SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN
ADMINISTRASI KEUANGAN SEKOLAH
DI SMA NEGERI 26 BANDUNG
Wahyuni Kustya Lestari
LATAR BELAKANG
Semakin maju dan berkembangnya teknologi.
Salah
satunya
teknologi
komputer
mengalami
kemajuan yang sangat pesat.
Dengan
segala
kelengkapannya
memberikan
kemudahan yang dibutuhkan.
Pemanfaatan komputer saat ini sangat luas. Mulai dari
bidang ekonomi, hiburan, keamanan, juga termasuk
penggunaan dibidang pendidikan.
Biaya pendidikan terdiri dari dua sisi yang berkaitan
IDENTIFIKASI
MASALAH
Dalam pengelolaan anggaran penerimaan dan
pengeluaran sekolah belum terkomputerisasi
Sering terjadi kesalahan dan keterlambatan
dalam pembuatan laporan.
Rekapitulasi keuangan sekolah belum tertata
dengan baik. Sehingga dalam pembuatan laporan
memerlukan waktu yang cukup lama.
Permasalahan yang sering dikeluhkan adalah
sulitnya mengumpulkan data
–
data keuangan
RUMUSAN MASALAH
Perancangan
Implementasi
Sistem yang sedang
berjalan
Pengujian
MAKSUD PENELITIAN
Untuk merancang dan membangun Sistem
Informasi Pengelolaan Administrasi
TUJUAN
1. Untuk mengetahui Sistem informasi Pengelolaan Administrasi
Keuangan Sekolah yang sedang berjalan di SMA Negeri 26
Bandung.
2. Untuk merancang dan membangun Sistem informasi
Pengelolaan Administrasi Keuangan Sekolah di SMA Negeri 26
Bandung.
3. Untuk menguji Sistem informasi Pengelolaan Administrasi
Keuangan Sekolah di SMA Negeri 26 Bandung.
BATASAN MASALAH
1. Hanya membahas penerimaan dan pengeluaran keuangan di
SMA Negeri 26 Bandung
2. Hanya mengolah transaksi pembayaran registrasi siswa baru,
pembayaran SPP(Sumbangan Pembangunan dan Pendidikan)
dan pembayaran DSP ( Dana Sumbangan Pendidikan),
pencairan Dana Kegiatan berdasarkan proposal yang disetujui.
Tidak membahas aliran keuangan diluar sistem.
3. Tidak menangani sistem akutansi, hanya sebatas pada
penanganan keuangan masuk dan keuangan keluar,
SISTEM INFORMASI
PENGELOLAAN
ADMINISTRASI KEUANGAN
SEKOLAH YANG SEDANG
F
L
O
W
F
L
O
W
F
L
O
W
DIAGRAM KONTEKS
YANG BERJALAN
Siswa
SI Pengelolaan Administrasi Keuangan Sekolah Di SMA
Negeri 26 Bandung
Panitia Kegiatan Sekolah
Kepala Sekolah
Komite Sekolah Laporan Keuangan Sekolah
Laporan Keuangan Sekolah
Pengajuan Proposal
Uang cair Persyaratan Registrasi
Kuitansi pembayaran registrasi
Kartu DSP & SPP
DFD LEVEL 0 YANG
BERJALAN
Siswa 1.0 Administrasi keuangan siswa Persyaratan registrasiKuitansi Pembayaran registrasi
Kartu DSP & SPP
Kartu DSP & SPP
BPPDB
BIS
BPSB
BHPI Buku Pendaftaran Peserta Didik Baru
Buku Induk Siswa
Buku Pembayaran Siswa Baru
Buku Harian Penerimaan Iuran Panitia Kegiatan Sekolah 2.0 Pengeluaran Keuangan Sekolah BKU Proposal pengajuan Uang cair
Buku Kas Umum
Kuitansi Pengeluaran Kuitansi Pengeluaran 3.0 Laporan Keuangan Sekolah Kuitansi Pengeluaran
Buku Harian Penerimaan Buku Pembayaran Siswa Baru
Kepala Sekolah Komite Sekolah Laporan Keuangan Laporan Keuangan Kartu DSP & SPP Lunas
Data pemasukan & pengeluaran keuangan
DFD LEVEL 1 PROSES
ADMINISTRASI
KEUANGAN SISWA
Siswa 1.1 Periksa Kelengkapan Persyaratan Lengkap Persyaratan registrasi Persyaratan lengkap 1.2 Catat di bukupendaftaran peserta didik baru Persyaratan lengkap BPPDB Buku pendaftaran peserta didik baru
1.3 Buat kuitansi
registrasi Data siswa baru
1.4 Catat di buku induk peserta
didik baru Persyaratan
lengkap
BIS
Buku induk siswa
Kuitansi pembayaran registrasi
Kuitansi pembayaran registrasi Kuitansi pembayaran 1.5 Catat dibuku pembayaran PSB
Data pembayaran registrasi
BPSB Data pembayaran
registrasi
1.6 Cetak kartu DSP & SPP
Data pembayaran registrasi
Kartu DSP & SPP
Kartu DSP & SPP
1.7 Catat pada buku harian penerimaan iuran BHPI Data pembayaran iuran
penerimaan harian
1.8 Beri cap, paraf dan
tanggal Kartu DSP & SPP lunas
DFD LEVEL 1 PROSES
LAPORAN KEUANGAN
SEKOLAH
3.1 Merekap pemasukan &
pengeluaran BPSB
BHPI KP
3.2
Buat konsep laporan keuangan Buku Kas
Umum Data pemasukan &
pengeluaran keuangan
Data pemasukan & pengeluaran keuangan
3.3
Buat konsep laporan keuangan
Konsep laporan keuangan Kepala
sekolah
Komite sekolah Laporan
keuangan
SISTEM INFORMASI
PENGELOLAAN
ADMINISTRASI KEUANGAN
Flowmap Registrasi Siswa Yang Diusulkan
Kepala Sekolah Tata Usaha Bendahara Penerimaan siswa Persyatan registrasi Formulir registrasi terisi Bukti pembayaran registrasi Cetak bukti pembayaran Persyatan registrasi Formulir registrasi terisi Formulir registrasi Pembayaran registrasi Isi formulir registrasi Formulir registrasi Laporan registrasi Siswa baru Periksa kelengkapan Persyaratan lengkap Sistem Informasi Pengelolaan Administrasi Keuangan sekolah Bukti pembayaran registrasi Cetak Laporan Registrasi siswa Baru Laporan registrasi Siswa baru Persyaratan lengkapFlowmap Pembayaran SPP & DSP Yang
Diusulkan
Tata Usaha
Bendahara Penerimaan Kepala
sekolah Siswa
Kartu DSP & SPP
Kartu DSP & SPP Input data pembayaran siswa Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Administrasi Keuangan sekolah Cetak Bukti pembayaran siswa Bukti pembayaran siswa
Kartu DSP & SPP
Beri cap dan paraf
Bukti pembayaran
DSP & SPP valid Kartu DSP &
SPP valid Kartu DSP &
SPP valid
BP
Mencari tunggakan pembayaran
Bendahara
penerimaan Tata usaha
Kepala Sekolah
Data Dana Kas pemasukan
lain-lain
Data Dana Kas pemasukan
lain-lain
Sistem informasi administrasi
keuangan sekolah Input dana kas
masuk lain-lain
Bukti dana kas pemasukan
lain-lain
Cetak bukti dana kas masuk
lain-lain
Bukti dana kas pemasukan
lain-lain
tertandatangan Tandatangan
bukti
Bukti dana kas pemasukan
lain-lain
tertandatangan
Flowmap Pengeluaran Keuangan Sekolah
yang diusulkan
Tata Usaha
Kepala sekolah Bagian bendahara pengeluaran Panitia kegiatan sekolah
Flowmap Laporan Keuangan Sekolah yang
diusulkan
Komite sekolah Kepala sekolah
Tata Usaha
Laporan keuangan
Laporan keuangan Laporan
keuangan 1
Laporan keuangan
2 Laporan keuangan
3 Proses laporan
keuangan
Saldon bulan sebelumnya Pembayaran
DSP & SPP Pembayaran
registrasi
Cetak laporan keuangan
Pengeluaran keuangan
Sistem Informasi Pengelolaan Administrasi Keuangan
Sekolah
DIAGRAM KONTEKS YANG DIUSULKAN
SI Pengelolaan Administrasi Keuangan sekolah Siswa
Komite Sekolah
Kepala Sekolah
Panitia kegiatan
sekolah F. registrasi
F.registrasi terisi + persyaratan registrasi
Bukti pembayaran registrasi
Kartu DSP & SPP
Bukti pembayaran DSP & SPP + Kartu DSP valid
Laporan Pembayaran Registrasi
Laporan Pembayaran DSP & SPP
Laporan Pengeluaran Keuangan Sekolah
Laporan Keuangan Sekolah
Uang cair
Pengajuan proposal
Laporan Keuangan Sekolah
Data Dana Kas pemasukan lain
DFD LEVEL 0 YANG
DIUSULKAN
Siswa 1.0 Registrasi Siswa Baru F. RegistrasiF.Registrasi terisi + persyaratan registrasi
Dt.Siswa Data siswa Baru
2.0 Pembayaran
DSP & SPP
Pembayaran Registrasi Data pembayaran
registrasi Bukti pembayaran registrasi
Kepala sekolah Laporan Pembayaran Registrasi Data siswa Pembayaran DSP & SPP Data Pembayaran
DSP & SPP
4.0 Pengeluaran Keuangan Sekolah PanitiaKegiatan Sekolah Pengajuan Proposal Uang cair Daftar tunggakan
Daftar tunggakan Laporam Pembayaran DSP & SPP Kartu DSP & SPP
Kartu DSP & SPP valid + bukti pembayaran DSP & SPP
Pengeluaran Keuangan
Sekolah Pengajuan
pengeluaran keuangan Bukti pembayaran DSP & SPP
Laporan Pengeluaran Keuangan sekolah 5.0 Laporan Keuangan Sekolah Pembayaran Registrasi Pembayaran DSP & SPP
Pengeluaran Keuangan Sekolah
Laporan Keuangan Sekolah
Komite Sekolah
Laporan Keuangan Sekolah
DFD LEVEL 1 PROSES
REGISTRASI SISWA
siswa
1.1 Pembayaran
registrasi F.registrasi terisi
+ persyaratan Formulir Registrasi
1.2 Cetak bukti pembayaran
registrasi
Data pembayaran registrasi siswa
Bukti pembayaran registrasi
1.3 Input data
siswa
Persyaratan lengkap Data siswa Dt. siswa
Registrasi Siswa
Bukti pembayaran registrasi siswa
1.4 Cetak laporan
registrasi siswa Laporan registrasi siswa
DFD LEVEL 1 PROSES
PEMBAYARAN SPP & DSP
Siswa
2.1 Input Data Pembayaran
DSP & SPP
Kartu DSP & SPP Dt.Siswa
Data siswa
Data siswa
Pembayaran DSP & SPP
Data Pembayaran Siswa
2.2 Cetak Bukti pembayaran
DSP & SPP Bukti Pembayaran
DSP & SPP
2.4
Cari tunggakan pembayaran Bukti Pembayaran DSP & SPP +
Kartu DSP & SPP valid
Data siswa Data pembayaran DSP & SPP
2.5 Cetak Daftar
tunggakan Daftar Tunggakan
Daftar tunggakan
Daftar tunggakan 2.3
Cetak Laporan Pembayaran
DSP & SPP Laporan Pembayaran
DSP & SPP
Kepala
DFD LEVEL 1 PROSES
PENGELUARAN
KEUANGAN SEKOLAH
Panitia Kegiatan Sekolah 3.1 Pengajuan proposal Proposal pengajuan 3.2 Input pengajuan proposal Proposal disetujui 3.3 Cetak bukti pengeluaran keuangan Pengeluaran keuangan Pengajuan proposalBukti pengeluaran keuangan
3.4
Menandatangani bukti pengeluaran
keuangan
Bukti pengeluaran keuangan
3.5 Mencairkan dana proposal Butki pengeluaran keuangan ditandatangani Uang cair Kepala sekolah 3.6 Cetak laporan pengeluaran keuangan
Laporan pengeluaran keuangan
DFD LEVEL 1 PROSES
LAPORAN KEUANGAN
SEKOLAH
4.1
Proses Laporan Keuangan Pembayaran Registrasi
Pembayaran DSP & SPP
Pengeluaran Keuangan sekolah
Saldo Data laporan keuangan Saldo akhir
4.2
Cetak laporan keuangan
Laporan keuangan
Kepala Sekolah
Komite Sekolah
Laporan Keuangan Sekolah
ERD
Siswa memiliki SettingOps
memiliki
pengguna memiliki
Jurnal
memiliki saldo
memiliki
1 n
1
1 1
n
n
KESIMPULAN
1. Sistem informasi pengelolaan administrasi keuangan sekolah masih belum
terkomputerisasi dan belum terintegrasi sehingga informasi yang didapat kurang
cepat dan akurat.
2. Sistem informasi pengelolaan administrasi keuangan dirancang menggunakan
pendekatan terstruktur, sehingga perancangan sistem yang baru selain dapat
mengatasi masalah yang ada dan dapat mengatasi masalah yang ada dan dapat
membuat data menjadi integritas sehingga data yang dihasilkan lebih
efektif
dan
efisien.
3. Dalam proses pengujian sistem menggunakan pengujian
black box
agar
menghasilkan perangkat lunak yang dibangun memiliki kualitas yang handal, yaitu
mampu mempresentasikan kajian pokok dari spesifikasi , analisis, perancangan,
dan pengkodean dari perangkat lunak itu sendiri.
4. Hasil implementasi sistem informasi pengelolaan administrasi keuangan sekolah
diharapkan dapat mengurangi kesalahan dan terlambatnya informasi data
keuangan yang diperlukan dengan sistem yang terkomputerisasi, dan membuat
SARAN
Sistem yang penulis bangun hanya proses pembayaran
registrasi siswa baru, pembayaran DSP dan SPP,
pengeluaran keuangan. Diharapkan kedepanya sistem
yang dibangun dapat mencakup keseluruhan sistem
administrasi keuangan sekolah seperti penggajian guru.
Sistem Informasi Pengelolaan Administrasi Keuangan
Sekolah yang dibuat oleh penulis masih banyak
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
PENGELOLAAN ADMINISTRASI KEUANGAN
SEKOLAH DI SMA NEGERI 26 BANDUNG
SKRIPSI
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Kelulusan Pada Program Studi
Strata Satu Jurusan Sistem Informasi
Oleh
Wahyuni Kustya Lestari
10507464
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
i
ABSTRAK
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN
ADMINISTRASI KEUANGAN SEKOLAH DI SMA NEGERI 26
BANDUNG.
Oleh
Wahyuni Kustya Lestari
SMA Negeri 26 Bandung merupakan salah satu lembaga pendidikan di daerah Bandung. Semakin bertambahnya waktu SMA Negeri 26 Bandung mengalami perkembangan yang signifikan. Perkembangan ini menuntut adanya sebuah sarana untuk mempercepat kinerja dan efisiensi dalam administrasi sekolah, khususnya administrasi keuangan sekolah seperti registrasi siswa baru, pembayaran DSP dan SPP, pengeluaran keuangan sekolah dan lain sebagainya. Maka dari itu diperlukan adanya sistem informasi pengelolaan administrasi keuangan sekolah yang dapat mencatat, memproses, dan menghasilkan sebuah sistem informasi keuangan sekolah yang cepat.
Pada penelitian sistem ini digunakan metodologi penelitian berupa metode deskriptif, sebagai upaya untuk mendapatkan gambaran dan penjelasan mengenai keadaan objek penelitian berdasarkan fakta-fakta yang tampak. Sedangkan untuk metode pengumpulan data penulis menggunakan metode wawancara, observasi, dan studi dokumentasi. Serta menggunakan pendekatan secara terstruktur. Kemudian menganalisa dan menjelaskan data yang dikumpulkan sesuai dengan tujuan penelitian
untuk pembangunan sistem yang digunakan metode waterfall, dan untuk pemodelan
sistem penulis menggunakan metode perancangan terstuktur dengan alat bantu perancangan yaitu flowmap, diagram konteks, diagram alir data (DFD), dan kamus data. Dalam penelitian ini penulis menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0 untuk membuat program dan menggunakan Microsoft Office Access 2003 sebagai database.
Tujuan dari penelitian ini diharapkan dapat mempermudah dalam mengelola administrasi keuangan sekolah menjadi lebih cepat, tepat dan akurat. Setelah sesuai dengan metode penelitian yang diinginkan, sistem informasi ini memiliki tindak
lanjut pengujian sistem dimana pengujian ini menggunakan metode black box.
ii
ABSTRACT
THE ORGANIZER SYSTEM INFORMATION DESIGN OF
FINANCIAL ADMINISTRATION SCHOOL IN 26 SENIOR HIGH
SCHOOL BANDUNG
By
Wahyuni Kustya Lestari 10507464
SMA Negeri 26 Bandung is one of the educational institutions in Bandung. Increasing numbers of SMA Negeri 26 Bandung time progressing is significant. This development calls for a means to accelerate the performance and efficiency in school administration, especially the school in the registration of the new students, DSP payments and fees, expenses and other school finance. Therefore needed a system of school finance administration management information that can record, process, and produces a system of school finance information quickly.
Beside on the research this system used a descriptive method of research methodology, in order to get an overview and explanation of the state of the research object based on the facts that appear. As for the method of data collection methods the author uses interview, observation, and study documentation. And using a structured approach. Then analyze and explain the data collected in accordance with the purposes of research for development system that is used waterfall method and system for modeling the authors use a structured design method to design a tool that is flowmap, context diagram, data flow diagrams (DFD), and data dictionary. In this study the author uses Visual Basic 6.0 programming language to create programs and using Microsoft Office Access 2003 as database
The purpose of this study is expected to ease in managing the financial administration of the school becomes more rapid, precise and accurate. Once in accordance with the desired research methods, information system have a follow-up testing the system ini which this test method of black box.
iii
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh.
Tiada kata yang lebih pantas dan indah diucapkan, kecuali puji syukur
kehadirat Allah SWT, atas segala nikmat, hidayah, dan inayahnya yang telah
dianugrahkan kepada kita semua sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini
yang berjudul “Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Administrasi
Keuangan Sekolah di SMA Negeri 26 Bandung”.
Salawat dan salam semoga tetap tercurah kepada Nabi Muhammad SAW,
kepada keluarganya, sahabatnya, tabiin-tabiinnya dan sampailah kepada kita selaku
umatnya sampai akhir zaman, Amin.
Adapun tujuan dari penelitian skripsi ini adalah sebagai salah satu persyaratan
akademik Mata kuliah Tugas Akhir jenjang Strata I Program Studi Sistem Informasi
Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer di Universitas Komputer Indonesia.
Penulis menyadari sepenuhnya akan segala keterbatasasn pengetahuan
pengalaman serta kemampuan yang penulis miliki sehingga dalam menyelesaikan
tugas akhir ini masih banyak kekurangan dan jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu
penulis sangat mengharapkan adanya kritik dan saran yang membangun kearah
iv
meringankan dan memudahkan penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini. Oleh
karena itu pada kesempatan inilah dengan segenap rasa tulus penulis menyampaikan
ucapan terima kasih kepada yang terhormat
1. Bapak Dr. Ir. Eddy Suryanto Soegoto, M.Sc, selaku Rektor Universitas
Komputer Indonesia Bandung.
2. Bapak Prof. Dr. H. Denny Kurniadie, Ir, M.Sc, selaku Dekan Fakultas Teknik
dan Ilmu Komputer UNIKOM.
3. Bapak Dadang Munandar, SE, M.Si, selaku Ketua Program Studi Sistem
Informasi.
4. Bapak Iyan Gustiana, S.Kom., M.Kom, selaku Dosen Pembimbing yang telah
membimbing dengan sabar dan memberikan masukan kepada penulis selama
penyusunan skripsi ini.
5. Ibu Wartika, S.Kom., M.T., selaku Dosen Wali yang telah banyak membantu
penulis dalam proses akademik selama masa perkuliahan.
6. Para Dosen UNIKOM Bandung yang telah memberikan pengajaran dengan
Ikhlas dan Sabar, serta memberikan ilmu yang sangat bermanfaat.
7. Bapak Drs. Yayat Ruchiyat, selaku Kepala Sekolah SMA Negeri 26 Bandung
yang telah mengijinkan penulis untuk melakukan penelitian.
8. Kedua orang tua tercinta yang doanya selalu menyertai langkahku. Terima
kasih untuk semua daya, upaya, dan pengorbanan mereka berdua yang tidak
v
9. Kakak dan adik tersayang semangat kalian yang selalu membantuku.
10.Teman seperjuangan anak – anak MI-10 angkatan 2007 yang selalu kompak
selalu, terima kasih atas dukungan kalian, you’re the best bro.
11.Semua pihak yang telah membantu penyelesaian skripsi ini, terima kasih atas
dorongannya.
Akhir kata, penulis berharap semoga laporan ini berguna dan bermanfaat bagi
penulis dan pembaca. Semoga segala bantuan yang telah diberikan kepada penulis
mendapat balasan dari Allah SWT. Amin.
Wassalamu’alaikaum warahmatullahi wabarakatuh.
Bandung, 2012
Penulis
Wahyuni Kustya Lestari
vi
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN
LEMBAR KEASLIAN
ABSTRAK ... i
ABSTRACK ... ii
KATA PENGANTAR ... iii
DAFTAR ISI ... vi
DAFTAR GAMBAR ... x
DAFTAR TABEL ... xiv
DAFTAR SIMBOL ... xv
BAB I PENDAHULUAN ... Error! Bookmark not defined.
1.1 Latar Belakang. ... Error! Bookmark not defined.
1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah. .. Error! Bookmark not defined.
1.2.1 Identifikasi Masalah ... Error! Bookmark not defined.
1.2.2 Rumusan Masalah. ... Error! Bookmark not defined.
1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian ... Error! Bookmark not defined.
1.3.1 Maksud Penelitian ... Error! Bookmark not defined.
1.3.2 Tujuan Penelitian. ... Error! Bookmark not defined.
1.4 Kegunaan Penelitian... Error! Bookmark not defined.
vii
1.4.2 Kegunaan Akademis ... Error! Bookmark not defined.
1.5 Batasan Masalah... Error! Bookmark not defined.
1.6 Lokasi dan waktu Penelitian ... Error! Bookmark not defined.
1.6.1 Lokasi Penelitian ... Error! Bookmark not defined.
1.6.2 Waktu Penelitian ... Error! Bookmark not defined.
BAB II LANDASAN TEORI ... Error! Bookmark not defined.
2.1 Konsep Dasar Sistem ... Error! Bookmark not defined.
2.1.1 Pengertian Sistem ... Error! Bookmark not defined.
2.1.2 Kararkteristik Sistem ... Error! Bookmark not defined.
2.1.3 Klasifikasi Sistem. ... Error! Bookmark not defined.
2.2 Konsep Dasar Informasi ... Error! Bookmark not defined.
2.2.1 Pengertian Informasi. ... Error! Bookmark not defined.
2.2.2 Nilai Informasi ... Error! Bookmark not defined.
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi ... Error! Bookmark not defined.
2.3.1 Pengertian Sistem Informasi . Error! Bookmark not defined.
2.3.2 Komponen Sistem Informasi Error! Bookmark not defined.
2.4 Perangkat Lunak Pendukung... Error! Bookmark not defined.
2.4.1 Pengenalan Visual Basic ... Error! Bookmark not defined.
2.4.2 Microsoft Office Access 2003.Error! Bookmark not defined.
2.4.3 Data Dynamic Active Report 2.0. ... Error! Bookmark not
defined.
viii
2.4.5 Definisi Pengelolaan. ... Error! Bookmark not defined.
2.4.6 Definisi AdministrasiKeuangan. ... Error! Bookmark not
defined.
BAB III OBJEK DAN METODE PENELITIAN . Error! Bookmark not defined.
3.1 Objek Penelitan ... Error! Bookmark not defined.
3.1.1 Sejarah Singkat Sekolah ... Error! Bookmark not defined.
3.1.2 Visi dan Misi Sekolah ... Error! Bookmark not defined.
3.1.3 Struktur Organisasi SMA Negeri 26 Bandung... Error!
Bookmark not defined.
3.1.4 Deskripsi Tugas ... Error! Bookmark not defined.
3.2 Metode Penelitian... Error! Bookmark not defined.
3.2.1 Desain Penelitian ... Error! Bookmark not defined.
3.2.2 Jenis dan Metode Pengumpulan Data . Error! Bookmark not
defined.
3.2.3 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem ... Error!
Bookmark not defined.
3.2.4 Pengujian Software ... Error! Bookmark not defined.
BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... Error! Bookmark not
defined.
4.1 Analisis Sistem Yang Berjalan. ... Error! Bookmark not defined.
ix
4.1.2 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan.Error! Bookmark not
defined.
4.1.3 Evaluasi Sistem Yang Sedang BerjalanError! Bookmark not
defined.
4.2 Perancangan Sistem. ... Error! Bookmark not defined.
4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem .. Error! Bookmark not defined.
4.2.2 Gambaran Umum Sistem Yang Diusulkan Error! Bookmark
not defined.
4.2.3 Perancangan Prosedur Yang DiusulkanError! Bookmark not
defined.
4.2.4 Perancangan Basis Data ... Error! Bookmark not defined.
4.2.5 Perancangan Antar Muka ... Error! Bookmark not defined.
4.2.6 Perancangan Arsitektur JaringanError! Bookmark not defined.
BAB V IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM ... Error! Bookmark not
defined.
5.1 Implementasi ... Error! Bookmark not defined.
5.1.1 Batasan Implementasi. ... Error! Bookmark not defined.
5.1.2 Implementasi Perangkat Lunak.Error! Bookmark not defined.
5.1.3 Implementasi Perangkat Keras.Error! Bookmark not defined.
5.1.4 Implementasi Basis Data ... Error! Bookmark not defined.
5.1.5 Implementasi Antar Muka... Error! Bookmark not defined.
x
5.1.7 Penggunaan Program. ... Error! Bookmark not defined.
5.2 Pengujian ... Error! Bookmark not defined.
5.2.1 Rencana Pengujian. ... Error! Bookmark not defined.
5.2.2 Kasus dan Hasil Pengujian. ... Error! Bookmark not defined.
5.2.3 Kesimpulan Hasil Pengujian. Error! Bookmark not defined.
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN... Error! Bookmark not defined.
6.1 Kesimpulan ... Error! Bookmark not defined.
6.2 Saran. ... Error! Bookmark not defined.
DAFTAR PUSTAKA ... Error! Bookmark not defined.
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang.
Dengan semakin maju dan berkembangnya teknologi, manusia dituntut
untuk selalu berpikir bagaimana cara yang tepat dan cepat dalam menciptakan
suatu sarana yang nantinya akan membantu proses kerja manusia. Salah satunya
teknologi komputer, yang sampai sekarang mengalami kemajuan yang sangat
pesat sejak ditemukan pada tahun 1940-an. Untuk itu, manusia dituntut untuk
selalu mengetahui tentang teknologi komputer, walaupun hanya sistem
komputernya saja.
Dengan segala kelengkapannya komputer telah mampu memberikan
kemudahan yang dibutuhkan. Berbagai informasi yang memerlukan kecepatan
dan akurasi tinggi, telah dapat dipenuhi dengan bantuan perangkat tersebut.
Teknologi informasi modern tersebut telah menembus batas jarak dan waktu yang
sering menjadi kendala dalam kehidupan masyarakat. Dengan kemampuanya
dalam pengolahan data secara cepat dan akurat, penyajian informasi secara
menarik dan mudah dibaca, serta kemudahan pengoperasiannya, perangkat
komputer sangat efektif dan layak digunakan untuk mendukung pekerjaan rutin
para pemakainya. Pemanfaatan komputer saat ini sangat luas mulai dari bidang
ekonomi, hiburan, keamanan, juga termasuk penggunaan dibidang pendidikan.
2
Menurut Nanang Fatah (2009:23) menyatakan anggaran biaya pendidikan
terdiri dari dua sisi yang berkaitan satu sama lain, yaitu sisi anggaran penerimaan
dan anggaran pengeluaran untuk mencapai tujuan-tujuan pendidikan. Anggaran
penerimaan adalah pendapatan yang diperoleh setiap tahun oleh sekolah dari
berbagai sumber resmi dan diterima secara teratur. Sumber - sumber anggaran
penerimaan, yang terdiri dari pemerintahan pusat, pemerintahan daerah,
masyarakat sekitar, orang tua murid, dan sumber lain. Sedangkan anggaran dasar
pengeluaran adalah jumlah uang yang dibelanjakan setiap tahun untuk
kepentingan pelaksanaan pendidikan disekolah.
Berdasarkan sistem yang sudah berjalan di SMA Negeri 26 dalam
pengelolaan anggaran masih dihadapkan dengan beberapa masalah diantaranya
seperti dalam registrasi siswa baru pencatatan pendataan para siswa memerlukan
waktu yang lama karena pencatatan di lakukan dengan di tulis tangan ke dalam
buku dan tertumpuknya data para siswa yang mendaftar hingga menyulitkan
dalam pencarian apabila data itu dibutuhkan, dalam pembayaran DSP (Dana
Sumbangan Pendidikan) dan SPP (Sumbangan Pembangunan dan Pendidikan)
siswa perbulan pencatatan dilakukan kedalam buku penerimaan iuran harian,
sehingga petugas tata usaha memerlukan waktu yang lama dalam mencari data
siswa yang ada sedangkan jumlah siswa yang pembayaran DSP (Dana
Sumbangan Pendidikan) dan SPP (Sumbangan Pembangunan dan Pendidikan)
teramat banyak. Dan susahnya mencari daftar tunggakan siswa. Sedangkan dalam
pencatatan pembelian barang dan non barang pencatatanya masih harus
3
memerlukan waktu lama untuk mencari data pengeluaran keuangan sekolah. Dari
semua permasalahan yang disebutkan diatas. Pengelolaan yang dilakukan saat ini
masih dengan menggunakan cara mencatatnya kedalam buku besar, oleh karena
itu untuk mempermudah hal tersebut maka harus di buat suatu sistem yang baik
dimana sistem tersebut akan mampu menghasilkan suatu informasi yang
cepat,benar serta lengkap.
Oleh karena itu penulis tertarik untuk mengembangkan sistem pengelolaan
administrasi keuangan sekolah, mulai dari pengelolaan pembayaran registrasi
siswa baru, pengelolaan pembayaran SPP dan DSP, pengelolaan daftar tunggakan
pembayaran SPP, dan pengelolaan pengeluaran keuangan sekolah.
Berdasarkan penjelasan dan masalah diatas, maka penulis akan
menuangkan sebuah deskripsi dalam pembuatan penelitian skripsi dengan judul
“PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN
ADMINISTRASI KEUANGAN SEKOLAH DI SMA NEGERI 26
BANDUNG” dengan adanya perubahan sistem yang baru maka permasalahan- permasalahan yang terjadi dapat diperbaiki dan sistem pengelolaan administrasi
keuangan sekolah dapat berjalan dengan baik, serta mampu menghasilkan
informasi yang tepat, akurat dan cepat. Pada akhirnya akan berdampak pada
4
1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah.
Penulis mengidentifikasi dan merumuskan masalah yang ada agar dapat
mengetahui dan menjawab permasalahan yang muncul dari latar belakang
masalah.
1.2.1 Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dipaparkan diatas dan hasil
observasi serta wawancara yang dilakukan, maka terdapat beberapa masalah yang
diambil. Beberapa masalah yang ada di SMA Negeri 26 Bandung adalah :
1. Dalam pengelolaan anggaran penerimaan dan anggaran pengeluaran
sekolah belum terkomputerisasi sehingga data yang di perlukan kurang praktis, cepat dan akurat.
2. Sering terjadi kesalahan dan keterlambatan dalam pembuatan laporan
tunggakan spp siswa
3. Rekapitulasi keuangan (penerimaan dan pengeluaran) sekolah belum
tertata dengan baik, sehingga dalam pembuatan laporan memerlukan
waktu yang cukup lama karena belum tersedianya database yang dapat
mengkoordinir data – data yang menyangkut laporan keuangan,
4. Permasalahan yang sering dikeluhkan adalah sulitnya mengumpulkan data
5
1.2.2 Rumusan Masalah.
Berdasarkan latar belakang dan identifikasi masalah diatas, permasalahan
yang akan dikaji dalam penelitian ini dapat dirumuskan dalam beberapa rumusan
masalah :
1. Bagaimana Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Administrasi
Keuangan Sekolah yang sedang berjalan di SMA Negeri 26 Bandung.
2. Bagaimana Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Administrasi
Keuangan Sekolah di SMA Negeri 26 Bandung.
3. Bagaimana Pengujian Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan
Administrasi Keuangan Sekolah di SMA Negeri 26 Bandung.
4. Bagaimana Implementasi Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan
Administrasi Keuangan Sekolah di SMA Negeri 26 Bandung.
1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian
Penulisan skripsi ini mempunyai beberapa maksud dan tujuan.
1.3.1 Maksud Penelitian
Maksud dari penelitian ini adalah untuk merancang dan membangun
Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Administrasi Keuangan Sekolah di
SMA Negeri 26 Bandung.
1.3.2 Tujuan Penelitian.
6
1. Untuk mengetahui Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan
Administrasi Keuangan Sekolah yang sedang berjalan di SMA Negeri 26
Bandung.
2. Untuk merancang dan membangun Perancangan Sistem Informasi
Pengelolaan Administrasi Keuangan Sekolah di SMA Negeri 26 Bandung.
3. Untuk menguji Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Administrasi
Keuangan Sekolah di SMA Negeri 26 Bandung.
4. Untuk mengimplementasikan Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan
Administrasi Keuangan Sekolah di SMA Negeri 26 Bandung.
1.4 Kegunaan Penelitian
Kegunaan Penelitian terdiri dari kegunaan praktis dan keguanaan
akademis.
1.4.1 Kegunaan Praktis
Adapun kegunaan praktis dari penelitian yang dilakukan penulis
diantaranya :
1. Untuk tata usaha SMA Negeri 26 Bandung, dapat mengembangkan
Sistem Informasi Pengelolaan Administrasi Keuangan Sekolah agar
lebih baik, sehingga dapat mempermudah mengolahnya
2. Untuk mempercepat proses pengelolaan data keuangan dengan
7
3. Untuk pengelolaan pemasukan dan pengeluaran keuangan sekolah
lebih terkontrol dan dapat diketahui secara realtime
1.4.2 Kegunaan Akademis
Adapun kegunaan akademis dari penelitian yang dilakukan penulis
diantaranya adalah :
1. Dapat memberikan suatu karya penelitian baru yang dapat mendukung
dalam pengembangan sistem informasi.
2. Bagi peneliti, dapat menambah wawasan dan dapat menerapkan ilmu yang
diterapkan dalam dunia kerja dan masyarakat.
3. Bagi peneliti lain, sebagai referensi bagi peneliti lain agar dapat
mengembangkan ilmu di bagian kajian yang sama
1.5 Batasan Masalah
Dari masalah yang terdapat diatas penulis membatasi permasalahan yang
ada, yaitu :
1. Hanya membahas penerimaan dan pengeluaran keuangan di SMA
Negeri 26 Bandung.
2. Hanya mengolah transaksi pembayaran registrasi siswa baru,
pembayaran dsp, dan spp, dan pencairan dana kegiatan berdasarkan
proposal yg disetujui. Tidak membahas aliran keuangan lainnya diluar
8
3. Tidak menangani sistem akuntansi, hanya sebatas pada penanganan
keuangan masuk dan keuangan keluar.
4. Tunggakan spp harus dilunasi sebelum tahun ajaran selanjutnya.
1.6 Lokasi dan waktu Penelitian
1.6.1 Lokasi Penelitian
Lokasi penelitian dilakukan di SMA 26 Bandung yang beralamatkan di
Jalan Sukaluyu no 26 Kelurahan. Cipadung Kecamatan Cibiru Bandung.
1.6.2 Waktu Penelitian
Tabel 1.1 Jadwal Penelitian
Januari 2012
Feberuari 2012
Maret 2012
April 2012
Mei 2012
Juni 2012 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Requirment
9
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Sistem
Sistem Informasi dibangun oleh dua unsur yaitu sistem dan informasi.
Untuk lebih jelas mengenai Sistem Informasi maka akan diuraikan lebih jelas
definisi sistem, informasi, dan sistem informasi.
2.1.1 Pengertian Sistem
Sistem dapat didefinisikan dengan dua pendekatan, yaitu sistem yang
ditekankan pada prosedur dan sistem yang menekankan pada elemen atau
komponen. Menurut Jogiyanto(2005:01):
“Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur - prosedur yang saling
berhubungan berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau
menyelesaikan suatu sasaran tertentu.”
Setiap kegiatan dalam suatu organisasi tertentu memiliki suatu tujuan yang
ingin dicapai, kegiatan ini tidak terlepas dari peran suatu sistem. Dr. Azhar
Susanto (2007 : 18) :
“Sistem adalah kumpulan atau grup dari bagian atau komponen
apapun baik fisik ataupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu
10
2.1.2 Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu :
1. Komponen (components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi,
yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan.
Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem
atau bagian-bagian dari sistem. Suatu sistem tidak peduli betapapun kecilnya,
selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem.
Modul sistem terdiri dari empat elemen subsistem, yaitu :
1. Masukan
2. Pengolahan
3. Keluaran
4. Umpan balik/Kontrol.
2. Batas Sistem (boundary)
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem
dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini
memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu
sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem (environments)
Lingkungan dari luar suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem
11
menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.
Lingkungan luar yang menguntungkan harus tetap dijaga, sedangkan
lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan.
4. Penghubung (interface)
Penghubung sistem media penghubung antara satu subsistem dengan
subsistem yang lainnya. Keluaran dari satu subsistem akan menjadi masukan
untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung.
5. Masukan (input)
Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat
berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem
dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan
keluaran.
6. Keluaran (output)
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi
keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan
12
7. Pengolah (process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu
sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah akan merubah masukan menjadi
keluaran.
8. Sasaran (objectives)
Sasaran suatu sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan
sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan
berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.
2.1.3 Klasifikasi Sistem.
Menurut Jogiyanto (2005 : 6) sistem dapat di klasifikasikan pada beberapa
sudut pandang, sebagai berikut :
1. Sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system).
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang
tidak tampak secara fisik. Sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik.
2. Sistem alami (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system).
Sistem alami adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak di buat
manusia seperti sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah
13
3. Sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system).
Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang
sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat
diramaikan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya
tidak dapat di prediksi karena mengandung unsur probabilitas.
4. Sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system)
Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan pengaruh
dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa
adanya turut campur dari pihak luar. Secara teoritis sistem ini tetapi
kenyataannya tidak ada sistem-sistem yang sifatnya tertutup, yang ada
hanya closed sistem (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup). Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan
lingkungannya. Sistem ini menerima masukan dan keluaran untuk
lingkungan luar dan subsistem lainnya.
2.2 Konsep Dasar Informasi
Informasi adalah faktor terpenting dalam sistem untuk pengambilan suatu
14
2.2.1 Pengertian Informasi.
Dalam bentuk suatu sistem informasi, di perlukan komponen masukan
berupa data-data, yang di perlukan sebagai komponen pembangunan sistem
tersebut.
Pengertian data Menurut Abdul Kadir (2003 : 7) adalah : “Data adalah
fakta mengenai objek, orang dan lain-lain. Data di nyatakan dengan nilai (angka,
deretan karakter atau symbol)”.
Setelah melalui suatu proses, data di olah menjadi informasi yang
bermanfaat bagi pengguna sistem informasi tersebut. Adapun definisi informasi
adalah :
Pengertian informasi menurut Abdul Kadir (2003 :7) adalah:
“Informasi adalah hasil analisis dan sintesis terhadap data. Dengan
kata lain, informasi dapat di katakana sebagai data yang telah di organisasikan ke dalam bentuk yang sesuai dengan kebutuhan
seseoraang”.
Berdasarkan definisi di atas penulis dapat menyimpulkan bahwa informasi
adalah suatu hasil yang di peroleh dari proses pengolahan data sehingga
bermanfaat bagi seseorang (pengguna informasi).
2.2.2 Nilai Informasi
Manfaat informasi adalah untuk membantu memberi kejelasan dari sesuatu
ketidakpastian atau untuk mengurangi ketidakpastian tersebut, sehingga manuasia
membuat sesuatu keputusan dengan kepastian yang lebih baik dan
15
Menurut Zulkifli (2001 : 316) nilai informasi ditentukan oleh lima nya,
yaitu :
1. Ketelitian
Ketelitian atau akurasi didefinisikan sebagai perbandingan dari informasi
yang benar dengan jumlah seluruh informasi yang dihasilkan pada suatu
proses pengolahan data tertentu.
2. Ketepatan Waktu
Ketepatan waktu merupakan karakteristik informasi yang penting. Bukan
hanya bernilai baru atau lama, tetapi tepat waktu atau setidaknya saat
informasi diperlukan.
Bila informasi diperlukan sewaktu-waktu maka diharapkan informasi
tersebut dapat disediakan secepat waktu yang diperlukan.
3. Kelengkapan
Kelengkapan sangat penting dalam pengambilan keputusan. Sering kali
kegiatan bisnis yang memerlukan pengambilan keputusan secara cepat
menjadi tertunda hanya karena kurang lengkapnya informasi yang ada.
4. Ringkas
Informasi yang bernilai lebih cenderung bersifat seperti suatu kesimpulan,
dan akan lebih jelas dan bernilai tinggi bila dapat disertai dengan bagan,
gambar, grafik, tabel, dan bentuk statistik lainnya.
5. Kesesuaian (Relevan)
Informasi yang bernilai tinggi tentu saja mempersyaratkan pula unsur yang
16
keperluan pekerjaan atau manajemen dan sesuai (relevan) pula dengan tujuan yang akan dicapai.
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi
Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam
pengambilan keputusan. Informasi tersebut bisa didapatkan dari suatu sistem
informasi.
2.3.1 Pengertian Sistem Informasi
Informasi merupakan komponen penting dalam suatu sistem. Informasi di
butuhkan bagi manajemen untuk pengambilan keputusan atau kebijakan.
Menurut Robert A. Leitch / K Roscoe dalam Jogiyanto Hartono M(2005 :
11)
“Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi
yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiataan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan bagi pihak luar tertentu dengan
laporan-laporan yang di perlukan.”
2.3.2 Komponen Sistem Informasi
Menurut Jogiyanto (2005 : 11) Sistem informasi dapat terdiri dari
komponen-komponen yang dikenal dengan istilah blok bangunan (building
block), komponen tersebut adalah sebagai berikut :
1. Blok Masukan (input block)
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Blok masukan
merupakan metode-metode untuk menangkap data yang akan dimasukkan,
17
2. Blok Model (model block)
Blok model terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik
yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di dasar data
dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang
diinginkan.
3. Blok Keluaran (output block)
Produk sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang
berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan
manajemen serta semua pemakai sistem.
4. Blok Teknologi (technology block)
Teknologi merupakan kotak alat dari pekerjaan sistem informasi.
Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model,
menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran
dan membantu pengendalian dari sistem kesaluruhan. Teknologi terdiri
dari 2 bagian utama, yaitu perangkat lunak (software) dan perangkat keras
(hardware).
Perangkat lunak berupa program yang membuat perangkat keras dapat
bekerja dengan mengintruksikannya untuk memproses sesuai dengan
model yang ditetapkan. Sedangkan perangkat keras merupakan alat
18
5. Blok Basis Data (database block)
Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu
dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan
digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
6. Blok Kendali (control block)
Blok kendali berfungsi untuk mencegah sistem dari hal-hal yang dapat
merusak, apabila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung
cepat diatasi.
2.4 Perangkat Lunak Pendukung
Perangkat lunak yang mendukung dalam perancangan sistem informasi ini
diantaranya :
2.4.1 Pengenalan Visual Basic
Menurut Taryana Suryana(2009 : 1) Microsoft Visual Basic adalah sebuah
aplikasi yang digunakan untuk pengembangan dengan memanfaatkan
keistimewaan konsep-konsep antar muka grafis dalam Microsoft Windows.
Aplikasi yang dihasilkan Visual Basic berkaitan erat dengan windows itu sendiri
sehingga dibutuhkan pengetahuan bagaimana cara kerja windows.
Dalam pemrograman visual banyak istilah dan konsep untuk menyebut
sesuatu yang membentuk sebuah aplikasi. Istilah-istilah tersebut memiliki arti
yang sama dalam lingkungan pemrograman visual lainya, seperti misalnya objek,
19
1. Pengertian dari objek.
Definisi dari sebuah objek adalah suatu yang dapat melakukan hal-hal
tertentu. Di dalam Visual Basic contoh dari objek misalnya, Command
Button, Label, List Box, Check Box, dan lain-lain. Objek adalah komponen-komponen yang membuat aplikasi.
2. Property
Selain mempunyai kemampuan untuk menanggapi event, objek memiliki
property. Dalam property antara lain didapatkan informasi mengenai warna, tinggi, lebar, dan posisi sebuah objek. Nilai pada tiap property
dapat mempengaruhi cara objek di tampilkan atau cara objek bekerja.
3. Event
Semua aplikasi windows memakai metode event driven untuk mengelola
interaksi antar program dan pemakainya. Semua event yang muncul
ditimbulkan oleh pemakai atau oleh suatu aplikasi dalam sistem windows
sendiri. Kebanyakan kode program yang akan anda tulis dalam Visual
Basic digunakan untuk menangani event dari pemakai atau dari sistem.
Dalam Visual Basic prosedur untuk menangani event disebut sebagai
prosedur penanganan event (event handle).
2.4.2 Microsoft Office Access 2003.
Microsoft Access atau Office access adalah sebuah program aplikasi basis
data computer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan
20
Microsoft Office. Selain itu tentunya Microsoft Word, Microsoft Excel dan
Microsoft PowerPoint. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet
database engine dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga
memudahkan pengguna.
Microsoft access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server,
Oracel database, atau semua container basis data yang mendukung standar ODBC.
Para pengguna/ Programmer yang mahir dapat menggunakannya untuk
mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang kompleks, sementara para
programmer yang kurang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang sederhana. Access juga mendukung teknik- teknik
programan berorientasi objek tetapi tidak dapat digolongkan kedalam perangkat
bantu programan berorientasi objek.
(http://id.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Access/02 april 2012)
2.4.3 Data Dynamic Active Report 2.0.
Active Reportadalah salah satu tool yang digunakan untuk pembuatan
report di visual basic, mulai dari report yang sederhana sampai yang komplek,
berikut contoh beberapa report yang bisa dibuat menggunakan active report.
(http://coding4ever.wordpress.com/2010/11/16/tutorial-active-report-bagian-1/05
21
2.4.4 Client-Server
Client-server merupakan sebuah paradigma dalam teknologi
informasi yang merujuk kepada cara untuk mendistribusikan aplikasi ke dalam
dua pihak yaitu pihak klien dan pihak server. Dalam model klien/server, sebuah
aplikasi dibagi menjadi dua bagian yang terpisah, tapi masih merupakan sebuah
kesatuan yakni komponen klien dan komponen server. Komponen klien juga
sering disebut sebagai front-end, sementara komponen server disebut sebagai
back-end. Komponen klien dari aplikasi tersebut dijalankan dalam sebuah
workstation dan menerima masukan data dari pengguna. Komponen klien tersebut akan menyiapkan data yang dimasukkan oleh pengguna dengan menggunakan
teknologi pemrosesan tertentu dan mengirimkannya kepada komponen server
yang dijalankan di atas mesin server, umumnya dalam bentuk request terhadap beberapa layanan yang dimiliki oleh server. Komponen server akan menerima
request dari klien, dan langsung memprosesnya dan mengembalikan hasil
pemrosesan tersebut kepada klien.
Sumber : (http://id.wikipedia.org/wiki/Klien-server/07 Juli 2012)
2.4.5 Definisi Pengelolaan.
Pengelolaan merupakan sebuah bentuk bekerja dengan orang-orang
secara pribadi dan kelompok demi tercapainya tujuan organisasi lembaga. satu
yang perlu diingat bahwa pengelolaan berbeda dengan kepemimpinan. Bila
22
kelompok, maka seorang pemimpin bisa mencapai tujuan yang diharapkan tanpa
perlu menjadi seorang manajer yang efektif.
Sumber :
(http://carapedia.com/pengertian_definisi_pengelolaan_info2163.html/07Juli201)
2.4.6 Definisi AdministrasiKeuangan.
Administrasi secara arti luas adalah proses kerja sama antara dua orang
atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang
telah ditentukan.
Sedangkan keuangan merupakan hasil dari suatu proses pencatatan, yang
merupakan suatu ringkasan dari transaksi-transaksi keuangan yang terjadi selama
satu tahun buku yang bersangkutan.
Jadi administrasi keuangan dalam arti sempit yaitu segala pencatatan
masuk dan keluarnya keuangan untuk membiayai suatu kegiatan organisasi kerja
yang berupa tata usaha atau tata pembukuan keuangan
Kesimpulan administrasi keuangan adalah sebagai tata penyelenggaraan
keuangan dalam pelaksanaan anggaran belanja Negara. Untuk mencapai tingkat
efisiensi yang maksimal dalam penyediaan dan penggunaan keuangan bagi
kegiatan pendidikan yang diselenggarakan pemerintah ditempuh proses penyusun
anggaran.
(Sumber
42
BAB IV
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
4.1 Analisis Sistem Yang Berjalan.
Dalam analisis sistem yang sedang berjalan akan membahas tentang prosedur,
flowmap, diagram konteks, dan dfd yang sedang berjalan pada sistem informasi
pengelolaan administrasi keuangan sekolah di SMA Negeri 26 Bandung yang
meliputi prosedur administrasi keuangan siswa, prosedur pengeluaran keuangan, dan
prosedur laporan keuangan
4.1.1 Analisis Dokumen
Analisis dokumen yang digunakan pada Sistem Informasi yang berjalan akan
menguraikan dokumen – dokumen apa saja yang dipakai pada Sistem Informasi yang
berjalan.
1. Nama Dokumen : Formulir Registrasi Siswa
Deskripsi : formulir yang berisikan data-data siswa baru.
Fungsi : sebagai informasi detail data siswa
43
Sumber : Kesiswaan
Elemen Data : Nama Lengkap, nama panggilan, jenis kelamin,
tempat dan tanggal lahir, anak ke-, agama, jumlah
saudara kandung, jumlah saudara tiri, anak yatim/
piatu, bahasa sehari- hari, alamat lengkap,
RT/RW, nomor telepon rumah/ hp, tinggal
bersama, jarak kaki, berat badan, tinggi badan,
golongan darah, penyakit yang pernah diderita,
asal sekolah, tanggal dan nomor ijazah, nomor
induk siswa nasional(NISN), pindahan dari
sekolah, diterima disekolah ini tanggal, alasan
pindah sekolah, nama ayah kandung, tempat dan
tanggal lahir, pekerjaan, penghasilan perbulan,
pendidikan tertinggi, nama ibu kandung, tempat
dan tanggal lahir, pekerjaan, pendidikan tertinggi,
alamat orang tua, nomor telepon rumah/HP, nama
wali siswa, tempat dan tanggal lahir, pekerjaan,
alamat lengkap, nomor telpon rumah/ HP,
penghasilan perbulan.
2. Nama Dokumen : Kwitansi pembayaran pendaftaran
44
dibayarkan siswa baru.
Fungsi : tanda bukti pembayaran biaya pendidikan
Rangkap : 2
Sumber : petugas peneriamaan siswa baru
Elemen Data : No kwitansi, tanggal, sudah terima dari, uraian,
jumlah uang terbilang,
3. Nama Dokumen : Buku Pendaftaran Peserta Didik Baru
Deskripsi : buku yang berisi pendaftaran peserta didik baru
Fungsi : sebagai informasi pendaftaran peserta didik baru
Rangkap : 1
Sumber : petugas penerimaan siswa baru
Elemen Data : Nama Calon siswa, L/P, tempat dan tanggal lahir,
alamat, SKHUN. Asal sekolah, nama orang tua,
pekerjaan, diterima, tanggal, keterangan.
4. Nama Dokumen : Kartu SPP dan DSP
Deskripsi : kartu yang berisi detail siswa yang membayar SPP
dan DSP
Fungsi : untuk mengetahui siswa yang sudah membayar
DSP dan SPP bulanan maupun yang belum
membayar DSP dan SPP bulanan
45
Sumber : bagian keuangan
Elemen Data : Nama, NIS, Kelas, tanggal pembayaran, bulan,
iuran bulanan, tanggal/paraf/cap, angsuran DSP,
angsuran ke- , tanggal angsuran DSP, jumlah
angsuran DSP,
5. Nama Dokumen : Buku Penerimaan Iuran Harian
Deskripsi : Buku yang berisikan mengenai penerimaan SPP
dan DSP harian
Fungsi : sebagai catatan penerimaan uang SPP dan DSP
Rangkap : 1
Sumber : bagian keuangan
Elemen Data : tahun ajaran, tanggal, No, kelas, nomor induk,
nama siswa, iuran bulanan, jumlah iuran bulanan,
DSP tahunan, Jumlah Pembayaran
6. Nama Dokumen : Kwitansi pengeluaran keuangan sekolah
Deskripsi : Kwitansi yang berisikan jumlah pengeluaran
keuangan sekolah.
Fungsi : sebagai bukti pengeluaran uang dari komite
sekolah SMA Negeri 26 Bandung
Rangkap : 1
46
Elemen Data : No, Telah Diterima Dari, uang sejumlah, untuk
pembayaran, nominal, TTD Kepala sekolah, TTD
Bendahara sekolah, TTD Petugas Pembukuan,
TTD Komite Sekolah
7. Nama
Dokumen
: Buku Kas Umum
Deskripsi : Buku yang berisikan mengenai data pengeluaran uang
maupun pemasukan uang dan saldo penerimaan sekolah
SMA Negeri 26 Bandung.
Fungsi : Sebagai Catatan Pengeluaran Uang Maupun Penerimaan
Uang.
Rangkap : 1
Sumber : bagian keuangan
Elemen Data : Tanggal, No Bukti, Uraian, Penerimaan, Pengeluaran,
Saldo
4.1.2 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan.
Analisis prosedur yang berjalan yaitu menguraikan setiap prosedur dan
sistematis dari sistem yang sedang berjalan yang dibuat terdiri dari prosedur,
47
4.1.2.1 Prosedur dan Flowmap
Prosedur menjelaskan dan menguraikan setiap prosedur dan kegiatan yang
dilakukan didalam sistem informasi. Dan flowmap adalah gambaran aliran dokumen
yang bergerak didalam sistem yang disajikan dalam bentuk gambar dan
simbol-simbol, flowmap juga menjelaskan setiap prosedur yang dilakukan dalam sistem.
Prosedur dan flowmap yang terdapat pada sistem informasi pengelolaan
administrasi keuangan sekolah yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :
4.1.2.1.1 Prosedur dan Flowmap Administrasi Keuangan Siswa Yang
Sedang Berjalan
1. Bagi siswa yang telah diterima, melakukan registrasi ulang dengan membawa
syarat-syarat registrasi (SKHU asli, raport, ijazah asli, foto hitam putih ukuran
2x3 dan 3x4 sebanyak tiga lembar, biaya Registrasi)
2. Petugas Penerimaan Siswa Baru menerima dokumen dan syarat dari siswa
baru.
3. Petugas penerimaan siswa baru memeriksa kelengkapan persyaratan dari
siswa baru beserta uang administrasi. Apabila persyaratan sesuai dan lengkap
maka petugas akan mengarsipkannya dan akan menyerahkannya kebagian tata
usaha.
4. Petugas mencatat data siswa yang telah melengkapi persyaratan kedalam buku
48
5. Petugas membuat kwitansi (2 rangkap) berdasarkan dari buku pendafataran.
Rangkap pertama akan diserahkan kepada siswa baru, rangkap kedua
diarsipkan, yang akan diserahkan kebagian keuangan.
6. Bagian tata usaha mencatat data siswa kedalam buku induk berdasarkan arsip
persyaratan siswa baru.
7. Bagian keuangan mencatat bukti pembayaran berdasarkan dari arsip kwitansi
kedalam buku pembayaran yang nantinya akan digunakan untuk mencetak
kartu DSP dan SPP.
8. Bagian keuangan akan menyerahkan kartu DSP dan SPP kepada siswa baru.
9. Setelah siswa mendapatkan kartu DSP dan SPP, siswa tersebut melakukan
pembayaran SPP kebagian keuangan sebagai iuran wajib setiap bulannya.
10.Bagian keuangan mencatat pembayaran DSP dan SPP siswa dibuku harian
penerimaan iuran.
11.Kemudian bagian keuangan memberikan cap, paraf dan tanggal pada kartu
49
Petuga Penerimaan Siswa Baru Tata Usaha Bagian keuangan siswa baru Persyaratan Registrasi Persyaratan Registrasi Periksa Kelengkapan Persyaratan Lengkap
Catat di buku pendaftaran peserta didik baru
Membuat kuitansi Kuitansi pembayaran Registrasi Kuitansi pembayaran Persyaratan Lengkap
Catat di Buku Induk Peserta Didik Buku induk siswa BIS Kartu DSP dan SPP Buku pendaftaran
peserta didik baru terupdate BPPDB KPR B B Catat dibuku Pembayaran PSB Buku Pembayaran siswa baru terupdate BPS B A PL A Cetak kartu SPP dan DSP Kuitansi pembayaran Registrasi 2 Kuitansi pembayaran Registrasi 1 Kartu DSP dan SPP Kartu DSP dan SPP
Catat pada buku harian penerimaan iuran Buku harian terupdate Kartu DSP dan SPP BHPI Beri cap, paraf dan tanggal Kartu DSP dan SPP lunas Kartu DSP dan
[image:78.612.116.527.112.627.2]SPP lunas
Gambar 4.1 Flowmap Administrasi keuangan siswa yang sedang berjalan
50
BPPDB : Buku Pendaftaran Peserta Didik Baru
PL : Persyaratan Lengkap
BIS : Buku Induk Siswa
KPR : Kwitansi Pembayaran Registrasi
BPSB : Buku Pembayaran Siswa Baru
BHPI : Buku Harian Penerimaan Iuran
DSP : Dana Sumbangan Pendidikan.
SPP : Sumbangan Pembangunan dan Pendidikan.
4.1.2.1.2 Prosedur dan Flowmap Pengeluaran Keuangan Sekolah Yang
Sedang Berjalan.
1. Panitia kegiatan sekolah membuat dan mengajukan proposal kepada kepala
sekolah.
2. Kepala sekolah menyetujui dan menandatangani proposal, apabila pengajuan
proposal sesuai dengan kebutuhan operasional sekolah.
3. Kepala sekolah menyerahkan proposal yang telah disetujui kepada bagian
keuangan untuk dicatat kebuku kas umum dan diarsipkan.
4. Kemudian bagian keuangan membuat kwitansi pengeluaran yang
51
5. Setelah ditandatangani maka dana proposal cair dan uang tersebut diserahkan
kepada panitia kegiatan sekolah.
Kepala sekolah Bagian Keuangan
Panitia Kegiatan sekolah
[image:80.612.127.515.168.587.2]Pengajuan proposal Pengajuan proposal Menyetujui dan menandatangani proposal Proposal disetujui Proposal disetujui Mencatat pengajuan pengeluaran keuangan pada buku besar P Buat kuitansi pengeluaran BKU Kuitansi pengeluaran Proposal disetujui Buku kas umum terupdate Menandatangani kuitansi Kuitansi pengeluaran telah ditandatangani bag.keuangan Kuitansi pengeluaran telah ditandatangani bag.keuangan Kepala sekolah menandatangani kuitansi Kuitansi pengeluaran telah ditandatangani bag.keuangan,kepala sekolah Kuitansi pengeluaran telah ditandatangani bag.keuangan,kepala sekolah, Mencairkan dana proposal Uang cair KP Kuitansi pengeluaran telah ditandatangani bag.keuangan,kepala sekolah,panitia kegiatan uang cair
Gambar 4.2 Flowmap Pengeluaran Keuangan Sekolah yang sedang berjalan
Keterangan :
52
KP : Kwitansi Pengeluaran
P : Proposal
4.1.2.1.3 Prosedur dan Flowmap Laporan Keuangan Yang Sedang Berjalan.
1. Setiap bulannya bagian keuangan akan merekap pemasukan dan pengeluaran
kedalam buku kas umum berdasarkan buku penerimaan siswa baru, buku
bulanan pembayaran iuran siswa, dan kwitansi pengeluaran.
2. Kemudian bagian keuangan akan membuat konsep laporan keungan
berdasarkan buku kas umum yang nantinya akan diserahkan kebagian tata
usaha.
3. Bagian tata usaha membuat laporan keuangan berdasarkan konsep laporan
keuangan dari bagian keuangan.
4. Bagian tata usaha akan mencetak laporan keuangan sebanyak tiga rangkap
yang nantinya akan diserahkan kepada bagian keuangan.
5. Bagian keuangan menandatangani laporan keuangan dan menyerahakannya
kepada kepala sekolah.
6. Kepala sekolah menandatangani laporan keuangan. rangkap pertama
diserahkan kepada komite sekolah. rangkap kedua diserahkan kepada bagian
53
7. Laporan keuangan diserahkan kepada kepala sekolah dan ketua komite dan
54
Komite sekolah Kepala Sekolah
Tata Usaha Bagian Keuangan
BPSB BHPI KP
Buku Penerimaan Siswa Baru Buku Harian Penerimaan Iuran Kuitansi Pengeluaran Merekap pemasukan dan pengeluaran perbulan pada buku
kas umum Data pemasukan Dan pengeluaran Membuat Konsep Laporan keuangan Konsep Laporan Keuangan Konsep Laporan Keuangan Buat laporan keuangan pada Ms. Exel Laporan keuangan
Cetak 3 kali laporan keuangan Laporan keuanga n 3 Laporan keuanga n 2 Laporan keuangan 1 Laporan keuangan 3 Laporan keuangan 2 Laporan keuangan 1 Menandatangani laporan keuangan
Laporan keuangan 3 yang telah ditandatangani oleh
bag.keuangan Laporan keuangan 2
yang telah ditandatangani oleh
bag.keuangan Laporan keuangan 1
yang telah ditandatangani oleh
bag.keuangan
Laporan keuangan 3 yang telah ditandatangani oleh bag.keuangan Laporan keuangan 2
yang telah ditandatangani oleh
bag.keuangan Laporan keuangan 1
yang telah ditandatangani oleh bag.keuangan Laporan ditandatangani oleh kepala sekolah
Laporan keuangan 1 yang telah ditand
