1 1.1 Latar Belakang Masalah
Perkembangan teknologi komputer dan sistem informasi begitu pesat menjadikan komputer kebutuhan masyarakat pada umumnya. sehingga menuntut hadirnya suatu sistem yang user friendly (mudah pengoperasiannya) dan mampu menangani berbagai jenis rancangan aplikasi seperti software & hardware serta mendukung multitasking & multiuser. Hal ini tampak dengan munculnya berbagai jenis sistem yang memiliki keunggulannya masing-masing.
Dikarenakan kemajuan teknologi tersebut, menuntut suatu perusahaan untuk menggunakan sistem informasi yang handal, serta dapat memberikan informasi yang di perlukan untuk pengambilan keputusan yang dapat menentukan maju dan mundurnya suatu perusahaan dikemuudian hari. Demikian pula dengan PT. TRI POLYTA INDONESIA, Tbk. Yang merupakan perusahaan manufaktur yang memproduksi polypropylene dan merupakan perusahaan yang berstatus Penanam Modal Dalam Negeri (PMDN). Perusahaan ini memerlukan sistem informasi yang tepat untuk menjalankan kegitaan operasionalnya. Khususnya dalam lingkungan perusahaan di logistic department. Dimana penerimaan dan pengeluaran barang yang datang ke logistic baik dari internal atau external dikelola dan ditangani sesuai standar yang telah ditetapkan perusahaan dengan sangat baik sekalipun barang yang datang itu merupakan suatu barang yang belum tentu sesuai dengan keinginan (reject). Mencakup jenis, jumlah barang dan kesesuain atau spesifikasi barang.
SISTEM INFORMASI INVENTORY RECEIVING DAN INVENTORY
REJECTION PADA LOGISTIC DEPARTMENT PT. TRI POLYTA
INDONESIA, Tbk. “.
1.2 Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, maka permasalahan yang diketahui adalah sebagai berikut :
1. Bagaimanakah Pembangunan Sistem Informasi Inventory Receiving
dan Inventory Rejection pada Logistic Department PT. TRI POLYTA INDONESIA, Tbk.
2. Bagaimanakah agar barang yang telah rejection dapat dikelola dengan sangat baik. Mencakup apa alasan barang reject, cara penyimpanannya dan kapan barang reject itu keluar dari logistic department.
1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian 1.3.1 Maksud
Penelitian ini dilakukan dengan maksud untuk membangun sistem informasi yang user friendly sehingga mempermudah proses kinerja pada
logistic department.
1.3.2 Tujuan
Penelitian ini dilakukan dengan tujuan sebagai berikut :
a. Untuk mengetahui prosedur Pembangunan Sistem Informasi
Inventory Receiving dan Inventory Rejection pada Logistic
Department PT. TRI POLYTA INDONESIA, Tbk.
b. Untuk memberikan kemudahan dalam mengolah data barang
1.4 Batasan Masalah
Mengingat luasnya cakupan bahasan yang ada, maka disini akan dicoba membuat batasan masalah :
1. Masalah pemakaian Sistem Informasi Inventory Receiving dan
Inventory Rejection oleh receiving staff yang meliputi :
a. Membuat Material Inspection Report (MIR) untuk laporan hasil
inspection.
b. Mengisi register nomer Material Receiving report (MRR) untuk menunjukan bahwa barang yangditerima telah sesuai dengan spesifikasi telah di alokasikan di werehouse serta di masukan ke sistem.
c. Mengisi register nomer Material Rejection Report (MRJR) untuk barang yang reject atau tidak sesuai dengan spesifikasi.
d. Membuat Material Rejection issuance (MRJI) untuk laporan barang rejection yang telah keluar dari werehouse.
2. Bahasa pemrograman yang di gunakan adalah Delphi 7.
3. Database yang di pakai dalam membuat Sistem Informasi Inventory Receiving dan Inventory Rejection yaitu paradox 7.
1.5 Metodologi Penelitian
Metodologi yang digunakan dalam laporan ini adalah metode deskriptif yaitu metode yang menggambarkan hasil pelaksanaan kegiatan kerja praktek pada logistic department di PT. TRIPOLYTA INDONESIA, Tbk.
1.5.1 Teknik pengumpulan data
Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam membangun laporan ini adalah :
Yaitu suatu metode pengumpulan data dengan cara melakukan pengamatan dan proses kerja praktek.
b. Interview
Yaitu suatu metode pengumpulan data yang dilakukan dengan mewawancarai secara langsung pihak-pihak yang berkaitan dengan masalah yang akan dibahas.
c. Tinjauan pustaka
Yaitu suatu metode penulisan dengan melakukan pengambilan data guna mendapatkan teori dengan membaca buku-buku atau sumber data lainnya yang berkaitan dengan masalah yang akan dibahas pada laporan ini.
1.5.2 Pembangunan Perangkat Lunak
Pembangunan aplikasi ini menggunakan metodologi Waterfall
dengan gambar sebagai berikut:
Gambar 1.5.1. Waterfall Rekayasa
Sistem
Analisis Sistem
Perancangan Sistem
Pengkodean Sistem
Pemeliharaan Sistem
Pengujian
Sistem
Rekayasa Sistem :Tahap ini merupakan kegiatan pengumpulan data sebagai pendukung pembangunan sistem serta menentukan ke arah mana aplikasi ini akan dibangun.
Analisis Sistem :Mengumpulkan kebutuhan secara lengkap kemudian dianalisis dan didefinisikan kebutuhan yang harus dipenuhi oleh aplikasi yang akan dibangun. Tahap ini harus dikerjakan secara lengkap untuk bisa menghasilkan desain yang lengkap.
Perancangan Sistem :Perancangan antarmuka dari hasil analisis kebutuhan yang telah selesai dikumpulkan secara lengkap.
Pengkodean Sistem :Hasil perancangan sistem diterjemahkan ke dalam kode-kode dengan menggunakan bahasa pemrograman yang sudah ditentukan. Aplikasi yang dibangun langsung diuji baik secara unit. Pengujian Sistem : Penyatuan unit-unit program kemudian diuji secara
keseluruhan.
Pemeliharaan Sistem :Mengoperasikan aplikasi dilingkungannya dan melakukan pemeliharaan, seperti penyesuaian atau perubahan karena adaptasi dengan situasi yang sebenarnya.
1.6 Sistematika penulisan
Agar memudahkan dalam penulisan laporan kerja praktek ini maka akan diberikan sistematika penulisan yang disusun sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini akan mengemukakan mengenai latar belakang masalah, identifikasi masalah, maksud dan tujuan penelitian, batasan masalah, metode penulisan dan teknik pengumpulan data serta sistematika penulisan.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Pada bab ini akan membahas dan menguraikan tentang sejarah singkat, logo, struktur organisasi dan job description perusahaan. Serta landasan teori yang berhubungan dengan perancangan dan pembangunan sistem informasi inventory receiving dan inventory rejection pada logistic
department PT. TRIPOLYTA INDONESIA, Tbk..
BAB III PEMBAHASAN
Pada bab ini akan menjelaskan tentang :
1. Pembangunan sistem informasi inventory receiving dan inventory rejection pada logistic department.
2. Pembangunan sistem informasi inventory receiving dan inventory rejection, menggunakan database dan rancangan sistem DFD (data flow diagram) serta masalah dan hambatan dalam pelaksanaan pada
logistic department PT. TRIPOLYTA INDONESIA, Tbk.
BAB IV KESIMPULAN
7 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA 1.1 Sejarah Singkat Perusahaan
PT. TRIPOLYTA INDONESIA, Tbk adalah sebuah Perseroan Terbatas yang didirikan berdasarkan Akta Notaris No. 40 tanggal 02 November 1984, kemudian dirubah dengan Akta Notaris No. 117 tanggal 07 November 1987. Kedua Akta tersebut telah mendapat persetujuan dari Mentri Kehakiman RI dengan SK No. (2-1786 HT.01.01 th 1988) tanggal 29 februari 1988 dan diumumkan dalam berita Negara RI tanggal 05 Agustus 1988.
PT. TRIPOLYTA INDONESIA, Tbk memperoleh fasilitas berdasarkan Undang-Undang Penanaman Modal Dalam Negeri (PMDN) dengan surat persetujuan tetap tanggal 06 September 1985 No. 169/1/PMDN/1985. PT. TRIPOLYTA INDONESIA, Tbk mengawali kegiatan produksinya pada bulan Mei 1992 yang bergerak dalam bidang Industri Petrokimia antara (Intermediate) dengan memproduksi polymer
jenis polypropilene dan memiliki fasilitas pabrik yang berlokasikan di jalan anyer, Km. 123 Ciwandan, Cilegon – Banten. Perusahaan ini diresmikan oleh Presiden RI ke-2 yaitu, Bapak Soeharto pada tanggal 25 Mei 1992 bersamaan dengan diresmikannya 21 Pabrik Kelompok Industri Kimia lain yang berlokasikan disepuluh propinsi yang ada di Indonesia.
Hal yang dapat dibanggakan adalah bahwa PT. TRIPOLYTA INDONESIA, Tbk telah mendapatkan sertifikat ISO 9002 dan ISO 14000, khususnya mengenai Environmental Management System. Bahan baku utama untuk memproduksi polypropilene adalah propylene sebanyak 256,661 ton pada tahun 1995 dari jumlah yang dibeli tersebut sekitar 6,61% dipasok dari luar negeri dan sisanya dipasok dari PT. CHANDRA ASRI PETROCHEMICAL CENTRE (CAPC) yang lokasinya bersebrangan dengan PT. TRIPOLYTA INDONESIA, Tbk bahan baku penunjangnya adalah Hidrogen, Nitrogen, Katalis (Ziegler Natta), Ko-Katalis (Teal) dan SCA. Sampai pada tahun 1995, Hidrogen dan Nitrogen yang dipergunakan dalam proses produksi PT. TRIPOLYTA INDONESIA, Tbk menghasilkan sendiri unit utilitas mulai tahun 1996, PT. TRIPOLYTA INDONESIA, Tbk mendapat tambahan pasokan Hidrogen dari PT CHANDRA ASRI PETROCHEMICAL CENTRE (CAPC). Tambahan ini terutama digunakan untuk proses Train 3, sedangkan katalis dan bahan kimia lainnya selama ini dibeli dari Shell Chemical Company di America serikat (AS).
1.1.1 Lokasi dan tata letak pabrik 1.1.1.1 Lokasi
Dalam perencanaan pabrik, lokasi pabrik harus berdasarkan pada ketentuan-ketentuan yang ada sehingga pabrik dalam melakukan operasinya bisa berjalan secara ekonomis dan efisien.
Pemilihan lokasi pabrik didasarkan pada beberapa pertimbangan antara lain :
a. Ketersediaan bahan baku utama
Sebagai bahan baku utama yang digunakan adalah propylene, dalam hal ini sebagian besar bahan baku diperoleh dari PT. CHANDRA ASRI PETROCHEMICAL CENTRE (CAPC) yang berlokasikan tepat di depan PT. TRIPOLYTA INDONESIA, Tbk sehingga mempermudah penyediaan bahan baku.
b. Sarana transportasi
Transportasi sangat penting bagi suatu industri. Cilegon merupakan komplek industri yang didalam areal ini telah tersedia jalur transportasi yang lengkap mulai dari jalan raya, kerata api dan kapal. Disamping itu PT. TRIPOLYTA INDONESIA, Tbk memiliki dua dermaga yang digunakan sebagai tempat penerimaan bahan baku propylene yang di impor dari luar negeri serta sebagai tempat pengiriman produk propylene untuk di ekspor ke luar negeri dengan menggunakan kapal.
c. Tempat pemasaran
Daerah cilegon merupakan daerah yang strategis untuk pendirian suatu pabrik karena dekat dengan jakarta sebagai pusat perdagangan di Indonesia. Polypropilene merupakan bahan baku pembuatan plastik, serat karpet dan lain sebagainya, dimana pabrik pembuat barang-barang tersebut beredar di sekitar merak, serang, cilegon, tangerang, Jakarta dan bekasi. d. Ketersediaan tenaga listrik
Listrik merupakan sarana vital bagi suatu pabrik. Cilegon merupakan kota industri untuk aliran listrik dipenuhi oleh PLN yang jalurnya terdapat disini.
Di daerah cilegon berdekatan dengan PT. TRIPOLYTA INDONESIA, Tbk mengalir sebuah sungai dan dekat dengan pantai untuk pendingin air proses di ambil dari air laut.
Dari hasil pertimbangan tersebut maka PT. TRIPOLYTA INDONESIA, Tbk di bangun di daerah industri. Industri Pancapuri cilegon dengan luas area total digunakan 155.915 m dengan status tanah berupa hak guna bangunan.
1.1.1.2 Tata letak
Tata letak pabrik adalah kedudukan dari bagian yang mengikuti tempat kerja karyawan, tempat peralatan, tempat penyimpanan bahan baku dan tempat penyimpanan produk ditinjau dari segi hubungan antara satu dengan yang lainnya.
Tata letak pabrik PT. TRIPOLYTA INDONESIA, Tbk beserta sarana pendukung yang ada dapat dilihat pada table.
Pembagian lahan pabrik PT. TRIPOLYTA INDONESIA, Tbk
Tabel 2.1 Tata Letak
Peruntukan Lahan Luas (M2) Luas (%)
1. Lahan tertutup A. Bangunan Pabrik B. Bangunan Kantor C. Jalan / saluran D. Tempat Parkir 2. Lahan Terbuka
13.142 21.441 15.402 8.227 97.773
8,43 13,73 9,88 5,28 62,68
Total 155.95 100
1.1.2 Visi Misi dan Tujuan 1.1.2.1 Visi
Menjadi pilihan utama pelanggan dan penyedia terbesar produk
propylene dan produk polypropilene yang menjanjikan kesejahteraan masa depan pemegang saham, karyawan dan pemangku kepentingan lainnya. 1.1.2.2 Misi
Kami menyediakan produk propylene bermutu tinggi yang melampui harapan pelanggan sehingga dapat memberikan manfaat maksimum kepada pemegang saham, karyawan dan pemangku kepentingan lainnya.
Tujuan a. Sisi keuangan :
Tingkat kinerja keuangan yang tinggi dan berkesinambungan b. Sisi pelanggan :
Memiliki pelanggan yang setia dan menjadi pemimpin pasar. c. Sisi Proses Bisnis Internal :
Proses yang sangat baik dan handal yang menciptakan kemitraan bernilai tambah
d. Sisi Pembelajaran dan Pertumbuhan
Karyawan yang berpedoman pada nilai dan keyakinan dasar bersama dan pemanfaatan teknologi informasi sebagai pemampu organisasi yang sehat juga sebagai pemacu sinergi.
1.1.3 Peraturan Jam Kerja
PT. TRIPOLYTA INDONESIA, Tbk. menentukan jama kerja seperti perusahaan lain pada umumnya yaitu dalam setiap minggunya adalah
5 hari kerja dimulai dari hari Senin s/d Jum’at pada pukul 08.00 s/d 17.00
1.1.4 Logo Perusahaan
Logo adalah identitas perusahaan sebagai tanda / alamat yang akan mengkomunikasikan arti dan memberi makna yang dalam terhadap jati diri perusahaan. Logo juga sebagai jiwa yang menghidupkan dan memberikan semangat bagi perusahaan di dalam melaksanakan misi dan mencapai tujuan perusahaan.
Gambar 1.1 Logo PT. Tri Polyta Indonesia, Tbk 1.1.5 Struktur Organisasi Perusahaan
Setelah melihat struktur organisasi pada PT. TRYPOLITA INDONESIA, Tbk maka dapat ditarik kesimpulan bahwa komisaris tertinggi mempunyai wewenang dan tanggung jawab atas berjalannya operasi pabrik.
Adapun susunan organisasi PT. TRYPOLITA INDONESIA, Tbk adalah sebagai berikut :
1. Tugas dari komisaris perusahaan
Bertanggung jawab penuh dalam maju mundurnya perusahaan, yang menentukan hidup matinya perusahaan dan komisaris juga yang bertugas mengawasi para direktur dan mengggerakan jalannya perusahaan.
2. Tugas dari direktur perusahaan
Memimpin para bawahannya serta menggerakan mereka agar bias bekerja sama dengan baik untuk memajukan perusahaan sehingga mencapai target yang telah ditetapkan oleh plant departemen.
Sedangkan untuk fungsi dan tugas dari departemen yang ada di PT. TRYPOLITA INDONESIA, Tbk adalah sebagai berikut :
1. Human Resources Department
2. General Affair Department
Berhubungan dengan masalah humas, perijinan, hukum serta perawatan dan pemeliharaan sarana dan prasarana.
3. Accounting Department
Bertanggung jawab atas masalah keuangan, anggaran dan analisis. 4. Production Department
Mempunyai tanggung jawab dan wewenang di tiga bagian yaitu : proses, utility dan produk handling.
5. Maintenance Department
Bertugas mengatur dua unsur penting pabrik : mechanical dan Electrical (instrumen).
6. Engineering Department
Membawahi proses engineering dengan selalu menjaga performasi mesin dan peralatan produksi lainnya.
7. Product Control Development Department
Bertanggung jawab atas kualitas bahan baku, proses dan product jadi pabrik.agar selalu memenuhi standart kepuasan konsumen, selain meneliti dan mengembangkan jenis produk baru.
8. Information Technology Department
Bertugas atas persiapan program atau sistem pengolahan yang diperlukan oleh tiap-tiap bagian perusahaan.
9. Environment and Safety Department
Bertanggung jawab atas masalah pencegahan dan penanggulangan bahaya kebakaran dan masalah keamanan serta keselamatan kerja baik bagi pekerja pabrik dan lingkungan sekitarnya termasuk dalam lingkungan tugasnya.
10. Human Resources Training Department
Melakukan perencanaan dan pelaksanaan program pelatihan bagi pegawai.
Merencanakan anggaran dan mengelola keuangan perusahaan serta menyusun laporan hasil penelitian bidang keuangan.
12.Import-Exsport Department
Mengurus masalah import (bahan baku, mesin dan suku cadangnya) dan Eksport produksi ke luar negeri.
13.Purchasing Department
Melaksanakan pengadaan alat-alat kantor, mesin-mesin dan suku cadangnya serta sarana perusahaan lainnya sesuai dengan permintaan tiap-tiap departemen.
14.Logistic Department
Bertanggung jawab atas masalah penerimaan dan pengeluaran alat-alat kantor, mesin-mesin dan suku cadangnya serta sarana perusahaan lainnya sesuai dengan permintaan tiap-tiap departemen.
15.Marketing Department
Melakukan perencanaan dan melaksanakan pemasaran produk baik untuk konsumsi dalam negri maupun luar negri.
16.Technical Marketing Department
1.1.6 Struktur Organisasi Logistic Departemen
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Logistic Department
Logistic departemen merupakan departemen yang sangat penting keberadaannya bagi PT. TRYPOLITA INDONESIA, Tbk karena departemen ini bertanggung jawab dalam penerimaan dan pengeluaran alat-alat kantor, mesin, peralat-alatan pabrik baik suku cadang, bahan baku dan sarana lainnya sesuai dengan kebutuhan dan permintaan tiap-tiap departemen.
Job Description logistic departemen, adalah : 1. Logistic head
a. Tugasnya adalah bertanggung jawab untuk memimpin dan mengawasi para bawahannya serta menggerakan mereka agar bisa bekerja sama dengan baik. b. Mensetujui Purchase Request (PR) untuk diterbitkan pada pihak
2. Material Requirement planning
a. Tugasnya adalah merencanakan suatu pengadaan barang sesuai dengan permintaan tiap-tiap departemen.
b. Membuat Purchase Request (PR) yang diberikan kepada departemen purchasing untuk dapat diproses menjadi Purchase Order (PO).
3. Stock Controlling
a. Tugasnya adalah mengalokasikan suatu barang. Dimulai dari melabelkan hingga penempatan barang.
b. Bertanggung jawab penuh atas quantity barang-barang yang ada di dalam were house.
4. Receiving
a. Tugasnya adalah bertanggung jawab atas quantity dari barang yang datang ke were house.
b. Membuat Material Inspection Report (MIR) yaitu laporan suatu inspection barang. Dan membuat Material Receiving Report (MRR) untuk laporan jika barang telah diterima sesuai dengan spesifikasi.
5. Issuing
a. Tugasnya adalah bertanggung jawab atas barang-barang yang keluar dari were house.
b. Membuat Material Issu Slip (MIS) yaitu laporan suatu pengeluran barang yang telah diambil oleh user sesuai dengan permintaan tiap-tiap departemen. 6. Werehouse Adminitration
a. Menerima form purchase Order (PO) yang telah d setujui untuk d proses penerimaan, pengeluaran da pengalokasian suatu barang.
b. Bertanggung jawab atas administrasi di logistic department. 1.1.7 Produk-produk PT. TRIPOLYTA INDONESIA, Tbk.
Adapun Proses pembuatan produk PT. TRIPOLYTA INDONESIA, Tbk. Adalah sebagai berikut :
PT. TRIPOLYTA INDONESIA, Tbk. Adalah perusahaan yang memproduksi polypropylene yang berasal dari bahan baku karbon C3, bahan baku ini di import dari Negara turki, arab Saudi dan Negara timur tengah lainnya (penghasil minyak bumi)
2. Cara Pengolahannya
Bahan baku di import dari timur tengah, seperti : turki, Arab Saudi, dan Negara lainnya melalui kapal yang pembongkarannya di jetti (perusahaan khusus) di tampung ke tangki penampung kemudian di pompa dan dimasukan ke daerah purification tujuannya untuk membersihkan moisture( material lain) yang akan diolah ke reactor, yaitu :
a. Propylene b. Hydrogen c. Nitrogen
Setelah masuk ke penampungan propylene akan direaksikan dengan katalis, Teal dan FEEB.
3. Reaksi Reaktor Exstromis
Yaitu reaksi yang menimbulkan panas, propylene di reaksikan kadalam reaktor dengan bantuan katalis kemudian drycylene melalui cyle gas compressor dengan kondisi seperti itu temperatur yang terjadi pada yang di inginkan kemudian melalui cyle gas dimasukan H2, M2, FEEB yang sebelumnya di kondisikan reaksi yang terjadi di reaktor reaksi findasi, yang dihasilkan resinpoly propylene.
4. Resin Regasin BM
Sebelum masuk ke pelletur di tambah additive (zat kimia) yang fungsinya menaikan kualitas produk, fungsi pelletur membuat butiran-butiran grameiler yang kemudian dikirim ke scanner untuk di saring. Produk yang kurang baik akan disimpan di surgcabin polypropilene granular akan di dorong ke produk setelah di bungkus dalam karung sebesar 25kg.
Setelah pembungkusan produk polypropylene akan disimpan ke ware house untuk melindungi supaya produk tersebut tetap bermutu sebelum dipasarkan didalam maupun diluar negeri.
6. Jenis Produk yang dihasilkan PT. TRIPOLYTA INDONESIA, Tbk. Adalah :
a. Type Homopolymer HF 2 Ba b. Type Homopolymer H 13 Ha c. Type Homopolymer HF 29 Ba
d. Type Homopolymer dengan Suplayer dan anti Balok HF 10 T e. Type Homopolymer Product Grade HF 10 CP
f. Type Homopolymer (Fine Fiber) H5 25 CS
Barang-barang serta bahan-bahan yang di gunakan untuk bahan dasar adalah :
1. OOP Film
Digunakan sebagai praktek untuk membungkus rokok, makanan dan plastik serta perekat.
2. IPP Film
Digunakan sebagai kantong plastik 3. YAKAI
Dipakai sebagai pembuatan karung dan karpet. 4. INJECTION
Digunakan untuk pembuatan tikar plastik, pelapis dan sabuk pengaman pada kendaraan.
Produk yang dihasilkan oleh PT. TRIPOLYTA INDONESIA, Tbk.
Dengan memakai merk dagang “ TRILENE” yaitu polypropylene jenis
homopolymer isolator, adapun hasilnya adalah :
a. Spech on mempunyai kualitas sesuai dengan spesifikasi yang di inginkan b. Speech off mengalami sedikit penyimpangan dari spesifikasi
c. Quality polypropylene spesifikasi yang di tetapkan
negeri. Pengakuan “lioyds Quality Insurance” dari inggris menyatakan
bahwa PT. TRIPOLYTA INDONESIA, Tbk. berhak mendapatkan sertifikat ISO 9002 pada tanggal 26 februari 1996.
1.2 Sistem Informasi
Untuk memahami suatu sistem informasi diperlukan pemahaman mengenai sistem informasi itu sendiri. sistem informasi dapat dibedakan menjadi dua, sistem informasi manual dan sistem informasi berbasis computer (CBIS). Selanjutnya CBIS disebut sistem informasi (SI) adalah jenis sistem informasi yang menggunakan computer.
Terdapat beberapa pendekatan dalam mendefinisikan sistem informasi. Pendekatan sistem informasi yang lebih menekankan pada prosedur, mendefinisikan sistem informasi sebagai berikut :
” sistem informasi adalah kombinasi antar prosedur kerja,
informasi, orang dan teknologi informasi yang di organisasikan untuk
mencapai tujuan dalam sebuah organisasi “ (alter : 1992)
“ sistem informasi adalah kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data kedalam bentuk informasi yang berguna. “ (bondar dan hopwood : 1993)
“ sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikelompokan, diproses menjadi informasi, dan di distribusikan kepada pemakai “ (hall : 2001)
Gambar 2.3 Sistem Informasi
Berdasarkan dari definisi di atas, sebuah sistem informasi pada dasarnya terdiri atas komponen-komponen yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Komponen-komponen tersebut adalah : 1. Perangkat keras
2. Perangkat lunak 3. Pengguna (user) 4. Jaringan Komputer 5. Basis data (Database) 1.2.1 Skema Relasi
Proses relasi antar artibut merupakan gabungan antar artibut yang mempunyai kunci utama yang sama. sehingga artibut-artibut tersebut menjadi satu kesatuan yang dihubungkan oleh field kunci tersebut pada proses ini elemen-elemen data dikelompokan menjadi satu field database beserta entitas dan hubungannya.
Orang yang memasukan, memproses, dan menggunakan data
Yang dicoba
untuk dilakukan
sistem
tujuan Prosedur
kerja
Cara kerja yang
dilakukan orang
dan teknologi
informasi
Informasi
User
Teknologi
Informasi
Data terformat, teks, gambar, suara, dan
video
Perangkat keras dan perangkat lunak yang
1.2.2 Flow Map
Digunakan untuk mendefinisaikan hubungan antar bagian (pelaku proses). Proses (manual maupun komputerisasi) dan aliran data dalam bentuk dokumen keluaran dan masukan. Adapun simbol-simbol yang digunakan dalam flow map adalah :
Tabel 2.2 Symbol Flow Map
No. Symbol Nama keterangan
1 proses Menunjukan proses
yang terjadi didalam aliran komputer
2 Dokumen Menunjukan arus dari
suatu arus
3 Simpan File non-komputer
yang diarsipkan
4 Proses
Manual
Menunjukan kegiatan proses yang manual
5 Database Menunjukan database
tempat penyimpanan data-data terkait
6 Penyelesaian Untuk menyeleksi
kondisi
7 Garis aliran Menunjukan arus dari
1.2.3 ERD ( Entity Relationship Diagram )
ERD adalah gambaran atau diagram yang menunjukan informasi dibuat, disimpan, dan digunakan dalam sistem bisnis untuk melakukan aktivitas pemodalan data. Artibut dari masing-masing objek data. ERD
hanya berfokus pada data dengan menunjukan „ Jaringan Data „ yang ada
untuk sistem yang di berikan. ERD berguna bagi aplikasi dimana data dan hubungan yang mengatur data sangatlah kompleks.
Serangkaian komponen utama didefinisikan untuk ERD : objek data artibut, hubungan, dan berbagai tipe indikator. Tujuan utama ERD adalah untuk mewakili objek data dan hubungan mereka.
1.2.3.1 Simbol-simbol ERD
Tabel 2.3 Symbol ERD
No Simbol Keterangan
Menunjukan suatu objek berupa benda, konsep atau entitas.
Menunjukan hubungan
logical antara satu file dengan file
lainnya.
Menunjukan artibut suatu entitas.
Menunjukan suatu hubungan.
1.2.3.2 Derajat Hubungan Relasi
Yang berarti setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan paling sama banyak dengan entitas pada himpunan entitas B.
b. Satu ke banyak ( 1-N )
Yang berarti setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan banyak entitas pada himpunan entitas B. tetapi tidak berlaku sebaliknya.
c. Banyak ke Satu
Yang berarti setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B. tetapi tidak berlaku sebaliknya.
d. Banyak ke banyak.
Yang berarti setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan banyak entitas pada himpunan entitas B. dan berlaku sebaliknya.
1.2.4 DFD ( Data Flow Diagram )
DFD adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dari mana ada data dan dan kemana tujuan data yang akan keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimapan dan proses yang dikenakan pada data tersebut. DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau dimana data tersebut akan disimpan.
1.2.4.1 Keuntungan DFD : Data Flow Diagram
1. Kebebasan dari menjalankan implementasi teknis sistem.
2. Pemahaman lebih jauh mengenai keterkaitan satu sama lain dalam sistem dan subsistem.
3. Mengkomunikasikan pengetahuan sistem yang ada dengan pengguna melalui diagram aliran data.
4. Menganalisis sistem yang diajukan untuk menentukan apakah data – data dan proses yang diperlukan sudah ditetapkan.
1.2.4.2 Simbol – simbol DFD
DFD terdiri dari empat simbol yaitu :
Tabel 2.4 Symbol DFD
Gane/Sarson Yourdon/De Marco Keterangan
Entitas
Eksternal Entitas Eksternal
Entitas eksternal, dapat berupa orang/unit terkait yang berinteraksi dengan sistem tetapi diluar sistem
Proses Data
Orang, unit yang mempergunakan atau melakukan transformasi data. Komponen fisik tidak didefinisikan. Aliran data Aliran data Aliran data dengan arah
khusus dari sumber ke tujuan.
Data Store Data Store
Penyimpanan data atau tempat data direfer oleh proses.
1.2.4.3 Tipe DFD
DFD terdiri dari context diagram dan diagram rinci (DFD Levelled). Context diagram berfungsi memetakan model lingkungan ( menggambarkan hubungan antara entitas luar, masukan dan keluaran sistem ), yang dipresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem.
DFD levelled menggambarkan sistem sebagai jaringan kerja antara fungsi yang berhubungan satu sama lain dengan aliran dan penyimpanan data, model ini hanya memodelkan sistem dari sudut pandang fungsi.
DFD : Context Diagram
Diagram yang menunjukan ikhtisar dari sistem informasi dan lingkup didalamya. Konteks Diagram hanya mempunyai satu proses. Diagram Konteks menunjukkan hanya 3 lambang :
a. Lambang proses b. Lambang Kesatuan c. Lambang Arus Data
Membuat DFD context diagram diantaranya ada beberapa point : Menunjukkan context dalam proses bisnis yang dilakukan.
Menunjukkan global dari proses bisnis yang ditunjukkan hanya satu proses.
Menunjukkan semua external entities yang dibutuhkan informasinya atau yang berkontribusi ke dalam sistem.
i.Menunjukkan semua proses utama yang termasuk dalam sistem secara global komponen internal dalam context diagram.
ii.Menunjukkan bagaimana proses utama dikaitkan dengan alur datanya (data flows).
DFD Levelled
Dalam DFD levelled akan terjadi penurunan level dimana dalam penurunan level yang lebih rendah harus mampu merepresentasikan proses tersebut ke dalam spesifikasi proses yang jelas. DFD levelled bisa dimulai dari DFD level 0, kemudian turun ke DFD level 1 dan seterusnya. Setiap penurunan hanya dilakukan bila perlu. Aliran data yang masuk dan keluar pada suatu proses di level x harus berhubungan dengan aliran data yang masuk dan keluar pada level x+1 yang mendefinisikan proses pada level x tersebut. Prosses yang tidak dapat diturunkan/dirinci lagi dikatakan primitif secara fungsional dan disebut sebagai proses primitif.
Secara umum, Diagram level 1 dibuat dari setiap proses utama pada diagram level 0. Menunjukkan semua internal proses termasuk proses tunggal pada diagram level 0. Menunjukkan semua internal proses termasuk proses tunggal pada diagram level 0. Menunjukkan bagaimana informasi mengalir dari dan ke setiap proses tersebut. Jika sebuah parent proses didekomposisikan menjadi 3 proses child misalnya, maka 3 proses child tersebut harus lengkap dan dibangun berdasarkan parent prosesnya.
Level 1 Diagrams
Menunjukkan semua proses yang termasuk pada single proses pada diagram level 1. Menunjukkan bagaimana sistem informasi mengalir dari dan ke setiap proses tersebut. Diagram level 2 boleh tidak dilakukan/dibuat pada setiap proses pada level 1. Penomoran secara benar pada setiap proses membantu user untuk memahami dimana proses tersebut terjadi pada keseluruhan sistem.
Level 2 Diagrams
Validasi DFD dengan uses untuk kelengkapan dan kebenaran proses dalam sistem.
1.2.4.4 Peraturan Pembuatan DFD
1. Antar entitas tidak diijinkan terjadi hubungan atau relasi.
2. Tidak boleh ada aliran data antara entitas eksternal dengan data store.
3. Untuk alasan kerapian (menghindari aliran data yang bersilangan), entitas eksternal atau data store boleh digambar beberapa kali dengan tanda khusus, misalnya diberi nomor.
4. Satu aliran data boleh mengalirkan beberapa paket data. 5. Bentuk anak panah aliran data boleh bervariasi.
6. Semua objek harus mempunyai nama.
7. Aliran data selalu diawali atau diakhir dengan proses. 8. Semua aliran data harus mempunyai tanda arah.
9. Jumlah proses tidak lebih dari sembilan proses dalam sistem, jika melebihi maka sebaiknya dikelompokkan beberapa proses yang bekerja bersama – sama didalam suatu subsistem.
1.2.4.5 Langkah – Langkah Pembuatan DFD 1. Membuat context diagram.
2. Membuat fragmentasi DFD untuk setiap case.
3. Mengorganisasikan fragmentasi DFD ke dalam level 0 diagram
4. Dekomposisi proses pada level 0 ke dalam diagram level 1 jika diperlukan, dekomposisi proses level 1 ke dalam diagram level 2 jika diperlukan, dst. 5. Validasi DFD dengan uses untuk kelengkapan dan kebenaran proses dalam
sistem.
6. Gambarkan satu proses untuk representasikan seluruh sistem (proses 0). 7. Inventarisasi semua input dan output dari sistem besarannya yang
digambarkan sebagai data flow.
1.2.5 INVENTORY
Inventory adalah “ serangkaian kebijaksanaan dan pengendalian
yang memonitor tingkat persediaan dan menentukan tingkat persediaan
yang harus dijaga, kapan persediaan harus diisi, dan beberapa besar pesanan harus dilakukan “.
Inventory merupakan kata lain dari persediaan, istilah persediaan disini maksudnya menunjukan barang-barang yang dimiliki perusahaan. Persediaan dapat mengambil bentuk yang tergantung pada jenis usaha yang ditekuni oleh perusahaan yang bersangkutan. Sebagai contoh, pada perusahaan yang bergerak dibidang penjualan produk, persediaan barang merupakan salah satu unsur yang paling efektif dalam operasional perusahaan, yang secara berkelanjutan digunakan dalam penjualan barang harian yang dapat disajikan dalam bentuk laporan persediaan barang.
Laporan persedian barang adalah suatu laporan yang menyajikan tentang data-data barang yang masuk dan data-data barang yang keluar dalam suatu perusahaan. Hal ini sangat penting sekali bagi perusahaan yang bergerak pada bidang penjualan barang untuk melakukan pemeriksaan barang yang tersedia dan barang-barang yang habis persediaannya.
1.2.6 Database (Basis Data)
Database adalah sekumpulan data yang saling berhubungan atau berelasi. Seorang ahli mendefinisikan database sebagai berikut :
“ Database atau basis data adalah suatu kumpulan data terhubung yang disimpan secara bersam – sama pada suatu media, tanpa mengatap satu
sama lain atau tidak perlu suatu kerangka data dengan cara – cara tertentu
sehingga mudah untuk digunakan atau ditampilkan kembali; dapat
digunakan oleh satu atau lebih program aplikasi secara optimal; data
disimpan tanpa mengalami ketergantungan pada program yang akan
menggunakannya; data disimpan sedemikian ruupa sehingga penambahan,
“ Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berhubungan (interrelated data) satu dengan yang lainnya, tersimpan di dalam perangkat
keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya “. (Jogiyanto H.M, “Pengantar Komputer”,1995:849).
Sehingga database adalah kumpulan file – file yang saling berhubungan, hubungan tersebut biasa ditunjukkan dengan kunci dari tiap file yang ada. Dalam satu file terdapat record – record yang sejenis, sama besar, sama bentuk, merupakan satu kumpulan entity yang seragam.
Merancang database merupakan satu hal yang sangat penting. Perancangan model konseptual perlu dilakukan disamping perancangan model fisik. Unsur – unsur konsep pembangun database adalah :
1. Field atau Atribut
Field atau atribut adalah identitas yang mewakili satu jenis data. Misalnya field nama pegawai, alamat dan no telepon pada tabel data pegawai.
2. Record
Record adalah kumpulan elemen yang saling terkait yang menginformasikan tentang suatu entity secara lengkap. Suatu record mewakili satu data atau informasi tentang seseorang. Contoh : nomor pokok pegawai, nama pegawai, alamat, kota.
3. File
File adalah kumpulan record – record sejenis yang mempunyai panjang elemen yang sama, atribut yang sama namun berbeda data valuenya.
4. Tabel
Tabel adalah sebuah file yang menampung data – data dalam kelompok tertentu.
1.2.6.1 Tujuan Database
2. Mencapai independensi data (kemampuan untuk membuat perubahan dalam struktur data tanpa membuat perubahan pada program yang memproses data). Independensi data dicapai dengan menempatkan spesifikasi dalam table dan kamus yang terpisah secara fisik dari program.
1.2.6.2 Database Desktop
Bahasa pemrograman visual biasanya dilengkapi dengan fasilitas untuk membuat struktur database, Visual Basic dilengkapi dengan Visual Data Manager, Visual Foxpro menggunakan TableDesigner sedangkan Borland Delphi menggunakan Database Desktop.
Database desktop merupakan fasilitas untuk membuat, menampilkan, mengisi data dan memodifikasi struktur table. Ketika menginstal Borland Delphi secara otomatis fasilitas database desktop akan terinstall.
1.2.6.3 Database Desktop dengan DELPHI
Database dengan menggunakan Delphi menggunakan konsep seperti gambar di bawah ini :
Keterangan : 1. File Database
File database dari sistem database lain seperti Dbase (*.dbf), paradox (*.db), Microsoft Acces (*.mdb) dan lain-lain.
2. Komponen table
Komponen yang mewakili file database. Setiap melakukan proses dalam komponen table tersebut, maka isi file database yang terkoneksi ke komponen tersebut berubah juga.
3. Komponen data source
File Database Komponen table
Komponen Datasource
Komponen penghubung antara komponen table dengan komponen data control. Dalam datasource harus di isi table yang berelasi ke datasource tersebut.
4. Komponen Data Control
Komponen yang digunakan untuk menampikan data-data yang berasal dari datasource (table). Data control ada yang berbentuk table, label, edit box, gambar, combobox, listbox, dan lain-lain.
1.2.6.4 Menciptakan Database
Proses menciptakan database mencakup tiga langkah utama, yaitu : 1. Menentukan kebutuhan data
Pada langkah ini dilakukan pendefinisian masalah, pemecahan masalah, dan pemrosesan untuk menetapkan data.
2. Menjelaskan data
Setelah elemen-elemen data yang diperlukan ditentukan, mereka dijelaskan dalam bentuk kamus data. Sistem kamus data dapat berupa kertas dan file komputer. Jika berupa file, perangkat lunak khusus diperlukan untuk menciptakan dan memeliharanya, serta mempersiapkannya untuk digunakan. Perangkat lunak tersebut disebut sistem kamus data.
3. Memasukan data
Setelah skema dan sub skema diciptakan, data dapat dimasukan kedalam database. Hal ini dapat dilaksanakan dengan mengetik data langsung kedalam DBMS, membaca data dari pita atau piringan, atau men-scan data secara optis. Data siap digunakan setelah berada dalam database. 1.2.7 Kamus Data
dibuat berdasarkan pada arus data yang ada di DFD, arus data yang di DFD sifatnya adalah global dan hanya ditunjukan arus datanya.
Untuk dapat mencerminkan keterangan yang lebih jelas tentang data yang dicatatnya maka kamus data harus memuat beberapa hal seperti nama arus data, alias, bentuk data, arus data penjelasan periode, volume dan struktur data.
1.2.8 Desain
Desain perangkat lunak adalah suatu proses interaktif yang melalui persyaratan diterjemahkannya kedalam “ Blue Print“ untuk membangun
suatu perangkat lunak. Sepanjang proses desain kualias desain yang melengkapi dinilai dengan serangkaian kajian teknis formal atau desain awal.
Pedoman bagi evaluasi suatu desain yang baik, desain harus mengimplementasikan keseluruhan persyaratan eksplisit yang dibebankan dalam model analisis, dan harus mengakomodasikan semua persyaratan implicit yang di inginkan pelanggan. Desain harus menjadi panduan yang dapat dibaca dan gambaran lengkap mengenai perangkat lunak.
1.2.9 Pengujian
Pengujian Perangkat Lunak adalah elemen kritis dari jaminan kualitas perangkat lunak dan merepresentasikan kajian pokok dari spesifikasi, desain, dan pengkodean.
Sasaran pengujian menurut Glen Myers menyatakan sejumlah aturan :
1. Pengujian adalah proses eksekusi suatu program dengan maksud menemukan kesalahan.
2. Test case yang baik adalah test case yang memiliki probabilitas tinggi untuk menemukan kesalahan yang belum pernah ditemukan sebelumnya.
3. Pengujian yang sukses adalah pengujian yang mengungkap semua kesalahan yang belum pernah ditemukan sebelumnya.
1. Semua pengujian harus dapat ditelusuri sampai ke persyaratan pelanggan. 2. Pengujian harus direncanakan lama sebelum pengujian itu dimulai. 3. Pengujian harus berkembang dari yang lebih kecil ke yang lebih besar. 4. Untuk menjadi paling efektif , pengujian harus dilakukan oleh pihak ketiga
yang independen.
Testabilitas perangkat lunak secara sederhana adalah seberapa mudah sebuah program komputer dapat diuji. Serangkaian karakteristik yang membawa kepada perangkat lunak yang dapat diuji :
1. Operabilitas
”Semakin baik dia bekerja, semakin efisien dia dapat diuji”
2. Observabilitas
”Apa yang anda lihat adalah apa yang anda uji”
3. Kontrolabilitas
”Semakin baik kita dapat mengontrol rerangkat lunak semakin
banyak pengujian yang dapat diotomatisasi dan dioptimalkan”
4. Dekomposabilitas
”Dengan mengontrol ruang lingkup pengujian, kita dapat dengan
lebih cepat mengisolasi masalah dan melakukan pengujian kembali secara
lebih halus”
5. Kesederhanaan
”Semakin sedikit yang diuji, semakin cepat kita dapat mengujinya”
6. Stabilitas
”Semakin sedikit perubahan, semakin sedikit gangguan dalam pengujian”
7. Kemampuan Untuk Dapat dipahami
”Semakin banyak informasi yang kita miliki, semakin halus
pengujian yang akan dilakukan”
Verifikasi mengacu pada rangkaian aktivitas yang memastikan bahwa perangkat lunak secara tepat mengimplementasikan suatu fungsi tertentu.
”Apakah kita membangun hak produk?”
Validasi mengacu pada serangkaian aktivitas yang berbeda yang memastikan bahwa perangkat lunak yang dibangun dapat ditelusuri ke persyaratan pelanggan.
1.2.9.1 Pengujian Black Box
Pengujian BlackBox berfokus pada persyaratan fungsional perangkat lunak. Pengujian BlackBox berusaha menemukan kesalahan dalam kategori sebagai berikut :
1. Fungsi-fungsi yang tidak benar atau hilang. 2. Kesalahan Interface.
3. Kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal 4. Kesalahan kinerja
35
BAB III PEMBAHASAN 1.1 Kegiatan Kerja Praktek
1.1.1 Waktu dan Lokasi
Lokasi dari penelitian ini berada di PT. TRIPOLYTA INDONESIA, Tbk. Yang berlokasi di Jalan Raya Anyer Km 123, Kawasan Industri Pancapuri Cilegon (KIEC). Kawasan ini terletak di daerah Anyer, Desa Gunung Sugih, Kecamatan Ciwandan, Kabupaten Serang, Propinsi Banten. Dengan waktu penelitian selama kurang lebih satu bulan, yang dilaksanakan mulai dari tanggal 1 Juli 2010 dan berakhir pada 30 Juli 2010.
1.1.2 Job description
Kegiatan kerja praktek yang dilakukan bertempat pada logistic department. Adapun kegiatan yang dilakukan adalah :
1. Orientasi Kerja Praktek.
2. Pengenalan Lingkungan Kerja Praktek. 3. Bimbingan Standar Prosedur Tenaga Kerja. 4. Checking, filling, dan distribution File. 5. Checking, Labelling dan allocation Material.
1.2 Analisis Sistem
Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasikan permasalahan, kesempatan hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat di usulkan perbaikan merupakan tahapan dalam analisis suatu sistem.
mengidentifikasi hal-hal apa saja yang diperlukan sistem yang akan dibangun dan memahami dengan jelas proses yang akan dilakukan oleh sistem.
1.2.1 Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan
Setelah diadakan pengamatan dan interview dari sistem yang sedang berjalan diperoleh beberapa procedural system yang sedang berjalan yaitu :
a. Prosedur pemeriksaan barang
1. Pada saat barang tiba, staf receiving menerima barang dan surat jalan atau
Delivery Order (DO) dari vendor (supplier). 2. Staf receiving memeriksa Purchase Order (PO).
3. Staf receiving melakukan pemeriksaan kuantitatif dengan cara memeriksa kesesuaian kuantitas dan spesifikasi barang dengan surat jalan dan
Purchase Order (PO).
4. Staf receiving membuat data hasil pemeriksaan kuantitatif dan megisi Form MIR untuk pemeriksaan kualitatif.
5. Staf receiving mengirimkan informasi kepada user inspector untuk melakukan pemeriksaan kualitatif.
6. Bila berupa barang standart/rutin, seperti consumable maintenance, gas, packaging selain karung, oil dan grase, dapat di inspeksi oleh staf receiving. Lanjut ke point 9.
7. User inspector memeriksa kualitas barang sesuai dengan spesifikasi Purchase Order (PO).
8. User inspector mengembalikan MIR kepada staf receiving.
9. Staf receiving menandatangani MIR untuk pemeriksaan kualitatif.
Staf Receiving Inspection User
Surat Jalan
memeriksa kuantitatif barang pada SJ dan PO Menerima barang, surat
jalan (DO) dari vendor
Mencari dan Memeriksa nomor PO
Mengisi data hasil pemeriksaan pada form MIR
MIR
Perlu pemeriksaan kuatitatif
Mengajukan pemeriksaan kepada inspection user
MIR
SJ
Po
Pemeriksaan kuantitatif barang berdasarkan MIR, PO dan SJ. 1
Staf Receiving Inspection User
Gambar 3.1 Flow Map Peneriksaan Barang
1
2
Mencatat hasil pemeriksaan pada form
MIR dan
menandatangani MIR
User mengembalikan MIR.
Mencatat hasil pemeriksaan kuantitatif
MIR
Ttd MIR dan alokasikan barang
b. Prosedur penerimaan barang
1. Berdasarkan MIR yang harus ditindaklanjuti, staf receiving
menandatangani dan memberi stempel pada surat jalan. Surat jalan yang asli dikembalikan pada vendor sedangkan yang copy disimpan sebagai arsip.
2. Berdasarkan PO dan MIR maka staf receiving mengisi form MR (Material Receiving).
3. Staf receiving menandatangani MR.
Staff Receiving
c. Prosedur bila barang tidak dapat diterima A. Berbeda spesifikasi
Menandatangani dan memberi stempel pada pada SJ. SJ asli di kembalikan kepada vendor SJ copy disimpan sebagai arsip
Berdasarkan PO
dan MIR maka Megisi form
Material Receiving
Menandatangani MR.
arsip
1. Bila barang tidak sesuai dengan spesifikasi Purchase Order (PO), maka barang dikembalikan.
2. Membubuhkan informasi barang tidak dapat diterima dan alasannya pada surat jalan, lalu paraf.
3. Staff Receiving mengisi form Material Rejection.
4. Mengirim informasi yang harus ditindaklanjuti kepada department purchasing atas barang yang telah ditolak tersebut.
Staff Receiving
Bila barang tidak sesuai dengan spesifikasi dalam PO. Maka dikembalikan barang kepada vendor
Membubuhkan informasi barang tidak diterima dan alasannya pada surat jalan lalu paraf.
Mengisi form material rejection
MRJ
Mengirim informasi yang harus di tindak lanjuti kepada dept. purchasing
B. Berbeda kuantitas
1. Bila kuantitas barang yang diterima kurang dari yang dipesan staf receiving menerima dan membubuhkan informasi selisih kuantitas pada surat jalan dan paraf.
2. Bila kuantitas barang yang diterima lebih dari yang di pesan staf
receiving meminta dept purchasing mengembalikan kelebihan
barang tersebut.
3. Staf receiving membubuhkan informasi barang tidak diterima dan alasannya pada surat jalan, lalu paraf.
4. Staf receiving mengirim infofrmasi yang harus ditindaklanjuti oleh
Staff Receiving
Gambar 3.4 Flow Map Barang Berbeda Kuantitas
1.2.2 Analisis Masalah
Mengidentifikasi masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah dapat di definisikan
Berdasarkan MIR yang harus ditindak lanjuti. memutuskan apakah barang akan diterima atau dikembalikan kepada vendor.
Jumlah barang kurang dari pesanan
Menerima dan
membubuhkan informasi selisih kuantitas pada SJ dan paraf
Meminta barang dikembalikan karena kelebihan barang
Membubuhkan informasi barang tidak diterima dan alasannya pada surat jalan lalu paraf.
Mengisi form material rejection
MRJ
Mengirim informasi kepada dept. purchasing
sebagai suatu pertanyaan yang di inginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat dicapai. Oleh karena itu langkah pertama yang dilakukan pada tahap ini adalah mengidentifikasi dahulu masalah-masalah yang terjadi (identify)
1.3 Analisis Kebutuhan Non-Fungsional
Analisis kebutuhan non-fungsional merupakan tahapan analisis untuk menspesifikasikan ukuran kuantitatif ( kebutuhan ) yang harus dipenuhi dalam membangun sistem. Analisis kebutuhan non-fungsional diuraikan sebagai berikut.
1.3.1 Analisis Hardware ( Perangkat Keras )
Untuk mendukung kelancaran sistem informasi yang dirancang, diperlukan perangkat keras (Hardware). Adapun perangkat keras yang diperlukan adalah sebagai berikut :
1. Hardisk 40 GB
2. Memory 256 RAM
3. Processor Pentium IV
4. NIC Gigafast Ethernet 10/100 mbps
5. CD ROM 52X
6. Monitor 14”
7. Mouse dan Keyboard standar PS2
8. Printer
Secara keseluruhan sistem perangkat keras yang dimiliki PT. TRIPOLYTA INDONESIA, Tbk sudah mencukupi untuk kebutuhan perangkat lunak yang di aplikasikan.
1.3.2 Analisis Software ( Perangkat Lunak )
untuk mendukung dari Sistem Operasi (OS) dan aplikasi database. Adapun perangkat lunak yang diperlukan adalah sebagai berikut :
a. Software Sistem Operasi (OS) Windows Xp b. Software Borland Delphi 7.0
1.3.3 Analisis Brainware( Pengguna )
Hasil analisis user pada perusahaan adalah sebagai berikut : a. Setiap karyawan umumnya memiliki kemampuan komputer cukup
baik dalam menggunakan sistem operasi windows dengan program aplikasi Microsoft word dan Excel.
b. Kisaran usia karyawan yang ada di perusahaan adalah 20 sampai 40 tahun.
Karakteristik user yang ada di PT. TRIPOLYTA INDONESIA, Tbk sudah memenuhi syarat untuk bisa menggunakan sistem yang dibangun.
1.4 Analisis Database ( Basis Data )
Analisis basis data adalah kegiatan menganalisis data yang akan diolah dan disimpan dalam suatu database. Analisis ini dipresentasikan darimana data berasal dan atribut dari data tersebut.
1.4.1 ERD ( Entity Relationship Diagram )
Entity relationship diagram atau ERD digunakan untuk
Vendor Membawa Purchase Order
Staf Receiving Menerima Material
diberikan
VendorCode VendorName Address Phone
Description
PurchaseCode QtyOrdered Price
Date
MaterialCode MaterialName Department
Description
Date
Mengolah
Inspection User Memeriksa Material Inspection
Menjadi
1.4.2 Skema Relasi M. R. Issuance
IssuanceCode
Gambar 3.6 Skema Relasi
1.4.3 Struktur Tabel
Penyimpanan data pada aliran data disimpan dalam sebuah tabel seperti yang diuraikan di bawah ini :
a. Tabel Material
Tabel 3.1 Tabel Material
Description Memo 200 “a..z”,”0..9”,spasi
b. Tabel Vendor
Tabel 3.1 Tabel Vendor
Field name Type Size key
c. Tabel Inspection User
Tabel 3.2 Tabel Inspection User
Field name Type Size Spek key
d. Tabel Purchase Order
Tabel 3.3 Tabel Purchase Code
Field name Type Size Spek key
MaterialName
e. Tabel Material Inspection
Tabel 3.4 Material Inspection
Field name Type Size Spek ket Department
Char
Tabel 3.5 Tabel Material Receiving
g. Tabel Material Rejection
Date Date yyyy-mm-dd
h. Tabel Material Rejection Issuance
Tabel 3.7 Material Rejection Issuance
Field name Type Size Spek key
I. Tabel Staf Receiving
Tabel 3.8 Tabel Staf Receiving
Phone
1.5 Analisis Kebutuhan Fungsional
Analisis kebutuhan fungsional adalah analisis terhadap kebutuhan secara fungsional baik dalam aliran data maupun informasi. Analisis kebutuhan fungsional digambarkan dalam analisis terstruktur yang akan di bahas sebagai berikut.
1.5.1 Diagram konteks
Pada hakekatnya suatu sistem mempunyai keterkaitan dengan sejumlah entitas. Baik itu keterkaitan dengan entitas luar sistem maupun keterkaitan dengan entitas dalam sistem. Hubunngan antara entitas dengan system digambarkan dengan diagram konteks. Adapun diagram konteks pada Sistem Inventory Receiving dan Inventory Rejection pada PT. TRIPOLYTA INDONESIA, Tbk adalah :
Data login Data material Data vendor Data inspection user Data purchase order Data materialreceiving Data materi inspection Data material rejection Data material rejection issuance
Info login invalid Info data material Info data vendor Info data inspection user Info data purchase order Info data material receiving Info data materialinspection Info data material rejection Info data material rejectionissuance Staf
Receiving
S.I
INVENTORY
Inspection User Info data material
inspection
1.5.1.1 Data Flow Diagram (DFD)
Merupakan diagram yang menggambarkan arus data dalam sitem yang akan dibangun secara pararel dan terstruktur. Dengan mengikut sertakan komponen-komponen “entitas” yang terkait media penyimpanan (storage) proses-proses sistem maupun simbol penuh yang menunjukan hubungan arus data dari proses ke entitas yang terkait. Adapun gambar dari DFD yang dibangun adalah sebagai berikut :
DFD level 0
Info pengolahan laporan
4.0 Report Meminta laporan
Data login valid
Data login valid 3.0
Inventory Data material receiving
Data material inspection Data material rejection Data material rejection issuance
Info data material receiving Info data material inspection Info data material rejection Info data material rejection issuance
1.0 login
Staf Receiving
Data login
Data login invalid
2.0 Data Master
Data login valid Data material
Data vendor Data inspection user Data purchase order
Info data material Info data vendor Info data inspection user Info data purchase order
5.0
Setting
Ganti stafname, password Data login valid
Info stafname, password
1.5.1.2 DFD Level 1 proses Login
1.5.1.3 DFD Level 1 proses Data Master Staf Stafname dan password
Stafname valid Info data stafname
Data stafname
Data
stafname Info data password
T material
Tvendor
T inspection_user
Data inspection user
Infodata inspection user
Info data vendor Data material
Info data material
Data vendor
Info data purchase order Data purchase order
Info data purchase order Data purchase order Info data vendor
Data vendor Info data inspection user
Data inspection user Info data material
Data material
Gambar 3.9 DFD Level 1 Login
1.5.1.4 DFD Level 1 proses Inventory
1.5.1.5 DFD Level 1 proses Pengolahan Report
T material_inspection
T material_rejection T material_receiving
Data M. receiving
Info data M. receiving
Info data M. rejection Data material inspection
Info data M. inspection
Data M.rejection
Info data M. rejection issuance Data M. rejection issuance
Info data M. rejection issuance Data M. rejection issuance Info data M. rejection
Data M. rejection Info data M. receiving
Data M. receiving Info data M. inspection
Data M. inspection
T material_inspection
T material_rejection T material_receiving
Data M. receiving
Lap data M. receiving
Lap data M. rejection Data M. inspection
Lap data M. inspection
Data M.rejection M. Rejection
Report
4.4 M. R. Issuance
Report Tmaterial_rj_issuance
Lap data M. rejection issuance Data M. rejection issuance
Info data M. rejection issuance Data M. rejection issuance Info data M. rejection
Data M. rejection Info data M. receiving
Data M. receiving Info data M. inspection
Data M. inspection
Gambar 3.11 DFDLevel 1 Inventory
1.5.1.6 DFD Level 1 proses Setting
1.5.1.7 DFD Level 2 proses Material Staf
Receiving
5.1 Staf Receiving
Stafname dan password Info stafname dan password
Tstaf_receiving
Info stafname dan password Stafname dan password
T material
Data yang di edit
Info data di edit
Info data di hapus Data yang ditambah
Info data di tambah
Data yg di hapus
Info data di cari Data yang dicari
Info data telah di cari Data telah di cari Info data telah di hapus
Data telah di hapus Info data telah di edit
Data telah di edit Info data telah ditambah
Data telah ditambah
Gambar 3.13 DFD Level 1 Staf Receiving
1.5.1.8 DFD Level 2 proses Inspection User
1.5.1.9 DFD level 2 proses Vendor
T inspection_user
Data yang di edit
Info data di edit
Info data di hapus Data yang ditambah
Info data di tambah
Data yg di hapus
Info data di cari Data yang dicari
Info data telah di cari Data telah di cari Info data telah di hapus
Data telah di hapus Info data telah di edit
Data telah di edit Info data telah ditambah
Data telah ditambah
T vendor
Data yang di edit
Info data di edit
Info data di hapus Data yang ditambah
Info data di tambah
Data yg di hapus Delete Vendor
2.3.4 Search Vendor
Info data di cari Data yang dicari
Info data telah di cari Data telah di cari Info data telah di hapus
Data telah di hapus Info data telah di edit
Data telah di edit Info data telah ditambah
Data telah ditambah
Gambar 1.5 DFD Level 2 Inspection User
1.5.1.10 DFD Level 2 proses Purchase Order
1.5.1.11 DFD Level 2 proses Material Inspection
Info data telah di cari
T purchase_order
Data yang di edit
Info data di edit
Info data di hapus Data yang ditambah
Info data di tambah
Data yg di hapus
Staf Receiving
2.4.1 Add Purchase
Order
Info data di cari
Data yang dicari Data telah di cari
Info data telah di hapus Data telah di hapus Info data telah di edit
Data telah di edit Info data telah ditambah
Data telah ditambah
T material_inspection
Data yang di edit
Info data di edit
Info data di hapus Data yang ditambah
Info data di tambah
Data yg di hapus M.Inspection
3.1.4 Search M.Inspection
Info data di cari Data yang dicari
Info data telah di cari Data telah di cari Info data telah di hapus
Data telah di hapus Info data telah di edit
Data telah di edit Info data telah ditambah
Data telah ditambah
Gambar 1.5 DFD Level 2 Purchase Order
1.5.1.12 DFD Level 2 proses Material Receiving
1.5.1.13 DFD Level 2 proses Material Rejection
T material_receiving
Data yang di edit
Info data di edit
Info data di hapus Data yang ditambah
Info data di tambah
Data yg di hapus
Info data di cari Data yang dicari
Info data telah di cari Data telah di cari Info data telah di hapus
Data telah di hapus Info data telah di edit
Data telah di edit Info data telah ditambah
Data telah ditambah
Info data di cari Info data telah di cari
Tmaterial_rejection
Data yang di edit
Info data di edit
Info data di hapus Data yang ditambah
Info data di tambah
Data yg di hapus
Data yang dicari Data telah di cari
Info data telah di hapus Data telah di hapus Info data telah di edit
Data telah di edit Info data telah ditambah
Data telah ditambah
Gambar 3.19 DFD Level 2 Material Receiving
1.5.1.14 DFD Level 2 proses Material Rejection Issuance
1.5.1.15 DFD Level 2 proses Staf Receiving
T material_ rj_issuance Data yang di edit
Info data di edit
Info data di hapus Data yang ditambah
Info data di tambah
Data yg di hapus
Info data di cari Data yang dicari
Info data telah di cari Data telah di cari Info data telah di hapus
Data telah di hapus Info data telah di edit
Data telah di edit Info data telah ditambah
Data telah ditambah
Tstaf_receiving Data yang di hapus
Info data di hapus
Info data di cari Data yang ditambah
Info data di tambah
Data yg di cari Delete Staf
Receiving
5.1.3 Search staf
Receiving
Info data telah di cari Data telah di cari Info data telah di hapus
Data telah di hapus Info data telah ditambah
Data telah ditambah
Gambar 3.21 DFD Level 2 Material Rejection Issuance
1.5.2 Spesifikasi Proses
Spesifikasi proses digunakan sebagai gambaran proses model aliran pada DFD. Untuk menggambarkan proses model aliran pada DFD dijelaskan pada tabel spesifikasi proses dibawah ini.
1.5.2.1 Spesifiksi Proses DFD level 0
Tabel 3.10 Spesifikasi Proses Login Nomor Proses 1.0
Nama Proses Login
Deskripsi Proses yang dilakukan untuk mengakses data login Masukan Klik menu login
Keluaran Menu login
Tabel 3.11 Spesifikasi Proses Data Master Nomor Proses 2.0
Nama Proses Data Master
Deskripsi Proses yang berisikan menu pilihan data master Masukan Klik Data
Material, Klik Data Inspection User, Klik Data Vendor, Klik Data Purchase Order.
Keluaran Data Material, Data Inspection User, Data Vendor, Data Purchase Order.
Tabel 3.12 Spesifikasi Proses Inventory Nomor Proses 3.0
Nama Proses Inventory
Deskripsi Proses yang berisikan menu pilihan data Inventory
Masukan
Klik Data Material Inspection, Klik Data Material Receiving, Klik Data Material Rejection, Klik Data
Material Rejection Issuance.
Data Material Rejection, Data Material Rejection Issuance.
Tabel 3.13 Spesifikasi Proses Report Nomor Proses 4.0
Nama Proses Report
Deskripsi Proses yang berisikan menu pilihan pembuatan
Report
Masukan
Klik Report Data Material Inspection, Klik Report
Data Material Receiving, Klik Report Data Material Rejection, Klik Report Data Material Rejection Issuance.
Keluaran
Report Data Material Inspection, Report Data
Material Receiving, Report Data Material Rejection, Report Data Material Rejection Issuance.
Tabel 3.14 Spesifikasi Proses Setting Nomor Proses 5.0
Nama Proses Setting
Deskripsi Proses setting dilakukan untuk dapat mengaskses data
Login
Masukan StafCode, StafName, password, Address, Phone, Description.
Keluaran Info data Stafname dan password baru
1.5.2.2 Spesifikasi Proses DFD Level 1
Tabel 3.15 Spesifikasi Proses Verifikasi Stafname Nomor Proses 1.1
Deskripsi Menentukan apakan username valid atau invalid Masukan Username
Keluaran Username salah/invalid
Tabel 3.16 Spesifikasi Proses Verifikasi Password Nomor Proses 1.2
Nama Proses Verifikasi password
Deskripsi Menentukan apakan password valid atau invalid Masukan Password
Keluaran Password salah
Tabel 3.17 Spesifikasi Proses Material Nomor Proses 2.1
Nama Proses Material
Deskripsi Untuk mengolah semua data material
Masukan MaterialCode, MaterialName, Department, Description, Date
Keluaran Info semua masukan data material
Tabel 3.18 Spesifikasi Proses Incpection User Nomor Proses 2.2
Nama Proses Inspection User
Deskripsi Untuk mengolah semua data Inspection User
Masukan UserCode, UserName, Phone, Department, Description
Keluaran Info semua masukan data Inspection User
Tabel 3.19 Spesifikasi Proses Vendor Nomor Proses 2.3
