR PUSTAKA ... 55
LAMPIRAN ... 56
STIKOM
xi
Tabel 4.1 Tabel User ... 42
Tabel 4.2 Tabel Master Barang ... 43
Tabel 4.3 Tabel Master Supplier ... 43
Tabel 4.4 Tabel Konsumen ... 44
Tabel 4.5 Tabel Pennjualan ... 44
Tabel 4.6 Tabel Pembelian ... 45
Tabel 4.7 Tabel Master Merk ... 45
Tabel 4.8 Tabel Master Kelompok ... 46
Tabel 4.9 Tabel Master Satuan ... 46
STIKOM
xii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT Istana Keramik Indah ... 7
Gambar 3.1 Simbol-Simbol pada System Flow ... 22
Gambar 4.1 Dokumen Flow Penjualan Pelanggan ... 31
Gambar 4.2 Dokumen Flow Pembelian Barang ... 32
Gambar 4.3 Sistem Flow Penjualan Barang ... 34
Gambar 4.4 Sistem Flow Pembelian Barang... 35
Gambar 4.5 Context Diagram ... 36
Gambar 4.6 DFD Level 0 ... 37
Gambar 4.7 DFD Level 1 Penjualan ... 38
Gambar 4.8 DFD Level 1 Pembelian ... 39
Gamabr 4.9 DFD Level 1 Pembuatan Laporan ... 40
Gambar 4.10 Conseptual Data Diagram... 41
Gambar 4.11 Physical Data Diagram ... 42
Gambar 4.12 Form Utama ... 47
Gambar 4.13 Form Login ... 48
Gambar 4.14 Form Penjualan ... 48
Gambar 4.15 Form Master Satuan ... 49
Gambar 4.16 Form Pembelian... 49
Gambar 4.17 Form Master Barang ... 50
Gamabr 4.18 Form Master Pelanggan ... 50
Gambar 4.19 Form Master Supplier ... 51
Gambar 4.20 Form Laporan Pembelian ... 51
STIKOM
xiii
Gambar 4.22 Form Laporan Penjualan ... 52 Gambar 4.23 Form Master Merek ... 53 Gambar 4.24 Form Master Kelompok ... 53
STIKOM
xiv DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1. Kartu Bimbingan Kerja Prakterk ... 56
Lampiran 2. Acuan Kerja ... 58
Lampiran 3. Garis Besar Rencana Kerja Mingguan ... 59
Lampiran 4. Log Harian dan Perubahan Acuan Kerja ... 60
Lampiran 5. Kehadiran Kerja Praktek ... 61
Lampiran 6. Listing Program ... 62
STIKOM
v
kota Malang dan bergerak dalam bidang retail keramik. Dalam proses pelaksanaan penjualan dan pembelian pada perusahaan tersebut memang telah terkomputerisasi, namun system yang ada belum terdapat keefisienan dalam pengoperasian sistem yang telah digunakan pada PT Istana Keramik Indah.
Penataan baru serta pembuatan tampilan baru sistem agar semakin efisien merupakan salah satu solusi untuk mengatasi masalah yg ada pada PT Istana Keramik Indah. Dengan adanya penataan baru pada database serta tampilan pada sistem maka keefisienan serta ketepatan data dapat lebih di pertanggung jawabkan dimana data terdahulu tidak tertata dengan efisien, sehingga sering menyebabkan kesalahan pada saat penginputan serta pengecekan data penjualan serta pembelian. Proses pembuatan sistem baru dimulai dari menganalisa sistem yang sedang berjalan, lalu hasil analisa diubah ke dalam bentuk document flow yang dibagi berdasarkan proses–proses transasksi yang ada. Dari document flow inilah dikembangkan sebuah sistem baru yang kemudian dituliskan ke dalam system flow.
Dengan diterapkannya sistem ini pada PT Istana Keramik Indah, maka diharapkan dapat mengurangi kesalahan pencatatan yang mungkin terjadi dan diharapkan mampu mempercepat proses penyajian laporan yang pada akhirnya dapat membantu pihak pengambil keputusan untuk lebih meningkatkan kinerja dan pelayanan yang ada.
Keyword : PT Istana Keramik Indah, penjualan, pembelian
STIKOM
1 BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Permasalahan
Dengan semakin maju dan berkembangnya teknologi, manusia dituntut untuk selalu berpikir bagaimana cara yang cepat dan tepat dalam menciptakan suatu sarana yang nantinya akan membantu proses kerja manusia. Salah satu di antaranya adalah teknologi komputer yang sampai sekarang mengalami kemajuan yang sangat pesat. Untuk itu, manusia dituntut untuk selalu mengetahui tentang teknologi komputer, walaupun hanya sistem komputernya saja.
Melalui sistem komputer dapat dikembangkan suatu sistem informasi sebagai pendukung yang sangat penting bagi perkembangan suatu perusahaan, guna sebagai penyedia informasi dan pengelolaan data untuk fungsi manajemen. Semua sistem informasi memiliki karakteristik umum, yaitu selalu tumbuh dan berkembang, melaksanakan tugas-tugas yang berhubungan dengan pengelolaan data dan menyediakan informasi kepada berbagai pemakai.
Sistem informasi dapat saja diwujudkan tanpa bantuan komputer, akan tetapi bila data yang harus diolah adalah data yang sangat besar dan selalu terjadi perubahan data maka apabila dikerjakan hanya dengan tenaga dan pikiran manusia saja tentunya tidak akan cepat selesai, dan komputer merupakan salah satu alat yang membantu manusia untuk tercapainya suatu sistem informasi yang tepat, cepat dan akurat. Komputer sangat membantu untuk pemrosesan data yang kuantitasnya besar, dan keakuratan komputer dapat diandalkan.
STIKOM
Begitu juga halnya pada PT Istana Keramik Indah, sebuah perusahaan yang terletak di daerah Malang dan bergerak di dalam retail keramik, dimana aktivitas penjualan dan pembelian sudah terkomputerisasi. Namun sistem yang ada saat ini belum dapat menyeleseikan proses yang ada dengan efisien, baik pada penjualan serta pada pembelian sehingga menyebabkan kesalahan pada saat pembuatan faktur serta penentuan harga jual dan juga pembayaran piutang. Di karenakan data base yang tidak rapi dan tampilan yang kurang enak di pandang sehingga menyebabkan user kurang nyaman dalam penggunanaan.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas dapat dirumuskan sebagai berikut: 1. Bagaimana membuat tampilan agar lebih friendly user.
2. Bagaimana mengefisiensikan kinerja sistem agar tidak terjadi kesalahan pada saat sistem digunakan.
1.3 Batasan Masalah
Implementasi kerja praktek ini dalam pembuatan sistem informasi pelayanan administrasi keuangan, dibatasi pada hal-hal sebagai berikut :
1. Sistem yang dibangun menggunakan Visual Basic 2010 dan database menggunakan SQL Server 2008 Express.
2. Sistem yang dibuat hanya mencakup proses penjualan dan pembelian.
3. Sistem yang akan di buat tidak mencakup pembuatan neraca serta perhitungan rugi-laba, hanya yang di sebutkan pada point 2.
4. System tidak di buat client server.
STIKOM
3
5. Tidak mengurus pengadaan dan penjadwalan barang di gudang. 6. Bukan online database
7. Tidak membuat proses pelaporan penjualan dan pembelian barang.
1.4 Tujuan
Tujuan dari kerja praktek ini adalah menghasilkan sistem informasi yang bertujuan untuk:
1. Terbentuknya sistem jual beli yang lebih efisien dan akurat dalam penggunaannya.
1.5 Kontribusi
Diharapkan setelah sistem yang baru ini dapat dimplementasikan dengan baik maka kinerja perusahaan jadi lebih efisien serta transaksi lebih akurat.
1.6 Sistematika Penulisan
Dalam penyusunan kerja praktek ini, sistematika penulisan disusun dalam beberapa bab. Tiap bab terdiri dari sub bab yang secara garis besar dapat dijelaskan sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Pada Bab ini mambahas tentang latar belakang permasalahan, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan sistematika penulisan kerja praktek.
STIKOM
BAB II GAMBARAN UMUM INSTITUSI
Pada bab ini akan dijelaskan secara detil mengenai asal usul PT Istana Keramik Indah antara lain : sejarah singkat, profil, dan struktur organisasi sekolah.
BAB III LANDASAN TEORI
Menjelaskan tentang landasan teori yang digunakan oleh penulis dalam perancangan sistem program. Landasan teori yang digunakan adalah: Konsep Manajemen Keuangan Perusahaan, Konsep Dasar Sistem Informasi dan Konsep Basis Data.
BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTEK
Bab ini membahas tentang metode penelitian, analisa sistem, rancangan baru yang diajukan sebagai alternatif penyelesaian dari permasalahan yang dihadapi, serta implementasi dan hasil dari uji coba yang telah dilakukan di perusahaan.
BAB V PENUTUP
Pada bab ini terdiri dari kesimpulan dan saran. Kesimpulan berisi tentang rangkuman dari hasil seluruh pembahasan masalah, sedangkan saran berisi tentang harapan-harapan dari penulis untuk pengembangan sistem yang dibuat supaya semakin baik.
STIKOM
5 BAB II
GAMBARAN UMUM INSTITUSI
2.1 Profil & Sejarah Singkat PT. ISTANA KERAMIK INDAH INDAH PT. Istana Keramik Indah adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan dan distribusi keramik. PT. Istana Keramik Indah Indah tidak hanya menjual keramik namun juga menjual berbagai barang kebutuhan dapur dan kamar mandi seperti pintu kamar mandi, wastafel, tempat sabun, dan lain-lain. PT. Istana Keramik Indah terletak di Malang dan berdiri pada tahun 1996 dengan hanya 4 orang pegawai pada saat permulaan merintis hingga akhirnya memiliki 20 orang pegawai saat ini.
Pada tahun 1989, PT. Istana Keramik Indah bernama Yan Sampoerna dan merupakan sebuah pabrik pembuatan lantai keramik dimana pada saat itu persaingan belum terlalu terasa seperti saat ini dan masi di di miliki oleh 3 orang owner termasuk Bapak Buyung yang saat ini menjadi pemilik tunggal PT. Istana Keramik Indah . Namun karena adanya masalah dengan adanya penduduk sekitar pabrik di mana selalu melakukan demo sehingga membuat proses produksi dan proses pengiriman barang terhambat membuat Yan Sampoerna harus gulung tikar. Namun Bapak buyung tetap bersikeras untuk meneruskan usahanya meski tidak melakukan proses produksi lagi tapi karena keuletan bapak Buyung maka beliau mampu mendirikan PT. Istana Keramik Indah hingga kini.
Tahun 1996, PT. Istana Keramik Indah hanya melakukan penjualan lantai keramik namun di karena namanya sudah cukup di kenal di pasaran terutama di
STIKOM
kota Malang maka banyak supplier yang percaya dan memberikan banyak pinjaman serta barang untuk di jual oleh PT. Istana Keramik Indah . Dan pada awal berdirinya PT. Istana Keramik Indah hanya memiliki 1 orang kasir yang juga menjadi bagian penjualan serta pengadaan barang serta mengurus setiap pembukuan perusahaan sedangkan 3 orang pegawai yang lain adalah seorang supir dan 2 orang pegawai gudang yang akan membongkar dan menata barang di gundang. Namun dengan berkembangnya pasar dan begitu banyak konsumen kini PT. Istana Keramik Indah memiliki 2 orang kasir, namun untuk pembukuan dan pengadaan barang tetap di pegang oleh kasir yang lama. Sedangkan 18 pegawai lainnya menjadi pegawai bongkar muat dan pegawai gudang.
Bangunan PT. Istana Keramik Indah adalah sebuah ruko berlantai 3, di mana lantai 1 untuk kegiatan transaksi dan lantai 2 untuk gudang keramik. Sehingga lantai 3 di pergunakan untuk Bapak Buyung sebagai tempat tinggal pribadinya. Namun dengan banyaknya pesanan serta besarnya pasar maka saat ini memiliki sebuah gudang baru yang bertempat di daerah Batu, Malang. Sehingga barang yang di miliki oleh PT. Istana Keramik Indah menjadi bermacam-macam.
2.2 Visi dan Misi 2.2.1 Visi
Menjadi suatu perusahaan yang bisa menjadi pemimpin pasar yang tidak hanya berpusat pada keuntungan tapi juga kepuasan pelanggan.
2.2.2 Misi
a) Menyediakan segala kebutuhan pelanggan. b) Memberikan kepuasan pelanggan.
STIKOM
7
2.3 Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan sistem pengendali jalannya kegiatan dimana terdapat pembagian tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian pada perusahaan secara detil. Struktur organisasi dari PT. Istana Keramik Indah adalah sebagai berikut:
Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. Istana Keramik Indah
2.4 Deskripsi Tugas
Dalam setiap instansi, sangat diperlukan adanya saling berkesinambungan dalam melakukan suatu pekerjaan, sehingga adanya pembagian pekerjaan mutlak diterapkan dalam setiap bagian yang ada di suatu instansi agar tidak terjadi kerancuan dalam pelaksanaannya. Berdasarkan struktur organisasi pada gambar 2.1 dapat dideskripsikan tugas yang dimiliki oleh tiap-tiap bagian yang bersangkutan sebagai berikut:
Direktur
Manajer
Pengadaan Barang Bagian
keuangan
Bagian keuangan
STIKOM
1. Direktur
Direktur sebagai pemilik dan pemberi keputusan tentang pengadaan barang dan pemberian hutang terhadap pelanggan.
2. Manajer
Manajer sebagai koordinator bertugas mengawasi setiap proses yang ada pada perusahaan serta yang menjalankan setiap perintah dari direktur secara langsung sehingga semua dapat berjalan dengan baik.
3. Bagian keuangan
Bagian keuangan adalah suatu bagian yang mengurus setiap pembukuan serta mencatat setiap arus uang yang masuk dan keluar.
4. Pengadaan barang
Pengadaan barang adalah suatu divisi di mana memiliki kemampuan untuk bisa membuat daftar barang yang sudah menipis di gudang maupun yang sudah habis namun tidak dapat secara langsung memensan kepada supplier karena membutuhkan validasi dari direktur.
5. Kasir
Kasir adalah bagian yang melakukan transaksi penjualan dimana bisa membuat surat barang keluar dan mendaftarkan seseorang agar bisa melakukan hutang atau pembayaran berjangka namun masi tetap mebutuhkan validasi dari direktur.
STIKOM
9 BAB III
LANDASAN TEORI
3.1 Konsep Penjualan dan Pembelian 3.1.1 Pengertian Pembelian
Definisi Pembelian Menurut Para Ahli, istilah purchasing atau pembelian sinonim dengan procurement atau pengadaan barang. Berikut adalah definisi
procurement menurut Bodnar dan Hopwood (2001:323), yaitu:“Procurement is
the business process of selecting a source, ordering, and acquiring goods or services.”
Pendapat tersebut kurang lebih mempunyai arti: bahwa pengadaan barang adalah proses bisnis dalam memilih sumber daya-sumber daya, pemesanan dan perolehan barang atau jasa.
Brown dkk. (2001:132) mengatakan bahwa secara umum pembelian bisa didefinisikan sebagai: “managing the inputs into the organization’s transformation
(production process).” Pendapat tersebut kurang lebih mempunyai arti bahwa
pembelian merupakan pengelolaan masukan ke dalam proses produksi organisasi.
Berikut adalah pendapat Galloway dkk. (2000:31) mengenai fungsi
pembelian, yaitu: “The role of purchasing function is to make materials and parts
of the right quality, and quantity available for use by operations at the right time
and at the right place.” Pendapat tersebut kurang lebih mempunyai arti bahwa
STIKOM
peran fungsi pembelian adalah untuk mengadakan material dan part pada kualitas yang tepat dan kuantitas yang tersedia untuk digunakan dalam operasi pada waktu yang tepat dan tempat yang tepat.
3.1.2 Pentingnya fungsi pembelian dan tujuan pembelian
Management audit bisa digunakan untuk mengevaluasi organisasi secara keseluruhan ataupun fungsi tertentu dalam organisasi, untuk menentukan apakah perusahaan sudah memperoleh efisiensi biaya yang maksimum dari yang telah dilaksanakan oleh fungsi tersebut selama ini. Penelitian ini menjadikan fungsi pembelian sebagai sasaran audit.
Fungsi pembelian sering dianggap sebagai bagian yang paling penting dan berpengaruh, bahkan bisa dikatakan sebagian besar proses bisnis berasal dari kegiatan pembelian. Alasan yang sangat fundamental untuk membahas fungsi pembelian ialah karena dalam bidang ini pemborosan mudah terjadi, baik karena perilaku yang disfungsional maupun karena kurangnya pengetahuan dalam berbagai aspek pembelian bahan, sarana, prasarana dan suku cadang yang diperlukan perusahaan.
Pandangan ini menurut Siagian (2001:192) mudah dipahami karena dalam proses produksi perusahaan memerlukan bahan baku. Tidak banyak perusahaan yang menguasai sendiri bahan baku yang diperlukan untuk diolah lebih lanjut menjadi produk jadi, sehingga bisa disimpulkan bahwa tidak ada satupun bentuk atau jenis perusahaan yang tidak terlibat dengan fungsi pembelian. Pengalaman banyak perusahaan bahwa biaya untuk menghasilkan suatu produk mungkin
STIKOM
11
mencapai sekitar lima puluh persen dari harga jual produk, menjadikan fungsi pembelian sebagai sumber pemborosan apabila tidak diselenggarakan dengan baik dan sumber penghematan yang akan memperbesar laba perusahaan apabila dilakukan dengan teliti dan cermat.
Berikut adalah beberapa alasan mengapa pembelian merupakan area yang penting yang dikemukakan Brown dkk. (2001:131), yaitu:
1. Fungsi pembelian memiliki tanggung jawab untuk mengelola masukan perusahaan pada pengiriman, kualitas dan harga yang tepat, yang meliputi bahan baku, jasa dan sub-assemblies untuk keperluan organisasi.
2. Berbagai penghematan yang berhasil dicapai lewat pembelian secara langsung direfleksikan pada lini dasar organisasi. Dengan kata lain, begitu penghematan harga dibuat, maka akan mempunyai pengaruh yang langsung terhadap struktur biaya perusahaan. Sehingga sering dikatakan bahwa penghematan pembelian 1% ekivalen dengan peningkatan penjualan sebesar 10%.
3. Pembelian dan suplai material mempunyai kaitan dengan semua aspek operasi manajemen.
Bagaimana cara sebuah perusahaan dalam mengendalikan strategi pengadaan barangnya akan mempunyai pengaruh langsung terhadap bagaimana perusahaan tersebut menjalankan bisnisnya. Pembelian yang baik juga perlu menjadi perhatian untuk organisasi-organisasi non profit dan pemerintah. Berbagai tekanan yang berkaitan dengan kurangnya dana yang tersedia dan
STIKOM
besarnya biaya, mendorong organisasi-organisasi tersebut untuk beroperasi seefisien mungkin dengan biaya seminimum mungkin.
Dengan demikian, apapun jenis dan ukuran perusahaannya, pembelian yang dilaksanakan dengan ekonomis dan efektif amat diperlukan dalam upaya mencapai kondisi perusahaan yang sehat karena pembelian merupakan kegiatan yang memerlukan pengerahan sumber daya dalam jumlah besar.Melalui kegiatan manajemen keuangan maka kebutuhan pendanaan kegiatan sekolah dapat direncanakan, diupayakan pengadaannya, dibukukan secara transparan, dan digunakan untuk membiayai pelaksanaan program sekolah secara efektif dan efisien. Untuk itu tujuan manajemen keuangan adalah:
1. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi penggunaan keuangan sekolah 2. Meningkatkan akuntabilitas dan transparansi keuangan sekolah. 3. Meminimalkan penyalahgunaan anggaran sekolah.
Untuk mencapai tujuan tersebut, maka dibutuhkan kreativitas kepala sekolah dalam menggali sumber-sumber dana, menempatkan bendaharawan yang menguasai dalam pembukuan dan pertanggung-jawaban keuangan serta memanfaatkannya secara benar sesuai peraturan perundangan yang berlaku.
STIKOM
13
3.1.3 Tugas dan tanggung jawab fungsi pembelian
Pada dasarnya peran fungsi pembelian adalah untuk menyediakan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan pada waktu, harga dan kualitas yang tepat. Assauri (1998:162) menjabarkan tanggung jawab bagian pembelian sebagai berikut:
1. Bertanggung jawab atas pelaksanaan pembelian bahan-bahan agar rencana operasi dapat dipenuhi dan pembelian bahan-bahan tersebut pada tingkat harga dimana perusahaan akan mampu bersaing dalam memasarkan produknya.
2. Bertanggung jawab atas usaha-usaha untuk dapat mengikuti perkembangan bahan-bahan baru yang dapat meguntungkan dalam proses produksi, perkembangan dalam desain, harga dan faktor-faktor lain yang dapat mempengaruhi produk perusahaan, harga serta desainnya.
3. Bertanggung jawab untuk menurunkan investasi atau meningkatkan perputaran bahan, yaitu dengan penentuan skedul arus bahan ke dalam pabrik dalam jumlah yang cukup untuk memenuhi kebutuhan produksi.
4. Bertanggung jawab atas kegiatan penelitian dengan menyelidiki data-data dan perkembangan pasar, perbedaaan sumber-sumber penawaran (supply) dan memeriksa pabrik suplier untuk
STIKOM
mengetahui kapasitas dan kemampuannya dalam memenuhi kebutuhan-kebutuhan perusahaan.
5. Bertanggung jawab atas pemeliharaan bahan-bahan yang dibeli setelah diterima dan bertanggung jawab atas pengawasan persediaan.
Tugas-tugas yang dilakukan bagian pembelian dalam memenuhi tanggung jawab tersebut diatas antara lain:
1. Melakukan pembelian bahan-bahan secara bersaing atas dasar nilai yang ditentukan tidak hanya pada harga yang tepat tetapi juga pada waktu yang tepat, serta jumlah dan mutu yang tepat pula.
2. Membantu pemilihan bahan-bahan dengan melakukan penyelidikan.
3. Melaksanakan usaha-usaha pencarian paling sedikit dua sumber suplai.
4. Mempengaruhi tingkat persediaan terendah.
5. Menjaga hubungan baik dengan suplier.
6. Melakukan kerjasama dan koordinasi yang efektif dengan fungsi-fungsi lainnya dalam perusahaan.
7. Meneliti keadaan perdagangan pasar.
STIKOM
15
8. Membeli seluruh bahan-bahan dan perlengkapan yang dibutuhkan tepat waktu sehingga tidak menganggu rencana produksi dari perusahaan tersebut.
Galloway dkk. (2000:305) mendefinisikan tujuan dan tanggung jawab departemen pembelian adalah meliputi hal-hal sebagai berikut:
1. Memilih, mengevaluasi dan mengembangkan sumber-sumber untuk bahan dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan.
2. Memelihara dan membangun relasi dengan suplier yang berkenaan dengan kualitas, pengiriman, pembayaran dan pengembalian.
3. Mencari bahan dan produk baru, serta sumber-sumber baru untuk memperoleh bahan dan produk yang lebih baik yang mungkin bisa digunakan oleh perusahaan di masa yang akan datang.
4 Melakukan negosiasi dan memperoleh bahan baku, peralatan, barang dan jasa pada harga yang mencerminkan the best value for money.
5. Ikut berpartisipasi dalam aktivitas-aktivitas untuk reduksi biaya.
6. Memelihara sistem komunikasi yang efektif dan melakukan konsultasi secara rutin dengan fungsi-fungsi internal.
STIKOM
7. Selalu memberikan informasi mengenai biaya pembelian dan berbagai perubahan yang mungkin bisa mempengaruhi laba perusahaan dan perkembangan dimasa mendatang kepada manajemen puncak.
3.1.4 Pengertian Penjualan
Penjualan merupakan pembelian sesuatu (barang atau jasa) dari suatu pihak kepada pihak lainnya dengan mendapatkan ganti uang dari pihak tersebut. Penjualan juga merupakan suatu sumber pendapatan perusahaan, semakin besar penjualan maka semakin besar pula pendapatan yang diperoleh perusahaan.
Aktivitas penjualan merupakan pendapatan utama perusahaan karena jika aktivitas penjualan produk maupun jasa tidak dikelola dengan baik maka secara langsung dapat merugikan perusahaan. Hal ini dapat disebabkan karena sasaran penjualan yang diharapkan tidak tercapai dan pendapatan pun akan berkurang.
Untuk lebih jelasnya dapat dilihat dari pengertian penjualan itu sendiri adalah sebagai berikut:
Pengertian penjualan menurut Henry Simamora dalam buku “Akuntansi
Basis Pengambilan Keputusan Bisnis” menyatakan bahwa:
“Penjualan adalah pendapatan lazim dalam perusahaan dan merupakan
jumlah kotor yang dibebankan kepada pelanggan atas barang dan jasa”.Pengertian
penjualan menurut Chairul Marom dalam buku “Sistem Akuntansi Perusahaan
Dagang” menyatakan bahwa :
“Penjualan artinya penjualan barang dagangan sebagai usaha pokok
perusahaan yang biasanya dilakukan secara teratur”.
Berdasarkan pengertian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa penjualan adalah persetujuan kedua belah pihak antara penjual dan pembeli, dimana penjual
STIKOM
17
menawarkan suatu produk dengan harapan pembeli dapat menyerahkan sejumlah uang sebagai alat ukur produk tersebut sebesar harga jual yang telah disepakati.
3.1.5 Fungsi dan Tujuan Penjualan
Dalam suatu perusahaan kegiatan penjualan adalah kegiatan yang penting, karena dengan adanya kegiatan penjualan tersebut maka akan terbentuk laba yang dapat menjamin kelangsungan hidup perusahaan.
Tujuan umum penjualan yang dimiliki oleh perusahaan menurut Basu Swastha dalam bukunya “Manajemen Penjualan”, yaitu:
“1. Mencapai volume penjualan tertentu.
2. Mendapat laba tertentu.
3. Menunjang pertumbuhan perusahaan”.
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa tujuan umum perusahaan dalam kegiatan penjualan adalah untuk mencapai volume penjualan, mendapat laba yang maksimal dengan modal sekecil-kecilnya, dan menunjang pertumbuhan suatu perusahaan.
3.2 Konsep Dasar Sistem Informasi
Ada banyak yang mendefinisikan tentang sistem, berikut ini adalah beberapa definisi tentang sistem yaitu antara lain menurut Jogiyanto H.M. 1993, Hal 1, “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur – prosedure yang terdiri dari
kumpulan elemen – elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”. Menurut Jerry Fitz Gerald suatu sistem adalah “suatu jaringan kerja
STIKOM
dari prosedur - prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama – sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu”. Sedangkan menurut Mahyuzir Tavri D. suatu sistem adalah
“kumpulan dari elemen – elemen yang berkaitan dan bertanggung memproses masukkan (input) sehingga menghasilkan keluaran (output)”
Secara umum terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada
prosedur sistem adalah sebagai berikut: “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari
prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk
melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.”
Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan urutan-urutan operasi di dalam sistem. Prosedur (procedure) didefinisikan oleh Richard F. Neuschel (2005) sebagai berikut: “Prosedur adalah suatu urut-urutan operasi klerikal (tulis-menulis), biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi.”
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya dalam mendefinisikan sistem, masih menurut Neuschel, adalah
sebagai berikut: “Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi
untuk mencapai suatu tujuan tertentu.”
Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis (1981) sebagai berikut: “Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,
STIKOM
19
mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.”
3.2.1 Analisa dan Perancangan Sistem
Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.
Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem (system planning) dan sebelum tahap desain sistem (system design). Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini juga akan menyebabkan kesalahan di tahap selanjutnya.
Dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem sebagai berikut:
1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.
2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. 3. Analyze, yaitu menganalisis sistem.
4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.
Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya sekarang bagi analis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. Tahap ini disebut dengan desain sistem.
STIKOM
Menurut Kendall (2003), Analisa dan Perancangan Sistem dipergunakan untuk menganalisis, merancang, dan mengimplementasikan peningkatan-peningkatan fungsi bisnis yang dapat dicapai melalui penggunaan sistem informasi terkomputerisasi.
A. Blok Masukan
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
B. Blok Model
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
C. Blok Keluaran
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
D. Blok Teknologi
Teknologi merupakan “kotak alat” (toolbox) dalam sistem informasi.
Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
E. Blok Basis Data
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan
STIKOM
21
digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan di dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpannya. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS (Database Management Systems).
F. Blok Kendali
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti misalnya bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, kesalahan-kesalahan, ketidak-efisienan, sabotase, dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung diatasi.
3.2.2 System Flow
System flow atau bagan alir sistem merupakan bagan yang menunjukkan
arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. System flow menunjukkan urutan-urutan dari prosedur yang ada di dalam sistem dan menunjukkan apa yang dikerjakan sistem. Simbol-simbol yang digunakan dalam system flow ditunjukkan pada Gambar 3.1.
STIKOM
1. Simbol Dokumen
2. Simbol Kegiatan Manual
3. Simbol Simpanan Offline
4. Simbol Proses
5. Simbol Database
6. Simbol Garis Alir
7. Simbol Penghubung ke Halaman yang Sama
8. Simbol Penghubung ke Halaman Lain
Gambar 3.1 Simbol-Simbol pada System Flow 1. Simbol dokumen
Menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual atau komputer.
2. Simbol kegiatan manual
Menunjukkan pekerjaan manual. 3. Simbol simpanan offline
Menunjukkan file non-komputer yang diarsip. 4. Simbol proses
Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer. 5. Simbol database
Menunjukkan tempat untuk menyimpan data hasil operasi komputer. 6. Simbol garis alir
Menunjukkan arus dari proses. 7. Simbol penghubung
Menunjukkan penghubung ke halaman yang masih sama atau ke halaman lain.
STIKOM
23
3.2.3 Data Flow Diagram (DFD)
DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir. DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur dan dapat mengembangkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur dan jelas.
A. External Entity atau Boundary
Kesatuan luar merupakan kesatuan (entity) di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. External entity disimbolkan dengan notasi kotak.
B. Arus Data
Arus Data (data flow) di DFD diberi simbol panah. Arus data ini mengalir di antara proses, simpanan data (data store) dan kesatuan luar (external entity). Arus data ini menunjukkan arus data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.
C. Proses
Suatu proses adalah kegiatan yang dilakukan oleh orang, mesin, atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk menghasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Simbol proses berupa lingkaran atau persegi panjang dengan sudut-sudut tumpul.
D. Simpanan Data
STIKOM
Simpanan data merupakan simpanan dari data yang dapat berupa hal-hal sebagai berikut, sebagai gambaran:
1. Suatu file atau database di sistem komputer. 2. Suatu arsip atau catatan manual.
3. Suatu kotak tempat data di meja seseorang. 4. Suatu tabel acuan manual.
Simpanan data di DFD disimbolkan dengan sepasang garis horizontal paralel yang tertutup di salah satu ujungnya.
E. Context Diagram
Context Diagram merupakan langkah pertama dalam pembuatan Data
Flow Diagram. Pada context diagram dijelaskan sistem apa yang dibuat dan entity apa saja yang digunakan. Dalam context diagram harus ada arus data yang masuk dan arus data yang keluar.
F. Data Flow Diagram (DFD) Level 0
DFD level 0 adalah langkah selanjutnya setelah context diagram. Pada langkah ini, digambarkan proses-proses yang terjadi pada Sistem Informasi Administrasi Keuangan Siswa.
G. Data Flow Diagram (DFD) Level 1
DFD Level 1 merupakan penjelasan dari DFD level 0. Pada proses ini dijelaskan proses apa saja yang dilakukan pada setiap proses yang terdapat di DFD level 0.
H. Entity Relational Diagram (ERD)
STIKOM
25
Entity Relational Diagram (ERD) merupakan penggambaran hubungan antara beberapa entity yang digunakan untuk merancang database yang akan diperlukan.
3.3 Konsep Dasar Basis Data 3.3.1 Database
Menurut Yuswanto (2005:1), database merupakan sekumpulan data yang berisi informasi yang saling berhubungan. Pengertian ini sangat berbeda antara database Relasional dan Non Relasional. Pada database Non Relasional, sebuah database hanya merupakan sebuah file.
Menurut Marlinda (2004:1), database adalah suatu susunan/kumpulan data operasional lengkap dari suatu organisasi/perusahaan yang diorganisir/dikelola dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakainya.
Penyusunan satu database digunakan untuk mengatasi masalah-masalah pada penyusunan data yaitu redundansi dan inkonsistensi data, kesulitan pengaksesan data, isolasi data untuk standarisasi, multiple user (banyak pemakai), masalah keamanan (security), masalah integrasi (kesatuan), dan masalah data independence (kebebasan data).
3.3.2 Sistem Basis Data
Menurut Marlinda (2004:1), sistem basis data adalah suatu sistem menyusun dan mengelola record-record menggunakan komputer untuk
STIKOM
menyimpan atau merekam serta memelihara dan operasional lengkap sebuah organisasi/perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan.
Pada sebuah sistem basis data terdapat komponen-komponen utama yaitu Perangkat Keras (Hardware), Sistem Operasi (Operating System), Basis Data (Database), Sistem (Aplikasi atau Perangkat Lunak) Pengelola Basis Data(DBMS), Pemakai (User), dan Aplikasi (Perangkat Lunak) lain (bersifat opsional).
Keuntungan sistem basis data adalah:
a) Mengurangi kerangkapan data, yaitu data yang sama disimpan dalam berkas data yang berbeda-beda sehingga update dilakukan berulang-ulang.
b) Mencegah ketidakkonsistenan.
c) Keamanan data dapat terjaga, yaitu data dapat dilindungi dari pemakai yang tidak berwenang.
d) Integritas dapat dipertahankan.
e) Data dapat dipergunakan bersama-sama. f) Menyediakan recovery.
g) Memudahkan penerapan standarisasi. h) Data bersifat mandiri (data independence).
i) Keterpaduan data terjaga, memelihara keterpaduan data berarti data harus akurat. Hal ini sangat erat hubungannya dengan pengontrolan kerangkapan data dan pemeliharaan keselarasan data.
Kerugian system basis data adalah:
a) Diperlukan tempat penyimpanan yang besar.
STIKOM
27
b) Diperlukan tenaga yang terampil dalam mengolah data.
c) Kerusakan sistem basis data dapat mempengaruhi departemen yang terkait.
3.3.3 Database Management System
Menurut Marlinda (2004:1), Database Management System (DBMS) merupakan kumpulan file yang saling berkaitan dan program untuk pengelolanya. Basis Data adalah kumpulan datanya, sedang program pengelolanya berdiri sendiri dalam suatu paket program yang komersial untuk membaca data, menghapus data, dan melaporkan data dalam basis data.
Bahasa-bahasa yang terdapat dalam DBMS adalah: 1. Data Definition Language (DDL)
Pola skema basis data dispesifikasikan dengan satu set definisi yang diekspresikan dengan satu bahasa khusus yang disebut DDL. Hasil kompilasi perintah DDL adalah satu set tabel yang disimpan di dalam file khusus yang disebut data dictionary/directory.
2. Data Manipulation Language (DML)
Bahasa yang memperbolehkan pemakai mengakses atau memanipulasi data sebagai yang diorganisasikan sebelumnya model data yang tepat.
3. Query
Pernyataan yang diajukan untuk mengambil informasi. Merupakan bagian DML yang digunakan untuk pengambilan informasi.
DBMS memiliki fungsi sebagai berikut: 1. Data Definition
DBMS harus dapat mengolah pendefinisian data.
STIKOM
2. Data Manipulation
DBMS harus dapat menangani permintaan-permintaan dari pemakai untuk mengakses data.
3. Data Security dan Integrity
DBMS dapat memeriksa security dan integrity data yang didefinisikan oleh DBA.
4. Data Recovery dan Concurrency
a. DBMS harus dapat menangani kegagalan-kegagalan pengaksesan basis data yang dapat disebabkan oleh kesalahan sistem, kerusakan disk, dan sebagainya.
b. DBMS harus dapat mengontrol pengaksesan data yang konkuren yaitu bila satu data diakses secara bersama-sama oleh lebih dari satu pemakai pada saat yang bersamaan.
5. Data Dictionary
DBMS harus menyediakan data dictionary.
STIKOM
29 BAB IV
DESKRIPSI PEKERJAAN
PT Istana Keramik Indah memiliki proses transaksi yang hamper sama dengan perusahaan took keramik yang laen namun yang membedakan adalah perusahaan ini telah terkomputerisasi namun masi memiliki ketidak cocokan antara aplikasi dengan database yang ada sehingga membuat beberapa data memiliki salah informasi atau hasil yang berbeda dengan kenyataan yang ada.
Kerja praktek ini dilakukan selama 160 jam yang dilakukan dalam waktu 4 minggu. Setiap minggunya terdapat 5 hari jam kerja, masing-masing selama 8 jam. Dalam kerja praktek ini, diharuskan menemukan permasalahan yang ada, mempelajari serta memberikan solusi bagi masalah yang timbul.
Permasalahan yang ada pada PT Istana Keramik Indah ini terdapat informasi dari pengambilan data barang dsehingga membuat proses penjualan dan pembelian menjadi terhambat. Untuk mengatasi permasalahan tersebut, diperlukan langkah-langkah yaitu:
a. Menganalisa sistem b. Mendesain sistem
c. Mengimplementasikan sistem
d. Melakukan pembahasan terhadap hasil implementasi sistem.
Keempat langkah tersebut, dilakukan agar dapat menemukan solusi dari permasalahan yang ada. Lebih jelasnya dipaparkan pada sub bab dibawah ini.
STIKOM
4.1Menganalisa Sistem
Menganalisa Sistem adalah langkah awal untuk membuat suatu sistem baru. Biasanya dalam bentuk dokumen flow dengan pembagian proses-proses yang ada. Dalam langkah ini penulis melakukan analisa tehadap permasalahan yang ada pada PT Relasi Utama Abadi.
4.1.1 Prosedur Penjualan
proses ini di mulai dari datangnya permintaan dari pelanggan yang akan berlanjut ke pengecekan barang bila ada maka penjualan berjalan biasa namun bila tidak ada maka akan di oper untuk penjualan inden dimana pelanggan di tanya mau memesan barang yg di minta atau tidak bila mau maka akan terjadi penjualan dengan proses biasa namun bila tidak maka proses akan berhenti. Gambar4.1 dibawah ini.
STIKOM
31
Gambar 4.1 Dokumen Flow Penjualan Pelanggan
STIKOM
4.1.2 Prosedur Pembelian barang
Proses pembelian barang diawali operator membuat PO untuk Supplier dan mengirimkannya ke supplier. Lalu supplier mengirimkan barang dan diterima oleh operator dan diserahan kebagian gudang untuk disimpan. Seperti pada gambar 4.2
Gambar 4.2 Dokumen Flow Pembelian barang
4.2Mendesain Sistem
Desain sistem merupakan tahap pengembangan setelah analisis sistem dilakukan. Desain sistem terdiri darimerancang sistem flow, Context Diagram, Hierarchy Input Output (HIPO), Data Flow Diagram (DFD), Entity Relational
STIKOM
33
Diagram (ERD) dan struktur tabel. Lalu dilanjutkan dengan mendesain input output untuk dibuat aplikasi selanjutnya.
Sistem flow dibuat dengan mengembangkan dokumen flow lama, proses komputerisasi yang harus terjadi di dalam alur sistem yang baru. Proses tersebut juga membutuhkan database yang tepat untuk penyimpanan data.
Desain sistem selanjutnya membuat Context Diagram. External Entity dan proses-proses yang terjadi pada Context Diagram didapat dari sistem flow yang telah dibuat. Pendesain kemudian menyusun secara lengkap masing-masing proses beserta file-file yang dibutuhkan pada DFD. Context Diagram yang telah dibuat, digunakan sebagai acuan pembuatan HIPO. File yang terdapat pada DFD digunakan sebagai acuan membuat ERD dan struktur tabel.
4.2.1 Sistem Flow
Dokumen Flow Baru merupakan gambaran dari sistem yang telah dikembangkan. Dalam Sistem Flow, beberapa proses yang dilakukan secara komputerisasi. Proses yang dikembangkan meliputi, proses pencatatan order pelanggan dan laporan distribusi.
STIKOM
A. Penjualan barang
[image:46.595.63.546.177.699.2]Sistem Flow Pencatatan order pelanggan dilakukan secara komputerisasi yang dikembangkan dari Dokumen Flow yang sudah dijelaskan sebelumnya. Dapat dilihat pada gambar 4.3 Sistem Flow Penjualan barang.
Gambar 4.3 Sistem Flow Penjualan barang
STIKOM
35
B. Pembelian Barang
Sistem Flow Pembuatan laporan distribusi dilakukan secara komputerisasi yang dikembangkan dari Dokumen Flow yang sudah dijelaskan sebelumnya. Sistem Flow disini mengalami perubahan seperti bagian operator dan admin yang memiliki hak yang berbeda. Dapat dilihat pada Gambar 4.4 Sistem Flow
Pembelian Barang
Gambar 4.4 Sistem Flow Pembelian Barang
STIKOM
4.2.2 Context Diagram
Pada Context Diagram Sistem Informasi Penjualan dan Pembelian ini terdiri dari 3 entitas (bagian), yaitu Customer, Supplier, dan Pimpinan. Ketiga entitas tadi memberikan input data dan menerima output data yang diperlukan. Sebagai contoh, Customer memberikan input berupa SO kepada Sistem Informasi Penjualan dan Pembelian. Setelah itu, Sistem akan memberikan informasi hasil Penjualan tersebut kepada Pimpinan dalam bentuk laporan.
Gambar 4.5 Context Diagram
STIKOM
37
4.2.3 DFD Level 0
DFD level 0 ini, berisi empat proses. Proses tersebut antara lain, Maintenance Data Pegawai, Penjualan, Pembelian, dan Membuat Laporan.
Gambar 4.6 DFD Level 0
STIKOM
4.2.4 DFD Level 1 Penjualan
DFD Level 1 Pembelian Barang meliputi lima transaksi yang sering terjadi di dalam PT Relasi Utama Abadi. Lima transaksi diantaranya, melayani SO, maintenance data customer, maintenance data barang, update stok, pengiriman. Transaksi tersebut membutuhkan SO untuk memasukkan data.
Gambar 4.7 DFD Level 1 Penjualan
STIKOM
39
4.2.5 DFD Level 1 Pembelian Barang
DFD Level 1 Pembelian Barang ini menggambarkan proses membuat PO Supplier, maintenance data customer dan menerima barang pada PT Relasi Utama Abadi Surabaya.
Gambar 4.8 DFD Level 1 Pembelian Barang
4.2.7DFD Level 1 Membuat Laporan
DFD Level 1 Membuat laporan merupakan gambaran proses pembuatan laporan untuk manajer. Proses tersebut dibagi menjadi empat, yaitu proses
STIKOM
membuat laporan penjualan, laporan pembelian, laporan stok barang dan membuat laporan retur
Gambar 4.9 DFD Level 1 Membuat laporan
4.2.7 Entity Relational Diagram
Entity Relational Diagram (ERD) merupakan gambaran struktur database dari Sistem Informasi Perpustakaan yang telah dikembangkan. ERD dibagi menjadi dua, yaitu Conceptual Data Model (CDM) atau secara logik dan Physical Data Model (PDM) atau secara fisik.
A. CDM (Conceptual Data Model)
Entity Relationship Diagram (ERD) digunakan untuk menggambarkan hubungan data yang digunakan dalam sistem. ERD juga menunjukkan strukutur keseluruhan kebutuhan data yang diperlukan, dalam ERD data tersebut
STIKOM
41
digambarkan dengan menggunakan simbol entity. Pada ERD Conceptual Data Model (CDM) dapat dijelaskan hubungan kardinalisasi yang terjadi antar tabel.
Gambar 4.10 Conceptual Data Diagram
B. PDM (Physical Data Model)
Pada Physical Data Model yang tertera dibawah, telah menunjukkan adanya relasi antar tabel. Terlihat bahwa antar tabel satu dengan yang lain saling memberikan informasi berupa identitas (kode) untuk mengenali tabel yang lain.
STIKOM
Gambar 4.11 Physical Data Diagram
4.2.8 Struktur Tabel
Program Sistem Informasi Penjualan dan Pembelian ini, memiliki database yang terdiri dari 9 tabel.
Tabel – tabel tersebut memiliki struktur tabel yang saling terintegrasi dan memberikan informasi yang cukup lengkap bagi pengguna sistem.
Berikut penjelasan struktur tabel dari tiap tabel: 1. Tabel user
Primary key : id_user Foreign key : -
Fungsi : Sebagai Login user
STIKOM
43
Tabel 4.1 Tabel user
No Field Data Type Length Description
1 Id_user Varchar 25 Identitas user 1 Nama_user VarChar 20 nama Operator 2 Password VarChar 20 Password Operator 3 level VarChar 10 Jabatan Operator
2. Tabel Master Barang
Primary key : id_Barang Foreign key : -
Fungsi : Menyimpan data Barang
Tabel 4.2 Tabel Master Barang
No Field Data Type Length Description
1 Id_Barang VarChar 30 Kode Barang 2 Nama_Barang VarChar 30 Nama Barang 3 Harga_jual numerik 18 Harga Barang 4 Stok_Awal numerik 18 Stok Awal
5 Harga_beli VarChar 30 Harga awal barang
6 kw VarChar 30 Keterangan warna
7 satuan VarChar 30 Satuan beli/ jual 8 kelompok VarChar 30 Pengelompokan barang
9 merk VarChar 30 Merek barang
10 kaliber VarChar 30 Ukuran barang
3. Tabel Master supplier
Primary key : id_supplier Foreign key : -
Fungsi : Menyimpan data supplier
Tabel 4.3 Tabel Master supplier
No Field Data Type Length Description
1 Id_supplier VarChar 30 Kode supplier 2 Nama_supplier VarChar 30 Nama supplier 3 Alamat VarChar 20 Alamat supplier 4 No_Telp numberik 10 Telepon supplier
STIKOM
4. Tabel Master Konsumen
Primary key : id_Konsumen Foreign key : -
Fungsi : Menyimpan data konsumen
Tabel 4.4 Tabel Master Konsumen
No Field Data Type Length Description
1 id_konsumen VarChar 30 Kode konsumen 2 Nama_konsuemn VarChar 30 Nama konsumen 3 Alamat VarChar 20 Alamat konsumen 4 No_Telp numerik 10 No.Telp konsumen
5. Tabel Penjualan
Primary key : id_Penjualan Foreign key : id_Barang
Fungsi : Menyimpan data penjualan dari customer
Tabel 4.5 Tabel Penjualan
No Field Data Type Length Description
1 Id_Penjualan VarChar 30 No. Penjualan 2 Tanggal_penjualan DateTime Tanggal Penjualan 3 Id_konsumen VarChar 30 Id konsumen
4 Total_barang Numeric 18 Total barang yang di beli
5 Disc_Penjualan Float Potongan harga 6 Grand_total Numeric 18 Total keseluruhan
transaksi
7 Bayar Numeric 18 Nominal yang di bayar 8 Kembali Numeric 18 Nominal sisa bayar 9 Status VarChar 30 Status nota inden atau
tidak
STIKOM
45
6. Tabel Pembelian Barang
Primary key : id_Pembelian Foreign key : id_barang
Fungsi : Menyimpan data pembelian barang ke supplier
Tabel 4.6 Tabel Pembelian Barang
No Field Data Type Length Description
1 Id_pembelian VarChar 15 Nomer faktur pembelian 2 Id_supplier VarChar 30 Id penyedia
3 Tanggal Date Tanggal Pembelian
4 Discount_pembelian VarChar 30 Potongan harga 5 Total_pembelian VarChar 30 Total dari transaksi
7. Tabel Master merk Primary key : Merk Foreign key :
Fungsi : menyimpan data merek barang
Tabel 4.7 Tabel Merk
No Field Data Type Length Description
1 No VarChar 15 No. PO Supplier
2 Merk Varchar 30 Merek barang
STIKOM
8. Tabel Master kelompok Primary key : Kelompok Foreign key :
Fungsi : menyimpan data kelompok barang
Tabel 4.8 Tabel Kelompok
No Field Data Type Length Description
1 No VarChar 15 No
2 Kelompok Varchar 30 Kelompok
9. Tabel Master Satuan Primary key : satuan Foreign key :
Fungsi : data satuan barang
Tabel 4.9 Tabel Master satuan
No Field Data Type Length Description
1 No VarChar 15 No.
2 Satuan Varchar 30 Satuan
STIKOM
47
4.3 Implementasi Sistem
Implementasi sistem merupakan tahap pengujian dimana desain sistem dapat berjalan dengan baik. Implementasi dilakukan oleh dua orang, yaitu penganalisa sistem dan pendesain input output. Desain form yang telah dibuat oleh pendesain input output cukup sesuai untuk mengimplementasikan sistem, sehingga tidak membutuhkan banyak perubahan.
A. Form Utama
Form ini mucul saat user masuk ke program Form ini adalah tampilan dasar dari aplikasi ini yang berisi menu-menu yang tersedia pada menu bar di bagian atas form. Memiliki tab system yang berfungsi mengatur pengguna aplikasi, master yang mengatur master barang satuan dan sebagainya, dan transaksi yang mengatur tentang penjualan dan pembelian
Gambar 4.12 Form Utama
STIKOM
B. Form Login
Form ini muncul saat user masuk ke menu file dan tekan menu login. User harus memasukkan user name dan password dan level pengguna dengan benar agar bisa login ke dalam aplikasi.
Gambar 4.13 Form Login
C. Form Penjualan
[image:60.595.43.555.177.720.2]Form ini untuk menginput penjualan dan memiliki berbagaii tombol shortcut sehingga membuat pengguna tidak perlu menggunakan mouse lagi.
Gambar 4.14 Form Penjualan
STIKOM
49
D. Form Master Satuan
Form ini digunakan untuk menginput satuan barang yang nanatinya akan di gunakan untuk mempermudah menginputkan master barang.
Gambar 4.15 Form Master satuan
E. Form Pembelian
[image:61.595.46.548.156.732.2]Form ini digunakan untuk menginput data transaksi pembelian barang yang dilakukan oleh perusahaan setiap harinya dimana nantinya faktur yang di cetak adalah sesuai dengan nomer faktur yang kita tadi telah inputkan. Sehingga bila kita ingin mencetak faktur lama kita hanya tinggal inputkan nomor faktur saja.
Gambar 4.16 Form Penerimaan Barang
STIKOM
F. Form Master Barang
Form ini digunakan untuk menginput data Barang yang dilakukan oleh perusahaan setiap harinya.
Gambar 4.17 Form Master Barang
G. Form Master Pelanggan
[image:62.595.53.549.169.743.2]Form ini digunakan untuk menginput data Pelanggan yang dilakukan oleh perusahaan setiap harinya.
Gambar 4.18 Form Master Pelanggan
STIKOM
51
H. Form Master Supplier
Form ini digunakan untuk menginput data Supplier yang dilakukan oleh perusahaan setiap harinya.
Gambar 4.19 Form Master Supplier
I. Form Laporan Pembelian
[image:63.595.44.549.165.705.2]Form ini digunakan untuk melihat data pembelian perusahaan setiap harinya.
Gambar 4.20 Form Laporan pembelian
STIKOM
J. Form Master user
Form ini digunakan untuk menginput data user yang dilakukan oleh admin atau pemilik perusahaan.
Gambar 4.21 Form Master user
K. Form Laporan penjualan
[image:64.595.45.554.162.708.2]Form ini digunakan untuk melihat data Laporan yang dilakukan oleh perusahaan setiap harinya.
Gambar 4.22 Form Laporan
STIKOM
53
L. Form Master Merk
Form ini digunakan untuk menginput merek barang yang nanatinya akan di gunakan untuk mempermudah menginputkan master barang
Gambar 4.23 Form Master Merk
K. Form Master Kelompok
[image:65.595.39.566.162.700.2]Form ini digunakan untuk menginput kelompok barang yang nanatinya akan di gunakan untuk mempermudah menginputkan master barang
Gambar 4.24 Form Master Kelompok
STIKOM
54 BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Dari hasil kerja praktek pada PT. Istana Keramik Indah dapat diambil beberapa kesimpulan yaitu:
a. Pembuatan Aplikasi Penjulaan dan Pembelian ini dapat membantu proses transaksi lebih efisien.
b. Pembuatan Aplikasi Penjulaan dan Pembelian ini mampu memberi data yang lebih akurat di banding aplikasi sebeblumnya.
5.2 Saran
Adapun saran yang dapat penulis berikan untuk Aplikasi penjualan dan pembelian ini adalah agar aplikasi ini dikembangkan lagi menjadi sistem informasi yang tidak hanya menangani masalah penjualan dan pembelian biasa namun juga dapat melakukan penjualan kredit dan penagihan serta pelunasan utang piutang.
STIKOM
55
DAFTAR PUSTAKA
Budiharto, Widodo. 2003. Panduan Bagi Programmer .NET : Menguasai VB. NET Tingkat Lanjut. Elex Media Komputindo. Jakarta.
Jogiyanto, H.M. 1998. Analisis Desain dan Desain Sistem Informasi. Jakarta: Elex Media Komputindo.
Kendall, Kenneth E. and Kendall, Julie E. 2003. Analisis dan Perancangan Sistem. Pearson Education Asia Ptc.Ltd. dan PT. Prenhallindo. Jakarta..
Marlinda, Linda. 2004. Sistem Basis Data. Andi. Yogyakarta
