DATA PEGAWAI DAN DATA PENSIUN MENGGUNAKAN METODE PENGARSIPAN BERDASARKAN NOMOR
DI BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA (STUDI KASUS DI KANREG III BKN BANDUNG)
SKRIPSI
Diajukan untuk Menempuh Ujian Akhir Sarjana Program Strata Satu Jurusan Teknik Informatika
Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia
SAHAT SITORUS
10105278
JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
DATA PEGAWAI DAN DATA PENSIUN MENGGUNAKAN METODE PENGARSIPAN BERDASARKAN NOMOR
DI BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA (STUDI KASUS DI KANREG III BKN BANDUNG)
SAHAT SITORUS
10105278
Pembimbing I
Mira Kania Sabariah, S.T.,M.T. NIP. 41277006008
Menyetujui
Ketua Jurusan Teknik Informatika
DATA PEGAWAI DAN DATA PENSIUN MENGGUNAKAN METODE PENGARSIPAN BERDASARKAN NOMOR
DI BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA (STUDI KASUS DI KANREG III BKN BANDUNG)
SAHAT SITORUS
10105278
Penguji II
Mira Kania Sabariah, S.T.,M.T. NIP. 41277006008
Penguji III
Andry Alamsyah,S.Si M.Si.
NIP.Penguji I
DATA PEGAWAI DAN DATA PENSIUN MENGGUNAKAN METODE PENGARSIPAN BERDASARKAN NOMOR INDUK
PEGAWAI (NIP) DI BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA (Studi Kasus Di KanReg III BKN Bandung)
Oleh
Sahat Sitorus 10105278
Badan Kepegawaian Negara (BKN) adalah badan yang berfungsi untuk menyempurnakan, memelihara dan mengembangkan administrasi negara di bidang kepegawaian sehingga tercapai kelancaran jalannya pemerintahan. Data kepegawaian yg dikelola meliputi data pokok pegawai, data riwayat pegawai, data mutasi pegawai. Namun pada kenyataannya instansi tersebut belum mempunyai suatu sistem terintegrasi yang dapat menyajikan data Pengarsipan secara akurat. Selama ini pengelolaan data arsip yg di lakukan masih secara manual, walaupun sudah diimplementasikan dalam bentuk excel dan acces.
Sistem Informasi ini menggunakan metode pengarsipan berdasarkan nomor Induk Pegawai (NIP), metode penelitian deskriptif dengan jenis penelitian studi kasus pada intansi, dimana teknik pengumpulan data yang digunakan, antara lain yaitu observasi, wawancara, dan studi literatur. Untuk teknik analisis data menggunakan metode waterfall sedangkan model analisis menggunakan analisis terstruktur yaitu ERD (Entity Relationship Diagram) untuk menggambarkan model data dan DFD (Data Flow Diagram) dalam menggambarkan model fungsional. Data yang diolah adalah data sk cpns, sk kenaikan pangkat,sk kenaikan gaji berkala,sk penambahan istri/anak/suami.
Setelah melalui tahapan sesuai dengan metode pengembangan yang dipilih, maka dilakukan pengujian sistem yang terdiri dari pengujian alpha menggunakan metode pengujian black box yang berfokus pada persyaratan fungsional perangkat lunak dengan kesimpulan hasil pengujian bahwa memungkinkan terjadinya kesalahan sintaks karena penyaringan proses dalam bentuk arahan tampilan pesan masih belum maksimal ditampilkan, dan pengujian beta yaitu pengujian lapangan dengan kesimpulan hasil pengujian bahwa sistem dinilai sudah bagus, dapat dipelajari, mudah digunakan, dengan tampilan menarik dan telah sesuai dengan kebutuhan di instansi (BKN).
BASE ON NUMBER OF EMPLOYEE (NIP)
(A CASE STUDY IN REGIONAL OFFICE III BKN BANDUNG)
By
Sahat Sitorus 10105278
Official State Institution (BKN) is one institution with function to accomplish, maintain and develop state administration in officialdom area so that continuity of government may be reached. Officialdom data managed includes main employee data, employee history data, and employee mutation data. However, in fact this instance has not had one integrated system accurately for keeping archives data. Recently, the officialdom data management is still manual, though it has been implemented in excel and access forms.
This system information use filing method be base on number of employee (NIP), involves descriptive research method with case study research in instance, where data collection technique used includes observation, interview, and literature study. Data analysis technique involves waterfall method while structural analysis involves structured analysis, namely URD (Entity Relationship Diagram) to describe data model and DFD (Data Flow Diagram) in describing functional model. Data processed include letter of decree (SK) CPNS, SK rank promotion data, SK rank periodical salary, SK increasing husband/wife/child of civil state employee.
After through phases based on selected development method, system test consisting of alpha test was performed using black box test method focusing on functional software terms with conclusion of test result that syntax error may occur because process selection in the form of message display direction has not been still maximally presented, and beta test i.e. field test with conclusion of test result that system scores fairly good, learnable, easy to use, has interesting display and follows instance needs (BKN).
vi
ABSTRAK ... i
ABSTRACT ... ii
KATA PENGANTAR ... iii
DAFTAR ISI ... vi
DAFTAR TABEL ... ix
DAFTAR GAMBAR ... xii
DAFTAR SIMBOL ... xvi
DAFTAR LAMPIRAN ... xviii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 2
1.3 Maksud dan Tujuan ... 2
1.3.1 Maksud ... 2
1.3.2 Tujuan ... 2
1.4 Batasan Masalah ... 3
1.5 Metodologi Penelitian ... 4
1.5.1 Tahap Pengumpulan Data ... 4
1.5.2 Tahap Pengembangan Perangkat Lunak ... 4
1.6 Sistematika Penulisan ... 6
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 8
2.1 Tinjauan Instansi ... 8
2.1.1 Sejarah Badan Kepegawaian Negara ... 8
2.1.2 Kedudukan ,Tugas, Fungsi Dan Kewenangan Badan Kepegawaian Negara ... 10
2.1.3 Struktur Organisasi KANREG III ... 13
2.1.4 Kedudukan, Tugas Pokok dan Fungsi Sub Kepegawaian KANREG III BKN ... 14
vii
2.2.4 Model Proses Rekayasa perangkat Lunak ... 24
2.2.5 Model Analisis Terstruktur ... 27
2.2.5.1 Pemodelan Data ... 27
2.2.5.2 Pemodelan Fungsional dan Aliran Informasi ... 29
2.2.5.2 Kamus Data ... 31
2.2.6 Borland Delphi ... 31
2.2.7 MySQL 4.1 ... 32
2.2.8 Konsep Dasar Client/Server ... 35
2.2.8.1 Pengertian LAN (Local Area Network) ... 36
2.2.8.2 Topologi Jaringan ... 36
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 38
3.1 Analisis Sistem ... 38
3.2 Analisis Masalah ... 38
3.3 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan ... 39
3.3.1. Prosedur Pengangkatan Calon Negeri Sipil ... 40
3.3.2. Prosedur Pengusulan Kenaikan Pangkat Reguler ... 42
3.3.3. Prosedur Pemberian Kenaikan Gaji Berkala ... 45
3.3.4. Prosedur Penambahan Jumlah Keluarga Anak/istri ... 47
3.3.5. Prosedur Pengusulan Pensiun ... 49
3.4 Analisis Kebutuhan Non Fungsional ... 51
3.4.1. Analisis Jaringan ... 51
3.4.2. Analisis Perangkat Keras ... 52
3.4.3. Analisis Perangkat Lunak ... 53
3.4.4. Analisis Pengguna ... 54
3.4.5. Analisis Kode ... 54
3.5 Analisis Basis Data ... 56
viii
3.9 Perancangan Sistem ... 106
3.10 Perancangan Data... 106
3.11 Struktur Tabel ... 108
3.12 Perancangan Kode ... 110
3.13 Perancangan Struktur Menu ... 116
3.14 Perancangan Antarmuka (Interface) ... 117
3.12.1 Perancangan Tampilan ... 117
3.12.2 Perancangan Pesan ... 154
3.15 Jaringan Semantik ... 160
3.16 Perancangan Prosedural ... 160
BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN ... 169
4.1 Implementasi ... 169
4.1.1. Kebutuhan Perangkat Keras ... 169
4.1.2. Kebutuhan Perangkat Lunak ... 170
4.1.3. Implementasi Basis Data ... 170
4.1.4. Implementasi Antarmuka ... 175
4.1.5. Tampilan Aplikasi ... 177
4.2 Pengujian Alpha ... 211
4.2.1. Rencana Pengujian ... 211
4.2.2. Kasus Dan Hasil Pengujian ... 213
4.3 Kesimpulan Hasil Pengujian Alpha ... 232
4.4 Pengujian Beta ... 233
4.5 Kesimpulan Hasil Pengujian Beta ... 238
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 239
5.1. Kesimpulan... 239
5.2. Saran ... 240
vi
Gambar 1.1 Model Sekuensial Linear (Waterfall) ... 6
Gambar 2. 1 Struktur Organisasi KANREG III BKN Bandung ... 13
Gambar 3.1 FlowMap Prosedur Pengangkatan Calon Pegawai Negeri Sipil ... 41
Gambar 3.2 FlowMap Prosedur pengusulan kenaikan pangkat Reguler ... 44
Gambar 3.3 FlowMap Prosedur Pemberian Kenaikan Gaji Berkala... 46
Gambar 3.4 FlowMap Prosedur Penambahan Keluarga Istri/Anak ... 48
Gambar 3.5 FlowMap Prosedur Pensiun ... 50
Gambar 3.6 Arsitektur Jaringan yang akan dibangun ... 51
Gambar 3.7 Entity Relationship Diagram (ERD) ... 57
Gambar 3.8 Diagram Konteks Pengarsipan ... 58
Gambar 3.9 DFDLevel 1 ... 59
Gambar 3.10 DFD Level 2 Proses 2 ... 60
Gambar 3.11 DFD Level 2 Proses 3 ... 61
Gambar 3.12 DFD Level 2 Proses 4 ... 62
Gambar 3.13 DFD Level 3 Proses 2.1 pengolahan data ruang ... 63
Gambar 3.14 DFD Level 3 Proses 2.2 pengolahan data rak ... 63
Gambar 3.15 DFD Level 3 Proses 2.3 pengolahan data loker ... 64
Gambar 3.16 DFD Level 3 Proses 2.9 pengolahan data jabatan ... 64
Gambar 3.17 DFD Level 3 Proses 2.10 pengolahan data golongan ... 65
Gambar 3.18 DFD Level 3 Proses 2.11 pengolahan data gaji………. 65
Gambar 3.19 DFD Level 3 Proses 3.0 pengolahan data pegawai... 66
Gambar 3.20 DFD Level 3 Proses 3.1 pengolahan data sk cpns ... 66
Gambar 3.21 DFD Level 3 Proses 3.2 pengolahan data sk kenaikan jabatan ... 67
Gambar 3.22 DFD Level 3 Proses 3.3 pengolahan data sk Kenaikan Gaji ... 67
Gambar 3.23 DFD Level 3 Proses 3.4 pengolahan data sk penambahan istri/anak ... 68
Gambar 3.24 DFD Level 3 Proses 3.5 pengolahan data sk pensiun ... 68
Gambar 3.25 DFD Level 3 Proses 4.1 cetak laporan data sk cpns ... 69
vii
Gambar 3.31 DFD Level 4 Proses 2.1.3 hapus data ruang ... 72
Gambar 3.32 DFD Level 4 Proses 2.2.2 ubah data rak ... 72
Gambar 3.33 DFD Level 4 Proses 2.2.3 hapus data rak... 73
Gambar 3.34 DFD Level 4 Proses 2.3.2 ubah data loker ... 73
Gambar 3.35 DFD Level 4 Proses 2.3.3 hapus data loker………. ... ..74
Gambar 3.36 DFD Level 4 Proses 2.9.2 ubah data jabatan ... 74
Gambar 3.37 DFD Level 4 Proses 2.9.3 hapus data jabatan ... 75
Gambar 3.38 DFD Level 4 Proses 2.10.2 ubah data golongan ... 75
Gambar 3.39 DFD Level 4 Proses 2.10.3 hapus data golongan ... 76
Gambar 3.40 DFD Level 4 Proses 2.11.2 ubah data gaji ... 76
Gambar 3.41 DFD Level 4 Proses 2.12.3 hapus data gaji ... 77
Gambar 3.42 DFD Level 4 Proses 3.0.2 ubah data pegawai ... 77
Gambar 3.43 DFD Level 4 Proses 3.0.3 hapus data pegawai ... 78
Gambar 3.44 DFD Level 4 Proses 3.1.2 ubah data sk cpns ... 78
Gambar 3.45 DFD Level 4 Proses 3.1.3 hapus data sk cpns ... 79
Gambar 3.46 DFD Level 4 Proses 3.2.2 ubah data sk kenai jabatan ... 79
Gambar 3.47 DFD Level 4 Proses 3.2.3 hapus data sk kenaikan jabatan ... 80
Gambar 3.48 DFDLevel 3 Proses 2.6.3 Hapus data map sk kenaikan gaji ... 80
Gambar 3.49 DFD Level 4 Proses 3.3.3 hapus data sk kenaikan gaji ... 81
Gambar 3.50 DFD Level 4 Proses 3.4.2 ubah data sk penambahan istri/anak ... 81
Gambar 3.51 DFD Level 4 Proses 3.4.3 hapus data sk penambahan istri/anak... 82
Gambar 3.52 DFD Level 4 Proses 3.5.2 ubah data sk pensiun ... 82
Gambar 3.53 DFD Level 4 Proses 3.5.3 hapus data sk pensiun ... 83
Gambar 3.54 DFD Level 4 Proses 4.1.2 ubah data laporan sk cpns ... 83
Gambar 3.55 DFD Level 4 Proses 4.1.3 hapus data laporan sk cpns ... 83
Gambar 3.56 DFD Level 4 Proses 4.2.2 ubah data laporan sk kenaikan jabatan ... 84
Gambar 3.57 DFD Level 4 Proses 4.2.3 hapus data laporan sk kenaikan jabatan ... 84
Gambar 3.58 DFD Level 4 Proses 4.3.2 ubah data laporan sk kenaikan gaji ... 84
Gambar 3.59 DFD Level 4 Proses 4.3.3 hapus data laporan sk kenaikan gaji ... 85
viii
Gambar 3.65 Struktur Menu Program ... 116
Gambar 3.66 Tampilan Form Login ... 117
Gambar 3.67 Rancangan Antar muka Menu Utama ... 118
Gambar 3.68 Rancangan Antar Muka Pengolahan Data Master Pengolahan Data Ruang 119 Gambar 3.69 Rancangan Antar Muka Menu Tambah Data Ruang ... 119
Gambar 3.70 Rancangan Antar Muka Menu Cari Data Ruang... 120
Gambar 3.71 Rancangan Antar Muka Menu Ubah Data Ruang ... 120
Gambar 3.72 Rancangan Antar Muka Pengolahan Data Master Pengolahan Data Rak .... 121
Gambar 3.73 Rancangan Antar Muka Menu Tambah Data Rak... 121
Gambar 3.74 Rancangan Antar Muka Menu Cari Data Rak ... 122
Gambar 3.75 Rancangan Antar Muka Menu Ubah Data Rak... 123
Gambar 3.76 Rancangan Antar Muka Pengolahan Data Master Pengolahan Data Loker 123
Gambar 3.77 Rancangan Antar Muka Menu Tambah Data Loker ... 124
Gambar 3.78 Rancangan Antar Muka Menu Cari Data Loker ... 124
Gambar 3.79 Rancangan Antar Muka Menu Ubah Data Loker ... 125
Gambar 3.80 Rancangan Antar Muka Data MasterPengolahan Data Jabatan 126 Gambar 3.81 Rancangan Antar Muka Menu Ubah Data Jabatan... 126
Gambar 3.82 Rancangan Antar Muka Menu Cari Data Map Sk Data Jabatan ... 127
Gambar 3.83 Rancangan Antar Muka Menu Ubah Data Jabatan... 127
Gambar 3.84 Rancangan Antar Muka Data Master Pengolahan Data Golongan ... 128
Gambar 3.85 Rancangan Antar Muka Menu Tambah Data Golongan ... 128
Gambar 3.86 Rancangan Antar Muka Menu Cari Data Map Sk Data Golongan ... 129
Gambar 3.87 Rancangan Antar Muka Menu Ubah Data Golongan ... 130
Gambar 3.88 Rancangan Antar Muka Data Master – Pengolahan Data Gaji ... 130
Gambar 3.89 Rancangan Antar Muka Menu Ubah Data Gaji ... 131
Gambar 3.90 Rancangan Antar Muka Menu Cari Data Map Sk Data Gaji ... 131
Gambar 3.91 Rancangan Antar Muka Menu Ubah Data Gaji ... 132
Gambar 3.92 Rancangan Antar Muka Data Arsip – Pengolahan Pegawai ... 133
Gambar 3.93 Rancangan Antar Muka Menu Tambah Data Pegawai ... 134
ix
Gambar 3.99 Rancangan Antar Muka Pengolahan Data SKKenaikan Jabatan ... 139
Gambar 3.100 Rancangan Antar Muka Menu Tambah Data SK Kenaikan Jabatan... 140
Gambar 3.101 Rancangan Antar Muka Menu Cari Data SK Kenaikan Jabatan ... 140
Gambar 3.102 Rancangan Antar Muka Menu Ubah Data SK Kenaikan Jabatan ... 141
Gambar 3.103 Rancangan Antar Muka Pengolahan Data SK Kenaikan Gaji ... 142
Gambar 3.104 Rancangan Antar Muka Menu Ubah Data SK Kenaikan Gaji ... 143
Gambar 3.105 Rancangan Antar Muka Menu Cari Data SK Kenaikan Gaji ... 143
Gambar 3.106 Rancangan Antar Muka Menu Ubah Data SK Kenaikan Gaji ... 144
Gambar 3.107 Rancangan Antar Muka Pengolahan Data SK Penambahan Istri/Anak ... 145
Gambar 3.108 Rancangan Antar Muka Menu Ubah SK Penambahan Istri/Anak ... 146
Gambar 3.109 Rancangan Antar Muka Menu Cari SK Penambahan Istri/Anak ... 146
Gambar 3.110 Rancangan Antar Muka Menu Ubah SK Penambahan Istri/Anak ... 147
Gambar 3.111 Rancangan Antar Muka Pengolahan Data SK Pensiun ... 148
Gambar 3.112 Rancangan Antar Muka Menu Ubah Data SK Pensiun ... 149
Gambar 3.113 Rancangan Antar Muka Menu Cari Data SK Pensiun ... 149
Gambar 3.114 Rancangan Antar Muka Menu Ubah Data SK Pensiun ... 150
Gambar 3.115 Rancangan Antar Muka Menu Cetak Pengolahan Data PNS ... 151
Gambar 3.116 Rancangan Antar Muka Menu Cetak Kenaikan Jabatan ... 151
Gambar 3.117 Rancangan Antar Muka Menu Cetak Kenaikan Gaji ... 152
Gambar 3.118 Rancangan Antar Muka Menu Cetak Penambahan Anak/Istri ... 152
Gambar 3.119 Rancangan Antar Muka Cetak Pengolahan Data Pensiun ... 153
Gambar 3.120 Cetak Laporan SK CPNS Tahun Pengangkatan... 153
Gambar 3.121 Cetak Laporan SK Kenaikan Jabatan Tahun Pengangkatan ... 154
Gambar 3.122 Cetak Laporan Arsip SK Kenaikan Gaji Tahun Pengangkatan ... 154
Gambar 3.123 Cetak Laporan SK Penambahan Istri/Anak Tahun Pengangkatan ... 155
Gambar 3.124 Cetak Laporan SK Pensiun Berdasarkan Tahun Pengangkatan ... 155
Gambar 3.125 Jaringan Semantik staf ... 162
Gambar 3.126 Prosedural Login ... 163
Gambar 3.127 Prosedural Tambah ... 163
x
Gambar 4. 3 tampilan form data ruang... 178
Gambar 4. 4 tampilan form tambah data ruang ... 177
Gambar 4. 5 tampilan form cari data ruang ... 179
Gambar 4. 6 tampilan form ubah data ruang ... 179
Gambar 4. 7 tampilan form hapus data ruang ... 180
Gambar 4. 8 tampilan form data rak ... 180
Gambar 4. 9 tampilan form tambah data rak ... 181
Gambar 4. 10 tampilan form cari data rak ... 181
Gambar 4. 11 tampilan form ubah data rak ... 182
Gambar 4. 12 tampilan form hapus data rak ... 182
Gambar 4. 13 tampilan form data loker ... 183
Gambar 4. 14 tampilan form tambah data loker ... 183
Gambar 4. 15 tampilan form cari data loker ... 184
Gambar 4. 16 tampilan form ubah data loker... 184
Gambar 4. 17 tampilan form hapus data loker ... 185
Gambar 4. 18 tampilan form data jabatan ... 185
Gambar 4. 19 tampilan form tambah data jabatan ... 186
Gambar 4. 20 tampilan form cari data jabatan ... 186
Gambar 4. 21 tampilan form ubah data jabatan... 187
Gambar 4. 22 tampilan form ubah data jabatan... 187
Gambar 4. 23 tampilan form data golongan ... 188
Gambar 4. 24 tampilan form tambah data golongan ... 188
Gambar 4. 25 tampilan form cari data golongan ... 189
Gambar 4. 26 tampilan form ubah data golongan... 189
Gambar 4. 27 tampilan form ubah data golongan... 190
Gambar 4. 28 tampilan form data gaji ... 190
Gambar 4. 29 tampilan form tambah data gaji ... 191
Gambar 4. 30 tampilan form cari data gaji ... 191
Gambar 4. 31 tampilan form ubah data gaji ... 192
xi
Gambar 4. 34 tampilan form hapus data pegawai... 195
Gambar 4. 35 tampilan form restore data pegawai ... 195
Gambar 4. 36 tampilan form data sk cpns ... 196
Gambar 4. 37 tampilan form tambah data sk cpns ... 196
Gambar 4. 38 tampilan form cari data sk cpns ... 197
Gambar 4. 39 tampilan form ubah data sk cpns ... 197
Gambar 4. 40 tampilan form data sk kenaikan jabatan... 198
Gambar 4. 41 tampilan form tambah data sk kenaikan jabatan ... 198
Gambar 4. 42 tampilan form cari data sk kenaikan jabatan ... 199
Gambar 4. 43 tampilan form ubah data sk kenaikan jabatan ... 199
Gambar 4. 44 tampilan form data sk kenaikan gaji ... 200
Gambar 4. 45 tampilan form tambah data sk kenaikan gaji ... 200
Gambar 4. 46 tampilan form cari data sk kenaikan gaji ... 201
Gambar 4. 47 tampilan form ubah data sk kenaikan gaji ... 201
Gambar 4. 48 tampilan form data sk kenaikan gaji ... 202
Gambar 4. 49 tampilan form tambah data sk penambahan anak/istri ... 202
Gambar 4. 50 tampilan form cari data sk penambahan anak/istri ... 203
Gambar 4. 51 tampilan form ubah data sk penambahan anak/istri... 203
Gambar 4. 52 tampilan form data sk pensiun... 204
Gambar 4. 53 tampilan form tambah data sk pensiun ... 204
Gambar 4. 54 tampilan form cari data sk pensiun ... 205
Gambar 4. 55 tampilan form ubah data sk pensiun ... 205
Gambar 4. 56 tampilan form laporan data sk cpns ... 206
Gambar 4. 57 tampilan form preview laporan data sk cpns ... 206
Gambar 4. 58 tampilan form laporan data sk kenaikan jabatan ... 207
Gambar 4. 59 tampilan form preview laporan data sk kenaikan jabatan ... 207
Gambar 4. 60 tampilan form laporan data sk kenaikan gaji ... 208
Gambar 4. 61 tampilan form preview laporan data sk kenaikan gaji ... 208
Gambar 4. 62 tampilan form laporan data sk penambahan anak/istri ... 209
vi
Tabel 3. 1 Spesifikasi Perangkat Keras ... 52
Tabel 3. 2 Spesifikasi perangkat keras yang diharapkan ... 52
Tabel 3. 3 Karakteristik User ... 53
Tabel 3. 4 Spesifikasi Proses ... 102
Tabel 3. 5 Tabel Kamus Data ... 103
Tabel 3. 6 tuser ... 108
Tabel 3. 7 tgaji ... 108
Tabel 3. 8 tjabatan ... 108
Tabel 3. 9 tloker ... 108
Tabel 3. 10 tpegawai ... 108
Tabel 3. 11 trak... 108
Tabel 3. 12 truang... 109
Tabel 3. 13 tskcpns ... 109
Tabel 3. 14 tgolongan ... 109
Tabel 3. 15 tskkenaikangajiberkala ... 109
Tabel 3. 16 tskkenaikangaji ... 109
Tabel 3. 17 tskpenambahananak/istri ... 109
Tabel 3. 18 tskpensiun ... 109
Tabel 4. 1 Generate tuser ... 170
Tabel 4. 2 Generate tgaji ... 171
Tabel 4. 3 Generate tgolongan ... 171
Tabel 4. 4 Generate tjabatan ... 171
Tabel 4. 5 Generate tloker... 171
Tabel 4. 6 Generate tpegawai ... 172
Tabel 4. 7 Generate trak ... 172
Tabel 4. 8 Generate truang ... 172
Tabel 4. 9 Generate tskcpns ... 173
vii
Tabel 4. 15 trencanapengujianinformasipengarsipan ... 212
Tabel 4. 16 tpengujian staff ... 212
Tabel 4. 17 tpengujian tambah olah data ruang ... 214
Tabel 4. 18 tpengujian tambah data rak ... 216
Tabel 4. 19 tpengujian tambah data loker ... 217
Tabel 4. 20 tPengujian tambah data Pegawai ... 219
Tabel 4. 21 tpengujaian tambah data skcpns ... 221
Tabel 4. 22 tpengujian pengolahan data sk kenaiakan jabatan ... 223
Tabel 4. 23 tpengujian data sk penambahan anak/istri... 227
vi
No Simbol Keterangan
1
2
3
4
5
6
7
8
Dokumen
Menunjukan dokumen sebagai masukan/ keluaran baik secara manual/melaui kompuiter
Proses Manual
menunjukan proses yang dikerjakan secara manual
Operasi Komputerisasi
Menunjukan proses yang dikerjakan oleh komputer
Manual Input
Menunjukan operasi input secara manual melalui keyboard
Magnetic Disk
Menunjukan penyimpanan data dalam hardisk
Penyimpanan Dokumen
Digunakan untuk penyimpanan data sebagai arsip secara manual
Penghubung / Konektor
Digunakan sebagai penghubung ke dalam halaman berbeda
Aliran Data
vii
hal ini sejumlah masukan dapat menjadi hanya satu keluaran
ataupun sebaliknya
Terminator Mewakilii entitas luar dimana
sistem berkomunikasi
Penyimpanan Untuk memodelkan kumpulan
data/paket data
Aliran
Menggambarkan gerakan paket data atau informasi dari suatu bagian lain dari sistem dimana sistem penyimpanan mewakili
lokasi penyimpanan data 2
3
4
5
storage
Menunjukan penyimpanan data dalam sebuah database
3. EntityRelationshipDiagram (ERD)
No
1
2
3
Simbol Keterangan
Data Entitas
Segala sesuatu baik yang nyata maupun abstrak yang datanya akan
direkam
Relasi
Menunjukan adanya hubungan antar sejumlah entitas yang berasal
dari himpunan entitas berbeda
Aliran Data
Menyatakan penghubung antara relasi dengan data entitas dan data
vi
Lampiran A Tampilan Antar Muka...241
Lampiran B ListingProgram ...272
Lampiran C Hasil Kuesioner ...280
Lampiran D Dokumen Manual dari Sistem Lama
1
1.1Latar Belakang Masalah
KANREG III BKN (Badan Kepegawaian Negara) BANDUNG sedang
mengupayakan pemanfaatan teknologi informasi secara optimal sehingga
komputer lebih dikembangkan lagi penggunaannya, dalam hal ini bertujuan untuk
digunakan sebagai media pengolah data arsip yang ada pada instansi tersebut
ataupun penyajian data arsip. Fakta yang ada sekarang dalam pengolahan arsip
data pegawai masih dilakukan secara manual.
Berdasarkan hasil wawancara dengan pihak instansi secara manual, dimana
pada saat membutuhkan arsip masih mengecek lemari satu persatu untuk
menemukan map yang berisi detailnya arsip. Disamping itu juga ditemukan
data-data yang masih tercecer dari map arsip pegawai dan kurang terstruktur, sehingga
menimbulkan keterlambatan dalam melakukan perubahan-perubahan data
kenaikan gaji berkala, kenaikan jabatan, penambahan anak dan data pensiun
pegawai dan juga saat akan penyusunan laporan mengenai data arsip.
Berdasarkan permasalahan yang telah dijelaskan diatas, maka KANREG III
BKN (Badan Kepegawaian Negara) BANDUNG bermaksud membangun suatu
Sesuai dengan latar belakang masalah diatas, maka pada penelitian ini dapat
dirumuskan masalah yang akan dibahas yaitu : Bagaimana membangun sistem
informasi pengarsipan data pengawai dan data pensiun menggunakan metode
pengarsipan berdasarkan nomor pada KANREG III BKN (Badan Kepegawaian
Negara) BANDUNG.
1.3Maksud dan Tujuan
1.3.1 Maksud
Maksud dari penelitian ini adalah membangun sistem informasi pengarsipan
data kepegawaian dan data pensiun menggunakan metode pengarsipan
berdasarkan nomor Di Badan Kepegawaian Negara (BKN) Melalui Studi Kasus
Di Kantor Regional (KANREG) III Badan Kepegawaian Negara (BKN) Bandung.
1.3.2 Tujuan
Adapun tujuan yang ingin dicapai dari sistem ini adalah sebagai berikut :
1. Memudahkan dalam pencarian arsip pegawai yaitu dengan mengetikkan
NIP (Nomor Induk Pegawai) langsung dapat megetahui letak ruang,
lemari, rak dan map yang berisi arsip detail pegawai tersebut berada.
2. Mengoptimalkan kinerja pegawai Badan Kepegawaian Negara (BKN)
KANREG III Bandung saat akan penyusunan laporan mengenai data arsip
Agar pembahasan dapat dilakukan secara terarah dan sesuai dengan yang
diharapkan, maka perlu diterapkan batasan-batasan permasalahan yang akan
dibahas didalamnya, antara lain :
1. Sistem Operasi yang mendukung sistem yang akan dibangun ini adalah
Windows 2000/NT/XP.
2. Metode analisis yang digunakan dalam pembangunan sistem ini adalah
berdasarkan aliran data tersrtuktur, dimana alat yang digunakan untuk
menggambarkan model data yaitu Entity Relationship Diagram (ERD),
sedangkan untuk menggambarkan model fungsional yaitu Diagram
Konteks, dan Data Flow Diagram (DFD).
3. Tools yang digunakan adalah Borland Delphi 7 sebagai aplikasi dalam
perancangan interface dan SQL Server 2000 sebagai database.
4. Sistem ini dapat mengolah pengarsipan data pegawai dan data pensiun.
5. Keluaran dari sistem ini berupa laporan data penyimpanan berkas data
pegawai dan data pensiun.
6. Metode Pengarsipan Berdasarkan Nomor, nomor yang digunakan adalah
NIP (Nomor Induk Pegawai).
7. Metode pencarian arsip pegawai berdasarkan NIP (Nomor Induk
Pegawai).
8. User yang akan menggunakan sistem ini adalah staff bagian kepegawaian
Metodologi yang dilakukan untuk penelitian ini dibagi menjadi dua bagian
yaitu sebagai berikut :
1.5.1 Pengumpulan Data
1. Wawancara
Wawancara dilakukan dengan pihak internal instansi dalam
mengumpulkan data dan informasi mengenai kebutuhan sistem, selain itu
dengan orang yang akan bertindak sebagai user yang akan
mempergunakan sistem tersebut.
2. Observasi
Observasi dilakukan dengan mengamati kinerja para pegawai di instansi
tersebut dalam mengolah data pegawai secara langsung untuk
pengumpulan data yang lebih efektif.
3. Studi Pustaka
Pengumpulan data dengan memepelajari teori-teori yang mempunyai
kaitan dengan masalah pembangunan sistem pengelolaan data pegawai
negeri sipil.
1.5.2 Tahap Pengembangan Perangkat Lunak
Tahap yang dilakukan untuk pengembangan sistem ini adalah
menggunakan metode waterfall (gambar 1.1), dimana tahap-tahapnya
Pada tahap ini, rekayasa informasi mencakup pengumpulan kebutuhan
pada tingkat strategi dan areanya, pandangan sistem ini penting ketika
perangkat lunak harus berhubungan dengan elemen-elemen yang lain yaitu
perangkat lunak, manusia, dan database.
2. Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak
Pada tahap ini, proses pengumpulan kebutuhan diintensifkan dan
difokuskan, khususnya pada perangkat lunak. Untuk memahami sifat
program yang dibangun, perekayasa perangkat lunak (analis) harus
memahami domain informasi, tingkah laku, unjuk kerja, dan antar muka
(interface) yang diperlukan.
3. Desain
Pada tahap ini, desain perangkat lunak sebenarnya adalah proses multi
langkah yang berfokus pada stuktur data, arsitektur perangakat lunak,
representasi interface.
4. Generasi Kode
Pada tahap ini, setelah tahap desain maka program diterjemahkan ke dalam
bentuk mesin yang bisa dibaca. Jika desain dilakukan dengan cara yang
lengkap, pembuatan kode dapat diselesaikan secara mekanis.
5. Pengujian
Pada tahap ini, sekali kode dibuat maka pengujian program dimulai.
hasil yang diinginkan sudah tercapai atau belum.
6. Pemeliharaan
Pada tahap ini, pemeliharaan perangkat lunak mengaplikasikan lagi setiap
fase program sebelumnya dan tidak membuat yang baru. Perangkat lunak
akan mengalami perubahan setelah disampaikan kepada pemakai.
Perubahan akan terjadi dari kesalahan-kesalahan yang ditemukan, karena
perangkat lunak harus disesuaikan untuk mengakomodasi
perubahan-perubahan di dalam lingkungan eksternalnya.
Rekayasa dan Pemodelan
Analisis
Desain
Generasi Kode
Pengujian
Implementasi dan Perawatan
Gambar 1.1 Metode Waterfall
1.6Sistematika Penulisan
Untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai penyusunan laporan ini,
maka ditetapkan sistematika penulisan sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini berisi latar belakang masalah, rumusan masalah, maksud
dan tujuan, batasan masalah, metodologi penelitian, dan sistematika
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini berisi tentang landasan teori-teori yg berkaitan dengan
sistem informasi arsip kepegawaian yang akan dibangun dan juga
tugas-tugas pokok serta fungsi dari sub bagian.
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Bab ini berisi analisis kebutuhan sistem dan pengguna diantaranya
yaitu : analisis masalah, analisis prosedur yang sedang berjalan,
analisis basis data, analisis non fungsional. Perancangan sistem
dimulai dari perancangan prosedural, perancangan alir data,
perancangan menu dan perancangan antar muka program
(interface).
BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM
Bab ini berisi tahap implementasi sistem terdiri dari
langkah-langkah sebagai berikut: (1) Menerapkan rencana implementasi;
(2) Melakukan kegiatan implementasi; (3) Tindak lanjut
implementasi. Selain itu juga berisi pengujian program yang
dikerjakan.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi kesimpulan yang di dapat selama penulisan laporan
tugas akhir dari pembahasan masalah, selain itu juga berisi saran
8
2.1 Tinjauan Instansi
Pada tinjauan Instansi ini akan dibahas mengenai sejarah berdirinya
Instansi, tempat dan kedudukan Instansi, lingkup usaha Instansi, divisi/bidang
pekerjaan Instansi, dan struktur organisasi serta uraian tugas dari masing-masing
bagian yang terlibat.
2.1.1 Sejarah Badan Kepegawaian Negara (BKN)
Situasi pada saat itu sebagian Pegawai Negeri berada di bawah
pemerintah Republik Indonesia dan sebagian lagi berada di bawah pemerintah
Hindia Belanda. Keadaan seperti itu menyebabkan pembinaannya dilakukan
oleh dua lembaga, yaitu :
Kantor Urusan Pegawai Negeri yang dibentuk dengan Peraturan
Pemerintah Nomor 11 Tahun 1948 tanggal 30 Mei 1948, berkedudukan di
ibukota pemerintahan di Yogyakarta dan dipimpin oleh seorang Kepala yaitu
Raden Pandji Soeroso. Pada tahun yang sama Pemerintah juga menetapkan
pembentukan perwakilan KUP untuk wilayah Indonesia bagian timur yang
berkedudukan di Makasar. Dalam perkembangan selanjutnya, Kantor Urusan
Pegawai (KUP) inilah yang menjadi cikal bakal BAKN, sehingga tanggal 30
Mei 1948 ditetapkan sebagai tanggal lahirnya BAKN.
Dienst voor Algemene Personele (DAPZ) yang lebih dikenal dengan
oleh Mr. J.W. Van Hoogstraken dan berkedudukan di Jakarta.
Tugas pokok KUP adalah mengurus segala sesuatu mengenai
kedudukan dan gaji Pegawai Negeri serta mengawasi supaya
peraturan-peraturan itu dijalankan dengan tepat. KUP dipimpin oleh seorang Kepala yang
diangkat dan diberhentikan oleh Presiden atas usul Perdana Menteri dan
langsung berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Perdana Menteri.
Kebijakan pemerintah yang dipandang cukup penting pada masa itu
adalah dikeluarkannya Peraturan Pemerintah Nomor 21 Tahun 1948 tentang
Peraturan Gaji Pegawai yang dikenal dengan nama PGP-48. Dalam peraturan
pemerintah ini, gaji permulaan golongan terendah adalah Rp. 45,- sebulan. Gaji
pokok seorang pegawai dengan isteri dan seorang anak tidak akan kurang dari
Rp. 65,- sebulan. Azas-azas peraturan penghargaan pengalaman bekerja mulai
berlaku pada PGP-48 ini. Ijazah sekolah tidak mempunyai arti penting tetapi
hanya sebagai ukuran derajat atau kepandaian. Untuk menentukan kedudukan
pegawai selanjutnya salah satu syarat adalah kecakapannya. Sistem penggajian
yang dianut dalam PGP-48 adalah sistem horizontal dan masa kerja yang
berhubungan dengan gaji lama dihitung serta untuk kenaikan gaji berikutnya
dalam pangkat baru.
Peraturan Gaji pegawai kemudian diatur kembali dengan PGPN-1955
yang berlaku mulai tahun 1955. Dalam PGPN-1955 dikenal sembilan golongan
dan 31 ruang gaji. Selain gaji pokok, untuk kesejahteraan pegawai juga
diberikan tunjangan-tunjangan yaitu tunjangan keluarga, tunjangan anak,
jabatan dan uang pengganti, serta tunjangan bahaya.
Sejak pembubaran RIS dan pembentukan Negara Kesatuan Republik
Indonesia tanggal 15 Agustus 1950, pemerintah memandang perlu untuk
memusatkan urusan kepegawaian yang sebelumnya diselenggarakan oleh KUP
di Yogyakarta dan DUUP di Jakarta. Untuk maksud tersebut ditetapkanlah
Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 1950 tanggal 15 Desember 1950.
Dengan Peraturan Pemerintah tersebut, KUP di Yogyakarta dan DUUP di
Jakarta digabungkan menjadi satu.
Meskipun KUP berkedudukan di Jakarta, dalam pelaksanaan tugasnya
masih ada unit kerja yang berkedudukan di daerah, yaitu Bagian Tata Usaha
Kepegawaian (Biro TUK) di Yogyakarta dan Bagian Pensiun dan Tunjangan
(Biro P&T) di Bandung.
2.1.2 Kedudukan ,Tugas Fungsi Dan Kewenangan Badan Kepegawaian
Negara (BKN)
BKN Adalah Lembaga Pemerintah Pusat yang dibentuk untuk
melaksanankan tugas pemerintahan tertentu dari Presiden
BKN berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab langsung kepada
Presiden & dalam pelaksanaan tugas operasionalnya dikoordinasikan oleh
Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara .
BKN mempunyai tugas melaksanakan tugas pemerintahan di bidang
manajemen kepegawaian negara sesuai denganketentuan peraturan
Penyelengaraaan koordinasi identifikasi kebutuhan pendidikan dan
pelatihan ,pengawasan dan pengendalian pemanfaatan pendidikan dan
pelatihan sumber daya manusia Pegawai Negeri Sipil
2. Penyelengaraan administrasi kepegawaian pejabat negara dan mantan
pejabat negara
3. Penyelegaraan administrasi dan sistem informasi kepegawaian dan mutasi
antar propinsi & Penyelengaraan koordinasi penyusunan norma standar
dan prosedur
4. Penyelengaraan bimbingan teknis pelaksanaan peraturan
perundang-undangan dibidang kepegawaian kepada instansi pemerintah & Koordinasi
kegiatan fungsional dalam pelaksanaan tugas BKN
5. Pelancaran kegiatan instansi pemerintah dibidang administrasi
kepegawaian .
6. Penyelengaraan pembianaan dan pelayanan administrasi umum dibidang
perencanaan umum ketatausahaan organisasi dan tata laksana kepegawaian
keuangan kearsipan persandian perlengkapan dan rumah tangga .
7. Penyusunan rencana nasional secara makro dibidangnya & . Perumusan
kebijakan dibidangnnya untuk mendukung pembangunan secara makro .
8. Penetapan sistem informasi dibidangnnya
9. Pelaksanaan mutasi kepegawaian antar propinsi & Perumusan dan
pengendaliannya & Penyusunan program kepegawaian secara nasional
sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan pemerintah .
11. Penyelengaraan administrasi mutasi kepegawaian antar propinsi serta
perumusan standar dan prosedur mengeani perencaan pengangkatan
pemindahan pemberhentian penetapan pensiun gaji tunjangan
kejsejahteraan hak dan kewajiban serta kedudukan hukum PNS
12. Penyelengaraan administrasi kepegawaian secara nasional dan
perencanaan kebijakan dan pemantaun pemanfaatan pendidikan dan
pelatihan struktural
Stuktur Organisasi Kantor Regional III Badan Kepegawaian Negara
(BKN) Bandung pada Gambar 2.1 dibawah ini.
III Badan Kepegawain Negara
Kantor Regional Badan Kepegawaian Negara (BKN) adalah instansi
BKN di daerah yang berada dibawah dan bertanggung jawab langsung Kepala
BKN yang berada di dalam Departemen Pendayagunaan aparatur negara,
didalam setiap Kanreg BKN akan selalu dipimpin oleh seorang kepala.
Kanreg III BKN mempunyai tugas menyelenggarakan sebagian tugas
pokok dan fungsi BKN di bidang administrasi dan manajemen kepegawaian
Negara di wilayah kerjanya, yang kewenangannya masih melekat pada
pemerintah sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang
berlaku.
Untuk melaksanakan tugas-tugasnya Kanreg III BKN menyelenggarakan
fungsi :
a. Koordinasi, bimbingan, pemberian petunjuk teknis, dan pengendalian
terhadap pelaksanaan peraturan perundang-undangan di bidang
kepegawaian.
b. Pemberian petimbangan dan atau penetapan mutasi kepegawaian bagi
Pegawai Negeri Sipil Pusat (PNS Pusat) dan daerah di wilayah kerjanya
sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.
c. Penetapan Pensiun Pegawai Negeri Sipil Pusat dan penetapan status
kepegawaian di wilayah kerjanya.
d. Pemberian pertimbangan pensiun PNS Daerah dan penetapan status
PNS Pusat dan daerah di wilayah kerjanya.
f. Penetapan pemindahan pegawai negeri sipil antar daerah propinsi atau
antar daerah kabupaten/kota dan daerrah kabupaten/kota lain propinsi.
g. Tugas-tugas lainnya yang diterapkan oleh Kepala BKN.
Struktur organisasi serta fungsi dari masing-masing jabatan, diatur
didalam Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara No.
59/KEP/2001, tanggal 27 agustus 2001.
1) Kepala
Fungsinya :
Kepala kantor Regional BKN mempunyai tugas membantu Kepala
BKN dalam menyelenggarakan administrasi dan manajemen kepegawaian
pegawai negeri sipil pusat dan daerah di wilayah kerjanya, melaksanakan
koordinasi dan kerja sama di bidanga kepegawaian dengan pemerintah
daerah, instansi vertical, dan instansi pusat yang berada di daerah di dalam
wilayah kerjanya,serta memberikan laporan secara berkala dan
sewaktu-waktu kepada kepala BKN.
2) Bagian Umum
Bagian umum mempunyai tugas melaksanakan pelayanan teknis dan
administrasi bagi seluruh satuan organisasi Kanreg III BKN, dimana
tugas-tugasnya antara lain melakukan :
a. Penyusunan rencana dan program
b. Pengelolaan administrasi keuangan
perlengkapan dan rumah tangga.
Bagian umum terdiri dari :
a. Sub Bagian Perencanaan dan Keuangan
b. Sub Bagian Kepegawaian
c. Sub Bagian Tata Usaha dan Rumah Tangga
3) Bagian Mutasi
Bagian mutasi mempunyai tugas melaksanakan pemberian pertimbangan
teknis mutasi kepegawaian kepada pejabat Pembina kepegawaian daerah dan
pejabat instansi pusat yang berwenang di daerah dan menetapkan kenaikan
pangkat anumerta, pengabdian, di wilayah kerjanya.
Bidang mutasi terdiri dari :
a. Seksi administrasi mutasi
b. Seksi Mutasi I
c. Seksi mutasi II
d. Seksi mutasi III
Seksi administrasi mutasi mempunyai tugas melakukan urusan tata
usaha dan administrasi mutasi sementara ketiga seksi mutasi lainnya
bertugas melakukan penelitian persyaratan dan penyiapan bahan
pertimbangan mutasi bagi Pegawai Negeri Sipil Daerah untuk menjadi
juru muda tingkat I golongan ruang I/b sampai dengan Pembina utama
golongan ruang IV/e dan begitu juga dengan pegawai negeri sipil pusat.
teknis peninjauan masa kerja bagi Pegawai Negeri Sipil Pusat dan Daerah.
4) Bagian Status Kepegawaian dan Pensiun
Bagian ini mempunayi tugas melaksanakan penyiapan penetapan Nomor
Induk Pegawai Negeri Sipil, kartu pegawai, kartu istri/suami, pemberhetian
dan pemberian pension bagi PNS Pusat dan janda/dudanya dan penyiapan
pertimbangan teknis bagi PNS Daerah dan janda/dudanya yang telah mencapai
batas usia pensiun serta penyiapan pertimbangan status kepegawaian lainnya :
Bagian Status Kepegawaian dan Pensiun terdiri dari :
a. Seksi Administrasi Status Kepegawaian dan Pensiun
b. Seksi Status Kepegawaian
c. Seksi Pensiun I dan Seksi Pensiun II
5) Bagian Informasi dan Kepegawaian
Bidang Informasi kepegawaian mempunyai tugas melaksanakan sistem
informasi kepegawaian PNS pusat dan daerah dan memfasilitasi
pengembangan sistem informasi kepegawaian pada instansi daerah di wilayah
kerjanya.
Bidang informasi kepegawaian menyelenggarakan fungsi :
a. Penyiapan data masukan hasil mutasi kepegawaian
b. Pelaksanaan penyuntingan dan penyandian data kepegawaian
c. Pelaksanaan pengolahan data kepegawaian
d. Penyelenggaraan sistem kepegawaian dan pertukaran informasi
e. Pelaksanaan pengembangan sistem informasi kepegawaian
a. Seksi penyiapan dan pengelolaan data kepegawaian I
b. Seksi penyiapan dan pengelolaan data kepegawaian II
c. Seksi pengolahan data kepegawaian
d. Seksi Penyajian dan Pertukaran Informasi
6) Bagian Bimbingan Teknis dan Kepegawaian
Bagian bimbingan teknis kepegawaian mempunyai tugas melaksanakan
bimbingan teknis kepegawaian dan diklat kepegawaian, melakukan
pengawasan kompetensi jabatan, dan penedalian pemanfaatan lulusan diklat
PNS pusat maupun daerah.
Bagian bimbingan teknis kepegawaian menyelenggarakan fungsi :
a. Pemberian bimbingan dan petunjuk teknis kepegawaian
b. Perencanaan kebutuhan diklat
c. Penyiapan penyelenggaraan diklat kepegawaian
d. Penyiapan kerja sama, monitoring, dan pengemdalian pemanfaatan
diklat
e. Pengawasan standar kompetensi jabatan
f. Koordinasi dengan aparat pengawasan fungsional bidang kepegawaian
g. Pengawasan dna pengendalian kinerja dan disiplin PNS di lingkungan
Kanreg III BKN
Bidang bimbingan teknis terdiri dari :
a. Seksi Bimbingan Teknis Kepegawaian I
b. Seksi Bimbingan Teknis Kepegawaian II
Tugas dari jabatan fungsional antara lain :
a. Di lingkungan Kanreg III BKN terdapat kelompok jabatan fungsional
yang terbagi dalam berbagai kelompok sesuai dengan bidang keahlian
atau ketrampilannya
b. Kelompok jabatan fungsional terdiri dari analis kepegawaian, pranata
komputer dan jabatan fungsional lainnya
c. Setiap kelompok jabatan fungsional dipimpin oleh seorang tenaga
fungsional senior yang ditunjuk oleh Kepala Kanreg III BKN
d. Jumlah tenaga fungsional ditentukan berdasarkan kebutuhan dan
beban kerja. Jenis dan jenjang jabatan fungsional ditetapkan sesuai
dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
2.1.5 Tata Kerja Kanreg III Badan Kepegawaian Negara
Sebagai badan pemerintahan yang bertugas di dalam melaksanakan
segala sesuatu yang berhubungan dengan masalah kepegawaian, Badan
Kepegawaian Negara terdapat tata kerja yang telah diputuskan pada Keputusan
Kepala Badana Kepegawaian Negara No. 59/KEP/2001, tanggal 27 Agustus
2001, yang terdiri dari pasal 36 sampai dengan pasal 44.
a. Dalam melaksanakan tugasnya kepala bagian, kepala bidang, kepala
sub bagian/seksi dan kelompok jabatan fungsional wajib menerapkan
prinsip koordinasi, integrasi dan sinkronisasi baik di lingkungan
masing-masing dan apabila terjadi penyimpangan agar mengambil
langkah-langkah yang diperlukan sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku.
c. Setiap pimpinan satuan organisasi di lingkungan Kanreg III BKN
bertanggung jawab memimpin dan mengkoordinasikan bawahannya
masing-masing dan memberikan bimbingan serta petunjuk bagi
pelaksanaan tugas bawahannya.
d. Kepala bagian, kepala bidang, dan kepala sub bagian/seksi wajib
mengikuti dan mematuhi petunjuk serta bertanggung jawab kepada
atasannya dan menyampaikan laporan berkala tepat pada waktunya.
e. Setiap laporan yang diterima oleh pimpinan satuan organisasi dari
bawahannya, wajib diolah dan dilaporkan lebih lanjut dan untuk
memberikan petunjuk bagi bawahan.
f. Kepala bidang menyampaikan lapaoran kepada kepala melalui kepala
bagian uum. Laporan sebagaimana di himpun dan diisi oleh Kepala
Bagian Umum sebagai bahan laporan Kepala.
g. Setiap laporan kepada atasan tembusan wajib disampaikan kepada
satuan organisasi lain yang secara fungsional mempunyai hubungan
kerja.
h. Dalam melaksanakan tugasnya, setiap pimpinan satuan organisasi
dibantu oleh kepala satuan organisasi bawahannya dan dalam rangka
pemberian bimbingan kepada bawahan, wajib mengadakan rapat
sebagaimana yang diinginkan diatur dan dilanjutkan dengan
keputusan Kepala Kanreg III BKN yang bersangkutan.
j. Apabila terjadi perubahan tehadap tata kerja BKN maka hanya sah
apabila ditetapkan oleh Kepala BKN setelah terlebih dahulu mendapat
persetujuan tertulis dari Menteri yang bertanggung jawab di bidang
pendayagunaan aparatur Negara.
2.2 Konsep Dasar Sistem Informasi
2.2.1. Definisi Sistem Informasi
Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting
bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan. Informasi dapat diperoleh
dari sistem informasi atau information processing systems atau juga
information-generating systems. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A.
Leitch dan K. Roscoe Davis sebagai berikut: [4]
Sistem informasi adalah suatu sistem didalam organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
2.2.2. Komponen Sistem Informasi
John Burch dan Gary Grudnitski mengemukakan bahwa sistem
informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya dengan istilah
blok bangunan (building block), yaitu blok masukan (input block), blok model
(model block), blok keluaran (output block), blok teknologi (technologi block),
dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya.
1. Blok Masukan
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini
termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan
dimasukan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
2. Blok Model
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik
yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis
data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran
yang diinginkan.
3. Blok Keluaran
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan
informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua
tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
4. Blok Teknologi
Teknologi merupakan “kotak alat” (tool box) dalam sistem informasi.
Teknologi digunakan untuk menerima output, menjalankan model,
menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan
keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi (humanware atau
brainware), perangkat lunak (software), dan perangkat keras
(hardware). Teknisi dapat berupa orang-orang yang mengetahui
telekomunikasi, analis sistem, dan lain sebagainya.
5. Blok Basis Data
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling
berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras
komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data
perlu disimpan di dalam basis data untuk keperluan penyediaan
informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan
sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas.
Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas
penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan
menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS
(Database Management Systems).
6. Blok Kendali
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti misalnya
bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan,
kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, kesalahan-kesalahan, ketidak
efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu
dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat
merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi
Data adalah representasi dari suatu fakta, yang dimodelkan dalam
bentuk gambar, kata, dan/atau angka. Manfaat data adalah sebagai satuan
representasi yang dapat diingat, direkam, dan dapat diolah menjadi informasi.
Karakteristiknya, data bukanlah fakta, namun representasi dari fakta. Kata
sederhananya, data adalah catatan tentang fakta, atau data merupakan rekaman
catatan tentang fakta. Data yang baik, adalah yang sesuai dengan faktanya.
2.2.4. Model Proses Rekayasa Perangkat Lunak
Model proses untuk rekayasa perangkat lunak dipilih berdasarkan sifat
aplikasi dan proyeknya, metode dan alat-alat bantu yang akan dipakai, dan
kontrol serta penyampaian yang dibutuhkan.
Perkembangan perangkat lunak bisa dianggap sebagai lingkaran
pemecahan masalah dimana terdapat empat keadaan berbeda, yaitu status quo,
definisi masalah, perkembangan teknis memecahkan masalah di keseluruhan
aplikasi dari banyak aplikasi, dan integrasi pemecahan menyampaikan hasil
kepada siapa yang membutuhkan pertama kali.
Bermacam-macam model proses yang berbeda pada perangkat lunak
sebagai berikut :
1. Model Sekuensial Linier atau Waterfall
Sekuensial linier mengusulkan sebuah pendekatan kepada
perkembangan perangkat lunak yang sistematik dan sekuensial yang
mulai pada tingkat dan kemajuan sistem pada seluruh analisis, desain,
Prototyping paradigma dimulai dengan pengumpulan kebutuhan.
Pengembang dan pelanggan bertemu dan mendefinisikan obyektif
keseluruhan dari perangkat lunak, mengidentifikasi segala kebutuhan
yang diketahui, dan area garis besar dimana definisi lebih jauh
merupakan keharusan kemudian dilakukan “perancangan kilat”.
Perancangan kilat berfokus pada penyajian dari aspek-aspek perangkat
lunak tersebut,yang akan nampak bagi pelanggan / pemakai (contohnya
pendekatan input dan format output).
3. Model RAD
Rapid Application Development (RAD) adalah sebuah model proses
perkembangan perangkat lunak sekuensial linier yang menekankan
siklus perkembangan yang sangat pendek. Model RAD ini merupakan
sebuah adaptasi “kecepatan tinggi” dari model sekuensial linier di mana
perkembangan cepat dicapai dengan menggunakan pendekatan
konstruksi berbasis komponen.
4. Model Proses Perangkat Lunak Evolusioner
Model evolusioner adalah model iteratif. Model itu ditandai dengan
tingkah laku yang memungkinkan perekayasa perangkat lunak
mengembangkan versi perangkat lunak yang lebih lengkap sedikit demi
sedikit.
a. Model Pertambahan
Model inkeremental menggabungkan elemen-elemen model
di dalam model yang membingungkan, seiring dengan laju waktu
kalender. Model pertambahan berfokus pada penyampaian produk
operasional dalam setiap pertambahannya.
b. Model Spiral
Model spiral (spiral model) adalah model proses perangkat lunak
yang evolusioner yang merangkai sifat iteratif dari prototipe dengan
cara komputer dan aspek sistematis dari model sekuensial linier.
c. Model Rakitan Komponen
Model rakitan komponen menggabungkan beberapa karakteristik
model spiral. Model ini bersifat evolusioner, sehingga membutuhkan
pendekatan iteratif untuk mencapai perangkat lunak. Tetapi model
rakitan komponen merangkai aplikasi dari komponen perangkat
lunak sebelum dipaketkan (kadang-kadang disebut “kelas”).
d. Model Perkembangan Konkuren
Model proses yang konkuren dapat disajikan secara skematis sebagai
sederetan aktivitas teknik mayor, tugas-tugas, dan keadaannya yang
lain. Contohnya aktivitas rekayasa yang dibatasi untuk model spiral
dipenuhi dengan melakukan tugas-tugas sebagai berikut: prototyping
dan atau pemodelan analisis, spesifikasi kebutuhan, dan rancangan.
5. Model Formal
Model metode formal mencakup sekumpulan aktivitas yang membawa
kepada spesifikasi matematis perangkat lunak komputer. Metode formal
menggunakan notasi matematis yang tepat.
2.2.5. Model Analisis Terstruktur
2.2.5.1. Pemodelan Data
Pemodelan data menjawab serangkaian pertanyaan spesifik yang
relevan dengan berbagai aplikasi pemrosesan data. ERD (Entity
Realtionship Diagram) memunginkan perekayasa perangkat lunak
mengidentifikasi objek data dan hubungannya dengan menggunakan notasi
grafis. Pada konteks analisis terstruktur, ERD menetapkan semua data yang
dimasukan, disimpan, ditransformasi, dan diproduksi pada suatu aplikasi.
1. Objek Data, Atribut, dan Hubungan
a. Objek data adalah representasi dari hampir semua informasi
gabungan yang harus dipahami oleh perangkat lunak. Objek data
dapat berupa entitas eksternal, benda, peristiwa, peran, unit
organisasional, tempat atau struktur. Objek data digambarkan
dengan empat persegi panjang.
b. Atribut menentukan properti suatu objek data dan mengambil salah
satu dari tiga karakteristik yang berbeda. Atribut dapat digunakan
untuk: (1) menamai sebuah contoh dari objek data, (2)
menggambarkan contoh, (3) membuat referensi ke contoh lain pada
tabel yang lain. Atribut adalah komponen untuk mendeskripsikan
berbagai macam cara. Hubungan objek data dapat dibaca dari dua
arah. Hubungan (relasi) adalah hubungan antara beberapa entitas
yang digambarkan dengan belah ketupat. Relasi antar tabel dapat
dikategorikan menjadi tiga macam, yaitu: (1) One to One
Relationship, (2) One to Many Relationship, dan (3) Many to Many
Relationship.
Simbol yang menyatukan atribut-atribut pada entitas tertentu serta
menyatukan entitas-entitas dalam suatu relasi tertentu adalah garis.
2. Kardinalitas dan Modalitas
a. Kardinalitas model data harus merepresentasikan jumlah peristiwa
dari objek di dalam hubungan yang diberikan. Kardinalitas
merupakan spesifikasi dari sejumlah peristiwa dari satu [objek]
yang dapat dihubungkan ke sejumlah peristiwa dari [objek] yang
lain. Kardinalitas biasanya diekspresikan secara sederhana „satu‟
atau „banyak‟.
b. Modalitas dari suatu hubungan adalah nol bila tidak ada kebutuhan
eksplisit untuk hubungan yang terjadi atau hubungan itu bersifat
opsional. Modalitas bernilai 1 jika suatu kejadian dari hubungan
merupakan perintah.
3. Entity Relationship Diagram (ERD)
ERD pada mulanya diusulkan oleh Peter Chen untuk desain sistem
database relasional dan telah dikembangkan oleh yang lainnya.
adalah untuk mewakili objek data dan hubungan mereka. Pemodelan data
dan ERD memberi notasi yang singkat untuk mengamati data di dalam
konteks aplikasi pemrosesan data kepada analisis. Digunakan untuk
menciptakan satu analisis, perancangan database dan untuk mendukung
metode analisis persyaratan yang lain.
2.2.5.2. Pemodelan Fungsional dan Aliran Informasi
Informasi ditransformasikan pada saat dia mengalir melalui sebuah
sistem berbasis komputer. Sistem tersebut menerima input dalam berbagai
cara; mengaplikasikan perangkat keras dan elemen manusia untuk
mentransformasikan input menjadi output; dan memproduksi output dalam
berbagai bentuk.
1. Diagram Konteks
Diagram konteks menggambarkan hubungan antara sistem dengan
entitas luarnya. Diagram konteks berfungsi sebagai transformasi dari
satu proses yang melakukan transformasi data input menjadi data
output. Entitas yang dimaksud adalah entitas yang mempunyai
hubungan langsung dengan sistem.
Suatu diagram konteks selalu mengandung satu dan hanya satu proses
saja. Diagram konteks ini menggambarkan hubungan input atau
output antara sistem dengan dunia luarnya (kesatuan luar).
hubungan fungsional dari nilai yang dihitung oleh sistem, termasuk
nilai masukan, nilai keluaran, serta tempat penyimpanan internal.
DFD adalah gambaran grafis yang memperlihatkan aliran data dari
sumbernya dalam objek kemudian melewati proses yang
mentransformasinya ke tujuan yang lain, yang ada pada objek lain.
DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang
telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika
tanpa mempertimbang-kan lingkungan fisik dimana data tersebut
mengalir. DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi
pengembangan sistem yang terstruktur (structured analysis and
design). DFD merupakan alat yang cukup populer sekarang ini, karena
dapat menggambarkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur
jelas . Beberapa simbol yang digunakan dalam Data Flow Diagram
(DFD) antara lain : (1) External Entity (kesatuan luar) atau boundary
(batas sistem), (2) Data Flow (arus data), (3) Process (proses), dan (4)
Data Store (simpanan luar).
3. Spesifikasi Proses
Spesifikasi proses digunakan untuk menggambarkan semua proses
model aliran yang nampak pada tingkat akhir penyaringan. Kandungan
dari spesifikasi proses dapat termasuk teks naratif dari algoritma
proses, persamaan matematika, tabel, diagram, atau bagian.
Speseifikasi proses ini berfungsi sebagai sebuah langkah pertama di
mengimplementasikan program.
2.2.5.3. Kamus Data
Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan
kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan menggunakan
kamus data, analisis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di
sistem dengan lengkap. Kamus data dibuat pada tahap analisis sistem dan
digunakan baik pada tahap analisis maupun pada tahap perancangan sistem.
Pada tahap analisis dan perancangan, kamus data dapat digunakan sebagai
alat komunikasi antara analsisis sistem dengan pemakai sistem tentang data
yang mengalir di sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem dana
tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem. Pada tahap
perancangan, kamus data digunakan untuk merancang input, merancang
laporan-laporan dan database. Kamus data dibuat berdasarkan arus data
yang ada di DFD. Arus data di DFD sifatnya global, hanya ditunjukkan
nama arus datanya saja. Keterangan lebih lanjut tentang struktur data dari
arus data di DFD secara lebih rinci dapat dilihat di kamus data. Kamus data
harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang
dicatatnya, maka kamus data harus memuat nama arus data, alias, bentuk
data, arus data, penjelasan, periode, volume, dan struktur data.
2.3 Borland Delphi
Delphi merupakan salah satu bahasa pemrograman tingkat tinggi berbasis
programming). Membuat program menggunakan Delphi tidaklah terlalu sulit,
karena bahasa pemrograman ini dikembangkan menggunakan bahasa pascal. Bagi
yang sudah terbiasa dengan bahasa pemrograman pascal, akan merasa lebih
mudah dalam mempelajari Delphi. Karena bentuk penulisan listing programnya
tidak memiliki perbedaan yang terlalu jauh. Dalam perkembangannya, Delphi
memiliki beberapa objek-objek yang canggih, dalam bentuk kontrol program yang
dikelompokkan ke dalam toolbox yang biasa disebut dengan component palette.
Apabila dibandingkan dengan bahasa pemrograman lain yang berbasis
visual, Delphi memiliki kelebihan yang terletak pada ketersediaan berbagai
macam kontrol program yang lebih banyak dan lebih canggih. Walaupun sedikit
mirip dengan kontrol program yang dimiliki Visual Basic, Delphi memiliki
keunggulan dalam penulisan listing program yang lenih canggih dan serba
otomatis.
Menggunakan bahasa pemrograman Delphi kita dapat menghasilkan
program-program yang canggih, dimulai dari pemrograman multimedia, grafis
sampai dengan pemrograman database yang menggunakan jaringan. Bahkan
dengan Delphi kita juga bisa membuat program yang dapat mengakses data dari
internet.
2.4 MySQL
Mysql merupakan sofware sistem manajemen database (Database
aplikasi web yang menggunakan database sebagai sumber dan pengelola data.
Kepopuleran MySQL dimungkinkan karena kemudahannya untuk
digunakan , cepat secara kinerja query, dan mencukupi untuk kebutuhan database
perusahaan-perusahaan skala menengah kecil.
Keistimewaan MySQL yaitu :
1. Portability
MySQL dapat berjalan stabil pada berbagai sistem operasi seperti
Windows, Unix, Free BSD, Mac OS X Server dan lain-lain.
2. Open Source
MySQL di distribusikan secara Open Source sehingga dapat digunakan
secara bebas.
3. Multi User
MySQL dapat digunakan oleh beberapa user dalam waktu yang bersamaan
tanpa mengalami masalah.
4. Performance Tuning
MySQL memiliki kecepatan yang tinggi dalam menangani Query, dengan
kata lain dapat memproses lebih banyak SQL per satuan waktu.
5. Column Types
MySQL memiliki tipe kolom yang sangat kompleks, seperti
Signed/Unsigned integer, float, double, char, varchar, text, blob, date,
time, times stamp, year, set dan enum.
