POLITEKNIK SULTAN ABDUL HALIM MU ADZAM SHAH

(1)

POLITEKNIK SULTAN ABDUL HALIM

MU’ADZAM SHAH

KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

MALAYSIA

POLIMAS-PK-PS-14

DISEDIAKAN OLEH

DILULUSKAN OLEH

JAWATAN

Pustakawan

Wakil Pengurusan

TARIKH

26 Mei 2014

28 Mei 2014

SALINAN TERKAWAL NO:

P

(2)

1.0 OBJEKTIF

PERPUSTAKAAN

POLITEKNIK

SULTAN

ABDUL

HALIMMU’ADZAM SHAH JITRA, KEDAH

Menyediakan bahan rujukan dari pelbagai sumber di dalam membantu

Proses Pengajaran Dan Pembelajaran (P&P) kepada pelajar dan kakitangan

Politeknik Sultan Abdul Halim Mu’adzam Shah serta memastikan semua

bahan rujukan yang dipinjam oleh pengguna dipulangkan sebelum setiap cuti

semester.

2.0 SKOP

Manual Prosedur Kerja ini diguna pakai oleh Pengurusan Perpustakaan

POLIMAS dalam melaksanakan fungsi utama dan memberikan perkhidmatan

kepada para pelanggan.

3.0 RUJUKAN

- Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam

- Perintah Am

- Arahan Perbendaharaan

- Akta Perpustakaan Negara Malaysia

- Peraturan Perpustakaan POLIMAS

4.0 DEFINISI

1. PUS

-

Pustakawan

2. PPP

-

Penolong Pegawai Perpustakaan

(3)

5.0 PROSEDUR KERJA

AKTIVITI-AKTIVITI :

5.1 URUSAN PERKHIDMATAN PENGGUNA

5.1.1 Urusan Perkhidmatan Rujukan

5.1.2 Urusan Perkhidmatan Sirkulasi

5.2 URUSAN PENDOKUMENTASIAN

(4)

5.0 PROSEDUR KERJA

5.1:

URUSAN PERKHIDMATAN PENGGUNA

5.1.1: URUSAN PERKHIDMATAN RUJUKAN

Tanggungjawab

Tindakan

PUS

1. Menyediakan bahan perpustakaan dan ruang bacaan

yang mencukupi.

Pem.P

2. Memastikan bahan tersusun dengan rapi.

PUS/PPP

3. Menerima pertanyaan pengguna.

PUS/PPP/Pem.P

4. Mencatatkan pertanyaan / maklumat rujukan.

5. Menyemak maklumat tersebut dari pelbagai sumber.

6. Memberi maklumbalas kepada pengguna.

(5)

CARTA ALIRAN KERJA

PUS Pem.P PUS/PPP PUS/PPP/Pem.P PUS/PPP/Pem.P PUS/PPP/Pem.P PUS/PPP/Pem.P Pem. P

Atas Telefon Rujuk Talian Terus Tidak YA

Sediakan bahan & ruang

Susun bahan rujukan

Terima pertanyaan rujukan

Catatkan pertanyaan/maklumat rujukan

Semak dan dapatkan maklumat dari pelbagai sumber

Memberi maklum balas kepada pengguna

TEPAT?

Simpan Rekod

PROSES KERJA : URUSAN PERKHIDMATAN RUJUKAN

Mula Tamat Buka e-mai/ intranet Terima panggilan Terima pertanyaan

(6)

5.1:

URUSAN PERKHIDMATAN PENGGUNA

5.1.2: URUSAN PERKHIDMATAN SIRKULASI

Tanggungjawab

Tindakan

a) Daftar keahlian (Pelajar)

PUS

1. Dapatkan senarai nama pelajar-pelajar baru

selepas Hari Pendaftaran daripada Jabatan

Hal-Ehwal Pelajar (JHEP).

PUS/PPP/Pem.P

_{2. Daftar pengguna mengikut kategori (Jabatan/}

Kursus).

PUS/PPP/Pem.P

3. Kemaskini dan simpan rekod.

(7)

CARTA ALIRAN KERJA

PROSES KERJA : URUSAN PERKHIDMATAN SIRKULASI (DAFTAR KEAHLIAN)

PUS PUS/PPP/Pem.P PUS/PPP/Pem.P PUS/PPP/Pem.P Mula Tamat

Tentukan kategori keahlian

Daftar pengguna ikut kategori

Simpan rekod

Terima senarai nama pelajar dari JHEP

(8)

5.1:

URUSAN PERKHIDMATAN PENGGUNA

5.1.2: URUSAN PERKHIDMATAN SIRKULASI

Tanggungjawab

Tindakan

b) Pinjaman

PPP / Pem. P

1. Menerima bahan perpustakaan dari pelajar

PPP / Pem. P

2. Menyemak bahan dan entri pelajar.

3. Imbas kad pelajar serta buku untuk dipinjam.

4. Cop tarikh pemulangan bahan di slip tarikh

dipulangkan.

5. Imbas buku di mesin Disentizer.

(9)

CARTA ALIRAN KERJA

Mula Lengkapkan maklumat Ya Tidak Tamat

PROSES KERJA : URUSAN PERKHIDMATAN SIRKULASI (PINJAMAN)

Terima bahan perpustakaan dari pelajar

Semak fizikal bahan

Buat imbasan kad pelajar di PMIS-LIS

Lengkap / Layak?

Cop tarikh pemulangan di slip tarikh dipulangkan.

Imbas buku di mesin Disentizer PPP / Pem. P PPP / Pem. P PPP / Pem. P PPP / Pem. P PPP / Pem. P PPP / Pem. P

Serah bahan kepada pelajar PPP / Pem. P

Semak status bahan (tarikh pinjaman dan pemulangan)

(10)

5.1:

URUSAN PERKHIDMATAN PENGGUNA

5.1.2: URUSAN PERKHIDMATAN SIRKULASI

Tanggungjawab

Tindakan

c) Pemulangan

PPP / Pem. P

1. Terima bahan perpustakaan dari pengguna.

2. Imbas buku untuk proses buku dikembalikan.

3. Semakan data samada pemulangan lewat bahan.

4. Jika lewat atau bahan rosak, pelajar akan

didenda mengikut akta yang diperuntukkan.

5. Keluarkan Notis Denda Lewat Pulang Buku

Perpustakaan, tahan rekod pelajar dan kemaskini

maklumat di Fail Rekod Denda Pelajar.

6. Terima resit bukti bayaran denda dan kemaskini

rekod pelajar yang telah ditahan.

(11)

CARTA ALIRAN KERJA

Mula

Ya

Tidak

Tamat

PROSES KERJA : URUSAN PERKHIDMATAN SIRKULASI (PEMULANGAN)

Terima bahan perpustakaan dari pengguna

Imbas buku dan semak data / pemulangan lewat

Keluarkan Notis Denda Lewat Pulang Buku dan tahan rekod pinjaman pelajar

Terima resit bukti bayaran daripada pelajar dan kemaskini rekod pinjaman pelajar yang ditahan

Kemaskini maklumat di Fail Rekod Denda Pelajar

Imbas buku di mesin Disentizer PPP / Pem. P PPP / Pem. P PPP / Pem. P PPP / Pem. P PPP / Pem. P PPP / Pem. P

(12)

5.1:

URUSAN PERKHIDMATAN PENGGUNA

5.1.2: URUSAN PERKHIDMATAN SIRKULASI

Tanggungjawab

Tindakan

d) Pembaharuan Pinjaman

Pem. P / PAP

1. Terima bahan perpustakaan dari pelajar.

2. Menyemak status peminjaman.

3. Imbas kad pelajar serta buku untuk dipinjam.

4. Memaklumkan kepada pelajar dan cop tarikh

pemulangan baru di slip tarikh dipulangkan.

(13)

CARTA ALIRAN KERJA

Mula Maklumkan kepada pelajar Ya Tidak Tamat

PROSES KERJA : URUSAN PERKHIDMATAN SIRKULASI

(PEMBAHARUAN PINJAMAN)

Terima bahan perpustakaan dari pelajar

Semak peminjam / status pinjaman

LAYAK?

Cop tarikh pemulangan di slip tarikh dipulangkan

Serah bahan kepada pelajar PPP / Pem. P

PPP / Pem. P

PPP / Pem. P PPP / Pem. P

PPP / Pem. P

(14)

5.1:

URUSAN PERKHIDMATAN PENGGUNA

5.1.2: URUSAN PERKHIDMATAN SIRKULASI

Tanggungjawab

Tindakan

e) Mengeluarkan Surat Peringatan

Pem.P

PPP/Pem.P

Pem.P

1. Semak

senarai

pelajar

yang

belum

memulangkan

bahan

sebelum

minggu

peperiksaan.

2. Hantar notis peringatan.

3. Sekiranya masih tidak pulangkan dalam tempoh

yang telah ditetapkan, hantar surat kepada Ketua

Jabatan dan Unit Peperiksaan untuk tindakan

selanjutnya mengikut akta yang diperuntukkan.

(15)

CARTA ALIRAN KERJA

Pem.P Pem.P Pem.P PUS/PPP PUS/PPP PPP/Pem.P

Semak status pinjaman

Senaraikan pinjaman lewat

Hantar surat peringatan

Hantar nama ke Unit Peperiksaan untuk tahan keputusan peperiksaan

Terima bahan

Rekod dan simpan

PROSES KERJA : URUSAN PERKHIDMATAN SIRKULAS (MENGELUARKAN SURAT

PERINGATAN)

Mula

Tamat

Ya

(16)

5.2:

URUSAN PENDOKUMENTASIAN

5.2.1:

URUSAN PENGKATALOGAN & PENGKELASAN

Tanggungjawab

Tindakan

PUS/PPP

1. Menerima bahan yang telah dibuat proses perolehan.

2. Membaca kandungan teks bahan untuk menentukan

tajuk perkara dengan merujuk Library of Congress

Subject Heading.

3. Mendapatkan tajuk perkara dan nombor pengkelasan

yang telah dipilih dengan menggunakan Dewey

Decimal Classification.

Pem.P

4. Input data mengikut MALMARC Fields di Borang Input

Data dan sistem PMIS-LIS.

Pem.P

5. Mencetak barcode dan spine label, kemudian tampal

pada bahan.

(17)

CARTA ALIRAN KERJA

PUS/PPP PUS/PPP PUS/PPP Pem.P Pem.P Pem.P Tidak Ya

Terima bahan yang telah dibuat proses perolehan

Baca teks / bahan untuk tentukan tajuk perkara merujuk dokumen pengkatalogan/ pengkelasan

Beri Tajuk Perkara, nombor kelas dengan menggunakan Dewey Decimal Classification