6 BAB II
KAJIAN PUSTAKA
A. Tinjauan Penelitian Terdahulu
Sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas merupakan salah satu aktivitas formal, dibutuhkan oleh perusahaan khususnya perusahaan dagang untuk mengambil keputusan dalam pengembangan perusahaan tersebut. Seperti penelitian yang di lakukan oleh Voets (2016) yang meneliti tentang Analisis Sistem Informasi Akuntansi Siklus Penjualan Dan Penerimaan Kas Untuk Meningkatkan Pengendalian Intern Pada PT.Sumber Alfaria Trijaya, Tbk. Metode analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif.
Hasil dari penelitian, dapat ditarik kesimpulan bahwa PT. Sumber Alfaria Trijaya, Tbk (Alfamart) Cabang Manado telah menerapkan sistem informasi akuntansi yang terkomputerisasi yang langsung terhubung dengan kantor pusat sehingga pelaksanaan kegiatan perusahaan terkontrol dengan baik meskipun terdapat kelemahan dalam pengendalian intern pengiriman uang ke kas kantor pusat dan dokumen yang diotorisasi oleh bagian yang tidak sesuai dengan fungsi dan tugasnya.
Kabuhung (2013) mengenai Sistem akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas untuk perencanaan dan pengendalian keuangan pada organisasi nirlaba keagamaan. tujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisis efektivitas penerapan sistem informasi akuntansi penerimaan
dan pengeluaran kas dalam rangka perencanaan dan pengendalian keuangan pada jemaat GMIM Nafiri malalayang satu. Penelitian ini menggunakan metode Analisis deskriptif. Hasil penelitian menunjukkan sistem informasi akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas untuk perencanaan dan pengendalian keuangan pada jemaat GMIM Nafiri malalayang satu telah memadai karena sesuai dan unsur-unsur pokok suatu suatu sistem informasi akuntansi.
Esteria (2016) meneliti tentang Analisis Sistem Akuntansi Penerimaan Dan Pengeluaran Kas Pada PT. Hasjrat Abadi Manado. Hasilnya menunjukkan Sistem akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas pada PT. Hasjrat Abadi Manado dilaksanakan secara sistematis semua proses penerimaan kas dan pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari pihak yang berwenang. Terdapat pemisahaan fungsi keuangan, akuntansi dan kas sehingga keamanannya dapat terjamin. Hal tersebut sesuai teori dan terlaksanakan dengan baik pada PT. Hasjrat Abadi Manado. Sistem penerimaan dan pengeluaran kas didukung dengan sistem pengendalian intern yang sangat baik. Perusahaan telah menggunakan sistem komputer untuk mencatat semua transaksi. Semua data telah otomatis tersedia dalam sistem hal ini sangat efektif dan efisien bagi perusahaan.
Krisnawati (2013) Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Dan Penerimaan Kas (Studi Pada Penjualan Speedy PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk Kandatel Malang). Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas serta mengetahui
sistem pengendalian intern yang diterapkan pada sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas di PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk Kandatel Malang. Jenis penelitian yang digunakan adalah jenis penelitian deskriptif dengan pendekatan studi kasus yang menggambarkan dan menjelaskan suatu masalah secara sistematis dan faktual sehingga dengan mengumpulkan informasi yang berkaitan dengan objek yang di teliti.
Penelitian dimaksudkan untuk mendeskripsikan sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas dan sistem pengendalian intern yang diterapkan di PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk Kandatel Malang. Berdasarkan hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas telah mencerminkan adanya sistem pengendalian intern yang baik, meskipun masih terdapat beberapa kelemahan, yaitu dokumen yang digunakan masih ada yang menggunakan sistem manual.Saran yang dapat diberikan peneliti adalah dokumen yang digunakan sebaiknya menggunakan sistem online agar lebih praktis dan efisien.
Rawung (2016) menganalisis sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas studi pada PT. Surya Wenang Indah Manado. Persaingan yang semakin kompetitif dalam menghadapi era globalisasi menuntut manajemen untuk mengolah sumber daya perusahaan secara efektif dan efisien, karena itu kebijakan yang ditempuh harus benar-benar menguntungkan perusahaan. PT. Surya Wenang Indah Manado yang menjadi objek penelitian ini merupakan perusahaan swasta yang bergerak dalam bidang distribusi produk makanan dan minuman, juga termasuk jenis
perusahaan yang mempunyai tingkat kompetitif yang tinggi. Tujuan Penelitian ini untuk mengetahui efektivitas sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas. Metode analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif.
Hasil penelitian menunjukan bahwa perusahaan menerapkan sistem complete pre billing yaitu prosedur penjualan yang pembuatan fakturnya dibuat bersamaan dengan surat perintah pengiriman barang. Dengan demikian pelaksanaan sistem dan prosedur penjualan dan penerimaan kas telah memadai. Namun seringkali dalam sistem akuntansi terjadi perangkapan tugas, yang akhirnya tidak efesien dalam prosedur sehingga bisa menyebabkan terjadinya kecurangan. Perusahaan dalam melaksanakan sistem akuntansi telah menerapkan struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, serta praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas sudah memadai.
B. Tinjauan Pustaka
1. Sistem Informasi Akuntansi a. Pengertian
Menurut Mulyadi (2016), Sistem akuntansi adalah organisasi,formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.
b. Unsur-Unsur Sistem Informasi Akuntansi
Suatu sistem akuntansi mempunyai unsur-unsur pokok, menurut Mulyadi (2016) unsur suatu sistem akuntansi adalah :
1) Formulir
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi-transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam di atas secarik kertas. Formulir sering pula disebut dengan istilah media, karena formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan.
Contoh formulir adalah faktur penjualan, bukti kas keluar/masuk, dan cek. Dalam sistem akuntansi secara manual,media yang digunakan untuk merekam pertama kali data transaksi keuangan adalah formulir yang dibuat dari kertas. Dalam sistem akuntansi dengan komputer digunakan berbagai macam media untuk memasukkan data ke dalam sistem pengolahan data seperti papan ketik, voice, dan touch sensors.
2) Jurnal
Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Sumber informasi pencatatan dalam jurnal adalah formulir. Dalam jurnal ini, data keuangan untuk
pertama kalinya diklasifikasikan menurut penggolongan yang sesuai dengan informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Contoh jurnal adalah jurnal penerimaan kas, jurnal pembelian, jurnal penjualan, dan jurnal umum.
3) Buku Besar
Buku besar terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Rekening buku besar ini dapat dipandang sebagai sumber informasi keuangan untuk penyajian laporan keuangan.
4) Buku Pembantu
Buku pembantu terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. Buku pembantu merupakan catatan akuntansi akhir, yang berarti tidak ada catatan akuntansi lain lagi sesudah data akuntansi diringkas dan digolongkan dalam rekening buku pembantu. Buku pembantu disebut juga sebagai catatan akuntansi akhir karena setelah data akuntansi keuangan dicatat dalam buku-buku tersebut, proses akuntansi selanjutnya adalah penyajian laporan keuangan, bukan pencatatan lagi ke dalam catatan akuntansi.
5) Laporan
Laporan keuangan dapat berupa neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan laba yang ditahan, laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar, daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya. Laporan ini berisi informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi. Laporan dapat berbentuk hasil cetak komputer dan tayangan pada layar monitor komputer
2. Tujuan Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi yang baik dapat tercipta dari adanya kerjasama antara manusia dengan sumber daya lainnya di dalam suatu perusahaan untuk mewujudkan tujuan perusahaan. Menurut Mardi (2016), tujuan umum pengembangan sistem akuntansi adalah sebagai berikut:
a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru. b. Untuk meningkatkan informasi yang dihasilkan oleh sistem yang
sudah ada, baik mengenai mutu, ketetapan penyajian, maupun struktur informasinya.
c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekkan internal, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan informasi akuntansi, dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.
d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.
Uraian dan tujuan sistem akuntansi diatas dapat menyimpulkan bahwa sistem akuntansi merupakan faktor utama pendorong agar manajemen perusahaan dapat menghasilkan informasi akuntansi yang terstruktur.
3. Komponen – Komponen Sistem Infomasi Akuntansi
Komponen-komponen sistem informasi akuntansi menurut Steinbart (2014) adalah sebagai berikut:
a. Orang yang menggunakan dan mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan berbagai fungsi.
b. Prosedur dan instruksi yang digunakan untuk mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data.
c. Data mengenai organisasi dan aktivitas bisnisnya. d. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengolah data.
e. Infrasrutuktur teknologi informasi, meliputi komputer, perangkat peripheral, dan perangkat jaringan komunikasi yang digunakan dalam SIA.
f. Pengendalian internal dan pengukuran keamanan yang menyimpan data SIA.
Komponen-komponen sistem informasi akuntansi menurut Steinbart (2014) terdiri atas beberapa unsur penting, yaitu: pelaku (orang) yang bertindak sebagai operator sistem atau orang yang mengendalikan dan melaksanakan berbagai fungsi. Prosedur, baik manual maupun terotomatisasi, yang dalam kegiatan mengumpulkan, memproses, dan
menyimpan data tentang aktivitas bisnis perusahaan. Keberadaan perangkat komputer, alat pendukung dan peralatan untuk komunikasi jaringan merupakan infrastruktur teknologi informasi.
Adanya unsur-unsur diatas, memungkinkan SIA melaksanakan tugas utama dalam proses bisnis perusahaan, yaitu:
a. Melaksanakan pengarsipan data terkait dengan aktivitas operasional organisasi, sumber daya yang terkait dengan aktivitas tersebut baik pimpinan maupun para pelaksana tugas serta pihak luar yang memiliki kepentingan terhadap pelaporan yang dihasilkan oleh organisasi bisnis tersebut.
b. Data yang diubah menjadi informasi merupakan tugas pokok SIA yang digunakan oleh pihak manajemen membuat keputusan dalam kegiatan perencanaan, implementasi dan pengendalian tugas-tugas harian perusahaan; dan
c. Tersedia instrument pengendalian yang handal untuk menjaga harta kekayaan perusahaan, misalnya data yang memiliki nilai komersil organisasi, oleh karena itu, data tersebut harus tersedia lengkap dan terjaga kerahasiaannya serta dapat terandalkan serta relevan dengan kebutuhan.
4. Karakteristik Kualitatif Informasi
Menurut Kartikahadi (2018) karakteristik kualitatif informasi dalam bentuk laporan keuangan adalah memiliki karakteristik tertentu agar dapat
memberikan informasi yang berguna bagi para pemakai. Terdapat empat karakteristik kualitatif pokok informasi, yaitu:
a. Dapat Dipahami (Understandability)
Suatu informasi baru bermanfaat bagi penerima bila dapat dipahami. Untuk dapat memahami dengan baik suatu laporan keuangan, pemakaidiasumsikan memiliki pengetahuan yang memadai tentang aktivitasekonomi dan bisnis serta asumsi dan konsep yang mendasari penyusunan laporan keuangan.
b. Relevan (Relevance)
Agar informasi bermanfaat haruslah relevan bagi penerima atau pengguna dalam pengambil suatu keputusan, informasi memiliki kualitas relevan atau dapat memengaruhi keputusan ekonomi pemakai dengan membantu mereka mengevaluasi peristiwa masa lalu, masa kini, atau masa depan. Apakah suatu informasi dianggap relevan untuk dilaporkan atau tidak akan dipengaruhi oleh hakikat dan materialitas. c. Materialitas (Materiality)
Materialitas merupakan tolok ukur apakah suatu informasi dianggap relevan. Suatu informasi dianggap material atau signifikan, bila suatu kesalahn, salah saji, atau kelalaian mencantumkan informasi tersebut dapat memengaruhi keputusan ekonomi pengguna informasi tersebut atau dengan perkataan lain dapat menyesatkan pengambil keputusan. Materialitas tergantung pada besarnya pos atau kesalahan yang dinilai sesuai dengan situasi khusus.
d. Keandalan (Reliability)
Informasi yang disajikan dalam laporan keuangan juga harus andal (reliable). Informasi dapat dikapatan berkualitas jika bebas dari pengertian yang menyesatkan, kesalahan material, dan dapat diandalkan pemakainya sebagai penyajian yang tulus atau jujur (faithful presentation) tentang sesuatu yang seharusnya disajikan atau secara wajar diharapkan dapat disajikan.
e. Dapat Dibandingkan (Comparability)
Informasi keuangan agar dapat secara efektif berguna dalam pengambilan keputusan, haruslah dapat diperbendingkan antar periode dan antar-entitas. Perbandingan laporan keuangan untuk dua atau lebih periode akan dapat memberikan gambaran tentang perkembangan atau tren keadaan keuangan maupun kinerja suatu entitas, sehingga lebih mampu memberikan gambran tentang prospek entitas di masa depan. Perbandingan laporan keuangan antar-entitas akan memberikan maskan yang berguna bagi calon investor dalam menentukan pilihan investasi yang dilakukan. Pembaca laporan keuangan harus mendapatkan informasi tentang kebijakan akuntansi yang digunakan dalam penyusunan laporan keuangan, serta perubahan yang dilakukan bila ada, dan dampak atas perubahan tersebut.
Informasi-informasi yang disajikan oleh pihak manajemen perusahaan haruslah memiliki karakteristik kualitatif tertentu. Adanya karakteristik kualitatif tersebut adalah untuk membedakan informasi yang
bermanfaat dan kurang bermanfaat bagi para penggunanya. Dalam berbagai pemilihan metode akuntansi yang digunakan oleh perusahaan, karakteristik tersebut haruslah menjadi salah satu dasar pertimbangan dalam penyusunan laporan keuangan perusahaan agar informasi yang dihasilkan dapat bermanfaat dan tidak menimbulkan kekeliruan.
Sujarweni (2015) menyatakan bahwa sistem adalah kumpulan elemen yang saling berkaitan dan bekerja sama dalam melakukan kegiatan untuk mencapai tujuan. Pengertian sistem dilihat dari masukan dan keluarannya. Sistem adalah suatu rangkaian yang berfungsi menerima input (masukan) mengolah input dan menghasilkan output (keluaran). Sistem yang baik akan mampu bertahan dalam lingkungannya.
5. Deskripsi Kas
Kas adalah salah satu unsur aktiva yang paling penting karena merupakan alat pertukaran atau pembayaran yang siap dan bebas digunakan untuk membiayai kegiatan operasional perusahaan. Hampir setiap transaksi perusahaan dengan pihak luar menggunakan kas. Oleh karena itu, kas mempunyai sifat mudah dipindahtangankan dan tidak dapat dibuktikan pemiliknya maka uang kas yang keluar akan mudah disalahgunakan.
Melihat kondisi kas yang demikian beresiko maka setiap perusahaan harus punya sistem dan prosedur penerimaan dan pengeluaran yang baik, dimana manajemen bertanggung jawab atas penerimaan dan pengeluaran kas. Kas meliputi uang tunai dan instrumen atau alat-alat pembayaran
yang diterima oleh umum, baik yang ada di dalam perusahaan maupun yang disimpan di bank (uang tunai kertas dan logam, cek, wesel cek, rekening bank yang berbentuk tabungan dan giro).
6. Prosedur Penerimaan Kas
Prosedur penerimaan kas melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan agar transaksi penerimaan kas tidak terpusat pada bagian satu saja, hal ini perlu agar dapat memenuhi prinsip-prinsip internal control. Bagian-bagian yang terlibat dalam prosedur penerimaan kas adalah: a. Bagian Surat Masuk
Bagian surat masuk bertugas menerima semua surat-surat yang diterima perusahaan. Surat-surat yang berisi pelunasan piutang harus dipisahkan dari surat-surat lainnya. Setiap hari bagian surat masuk membuat daftarpenerimaan kas harian, mengumpulkan cek dan remittance advice.
b. Kasir
Kasir bertugas menerima uang yang berasal dari bagian surat masuk, pembayaran langsung atau penjualan oleh salesman. Setiap hari kasir membuat bukti setor ke bank dan menyetorkan semua uang yang diterimanya. Agar penerimaan kas dapat diawasi dengan baik maka satu lembar bukti setor dari bank langsung dikirm ke bagian akuntansi.
c. Bagian Piutang
Petugas bagian piutang melakukan proses posting bukti pembayaran pada rekening pelanggan di buku besar piutang. Setelah proses posting, bukti pembayaran diarsipakan untuk jejak audit. Pada akhir hari, bagian piutang meringkas akun buku pembantu piutang dan menyerahkan ringkasan kebagian buku besar. Pada umumnya, fungsi bagian piutang dapat digolongkan menjadi tiga yaitu:
1) Membuat catatan piutang yang dapat menunjukkan jumlah-jumlah piutang kepada pelanggan. Catatan-catatan ini di susun sedemikian rupa sehingga dapat diketahui sejarah kredir ke tiap-tiap pelanggan.
2) Menyiapkan dan mengirimkan surat pernyataan piutang.
3) Membuat daftar analisa umur piutang setiap periode. Daftar ini dapat digunakan untuk menilai keberhasilan kebijaksanaan kredit yang dijalankan dan juga sebagai dasar untuk membuat bukti memo untuk mencatat kerugian piutang.
d. Bagian Buku Besar.
Secara berkala, bagian buku besar menerima dokumen jurnal dari bagian penerimaan kas dan ringkasan akun buku besar pembantu piutang dari bagian piutang. Kemudian melakukan posting dokumen jurnal ke akun pengendali piutang dan akun pengendali kas, mencocokkan akun engendali piutang dengan ringkasan buku besar pembantu piutang, dan arsip dari dokumen jurnal.
7. Sistem Informasi Penerimaan Kas
Penerimaan kas perusahaan berasal dari dua sumber utama penerimaan kas dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari penjualan kredit. Dalam bab ini diuraikan penerimaan kas dari penjualan tunai terdiri dari penerimaan kas dari over-the-counter sale, cash-on-delivery sale, dan dari credit card sale (Mulyadi, 2016)
a. Sistem Penerimaan Kas Dari Penjualan Tunai
Menurut Mulyadi (2016) penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang terlebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan penjual kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang kemudian diserahkan kepada pembeli dan ransaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan.
b. Sistem Penerimaan Kas Dari Penjualan Kredit Fungsi Yang Terkait:
1) Fungsi Penjualan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut (seperti spesifikasi barang dan rute pengiriman), meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan dari gudang mana barang akan dikirimkan, serta mengisi surat order pengiriman.
2) Fungsi Kredit
Fungsi ini bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan.
3) Fungsi Gudang
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyiapkan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.
4) Fungsi Pengiriman
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan.
5) Fungsi Penagihan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi.
6) Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur serta membuat laporan penjualan.
8. Penjualan
Penjualan merupakan sumber dan pendapatan dalam perusahaan dagang, untuk itu diperlukan adanya suatu sistem dan prosedur yang berkaitan langsung dengan dua variabel tersebut agar penghasilan dapat lebih ditingkatkan. Ada 2 macam jenis penjualan yaitu penjualan tunai dan penjualan kredit. Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang terlebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan penjual kepada pembeli. Penjualan kredit adalah penjualan secara kredit yang dilaksanakan perusahaan dengan cara mengirimkan barang dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut (Mulyadi, 2016)
Suatu sistem dikatakan baik jika didalam sistem itu terdapat pengendalian intern yang kuat. Hanya dengan pemeriksaan terus berkesinambungan dan analisis laporan serta catatan-catatan yang mendasari laporan yang akan digunakan dan diperlukan itu. Agar manajemen yakin bahwa laporan-laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat diandalkan maka struktur pengendalian intern harus diterapkan terus menerus, dibina, guna menentukan apakah kebijakan perusahaan ditafsirkan dapat dilaksanakan secara tepat, apakah perubahan-perubahan dalam kondisi kegiatan telah mengakibatkan prosedur menjadi tidak relevan atau dapat bertindak efektif bila terjadi hal-hal yang menyimpang dari yang diterapkan.
a. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan
Sistem Informasi Akuntansi Penjualan adalah suatu sistem informasi yang mengorganisasikan serangkaian prosedur dan metode yang dirancang untuk menghasilkan, menganalisa, menyebarkan dan memperoleh informasi guna mendukung pengambilan keputusan mengenai penjualan.Tujuan sistem penjualan adalah: Mencatat order penjualan dengan cepat dan akurat, memverifikasi konsumen yang layak menerima kredit, mengirim produk dan memberikan jasa tepat waktu, sesuai yang dijanjikan kepada konsumen, membuat tagihan atas produk dan jasa secara tepat waktu dan akurat, mencatat dan mengelompokkan penerimaan kas secara cepat dan akurat, memposting penjualan dan penerimaan kas ke rekening piutang, untuk menjaga keamanan produk dan untuk menjaga kas perusahaan.
b. Prosedur Penjualan
Dalam prosedur penjualan, yang akan dibahas adalah penjualan yang dilakukan secara kredit, penjualan barang atau jasa lebih banyak dilakukan secara kredit dari pada secara tunai.Beberapa bagian yang terlibat dalam serangkaian aktivitas dalam prosedur penjualan secara kredit antara lain:
1) Bagian Pesanan Penjualan
Proses penjualan dimulai dari depertemen penjualan yang menerima pesanan penjualan. Pesanan penjualan mengungkapkan informasi-informasi penting seperti nama dan alamat pelanggan,
rekening pelanggan,nomor dan keterangan dari barang yang dijual; jumlah harga per unit; dan informasi keuangan lainnya seperti pajak, potongan harga dan ongkos angkut. Perusahaan kecil dalam fungsi pesanan penjualan dapat dipegang oleh seorang kayawan dalam bagian penjualan. Tetapi dalam perusahaan besar bagian pesanan penjualan merupakan suatu bagian yang berdiri sendiri dibawah bagian penjualan. Kedua keadaaan tersebut, bagian pesanan penjualan mempunyai fungsi sebagai berikut: a) Mengawasi semua pesanan yang diterima.
b) Memeriksa surat pesanan yang diterima dari langganan atau salesman dan melengkapi semua informasi yang kurang yang berhubungan dengan spesifikasi produk dan tanggal pengiriman.
c) Meminta persetujuan penjualan kredit dari bagian kredit. d) Menentukan tanggal pengiriman.
e) Membuat surta perintah pengirman dan back orders beserta tembusannya.
f) Membuat catatan mengenai pesanan-pesanan yang diterima dan mengikuti pengirimannya sehingga dapat diketahui pesanan mana yang belum dipenuhi.
g) Mengadakan hubungan dengan pembelian mengenai barang-barang yang dikembalikan oleh pembeli.
2) Bagian Kredit
Prosedur penjualan dalam setiap pengiriman barang untuk memenuhi pesanan pembeli yang syaratnya kredit, harus mendapat persetujuan dari bagian kredit. Bagian kredit bertugas melakukan transaksi persetujuan kredit, yang berhubungan dengan pemeriksaan kelayakan pemberian kredit kepada pelanggan dengan melakukan investigasi keuangan secara lengkap pada pelanggan baru. Agar dapat memberikan persetujuan, bagian kredit menggunakan catatan yang dibuat oleh bagian piutang untuk tiap-tiap langganan mengenai sejarah kreditnya, jumlah maksimum dan ketepatann waktu pembayarannya. Persetujuan dari bagian kredit biasanya ditunjukkan dalam formulir surat perintah pengiriman yang diterima dari bagian pesanan penjualan. 3) Bagian Gudang
Bagian gudang dalam transaksi penjualan bertugas untuk menyiapkan barang yang tercantum dalam surat perintah pengiriman. Bagian penjualan menyerahkan surat perintah pengeluaran barang (Picking Ticket) dan salinan penjualan ke bagian gudang.dokumenn tersebut memberikan persetujuan formal bagi petugas gudang untuk menyerahkan barang yang dimaksud. Setelah mengambil barang, petugas memaraf salinan surat perintah pengeluaran barang untuk memastikan bahwa pesanan sudah dikerjakan dengan benar.
Data catatan persediaan bukanlah merupakan data catatan keuangan formal untuk barang tersebut. Barang-barang ini diserahkan ke bagian pengiriman untuk dibungkus dan dikirimkan ke pembeli. Memberikan tanggung jawab kepada petugas gudang untuk mengawasi dan melakukan catatan persediaan akan mengganggu fungsi pengendalian internal. Pencatatn data akuntansi persediaan dilakukan oleh bagian pengawasan/administrasi gudang.
4) Bagian Pengiriman
Bagian pengirman bertugas untuk mengirim barang-barang pada pembeli. Pengirman ini hanya boleh dilakukan apabila ada surat perintah pengiriman yang sah. Selain itu bagian pengiriman juga bertugas mengirimkan kembali barang-barang kepada penjual yang keadaaanya tidak sesuai dengan yang dipesan. Pengembalian barang ini dilakukan apabila ada debit memo yang untuk return pembelian.
5) Bagian Penagihan
Fungsi pengiriman menyerahkan dokumen pengiriman ke fungsi pengihan. Dokumen ini disebut nota pengiriman dan biasanya mencakup rangkapan persediaan dari formulir order penjualan dan rangkapan bukti pengiriman. Fungsi penagihan menerima dokumen-dokumen order terbuka yang berkaitan, memmverifikasi order, dan kemudian membuat faktur dengan
catatan biaya sesuai kuantitas actual yang dikirimkan, biaya pengriman dan pajak (jika ada). Faktur-faktur dikirimkan ke pelanggan.
6) Bagian Piutang
Pembedaan antara penagihan dan piutang dagang merupakan halyang penting untuk menjaga adanya pemisahan fungsi. Penagihan bertanggungjawab untuk membuat faktur-faktur transaksi penjualan, sementara piutang dagang membuat catatatn informasi rekening pelanggan dan mengirmkan laporan posisi rekening secara periodik kepada pelanggan
c. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Penjualan Kredit
Dokumen yang digunakan untuk melaksanakan sistem penjualan kredit dengan kartu kredit perusahaan adalah :
1) Faktur Penjualan Kartu Kredit
Faktur Penjualan Kartu Kredit digunakn untuk mencatat transaksi atau merekam penjualan kredit dan mencatat di kartu penjualan kredit.
2) Surat Tagihan
Surat Tagihan merupakan turnaround document yang isinya dibagi dua bagian yaitu bagian tas merupakan dokumen yang harus disobek dan dikembalikan bersama cek oleh pelanggan ke perusahaan, sedangkan bagian bawah berisi rincian transaksi pembelian yang dilakukan pelanggan dalam periode tertentu.
9. Catatan Akuntansi yang Digunakan
Menurut Mulyadi (2016), catatan akuntansi yang digunakan adalah: a. Jurnal Penjualan
Jurnal penjualan digunakan untuk mencatat transaksi penjualan baikpenjualan tunai maupun kredit.
b. Kartu Piutang
Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi mutasi piutang perusahaan kepada tiap debiturnya.
c. Kartu Persediaan
Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan.
d. Kartu Gudang
Catatan akuntansi ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang ada di gudang. e. Jurnal Umum
Jurnal ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode tertentu.
