45 BAB III
PENGELOLAAN PROYEK
3.1 Project Execution Plan (PEP)
Pelaksanaan Rencana Proyek (PEP) adalah dokumen operasional untuk proyek yang direncanakan. Hal ini dimiliki, dipelihara dan dimanfaatkan oleh Manajer Proyek danTim Proyek untuk mendukung pengiriman output proyek yang telah disepakati. PEP adalah tanggungjawab Manajer Proyek dan merupakan aliran atauj alur dimana memungkinkan pengelolaan dan pengendalian proyek. PEP ini memperluas Rencana Bisnis Proyek yang merupakan rencana yang telah disetujui menggambarkan “apa” yang akan terjadi dalam proyek. Rincian PEP “bagaimana” Tim Proyek akan melaksanakan tugas/kegiatan mereka untuk memastikan bahwa “apa” yang akan terjadi.
Dokumen ini menyediakan anggota Tim Proyek baru, atau Manajer Proyek baru dengan kemampuan untuk memulai selama proyek, dan terus melakukan kegiatan-kegiatan proyek secara konsisten danberkesinambungan. Dokumen harus ditinjau ulang dan diubahuntuk memenuhi kondisi berubahselamamasahidupproyek.
3.1.1 Rencana Proyek Tinjauan dan Asumsi Kritis
Tujuan dari Rencana Proyek adalah untuk menyajikan detail yangdiperlukan untukberhasilmelaksanakan danmengendalikan proyek, memfasilitasi komunikasi antara para pemangku kepentingan proyek,dan dokumen yang disetujui baseline jadwal.Rencana proyek adalah dokumen hidup dan diharapkan untuk berubah seiring waktu sebagai informasi lebih lanjut tentang proyek menjadi tersedia. Setiap perubahan asumsi tersebut dapat mempengaruhi jadwal proyek, proyeksi biaya, ruang lingkup proyek dan/ atau kualitas proyek. Asumsi ini adalah :
a. Tujuan dari proyek ini mendukung visi, misi, dantujuan Menganalisa dan Merancangan Sistem Informasi Pengolahan Data Kegiatan Belajar Mengajar Pada SD Negeri 23Mendobarat.
b. Manajemen dan staf y a n g sesuai dengan spesifikasi untuk semua
46
tanggung jawab manajemen proyek sebagaimana tercantum adalah tanggung jawab ketua tim proyek.
c. Proyek ini meliputi implementasi panjang seperti komponen yang dikembangkan dan diimplementasikan, diikuti oleh kompetensi berkelanjutan dan perbaikan dalam bidang bisnis dan teknologi.
d. Manajemen CV.5658 sebagai pelaksana proyek memberikan peran proyek kunci yang memadai untuk pengembangan dan pelaksanaan proyek ini.
e. Kerangka penyampaian menghindari detail yang berlebihan untuk memastikan kesamaan pemahaman, fleksibilitas, dan adopsi dalam Sistem Belajar Mengajar.
f. Para pelaku proyek dilaksanakan untuk mendukung banyak kelompok yang beragam fungsional, proyek, dan satu kesatuan stakeholders.
3.1.2 Identifikasi Stakeholders
Stakeholders merupakan individu, sekelompok manusia, komunitas, atau masyarakat baik secara keseluruhan maupun secara parsial yang memiliki hubungan serta kepentingan terhadap instansi. Masyarakat dapat dikatakan stakeholder jika memiliki karakteristik yaitu mempunyai kekuasaan, legitimasi, dan kepentingan terhadap perusahaan.
Tabel 3.1 Identifikasi Stakeholder
No. Nama Stakeholders Rincian
1 SD NEGERI 23 MENDOBARAT
1. Kepala Sekolah a) Oktafina, S.Pd 2. Waka. Bid. Kurikulum
a) Rosminar Nazar,S.Pd
3. Waka. Bid. Kesiswaan dan Humas Serta Sarpras
a) Abdul Gani. S.Pd b) Hermawan
2 CV. 5658 1. Project Manajer
a) Mucthar
47
2. Programer a) M.Purnomo 3. System Analist
a) Alhati 4. Designer
a) Qory Rezkia 5. Keuangan
a) Gustina 6. Instruktur
a) Yunita Sari
3.1.2.1 Peran Masing-Masing Stakeholder A. S D NE G ER I 2 3 M e n do b a r at
Tabel 3.2 Peran Stakeholder I
S D N E G ER I 2 3 M end o b a r at (System User)
No. Rincian Nama Stakeholders Peran
1 Kepala Sekolah 1. Kepala Sekolah bertugas memimpin dan mengkoordinasikan penyelenggaraan urusan yang dibutuhkan dalam Menganalisa dan Merancangan Sistem Informasi Sistem Kegiatan Belajar Mengajar.
2. Melakukan pembinaan, evaluasi, pengawasan dan pengendalian di lingkungan yang dipimpinnya.
2 Waka. Bid. Kurikulum 1. Waka. Bid. Kurikulum mempunyai tugas melaksanakan urusan daftar nilai , pembagian mata pelajaran, serta mengolah data-data nilai siswa
2. Melaksanakan tugas yang diberikan oleh
48
kepala sekolah.
3 Waka. Bid. Kesiswaan dan Humas Serta Sarpras
1. Membantu tugas Waka. Bid. Kurikulum dalam mengolah data siswa, kelengkapan sarana dan prasarana yang dibutuhkan dalam sekolah, Membina hubungan dengan siswa dan masyarakat.
2. Melaksanakan tugas yang diberikan oleh Kepala Sekolah dan Waka. Bid.
Kurikulum
B.CV 5658
Tabel 3.3 Peran Stakeholder II CV. 5658 (System Owner)
No. Rincian Nama Stakeholders Peran
1 Project Manajer 1. Memimpin perencanaan, analisa, dan pelaksanaan proyek
2. Melakukan koordinasi mengenai jadwal proyek secara keseluruhan.
3. Memastikan bahwa semua rencanaproyek telah selesai.
4. Memenuhi setiap persyaratan kualitasdan waktu sesuai dengan perencanaanbisnis sebelumnya.
5. Melaksanakan perencanaan dan penjadwalan dalam rangkapencapaian target proyek dengan sukses.
6. Memimpin, memberikan arahan dan dorongan kepada anggota tim proyek.
7. Menjaga hubungan baik dengan stakeholder lainnya.
49
8. Mengembangkan dan menyajikan laporan mengenai proyek kepada klien.
9. Melakukan pemantauan proyek secara terus-menerus.
10. Membuat laporan secara terperinci mengenai kemajuan proyek, jadwal, anggaran, resiko sampai solusi.
11. Melaporkan hasil kinerja mengenai pencapaian proyek.
2 Programmer 1. Membangun atau mengembangkan software atau aplikasi terutama pada tahap construction dengan melakukan coding dengan bahasa pemrograman yang telah ditentukan.
2. Mengimplementasikan requirement dan desain bisnis ke komputer dengan menggunakan algoritma/logika dan bahasa pemrograman.
3. Melakukan testing terhadap softwarebila diperlukan.
3 System Analist 1. Membangun atau mengembangkan software terutama pada tahap requirement, design, dan sebagian dalam tahap construction atau implementation 2. Membuat dokumen requirement
dandesign software berdasarkan prosesbisnis customer/client
3. Membuat proposal proyek dan mempresentasikan hasilnya kepada stakeholder atau client
50
4. Membuat desain database bila aplikasi yang akan dibangun memerlukan database.
5. Membangun atau mengembangkan framework/library untuk digunakan dalam pengembangan software oleh pemrogrammer.
6. Menentukan lingkup sistem, mengumpulkan fakta, menganalisa fakta, dan mengkomunikasikan temuan- temuan tersebut melalui laporan analisis sistem
4 Designer 1. Mendesain User Interface agar menarik dan serasi secara visual dan user friendly.
2. Mendesain image/gambar/animasi yang akan digunakan di tampilan user interface software aplikasi.
3. Membuat desain awal sesuai dengan hasil analisa.
4. Membuat desain yang detail, desain yang detail menggambarkan bagaimana sistem informasi yang diusulkan mampu memberikan kapabilitas yang digambarkan secara umum dalam desain awal
5. Menulis laporan, semua pekerjaan dalam desain awal dan desain yang detail akan dikemas dalam laporan yang terperinci.
5 Keuangan 1. Membuat laporan keuangan atau laporan kas bank proyek dan lainnya.
51
2. Membuat dan melakukan verifikasi bukti-bukti pekerjaan yang akan dibayar oleh owner sebagai pemili kproyek 3. Membuat laporan akuntasi proyekdan
menyelesaikan perpajakan serta retribusi.
4. Mencatat aktiva proyek meliputi inventaris, alat-alat proyek dan sejenisnya
5. Memelihara bukti-bukti kerja sub bagian administrasi proyek serta data-data proyek.
6. Membantu project manager terutama dalam hal keuangan dan sumber daya manusia sehingga kegiatan pelaksanaan proyek dapat berjalan dengan baik.
7. Mengisi data - data kepegawaian, pelaksanaan, asuransi tenaga kerja, menyimpan data-data kepegawaian karyawan dan pembayaran gaji serta karyawan.
6 Instruktur 1. Memberikan pelatihan (mengajar), membekali, dan melaksanakan uji coba sistem yang dibuat.
2. Uji coba penggunaan Aplikasi yangtelah dibuat.
C. Sponsor
Individu atau grup di dalam organisasi yang memberikan fasilitas dan finansial/keuangan, dalam bentuk uang atau dalam bentuk lainnya dalam proyek pengembangan sistem.
52
Tabel 3.4 Identifikasi Sponsor Sponsor
No. Nama Peran
1 Oktafina,S.Pd 1. Menyediakan berbagai sarana pendukung dan dana yang diperlukan untuk Menganalisa dan Merancangan Sistem Informasi Pengolahan Data Kegiatan Belajar mengajar Pada SD Negeri 23 Mendobarat
3.2. Identifikasi Deliverables
Dalam manajemen proyek, hasil kerja (bahasa Inggris: deliverable) adalah objek berwujud atau tak berwujud yang merupakan hasil pelaksaan proyek yang diserah kan pada client, sebagai bagian dari suatu kewajiban atau obligasi.
Istilah yang biasa dikaitkan secara spesifik dengan objek tifini, dapat berupa suatu kata benda, produk, atau artefak yang harus dibuat dan diberikan sebagai bagian kewajiban. Dalam halini deliverables dibagi menjadi 2(dua) jenis yaitu tangible deliverables (aset fisik) dan intangible deliverables (asetnonfisik).
3.2 1 Tangible Deliverables (aset fisik)
a. Asetberwujud (tangibleasset) adalah aset moneter teridentifikasi berupa wujud fisik yaitu segala sesuatu yang bisa dilihat dan dirasa langsung oleh pihak yang berkepentingan. Berikut adalah aset fisik yang merupakan hasil dari proyek sebagai berikut :
53
Tabel 3.5 Tangible Deliverables
No. Uraian
1 Spesifikasi Aplikasi a. Aplikasi Type b. Database Type c. Waranty Interface d. Produk Management e. Katagory Management f. Order Management g. Laporan Bulanan
a. Visual Basic 2008 b. Ms. Acces
c. 1 Tahun
d. Interface menarik e. User interface f. Real time g. Media monitor 2 PC Desktop
a. Platform b. Processor Type c. Max.Memory d. Hard drive Type e. Keyboard Type f. Input Device Type g. Monitor Provided h. Power Supply i. Speaker j. Printer k. Warranty
a. Home Multimedia desktop PC b. Intel Pentium Dual Core processor c. 4 Gb
d. 320 serial SATA e. Usb keyboard f. Scroll Mouse g. Optional h. 1
i. Optional j. 1
k. 1 years
b. Aset takwujud (intangibleasset) dalam manajemen proyek hasil kerja (deliverable) adalah objek tak berwujud yang merupakan hasil pelaksanaan proyek, sebagai bagian dari suatu kewajiban atau obligasi. Aktiva tetap yang secara fisik tidak dapat dilihat bentuknya, akan tetapi memberikan kontribusi nyata bagi perusahaan.
54 1) Pelatihan
Instruktur melakukan pelatihan kepada user atau pengguna di SD Negeri 23 Mendobarat bagaimana cara mengoperasikan aplikasi tersebut.
2) Garansi Pekerjaan
Maksudnya aset berupa tak berwujud berupa garansi pekerjaan/sistem aplikasi sistem informasi pengolahan nilai selama 12 (dua belas) bulan, sejak serah terima aplikasi sistem informasi kegiatan belajar mengajar .
3.3 Penjadwalan Proyek
Pengorganisasian kegiatan proyek adalah suatu pengembangan proyek harus di organisasikan untuk menghasilkan output yang terukur bagimana manajemen dan penentuan progress.
3.3.1 Estimasi Waktu Pelaksanaan
Waktu pelaksanaan proyek sistem informasi Pengolahan Nilai Siswa Pada SD Negeri 23 Mendobarat diperkirakan selesai dalam waktu 69 hari (sekitar 9 minggu) terhitung sejak 12 April 2016 sampai 10 Juli 2016.
Tabel3.6 Estimasi Waktu
KEGIATAN PERKIRAAN DURASI
1. MULAI
a. Penetapan Manajer Proyek b. Kick – off Meeting
c. Menyusun Project Charter
d. Menyusun Rencana Awal Proyek e. Mempersiapkan Personil yang
Dibutuhkan
1 Hari 2 Hari 5 Hari 3 Hari 2 Hari
2. PERENCANAAN
a. Menyusun rencana cakupan 2 Hari
55 b. Menyusun jadwal
c. Menyusun rencana anggaran d. Menyusun rencana mutu e. Menyusun rencana lain-Lain f. Diskusi akhir dengan sponsor g. Persetujuan dan putusan sponsor
2 Hari 2 Hari 1 Hari 2 Hari 2 Hari 2 Hari 3. PELAKSANAAN
a. Survei kebutuhan awal b. Analisis sistem
c. Perancangan sistem d. Pemrograman
e. Penyiapan dokumentasi SI f. Pengadaan perangkat keras g. Pengadaan perangkat lunak h. Konversi sistem
i. Instalasi Perangkat lunak sistem j. Uji sistem dengan pengguna k. Pelatihan atau training
2 Hari 3 Hari 7 hari 5 hari 1 Hari 3 Hari 2 Hari 4 Hari 2 Hari 1 Hari 1 Hari 4. PELAPORAN DAN PENGAWASAN
a. Penyusunan Laporan Akhir b. Presentasi laporan Akhir
4 Hari 1 Hari 5. PENUTUPAN
a. Persiapan dan pengecekan semua serahan b. Penyerahan pekerjaan
c. Pengujian untuk penyerahan d. Administrasi penyerahan
e. Penyelsaian kewajiban ke pemasok f. Penyiapan dokumentasi proyek g. Penyerahan dokumentasi dan aset
proyek
1 Hari 1 Hari 1 Hari 1 Hari 1 Hari 1 Hari 1 Hari
56 3.3.2 Timeline Aktifitas
3.3.2.1 Milestone
Adalah peristiwa penting dalam proyek yang terjadi pada satu titik waktu.
Milestone biasanya menggunakan deliverable sebagai landasan untuk mengidentifikasi segmen kerja utama dan tanggal akhir. Milestone berupa titik pengendalian alami dan penting dalam proyek, harus mudah dikenali oleh semua peserta proyek.
57
Gambar 3.1 Milestone
ID Task Name
1 Rancangan Informasi Pengolahan Data Kegiatan Belajar Mengajar 2 Mulai
3 Penetapan Manager Proyek 4 Kick-Off Meeting 5 Menyusun Project Charter 6 Menyusun Rencana Awal Proyek 7 Mempersiapakan Personil Yang Dibutuhkan 8 Perencanaan
9 Menyusun Rencana Cakupan 10 Menyusun Jadwal 11 Menyusun Rencana Anggaran 12 Menyusun Rencana Mutu 13 Menyusun Rencana Lain-Lain 14 Diskusi Akhir Dengan Sponsor 15 Persetujuan dan Putusan Sponsor 16 Pelaksanaan 17 Survey Kebutuhan Awal 18 Analisis Sistem 19 Perencanaan Sistem 20 Pemograman
21 Penyiapan Dokumentasi Sistem Informasi 22 Pengadaan Perangkat Keras 23 Pengadaan Perangkat Lunak 24 Konversi Sistem 25 Instalasi Perangkat Lunak Sistem 26 Uji Sistem Dengan Pengguna 27 Pelatihan atau Training 28 Pelaporan dan Pengawasan 29 Penyusunan Laporan Akhir 30 Persentasi Laporan Akhir 31 Penutupan
32 Persiapan dan Pengecekan Semua Sarana 33 Penyerahan Pekerjaan 34 Pengujian dan Penyerahan 35 Administrasi Penyerahan 36 Penyerahan Kewajiban Ke Pemasok 37 Penyiapan Dokumentasi Proyek 38 Penyerahan Dokumentasi dan Aset Proyek
26 29 01 04 07 10 13 16 19 22 25 28 01 04 07 10 13 16 19 22 25 28 31 03 06 09 12 15 18 21 24 27 30 03 06 09 12 15 18 21 24 27 30 02 05 08 11 14
April 2016 May 2016 June 2016 July 2016 August 2016
58 3.3.2.2 Struktur Aktifitas
Gambar 3.2Struktur Aktifitas
ID Task Name Duration Start Finish
1 Rancangan Informasi Pengolahan Data Kegiatan Belajar Mengajar 67 days Tue 12/04/16 Sun 10/07/16
2 Mulai 13 days Tue 12/04/16 Thu 28/04/16
3 Penetapan Manager Proyek 1 day Tue 12/04/16 Tue 12/04/16
4 Kick-Off Meeting 2 days Wed 13/04/16 Thu 14/04/16
5 Menyusun Project Charter 5 days Fri 15/04/16 Thu 21/04/16
6 Menyusun Rencana Awal Proyek 3 days Fri 22/04/16 Tue 26/04/16
7 Mempersiapakan Personil Yang Dibutuhkan 2 days Wed 27/04/16 Thu 28/04/16
8 Perencanaan 13 days Fri 29/04/16 Mon 16/05/16
9 Menyusun Rencana Cakupan 2 days Fri 29/04/16 Mon 02/05/16
10 Menyusun Jadwal 2 days Tue 03/05/16 Wed 04/05/16
11 Menyusun Rencana Anggaran 2 days Thu 05/05/16 Fri 06/05/16
12 Menyusun Rencana Mutu 1 day Sat 07/05/16 Sat 07/05/16
13 Menyusun Rencana Lain-Lain 2 days Mon 09/05/16 Tue 10/05/16
14 Diskusi Akhir Dengan Sponsor 2 days Wed 11/05/16 Thu 12/05/16
15 Persetujuan dan Putusan Sponsor 2 days Fri 13/05/16 Mon 16/05/16
16 Pelaksanaan 31 days Mon 16/05/16 Mon 27/06/16
17 Survey Kebutuhan Awal 2 days Mon 16/05/16 Tue 17/05/16
18 Analisis Sistem 3 days Wed 18/05/16 Fri 20/05/16
19 Perencanaan Sistem 7 days Mon 23/05/16 Tue 31/05/16
20 Pemograman 5 days Wed 01/06/16 Tue 07/06/16
21 Penyiapan Dokumentasi Sistem Informasi 1 day Wed 08/06/16 Wed 08/06/16
22 Pengadaan Perangkat Keras 3 days Thu 09/06/16 Mon 13/06/16
23 Pengadaan Perangkat Lunak 2 days Tue 14/06/16 Wed 15/06/16
24 Konversi Sistem 4 days Thu 16/06/16 Tue 21/06/16
25 Instalasi Perangkat Lunak Sistem 2 days Wed 22/06/16 Thu 23/06/16
26 Uji Sistem Dengan Pengguna 1 day Fri 24/06/16 Fri 24/06/16
27 Pelatihan atau Training 1 day Mon 27/06/16 Mon 27/06/16
28 Pelaporan dan Pengawasan 5 days Mon 27/06/16 Fri 01/07/16
29 Penyusunan Laporan Akhir 4 days Mon 27/06/16 Thu 30/06/16
30 Persentasi Laporan Akhir 1 day Fri 01/07/16 Fri 01/07/16
31 Penutupan 7 days Mon 04/07/16 Sun 10/07/16
32 Persiapan dan Pengecekan Semua Sarana 1 day Mon 04/07/16 Mon 04/07/16
33 Penyerahan Pekerjaan 1 day Tue 05/07/16 Tue 05/07/16
34 Pengujian dan Penyerahan 1 day Wed 06/07/16 Wed 06/07/16
35 Administrasi Penyerahan 1 day Thu 07/07/16 Thu 07/07/16
36 Penyerahan Kewajiban Ke Pemasok 1 day Fri 08/07/16 Fri 08/07/16
37 Penyiapan Dokumentasi Proyek 1 day Sat 09/07/16 Sat 09/07/16
38 Penyerahan Dokumentasi dan Aset Proyek 1 day Sun 10/07/16 Sun 10/07/16
59 3.3.2.3 Gantt Chart
Gambar 3.3Gantt Chart
ID Task Name Duration Start Finish
1 Rancangan Informasi Pengolahan Data Kegiatan Belajar Mengajar 67 days Tue 12/04/16 Sun 10/07/16
2 Mulai 13 days Tue 12/04/16 Thu 28/04/16
3 Penetapan Manager Proyek 1 day Tue 12/04/16 Tue 12/04/16
4 Kick-Off Meeting 2 days Wed 13/04/16 Thu 14/04/16
5 Menyusun Project Charter 5 days Fri 15/04/16 Thu 21/04/16 6 Menyusun Rencana Awal Proyek 3 days Fri 22/04/16 Tue 26/04/16 7 Mempersiapakan Personil Yang Dibutuhkan 2 days Wed 27/04/16 Thu 28/04/16
8 Perencanaan 13 days Fri 29/04/16 Mon 16/05/16
9 Menyusun Rencana Cakupan 2 days Fri 29/04/16 Mon 02/05/16
10 Menyusun Jadwal 2 days Tue 03/05/16 Wed 04/05/16
11 Menyusun Rencana Anggaran 2 days Thu 05/05/16 Fri 06/05/16 12 Menyusun Rencana Mutu 1 day Sat 07/05/16 Sat 07/05/16 13 Menyusun Rencana Lain-Lain 2 days Mon 09/05/16 Tue 10/05/16 14 Diskusi Akhir Dengan Sponsor 2 days Wed 11/05/16 Thu 12/05/16 15 Persetujuan dan Putusan Sponsor 2 days Fri 13/05/16 Mon 16/05/16
16 Pelaksanaan 31 days Mon 16/05/16 Mon 27/06/16
17 Survey Kebutuhan Awal 2 days Mon 16/05/16 Tue 17/05/16
18 Analisis Sistem 3 days Wed 18/05/16 Fri 20/05/16
19 Perencanaan Sistem 7 days Mon 23/05/16 Tue 31/05/16
20 Pemograman 5 days Wed 01/06/16 Tue 07/06/16
21 Penyiapan Dokumentasi Sistem Informasi 1 day Wed 08/06/16 Wed 08/06/16 22 Pengadaan Perangkat Keras 3 days Thu 09/06/16 Mon 13/06/16 23 Pengadaan Perangkat Lunak 2 days Tue 14/06/16 Wed 15/06/16
24 Konversi Sistem 4 days Thu 16/06/16 Tue 21/06/16
25 Instalasi Perangkat Lunak Sistem 2 days Wed 22/06/16 Thu 23/06/16 26 Uji Sistem Dengan Pengguna 1 day Fri 24/06/16 Fri 24/06/16 27 Pelatihan atau Training 1 day Mon 27/06/16 Mon 27/06/16 28 Pelaporan dan Pengawasan 5 days Mon 27/06/16 Fri 01/07/16 29 Penyusunan Laporan Akhir 4 days Mon 27/06/16 Thu 30/06/16 30 Persentasi Laporan Akhir 1 day Fri 01/07/16 Fri 01/07/16
31 Penutupan 7 days Mon 04/07/16 Sun 10/07/16
32 Persiapan dan Pengecekan Semua Sarana 1 day Mon 04/07/16 Mon 04/07/16 33 Penyerahan Pekerjaan 1 day Tue 05/07/16 Tue 05/07/16 34 Pengujian dan Penyerahan 1 day Wed 06/07/16 Wed 06/07/16 35 Administrasi Penyerahan 1 day Thu 07/07/16 Thu 07/07/16 36 Penyerahan Kewajiban Ke Pemasok 1 day Fri 08/07/16 Fri 08/07/16 37 Penyiapan Dokumentasi Proyek 1 day Sat 09/07/16 Sat 09/07/16 38 Penyerahan Dokumentasi dan Aset Proyek 1 day Sun 10/07/16 Sun 10/07/16
07 10 13 16 19 22 25 28 01 04 07 10 13 16 19 22 25 28 31 03 06 09 12 15 18 21 24 27 30 03 06 09
April 2016 May 2016 June 2016 July 2016
60 3.3.3 Work Breakdown Structure
Gambar 3.4WBS
3.4 Rencana An ggaran Biaya (RAB)
Tabel 3. 7 Rencana Anggaran Biaya A.BIAYA PERSONIL
No PersonilTimProyek Volume Honor/Kegiatan (RP.)
Jumlah(Rp.) 1 Project Manajer (PM) 1 orang 10.000.000 10.000.000 2 Sistem Analis (SA) 1 orang 4.000.000 4.000.000 3 Programmer (PROG) 2 orang 1.500.000 3.000.000
4 Designer (DSG) 1 orang 2.000.000 2.000.000
5 Instruktur (INT) 2 orang 1.250.000 2.500.000
6 Keuangan (KEU) 1 orang 3.500.000 3.500.000
TOTAL A 25.000.000
RANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA KEGIATAN BELAJAR MENGAJAR PADA SD
NEGERI 23 MENDOBARAT
61 B.BIAYA ATK
No Uraian Volume Harga Satuan (RP) Jumlah (RP.)
1 Kertas HVS 80 gr 7 rim 40.000 280.000
2 Kerta s Buram 5 rim 10.000 50.000
3 Printer 1 set 750.000 750.000
4 Tinta Printer 10 set 50.000 550.000
5 Stationery 2 set 350.000 700.000
6 Atk lainnya - 700.000 700.000
TOTAL B 3.000.000
C.BIAYA PENGADAAN HARDWARE &S OFTWARE
No Uraian Volume HargaSatuan (Rp) Jumlah (RP.)
1 Komputer PC 1 unit 8.500.000 8.500.000
2 Printer 1 Buah 750.000 750.000
3 UPS 1 unit 600.000 600.000
4 Software Visual Basic 1 paket 1.500.000 1.500.000
TOTAL C 11.350.000
3.Biaya Perawatan Software dan Hardware (1Paket) 4.Biaya Transportasi (8 orang*Rp.100.000,-)
5.Biaya Pelatihan/Trainer (1paket) 6. Biaya Jaringan
7.Biaya Lain-lain (1paket) (BiayaMeeting/rapat, Pelaporan dan Dokumentasi )
500.000 800.000 500.000 1.500.000 3.000.000
TOTAL KESELURUHAN 51.300.000
Terbilang: Lima puluh satu juta tiga ratus ribu rupiah 3.5 Tabel RAM ( Responsible Assignment Matrix)
Responsible Assignment Matrix (RAM) merupakan suatu bentuk pemetaan sumber daya kepada aktifitas dalam tiap prosedur. Adapun Tabel RAM yang digunakan dalam skripsi ini adalah Diagram RACI.
62
Tabel 3.8 Responsible Assignment Matrix
Kegiatan Unit Kerja Perorangan WBS
Tim Proyek
Manager Proyek
System Analis
Progra mmer
Desi gner
Keu angan
Instru ktur
Spon sor
Penetapan Manager Proyek C C C C C C
Kick-off meeting R C C C C C
Menyusun Project Charter A I I I
Menyusun Rencana Awal
Proyek A C C C C
Mempersiapkan Personil yg
Dibutuhkan R
Menyusun Rencana Cakupan A C C C C
Menyusun Jadwal R C C C C
Menyusun Rencana Anggaran R C R
Menyusun Rencana Mutu A C C C C
Menyusun Rencana Lain-lain A C C C C
Diskus i Akhir dengan sponsor R C
Persetujuan dan Putusan
Sponsor C R
Survei Kebutuhan Awal A R C C
Analisis Sistem R C C
Perancangan Sistem A R C R
Pemrograman R C
Penyiapan dokumentasi SI R C C
Pengadaan Perangkat Keras A C C I
Pengadaan Perangkat Lunak A C C I
Konversi Sistem R
Instalasi Perangkat lunak R
Uji system dengan pengguna A R C
Pelatihan atau training A R R
Penyusunan Laporan Akhir A R C
Presentasi Laporan Akhir C R C I
Persiapan dan Pengecekan
Semua Serahan R C C C
Penyerahan Dokumen R
63
Pengujian untuk penyerahan A R C
Administrasi Penyerahan A R
Penyelesaian kewajiban ke
KUA A R R
Penyiapan dokumentasi
Proyek A R C C C
Penyerahan dokumentasi dan
aset proyek R C C C
RACI:
Responsible – Pihak yang bertanggung jawab
Approval – Pihak yang mengarahkan jalannya pelaksanaan
Consulted – Pihak yang menja di tempat konsultasi selama pelaksanaan Informed – Pihak menerima informasi selama pelaksanaan
3.5.1 Skema Struktur Project
Gambar 3.5 Skema Struktur Project
64 3.5.2 Analisa Resiko
Resiko proyek adalah peristiwa tidak pasti yang bila terjadia memiliki efek positif atau negatif terhadap tujuan proyek (bisa berupa biaya, waktu, mutu, ruanglingkup). Resiko mungkin memiliki satu atau lebih penyebab, yang bila terjadi memiliki satu atau lebih dampak.
Menurut IRM (2002), ada setidaknya 4 jenis resiko yang selama ini sudah dikenal orang, yakni :
a. Resiko Operasional yakni resiko yang berhubungan dengan operasional organisasi ,antara lain misalnya resiko yang mencakup sistem organisasi, proses kerja, teknologi dan sumber daya manusia.
b. Resiko Finansial yakni resiko yang berdampak pada kinerja keuangan organisasi seperti kejadian resiko akibat dari fluktuasi mata uang, tingkat suku bunga termasuk resiko pemeberian kredit, likuiditas dan kondisi pasar.
c. Hazard Risk yaitu resiko yang terkait dengan kecelakaan fisik seperti kerusakan karena kebakaran, gempa bumi, ancaman fisik dll.
d. Resiko strategi yaitu resiko yang ada hubungan nya dengan strategi perusahaan, politik, ekonomi, hukum. Risiko ini juga terkait dengan reputasi kepemimpinan organisasi dan perubahan selera pelanggan.
Berikut ini adalah analisa resiko yang berhasil di identifikasi dalam proyek ini:
a. Resiko kurangnya teamp royek terutama programmer yang mungkin saja dapat menyebabkan mundurnya penyelesaian proyek.
b. Resiko miss communication antara stake holder terutama system owner dan sistem user
c. Resiko biaya yang membengkak dikarenakan naik nya nilai suatu barang yang digunakan dalam proyek serta hilangnya nilai suatu barang.
d. Resiko berhentinya proyek ditengah jalan karena proyek dikerjakan tidak sesuai standar yang telah ditetapkan oleh system owner dan system user.
65 3.5.3 Meeting Plan
Tabel 3.9Meeting Plan
Jadwal Target Tujuan Frekuensi Method
Inisiasi Pertemuan
Semua Stakeholder
Mengumpulkan informasi untuk rencana proyek
Langkah pertama
sebelum tanggal proyek dimulai
Meeting
Mendistribu sikan rencana inisiasi proyek
Semua Stakeholser
Mendistribusikan rencana untuk mengingatkan para pemangku kepentingan dari lingkup proyek dan untuk dapat memberikan masukan mengenai proyek.
Sebelum rapat bembukaan sebelum tanggal mulai proyek
Dokumen di distribusikan melalui hardcopy atau elektronik.
Project Kick Off
Semua Stakeholder
Mengkomunikasikan rencanadan peran /
tanggung jawab
pemangku kepentingan serta mendorong komunikasi antara para pemangku kepentingan.
Pada atau dekat tanggal mulai proyek
Meeting
Laporan Status Proyek
Semua Stake holder Kantor Proyek
Perbarui informasi pemangku kepentingan mengenai tentang kemajuan proyek.
Jadwal yang teratur
pada umumnya periode
mingguan atau bulanan
direkomendasik
an untuk
Meeting
66
proyek-proyek
besar /
menengah.
Rapat Team Pertemuan individu untuks ub- tim,
timteknis, dan tim Fungsional.
Untuk meninjau rencana rinci (tugas-tugas dan item tindakan).
Mingguan direkomendasik
an untuk
seluruh tim.
Mingguan atau dua - mingguan untuk sub tim yang sesuai
Meeting
Rapat Sponsor
Sponsor dan Project Manager
Perbarui Sponsor pada status dan mendiskusikan isu – isu kritis. Meminta persetujuan untuk perubahan Rencana Proyek.
Direkomendasik
an dua
mingguan atau bulanan dan juga diperlukan ketika isu tidak dapat
diselesaikan atau perubahan perlu dilakukan untuk Rencana Proyek
Meeting
