APLIKASI PENGELOLAAN SUMBER DAYA MANUSIA PADA PT VITUS INDONESIA

APLIKASI PENGELOLAAN SUMBER DAYA MANUSIA

PADA PT VITUS INDONESIA

Yulianto Tampubolon (

egajulianto@yahoo.com

), Ferry Adrian. Z

(

ferry.adrian75@yahoo.co.id

)

Rika Kharlina (

rikachan@stmik-mdp.net

)

KOMPUTERISASI AKUNTANSI

STMIK GI MDP

Abstrak

PT.Vitus Indonesia adalah perseroan terbatas di bidang produksi spring bed.. Seiring

dengan perkembangan akan ilmu pengetahuan dan teknologi sekarang, maka tingkat

kebutuhan informasi dalam dunia bisnis menjadi penting untuk meningkatkan kualitas

perusahaan sehingga diperlukannya membangun suatu aplikasi untuk proses pencatatan

data-data karyawan, absensi karyawan, lembur, penggajian karyawan sampai dengan

penyajian laporan untuk menunjang kinerja perusahaan yang lebih baik.

Metode yang digunakan adalah metode iterasi (perulangan) dimana didalam proses

penelitian setiap tahap pekerjaan dapat dilakukan secara berulang-ulang baik dalam

proses perencanaan, analisis sistem, perancangan sistem aplikasi serta implementasi.

Hasil yang ingin dicapai adalah dapat merancang aplikasi yang diharapkan mampu

memberikan kemudahan pada perusahaan untuk melakukan proses proses pencatatan

data-data karyawan, absensi karyawan, lembur, penggajian karyawan sampai dengan

penyajian laporan dengan cepat, tepat dan akurat.

Kata kunci :

Aplikasi, Sumber Daya Manusia, Metode Iterasi.

1. PENDAHULUAN

Perkembangan dunia teknologi informasi semakin pesat dengan munculnya berbagai

teknologi-teknologi baru yang saling

bersaing untuk menunjukan kemampuan

dalam menyelesaikan suatu masalah.

Dimana perkembangan teknologi tersebut

dimanfaatkan perusahaan agar

mempermudah pekerjaan. Di era sekarang

ini banyak perusahaan yang sudah

menerapkan teknologi informasi untuk

mempermudah proses kerja dalam

perusahaan dan juga untuk menghadapi

persaingan bisnis yang semakin

berkembang pesat belakangan ini. PT VITUS INDONESIA adalah perusahaan yang bergerak di bidang produksi serta penjualan busa dan spring bed. Perusahaan ini berdiri pada tanggal 28 Agustus 2008 dipimpin oleh bapak Apoh dan telah

memiliki 107 karyawan. Perusahaan ini masih mengalami beberapa kendala dalam proses pengelolaan sumber daya manusia,

sehingga mengganggu kelancaran

produksinya. Pencatatan aktifitas dan

pembuatan laporan perusahaan pada PT.

Vitus Indonesia masih menggunakan

sistem pencatatan akibatnya aktivitas tidak berjalan dengan baik.

Berdasarkan latar belakang diatas maka penulis tertarik untuk melakukan analisis, dan kemudian merancang sistem yang baru sebagai pengembangan sistem yang lama. Jadi kami memilih judul tugas akhir “ APLIKASI PENGELOLAAN SUMBER DAYA MANUSIA PADA PT. VITUS INDONESIA ”.

2. LANDASAN TEORI 2.1

Pengertian Aplikasi

Menurut Abdul

Kadir (2003,

h.204), “Aplikasi adalah suatu program

yang

dibuat

oleh

pemakai

yang

ditujukan untuk kepentingan khusus”.

2.2

Metode Iterasi

Metode Iterasi (Iterative).

MetodeIterasi adalah metode dimana setiap

tahapan /fase pengembangan system

dilaksanakan

dengan memakai teknik pengulangan

dimana suatu proses dilaksanakan secara berulang –

ulang sampai mendapatkan hasil

yangdiinginkan. Dalam metode ini, terdapat enam fasepengembangan sistem yaitu : 1. Survei sistem

Pada tahap ini akan dilakukan beberapa kegiatan yang meliputi pendefinisian dari permasalahan yang ada untuk menentukan ruang lingkup, menentukan metodologi yang dipergunakan,serta membuat jadwal kegiatan dengan menggunakan beberapa

teknik pengumpulan data seperti

wawancara dan observasi. 2. Analisa sistem

Pada tahap ini dilakukan analisisterhadap

sistem yang telah ada dengan

mengidentifikasi permasalahan, penentuan tujuan dari perbaikan sebuah sistem, dan

mengidentifikasi kebutuhan pengguna

sistem.

3. Desain sistem

Pada tahap ini menyatakan bagaimana sebuah desain sistem lanjutan yang akan dibuat dengan menggambarkan sebuah

model sistem untuk menyelesaikan

permasalahan yang dihadapi oleh

perusahaan.

4. Pembuatan sistem

Pada tahap ini mencakup pembuatan sistem baru (hardware dan software) dengan alat bantu yang digunakan antara lain Microsoft Visual Basic. Net dan Microsoft SQL Server 2005.

5. Implementasi sistem Pada tahap ini meliputi proses

persiapan sistem (penginstalan database dan program baru), konversi ke sistem yang baru,pelatih bagi pengguna, pengujian sistem dan pengoperasian sistem.

2.3

Pengertian Visual Basic.Net 2008

Menurut M. Sadeli (2009, h.2), “Visual studio 2008 merupakan suatu perangkat

lunak yang dapat digunakan untuk

pengembangan berbagai macam aplikasi yang memiliki berbagai macam tipe antara lain aplikasi desktop (windows form, command line (console)), aplikasi web, windows mobile (Pocket PC)”.

2.4 Pengertian Microsoft SQL Server 2005

Menurut Bunafit Nugroho (2005, h.5), “SQL

(Structure Query Language) adalah sebuah permintaan database terstruktur. Bahasa SQL dibuat sebagai bahasa yang dapat merelasikan beberapa tabel dalam database

maupun merelasikan antar database.

Bahasa SQL ditulis langsung dalam sebuah

program database sehingga seorang

pengguna dapat melihat langsung

permintaan yang diinginkan, sekaligus melihat hasilnya”.

SQL (Structure Query Language) dibagi menjadi dua.

3. ANALISIS SISTEM YANG

BERJALAN

3.1 Prosedur Sistem Berjalan

Berdasarkan pengumpulan data yang

penulis lakukan, maka prosedur sistem yang sedang berjalan pada PT Vitus indonesia adalah sebagai berikut :

a. Proses absensi karyawan

Karyawan melakukan absen dengancara

manual yaitu dengan tanda tangan.

Karyawan melakukan absen pada saat masuk kerja dan pulang kerja. Karyawan menunjukkan kartu pengenal karyawan dan menandatangani buku absensi yang telah

disediakan oleh perusahaan. Apabila ada karyawan yang izin atau lupa absen, maka

diharuskan mengisi formulir ataupun

mengirimkan surat keterangan izin. Setiap bulannya data tentang absen karyawan akan dilaporkan ke direktur.

b. Proses pengelolaan gaji karyawan

Proses pengelolaan gaji, Administrasi keuangan terlebih dahulu mengumpulkan daftar kehadiran/absensi karyawan, yang sebelumnya telah disimpan dalam buku absensi yang telah direkap oleh kepala

personalia, untuk mengetahui jumlah

kehadiran karyawan. Setelah semua data yang diperlukan untuk penghitungan gaji karyawan terkumpul, barulah administrasi keuangan melakukan penghitungan gaji.

Kemudian akan dilakukan perincian

penghitungan berupa slip gaji, yang akan

diberikan kepada karyawan setiap

bulannya.

c. Proses Lembur karyawan

Bagi karyawan lembur sebelumnya harus mengisi surat lembur serta harus disetujui

oleh Kepala Operasional yang

bersangkutan. Kemudian diperiksa oleh administrasi keuangan dan diketahui oleh direktur. Setelah itu, diserahkan kepada bagian accounting dan akan diperhitungkan

oleh bagian accounting pada saat

penggajian serta form disimpan diarsip lembur.

d. Laporan

Bagian Administrasi Keuangan akan

membuat laporan penerimaan gaji dan laporan lain yang dibutuhhkan oleh Central Control Unit per bulan, yang akan diserahkan ke sekretaris untuk kemudian diberikan kepada Direktur.

3.2 Analisis Proses

Analisis proses adalah aliran kerja yang dilakukan oleh sistem sebagai respon terhadap aliran data masuk dan kondisi. 3.3.1 Diagram Aliran Data Sistem Berjalan

Penjelasan yang konseptual yang dilakukan melalui diagram aliran data yang secara grafis menandai proses-proses serta aliran data dalam suatu sistem pengelolaan

sumber daya manusia pada PT Vitus Indonesia

3.3.1.1 Diagram Konteks

Lingkup sistem yang berjalan ditangani dijabarkan dalam bentuk diagram konteks. Diagram konteks memperlihatkan sistem sebagai sebuah proses dengan tujuan memberikan gambaran umum tentang sistem. Diagram konteks menunjukkan suatu proses yang berinteraksi dengan lingkungannya, ada pihak luar (entitas) dan lingkungan yang memberikan masukan dan ada pihak yang menerima keluaran dari sistem. Adapun gambar diagram konteks pengelolaan sumber daya manusia dapat dilihat pada gambar 3.2 .

Rekap Absensi Absen

Data Lembur Aplikasi pengelolaan sumber daya manusia PT. Vitus Indonesia Administrasi Keuangan Karyawan Kepala Oprasional Surat Lembur Persetujuan Lembur Slip Gaji

Rekap Absensi Absen

Data Lembur Aplikasi pengelolaan sumber daya manusia PT. Vitus Indonesia Administrasi Keuangan Karyawan Kepala Oprasional Surat Lembur Persetujuan Lembur Slip Gaji

Rekap Absensi Absen

Data Lembur Laporan_absensi Laporan_gaji-karyawan Aplikasi pengelolaan sumber daya manusia PT. Vitus Indonesia Administrasi Karyawan Direktur _Kepala Oprasional Surat Lembur Persetujuan Lembur Slip Gaji Laporan Absensi Laporan Lembur

Gambar 3.2 Diagram Konteks dari Sistem yang Sedang Berjalan

3.3.1.2 Diagram Level Nol

Diagram nol merupakan bentuk diagram kelanjutan dari diagram konteks, dalam diagram ini menggambarkan pengelolaan absensi, gaji dan pecetakan laporan, diagram aliran sistem berjalan dapat dilihat pada gambar 3.3. 2.0 Proses Absensi karyawan Karyawan Absensi_Karyawan 3.0 Pengelolaan Gaji Karyawan Administrasi Buku Absensi Tanda_tangan 3.0 Pengelolaan Lembur karyawan Rekap_Absensi_Karyawan Slip_Gaji Surat Lembur 5.0 Lapo ran Arsip Gaji Rekap_laporan_gaji Arsip Lembur Persetujuan Lembur Rekap Absensi Kepala Operasional Data_lembur Rekap Lembur

Rekap Gaji Karyawan Rekap Lembur

Direktur Laporan Absensi

Laporan Lembur

Laporan Absensi Laporan Gaji Blunanan 1.0 Proses Rekruitmen 4.0 Pengelolaan Cuti karyawan Laporan_calon

Nomor_pendaftaran nama Calon

Calon Karyawan

Berkas

Surat cuti

Persetujuan cuti rekap_cuti Arsip cuti

Gambar 3.3 Diagram Level Nol dari Sistem yang Sedang Berjalan 4. RANCANGAN SISTEM YANG

DIUSULKAN

4.1 Rancangan Basis Data

Susunan dari himpunan kelompok Data (Arsip) yang saling berhubungan dan diorganisasikan sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (Redundansi) yang tidak perlu. Kumpulan File / Table / Arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpan Elektronik.

4.1.1 Entity Relationship Diagram

Entity Relationship Diagram merupakan diagram yang memperlihatkan entitas-entitas yang terlibat dalam suatu sistem serta hubungan-hubungan atau relasi antar entitas tersebut. Entity relationship diagram adalah diagram yang menghubungan antar tabel dalam sebuah database dengan perantara antara primary key dan foreign key. Hubungan antar entitas pada PT. Vitus Indonesia dapat dilihat pada gambar 4.1 berikut : NIP (PK ) No_pendaftaran Nama (FK ) Kode_Jabatan Jeniskelamin Tempatlahir Tanggallahir Agama Status Alamat Notelepon Status_keanggotaan pas_absen Karyawan No_Absen (PK ) NIP (FK) Tgl Keterangan Status Jam Jam_pulang Absensi Melakukan No_Slip (PK) NIP(FK) Nama Kode_Jabatan Gaji_pokok Uang_makan Upah_Lembur Gaji_Bersih Bulan Gaji Karyawan No_Absen_Lembur (PK) NIP(FK) Tgl Jam_mulai Jam_pulang Lama_lembur Lembur Kode_jabatan Jabatan Gaji Uang_makan Uang lembur Gaji Username Password Tpengguna Melakukan Mempunyai Mempunyai No_pendaftaran(PK) Nama(FK) jnsklm tmptlhr tgllhr status_kawin alamat no_telp agama ktp_sim pendidikan Rekruitmen no_cuti NIP mulai_cuti selesai_cuti lama_cuti alasan sisa_cuti Cuti melakukan mempunyai

Gambar 4.1 Entity Relationship

Diagram

4.2 Rancangan Proses

Proses adalah kerja yang dilakukan oleh sistem sebagai respon terhadap aliran data masuk atau kondisi.

4.2.1 DFD Logical Sistem yang Diusulkan Aplikasi petugas ADM memiliki ruang lingkup dan dukungan dari entitas-entitas yang secara langsung berhubungan dengan aplikasi ini. Hal ini dapat terlihat pada diagram konteks dibawah ini :

4.2.1.1 Diagram Konteks Sistem yang Diusulkan

Diagram konteks pada sistem ini, entitas yang digunakan, yaitu entitas Direktur dan entitas petugas ADM. Semua entitas ini berhubungan antara sistem dapat dilihat pada diagram konteks berikut :

Aplikasi Sistem Pengelolaan Sumber Daya

Manusia pada PT. Vitus Indonesia Direktur Petugas ADM Menu_login username password Ubah_pass Laporan_karyawan Laporan_absensi Laporan_lembur Laporan_gaji_karyawan Data_cuti Data_calon NiP No_slip Tamba_pengguna Ubah_sandi hapusSlip_gaji Menu_login Laporan_karyawan Laporan_absensi Laporan_lembur Laporan_gaji_karyawan NIP Input_karyawan Konfirmasi_keterangan Konfirmasi_keterangan_lembur

Gambar 4.7 Diagram Konteks Yang Diusulkan

4.2.1.2 Diagram Nol Sistem yang Diusulkan

Diagram aliran data pada sistem absensi dan penggajian PT. Vitus Indonesia yaitu terdiri dari proses pemasukan data pengguna, master data, kelola data, dan laporan Terdiri dari dua entitas, yaitu entitas direktur , entitas petugas ADM dan terdiri atas enam data store, yaitu data store

Tpengguna, data store karyawan, data store gaji, data store Absensi, data store lembur dan data store gaji karyawan. Diagram aliran data sistem ini dapat dilihat pada gambar 4.8 berikut : Pengguna Direktur Petugas ADM TPengguna Master Data Kelola Data Laporan Karyawan TGaji TAbsen Gaji Karyawan Username Password Cek_Pengguna Ubah_Sandi Masukkan_sandi_baru Username password Sandi_baru Menu_utama Konfirmasi Tambah_pengguna Ubah_sandi Hapus terhapus Pengguna_baru Input_data_karyawan Menu_Login Nama Keterangan_Absen Data_absen Laporan_data_karyawan Laporan_absensi Laporan_Gaji_karyawan Laporan_Gaji Laporan_data_karyawan Laporan_absensi Laporan_Gaji_karyawan Laporan_Gaji 2.0 1.0 Input_data_Gaji Kode_jabatan Data_karyawan NIP NIP Konfirmasi_keterangan NIP Detail_gaji_karyawan Data_Gaji_karyawan Slip_gaji 3.0 4.0 rincian_Gaji_karyawan Rincian_Absen Rincian_Gaji Rincian_data_karyawan Detail_gaji Data_gaji Detail_karyawan TCuti TRekrut Input_calon_karyawan Nama Nomor_pendaftaran Detail_calon Data_Calon NIP Detail_cuti Nama Data_cuti

Gambar 4.8 Diagram Nol yang Diusulkan

4.5 Rancangan Dialog Layar

Rancangan dialog layar adalah sebuah susunan pada form program yang telah dibuat.

4.5.1 Struktur Tampilan

Struktur tampilan berisi semua tampilan dalam bentuk struktur pada aplikasi program sebagai berikut. Struktur tampilan dapat dilihat pada gambar 4.15 berikut :

Login

Menu utama

Pengguna Master data Kelola data Laporan

Tambah pengguna Ubah sandi Hapus pengguna Data karyawan Absensi Gaji karyawan Laporan karyawan Laporan absensi Laporan lembur Data gaji Laporan gaji Keluar

Gambar 4.12 Struktur Tampilan Form 4.5.2 Rancangan Layar

Rancangan layar merupakan

rancangan form pada program yang dibuat beserta format data didalam aplikasi sebagai berikut :

4.5.2.1 Login

Rancangan layar pada menu utama

menunjukkan tampilan login untuk masuk ke menu utama, Absensi yang digunakan karyawan untuk melakukan absensi harian, serta Absen lembur yang digunakan karyawan untuk melakukan absensi lembur. Form menu awal dapat dilihat pada gambar 4.16 berikut :

Gambar 4.16 Form login 4.5.2.2 Absensi

Pada form login terdapat button absensi yang berisikan form absensi dan button absen lembur yang berisikan form absen lembur yang dapat dilihat pada gambar dibawah ini :

Gambar 4.17 Form Absensi karyawan Form Absensi Lembur karyawan dapat dilihat pada gambar 4.18 dibawah ini :

Gambar 4.18 form Absensi Lembur 4.5.2.3 Menu Utama

Rancangan layar pada menu utama akan tampil setelah kita melakukan proses login. Di dalam menu utama ini terdapat field – field pengguna, master data, kelola data, laporan,dan keluar. Form Menu Utama dapat dilihat pada gambar 4.19 berikut :

Gambar 4.19 Form Menu Utama 4.5.2.4 Pengguna

Pada field pengguna terdapat Tambah

pengguna, ubah sandi, serta hapus

pengguna :

Gambar 4.20 Form Tambah Pengguna Form Ubah sandi dapat dilihat pada gambar dibawah ini :

Gambar 4.21 Form Ubah Sandi Form Hapus Pengguna dapat dilihat pada gambar dibawah ini :

Gambar 4.22 Form Hapus Pengguna 4.5.2.5 Master Data

Pada field master data terdapat form data gaji dan form data karyawan yang dapat dilihat pada gambar dibawah ini :

Data Karyawan

Rancangan layar pada master pegawai digunakan untuk menyimpan data karyawan seperti NIP, nama, jabatan, jenis kelamin, tempat lahir, tanggal lahir, agama, status ( status ), alamat, no telp, status keanggotaan ( aktif atau tidak aktif ). Adapun form data karyawan dapat dilihat pada gambar 4.23 berikut :

5. PENUTUP 5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil analisis yang

dilakukan penulis pada PT VITUS

INDONESIA maka penulis dapat

mengambil keputusan sebagai berikut: a. Setelah menggunakan aplikasi ini proses pengelolaan sumber daya manusia seperti proses absensi, lembur serta penggajian karyawan pada PT VITUS INDONESIA menjadi lebih efektif dan efisien.

b. Penyimpanan data setelah menggunakan aplikasi ini lebih tertata dan kemanan dalam penyimpanan data lebih baik.

5.2 Saran

Berdasarkan atas hasil pengamatan yang

penulis lakukan, maka penulis

menyarankan kepada PT.VITUS

INDONESIA

untuk dapat mempertimbangkan saran-saran dibawah ini sehingga sistem yang dijalankan dapat lebih baik .

A. Diharapkan penulis selanjutnya

dapat mengembangkan sistem ini

B. Untuk mencegah kerusakan pada

sistem aplikasi ini. Sebaiknya data dan aplikasi di-backup atau di-copy terlebih dahulu di dalam hardisk.

DAFTAR PUSTAKA

[1] Cardoso, Faustino 2003, Manajemen Sumber Daya Manusia, Andi Offset, Yogyakarta.

[2] Fathansyah 2004, Basis Data, Andi Offset, Yogyakarta.

[3]Hadi, Rahadian 2004, Membuat Laporan dengan CrystalRreports 8.5 dan Visual Basic 6.0, Elex Media Komputindo, Jakarta.

[4]Hartono, Jogiyanto 2005, Analisis dan Desain, Andi, Yogyakarta.

[5]Hasibuan, Malayu S.P 2009, Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi Revisi, Bumi Aksara, Jakarta.

[6]Kadir, Abdul 1999, Konsep & Tuntunan Praktis Basis Data, Andi Offset, Yogyakarta.

[7]Kadir, Abdul 2003, Pengenalan Sistem Informasi, Andi Offest, Yogyakarta. [8]Kendall, Kenneth E 2002, Analisis dan

Perancangan Sistem (1), PT

Prenhallindo, Jakarta

[9]Kusrini, M.kom 2007, Strategi

Perancangan dan Pengelolaan Basis Data, Andi Offest, Yogyakarta.

[10]Nugroho, Adi 2002, Analisis

Perancangan Sistem Informasi dengan

Metodologi Berorientasi Objek,

Informatika, Bandung.

[11]Nugroho, Bunafit 2005, Database

relasional dengan MySQL, Andi

Offset, Yogyakarta.

[12]Sadeli, Muhammad 2009, 7 Jam Belajar Interaktif Visual Basic.Net 2008, Maxicom, Palembang.

[13]Sutanta, Edhy 2004, Sistem Basis data, Graha Ilmu, Yogyakarta.

[14]Whitten, Jeffery L 2006, Metode Desain dan Analisis Sistem, Andi Offest, Yogyakarta.