1
POKOK BAHASAN
Kegagalan sebuah event
DESKRIPSI
Pertemuan pertama ini membahas strategi planing dalam hal mengkomunikasikan event dan strategi menagerial sebuah event. Bagaimana membuat pesan yang persuasi serta tehnik persuasinya. Bagaimana membuat proposal event yang dapat dijual kepada para sponsor.
TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS
Materi dalam modul ini bertujuan untuk memberikan strategi planing dalam hal mengkomunikasikan event dan strategi menagerial sebuah event. Bagaimana membuat pesan yang persuasi serta tehnik persuasinya. Bagaimana membuat proposal event yang dapat dijual kepada para sponsor.
Dibawah ini ada rumusan sederhana yang dapat menjawab tindakan apa yang harus dilakukan, yaitu lakukan tindakan AKTIF (Amati, Kaji, Target, Imajinasi, Fokus).
A. Amati
Amati event-event yang ada di sekitar kita, baik event kecil maupun event besar. B. Kaji
Kaji secara detil kelebihan dan kekurangan sebuah event yang diselenggarakan oleh EO. Apa kelebihan dan kekurangan event tersebut?
C. Target
Target apa yang hendak dicapai? Cari informasi selengkap-lengkapnya, target apa yang diinginkan oleh event tersebut? Apakah target itu berhasil dicapai atau tidak?
2 Kembangkan imajinasi secara bebas tanpa batas. Dari hasil mengamati dan mengkaji sebuah event, dan memperoleh gambaran target dari sebuah event, cobalah berimajinasi, seandainya anda yang bertindak sebagai event organizer, apa yang perlu dilakukan agar event tersebut lebih baik?
E. Fokus
Fokuskan pada hal-hal yang mengutamakan kepentingan penyandang dana/sponsor dna penonton, karena event tersebut digelar untuk mereka, buka untuk kepentingan event organizer.
Tindakan AKTIF ini akan menghasilkan gambaran tentang sebuah event dan bagaimana event tersebut diselenggarakan serta bagaimana jika anda yang bertindak sebagai EO. Kegagalan sering berasal dari persoalan internal perusahaan. Misalnya keputusan penting yang di ambil oleh manajemen puncak menyebabkan sebuah ide kegiatan tidak dapat di wujudkan melalui pertimangan- pertimbangan yang kontraproduktif. Pengambilan keputusan dapat terjadi oleh adanya kecenderungan mengabaikan siyal kegagalan sebagaimana di ungkapkan oleh Dermawan (2004). “Model keputusan, baik rasional maupun rasionalitas, yang di batasi menunjukkan sejumlah langkah dalam penyelesaian masalah dan pengambilan keputusan. Seluruh aktivitas itu di bantu oleh adanya informasi yang berkualitas .
Sebuah keputusan yang di bayang-bayangi ketakutan biasanya timbul karena kurangnya pengalaman pribadi. Pentingnya evaluasi atas sebuah peristiwa yang telah erjadi bertujuan untuk membantu kita membuat ruas-ruas jalan dan batasan-batasan improvisasi atas suatu gagasan.
Kegagalan even juga terjadi di karenakan koordinasi yang tidak akurat,rekrutment yang tidak maksimal, dan prioritas waktu yang tidak konsisten. Semua itu adalah tindakan manajemen. Kita sering berhadapan dengan konsekuensi dari kegiatan yangyang akan di selenggarakan tetapi tidak terjadi karena koordinasi yang tidak jelas, ruh dari kegiatan itu tidak mewakili pemenuhan kebutuhan serta kurang persiapan .pikirkan sebuah perusahaan yang telah mempromosikan adanya kegiatan yang di sebut dalam media promosinya, tetapi karena alas an biaya kegiatan itu di hilangkan, padahal justru kegiatan itulah yang menarik dari even itu perserta mungkin tidak memprotes, tetapi mereka membuat cataan bahwa pihak pelaksana tidak menepati janji. Walaupun ada kemungkinan mereka merasa tidak apa-apa, ada baiknya pihak pelaksana tidak membiarkan hal itu terulang.
3 Koordinasi antardepartemen sangat penting untuk di cermati .secara professional kita memandang tugas yang dilaksanakan oleh seseorang lebih penting dari pada kepribadiannya, tetapi ternyata kepribadinnya seseorang berpengaruh pada kinerja dalam kegiatan. Sebagai manajer, hal ini tidak dapat di biarkan begitu saja, anda perlu turun langsung berhadapan dengan mereka, mendengarkan keluhan mereka , dan mengambil keputusan yang sifatnya menang- menang. Tanpa itu, motivasi dan konsentrasi bawahan akan terhalang oleh masalah internal. Anda harus cermat mengatur bentuk bentuk koordinasi, rantai komando, dan system komunikasi ; termasuk siapa saja yang memiliki keterkaitan.
Keputusan yang di ambil oleh eksekutif puncak, komitmen, koordinasi, rekrutmen, perencanaan dan eksekusi sangat mempengaruhi apakah sebuah even berjalan sesuai harapan. Jadi, keberhasilan dan kegagalan even sangat di pengaruhi kualitas manajemen. Sebagai contoh, konser Sheila On 7 di lampung tahun 2001 memakan korban 7 (tujuh) orang meninggal dunia. Mei 2006 pertunjukan musik iwan fals di Bogor dan konser peterpen di Makasar juga menelan korban. Di penghujung tahun 2006 peristiwa event memakan korban juga kembali terulang, yaitu konser group bend Ungu di Pekalongan menewaskan 10 (sepuluh) orang.
Hilangnya nyawa manusia dalam sebuah gelaran acara dalam kasus diatas tanggung jawab EO. Koordinasi yang kurang, persiapan yang tidak matang, perhitungan-perhitungan yang tidak detil seperti: kapasitas stadion/ tempat pertunjukan yang tidak mampu menampung membludaknya penonton, terbatasnya akses keluar masuk stadion, penyebabnya, dan orang EO harus melewati hari-harinya di dalam penjara sebagai bentuk tanggung jawabnya.
Profesi OE memang harus berani. Pekerja ini membutuhkan profesionalitas yang sejati, karena itu EO harus berani bertindak dan berani menolak tawaran dari berbagai pihak yang kurang professional. Jangan hanya karna sungkan dengan tetangganya yang fotografer, maka kita menggunakan tetangga kita sebagai foto grafer padahal hasilnya masih meragukan. Bayangkan jika event yang kita selengarakan adalah pernikahan, orang terkenal. Acara pesta tersebut berjalan lancar dan sukses, kedua mempelai, orang tua, saudara serta tamu undangan terkesan dengan acara yang kita tangani. Namun ternyata foto dokumentasi acara tersebut tidak ada yang jadi, semua hangus terbakar.
Tanpa nyali, tidak ada artinya menjalani profesi sebagai EO. Selain berani bertanggung jawab, EO harus berani memilih resiko, artinya: sebelum melanggar event, harus dapat
4 memperhitungkan resiko-resiko yang akan dihadapi, bahkan resiko terburukpun harus sudah dipikirkan.
Dengan mencanangkan resiko terburuk yang akan dihadapi, kita telah mempersiapkan solusi jika risiko tersebut benar-benar terjadi, misalnya dalam kasus foto pesta perkawinan. Selain memilih fotografer yang benar-benar professional untuk mendokumentasikan event tersebut, kita juga mempersiapkan dokumentasi sendiri sehingga memiliki cadangan, atau jika ternyata hasil foto keduanya sama-sama hangus terbakar, telah disiapkan dana cadangan agar dapat memotret kedua mempelai dan keluarganya diwaktu lain dalam suasana yang mirip dengan pesta perkawinan tadi.
Jangan takut menggelar event. Tapi juga jangan gegabah menggelar event. Semua harus direncanakan secara matang. Semakin sering menggelar event akan semakin mudah kita mengatasi berbagai masalah yang muncul dalam event tersebut.
Menggelar sebuah event itu seperti orang belajar naik sepeda, tidak ada orang yang bisa naik sepeda hanya dengan membaca buku untuk bisa naik sepeda, kita harus mencoba mengayuhnya, mungkin pertama kali kita akan jatuh, kemudian kita bisa menjalankan sepeda itu, tapi sulit berhentinya hingga menabrak pohon.
Memang, EO bukanlah matematika. Kondisi dilapangan dengan tiba-tiba bisa berubah dan berbeda dengan yang dipikirkan diatas kertas. Namun sebagai event organizer, dituntut Profesional dan mampu mempertanggungjawabkan langkah-langkahnya. EO dapat menemukan the way of problem.
Selain draft yang akan menghasilkan akurasi kesuksesan sebuah event, jaminan perlu diberikan melalui kesepakatan tertulis, misalnya : MOU (memorandum of understanding), DPK (Surat Perintah Kerja), Jaminan Pekerjaan (dari Bank / Asuransi), maupun bentuk-bentuk Gentlement Agreement.
Demikian pula dengan konser musik, konser musik yang di selenggarakan di hotel berbintang akan memiliki tim yang berbeda dengan konser musik yang dilaksanakan di stadion. Perbedan tersebut didasari oleh:
5 2. Efektifitas dan efisiensi kerja
3. Besar kecilnya event
Project Officer/ Event Manager
Adalah pemimpin proyek. Ia bertanggung jawab terhadap kelancaran event. Mulai dari perencanaan hingga event selesai. Project Officer/event Manager ini biasanya lebih mengurusi masalah-masalah administrasif dan persiapan-persiapan; kelengkapan. Dalam kerjanya Project Officer/Event Manager ini dapat memiliki anak buah yang akan membantu menangani persiapan venue, promosi, perijinan & keamanan, konsumsi,pengadaan perlengkapan, keuangan, kesekretariatan, dan sebagainya yang biasa di sebut Field Officer
Field Officer
Adalah fungsi yang menangani persiapan venue, promosi, perijinan & dan keamanan , konsumsi, pengadaan perlengkapan, keuangan, kesekretariatan, dan sebagainya. Dengan kata lain Field Officer
Talent Officer
Menangani pekerjaan yang berhubungan dengan talent/artis/pengisi acara, mulai dari negosiasi waktu, honor, membuat MOU sampai pada kebutuhan artis saat pentas, transportasi,konsumsi, akomodasi dan lain-lainnya.
Show Director
Show Director adalah orang yang bertanggung jawab terhadap kualitas sajian acara, baik dari segi artistic maupun kenyamanan audiens. Show Director haruslah orang yang memilki seni imajinasi yang tinggi, karena ia akan mengatur pertunjukkan menjadi mengalir rapi dan berkesan. Biasanya Show Director akan memiliki tim yang terdiri dari Art Director, Stage Manager, Sound Enginer, lightingman, Security and Runner.
6 Art Director
Bertanggung jawab terhadap permasalahan artistic, seperti tampilan panggung, dekorasi, dan efek-efek lainnya yang berhubungan dengan estetika
Stage Manager
Bertanggung jawab terhadap kelancaran acara panggung, mulai dari kemunculan talent hingga acara selesai. Stage Manager akan mengatur kemunculan talent sesuai rundow dan menendalikan waktu tampil.
Biasanya Stage Manager akan selalu melakukan koordinasi yang intens dengan Show Director, Talent dan MC/ Pembawa Acara.
Sound Enggineer/ Soundman.
Bertanggung jawab terhadap kontrol kualitas Sound system, biasanya Sound system, biasanya Sound Enginer bukanlah orang EO namun diambil dari tenaga profesional atau tim dari supplier Sound System. Sound Enginer/ Soundman ini akan berpatokan pada rundown acara, sehingga tahu kapan sound harus buka, mic mana yang harus di tutup dan sebagainya serta selalu mengikuti instruksi dari Show Director
Lightingman
Bertanggung jawab terhadap kontrol kualitas lighthing. Sama halnya dengan Sound Enginer, Lightingman biasanya bukanlah orang EO, namun di ambil dari tenaga professional atau tim dari supplier lighting. Lightingman ini akan berpatokan pada rundown acara, sehingga tahu kapan lampu terang, remang-remang dan mati. Selain itu, Lightingman harus selalu mengikuti instruksi Show Director
7 Security
Security atau petugas keamanan adalah personil dari kepolisian, tetapi EO juga harus menempatkan petugas security. selain melakukan koordinasi dengan Show Director dan petugas kepolisian, security ini dapat menangani masalah-masalah yang terkadang tidak dapat di sentuh oleh petugas kepolisian. Misalnya menghalau pedagang asongan / pedagang kaki lima masuk ke arena acara dan sebagainya.
Runner
Runner sebuah tim yang terdiri dari beberapa orang, tergantung besar kecilnya event , yang bertugas serabutan, menjadi penghubung antara Show Director dengan pihak lainnya.. Meskipun dalam sebuah gelaran event masing-masing personil dalam tim sudah menggunakan alat komunikasi (HT) .disini keberadaan runner sangat di butuhkan, misalnya ada perlengkapan yang harus di bawa ke suatu tempat, mengirimkan informasi yang sangat penting kepada anggota tim agar tidak di ketahui orang lain dan sebagainya.
Client Service
Bertanggung tanggung jawab sebagai penghubung antara klien sebagai penyandang dana/ sponsor dengan Show Director dan Project Officer. Client Service ini akan menemani klient tersebut hadir di arena event hingga pulang dengan kepuasan.
Contoh-contoh di atas adalah beberapa fungsi yang biasanya ada dalam sebuah event. Tetapi, bisa terjadi dalam sebuah event ada fungsi- fungsi di atas yang justru dihilangkan karena pekerjaan dapat di- handle oleh fungsi lainnya. Misalnya fungsi Show Director dapat di tangani oleh Stage Manager. Beberapa fungsi lainnya yang tidak tercantum di atas dapat masuk sesuai kebutuhan event , misalnya:
- Officer lomba yang bertugas menangani perlombaan - Liaison Officer yang bertugas mendampingi tamu/ artis
- Crew Multi Media yang bertugas melakukan control kualitas sajian multimedia - Public Relation yang bertugas mendampingi dan melayani wartawan / pers
8 - Dan lain-lain
