1
BAB I Pendahuluan BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Kemajuan teknologi membawa dunia menjadi semakin modern.
Perkembangan teknologi yang semakin pesat menuntut suatu instansi pemerintah maupun instansi swasta untuk memperoleh informasi yang lebih cepat, efisien dan efektif. Untuk mewujudkan informasi yang demikian diperlukan sebuah sistem yang dapat menangani berbagai pengelolaan data dengan menggunakan teknologi informasi.
Aplikasi dibangun untuk mempermudah dalam pengelolaan dan penyimpanan data maka dapat menghasilkan suatu informasi yang tepat dan akurat. Adanya aplikasi yang tepat dan akurat dapat mengurangi terjadinya kesalahan yang tidak diinginkan sehingga dapat meningkatkan kinerja yang lebih efisien dan kecepatan operasional instansi. Secara umum, sebagian besar perusahaan/instansi tentunya telah memiliki sistem yang digunakan sebagai penunjang operasionalnya, dimana sistem tersebut terdiri dari sekumpulan komponen yang saling berinteraksi, bekerja sama dalam membentuk integrasi secara keseluruhan untuk mencapai target tertentu.
Aset merupakan modal penting dalam menunjang kinerja. Aset perlu diidentifikasi, dikelola, dan dirawat dengan baik, sehingga dapat digunakan dengan efektif dan efesien. Aset juga mendukung kegiatan operasional suatu instansi setiap harinya, tidak adanya informasi yang tepat untuk mengelola aset dapat menghambat kegiatan operasional. Kebutuhan informasi mengenai data dan informasi suatu aset sangatlah penting guna untuk memperbaiki kinerja di dalam sebuah instansi. Oleh karena itu, pada masa sekarang sudah sangat dibutuhkan sebuah sistem pengelolaan aset yang bisa digunakan secara efektif menunjang operasional bisnis yang berjalan.
Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Provinsi Sumatera Selatan merupakan lembaga unsur OPD (Organisasi Perangkat Daerah) Pemerintah
BAB I Pendahuluan Provinsi Sumatera Selatan. Dibentuknya Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Sumatera Selatan berdasarkan Peraturan Gubernur tentang susunan organisasi, tugas dan fungsi serta tata kerja Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Sumatera Selatan.
Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Provinsi Sumatera Selatan yang terletak di Jalan Aerobik No. 3, Lorok Pakjo, Kecamatan Ilir Barat I, Kota Palembang, Sumatera Selatan, merupakan salah satu dinas di tingkat provinsi yang ada di daerah Sumatera Selatan yang dipimpin oleh seorang Kepala Dinas Pemuda dan Olahraga yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Gubernur Provinsi Sumatera Selatan. Pada saat ini terdapat 5 (lima) bidang kerja pada dinas ini yaitu, bidang Sekretariat (Kepegawaian), bidang Pemberdayaan Kepemudaan, bidang Pengembangan Pemuda, bidang Pembudayaan Olahraga, dan bidang Peningkatan Prestasi Olahraga.
Sebagai organisasi perangkat daerah yang diberi amanat dan tugas serta tanggung jawab dalam menangani pembangunan di bidang kepemudaan dan keolahragaan, Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Sumatera Selatan memiliki banyak aset untuk tetap menunjang proses kegiatan dinas. Aset tetap yang dimiliki Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Sumatera Selatan diantaranya: Mesin Proses Apung, Micro Bus, Mini Bus, Pick Up, Sepeda Motor, Gerobak Dorong, Kapal Motor, Mesin Bor, Mesin Kompresor, Mesin Las Listrik, Mesin Gerinda Tangan, Mesin Gerinda tangan Listrik, Mesin Gergaji Besi, Gergaji Chain Saw, Grating Generator Unit, Jam Ukur ( Meet Lock ), Penyemprot Mesin (Power Sprayer), Oven, Lemari Penyimpan, Mesin Ketik Manual, Filing Cabinet Besi, Lemari Kaca, CCTV - Camera Control Television System, dan lain-lain. Aset tetap tersebut harus dikelola dengan baik agar dapat menunjang proses kegiatan dinas dan memberikan manfaat serta keuntungan maksimal terhadap dinas.
Pengelolaan aset Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Sumatera Selatan diantaranya adalah proses pemeliharaan, pengadaan, pengalihan, disaktivasi aset, dan perhitungan penyusutan aset. Proses pemeliharaan Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Sumatera Selatan adalah pemeliharaan terhadap aset produktif
BAB I Pendahuluan seperti kendaraan dan mesin. Proses pengadaan merupakan proses mengadakan atau membeli aset baru. Proses pengalihan merupakan proses pemindahan aset kepada pihak lain, sedangkan disaktivasi aset adalah menonaktifkan aset-aset yang sudah tidak produktif dan/atau sudah tidak digunakan.
Masalah yang dialami Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Sumatera Selatan yaitu pada bidang Sekretariat (Kepegawaian) dalam pengelolaan aset adalah proses pengelolaannya dilakukan secara manual. Proses yang sedang berjalan saat ini yaitu pegawai bagian perencanaan melakukan pendataan aset yang ada atau masuk menggunakan perangkat lunak Microsoft Office Excel dan diarsipkan. Pegawai yang akan melakukan peminjaman untuk pemakaian aset harus meminta izin kepada sekretaris dinas dengan mengajukan surat izin peminjaman aset yang diajukan ke bagian tata usaha (TU). Kemudian, di bagian tata usaha (TU), surat izin peminjaman aset didisposisikan ke sekretaris dinas.
Apabila sekretaris dinas memberikan izin, maka surat izin peminjaman aset tersebut akan ditandatangani dan dilaporkan ke kepala dinas. Kepala dinas menerima laporan surat izin peminjaman aset tersebut. Selanjutnya, berita acara serah terima peminjaman dan aset akan diberikan kepada pegawai.
Sedangkan pemeliharaan aset dilakukan apabila ada kerusakan atau ada permasalahan terhadap aset tersebut, tidak terjadwal secara berkala sehingga masa pakai lebih pendek dari masa normalnya. Akibatnya, perusahaan harus melakukan pengadaan kembali atau mengganti komponen yang rusak sehingga perlu mengeluarkan biaya tembahan untuk aset tersebut. Selain itu, sulit untuk menentukan kapan suatu aset itu perlu diganti atau diservis. Permasalahan lain yang dihadapi yaitu pencatatan aset yang tidak terkontrol, penonaktifan aset, lambatnya pencarian data aset serta pelaporan aset yang seringkali tidak tepat.
Berdasarkan permasalahan-permasalahn tersebut, maka Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Sumatera Selatan membutuhkan sebuah aplikasi yang mampu mengelola aset-aset yang dimiliki Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Sumatera Selatan, menjadwalkan secara berkala perawatannya, penghapusan aset dapat tercatat dengan baik, menampilkan nilai penyusutan aset secara otomatis serta
BAB I Pendahuluan pelaporan aset yang cepat, tepat, dan akurat. Maka dari itu penulis ingin memberikan sebuah solusi alternatif untuk membantu bidang Sekretariat (Kepegawaian) di Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Sumatera Selatan dalam mengelola dan memelihara data aset. Penulis bermaksud untuk membangun aplikasi yang akan dijadikan laporan akhir dengan judul “Aplikasi Pengelolaan Data Aset Berbasis Website Pada Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Sumatera Selatan”.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian yang telah dijelaskan, maka terdapat beberapa kendala yang masih terjadi di Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Sumatera Selatan, yaitu.
1. Pengelolaan informasi mengenai data aset yang ada belum terintegrasi satu sama lain, sehingga pegawai hanya dapat melakukan input data aset ke dalam sistem yang ada.
2. Belum tersedianya aplikasi yang digunakan oleh pihak dinas untuk mempermudah dan mempercepat dalam proses Pengelolaan dan Pemeliharaan Data Aset.
Berdasarkan latar belakang di atas maka permasalahan yang dibahas pada laporan akhir ini yaitu “Bagaimana cara membangun Aplikasi Pengelolaan Data Aset Berbasis Website Pada Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Sumatera Selatan?”.
1.3 Batasan Masalah
Agar penulisan laporan akhir ini tidak menyimpang dan mengembang dari tujuan yang semula direncanakan, sehingga mempermudah mendapatkan data- data dan informasi yang diperlukan. Maka penulis menerapkan batasan-batasan sebagai berikut.
1. Ruang lingkup proses dalam aplikasi ini terdiri dari mengelola dan memelihara data aset.
2. Output dalam laporan ini berupa laporan pengelolaan data aset.
BAB I Pendahuluan 3. Aplikasi ini hanya dapat diakses oleh admin, kepala dinas, sekretaris dinas, dan
pegawai.
4. Perancangan sistem dengan menggunakan Unified Modeling Language (UML).
5. Aplikasi berbasis web ini dibuat dengan menggunakan metode pengembangan sistem OOP (Object Oriented Programming).
6. Tools yang digunakan untuk membangun aplikasi ini adalah Laragon (App Server), Visual Studio Code, bahasa pemograman yang digunakan adalah PHP dan framework CodeIgniter dan database MySQL.
1.4 Tujuan dan Manfaat 1.4.1 Tujuan
Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam melakukan penelitian ini adalah sebagai berikut.
1. Membangun aplikasi pengelolaan data aset berbasis website pada Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Sumatera Selatan.
2. Mengimplementasikan ilmu pengetahuan yang didapat selama berkuliah di jurusan Manajemen Informatika sesuai dengan kurikulum.
3. Untuk memenuhi salah satu syarat mata kuliah guna menyelesaikan pendidikan Diploma III Jurusan Manajemen Informatika Politeknik Negeri Sriwijaya.
1.4.2 Manfaat
Adapun manfaat yang didapat dalam melakukan penelitian ini adalah sebagai berikut.
1. Memberikan kemudahan kepada Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Sumatera Selatan khususnya pegawai bagian perencanaan dalam mengelola data aset yang ada atau masuk, serta kepada pegawai di dinas tersebut dalam melakukan proses peminjaman aset dengan menggunakan aplikasi pengelolaan data aset berbasis website.
BAB I Pendahuluan 2. Menerapkan ilmu pemrograman yang diperoleh selama pendidikan di Manajemen Informatika Politeknik Negeri Sriwijaya serta dapat meningkatkan kemampuan dalam menggunakan Database MySQL.
3. Memberikan referensi atau pedoman bagi mahasiswa semester akhir dalam proses penulisan laporan akhir selanjutnya.
1.5 Metodologi Pelaksanaan 1.5.1 Lokasi dan Waktu Penelitian
Lokasi penelitian yang dilakukan oleh penulis dilaksanakan di Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Sumatera Selatan yang beralamatkan di Jalan Aerobik No. 3, Lorok Pakjo, Kecamatan Ilir Barat I, Kota Palembang, Sumatera Selatan. Kegiatan pengambilan data telah berlangsung selama 2 minggu yang dilaksanakan pada tanggal 30 Mei 2022 s/d 10 Juni 2022.
1.5.2 Metode Pengumpulan Data
Penulisan laporan akhir di Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Sumatera Selatan ini dilaksanakan dengan berbagai metode, yaitu.
1. Interview (Wawancara)
Penulis mengadakan interview dengan pegawai Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Sumatera Selatan yang terlibat terhadap apa yang dilakukan, dihasilkan dan didistribusikan yang maupun hal-hal yang penulis ingin ketahui dari sistem kerja disana.
2. Observasi (Pengamatan)
Untuk mencari kelengkapan data mengenai penyusunan laporan akhir ini.
Penulis mengamati langsung terhadap alur proses yang sedang berjalan di Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Sumatera Selatan untuk memperoleh informasi yang nantinya akan diolah mengenai aplikasi.
3. Studi Pustaka
Berbagai macam dokumentasi dokumen telah penulis cermati. Dari mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan dengan menggunakan literal-literal kepustakaan meliputi laporan akhir dari alumni-alumni,
BAB I Pendahuluan meminjam buku, browsing di internet yang berkaitan dengan penelitian.
4. Studi Dokumentasi
Penulis melakukan pengumpulan data-data yang sedang diteliti. Data atau dokumen-dokumen yang diperlukan dalam penelitian ini penulis dapatkan dari Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Sumatera Selatan. Seperti data yang berhubungan dengan sejarah, kegiatan, struktur organisasi dan lainnya. Penulis telah memperoleh data dari berbagai sumber, diantaranya sebagai berikut.
1) Data resmi mengenai perusahaan/instansi yang menjadi lokasi penelitian.
2) Data-data dari website resmi Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Sumatera Selatan.
3) Referensi dari buku, Laporan Akhir dan Laporan Kerja Praktek Alumni Jurusan Manajemen Informatika Politeknik Negeri Sriwijaya.
1.6 Sistematika Penulisan
Pada penyusunan laporan akhir ini terbagi menjadi lima bab. Secara garis besar sistematika penulisannya sebagai berikut.
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini penulis menguraikan secara garis besar mengenai Laporan Akhir ini seperti latar belakang, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, metodelogi penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Pada bab ini penulis menjelaskan secara singkat mengenai teori umum, teori khusus dan teori program. Teori umum menjelaskan tentang teori yang berkaitan dengan judul dan istilah – istilah yang digunakan dalam membangun aplikasi tersebut. Teori khusus yaitu yang berkaitan dengan sistem yang dipakai dan sistem yang akan dibuat, teori program yang berkaitan dengan sistem program yang akan dibuat.
BAB I Pendahuluan BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Pada bab ini menguraikan gambaran umum dari Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Sumatera Selatan seperti Sejarah, Visi dan Misi Instansi, Struktur Organisasi dan hal lainnya yang berkaitan Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Sumatera Selatan.
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
Pada bab ini berisi pembahasan dari masalah yang ada melalui Aplikasi Pengelolaan Data Aset yang meliputi penentuan alat dan bahan yang di pakai dalam penulisan, pendefinisian masalah, studi kelayakan, rancangan, desain sistem yang dibuat serta output dari sistem informasi tersebut.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Pada bab ini berisi kesimpulan yang ditarik dari hasil keseluruhan sistem informasi yang telah dibangun, serta memberikan saran untuk membantu dalam pengembangan sistem informasi yang telah dibangun untuk kedepannya.
