BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM. dilakukan di Dinas Perhubungan Kota Surabaya.

(1)

57

Pada bab ini akan dibahas tentang identifikasi permasalahan, analisis permasalahan, solusi permasalahan dan perancangan sistem dalam Rancang Bangun Aplikasi Manajemen Surat berbasis Web Pada Dinas Perhubungan Kota Surabaya. Sebelum melakukan identifikasi dan analisis permasalahan, telah dilakukan pengumpulan data dengan teknik wawancara dan observasi yang dilakukan di Dinas Perhubungan Kota Surabaya.

3.1 Identifikasi dan Analisis Permasalahan

Proses identifikasi masalah merupakan proses yang dilakukan sebelum menganalisa sistem. Dari proses pengumpulan data berupa wawancara dan proses observasi maka dihasilkan Suatu permasalahan yang ada pada bagian Kesekertariatan. Masalah-masalah tersebut kemudian didefinisikan dan diidentifikasi penyebab dari permasalahan itu muncul.

Setelah diidentifikasi penyebab masalahnya maka dapat dirumuskan solusi untuk mengatasi permasalahan yang ada.

Berikut hasil identifikasi yang diketahui pada bagian Kesekertariatan DINAS PERHUBUNGAN KOTA SURABAYA dapat dilihat pada tabel 3.1 :

Tabel 3.1 Identifikasi permasalahan

No Masalah yang dihadapi Identifikasi Penyebab Masalah 1 Lambatnya penyampaian

Surat dari kepala dinas menuju ke tiap-tiap kepala bagian berdasarkan kepentingan masing-masing surat.

Karena Proses surat masuk maupun surat keluar perlu di klasifikasikan berdasarkan kepentingan surat dan Tujuansurat, Pendisposisian surat ini masih dilakukan secara manual dan hanya dilakukan oleh satu petugas untuk klasififikasi surat dan datang ke tiap-tiap bagian guna

(2)

2

Perawatan dan pendataan Arsip (surat)

a. Pencarian Surat b. Pendataan serta

pengahpusan arsip yang sudah kadaluarsa

Penyebab masalah dari proses perawatan dan pendataan surat kearsipan terletak pada sistem yang digunakan di dinas perhubungan ini masih manual . penyimpanan surat atau arsip masih menggunakan hardcopy dan diarsipkan ke dalam map / folder.

a. Pencarian surat

Proses pencarian surat ini cukup sulit dilakukan dan membutuhkan waktu yang lama, karena sebelum mendapatkan surat petugas harus mengecek terlebih dahulu pada buku agenda. Meskipun dalam pencatatan surat di buku agenda tidak ada masalah, namun hal ini menjadi masalah ketika pencarian suratnya. Setelah surat terdaftar di buku agenda maka petugas mencari di gudang arsip. Pencarian surat digudang juga cukup sulit walaupun surat telah ada kode penomoran. Namun karena sifat surat yang tipis jadi petugas harus memilah satupersatulagi.

b. Pendataan dan penghapusan surat Proses penyusutan surat merupakan proses penghapusan surat yang telah lama dan tidak dibutuhkan lagi. Tujuandari kegiatan ini agar tempat penyimpanan tidak penuh. Namun bersambung dari sulitnya proses pencarian maka proses penyusutan surat pun juga sulit dijalankan, sehingga untuk saat ini proses penyusutan belum dilaksanakan.

Dari hasil idnetifikasi permasalahan diatas, maka proses analisis permasalahan dapat dilakukan. Analisa permasalahan bertujuan untuk mengetahui kebutuhan - kebutuhan sistem yang akan dibangun.

(3)

perlu diketahui terlebih dahulu mengenai peran (role), tanggung jawab (responsibility), aturan (rule) dan kebijakan (policy) yang ada pada Dinas Perhubungan kota surabaya lebih lengkapnya bisa dilihat pada Tabel 3.2.

Tabel 3.2 Proses Bisnis Berdasarkan Stakeholder

STAKEHOLDER PROSES BISNIS

PHASE PROSES POLICY

Sekretaris Mengelolah

Surat 2

Penerimaan surat, pengarahan surat, penilaian surat, pencatatan surat, penyimpanan surat, pendistribusian surat,encarian surat , dan penyusutan surat, (notifikasi)

Jika surat memerlukan perseTujuan maka harus melakukan otorisasi ke kepala dinas

Kepala Dinas

Otorisasi , membaca surat

3

Tulis surat, membaca surat, dan otorisasi surat

Tanda tangan / otorisasi Sub Bidang Penerima

Surat 4

Menerima Surat ,Membaca dan mengirim surat

- Eksternal / sub

Bidang Upload surat 1

Upload/Kirim surat

internal -

Dari proses pengumpulan data juga didapatkan beberapa dokumen mengenai aturan (rule) dan kebijakan (policy) stakeholder yang bersangkutan dengan sistem yang sudah ada saat ini. Adapun stakeholder yang bersangkutan yaitu pihak eksternal, internal (meliputi kepala Dinas, Sekretaris , staff), serta bagian Sekretaris. Berikut merupakan aturan yang sudah ditetapkan didalam Peraturan KeputusanWalikotamadya Kepala Daerah Tingkat II Surabaya Nomor 91/WK/1931 Tentang Tata Kearsipan Pemerintah Kotamadya Daerah Tingkat II Surabaya dapat dilihat pada Tabel 3.2.

(4)

Dari rule diatas maka selanjutnya menggambarkan proses bisnis ini diharapkan desain yang dirancang sesuai dengan kebutuhan permasalahan yang dialami oleh sub bagian Sekretaris. Berikut proses bisnis yang dijalankan sesuai

SOP/TU /01 saat ini dapat dilihat pada Gambar 3.1.

ADMINISTRASI SURAT MASUK DARI ITERNAL DAN EKTERNAL

INTERNAL / EKTERNAL BAG Kesekretariatan Kepala TU Kepala Dinas

Start

SURAT

A

Menerima surat masuk

Internal?

mencatat di agenda internal

mencatat di agenda ekternal

Agenda internal Agenda

eksternal

Memberikan baju surat keterangan tujuan surat

A.1 Surat masuk + baju

surat A.2

Mengecek tujuan surat

Memberikan kepada Kepala

Bidang Surat masuk + baju

surat + paraf

A.3 Direksi?

A.6

Staff

ya tidak

ya

Memberikan kepada Staff KERJA bersangkutan

tidak

2. Surat masuk + baju surat + paraf 1

1. Surat masuk + baju surat + paraf

A.7

Memberikan End kepada Sekretaris

Surat konsep + paraf

Memeriksa dan memparaf surat

A.4

A.6 Setuju ?

Y

End N

Setuju ? Y

End N A.4

A.5

A.3

Gambar 3.1 Administrasi surat masuk internal dan eksternal Gambar 3.1 merupakan gambar aliran sistem administrasi surat masuk dari internal dan eksternal dinas, Penjelasaan dapat dilihat pada Tabel 3.3.

(5)

Phase No.

Proses

Input Nama proses kegiatan Output

1 A S.eksternal S.penyegelan S.perjalanan Dinas

Pencatatan surat

Menerima dan mencatat surat masuk dalam agenda surat masuk internal dan agenda surat masuk eksternal

Buku naskah konsep dan surat konsep

B Surat masuk dan baju surat

Pemberian Tujuansurat

Memberi baju surat dan melengkapi keterangan pada baju surat

Surat masuk dan baju surat

C Surat masuk terotorisasi dan baju surat

Otorisasi kepada kepala bagian Sekretaris

Menyerahkan surat kepada atasan untuk diperiksa dan diparaf

Surat acc Kepala Dinas + baju surat 2 D Surat acc

Kepala Dinas + baju surat

Otorisasi sekper Meneruskan surat yang telah diparaf atasan kepada sekper untuk diperiksa dam diparaf

Surat acc Kepala Dinas + sekper + baju surat

E Surat acc Kepala Dinas + sekper + baju surat

Mengecek Tujuansurat

Mengambil surat yang telah diparaf untuk diteruskan sesuai Tujuansurat (Sekper/K.Dinas/

Dirut)

Surat acc Kepala Dinas + sekper + baju surat

3. F Surat acc Kepala Dinas + sekper +baju surat

Otorisasi surat oleh kepala dinas

Mengambil surat yang telah diparaf dari kepala dinas

Surat acc kepala Sekretaris + sekper + K.Dinas + baju surat

G Surat acc Kepala Dinas + sekper + K.dinas + baju surat

Penyampaian surat ke Staff

Menyampaikan surat kepada Staff sesuai dengan disposisi yang ada

Surat acc Kepala Dinas + sekper + K.Dinas

4 H Surat acc Kepala Dinas + sekper + K.

Dinas + baju surat (salinan / tembusan)

Mengarsipkan surat

Petugas

SEKRETARIS mengarsip surat masuk dengan metode yaitu

Surat masuk diarsip dalam 3 folder diantaranya

1. Folder surat masuk

Surat acc Kepala Dinas + sekper + K.Dinas + baju surat (salinan / tembu san)

(6)

dari eksternal

2. Folder surat masuk dari Internal

3. Folder surat masuk dari Umum

Dalam tiap folder diarsip urut sesuai bulan dan tanggal surat

Administrasi konsep naskah dinas merupakan proses kegiatan yang dilakukan oleh sub bagian Sekretaris dalam mengelola konsep naskah dinas baik berupa surat umum eksternal, surat peringatan, surat penyegelan, surat pencabutan, surat umum internal, dan lain-lain. Untuk dapat mengetahui aliran sistem administrasi konsep naskah dinas dapat dilihat pada Gambar 3.2.

(7)

63

INTERNAL / EKTERNAL Bag. Kesekretariatan KEPALA TATA USAHA KEPALA BIDANG KEPALA DINAS

Start

S. umum internal

A

Menerima dan mencatat naskah

konsep

A.1

Surat konsep

A.2

Surat konsep + paraf A.3

A.4

A.5

A.6

STAFF

Surat konsep masuk

A.1 Menerima dan

memberikan ke sekretaris

Buku naskah konsep

A.2

Meneruskan otorisasi surat

ke SEKPER

A.3

A.4

Meneruskan otorisasi surat

ke SEKPER

A.5

Setuju ?

Y

End N

Setuju ? Y

End N

Setuju ? Y

End N

A.6

Memantau surat dan mengecek target waktu

surat

Melebihi??

Melapor Meminta

oto risasi ke pembuat konsep

Memantau surat dan mengecek target waktu

surat

Surat konsep + paraf > batas

Y

Menyerahkan naskah konsep ke bag adm

keluar

Surat konsep acc A.7

A.7

Surat konsep + paraf > batas

A.8

Setuju ?

Y

End N

A.9

A.9 N

Surat keluar

Gambar 3.2 Administrasi Konsep Naskah Dinas

(8)

pada Gambar 3.2 dapat dilihat pada Tabel 3.4.

Tabel 3.4 Penjelasan aliran sistem

No phase

Simbol Input Nama

Proses

Kegiatan Output 1. A S.eksternal

S.penyegelan S.pencabutan S.peringatan S. Lainnya

Pencatatan surat

Menerima dan mencatat konsep naskah dinas yang masuk dalam buku konsep naskah dinas

Buku naskah konsep dan Surat konsep masuk

B Surat konsep masuk

Pemberian otorisasi naskah konsep

Menyerahkan surat kepada atasan (Kepala Dinas) untuk diperiksa dan diparaf

Surat konsep acc Kepala Dinas

C Surat konsep acc Kepala Dinas

Menerima surat naskah konsep dari Kepala Dinas

Meneruskan surat yang telah diparaf atasan kepada sekper

Surat konsep acc Kepala Dinas

2. D Surat konsep acc Kepala Dinas

Otorisasi sekper

Memeriksa dan memparaf surat naskah konsep

Surat acc Kepala Dinas + sekper E Surat acc

Kepala Dinas + sekper

Menerima surat naskah konsep dari sekper

Meneruskan surat naskah konsep kepada K.Dinas

Surat acc Kepala Dinas + sekper

3. F Surat acc

Kepala Dinas+

sekper

Otorisasi surat oleh K.Dinas

Memeriksa dan memparaf surat naskah konsep

yang telah

diotorisasi sekper

Surat acc Kepala Dinas + sekper + K.Dinas G Surat acc ka

Sekretaris + sekper + K.Dinas

Menerima surat yang terotorisasi dari K.Dinas

Memantau surat dan mengecek target waktu surat.

Surat acc ka.

Sekretaris + sekper + K.Dinas

(9)

4 .

L Surat acc Kepala Dinas + sekper + K.Dinas melebihi waktu

Memberikan surat naskah konsep jika melebihi waktu kepada Kepala Dinas

Menerima surat naskah konsep

yang telah

melebihi target waktu

Kebijakan- kebijakan

J Surat Konsep tidak

disetujui

Membuat surat balasan untuk Staff bersangkutan

Membuat dan Menyerahkan surat balasan kepada Staff sebagai informasi bahwa surat naskah konsep tidak disetujui oleh sekper/K.Dinas K Surat balasan Menyerahkan

surat balasan

Bag

SEKRETARIS menyerahkan surat balasan dari surat yang ditolak.

Surat balasan kepada Staff yang

bersangkutan

5 H Surat acc

Kepala Dinas + sekper + K.Dinas

Menyerahkan kepada Staff

Staff yang

bersangkutan memeriksa / memperbaiki surat yang bersangkutan

Surat acc Kepala Dinas+

sekper + K.Dinas + Staff

I Surat acc Kepala Dinas+

Penyampaian surat

Meneruskan surat naskah konsep kepada bagian administrasi keluar

Surat acc Kepala Dinas+

3.1.2 Administrasi Surat Keluar Internal dan Eksternal

Setelah melakukan pengelolaan dari surat masuk internal maupun eksternal dan mengelola konsep naskah dinas. Surat yang telah disetujui oleh stakeholder bersangkutan, maka surat tersebut diberikan nomor dan dicatat dalam agenda keluar.

(10)

telah siap didistribusikan atau dikirim kepada penerima. Aliran sistem dari administrasi surat keluar internal dan eksternal dapat dilihat pada Gambar 3.3.

ADMINISTRASI SURAT KELUAR DARI BAG ADM SURAT MASUK

BAG ADM MASUK BAG ADM KELUAR

Bag adm masuk

Surat konsep acc Start

Menyerahkan kepada bagian surat keluar

Surat konsep acc

A

Surat konsep acc

A

Memberi nomor dan tanggal surat

Surat konsep acc

Mencatat kedalam agenda keluar eksternal

Surat konsep acc + Nomer & tgl

Agenda Keluar Internal

Mengecek termasuk dalam agenda keluar internal / eksternal

Agenda Keluar Eksternal

Internal?

Mencatat kedalam agenda

keluar Internal

Memperbanyak surat sesuai tembusan kearah tujuan surat

Memberi stempel, alamat surat, dan kode

surat

Bag TTU pengirim 1

2

3

1 2

3

end

Gambar 3.3 Administrasi Surat Keluar Internal dan Eksternal

(11)

masuk dan konsep naskah dinas yang dilakukan oleh bagian surat masuk. Adapun penjelasan mengenai aliran sistem pada Gambar 3.3 dapat dilihat pada Tabel 3.5.

Tabel 3.5 Penjelasan aliran sistem No

phase

Simbol Input Nama Proses

Kegiatan Output

1. Kotak Kuning

Surat konsep acc Kepala Dinas+

sekper+

K.Dinas + Staff

Pemberian kode penomoran dan

pencatatan pada buku agenda

Menerima surat, memberi nomor, tanggal & catat dalam buku agenda keluar internal atau buku agenda surat keluar eksternal.

Contoh kode

penomoran :

XX / YY / Bulan / Tahun

Keterangan :

XX : No urut surat dalam 1 tahun YY : 01 => Eksternal 02 => Internal K.Pusat

03 => Dishub Eksternal

Bulan : I, II, III, IV, dst

Tahun : 2014, 2015, dst

sekper+

K.Dinas + Staff

sekper+

K.Dinas + Staff

Pemberian Tujuansurat, stempel, dan kode surat

Membubuhkan

stempel, menulis alamat Tujuansurat pada amplop dan kode nomor surat

Salinan surat konsep acc Kepala

Dinas+

sekper+

K.Dinas + Staff

2 Kotak Merah

Surat konsep

Menerima surat naskah

Memperbanyak surat sesuai tembusan dan

Salinan Surat konsep acc

(12)

acc Kepala Dinas+

konsep dari Kepala Dinas

menunjuk kearah mana surat Ditujukan

Kepala Dinas+

sekper+

K.Dinas + Staff

3. Kotak Biru

Salinan Surat konsep acc Kepala Dinas+

sekper+

K.Dinas + Staff

Pengarsipan Petugas

SEKRETARIS

mengarsip surat keluar dengan metode sbb:

- Surat keluar diarsip sesuai kode surat (4 folder surat) - Dalam tiap

folder diarsip sesuai bulan dan ni urut surat

Salinan Surat konsep acc Kepala

Dinas+

sekper+

K.Dinas + Staff

Penyerahan surat kepada petugas pengiriman

Menyerahkan surat internal kantor surat kepada petugas SEKRETARIS

pengirim surat

Surat Konsep acc Kepala Dinas+

sekper+

K.Dinas + Staff

3.1.3 Pengiriman Surat Keluar

Surat keluar yang telah diberi kode nomor, dicatat dalam buku agenda keluar internal maupun eksternal, dan diperbanyak salinannya untuk diarsipkan maka kegiatan selanjutnya yaitu melakukan pengiriman surat. Proses pengiriman ini dilakukan oleh kurir yang terdiri dari empat orang. Adapun pembagian Tugasnya yaitu dua orang bertugas mendistribusikan surat internal dan dua orang bertugas mendistribusikan surat keluar eksternal.

(13)

bahwa surat yang disampaikan kepada penerima benar-benar sesuai dengan alamat yang dituju . Sebagai pertanggung jawaban, petugas diberikan buku ekspedisi yang berTujuan untuk mencatat surat yang telah dikirim. Dari data-data tersebut akan digunakan untuk membuat laporan kepada atasan mengenai hasil pengiriman khusus surat penting. Untuk lebih jelasnya aliran sistem pengiriman surat keluar dapat dilihat pada Gambar 3.4.

PENGIRIMAN SURAT

BAG ADM KELUAR BAG ADM KELUAR & PENGIRIM SURAT

Bag adm keluar Start

Menyerahkan kepada bagian pengiriman

A

Memasukkan surat dalam amplop

Mencatat dalam buku expedisi

Buku expedisi Surat konsep acc +

Nomer & tgl

Menyusun daftar prioritas tujuan surat

Mengantar surat ke tujuan

Tujuan surat

Memastikan surat terkirim dengan benar

Melaporkan hasil pengiriman kepada atasan khusu surat

penting

A.1

Melakukan cek ulang kepada penerima

Memeriksa kendaraan dinas

Srt penting

end

Laporan pengiriman srt penting

Kepala tata usaha

A.2

Laporan pengiriman srt penting

A.2

end

Gambar 3.4 Pengiriman Surat Keluar

(14)

keluar. Adapun penjelasan mengenai aliran sistem pengiriman surat keluar dapat dilihat pada Tabel 3.6.

Tabel 3.6 Penjelasan aliran sistem No

phase

Simbol Input Nama Proses

Proses Output

1. Kotak Merah

Surat Konsep acc Kepala Dinas+

sekper+

K.Dinas + Staff

Menerima surat

Menerima surat, memeriksa kesesuaian alamat surat dengan amplop surat

Surat

konsep acc Kepala Dinas+

sekper+

K.Dinas + Staff

Identifikasi surat

Memasukkan surat dalam amplop surat

Salinan Surat

konsep acc Kepala Dinas+

sekper+

K.Dinas + Staff

Mencatat surat

Mencatat dalam buku ekspedisi

Buku ekspedisi Mengelom

pokkan surat berdasarkan Tujuansurat

Menyusun daftar prioritas

Tujuanpengiriman surat

Surat

konsep acc dalam amplop Pengiriman

surat

Mengantar dan menyampaikan surat kepada alamat yang dituju sesuai prioritas surat

Surat

konsep acc dalam amplop

2 Kotak Biru

Surat Konsep acc dalam amplop

Surat terkirim

Memastikan surat terkirim dengan benar sesuai alamat

-

Memeriksa kondisi kendaraan dinas setiap hari dan sebelum

(15)

berangkat mengirim surat

3. Kotak Kuning

Surat Konsep acc dalam amplop

Pengecekan jenis surat

melakukan cek ulang kepada penerima apakah surat tersebut penting apa tidak dan melaporkan hasil pengiriman khusus surat penting kepada bag pengelola

Laporan pengiriman surat penting

Penyerahan laporan

Menyerahkan laporan pengiriman kepada kepada atasan

Laporan pengiriman surat penting

Dari aliran sistem yang berjalan saat ini dapat diketahui kebutuhan dari masing-masing fungsi yang dijalankan. Disamping mengetahui kebutuhan pada sistem, hasil dari analisis juga dapat mengetahui proses-proses yang dieliminasi, proses yang diintegrasikan menjadi satufungsi, dan proses yang membutuhkan otomasi.

3.2 Permasalahan

Setelah mengetahui proses bisnis yang telah dijalankan maka langkah selanjutnya yaitu melakukan analisis kebutuhan yang sesuai dengan proses-proses tersebut. Fungsi dari melak1ukan proses analisis kebutuhan digunakan merancang perangkat lunak yang memiliki fungsi-fungsi yang sesuai dengan kebutuhan dari masing-masing pengguna aplikasi. Berikut merupakan hasil analisis dari aliran sistem saat ini berdasarkan fungsi yang dijalankan.

(16)

3.2.1 Analisa Pada Fungsi Administrasi Surat Masuk dan Konsep Naskah Dinas Internal dan Eksternal

Proses analisa ini berTujuanuntuk mengetahui proses-proses mana saja yang seharusnya diperbaiki atau proses yang membutuhkan adanya sistem baru. Jika dilihat pada document flow diatas, sebagian besar proses yang ada membutuhkan penanganan sistem baru mulai dari surat masuk, pendataan, penyimpanan, pendistribusian, dan pengiriman.

Dari beberapa analisa proses diatas, maka dapat ditarik Suatukesimpulan maka dalam melakukan pengelolaan surat masuk dari internal dan eksternal dibutuhkan Suatusistem terkomputerisasi yang dapat membantu bagian Sekretaris dalam administrasi surat menyurat.

3.2.2 Analisis Fungsi Admininitrasi Surat Keluar Internal dan Eksternal

Proses administrasi surat keluar untuk internal dan eksternal rata-rata perhari mencapai 150 surat keluar yang harus dikirim. Hasil analisa proses ini menyimpulkan bahwa pada proses pemberian kode penomoran surat masih sulit dilakukan, mengingat terdapat lima kombinasi kode penomoran surat. Petugas juga harus memperbanyak surat sesuai dengan tembusan untuk diarsipkan, sehingga akan membutuhkan hardcopy surat yang cukup banyak untuk disimpan.

Maka dari hasil analisa diatas dibutuhkan penyederhanaan proses pada pemberian kode dengan cara otomasi. Terkait dengan proses pengarsipan akan menggunakan teknologi komputerisasi sebagai tempat untuk penyimpanan surat

(17)

tempat penyimpanan surat (gudang).

3.2.4 Analisis Pada Fungsi Pengiriman Surat Keluar

Proses pencatatan pada buku ekspedisi dan proses pelaporan yang dilakukan masih bersifat manual. Untuk pembuatan laporan pengiriman surat penting kepada atasan, petugas harus memilah terlebih dahulu dan menggolongkan surat berdasar jenis surat penting. Hasil analisa proses diatas didapatkan Suatusolusi dengan cara membuat proses pencatatan dan pembuatan laporan dapat dilakukan pada teknologi komputerisasi. Sehingga proses pencatatan akan langsung tersimpan didalam database, begitupula untuk proses pembuatan laporan secara otomasi akan mudah dilakukan berdasarkan dari data-data surat yang telah tercatat dalam database.

3.3 Solusi Permasalahan

Setelah melakukan pengumpulan data dengan cara wawancara dan observasi, pengolahan data, dan analisa permasalahan maka didapatkan Suatusolusi untuk mengatasi permsalahan yang terjadi pada sub bagian Sekretaris DISHUB. Sesuai dengan permasalahan yang ada, solusi yang tepat untuk menangani masalah tersebut yaitu dengan mambangun aplikasi manajemen surat berbasis web.

Untuk dapat membangun aplikasi manajemen surat berbasis web, terdapat beberapa tahap pengembangan diantaranya:

(18)

Agar aplikasi yang dibangun sesuai dengan kebutuhan pengguna, maka identifikasi kebutuhan perangkat lunak merupakan tahap awal dalam membangun Suatuaplikasi. Untuk dapat mengidentifikasi kebutuhan perangkat lunak terdapat tahapan yaitu:

A. Elitasi Kebutuhan (requirement elicitation)

Proses elitasi kebutuhan merupakan Suaturancangan proses awal sistem yang akan dibangun, proses ini berupa pendefinisian dan penyeleksian macam-macam kebutuhan data yang dapat mendukung sistem. Mengenai kegiatan yang dilakukan yaitu dengan cara mengumpulkan informasi kepada stakeholder yang bersangkutan dengan cara wawancara dan observasi.

Adapun proses pengumpulan data berupa wawancara Ditujukan kepada stakeholder yang memiliki pengaruh dalam alur proses bisnis yang dilakukan. Dalam kasus ini responden yang diacu sebagai narasumber utama yaitu kepala sub bagian Sekretaris. Alasannya, karena kepala sub bagian Sekretaris merupakan stakeholder yang mengetahui secara keseluruhan proses bisnis surat menyurat yang telah dijalankan. Pengumpulan data dengan cara observasi yaitu melakukan pengamatan secara langsung dan ikut terlibat dalam proses bisnis yang dijalankan.

Berikut hasil dari elisitasi kebutuhan data yang telah didapat dari proses pengumpulan berupa wawancara dan observasi:

a. Data Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Surat Menyurat

(19)

peranan penting dalam membangun sistem ini. Hal ini disebabkan karena proses sistem yang akan digunakan mengacu dari proses yang telah terdapat pada SOP.

Dengan mengetahui SOP administrasi surat menyurat dapat dijelaskan proses yang dijalankan mulai penerimaan surat masuk dari internal maupun ekternal, mendata, mendistribusikan, sampai dengan mengarsipkan dan mengirimkan surat keluar.

b. Data Peraturan Walikota Surabaya Nomor 26 Tahun 2006 Tentang tata naskah Dinas

Data peraturan Walikota tentang tata naskah ini merupakan petunjuk atau pedoman yang digunakan dalam melakukan tata naskah perusahaan. Berikut petunjuk tersebut mulai dari definisi istilah, jenis-jenis surat, otoritas penandatangan surat, aturan pengkodean nomor surat, aturan naskah, dan bentuk format lampiran naskah.

c. Data Peraturan Walikota Surabaya Nomor 26 Tahun 2006 Tentang Pengarsipan Data Peraturan Walikota tentang pengarsipan merupakan data yang digunakan sebagai acuan dan pedoman untuk penyelamatan arsip dan penyusutan arsip.

Adapun yang dibahas dalam peraturan ini mengenai definisi istilah arsip, tata cara arsip, aturan-aturan dalam pengarsipan/penyusutan, dan format tata cara lalu lintas pengarsipan.

d. Data Buku Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar dari Internal maupun Eketrnal Data buku agenda ini digunakan sebagai pencatatan data-data surat dalam sehari baik itusurat masuk maupun surat keluar. Dengan mengetahui format yang

(20)

acuan pencatatan surat didalam sistem.

e. Data Buku Ekspedisi

Data buku ekspedisi ini digunakan untuk mencatat surat yang telah jadi dan siap dikirimkan ke Tujuansurat. Format data yang ada pada buku ekspedisi akan menjadi acuan bentuk yang ada pada sistem.

B. Analisa Kebutuhan (Requirement Analysis)

Proses analisa kebutuhan merupakan lanjutan dari proses elisitasi kebutuhan yaitu pengidentifikasian terhadap kebutuhan apa saja yang menjadi menjadi masalah dan apa saja yang seharusnya dibutuhkan untuk menghadapi masalah tersebut.

Setelah menentukan elisitasi data yang dibutuhkan , maka tahap ini merupakan tahap pengidentifikasian kebutuhan sistem secara terhubung dengan stakeholder lainnya seperti pihak internal (meliputi: Kepala Dinas, Sekretaris , kepala bagian), dan pihak eksternal. Berikut analisa kebutuhan dari kedua pihak tersebut :

B.1 Analisis Kebutuhan Internal

Analisa kebutuhan internal yang dimaksud dalam proses administrasi surat- menyurat ini meliputi stakeholder yang berada didalam struktur organisasi. Setelah beberapa tahapan telah dilakukan maka dapat dianalisa bahwa pihak eksternal saat ini membutuhkan Suatu tools atau alat yang dapat membantu proses bisnisnya berkaitan dengan manajemen surat dengan memanfaatkan teknologi informasi sebagai solusi

(21)

manajemen surat dilakukan berdasarkan pada aturan SOP/TU /01, berikut penjelasan proses dari masing-masing stakeholder:

a. Pada bagian Sekretaris sistem dapat membantu mulai dari proses penerimaan surat masuk dari internal maupun eksternal, mendata, mendistribusikan sampai dengan mengarsipkan dan mengirim surat keluar. Selain itujuga dapat membantu dalam proses pencarian surat maupun proses penyusutan surat.

b. Pada Kepala dinas sistem dapat melakukan otorisasi terhadap persetujuan surat secara komputerisasi, menuliskan surat untuk dikirimkan ke bagian Sekretaris , pemberian disposisi, dan dapat melihat surat yang telah masuk maupun surat yang telah diotorisasi berdasarkan hak akses masing-masing. Namun untuk user internal Tiap bagian terdapat penambahan fasilitas untuk dapat melihat laporan surat berdasarkan kategori tertentu .

c. Proses pendistribusian yang seharusnya dilakukan oleh kurir dengan cara membagikan secara langsung (datang ke stakeholder). Dengan sistem ini akan dibantu dengan pendistribusian surat secara melalui jaringan komputer (web).

Pemanfaatan teknologi informasi diatas dapat membantu menjalankan proses administrasi manajemen surat dengan tetap mengacu pada SOP yang telah ada, sehingga permasalahan dari proses-proses yang cukup sulit dapat teratasi.

B.2 Analisis Kebutuhan Pihak Eksternal

Analisa kebutuhan pihak eksternal merupakan proses identifikasi kebutuhan yang dihadapi pihak luar atau eksternal. Adapun pihak eksternal ini meliputi pihak

(22)

pada pihak eksternal, maka didapatkan bahwa pihak eksternal membutuhkan tools yang berguna sebagai wadah atau tempat pengiriman surat. Pemanfaatan teknologi informasi berbasis web akan membantu pihak eksternal dalam mengirimkan surat.

Jadi, pihak eksternal dapat mengirimkan surat dengan cara mengakses web yang telah disediakan DISHUB tanpa datang langsung ke kantor DISHUB.

B.3 Analisis Konsep Yang Digunakan

Dari data-data yang didapat dan beberapa tahapan dari proses wawancara, studi literatur , identifikasi permasalahan maupun analisa kebutuhan yang telah dilakukan. Maka, untuk dapat menghadapi permasalahan yang ada yaitu dengan pemanfaatan teknologi informasi berbasis web menggunakan konsep manajemen surat dan tetap mengacu pada proses-proses yang ada pada SOP/TU /01.

C. Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak

Dalam membangun aplikasi dibutuhkan Suatuspesifikasi perangkat lunak.

Tujuandari spesifikasi kebutuhan perangkat lunak agar perangkat lunak yang akan dikembangkan memiliki deskripsi fungsi yang sesuai dengan kebutuhan masing- masing pengguna. Kebutuhan fungsi tersebut meliputi kebutuhan fungsional dan non-fungsional. Berikut deskripsi dari kebutuhan tersebut.

C.1 Kebutuhan Fungsional

Kebutuhan fungsional merupakan kebutuhan yang utama dalam menyusun Suatufungsi-fungsi dalam aplikasi. Fungsi-fungsi aplikasi yang digunakan dengan

(23)

kebutuhan fungsional tersebut adalah :

C.1.1 Administrasi Surat Masuk dan Konsep Naskah Dinas Internal maupun Eksternal

Kebutuhan fungsional pada administrasi surat masuk internal dan eksternal dapat dilihat pada Tabel 3.7.

Tabel 3.7 Kebutuhan Fungsional Adm Surat Masuk Nama

Fungsi

Administrasi surat masuk dan konsep naskah dinas dari internal maupun ekternal

Stakeholder Bagian Sekretaris , Kepala Dinas, per-Bagian, Eksternal

Deskripsi Fungsi administrasi surat masuk dari internal maupun eksternal ini merupakan fungsi yang mengatur dari awal surat itumasuk hingga surat dapat distribusikan dan disimpan.

Kondisi Awal

Masing-masing stakeholder telah masuk kedalam web sesuai dengan hak akses masing-masing

Alur Normal Pengirim/Tulis Surat ‘User Internal dan Eksternal’

No Aksi Pengguna Respon Sistem 1 Membuka halaman

URL web

Sistem akan menampilkan halaman form otentifkasi

2 Memasukkan

username dan password

Mengecek akses user login

a. jika internal maka menu

‘download’ dan unggah akan tersedia,

b. jika eksternal hanya menu unggah

3 Pengirim surat internal maupun ekternal memilih menu unggah

Sistem membuka halaman unggah beserta form

4 Unggah file atau surat Mengecek tipe file.

a. jika sesuai maka file akan disimpan.

b. jika tidak sesuai maka akan tampil kesalahan salah dan

(24)

kembali ke halaman semula.

5 Pengirim memilih menu Tulis surat

Menampilkan daftar template surat yang telah dipilih

6 Pengirim menekan tombol kirim

Mengirim surat ke bagian admin

Pendataan ‘User Bag Sekretaris ’ No Aksi Pengguna Respon Sistem

1 Bagian Sekretaris membuka halaman utama

Sistem akan menampilkan informasi pemberitahuan surat masuk berdasarkan jenis surat, daftar acara, daftar Tugas , pesan, dan laporan.

2 Bag Sekretaris memilih pemberitahuan surat masuk

Sistem akan menampilkan informasi surat yang masuk berdasarkan asal pengirim internal dan eksternal.

Daftar surat yang ditampilkan akan ditandai dengan warna sesuai dengan kategori surat (penting, rahasia, umum, biasa).

3 Bag Sekretaris memilih opsi ‘lihat’

pada tabel daftar surat masuk

Sistem akan halaman menampilkan informasi mengenai isi surat yang telah dipilih beberapa form yang harus diisi untuk dapat dibagikan kepada Tujuansurat

4 Memilih disposisi dan otorisasi

Menyimpan surat, pendisposisian, otorisasi, dan buku agenda atau buku konsep naskah dinas

5 Mengisi baju surat Menyimpan disposisi atau otorisasi dari baju surat

6 Bag Sekretaris memilih laporan

Menampilkan form laporan surat masuk

7 Menentukan laporan

8 Memilih cetak Mencetak laporan surat masuk Pendistribusian ‘User Bag SEKRETARIS ’ No Aksi Pengguna Respon Sistem

1 Bag Sekretaris memilih sub menu pendistribusian

Sistem akan menampikan halaman dengan 2 layout samping kiri dan konten. Adapun menu samping kiri berupa : surat jadi, surat ditolak, surat Tunggu , surat penting, surat deadline, monitoring surat dan

(25)

beberapa pendisposisian.

Layout konten berisikan informasi dari surat yang telah dikirim oleh Bag SEKRETARIS dan mendapatkan otorisasi oleh stakeholder yang

bersangkutan. Tampilan

pemberitahuan surat ini berdasarkan asal surat dan jenis surat.

2 Bag SEKRETARIS memilih icon jenis pemberitahuan dari salah satujenis surat yang berada pada layout konten

Sistem akan menampilkan status daftar informasi surat yang telah diotorisasi, dan membutuhkan otorisasi ke stakeholder lainnya.

Selain ituterdapat opsi untuk menyaring data yang akan ditampilkan.

3 Memilih data surat

dari ikon

pemberitahuan

Sistem menampilkan isi surat, disposisi, dan otorisasi

4 Memilih menu surat jadi pada layout kiri

Sistem akan menampilkan daftar surat yang telah jadi. Surat yang telah jadi ini akan tampil arsipkan dan mendapatkan kode nomor secara otomatis

5 Memilih menu surat ditolak pada layout kiri

Sistem akan menampilkan halaman surat ditolak. Tampilan informasi yang ditampilkan berupa list data surat-surat yang tidak mendapatkan otorisasi dari stakeholder yang bersangkutan dan tampil tombol kirim pesan / unduh surat balasan.

6 Pada tabel surat ditolak memilih pesan

Menampilkan form pesan yang Ditujukan ke pengirim surat

7 Mengisi form pesan balasan

Menyimpan surat pesan balasan dan mengirim ke stakeholder

8 Memilih menu surat Tunggu

Tampilan pada halaman surat Tunggu berisikan informasi mengenai status surat yang masih belum mendapatkan perserTujuankepada pihak stakeholder yang bersangkutan. Serta tampil menu kirim surat kepada pihak

(26)

yang mengotorisasi 9 Memilih surat

penting

Surat penting merupakan surat yang diprioritaskan, adapun halaman yang akan di tampilkan sama halnya dengan menu surat Tunggu . Namun tampilan ini lebih dispesifikasikan untuk surat-surat yang dikategorikan dalam surat pentng atau rahasia.

10 Memilih menu deadline surat

Deadline surat berTujuanuntuk menginformasikan kepada Bag SEKRETARIS mengenai surat-surat yang memasuki masa deadline. Pada halaman ini informasi yang disajikan berupa daftar surat yang mendekati deadline dua hari sebelum surat dikirim

11 Memilih menu pendisposisian

Sistem akan menampilkan halaman lembar disposisi

12 Memilih jenis surat pada layout konten

Menampilkan data surat otorisasi belum lengkap sesuai jenis yang dipilih

13 Memilih data surat Menampilkan isi surat dan otorisasi.

Pengarsipan ‘User Bag SEKRETARIS ’ No Aksi Pengguna Respon Sistem

1 Bag SEKRETARIS memilih sub menu

arsip /

penyimpanan

Sistem akan menampilkan dua layout yaitu layout sebelah kiri berupa jenis- jenis surat dan layout konten berupa informasi mengenai isi surat yang telah dikategorikan berdasarkan folder-folder. Serta tab menu yang dapat melihat semua surat dan tambah folder.

2 Bag SEKRETARIS mengklik salah satujenis surat maupun daftar surat

yang telah

dikategorikan.

Sistem akan menginformasikan data- data surat kedalam tabel list. Field Aksi memiliki lihat.

3 klik opsi lihat pada tabel list surat

Maka sistem akan tampil file yang berisikan isi informasi surat tersebut terdapat download dan cetak surat

(27)

4 Memilih cetak a. Menampilkan surat cetak b. Mencetak surat

5 Memilih unduh surat

Menugunduh / download surat 6 Bag SEKRETARIS

memilih menu pencarian

Sistem akan menampilkan beberapa textbox untuk menyaring surat yang akan dicari diantaranya: asal surat, jenis surat, macam surat, periode surat, dan kategori surat.

Penyusutan ‘User Bag SEKRETARIS ’ No Aksi Pengguna Respon Sistem

1 Bag SEKRETARIS memilih sub menu penyusutan

Maka sistem akan menampilkan dua layout disebalah kiri dan konten.

Layout sebalah kiri berisikan menu link penyusutan otomatis dan penyusutan manual. Sedangkan layout konten berisikan home penyusutan dengan informasi ketentuan /aturan penyusutan.

2 Bag SEKRETARIS memilih menu link penyusutan

otomatis pada layout sebelah kiri

Ada dua tab yang ditampilkan yaitu daftar penyusutan yang berisi list data-data surat yang siap dihapus dari proses setting sebelumnya dan tab setting yang berguna untuk mengatur surat-surat yang nantinya secara otomatis akan masuk kedalam daftar list tabel penyusutan.

3 Memilih setting Menampilkan form untuk men- setting waktu dan jenis penyusutan surat

4 Mengisi form setting

Menyimpan daftar jadwal setting surat

5 Memilih tab daftar Menampilkan daftar data-data surat yang telah disetting sebelumnya.

6 Memilih tombol hapus

Menghapus surat 7 Bag SEKRETARIS

memilih menu link penyusutan manual pada layout sebelah kiri

Pada tampilan layout konten akan menampilkan semua data-data surat dan diatasnya terdapat beberapa field textbox yang dapat diisi untuk menyaring surat yang seharusnya dilakukan penyusutan

(28)

8 Mengsisi textbox filter

Menampilkan data-data yang telah disaring

9 Menandai /

menghapus surat

Menampilkan pesan konfirmasi pengahapusan jika ‘ok’ maka data akan dihapus. Jika batal maka akan kembali ke halaman sebelumnya.

Fitur Tambahan ‘User Bag SEKRETARIS ’ No Aksi Pengguna Respon Sistem

1 Bag SEKRETARIS memilih menu rencana acara

Menu ini digunakan untuk menginformasikan kepada stakeholder adminisitrasi surat menyurat berkaitan dengan acara yang diadakan oleh Bag SEKRETARIS.

2 Bag SEKRETARIS memilih tambah data acara baru

Sistem akan menampilkan form tambah data acara

3 Mengisi form menyimpan data baru ke dalam tabel daftar acara

4 Bag SEKRETARIS Memilih mengubah data acara

Sistem akan menampilkan daftar acara yang telah dipilih untuk diubah.

5 Mengubah data acara

sistem akan mengubah data yang teah ada pada tabel daftar acara

6 Bag SEKRETARIS menghapus data acara

Sistem akan menampilkan pesan konfirmasi pengahpusan data. Jika

‘ok’ maka data akan dihapus. Jika

‘batal’ akan kembali ke halaman daftar acara.

7 Bag SEKRETARIS memiih menu header daftar Tugas

Tampilan berupa layout kiri dengan menu link home Tugas , mengelola Tugas , dan memo.

Sedangkan layout konten berisikan informasi Tugas -Tugas yang telah direncanakan diurutkan berdasarkan tanggal dan deadline Tugas .

8 Bah SEKRETARIS memilih menu tambah Tugas

Sistem akan menampilkan informasi pada layout konten berupa pencatatan Tugas dengan cara menyediakan field-field textbox dan menampilkan daftar Tugas yang telah dibuat (dapat

(29)

melakukan edit/hapus), 9 Bag SEKRETARIS

memilih tambah Tugas

Sistem akan menampilkan form Tugas

10 Mengisi form tambah Tugas

menyimpan Tugas baru kedalam tabel daftar Tugas

11 Bag SEKRETARIS memilih edit Tugas

Menampilkan form beserta data-data Tugas

12 Bag SEKRETARIS mengubah data Tugas

mengubah data Tugas pada tabel daftar Tugas

13 Bag SEKRETARIS menghapus data Tugas

Sistem akan menghapus data Tugas yang telah dipilih.

14 Bag SEKRETARIS memilih menu link memo

Sistem akan menampilkan field-field textbox dengan Tujuanmemo itudiberikan.

15 Memilih data pesan/memo masuk

Menampilkan data pesan/memo masuk

16 Memilih opsi balas Menampilkan form Tulis memo dan menyimpan memo

17 Menulis memo Menampilkan form Tulis memo dan menyimpan memo

Otorisasi ‘Kepala Dinas dan User Internal’

No Aksi Pengguna Respon Sistem 1 Stakeholder

(pemberi otorisasi) membuka halaman web

Sistem akan menampilkan tampilan utama dua layout yaitu layout kiri menu link surat berupa rekaman otorisasi, surat terkitrim.

a. Jika login sebagai Kepala Dinas maka tampil menu laporan..

Layout konten berupa list data surat yang masuk (disposisi) dan belum mendapat aksi. Dalam tabel akan diberikan tanda berdasarkan kriteria surat (surat penting/rahasia).

2 Pimpinan memilih surat yang telah masuk (‘lihat’)

Sistem akan membawa ke halaman berupa lihat surat dan dibawahnya terdapat tombol ‘setuju atau ‘tolak’.

3 Mengotorisasi surat a. Jika setuju maka surat akan menjadi status terotorisasi dan

(30)

masuk kedalam link surat otorisasi.

b. Jika surat ditolak maka status surat menjadi surat tolak masuk menu link surat ditolak.

4 Pimpinan memilih Tulis surat

Sistem akan menampilkan halaman web yang sama dengan form yang ada pada bag SEKRETARIS.

5 Mengirim surat baru

Menyimpan surat baru 6 Pimpinan memilih

menu link rekaman otorisasi

Sistem akan menampilkan list data- data surat yang tidak disetujui dan surat yang disetujui oleh pimpinan yang bersangkutan.

7 Kepala Bag

SEKRETARIS memilih menu link laporan

Sistem akan menampilkan field-field berupa filter untuk memperlihatkan data-data surat yang selama ini dijalankan berupa grafik maupun list data dan total surat.

8 Menentukan laporan

Menampilkan laporan Alur

Alternatif

Pengarsipan No Aksi Pengguna Respon Sistem

1 Memilih tab

pencarian

berdasarkan tanggal

Sistem akan menampilkan form pencarian berdasarkan tanggal

2 Menekan tombol cari

Sistem akan menampilkan data berdasarkan periode tanggal.

Penyusutan No Aksi Pengguna Respon Sistem

1 Memilih tab daftar jadwal penyusutan

Menampilkan data-data jadwal penyusutan yang telah disetting 2 Memilih tab setting Sistem menampilkan form setting

2. 3 Memilih simpan Sistem menyimpan data jadwal susut Alur

Eksepsi

Pengiriman Surat / Tulis Surat No Aksi Pengguna Respon Sistem

1 Memilih unggah surat

a. Jika file tipe tidak sesuai maka akan tampil pesan gagal upload.

b. Jika file sesuai dengan ketetapan sistem maka akan disimpan Otorisasi

No Aksi Pengguna Respon Sistem

(31)

1 Kepala Dinas masuk ke halaman utama

Pada halaman utama layout kiri terdapat menu link laporan yang dikhususkan untuk Kepala Dinas.

Kondisi Akhir

Sistem dapat mengatur dari awal surat itumasuk hingga surat dapat distribusikan dan disimpan.

Kebutuhan Non-

Fungsional

Security

Berdasarkan pada kategori surat (penting / rahasia)

Sistem akan memberikan keamanan bahwasanya surat tidak dapat dilihat / dibaca oleh Bag SEKRETARIS

Correctness

Surat yang masuk akan secara otomatis tersipan kedalam database

Sistem akan menyimpan surat yang masuk kedalam agenda surat masuk database.

Interface

Pihak eksternal dan pihak internal

Interface halaman yang dimiliki masing- masing pihak berbeda sesuai dengan kebutuhan (role & responsibility)

Tanda surat masuk Surat yang akan diberikan tanda sesuai dengan jenis kepentingan surat tersebut (penting, rahasia, umum, biasa)

Lembar

Pendisposisian

Masing-masing stakeholder Tujuansurat dibedakan warna sesuai dengan ketentuan yang berlaku

Performance

Performa dari aplikasi yang diusulkan untuk dijadikan solusi dengan menggunakan teknologi dengan based web. Maka diharapkan dapat diakses dimana-mana oleh stakeholder yang bersangkutan

Operability

Untuk operasional dari pemanfaatan teknologi web ini menjalin kerjasama dengan pihak pihak pendukung yaitu penyedia layanan internet, penyedia layanan hosting dan server.

C.1.3 Administrasi Surat Keluar Internal dan Eksternal

Kebutuhan fungsional pada adminitrasi surat keluar internal dan eksternal dapat dilihat pada Tabel 3.8.

(32)

Tabel 3.8 Kebutuhan Fungsional Adm Surat Keluar Nama

Fungsi

Administrasi Surat Keluar Internal dan Eksternal Stakeholder Bag SEKRETARIS

Deskripsi Fungsi administrasi surat keluar internal dan eksternal merupakan fungsi yang berTujuanuntuk menyiapkan surat sebelum dikirim oleh bag pengiriman / kurir

Kondisi awal Bag SEKRETARIS telah login pada web.

Alur Normal Adm Surat Keluar

No Aksi Pengguna Respon Sistem 1 Bag SEKRETARIS

memilih sub menu pengiriman/surat keluar

Sistem akan menampilkan dua layout yaitu layout kiri berisikan folder- folder dan buku ekspedisi. Sedangkan pada layout konten berisikan

pemberitahuan informasi mengenai surat yang telah jadi terbaru.

2 Bag SEKRETARIS mengklik salah satujenis surat pada pemberitahuan surat jadi yang ada di layout konten

Sistem akan menampilkan halaman berupa informasi surat jadi terbaru.

Maka tampil form untuk mengisi ke agenda keluar

3 Bag SEKRETARIS memilih menu data surat keluar

Sistem akan menampilkan form yang surat keluar disimpan. Kemudian akan tampil halaman surat yang siap dicetak.

4 Bag SEKRETARIS memilih folder pada layout sebelah kiri

Sistem akan menampilkan data-data surat yang ada telah jadi sesuai dengan kategori folder yang dipilih.

5 Menentukan data laporan surat keluar

Menampilkan laporan surat keluar 6 Memilih menu cetak Mencetak laporan surat keluar dan memberikan kepada Kepala Dinas Alur

Alternatif

Adm Surat Keluar No Aksi Pengguna Respon Sistem

1 Pilih tab eksternal Sistem akan menampilkan data surat keluar berdasarkan kategori surat eksternal

2 Pilih tab umum Sistem akan menampilkan data surat

(33)

3 Untuk dapat melihat daftar surat yang telah

jadi, Bag

SEKRETARIS dapat melihat pada menu pendistribusian.

Sistem akan menampilkan infromasi disebelah layout sebelah kiri terdapat menu link surat jadi.

4 Pencatatan surat keluar pada agenda keluar yang dapat dilihat dengan cara klik menu agenda.

Pada daftar surat jadi yang telah mendapat kode penomoran surat maka secara otomasi akan tercatat dalam agenda keluar

Alur Eksepsi Adm Surat Keluar

No Aksi Pengguna Respon Sistem 1 Jika terdapat kebijakan

baru, Bag

SEKRETARIS dapat membuat folder penyimpanan baru

Sistem akan menambahkan folder penyimpanan baru.

Kondisi Akhir

Data surat keluar dapat disimpan pada folder-folder penyimpan yang berlaku pada SOP dan mencetak surat untuk dikirimkan kepada pihak eksternal.

Kebutuhan Non-

Fungsional

Security

Surat yang belum jadi tidak akan terdapat pada menu link surat jadi Correctness

Ketepatan informasi yang disampaikan ketika user memilih menu link

Interface

Interface yang akan ditampilkan dengan kombinasi warna tetap yaitu biru dan putih. Bentuk layout dari Interface akan disamakan dengan Interface fungsi lainnya dengan Tujuanagar Interface yang

ditampilkan tetap konsisten.

Performance

Performa dari aplikasi yang diusulkan untuk dijadikan solusi dengan menggunakan teknologi dengan based web. Maka diharapkan dapat diakses dimana-mana oleh stakeholder yang bersangkutan

Operability

Untuk operasional dari pemanfaatan teknologi web ini menjalin kerjasama dengan pihak pihak pendukung yaitu penyedia layanan internet, penyedia layanan hosting dan server.

(34)

C.1.4 Pengiriman Surat Keluar

Berikut kebutuhan fungsional pada pengiriman surat keluar dapat dilihat pada Tabel 3.9.

Tabel 3.9 Kebutuhan Fungsional Pengirim Surat Keluar

Nama Fungsi Pengiriman Surat Keluar

Stakeholder Bag SEKRETARIS , Kepala Dinas

Deskripsi Pada fungsi ini merupakan fungsi yang berTujuanuntuk mencatat kedalam buku ekspedisi mengenai surat yang siap dikirim.

Kondisi Awal Bag Sekretaris telah login pada halaman web

Alur Normal Pengiriman Surat Keluar

No Aksi Pengguna Respon Sistem

1 Bag SEKRETARIS

memilih menu

pengiriman / surat keluar

Sistem akan menampilkan dua layout kiri dan konten. Layout kiri terdapat menu link buku ekspedisi berisi dua opsi link yaitu surat keluar dan pendisposisian.

2 Bag SEKRETARIS

memilih opsi surat keluar

Pada layout konten terdapat list data surat keluar tidak field tabel aksi (berupa list data surat keluar)

3 Bag SEKRETARIS

memilih buku ekspedisi dengan sub menu link pendisposisian

Sistem akan menampilkan dua tab dilayout konten yaitu tambah daftar disposisi dan daftar disposisi pada buku ekspedisi

4 Bag SEKRETARIS

memilih Tab tambah daftar

Maka sistem akan menampilkan beberapa field yang harus diisi oleh peTugas .

5 Mengisi form tambah data

Menyimpan data yang telah diTulis kedalam tabel buku ekspedisi.

6 Bag SEKRETARIS

memilih edit data

Sistem akan menampilkan form data dan mengubah data.

7 Mengedit data yang telah dipilih pada form

Sistem akan mengubah data yang telah diTulis .

8 Menentukan laporan Menampilkan laporan sesuai keinginan atau kebutuhan

9 Memilih cetak Mencetak laporan ekspedisi

(35)

Alternatif

Pengiriman Surat Keluar No Aksi Pengguna Respon Sistem

1 Bag SEKRETARIS

memilih tab daftar surat disposisi

Sistem akan menampilkan daftar buku ekspedisi disposisi

2 Bag SEKRETARIS

memilih tab daftar s.keluar

Sistem akan menampilkan daftar buku ekspedisi surat keluar

Alur Eksepsi -

Kondisi Akhir Sistem dapat mengelola buku ekspedisi yaitu (insert,update,delete) Kebutuhan

Non- Fungsional

Security

Data-data yang ada pada agenda surat keluar tidak dapat diedit oleh bag pengiriman. Hanya sebatas melihat data-data surat keluar untuk membantu mengecek surat keluar yang dikirim.

Correctness

Ketepatan informasi yang disampaikan ketika user memilih menu link

Interface

Interface yang ditampilkan pada fungsi ini cukup sederhana mengenai menu link yang disediakan. Namun mengenai warna dan bentuk layout tetap konsisten seperti dengan Interface fungsi lainnya.

Performance

Performa dari aplikasi yang diusulkan untuk dijadikan solusi dengan menggunakan teknologi dengan based web. Maka diharapkan dapat diakses dimana-mana oleh stakeholder yang bersangkutan

Operability

Untuk operasional dari pemanfaatan teknologi web ini menjalin kerjasama dengan pihak pihak pendukung yaitu penyedia layanan internet, penyedia layanan hosting dan server.

C.2 Kebutuhan Non-fungsional

Dalam tahap pengembangan ini, selain kebutuhan fungsional terdapat kebutuhan non-fungsional yang berguna untuk mendukung aplikasi yang akan dibuat. Berikut kebutuhan non-fungsional dapat dilihat pada Tabel 3.20.

(36)

No Stakeholder Fungsi Fungsional Sistem Non-Fungsional Sistem 1 Pengirim Administrasi Surat

Masuk dan Konsep Naskah Dinas Internal maupun Eksternal

Pengiriman Surat a. Security b. Correctness c. Interface d. Performance e. Operability Bag

SEKRETARIS

a. Pendataan b. Tulis /unggah

Surat

c. Pendistribusian d. Pengarsipan e. Penyusutan f. Fitur tambahan g. Otorisasi

2. Bag

SEKRETARIS

Administrasi Surat Keluar

Penyimpanan ke agenda keluar

a. Security b. Correctness c. Interface d. Performance e. Operability 3. Bag

SEKRETARIS

Pengiriman Surat Pengelolaan data ekspedisi

a. Security b. Correctness c. Interface d. Performance e. Operability

3.3.2 Desain Sistem (Software Desain)

Langkah berikutnya yaitu mendesain aplikasi sesuai dengan spesifikasi kebutuhan yang telah dibuat. Adapun model desain yang digunakan yaitu :

1. Aliran Sistem (system flow) 2. Data Flow Diagram 3. Entity Relational Diagram 4. Tampilan Antar Muka (Interface)

(37)

Dengan berdasarkan hasil analisa kebutuhan yang telah dilakukan, maka aplikasi yang akan digunakan tetap mengacu pada SOP/TU /01. Didalam aturan prosedur tersebut terdapat empat fungsi diantaranya 1). Administrasi Surat Masuk dan Naskah Konsep Dinas Internal maupun Eksternal, 2). Administrasi Surat Keluar Internal maupun Eksternal, 3). Pengiriman Surat.

Adanya sistem yang baru maka memungkinkan juga untuk aturan yang baru.

Adapun aturan baru berkaitan dengan aplikasi yang dibuat dapat dilihat pada Tabel 3.21.

Tabel 3.21 Aturan (rule) Baru dari Aplikasi

No Stakeholder Proses Rule Policy

1 Pengirim Sub Bidang

/ eksternal

Mengirimkan Surat / konsep naskah dinas Masuk

Proses pengiriman surat dapat dilakukan dengan cara unggah dan mengunduh lewat template format surat

Surat eksternal

Rahasia disampaikan

manual berdasarkan

tujuan 2. Sekretaris Melakukan

pengelolaan terhadap surat masuk

Dapat mengelola surat mulai dari surat masuk, pendataan,

pendistribusian,

pencarian, pengarsipan, dan pengiriman.

Jika surat memerlukan

persetujuan maka harus otorisasi ke kepala Dinas 3 Kepala

Dinas

Mengotorisasi surat Kepala Dinas dapat melihat isi surat dan mengotorisasi surat tersebut

4 Sub Bidang Menerima surat Menerima Surat, membaca surat, dan mengirim surat

(38)

berkaitan dengan apliksi manajemen surat berbasis web ini. Dengan aturan yang dibuat tersebut diharapkan dapat memperjelas pemakaian aplikasi ini berdasarkan pengguna yang menjalankannya. Setelah aturan pengguna ini dibuat, maka selanjutnya adalah perancangan aliran sistem baru (system flow). Adapun aliran sistem yang dibuat yaitu:

A.1 Aliran Sistem Fungsi Administrasi Surat Masuk dan Konsep Naskah Dinas Internal dan Eksternal

Berikut merupakan aliran sistem dari fungsi administrasi surat masuk internal dan eksternal. Aliran sistem ini dibagi beberapa proses diantaranya:

A.1.1 Aliran Sistem Pengiriman Surat

Aliran sistem pengiriman surat ini Ditujukan untuk pengirim baik ituberasal dari internal maupun eksternal. Berikut aliran sistem dapat dilihat pada Gambar 3.5.

(39)

INTERNAL / EKSTERNAL / Bag TU

Start

Membuka alamat URL web page

Menampilkan halaman sesuai hak akses

Memilih menu unggah

Memilih menu tulis surat

Mengecek Akses user login

Internal T

Y

Menampilkan page unggah beserta field-field form

Mengecek file type surat yang diunggah

Doc, pdf, excell, jpg,

png, Menampilkan page

tulis surat

T. User

T.User

T.jenis

T.Kategori

T.template

T.Agenda Masuk

T.Kriteria

Menampilkan pesan salah

Menyimpan surat masuk

Y

T

Mengembalikan ke page unggah T.User

T.jenis

T.Kategori

T.surat

T.Tipe Tampilan kirim

surat

Tampilan halaman unggah

Tampilan pesan salah

A A

Tampilan template surat

Mengunduh surat

Mengunduh format surat

End

Unggah surat

Menampilkan halaman sesuai hak akses

Tampilan kirim surat Y

T.Surat Memasukkan username dan

password Menampilkan form

otentifikasi

T.Konsep Naskah Dinas

T.Agenda Masuk

T.Konsep Naskah Dinas Mengecek file type

surat yang diunggah

Konsep naskah dinas?

Menyimpan surat Konsep Ya

Tidak

Gambar 3.5 Aliran sistem pengiriman surat

Adapun penjelasan mengenai Gambar 3.5 aliran sistem pengiriman surat dapat dilihat pada Tabel 3.22.

1

2 3

(40)

Phase No. Nama Proses

Input Uraian Proses Output Cek

akses user

1 Mengecek akses user login

Membuka alamat URL halaman web

Mengecek akses user login jika internal maka menu Tulis dan unggah akan tersedia, jika eksternal hanya menu unggah

Interface halaman kirim surat

Pengirim internal ataupun eksternal memilih unggah

Menampilkan menu unggah beserta form

Interface unggah surat

Unggah surat

2 Mengecek kesesuain tipe file

Unggah surat

Mengecek tipe file jika sesuai maka akan proses selanjutnya, jika tidak sesuai maka akan kembali ke halaman semula Menyimpan

file kedalam tabel

Menyimpan file kedalam tabel.

Data surat baru

tersimpan Unduh

surat

3 Menampilkan halaman surat baru

Pengirim internal memilih menu Tulis surat

Menampilkan halaman surat sesuai dengan template surat dan mengunduh surat

Interface template surat data surat

didownload

A.1.2 Aliran Sistem Pendataan

Aliran sistem pendataan ini berTujuanuntuk mencatat data surat masuk kedalam agenda dan meneruskan pendisposisian surat. Berikut aliran sistem dapat dilihat pada Gambar 3.6.