LAPORAN HASIL PENELITIAN
Penelitian Kecil
Arsitektur Knowledge Management pada
Konsultan Teknologi Informasi PT. XYZ
Drs. Dwi Atmodjo WP., MKom.
INSTITUT KEUANGAN PERBANKAN DAN INFORMATIKA
ASIA
Abstrak
Knowledge atau pengetahuan menjadi salah satu aset penting dalam
menghadapi persaingan. Knowledge management bertujuan membantu perusahaan dalam mengelola dan mengkolaborasikan pengetahuan tasit dengan pengetahuan eksplisit sehingga dapat menciptakan inovasi atau pengetahuan baru.
Pengetahuan yang selalu bertambah sesuai perkembangan teknologi menjadi pondasi perusahaan untuk menggunakan pengetahuan dan keahlian karyawan dalam menunjang bisnis perusahaan. Belum adanya wadah untuk sharing dan menyimpan knowledge membuat knowledge yang ada hilang dan tidak dapat dimanfaatkan oleh semua karyawan. Kurangnya kontribusi karyawan sebagai
knowledge worker dalam mendokumentasikan knowledge yang diketahui membuat
penemuan solusi suatu masalah yang sama atau mirip menjadi kurang efisien.
Knowledge Management System diperkenalkan sebagai solusi yang dapat
menyimpan dan mengelola knowledge perusahaan.
Untuk mencapai keberhasilan penerapan sistem, perlu melakukan analisis dan perancangan yang sistematis untuk mendorong tujuan dan strategi penerapan
knowledge management system yang tepat dan sesuai kebutuhan. Penelitian ini
bertujuan untuk mengetahui komponen, arsitektur knowledge management system di perusahaan. Metode penelitian dilakukan dengan mengacu pada 6 langkah pertama dari 10 langkah KM Roadmap oleh Amrit Tiwana.
Hasil dari penelitian adalah Arsitektur knowledge management system yang terdiri dari tiga komponen utama yaitu people, process dan technology yang dapat digunakan menjadi dasar pedoman dan strategi untuk menerapkan knowledge
management system di Perushaan.
Kata kunci: Knowledge, Knowledge Management, Knowledge Management System, Knowledge Worker, KM Roadmap, Blueprint Knowledge Management System
PENDAHULUAN
Kesuksesan perusahaan tidak lagi bergantung pada faktor keuangan dan aset fisik di era pengetahuan sekarang ini. Pengetahuan menjadi aset yang penting karena memiliki potensi dalam menggerakkan perusahaan agar mampu bersaing. Setiap perusahaan mengejar inovasi yang cepat, kelincahan bisnis dan pembelajaran. Perusahaan berharap untuk mengembangkan dan mempertahankan aset tak terbatas yaitu pengetahuan dari setiap individu yang ada dalam perusahaan. Tidak seperti kebanyakan aset, pengetahuan tidak habis bila dibagikan. Bahkan, berbagi pengetahuan hampir selalu menghasilkan peningkatan pengetahuan bagi kedua belah pihak. Adanya manajemen informasi tidak terbukti banyak perbaikan dalam beberapa dekade dan hanya berfokus pada teknologi.
Pengelolaan aset yang tak terbatas yaitu pengetahuan membutuhkan fokus yang lebih luas yang mencakup filosofi, teknik, dan komponen infrastruktur yang dibutuhkan untuk mendorong kolaborasi, inovasi, dan kelincahan bisnis.
Menurut Nonaka dan Takeuchi (1995) keberhasilan perusahaan Jepang ditentukan oleh keterampilan dan kepakaran mereka dalam penciptaan pengetahuan organisasi. Pengetahuan yang diperoleh oleh setiap individu perusahaan baik melalui pembelajaran, pelatihan atau seminar tentu menguntungkan perusahaan dalam menghadapi persaingan. Akan tetapi hal seperti mutasi dan pengunduran diri individu dari perusahaan tentu tidak diharapkan perusahaan karena akan mengakibatkan hilangnya pengetahuan. Transfer pengetahuan antar individu juga tidak dapat tersalurkan secara utuh karena kendala waktu, jarak dan kurangnya kontribusi karyawan dalam mendokumentasikan pengetahuan yang dimiliki.
PT XYZ merupakan sebuah perusahaan Information Technology (IT) konsultan yang menjalankan fungsi operasionalnya secara terpusat pada pengembangan software. Perusahaan ini mempunyai sekitar 400 karyawan yang tersebar di berbagai perusahaan klien di Indonesia. Masing-masing karyawan pada divisi Software Service memiliki pengetahuan yang berbeda-beda yang digunakan dalam proses pengembangan software seperti teknik perancangan arsitektur web
service, pengembangan aplikasi web atau mobile dan pengetahun lain yang
berhubungan dengan pengembangan aplikasi atau software. Pengetahuan yang ada tidak didokumentasikan dengan baik dan hanya dimiliki oleh karyawan sebagai
tacit knowledge. Sementara pengetahuan yang selalu bertambah sesuai
perkembangan teknologi menjadi pondasi perusahaan pada divisi SS PT XYZ untuk menggunakan pengetahuan dan keahlian karyawan dalam menunjang bisnis perusahaan. Belum adanya wadah untuk sharing dan menyimpan tacit dan explicit
knowledge membuat knowledge yang ada tidak dapat dimanfaatkan oleh semua
karyawan dan tacit knowledge akan hilang seturut keluarnya karyawan dari perusahaan. Kurangnya kontribusi karyawan sebagai knowledge worker dalam
menulis atau mendokumentasikan knowledge yang diketahui membuat penemuan solusi suatu masalah yang sama atau mirip menjadi kurang efisien.
Dengan demikian, pengetahuan yang dimiliki karyawan tidak mampu disimpan, dimanfaatkan kembali dan dikembangkan menjadi inovasi atau pengetahuan baru. Solusi untuk masalah tersebut adalah dengan menyediakan wadah penciptaan, pengelolaan dan penyimpanan knowledge yang dikenal dengan
Knowledge Management System (KMS).
Untuk mencapai keberhasilan penerapan knowledge management system, perlu melakukan analisis dan perancangan yang sistematis untuk mengetahui fokus yang lebih luas mencakup teknik dan infrastruktur yang dibutuhkan untuk mendorong tujuan dan strategi penerapan knowledge management system yang tepat dan sesuai kebutuhan. Dengan membuat rancangan komponen, arsitektur dan langkah-langkah yang dibutuhkan untuk menerapkan knowledge management
system, diharapkan mampu menghasilkan knowledge management system yang
sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Dibandingkan dengan penelitian Perancangan Blueprint Knowledge
Management System di Office of International Affair Universitas XYZ (Agustia &
Hadiana, 2015) dan Pembuatan Prototype Knowledge Management System Sebagai Pendukung Proses Pengolahan Informasi Standardisasi Perdagangan Studi Kasus Badan Standardisasi Nasional (Kartowisastro, 2001), penelitian ini akan merancang
blueprint knowledge management system pada divisi Software Service (SS) PT
XYZ. Penelitian ini dilakukan dengan mengacu pada 6 langkah pertama dari 10
steps Knowledge Management Roadmap oleh Amrit Tiwana.
3.1
Identifikasi Masalah
Berdasarkan penelitian yang dilakukan pada proyek-proyek pengembangan sistem di PT XYZ, terdapat beberapa masalah yang dihadapi antara lain:
1. Hilangnya pengetahuan perusahaan karena kerap terjadi mutasi atau pengunduran diri karyawan dari perusahaan.
2. Belum ada rencana sistematis untuk menciptakan wadah sharing knowledge dan pembelajaran pada karyawan di divisi software service perusahaan.
3.2 Batasan Masalah
Untuk memberikan arah dan memperjelas tujuan yang akan dicapai dalam penulisan ini, maka penulis membatasi lingkup bahasan penelitian yaitu:
1. Hal terkait seputar merancang blueprint KMS di divisi Software Service PT XYZ menggunakan 6 langkah pertama dari 10 Steps Knowledge
Management Roadmap oleh Amrit Tiwana.
2. Perancangan blueprint KMS hanya pada divisi Software Service PT XYZ.
3.3 Perumusan Masalah
Dari latar belakang yang telah dipaparkan, maka penulis merumuskan masalah yaitu “Bagaimana merancang Knowledge Management System yang tepat dan sesuai kebutuhan divisi Software Service PT XYZ dalam bentuk blueprint KM sehingga pengetahuan perusahaan dapat didokumentasikan, dikelola dan dibagikan secara terperinci”.
3.4 Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah menghasilkan kerangka kerja terperinci atau blueprint sebagai landasan untuk merancang Knowledge Management System yang tepat dan sesuai kebutuhan divisi Software Service di PT XYZ.
3.5 Manfaat Penelitian
Manfaat dari penulisan skripsi ini adalah:
1. Blueprint KM dapat digunakan oleh divisi software service sebagai kerangka kerja atau arsitektur untuk mengimplementasikan KMS di PT XYZ di masa mendatang.
2. Menambah pengetahuan dan wawasan penulisan skripsi di Fakultas
Teknologi Informasi Perbanas, secara khusus program studi Sistem Informasi terkait perancangan Knowledge Management System.Identifikasi Masalah
Berdasarkan penelitian yang dilakukan pada proyek-proyek pengembangan sistem di PT XYZ, terdapat beberapa masalah yang dihadapi antara lain:
3. Hilangnya pengetahuan perusahaan karena kerap terjadi mutasi atau pengunduran diri karyawan dari perusahaan.
4. Belum ada rencana sistematis untuk menciptakan wadah sharing knowledge dan pembelajaran pada karyawan di divisi software service perusahaan.
3.6 Batasan Masalah
Untuk memberikan arah dan memperjelas tujuan yang akan dicapai dalam penulisan ini, maka penulis membatasi lingkup bahasan penelitian yaitu:
3. Hal terkait seputar merancang blueprint KMS di divisi Software Service PT XYZ menggunakan 6 langkah pertama dari 10 Steps Knowledge
Management Roadmap oleh Amrit Tiwana.
4. Perancangan blueprint KMS hanya pada divisi Software Service PT XYZ.
3.7 Perumusan Masalah
Dari latar belakang yang telah dipaparkan, maka penulis merumuskan masalah yaitu “Bagaimana merancang Knowledge Management System yang tepat dan sesuai kebutuhan divisi Software Service PT XYZ dalam bentuk blueprint KM sehingga pengetahuan perusahaan dapat didokumentasikan, dikelola dan dibagikan secara terperinci”.
3.8 Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah menghasilkan kerangka kerja terperinci atau blueprint sebagai landasan untuk merancang Knowledge Management System yang tepat dan sesuai kebutuhan divisi Software Service di PT XYZ.
3.9 Manfaat Penelitian
Manfaat dari penulisan skripsi ini adalah:
3. Blueprint KM dapat digunakan oleh divisi software service sebagai kerangka kerja atau arsitektur untuk mengimplementasikan KMS di PT XYZ di masa mendatang.
4. Menambah pengetahuan dan wawasan penulisan skripsi di Fakultas Teknologi Informasi Perbanas, secara khusus program studi Sistem Informasi terkait perancangan Knowledge Management System
TINJAUAN PUSTAKA
Tinjauan pustaka diuraikan mengenai landasan teori yang digunakan dalam penelitian ini. Beberapa konsep atau teori yang digunakan yaitu teori knowledge, teori knowledge management dan teori knowledge management system serta penelitian sejenis yang ada sebelumnya.
3.1
Defenisi Data, Informasi dan Knowledge
Dewasa ini, setiap organisasi mengejar inovasi yang cepat, kelincahan bisnis dan pembelajaran dengan mengembangkan dan mempertahankan aset penting seperti knowledge. Knowledge tidak hanya sekedar informasi dan pengetahuan berada di pengguna informasi bukan isi informasinya. Akan tetapi
knowledge tidak terlepas dari data dan informasi (Groff & Jones, 2003). Oleh
karena itu perlu dipahami terlebih dahulu pengertian data, informasi dan perbedaanya dengan knowledge.
Data bersifat mentah dan tanpa konteks. Data dapat berupa berbagai bentuk, dan dapat digunakan atau tidak digunakan. Informasi adalah kumpulan data yang diberi makna dengan cara konteks. Sementara knowledge adalah informasi yang dikombinasikan dengan pemahaman dan kemampuan yang dimiliki oleh pikiran masing-masing individu. Biasanya knowledge menyediakan tingkat prediksi yang berasal dari pengenalan pola. Knowledge mengarah kepada tindakan atau aksi sementara informasi dan data hanya dapat menginformasikan (Groff & Jones, 2003). Hubungan antara knowledge dan informasi dapat dilihat pada Gambar 2.1.
Gambar 2.1. Diagram Venn Hubungan Knowledge dan Informasi
Menurut Liebowitz (1999) knowledge adalah informasi yang telah disusun dan dianalisa agar mudah dimengerti dan berguna untuk pemecahan masalah dan dapat digunakan untuk bahan pengambilan keputusan. Knowledge juga dapat diartikan sebagai seluruh bagian penglihatan, pengalaman dan prosedur yang dipertimbangkan keabsahan dan kebenarannya yang dapat mempengaruhi pikiran, dan perilaku, meningkatkan kemampuan dalam pemecahan masalah, pengambilan keputusan serta pembelajaran dan pengajaran.
Davenport & Prusak (1998) mendefinisikan data, informasi dan knowledge sebagai berikut:
1. Data adalah sekumpulan diskrit atau fakta-fakta objektif tentang suatu kejadian. Pendapat lain mengatakan data adalah angka-angka atau atribut-atribut yang bersifat kuantitatif, yang berasal dari hasil observasi, eksperimen atau kalkulasi (Bergeron, 2003).
2. Informasi adalah data yang mengalami perubahan. Menurut Austin (1983), informasi adalah data yang telah diolah dan dianalisa secara formal, dengan cara yang benar dan secara efektif, dan dapat memberikan bentuk dan informasi ditujukan untuk membentuk orang yang mendapatkannya yaitu untuk membuat agar pandangan atau wawasan orang tersebut berbeda (dibandingkan sebelum memperoleh informasi).
3. Knowledge adalah perpaduan berbagai macam pengalaman, pemikiran, nilai-nilai, informasi kontekstual dan wawasan para ahli yang memberikan kerangka untuk mengevaluasi dan menggabungkan berbagai pengalaman baru dengan informasi. Menurut Munir (2008) knowledge adalah informasi yang mengalami pengayaan (enrichment) atau transformasi melalui beberapa cara yaitu: (a) perbandingan (comparison), (b) konsekuensi/akibat (consequences), (c) hubungan/relasi (connections) dan (d) percakapan (conversation).
Gambaran tentang hubungan data, informasi dan knowledge dapat dilihat pada Gambar 2.2 (Davidson & Voss, 2002). Data diberi makna sehingga berubah menjadi informasi dan informasi ditambahkan tujuan sehingga berubah menjadi
knowledge.
Gambar 2.2. Hirarki Data, Informasi dan Knowledge
Sebagai contoh, saya melihat daftar jadwal dan lokasi semua film yang tayang pada hari ini. Daftar jadwal dan lokasi semua film yang tayang pada hari ini adalah data. Informasi yang bermakna dari data tersebut yaitu saya tidak bisa pulang kantor sebelum pukul 17.00 sehingga saya akan pergi menonton film pada jam tayang pukul 19.00 di bioskop dekat kantor. Dari informasi tersebut diperoleh idea atau pemikiran yang menjadi sebuah knowledge yaitu bahwa pada jam tersebut di hari ini akan sulit mendapatkan parkir. Mengingat kali terakhir parkir mobil, saya frustasi dan stres karena saya berpikir saya akan ketinggalan acara pembukaan.
Karena itu saya memilih naik kereta commuter. Dari contoh tersebut jelas terlihat perbedaan antara data, informasi dan knowledge.
3.2 Jenis Knowledge
Secara garis besar, knowledge dibagi ke dalam tiga jenis, yaitu: 1. Procedural atau Declarative Knowledge
Declaratif knowledge atau substantive knowledge fokus pada hubungan
antar variabel. Contoh, semua barang jika dikenakan harga lebih tinggi akan menyebabkan pengurangan penjualan. Declaratif knowledge dapat dinyatakan dalam bentuk proposisi, korelasi atau formula yang berkaitan dengan konsep yang direpresentasikan sebagai variabel. Contoh, sin2 ϴ +
cos2 ϴ = 1 (jumlah kuadrat dari sinus dan cosinus dari sudut yang sama akan
sama dengan satu). Prosedural knowledge fokus pada keyakinan yang berkaitan dengan urutan langkah-langkah atau tindakan yang hasilnya diinginkan atau tidak diinginkan. Contoh, keyakinan mengenai prosedur yang harus diikuti di suatu organisasi pemerintahan dalam memutuskan penerima penghargaan suatu proyek tertentu (Fernandez & Sabherwal, 2010).
2. Tacit atau Explicit Knowledge
Tacid knowledge mengacu pada pengetahuan pribadi yang tertanam atau
tersimpan dalam pengalaman seseorang dan melibatkan faktor- faktor seperti keyakinan pribadi, perspektif dan nilai-nilai. Tacit knowledge sangat sulit untuk ditransfer atau dibagikan kepada orang lain (Groff & Jones, 2003). Tacit knowledge berkembang melalui proses percobaan dan pengalaman seseorang. Sebagai contoh, pada penanganan suatu masalah
database, seorang database administrator menggunakan intuisinya dalam
menganalisis masalah yang ada. Setiap individu pasti memiliki intuisi yang berbeda dan terkadang intuisi tersebut dapat lebih cepat menyelesaikan masalah. Explicit knowledge mengacu pada tacit knowledge yang sudah didokumentasikan. Knowledge tersebut telah diartikulasikan ke dalam bahasa formal dan dapat lebih mudah ditransfer antar individu (Groff & Jones, 2003). Knowledge jenis ini sering direpresentasikan ke dalam sebuah angka dan huruf dan dapat dibagikan secara sistematis dalam bentuk data, suara, gambar, laporan, program komputer, dan sebagainya. Membuat tacit
knowledge menjadi eksplicit knowledge adalah salah satu fungsi utama dari
strategi Knowledge Management atau KM (Groff & Jones, 2003). 3. General atau Spesific Knowledge
General knowledge dimiliki oleh sejumlah besar individu dan dapat
dibagikan dengan mudah kepada seluruh individu. Contoh, knowledge mengenai aturan permainan bisbol yang dianggap umum terutama di kalangan penonton di sebuah taman bisbol. Tidak seperti general knowledge (pengetahuan umum), spesific knowledge (pengetahuan khusus) hanya dimiliki oleh individu dalam jumlah terbatas dan sulit untuk dibagikan (Fernandez & Sabherwal, 2010).
3.3 Knowledge Management
3.3.1 Definisi Knowledge Management
Menurut riset yang dilakukan oleh Delphi Group, knowledge dalam organisasi 42% berada di pikiran karyawan, 26% berada di dokumen kertas, 20% di dokumen elektronik dan 12% pengetahuan berbasis elektronik. Karena itu penting bagi perusahan untuk mengelola pengetahuan dalam organisasi agar tacit
knowledge tidak hilang seiring mutasi atau pengunduran individu dari perusahaan,
namun bisa diubah menjadi explicit knowledge. Mengubah tacit knowledge menjadi
eksplicit knowledge menjadi salah satu fungsi utama dari knowledge management
(Groff & Jones, 2003).
Knowledge management dapat diartikan sebagai proses yang
mengorganisasikan pengguna informasi, pengetahuan dan pengalaman. Knowledge
management didefinisikan juga sebagai proses yang dibutuhkan untuk
menciptakan, menangkap, mengkodifikasi dan menyebarkan knowledge ke organisasi untuk mencapai keunggulan kompetitif (Beccera Fernandez, 2010).
Amrit Tiwana (1999) mendefinisikan knowledge management secara luas sebagai manajemen pengetahuan organisasi untuk menciptakan nilai bisnis dan menghasilkan keunggulan kompetitif. Knowledge management menyediakan kemampuan untuk membuat, mengkomunikasikan dan menerapkan pengetahuan yang diperlukan dan berguna bagi pencapaian semua jenis tujuan bisnis. Tiwana juga menjelaskan knowledge management adalah kemampuan untuk menciptakan dan mempertahankan nilai yang lebih besar dari core bisnis (Tiwana, 1999).
Knowledge management merupakan proses bisnis untuk memperoleh,
mengelola dan mengkomunikasikan tacid knowledge atau explicit knowledge sehingga memungkinkan orang lain untuk dapat menggunakan knowledge secara lebih efektif dan produktif. Secara umum, knowledge management berfokus pada pengorganisasian dan membuat pengetahuan penting dapat tersedia kapanpun dan dimanapun saat dibutuhkan (Fernandez & Sabherwal, 2010).
Knowledge management memberikan keuntungan untuk setiap individu
karyawan, komunitas dan organisasi. Alasan mengapa KM sangat penting saat ini dilihat dari ketiga sudut pandang tersebut yaitu (Dalkir & Liebowitz, 2011):
1. Individu
a) Membantu individu untuk melakukan pekerjaan dan menghemat waktu melalui pengambilan keputusan dan penyelesaian masalah
b) Membantu individu untuk tetap up-to-date
c) Memberikan tantangan dan peluang untuk berkontribusi 2. Komunitas
a) Mengembangkan keterampilan profesional
b) Memfasilitasi jaringan yang lebih efektif dan kolaborasi 3. Organisasi
a) Membantu menjalankan strategi b) Memecahkan masalah dengan cepat c) Berdifusi praktik terbaik
d) Meningkatkan pengetahuan tertanam dalam produk dan layanan e) Menumbuhkan silang ide dan meningkatkan peluang untuk inovasi
f) Memungkinkan organisasi untuk lebih baik dan tetap bersaing g) Membangun memori organisasi
Agar suatu knowledge management dapat berhasil, organisasi harus dapat mengetahui apa pentingnya terhadap knowledge workers, apa nilainya bagi mereka dan memastikan praktik profesionalitas mereka sebanding dengan tujuan organisasi (Dalkir & Liebowitz, 2011).
3.3.2 Siklus Knowledge Management
Seperti yang sudah diuraikan pada subbab sebelumnya mengenai tacit
knowledge dan explicit knowledge, kedua jenis knowledge tersebut dapat
berinteraksi satu sama lain. Menurut Nonaka dan Tekeuchi (1995), interaksi tersebut merupakan konversi pengetahuan yang sering disebut dengan istilah spiral SECI (Sosialization, Eksternalization, Combination, Internalization) seperti pada Gambar 2.3.
Gambar 2.3. Siklus KM Model Spiral SECI
Ada empat cara konversi pengetahuan menurut Nonaka dan Takeuchi yaitu: a) Sosialization, adalah konversi yang merujuk diantara pengetahuan tacit. Sosialisasi dilakukan untuk menekankan pada pentingnya kegiatan bersama antara sumber pengetahuan dan penerima pengetahuan dalam proses konversi pengetahuan tacit.
b) Externalization, adalah konversi yang merujuk dari pengetahuan tacit ke pengetahuan eksplisit. Melalui cara ini pengetahuan tacit diupayakan untuk dapat dikodekan dan diformalkan sehingga dapat didistribusikan dengan mudah kepada pihak lain dan menjadi dasar bagi pengetahuan baru.
c) Combination, adalah konversi yang merujuk dari pengetahuan eksplisit ke pengetahuan eksplisit. Dengan cara ini pengetahuan dipertukarkan dan dikombinasikan melalui media seperti dokumen, audio/video atau komunikasi melalui jaringan komputer.
d) Internaliation, adalah konversi yang merujuk dari pengetahuan eksplisit menjadi pengetahuan tacit. Cara ini dilakukan layaknya seseorang yang belajar sambil melakukan (learning by doing) sehingga terjadi internalisasi pengetahuan.
3.3.3 Infrastruktur Knowledge Management
Hal yang perlu diperhatikan ketika akan menerapkan suatu knowledge
management dalam suatu organisasi adalah dengan mengidentifikasi elemen inti
penyusunnya. Menurut Dilip Bhatt (2000) terdapat 3 komponen infrastruktur KM yaitu people, process, dan technology.
Gambar 2.4. Komponen Infrastruktur Knowledge Management
1. People, faktor utama dalam penerapan keberhasilan KM karena pengetahuan berada di dalam people dan akan ditransfer kepada people juga. People atau sumber daya manusia disebut juga sebagai knowledge
worker.
2. Process, membantu untuk mengeksternalisasi (tacit menjadi explicit) yang berhubungan dengan proses kerja, organisasi dll.
3. Technology berperan sebagai enabler dalam KM yang mempunyai fungsi dalam capture, store, update, search dan reuse pengetahuan.
3.4 Analisis SWOT
Beberapa pendapat para ahli mengenai konsep analisis SWOT:
1. Menurut Freddy Rangkuti, analisis SWOT diartikan sebagai analisa yang didasarkan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan (strengths) dan peluang (opportunities), namun secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan (weaknesses) dan ancaman (threats).
2. Menurut Robert, Duncan & Brian (2007), analisis SWOT berarti menganalisa lingkungan internal dan eksternal yang merupakan hal penting dalam proses perencanaan strategi. Faktor-faktor lingkungan internal di dalam organisasi biasanya dapat digolongkan sebagai Strength(S) atau
Weakness(W), dan lingkungan eksternal organisasi dapat diklasifikasikan
sebagai Opportunities(O) atau Threat(T).
Dari pendapat para ahli tersebut dapat dikatakan bahwa analisis SWOT adalah analisis yang digunakan untuk mengevaluasi strategi perusahaan dengan menilai kekuatan dan kelemahan dari sumber daya yang dimiliki perusahaan dan kesempatan serta tantangan yang dihadapi dari luar perusahaan.
3.5 Zack Framework
Dalam buku Amrit Tiwana, Michael H. Zack (1999) meyakini bahwa faktor yang paling penting dalam menuntun KM adalah strategi bisnis. Dalam menerapkan KM, perusahaan sebaiknya mempersiapkan strategi sebagai landasan penentuan sistem KM yang sesuai. Perlu diketahui bahwa KM diterapkan untuk mendukung keberhasilan strategi perusahaan. Adapun analisis gap menurut Zack Framework dapat dilihat pada Gambar 2.5. (Tiwana, 1999).
Gambar 2.5. Gap Analysis Zack Framework
Menurut Amrit Tiwana (2000) ada 2 pendekatan untuk mengetahui fokus strategi KM yaitu:
1. Strategi Kodifikasi (Codification Strategy), yaitu strategi penerapan KM yang lebih menekankan pada pemanfaatan teknologi informasi sebagai alat pendukung karena semua pengetahuan terkodifikasi adalah sebagai sumber pengetahuan. Penggunaan database sangat dioptimalkan dalam mencari sumber pengetahuan. Strategi kodifikasi lebih difokuskan pada teknologi yang memungkinkan penyimpanan, indexing, pengambilan dan penggunaan kembali pengetahuan (Tiwana, 1999).
2. Strategi Personalisasi (Personalization Strategy), yaitu strategi yang lebih menekankan pada peran sumber daya manusia sebagai sumber pengetahuan. Proses penciptaan, penyimpanan, berbagi dan pemanfaatan pengetahuan sangat mengandalkan sumber daya manusianya. Pengetahuan tacit lebih banyak berperan dalam strategi ini dimana penggunaan pengetahuan cenderung kepada teknologi yang mengembangkan komunikasi dan kolaborasi. Strategi personalisasi lebih difokuskan pada menghubungkan
knowledge worker melalui jaringan. Strategi ini lebih cocok untuk
perusahaan yang berurusan dengan masalah yang unik yang lebih bergantung pada pengetahuan tacit dan keahlian daripada pengetahuan yang dikodifikasi (Tiwana, 1999).
3.6 Knowledge Management System
3.6.1 Definisi Knowledge Management System
Knowledge Management System atau KMS merupakan sistem yang
digunakan untuk mengelola knowledge dalam suatu organisasi untuk mendukung penciptaan, penangkapan, penyimpanan dan penyebaran knowledge. Dengan adanya KM memungkinkan individu dalam organisasi memperoleh akses ke dokumen perusahaan yang berisi data, informasi dan solusi yang nantinya dapat mendorong terciptanya inovasi baru. Menurut Fernandez (2010), KMS adalah integrasi teknologi dan mekanisme yang dikembangkan untuk mendukung proses KM.
Menurut Tiwana (2010) tujuan utama KMS dalam konteks bisnis adalah mengintegrasikan pengetahuan-pengetahuan yang terpisah dalam organisasi ke dalam sebuah aplikasi.
3.6.2 Metodologi Knowledge Management System
Beberapa metodologi penerapan knowledge management system yaitu
roadmap Amrit Tiwana dan Fernandez :
a) Amrit Tiwana (1999)
Menurut Amrit Tiwana, ada sepuluh langkah strategi yang bisa dilakukan oleh organisasi yang dikenal dengan istilah “The 10-Step Knowledge Management
Roadmap”. Sepuluh langkah KM Roadmap tersebut akan memandu perancangan
pengembangan dan penerapan knowledge management system dalam sebuah organisasi. Amrit Tiwana menggunakan pandangan universal (universalistic view) dalam mengembangkan knowledge management system.
Gambar 2.6. Knowledge Management Roadmap (Amrit Tiwana, 2002)
Metode implementasi knowledge management system Tiwana terdiri dari 4 fase: Fase 1: Evaluasi Infrastruktur
Tahap pertama dari 10 langkah melibatkan dua langkah yaitu menganalisis infrastruktur yang ada dan menganalisis kesenjangan pengetahuan dengan membuat mapping pengetahuan untuk organisasi. Peta pengetahuan tersebut digunakan untuk menyelaraskan strategi bisnis dan knowledge management.
1. Analisis Infrastruktur yang Ada
Langkah ini untuk mengaudit infrastruktur teknologi yang ada di organisasi yang terdiri dari 3 komponen penting yaitu people, process dan technology. Pada langkah ini, diperoleh pemahaman tentang berbagai komponen yang membentuk strategi KM dan kerangka teknologi (Tiwana, 1999). Tujuannya adalah untuk menentukan teknologi apa yang saat ini telah dimiliki dan teknologi apa yang seharusnya ditambahkan untuk
meningkatkan dukungan penerapan KM di dalam organisasi. Dengan mengaudit infrastruktur yang ada, manajemen dapat mengetahui kekurangan infrastruktur yang dimiliki saat itu.
2. Menyelaraskan KM dengan Strategi Bisnis
Perlu menyusun langkah-langkah yang mengaitkan antara strategi binis yang dibangun organisasi dengan strategi KM. Efektivitas strategi KM tidak sesederhana dengan hanya menyediakan teknologi informasi saja tetapi harus ada suatu keseimbangan antara teknologi dan fokus bisnis dengan strategi bisnis organisasi (Ho, Wuryaningtyas, & Ronald, 2008). Langkah kedua adalah menghubungkan KM dan strategi organisasi yang dilakukan melalui 4 proses yaitu (Agustia & Hadiana, 2015):
1. Mengidentifikasi tujuan organisasi.
2. Analisis pendekatan eskpansif untuk mengetahui bagaimana perancangan pengelolaan knowledge difokuskan apakah melalui pendekatan secara kodefikasi atau secara personalisasi.
3. Analisis knowledge gap untuk mengetahui sejauh mana gap antara
knowledge yang diketahui dan knowledge yang harus diketahui
organisasi 4. Analisis SWOT.
Fase 2: Analisis, Desain dan Pengembangan KMS 3. Merancang Infrastruktur KM
Pada tahap ini pihak manajemen harus menentukan sejak awal jenis teknologi dan alat-alat yang dibutuhkan untuk knowledge management system yang akan diterapkan. Pengembang harus memilih komponen infrastruktur yang membentuk arsitektur KMS yang menggunakan arsitektur seven-layers (Tiwana, 1999). Beberapa pertanyaan yang dapat dijadikan pedoman dalam membangun kebutuhan infrastruktur KM (Ho, Wuryaningtyas, & Ronald, 2008):
a) Teknologi apa yang harus dimiliki?
b) Apakah karyawan Anda dalam berbagi knowledge menggunakan basis
website?
c) Apakah sistem KM memerlukan saran dan teknologi yang lebih luas untuk membantu karyawan menemukan, menjumlahkan, memaknai dan menganalisa data yang sangat banyak?
4. Mengaudit Aset dan Sistem Knowledge yang Ada
Melakukan audit knowledge untuk menilai apa saja knowledge yang sudah ada dalam organisasi dan menentukan fokus aktivitas KM. Hal-hal yang perlu ditanyakan oleh tim KM (Ho, Wuryaningtyas, & Ronald, 2008):
a) Bagaimana persediaan knowledge? Apakah meningkat atau menurun? b) Bagaimana memastikan persediaan knowledge terus-menerus
meningkat?
c) Apakah sumber daya knowledge tersebut sudah digunakan dengan baik? d) Bagaimana daya tahan knowledge yang kita miliki? Dapatkah persaingan dengan mudah menyuburkan dan mengembangkan
knowledge ini tanpa ditiru?
e) Adakah aspek lain dari knowledge yang tengah dipersaingkan namun belum dimiliki?
f) Dapatkah knowledge ini meninggalkan organisasi?
g) Pada tingkatan apa knowledge yang kita jamin saat ini memiliki keterkaitan dengan produk, jasa atau proses?
5. Merancang Tim KM
Dalam membentuk tim KM dalam suatu organisasi, komposisi standard yang harus dimiliki sebagai berikut:
a) Local expert dan interdepartemental gurus, yaitu pengadopsi awal teknologi, yang bekerja di berbagai bidang fungsional di organisasi. Mereka mempunyai knowledge dalam bidang tertentu seperti pemasaran, keuangan, ditambah dengan knowledge tentang teknologi. b) Internal information technology expert, yaitu ahli teknologi informasi
yang berasal dari dalam organisasi yang diharapkan banyak mengetahui kondisi internal organisasi.
c) Nonlocal expert dan extradepartemental gurus, yaitu orang yang memiliki keahlian lintas organisasi dan lintas fungsional. Mereka dapat berhubungan dengan orang-orang yang berbeda bidang atau fungsi, dan berperan sebagai penerjemah antara karyawan dengan latar belakang, keterampilan, dan spesialisasi yang berbeda.
d) Consultant, yaitu orang yang berasal dari luar organisasi dengan keahlian tertentu.
e) Senior manager, yaitu orang yang harus secara aktif berpartisipasi karena dukungan diperlukan untuk mendapatkan legitimasi dan memenangkan upaya knowledge management. Mereka inilah yang membawa perspektif strategi ke dalam usaha penerapan KM.
6. Membuat Blueprint KM
Dalam merancang KMS, beberapa komponen yang harus ada dalam KMS adalah sebagai berikut:
a) Knowledge repositories, yaitu database dimana knowledge disimpan. b) Collaborative platform, yaitu menyediakan akses kepada pengguna
terhadap database knowledge dan dukungan arus knowledge ke seluruh organisasi. Collaborative platform memungkinkan pengguna mencari isi atau berlangganan dengan isi dari database.
c) Network, yaitu dukungan jaringan komunikasi dan percakapan. Termasuk di sini adalah jaringan keras seperti kontrak jaringan, intranet, ekstranet, dan jaringan lunak seperti ruang bersama, kolaborasi jaringan industri, jaringan perdagangan, forum industri, pertukaran, baik langsung maupun melalui telekonferensi.
d) Culture, yaitu mendorong untuk menggunakan dan berbagi knowledge. 7. Mengembangkan KMS
Setelah menciptakan blueprint KMS, selanjutnya merancang sistem KM yang mencakup tujuh lapisan berikut:
1) Interface layer
Lapisan penghubung tertinggi antara orang dengan KMS yang berfungsi menciptakan, menggunakan, menemukan kembali dan berbagi
knowledge. Di beberapa organisasi, interface layer ini berupa home page yang dapat diakses pengguna lewat intranet organisasi.
2) Access and authentication layer
Lapisan yang membuktikan keaslian pengguna yang mengakses
database, menyediakan security untuk mencegah pengakses yang tidak
sah dan menyediakan cadangan apabila ada pihak yang akan merusak
database tersebut.
3) Collaborative filtering and intelligence layer
Lapisan ini berisi sarana untuk meminta data sesuai permintaan, mencari, mengindeks, dan sebagainya.
4) Application layer
Lapisan ini berisi tempat penyimpanan keterampilan, sarana berkolaborasi, piranti keras dan lunak konferensi yang menggunakan
video, whiteboard digital, electronic forum, dan sebagainya.
5) Transport layer
Lapisan ini memuat teknologi seperti web server, e-mail server, pendukung untuk alur video dan audio, dan sebagainya.
6) Middleware and legacy integration layer
Legacy system merupakan mainframe atau sistem komputer yang sudah
usang. Middleware dalam hal ini berfungsi menghubungkan format data lama dengan yang baru.
7) Repositories
Lapisan ini berisi database operasional, database hasil-hasil diskusi, arsip forum yang menggunakan web, data yang sudah lama, arsip dokumen, dan database lainnya yang menggambarkan pondasi KMS. Fase 3: Deployment
8. Testing menggunakan Metode RDI
Langkah kedelapan ini merupakan upaya untuk menguji prototipe yang telah dibuat sebelumnya dan memperbaiki sistem tersebut bila tidak berjalan sesuai rencana. Langkah ini menggunakan metode Result-Driven
Incremental (RDI) untuk menempatkan KMS sesuai rencana dan
merilisnya. Amrit Tiwana mengusulkan tiga kunci untuk membuat RDI dapat bekerja, yaitu:
a) Object-driven decision support, yaitu menggunakan hasil dari target dan tujuan akhir bisnis untuk mendorong pembuatan keputusan pada tiap-tiap titik ke seluruh proses penyebaran sistem. Misalnya setiap-tiap tahap dari penerapan KMS memiliki hasil yang ingin dicapai (mengapa) dan hasil yang diproyeksikan (untuk apa) dengan jelas harus terjawab sebelum sistem dilaksanakan.
b) Incremental but independent result, membagi implementasi ke dalam rangkaian perbaikan yang tidak tumpang tindih. Masing-masing kegiatan dapat diukur hasilnya dan diperbaiki, meskipun tidak ada perbaikan lebih lanjut.
c) Software and organizational measure clearly laid out at each stage, yaitu melakukan apa saja yang dibutuhkan untuk menghasilkan subset hasil yang diinginkan. Ini berarti bahwa piranti lunak secara fungsional harus menyertai perubahan yang diperlukan dalam hal kebijaksanaan, proses, pengukuran yang dibutuhkan untuk membuat sistem tersebut
bekerja. Misalnya jika mengembangkan suatu database, harus disertai dengan perubahan motif karyawan menggunakan piranti lunak tersebut, apakah mencari informasi saja atau untuk memberi kontribusi terhadap
database tersebut. Penyebaran rencana harus juga disertai penghargaan
yang tepat, yang dapat mendorong karyawan menyatu ke dalam proses tersebut.
9. Mengelola Perubahan, Budaya dan Reward
Sukses tidaknya manajemen perubahan tidak hanya tergantung kepada teknologi, tetapi di kebanyakan organisasi justru lebih ditentukan pada perubahan kultur dan perubahan di dalam sistem penghargaan. Oleh karena itu, penting bagi pihak tim pengembangan untuk menyusun langkah-langkah strategi supaya penerapan knowledge management berlangsung dengan baik. Tim harus mendapatkan hati dan jiwa karyawan.
Fase 4: Evaluation 10. Evaluasi Kinerja
Amrit Tiwani menggunakan beberapa perspektif untuk tujuan pengukuran hasil KM, yaitu:
a) Financial perspective (perspektif finansial): apakah investasi organisasi di dalam knowledge management memperoleh keuntungan finansial bagi neraca organisasi?
b) Human-capital perspective (perspektif modal manusia): apakah kinerja karyawan organisasi lebih baik dan lebih berbagi?
c) Customer-capital perspective (perspektif modal pelanggan): sudah baikkah hubungan organisasi dengan pelanggan, prospeknya semakin meningkat, dan mendatangkan pelanggan baru sebagai akibat pelaksanaan knowledge management?
d) Organizational-capital perspective (perspektif modal organisasi): apakah saat ini organisasi memiliki proses yang paling baik, kapabilitas yang sangat berbeda, kemampuan yang sangat hebat untuk melakukan inovasi dengan lebih cepat daripada pesaing melalui knowledge
management?
b) Becerra- Fernandez (2010)
Menurut Fernandez, ada tujuh tahapan metodologi dalam menerapkan solusi KM, yaitu:
1. Menganalisa faktor kontingensi
Pada tahapan ini faktor kontingensi yang mempengaruhi perusahaan akan dianalisa. Faktor-faktor kontingensi yang mempengaruhi proses KM telah dibahas pada sub bab sebelumnya.
2. Mengidentifikasi proses KM berdasarkan setiap faktor kontingensi
Proses KM yang mendukung faktor kontingensi akan dipilih pada tahapan ini.
3. Memprioritaskan proses KM
Pada tahapan ini akan dilakukan scoring untuk setiap KM proses berdasarkan faktor kontingensi. Nilai 1.0 akan diberikan jika proses KM
mendukung faktor kontingensi dan 0.0 jika tidak. Nilai 0.5 akan diberikan jika proses KM mendukung setiap faktor kontingensi.
4. Mengidentifikasi proses KM yang telah diterapkan sebelumnya.
Pada tahapan ini akan dilakukan identifikasi terhadap proses KM yang ada diperusahaan.
5. Mengidentifikasi proses KM tambahan
Setelah mendapatkan hasil dari tahap 3 dan 4 maka akan dibandingkan proses KM yang didapatkan pada tahap 4 dengan tahap 3, jika terdapat perbedaan maka akan diidentifikasi apakah perlu ditambahkan atau tidak proses KM tersebut.
6. Menganalisa infrastruktur KM dan mengidentifikasi urutan proses KM Kultur organisasi, struktur organisasi dan kondisi lingkungan akan dinilai untuk mengetahui infrastruktur KM.
7. Mengembangkan sistem KM yang dibutuhkan
Di tahapan terakhir ini, sistem KM akan dikembangkan sesuai dengan hasil yang didapatkan dari tahapan 1 sampai dengan 6.
3.7 Definisi Blueprint dan Prototype
Blueprint adalah representasi arsitektur sistem, yang memberikan gambaran
modul dan fungsi-fungsi yang akan disediakan sistem. Berdasarkan wikipedia,
blueprint atau cetak biru adalah kerangka kerja terperinci sebagai landasan dalam
pembuatan kebijakan yang meliputi penetapan tujuan dan sasaran, penyusunan strategi, pelaksanaan program dan fokus kegiatan serta langkah-langkah yang harus dilaksanakan oleh setiap unit di lingkungan kerja.
Sedangkan prototipe adalah blueprint atau model dari sebuah sistem yang nantinya dapat dikembangkan atau secara sederhana disebut juga sebagai mockup sebuah sistem. Menurut ahli, McLeod (2004) menyatakan bahwa prototipe adalah sebuah versi dari suatu sistem potensial yang menyediakan pengembang dan pengguna dengan suatu gambaran tentang bagaimana sistem dalam bentuk sempurnanya akan berfungsi.
3.8 Penelitian Sebelumnya
Penelitian ini dibuat dengan melakukan studi literatur terhadap penelitian sejenis yang sudah ada sebelumnya seperti berikut:
a) Perancangan Blueprint Knowledge Management System di Office of
International Affair Universitas XYZ
Richi Dwi Agustia dan Ana Hadiana melakukan penelitian yang berjudul Perancangan Blueprint Knowledge Management System di Office of International Affair Universitas XYZ. Peneliti menggunakan 6 langkah pertama dari metode The 10-Step Knowledge Management Roadmap yang diuraikan oleh Amrit Tiwana. Teknik dari pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah dengan menggunakan teknik observasi secara aktif sebagai partisipan, wawancara dengan pihak OIA dan studi literatur melalui paper, buku, jurnal, catatan-catatan yang berkaitan dengan knowledge management. Rancangan knowledge management
mana pada interface layer menggunakan browser sebagai jalur aksesnya, pada access and authentication layer sistem yang diusulkan membatasi hak akses berdasarkan perannya dalam sistem, memasang firewall untuk mencegah interferensi pihak asing dan menyediakan fasilitas backup sistem secara lokal dan online. Dalam collaborative filtering and intelligence layer sistem menyediakan fitur pencarian, rekomendasi knowledge- knowledge yang berelasi, memberikan filtering dan attribute tagging. Dalam
application layer menggunakan web portal dan penggunaan third application seperti chatting dan video streaming. Sistem pun menggunakan
protokol HTTP, TCP/IP, POP3/SMTP dan RTSP/RTP dalam transport
layer-nya serta menciptakan suatu Communities of Practice dari sisi user. Middleware and Legacy Integration Layer yang bertugas untuk
menghubungkan application layer dan repository layer maka digunakan lah ODBC, Cronjob dan Batch sedangkan pada repository layer-nya sistem menyediakan, database server, file server dan mail server. Dengan adanya
blueprint knowledge management system tersebut diharapkan dapat
meningkatkan inovasi dan mempermudah Office Of International Affair dalam pengambilan keputusan guna memecahkan masalah yang sering terjadi ataupun masalah unik yang akan terjadi nanti.
b) Pembuatan Prototype Knowledge Management System Sebagai Pendukung Proses Pengolahan Informasi Standardisasi Perdagangan Studi Kasus Badan Standardisasi Nasional
Rivan H. Kartowisastro melakuan penenelitian perancangan prototype
Knowledge Management System pada Badan Standardisasi Nasional (BSN)
menggunakan kerangka kerja yang ditulis oleh Amrit Tiwana yaitu 10-step KM Roadmap. Penelitian fokus pada analisis, perancangan dan pembuatan
prototype Knowledge Management System untuk mendukung kegiatan
pengolahan informasi standardisasi perdagangan. Dalam penelitian tesis ini, kerangka kerja tidak digunakan secara utuh. Penelitian hanya dilaksanakan sampai tahap ke-6 meliputi analisis model dan aktivitas organisasi BSN, analisis hubungan KM dengan strategi bisnis, analisis aset pengetahuan dan sistem, pengkajian infrastruktur yang sudah ada, analisis infrastruktur untuk penerapan KM, membuat rancangan KMS dan pembuatan prototype KMS. Hasil penelitian yaitu prototype KMS yang dapat digunakan untuk pengembangan KMS selanjutnya sehingga dapat memberikan dukungan yang berarti bagi kegiatan standardisasi BSN.
Tabel 2.1 Penelitian Sebelumnya Perancangan Blueprint Knowledge
Management System di Office of
International Affair Universitas XYZ (Richi Dwi Agustia dan Ana Hadiana,
2015)
Pembuatan Prototype Knowledge
Management System Sebagai Pendukung
Proses Pengolahan Informasi Standardisasi Perdagangan Studi Kasus Badan
Standardisasi Nasional (Rivan H. Kartowisastro, 2001) Tujuan Penelitian Merancang blueprint knowledge
management system untuk mengoptimalkan
dan menutup kekurangan pada knowledge
management yang ada
Menganalisis dan merancang prototype
knowledge management system untuk
mendukung kegiatan pengolahan informasi standardisasi perdagangan
Perancangan Blueprint Knowledge
Management System di Office of
International Affair Universitas XYZ (Richi Dwi Agustia dan Ana Hadiana,
2015)
Pembuatan Prototype Knowledge
Management System Sebagai Pendukung
Proses Pengolahan Informasi Standardisasi Perdagangan Studi Kasus Badan
Standardisasi Nasional (Rivan H. Kartowisastro, 2001) Metode Penelitian 6 langkah pertama dari metode The 10-Step
Knowledge Management Roadmap oleh Amrit Tiwana
6 langkah pertama dari metode The 10-Step
Knowledge Management Roadmap oleh Amrit Tiwana
Objek Penelitian Divisi Office of Internasional Affair (OIA) Universitas XYZ
Badan Standardisasi Nasional (BSN)
Hasil Penelitian Proses perancangan KMS yang cocok dengan divisi OIA Universitas XYZ:
- Combination, mengolah explicit
knowledge ke explicit knowledge
- Externalization, mengolah tacit
knowledge ke explicit knowledge. Blueprint knowledge management system
yang dirancang meliputi 7 lapisan arsitektur
Knowledge Management
Prototype knowledge management system
dengan kriteria-kriteria hasi analisis di organisasi BSN.
Prototype dirancang berdasarkan 7 lapisan
22
METODE PENELITIAN
Pada bab ini dibahas mengenai kerangka penelitian serta metodologi yang digunakan dalam penelitian.
3.9
Deskripsi Penelitian
3.9.1 Gambaran Umum Perusahaan
PT XYZ adalah perusahaan jasa dan konsultan Teknologi Informasi (TI) di Indonesia. Sebagai bagian dari salah satu grup perusahaan Jepang dengan jumlah karyawan sekitar 400 orang yang tersebar di berbagai wilayah di Jakarta dan luar Jakarta. PT XYZ di Indonesia telah menyediakan pelayanan TI untuk perusahaan-perusahaan dari berbagai industri di Indonesia dengan menggabungkan dan menerapkan jasa dan teknologi terbaru sejak tahun 2006. Visi PT XYZ adalah untuk menjadi perusahaan jasa dan solusi teknologi terbaik di Indonesia dan Asia Tenggara. Dan misi PT XYZ adalah menjadi pilihanperusahaan jasa dan solusi teknologi melalui penyelarasan tujuan terus-menerus dari semya klien, partner, karyawan, pemegang saham dan masyarakat. Perusahaan menyediakan layanan dan terus meningkatkan penawaran dan menambah nilai kepada klien dari tahun ke tahun, karena hubungan jangka panjang dapat memberikan perusahaan pemahaman mendalam tentang bisnis klien.
Adapun produk yang dihasilkan oleh perusahaan adalah Regla Banking
Regulatory and Compliances Reporting, solusi pelaporan perbankan end-to-end
yang handal sesuai dengan peraturan yang diterbitkan oleh Bank Indonesia untuk perusahaan perbankan. Regla RCS telah menjadi solusi pilihan bank lokal dan asing di Asia Tenggara yang dapat dipergunakan dalam berbagai platform dan instalasi yang berbeda seperti Unix maupun Windows.
Layanan yang ditawarkan oleh PT XYZ dibagi ke dalam 4 layanan yaitu: 1. Application Services
Dengan misi “Memberikan nilai yang lebih baik untuk perusahaan, mitra dan klien melalui peningkatan kolaborasi, peningkatan efisiensi dan solusi yang sederhana namun lengkap”. PT XYZ berusaha memberikan solusi dengan merancang aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan klien dan fokus pada service excellent. Layanan aplikasi yang diberikan berada dalam area seperti pada gambar di bawah.
23
Gambar 3.1. Area Application Services
Enterprise Business Solution memberikan solusi seperti solusi Data
Warehouse/ Data Mart, solusi ETL, solusi BI, Bisnis Process Re-engineering, dll. Sementara Customizing Software Service, dengan keahlian sumber daya manusia yang kompeten dan berpengalaman mengembangkan solusi software untuk pemenuhan tujuan bisnis.
2. Infrastructure Services
Dengan misi “Membentuk operasi bisnis dengan memanfaatkan seluruh layanan infrastruktur TI kami yang handal dan dinamis”. Solusi yang ditawarkan menyesuaikan dengan perubahan sistem informasi dan digital saat ini yang didorong oleh tuntutan kebutuhan lingkungan yang terkomputasi, akses jaringan yang lebih cepat dan bandwidth yang lebih besar. Layanan yang diberikan berada dalam area pada gambar di bawah.
Gambar 3.2. Area Infrastructure Services
3. Managed Services
Dengan misi “Fokus pada bisnis dengan mengurangi biaya TI dan melakukan efisiensi melalui layanan TI”. Layanan yang ditawarkan pada
24
Gambar 3.3. Area Managed Services
4. Professional Services
Dengan misi “Untuk akses ke sumber daya manusia yang tepat di waktu yang pas”. Layanan ini berorientasi pada ketersediaan tenaga kerja yang professional dan berpengalaman yang siap ditempatkan dimana saja.
Gambar 3.4. Area Professional Services
Gambar 3.5. Ringkasan Layanan IT PT XYZ
Dalam penelitian ini, kotak yang diberi warna hijau menandakan bagian layanan yang digunakan sebagai sampel penelitian yaitu Customizing Software
Service (SS) yang melayani solusi pengembangan software. Karyawan SS
merupakan karyawan yang berada pada divisi Software Service di bawah naungan
Product, Presales and Delivery. Di PT XYZ, Software Service (SS) sama dengan Software Service sehingga seterusnya dalam penelitian akan disebut dengan istilah divisi SS. Struktur organisasi PT XYZ dapat dilihat pada gambar di bawah ini.
25
President Director
Director
Sales Delivery and OperationDirector Director
Finance and Legal
Manager Application Development Manager PMO Manager Banking
Product Services Manager Application Management Manager Infrastructure Manager Product/ Presales/ SME Manager PS Director Products, Presales and Delivery Manager Human Resources
Gambar 3.6. Struktur Organisasi PT XYZ
1. President Director adalah pemimpin tertinggi di perusahaan. Pemimpin tertinggi ini memiliki tugas dan tanggung jawab dalam hal:
a. Memimpin perusahaan dan mengawasi kelancaran perusahaan sesuai dengan tujuan dan kebijakan yang telah ditetapkan
b. Menyusun strategi dan visi perusahaan c. Mentapkan kebijakan-kebijakan perusahaan d. Menjalin hubungan dan kemitraan strategi e. Mengatur investasi
f. Menjalin hubungan kerjasama dengan berbagai perusahaan g. Bertanggung jawab terhadap kemajuan perusahaan
h. Mengkoordinasi seluruh kegiatan perusahaan
2. Director Finance and Legal orang yang memiliki tujuan merencanakan dan mengontrol fungsi keuangan dan akutansi perusahaan dan orang yang bertugas mengawasi dan memeriksa seluruh aktivitas legalitas perusahaan. Tugas dan tanggung jawab sebagai Director Finance yaitu:
a. Mengelola fungsi akutansi dalam memproses data dan informasi keuangan perusahaan untuk menghasilkan laporan keuangan yang akurat
b. Mengkoordinasikan dan mengrontrol perencanaan, pelaporan dan pembayaran kewajiban pajak perusahaan
c. Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengontrol arus kas perusahaan (cashflow), terutama pengelolaan piutang dan hutang sehingga memastikan ketersediaan dana untuk operasional perusahaan dan kesehatan kondisi keuangan.
d. Merencanakan dan mengkoordinasikan penyusunan anggaran perusahaan, dan mengontrol penggunaan anggaran untuk memastikan penggunaan dana secara efektif dan efisien
26
e. Merencanakan dan mengkoordinasikan pengembangan sistem danprosedur keuangan dan akuntansi, serta mengontrol pelaksanaannya untuk memastikan semua proses dan transaksi keuangan
Tugas dan tanggung jawab sebagai Director Legal sebagai berikut:
a. Mengelola legal corporate (kontrak, perijinan dan perndirian perusahaan)
b. Mengelola dokumen perusahaan yang berhubungan dengan perjanjian kerjasama
c. Mendukung serta bertindak sebagai konsultan hukum perusahaan yang mampu memberikan legal advise
3. Director Sales dalah orang yang memiliki tugas dalam merencanakan dan mengontrol proses penjualan dan pemasaran. Tugas dan tanggung jawab seorang Director sales yaitu:
a. Menentukan harga jual, produk yang akan dilaunching, jadwal kunjungan serta sistem promosi untuk memastikan tercapainya target penjualan
b. Memantau pasar penjualan c. Menyusun strategi penjualan
d. Mengawasi kepuasan pelanggan dengan melakukan evaluasi kepuasan pelanggan dari hasil survei seluruh sales team untuk memastikan tercapainya target kepuasan pelanggan yang ditentukan
4. Director Delivery and Operation adalah orang yang bertanggung jawab mengelola tugas-tugas divisi Human Resources, PMO (Project
Management Officer) dan PS (Professional Service). Manager Human
Resources adalah orang yang bertugas mengelola dan mengembangkan sumber daya manusia dalam perusahaan. Tugas dan tangung jawab seorang Manager HR yaitu:
a. Mengelola perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan sumber daya manusia serta kualitas sumber daya manusia
b. Mengelola proses rekrutmen karyawan c. Mengawasi absensi karyawan
d. Mengevaluasi dan memberi penilaian kinerja karyawan serta perhitungan gaji, bonus dan tunjangan karyawan
e. Mengendalikan anggaran belanja sumber daya manusia f. Merancang dan menetapkan SOP, job description, training dll
g. Monitoring, mengukur dan melakukan pelaporan mengenai masalah, strategi dalam mengembangkan SDM
Manager PMO adalah orang yang bertugas mengelola proyek-proyek yang ada di perusahaan. Tugas dan tangung jawab seorang Manager PMO yaitu: a. Mengelola perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan setiap proyek b. Mengelola alokasi sumber daya manusia untuk setiap proyek
Manager PS adalah orang yang bertugas mengatur dan mengawasi
outsourcing. Tugas dan tangung jawab seorang Manager PS yaitu:
a. Mengelola perencanaan dan penempatan sumber daya manusia pada setiap perusahaan klien yang membutuhkan
27
b. Mengawasi dan mengatur tugas-tugas dari sumber daya manusia yang ditempatkan di setiap perusahaan klien
5. Director Product, Presales and Delivery adalah orang yang bertanggung jawab mengelola divisi Software Service, Banking Product Service,
Application Management, Infrastructure dan Product/ Presales/ SME.
Manager Software Service atau sering disebut SS (Software Service) adalah orang yang bertugas mengelola setiap proyek pengembangan aplikasi. Tugas dan tangung jawab seorang Manager SS yaitu:
a. Mengatur perencanaan setiap proyek pengembangan aplikasi
b. Mengelola alokasi sumber daya manusia pada setiap proyek pengembangan aplikasi
c. Mengatur dan mengawasi pelaksanaan pengembangan proyek pengembangan aplikasi
d. Mengawasi kinerja setiap sumber daya manusia pada proyek pengembangan aplikasi
e. Mengawasi pengeluaran dana proyek pengembangan aplikasi
Manager Banking Product Service adalah orang yang bertugas mengelola setiap layanan produk perbankan perusahaan salah satunya REGLA, yaitu sebuah produk perusahaan yang digunakan dalam dunia perbankan. Tugas dan tangung jawab seorang Manager Banking Product Service yaitu: a. Mengatur perencanaan setiap proyek yang berkaitan dengan layanan
produk perbankan seperti REGLA
b. Mengelola alokasi sumber daya manusia pada setiap proyek layanan produk perbankan
c. Mengatur dan mengawasi pelaksanaan proyek layanan produk perbankan
d. Mengawasi kinerja setiap sumber daya manusia pada proyek layanan produk perbankan
e. Mengawasi pengeluaran dana proyek layanan produk perbankan Manager Application Management adalah orang yang bertugas mengatur . Tugas dan tangung jawab seorang Manager Application Management yaitu: a. Mengatur perencanaan setiap proyek yang berkaitan dengan layanan
produk perbankan seperti REGLA
b. Mengelola alokasi sumber daya manusia pada setiap proyek layanan produk perbankan
c. Mengatur dan mengawasi pelaksanaan proyek layanan produk perbankan
d. Mengawasi kinerja setiap sumber daya manusia pada proyek layanan produk perbankan
e. Mengawasi pengeluaran dana proyek layanan produk perbankan .
3.10 Tahapan Penelitian
Penelitian ini digunakan untuk menggambarkan bagaimana merancang model KMS yang nantinya dapat digunakan sebagai strategi implementasi KMS yang sesuai dengan kondisi di divisi IT PT XYZ. Penelitian ini bersifat deskriptif kualitatif dan tidak menggunakan uji statistik. Penelitian dilakukan dengan
28
menganalisis dan melakukan langkah-langkah perancangan model KMS menurut Tiwana serta membuat ukuran penyelesaian untuk setiap langkah perancangan KMS.
Perumusan Masalah Studi Literatur
Membuat Kesimpulan dan Saran Merancang Penelitian
Mulai
Selesai
Analisis Infrastruktur Menyelaraskan KM dan Strategi Bisnis Merancang Infrastruktur KM Audit Aset Knowledge
Merancang Tim KM Membuat Blueprint KM
KM Roadmap Amrit Tiwana
Gambar 3.7. Tahapan Penelitian
Penjelasan tahapan-tahapan penelitian pada gambar di atas adalah sebagai berikut:
3.10.1 Perumusan Masalah
Pada tahap ini dilakukan pengamatan terhadap kegiatan yang dilakukan di PT XYZ. Penulis melakukan analisa permasalah yang terjadi di perusahaan XYZ kemudian dicari solusi dari permasalahan tersebut dengan teori yang ada. Di dalam penelitian ini, penulis akan merancang model KMS yang cocok dengan kondisi perusahaan yang nantinya dapat digunakan sebagai strategi implementasi KMS di PT XYZ.
3.10.2 Studi Literatur
Studi literatur dilakukan untuk mencari teori-teori yang berhubungan dengan knowledge management system dan beberapa teori lainnya yang dapat mendukung dalam pemecahan masalah baik melalui e-book, artikel dari internet dan referensi lainnya.
3.10.3 Merancang Penelitian
Pada penelitian ini, peneliti memilih metode penerapan knowledge
management system oleh Amrit Tiwana. Metode Amrit dengan 10 langkah KM Roadmap menggunakan pandangan universal (universalistic view) dalam
mengembangkan knowledge management system di perusahaan sehingga cocok untuk diterapkan di PT XYZ yang masih belum menerapkan KM. Proses penyelarasan KM dengan strategi bisnis lebih detil dan lebih kompleks dijelaskan pada metode Amrit dibandingkan metode Fernandez yang hanya menjelaskan secara umum. Dengan metode ini peneliti akan menganalisis keseluruhan
29
komponen KM yang diperlukan mulai infrastruktur KM yang ada di PT XYZ, penyelarasan KM dengan strategi bisnis, identifikasi aset pengetahuan sampai perancangan infrastruktur dan blueprint KMS di PT XYZ.
Pada tahap ini dilakukan perancangan penelitian yang akan dilakukan sesuai studi literatur yang sudah dilakukan. Perancangan penelitian yang dilakukan mengacu pada tahapan penelitian oleh Richi Dwi Agustia dan Ana Hadiana (Agustia & Hadiana, 2015). Data yang digunakan dalam penelitian ini diperoleh melalui survei ke PT XYZ dengan merujuk kepada perumusan masalah yang telah disebutkan yaitu mengenai proses pengelolaan pengetahuan agar pengetahuan tidak hilang saat knowledge worker atau karyawan berhenti dari perusahaan. Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah dengan melakukan survei yang terdiri dari wawancara langsung dan observasi. Wawancara langsung dilakukan antara peneliti dengan pemimpin senior yang merupakan katalisator yang baik dalam menggali kebutuhan informasi yang dianggap mewakili perolehan data yang dibutuhkan. Observasi atau pengamatan langsung juga dilakukan untuk menambah masukan pada penelitian. Materi pertanyaan wawancara atau
assessment dipilih dari literatur knowledge management toolkit menurut Amrit
Tiwana ditambah dengan mempertimbangkan faktor-faktor yang terkait disesuaikan dengan kondisi perusahaan.
Seperti yang sudah dijelaskan pada sub bab sebelumnya, analisis knowledge dalam penelitian difokuskan pada divisi SS (Software Service) yang bertugas dalam proyek- proyek pengembangan aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan klien. Pada divisi SS, keahlian sumber daya manusia yang kompeten dan berpengalaman sangat dibutuhkan dalam mengembangkan solusi software untuk pemenuhan tujuan bisnis.
3.10.4 Melakukan Penelitian
Pada tahapan ini dilakukan wawancara dan assessment kepada responden-responden yang berkaitan dengan setiap langkah. Pada penelitian ini akan dilakukan sampai pada tahap perancangan blueprint knowledge management
system yaitu 6 langkah pertama dari 10 langkah roadmap KM menurut Amrit
Tiwana seperti yang sudah diuraikan pada batasan masalah penelitian. 1) Analisis Infrastruktur yang Ada
Pada langkah ini dilakukan identifikasi dan analisis infrastruktur yang ada di PT XYZ baik dari segi infrastruktur teknologi maupun infrastruktur dari
knowledge culture. Analisis dilakukan dengan merujuk kepada assessment kit dari
buku Amrit Tiwana berjudul The Knowledge Management Toolkit (Tiwana, 1999).
Form assessment diisi dengan melakukan wawancara langsung kepada pihak yang
berkaitan dengan infrastruktur yang ada di PT XYZ. Berikut adalah form
assessment untuk mengetahui kondisi ketersediaan infrastruktur teknologi di
perusahaan yang sedang berjalan.
Tabel 3.1. Pertanyaan Infrastruktur Teknologi
Pertanyaan Perusahaan
Yes/No Comment
Apakah perusahaan ini memiliki jaringan komputer LAN?
Berapa bandwidth jaringan yang digunakan (nilai berkisar 10 Mbps ke 100 Mbps)?
30
Pertanyaan Perusahaan
Yes/No Comment
Apakah jaringan perusahaan mendukung remote access? Apakah perusahaan menggunakan intranet?
Apakah perusahaan menggunakan extranet?
Apakah perusahaan menggunakan video conference? Apakah perusahaan menggunakan sistem DSS yang khusus?
Apakah perusahaan menggunakan standard platform seperti Windows atau Mac?
Apakah perusahaan menggunakan GroupWare atau
collaborative platform seperti Lotus Notes?
Apakah perusahaan telah memiliki sistem seperti
database? Jika iya, apakah karyawan puas dengan
kualitas sistem tersebut?
Apakah perusahaan menggunakan document
management solution?
Apakah perusahaan anda menggunakan project
management tool untuk mengatur projek dan assigment?
Seperti MS Project.
Apakah perusahaan mendapatkan software berlisensi?
Infrastruktur dari knowledge culture diperoleh dengan wawancara kepada beberapa responden yang terkait dengan knowledge culture.
2) Menyelaraskan KM dan Strategi Bisnis
Pada langkah ini dilakukan identifikasi tujuan dan strategi dari divisi IT PT XYZ untuk menyelaraskan dengan rancangan model KMS dengan tahapan yaitu mengidentifikasi tujuan divisi IT PT XYZ, analisis pendekatan fokus strategi
knowledge management apakah pendekatan kodifikasi atau personalisasi, analisis
strategi knowledge gap dengan menggunakan zack framework dan analisis SWOT. Daftar pertanyaan yang digunakan mengacu kepada pertanyaan- pertanyaan yang dikemukakan oleh Amrit Tiwana dalam bukunya Knowledge Management Toolkit dan dapat dilihat pada Tabel 3.2.
Tabel 3.2. Diagnosis Pendekatan Strategi KM Kodifikasi Nilai Pertanyaan Strategi
Bisnis
Personalisasi Nilai
Menyediakan produk dan layanan dengan kualitas tinggi, cepat dan efektif dalam pembiayaan
Produk atau layanan seperti apa yang dihasilkan perusahaan? Menyediakan produk dan layanan yang inovatif, variatif dan bisa dikostumisasi Melalui penggunaan kembali pengetahuan dan Bagaimana knowledge worker menemukan solusi Bertanya kepada beberapa ahli yang telah disediakan oleh
31
Kodifikasi Nilai Pertanyaan Strategi Bisnis
Personalisasi Nilai
pengalaman yang sudah ada dalam perusahaan dimana penerapannya dapat menyelesaikan masalah-masalah baru apabila menemui suatu masalah? perusahaan sesuai dengan bidang keahlian masing-masing IT adalah pendorong utama yang tujuannya untuk menghubungkan para knowledge worker yang tersebar di perusahaan dengan knowledge yang terkodifikasi (dokumentasi, laporan, kode, dll) dalam suatu form yang bisa digunakan terus menerus Bagaimana peran teknologi informasi (IT) dalam perusahaan? Penyimpanan dan pengaksesan kembali data bukanlah aplikasi utama dari IT. IT dipertimbangkan sebagai
pendorong komunikasi, aplikasi seperti email dan video
conference dipertimbangkan sebagai aplikasi penting,, percakapan, sosialisasi dan pertukaran dari tacit knowledge dipertimbangkan untuk menjadi penggunaan utama dari IT.
Knowledge worker
merujuk pada dokumen atau best
practice database yang menyimpan, mendistribusikan dan mengoleksi pengetahuan terkodifikasi. Bagaimana pertukaran dan penyampaian knowledge? Knowledge ditransfer antar knowledge worker, jejaring dalam organisasi didorong untuk memungkinkan terjadinya sharing tacit knowledge baik berupa pengalaman, wawasan ataupun intuisi.
32
Kodifikasi Nilai Pertanyaan Strategi Bisnis Personalisasi Nilai Penghargaan diberikan kepada knowledge worker atas penggunaan dan kontribusi mereka terhadap database seperti catatan-catatan diskusi yang disimpan dalam database
Atas dasar apa perusahaan memberikan penghargaan kepada knowledge worker? Penghargaan diberikan kepada knowledge worker atas sharing knowledge yang mereka lakukan secara langsung kepada knowledge
worker lain dan
ketika membantu masalah
knowledge worker
lain baik itu yang berhubungan dengan bidangnya ataupun bidang lain.
Tim besar dimana sebagain besar anggota adalah karyawan junior yang dipimpin oleh beberapa manajer proyek.
Bagaimana struktur tim yang paling umum di perusahaan? Karyawan senior dan junior di dalam tim jumlahnya proporsional. Total Bobot Rata- rata
Keterangan Nilai: 1 = Sangat tidak setuju
2 = Tidak setuju 3 = Netral 4 = Setuju
5 = Sangat setuju
