43
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Organisasi Perusahaan
3.1.1 Latar Belakang Perusahaan
PT Kamajaya Tri Laksana (PT KTL) merupakan salah satu agen tunggal PT Yuasa Battery Indonesia. PT KTL didirikan pada tanggal 4 September 1998 dengan ruang lingkup sebagai dealer battery Yuasa untuk keperluan otomotif dan kendaraan bermotor yang beroperasi di daerah Jabotabek.
Pada awal berdirinya, PT KTL hanya mendistribusikan aki untuk kendaraan bermotor dalam berbagai jenis dan ukuran yang terbatas, khususnya tipe-tipe aki standar Jepang. Namun dengan meningkatnya volume dan kapasitas produksi aki PT Yuasa Battery Indonesia, seiring dengan semakin berkembangnya permintaan akan jenis dan ukuran aki kendaraan, saat ini telah diproduksi dan didistribusikan pula beberapa tipe aki untuk keperluan otomotif dan industri dengan standar Eropa. Jenis produknya pun semakin beragam dengan spesifikasi, keunggulan dan harga tersendiri.
Sebagai anak perusahaan yang bernaung langsung dibawah PT Yuasa Battery Indonesia, PT KTL pun berorientasi pada komitmen untuk memenuhi kebutuhan pelanggan secara cepat, tepat dan memuaskan, serta meningkatkan pemasaran dengan mengutamakan 3 faktor penting untuk kepuasan pelanggan yaitu kualitas, harga dan pengiriman tepat waktu. Visi kedepan PT KTL adalah menjadi perusahaan pemasok aki untuk otomotif, kendaraan bermotor dan
tanggung jawab untuk selalu menjamin kualitas produk PT Yuasa Battery Indonesia yang didistribusikannya, karena produk Yuasa telah lama dipercaya dan dipakai sebagai suku cadang orisinil oleh kendaraan terkemuka karena memiliki variasi tipe dan kapasitas yang lengkap.
Saat ini PT KTL dikenal sebagai salah satu perusahaan pemasok aki terbesar untuk daerah Jakarta dan sekitarnya, meliputi sekitar 65 sub area. PT KTL berkedudukan dan berkantor pusat di Jl. Taman Kebon Sirih II No 7A Jakarta Pusat.
3.1.2 Struktur Organisasi
3.1.3 Wewenang dan Tanggung jawab A. Direktur
• Mengendalikan perusahaan secara global dan memberikan result area yang jelas bagi General Manager di bawahnya.
• Menetapkan arah, gagasan dan tujuan jangka panjang bagi perusahaan. B. General Manager
• Mengendalikan dan mengawasi jalannya seluruh kegiatan operasional dan keuangan perusahaan.
• Mengambil keputusan dan menentukan arah operasional perusahaan sesuai dengan kondisi yang dihadapi oleh perusahaan.
• Memberikan progress report perusahaan kepada Direktur dalam jangka waktu tertentu.
C. Sales Manager
• Menentukan dan mengontrol para salesman dalam melakukan pemasaran produk di sektor-sektor unggulan perusahaan.
• Mengontrol dan melakukan penjualan produk kepada para pelanggan. • Memberikan masukan kepada pelanggan mengenai spesifikasi produk
serta membantu pelanggan dalam menentukan kebutuhan.
• Memberikan masukan kepada pihak manajemen akan kebutuhan pelanggan.
D. HRD & GA
• Menerima, memberhentikan dan menetapkan posisi karyawan pada masing-masing bagian.
• Membuat iklan lowongan pekerjaan. • Melakukan pelatihan pada karyawan baru. • Menyeleksi karyawan baru.
• Mengecek slip gaji. E. FI-CO Manager
• Mengatur dan mengawasi bagian Accounting, Finance dan IS dalam menjalankan tugasnya masing-masing.
• Memberikan laporan perusahaan mengenai keuangan kepada General Manager.
H. SPV AMB
• Bertugas mengawasi para salesman yang menjual produk untuk otomotif battery.
• Memberikan laporan penjualan produk otomotif battery kepada Sales Manager.
I. SPV MCB
• Bertugas mengawasi para salesman yang menjual produk untuk motorcycle battery.
• Memberikan laporan penjualan produk motorcycle battery kepada Sales
J. S/O (Spesial Outlet)
• Melakukan penjualan produk untuk pemesanan dan penjualan dalam partai besar.
K. Warehouse
• Mengontrol persediaan barang.
• Melayani klaim yang diajukan oleh pelanggan jika barang yang dibeli cacat atau rusak.
• Melakukan distribusi barang ke pelanggan. D. Sales Admin
• Membuat laporan setiap transaksi yang terjadi. • Membuat surat jalan untuk distribusi barang.
• Mengeluarkan faktur penjualan jika terjadi transaksi. • Mencatat setiap transaksi yang dilakukan
E. Sales Counter
• Menghubungi para pelanggan untuk memberitahu jika tanggal batas waktu pembayaran akan jatuh tempo.
• Melayani pelanggan dalam melakukan pembayaran. L. Finance
• Mengatur jalannya seluruh perputaran uang perusahaan.
• Mengembangkan sistem anggaran yang layak sebagai dasar pengendalian dan pengukuran kinerja.
M. Accounting
• Menyelenggarakan akuntansi atas permintaan, penyimpangan, dan pengeluaran serta akuntansi perusahaan.
• Membuat rencana kerja dan anggaran belanja tahunan akuntansi dan informasi sesuai dengan jangka panjang perusahaan.
N. I S (Information System)
• Bertanggung jawab dalam pemasukan data ke dalam komputer. • Menangani pengoperasian komputer dalam perusahaan.
3.2 Sistem yang Berjalan
Sejak awal berdirinya PT KTL sejak tahun 1998, seluruh kegiatan bisnis dan administrasi PT KTL seperti kegiatan transaksi penjualan dan pembelian; penyimpanan data pelanggan, rekan supplier serta salesman, pengontrolan stock dan pencetakan laporan berkala telah dilakukan dengan prasarana otomatisasi sebuah aplikasi transaksi berbasiskan Visual Basic dan memakai database Microsoft Access. Saat ini, database Access ini telah menyimpan kira-kira 3.400.000 record dan kapasitasnya mencapai 2,2 Gb.
Rapat perencanaan strategi PT KTL diselenggarakan berdasarkan jadwal: • Tiap minggu. Melibatkan supervisor dengan sales manager, untuk mengetahui
progress antara kondisi pemasaran dengan target yang ditentukan.
• Tiap bulan. Melibatkan pihak eksekutif, seperti direktur, general manager, sales manager. Bertujuan untuk mengecek transaksi selama sebulan terakhir dan menentukan estimasi pemasaran untuk bulan berikutnya.
• Tiap kuarter. Bertujuan untuk mengecek transaksi selama satu kuarter terakhir dan menentukan estimasi pemasaran untuk kuarter berikutnya.
• Tiap semester. Bertujuan untuk mengecek transaksi selama satu semester terakhir dan menentukan estimasi pemasaran untuk semester berikutnya.
• Tiap tahun. Bertujuan untuk melihat akumulasi data pemasaran selama satu tahun terakhir dengan tujuan untuk menentukan rencana pemasaran tahun depan.
Dalam rapat perencanaan strategi ini, digunakan laporan-laporan yang dihasilkan dari modul pencetakan data transaksi dalam menu aplikasi transaksional PT KTL. Laporan-laporan tersebut merupakan laporan yang sangat mendetail berbasiskan transaksi perharian.
3.3 Teknologi Informasi PT Kamajaya Tri Laksana
Dalam pelaksanaan kegiatan transaksi operasional sehari-hari, PT Kamajaya Tri Laksana sudah menerapkan sistem yang terkomputerisasi. Teknologi informasi pada PT Kamajaya Tri Laksana terdiri atas perangkat keras dan perangkat piranti lunak.
3.3.1 Perangkat Keras
Perangkat keras yang digunakan PT Kamajaya Tri Laksana untuk menunjang aktivitas kerja :
• 1 server.
• Jaringan LAN yang menghubungkan server dengan workstation pada bagian terkait.
• 9 unit printer. • 4 unit modem. 3.3.2 Piranti Lunak
Sistem operasi yang digunakan PT Kamajaya Tri Laksana pada bagian server adalah Windows NT, sedangkan untuk bagian workstation menggunakan Windows XP. Database yang digunakan adalah Microsoft Access 2000 dengan aplikasi transaksi berbasis Visual Basic 6.0.
3.4 Analisis Perancangan dan Perencanaan 3.4.1 Metode Analisis dan Perancangan
Metode yang dapat dipakai untuk menganalisis dan merancang sebuah data warehouse antara lain: top-down, bottom-up, dan gabungan antara top-down dan bottom-up.
Metode top-down dimulai dengan mengidentifikasi kebutuhan dan rencana perusahaan, dimulai dari pihak pimpinan lalu dilanjutkan ke bagian dibawahnya. Keputusan untuk mengembangkan sistem dibuat oleh pihak pimpinan.
Metode bottom-up dimulai dengan melakukan perancangan dan pencobaan prototipe dimana data didapatkan dari formulir serta dokumen-dokumen yang ada.
Dalam penelitian ini digunakan metode gabungan antara top-down dan bottom-up, dimana metode top-down digunakan dalam analisis struktur organisasi, deskripsi tugas, analisis matriks dan tujuan bisnis, sedangkan metode bottom-up digunakan dalam analisis sistem informasi yang berjalan, hardware dan software yang digunakan, serta permasalahan yang dihadapi.
Data warehouse yang dirancang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan informasi pada PT KTL. Perancangan yang dilakukan meliputi arsitektur perancangan tabel, metadata, skema bintang serta rancangan layar dan output yang dihasilkan.
3.4.2 Subyek Data
Subyek data adalah kumpulan data-data yang telah dikelompokkan pada suatu sistem yang memiliki fungsi tertentu dari hasil penelitian. Subyek data ini merupakan kelompok sumber data yang berguna untuk menampilkan informasi yang dibutuhkan pihak eksekutif.
Subyek data yang ada pada PT Kamajaya Tri Laksana terdapat pada tabel 3.1 berikut ini :
No Subyek Data Keterangan
1 Produk Berisi informasi mengenai produk yang dijual ke pelanggan 2 Pelanggan Berisi informasi mengenai daftar nama pelanggan
3 Penjualan Berisi informasi mengenai aktifitas yang berhubungan dengan penjualan produk
4 Persediaan Berisi informasi mengenai daftar stok produk yang tersedia di gudang
5 Pembelian Berisi informasi mengenai aktifitas yang berhubungan dengan pembelian produk
6 Pengiriman Berisi informasi mengenai daftar tempat-tempat yang akan dikirim barang
7 Karyawan Berisi informasi mengenai daftar nama karyawan 8 Keuangan Berisi informasi mengenai keuangan perusahaan
Tabel 3.1 Tabel Subyek Data
3.4.3 Analisis Fungsi Bisnis
Fungsi bisnis adalah kelompok dari aktifitas perusahaan atau kegiatan yang dilakukan oleh masing-masing bagian dalam perusahaan yang dilakukan secara bersama-sama agar tujuan dari perusahaan dapat tercapai dengan baik. Dari hasil penelitian, diperoleh fungsi bisnis seperti pada tabel 3.2 berikut ini :
No Fungsi Bisnis 1 Penjualan Produk 2 Klaim Penjualan Produk 3 Penerimaan Pembayaran 4 Penetapan Harga 5 Perencanaan Pemasaran 6 Analisa Penjualan 7 Pelayanan Pelanggan 8 Peramalan Penjualan 9 Laporan Keuangan 10 Evaluasi Hasil 11 Perencanaan Taktis 12 Perencanaan Strategik 13 Pengawasan Produk 14 Klaim Pembelian 15 Penggajian Karyawan 16 Rekrutmen Karyawan 17 Pengawasan Internal
Tabel 3.2 Tabel Fungsi Bisnis
3.4.4 Analisa Matriks
Analisa yang dilakukan untuk mendapatkan gambaran umum tentang model perusahaan dalam bentuk matriks.
3.4.4.1 Matriks Unit Organisasi VS Subyek Data
Matriks unit organisasi vs subyek data dapat dilihat pada tabel 3.3 berikut ini :
SUBYEK DATA
UNIT
ORGANISASI
Produk Pelanggan Penjualan Persediaan Pengiriman Pembelian Keuangan Karyawan
Direktur * * * General Manager * * * * * * * * Sales Manager * * * * HRD & GA * * FI-CO Manager * * * * * SPV AMB * * * SPV CMB * * * S/O * * * Warehouse * * * Sales Admin * * Sales Counter * Finance * Accounting * Tabel 3.3 Matriks Unit Organisasi vs Subyek Data
Dari tabel matriks di atas dapat diketahui bahwa General Manager berhubungan dengan seluruh subyek data yang ada, di mana General Manager dalam melakukan analisis dan perencanaan serta pengambilan keputusan terlibat dengan keseluruhan subyek data, sehingga General Manager membutuhkan laporan yang mencakup keseluruhan subyek data.
3.4.4.2 Matriks Fungsi Bisnis VS Unit Organisasi
Matriks fungsi bisnis vs unit organisasi dapat dilihat pada tabel 3.4 berikut ini : Directo r Gene ral Maa nge r
Sales Manager HRD &
GA
FI-C
O Ma
nage
r
SPV AMB SPV CMB S/O Warehouse Sales Admin Sales Counter
Penjualan Produk IE W IE W IE W IE W IE W IE W
Klaim Penjualan Produk IW RA
EW Penerimaan Pembayaran IW IE W Penetapan Harga RA EW RA EW IE W Analisa Penjualan RA EW RA EW Pelayanan Pelanggan IE W IE W IE W IE W IW Peramalan Penjualan IW IW Laporan Keuangan RA EW Perencanaan Pemasaran RA EW RA EW Evaluasi Hasil RA EW IE W Perencanaan Taktis RA EW Perencanaan Strategik RA EW Pengawasan Produk RA EW IW
Klaim Pembelian Produk RA
EW Penggajian Karyawan RA EW Perekrutan Karyawan RA EW IE W Pengawasan Internal RA EW RA EW
Keterangan:
R: Direct Management Responsibility, menunjukkan bahwa unit organisasi yang menerima pertanggung jawaban langsung dalam melaksanakan fungsi bisnis.
A: Executive/Policymaking authority, menunjukkan bahwa unit organisasi yang mempunyai wewenang membuat dan melaksanakan kebijaksanaan perusahaan yang berhubungan dengan fungsi bisnis.
I: Involved in the function, menunjukkan bahwa unit organisasi ikut terlibat dalam kegiatan pada fungsi bisnis, tapi tidak bertanggung jawab dan tidak memiliki hak atau kuasa atas kegiatan fungsi bisnis tersebut.
E: Technical expertise, menunjukkan bahwa dalam pelaksanaan kegiatan pada fungsi bisnis tersebut diperlukan keahlian teknis dari unit organisasi yang terkait.
W: Actual execution of the work, menunjukkan bahwa unit organisasi yang terkait melakukan seluruh kegiatan pekerjaan dan fungsi bisnis yang sedang berjalan.
3.4.4.3 Matriks Fungsi Bisnis VS Subyek Data
Matriks fungsi bisnis vs subyek data dapat dilihat pada tabel 3.5 berikut ini :
Produk Pelanggan Penjualan Persediaan Pengiriman Pembelian Keuangan Karyawan
Penjualan Produk R R CU DR
R Klaim Penjualan Produk R R R CU
DR Penerimaan Pembayaran R R CU DR Penetapan Harga CU DR R R Analisa Penjualan R R R Pelayanan Pelanggan CU DR R R Peramalan Penjualan R R Laporan Keuangan R R R R Perencanaan Pemasaran R R R R Evaluasi Hasil R R R R R R R Perencanaan Taktis R R R R R R R Perencanaan Strategik R R R Pengawasan Produk R R
Klaim Pembelian Produk CU
DR R Penggajian Karyawan CU DR R Rekrutmen Karyawan C Pengawasan Internal R R R R R R R
Keterangan:
C = Create, menunjukkan subyek data yang diciptakan dalam melaksanakan fungsi bisnis.
R = Read, menunjukkan subyek data yang dibaca dalam melaksanakan fungsi bisnis.
U = Update, menunjukkan subyek data yang diubah dalam melaksanakan fungsi bisnis.
D = Delete, menunjukkan subyek data yang dihapus dalam melaksanakan fungsi bisnis.
3.4.4.4 Matriks Fungsi Bisnis vs Aplikasi PT.KTL Application Microso ft Office Fungsi Bisnis * Penjualan Produk * Klaim Penjualan Produk
* Penerimaan Pembayaran * Penetapan Harga * Perencanaan Pemasaran * Analisa Penjualan * Pelayanan Pelanggan * * Peramalan Penjualan * Laporan Keuangan * Evaluasi Hasil * Perencanaan Taktis * Perencanaan Strategik * Pengawasan Produk * Klaim Pembelian Produk * Penggajian Karyawan * * Rekrutmen Karyawan * Pengawasan Internal Tabel 3.6 Matriks Fungsi Bisnis vs Aplikasi
3.4.4.5 Matriks Subyek Data vs Aplikasi PT.KTL Application Microso ft Office Subyek Data * Produk * Pelanggan * Penjualan * Persediaan * Pengiriman * Pembelian * Keuangan * * Karyawan
Tabel 3.7 Matriks Subyek Data vs Aplikasi
3.4.5 Analisis SWOT
SWOT yang terdapat pada PT KTL dapat diuraikan sebagai berikut: Strength :
1. Merk YUASA yang sudah terkenal dari bertahun-tahun lalu secara nasional dan internasional sebagai produk berkualitas tinggi dan banyak digunakan sebagai spare part asli di seluruh dunia.
2. Terdapat begitu banyak variasi aki YUASA untuk semua merk motor dan mobil nasional maupun internasional, dengan spesifikasi, harga dan kualitas tersendiri, untuk memenuhi keanekaragaman keinginan pasar. 3. Tersedia beberapa paket harga dan diskon yang cukup besar untuk
4. Sudah terkomputerisasi, yakni sudah menggunakan teknologi untuk mengolah sistem informasinya.
Weakness:
1. Penganalisaan kondisi pasar PT KTL kurang sensitif, karena hanya didasarkan pada laporan umum yang merupakan pencetakan dari laporan data detil transaksi perharinya. Hal ini menyebabkan tindakan promosi dan perencanaan target penjualan cenderung monoton, yakni hanya menjalankan rencana pemasaran yang sama tiap tahun, tanpa melakukan analisa perkembangan kondisi pasar dalam jangka waktu yang lebih lama.
2. Pengembangan produk untuk memenuhi kebutuhan konsumen dirasakan lamban karena dibutuhkan ijin resmi dari Yuasa internasional.
Opportunity:
1. Pertumbuhan populasi kendaraan yang tinggi di Jakarta terus membutuhkan produk battery.
Threat:
1. Terdapat banyak pesaing yang menjual produk yang sama walaupun tidak berskala besar.
3.4.6 Matriks SWOT
Strength Weakness
Opportunity Strategi SO
• Mengadakan promosi atau event tertentu untuk meningkatkan pangsa pasar. Informasi: total penjualan, diskon penjualan.
Strategi WO
• Melakukan penganalisaan kondisi pasar yang makin berkembang.
Informasi: penjualan.
Threat Strategi ST
• Menjamin kualitas produk Informasi: jumlah persediaan barang yang keluar masuk melalui retur.
Strategi WT
• Melakukan penyesuaian harga untuk menarik pelanggan.
Informasi: harga penjualan, harga pembelian.
Tabel 3.8 Matriks SWOT
3.4.7 Analisis Critical Success Factor
Menurut James Martin (1990, p89), Critical Success Factors (CSF) adalah area terbatas dimana kemajuan hasilnya akan menjamin kemajuan kompetitif untuk individu, departemen, atau organisasi. CSF adalah area kunci dimana semuanya harus berjalan dengan baik agar bisnis bisa berkembang dan mencapai target manajer. CSF bukan tujuan, sasaran, atau target, melainkan apa yang harus dilakukan untuk mencapai target tersebut.
Adapun yang menjadi CSF pada PT Kamajaya Tri Laksana adalah : 1. CSF pada bagian pemasaran demi mencapai target peningkatan volume
kepada pelanggan dan total penjualan produk sehingga meningkatkan profit (keuntungan) perusahaan.
• Kualitas produk yang terus dijamin. Hal ini dapat dilihat dari jumlah retur penjualan yang terjadi.
• Jenis produk yang bervariasi dengan spesifikasi unik masing-masing. • Keefektifan promosi.
• Tersedia bermacam paket harga yang menarik dengan berbagai bermacam jenis diskon.
• Penganalisaan kondisi pasar yang sensitif, agar bisa mengadaptasikan diri dengan perubahan permintaan pasar secara cepat dan tepat.
• Pengorganisasian stok yang teratur
• Pemberian ranking pada salesman yang mampu memenuhi target penjualan tertinggi dapat memberikan dorongan dalam meningkatkan kualitas pelayanan dan target penjualan.
2. CSF pada bagian pembelian, yang bertujuan untuk menggunakan modal seefisien dan seefiktif mungkin.
• Penganalisaan penjualan dan target pemasaran yang cepat dan tepat, agar dapat menentukan batasan pembelian yang sesuai.
• Pemberian ranking pada supplier yang terbaik dalam harga dan pelayanan memberikan kemudahan dalam menjalankan strategi pembelian.
3. CSF pada bagian persediaan, yang bertujuan untuk memberikan jaminan terhadap fungsi gudang berkaitan dengan kegiatan pemasaran dan pembelian yang dilakukan.
• Tersimpannya data-data yang akurat dan konsisten antara jumlah persediaan barang yang keluar masuk dari gudang dengan jumlah barang yang keluar masuk melalui transaksi jual beli yang dilakukan.
3.4.8 Analisis Kebutuhan Data dan Informasi
Sebagai perusahaan yang bergerak di bidang pemasaran, pihak eksekutif PT Kamajaya Tri Laksana menyadari bahwa keperluan data dan informasi yang bersifat rincian maupun ringkasan sangat penting bagi mereka dalam proses pengambilan keputusan yang tepat, cepat dan akurat untuk kemajuan perusahaan. Pihak eksekutif ini meliputi Direktur sebagai penentu tujuan jangka panjang perusahaan, General Manager sebagai pengambil keputusan dan penentu arah operasional perusahaan, dan Sales Manager sebagai pengontrol kegiatan pemasaran.
Agar pihak eksekutif dapat melakukan analisis terhadap data dan informasi secara lebih efektif, maka data dan informasi tersebut disajikan dalam bentuk laporan yang ringkas dengan data yang akurat dan terintegrasi serta dengan penyajian informasi dalam bentuk tabel multidimensi dan grafik untuk menunjukkan perbandingan dan trend dalam kurun waktu tertentu. Penyajian informasi ini diharapkan dapat memenuhi kebutuhan pihak manajemen tingkat atas untuk menentukan langkah-langkah yang harus
dijalankan sehingga menghasilkan keputusan yang tepat demi kemajuan perusahaan.
Berikut ini gambaran data dan informasi yang dibutuhkan :
• Dibutuhkan informasi penjualan pada tiap area yang ada, dimaksudkan untuk melihat dan memantau area mana saja yang angka penjualannya tinggi dan mana saja yang kurang, sehingga dapat dilakukan tindakan lebih lanjut.
• Dibutuhkan informasi mengenai jumlah dan jenis-jenis produk yang terjual, sehingga dapat melihat jenis produk apa yang paling banyak digemari pelanggan maupun yang kurang terjual.
• Dibutuhkan informasi tentang pelanggan dan salesman mana saja yang melakukan angka penjualan tinggi, agar dapat dilakukan perankingan sebagai usaha meningkatkan pelayanan dan kepuasan pelanggan dan salesman.
• Dibutuhkan informasi pembelian agar dapat diketahui perubahan harga pembelian yang terjadi pada kurun waktu tertentu, untuk mengantisipasinya dengan menyesuaikan harga penjualan.
• Dibutuhkan informasi mengenai persediaan terkait dengan transaksi jual-beli yang terjadi untuk memantau kekonsistensian antara jumlah barang yang keluar masuk dari gudang dengan jumlah barang yang tercatat dalam data transaksi pembelian, penjualan dan retur.
• Semua informasi diatas dapat dilihat dalam kurun waktu yang diinginkan, sehingga dapat memperlihatkan perbandingan keadaan bisnis didalam kurun waktu tersebut.
3.5 Identifikasi Masalah dan Pemecahan Masalah 3.5.1 Masalah yang dihadapi
Masalah yang dihadapi PT Kamajaya Tri Laksana yang mempersulit eksekutif untuk menganalisa, menentukan keputusan dan melakukan perencanaan strategi pemasaran yang terbaik bagi perusahaan adalah tidak tersedianya basis data penyimpan data yang strukturnya secara khusus didesain untuk mendukung kegiatan query demi tujuan penganalisaan.
Database OLTP tidak menunjang kegiatan pengambilan keputusan karena strukturnya didesain dengan konsep normalisasi untuk memodifikasi data secara efisien agar dapat menunjang kegiatan basis transaksi tiap harinya, dan hal ini menyebabkan struktur relasi antar tabel menjadi rumit dan proses query membutuhkan waktu respon yang lama karena proses join dan filtering data yang banyak dan kompleks.
Selama ini, PT KTL hanya menggunakan modul pencetakan laporan bulanan untuk menampilkan data yang dibutuhkan untuk kegiatan analisis. Laporan-laporan yang dihasilkan dari aplikasi sistem informasi perusahaan seringkali tidak mendukung kebutuhan informasi yang diinginkan oleh pihak eksekutif dalam proses pengambilan keputusan. Pencetakan laporan juga memakan waktu yang cukup lama, kira-kira 20 menit untuk menghasilkan satu bulan laporan penjualan. Hal ini dikarenakan laporan yang dihasilkan
merupakan pencetakan detil dari data operasional hasil transaksi yang belum terintegrasi dan hanya menyajikan data mentah dalam jumlah besar namun justru membingungkan dan mengaburkan informasi yang sedang dicari dan dibutuhkan penganalisa.
3.5.2 Pemecahan Masalah
Pemecahan masalah yang dilakukan pada saat ini adalah dengan cara membangun data warehouse yang dapat memenuhi kebutuhan data untuk keperluan pengambilan keputusan, dengan cara memilih data yang dibutuhkan dan kemudian mentransformasikan data tersebut ke dalam suatu database yang sudah terintegrasi yang dapat diakses oleh user.
Data warehouse ini menyimpan data yang bersifat analitikal dan historis karena struktur tabelnya lebih sederhana daripada struktur tabel dalam OLTP dan informasinya sudah terangkum, sehingga mempermudah pengaksesan dan pencarian data untuk kebutuhan analisis. Hal ini juga mempersingkat waktu pengaksesan data dalam data warehouse .
Disediakan pula aplikasi data warehouse yang menyajikan data dalam bentuk informasi secara fleksibel dan menghasilkan laporan standar yang sesuai dengan yang telah didesain berdasarkan keinginan pihak eksekutif dan bersifat rincian maupun ringkasan tiap waktu. Data yang diinginkan disajikan dalam bentuk tabel multidimensi dan grafik per periode waktu yang dipilih, sehingga memberikan gambaran yang jelas dan nyata atas kondisi perusahaan dengan tujuan untuk memberikan landasan atas kebijakan yang akan diambil penganalisa.
