SOP ALUR PROSES AREA

(1)

(2)

SOP ALUR PROSES AREA

A. PROSES KONTRAK BARU ALUR PROSES

 DISPOSISI ANGGARAN OLEH MANAJER

 PEMBUATAN NOTA DINAS IJIN PRINSIP OLEH ASMAN  APPROVAL IJIN PRINSIP OLEH MANAJER

 PEMBUATAN RKS OLEH PELAKSANA PENGADAAN

 PEMBUATAN PERJANJIAN OLEH PERENCANA PENGADAAN  INPUT TAGIHAN OLEH ASMAN

 VERIFIKASI TAGIHAN OLEH KEUANGAN

B. PROSES KONTRAK MULTI YEARS

KONTRAK MULTIYEARS , Kontrak yang sebelumnya sudah pernah dibuatkan, misalnya Kontrak yang sudah pernah dibuat di Kantor Wilayah, maka hanya perlu diinputkan Addendum Kontrak pada aplikasi SIPAT, addendum kontrak diinputkan pada Menu Kontrak Multiyears.

ALUR PROSES

 INPUT KONTRAK MULTI YEARS OLEH ASMAN  INPUT TAGIHAN OLEH ASMAN

C. PROSES KONTRAK LUNCURAN ALUR PROSES

 INPUT KONTRAK LUNCURAN OLEH ASMAN  INPUT TAGIHAN OLEH ASMAN

D. TAGIHAN PPFA

 INPUT TAGIHAN PPFA OLEH ASMAN  VERIFIKASI PPFA OLEH KEUANGAN

(3)

A. PROSES KONTRAK BARU

1. PROSES DISPOSISI ANGGARAN

ROLE : MANAGER AREA

TAHAPAN :

- Klik Pada Menu MANAGER AREA > ANGGARAN MASUK - Tampil Halaman seperti pada Gambar 2

- Klik pada tombol NOMOR ANGGARAN - Tampil Halaman seperti pada Gambar 3

GAMBAR 1 : HALAMAN DEPAN DENGAN ROLE MANAGER AREA

(4)

TAHAPAN :

- Untuk Mendisposisi Anggaran Kepada Asman - Centang pada Bagian yang akan di disposisikan - Klik tombol Disposisi

Setelah Proses Disposisi, anggaran akan masuk ke masing-masing user Aman yang di disposisikan anggaran, dan asman melakukan proses pembuatan NOTA DINAS IJIN PRINSIP.

2. PROSES PEMBUATAN NOTA DINAS IJIN PRINSIP

ROLE : ASMAN TERKAIT

GAMBAR 3 : HALAMAN DISPOSISI ANGGARAN

(5)

TAHAPAN :

- Klik menu ASMAN > AI/AO > NOTA DINAS, maka akan tampil Halaman seperti pada Gambar 4 - Klik pada Tombol Uraian, maka akan tampil halaman Detail anggaran seperti pada Gambar 5 - Untuk pembuatan Nota Dinas Ijin Prinsip, klik Tombol BUAT/TAMPIL NOTA DINAS

- Tampil halaman seperti pada Gambar 6

- Untuk pembuatan Nota Dinas Baru, Klik tombol BUAT NOTA DINAS BARU - Untuk melihat Nota Dinas klik pada tombol Detil Nota Dinas

GAMBAR 5 : HALAMAN DETAIL ANGGARAN

(6)

- Untuk menghapus Nota Dinas, klik tombol DEL (tombol DEL hanya bisa diklik jika status anggaran masih belum sampai pada tahapan PELAKSANA PENGADAAN)

TAHAPAN :

- Untuk pembuatan Nota Dinas Baru, Klik tombol BUAT NOTA DINAS BARU - Tampil halaman seperti pada Gambar 7

GAMBAR 7 : HALAMAN PEMILIHAN PRK UNTUK NOTA DINAS

(7)

- Pilih PRK yang akan dipakai, akan tampil JUMLAH secara otomatis, dan isi kolom PAKAI untuk Jumlah PRK yang akan dipakai. Klik LOCK

- PRK yang dipilih pada tahapan diatas akan tampil pada Tabel PRK TERPILIH

- Untuk penggunaan PRK > 1 PRK, maka pemilihan PRK dilakukan seperti pada Poin 3 - Jika semua PRK sudah terpilih, klik tombol BUAT NOTA DINAS, Gambar 8

- Isi NOMOR (nomor Nota Dinas)

- Isi Tanggal, format tahun-bulan-tanggal

- Isi Sifat Nota Dinas, ex : PENTING, SEGERA, dll

- Pilih Jenis Kontrak, ex : JASA, MATERIAL, MATERIAL-JASA

- Isi Lampiran ex: 1 (satu) Berkas, Isi Perihal atau Uraian Nota Dinas

- Total Rab mengikuti berdasarkan Jumlah dari PRK yang dipilih pada Tahapan Pemilihan PRK - Isi Rincian Nota Dinas, ataupun Pemohonan Penggaproval pada Kolum textarea dibawah

TOTALRAB dan Klik SIMPAN

(8)

TAHAPAN :

- Setelah Nota Dinas Disimpan, maka akan dialihkan ke Halaman pada Gambar 10 - Gambar 10 (Halaman Detail Nota Dinas)

- Klik Kirim Ke MANAGER

Setelah Proses kirim Ke MANAGER, Nota Dinas akan masuk ke User Manager untuk di Approval.

3. APPROVAL NOTA DINAS

ROLE : MANAJER AREA

GAMBAR 11 : HALAMAN LIST NOTA DINAS IJIN PRINSIP GAMBAR 10 : HALAMAN DETAIL NOTA DINAS

(9)

TAHAPAN :

- Menu Approval di MANAGER AREA > BUAT ND/APPROVAl

- Tampil halaman seperti Gambar 11, klik Uraian Kontrak yang akan di Approve. - Tampil halaman seperti Gambar 12, klik APPROVE NOTA DINAS

- Pilih Metode Pengadaan. - Klik APPROVE

Setelah di Approve,akan masuk Nota Dinas ke user dengan role PERENCANA PENGADAAN untuk pembuatan RKS.

(10)

4. PEMBUATAN RKS (RENCANA KERJA DAN SYARAT)

ROLE : PERENCANA PENGADAAN

GAMBAR 13 : HALAMAN LIST NOTA DINAS MA

(11)

TAHAPAN :

- Menu Pembuatan RKS di PENGADAAN > RKS / PJ

- Tampil halaman seperti Gambar 13, klik Pada Uraian Ijin Prinsip

- Tampil halaman seperti Gambar 14, klik tombol RENCANA KERJA DAN SYARAT - Tampil PopUp seperti pada Gambar 15, Klik Salah satu metode, pada manual book ini

menggunakan metode UPLOAD

GAMBAR 15 : METODE PEMBUATAN RKS

(12)

- Setelah mengeklik tombol Upload, akan tampil halaman seperti pada Gambar 16 - Isi semua Kolum seperti pada gambar 16

- Pilih File RKS pada kolum UPLOAD FILE RKS, file dapat diupload dalam bentuk PDF, MS EXCEL, dan MS WORD

- Setelah diisi semua, klik LOCK RKS dan akan dialihkan ke Halaman seperti pada Gambar 14 dan akan muncul tombol SIMPAN DATA pada bagian bawah halaman

- Klik tombol SIMPAN DATA

Setelah SIMPAN DATA, tahapan selanjutnya adalah Pembuatan Perjanjian / Kontrak oleh user PELAKSANA PENGADAAN.

5. PEMBUATAN PERJANJIAN / KONTRAK

ROLE : PELAKSANA PENGADAAN

TAHAPAN :

- Menu Pembuatan PERJANJIAN di PENGADAAN > RKS / PJ - Tampil halaman seperti Gambar 13, klik Pada Uraian Ijin Prinsip

- Tampil halaman seperti Gambar 14, klik tombol RENCANA KERJA DAN SYARAT

- Tampil PopUp untuk Pembuatan perjanjian. Klik Salah satu metode, pada manual book ini menggunakan metode UPLOAD

(13)

- Setelah mengeklik tombol Upload, akan tampil halaman pembuatan Perjanjian dengan metode Upload

- Isi semua Kolum

- Untuk pemilihan vendor, jika belum terdaftar bisa melakukan penambahan Vendor pada Menu Vendor.

- Pilih File PERJANJIAN pada kolum UPLOAD FILE PERJANJIAN, file dapat diupload dalam bentuk PDF, MS EXCEL, dan MS WORD

- Isi semua kolom seperti pada Gambar 17

- Jika semua kolom sudah diisi, klik LOCK PERJANJIAN

- Setelah LOCK PERJANJIAN di klik akan dialihkan ke Halaman seperti pada Gambar 18

- Isi HARGA KONTRAK, kemudian klik KIRIM PROGRESS KE ASMAN

Setelah proses Pembuatan PERJANJIAN, tahap selanjutnya adalah input tagihan pada role ASMAN bidang Terkait.

(14)

6. INPUT TAGIHAN KONTRAK

TAHAPAN :

- Menu Input Tagihan, ASMAN > INPUT TAGIHAN > KONTRAK - Tampil halaman seperti Gambar 19, klik tombol INPUT TAGIHAN - Tampil halaman seperti Gambar 20,

- Pilih NOMOR KONTRAK, maka RP KONTRAK akan tampil otomatis - Isi Rupiah Tagihan sesuai dengan tagihan dari vendor

GAMBAR 19 : LIST TAGIHAN

(15)

- Pilih Jenis Tagihan, ex : BULANAN, TRIWULANAN, 100% , 95% atau 5%. - Isi Nomor PR dan nomor PO dari SAP

- Jika semua sudah terisi, klik SIMPAN

Setelah disimpan, tagihan masuk ke user dengan Role KEUANGAN untuk proses verifikasi Pembayaran.

7. VERIFIKASI TAGIHAN

ROLE : KEUANGAN AREA

GAMBAR 21: HALAMAN LIST VERIFIKASI TAGIHAN

(16)

TAHAPAN :

- Menu verifikasi Tagihan, KEUANGAN > VERIFIKASI > KONTRAK - Tampil halaman seperti Gambar 21, klik tombol Nama Kontrak - Tampil halaman seperti Gambar 22, Klik tombol FORM VERIFIKASI - Cek pada kolom Jumlah Tagihan, dan Klik VERIFIKASI

- Setelah diverifikasi, tombol BAYAR DAN CLOSED KONTRAK muncul secara otomatis - Klik tombol BAYAR DAN CLOSED KONTRAK

Setelah di BAYAR DAN CLOSED KONTRAK, tagihan masuk ke user dengan Role KEUANGAN kantor WILAYAH.

(17)

B. PROSES KONTRAK MULTI YEARS

1. INPUT KONTRAK MULTI YEARS

TAHAPAN :

- Menu Input Kontrak Multiyears di ASMAN > AI/AO > KT MULTIYEARS - Tampil halaman seperti Gambar 23, Klik tombol Tambah Kontrak

- Tampil halaman seperti Gambar 24, Pilih Nomor Anggaran, pilih PRK yang akan dipakai - Isi Rupiah Kontrak (total kontrak, bukan Rp Tagihan), Uraian Pekerjaan, Tanggal

GAMBAR 23 : HALAMAN INPUT KONTRAK MULTI YEARS

(18)

- Pilih Vendor, jika belum terdaftar dapat didaftarkan pada Menu Vendor, jika semua kolum sudah terisi, klik SIMPAN

Setelah di SIMPAN, Asman dapat langsung melakukan input tagihan.

Note : Input Kontrak Multiyears & Luncuran hanya dilakukan sekali, untuk tagihan selanjutnya dapat langsung menginput tagihan.

2. INPUT TAGIHAN KONTRAK MULTI YEARS

Note : Proses Input Tagihan Kontrak Multiyears sama seperti pada proses Input Tagihan pada kontrak Biaya (point 6 pada alur PROSES KONTRAK BARU)

3. VERIFIKASI TAGIHAN KONTRAK MULTI YEARS

Note : Proses Verifikasi Tagihan Kontrak Multiyears sama seperti pada proses Verifikasi Tagihan pada kontrak Biaya (point 7 pada alur PROSES KONTRAK BARU)

(19)

C. PROSES KONTRAK LUNCURAN

1. INPUT KONTRAK LUNCURAN

TAHAPAN :

- Menu Input Kontrak Luncuran di ASMAN > AI/AO > KT LUNCURAN - Tampil halaman seperti Gambar 25, Klik tombol Tambah Kontrak

- Tampil halaman seperti Gambar 25, Pilih Nomor Anggaran, pilih PRK yang akan dipakai - Isi Rupiah Kontrak (total kontrak, bukan Rp Tagihan), Uraian Pekerjaan, & Tanggal

Setelah di SIMPAN, Asman dapat langsung melakukan input tagihan.

Note : Input Kontrak Multiyears & Luncuran hanya dilakukan sekali, untuk tagihan selanjutnya dapat langsung menginput tagihan.

2. INPUT TAGIHAN KONTRAK LUNCURAN

Note : Proses Input Tagihan Kontrak Luncuran sama seperti pada proses Input Tagihan pada kontrak Biaya (point 6 pada alur PROSES KONTRAK BARU)

(20)

3. VERIFIKASI TAGIHAN KONTRAK LUNCURAN

Note : Proses Verifikasi Tagihan Kontrak Luncuran sama seperti pada proses Verifikasi Tagihan pada kontrak Biaya (point 7 pada alur PROSES KONTRAK BARU)

(21)

D. TAGIHAN PPFA

1. INPUT TAGIHAN PPFA

TAHAPAN :

- Menu Input Tagihan PPFA di ASMAN > INPUT TAGIHAN > PPFA - Tampil halaman seperti Gambar 26, Klik tombol INPUT TAGIHAN

- Tampil halaman seperti Gambar 27, Pilih Nomor Anggaran, pilih PRK yang akan dipakai, SISA PRK akan muncul otomatis

GAMBAR 26 : HALAMAN INPUT TAGIHAN PPFA

(22)

- Isi Rupiah PPFA, Uraian Pekerjaan, & Tanggal

Setelah di SIMPAN, tagihan masuk ke user dengan ROLE Keuangan Area untuk dilakukan verifikasi Tagihan PPFA.

2. VERIFIKASI TAGIHAN PPFA

GAMBAR 28 : HALAMAN VERIFIKASI TAG PPFA

(23)

TAHAPAN :

- Menu Verifikasi Tagihan PPFA di KEUANGAN > VERIFIKASI > PPFA

- Tampil halaman seperti Gambar 28, Klik tombol PROSES pada Kolom ACTION jika terdapat tagihan yang belum diverifikasi

- Tampil Halaman seperti pada Gambar 27, Cek semua keterangan dan Centang Status TERIMA dan klik APPROVE TAGIHAN jika semua data sudah lengkap