119
PERUMUSAN KERANGKA SASARAN MUTU PENELITI DAN KELOMPOK
PENELITIAN DALAM RANGKA PENERAPAN ISO 9001 DI PUSAT
PENELITIAN X
Sih Damayanti dan Tri Rakhmawati1
Abstrak
Penyusunan sasaran mutu merupakan salah satu persyaratan yang harus dipenuhi oleh organisasi dalam penerapan ISO 9001. Sasaran mutu menggambarkan target yang ingin dicapai oleh organisasi yang berkaitan dengan mutu organisasi. Tulisan ini bertujuan untuk merumuskan kerangka sasaran mutu pada peneliti dan kelompok penelitian pada Pusat Penelitian X. Kerangka dikembangkan berdasarkan hasil analisis terhadap SIPOC kelompok penelitian, hasil analisis terhadap Arsitektur dan Informasi Kinerja (ADIK) lembaga pemerintahan, hasil analisis terhadap praktek-praktek pengukuran kinerja, dan hasil analisis terhadap persyaratan ISO 9001. Tahapan pada penelitian ini terdiri atas interpretasi persyaratan ISO 9001 terkait sasaran mutu, perumusan perspektif pengukuran, perumusan sasaran pada setiap perspektif, dan perumusan indikator serta ukuran dari sasaran. Hasil penelitian menunjukkan bahwa kerangka sasaran mutu peneliti dan kelompok penelitian terdiri atas 4 perspektif, yaitu perspektif value, customer, proses bisnis internal dan pertumbuhan dan pembelajaran. Kerangka sasaran mutu kelompok penelitian terdiri atas 8 sasaran dan 9 indikator sasaran mutu, sedangkan kerangka sasaran mutu peneliti terdiri atas 6 sasaran dan 7 indikator sasaran mutu.
Kata kunci: ISO 9001, sasaran mutu, kerangka, peneliti, kelompok penelitian.
Abstract
Formulation of quality objectives is one of the requirements that must be met by organization in order to implement ISO 9001. Quality objectives describe the targets to be achieved by organization related to the organization quality. This paper aims to develop researcher and research group quality objectives frameworks at Research Center X. The frameworks were developed based on analysis result of the SIPOC research group, analysis result of the Architecture and Performance Information at Government Institutions, analysis result of the performance measurement practices, and analysis result of ISO 9001 requirements. This research consisted of three stages, namely ISO 9001 requirements interpretation, measurement perspective development, each perspective’s objectives development, and indicators and measure development. The result shows researcher and research group quality objectives frameworks which consist of four main perspectives, namely value, customer, internal processes, and learning and growth perspective. The research group quality objectives framework consists of 7 objectives and 8 indicators and the researcher quality objectives framework consists of 6 objectives and 7 indicators.
Keywords: ISO 9001, quality objectives, framework, researcher, research group.
1
120
1. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Peningkatan kinerja saat ini menjadi fokus pada berbagai organisasai (Gavrea et al, 2011). Kinerja merupakan seperangkat indikator baik finansial maupun non finansial yang memberikan informasi terkait tingkat pencapaian organisasi terhadap tujuan organisasi (Kaplan, 1992). Lebih lanjut, peningkatan kinerja yang berkelanjutan mengarahkan organisasi untuk dapat tumbuh dan berkembang (Gavrea et al, 2011). Berdasarkan hal tersebut, sebagai upaya untuk mengembangkan organisasi, setiap organisasi harus selalu berupaya untuk meningkatkan kinerjanya. Begitu juga untuk organisasi penelitian.
Kinerja organisasi penelitian harus sesuai dengan visi, strategi dan tujuan organisasi (Jyoti, 2006). Organisasi harus mengidentifikasi faktor eksternal maupun internal yang dapat berpengaruh secara langsung maupun tidak langsung terhadap capaian kinerja organisasi (Tripathy, 2012). Kinerja organisasi penelitian harus dikomunikasikan kepada seluruh anggota organisasi, sehingga semua anggota dapat bekerja dan berfokus pada usaha peningkatan kinerja organisasi secara berkelanjutan (Jyoti, 2006). Peningkatan kinerja pada organisasi penelitian berfungsi untuk mengetahui posisi aktual organisasi dan untuk mengidentifikasi gap dengan organisasi sejenis lainnya (Jyoti, 2006). Setelah gap teridentifikasi, organisasi dapat menentukan upaya-upaya apa yang harus dilakukan untuk meningkatkan kinerja organisasi sebagai upaya untuk mengeliminasi gap (Jyoti, 2006). Upaya peningkatan kinerja pada organisasi penelitian ini perlu dilakukan agar organisasi dapat bersaing dengan organisasi-organisasi penelitian lainnya dalam melakukan tugas utama organisasi-organisasi yaitu penelitian.
Salah satu upaya yang dapat dilakukan untuk meningkatkan kinerja organisasi penelitian adalah penerapan ISO 9001. ISO 9001 merupakan standar internasional terkait sistem manajemen mutu yang telah banyak diterapkan oleh berbagai organisasi di seluruh dunia. Karena persyaratan ISO 9001 yang bersifat generik (ISO, 2008), ISO 9001 dapat diterapkan pada semua jenis organisasi, baik organisasi dalam skala besar maupun kecil (Walker et al, 2009). Berdasarkan hal tersebut, ISO 9001 juga dapat dilakukan pada organisasi penelitian.
Dalam implementasi ISO 9001, salah satu persyaratan yang terdapat dalam ISO 9001 dan harus dipenuhi oleh organisasi adalah penentuan sasaran mutu (ISO, 2008). Sasaran mutu merupakan tujuan atau target yang ingin dicapai terkait dengan mutu (ISO, 2005). Persyaratan terkait penentuan sasaran mutu merupakan persyaratan yang penting dalam penerapan ISO 9001 (Hoyle, 2009). Tanpa adanya sasaran mutu, tidak akan ada perbaikan dalam proses bisnis organisasi dan organisasi tidak akan tahu posisi kinerja organisasi saat ini (Hoyle, 2001).
Standar ISO 9001 mengarahkan apa saja yang harus dilakukan oleh organisasi tetapi membebaskan organisasi terkait cara-cara apa yang harus dilakukan (Hoyle, 2009). Begitu juga persyaratan yang terkait dengan penentuan sasaran mutu. Persyaratan ISO 9001 terkait sasaran mutu hanya menyebutkan bahwa organisasi harus membuat sasaran mutu tetapi tidak menunjukkan kerangka sasaran mutu yang tepat yang sesuai dengan karakteristik organisasi (Magd, 2003). Berdasarkan hal tersebut, perlu dilakukan suatu upaya perumusan terhadap kerangka sasaran mutu pada organisasi penelitian yang sesuai dengan karakteristik organisasi.
Secara lebih spesifik, Pusat Penelitian X merupakan organisasi penelitian pemerintah di bawah Lembaga Pemerintah Non Kementerian (LPNK). Pada Pusat Penelitian X terdapat beberapa Kelompok Penelitian dimana pada setiap Kelompok penelitian terdiri dari sekumpulan peneliti dengan bidang kepakaran Ilmu Pengetahuan yang saling berkaitan. Kelompok penelitian ini bersifat fungsional dan langsung bertanggung jawab kepada Kepala Pusat. Lebih lanjut, kelompok penelitian ini dapat disebut sebagai penggerak utama Pusat Penelitian, dimana hasil penelitian merupakan indikator kinerja utama Pusat Penelitian. Mengingat pentingnya peran kelompok penelitian dalam menentukan kinerja Pusat Penelitian, kinerja dari peneliti dan kelompok penelitian secara spesifik harus mendapat perhatian lebih. Berdasarkan hal tersebut, perumusan kerangka sasaran mutu dalam rangka penerapan ISO 9001 pada organisasi
121 penelitian harus spesifik terhadap peneliti dan kelompok penelitian. Disamping itu, pembuatan sasaran mutu harus spesifik tidak hanya pada lingkup organisasi tapi pada sub-sub organisasi di dalamnya (Hoyle, 2001).
1.2 Tujuan
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk merumuskan kerangka sasaran mutu peneliti dan kerangka sasaran mutu Kelompok Penelitian. Kerangka sasaran mutu hasil dari penelitian ini dapat digunakan sebagai referensi bagi organisasi penelitian lainnya dalam menentukan sasaran mutu bagi peneliti dan kelompok penelitian dalam proses penerapan ISO 9001 dalam organisasinya.
2. TINJAUAN PUSTAKA
2.1 ISO 9001
ISO 9001 merupakan standar internasional terkait sistem manajemen mutu (ISO, 2008). ISO 9001 mulai diperkenalkan pada tahun 1987 dan telah mengalami revisi sebanyak 3 kali, yaitu pada tahun 1994, 2000, dan 2008 (Rusjan, 2010). Diantara beberapa revisi tersebut, revisi pada tahun 2000 adalah yang paling signifikan (Rusjan, 2010).
ISO 9001 terdiri dari satu set persyaratan yang harus dipenuhi oleh organisasi dalam upaya penerapan ISO 9001 dan untuk mendapatkan sertifikat (Su et al, 2015, Hoyle, 2009). Jika persyaratan-persyaratan tersebut dipenuhi akan membentuk sebuah sistem manajemen yang mampu memberikan produk serta service yang memuaskan bagi customer (Hoyle, 2009). Selain itu, pemenuhan terhadap standar ISO 9001 dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi sistem manajemen mutu organisasi (Walker, 2009).
Persyaratan yang terdapat pada ISO 9001 tersebut bersifat generik (ISO, 2008). Hal tersebut memungkinkan ISO 9001 dapat diaplikasikan oleh bebagai organisasi, dari organisasi yang besar hingga kecil, organisasi swasta dan pemerintah, perusahaan manufaktur ataupun jasa (Walker et al, 2009). Standar dalam ISO 9001 memungkinkan suatu organisasi untuk menyelaraskan dan mengintegrasikan sistem manajemen mutu dengan persyaratan sistem manajemen terkait (ISO 2008). Dalam hal ini, dapat diartikan bahwa sistem manajemen mutu ISO 9001 dapat disesuaikan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku yang berpengaruh terhadap proses bisnis organisasi.
Standar ISO 9001 menekankan pentingnya adopsi pendekatan proses dalam pengembangan, implementasi dan peningkatan efektivitas sistem manajemen mutu (ISO, 2008). Agar sebuah penerapan ISO 9001 berfungsi secara efektif, organisasi harus menetapkan dan mengelola sejumlah kegiatan yang saling berhubungan (ISO, 2008). Kegiatan yang dimaksud adalah kegiatan yang menggunakan sumber daya dan memungkinkan terjadinya proses transformasi dari input menjadi output (ISO, 2008). Disamping itu, ISO 9001 tidak hanya berperan dalam proses internal tetapi juga eksternal organisasi, yaitu proses yang berhubungan dengan supplier dan customer (Singh, 2011).
2.2 Sasaran Mutu
Sasaran mutu merupakan tujuan atau target yang ingin dicapai organisasi terkait dengan mutu (ISO, 2005). Sasaran mutu terdiri dari 2 kelas, yang pertama adalah sasaran mutu yang mengontrol kualitas atau mempertahankan kinerja organisasi dan yang kedua adalah sasaran mutu yang meningkatkan kualitas (Hoyle, 2001). Dalam upaya mempertahankan kinerja dan posisi organisasi dalam pasar, organisasi harus melakukan perubahan serta peningkatan proses bisnis organisasi secara berkelanjutan (Hoyle, 2001).
122 Standar ISO 9001 terkait sasaran mutu terdapat pada klausul 5.4.1. Standar tersebut menyatakan bahwa sasaran mutu organisasi harus terukur dan konsisten terhadap kebijakan mutu organisasi (ISO, 2008). Sasaran mutu dapat dikatakan terukur jika dapat ditentukan apakah sasaran mutu yang ditentukan tercapai atau tidak (Hoyle, 2001).
Ada beberapa kriteria yang dapat menguji kesesuaian sasaran mutu yang ditetapkan apakah sudah sesuai dengan persyaratan standar ISO 9001 yaitu, Specific, Measurable, Achievable, Realistic dan Timely (SMART) (Hoyle, 2001). Spesifik diartikan bahwa sasaran harus jelas dan spesifik yang dikembangkan berdasarkan misi dan relevan terhadap proses dan tugas yang terapkan. Measurable atau terukur diartikan bahwa sasaran mutu merupakan aksi yang dapat diukur. Achievable atau dapat dicapai diartikan bahwa sasaran mutu merupakan sesuatu yang dapat dicapai atau memungkinkan untuk dicapai dengan menggunakan sumber daya yang tersedia. Realistic diartikan bahwa sasaran mutu realistis dengan keadaan organisasi dan beban kerja organisasi. Timely diartikan bahwa dalam menentukan sasaran mutu harus ditetetapkan range waktunya, kapan waktu mulai dan kapan waktu selesai dimana pencapaian harus diukur apakah dapat mencapai target atau sasaran mutu yang telah ditetapkan atau tidak.
3. METODE PENELITIAN
3.1 Kerangka Berpikir
Kerangka berpikir pada penelitian ini dapat dilihat pada gambar 1. Berdasarkan gambar tersebut, kerangka sasaran mutu peneliti dan kelompok penelitian pada penelitian ini mencakup 3 hal, yaitu perspektif, sasaran, dan indikator pada setiap sasaran mutu. Kerangka sasaran mutu dibangun berdasarkan 4 pertimbangan yaitu SIPOC (Supplier, Input, Process, Output, Customer) kelompok penelitian, Arsitektur dan Informasi Kinerja (ADIK) lembaga pemerintahan, praktek-praktek pengukuran kinerja, dan persyaratan ISO 9001. SIPOC menggambarkan alur proses bisnis kelompok penelitian. Dengan mengetahui alur proses bisnis, maka faktor kritis di setiap tahap dapat diketahui sehingga sasaran mutu dari faktor kritis tersebut dapat ditetapkan untuk mendukung kelancaran tahap selanjutnya. Pertimbangan kedua yaitu Arsitektur dan Informasi Kinerja (ADIK) lembaga pemerintahan yang menjelaskan tentang kriteria serta mekanisme penyusunan informasi kinerja lembaga pemerintahan dalam rangka penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian Negara/ Lembaga (RKA-K/L). Dalam menyusun kerangka sasaran mutu, ADIK dipertimbangkan agar semua komponen kinerja kelompok penelitian tercakup dalam sasaran mutu yang disusun nantinya. Selain itu, pemakaian kerangka kerja ADIK dalam menentukan sasaran mutu akan memudahkan penyusunan informasi kinerja kelompok penelitian yang harus disampaikan kepada pemerintah. Selanjutnya, pertimbangan yang ketiga adalah praktek-praktek pengukuran kinerja yang baik. Hal ini dilakukan sebagai proses benchmarking. Tujuannya, mengetahui elemen-elemen penting dalam mengukur kinerja organisasi. Praktek pengukuran kinerja yang baik diidentifikasi melalui studi literatur. Terakhir, persyaratan ISO 9001 mutlak dipertimbangkan karena merupakan persyaratan utama dalam menerapkan sistem manajemen mutu.
123 Gambar 1 Kerangka pikir penelitian
3.2 Tahapan Penelitian
Tahapan dalam penelitian ini dapat dilihat pada Gambar 2. Tahap pertama adalah analisis terhadap persyaratan ISO 9001. Persyaratan ISO 9001 terkait sasaran mutu terdapat pada klausul 5.4.1. Dalam klausul tersebut disebutkan bahwa sasaran mutu harus dapat diukur dan konsisten terhadap kebijakan mutu. Tahap kedua adalah analisis terhadap SIPOC Kelompok Penelitian. Analisis ini dilakukan untuk memahami alur proses bisnis Kelompok Penelitian. Tahap ketiga adalah analisis arsitektur dan informasi kinerja lembaga pemerintahan. Tahap ini dilakukan untuk memahami arsitektur kinerja lembaga pemerintahan yang digunakan dalam sistem penganggaran berbasis pada kinerja (performance-based budgeting) yang diterapkan oleh pemerintah dalam proses penyusunan RKA-K/L. Tahap keempat adalah analisis terhadap praktek-praktek pengukuran kinerja. Tahap ini dilakukan dengan studi literatur terhadap hasil penelitian terkait pengukuran kinerja untuk mengidentifikasi praktek-praktek pengukuran kinerja organisasi yang baik. Tahap kelima adalah formulasi perspektif sasaran mutu. Tahap ini dilakukan untuk mengidentifikasi elemen-elemen penting terkait peneliti dan kelompok penelitian yang harus diperhatikan. Langkah yang terakhir adalah formulasi sasaran mutu dan indikatornya. Setelah dilakukan penentuan perspektif sasaran mutu, kemudian langkah selanjutnya adalah perumusan kerangka sasaran mutu peneliti dan kelompok penelitian berdasar pada perspektif yang telah ditentukan. Kerangka ini terdiri atas perspektif, sasaran dan indikator sasaran mutu.
3.3 Pengumpulan data penelitian
Penelitian ini merupakan penelitian desk study. Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data sekunder yang terdiri dari rodmap Kelompok Penelitian, pedoman penataan Arsitektur dan Informasi Kinerja (ADIK) dalam RKA-K/L, dan juga literatur-literatur terkait.
Arsitektur dan Informasi Kinerja Lembaga Pemerintahan Persyaratan ISO 9001
KERANGKA SASARAN MUTU (PERSPEKTIF, SASARAN, INDIKATOR)
Identifikasi Praktek-praktek Pengukuran Kinerja Analisis SIPOC Kelompok Penelitian
124 Gambar 2 Tahapan Penelitian
4. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Analisis SIPOC Kelompok Penelitian
Pada tahap ini dilakukan analisis terhadap SIPOC (Supplier, Input, Proses, Output, dan Customer) Kelompok Penelitian. Analisis terhadap SIPOC dilakukan untuk memberikan pemahaman terhadap nature of business organisasi (Sumaedi dan Yarmen, 2014). Diagram SIPOC Kelompok Penelitian dapat dilihat pada gambar 3. Pada gambar tersebut diperlihatkan bahwa supplier Kelompok Penelitian terdiri dari beberapa pihak yaitu pemerintah, penyandang dana penelitian dan juga organisasi dimana kelompok penelitian bernaung. Penyandang dana penelitian dapat berasal dari pemerintah ataupun pihak lain yang berkepentingan melakukan penelitian dengan menggunakan jasa penelitian dari kelompok penelitian terkait. Pada aspek input, input proses kegiatan pada kelompok penelitian terdiri dari beberapa elemen, antara lain sumber daya manusia, anggaran dana penelitian dan juga fasilitas yang mendukung terselenggaranya kegiatan. Pada aspek proses, proses utama yang dilakukan oleh kelompok penelitian adalah kegiatan penelitian terkait bidang ilmu pengetahuan kelompok penelitian. Kegiatan penelitian ini dapat dilakukan secara kelompok (tim) atau secara individu peneliti anggota kelompok penelitian. Pada aspek output, output utama dari kegiatan yang dilakukan oleh kelompok penelitian adalah terciptanya hasil penelitian yang unggul dan sesuai dengan keinginan customer. Customer kelompok penelitian terdiri dari beberapa pihak antara lain komunitas ilmiah, pemerintah, penyandang dana dan organisasi dimana kelompok penelitian bernaung.
Analisis Praktek-praktek pengukuran kinerja
(Studi Literatur)
Formulasi Perspektif Sasaran Mutu
Formulasi Sasaran mutu dan Indikatornya
Analisis SIPOC Kelompok Penelitian
Analisis Arsitektur Kinerja Lembaga Pemerintahan Analisis persyaratan ISO 9001
125 Gambar 3 Analisis SIPOC kelompok penelitian
4.2 Analisis Arsitektur dan Informasi Kinerja Lembaga Pemerintahan
Arsitektur dan Informasi Kinerja (ADIK) lembaga pemerintahan dapat dilihat pada gambar 4. Gambar tersebut menjelaskan hubungan antarkomponen kinerja. “Suatu outcome akan dicapai apabila telah tersedia atau diproduksi output yang diperlukan. Untuk menghasilkan suatu output diperlukan serangkaian aktivitas dimana dalam melaksanakan berbagai aktivitas dimaksud diperlukan berbagai sumber daya (input)” (Kementerian Keuangan, 2014).
Gambar 4 Arsitektur kinerja lembaga pemerintahan (Sumber: Kementerian Keuangan, 2014)
Komponen yang pertama adalah outcome. Outcome merupakan keadaan yang ingin dicapai atau dipertahankan pada penerima manfaat dalam periode waktu tertentu. Penentuan target outcome harus dilihat dalam perspektif eksternal yaitu customer atau target group (Kementerian keuangan, 2014). Kompenen kedua adalah output. Output merupakan produk akhir yang dihasilkan dari serangkaian proses yang diperuntukkan bagi customer atau target group agar outcome dapat terwujud. Kriteria output yang baik adalah output digunakan untuk eksternal yaitu customer atau target group, mencerminkan kepentingan dan prioritas customer atau target group, dan terukur. Komponen ketiga adalah aktivitas/proses. Aktivitas merupakan berbagai proses yang diperlukan untuk menghasilkan output. Komponen keempat adalah input. Input merupakan sumber daya yang dibutuhkan dalam aktivitas atau proses organisasi dalam menghasilkan output. Berdasarkan hal tersebut, perumusan terhadap sasaran mutu peneliti dan Kelompok Penelitian harus sesuai dengan ADIK. Dimulai dengan penetapan sasaran mutu terhadap outcome yang ingin dicapai, kemudian penetapan sasaran mutu terhadap output, kemudian penetapan sasaran mutu terhadap proses/aktivitas dan yang terakhir sasaran mutu terhadap input kegiatan.
Supplier (Pemerintah, Penyandang dana, Organisasi) Input (SDM, Anggaran, Fasilitas) Proses (Penelitian Ilmu Pengetahuan) Output (Hasil penelitian yang sesuai dengan keinginan Customer) Customer (Penyandang dana, komunitas ilmiah, organisasi)
126 4.3 Analisis Praktek-Praktek Pengukuran Kinerja (Studi Literatur)
Analisis terhadap praktek-praktek pengukuran kinerja dilakukan untuk mengidentifikasi elemen-elemen penting digunakan untuk mengukur kinerja organisasi. Analisis ini dilakukan dengan studi literatur terhadap penelitian-penelitian terkait pengukuran kinerja organisasi. Elemen-elemen pengukuran kinerja hasil identifikasi tersebut kemudian akan digunakan dalam pengukuran kinerja Kelompok Penelitian.
Dalam penelitian ini, elemen-elemen pengukuran kinerja diadaptasi dari 4 perspektif balanced scorecard. Perspektif tersebut kemudian digunakan sebagai perspektif pengukuran kinerja Kelompok Penelitian. Pemilihan 4 perspektif balanced scorecard didasari oleh beberapa alasan, diantaranya balanced scorecard merupakan kerangka kerja pengukuran kinerja yang paling banyak digunakan (Tung, 2011, Niven, 2008), perspektif balanced scorecard mencakup aspek finansial dan non finansial (Tung, 2011), dan balanced scorecard telah banyak digunakan dan berhasil meningkatkan kinerja perusahaan (Niven, 2008).
Empat perspektif balanced scorecard tersebut terdiri atas perspektif financial, customer, proses bisnis internal dan pertumbuhan dan pembelajaran. Perspektif yang pertama adalah perspektif financial. Perspektif financial mengidentifikasi bagaimana organisasi dapat dilihat oleh penyandang dana (Kaplan, 2000). Karena organisasi penelitian yang berada di bawah pemerintah bukan merupakan organisasi yang berorientasi pada profit, maka perspektif yang lebih tepat digunakan adalah perspektif value. Perspektif value mengidentifikasi nilai-nilai yang didapatkan dari hasil kegiatan penelitian organisasi penelitian. Perspektif yang kedua adalah perspektif customer. Output penelitian pada umumnya dapat berupa pengetahuan baru, produk, proses dan teknologi atau dalam bentuk solusi terhadap permasalahan tertentu (Jyoti, 2006). Customer organisasi penelitian dapat berasal dari internal (organisasi induk) dan eksternal (masyarakat dan komunitas) (Jyoti, 2006). Perspektif yang ketiga adalah perspektif proses bisnis internal. Proses bisnis internal menggambarkan proses bisnis organisasi yang diterapkan sebagai upaya meningkatkan kepuasan customer dan penyandang dana (Jyoti, 2006). Perspektif yang terakhir adalah perspektif pertumbuhan dan pembelajaran. Dalam organisasi penelitian, perspektif pertumbuhan dan pembelajaran merupakan perspektif yang paling penting (Jyoti, 2006). Pertumbuhan dan pembelajaran mengidentifikasi kompetensi sumber daya dan membandingkannya dengan standar kompetensi yang seharusnya dimiliki oleh sumber daya.
4.4 Formulasi Perspektif Sasaran Mutu
Setelah dilakukan analisis terhadap SIPOC Kelompok Penelitian, analisis terhadap Arsitektur dan Informasi Kinerja Kelompok Penelitian dan Analisis terhadap praktek-praktek pengukuran kinerja, kemudian langkah selanjutnya adalah perumusan perspektif sasaran mutu peneliti dan kelompok penelitian. Gambar 5 menunjukkan perspektif yang harus diperhatikan dalam perumusan sasaran mutu peneliti dan kelompok penelitian.
127 Gambar 5 Perspektif sasaran mutu peneliti dan kelompok penelitian
Perspektif yang pertama adalah perspektif value. Perspektif value digunakan untuk merumuskan sasaran mutu terkait komponen outcome. Perspektif tersebut mengarahkan peneliti dan kelompok penelitian pada kemampuan meningkatkan nilai-nilai yang didapatkan yang mencerminkan outcome dari kegiatan penelitian yang dilakukan. Perspektif yang kedua adalah customer. Perspektif ini digunakan dalam perumusan sasaran mutu terkait komponen output. Perspektif ini mengarahkan peneliti dan kelompok penelitian pada kemampuan meningkatkan output penelitian yang unggul dimata customer dan sesuai dengan kebutuhan customer. Perspektif yang ketiga adalah perspektif proses bisnis internal. Perspektif ini digunakan untuk merumuskan sasaran mutu terkait komponen proses/aktivitas. Perspektif ini mengarahkan peneliti dan kelompok penelitian pada kemampuan meningkatkan efektifitas dan efisiensi proses penelitian. Perspektif yang keempat adalah perspektif pertumbuhan dan pembelajaran. Perspektif ini digunakan dalam perumusan sasaran mutu terkait komponen input. Perspektif ini mengarahkan peneliti dan kelompok penelitian dalam kemampuan meningkatkan kualitas SDM.
4.5 Formulasi Kerangka Sasaran dan Indikator Sasaran Mutu
Berdasakan perspektif yang telah diidentifikasi kemudian dilakukan formulasi sasaran mutu dan indikator pada setiap sasaran. Hasil identifikasi terhadap sasaran mutu dan indikatornya pada peneliti dan kelompok penelitian dapat dilihat pada tabel 1 dan 2.
Tabel 1 Kerangka sasaran mutu kelompok penelitian
Perspektif Sasaran Mutu Indikator Ukuran
Value Peningkatan H Indeks
Kelompok penelitian
H indeks kelompok penelitian Indeks
Customer Peningkatan KTI pada media publikasi ilmiah yang diakui oleh komunitas ilmiah internasional
Persentase KTI yang terbit dalam jurnal internasional terindeks scopus / Jumlah KTI yang dihasilkan
%
Persentase KTI yang terbit dalam jurnal internasional terindeks global / Jumlah KTI yang
% Perspektif pertumbuhan dan pembelajaran (Elemen Input) Perspektif Value (Elemen outcome) Sasaran Mutu Peneliti dan Kelompok Penelitian Perspektif Proses Bisnis internal (Elemen Process) Perspektif Customer Stakeholder (Elemen Output)
128
Perspektif Sasaran Mutu Indikator Ukuran
dihasilkan Pemenuhan terhadap KTI
hasil penelitian yang dijanjikan
Persentase KTI yang dihasilkan/ Jumlah KTI yang dijanjikan
%
Proses Bisnis Internal
Peningkatan kapabilitas proses penelitian
Jumlah KTI yang dihasilkan / Jumlah penelitian
Rasio
Penurunan waktu penerimaan KTI yang disubmit pada jurnal terindeks scopus
Waktu accepted KTI pada jurnal terindeks scopus
Bulan
Peningkatan efektifitas waktu penelitian
Waktu penelitian dari persiapan s/d pengambilan data Bulan Pertumbuhan dan Pembelajaran Peningkatan kompetensi SDM
Rata-rata gap antara standar kompetensi SDM dengan
kompetensi SDM personel Keltian
Level
Peningkatan kemampuan penyerapan anggaran per penelitian
Rata-rata penyerapan anggaran per penelitian
%
Tabel 2 Kerangka Sasaran Mutu Peneliti
Perspektif Sasaran Mutu Indikator Ukuran
Value Peningkatan H Indeks
peneliti
H indeks peneliti Indeks
Customer Peningkatan KTI pada media publikasi ilmiah yang diakui oleh komunitas ilmiah internasional
Persentase KTI yang terbit dalam jurnal internasional terindeks scopus / Jumlah KTI yang dihasilkan
%
Persentase KTI yang terbit dalam jurnal internasional terindeks global / Jumlah KTI yang dihasilkan
%
Pemenuhan terhadap KTI yang dijanjikan sebagai komitmen individu
Persentase KTI yang dihasilkan/ Jumlah KTI yang dijanjikan
%
Proses Bisnis Internal
Penurunan waktu penerimaan KTI yang disubmit pada jurnal terindeks scopus
Waktu accepted KTI pada jurnal terindeks scopus
Bulan
Peningkatan kemampuan penulisan paper
Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan paper
Bulan
Pertumbuhan dan Pembelajaran
Peningkatan kompetensi SDM
Gap antara standar kompetensi SDM dengan kompetensi SDM
129 4.6 Pembahasan
Penelitian ini berusaha mengajukan rumusan kerangka sasaran mutu pada peneliti dan Kelompok Penelitian. Kerangka ini dapat digunakan sebagai acuan bagi peneliti dan Kelompok Penelitian dalam menetapkan sasaran mutu dalam penerapan ISO 9001. Kerangka sasaran mutu ini terdiri dari 4 perspektif yang meliputi perspektif value, customer, proses bisnis internal dan pertumbuhan dan pembelajaran.
Perspektif pertama pada rumusan kerangka sasaran mutu Kelompok Penelitian adalah perspektif value. Perspektif ini digunakan untuk merumuskan sasaran mutu pada komponen outcome kegiatan penelitian. Berdasarkan perspektif ini, sasaran mutu Kelompok Penelitian terdiri dari satu sasaran dan satu indikator. Sasarannya adalah peningkatan h-indeks kelompok penelitian dengan indikator sasarannya adalah h-indeks yang dicapai oleh Kelompok Penelitian. H-indeks merupakan indikator yang digunakan untuk mengevaluasi kinerja peneliti (Altman, 2009). Parameter input dari h-indeks adalah jumlah paper yang dipublikasikan pada jurnal terindeks global dan jumlah sitasi terhadap paper tersebut (Altman, 2009). Seorang peneliti akan mendapatkan h-indeks jika peneliti telah mempublikasikan sebanyak h paper dan pada masing-masing paper telah disitasi oleh paper lain sebanyak h kali (Altman, 2009).
Perspektif yang kedua adalah perspektif customer. Perspektif ini digunakan untuk merumuskan sasaran mutu terkait output penelitian. Dimana berdasarkan analisis terhadap SIPOC Kelompok Penelitian, output yang dihasilkan pada penelitian harus sesuai dengan keinginan customer. Pada perspektif customer, sasaran mutu Kelompok Penelitian terdiri dari 2 sasaran dan 3 indikator sasaran. Sasaran yang pertama adalah peningkatan KTI pada media publikasi ilmiah yang diakui oleh komunitas ilmiah internasional. Pada sasaran ini terdapat 2 indikator. Indikator yang pertama adalah persentase KTI yang terbit dalam jurnal internasional terindeks scopus terhadap jumlah KTI yang dihasilkan. Sedangkan indikator yang kedua adalah prosentase KTI yang terbit dalam jurnal internasional terindeks global dibandingkan dengan jumlah KTI yang dihasilkan. Sasaran yang kedua adalah pemenuhan terhadap KTI hasil penelitian yang dijanjikan. Sasaran ini merupakan komitmen Kelompok Penelitian terhadap pemenuhan terhadap apa yang dijanjikan. Pada proses pengajuan kegiatan penelitian, Kelompok Penelitian memberikan janji kepada organisasi dimana Kelompok Penelitian bernaung terkait output dari kegiatan penelitian yang dilakukan. Janji tersebut terkait dengan jumlah publikasi KTI hasil penelitan. Indikator dari sasaran mutu ini adalah persentase KTI yang dihasilkan terhadap jumlah KTI yang dijanjikan.
Perspektif yang ketiga adalah perspektif proses bisnis internal. Perspektif ini digunakan untuk merumuskan sasaran mutu terkait aktivitas kegiatan penelitian. Pada perspektif ini, sasaran mutu Kelompok Penelitian terdiri dari 3 sasaran mutu dengan masing-masing satu indikator. Sasaran yang pertama adalah peningkatan kapabilitas proses penelitian, dengan indikator sasarannya adalah jumlah KTI yang dihasilkan dibandingkan dengan jumlah penelitian. Sasaran ini mengarahkan Kelompok Penelitian pada kapabilitas untuk meningkatkan produksi KTI yang dihasilkan pada setiap penelitian. Sasaran yang kedua adalah penurunan waktu penerimaan KTI yang disubmit pada jurnal terindeks scopus dengan indikatornya adalah waktu accepted KTI pada jurnal terindeks scopus dari submit sampai dengan dinyatakan diterima. Sasaran ini mengarahkan Kelompok Penelitian untuk meningkatkan kualitas KTI dimana semakin sedikit waktu accepted semakin berkualitas KTI karena semakin sedikit proses revisi yang dilakukan. Sasaran yang ketiga adalah peningkatan Efektifitas waktu penelitian dengan indikatornya adalah waktu penelitian dari persiapan sampai dengan pengambilan data. Semakin sedikit waktu yang digunakan untuk penelitian semakin efektif kegiatan penelitian.
Perspektif yang keempat adalah perspektif pertumbuhan dan pembelajaran. Perspektif ini digunakan untuk merumuskan sasaran mutu terkait input penelitian. Pada perspektif ini sasaran mutu Kelompok Penelitian terdiri dari 2 sasaran dengan masing-masing satu indikator. Sasaran yang pertama adalah peningkatan kompetensi SDM anggota Kelompok Penelitian dengan indikator sasarannya adalah rata-rata gap antara standar kompetensi SDM yang harus
130 dimiliki dengan kompetensi SDM personel Kelompok Penelitian. Sasaran yang kedua adalah Peningkatan kemampuan penyerapan anggaran per penelitian, dengan indikatornya adalah Rata-rata penyerapan anggaran per penelitian.
Pada peneliti, sasaran mutu berdasarkan perspektif value sama seperti sasaran mutu untuk Kelompok Penelitian yaitu peningkatan indeks dengan indikator sasarannya adalah h-indeks yang dicapai oleh setiap peneliti. Capaian h-h-indeks pada setiap peneliti anggota Kelompok Penelitian akan membentuk h-indeks Kelompok Penelitian.
Sasaran mutu peneliti berdasarkan perspektif customer terdiri dari 2 sasaran dengan 3 indikator sasaran. Sasaran yang pertama adalah peningkatan KTI pada media publikasi ilmiah yang diakui oleh komunitas ilmiah internasional dengan indikator sasarannya adalah prosentase KTI yang terbit dalam jurnal internasional terindeks scopus terhadap jumlah KTI yang dihasilkan dan prosentase KTI yang terbit dalam jurnal internasional terindeks global dibandingkan dengan jumlah KTI yang dihasilkan. Sasaran yang kedua adalah pemenuhan terhadap KTI yang dijanjikan sebagai komitmen individu dengan indikatornya adalah persentase KTI yang dihasilkan dibandingkan dengan jumlah KTI yang dijanjikan oleh individu peneliti.
Sasaran mutu peneliti berdasarkan perspektif proses bisnis internal terdiri dari 2 sasaran dengan masing-masing satu indikator sasaran. Sasaran yang pertama adalah penurunan waktu penerimaan KTI yang dikirimkan pada jurnal terindeks scopus dengan indikatornya adalah waktu accepted KTI pada jurnal terindeks scopus dari submit sampai dengan dinyatakan diterima. Sasaran yang kedua adalah peningkatan kemampuan penulisan paper peneliti dengan indikatornya adalah rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan paper.
Sasaran mutu peneliti berdasarkan perspektif pertumbuhan dan pembelajaran terdiri dari satu sasaran dengan satu indikator sasaran, yaitu peningkatan kompetensi SDM dengan indikatornya adalah gap antara standar kompetensi SDM dengan kompetensi SDM.
5. KESIMPULAN
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk merumuskan kerangka sasaran mutu peneliti dan kerangka sasaran mutu Kelompok Penelitian yang dapat digunakan sebagai referensi bagi organisasi penelitian lainnya dalam menentukan sasaran mutu bagi peneliti dan kelompok penelitian dalam proses penerapan ISO 9001. Berdasarkan hal tersebut, penulis telah mengembangkan kerangka sasaran mutu peneliti dan kelompok penelitian. Kerangka sasaran mutu dikembangkan berdasarkan pertimbangan terhadap SIPOC kelompok penelitian, Arsitektur dan Informasi Kinerja (ADIK) lembaga pemerintahan, Balanced Scorecard, dan ISO 9001. Kerangka sasaran mutu peneliti dan kelompok penelitian terdiri dari 4 perspektif yaitu perspektif value, customer, proses bisnis internal dan pertumbuhan dan pembelajaran. Sasaran mutu untuk kelompok penelitian terdiri dari 8 sasaran dan 9 indikator sasaran. Sedangkan untuk peneliti, sasaran mutu terdiri dari 6 sasaran dan 7 indikator sasaran.
6. DAFTAR PUSTAKA
Altmann, J. Abbasi, A. dan Hwang, J., 2009, Evaluating the productivity of researchers and their communities: the RP-index and the CP-index, International Journal of Computer and Applications, Vol. 6 No. 2, Hal. 104-118.
Gavrea, C., Ilies, L., and Stegerean, R., 2011, Determinants of Organizational Performance: The Case of Romania, Management & Marketing Challenges for the Knowledge Society, Vol. 6, No. 2, pp. 285-300.
131 Hoyle, D., 2009, ISO 9000 Quality Systems Handbook, Sixth Edition, Butterworth-Heinemann. ISO, 2005, ISO 9000:2005 Quality Management systems: Fundamentals and Vocabulary,
Genewa
ISO, 2008, ISO 9000 Introduction and Support Package: Guidance on the Concept and Use of the Process Approach for management systems.
Jyoti, Banwet, D.K., and Deshmukh, S. G., 2006, Balanced Scorecard for performance evaluation of R&D organization: A conceptual model, Journal of scientific & industrial reseaarch, Vol. 65, pp. 879-886.
Kaplan, R.S., and Norton, D.P., 1996, Strategic learning & the balanced scorecard, Strategy & Leadership, Vol. 24, pp. 18 - 24
Kemenkeu, 2014, Pedoman Penataan Arsitektur Dan Informasi Kinerja Dalam Rencana Kerja Dan Anggaran Kementerian Negara/Lembaga, Kementerian Keuangan, Jakarta.
Magd, H., Kadasah, N., and Curry, A., 2003, ISO 9000 implementation: a study of manufacturing companies in Saudi Arabia, Managerial Auditing Journal, Vol. 18, pp.313 – 322.
Niven, P.R., 2008, Balanced Scorecard Step by step for government and non profit agencies, second esition, John Wiley & Sons, Inc.
Rusjan, B., and Castka, P., 2010, Understanding iso’s 9001 Benefits and Research through an Operations Strategy Framework, Managing Global Transitions, Vol.8 (1), Hal.97–118. Singh, P. J., Power, D., and Chuong, S. C., 2011, A resource dependence theory perspective of
ISO 9000 in managing organizational environment, Journal of Operations Management, Vol.29, pp.49–64.
Su, H.D., Dhanorkar, S., and Linderman, K., 2015, A competitive advantage from the implementation timing of ISO management standards, Journal of Operations Management , vol.37 pp. 31–44.
Sumaedi, S., dan Yarmen, M., 2014, Pengembangan Kerangka Kerja (Framework) Bagi Penyusunan Sasaran Mutu Puskesmas Dalam Rangka Penerapan ISO 9001, Prosiding of 9th Annual Meeting on Testing and Quality.
Tripathy, S., Sahu, S., and Ray, P. K, 2012, Interpretive structural modelling for critical success factors of R&D performance in Indian manufacturing firms, Journal of Modelling in Management Vol. 8 No. 2, pp. 212-240.
Tung, A., Baird, K., And Schoch, H.P., 2011, Factors influencing the effectiveness of performance measurement systems, International Journal of Operations & Production Management, Vol, 31 No.12, pp. 1287–1310.
Walker, R.H., and Johnson, L.W., 2009, Signaling intrinsic service quality and value via accreditation and certification, Managing Service Quality: An International Journal, Vol. 19, pp. 85 – 105.
