S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
A
RANCANG BANGUN APLIKASI MANAJEMEN DATA DAN PENILAIAN
TES PELAMAR PADA CV. SINERGI DESIGN
KERJA PRAKTEK
Oleh :
Nama : Nur Sakti Yanuar Ardhy
NIM : 10.41010.0264
Program : S1 (Strata Satu)
Jurusan : Sistem Informasi
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
A
Untukmu,..
Ibu, ayah, saudara dan teman-temanku yang menyayangiku
Mereka yang selalu memberikan dukungan dan mendoa’kanku agar selalu tegar
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
A
ABSTRAK
CV. Sinergi Design merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di
bidang percetakan dan desain grafis. Kegiatan yang ada di dalamnya adalah
mendesain dan memproduksi media cetak seperti kalendar, brosur, spanduk,
company profile, label kemasan, buku, dan sebagainya. Dari hasil pengamatan
selama melakukan kerja praktek di CV. Sinergi Design. Perusahaan ini
mengalami kesulitan dalam melakukan manajemen data pelamar dan melakukan
proses penilaian tes para pelamar. Hal tersebut dikarenakan pada proses
manajemen data pelamar dan proses perhitungan nilai tes yang masih dilakukan
secara manual dan belum didukung oleh adanya teknologi informasi.
Oleh sebab itu untuk mengatasi permasalahan yang ada di CV. Sinergi
Design, maka dibuatkan suatu aplikasi untuk melakukan manajemen data pelamar
serta melakukan perhitungan nilai tes pelamar secara terkomputerisasi.
Aplikasi tersebut dapat membantu pihak personalia sebagai pihak yang
mengatur proses rekruitmen dalam melakukan pencatatan data pelamar,
menghitung nilai tes pelamar dan mencetak laporan data pelamar. Dengan aplikasi
ini pihak Personalia dapat melakukan pencarian data pelamar setiap waktu. Proses
penyimpanan data yang praktis memudahkan pihak personalia untuk dapat
mengambil data setiap waktu sebagai keperluan referensi data dalam proses
pencarian calon karyawan baru di CV. Sinergi Design.
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
A
DAFTAR ISI
ABSTRAK ... v
KATA PENGANTAR ... vi
DAFTAR ISI ... viii
DAFTAR TABEL ... xi
DAFTAR GAMBAR ... xii
DAFTAR LAMPIRAN ... xv
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 3
1.3 Pembatasan Masalah ... 3
1.4 Tujuan ... 3
1.5 Manfaat ... 4
1.6 Sistematika Penulisan ... 4
BAB II GAMBARAN UMUM CV. SINERGI DESIGN ... 6
2.1 Sejarah CV. Sinergi Design ... 6
2.1.1 Motto Perusahaan ... 7
2.1.2 Visi ... 7
2.1.3 Misi ... 7
2.2 Lokasi ... 8
2.3 Struktur Organisasi ... 8
2.4 Deskripsi Kerja ... 8
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
A
3.1 Pengertian Manajemen Data ... 12
3.2 Pengertian Rekruitmen ... 13
3.3 Pengertian Penilaian... 14
3.4 Pengertian Aplikasi ... 14
3.5 Pengertian Bahasa Pemrograman Visual Basic ... 15
3.5 Pengertian Document Flowchart ... 16
3.7 Pengertian System Flowchart ... 18
3.8 Pengertian Data Flow Diagram ... 20
3.9 Pengertian Manajemen Basis Data (DBMS) ... 24
3.10 Pengertian Perancangan Basis Data ... 25
BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN ... 26
4.1 Menganalisis Sistem ... 28
4.2 Mendesain Sistem ... 32
4.2.1 System Flowchart ... 32
4.2.2 Context Diagram ... 35
4.2.3 Diagram Jenjang Proses (HIPO) ... 37
4.2.4 Data Flow Diagram (DFD) ... 38
4.2.5 Entity Relationship Diagram (ERD) ... 45
4.2.6 Database Management System (DBMS) ... 47
4.2.7 Desain Input Output (I/O) ... 52
4.3 Mengimplementasi Sistem ... 62
4.4 Melakukan Pembahasan Terhadap Implementasi Sistem ... 62
BAB V PENUTUP... 78
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
A
5.2 Saran ... 78
DAFTAR PUSTAKA ... 79
LAMPIRAN ... 80
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
A
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Simbol pada Document Flowcharts ... 16
Tabel 3.2 Simbol pada System Flowcharts ... 18
Tabel 3.3 Komponen DFD ... 21
Tabel 4.1 Tabel Pelamar ... 46
Tabel 4.2 Tabel Kualifikasi Pendidikan ... 47
Tabel 4.3 Tabel Skill (Kemampuan) ... 47
Tabel 4.4 Tabel Pengalaman 1 ... 47
Tabel 4.5 Tabel Pengalaman 2 ... 48
Tabel 4.6 Tabel Pengalaman 3 ... 48
Tabel 4.7 Tabel Nilai Tes Design ... 49
Tabel 4. 8 Tabel Nilai Tes Accounting... 49
Tabel 4.9 Tabel Nilai Tes Marketing ... 50
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
A
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Struktur Organisasi CV. Sinergi Design ... 8
Gambar 4.1 Document Flow Proses Seleksi Pelamar ... 29
Gambar 4.2 Document Flow Proses Seleksi Pelamar (Lanjutan) ... 30
Gambar 4.3 System Flowcharts Manajemen Data dan Penilaian Tes ... 33
Gambar 4.4 System Flowcharts Aplikasi Manajemen Data dan Penilaian Tes (Lanjutan) ... 34
Gambar 4.5 Data Flow Diagram (DFD) Level Context ... 35
Gambar 4.6 Diagram Jenjang (HIPO) Proses ... 37
Gambar 4.7 Data Flow Diagram (DFD) Level 0 ... 39
Gambar 4.8 Data Flow Diagram Level 1 Pencatatan Data Master ... 40
Gambar 4.9 Data Flow Diagram Level 1 Perhitungan Nilai Tes Pelamar ... 41
Gambar 4.10 Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Cetak Laporan ... 42
Gambar 4.11 Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Pencarian Data Pelamar ... 42
Gambar 4.12 Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Pencatatan Data Pengalaman Pelamar ... 43
Gambar 4.13 Conceptual Data Model (CDM) ... 44
Gambar 4.14 Physical Data Model (PDM) ... 45
Gambar 4.15 Desain Form Login ... 51
Gambar 4.16 Desain Form Menu Utama ... 52
Gambar 4.17 Desain Form Input DataPelamar ... 53
Gambar 4.18 Desain Form Input Kualifikasi Pendidikan ... 53
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
A
Gambar 4.20 Desain Form Input Data Pengalaman 1... 55
Gambar 4.21 Desain Form Input Data Pengalaman 2... 56
Gambar 4.22 Desain Form Input Data Pengalaman 3... 56
Gambar 4.23 Desain Form Perhitungan Nilai Tes Design ... 57
Gambar 4.24 Desain Form Perhitungan Nilai Tes Accounting ... 57
Gambar 4.25 Desain Form Perhitungan Nilai Tes Finance ... 58
Gambar 4.26 Desain Form Perhitungan Nilai Tes Marketing ... 59
Gambar 4.27 Desain Form Cetak Laporan Data Pelamar ... 59
Gambar 4.28 Desain Form Cetak Laporan Perhitungan Nilai Tes ... 60
Gambar 4.29 Form Login ... 61
Gambar 4.30 Form Menu Utama ... 62
Gambar 4.31 Form Input Data Pelamar ... 63
Gambar 4.32 Form Input Kualifikasi Pendidikan ... 64
Gambar 4.33 Form Input Data Skill (Kemampuan) ... 64
Gambar 4.34 Form Input Data Pengalaman 1 ... 65
Gambar 4.35 Form Input Data Pengalaman 2 ... 66
Gambar 4.36 Form Input Data Pengalaman 3 ... 67
Gambar 4.37 Form Input Id Pelamar ... 68
Gambar 4.38 Form Perhitungan Nilai Tes Design ... 68
Gambar 4.39 Form Perhitungan Nilai Tes Accounting ... 69
Gambar 4.40 Form Perhitungan Nilai Tes Finance ... 70
Gambar 4.41 Form Perhitungan Nilai Tes Marketing ... 71
Gambar 4.42 Form Pencarian Data Pelamar ... 71
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
A
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
A
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Kartu Bimbingan ...80
Lampiran 2. Surat Balasan Perusahaan ... 82
Lampiran 3. Acuan Kerja (Form KP–5) ... 83
Lampiran 4. Garis Besar Rencana Kerja Mingguan ... 84
Lampiran 5. Log Harian dan Catatan Perubahan (Form KP-6) ... 85
Lampiran 6. Kehadiran Kerja Praktek (Form KP-7) ... 86
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
A
1 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Teknologi informasi pada saat ini telah manjadi bagian di dalam
kehidupan manusia. Hal tersebut didasarkan pada berkembangnya jaman ke arah
yang lebih modern dan dinamis. Dengan demikian segala sesuatu hal dituntut
lebih cepat untuk bisa mengimbangi dari laju perkembangan jaman. Tidak hanya
cepat, ketepatan sangat mutlak diperlukan guna mencapai hasil yang diinginkan.
Teknologi dalam hal ini sangat membantu manusia dalam melakukan suatu
pekerjaannya supaya lebih cepat dan tepat.
CV. Sinergi Design merupakan perusahaan yang bergerak di bidang
percetakan dan design grafis yang berdiri sejak tahun 2000 dengan 30 staff dan
karyawan yang kompeten. Proses bisnis yang ada di dalamnya tergolong cukup
besar dengan spesifikasi pekerjaan offset printing (sablon, digital printing, cetak
brosur, kalender, katalog, company profile, poster leaflet, flayer, label kemasan,
dan sebagainya). Pada saat ini CV. Sinergi Design mengalami perkembangan
yang sangat pesat, sehingga membutuhkan penambahan karyawan yang
berkompeten dan berkemampuan untuk dapat menunjang segala bentuk kegiatan
bisnis di dalamnya. Hal tersebut didasarkan pada suatu pekerjaan yang tidak
sanggup untuk dikerjakan oleh sumber daya manusia di masing-masing bagian di
CV. Sinergi Design, maka perusahaan akan melakukan rekruitmen atau membuka
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
A
2
Pada CV.Sinergi Design sistem rekruitmen pegawai masih mengikuti
cara konvensional yaitu dengan cara membuka lowongan melalui media masa.
Dari informasi yang dimuat di media masa tersebut, Pelamar akan merespon dan
menyerahkan berkas lamaran untuk diseleksi secara administrasi. Setelah proses
seleksi administrasi, pelamar akan menjalani seleksi akademik sesuai dengan
informasi lowongan pekerjaan yang ada pada perusahaan dan bidang ilmu yang
dimiliki. Dari tes akademik tersebut apabila terdapat pelamar yang mendapat nilai
sesuai dengan kriteria akan dinyatakan lulus pada tes pertama dan akan
melakukan tes selanjutnya, sedangkan untuk pelamar yang dinilai tidak
memenuhi kriteria akan langsung ditolak .
Kekurangan dari sistem yang ada pada CV. Sinergi Design adalah tidak
disimpannya data pelamar yang dinyatakan gagal, hal tersebut menyebabkan
perusahaan dalam melakukan proses rekruitmen harus memasang lowongan
pekerjaan di media massa. Hal tersebut dilakukan karena tidak adanya referensi
terkait informasi data pelamar terdahulu yang sesuai dengan kebutuhan
perusahaan sekarang ini. Kelemahan lain dari sistem rekruitmen dari perusahaan
CV. Sinergi Design adalah proses penilaian yang dilakukan secara manual. Hal
tersebut akan menyulitkan bagian personalia sebagai pihak penyeleksi, apabila
pelamar dalam jumlah banyak. Hal tersebut juga mengakibatkan proses penilaian
tes tulis menjadi lambat dan mengakibatkan terjadinya kesalahan. Dengan hal
seperti itu akan berpengaruh terhadap laporan hasil penilaian kepada top
management karena data yang kurang valid.
Untuk mengatasi permasalahan yang ada, maka perlu dibuatkan suatu
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
A
3
penilaian tes yang dilakukan oleh calon karyawan, sehingga aplikasi ini dapat
membantu pihak personalia dalam proses rekruitmen supaya lebih efektif dan
efisien.
1.2 Perumusan Masalah
Dari latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan permasalahan yang
ada yaitu bagaimana merancang dan membangun aplikasi manajemen data dan
penilaian tes pelamar untuk proses rekruitmen CV. Sinergi Design.
1.3 Pembatasan Masalah
Pembatasan masalah dalam rancang bangun aplikasi manajemen data dan
penilaian tes pelamar untuk proses rekruitmen ini adalah sebagai berikut :
1. Aplikasi yang dibuat merupakan aplikasi berbasis dekstop.
2. Proses yang ada di dalam aplikasi yang dibuat meliputi :
a. Inputan data pelamar
b. Input data master penilaian dari masing-masing tes (tes tulis/projek) tidak
menangani proses penilaian kinerja.
c. Proses penilaian dari inputan data tes.
d. Pembuatan laporan data pelamar dan hasil penilaian.
1.4 Tujuan
Tujuan yang ingin dicapai adalah menghasilkan rancang bangun aplikasi
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
A
4
1.5 Manfaat
Adapun manfaat yang didapat oleh CV. Sinergi Design dengan adanya
aplikasi manajemen data dan penilaian tes calon karyawan untuk proses
rekruitmen ini adalah :
1. Proses manajemen data calon karyawan lebih mudah dan cepat.
2. Proses perhitungan penilaian hasil tes calon karyawan yang valid dan juga
cepat.
3. Tersedianya rekap data pelamar sebagai bentuk referensi perusahaan dalam
merekrut calon pegawai.
1.6 Sistematika Penulisan
Laporan kerja praktek ini terdiri dari beberapa bab, masing-masing bab
terdiri dari sub bab yang menjelaskan pokok-pokok pembahasan. Adapun
sistematika penulisan laporan ini adalah sebagai berikut.
Pada bab satu menjelaskan tentang latar belakang yang dari kasus yang
akan diangkat menjadi topik dalam kerja praktek serta perumusan masalah,
pembatasan masalah, tujuan dan sistematika penulisan yang mendeskripsikan
semuanya sebagai pengantar.
Pada bab dua menjelaskan tentang profil perusahaan, terkait sejarah
perusahaan, motto, visi, dan bagian-bagian yang ada di dalam perusahaan dan
deskripsi dari masing-masing bagian di perusahaan.
Pada bab tiga menjelaskan tentang teori-teori yang digunakan dalam
merancang aplikasi manajemen data dan penilaian tes pelamar pada CV. Sinergi
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
A
5
Pada bab empat menjelaskan mengenai sistem yang ada dan sistem yang
akan dirancang, menjelaskan proses kerja aplikasi, struktur dari tabel-tabel
database dan output dari sistem.
Pada bab lima sebagai bab penutup berisi kesimpulan dari aplikasi yang
dibuat apakah sesuai dengan tujuan yang ingin di capai serta aran untuk proses
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
A
6 BAB II
GAMBARAN UMUM CV. SINERGI DESIGN
2.1 Sejarah CV. Sinergi Design
CV. Sinergi Design merupakan perusahaan yang bergerak di bidang
percetakan dan desain grafis. Perusahaan ini didirikan dan dikelola oleh keluarga
bapak Mashudi yang bekerjasama dengan berbagai badan usaha sejenis untuk
melayanai jasa percetakan, seperti percetakan buku, kemasan, poster, kalender,
majalah, tabloid, souvenir dan desain grafis.
CV. Sinergi Design berdiri pada tanggal 28 Oktober 2000 dengan Nomor
Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) : 503 / 12344 / 436.5.9 / 2006, dan dengan
Nomor Tanda Daftar Perusahaan (TDP) : 130135112872. Dengan kepemilikan
nomor pendaftaran dan izin usaha tersebut CV. Sinergi Design telah terdaftar
sebagai perusahaan di Dinas Perindustrian dan Perdagangan (DISPERINDAG)
provinsi Jawa Timur. Setelah mendapatkan izin membuka usaha baru CV. Sinergi
Design didaftarkan di lembaga Hak Kekayaan Intelektual untuk merek badan
usaha, dan kemudian mendapatkan nomor pendaftaran merek : T00-2006009154.
Selain bergelut di bidang percetakan, CV. Sinergi Design juga
menyediakan jasa Event Organizer, Branding, Promotion dan Digital Publishing.
Dari kelima jasa yang ditawarkan tersebut ditangani oleh anak perusahaan yang
berbeda dari CV. Sinergi Design. Adapaun anak perusahaan yang bergerak
dibidang Advertising dan juga turunan dari induk perusahaan CV. Sinergi Design
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
A
7 1. Sinergi Enterprise
Merupakan anak perusahaan yang menangai jasa Event Organizer, Company
Branding dan Promotion.
2. Inspirasi Media
Menangai jasa pembuatan iklan digital untuk organisasi ataupun perusahaan,
seperti digital catalog, company profil digital, dan digital magazine.
3 Sinergi Kreasindo
Menangani jasa design dan printing untuk kebutuhan perusahaan seperti
marketing, packaging, calendar, banner, printing catalogs.
2.1.1 Motto Perusahaan
“Satisfaction of you is successfulness of us”
2.1.2 Visi
Menjadi perusahaan yang terdepan dalam :
1. Menciptakan event yang unik, menarik, dan berbeda dari yang lain.
2. Mengembangkan ide-ide kreatif dan inovatif dalam menciptakan suatu event.
3. Memberikan pelayanan yang terbaik dan mendapatkan kepercayaan di hati
customer yang merupakan prioritas perusahaan.
4. Sebagai DESIGN PRINT ADVERTISING one stop shop untuk kebutuhan
perusahaan anda.
2.1.3 Misi
Menjadi perusahaan Engineering Procurement & Construction (EPC)
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
A
8
2.2 Lokasi
CV. Sinergi Design berlokasi di Jalan Wiguna Tengah XVI No.10
Surabaya – 60294. Dengan nomer telepon (031) – 8781660 – 8781664 dan nomor
fax (031) – 8781662.
2.3 Struktur Organisasi
Berikut merupakan struktur organisasi dari CV. Sinergi Design yang
akan dijelaskan pada Gambar 2.1 :
Direktur
Manager Marketing
Manager Operasional
Team Kreatif Multimedia Offset & Digital
Printing Finance
Manager Produksi
MASHUDI
IDA DEWI NINGSIH
ARYO UDIARTO ARYANTO HUNOWU SOBIRIN
ARIEF HIDAYAT J AGHIL BOY BUNGSU
YUNIAR TRI JOKO
IMAN DJAYUSMAN
NANANG SUGIONO ACHMAD ARWAN
BASUKI RAHMAT
Gambar 2.1 Struktur Organisasi CV. Sinergi Design
2.4 Deskripsi Kerja
Deskripsi kerja dari masing-masing prosisi sesuai struktur CV. Sinergi
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
A
9
1. Direktur
Direktur memiliki wewenag dalam menentukan kebijakan tertinggi di dalam
perusahaan. Merencanakan dan mengawasi pelaksanaan tugas personalia
yang bekerja pada perusahaan. Direktur juga memiliki tanggung jawab
dalam memimpin dan membina perusahaan secara efektif dan efisien selain
itu juga bertanggung jawab terhadap terhadap keuntungan dan kerugian
perusahaan.
2. Finance (Keuangan)
Berperan langsung terhadap permasalahan keuangan perusahaan, analisa
operasional perusahaan seperti pembuatan laporan keuangan. Bertanggung
jawab terhadap perencanaan dan kebijakan dibidang keuangan, praktek
akuntansi, termasuk menangani perihal pembiayaan dan keuangan. Tugas
lain dari finance merencanakan perpajakan dan menjaga sistem akuntansi
dan pencatatan transaksi maupun aset perusahaan.
3. Manager Marketing
Memiliki tugas untuk menentukan market plan maupun strategi pemasaran
yang tepat baik dalam menyampaikan, mendistribusikan, menyuplai produk
yang sudah menjadi bisnis utama di perusahaan. menyampaikan produk atau
layanan baru perusahaan agar bisa diterima berbagai lapis pelanggan.
4. Manager Produksi
Memiliki tugas dalam mengontrol produksi, maupun mengontrol kapasitas,
fungsi, keseimbangan dan kuantitas produk baik barang maupun jasa.
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
A
10
seharusnya ditawarkan dan bagaimana mendesain produk atau jasa tersebut.
Manager produksi juga memiliki tugas dalam kontrol kualitas dan
bagaimana mendefinsikan kualitas.
5. Manager Operasional
Bertugas dalam mengatur operasional dengan jadwal yang sinkron, agar
kegiatan maupun pekerjaan bisa berjalan sesuai dengan yang direncanakan.
Membuat analisa dan evaluasi produk perusahaan. Dalam sistem produksi
dan operasi manajer operasional bertugas menyeleksi dan merancang desain
produk serta merancang proses dan peralatan produksi.
6. Team Kreatif
Memiliki tugas dalam menemukan ide-ide kreatif untuk memecahkan
masalah dan juga untuk tujuan produksi. Selain itu juga memikirkan media
yang digunakan sebagai saran komunikasi produk atau jasa. Tim kreatif di
CV. Sinergi Design ini bisa dikatakan sebagai pengarah seni untuk produk
yang akan dibuat.
7. Multimedia
Bertugas dalam pembuatan video editing, image editing, advertising
creation, visual effect dan video encoding. Selain itu juga membuat desain
dengan menggunakan tools yang ada.
8. Offset & Digital Printing
Merupakan alur terakhir dalam perusahaan percetakan yang menghasilkan
produk akhir dari suatu desain. Bagian ini membutuhkan Sumber Daya
Manusia yang handal dan menguasai mesin cetak. Karena proses mencetak
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
A
11
mentransfer image (gambar) ke lembaran plat lalu ke lembaran karet baru
kemudian dicetak ke permukaan/media yang diinginkan. Digital Printing
merupakan proses untuk mencetak gambar/citra digital ke permukaan
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
A
12 BAB III
LANDASAN TEORI
3.1 Pengertian Manajemen Data
Definisi manajemen menurut L.Daft (2002) manajemen adalah Suatu
pencapaian sasaran-sasaran organisasi dengan cara yang efektif dan efisien melalui perencanaan pengorganisasian, kepemimpinan dan pengendalian sumberdaya organisasi.
Definisi data menurut Jogiyanto (2005), data merupakan bahan yang
berupa huruf, simbol, angka gambar, suara atau penggambaran dari kejadian.
Manajemen data menurut Jogiyanto (2005) manajemen data merupakan
suatu bentuk kegiatan pengelolaan sumber daya informasi yang meliputi, pertama proses pengumpulan data dan pencatatatn ke dalam dokumen yang berfungsi sebagai masukan (input) bagi sistem. Kedua, proses penyimpanan sumber daya informasi ke dalam suatu berkas dokumen. Ketiga, pemeliharaan proses penambahan data baru dan perubahan data yang ada supaya sumber daya informasi tetap mutakhir. Keempat, mengatur (organize) proses penyusunan data sedemikian rupa untuk dapat memenuhi kebutuhan informasi para pemakai. Dalam konteks ini Manajemen data yang dilakukan dari ketiga proses manajemen.
Manajemen data dalam hal ini dilakukan dengan dukungan teknologi
informasi. Sehingga, semua proses yang ada di dalamnya dilakukan secara
otomatis. Mulai dari proses pencatatan data dilakukan sebagai input data ke dalam
sistem. Kemudian setelah dilakukan pencatatan baru kemudian disimpan ke dalam
suatu database. Dari data yang di dalam database dapat dilakukan proses
pemeliharaan data mulai dari pembuatan data baru dan peruabahan data yang ada.
Sehingga, dari data atau informasi yang adadalam suatu sistem akan
menghasilkan suatu laporan yang bermanfaat bagi organisasi.
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
A
13
3.2 Pengertian Rekruitmen
Pengertian rekruitmen menurut Henry Simamora (1997) Rekruitmen
(Recruitment) adalah serangkaian aktivitas mencari dan memikat pelamar kerja dengan motivasi, kemampuan, keahlian dan pengetahuan yang diperlukan guna menutupi kekurangan yang diidentifikasi dalam perencanaan kepegawaian.
Proses rekruitmen dapat berasal dari pelamar langsung, lamaran dalam
bentuk tertulis, rujukan dari orang lain ataupun iklan, penempatan tenaga kerja
serta melalui lembaga serikat pekerja. Terdapat beberapa cara atau teknik
rekruitmen yang umum dilakukan oleh perusahaan atau organisasi. Dilihat dari
konsep dasar rekruitmen. Teknik rekruitmen menurut Gomes (2013) digolongkan
menjadi dua, yaitu :
1. Teknik Rekruitmen Sentralisasi
Jika rekrutmen disentralisasikan, instansi yang mengelola sumber daya manusia itu bertanggung jawab untuk meminta dari para manger akan perkiraan-perkiraan periodik mengenai jumlah dan tipe pekerja-pekerja baru yang dibutuhkan diwaktu akan datang. Instansi manajemen sumber daya manusia tingkat pusat akan mengeluarkan pengumuman perihal lowongan kerja yang tersedia untuk memenuhi peraturan perundangan Affimartive Action yang menghendaki perwakilan proporsional.
2. Teknik Rekruitmen Desentralisasi
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
A
14
3.3 Pengertian Penilaian
Pengertian penilaian menurut Nana Sudjana (1995). Penilaian adalah
“proses memberikan atau menentukan nilai kepada objek tertentu berdasarkan suatu kriteria tertentu. Proses pemberian nilai tersebut berlangsung dalam bentuk interpretasi yang diakhiri dengan judgment. Interpretasi dan judgment merupakan tema penilaian yang mengimplikasikan adanya suatu perbandingan antara kriteria dan kenyataan dalam konteks situasi tertentu”.
Penilaian memiliki fungsi untuk menentukan nilai terhadap objek
berdasarkan kriteria tertentu. Objek yang dimaksud dapat berupa apa saja, seperti
murid, pegawai, pelamar kerja dan sebagainya. Penilaian memiliki teknik yang
beragam. Namun teknik penilaian secara umum meliputi, Tes tertulis, Tes praktik,
Tes lisan. Dari teknik penilaian secara umum tersebut tidak menuntup
kemungkinan terdapat teknik lain yang diterapkan di dalam suatu organisasi
seperti, Penilaian protofolio, Penilaian diri, Observasi dan Penugasan.
3.4 Pengertian Aplikasi
Definisi aplikasi menurut Sri Widianti (2000) Aplikasi adalah sebuah
perangkat lunak yang menjadi front end dalam sebuah sistem yang digunakan untuk mengolah data menjadi suatu informasi yang berguna untuk orang-orang dan sistem yang bersangkutan.
Aplikasi merupakan alat terapan yang terdapat pada komputer yang
difungsikan secara khusus dan terpadu sesuai dengan proses kerja di dalamnya.
Menurut Sri Widianti (2002) Ada berbagai jenis dari aplikasi yang digolongkan
dalam beberapa kategori , yaitu:
1. Enterprise Application
Digunakan untuk organisasi yang cukup besar dengan menghubungkan aliran data dan kebutuhan informasi antar bagian di perusahaan.
2. Enterprise – Support Application
Aplikasi yang fungsinya untuk mendukung dari enterprise
3. Individual Worker Application
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
A
15
4. Aplikasi Simulasi
Aplikasi yang umumnya digunakan untuk melakukan simulasi penelitian dan pengembangan.
3.5 Pengertian Bahasa Pemrograman Visual Basic
Menurut Widodo Budiharto (2003), Visual basic adalah bahasa
pemrograman event-driven yang berasal dari Basic. [BUD6]. Event driven artinya program menunggu sampai adanya respon dari pemakai berupa kejadian tertentu, misalnya tombol diklik, atau menu dipilih. Ketika event driven terdeteksi, event yang berhubungan akan melakukan aksi sesuai dengan kode yang diberikan. Basic adalah salah satu bahasa pemrograman yang sudah dikenal oleh pemakai komputer. Bahasa ini dapat dikatakan sebagai bahasa pemrograman dasar atau bahasa pemrograman yang paling mudah yang sesuai dengan namanya. Namun sebenarnya nama basic adalah kependekan dari kata-kata : B (Beginner’s), A (All- Purpose), S(Symbol), I (Intruction), C (Code). Bahasa ini pertama kali muncul pada tahun 1960 dan diperkenalkan oleh Dartmouth College.
Visual Basic merupakan bahasa pemrograman yang menawarkan Integrated Development Environment (IDE) visual untuk membuat program
perangkat lunak berbasis sistem operasi Microsoft Windows dengan model
pemrograman. Bahasa pemrograman Visual Basic merupakan suatu alat untuk
mengembangkan program komputer di sistem operasi Windows. Kelebihan dari
Visual Basic merupakan bahasa pemrograman yang sudah dukung dengan Object Oriented Programming (OOP), sehingga dalam implementasi pemrograman
mudah untuk dimengerti. Kelebihan lain dari Visual Basic adala bahasa yang user
friendly dan mempunyai fasilitas auto checking dan auto correctly yang dapat
memudahkan pengguna untuk mengetahui kesalahan saat implementasi
pemrograman.
Visual Basic merupakan bahasa pemrograman yang populer. Karena,
selain dari model Object Oriented Programming (OOP) yang ada didalamnya
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
A
16
kemampuannya berinteraksi dengan aplikasi lain yang ada pada sistem operasi
Windows dengan komponen ActiveX Control. Dengan adanya komponen ActiveX Control pengguna dapat menggunakan semua model data yang ada pada sistem
operasi Windows.
3.6 Pengertian Document Flowchart
Menurut Jogiyanto (2005), flowchart (bagan alir) adalah bagan (charts)
yang menunjukkan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika dapat didefinisikan sebagai bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem.
Document Flowcharts adalah Bagan alir dokumen atau bisa disebut juga
sebagai bagan alir formulir yang merupakan bagan alir yang menunjukkan arus
dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya. Dalam pembuatannya
,document flowcharts memiliki ketentuan-ketentuan yang harus diperhatikan.
Salah satunya adalah notasi-notasi yang ada di dalamnya. Notasi yang umumnya
ada pada document flowcharts antara lain :
Tabel 3.1 Simbol dalam Document Flowcharts
No Simbol Nama Simbol Fungsi
1.
Terminator
Merupakan bentuk dari terminator
simbol yang digunakan pada awal
pembuatan document flowcharts
sebagai mengawali (Start) dan
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
A
17
No Simbol Nama Simbol Fungsi
2.
Manual Process
(Proses Manual)
Merupakan notasi dari proses
manual yang pada document
flowcharts. Dinyatakan sebagai
proses manual karena dalam notasi
document flowcharts segala bentuk
proses masih belum dilakukan oleh
komputer.
3.
Dokumen
Merupakan notasi dari dokumen
pada document flowcharts. Notasi
document ini umumnya
digambarkan sebagai bentuk lain
dari arsip, laporan atau dokumen
lainnya yang berbentuk kertas
4.
Decision
(Keputusan)
Merupakan notasi dari suatu
keputusan dalam pengerjaan
document flowcharts. Dalam penggambaran notasi decision ini
selalu menghasilkan dengan
keputusan ya atau tidak.
3.7 Pengertian System Flowchart
Menurut Jogiyanto (2005), bagan alir program (system flowchart)
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
A
18
memiliki aturan dan ketentuan yang harus diikuti. Seperti halnya dalam pembuatan Document Flowcharts sebelumnya, System Flowcharts memiliki notasi-notasi sebagai representasi dari proses kerja suatu sistem.
Sebagian notasi dalam System Flowchart memiliki kesamaan dengan
notasi yang ada pada document flow seperti, terminator (start/end), dan notasi
laporan. Selain kedua notasi tersebut terdapat perbedaan secara bentuk dan
fungsinya. Adapun simbol-simbol lain yang ada pada System Flowchart akan di
jelaskan pada tabel 3.2.
Tabel 3.2 Simbol pada System Flowchart
No Simbol Nama Simbol Fungsi
1.
Proses
Komputerisasi
Simbol di samping merupakan
represntasi dari proses sistem.
Menggambarkan sistem yang
dikerjakan oleh komputer
(otomatis).
2.
Database
Gambar disamping adalah
representasi dari Database
yang mana fungsinya untuk
menyimpan data dari proses
sebelumnya.
3.
Connector
Connector difungsikan sebagai
penunjuka arah aliran dari satu
proses ke proses yang lainnya
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
A
19
No Simbol Nama Simbol Fungsi
4.
Sub-Process
Simbol Sub-Process
difungsikan untuk
menunjukkan adanya proses
yang lebih rinci dari suatu
proses utama.
5.
Document
Simbol Document
menunjukkan tentang dokumen
yang dihasilkan
6.
Decision (Keputusan)
Simbol di samping difungsikan
sebagai langkah pengambil
keputusan . Keputusan yang
ada terkait “ya” atau “tidak”
keputusan diambil.
7.
Input/Output
Simbol di samping difungsikan
untuk menunjukkan masukan
data (input) dan data yang
dihasilkan (output).
8.
Connector (On Page Reference)
Untuk menunjukkan hubungan
simbol yang saling terkait
dalam System Flowchart.
Selain itu juga sebagai
pengganti garis coneector
untuk menghubungkan simbol
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
A
20
No Simbol Nama Simbol Fungsi
9.
Connector (Off- Page Reference)
Fungsinya hampir sama
dengan connector (on page
reference) perbedaannya
adalah untuk menghubungkan
simbol yang berada pada
halaman yang berbeda.
3.8 Pengertian Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) menurut Jogiyanto (2005), DFD adalah
“diagram yang menggunakan notasi simbol untuk menggambarkan arus data system”. Data Flow Diagram (DFD) menggambarkan komponen-komponen yang ada pada suatu sistem serta aliran-aliran data. Fungsi utama dari DFD yaitu untuk memudahkan analis sistem untuk menggambarkan suatu sistem sebagai satu fungsi yang saling berhubungan antara satu dengan yang lain.
Pada perancangannya, Data Flow Diagram berorintasi pada alur data
dengan konsep dekomposisi yang digunakan untuk penggambaran analisa maupun
rancangan sistem yang memudahkan seorang profesional TI dalam
mengkomunikasikan rancangan sistem yang akan dibuat kepada pengguna atau
pembuat program. Dalam pembuatannya, DFD memiliki simbol-simbol di
dalamnya. Adapun simbol tersebut akan dijelaskan pada tabel 3.3.
Tabel 3.3. Komponen Data Flow Diagram
No Simbol Nama Simbol Fungsi
1. Terminator
Untuk menggambarkan asal atau
tujuan data di luar sistem.
Sebagai penggambaran dari
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
A
21
No Simbol Nama Simbol Fungsi
sekelompok orang,organisasi,
departmen organisasi,dsb) yang
sama tetapi di luar kendali
sistem yang akan dibuat.
2. Proses
Untuk menggambarkan bagian
dari sistem yang memproses
inputan menjadi output. Setiap
proses diberi nama dengan
menggunakan kata kerja
transitif, seperti ; menghitung
gaji, menghitung penjualan, dsb.
3. Data Store
Untuk menggambarkan media
penyimpanan data, seperti file
atau database. Media
penyimpanan berkaitan dengan
penyimpanan secara
komputerisasi.
4. Alur Data
Untuk menggambarkan arah
keluar masuknya dari suatu
proses. Alur data digunakan
untuk menjelaskan proses
perpindahan data/informasi dari
satu proses ke proses lain.
Terdapat beberapa jenis DFD yang mana dibuat dan digunakan oleh
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
A
22
Diagram (DFD), terdapat beberapa jenis DFD tersebut memilki fungsi dan aturan
penulisan yang berbeda, yaitu ;
1. Context Diagram (CD)
Context Diagram merupakan jenis pertama dari Data Flow Diagram (DFD). Context Diagram ini merupakan diagram tingkat atas di dalam penulisan DFD.
Fungsi dari Context Diagram sendiri adalah untuk menggambarkan sebuah
sistem infromasi secara global (umum) termasuk masuk dan keluarnya data. Di
dalam context diagram terdapat suatu lingkaran yang mana lingkaran
tersebutlah yang menjadi simbol dari sistem secara keseluruhan.
2. Data Flow Diagram Fisik
Merupakan representasi grafik dari sebuah sistem untuk menunjukkan
entitas-entitas internal dan eksternal dari sistem itu sendiri. Entitas internal dapat
berupa tempat atau bagian dari sistem untuk mentransformasikan data. DFD
fisik tidak menunjukkan unsur proses dari suatu sistem melainkan lebih kepada
bagaimana, dimana dan oleh siapa proses dilakukan.
3. Data Flow Diagram Logis
Merupakan representasi grafik dari sebuah sistem yang menjelaskan tentang
proses-proses di dalamnya dan aliran-aliran data ke dalam maupun ke luar dari
proses tersebut. DFD Logis dibuat untuk mendokumentasikan sebuah sistem
informasi karena DFD tersebut mewakili logika dari suatu sistem. Jadi, DFD
Logis ini lebih fokus pada fungsi-fungsi yang dilakukan sistem.
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
A
23
DFD Levelled dapat digunakan untuk menggambarkan diagram fisik maupun
diagram logis. DFD ini merupakan penjabaran dari Context Diagram ke
diagram yang lebih terperinci dengan cara pendekomposisian. DFD Levelled
dapat dijabarkan ke dalam level atau tingkat tertentu tergantung seberapa rinci
penjabarannya. Ketentuan dalam pembuatan DFD Levelled ini harus mampu
menggambarkan proses dari suatu sistem sedatail mungkin. Apabila
penggambaran mash dianggap luas atau belum cukup jelas maka seharusnya
diturunkan ke level yang lebih rendah lagi.
3.9 Pengertian Manajemen Basis Data (DBMS)
Menurut Connolly (2005), Sistem Manajemen Basis data
(DBMS) merupakan suatu sistem perangkat lunak (software) yang membantu pemakai dalam mendefinisikan, menciptakan, mengatur dan mengontrol akses pada suatu basis data.
DBMS menyediakan beberapa fasilitas sebagai berikut :
1. Data Definition Language (DDL)
Memungkinkan user untuk membuat spesifikasi tipe data,
mendefinisikan basis data, struktur data dan data constaint.
2. Data Manipulation Language (DML)
Memungkinkan pemakai untuk memasukkan, memperbaharui,
menghapus, dan mengirimkan atau mengambil data dari basis data.
Menurut Connolly (2002), adalima komponen Sistem Manajemen
Basis data (DBMS), yaitu :
1. Hardware (Perangkat Keras)
Perangkat keras yang dibutuhkan untuk menjalankan DBMS dan aplikasi- aplikasi. Contoh: single personal computer, single mainframe, atau komputer yang menggunakan jaringan.
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
A
24
Komponen perangkat lunak terdiri dari perangkat lunak DBMS itu sendiri dan program-program aplikasi, bersama dengan sistem operasi, termasuk perangkat lunakjaringan. Contoh: VB.Net
3. Data
Data merupakan komponen yang paling penting dari DBMS, khususnya dari sudut pandang pemakai akhir mengenai data.
4. Prosedur
Cara untuk menjalankan sistem, seperti bagaimana masuk ke dalam DBMS memulai dan menghentikan DBMS, bagaimana membuat data
backup dari basis data.
5. Manusia
Komponen terakhir adalah manusia yang terlibat dengan sistem, termasuk didalamnya adalah Database Administrator (DBA), perancang basis data, pengembang aplikasi, dan pemakai akhir.
3.1 Pengertian Perancangan Basis Data
Database Design (Perancangan Basis Data) merupakan salah satu
aplikasi yang paling umum dan dikenal oleh banyak orang. Untuk merancang
suatu database dimulai dengan melakukan analisis terhadap kebutuhan
perusahaan. di dalam perancangan database terdapat metodologi sebagai acuan
dalam pembuatan suatu basis data.
Menurut Connolly (2005) Metodologi perancangan basis data terdiri
dari tahap- tahap yang membantu perancang dengan teknik yang tepat dalam setiap merancang basis data. Metodologi perancangan basis data juga membantu perancangan untuk merencanakan, mengatur dan mengevaluasi pengembangan dari proyek pembuatan basis data tersebut.
Dalam metodologi perancangan basis data menurut Connolly, terdapat 3
proses, yaitu conceptual database design, logical design, dan physical database
design.
1. Conceptual Database Design
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
A
25
yang didokumentasikan dari user requirement. Conceptual database design secara keseluruhan tidak mencakup detail implementasinya, seperti DBMS software yang dipakai, aplikasi program, programming, language, hardware platform atau · pertimbangan fisik lainnya.
2. Logical Database Design
Proses membangun sebuah model informasi yang digunakan dalam sebuah perusahaan berdasarkan pada sebuah data model tertentu tetapi terbebas dari penggunaan DBMS tertentu dan pertimbangan fisik lainnya. Conceptual data model yang dibuat pada tahap sebelumnya disempumakan dan dipetakan menjadi sebuah logical data model.
3. Physical Database Design
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
A
26 BAB IV
DESKRIPSI PEKERJAAN
Berdasarkan hasil pengamatan dan observasi yang penulis lakukan pada
saat melaksanakan kerja praktek di CV. Sinergi Design. Penulis mendapati suatu
permasalahan di dalam perusahaan dalam sistem rekruitmen terutama dalam
proses manajemen administrasi calon pelamar dan proses penilaian. Proses
tersebut masih dilakukan secara manual dan belum adanya proses rekap data
terhadap data pelamar. Selain itu proses penilaian yang masih dilakukan secara
manual akan memperlanmbat pihak personalia dalam melakukan proses
rekruitmen, terlebih lagi jika pelamar dalam jumlah banyak.
Untuk menyelesaikan permasalahan dalam Kerja Praktek ini, diperlukan
waktu kurang lebih 14 hari mulai dari 08 Juli 2013 sampai dengan 22 Juli 2013.
Dalam proses penyelesaian masalah yang ada pada CV. Sinergi Design
dibutuhkan beberapa langkah-langkah sebagai berikut :
1. Menganalisis Sistem.
2. Mendesain Sistem.
3. Mengimplementasikan Sistem.
4. Melakukan Pembahasan Terhadap Impelementasi Sistem.
Langkah-langkah di atas penulis lakukan untuk dapat menemukan solusi
terhadap permasalahan yang ada pada CV. Sinergi Design. Penjabaran dari
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
A
27
3.1 Menganalisis Sistem
Menganalisis sistem adalah mendefinisikan kebutuhan serta persyaratan
terkait sistem yang akan dibuat. Dalam proses analisis sistem ini bertujuan untuk
menjawab pertanyaan mengenai siapa pengguna (user) sistem, apa saja yang akan
dilakukan oleh sistem, kapan dan di mana sistem akan diterapkan. Dengan
melakukan analisis, maka dapat diketahui sisi kelemahan guna melakukan
perbaikan atau membangun suatu konsep sistem yang baru. Dalam Kerja Praktek
ini penulis menitikberatkan pada perancangan sistem baru untuk proses
manajemen data pelamar dan penilaian tes pelamar pada CV. Sinergi Design
secara terkomputerisasi. Untuk dapat merancang sistem tersebut terlebih dahulu
harus mengerti alur proses dari sistem yang ada. Dalam analisis sistem ini pertama
akan dijelaskan mengenai document flow yang di dalamnya menggambarkan alur
proses dari sistem rekruitmen pegawai hingga proses penilaian tes bagi para
pelamar.
Proses penerimaan calon karyawan baru (rekruitmen) di CV. Sinergi
Design dilakukan oleh bagian personalia. Namun kebutuhan akan karyawan baru
disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing bagian terkait dalam perusahaan.
Peran manajer bagian terkait dalam menganalisis pekerjaan dan kebutuhan
karyawan sangat dibutuhkan untuk menambah pegawai baru. Setelah manajer dari
masing-masing bagian membuat daftar kebutuhan pegawai, kemudian akan
diserahkan ke pihak direktur perusahaan untuk diverifikasi lebih lanjut. Apabila
permohonan akan kebutuhan karyawan baru disetujui maka proses selanjutnya
akan dilakukan oleh pihak personalia. Pihak personalia akan membuat suatu iklan
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
A
28
untuk dapat dibaca dan akan mendapatkan respon oleh masyarakat luas. Respon
tersebut dalam bentuk pengajuan lamaran ke CV. Sinergi Design. Berkas lamaran
dan persyaratan administrasi dari pihak pelamar ditujukan kepada personalia
perusahaan. Proses selanjutnya adalah cek kelengkapan persyaratan administrasi.
Berkas pelamar yang dinyatakan lulus akan dikelompokkan dan dibuatkan daftar
pelamar yang lulus seleksi administrasi. Selanjutnya daftar tersebut diberikan
kepada direktur perusahaan untuk ditinjau lebih lanjut. Dari tinjauan tersebut akan
menghasilkan daftar pelamar yang disetujui oleh direktur. Dari daftar yang
disetujui oleh direkur, selanjutnya akan dibuatkan surat panggilan tes yang
ditujukan kepada masing-masing pelamar yang lulus administrasi.
Proses setelah pelamar mendapatkan surat panggilan tes, selanjutnya
pelamar melakukan tes. Test kemampuan dilakukan oleh masing-masing manajer
di bagian terkait. Hal ini untuk memantau secara langsung kemampuan dari para
pelamar. Setelah proses tes selesai dilakukan, maka hasil penilaian oleh manajer
di bidang terkait diberikan kepada personalia untuk dilakukan perhitungan nilai.
Proses perhitungan hasil penilaian bertujuan untuk melihat pelamar yang lulus
dalam tes kemampuan. Jika terdapat pelamar yang lulus data akan direkap dan
diberikan kepada direktur sebagai laporan hasil tes pelamar. Untuk data pelamar
yang dinyatakan tidak lulus tes tulis, maka akan ditolak dan tetap akan dilakukan
rekap data. Document Flow dari proses seleksi pelamar CV. Sinergi Design dapat
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
A
29
Documen Flow Proses Seleksi Pelamar CV.Sinergi Design
Media Massa
Owner/Direktur Manajer Bagian Terkait Staff Personalia Pelamar
Mulai
Analisis Pekerjaan dan Kebutuhan
Pegawai
List kebutuhan pegawai baru List kebutuhan
pegawai baru
Cek List Kebutuhan pegawai baru
Setuju ?
List kebutuhan pegawai baru tidak
disetujui List kebutuhan pegawai baru disetujui
YA TIDAK
List kebutuhan pegawai baru disetujui
List kebutuhan pegawai baru tidak disetujui
List kebutuhan pegawai baru disetujui Membuat Lowongan Pekerjaan Lowongan Pekerjaan Lowongan Pekerjaan Melakukan Advertensi Lowongan Pekerjaan Iklan Lowongan Pekerjaan Iklan Lowongan Pekerjaan Membuat Lamaran Pekerjaan Lamaran Pekerjaan Lamaran Pekerjaan Mengecek dan Menyeleksi Lamaran Lulus Membuat Daftar Pelamar YA TIDAK Daftar Pelamar Surat Penggilan Tes Melakukan Tes Tulis
Hasil tes Tulis
B B
Hasil tes Tulis
Melakukan Penilaian Hasil Tes
Hasil Penilaian Tes Tulis
Hasil Penilaian Tes Pelamar A A Daftar Pelamar Kroscek Daftar Pelamar Setuju ?
Daftar Pelamar di Setujui YA
Daftar Pelamar di Setujui
Daftar Pelamar tidak di Setujui TIDAK
Daftar Pelamar tidak di Setujui Membuat Surat
Panggilan Tes
Surat Panggilan Tes
Selesai Selesai
[image:40.595.65.545.81.678.2]2
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
A
30
Documen Flow Proses Seleksi Pelamar CV.Sinergi Design
Media Massa
Owner/Direktur Manajer Bagian Terkait Staff Personalia Pelamar
Melakukan wawancara
Lulus ?
Tolak Pelamar Tidak D
Selesai YA
Hasil Penilaian Tes Pelamar
Melakukan perhitungan nilai tes
Hasil Penilaian Tes Pelamar Dinyatakan
Lulus 1
C C
A Hasil Penilaian Tes Pelamar Dinyatakan
Lulus
Apakah Lulus ?
Ya
E
Tidak
D
Data pelamar dinyatakan lulus
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
A
31
4.2 Mendesain Sistem
Setelah melakukan analisis sistem dengan melakukan observasi dari
sistem yang sudah ada di dalam perusahaan dan dijelaskan juga melalui Document
Flow. Dalam tahap mendesain sistem menjelaskan mengenai bagaimana
merancang sistem baru terkait proses manajemen data dan penilaian proses seleksi
pelamar pada CV. Sinergi Design secara terkomputerisasi. Dalam melakukan
perancangan sistem tersebut ada beberapa langkah-langkah yang harus dilalui
terlebih dahulu, yaitu melakukan desain sistem secara terstruktur dengan cara
menyusun :
1. System Flow
2. Context Diagram
3. Diagram Jenjang Proses (HIPO)
4. Data Flow Diagram (DFD)
5. Entity Relationship Diagram (ERD)
6. Database Management Management System (DBMS)
7. Desain Input Output
4.2.1 System Flowchart
Bagan System Flow ini menjelaskan urutan-urutan dari prosedur yang ada
di dalam sistem. Alur dalam system flow proses manajemen data dan penilaian
seleksi pelamar CV. Sinergi Design dimulai dengan merekap ke dalam sistem data
pelamar yang lulus seleksi administrasi dan disimpan ke dalam database tabel data
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
A
32
1. Biodata Pelamar.
Biodata pelamar adalah data pribadi pelamar secara umum. Biodata pelamar
merupakan inputan awal dan juga sebagai acuan dari masukkan data lainnya.
2. Kualifikasi Pendidikan Terakhir
Masukan data kualifikasi pendidikan terakhir untuk mencatat pendidikan
terakhir yang ditempuh oleh pelamar. Hal ini untuk mengetahui tingkat
pendidikan yang dimiliki oleh pelamar.
3. Skill (Kemampuan)
Masukan data skill digunakan untuk mengetahui kemampuan yang dimiliki
oleh pelamar terkait bidang ilmu yang mereka kuasai..
4. Data Pengalaman 1
Masukkan data pengalaman 1 merupakan masukan data pengalaman kerja
pertama yang dimiliki oleh pelamar.
5. Data Pengalaman 2
Masukkan data pengalaman 2 merupakan masukan data pengalaman kerja
kedua yang dimiliki oleh pelamar.
6. Data Pengalaman 3
Masukkan data pengalaman 3 merupakan masukan data pengalaman kerja
ketiga yang dimiliki oleh pelamar.
Dari record tabel data pelamar ini nantinya akan dijadikan sebagai acuan
dalam pembuatan laporan data pelamar yang lulus administrasi dan diberikan
kepada direktur perusahaan. Proses selanjutnya adalah input nilai yang diperoleh
dari masing-masing manajer bagian yang sebelumnya telah melakukan tes dan
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
A
33
otomatis oleh sistem. Proses penilaian akan disesuaikan dengan bobot prosentase
penilaian dari masing-masing parameter penilaian. Kemudian dari hasil
perhitungan tersebut akan disimpan ke dalam database tabel hasil perhitungan
nilai. Proses berikutnya adalah pencetakan laporan hasil penilaian pelamar yang
berpotensi. System Flowcharts proses manajemen data dan penilaian tes dapat
dilihat pada gambar 4.3 dan gambar 4.4.
System Flowcharts Proses Manajemen Data dan Penilaian Tes Pelamar CV. Sinergi Design Manajer Bagian Terkait
Personalia Pelamar
Owner/Dirut Sistem Sinergi Design
Phas
e
Mulai Berkas Lamaran
Input Data Pelamar (Biodata pelamar, pendidikan terakhir,
skill, pengalaman)
Menyimpan Data Pelamar
Mencetak data Pelamar
Data Pelamar B A A B Data Pelamar
Soal Tes Tulis
Hasil pengerjaan tes tulis Hasil pengerjaan tes
tulis
Hasil Penilaian Hasil Penilaian
Input Hasil Penilaian
Melakukan Perhitungan Hasil Penilaian 2 B Data Pelamar Tabel Hasil Penilaian Menyimpan Hasil Perhitungan Tabel Data Pelamar
Mencetak Penilaian Tes Pelamar
Soal Tes Tulis
K K
[image:44.595.50.518.249.700.2]
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
A
34
System Flowcharts Proses Manajemen Data dan Penilaian Tes Pelamar CV. Sinergi Design
Manajer Bagian Terkait
Personalia Sistem Sinergi Design
Owner/Dirut
P
ha
se
Melakukan Pencarian Data Pelamar
Selesai 2
Tabel Hasil Penilaian
Laporan Hasil Penilaian Tes Pelamar Laporan Hasil Penilaian Tes
Pelamar
Tabel Pelamar
Input Parameter ID Pelamar
Sistem Melakukan Pencarian Data
Apakah Data Ditemukan ?
Menampilkan Data
Yes
No
Menampilkan Pesan “Data Tidak Ditemukan” Melakukan Verifikasi Data
I
I
Menampilkan Data
Menampilkan Pesan “Data Tidak Ditemukan”
Gambar 4.4 System Flowcharts Manajemen Data dan Penilaian Tes CV. Sinergi Design (Lanjutan)
4.2.2 Context Diagram
Context Diagram merupakan suatu diagram yang menggambarkan suatu
proses dan ruang lingkup sistem. Di dalam Data Flow Diagram (DFD) Context
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
A
35
proses seperti input dan output dari sistem. Context Diagram dalam rancang
bangun aplikasi manajemen data dan penilaian tes pelamar CV. Sinergi Design
melibatkan dua External Entity yaitu Personalia dan Direktur sedangkan, sistem
disimbolkan dengan bentuk lingkaran di tengah. Context Diagram menjelaskan
interaksi yang dilakukan antara aktor dan sistem. Aktor di sini terdiri dari
Personalia dan Direktur. Interkasi antara aktor dan sistem disimbolkan dengan
panah. Anak panah yang mengarah ke sistem menggambarkan suatu bentuk input
(masukan) atau request (permintaan) yang dilakukan oleh aktor kepada sistem
sedangkan, anak panah yang mengarah ke aktor menunjukkan suatu Informasi
atau feedback yang diberikan oleh sistem ke aktor. Penjelasan lebih detail dapat
dilihat pada gambar 4.5.
Laporan Nilai Tes Laporan Data Pelamar
Meminta Laporan Nilai Tes Meminta Laporan Data Pelamar Informasi Peng alaman 3
Informasi Peng alaman 2
Informasi Data Pelamar
Cari Data Pelamar Informasi Data Pelamar
Cari Data Pelamar
Laporan Data Pelamar Laporan Nilai Tes
Meminta Laporan Nilai Tes Meminta Laporan Data Pelamar
Informasi Data Peng alaman 1
Hasil Perhitung an Nilai Accounting Informasi Skill Pelamar
Pencatatan Data Peng alaman Pencatatan Data Pendidikan Terakhir
Pencatatan Skill Pelamar Nilai Tes Accounting Nilai Tes Desig n
Pencatatan data pelamar Nilai Tes Marketing Nilai Tes Finance Informasi Kualifikasi Pendidikan Terakhir
Hasil Perhitung an Nilai Tes Desig n Hasil Perhitung an Nilai Tes Marketing
Informasi Data Pelamar Hasil Perhitung an Nilai Tes Finance
0
Aplikasi M anajemen Data dan Penilaian Tes Pelamar
+
Staff Personalia
Direktur
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
A
36
4.2.3 Diagram Jenjang Proses (HIPO)
Diagram jenjang proses (HIPO) merupakan suatu bagan yang di
dalamnya menjelaskan suatu aliran sistem dan struktur menu yang digunakan
dalam suatu sistem. Dengan bagan HIPO dapat memberikan kemudahan dalam
memahami fungsi-fungsi yang ada pada sistem. Dalam perancangan diagram
jenjang aplikasi manajemen data dan penilaian tes pelamar CV. Sinergi Design
terdiri dari tiga level dalam hirarki diagram yaitu,
a. Top Level.
Top level merupakan level atau hirarki utama tentang sistem yang dirancang.
Dalam hal ini contohnya Top Level dari diagram HIPO adalah Aplikasi
Manajemen Data dan Penilaian Tes Pelamar CV. Sinergi Design.
b. Level Kedua.
Level kedua merupakan sub-sub proses dari Top Level sebelumnya meliputi,
Pencatatan data master pelamar, Pencatatan data nilai, Perhitungan nilai,
Pembuatan laporan.
c. Level Ketiga
Level ketiga merupakan sub level dari level kedua yang menjelaskan lebih
rinci dari level kedua.
Untuk lebih jelas penjabaran dari diagram jenjang dari rancang bangun
aplikasi manajemen data dan penilaian tes pelamar CV. Sinergi Design dapat
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
A
37 0Aplikasi Manajemen Data dan Penilaian Tes Pelamar CV.
Sinergi Design 1 Pencacatan Data Master Pelamar 2 Perhitungan Nilai 2.1 Perhitungan Nilai Design 2.2 Perhitungan Nilai Accounting 3 Pembuatan Laporan 1.1 Pencatatan Data Pribadi Pelamar 1.2 Pencatatan Data Kualifikasi Pendidikan 1.3 Pencatatan Data Skill (Kemampuan) 1.4 Pencatatan Data Pengalaman Kerja 2.3 Perhitngan Nilai Finance 2.4 Perhitungan Nilai Marketing 3.1 Laporan Data Pelamar 3.2 Laporan Hasil Perhitungan Nilai 4 Pencarian Data 4.1 Pencarian Data Pelamar
Gambar 4.6 Diagram Jenjang Aplikasi Manajemen Data dan Penilaian
Tes Pelamar CV. Sinergi Design
4.2.4 Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) merupakan suatu diagram yang
menggambarkan sistem sebagai kumpulan dari berbagai fungsi yang saling
terhubung satu sama lain. DFD sering digunakan dalam merancang suatu sistem
karena diagram ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada
alur data. Dalam penggambaran DFD terdapat aturan baku yang harus diikuti.
Secara umum langkah-langkah dalam penggambaran DFD dimulai dari Context
diagram yang sudah dijelaskan sebelumnya (lihat gambar 4.5). Langkah
berikutnya adalah diagram level 0 (nol) yang merupakan penjabaran dari context
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
A
38
satu yang merupakan penjabaran dari DFD level 0 (nol) dan seterusnya menjadi
diagram level dua, tiga dan seterusnya yang menjabarkan dari diagram level
sebelumnya. Perancangan Data Flow Diagram (DFD) dalam aplikasi manajemen
data dan penilaian tes pelamar CV. Sinergi Design dijelaskan pada bab berikut ini.
A.Data Flow Diagram (DFD) Level 0
DFD Level 0 merupakan dekomposisi atau penjabaran secara lebih detail
dari Context Diagram. Dalam DFD level 0 terdiri dari tiga proses yaitu,
pencatatan data master, perhitungan nilai dan laporan. Pada proses pencatatan data
master melibatkan satu aktor yaitu personalia. Pihak Personalia melakukan
interkasi dengan sistem terkait pencatatan data pelamar meliputi, biodata pelamar,
kualifikasi pendidikan, skill dan pengalaman kerja. Dari inputan yang dilakukan
oleh aktor kemudian sistem memberikan feedback berupa informasi pelamar.
Proses selanjutnya adalah proses penilaian nilai tes pelamar dengan melibatkan
satu aktor yaitu Personalia. Aktor dalam proses ini bertugas melakukan input nilai
tes dan setelah itu dilakukan perhitungan nilai tes pelamar oleh sistem.
Proses penilaian tes digolongkan menjadi empat kategori sesuai dengan
yang diminta oleh aktor. Empat kategori tersebut terdiri dari proses penilaian tes
Design, Marketing, Accounting dan Financial. Proses yang terkahir dari Data
Flow Diagram (DFD) Level 0 ini adalah proses pembuatan laporan. Proses
pembuatan laporan ini melibatkan satu aktor yakni Direktur. Proses pelaporan ini
lebih ditujukan kepada Direktur untuk kebutuhan informasi mengenai data
pelamar. Direktur berinteraksi dengan sistem untuk melakukan permintaan
(request) informasi data pelamar terkait biodata dan hasil perhitungan nilai yang
S
T
IK
O
M
S
U
R
A
B
A
Y
A
39
[image:50.595.83.567.138.648.2]keputusan. Berikut ini adalah gambar dari DFD level 0 yang dapat dilihat pada
Gambar 4.7.
Data Nilai Marketing Data Nilai Financ e
Data Nilai Accounting Data Nilai Des ig n
Laporan Nilai Tes
Meminta Laporan Data Pelamar
Meminta Laporan Nilai Tes Laporan Data Pelamar
Has il Perhitung an Nilai Accounting
Informas i Peng alaman 3 Informas i Peng alaman 2
Data Skill
Data Pendidikan Terakhir
Data Peng alaman 1 Data Peng alaman 2 Data Peng alaman 3 Data Pelamar
Data Nilai Des ig n Data Nilai Accounting
Data Nilai Financ e
Data Nilai Marketing
Data Skill
Data Pendidikan Terakhir Data Peng alaman 1
Data Peng alaman 2
Data Peng alaman 3 Data Pelamar
Informas i Data Pelamar Cari Data Pelamar Cari Data Pelamar Informas i Data Pelamar
Laporan Data Pelamar Laporan Nilai Tes Meminta Laporan Nilai Tes Meminta Laporan Data Pelamar
Data Nilai Marketing
Data Nilai Financ e Data Nilai Accounting
Data nilai desig n Has il Perhitung an Nilai Tes Financ e
Has il Perhitung an Nilai Tes Marketing Nilai Tes Financ e
Nilai Tes Accounting
Has il Perhitung an Nilai Tes Des ig n Nilai Tes Des ig n Nilai Tes Marketing
id_pelamar id pelamarid pelamarid_pelamar
Data Pelamar
Data Peng alaman 3 Data Peng alaman 2
Data Peng alaman 1 Data Pendidikan Terakhir
Data Skill
Data Pelamar Informas i Data Pelamar
Informas i Kualifikas i Pendidikan Terakhir Informas i Skill Pelamar Informas i Data Peng alaman 1
Peng alaman 3
Peng alaman 2 Peng alaman 1 Penc atatan Data Peng alaman
Penc atatan Data Pendidikan Terakhir Penc atatan Skill Pelamar
Penc atatan data pelamar
Staff Personali
