BAB 3
ANALIS IS S IS TEM YANG S EDANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan
Sejarah pendirian perusahaan dimulai dari beberapa toko retail yang berlokasi pada berbagai kawasan pusat perbelanjaan elektronik di Jakarta. Semakin berkembangnya bisnis yang dijalankan maka sekitar akhir tahun 2000, pemilik memutuskan untuk mendirikan sebuah head office yang diberi nama PT. EKA JAYA PERKASA untuk mengatur dan mengawasi semua transaksi serta persediaan produk pada toko-toko retail tersebut. Kemudian toko-toko retail tersebut secara otomatis dijadikan sebagai kantor cabang. PT. EKA JAYA PERKASA berlokasi pada Wisma Eka Jiwa ruko 3A yang berada di jalan M angga Dua Raya, Jakarta Pusat.
Seperti yang tercantum dalam Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) dengan nomor 0065 / 1.824.51, PT. EKA JAYA PERKASA bergerak dalam bidang usaha (sesuai dengan KLBI 2000) nomer 52368, 51391, 51900 yaitu perdagangan barang seperti komputer dan suku cadangnya, alat elektrikal, dan alat mekanikal, elektrikal. Pendirian perusahaan telah mendapat pengesahan dari M enteri Kehakiman dan Hak Asasi M anusia Republik Indonesia nomor C-04602.HT.01.04.TH.2001. Sampai saat ini perusahaan bertindak sebagai sub distributor, ekspor dan impor.
PT. EKA JAYA PERKASA mempekerjakan sekitar 100 (seratus) orang karyawan yang dibagi menjadi karyawan penjualan dan non penjualan. Karyawan non penjualan dipekerjakan di bagian head office sedangkan karyawan penjualan di toko-toko retail. Selain menyalurkan produk-produk ke toko retail nya sendiri, PT.
51 EKA JAYA PERKASA tidak menutup kemungkinan untuk menjual produk-produk yang ada ke dealer maupun toko lainnya.
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
Visi dari perusahaan yaitu : “ M enjadi distributor notebook dan proyektor terpercaya dan terkemuka di Indonesia.”
M isi dari perusahaan adalah sebagai berikut:
1. M engedepankan pelanggan dengan memberikan pelayanan yang memuaskan dalam segala hal.
2. M elakukan persaingan yang sehat antar perusahaan pesaing.
3. M engembangkan budaya perusahaan yang sehat diatas saling menghargai antar karyawan dan mitra kerja, serta mendorong terus kekokohan integritas pribadi dan profesionalisme.
3.1.3 S truktur Organisasi Perusahaan dan Uraian Tugas / Wewenang 3.1.3.1 S truktur Organisasi Perusahaan
PT. EKA JAYA PERKASA merupakan perusahaan berskala kecil sehingga struktur organisasi perusahaan termasuk sederhana yang dimana seluruh keputusan diambil pada saat dilakukan rapat umum dewan direksi. Managing Director
membawahi beberapa manager bagian seperti: Human Resouce and General Affair Manager, Financial Manager, Store Manager dan beberapa karyawan lainnya.
PT. EKA JAYA PERKASA memiliki beberapa kantor cabang yang tersebar di berbagai daerah di Jakarta. M asing-masing kantor cabang dikepalai oleh seorang
Store Manager.
Untuk lebih jelasnya, maka akan digambarkan dalam bagan struktur organisasi (gambar3.1) berikut ini.
Gambar 3.1 S truktur Organisasi PT. EKA JAYA PERKAS A
Sumber : PT.EKA JAYA PERKASA.
Board of Director
Non Sales Department
Sales Department
Audit Manager HR&GA Manager Finance Manager Warehouse Manager Store Manager Team audit transaction Team audit inventory Marketing staff Personnel staff Finance staff Accounting staff
Warehouse staff Finance staff
Marketing & Sales staff Warehouse staff Team support staff Security staff Driver Purchasing staff
Team support staff Driver
53 3.1.3.2 Uraian Tugas dan Wewenang
Uraian dari tugas dan wewenang dari karyawan setiap bagian divisi yang terdapat dalam struktur organisasi PT.EKA JAYA PERKASA adalah sebagai berikut.
1. Non Sales Department
a. Board of Director
• Sebagai pengambil keputusan yang berhubungan dengan operasional perusahaan.
b. Managing Director
• Bertanggung jawab atas seluruh operasional perusahaan dan membawahi seluruh karyawan dalam perusahaan.
• M enerima laporan dari Manager setiap bagian.
• M elakukan otorisasi terhadap semua laporan dari seluruh Manager.
• M enilai tingkat kinerja karyawan dengan tujuan untuk promosi atau demosi. • M embuat kebijakan dan peraturan yang berlaku dalam head office dan
kantor cabang (toko retail).
• Bertanggung jawab terhadap board of director.
c. Audit Manager
• Bertanggung jawab terhadap segala kegiatan audit yang dilakukan dalam perusahaan.
• M emastikan pekerjaan audit yang dilakukan oleh semua team audit telah akurat.
• M embuat laporan audit untuk dilaporkan kepada Managing Director
54 d. Team audit transaction
• M elakukan audit terhadap seluruh transaksi dalam perusahaan termasuk audit atas transaksi yang terjadi pada cabang.
• Bertanggung jawab terhadap audit manager.
e. Team audit inventory
• M elakukan audit untuk stok seluruh produk yang ada di gudang perusahaan dan gudang masing-masing cabang.
• Bertangggung jawab terhadap AuditManager.
f. Human Resource and General Affairs Manager
• Bertanggung jawab atas penerimaan dan pemberhentian karyawan serta melakukan negosiasi dan rekomendasi jumlah gaji.
• M enghitung dan mengotorisasi gaji bulanan karyawan perusahaan
• M engatur seluruh kegiatan rumah tangga perusahaan seperti maintainance
gedung.
• M elakukan inspeksi mendadak baik dalam head office maupun ke berbagai kantor cabang (toko retail) untuk memastikan tidak adanya kecurangan yang terjadi.
• M engotorisasi permintaan cuti maupun lembur dari karyawan
• Bertanggung jawab memberikan seluruh laporan kepada Managing Director.
g. Marketing staff
• M elakukan kegiatan pemasaran produk perusahaan. • Bertanggung jawab pada HR&GA Manager.
55 h. Personnel staff
• Selalu meng-update daftar karyawan aktif yang bekerja dalam perusahaan • M embantu HR&GA Manager dalam perekrutan karyawan baru.
• M engawasi absensi setiap karyawan.
• M elakukan rekap absensi setiap minggu dan memindahkan data absensi, lembur, cuti, pinjaman dan variabel lain yang berhubungan dengan penggajian ke Ms.Excel.
• M embuat laporan klaim atas tunjangan kesehatan dan pengobatan yang diajukan oleh karyawan.
• Bertanggung jawab kepada HR&GA Manager. i. Security staff
• M enjaga keamanan dalam gedung perusahaan. j. Team Support staff
• Berperan sebagai teknisi yang melayani service dan keluhan dari klien. • Bertanggung jawab kepada HR&GA Manager.
k. Finance Manager
• Bertanggung jawab mengelola keuangan perusahaan. • M elakukan pembayaran gaji, bonus dan biaya lainnya.
• M emberikan pinjaman kepada karyawan perusahaan yang membutuhkan. • Bertanggung jawab menyerahkan laporan kepada Managing Director. l. Finance staff
• M engatur pengeluaran dan penerimaan kas perusahaan
56 • Bertanggung jawab kepada Finance Manager.
m. Accounting staff
• M emasukkan data transaksi ke program komputer menjadi jurnal hingga mengecek rekonsiliasi buku perusahaan dan bank.
• M embuat laporan keuangan perusahaan. • Bertanggung jawab kepada Finance Manager. n. Purchasing staff
• Bertanggung jawab melakukan pemesanan dan pembelian produk baik dalam maupun luar negeri.
• M enyerahkan faktur pembelian ke bagian keuangan untuk melakukan pelunasan.
• Bertanggung jawab terhadap Finance Manager dalam hal jumlah pembelian yang dilakukan.
o. Warehouse Manager
• M elakukan stok opname atas persediaan produk di gudang. • M eminta pembelian produk ke bagian pembelian.
• Bertanggung jawab kepada Managing Director.
p. Warehaouse staff
• M enerima kiriman produk yang dipesan oleh bagian pembelian
• M encocokkan jumlah yang dipesan dengan jumlah yang diterima serta mengecek kondisi produk.
57
2. Sales Department
a. Store Manager
• M engawasi kinerja seluruh karyawan di kantor cabang (toko retail).
• M enghitung komisi penjualan bulanan dari setiap marketing and sales staff . • M elakukan pemesanan produk ke head office sesuai dengan permintaan
dari bagian gudang.
• Bertanggung jawab secara langsung kepada Managing Director. b. Finance staff
• M engatur segala penerimaan dan pengeluaran kas dalam ruang lingkup kantor cabang.
• M engurus segala utang dan piutang dari kantor cabang baik ke konsumen maupun ke head office.
• Bertanggung jawab kepada Store Manager. c. Marketing & Sales staff
• M elakukan pemasaran dan penjualan produk ke klien untuk mencapai target yang telah ditentukan oleh perusahaan.
• Bertanggung jawab kepada Store Manager.
d. Team Supporting staff
• Berperan sebagai teknisi yang melayani service dan keluhan dari klien. • Bertanggung jawab kepada Store Manager.
e. Warehouse staff
• M engecek jumlah penerimaan produk dari head office. • M elakukan stok opname secara periodik.
58 • M elakukan pemesanan atas produk yang kehabisan stok.
• Bertanggung jawab kepada Store Manager.
f. Driver
• Bertugas sebagai kurir untuk mengirim produk pesanan ke klien. • Bertanggung jawab kepada Store Manager.
3.2 Gambaran S istem yang Sedang Berjalan
3.2.1 Kebijakan Umum Kepegawaian pada PT. EKA JAYA PERKAS A 1. S tatus Karyawan
a. Karyawan percobaan adalah calon karyawan yang telah memenuhi seluruh persyaratan yang ditetapkan perusahaan, dan harus melewati masa percobaan kerja paling lama 3 (tiga) bulan terhitung sejak diterima kerja. Karyawan masa percobaan ini menerima gaji pokok, uang transport dan uang makan secara
cash.
b. Karyawan tetap adalah karyawan perusahaan yang telah melewati masa percobaan atau yang telah bekerja diatas 3 (tiga) bulan. Karyawan tetap ini diwajibkan membuka rekening bank BCA dimana gaji pokok, uang transport, uang makan, dan bonus lainnya akan ditransfer ke rekening karyawan tersebut. 2. Waktu Kerja Karyawan
Hari dan jam kerja yang diberlakukan dalam perusahaan dibagi dua yaitu: • Karyawan non penjualan Senin – Sabtu 09.00 – 17.30 WIB • Karyawan penjualan Senin – M inggu 09.00 – 17.30 WIB • Istrirahat maksimal 1 (satu) jam per hari
59 3. Tata Tertib Perusahaan
a. Setiap karyawan diwajibkan untuk menjaga serta memelihara keamanan seluruh asset perusahaan. Karyawan dilarang membawa barang-barang milik perusahaan keluar dari lingkungan perusahaan tanpa izin.
b. Setiap karyawan penjualan yang berada di cabang dilarang mengambil libur kerja (off) pada hari Sabtu dan M inggu.
c. Setiap karyawan dilarang alpa tanpa alasan yang jelas.
d. Setiap karyawan wajib melakukan absensi dengan memasukkan kartu ke mesin yang disediakan dan mengambil kembali kartu absensi pada saat pulang kerja. e. Setiap karyawan yang jam kerjanya dimulai dari jam 09.16 WIB akan dianggap
terlambat dan diberikan sanksi tidak mendapat bantuan UMT.
f. Setiap karyawan diberi kompensasi waktu terlambat sampai dengan jam 12.00 WIB dengan syarat memiliki alasan yang jelas dan tidak diberikan uang makan serta uang transportasi. Apabila melewati batas waktu toleransi maka karyawan tersebut dianggap alpa.
g. Setiap karyawan dilarang melakukan segala jenis kecurangan yang berakibat merugikan perusahaan.
h. Setiap karyawan wajib memegang teguh rahasia perusahaan dan menjaga nama baik perusahaan.
i. Setiap karyawan dilarang membawa senjata tajam dan obat terlarang ke dalam perusahaan.
j. Setiap karyawan harus dapat melaksanakan semua tugas dan kewajiban yang telah tentukan oleh perusahaan.
60 k. Setiap karyawan harus mematuhi tata tertib dan peraturan yang berlaku dalam
perusahaan
4. Tindakan atas Pelanggaran Tata Tertib Perusahaan
a. Perusahaan dapat memberikan surat peringatan tertulis kepada setiap karyawan yang melakukan pelanggaran terhadap tata tertib perusahaan.
b. Surat peringatan yang diberikan dibagi atas 3 (tiga) jenis yaitu SP I, SP II, SP III.
c. M asing-masing surat peringatan memiliki masa berlaku selama 6 (enam) bulan dan apabila ternyata karyawan tersebut masih melakukan pelanggaran maka perusahaan dapat melakukan skorsing selama 3 (tiga) hari.
d. Apabila tidak ada niat perbaikan dari karyawan yang mendapat skorsing maka perusahaan dapat memutuskan hubungan kerjanya.
5. Hari Libur, Izin S akit, Off dan Cuti.
a. Hari libur untuk karyawan non penjualan adalah hari M inggu dan hari libur nasional. Sedangkan untuk karyawan penjualan hanya libur pada hari raya keagamaan saja seperti hari raya Idul Fitri, Natal dan Imlek.
b. Izin sakit diberikan kepada karyawan dengan syarat karyawan yang bersangkutan memang sedang tidak sehat dan dapat memberikan bukti berupa surat keterangan dokter. Surat tersebut harus diserahkan ke bagian yang mengurus absensi sebelum tanggal 25 (dua puluh lima) setiap bulannya.
c. Setiap karyawan penjualan diberikan fasilitas 1 (satu) hari dalam 1 (satu) minggu untuk tidak masuk kerja/off. Off ini telah terjadwal bagi setiap karyawan penjualan. Apabila karyawan pada minggu yang bersangkutan tidak mengambil fasilitas off ini maka dapat diakumulasikan ke minggu berikutnya
61 tetapi dalam bulan yang sama. Syarat akumulasi off maksimal 3(tiga) hari berturut-turut.
d. Cuti tahunan memiliki kriteria sebagai berikut:
• Cuti tahunan diberikan hanya kepada karyawan perusahaan yang telah bekerja selama 6 (enam) bulan berturut-turut.
• Lamanya cuti tahunan adalah sebanyak 12 (dua belas) hari dalam 1 (satu) tahun. Dengan kata lain cuti sebanyak 1 (satu) hari dalam 1 (satu) bulan. • Cuti tahunan hanya dapat diambil maksimal 3 (tiga) hari berturut-turut. • Perusahaan menghitung cuti tahunan dengan batas cut-off mulai dari bulan
April tahun berjalan sampai dengan akhir bulan M aret tahun berikutnya. Apabila cuti tidak diambil dalam periode tersebut maka akan dinyatakan hangus.
• Karyawan yang telah memiliki hak cuti tahunan pada periode setelah maupun sebelum batas cut-off yang telah ditentukan maka jumlah hak cuti tahunan yang didapatkan akan dihitung dengan perhitungan jumlah cuti tahunan seharusnya dibagi 12 (dua belas) dan dikalikan dengan jumlah bulan yang tersisa sampai dengan batas cut-off.
e. Cuti besar yaitu cuti yang diberikan kepada karyawan perusahaan telah bekerja lebih dari 6 (enam) tahun. Lamanya cuti yang diberikan adalah selama 1 (satu) bulan atau 30 (tiga puluh) hari yang berlaku selama 2 (dua) tahun sejak cuti berlaku. Pengambilan cuti besar ini memiliki maksimal 15 (lima belas) hari berturut-turut.
62 f. Cuti khusus tidak mengurangi cuti tahunan dan dapat dibedakan atas:
• Pernikahan karyawan tetap : 2 (dua) hari. • Karyawan tetap melahirkan : 3 (tiga) bulan. • Istri dari karyawan tetap melahirkan : 1 (satu) hari. • Kematian anggota keluarga : 2 (dua) hari. • Cuti lainnya dengan alasan yang dapat diterima : 1 (satu) hari. 6. Pinjaman
Pinjaman akan diberikan kepada karyawan tetap yang telah bekerja lebih dari 1 (satu) tahun. Pelunasannya dapat dilakukan dengan cicilan maksimal sebanyak 3 (tiga) kali yang akan mengurangi gaji bulanan karyawan yang bersangkutan. Jumlah pinjaman yang diberikan maksimal sebesar 1 (satu) bulan gaji pokok karyawan yang bersangkutan. Apabila pinjaman dilakukan sebelum tanggal 15 (lima belas) bulan berjalan maka pemotongan dari pinjaman akan dilakukan pada perhitungan gaji bulan berjalan. Tetapi apabila pinjaman dilakukan setelah tanggal 15 (lima belas) bulan berjalan maka pemotongannya dilakukan pada perhitungan gaji bulan berikutnya.
7. Pengunduran Diri
Bagi karyawan yang ingin mengundurkan diri harus membuat surat pengunduran diri tertulis dan menyerahkan ke atasan nya paling lambat 30 (tiga puluh) hari sebelumnya.
63 3.2.2 Kebijakan Penggajian yang Diterapkan pada PT. EKA JAYA PERKAS A 1. Gaji Pokok
Setiap karyawan akan menerima gaji sesuai dengan golongan dan tingkatan di dalam struktur penggajian yang dibagi berdasarkan jabatan, keahlian dan prestasi kerja. Penghitungan gaji dipengaruhi oleh absensi dari karyawan yang bersangkutan. Gaji pokok yang ditetapkan dibagi dengan jumlah hari kerja efektif setiap bulan dan didapatkan gaji per hari dari karyawan tersebut. Jumlah kehadiran karyawan akan diakumulasikan pada akhir bulan untuk menghitung gaji bulanan setiap karyawan.
2. Bantuan Uang Makan dan Uang Transportasi (UMT)
Penggantian uang makan dan transportasi diberikan sebesar Rp. 25.000,- (dua puluh lima ribu rupiah) per hari. Bantuan UMT ini hanya akan diberikan jika karyawan masuk kerja dan hadir tepat waktu (antara 09.00-09.15 WIB). Jadi jika karyawan tidak masuk kerja ataupun terlambat maka tidak berhak mendapatkan bantuan UM T ini. Jumlah kehadiran karyawan akan diakumulasikan pada akhir bulan dan pembayaran UMT dilakukan bersamaan dengan pembayaran gaji setiap bulannya.
3. Uang Lembur
• Uang lembur adalah uang yang diterima oleh karyawan apabila jam kerja karyawan tersebut melebihi jam kerja normal. Karyawan yang kerja lembur akan mendapat penggantian uang lembur sebesar Rp. 20.000,- (dua puluh ribu rupiah) per hari lembur. Karyawan dianggap telah kerja lembur apabila telah bekerja melebihi 1 (satu) jam dari jam kerja biasa (mulai terhitung dari jam 18.30WIB).
64 • Khusus untuk karyawan penjualan yang berada di cabang mempunyai hak
mendapatkan lembur khusus karena karyawan diwajibkan masuk kerja pada hari libur nasional. Karyawan mendapat lembur khusus sebesar Rp. 25.000,- (dua puluh lima ribu rupiah) per hari lembur.
4. Bonus
Bonus merupakan uang tambahan yang diberikan kepada karyawan setiap bagian kecuali Marketing & Sales staff di kantor cabang. Bonus ini diberikan setiap bulan berdasarkan penilaian kinerja karyawan yang dibagi atas beberapa grade
seperti terlihat pada tabel 3.1. Penilaian kinerja karyawan dilakukan oleh masing-masing Manager bagian dan hasil akhirnya akan ditetapkan oleh Managing Director.
Tabel 3.1 Tabel Persentase Bonus
Grade Bonus
A 10 % (sepuluh persen) dari gaji pokok B 8 % (delapan persen) dari gaji pokok C 5 % (lima persen) dari gaji pokok D Tidak mendapat bonus
5. Komisi
Komisi merupakan bonus yang diberikan untuk Marketing & Sales staff di kantor cabang dengan syarat mencapai target penjualan unit dan profit dalam jangka waktu 1 (satu) bulan. Komisi ini diberikan dengan tujuan meningkatkan kinerja karyawan bagian pemasaran dan penjualan. Jumlah komisi yang diberikan sesuai dengan kriteria yang ada pada tabel 3.2 berikut.
65 Tabel 3.2 Tabel Komisi Penjualan
Unit Profit Komisi
100 Rp. 100.000.000,- 1% (satu persen) dari profit 200 Rp. 200.000.000,- 2% (dua persen) dari profit 300 Rp. 300.000.000,- 3% (tiga persen) dari profit
6. Pinjaman karyawan
Karyawan tetap perusahaan dapat mengajukan pinjaman ke perusahaan sebesar 1 (satu) bulan gaji pokok. Pembayarannya dipotong dari gaji bulanan dengan jumlah sebesar pinjaman dibagi dengan jumlah cicilan yang akan dilakukan. 7. Tunjangan-tunjangan
a. Tunjangan hari raya keagamaan.
Diberikan oleh perusahaan kepada karyawan tetap perusahaan. Besarnya jumlah THR yang diberikan tergantung dari lamanya masa kerja karyawan. Pembagian THR dilakukan 1 (satu) minggu sebelum hari raya keagamaan.
• M asa kerja dibawah 1(satu) tahun maka besarnya THR yang diberikan akan disesuaikan dengan perhitungan gaji pokok 1 (satu) bulan dibagi 12 (dua belas) dikalikan dengan lama masa kerja.
• M asa kerja 1 (satu) sampai 5 (lima) tahun maka THR yang diberikan sebesar 1 (satu) bulan gaji pokok.
• M asa kerja diatas 5 (lima) tahun maka THR yang diberikan sebesar 11/2
66 b. Tunjangan kesehatan dan pengobatan.
Diberikan sebagai penggantian biaya pengobatan berupa rawat jalan dan rawat inap kepada karyawan perusahaan yang telah bekerja minimal 1 (satu) tahun. Jenis obat-obatan seperti vitamin, obat kuat, obat-obat terlarang (narkoba) tidak termasuk dalam klaim tunjangan ini. Perusahaan memberikan pengantian biaya pengobatan sebesar 50% (lima puluh persen) dari gaji pokok karyawan dalam setahun. Untuk melakukan klaim atas tunjangan kesehatan dan pengobatan diwajibkan menyerahkan bukti kwitansi yang mendukung. Bagi karyawan yang tidak pernah mengambil tunjangan ini maka pada awal tahun akan mendapat tunjangan ini sebesar 50% (lima puluh persen) dari besarnya plafon tunjangan kesehatan dan pengobatan yang diberikan.
c. Tunjangan duka cita.
Diberikan kepada karyawan yang kerabat dekatnya meninggal dunia. Kerabat dekat yang dimaksud adalah ayah, ibu, istri/suami, anak kandung maupun diri sendiri. Tunjangan duka cita yang diberikan sebesar Rp. 500.000,- (lima ratus ribu rupiah) dan diberikan secara langsung.
8. Mutasi, Promosi dan Demosi
Setiap kinerja karyawan akan dinilai oleh Manager tiap bagiannya dan kemudian akan dibuat laporan kinerja bulanan dan tahunan yang diserahkan kepada
Managing Director. Dari laporan tersebut akan mempengaruhi jabatan maupun
besarnya gaji karyawan baik melalui mutasi, promosi ataupun demosi. 9. Pajak Penghasilan
Pajak penghasilan dari karyawan dibayar per bulan dengan pemotongan langsung dari gaji bulanan karyawan.
67 Peraturan pajak yang digunakan adalah PPh pasal 21. Berikut ini adalah contoh dasar aturan perhitungan pajak yang dilakukan dalam perusahaan.
• Wajib Pajak A mempunyai seorang isteri dengan tanggungan 4 (empat) orang anak. Apabila isterinya memperoleh penghasilan dari satu pemberi kerja yang sudah dipotong Pajak Penghasilan Pasal 21 dan pekerjaan tersebut tidak ada hubungannya dengan usaha suami atau anggota keluarga lainnya, besarnya Penghasilan Tidak Kena Pajak yang diberikan kepada Wajib Pajak A dengan status tanggungan k/3 adalah sebesar Rp21.120.000,00 (Rp15.840.000,00 + Rp1.320.000,00 + (3 x Rp1.320.000,00)).
Sedangkan untuk isterinya, pada saat pemotongan Pajak Penghasilan Pasal 21 oleh pemberi kerja diberikan Penghasilan Tidak Kena Pajak sebesar Rp15.840.000,00. Apabila penghasilan isteri harus digabung dengan penghasilan suami, besarnya Penghasilan Tidak Kena Pajak yang diberikan kepada Wajib Pajak A adalah sebesar Rp36.960.000,00 (Rp21.120.000,00 + Rp15.840.000,00).
• Contoh penghitungan pajak yang terutang untuk Wajib Pajak A ( K/3 ) orang pribadi dengan rincian penghasilan sebagai berikut :
Gaji pokok Rp. 570.000.000 Tunjangan jabatan Rp. 25.000.000 Tunjangan lainnya Rp. 10.000.000 Uang Lembur Rp. 8.900.000 Bonus / Komisi Rp. 8.516.000 + Gaji bersih Rp. 622.416.000
68
Gaji bersih Rp. 622.416.000
Biaya Jabatan (5% x Rp. 622.416.000) Rp. 1.296.000
PTKP ( K/3 ) Rp. 21.120.000 -
Penghasilan Kena Pajak Rp. 600.000.000 Besarnya Pajak Penghasilan terhutang adalah:
5% x Rp50.000.000,00 = Rp. 2.500.000,00 15% x Rp200.000.000,00 = Rp. 30.000.000,00 25% x Rp250.000.000,00 = Rp. 62.500.000,00 30% x Rp100.000.000,00 = Rp. 30.000.000,00 (+)
Pajak terhutang bagi WP yang mempunyai NPWP
Rp. 125.000.000,00
• Pajak Penghasilan yang harus dipotong jika Wajib Pajak A tidak memiliki NPWP adalah sebesar Rp. 150.000.000 ( 120% x Rp 125.000.000) .
3.2.3 Reward dan Punishment yang berhubungan dengan aktivitas penggajian.
Berikut ini adalah tabel 3.3 yang mengelompokkan reward dan punishment
berhubungan dengan penggajian.
Tabel 3.3 Reward dan Punishment
Reward Punishment
• Karyawan penjualan yang mencapai target profit dan unit akan diberikan
• Bagi karyawan yang terlambat (09.16-12.00WIB) maka tidak akan
69 komisi penjualan yang sesuai
• Karyawan yang memiliki kinerja yang baik akan mendapatkan bonus pada akhir bulan.
• Karyawan yang tidak pernah mengajukan klaim atas tunjangan kesehatan dan pengobatan dalam masa waktu 1 (satu) tahun akan diberikan insentif sebesar 25% (dua puluh lima persen) dari gaji bulanan pada awal bulan tahun berikutnya.
mendapatkan uang makan dan transportasi pada hari yang bersangkutan.
• Bagi karyawan yang terlambat melewati jam 12.00WIB maka akan dianggap alpa pada hari yang bersangkutan.
• Bagi karyawan yang tidak masuk atau alpa maka akan dilakukan pengurangan atas gaji bulanannya.
• Bagi karyawan yang melakukan pelanggaran peraturan akan diberikan Surat Peringatan (SP) sesuai dengan pelanggaran yang dilakukan. Apabila pelanggaran masih tetap dilakukan maka perusahaan dapat memutuskan hubungan kerja dengan karyawan tersebut.
70 3.2.4 Prosedur Sistem Berjalan
3.2.4.1 Prosedur Pencatatan Waktu Hadir Karyawan Bagian yang terkait antara lain:
• Personnel staff
• Unit yang terkait (seluruh karyawan perusahaan) Dokumen yang digunakan:
• Input :kartu absensi • Output :rekap absensi
Prosedur pencatatan waktu hadir karyawan
Setiap hari karyawan diharuskan untuk mencatat waktu kehadiran sebanyak 4 (empat) kali yaitu pada saat masuk kerja, keluar istirahat, masuk istirahat dan saat pulang kerja. Karyawan melakukan absensi dengan memasukkan kartu absensi masing-masing ke mesin pencatat waktu. Setiap minggu Personnel staff akan membuat rekap absensi secara manual dan kemudian memindahkan ke Ms.Excel. Pada tanggal 25 Personnelstaff akan melengkapi rekap absensi dengan variabel lain yang berhubungan dengan penghitungan gaji karyawan. Rekap absensi seluruh karyawan yang telah lengkap kemudian diserahkan kepada HR&GA Manager untuk dilakukan penghitungan gaji.
3.2.4.2 Prosedur Kerja Lembur Bagian yang terkait:
• Unit-unit yang terkait (karyawan)
• Manager tiap bagian
71 • HR&GA Manager
Dokumen yang digunakan:
• Input:formulir lembur karyawan, kartu absensi
• Output:rekap absensi, formulir lembur yang telah diotorisasi Prosedur kerja lembur
Karyawan yang kerja lembur diwajibkan mengisi formulir lembur karyawan yang berisi tanggal, jam mulai, jam selesai, alasan lembur. Formulir tersebut kemudian diserahkan kepada Manager bagian yang bersangkutan untuk mendapatkan persetujuan kerja lembur. Formulir lembur ini kemudian akan diserahkan kepada HR&GA Manager untuk diotorisasi selambat-lambatnya pada tanggal 25 (dua puluh lima) setiap bulannya. Formulir lembur yang telah diotorisasi diserahkan kepada Personnel staff sebagai dasar untuk membuat rekap absensi. 3.2.4.3 Prosedur Pengambilan Cuti
Bagian yang terkait:
• Unit yang terkait (karyawan)
• Manager tiap bagian
• Personnel staff
• HR&GA Manager
Dokumen yang digunakan:
• Input:formulir permohonan cuti
72 Prosedur pengambilan cuti
Karyawan yang ingin mengambil cuti harus mengisi formulir permohonan cuti dan menyerahkan ke Manager bagiannya untuk meminta persetujuan. Setelah disetujui maka formulir tersebut diserahkan kepada HR&GA Manager untuk diotorisasi. Formulir yang telah diotorisasi kemudian diserahkan kepada Personnel staff untuk dijadikan dasar membuat rekap absensi.
3.2.4.4 Prosedur Tunjangan Kesehatan dan Pengobatan Bagian yang terkait:
• Unit yang terkait (karyawan) • Personnel staff
• HR&GA Manager
Dokumen yang digunakan:
• Input: kwitansi asli dan surat keterangan doker
• Output:laporan klaim tunjangan kesehatan dan pengobatan Prosedur tunjangan kesehatan dan pengobatan
Karyawan yang ingin mengajukan klaim atas tunjangan kesehatan dan pengobatan dapat dengan menyerahkan kwitansi asli dan surat keterangan doker kepada Personnel staff. Kemudian Personnel staff akan membuat laporan klaim tunjangan dan diserahkan kepada HR&GA Manager bersamaan dengan rekap absensi. Tunjangan yang diklaim akan dicocokan dengan jumlah tunjangan yang diperbolehkan dan diotorisasi oleh HR&GA Manager.
73 3.2.4.5 Prosedur Pinjaman oleh Karyawan
Bagian yang terkait:
• Unit yang terkait (karyawan)
• Finance Manager
• HR&GA Manager
Dokumen yang digunakan:
• Input: Surat permohonan pinjaman
• Output: Laporan peminjaman karyawan
Prosedur pinjaman oleh karyawan
Karyawan tetap yang ingin melakukan peminjaman uang kepada perusahaan dapat membuat surat permohonan pinjaman beserta alasannya yang ditujukan kepada
Finance Manager. Setelah diproses dan disetujui maka Finance Manager akan
membuat laporan peminjaman yang berisi tanda tangan karyawan yang bersangkutan. Laporan tersebut kemudian akan diserahkan kepada HR&GA Manager. Berdasarkan laporan tersebut, HR&GA Manager akan melakukan pemotongan gaji bulanan dari karyawan tersebut. Jumlah yang dipotong setiap bulannya tergantung dari jumlah cicilan yang telah disepakati pada saat mengajukan pinjaman dengan catatan pelunasan cicilan maksimal dilakukan 3 (tiga) kali.
3.2.4.6 Prosedur Penggajian Bagian yang terkait:
• Unit yang terkait (karyawan) • Personnel staff
74 Dokumen yang digunakan:
• Input: rekap absensi, laporan klaim tunjangan kesehatan dan pengobatan,
surat permohonan pinjaman, daftar gaji, laporan bonus dan laporan komisi. • Output: slip gaji gabungan
Prosedur penggajian
Rekap absensi beserta laporan klaim tunjangan kesehatan dan pengobatan yang dibuat oleh Personnel staff akan dikirim ke HR&GA Manager pada tanggal 26 (dua puluh enam) setiap bulannya.
HR&GA Manager akan melakukan penghitungan gaji dari seluruh karyawan perusahaan dengan mencocokkan seluruh dokumen yang terkait seperti daftar gaji, rekap absensi, laporan klaim tunjangan kesehatan, surat permohonan pinjaman, laporan bonus dan laporan komisi. Kemudian HR&GA Manager akan menyiapkan slip gaji gabungan untuk head office dan kantor cabang. Slip gaji gabungan dikirim ke Finance Manager untuk proses transfer ke rekening masing-masing karyawan. Karyawan head office yang ingin memastikan jumlah gaji dapat dilakukan pengecekan ke HR&GA Manager.
Slip gaji gabungan untuk kantor cabang kemudian akan diserahkan ke Store
Manager masing-masing cabang. Apabila ada karyawan yang ingin memastikan
jumlah gaji bulanannya maka dapat dilakukan pengecekan ke Store Manager
masing-masing kantor cabang.
Sampai saat ini, slip gaji yang dicetak oleh perusahaan hanya slip gaji gabungan yang dibagi berdasarkan pusat atau cabang. Untuk karyawan yang memerlukan slip gaji guna keperluan tertentu seperti pengajuan kredit maka
75 perusahaan akan mengeluarkan surat keterangan penghasilan (SKP) bagi karyawan tersebut.
3.2.4.7 Rich Picture Sistem Berjalan
Prosedur dari sistem berjalan akan lebih jelas terlihat pada rich picture (gambar 3.2) berikut ini:
karyawan T etap/ Percobaan mesin absensi 1.kartu_absensi 2.r ekap_absensi_ manual per sonnelStaff Ms.Excel personnelStaff ( i)r ekap_absensi manager Bagian 4.for mulir
Per mohonanC uti 3.for mulirLembur H R&GA Manager $ $ FinanceManager 9.for mulirPermohonanCuti, formulir Lembur 11.formulirPermohonanCuti, form ulirLembur ( author ized) 5.kwitansi&suratKeteranganDokter 15.var iabelGaji 6.suratPermohonan Pinjam an 8.lapor anPeminjaman (authorized) 7.uangPinjaman managingDir ector 14.lapor anBonus, laporanKomisi Ms.Excel HR&GAmanager 13.r ekap_absensi storeManager 10.laporanPeminjaman, for mulirPermohonanCuti, formulir Lembur 12.laporanKlaimTunjangan Kesehat an&Pengobatan, lapor anPeminjamanCabang 16.slipGaji Gabungan perCabang 17.slipGajiGabungan per Cabang ( author ized) $ onlinePayment 18.transferGaji karyawanT etap 19.gajiT ransfer Pa y to $ Pa y to $ $ $ $ $ $ $ 20.amplopGaji kar yawan Per cobaan $ V ISIO C OR PO RAT ION 21.slipGaji Gabungan karyPusat ( bayar) Pa y to $ 22.slipGajiGabungan KaryCabang Pa y to $
77
3.2.5 Kelemahan Sistem Berjalan dan Usulan Pemecahan Masalah
Berikut ini adalah beberapa kelemahan yang terdapat dalam sistem penggajian yang sedang berjalan dalam perusahaan dan usulan pemecahan terhadap kelemahan yang ada.
1. Kesalahan dalam membuat rekap absensi.
Rekap absensi dari seluruh karyawan dibuat oleh Personnel staff dengan memindahkan data dari mesin absensi secara manual setiap minggu. Kesalahan dalam proses pemindahan data absensi juga sering terjadi, misalnya kesalahan memasukkan NIK, kesalahan mencatat jam kerja dan lain sebagainya.
Kesalahan-kesalahan dalam membuat rekap absensi seharusnya tidak boleh terjadi dalam suatu perusahaan karena hal tersebut akan merugikan kedua belah pihak baik karyawan maupun perusahaan. Pencegahan kesalahan ini dapat dilakukan dengan memakai suatu sistem yang terintergrasi antara absensi dengan rekap absensi sehingga kesalahan yang sama akan dieliminasi.
Kelemahan atau masalah dalam membuat rekap absensi dalam perusahaan disebabkan karena belum adanya sistem yang mengintegrasikan data absensi dengan penghitungan gaji karyawan.
Dari kesalahan membuat rekap absensi sangat berdampak terhadap penghitungan gaji karyawan seperti terjadinya kurang atau lebih bayar atas gaji karyawan.
Usulan pemecahan untuk masalah ini adalah perusahaan memerlukan suatu sistem yang dirancang untuk mengintegrasikan data dari absensi karyawan dengan penghitungan gaji karyawan. Dengan adanya sistem tersebut maka proses
78
pembuatan rekap absensi tidak diperlukan lagi dan penghitungan gaji karyawan setiap bulan akan lebih akurat.
2. Kesalahan pada saat memasukkan variabel gaji ke Ms.Excel yang dilakukan oleh Personnel staff dan memerlukan waktu yang cukup lama.
Personnel staff memiliki tanggung jawab untuk memasukkan data rekap
absensi seluruh karyawan perusahaan kedalam Ms.Excel. Proses ini memerlukan waktu yang lama karena memerlukan ketelitian untuk menggabungkan seluruh data yang ada seperti data dari rekap absensi, data lembur karyawan, data cuti karyawan, klaim tunjangan kesehatan dan pengobatan karyawan, bonus serta komisi karyawan. Walaupun telah menghabiskan waktu lama tersebut, kesalahan dalam memasukkan seluruh data tersebut juga masih dapat terjadi.
Seluruh variabel yang berhubungan dengan penghitungan gaji karyawan harus sesuai dengan realitanya. Setiap karyawan mendapatkan gaji bulanan sesuai dengan jumlah hari kerjanya dan apabila mendapat tunjangan, bonus atau komisi harus tetap diperhitungkan sesuai dengan formula yang berlaku dalam perusahaan.
Salah satu faktor yang menyebabkan terjadinya kesalahan dalam memasukkan variabel gaji adalah belum adanya sistem yang mengintegrasikan seluruh data variabel yang mempengaruhi gaji dengan penghitungan gaji sehingga memerlukan proses memasukkan ulang data tersebut.
Kesalahan memasukkan variabel gaji akan mengakibatkan kerugian penghitungan gaji bersifat finansial baik bagi karyawan maupun perusahaan.
Rekomendasi untuk mengatasi kesalahan pemasukkan variabel gaji yaitu dengan merancang suatu sistem yang menyimpan seluruh variabel yang
79
berhubungan dengan gaji karyawan dan terintegrasi ke penghitungan gaji sehingga kegiatan memasukkan ulang variabel gaji tersebut tidak perlu dilakukan lagi dan dapat menghemat waktu kerja karyawan yang bersangkutan.
3. Masalah pada formulir permohonan cuti.
Formulir untuk permohonan cuti yang tersedia pada saat ini akan lebih tepatnya digunakan untuk mengajukan cuti tahunan, tetapi pada sistem yang sedang berjalan saat ini formulir tersebut tetap digunakan untuk mengajukan semua jenis cuti baik cuti tahunan maupun cuti khusus dan cuti besar.
Formulir permohonan cuti seharusnya memiliki informasi yang jelas dalam arti terdapat perbedaan antara kolom cuti khusus, cuti besar dan cuti tahunan sehingga akan memudahkan karyawan yang akan mengajukan cuti. Informasi jenis cuti khusus yang diberikan oleh perusahaan seharusnya juga tertera pada formulir permintaan cuti sehingga karyawan akan dapat mengetahuinya dengan jelas.
M asalah ini disebabkan karena formulir permohonan cuti yang dipakai dalam perusahaan pada saat ini kurang informatif sehingga untuk cuti khusus karyawan hanya mengisi pada kolom jumlah hari cuti yang diajukan, alasan cuti dan alamat selama cuti.
M asalah ini juga mengakibatkan kemungkinan kesalahan penyampaian informasi permohonan cuti dari karyawan kepada Manager bagiannya atau bahkan kepada Personnel staff yang bertanggung jawab dalam menghitung jumlah cuti sehubungan dengan penghitungan gaji bulanan karyawan.
Rekomendasi untuk mengatasi masalah yang ada yaitu dengan merancang ulang formulir permohonan cuti yang telah mencakup cuti khusus, cuti besar dan
80
cuti tahunan. Formulir permohonan cuti juga dilengkapi dengan jumlah hari cuti yang diperbolehkan dan kriteria untuk masing-masing jenis cuti tersebut.
4. Kurangnya informasi mengenai jumlah sisa hak cuti tahunan karyawan. Sampai saat ini karyawan yang ingin mengetahui jumlah hak cuti tahunan yang masih tersisa hanya dapat memperoleh informasi dari Manager bagiannya.
Untuk jumlah hak cuti yang masih tersisa, akan lebih efisien apabila karyawan dapat mengetahui secara langsung tanpa melalui perantara Manager
bagiannya.
Informasi jumlah sisa hak cuti yang kurang disebabkan karena perusahaan pada saat ini belum mempunyai sistem yang terintegrasi sehingga penyebaran informasi (perihal jumlah sisa hak cuti) dalam perusahaan belum maksimal.
Akibat dari masalah ini berdampak pada waktu yang digunakan untuk memproses permohonan cuti karyawan karena memerlukan proses pengecekan ulang untuk memastikan jumlah hari cuti yang diajukan tidak melebihi jumlah hak cuti yang masih tersisa.
Rekomendasi untuk kelemahan atas informasi jumlah sisa hak cuti yaitu dengan menyediakan informasi sisa jumlah hak cuti masing-masing karyawan pada formulir permohonan cuti yang akan dirancang ulang.
5. HR&GA manager memiliki wewenang untuk menghitung dan
mengotorisasi penghitungan gaji karyawan.
Setiap akhir bulan HR&GA Manager akan menghitung gaji karyawan berdasarkan softcopy rekap absensi keseluruhan yang dibuat oleh Personnel staff
81
Manager jugalah yang mengotorisasi penghitungan gaji tersebut. Hal ini dapat menimbulkan kecurangan yang merugikan bagi perusahaan.
Pengendalian internal yang baik memerlukan adanya pemisahan tanggung jawab antara pihak yang melakukan penghitungan gaji dengan pihak yang mengotorisasi nya untuk menghindari kecurangan yang akan terjadi.
Kelemahan ini disebabkan karena adanya tugas dan wewenang yang masih tumpang tindih sehingga HR&GA Manager memiliki tugas rangkap yaitu menghitung dan mengotorisasi penghitungan gaji.
Apabila hal ini masih dipertahankan maka kemungkinan terjadinya kecurangan akan besar. Kecurangan yang dimaksud adalah kemungkinan HR&GA Manager memanipulasi variabel gajinya sendiri sehingga merugikan pihak perusahaan.
Untuk mengatasi kelemahan maka perusahaan harus meningkatkan pengendalian internal perusahaan dengan memisahkan tugas dan tanggung jawab atas bagian yang menghitung dan mengorotisasi penghitungan gaji tersebut. Rekomendasi yang diusulkan yaitu Personnel staff melakukan eksekusi atas penghitungan gaji bulanan karyawan sedangkan HR&GA Manager hanya melakukan otorisasi terhadap penghitungan gaji tersebut dan bertanggung jawab atas besarnya gaji pokok seluruh karyawan. Dengan demikian kecurangan-kecurangan yang mungkin terjadi akan tereliminasi karena telah terdapat pemisahan tanggung jawab antara yang bertanggung jawab menghitung gaji dan mengotorisasi penghitungan gaji.
