PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Seminar merupakan sebuah kegiatan diskusi maupun forum yang diselenggarakan dengan tujuan pembahasan mengenai topik tertentu. Kegiatan ini melibatkan adanya sumber informasi dan penerima informasi. Seminar dapat menambah wawasan dan ilmu pengetahuan peserta seminar sebagai penerima informasi. Biasanya seminar mengangkat tema atau isu yang sedang ramai dibicarakan maupun temuan – temuan terbaru yang akan menjadi fenoma di masa mendatang. Tema yang diangkat pun sangat luas, bisa dari berbagai bidang ilmu pengetahuan. Misalnya saja seminar di bidang pendidikan, wirausaha, teknologi, ekonomi, bisnis marketing, dan yang lain. Kegiatan Seminar biasanya juga dibarengi dengan kegiatan lomba penulisan karya ilmiah, pameran produk, bazar.
Sebuah seminar pada umumnya diadakan oleh institusi pendidikan, lembaga akademis, sebuah organisasi, maupun sebuah perusahaan. Dengan tujuan para peserta dapat bertukar pendapat dan informasi kepada orang lain untuk dikembangkan menjadi sesuatu yang lebih luas dan lebih bermanfaat lagi. Kegiatan seminar penting bagi masyarakat karena dapat menambah wawasan dan tidak tertinggal dengan perkembangan ilmu pengetahuan yang berkembang sangat cepat. Sehingga dapat mewujudkan sumber daya manusia yang berkualitas.
Secara umum, penyebaran informasi penyelenggaraan seminar oleh lembaga tertentu saat ini banyak dilakukan melalui media sosial dengan menyertakan poster kegiatan seminar yang dilengkapi informasi tema pembahasan, pembicara yang kompeten di bidangnya, biaya, lokasi, marchendise yang didapatkan, serta contact person untuk
melakukan pendaftaran. Pada seminar tertentu disertakan juga link untuk melakukan
pendaftaran secara online. Ada juga beberapa seminar yang menyediakan pendaftaran
secara langsung di tempat (on the spot) pada hari pelaksanaan seminar. Proses
pendaftaran dilakukan melalui contact person, bisa lewat aplikasi chat maupun email,
mengirimkan bukti pembayaran, setelah itu mendapat undangan melalui email sebagai
sebelum memasuki area seminar dilakukan registrasi ulang untuk proses presensi peserta. Peserta juga akan mendapat sertifikat di akhir acara.
Universitas Mercu Buana sebagai salah satu lembaga pendidikan juga turut menyelenggarakan aktivitas seminar dalam upaya menambah wawasan dan ilmu pengetahuan mahasiswa di luar teori yang di dapat pada saat di kelas maupun melengkapi kekayaan ilmu dari yang di dapat dari dosen di kelas. Tema yang dibahas kerap mengambil dari isu dan teknologi serta metode yang sedang ramai dibicarakan sebagai contoh nyata dari teori yang dijelaskan dalam materi mata kuliah. Masing – masing fakultas mengadakan seminar secara rutin dengan tema dan pembicara yang berbeda setiap periode nya.
Seminar ini dinilai penting karena dapat menambah pengetahuan mahasiswa di luar materi mata kuliah di kampus, selain itu mengumpulkan sertifikat yang sesuai program studi yang diambil dengan jumlah tertentu merupakan salah satu syarat mahasiswa untuk mengikuti sidang Tugas Akhir. Untuk mendukung kegiatan seminar tersebut diperlukan tim panitia untuk membantu proses pendaftaran calon peserta sampai peserta memperoleh sertifikat.
Informasi kegiatan seminar untuk mahasiswa saat ini didapat dari panitia seminar, media sosial, website, dosen Mercu Buana, maupun dari mulut ke mulut. Belum terpusat
pada suatu sistem atau website. Proses pendaftaran sampai pembagian sertifikat masih
dilakukan manual melalui panitia yang ditunjuk. Sehingga ditemui beberapa kendala yang dihadapi seperti pembuatan rekap peserta seminar yang terkadang tidak valid dan
kurang teliti oleh panitia, registrasi masuk masih harus menyebutkan nama atau menunjukkan identitas kemudian panitia harus mencari satu - persatu di daftar nama yang menyebabkan antrian memanjang, proses pengambilan sertifikat yang masih harus mengantri panjang, informasi ketersediaan jumlah peserta seminar tidak bisa diketahui langsung, serta kemungkinan terjadi kesalahan penerbitan sertifikat yang ada tidak sesuai dengan list peserta yang mendaftar.
Berdasarkan latar belakang di atas, maka dibuatlah sebuah tema skripsi dengan judul “Sistem Informasi Pendaftaran dan Presensi Seminar dengan Teknologi QR Code pada Universitas Mercu Buana”. Dengan adanya aplikasi sistem tersebut informasi seminar terpusat pada satu website. Sehingga seluruh mahasiswa bisa mencari
informasi seminar yang sesuai dengan program studi nya maupun sesuai minat yang dimiliki. Calon peserta seminar juga bisa melakukan pendaftaran secara langsung melalui
aplikasi web dan mendapat tiket seminar yang dilengkapi QR Code, serta menerima
sertifikat melalui email. Selain itu dengan adanya aplikasi sistem ini dapat mengurangi
kesalahan rekap list peserta seminar dan mempermudah panitia merekap kehadiran
peserta seminar dengan scan QR Code yang ada pada tiket sehingga antrian memanjang
dapat dihindari, serta sertifikat yang dibagikan sesuai dengan data peserta ataupun data kehadiran yang didapat saat scanQR Code.
1.2
Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang dijelaskan di atas , dapat dirumuskan masalah sebagai berikut :
1. Bagaimana membangun aplikasi pendaftaran seminar di Universitas Mercu Buana yang dapat merekap data pendaftaran peserta secara terpusat ?
2. Bagaimana membangun sistem untuk presensi kehadiran seminar yang lebih cepat ?
1.3
Batasan Masalah
Batasan masalah dari penelitian ini, aplikasi online berbasis web yang menyediakan
informasi seminar yang diadakan di Mercu Buana berkaitan dengan proses pendaftaran seminar, tiket seminar yang dilengkapi QR Code, presensi kehadiran peserta seminar, dan
sertifikat digital yang dikirim satu-persatu melalui web.
1.4
Tujuan dan Manfaat Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah:
1. Untuk memberikan informasi seminar yang diadakan di Universitas Mercu Buana.
2. Untuk menyediakan fitur pendaftaran seminar melalui web.
3. Untuk memudahkan proses registrasi kehadiran peserta seminar dengan scan QR Code.
Manfaat dari pengerjaan tugas akhir ini adalah :
a. Menambah kemampuan dalam merancang dan membuat sebuah aplikasi berbasis web yang baik.
b. Menambah kemampuan dalam pembuatan aplikasi dengan teknologi QR Code.
2. Bagi Universitas Mercu Buana.
Memudahkan dalam penyelenggaraan seminar mulai dari proses pendaftaran sampai penyebaran sertifikat.
3. Bagi Akademik
Dapat dijadikan salah satu sumber informasi, referensi ataupun acuan dalam perancangan dan pembuatan sistem serupa, sehingga menjadi tambahan pengetahun bagi mahasiswa lain atau orang yang membaca yang dapat dikembangkan untuk penelitian selanjutnya sesuai tema yang diangkat oleh penulis yaitu aplikasi sistem pendaftaran dan presensi seminar dengan teknologi
QR Code pada Universitas Mercu Buana.
1.5
Metode penelitian
Metode Penelitian yang digunakan dalam penyusunan tugas akhir ini antara lain :
1.5.1
Jenis Penelitian
Berdasarkan sumber penelitian, penelitian ini menggunakan metode penelitian lapangan (field research) yaitu penelitian yang dilakukan dengan mengumpulkan data
dan informasi yang diperoleh langsung dari responden dan mengamati secara langsung prosedur kegiatan pendaftaran seminar sampai peserta seminar memperoleh sertifikat di Universitas Mercu Buana. Berdasarkan analisis data, penelitian ini menggunakan teknik kualitatif yaitu analisis data yang baru bisa dilakukan setelah prosedur seminar sudah selesai. Dan laporan penelitian dipaparkan secara deskriptif yaitu dengan menggambarkan dan menginterpretasi objek sesuai dengan apa adanya.
1.5.2
Teknik Pengumpulan Data
1. Observasi
Melakukan pengamatan pada kegiatan seminar yang ada di Mercu Buana, dalam hal ini Sinaptika yang diadakan oleh Fasilkom mengenai sistem pendaftaran seminar, presensi kehadiran sampai peserta memperoleh sertifikat. 2. Wawancara
Dengan melakukan wawancara secara langsung dengan pihak yang pernah terlibat dalam kegiatan seminar. Dalam hal ini wawancara dilakukan pada salah satu mahasiswa yang pernah mengadakan seminar dan menjadi ketua seminar pada seminar kewirausahaan bekerjasama dengan Lembaga Kewirausahaan UMB dan salah satu dosen di Fakultas Ilmu Komunikasi, untuk mendapat penjelasan detail mengenai prosedur pengadaan seminar, pendaftaran peserta seminar sampai peserta mendapat sertifikat dan kendala yang pernah dialami.
1.5.3
Metode Pengembangan Sistem
Metode pengembangan sistem yang digunakan dalam penyusunan tugas akhir ini adalah System Development Life Cycle (SDLC) atau biasa disebut dengan siklus hidup
pengembangan sistem. Metode SDLC menggunakan pendekatan sistem yang disebut dengan waterfall yang menggunakan beberapa tahapan dalam mengembangkan sistem.
Tahapan yang digunakan yaitu 3 dari 4 tahap dalam metode waterfall [Dennis,
Alan. 2012] untuk pengembangan sistem ini adalah sebagai berikut : a. Tahap Analisa atau Analysis
Pada tahap analisa ini dilakukan pemahaman bisnis proses mulai dari dari kegiatan pendaftaran calon peserta seminar, sampai peserta mendapat sertifikat. Hal tersebut dianalisa dengan metode SWOT dan FISHBONE. b. Tahap Perencanaan atau Design
Pada tahap perancangan ini dilakukan dengan membuat pemodelan rancangan program dengan menggunakan Unified Modeling Language
(UML) berupa use case diagram, activity diagram, class diagram, sequence diagram, dan membuat desain GUI (Graphicaluserinterface).
c. Tahapan Implementasi atau Implementation
Pada tahap implementasi sistem aplikasi ini menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan basis data yang digunakan adalah MySQL. Pada
tahap ini juga dilakukan testing menggunakan metode Black Box Testing.
Metode Black Box Testing ini merupakan pengujian berdasarkan fungsi dari
program untuk memastikan sistem sudah memenuhi persyaratan yang ada.
1.6
Sistematika Penulisan
Penulisan laporan Tugas Akhir ini terdiri dari 5 (lima) bab. Adapun pembagian dan penjelasan pada masing-masing bab adalah sebagai berikut :
BAB I : PENDAHULUAN
Bab I Pendahuluan terdiri dari latar belakang pembuatan Tugas Akhir, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, metodologi penelitian, metodologi pengembangan system dan sistematika penulisan.
BAB II : LANDASAN TEORI
Bab II Landasan Teori terdiri dari teori-teori yang menjadi landasan dalam penulisan Tugas Akhir.
BAB III : ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
Bab III Analisa dan Perancangan Sistem berisi uraian mengenai analisa sistem yang akan dibangun dan perancangan sistem menggunakan notasi UML untuk mengakomodasi kebutuhan pengguna serta rancangan basis data dan layar.
BAB IV : HASIL IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN
BAB IV Implementasi dan Pengujian berisi mengenai hasil implementasi dari analisa dan perancangan yang telah dibangun.
BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN
Bab V Kesimpulan dan Saran menjelaskan mengenai kesimpulan dari keseluruhan permasalahan yang telah terselesaikan dengan adanya pembuatan Tugas Akhir ini. Bab ini juga berisi mengenai saran pengembangan dari sistem informasi yang telah dibangun.
