i
BUKU KEBIJAKAN MUTU
SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL
iii
BUKU KEBIJAKAN MUTU
SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL
UNIVERSITAS MUSLIM NUSANTARA AL-WASHLIYAH
Kode Dokumen : KM/UMNAw/LPM/01/01-01
Revisi : 01 Tanggal : 10 Mei 2016 Diajukan oleh : Ketua LPM Dr. Ir. Ernita, MP. Dikendalikan oleh : Wakil Rektor I Dr. H. Firmansyah, M.Si. Disetujui oleh : Rektor
iv PRAKATA
Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional (Sisdiknas), Pasal 50 ayat (6) mengamanatkan bahwa perguruan tinggi harus melakukan pengawasan secara internal atas pendidikan tinggi yang diselenggarakannya. Ketentuan tersebut dijabarkan lebih lanjut dalam Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan yang mewajibkan struktur pengawasan horisontal di setiap satuan pendidikan dengan menerapkan sistem penjaminan mutu pendidikan. Sistem penjaminan mutu pendidikan tersebut bertujuan agar satuan pendidikan dapat memenuhi atau melampaui standar nasional pendidikan (SNP). Selanjutnya dalam Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi dinyatakan bahwa standar nasional pendidikan tinggi (SNPT) adalah SNP ditambah standar penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Sistem penjaminan mutu mencakup proses perencanaan, penerapan, pengendalian, evaluasi dan pengembangan standar mutu perguruan tinggi secara konsisten dan berkelanjutan sehingga pemangku kepentingan baik internal maupun eksternal memperoleh kepuasan.
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) merupakan salah satu sub sistem dari Sistem Penjaminan Mutu Perguran Tinggi (SPM-PT) yang dikeluarkan oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan RI. SPM-PT mencakup tiga sub sistem, yaitu Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT) Nasional, Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dan Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME). Pangkalan data perguruan tinggi mencakup kegiatan sistemik dalam pengumpulan, pengolahan dan penyimpanan data serta informasi tentang penyelenggaraan pendidikan tinggi. SPMI merupakan kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh perguruan tinggi
(internally driven) untuk mengawasi penyelenggaraan pendidikan tinggi secara
berkelanjutan. SPME merupakan kegiatan sistemik penilaian kelayakan program studi dan/atau perguruan tinggi oleh BAN-PT atau lembaga akreditasi internasional misalnya Asean University Network Quality Assurance (AUN-QA). Untuk menjalankan SPMI pada program pascasarjana IPB diperlukan standar mutu yang merupakan indikator capaian mutu
Undang-undang Sistem Pendidikan Nasional (Sisdiknas) Nomor 20 Tahun 2003, pasal 50(6) tentang otonomi perguruan tinggi, mengamanatkan bahwa perguruan tinggi harus melakukan pengawasan secara internal atas pendidikan tinggi yang diselenggarakannya. Ketentuan tersebut dijabarkan lebih lanjut dalam Peraturan Pemerintah RI Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan yang mewajibkan struktur pengawasan horisontal di setiap satuan pendidikan dengan menerapkan sistem penjaminan mutu pendidikan. Sistem penjaminan mutu pendidikan tersebut bertujuan agar satuan pendidikan dapat memenuhi atau melampaui Standar Nasional Pendidikan (SNP). Sistem penjaminan mutu mencakup proses perencanaan, penerapan, pengendalian, dan pengembangan standar mutu perguruan tinggi secara konsisten dan berkelanjutan sehingga pemangku kepentingan baik internal maupun eksternal memperoleh kepuasan. Agar perguruan tinggi dapat mengembangkan dan melaksanakan proses penjaminan mutu
v
akademiknya, maka Mendikbud mengeluarkan Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI nomor 50 Tahun 2014 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi (SPMPT) yang berbasis institusi. SPMPT mencakup tiga sistem yaitu Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT) Nasional, Sistem Penjaminan Mutu Internal.
Dalam Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No.50 Tahun 2014 tentang Sistem penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi dan pelaksanaan penjaminan mutu pendidikan tinggi telah diatur sesuai Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Perguruan Tinggi No.44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi. Pelaksanaan dan implementasi sistem penjaminan mutu merupakan aspek yang menentukan untuk meningkatkan kinerja dan daya saing perguruan tinggi.
Buku Sistem Penjaminan Mutu Internal UMN Al-Washliyah ini mencakup buku kebijakan mutu, buku manual mutu, buku standar mutu, dan buku formulir/proforma mutu. Buku Kebijakan Mutu memuat tentang bagaimana Universitas Muslim Nusantara Al-Washliyah memahami, merancang, dan melaksanakan SPMI dalam penyelenggaraan pelayanan pendidikan tinggi kepada masyarakat sehingga terwujud budaya mutu di Universitas Muslim Nusantara Al-Washliyah. Buku Standar mutu memuat tentang kriteria, ukuran, patokan atau spesifikasi dari seluruh kegiatan penyelenggarakan pendidikan tinggi di Universitas Muslim Nusantara Al-Washliyah untuk mewujudkan visi dan misi Universitas Muslim Nusantara Al-Washliyah. Buku Manual Mutu berisi tentang petunjuk praktis mengenai cara, langkah, atau prosedur tentang bagaimana SPMI Universitas Muslim Nusantara Al-Washliyah dilaksanakan, dievaluasi, dan ditingkatkan mutunya secara berkelanjutan.
Dengan diterbitkannya buku ini maka perangkat yang dapat dijadikan rujukan untuk mengimplementasikan sistem penjaminan mutu internal Universitas Muslim Nusantara Al-Washliyah telah tersedia. Kami mengucapkan terima kasih kepada tim yang telah dengan tekun menyelesaikan buku ini. Kami berharap bahwa buku ini mampu memberi inspirasi kepada semua pihak dalam rangka meningkatkan mutu di Universitas Muslim Nusantara Al-Washliyah, sehingga menimbulkan daya dorong bagi upaya pengembangan dayasaing perguruan tinggi.
Medan, Mei 2016
TIM LPM UMN Al-Washliyah KETUA,
vi DAFTAR ISI
SK Rektor UMN Al-Washliyah ii
Lembar Pengesahan iii
Prakata iv
Daftar Isi v
1.1 Latar Belakang 1
1.2. Visi, Misi dan Tujuan Universitas Muslim Nusantara Al-Washliyah 3 1.3. Latar Belakang UMN Al-Washliyah Menjalankan SPMI 4 1.4. Luas Lingkup Kebijakan SPMI (Akademik dan Non Akademik) 4 1.5. Daftar dan Defenisi Istilah dalam Buku SPMI 5 1.6. Garis Besar Kebijakan SPMI pada Universitas Muslim Nusantara Al-Washliyah 7 1.7. Standar Dikti Dalam SPMI Universitas Muslim Nusantara Al-Washliyah 14 1.8 Informasi Singkat tentang Buku SPMI Lainnya 15 1.9 Hubungan Buku Kebijakan SPMI dengan Berbagai Buku Lain 16
1 1.1 LATAR BELAKANG
Pendidikan adalah usaha sadar dan terencana untuk mewujudkan suasana belajar dan proses pembelajaran agar peserta didik secara aktif mengembangkan potensi dirinya untuk memiliki kekuatan spiritual keagamaan, pengendalian diri, kepribadian, kecerdasan, akhlak mulia, dan keterampilan yang diperlukan dirinya, masyarakat, bangsa, dan negara.
Pendidikan dapat menyiapkan sumberdaya manusia berkualitas yang siap mengisi pembangunan dan memajukan bangsa. Pendidikan yang diselenggarakan di Indonesia terdiri atas berbagai jenjang, yaitu pendidikan dasar, pendidikan menengah, dan pendidikan tinggi. Pendidikan tinggi adalah jenjang pendidikan formal setelah pendidikan menengah. Pendidikan tinggi menyelenggarakan kegiatan pembelajaran, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat dengan menjunjung tinggi nilai-nilai agama dan persatuan bangsa sehingga mampu menghasilkan lulusan yang kompeten, beriman, bertakwa, berakhlak mulia, kompeten, beradab, berbudaya, dan berkarya dalam bidang ilmu, teknologi, dan/atau seni.
Pendidikan tinggi berfungsi mengembangkan kemampuan dan membentuk watak serta peradaban bangsa yang bermartabat dalam rangka mencerdaskan kehidupan bangsa; mengembangkan sivitas akademika yang inovatif, responsif, kreatif, terampil, berdaya saing, dan kooperatif melalui pelaksanaan tridharma; dan mengembangkan ilmu pengetahuan dan teknologi dengan memperhatikan dan menerapkan nilai-nilai humaniora.
Pendidikan tinggi bertujuan:
1) Mengembangkan potensi mahasiswa agar menjadi manusia yang beriman dan bertakwa kepada tuhan yang maha esa dan berakhlak mulia, sehat, berilmu, cakap, kreatif, mandiri, terampil, kompeten, dan berbudaya untuk kepentingan bangsa; 2) Menghasilkan lulusan yang menguasai ilmu pengetahuan dan/atau teknologi untuk
memenuhi kepentingan nasional dan peningkatan daya saing bangsa;
3) Menghasilkan ilmu pengetahuan dan teknologi melalui penelitian yang memperhatikan dan menerapkan nilai humaniora agar bermanfaat bagi kemajuan bangsa, serta kemajuan peradaban dan kesejahteraan umat manusia; dan
4) Melaksanakan pengabdian kepada masyarakat berbasis penalaran dan karya penelitian yang bermanfaat dalam memajukan kesejahteraan umum dan mencerdaskan kehidupan bangsa.
Universitas Muslim Nusantara Al-Washliyah sebagai salah satu bagian dari pendidikan tinggi yang menyelenggarakan tridharma perguruan tinggi (pembelajaran, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat) sehingga menghasilkan lulusan kompeten yang dapat diserap di dunia kerja dan diterima di masyarakat. Untuk mencapai semua itu diperlukan
2
suatu manajemen yang disebut sebagai manajemen mutu total (total quality management, TQM). TQM adalah manajemen peningkatan mutu secara total yang meliputi semua komponen atau aspek yang berperan dalam menghasilkan produk atau jasa.
Untuk mewujudkan TQM ini dalam bidang pendidikan diperlukan suatu sistem penjaminan mutu internal (SPMI). Dengan SPMI ini, kebijakan mutu ditetapkan, manual mutu dibuat, standar mutu dirumuskan, kemudian dikendalikan dan terakhir dikembangkan. Untuk menjalankan maka diperlukan prosedur operasional standar. Sementara itu, untuk mengukur ketercapaian standar diperlukan borang atau formulir. Standar dibutuhkan sebagai acuan dasar dalam rangka mewujudkan visi dan menjalankan misi Universitas Muslim Nusantara Al-Washliyah.
Acuan dasar tersebut meliputi kriteria minimal berbagai aspek yang terkait dengan penyelenggaraan pendidikan di Universitas Muslim Nusantara Al-Washliyah. Selain itu, standar juga dimaksudkan untuk memacu Universitas Muslim Nusantara Al-Washliyah agar dapat meningkatkan kinerjanya dalam memberikan pelayanan yang bermutu dan sebagai perangkat untuk mendorong terwujudnya transparansi dan akuntabilitas publik dalam penyelenggaraan tugas pokoknya. Standar mutu juga merupakan kompetensi/kualitas minimum yang dituntut dari lulusan Universitas Muslim Nusantara Al-Washliyah, yang dapat diukur dan diuraikan menjadi parameter dan indikator. Dengan demikian, Penjaminan Mutu Universitas Muslim Nusantara Al-Washliyah merupakan kegiatan sistemik untuk meningkatkan mutu Universitas Muslim Nusantara Al-Washliyah secara berencana dan berkelanjutan.
Penjaminan mutu dilakukan melalui penetapan, pelaksanaan, evaluasi, pengendalian, dan peningkatan standar mutu Universitas Muslim Nusantara Al-Washliyah. Penjaminan mutu Universitas Muslim Nusantara Al-Washliyah dilakukan untuk memenuhi kepuasan pelanggan (customers, stakeholders). Untuk memenuhi kepuasan pelanggan ini maka dilakukan peningkatan kualitas secara terus-menerus melalui penetapan, pelaksanaan, pengendalian, dan pengembangan standar (continuous quality improvement) dan melakukan yang terbaik sejak awal dan setiap saat (right first time and every time). Dengan cara demikian, akan dapat dihasilkan lulusan yang kompeten yang sesuai dengan kualifikasi tujuan (quality in fact).
Ada dua jenis pelanggan, yaitu pelanggan internal dan eksternal. Pelanggan internal adalah pendidik dan tenaga kependidikan yang terlibat dalam proses pendidikan. Pelanggan eksternal dapat dibagi lagi menjadi tiga. Pertama, pelanggan utama (primer) adalah mahasiswa yang secara langsung menerima jasa dan terkena dampak dari proses pendidikan. Kedua, pelanggan sekunder adalah orang tua mahasiswa yang menginvestasikan dana, pikiran, tenaga, dan waktu untuk anaknya. Ketiga, pelanggan tersier adalah pengguna lulusan. Dalam hal ini adalah dunia kerja. Dunia kerja akan merasa puas jika suatu lulusan itu kompeten dalam melaksanakan pekerjaannya sehingga
3
diperoleh keuntungan, baik keuntungan materiil mapun keuntungan nonmateriil. Selain itu, pelanggan tersier adalah pemerintah yang sudah menanam investasi untuk pendidikan, termasuk membangun gedung, menyediakan fasilitas pendidikan, dan gaji bagi pendidik dan tenaga kependidikan.
1.2. VISI, MISI DAN TUJUAN UNIVERSITAS MUSLIM NUSANTARA AL-WASHLIYAH VISI :
Menjadi Universitas Unggul dalam penyediaan sumberdaya manusia berkualitas dan berjiwa Islami pada Tahun 2025.
MISI :
a. Menyelenggarakan pendidikan berkualitas tinggi dengan menggunakan pendekatan pembelajaran yang efektif untuk mampu memenuhi tuntutan masyarakat.
b. Menyelenggarakan penelitian dalam rangka mengembangkan ilmu pengetahuan dan teknologi, serta meningkatkan kesejahteraan masyarakat.
c. Menyelenggaran pengadian kepada masyarakat untuk dapat mendorong dan mengangkat martabat masyarakat.
d. Membentuk insan akademik yang menjunjung tinggi keluhuran budaya dan nilai-nilai islam.
e. Menyelenggarakan kerjasama dengan berbagai pihak yang saling menguntungkan dengan ketentuan tidak melanggar hukum yang berlaku dan sesuai dengan norma dan etika yang ada.
TUJUAN :
a. UMN Al Washliyah bertujuan membentuk Sarjana, Magister dan Doktor yang bertaqwa, berpengetahuan luas berbudi pekerti yang luhur, cerdas dalam berjuang menuntut kebahagian dunia dan akhirat
b. Mengembangkan dan menyebarkan ilmu pengetahuan, teknologi dan atau seni serta mengupayakan penggunaannya untuk meningkatkan taraf hidup masyarakat
c. Menghasilkan lulusan yang:
1. Berkualitas akademis dan atau profesional yang relevan dengan perkembangan tuntutan pembangunan dan atau masyarakat.
2. Berwawasan keislaman dan berakhlakulkarimah, amanah dan jujur, tanggap terhadap perubahan jaman serta mampu berkompetisi dalam kehidupan global secara kreatif untuk menyikapi kebutuhan pembangunan dan atau masyarakat 3. Memiliki kemampuan meneliti yang optimal untuk kepentingan mutu akademik dan mutu kehidupan masyarakat melalui kegiatan-kegiatan akademik dan pengabdian masyarakat
4
4. Menjadikan UMN Al Washliyah lembaga yang kompetitif untuk pengembangan kualitas pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat serta menyapkan SDM yang terampil menghadapai tantangan global.
d. Menjalin kerjasama dengan berbagai pihak yang saling menguntungkan dengan ketentuan tidak melanggar hukum yang berlaku dan sesuai dengan norma dan etika yang ada
1.3. LATAR BELAKANG UMN AL-WASHLIYAH MENJALANKAN SPMI
Keberadaan sumberdaya manusia yang berkualitas merupakan prasyarat utama dalam memenangkan persaingan pada era globalisasi saat ini. Untuk mencapai visi, misi, dan tujuan di atas, Universitas Muslim Nusantara Al-Washliyah telah merancang sebuah sistem penjaminan mutu internal (SPMI) sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari sistem penjaminan mutu perguruan tinggi seperti yang diamanatkan oleh Undang-Undang No. 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi. Sebagai suatu perguruan tinggi yang berwawasan keunggulan dan kompetitif dalam pengembangan kualitas pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, maka Universitas Muslim Nusantara Al-Washliyah semestinya mampu menjamin kualitas lulusannya sesuai dengan kompetensi yang ditetapkan dalam spesifikasi pada setiap Program Studi. Lulusan Universitas Muslim Nusantara Al-Washliyah diharapkan mampu secara aktif mengembangkan potensi dirinya, mengembangkan dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni serta mengupayakan penggunaannya untuk meningkatkan taraf hidup dan menumbuh-kembangkan masyarakat madani.
Kualitas pendidikan pada Universitas Muslim Nusantara Al Washliyah diartikan sebagai pencapaian tujuan pendidikan dan kompetensi lulusan yang telah ditetapkan sesuai dengan Statuta, Kebijakan Akademik, dan Standar Akademik yang telah ditetapkan, dan diarahkan untuk meningkatkan mutu secara berkelanjutan dan menyesuaikan diri terhadap perkembangan IPTEKS dalam berkarya dan berkehidupan bermasyarakat. Oleh karena itu, Universitas Muslim Nusantara Al-Washliyah membutuhkan adanya suatu kegiatan yang tersusun secara standar dan sistematis yang dilakukan secara terencana dan berkelanjutan yang disebut sebagai Sistem Penjaminan Mutu Internal.
1.4. LUAS LINGKUP KEBIJAKAN SPMI (AKADEMIK DAN NON AKADEMIK)
Kebijakan SPMI mencakup semua aspek penyelenggaraan pendidikan tinggi pada Universitas Muslim Nusantara Al-Washliyah. Fokus utama cakupan yang akan dilakukan adalah pemenuhan standar minimal dari Standar Nasional Pendidikan (SNP) untuk Perguruan Tinggi, ditambah dengan Standar Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat, serta standar lainnya yang selama ini sudah ada di Universitas Muslim Nusantara Al-Washliyah. Standar lainnya ini ada pada aspek proses pendidikan dan aspek
5
lain yang mendukung aspek pendidikan. Selain itu luas lingkup kebijakan SPMI akan dikembangkan sehingga mencakup juga aspek lain yang bukan hanya kegiatan akademik semata, seperti misalnya aspek kesejahteraan sumber daya manusia, sarana dan prasarana, kerjasama dengan pihak internasional, dan sebagainya.
Pada tahap awal cakupan kebijakan saat ini mencakup kebijakan standar minimum untuk Pendidikan yaitu sebanyak 8 standar, ditambah dengan 8 standar penelitian, dan 8 standar pengabdian kepada masyarakat, sementara standar lainnya yang dikembangkan oleh Universitas Muslim Nusantara Al-Washliyah direncanakan sejumlah 11 standar tambahan, sehingga standar yang dikembangkan dalam tahap awal ini, baik itu akademik dan non akademik berjumlah 35 Standar.
1.5. DAFTAR DAN DEFENISI ISTILAH DALAM BUKU SPMI
Agar tidak menimbulkan salah pengertian dalam sistem penjaminan mutu ini, maka diperkenalkan istilah -istilah penting yang berkaitan dengan sistem penjaminan mutu.
1. Mutu pendidikan tinggi adalah tingkat kesesuaian antara penyelenggaraan
pendidikan tinggi dengan standar pendidikan tinggi yang terdiri atas Standar Nasional Pendidikan Tinggi dan Standar Pendidikan Tinggi.
2. Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi, selanjutnya disingkat SPM PT,
merupakan kegiatan sistemik untuk meningkatkan mutu pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.
3. Sistem Penjaminan Mutu Internal, selanjutnya disingkat SPMI, adalah kegiatan
sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom untuk mengendalikan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara dan berkelanjutan.
4. Sistem Penjaminan Mutu Eksternal, selanjutnya disingkat SPME, adalah kegiatan
penilaian melalui akreditasi untuk menentukan kelayakan Program Studi oleh lembaga akreditasi mandiri dan Perguruan Tinggi oleh Badan Akreditasi Nasional Pendidikan Tinggi, atas dasar kriteria yang mengacu pada Standar Nasional Pendidikan Tinggi.
5. Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) adalah lembaga yang dibentuk oleh Rektor
dan diberi tugas untuk mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di tingkat universitas.
6. Sistem penjaminan mutu (Quality Assurance System) adalah seluruh kegiatan
terencana dan sistematis yang dilaksanakan dengan menggunakan sistem manajemen mutu untuk meyakinkan bahwa suatu produk atau jasa akan memenuhi persyaratan tertentu.
7. Sistem manajemen mutu adalah sistem manajemen untuk mengarahkan dan
mengendalikan suatu organisasi yang berkaitan dengan mutu.
8. Mutu adalah keseluruhan karakteristik produk atau jasa yang menunjukkan
6
oleh costumers (stakeholder) baik yang tersurat (dinyatakan dalam kontrak) maupun yang tersirat.
9. Kebijakan mutu (quality policy) adalah pernyataan resmi manajemen puncak
(top management) mengenai tujuan dan arah kinerja mutu (quality performance) organisasi. Pernyataan resmi ini harus terbukutasi dan mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratan (requirements) dan secara berkesinambungan meningkatkan efektifitas sistem manajemen mutunya.
10. Manual mutu adalah panduan implementasi manajemen mutu untuk
menunjukkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan produk secara konsisten sesuai dengan persyaratan pelayanan dan peraturan yang berlaku.
11. Standar mutu adalah seperangkat tolok ukur kinerja sistem pendidikan yang
mencakup masukan, proses, hasil, keluaran, dan manfaat pendidikan yang harus dipenuhi oleh unit - unit kerja. Suatu standar mutu terdiri atas beberapa parameter (elemen penilaian) yang dapat digunakan sebagai dasar untuk mengukur dan menetapkan mutu dan kelayakan unit kerja untuk menyelenggarakan program-programnya.
12. Sasaran mutu (quality objectives) adalah target yang terukur, sebagai indikator
tingkat keberhasilan dari tujuan yang telah ditetapkan selama waktu tertentu. Sasaran mutu ditetapkan sesuai dengan persyaratan pelanggan dan kebijakan organisasi.
13. Manual prosedur (prosedur operasional standar) merupakan buku yang berisi
tatacara untuk menjalankan suatu proses. Manual prosedur digambarkan sebagai suatu aliran langkah demi langkah kegiatan dalam suatu proses yang dilaksanakan oleh masing-masing penanggung jawab, dan disertai dengan penjelasan tatacara pelaksanaannya.
14. Buku adalah informasi dan media pendukungnya (bisa berupa kertas, file
elektronik/digital, cakram padat/CD, dll).
15. Borang adalah alat atau instrumen untuk mengumpulkan informasi mengenai
kinerja organisasi dalam rangka pengendalian mutu.
16. Rekaman adalah buku yang menyatakan hasil yang dicapai atau yang
memberikan bukti tentang kegiatan yang dilakukan.
17. Buku pendukung adalah buku-buku lain sebagai acuan dalam melakukan
kegiatan operasional.
18. Pelanggan (customers) adalah orang perorangan atau badan yang ikut menerima
atau menggunakan layanan mutu.
19. Unit Penjaminan Mutu tingkat fakultas/pascasarjana adalah pelaksana sistem
penjaminan mutu di tingkat fakultas/pascasarjana.
20. Unit Penjaminan Mutu tingkat jurusan/prodi adalah pelaksana sistem
7
21. Pangkalan data perguruan tinggi adalah kegiatan sistemik pengumpulan,
pengolahan, dan penyimpanan data serta informasi tentang penyelenggaraan perguruan tinggi oleh Dirjen Dikti untuk mengawasi penyelenggaraan pendidikan oleh Pemerintah.
1.6. GARIS BESAR KEBIJAKAN SPMI LPM PADA UNIVERSITAS MUSLIM NUSANTARA AL-WASHLIYAH
1) VISI
Sebagai unit yang sadar IPTEKS (Ilmu Pengetahuan dan Teknologi serta Seni) berwawasan keunggulan dan berjiwa Islami yang dapat merencanakan, melaksanakan, dan mengembangkan sistem penjaminan mutu UMN Al Washliyah.
2) MISI
Menyelenggarakan sistem penjaminan mutu yang berkualitas dengan menyiapkan dan mengkoordinasikan data, informasi dan dokumen untuk kepentingan kemajuan dan pengembangan UMN Al Washliyah.
3) TUJUAN
a. Menjamin bahwa penyelenggaraan pendidikan akademik di Universitas Muslim Nusantara Al-Washliyah dilakukan sesuai standar internal yang ditetapkan dan standar nasional pendidikan tinggi, sehingga apabila terjadi penyimpangan antara kondisi riil dengan standar akan segera diperbaiki;
b. Mewujudkan transparansi dan akuntabilitas kepada masyarakat, khususnya orang tua/wali mahasiswa tentang penyelenggaraan pendidikan sesuai dengan standar yang ditetapkan;
c. Mengajak semua pihak dalam institusi untuk bekerja mencapai tujuan dengan mengacu pada standar dan secara terus menerus berupaya untuk meningkatkan mutu standar, sehingga visi, misi, dan tujuan Universitas Muslim Nusantara Al-Washliyah dapat tercapai.
4) STRATEGI
a. Melakukan sosialisasi terkait SPMI kepada para stakeholders secara periodik. b. Melibatkan secara aktif semua unsur internal terkait mulai tahap perencanaan
hingga tahap evaluasi maupun tahap pengembangan standar mutu;
c. Melibatkan pihak eksternal terkait lainnya seperti dunia usaha dan pemerintahan, khususnya pada tahap penetapan standar mutu sehingga dapat mengantisipasi sedini mungkin dinamika perubahan kebutuhan pengguna lulusan;
d. Melakukan pelatihan secara terstruktur dan terencana bagi para dosen dan staf administrasi tentang SPMI, dan secara khusus pelatihan sebagai auditor internal:
8
e. Membudayakan pola kerja manajemen PPEPP (Perencanaan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian dan Peningkatan) dalam pelaksanaan SPMI pada setiap jenjang struktural.
5) ASAS ATAU PRINSIP PELAKSANAAN
a. Kebersamaan, yaitu SPMI dilaksanakan secara sistematik dan komprehensif berbasiskan visi, misi, dan tujuan Universitas Muslim Nusantara Al-Washliyah dengan melibatkan seluruh civitas akademika di seluruh tingkatan unit.
b. Kualitas, yaitu SPMI dilaksanakan dengan memanfaatkan data dan informasi yang akurat dalam setiap tahapan sehingga kualitas pendidikan dapat terus meningkat, baik itu kualitas input, proses, dan outcome.
c. Terencana dan berkelanjutan, yaitu SPMI diimplementasi secara terencana dan terus melakukan inovasi tiada henti untuk meningkatkan kualitas sehingga minimal mencapai Standar Nasional Pendidikan yang ditetapkan oleh Kemristek Dikti dan terakreditasi oleh BAN PT.
d. Transparan, yaitu pelaksanaan SPMI harus dapat dipertanggung jawabkan secara ilmiah, terbuka, dan senantiasa mengacu pada kebenaran dan keilmuan.
e. Bermanfaat, yaitu SPMI dilaksanakan untuk memberikan manfaat yang sebesar-besarnya kepada seluruh civitas akademika, institusi, stakeholder, bangsa dan negara.
f. Mandiri, yaitu SPMI dilaksanakan berdasarkan pada kemampuan institusi dengan mengandalkan segenap potensi dan sumber daya yang dimiliki untuk mengoptimalkan dan mengembangkan kemampuan institusi secara terstruktur dan terpadu.
6) KEBERADAAN MUTU
UMN Al-Washliyah menjalankan Sistem Penjaminan Mutu secara bertahap dan berkelanjutan untuk memenuhi tuntutan stakeholder dan sepenuhnya sadar bahwa persaingan hanya dapat dimenangkan dengan memberikan mutu sesuai harapan stakeholder. Visi UMN menjadi universitas yang unggul dalam penyediaan sumber daya manusia yang berkualitas dan berciri Islami merupakan pilar utama mutu penyelenggaraan tridharma perguruan tinggi di UMN Al-Washliyah. Keunggulan utama yang ingin dicapai adalah mutu proses dan mutu lulusan yang memiliki daya saing. a. PERNYATAAN MUTU
Peningkatan budaya mutu secara terintegrasi dan berkelanjutan oleh seluruh sivitas akademika UMN Al-Washliyah dalam menyelenggarakan proses akademik dan non akademik yang bertanggung jawab dan berciri keIslaman dengan menghasilkan lulusan yang kompeten sesuai bidangnya.
9 Implikasi pernyataan mutu adalah:
1. Mutu merupakan tanggungjawab semua warga UMN Al-Washliyah 2. Mutu merupakan urusan setiap warga UMN Al-Washliyah
3. Setiap pimpinan unit berkomitmen untuk meningkatkan mutu secara berencana dan berkelanjutan
4. Pembangunan karakter secara menyeluruh menginternalisasi peningkatan budaya mutu di UMN Al-Washliyah
5. Penguatan integritas pelayanan dan citra UMN Al-Washliyah yang berciri keIslaman.
6. Pengembangan institusi berbasis akreditasi. b. KEBIJAKAN MUTU
Mengelola Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME), dan Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT) sebagai bentuk komitmen terhadap penyelenggaraan universitas yang unggul dan memiliki ciri Islami di era global.
c. SASARAN MUTU 1. Akreditasi
• Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi oleh BAN-PT minimal B pada akhir tahun 2017.
• Dari 15 Prodi yang diselenggarakan saat ini, 80% terakreditasi BAN-PT dengan peringkat minimal B pada tahun 2019.
2. Sistem Manajemen Mutu
• Memiliki Sertifikasi ISO 9001:2008 tahun 2020. 3. Mahasiswa dan lulusan
• Indek Kepuasan Mahasiswa rata-rata minimal 4 (skala 1 sd. 5) pada tahun 2018.
• Indek Kepuasan Lulusan rata-rata minimal 4 (skala 1 sd. 5) pada tahun 2018. 4. Sumberdaya manusia
• Rapor Kinerja Dosen (RKD) rata-rata minimal 4 (skala 1 sd. 5) pada tahun 2019.
• Sertifikasi Dosen Tetap 90% pada tahun 2020.
• Jenjang pendidikan dosen tetap minimal 40% berijazah doktor (S3) ada tahun 2020.
• Jabatan fungsional dosen tetap minimal 2% guru besar (profesor) ada tahun 2019.
5. Layanan jenjang pendidikan
• Menyelenggarakan program doktor minimal satu program studi ada tahun 2020.
10
4). Manajemen SPMI Universitas Muslim Nusantara Al-Washliyah
Sistem penjaminan mutu pendidikan tinggi di Universitas Muslim Nusantara Al-Washliyah dirancang, dilaksanakan, dikendalikan, dan ditingkatkan mutunya secara berkelanjutan dengan menerapkan sistem manajemen kendali mutu yang berdasarkan pada model PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan) standar mutu, sebagaimana terlihat pada gambar di bawah ini. Dengan model ini, institusi akan menetapkan terlebih dahulu output atau standar mutu yang ingin dicapai dan berupaya merealisasikannya dengan berbagai strategi dan serangkaian aktifitas yang dianggap tepat. Kemudian terhadap pencapaian tujuan/standar melalui strategi dan aktifitas tersebut akan selalu dimonitor secara berkala, dievaluasi, dan dikembangkan ke arah yang lebih baik secara berkelanjutan.
Gambar 1. Model Manajemen PPEPP
Model manajemen PPEPP tersebut mengharuskan setiap unit di lingkungan institusi untuk senantiasa melakukan proses evaluasi diri secara berkala guna menilai kinerjanya sendiri dengan menggunakan standar dan prosedur yang telah ditetapkan. Hasil evaluasi diri akan dilaporkan kepada seluruh staf dan pimpinan institusi. Terhadap hasil evaluasi diri, pimpinan di setiap tingkatan dan pimpinan institusi akan membuat keputusan tentang langkah atau tindak lanjut yang harus dilakukan untuk memperbaiki dan meningkatkan mutu secara terus-menerus sebagaimana disajikan pada gambar berikut.
11
Gambar 2. Siklus peningkatan mutu berkelanjutan
Melaksanakan penjaminan mutu dengan model manajemen PPEPP juga mengharuskan setiap aras dalam institusi bersikap terbuka, kooperatif, dan siap untuk diaudit/diperiksa oleh tim auditor internal yang telah mendapat pelatihan khusus tentang audit SPMI. Audit yang dilakukan akan direkam dan dilaporkan kepada pimpinan yang bersangkutan dan institusi, untuk kemudian diambil tindakan tertentu berdasarkan hasil temuan dan rekomendasi dari tim auditor.
Semua proses di atas dimaksudkan untuk menjamin bahwa setiap kegiatan penyelenggaraan pendidikan tinggi di Universitas Muslim Nusantara Al-Washliyah terjamin mutunya. Selain itu, juga untuk membantu kesiapan semua prodi di institusi dalam proses penjaminan mutu eksternal (akreditasi), baik oleh BAN-PT maupun lembaga akreditasi asing lainnya yang kredibel.
5) Struktur organisasi dan tata kelola SPMI di Universitas Muslim Nusantara Al-Washliyah Adapun struktur organisasi dan tata kelola SPMI di Universitas Muslim Nusantara Al-Washliyah adalah:
a. Rektor merupakan penanggung jawab penjaminan mutu ditingkat universitas. b. Ketua Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) merupakan koordinator pelaksana
penjaminan mutu ditingkat universitas dengan ruang lingkup kerja mencakup pengkoordinasian penjaminan mutu di Universitas Muslim Nusantara Al-Washliyah, baik di bidang akademik maupun non akademik.
c. Direktur Pascasarjana dan Dekan adalah Ketua penjaminan mutu masing-masing ditingkat program pascasarjana dan fakultas.
d. Gugus Penjaminan Mutu (GPM) di tingkat fakultas. e. Unit Penjaminan Mutu (UPM) di tingkat jurusan/prodi.
12
Gambar 3. Struktur Organisasi Lembaga Penjaminan Mutu UMN Al-Washliyah Tugas dan Fungsi setiap unit pelaksana penjaminan mutu UMN Al-Washliyah adalah:
1. Ketua LPM
1) Mengkoordinasikan pembuatan program kerja lembaga penjaminan mutu dilevel Universitas Muslim Nusantara Al-Washliyah;
2) Mengkoordinasikan pembuatan perangkat (buku) yang diperlukan dalam pelaksanaan sistem penjaminan mutu;
3) Mengkoordinasikan penyempurnaan pangkalan data Universitas Muslim Nusantara Al-Washliyah;
4) Mengkoordinasikan pelaksanaan sistem penjaminan mutu di level Universitas Muslim Nusantara Al-Washliyah;
5) Mengkoordinasikan pelaksanaan monitoring dan evaluasi terhadap pelaksanaan sistem penjaminan mutu Universitas Muslim Nusantara Al-Washliyah;
6) Mengkoordinasikan pengembangan sistem penjaminan mutu Universitas Muslim Nusantara Al-Washliyah secara berkelanjutan.
7) Melaporkan pelaksanaan penjaminan mutu dan audit mutu kepada Rektor; 8) Melaksanakan kebijakan maupun pencapaian sasaran mutu guna mengukur
ketepatan kebijakan dan sasaran;
9) Mensosialisasikan kebijakan dan sasaran mutu di seluruh elemen untuk meningkatkan kesadaran, motivasi, dan keterlibatan civitas akademika;
13 2. Sekretaris LPM:
Membantu tugas Ketua Lembaga Penjaminan Mutu dalam mengkoordinasikan semua kegiatan dari Lembaga Penjaminan Mutu.
3. Gugus Penjaminan Mutu (GPM) dan Unit Penjaminan Mutu (UPM):
a. Melaksanakan sosialisasi dan internalisasi proses penjaminan mutu ditingkat Fakultas/ Prodi, serta melakukan koordinasi dengan tim penjaminan mutu di tingkat Universitas.
b. Menerapkan kebijakan sistem penjaminan mutu secara berkesinambungan, konsisten, efisien, dan akuntabel di tingkat Fakultas/Prodi
c. Menyediakan dokumen-dokumen terkait dengan sistem penjaminan mutu di tingkat Fakultas/Prodi dan menjaga kerahasiaannya.
d. Terlibat secara penuh di dalam proses penjaminan mutu internal dan eksternal di tingkat Fakultas/Prodi.
e. Bersama Pimpinan Fakultas/Prodi menyusun spesifikasi Prodi, Instruksi Kerja dan dokumen pendukung.
f. Bersama Pimpinan Fakultas/Prodi menyusun dokumen evaluasi diri dalam mempersiapkan proses akreditasi/reakreditasi.
g. Melakukan koordinasi untuk persiapan audit mutu di tingkat Fakultas/Prodi dengan Lembaga Penjamnan Mutu (LPM).
h. Bekerjasama dengan pimpinan Fakultas/Prodi dalam menemukan solusi terkait dengan tindak lanjut hasil monitoring dan evaluasi.
i. Melaporkan berbagai Temuan dan Ketidaksesuaian hasil audit kepada Ketua LPM untuk dilakukan upaya perbaikan.
j. Bertanggungjawab atas tugas-tugas kesekretariatan atau tata kelola di tingkat Fakultas/Prodi.
k. Bertanggungjawab atas peningkatan mutu akademik dan non akademik di Fakultas/ Prodi dalam pengembangan sistem penjaminan mutu.
Tabel 1. Kerangka Organisasi Lembaga Penjaminan Mutu Universitas Muslim Nusantara Al-Washliyah
Tingkat Penanggung Jawab
Ketua Tim
Pelaksana Organisasi Fokus
Universitas Rektor Ketua LPM Lembaga Penjaminan Mutu
Mutu akademik dan non akademik
Fakultas Dekan GPM Gugus Penjaminan
Mutu
Mutu akademik dan non akademik Program
Pascasarjana
Direktur PPs UPM Unit Penjaminan Mutu Mutu akademik dan non akademik Jurusan/Prodi UPM UPM Unit Penjaminan Mutu Mutu akademik
14
1.7.STANDAR DIKTI DALAM SPMI UNIVERSITAS MUSLIM NUSANTARA AL-WASHLIYAH Standar Dikti dalam SPMI Universitas Muslim Nusantara Al-Washliyah, adalah:
A. Standar Nasional Pendidikan, terdiri dari: 1) Standar Kompetensi Lulusan, 2) Standar Isi Pembelajaran, 3) Standar Proses Pembelajaran, 4) Standar Penilaian Pembelajaran
5) Standar Dosen dan Tenaga Kependidikan, 6) Standar Sarana dan Prasarana Pembelajaran, 7) Standar Pengelolaan Pembelajaran,
8) Standar Biaya Pembelajaran B. Standar Nasional Penelitian, terdiri dari:
1) Standar Hasil Penelitian, 2) Standar Isi Penelitian, 3) Standar Proses Penelitian, 4) Standar Penilaian Penelitian 5) Standar Peneliti,
6) Standar Sarana dan Prasarana Penelitian, 7) Standar Pengelolaan Penelitian,
8) Standar Pendanaan dan Pembiayaan Penelitian. C. Standar Nasional Pengabdian Pada Masyarakat, terdiri Dari:
1) Standar Hasil PKM, 2) Standar Isi PKM, 3) Standar Proses PKM, 4) Standar Penilaian PKM, 5) Standar Pelaksana PKM,
6) Standar Sarana dan Prasarana PKM, 7) Standar Pengelolaan PKM,
15
Gambar 4.Standar Dikti dan Pelampauan SN Dikti
D. Standar Turunan dan Standar Tambahan atas inisiatif Universitas Muslim Nusantara Al-Washliyah (internally driven), yaitu:
1. Standar Penyusunan Pencapaian Pembelajaran 2. Standar Penyusunan Silabus dan RPS
3. Standar Pengembangan Kurikulum 4. Standar Pelaksanaan Proses Pembelaiaran 5. Standar Penyusunan Pedoman Tugas Akhir 6. Standar Penyusunan Panduan Tugas Akhir 7. Standar Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran 8. Standar Mahasiswa dan Alumni 9. Standar Sistem Informasi 10. Standar Sistem Penjamin Mutu 11. Standar Kerjasama
1.8. INFORMASI SINGKAT TENTANG BUKU SPMI LAINNYA
Secara umum, selain buku Kebijakan Mutu SPMI ini, struktur buku Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Universitas Muslim Nusantara Al-Washliyah terdiri dari:
1. Buku Manual Mutu SPMI; 2. Buku Standar Mutu SPMI; 3. Buku Formulir Mutu SPMI.
Buku-buku tersebut saling terkait satu sama lainnya dan disusun secara berurutan sebagaimana terlihat pada Gambar berikut.
16
Gambar 5. Tahapan Penyusunan dan Pelaksanaan Buku SPMI
Manual Mutu SPMI merupakan petunjuk teknis tentang prosedur penetapan, pelaksanaan, evaluasi, pengendalian, dan peningkatan standar mutu secara sistematis, komprehensif dan berkelanjutan. SPMI Universitas Muslim Nusantara Al-Washliyah terdiri dari beberapa buku manual, yaitu:
1. Manual Penetapan Standar 2. Manual Pelaksanaan Standar 3. Manual Evaluasi Standar 4. Manual Pengendalian Standar 5. Manual Peningkatan Standar
Setelah seluruh manual mutu SPMI ditetapkan, maka perlu ditetapkan standar-standar mutu lainnya, baik itu standar yang terkait dengan bidang akademik maupun bidang non-akademik. Buku standar mutu tersebut berisi berbagai kriteria, patokan, atau spesifikasi dari seluruh kegiatan penyelenggaraan perguruan tinggi dalam rangka mewujudkan visi dan misi Universitas Muslim Nusantara Al-Washliyah sehingga memuaskan para pemangku kepentingan internal dan eksternal.
1.9. HUBUNGAN BUKU KEBIJAKAN SPMI DENGAN BERBAGAI BUKU LAIN
Dalam menyelenggarakan dan mengelola pendidikan Universitas Muslim Nusantara Al-Washliyah mempunyai beberapa buku kebijakan selain kebijakan SPMI, seperti Statuta dan Rencana Strategis (Renstra). Walaupun buku-buku tersebut memiliki keterkaitan dengan SPMI, tapi bukan bagian integral dari SPMI.
Statuta merupakan landasan yuridis dalam penyusunan berbagai peraturan dan kebijakan pengelolaan Universitas Muslim Nusantara Al-Washliyah, termasuk SPMI, sedangkan Renstra merupakan landasan operasional lima tahunan dalam menjalankan
program-17
program untuk mencapai dan meningkatkan target-target yang diinginkan, termasuk pencapaian sasaran-sasaran mutu yang termaktub dalam standar-standar mutu SPMI. Demikianlah Buku Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Muslim Nusantara Al-Washliyah ini diperbuat sebagai acuan dalam menjalankan proses penjaminan mutu secara terencana dan berkelanjutan.
Disetujui oleh: Ditetapkan oleh:
Ketua Senat,
18
DAFTAR PUSTAKA
Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi (AIPT) BAN-PT, 2011.
Buku panduan Pengembangan Kurikulum Pendidikan Tinggi Berbasis Kompetensi Pendidikan Tinggi yang merujuk pada SN-DIKTI dan KKNI, 2014
Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Depdiknas. 2008. Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi.
Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. 2003. Higher Education ln Long Term Strategy. Departemen Pendidikan Nasional. Jakarta.
Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. 2003. Pedoman Penjaminan Mutu DIKTI. Departemen Pendidikan Nasional. Jakarta
Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi Diri (EPSBED) Manfaat bagi Pemimpin Perguruan Tinggi. 2005. Jakarta:
Kebijakan Mutu SPMI LPM Universitas Muslim Nusantara Al-Washliyah. Lembaga Penjaminan Mutu UMN Al-Washliyah. Medan. 2016.
Kebijakan Mutu Universitas Sriwijaya. Unit Penjaminan Mutu UNSRI. Pelembang, 2014 Panduan Workshop SPMI, Direktorat Penjaminan Mutu Kemeristek, 2Ol5.
Peraturan Kementerian Ristekdikti RI No. 44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi
Peraturan Kementerian Ristekdikti RI No. 62 Tahun 2016 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi
Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No. 49 Tahun 2014 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi
Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No. 50 Tahun 2014 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi
Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI No. 63 Tahun 2009 Tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan
Peraturan Pemerintah RI No. 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan, Jakarta Peraturan Pemerintah RI No. 7 Tahun 2010 Tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan
Pendidikan
SK Rektor No. 549/UMN-Aw/B.08/2014 tanggal 01 Desember 2014, tentang Panduan Pelaksanaan Kerja Lembaga Penjaminan Mutu UMN Al-Washliyah.
