LEMBAGA PENJAMINAN MUTU UNIVERSITAS MEDAN AREA

(1)

PANDUAN RINGKAS

Pengisian Laporan Monitoring GJM dan GKM

Januari 2021

LEMBAGA PENJAMINAN MUTU UNIVERSITAS MEDAN AREA

(2)

KATA PENGANTAR

Bismillahirrohmanirrohim

Puji syukur kehadhirat Allah SWT Tuhan Yang Maha Kuasa atas nikmat dan kemudahan yang dikaruniakan kepada kita dalam menjalankan berbagai tugas dan aktivitas sehingga dapat menyelesaikan Panduan Ringkas Pengisian Laporan Monitoring GJM dan GKM oleh Lembaga Penjaminan Mutu Universitas Medan Area untuk memudahkan Tim Gugus Jaminan Mutu (GJM) dan Gugus Kendali Mutu (GKM) dalam pengerjaan Laporan Kinerja Program Studi dan Laporan Kinerja GJM dan GKM.

Semoga Pedoman ini dapat membantu dan bermanfaat sehingga Gugus Jaminan Mutu (GJM) untuk tingkat Fakultas dan Gugus Kendali Mutu (GKM) untuk tingkat Program Studi dapat berkerja dengan baik dan berkontribusi dalam peningkatan Mutu dalam lingkungan Universitas Medan Area.

Medan, 26 Januari 2021 Universitas Medan Area Lembaga Penjaminan Mutu,

Tim Penyusun

(3)

DAFTAR ISI

Kata

Pengantar... I

A. Pendahuluan... 1

1. Latar Belakang ... 1

2. Tujuan ... 2

B.

Gugus Jaminan Mutu dan Gugus Kendali Mutu ... 3

1. Fungsi dan tugas GJM dan GKM ... 4

2. Pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi ... 5

2.1. Tautan dokumen isian untuk GJM dan GKM ... 5

a. Laporan format excel ... 5

b. Komentar hasil isian ... 6

2.2. Pengisian LKPS melalui format Excel ... 7

a. Bagian-bagian sheet ... 7

b. Bagian setiap kolom dalam sheet ... 9

2.3. Pengisian LKPS melalui Google Form ... 10

a. Mengisi Laporan Kinerja di Google Form ... 10

(4)

DAFTAR GAMBAR

Gambar.1 Website LPM UMA... 5

Gambar.2 Halaman arsip GJM dan GKM ... 6

Gambar.3 Sheet yang harus diisi. ... 8

Gambar.4 Jumlah kolom yang berbeda-beda. ... 9

Gambar.5 Menu laporan GJM dan GKM ... 10

Gambar.6 Tampilan halaman laporan kinerja GJM dan GKM ... 11

(5)

VISI, MISI, TUJUAN UMA

VISI

Universitas Medan Area mempunyai visi pada tahun 2025 menjadi Universitas

yang unggul bidang akademik, ilmu pengetahuan dan teknologi dalam menghasilkan lulusan yang inovatif, berkepribadian dan mandiri.

MISI

1. Menyelenggarakan layanan pendidikan akademik dengan memberikan pengetahuan, keterampilan dan nilai-nilai kepribadian kepada lulusan.

2. Mengembangkan,menciptakan dan/atau menyebarluaskan ilmu

pengetahuan dan teknologi yang bermanfaat berdasarkan penelitian dan pengkajian.

3. Mengembangkan budaya kewirausahaan dan kemandirian. 4. Melaksanakan kerjasama dan pengabdian kepada masyarakat.

Tujuan

Untuk keterlaksanaan misi,maka ditetapkan tujuan UMA,yaitu:

1. Menghasilkan lulusan yang memiliki kompetensi akademik dan kepribadian yang mampu beradaptasi dan mengantisipasi perkembangan perubahan lingkungan.

2. Menghasilkan temuan ilmiah hasil penelitian dan pengkajian

pengembangan ilmu pengetahuan dan/atau teknologi yang dipublikasikan melalui jurnal nasional dan/atau internasional yang bereputasi.

3. Menghasilkan karya-karya inovatif yang berkawasan kewirausahaan dan kemandirian lulusan.

4. Terjadinya hubungan kerjasama yang harmonis dengan berbagai pihak dalam menerapkan ilmu pengetahuan dan teknologi untuk kemasalahan masyarakat.

(6)

Lembaga Penjaminan Mutu 1

1. Latar Belakang

A. PENDAHULUAN

Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional menyatakan bahwa Sistem Pendidikan Nasional adalah keseluruhan komponen pendidikan yang saling terkait secara terpadu untuk mencapai tujuan pendidikan nasional, yaitu untuk mengembangkan kemampuan serta meningkatkan mutu kehidupan dan martabat manusia Indonesia.

Perguruan tinggi dalam mengelola lembaganya diintroduksikan di dalam Pasal 50 ayat (6) UU Sisdiknas UU No. 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional, pengembangan Budaya Mutu di Perguruan Tinggi menjadi tujuan utama dari implementasi Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi (SPM Dikti).

SPM Dikti tersebut dikokohkan oleh UU No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi (UU Dikti), dengan mengaturnya di dalam satu bab tersendiri, yaitu Bab III UU Dikti. Pasal 53 dalam Bab III UU Dikti tersebut mengatur bahwa SPM Dikti terdiri atas:

a. Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) yang dikembangkan oleh Perguruan Tinggi dan

b. Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME) yang dilakukan melalui akreditasi.

Universitas Medan Area dalam pengelolaan Sistem Penjaminan Mutu Internal, dilaksanakan oleh Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) yang dibantu oleh Gugus Jaminan Mutu (GJM) di tingkat Fakultas dan diperkuat hingga level program studi yaitu Gugus Kendali Mutu (GKM). Dengan manajemen PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian dan Pelaksanaan), unit pelaksana penjaminan mutu dalam lingkungan Fakultas secara berkala

(7)

melakukan evaluasi pelaksanaan standar pendidikan tinggi yang ditetapkan bersama pada tingkat program studi. Hasil evaluasi akan menjadi masukan dalam kegiatan pengendalian standar ditingkat program studi, fakultas maupun tingkat universitas.

2. Tujuan

Untuk tingkat fakultas di lingkungan Universitas Medan Area, Gugus Jaminan Mutu :

1. Mengembangkan penjaminan mutu fakultas sesuai dengan dokumen mutu yang dikembangkan di fakultas

2. Melakukan sosialisasi penjaminan mutu di program studi 3. Memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan penjaminan mutu

4. Melakukan konsultasi dan pendampingan pelaksanaan penjaminan mutu

5. Membahas dan menindak lanjuti laporan penjaminan mutu di tingkat fakultas

6. Membuat evaluasi diri program studi 7. Memperbaiki proses belajar mengajar

8. Mengirimkan hasil evaluasi diri ke fakultas dan senat.

Untuk tingkat program studi di lingkungan Universitas Medan Area, Gugus Kendali Mutu :

1. Membantu dan mengurus program studi dalam kelancaran kegiatan akademik semester

(8)

3. Memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan penelitian dosen dan mahasiswa

4. Memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan pengabdian masyarakat bagi dosen dan mahasiswa

5. Membuat evaluasi diri program studi 6. Memperbaiki proses belajar mengajar

7. Mengirimkan hasil evaluasi diri ke fakultas dan senat.

B. GUGUS JAMINAN MUTU DAN GUGUS KENDALI MUTU 1. Fungsi dan Tugas GJM dan GKM

a. Tugas GJM

Tugas utama GJM adalah bertanggungjawab tentang pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di tingkat Fakultas. Secara detail tugas GJM adalah :

1. Mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) tingkat Fakultas/Pasca Sarjana sesuai dengan dokumen SPMI yang dikembangkan di Universitas, bekerjasama dengan Dekan/Direktur dan unit terkait

2. Melakukan sosialisasi dokumen Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) kepada stakeholders di Fakultas/Pascasarjana

3. Memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di Fakultas/ Pascasarjana

4. Melakukan konsultasi dan pendampingan pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di Fakultas/Pascasarjana

5. Membahas dan menindak lanjuti laporan implementasi dan kendala inplementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di Fakultas/Pascasarjana

(9)

6. Merekomendasikan perbaikan proses Pembelajaran, Penelitian dan PkM 7. Membuat laporan implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI)

di tingkat Fakultas/ Pasca Sarjana melalui form LKPS.

b. Tugas GKM

Tugas utama GKM adalah bertanggungjawab tentang pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di tingkat program studi. Secara detail tugas GKM adalah :

1. Mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) tingkat Program Studi sesuai dengan dokumen SPMI yang dikembangkan di Universitas bekerjasama dengan Ketua Program Studi dan unit terkait 2. Melakukan sosialisasi dokumen Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI)

kepada stakeholders di Program Studi

3. Memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di Program Studi

4. Melakukan konsultasi dan pendampingan pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di Program Studi

5. Membahas dan menindak lanjuti laporan implementasi dan kendala inplementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di Program Studi 6. Merekomendasikan perbaikan proses Pembelajaran, Penelitian dan PkM 7. Membuat laporan implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI)

(10)

2. Pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi

2.1. Tautan dokumen isian untuk GJM dan GKM

a. Laporan format excel

Isi setiap Table pada file Excel Monitoring GJM dan GKM

Untuk mendapatkan file excelnya silahkan Buka website LPM : lpm.uma.ac.id

> Menu AMI > GJM dan GKM > Arsip Gugus Jaminan Mutu dan Gugus Kendali Mutu atau langsung masukkan Url : lpm.uma.ac.id/gjmgkm/

(11)

b. Komentar hasil isian

Download File Excel monitoring GJM dan GKM pada arsip no 7 untuk GJM dan no 8 untuk GKM seperti yang ditunjukkan pada Gambar .2

Panduan pengisian LKPS

GJM

GKM

Gambar 2. halaman arsip GJM dan GKM

*catatan : Pengisian file excel laporan monitoring GJM dan GKM

berdasarkan Laporan Kinerja Program Studi (LKPS) Akreditasi BAN-PT. (untuk melihat panduan pengisian LKPS Akreditasi BAN- PT dapat didownload pada arsip GJM dan GKM no 3

(12)

2.2. Pengisian LKPS melalui format Excel

a. Bagian-bagian sheet

Dokumen LKPS yang diberikan terdiri dari xx sheet Gambar x1) yang harus diisi yaitu

1. Tabel.PS Daftar Program Studi di Unit Pengelola Program Studi (UPPS) 2. Table.1 kerjasama

3. Tabel 2.a Seleksi Mahasiswa baru 4. Tabel 2.b mahasiswa Asing 5. Tabel 3.a.1 Dosen Tetap

6. Tabel 3.a.2 Dosen Pembimbing Utama Tugas Akhir 7. Tabel 3.a.3 EWMP Dosen Tetap

8. Tabel 3.a.4 Dosen Tidak Tetap 9. Tabel 3.a.5 Dosen Industri/Praktisi 10. Tabel 3.b.1 Pengakuan/Rekognisi DTPS 11. Tabel 3.b.2 Penelitian DTPS

12. Tabel 3.b.3 PkM DTPS

13. Tabel 3.b.4 Publikasi Ilmiah DTPS

14. Tabel 3.b.4 Pagelaran/Pameran/Presentasi/Publikasi Ilmiah DTPS 15. Tabel 3.b.5 Karya Ilmiah DTPS yang disitasi

16. Tabel 3.b.6 Produk Jasa DTPS yang Diadopsi oleh Industri/Masyarakat 17. Tabel 3.b.7 Luaran Penelitian/PkM Lainnya oleh DTPS

18. Tabel.4 Penggunaan Dana

19. Tabel 5.a Kurikulum, Capaian Pembelajaran, dan Rencana Pembelajaran 20. Tabel 5.b Integrasi Kegiatan Penelitian/PkM dalam Pembelajaran 21. Tabel 5.c Kepuasan Mahasiswa

22. Tabel 6.a Penelitian DTPS yang melibatkan mahasiswa

(13)

24. Tabel.7 PkM DTPS yang melibatkan mahasiswa 25. Tabel 8.a IPK Lulusan

26. Tabel 8.b.1 Prestasi Akademik

27. Tabel 8.b.2 Prestasi Nonakademik Mahasiswa 28. Tabel 8.c. Masa Studi Lulusan Program Studi 29. Tabel 8.d.1 Waktu Tunggu Lulusan

30. Tabel 8.d.2 Kesesuaian Bidang Kerja Lulusan 31. Tabel 8.e.1 Tempat Kerja Lulusan

32. Tabel 8.e.2 Kepuasan Pengguna 33. Tabel 8.f.1 Publikasi Ilmiah mahasiswa

34. Tabel 8.f.1 Pagelaran/pameran/presentasi/publikasi Ilmiah mahasiswa 35. Tabel 8.f.2 Karya ilmiah mahasiswa yang disitasi

36. Tabel 8.f.3 Produk/jasa yang dihasilkan mahasiswa yang diadopsi oleh industri/masyarakat

37. Tabel 8.f.4 Luaran penelitian/PkM yang dihasilkan mahasiswa Keseluruhan sheet wajib disini, pastikan tidak ada yang terlewat.

Sheet yang harus diisi

(14)

b. Bagian setiap kolom dalam sheet

Jumlah kolom dalam setiap sheet berbeda-beda seperti diperlihatkan dalam Gambar x2. Setiap kolom tidak boleh kosong. Tuliskan bagian yang kosong dengan singkatan dan artinya sebagai berikut :

1. TA : Tidak ada (Ket. aktivitas sudah kadarluarsa/terlewat) 2. ASA : Akan Segera Ada (Ket. aktivitas sudah terjadwal)

3. MDR : Masih Dalam Rencana (Ket. Aktivitas akan direncanakan) 4. TAA : Tidak Akan Ada (Ket. Aktivitas tidak akan bisa dikerjakan)

Bila anda mengisi dengan 4 singkatan diatas, berikan penjelasan dalam Google Form.

Setiap kolom pada setiap sheet harus diisi

(15)

2.3. Pengisian Laporan Kinerja GJM dan GKM melalui Google Form

a.

Isi Laporan Kinerja GJM dan GKM

Dengan cara buka website LPM UMA: lpm.uma.ac.id > Menu AMI > Laporan Monitoring GKM untuk GKM lpm.uma.ac.id > Menu AMI > Laporan Monitoring GJM untuk GJM.

(16)

Gambar 6.tampilan halaman laporan kinerja GJM dan GKM

b.

Upload File excel

Pada laman laporan kinerja GJM dan GKM setelah mengisi semua laporan kinerja GJM.

Upload file excel