7 2.1 Penelitian Sebelumnya (State of the Art)
Penelitian terdahulu digunakan sebagai pedoman dasar pertimbangan maupun perbandingan bagi penulis dalam upaya memperoleh arah dan kerangka berpikir. Dalam melakukan penelitian ini peneliti menggunakan 5 jenis jurnal, baik itu 2 jurnal internasional dan 3 jurnal nasional sebagai bahan perbandingan dengan penelitian yang akan dilakukan. Jurnal-jurnal tersebut dijadikan sebagai data pendukung dalam penelitian ini.Berikut ini adalah penelitian sebelumnya yang dapat dijadikan acuan dalam penelitian ini:
Tabel 2.1 State of the Art Nama Peneliti
&
Tahun Penelitian
Judul Jurnal Isi Jurnal
Penelitian yang akan dilakukan Husein (Anadolu University) Mehpare Tokay (Argan Bilecik University),dan metin Argan (Anadolu University) (2011) Special event management and marketing :A case study of TKBL All Star 2011
Jurnal tersebut dalam penulisannya berfokus pada event management, dimana berisi tentang bagaimana cara memanajemen dan memasarkan sebuah event dengan sukses dan memuaskan para partisipan acara tersebut. Pembahasan dalam jurnal ini berkaitan dengan i. Perencanaan sebelum event ii. Menentukan objek acara Dalam penelitian yang akan dilakukan, maka peneliti akan melakukan analisa terhadap bagaimana PT. Iris Worldwide Indonesia melakukan penyusunan konsep acara, mulai dari i. Pengumpulan
informasi tentang acara yang bersumber dari pihak Bank BTPN Syariah ii. Melakukan rapat
Nama Peneliti &
Tahun Penelitian
Judul Jurnal Isi Jurnal
Penelitian yang akan dilakukan iii. Menentukan fasilitas acara iv. Transportasi untuk para pengisi acara v. Budgeting Acara dengan staf EO tentang bagaimana ide untuk acara berdasarkan info yang telah didapat iii. Mengolah dan
menemukan konsep acara iv. Menyusun konsep acara v. Mencari vendor untuk acara, hingga akhirnya proses penyusunan konsep acara dapat direalisasikan pada hari H acara Oliver Thomas, Bettina Hermes, dan Peter Loos(Saarland University Germany) (2014) REFERENCE MODEL-BASED EVENT MANAGEME NT Jurnal ini membahas berbagai hal yang berkaitan jurnal perencanaan dalam membuat sebuah event. Menurutnya, event Didalam penelitian yang akan dilakukan, peneliti akan melihat bagaimaa pihak iris worldwide
Nama Peneliti &
Tahun Penelitian
Judul Jurnal Isi Jurnal
Penelitian yang akan dilakukan
planning merupakan hal yang mendasar dalam pelaksanaan acara, pengecekkan biaya untuk acara, serta memantau proses penyusunan konsep acara hingga waktu akan dilaksanakannya acara tersebut. Di dalam sebuah acara, melakukan
penyusunan konsep acara di gambarkan sebagai otak dari acara yang akan
diselenggarakan. Oleh karena itu dalam melakukan penyusunan atau perencanaan terhadap sebuah acara harus dilakukan dengan matang dan berfokus pada tujuan
diselengggarakannya acara tersebut. Jika penyusunan konsep acara tidak berpatokan pada tujuan acara, maka acara yang akan
penyusunan konsep acara sehingga tujuan
dilaksanakanya acara tersebut dapat tercapai sehingga klien merasa puas.
Nama Peneliti &
Tahun Penelitian
Judul Jurnal Isi Jurnal
Penelitian yang akan dilakukan
diselenggarakan tidak akan berhasil
Anwar Basalamah; Maria Pia Adiati (Hotel Management Department, Faculty of Economic and Communication Binus University) (2013) THE IMPORTANC E OF PHOTOGRAP HY AS AN INFORMATI ON SUPPORT IN EVENT EVENT OF ANUGERAH BAMBU INDONESIA 2013) Penelitian ini bertujuan untuk menyelidiki potensi media fotografi sebagai sarana pendukung dalam penyelenggaraan acara, sumber data serta sebagai
dokumentasi terhadap acara yang ada. Melalui studi terhadap sebuah acara “Anugerah Bambu Indonesia 2013”, peneliti akhirnya menemukan bahwa fotografi memiliki nilai tambah sebagai sumber data,
dokumentasi dan bahasa visual.
Pada bab 3 yaitu metode penelitian, selain wawancara, peneliti juga menggunakan dokumentasi sebagai salah satu cara untuk mendukung
penelitian yang dilakukan. Hal ini bertujuan agar penelitian yang dilakukan memiliki bukti konkret berupa foto dokumentasi yang akan dilampirkan pada halaman lampiran. IDA FARIDA Dosen PNSD Fisipol (Universitas STUDI DOKUMEN DALAM PENELITIAN
Pada jurnal ini mengemukakan beberapa pengertian mengenai
Salah satu jenis dokumentasi yang disinggung dalam jurnal Dalam
Nama Peneliti &
Tahun Penelitian
Judul Jurnal Isi Jurnal
Penelitian yang akan dilakukan
Sang Bumi
Ruwa Jurai) (2013)
KUALITATIF dokumentasi serta tujuan penggunaan dokumentasi di dalam suatu penelitian kualitatif. Dokumentasi yang dimaksudkan ada beragam jenisnya. Mulai dari dokumentasi pribadi, dokumentasi internal, dokumentasi eksternal dan sebagainya. penelitian yang dilakukan, penggunaan dokumentasi merupakan salah satu teknik yang digunakan oleh peneliti sebagai bahan bukti pendukung data yang telah diperoleh di lapangan. Pupu Saeful Rahma Drs., M.Pd. ( Prodi Pendidikan Ekonomi-AP FKIP Universitas Kuningan) PENELITIAN KUALITATIF Pembahasan dalam jurnal ini mengenai penelitian kualitatif dimana penulis jurnal menjelaskan mengenai pengertian, paradigma penelitian, ciri-ciri, perbedaan antara kualitatif dan kuantitatif, teknik pengumpulan data dan sebagainya.
Dalam penelitian yang dilakukan oleh peneliti, metodologi yang digunakan dalam mengumpulkan serta menganalisa data adalah dengan menggunakan teknik penelitian kualitatif. Dari jurnal tersebut peneliti dapat melihat terdapat beberapa hal yang tidak dicantumkan mengenai teknik analisa serta teknik
Nama Peneliti &
Tahun Penelitian
Judul Jurnal Isi Jurnal
Penelitian yang akan dilakukan
keabsahan data. Dan hal tersebut
merupakan 2 hal yang digunakan oleh peneliti ketika melakukan analisa data yang telah diperoleh dari lapangan.
2.2 Landasan Teori 2.2.1 Teori Komunikasi
Seperti teori komunikasi yang dikemukakan oleh Harold Laswell (Keith Butterick, 2012: 20), Ia mengajukan empat pertanyaan: “siapa mengatakan apa? lewat saluran mana? kepada siapa? apa efeknya?”. Dengan kata lain pesan merupakan sesuatu yang diungkapkan oleh komunikator melalui saluran (media) diterima oleh komunikan dan menimbulkan efek (feedback). Semua media bisa menyampaikan pesan dan menimbulkan efek (feedback). Setiap orang yang berkomunikasi selalu memiliki makna dalam setiap pesannya, dengan demikian pemaknaan setiap percakapan dikatakan berhasil apabila kedua orang yang berkomunikasi saling mengerti makna pesan yang disampaikan. Hal itu juga disebut sebagai percakapan yang komunikatif.
Komunikasi terjadi bila ada sumber informasi yang merupakan bahan atau materi yang akan disampaikan oleh komunikator. Sebelum informasi disampaikan komunikatorperlu melakukan penyandian (encoding) untuk mengubah ide dalam otak ke dalam suatu sandi yang dapat dipahami.Setelah pesan disandikan kemudian komunikator menyampaikan pesan kepada komunikan melalui saluran atau media.Ketepatan komunikasi dalam menerima pesan sangat dipengaruhi oleh kemampuan komunikan dalam melakukan penafsiran (decoding). Komunikasi berlangsung efektif bila terjadi feedback antara komunikan dan komunikator sebelum terjadinya perubahan efek atau respon sebagai dampak dari komunikasi.
Bila dijabarkan menjadi delapan komponen akan menjadi sebagai berikut: a. Komunikator (communicator, source, sender)
Komunikator adalah sumber yang memulai sebuah komunikasi dan memiliki kebutuhan untuk berkomunikasi. Pihak inilah yang membuat suatu informasi untuk disampaikan ke pihak lain dengan harapan mendapat umpan balik atau feedback. Dengan kata lain, komunikator adalah pembuat dan pengirim pesan (sender). Dalam prakteknya saat ini, baik sebagai individu maupun kelompok dapat dianggap sebagai komunikator apabila menyampaikan sebuah informasi meskipun hanya berkomunikasi satu arah, contohnya seperti pembawa berita di televisi. b. Encoding
Kegiatan yang dilakukan sumber untuk menerjemahkan pikiran dan ide-idenya ke dalam suatu bentuk yang dapat diterima oleh indera. Kemampuan seorang pengirim pesan dalam memilih kata-kata sehingga menghasilkan kalimat yang bagusmerupakan hal yang penting dalam elemen ini.
c. Pesan (message)
Informasi yang dibuat atau dikirim oleh komunikator dinamakan pesan (message). Pesan memiliki makna tersendiri dan bahkan mendalam. Pesan dapat berbentuk suara, teks, gambar, video, dan lain sebagainya. Makna yang dihasilkan oleh pesan dapat saja memiliki bobot yang kuat ataupun tidak. Pesan yang tidak jelas maknanya atau belum terbukti kebenarannya biasa disebut dengan isu. Isu akan berkembang menjadi berita bila terus menerus dibicarakan oleh masyarakat. Pesan membutuhkan alat media agar bisa tersampaikan, namun maknanya dapat saja berubah oleh karena adanya gangguan (noise).
d. Saluran(channel)
Pesan dapat tersampaikan kepada penerima pesan tentunya membutuhkan saluran atau media. Pada perkembangannya, media kini sudah beraneka ragam bentuk dan kegunaannya. Tentunya setiap media memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Seperti media radio memberikan pesan audio, media cetak seperti majalah memberikan pesan secara visual (gambar) dan teks, media televisi memberikan pesan dalam bentuk video, audio, dan gambar. Media dibutuhkan agar setiap pesan
yang disampaikan dapat diterima oleh penerima pesan dan menghasilkan umpan balik. Media yang baik itu tidak hanya menyampaikan pesan, tetapi juga menyampaikan makna pesan tersebut agar tidak berubah artinya. e. Decoding
Kegiatan menerjemahkan atau menginterpretasikan pesan-pesan fisik ke dalam suatu bentuk yang memiliki arti bagi penerima.
f. Komunikan (communicant, communicate, reciever, recipient)
Pesan yang disampaikan oleh komunikator akan diterima oleh komunikan melalui saluran atau media. Pada tahap ini, komunikan atau penerima pesan akan memberikan umpan balik sesuai dengan makna yang diberikan oleh komunikator. Umpan balik biasanya disebut feedback dan merupakan makna yang diharapkan timbul dari pesan awal. Makna yang dihasilkan dapat saja berubah oleh karena gangguan pada saat proses penyampaian pesan.
g. Feedback
Tanggapan atau umpan balik dari penerimaan pesan atas isi pesan yang disampaikannya.
h. Noise (Gangguan)
Segalasesuatu yang dapat mengintervensi proses pengiriman pesan. Gangguan tersebut bisa berasal dari lingkungan seperti alam, atau keramaian. (Morissan, 2010:43-52)
Dari penjelasan diatas mengenai delapan elemen komunikasi dapat dilihat bahwa pada saat berlangsungnya komunikasi, elemen-elemen tersebut harus ada, kecuali gangguan atau noise.Tujuannya agar dapat terciptanya sebuah jalinan komunikasi yang efektif, sehingga tujuan dilakukannya komunikasi tersebut dapat tercapai. Ketika komunikatormelakukan komunikasi untuk menyampaikan pesan kepada audiens atau komunikan, komunikator harus menyampaikannya dalam cara yang jelas, menarik dan sederhana.
Kemudian, komunikasi menurut Allo Liliweri (2011) adalah tindakan manusia atau aktivitas manusia untuk menyampaikan sesuatu. Komunikasi juga merupakan suatu diskusi, perlakuan, diskurusus, pementasan drama, dramatisasi, seni drama, teater, mail, layanan surat melalui pos, kantor pos, saluran, garis
penghubung, koneksi antara komunikasi dan kegiatan transmisi pesan (Suryanto, 2015:52).
Menurut definisi menurut para ahli, dapat disimpulkan bahwa komunikasi adalah suatu proses penyampaian pesan dalam mengirim dan menerima informasi agar sesuai dengan kepentingan yang ditujukan dari individu satu dengan individu lainnya agar pemahaman yang pengirim pesan maksud dapat diterima dengan baik oleh penerima pesanKemudian dapat dikatakan , komunikasi dalam bentuk tindakan manusia berupa kegiatan yang salah satunya melalaui teater dan diskusi melalui rapat annual strategic meeting.
Komunikasi dapat bersifat satu arah maupun dua arah. Komunikasi dikatakan satu arah ketika komunikator menyampaikan pesan ke komunikan dan komunikator tidak mengetahui apakah pesan tersebut diterima atau tidak. Feedback atau umpan balik terhadap pesan yang disampaikan itu tidak langsung saat ia berkomunikasi, akan tetapi jauh sesudah pesan itu disampaikan (sifatnya tertunda/delayed feedback). Sedangkan komunikasi dua arah ketika komunikator dan komunikan selalu bergantian dalam menyampaikan informasi.Sehingga komunikator dan komunikan saling bergantung satu dengan lainnya dalam komunikasi yang terjadi dengan dua arah.
Keterkaitan teori komunikasi dengan penyelenggaraan event adalah Komunikasi yang terjadi antara PT Iris worldwide Indonesia sebagai EO dan bank BTPN Syariah sebagai klien dikatakan komunikasi dua arah dan penyampaian komunikasi dalam bentuk kegiatan teater dan annual strategic meeting.Hal ini dikarenakan antara pihak EO dengan klien ingin mendapatkan feedback satu dengan yang lainnya dalam persiapan penyelenggaraan eventmelalui konsep acara annual strategic dan malam apresiasi.
2.2.2 Teori Komunikasi Organisasi
Komunikasi organisasi menurut Zelko dan Dance dalam (Arni Muhammad,2007:66) adalah suatu sistem yang saling tergantung yang mencakup komunikasi internal dan komunikasi eksternal.Komunikasi internal adalah komunikasi dalam organisasi itu sendiri seperti komunikasi dari bawahan kepada atasan,atasan kepada bawahannya,komunikasi sesama karyawan.Sedangkan komunikasi eksternal adalah komunikasi yang dilakukan organisasi terhadap
lingkungan luarnya,seperti komunikasi dalam penjualan hasil produksi,pembuatan iklan,dan hubungan dengan masyarakat umum.
Komunikasi organisasi yang terjadi di PT. Iris Worldwide sendiri sangat baik maupun dengan pihak internal dan pihak eksternal.PT. Iris mempunyai konsep terbuka antara satu dengan lainnya baik dalam proses pertukaran informasi seperti brainstorming maupun dalam tahap evaluasi event yang dilakukan antara baik pihak internal PT. Iris Worldwide Indonesia sendiri maupun dengan klien.
Untuk berkomunikasi seseorang harus sanggup menyusun pesan sesuai gambaran mental,Memberikan gambaran itu nama dan mengembangkan suatu perasaan terhadapnya.Komunikasi tersebut efektif kalau pesan yang dikirimkan itu diartikan sama dengan apa yang dimaksudkan oleh si pengirim.Dalam komunikasi organisasi, kita mempelajari ciptaan dan pertukaran pesan dalam seluruh organisasi misalnya saja pertukaran pesan antara pihak EO dengan klien.Pihak EO dapat menangkap dan memahami pesan yang diinginkan oleh pihak klien.Pihak EO membebaskan pihak klien dalam proses penyampaian pesan melalui konsep special event tanpa adanya batasan.Sebaliknya Pihak Klien dapat menerima dan memahami upaya pihak EO dalam mewujudkan penyampaian pesan melalui konsep dengan cara yang kreatif dan berbeda sesuai keputusan dari kedua belah pihak.
2.2.3 Public Relations
Teori public relations menurut Cutlip dan Center dalam Effendy (2009:116), PR adalah fungsi manajemen yang menilai sikap publik, mengidentifikasi kebijaksanaan dan tata cara seseorang atau organisasi demi kepentingan publik, serta merencanakan dan melakukan suatu program kegiatan untuk meraih pengertian dan dukungan publik.
Public Relations menurut International Public Relations Association (IPRA) dalam Rumanti (2005:11), PR merupakan fungsi manajemen dari sikap budi yang direncanakan dan dijalankan secara berkesinambungan oleh organisasi-organisasi, lembaga-lembaga umum dan pribadi dipergunakan untuk memperoleh dan membina saling pengertian, simpati dan dukungan dari mereka yang ada hubungan dan diduga akan ada kaitannya, dengan cara menilai opini publik mereka, dengan tujuan sedapat mungkin menghubungkan kebijaksanaan dan ketatalaksanaan, guna mencapai kerja sama yang lebih produktif, dan untuk memenuhi kepentingan bersama yang lebih efisien, dengan kegiatan penerangan yang terencana dan tersebar luas.
Fungsi Public Relations
Fungsi utama Public Relations yaitu :
1. Bertindak sebagai communicator Artinya kemampuan sebagai komunikator baik secara langsung maupun tidak langsung ,melalui media cetak/elektronik dan lisan (spoken person)
2. Membangun atau membina hubungan (relationship) yang positif dan baik dengan pihak publik sebagai target sasaran yaitu internal public dan eksternal public
3. Peranan back up management, bahwa fungsi public relations melekat pada fungsi manajemen, berarti ia tidak dapat dipisahkan dari manajemen. Fungsi manajemen tersebut melingkupi POAC yaitu Planning (perencanaan), Organizing (pengorganisasian), Actuating (penggiatan), dan Controlling (pengawasan)
4. Menciptakan citra perusahaan atau lembaga (corporate image) yang merupakan tujuan (goals) akhir dari suatu aktivitas program kerja public relations campaign, baik untuk keperluan publikasi maupun promosi. (Ruslan, 2015:26-27)
Public Relations secara keseluruhan mencakup mengenai citra dan reputasi manajemen. PR terus memonitor dan mengamati tingkat kesadaran,kepribadian,dan opini yang dipengaruhi oleh berbagai sektor publik. Strategi PR harus berbeda dan fokus pada sektor terkait seperti pemerintah, media, para investor, masyarakat, pemasok, dan pihak eksternal. Ketiga pihak tersebut memiliki kemampuan untuk mempengaruhi penawaran, hasil perencanaan dan kesuksesan dalam acara tersebut.
Para staff event baik secara full time,part time, maupun staff yang biasa dari semua tingkat yang mempunyai tanggung jawab,dari manajemen sampai dengan frontline memiiki perbedaan pandangan dan pikiran mengnai suatu event. Faktor yang meliputi seperti lokasi,sponsor,dan endorsement,kemudian relawan program serta hubungan dengan supplier dapat meninggalkan kesan yang baik atau buruk maupun mengenai event tersebut. PR ikut terlibat dan memastikan adanya perbedaan opini ini menghasilkan hasil yang dapat disepakati bersama serta memberikan opini terbaik sebagai jalan tengah. PR juga ikut serta dalam pembuatan logo, slogan,dan konsep keseluruhan suatu event. PR harus selalu ada mulai dari pre-event sampai evaluasi.
Dengan demikian,penulis menyimpulkan public relations sebagai penghubung antara perusahaan baik pihak internal atau pihak eksternal dalam membangun citra yang baik bagi perusahaan. PR memiliki tugas dan fungsi yang mempunyai peran menjalin hubungan baik guna mencapai kepentingan perusahaan termasuk menjalani hubungan baik dengan pihak eksternal seperti pihak event organizer.
Berdasarkan konsep diatas terkait dengan pembahasan analisis penyelenggaraan event “annual strategic meeting and appreciation night bank btpn syariah 2015” oleh PT. Iris Worldwide Indonesia, Peran public relations dalam hal ini sebagai pihak komunikator secara eksternal sebagai event organizer dengan pihak bank BTPN Syariah dalam persiapan penyelenggaran event “Annual Strategic Meeting and Appreciation Night Bank BTPN Syariah 2015”.
2.2.4 Event Concept
Definisi event menurut Shone dan Parry dalam (Any Noor,2009:8) “Special event are that phenomenon arising from those non-routine occasion which have leisure,cultural,personal,or organizational objective set apart from the normal activity or daily life,whose purpose is to enlighten,celebrate,entertain,or challenge the experience of a group of people ( Special event adalah suatu fenomena yang muncul karena adanya kesempatan yang non rutin yang memiliki rekreasi, tujuan budaya, pribadi, atau organisasi dari aktivitas normal atau kehdupan sehari-hari yang tujuaanya adalah untuk mencerahkan, merayakan, menghibur,atau menantang pengalaman sekelompok orang”.
Selain itu Goldblatt dalam Shone dan Parry dalam (Any Noor,2009:8) menggarisbawahi aspek dari event adalah “A special event are that recognizes a unique moment in time with ceremony and ritual to satisfy specific needs (special event atau acara khusus mengakui sebuah momen yang unik dalam waktu dengan upacara dan ritual untuk memenuhi kebutuhan)
Event pada dasarnya pertemuan atau sekumpulan orang untuk perayaan secara privasi maupun umum,ritual atau peringatan.Event telah menjadi fitur utama dalam kampanye politik dan bisnis. Mereka menjadikan event sebagai salah satu bagian dari marketing tool untuk membuat kesadaran secara besar atau cepat dan mengajukan banding dengan harapan dapat memecahkan iklan tradisional,kampanye promosi,dan saluran komunikasi.
Dalam mengelola suatu acara atau event , kita memerlukan suatu konsep yang mendasari event management. Konsep ini bertujuan untuk menarik stakeholder event dalam pencapaian tujuan bersama.
Arti konsep menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia) adalah 1. Ide atau pengertian yg diabstrakkan dari peristiwa konkret.
2. Suatu gambaran mental dari objek, proses, atau apa pun yg ada di luar bahasa, yg digunakan oleh akal budi untuk memahami hal-hal lain. Dengan demikian,konsep sebagai suatu rancangan yang dijadikan dasar yang berkembang melalui alur pemikiran yang dibuat dan alhasil menjadi suatu kegiatan. Konsep ini direalisasikan sesuai kesepakatan adanya pihak EO dengan bank BTPN Syariah. Konsep ini harus dibuat berbeda dan diharapkan bisa menarik peserta acara tersebut.
Konsep berasal dari suatu ide yang nantinya dikembangkan menjadi konsep. Dalam membuat konsep acara, diperlukan perencanaan acara yang matang yang dilakukan oleh pihak EO. Perencanaan konsep dibuat berdasarkan adanya visi-misi dan tujuan serta pandangan yang objektif.
Untuk melakukan penyusunan konsep acara, maka terdapat 4 hal yang harus diperhatikan dalam perencanaannya. Hal-hal tersebut menurut McCartney (2010:145-147) antara lain adalah sebagai berikut :
a. Visi b. Misi
c. Tujuan atau goal d. Objektif
Pada tabel di bawah ini akan memberikan penjelasan mengenai 4 hal tersebut:
Conceiving the vision and mission Setting Goals and Objectives Visi : Visi dibuat untuk melihat ke
depan dan menentukan apa yang diinginkan oleh acara. Penelitian yang terbatas dapat dilakukan tetapi pernyataan perlu ditulis dengan mengukur beberapa realita yang ada. Misi : Pernyataan misi akan
Goal :Sebuah goal mengartikan tujuan dari suatu acara dan hal apa yang ingin dicapai.
Objektif : Sebuah objektif dari acara harus menentukan : “Apa yang dihasilkan dari sebuah acara?”. Objektif bermacam-macam dan mungkin termasuk gabungan
memberikan alasan dan fokus dibalik acara mengapa itu dibutuhkan. Hal itu harus mencakup semua stakeholder sebagai pihak yang ikut termasuk dalam proses pendanaan dan berharap untuk membuat keuntungan kepada masyarakat setempat.
dari mencapai keuntungan, launching product, keterpaduan sosial, meningkatkan pariwisata atau perayaan. Sebuah objektif yang baik memiliki unsur SMART (Spesific, Measureable and quantifiable, Achieveable, Relevant, Time specific).
Setelah menentukan keempat hal tersebut yang menjadi landasan penyusunan sebuah konsep acara, maka langkah selanjutnya adalah mulai menyusun konsep sebuah acara. Menurut McCartney (2010:148) terdapat beberapa hal yang berkaitan dalam proses penyusunan konsep acara, yaitu sebagai berikut :
a) Membuat Ide Acara
1. Melakukan riset pasar atau lingkungan dan melihat bagaimana pembuatan acara yang telah dilakukan sebelumnya. Hal ini dilakukan sebagai bahan pembandingan bagi kita agar dapat mengetahui seperti apakah acara yang telah dilakukan sebelumnya, sehingga kita dapat meningkatkan kekuatan dari acara tersebut.
2. Melibatkan para pemangku kepentingan acara dalam melakukan brainstorming. Hal ini dilakukan agar kita dapat mengetahui keinginan dari pihak klien mengenai konsep acara tersebut.
b) Pengaturan Tujuan
1. Menyamakan tujuan acara dengan kebijakan perusahaan.
2. Memastikan bahwa tujuan acara memiliki karakter SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-constraint).
c) Screening Proccess
Melakukan pengurangan hal-hal yang berkaitan dengan acara dikarenakan tidak cukupnya sumber daya keuangan, SDM, supplier dalam perencanaan acara.
d) Feasibility Testing
1. Melakukan uji coba konsep acara atau mempresentasikan konsep acara yang telah disusun di depan para stakeholder acara.
2. Menganalisa tanggapan dari para stakeholder tersebut agar penyusunan konsep tersebet dapat disesuaikan dengan tujuan acara yang telah ditetapkan.
e) Concept Refining
1. Melibatkan tim produksi, tim desain, tim hiburan dan tim pemasaran 2. Mengembangkan strategi kolaborasi dengan stakeholder lokal dan
internasional
3. Menciptakan tim kerja yang bertanggung jawab untuk peran-peran yang berbeda
f) Implementasi atau Penyelenggaraan Acara serta Mengawasi (Implementation and Monitoring)
1. Meng-implementasi konsep acara yang telah dibuat
2. Melihat feedback dari implementasi acara dan respons dari mekanisme acara
g) Review dan Evaluasi
1. Menetapkan cara untuk melakukan evaluasi acara yang telah dilakukan
2. Memberikan tanggapan secara konstan untuk menyesuaikan dengan tujuan acara.
Dengan kita memperhatikan hal-hal diatas maka akan membantu kita untuk menyusun sebuah konsep yang dapat mencapai tujuan dilakukannya sebuah acara.Selain itu, di dalam penyusunan sebuah konsep acara kita harus mengetahui bagaimana tahapan penyusunan rencana kegiatan acara yang akan dilakukan. Hal ini dilakukan agar kegiatan yang akan dijalankan memiliki pedoman yang jelas sehingga acara tersebut dapat berjalan secara sistematis dan tidak berantakan.
Tipe-Tipe Event
Menurut Mc Cartney terdapat beberapa tipe dari Event (Mc Cartney, 2010:7). Tipe tersebut antara lain adalah sebagai berikut :
Tabel 2.2 Tipe-Tipe Event Tipe Event Tujuan
Olahraga • Kompetisi antara peserta baik di darat,udara, maupun di air.
• Peserta amatir maupun
professional.
• Keterlibatan yang sangat
tinggi antara stakeholder acara,peserta,spektator,sponsor,media,dan pemerintah.
Budaya • Berbagai macam festival yang berdasarkan agama,budaya,dan tradisi lokal.
• berdasarkan pada berbagai keadaan seperti museum,situs purbakala,candi dan gereja,pusat kota atau desa,dan lahan terbuka.
Seni Konser dan pertunjukan yang digunakan untuk memamerkan lukisan lokal atau internasional, kerajinan,gambar,patung,tari,musik,lagu,dan kostum.
Politik Acara yang diselenggarakan secara nasional berdasarkan keputusan pemerintah.
Menampilkan pasukan militer
MICE Akronim dari MICE adalah meetings,incentive travel,convention,dan exhibition.
Rekreasi Acara olahraga yang menyenangkan atau outing.
Special Launching produk.
Pembukaan dan penutupan serta upacara penghargaan
Beauty Pageant
Tipe Event Tujuan
Private Ulang tahun,pernikahan,perayaan,pesta,dan jenis gathering social lainnya.
Berdasarkan tipe-tipe event diatas,event yang dilakukan oleh pihak PT. Iris Worldwide yang berbentuk malam apresiasi dan rapat tahunan 2015.
2.2.5 Special Event
Special event adalah suatu acara telah diciptakan khusus untuk menggambarkan ritual tertentu,bahan presentasi,kinerja,atau perayaaan yang direncanakan secara sadar dan menciptakan kesempatan khusus untuk menandai atau mencapai sosial tertentu , budaya , tujuan dan sasaran atau perusahaan. Special event biasanya dilakukan secara tidak rutin . Special Event bisa termasuk hari nasional dan perayaan,acara perkantoran yang penting,penampilan budaya yang unik,acara olahraga nasional,CSR,promosi produk,dan launching produk baru. Special Event menurut Getz (Johnny 2011:12) terdapat dua konteks yaitu dari sudut pandang Event Organizer dan konsumernya.
1. Event Organizer : a special event is a one time, or infrequently occuring event outside the normal program or activities of the sponsoring or organizing body. Special event yang dirancang dan dilaksanakan oleh sebuah Event Organizer merupakan jenis acara yang dalam perancangannya harus dibuat secara khusus dan benar-benar berbeda, sehingga acara tersebut tidak sama seperti acara yang biasanya dibuat oleh klien. Sebuah special event merupakan acara yang dilaksanakan atau dilakukan oleh suatu perusahaan atau instansi dalam frekuensi yang tidak sering seperti acara biasanya.
2. Konsumer atau klien : a special event is an opportunity for an experience outside the normal range of choices or beyond everyday experience.
Dari sudut pandang klien, special event dipandang sebagai sebuah kesempatan bagi mereka untuk memberikan sebuah pengalaman yang berbeda dari biasanya kepada para tamu undangan, sehingga mereka dapat memiliki persepsi yang baik seperti yang diharapkan dari tujuan dilaksanakannya acara tersebut.
Sedangkan menurut Joe Goblatt, special event merupakan situasi istimewa yang dirayakan dengan rangkaian upacara (perayaan) dan ritual untuk mendapatkan kepuasan atas kebutuhan tertentu (Pudjiastuti, 2010:xiv).
Dari pernyataan para ahli tersebut dapat dilihat bahwa penyelenggaraan sebuah special event memiliki peran yang penting bagi pihak yang menyelenggarakannya. Karena dengan menyelenggarakan sebuah acara yang spesial atau khusus maka hal tersebut akan membuat acara nya berbeda dari acara-acara biasa. Selain itu, acara khusus atau special event tentunya akan lebih menarik perhatian audien.
2.2.6 Tujuan dan Manfaat Special Event
Tujuan diselenggarakannya sebuah special event adalah untuk memberikan kesan yang mendalam bagi setiap khalayak yang terlibat, baik audience, pemberi sponsor, maupun pelaksananya (Pudjiastuti, 2010:xv).
Menurut Tom Duncan (Pudjiastuti, 2010:xxv), tujuan diselenggarakannya sebuah special event adalah :
a. Mempengaruhi khayalak sasaran.
b. Mengasosiasikan sebuah merek dengan suatu kegiatan, gaya hidup, atau individu tertentu.
c. Menjangkau target sasaran yang lebih luas.
d. Meningkatkan kesadaran masyarakat terhadap merek, produk atau perusahaan.
e. Mempublikasikan sebuah merek, produk atau perusahaan yang nantinya akan meningatkan pengetahuan khalayak.
Dari poin-poin tersebut dapat dilihat bahwa tujuan penyelenggaraan suatu special event adalah untuk mempengaruhi khayalak, publikasi, dan menciptakan sebuah citra yang baik di mata khalayak.
Melalui kegiatan tersebut pihak yang menyelenggarakan jenis acara ini secara efektif dapat mempengaruhi khalayak melalui komunikasi yang disampaikan selama acara berlangsung.
Sedangkan manfaat dari diselenggarakannya sebuah special event, menurut Rosady Ruslan adalah :
a. Memberikan informasi secara langsung (tatap muka) dan mendapatkan timbal balik yang positif dari publiknya.
b. Menjadi media komunikasi sekaligus mendapatkan publikasi sehingga pada akhirnya publik sebagai target sasaran akan memperoleh pengenalan, pengetahuan dan pengertian mendalam. Dari special event tersebut juga
diharapkan akan tercipta citra yang positif perusahaan atau produk yang diwakilinya (Pudjiastuti, 2010:xxix)
Dengan diadakannya sebuah special event, maka perusahaan yang menyelenggarakannya dapat berkomunikasi secara langsung baik pihak internal perusahaan maupun pihak eksternal perusahaan.
Setelah proses konsep acara special event dilakukan,dilanjutkan dengan tahapan perencanaan penyelenggaraan rencana kegiatan acara yang dilakukan.Hal ini dilakukan agar kegiatan acara yang dilakukan berjalan dengan baik dan mengantisipasi adanya hambatan yang ada.
2.2.7 Perencanaan Event
Ketika sebuah konsep acara telah selesai dirancang dan terkait dengan perencanaan event. Menurut Pudjiastuti (2010:87) terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan ketika akan mengimplementasikan sebuah konsep acara, yaitu:
a. Persiapan
Melakukan pengecekkan terhadap hal-hal yang berkaitan dengan pelaksanaan acara.Seperti pengisi acara, kondisi panggung, kondisi ruangan dan sebagainya.
b. Geladi bersih
Melakukan kegiatan untuk mencoba dan mengecek kesiapan dari para anggota yang akan terlibat ketika acara dimulai. Kegiatan ini dilakukan oleh para pengisi acara., alat-alat yang akan digunakan ketika acara. Sedangkan dari segi koordinasi terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan ketika melakukan implementasi rancangan konsep acara, hal ini bertujuan agar dalam pelaksanaan acara kerja sama tim tetap terjalin dengan baik.
c. Komunikasi
Kesempurnaan koordinasi dalam special event sangat ditentukan oleh kualitas komunikasi yang dilakukan secara terus-menerus di antara anggota tim kerja. Ketika pelaksanaan acara mulai berlangsung masing-masing kru harus tetap menjaga komunikasi yang baik, hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan HT (Handy Talky).
Setiap anggota tim harus mampu untuk tidak mencampuradukkan antara kepentingan pribadi dan kepentingan kelompok. Hal ini bertujuan agar tidak menimbulkan perpecahan di dalam tim acara.
e. Komitmen
Komitmen anggota tim dibutuhkan sejak awal persiapan acara sampai dengan tahap akhir atau evaluasi.
Dengan adanya komitmen maka setiap anggota tim tetap mengerjakan pekerjaan mereka yang telah diberikan hingga acara selesai. Sebab tidak sedikit orang yang bersemangat di awal pembentukan tim, namun ketika telah mulai mengerjakan tugas mereka dan merasa lelah, meninggalkan pekerjaannya.
f. Kepercayaan
Membangun kepercayaan antar anggota tim sangat dibutuhkan untuk dapat menghasilkan acara yang sukses.
Ketika dapat dibangunnya kepercayaan baik antar anggota tim maupun dengan klien, tentu saja akan memudahkan dalam melakukan kerja sama ketika tahap penyusunan maupun implementasi acara.
g. Kerja sama
Kualitas koordinasi sebuah acara dapat dilihat dari kemampuan manajer acara dalam membangun kolaborasi atau kerja sama di antara seluruh anggota tim dan hal ini merupakan pekerjaan yang sulit karena masing-masing anggota memiliki personality.
h. Tanggung jawab
Hal ini berkaitan dengan upaya mengatasi masalah yang muncul dengan baik dan benar sehingga tidak mengganggu kelancara kerja pihak lain. Tanggung jawab sangat penting dalam setiap kegiatan, termasuk acara spesial seperti “Annual strategic meeting and appreciation night btpn syariah oleh PT. Iris Worldwide”.Jika tidak ada tanggung jawab dari setiap anggota atas tugasnya maka acara tidak akan berjalan dengan sukses.
2.3 Kerangka Berpikir
Gambar 2.1 Kerangka Berpikir Bank BTPN Syariah PT.IRIS Worldwide Public Relations Komunikasi Event Management Special Event
