- 1 - BUPATI BERAU PROVINSI KALIMANTAN TIMUR PERATURAN BUPATI BERAU NOMOR 37 TAHUN 2015 TENTANG

(1)

- 1 -

BUPATI BERAU

PROVINSI KALIMANTAN TIMUR PERATURAN BUPATI BERAU NOMOR 37 TAHUN 2015

TENTANG

PETUNJUK TEKNIS PENYUSUTAN ARSIP KEUANGAN BERDASARKAN JADWAL RETENSI ARSIP

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA BUPATI BERAU,

Menimbang : a. bahwa penyusutan arsip merupakan kewajiban yang harus dilaksanakan oleh setiap instansi;

b. bahwa ketentuan jadwal Retensi Arsip Keuangan di Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Berau belum mengatur secara teknis pelaksanaan penyusutan arsip keuangan;

c. bahwa atas dasar pertimbangan sebagaimana dimaksud huruf a dan huruf b perlu menetapkan Peraturan Bupati Berau tentang Petunjuk Teknis Penyusutan Arsip Keuangan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip.

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 27 Tahun 1957 tentang Penetapan Undang-Undang Darurat Nomor 3 Tahun 1953 tentang Pembentukan Daerah Tingkat II di Kalimantan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1953 Nomor 9) sebagai Undang-Undang (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1959 Nomor 72, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 1820);

2. Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah (Lembaran Negara Republik Tahun 2004 Nomor 126, Tambahan Lembaran Negara Republik Nomor 4437);

3. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);

4. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Perundang-undangan Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5234);

5. Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 6, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5459);

SALINAN

(2)

6. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang – Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua Atas Undang – Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembar Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5679) ;

7. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1979 Nomor 51, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3151);

8. Peraturan Pemerintah Nomor 58 Tahun 2005 tentang Pengelolaan Keuangan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2005 Nomor 140, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3151);

9. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286);

10. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 143);

11. Peraturan Daerah Kabupaten Berau Nomor 9 Tahun 2008 tentang Urusan Pemerintah Daerah Kabupaten Berau (Lembaran Daerah Kabupaten Berau Tahun 2008 Nomor 9);

12. Peraturan Daerah Kabupaten Berau Nomor 5 Tahun 2009 tentang Pengelolaan Kearsipan (Lembaran Daerah Tahun 2009 Nomor 7) ;

13. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah sebagaimana telah beberapakali diubah terakhir dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 21 Tahun 2011 tentang Perubahan ke dua atas Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah;

14. Peraturan Bupati Berau Nomor 14 Tahun 2015 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan di Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Berau;

15. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 30 Tahun 1979 tentang Tata Kearsipan Departemen Dalam Negeri;

16. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 160 Tahun 1980 tentang Pedoman Standarisasi Alat Perlengkapan Kearsipan;

17. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 45 Tahun 1985 tentang Pedoman Penyusunan Jadwal Retensi Arsip Departemen Dalam Negeri;

18. Keputusan Menteri Dalam Negeri dan Otonomi Daerah Nomor 14 Tahun 2001 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan di Lingkungan Departemen Dalam Negeri dan Otonomi Daerah;

(3)

19.Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 09/KEP/Menpan/27/2002 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis;

20. Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 07 Tahun 2007 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan;

21. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2013 tentang Pedoman Retensi Arsip Keuangan;

22. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 09 Tahun 2000 tentang Pedoman Penyusutan Arsip pada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan;

23. Surat Edaran Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor SE/01/1981 tentang Penanganan Arsip Inaktif sebagai Pelaksanaan Ketentuan Peralihan Peraturan Pemerintah tentang Penyusutan Arsip;

24. Surat Edaran Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor SE/02/1983 tentang Pedoman Umum Untuk Menentukan Nilai Guna Arsip;

MEMUTUSKAN:

Menetapkan : PERATURAN BUPATI TENTANG PETUNJUK TEKNIS PENYUSUTAN ARSIP KEUANGAN BERDASARKAN JADWAL RETENSI ARSIP

BAB I

KETENTUAN UMUM Pasal 1

Dalam Peraturan Bupati ini yang dimaksud dengan:

1. Daerah adalah Daerah Kabupaten Berau;

2. Pemerintah Daerah adalah Bupati dan Perangkat Daerah sebagai unsur Penyelenggara Pemerintah Daerah;

3. Bupati adalah Bupati Berau;

4. Arsip keuangan adalah arsip yang berkaitan dengan pengelolaan administrasi keuangan yang meliputi kegiatan perencanaan, pelaksanaan, pengawasan dan pertanggungjawaban;

5. Unit Kearsipan Kabupaten adalah Kantor Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Berau;

6. Unit Pengelola adalah adalah Instansi/SKPD di Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Berau;

7. Unit Kearsipan Instansi/SKPD adalah Unit Kerja yang bertanggung jawab pada pembinaan arsip aktif dan pengelolaan arsip inaktif di Instansi/SKPD, yaitu Bagian Umum, Sekretariat, Sub Bagian Tata Usaha dan Unit Pelaksana Teknis Dinas;

8. Instansi/SKPD adalah Sekretariat Daerah, Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, Lembaga Teknis Daerah, Dinas Daerah, Pemerintah Kecamatan dan Pemerintah Desa di Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Berau;

(4)

9. Arsip Inaktif adalah arsip dinamis yang frekwensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun;

10. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara;

11. Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara;

12. Nilai Guna Arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaanya bagi kegiatan pemerintah dan kehidupan kebangsaan pada umumnya;

13. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan volume arsip dengan cara pemindahan, pemusnahan dan penyerahan arsip;

14. Pemindahan Arsip adalah memindahkan arsip inaktif dari Unit Kearsipan Instansi/SKPD ke Lembaga Kerasipan Daerah / Unit Kearsipan Kabupaten;

15. Pemusnahan Arsip adalah kegiatan memusnahkan arsip yang tidak memiliki nilai guna dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan atau retensi arsip sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku;

16. Penyerahan Arsip adalah kegiatan menyerahkan arsip statis dan Inaktif yang memiliki retensi arsip diatas 10 tahun ke Lembaga Kearsipan Daerah/Unit Kearsipan Kabupaten;

17. Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan arsip serta keterangan lain yang diperlukan sesuai dengan nilai kegunaanya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip Keuangan;

18. Jadwal Retensi Arsip Keuangan adalah daftar yang berisi jenis atau seri arsip keuangan beserta jangka waktu penyimpanannya serta keterangan lain yang diperlukan sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip keuangan;

19. Daftar Arsip adalah daftar sekurang-kurangnya berisi nomor urut, seri atau uraian berkas, tahun pembuatan arsip, jumlah arsip dan keterangan, yang digunakan sebagai sarana penemuan kembali dan penyusutan arsip;

20. Series atau uraian berkas adalah unit-unit berkas yang dicipta, diatur dan dikelola sebagai suatu unit yang berkaitan dari segi fungsinya atau subyek, merupakan hasil dari kegiatan yang sama.

BAB II

KEBIJAKSANAAN PENYUSUTAN ARSIP Pasal 2

(1) Penyusutan arsip di Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Berau meliputi pemindahan, pemusnahan dan penyerahan.

(2) Penyusutan arsip dilaksanakan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip Keuangan.

(3) Penyusutan arsip dilaksanakan oleh setiap Instansi di lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Berau.

(4) Setiap penyusutan arsip dilakukan penilaian oleh Tim Penilai.

(5) Hasil dari penilaian sebagaimana tersebut ayat (4) sebagai dasar penyusutan.

(6) Penyusutan dilaksanakan oleh tim yang anggotanya sekurang-kurangnya terdiri dari unsur unit pengolah, unit kearsipan, dan arsiparis.

(7) Bagi instansi yang belum memiliki arsiparis dapat meminta bantuan unit kearsipan pemerintah kabupaten.

(5)

(8) Arsip yang keterangannya dinyatakan dinilai kembali setelah masa retensinya habis dilakukan penilaian kembali oleh tim penyusutan.

(9) Penyusutan arsip dalam bentuk apapun dibuatkan Surat Keputusan Bupati, Daftar Arsip dan Berita Acara.

Pasal 3 Pemindahan Arsip

(1) Arsip yang retensi keseluruhan kurang dari 5 (lima) tahun dipindahkan dari Unit Pengelola Instansi/SKPD ke Unit Kearsipan Instansi/SKPD.

(2) Arsip yang retensi keseluruhan 5 (lima) tahun atau lebih dipindahkan dari Unit Kearsipan Instansi/SKPD ke Unit Kearsipan Pemerintah Kabupaten.

Pasal 4

Pemusnahan Arsip

(1) Arsip yang retensinya 3 (tiga) tahun sampai 4 (empat) tahun dimusnahkan oleh Unit Kearsipan Instansi/SKPD setelah mendapat persetujuan dari Gubernur melalui Bupati.

(2) Arsip yang retensinya 5 (lima) tahun sampai 9 (sembilan) tahun dimusnahkan oleh Unit Kearsipan Pemerintah Kabupaten setelah mendapat persetujuan dari Gubernur.

(3) Pemusnahan arsip yang retensinya 10 (sepuluh) tahun atau lebih terlebih dahulu dimintakan pertimbangan Kepala Badan Pemeriksa Keuangan dan persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.

(4) Pemusnahan arsip dilaksanakan secara dicacah/dihancurkan.

(5) Apabila pemusnahan arsip bekerjasama dengan pihak lain harus dibuatkan surat perjanjian pemusnahannya.

Pasal 5 Penyerahan Arsip

(1) Arsip statis yang bukan berskala kabupaten diserahkan ke Lembaga Kearsipan Provinsi.

(2) Penyerahan arsip statis sebagaimana tersebut ayat (1) dilakukan oleh Unit Kearsipan Pemerintah Daerah Kabupaten.

BAB III

PELAKSANAAN PENYUSUTAN Pasal 6

Teknis pelaksanaan penyusutan baik di tingkat Instansi/SKPD maupun tingkat Kabupaten adalah sebagaimana diuraikan dalam Lampiran Peraturan ini.

(6)

BAB IV PENUTUP

Pasal 7

Peraturan Bupati ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Bupati ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Kabupaten Berau.

Ditetapkan di Tanjung Redeb pada tanggal, 9 September 2015

BUPATI BERAU, ttd

H. MAKMUR HAPK

Diundangkan di Tanjung Redeb pada tanggal, 9 September 2015

SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN BERAU, ttd

H. JONIE MARHANSYAH

BERITA DAERAH KABUPATEN BERAU TAHUN 2015 NOMOR 37

Salinan sesuai dengan Aslinya KEPALA BAGIAN HUKUM DAN

PERUNDANG-UNDANGAN,

ttd

H. ZULKIFLI AZHARI, SH Pembina

NIP. 19700902 199603 1 001

(7)

LAMPIRAN I PERATURAN BUPATI BERAU NOMOR : 37 TAHUN 2015 TANGGAL : 9 SEPTEMBER 2015

PERIHAL : TEKNIS PENYUSUTAN ARSIP KEUANGAN BERDASARKAN JADWAL RETENSI ARSIP

I. PEMINDAHAN ARSIP

Penyusutan arsip keuangan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip meliputi pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan.

Pemindahan arsip terdiri dari :

A. Pemindahan arsip dalam lingkungan instansi/SKPD.

B. Pemindahan arsip dari instansi ke Unit Kearsipan Kabupaten.

Adapun teknis pelaksanaannya sebagai berikut :

A. Pemindahan Arsip dalam lingkungan instansi/SKPD

Pemindahan arsip dalam lingkungan instansi/SKPD ialah memindahkan arsip yang sudah inaktif dari Unit Pengolah/SKPD ke Unit Kearsipan/SKPD dalam satu Instansi.

Teknis pelaksanaannya sebagai berikut : 1. Unit Pengolah Instansi/SKPD.

a. Memeriksa Arsip

1) Menyeleksi arsip aktif yang dimiliki oleh Unit Pengolah, untuk mengetahui arsip tersebut sudah memasuki masa inaktif atau belum dengan cara mencocokkan tahun arsip dengan retensi aktif yang tercantum dalam JRA.

Contoh:

Dokumen Pengadaan Barang Pakai Habis tahun 2009 retensi aktifnya 2 tahun arsip tersebut tahun 2011 sudah memasuki masa inaktif dan waktunya dipindahkan ke unit kearsipan.

2) Memeriksa isi file apakah di dalamnya terdapat non arsip (duplikasi, blanko kosong, dsb). Apabila ada non arsipnya maka dikeluarkan dan dimusnahkan.

b. Mendaftar Arsip

1) Mencatat arsip hasil seleksi ke dalam formulir Daftar Arsip yang dipindahkan sesuai dengan penataan ketika arsip tersebut masih aktif.

2) Daftar Arsip dibuat rangkap 2 (dua). Ditandatangani oleh penyusun (Arsiparis/Petugas Arsip) yang diketahui oleh pimpinan Unit Pengolahnya.

Contoh :Daftar Arsip yang dipindahkan dalam satu instansi/SKPD.

(8)

DAFTAR ARSIP YANG DIPINDAHKAN

Instansi/SKPD : Unit Pengolah/SKPD:

No. Kode Series/Uraian Masalah

Tahun

Volume Box, Ket Folder, dst

1 2 3 4 5 6

1 2

3

4

931 932

934

935

SPM Rutin SPM

Pembangunan SPJ Rutin

SPJ

Pembangunan

2000

2000 2000

2000

1 Boks

1 Boks 1 Boks

1 Boks

Asli

Asli Asli

Asli

Tanjung Redeb,...

Kepala Unit Pengolah

( ……… ) NIP.

Cara pengisian Daftar arsip yang dipindahkan : 1. Nomor : Diisi nomor urut arsip

2. Kode : Diisi nomor kode klasifikasi arsip sama dengan sistem penataan.

3. Series/Uraian masalah : Diisi series Arsip atau isi berkas.

4. Tahun : Diisi tahun yang tercantum dalam arsip.

5. Volume : Diisi jumlah arsip

6. Keterangan : Diisi tingkat perkembangan arsip (asli/tembusan/ fotocopy).

c. Menata Arsip.

Setelah dibuatkan Daftar Arsip kegiatan selanjutnya adalah menata arsip yaitu memasukkan arsip beserta foldernya kedalam boks arsip. Sebelum folder dimasukkan, terlebih dahulu dicantumkan nomor urut pada folder di sudut kiri atas sesuai daftar arsip.

(9)

Contoh :

d. Membuat Berita Acara Pemindahan Arsip

Apabila arsip selesai ditata dan siap untuk dipindahkan maka dibuatkan Berita Acara Pemindahan Arsip. Berita Acara Pemindahan dibuat rangkap 2 (dua) dan ditandatangani oleh Pimpinan Unit Pengolah dan Pimpinan Unit Kea

diketahui oleh Pimpinan Instansi Contoh

Pada hari ini .... tanggal ... bulan...

pemindahan arsip inaktif dari bertandatangan dibawah ini :

NAMA NIP Jabatan Unit Pengolah

Dalam hal ini bertindak atas nama Bidang selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA;

NAMA NIP Jabatan

Unit Kearsipan

Dalam hal ini bertindak atas nama dan untuk Unit Kearsipan yang selanjutnya disebut PIHAK KEDUA;

Contoh :

Folder Arsip

Membuat Berita Acara Pemindahan Arsip

Apabila arsip selesai ditata dan siap untuk dipindahkan maka dibuatkan Berita Acara Pemindahan Arsip. Berita Acara Pemindahan dibuat rangkap 2 (dua) dan ditandatangani oleh Pimpinan Unit Pengolah dan Pimpinan Unit Kea

diketahui oleh Pimpinan Instansi

Contoh :Berita Acara Pemindahan Arsip dalam satu instansi:

KOP SURAT

BERITA ACARA Nomor ...

TENTANG

PEMINDAHAN ARSIP KEUANGAN Pada hari ini .... tanggal ... bulan...

pemindahan arsip inaktif dari bertandatangan dibawah ini :

NAMA :

:

Jabatan : Unit Pengolah :

Dalam hal ini bertindak atas nama Bidang selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA;

NAMA :

:

Jabatan : Kearsipan :

Boks Arsip

Apabila arsip selesai ditata dan siap untuk dipindahkan maka dibuatkan Berita Acara Pemindahan Arsip. Berita Acara Pemindahan dibuat rangkap 2 (dua) dan ditandatangani oleh Pimpinan Unit Pengolah dan Pimpinan Unit Kearsipan serta

Berita Acara Pemindahan Arsip dalam satu instansi:

SURAT

TENTANG

PEMINDAHAN ARSIP KEUANGAN

Pada hari ini .... tanggal ... bulan... tahun ... dilaksanakan pemindahan arsip inaktif dari Bidang..., yang

Dalam hal ini bertindak atas nama Bidang ... yang selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA;

(10)

PIHAK PERTAMA menyerahkan tanggung jawab dan wewenang pengelolaan arsip dimaksud dalam daftar arsip terlampir kepada PIHAK KEDUA.

PIHAK KEDUA akan memberikan layanan arsip kepada PIHAK PERTAMA serta untuk dilaksanakan pengelolaannya sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku.

Berita Acara ini dibuat rangkap 2 (dua) masing-masing : Lembar Kesatu, untuk PIHAK PERTAMA

Lembar Kedua, untuk PIHAK KEDUA.

Demikian Berita Acara ini dibuat dengan sebenarnya untuk dipergunakan sebagai mestinya.

PIHAK KEDUA PIHAK PERTAMA

( ... ) (... )

NIP. NIP.

Mengetahui : Kepala

( ... ) NIP.

e. Melaksanakan pemindahan arsip

Yaitu menyerahkan arsip inaktif ke unit kearsipan yang disertai dengan Berita Acara Pemindahan dan Daftar Arsip yang dipindahkan.

Berita Acara dan Daftar Arsip yang dipindahkan dibuat rangkap 2 (dua).Lembar I (Pertama) untuk Unit Kearsipan dan Lembar II (kedua) untuk Unit Pengolah.

2. Unit Kearsipan Instansi/SKPD.

a. Menerima Arsip

Yaitu menerima arsip inaktif yang diserahkan dari unit pengolah di Lingkungan Instansi tersebut.

b. Memeriksa Arsip

Unit Kearsipan sebagai penerima arsip selanjutnya mencocokan arsip yang dipindahkan dengan daftar arsipnya.

Apabila ditemui ketidakcocokan antara arsip dengan daftarnya maka ditanyakan ke pihak yang menyerahkan sehingga diperoleh kepastian adanya kesesuaian antara arsip dengan daftarnya.

c. Menata Arsip

yaitu melakukan penataan arsip pada rak arsip berdasarkan series arsip/jenis arsip dan nomor boks.

(11)

Contoh : GAMB

B. Pemindahan Arsip Dari

Pemindahan arsip dari instansi dilakukan oleh Unit Kearsipan Instansi Teknis pemindahannya sebagai berikut :

1. Unit Pengolah a. Memeriksa arsip

Yaitu menyeleksi

Pemeriksaan arsip juga dilakukan untuk memberkaskan arsip/menyatukan yang informasinya saling terkait.

Contoh :

Dalam Daftar Arsip milik seksi A terdapat arsip tentang X dan dalam Daftar Arsip milik seksi

arsip tersebut harus digabungkan sehingga menjadi berkas yang lengkap dan utuh serta mencerminkan Tugas dan Fungsi Instansi.

b. Mendaftar Arsip

Yaitu mencatat arsip hasil penyeleksian ke dalam formulir Daftar Arsip ya

sebelumnya

Contoh : GAMBAR PENATAAN ARSIP PADA RAK ARSI

Pemindahan Arsip Dari Instansi/SKPD ke Unit Kearsipan Kabupaten.

Pemindahan arsip dari instansi/SKPD ke Unit Kearsipan Kabupaten dilakukan oleh Unit Kearsipan Instansi/SKPD.

Teknis pemindahannya sebagai berikut :

Unit Pengolah Instans/SKPD Memeriksa arsip

Yaitu menyeleksi arsip yang retensi keseluruhan 5 tahun atau lebih.

Contoh :

Dalam Daftar Arsip milik seksi A terdapat arsip tentang X dan dalam Daftar Arsip milik seksi B juga terdapat arsip tentang X maka arsip tersebut harus digabungkan sehingga menjadi berkas yang lengkap dan utuh serta mencerminkan Tugas dan Fungsi Instansi.

b. Mendaftar Arsip

Yaitu mencatat arsip hasil penyeleksian ke dalam formulir Daftar Arsip yang dipindahkan sesuai dengan sistem penataan sebelumnya.

AR PENATAAN ARSIP PADA RAK ARSIP

ke Unit Kearsipan Kabupaten.

ke Unit Kearsipan Kabupaten /SKPD.

arsip yang retensi keseluruhan 5 tahun atau lebih.

Dalam Daftar Arsip milik seksi A terdapat arsip tentang X dan B juga terdapat arsip tentang X maka arsip tersebut harus digabungkan sehingga menjadi berkas yang lengkap dan utuh serta mencerminkan Tugas dan Fungsi Instansi.

Yaitu mencatat arsip hasil penyeleksian ke dalam formulir Daftar ng dipindahkan sesuai dengan sistem penataan

(12)

Contoh : Daftar Arsip yang dipindahkan dari Instansi ke Unit Kearsipan Kabupaten.

DAFTAR ARSIP YANG DIPINDAHKAN Instansi :

Alamat : Telepon :

Tahu n

Volume Box, Ket Folder, dst

1 2 3 4 5 6

1 2

3

931 932

934

935

SPM Rutin SPM

Pembangunan SPJ Rutin

SPJ

Pembangunan

2000

2000 2000

2000

1 Boks

1 Boks 1 Boks

1 Boks

Asli

Asli Asli

Asli

Tanjung Redeb, ...

Mengetahui : Penyusun

Kepala

(………..) ( ……… )

NIP. NIP.

Cara pengisian Daftar Arsip yang dipindahkan : 1.Nomor : Diisi nomor urut arsip

2.Kode : Diisi nomor kode klasifikasi arsipsama dengan sistem penataan

3.Series/Uraian masalah : Diisi series Arsip atau isi berkas

4.Tahun : Diisi tahun yang tercantum dalam arsip 5.Volume : Diisi jumlah arsip

6.Keterangan : Diisi tingkat perkembangan arsip (asli/ tembusan/ fotocopy).

(13)

c. Menata Arsip

Yaitu memasukkan folder kedalam boks arsip. Sebelum foder dimasukkan terlebih dahulu dicantumkan Nomor Urut disudut kiri atas sesuai dengan Daftar Arsip

Contoh

Folder Arsip

d. Membuat Berita Acara Pemindahan Arsip

Arsip yang telah selesai ditata dan siap untuk dipindahkan, dibuatkan Berita Acara Pemindahan Arsip. Berita Acara Pemindahan Arsip dibuat rangkap 2 (dua) dan ditandatangani oleh Pimpinan Unit Pengolah (Kepala Instansi ) dan Pimpinan Unit Kearsipan Kabupaten.

Contoh :

PEMINDAHAN ARSIP KEUANGAN DINAS

Pada hari ini ...tanggal ... Bulan ...tahun ..., yang bertanda tangan di bawah ini :

NAMA NIP Jabatan Instansi

Dalam hal ini bertindak atas nama Dinas

yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA;

. Menata Arsip

Yaitu memasukkan folder kedalam boks arsip. Sebelum foder dimasukkan terlebih dahulu dicantumkan Nomor Urut disudut kiri atas sesuai dengan Daftar Arsip.

Contoh :

Folder Arsip

Arsip yang telah selesai ditata dan siap untuk dipindahkan, dibuatkan Berita Acara Pemindahan Arsip. Berita Acara Pemindahan Arsip dibuat rangkap 2 (dua) dan ditandatangani oleh Pimpinan Unit Pengolah (Kepala Instansi ) dan Pimpinan Unit Kearsipan Kabupaten.

Contoh : Berita Acara Pemindahan Arsip dari Instansi ke Unit Kearsipan Kabupaten.

KOP INSTANSI

TENTANG PEMINDAHAN ARSIP KEUANGAN DINAS

KABUPATEN BERAU

: : Jabatan : Instansi :

Dalam hal ini bertindak atas nama Dinas

yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA;

Yaitu memasukkan folder kedalam boks arsip. Sebelum foder dimasukkan terlebih dahulu dicantumkan Nomor Urut disudut kiri

Boks Arsip

Arsip yang telah selesai ditata dan siap untuk dipindahkan, dibuatkan Berita Acara Pemindahan Arsip. Berita Acara Pemindahan Arsip dibuat rangkap 2 (dua) dan ditandatangani oleh Pimpinan Unit Pengolah (Kepala Instansi ) dan Pimpinan Unit

Berita Acara Pemindahan Arsip dari Instansi ke Unit

KOP INSTANSI

ACARA Nomor ...

PEMINDAHAN ARSIP KEUANGAN DINAS ...

KABUPATEN BERAU

Dalam hal ini bertindak atas nama Dinas ...Kabupaten Berau yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA;

(14)

NAMA :

NIP :

Jabatan : Instansi :

Dalam hal ini bertindak atas nama dan untuk Unit Kearsipan Kabupaten Berau yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA;

PIHAK PERTAMA menyatakan telah memindahkan arsip inaktif sejumlah ... Boks seperti tercantum pada Dafatr Arsip terlampir kepada PIHAK KEDUA.

PIHAK KEDUA menyatakan telah menerima sejumlah arsip inaktif sesuai Daftar Arsip tersebut dari PIHAK PERTAMA untuk dilaksanakan pengelolaannya sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku.

Berita Acara ini dibuat rangkap 2 (dua) masing-masing : Lembar Kesatu, untuk PIHAK PERTAMA

Lembar Kedua, untuk PIHAK KEDUA.

Demikian Berita Acara ini dibuat dengan sebenarnya untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

(...) (...)

NIP. NIP.

e. Melaksanakan pemindahan.

Yaitu menyerahkan arsip inaktif ke unit kearsipan Kabupaten yang disertai dengan Berita Acara Pemindahan dan Daftar Arsip yang dipindahkan.

Berita Acara dan Daftar Arsip yang dipindahkan dibuat rangkap 2 (dua). Lembar I (Pertama) untuk Unit Kearsipan Kabupaten dan Lembar II (kedua) untuk Unit Kearsipan.

2. Unit Kearsipan Kabupaten a. Menerima Arsip

Yaitu menerima arsip inaktif yang diserahkan dari unit pengolah/

Instansi/SKPD.

b. Memeriksa Arsip

Kegiatan yang dilakukan yaitu mencocokan arsip yang dipindahkan dengan daftar arsipnya. Apabila ditemui ketidak cocokan antara arsip dengan daftar arsipnya maka ditanyakan kepihak yang menyerahkan sampai diperoleh kepastian adanya kesesuaian antara jumlah arsip dengan daftar arsipnya.

(15)

c. Menata Arsip

Setelah diperiksa dan ada kesesuaian antara arsip dan daftarnya maka dilakukan penataan arsip pada rak arsip berdasarkan series arsip/jenis arsip dan nomor boks.

Contoh : GAMBAR PENATAAN ARSIP PADA RAK ARSIP

II. PEMUSNAHAN

Pemusnahan Arsip dibedakan antara arsip yang retensinya kurang dar

5 tahun sampai 9 tahun, dan 10 tahun keatas. Pemusnahan dilaksanakan oleh Unit Kearsipan Instansi

A. Pemusnahan Arsip di Unit Kearsipan Instansi Pemusnahan arsip di Unit Kearsipan Instansi arsip yang retensinya kurang dari 5 tahun.

Teknis pelaksanaannya sebagai berikut : 1. Memeriksa arsip

Yaitu menyeleksi arsip yang retensinya kurang dari 5 tahun kemudian memeriksa kebenaran

sudah dapat dipastikan bahwa arsipnya telah habis retensinya dan nasib-akhirnya musnah serta tidak terkait dengan a

dibuatkan daftar 2. Mendaftar Arsip

Yaitu mencatat arsip dalam formulir Daftar c. Menata Arsip

Setelah diperiksa dan ada kesesuaian antara arsip dan daftarnya maka dilakukan penataan arsip pada rak arsip berdasarkan series arsip/jenis arsip dan nomor boks.

Arsip dibedakan antara arsip yang retensinya kurang dar

5 tahun sampai 9 tahun, dan 10 tahun keatas. Pemusnahan dilaksanakan oleh Unit Kearsipan Instansi/SKPD maupun Unit Kearsipan Kabupaten.

Pemusnahan Arsip di Unit Kearsipan Instansi Pemusnahan arsip di Unit Kearsipan Instansi arsip yang retensinya kurang dari 5 tahun.

Teknis pelaksanaannya sebagai berikut : Memeriksa arsip

Yaitu menyeleksi arsip yang retensinya kurang dari 5 tahun kemudian memeriksa kebenaran isinya dan kelengkapan informasinya. Apabila sudah dapat dipastikan bahwa arsipnya telah habis retensinya dan

akhirnya musnah serta tidak terkait dengan a dibuatkan daftar.

Mendaftar Arsip

Yaitu mencatat arsip dalam formulir Daftar Arsip Usul Musnah.

Setelah diperiksa dan ada kesesuaian antara arsip dan daftarnya maka dilakukan penataan arsip pada rak arsip berdasarkan series

Arsip dibedakan antara arsip yang retensinya kurang dari 5 tahun 5 tahun sampai 9 tahun, dan 10 tahun keatas. Pemusnahan dilaksanakan oleh

maupun Unit Kearsipan Kabupaten.

Pemusnahan arsip di Unit Kearsipan Instansi/SKPD dilakukan terhadap

Yaitu menyeleksi arsip yang retensinya kurang dari 5 tahun kemudian isinya dan kelengkapan informasinya. Apabila sudah dapat dipastikan bahwa arsipnya telah habis retensinya dan akhirnya musnah serta tidak terkait dengan arsip lain maka

Arsip Usul Musnah.

(16)

Contoh : Daftar Arsip Usul Musnah.

KOP INSTANSI

DAFTAR ARSIP USUL MUSNAH Instansi :

Alamat : Telepon :

Tahun

Volume

Box, Folder, Ket dst

1 2 3 4 5 6

1

2

3

4

931

932

934

935

SPM Rutin

SPM Pembangunan

SPJ Rutin

SPJ Pembangunan

2000

1 Boks

Asli

Tanjung Redeb ...

Kepala

( ……… ) NIP.

Cara pengisian Daftar Arsip yang dipindahkan :

1. Nomor : Diisi nomor urut arsip

2. Kode : Diisi nomor kode klasifikasi arsip sama dengan sistem penataan.

3. Series/Uraian masalah : Diisi series Arsip atau isi berkas.

4. Tahun : Diisi tahun yang tercantum dalam arsip.

5. Volume : Diisi jumlah arsip

6. Keterangan : Diisi tingkat perkembangan arsip (asli/tembusan/ fotocopy).

3. Memintakan persetujuan Unit Pengolah

Unit Kearsipan meminta persetujuan kepada Unit Pengolah agar meneliti kembali daftar arsip yang diusulkan musnah.

4. Mengajukan usul musnah kepada Bupati

Yaitu membuat surat pengajuan usul pemusnahan arsip kepada Bupati dengan dilampiri Daftar Arsip Usul Musnah.

(17)

Contoh : Surat Permintaan Persetujuan Pemusnahan Arsip.

KOP SURAT

No. : Tanjung Redeb…...

Lamp. :

H a l : Pengajuan usul Kepada

Pemusnahan Arsip Yth. Bupati Berau

di-

Tanjung Redeb.

Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 Tentang Kewenangan Urusan Pemerintahan antar Pemerintah, Pemerintah Daerah Provinsi, dan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota; dan Peraturan Bupati Berau Nomor 14 Tahun 2015 Tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan di Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Berau, maka dengan ini kami mengajukan usul pemusnahan arsip keuangan sebagaimana yang tercantum dalam Daftar Arsip Usul Musnah terlampir.

Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Kepala Instansi

...

NIP.

Tembusan:

1. Unit Kearsipan kabupaten.

5. Permohonan Persetujuan Gubernur.

Unit Kearsipan Kabupaten selanjutnya melakukan penilaian arsip. Hasil dari penilaian apabila sudah sesuai dan tidak ada permasalahannya, selanjutnya membuat surat permintaan persetujuan pemusnahan arsip kepada Gubernur Provinsi Kalimantan Timur dengan dilampiri Daftar Arsip Usul Musnah.

(18)

Contoh : Surat Permintaan Persetujuan Usul Musnah.

KOP SURAT

No. : Tanjung Redeb…...

Lamp. :

H a l : Permintaan Persetujuan Kepada

Pemusnahan Arsip Yth. Gubernur Provinsi Kalimantan Timur di-

Samarinda

Berdasarkan Peraturan Pemerintah nomor 38 Tahun 2007 Tentang Kewenangan Urusan Pemerintahan antar Pemerintah, Pemerintah Daerah Provinsi, dan Pemerintah Daerah Kabupaten/kota, dan Peraturan Bupati Berau Nomor 14 Tahun 2015 Tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan di Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Berau, maka dengan ini kami mengajukan usul pemusnahan arsip keuangan sebagaimana yang tercantum dalam Daftar Arsip Usul Musnah terlampir.

a.n. Bupati Berau Sekretaris Daerah

...

NIP.

Tembusan:

1. Lembaga Kearsipan Provinsi.

2. Unit Kearsipan kabupaten

6. Terbit Surat Keputusan Pemusnahan.

Setelah mendapatkan persetujuan Gubernur, maka diterbitkan Surat Keputusan Pemusnahan oleh Bupati.

(19)

Contoh : SURAT KEPUTUSAN PEMUSNAHAN ARSIP DI UNIT KEARSIPAN INSTANSI/SKPD

PROVINSI KALIMANTAN TIMUR KEPUTUSAN BUPATI BERAU

NOMOR TAHUN 2015 TENTANG

PEMUSNAHAN ARSIP KEUANGAN INSTANSI... KABUPATEN BERAU

BUPATI BERAU,

Menimbang : a. bahwa ..………..;

b. bahwa ……….;

c. bahwa dan seterusnya ………..………..;

Mengingat : 1. ………..;

2. ………..;

3. dan seterusnya ………..;

MEMUTUSKAN:

Menetapkan : KESATU :

KEDUA :

KETIGA : KEEMPAT :

KELIMA : Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan ketentuan apabila dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam penetapannya maka akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di Tanjung Redeb pada tanggal, ...

BUPATI BERAU,

( Nama Tanpa Gelar dan Pangkat ) Salinan sesuai dengan aslinya

KEPALA BAGIAN HUKUM, TTD

NAMA NIP

(20)

7. Membuat Berita Acara.

Berdasarkan Surat Keputusan Pemusnahan Arsip, selanjutnya membuat Berita Acara Pemusnahan Arsip rangkap 2, lembar pertama (Lembar I) untuk Unit Pengolah (Instansi), dan Lembar kedua (Lembar II) untuk Lembaga Kearsipan Kabupaten.

Contoh : Berita Acara Pemusnahan Arsip:

KOP SURAT

TENTANG

PEMUSNAHAHAN ARSIP

Pada hari ini ... tanggal ... bulan... tahun ... yang bertanda tangan di bawah ini :

1. Nama :

NIP :

Jabatan : Unit kerja :

Selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA;

2. Nama : Pekerjaan : Jabatan : Alamat :

Selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA;

berdasarkan Surat Persetujuan Gubernur Nomor...tanggal...dan Keputusan Bupati Berau Nomor... tanggal..., telah melakukan Pemusnahan Arsip Keuangan ... (diisi nama Instansi) sebagaimana tercantum dalam Daftar Arsip Musnah terlampir, dengan cara dicacah/diancurkan.

Bantul, ………

(... ) (... )

NIP. NIP.

SAKSI-SAKSI

Bidang Hukum Bidang Pengawasan

(... )

NIP. NIP.

(21)

8. Memusnahkan Arsip.

Yaitu memusnahkan arsip dengan cara dicacah/diancurkan dan disaksikan oleh Tim Pemusnahan. Apabila dalam memusnahkan arsip melibatkan pihak lain, dibuatkan surat perjanjian.

Contoh : Surat Perjanjian Pemusnahan Arsip yang dilaksanakan oleh rekanan:

KOP SURAT

SURAT PERJANJIAN Nomor :

TENTANG

PEMUSNAHAN ARSIP KEUANGAN

Pada hari ini ………. tanggal ……… bulan ………. Tahun ………. kami yang bertandatangan dibawah ini :

1. Nama : NIP : Jabatan : Instansi :

berdasarkan kesepakatan bersama antara PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA telah mengikat perjanjian sebagai berikut :

Pasal 1

Sesuai Keputusan ……….(sesuai SK) Nomor ………….. tentang Pemusnahan Arsip ……….(nama instansi), PIHAK PERTAMA mengijinkan kepada PIHAK KEDUA untuk melaksanakan pemusnahan arsip keuangan ………(nama Instansi) yang telah mendapatkan ijin pemusnahan dari Gubernur Provinsi Kalimantan Timur Nomor…….dan Keputusan Bupati Nomor…….

Pasal 2

PIHAK KEDUA bersedia menanggung beban biaya pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud Pasal 1

Pasal 3

PIHAK KEDUA tidak berwenang atas kandungan informasi dalam arsip sebagaimana dimaksud pada Pasal 1, dan bersedia menjaga keamanan serta kerahasiaan informasi baik sebagian maupun keseluruhan.

(22)

Pasal 4

PIHAK KEDUA melaksanakan pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud Pasal 1 secara total sehingga tidak dikenal lagi baik isi maupun bentuknya dengan cara dicacah/diancurkan.

Pasal 5

PIHAK KEDUA bersedia dituntut dimuka pengadilan dan bersedia menanggung kerugian yang dikeluarkan oleh PIHAK PERTAMA sebagai akibat tidak terpenuhinya ketentuan sebagaimana tertuang dalam pasal-pasal perjanjian ini oleh PIHAK KEDUA baik disengaja maupun tidak disengaja sehingga PIHAK PERTAMA merasa dirugikan, sesuai dengan pasal 86 Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.

Pasal 6

(1) Surat perjanjian ini telah dimengerti/dipahami maksud dan tujuan serta isinya oleh kedua pihak .

(2) Surat perjanjian dibuat rangkap 3 (tiga) dan ditandatangani oleh kedua belah pihak, pada hari, tanggal, bulan, dan tahun sebagaimana tersebut di atas, lembar kesatu dan kedua ditempel materai masing-masing ……(……Rupiah) yang mempunyai kekuatan hukum yang sama.

(Rekanan Pemusnah) (Ketua Panitia) SAKSI-SAKSI

1. Nama : NIP :

Jabatan : Inspektur

Instansi : Inspektorat Kabupaten Tandatangan :

2. Nama :

NIP :

Jabatan : Kepala

Instansi : Bagian Hukum Setda Kabupaten Berau.

Tandatangan : 3. Nama :

NIP :

Jabatan : Kepala

Instansi : Kantor Arsip Kabupaten Berau.

Tandatangan :

B. Pemusnahan Arsip di Unit Kearsipan Kabupaten

Pemusnahan arsip di Unit Kearsipan Kabupaten meliputi arsip yang retensinya 5 tahun sampai 9 tahun dan arsip yang retensinya 10 tahun ke atas.

(23)

Teknis pelaksanaannya sebagai berikut :

1. Pemusnahan Arsip Retensi 5 tahun sampai 9 tahun a. Memeriksa arsip

Yaitu menyeleksi arsip yang retensinya 5 tahun sampai 9 tahun.

Selain menyeleksi juga memeriksa kebenaran isinya dan kelengkapan informasinya. Apabila dalam pemeriksaan tersebut sudah dapat dipastikan bahwa arsipnya telah habis retensinya dan nasib-akhirnya musnah serta tidak terkait dengan arsip lain, selanjutnya dibuat daftar.

b. Mendaftar Arsip

Contoh : Daftar Arsip Usul Musnah

DAFTAR ARSIP USUL MUSNAH

Instansi : Alamat : Telepon :

No. Series (Uraian Berkas) Tahun Jumlah Ket

1 2 3 4 5

Tanjung Redeb, ...

Kepala Unit Kearsipan Kabupaten

(……….) Keterangan :

1. Nomor : Diisi nomor urut arsip

2. Seri : Diisi nama seri atau isi berkas 3. Tahun : Diisi tahun penciptaan arsip 4. Jumlah : Diisi jumlah arsip

5. Keterangan : Diisi tingkat perkembangan arsip (asli/tembusan/fotocopy)

c. Permohonan Persetujuan Gubernur

Membuat Surat Permohonan Persetujuan Pemusnahan Arsip kepada Gubernur Provinsi Kalimantan Timur dengan dilampiri Daftar Arsip Usul Musnah.

(24)

Contoh : Surat Permohonan Persetujuan Usul Musnah.

KOP SURAT

No. Tanjung Redeb…...

Lamp. :

H a l : Permintaan Persetujuan Kepada

Pemusnahan Arsip Yth. Gubernur Provinsi Kalimantan Timur

di-

Samarinda

Berdasarkan Peraturan Pemerintah nomor 38 Tahun 2007 Tentang Kewenangan Urusan Pemerintahan antar Pemerintah, Pemerintah Daerah Provinsi, dan Pemerintah Daerah Kabupaten/kota; dan Peraturan Bupati Berau Nomor 14 Tahun 2015 Tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan di Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Berau, maka dengan ini kami mengajukan usul pemusnahan arsip keuangan sebagaimana yang tercantum dalam Daftar Arsip Usul Musnah terlampir.

a.n.Bupati Berau Sekretaris Daerah

...

NIP.

Tembusan:

1. Lembaga Kearsipan Provinsi Kalimantan Timur.

2. Unit Kearsipan kabupaten

d. Terbit Surat Keputusan Pemusnahan.

Setelah mendapatkan Persetujuan Gubernur, maka diterbitkan Surat Keputusan Pemusnahan Arsip oleh Bupati.

(25)

Contoh : Surat Keputusan Pemusnahan Arsip di Unit Kearsipan Kabupaten

BUPATI BERAU,

d. bahwa dan seterusnya ………..………..;

Mengingat : 1. ………;

4. ………;

5. dan seterusnya ………;

MEMUTUSKAN:

KEDUA :

KETIGA : KEEMPAT :

BUPATI BERAU,

NAMA NIP

(26)

e. Membuat Berita Acara.

Yaitu membuat Berita Acara rangkap 2, lembar pertama untuk Unit Pengolah dan Lembar kedua untuk Unit Kearsipan.

Contoh : Berita Acara Pemusnahan Arsip.

KOP SURAT

TENTANG

PEMUSNAHAHAN ARSIP KEUANGAN

DI LINGKUNGAN PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN BERAU Pada hari ini ………. Tanggal …… Bulan ………. Tahun ………. yang bertandatangan dibawah ini berdasar Surat Persetujuan Gubernur Nomor... Tanggal... dan Keputusan Bupati Berau Nomor...Tanggal...telah melakukan Pemusnahan Arsip Keuangan Pemerintah Kabupaten Berau sebagaimana tercantum dalam Daftar Arsip Musnah terlampir, dengan cara dicacah/diancurkan.

Tanjung Redeb,...

a.n. Bupati Berau Sekretaris Daerah Kepala Lembaga Kearsipan Daerah/ Selaku

Kantor Arsip Kabupaten, Selaku

Sekretaris Tim Penyusutan Arsip Ketua Tim Penyusutan Arsip Pemerintah Kabupaten Berau, Pemerintah Kabupaten Berau,

... ...

NIP. NIP.

Bidang Hukum Bidang Pengawasan ( Nama Jelas ) ( Nama Jelas )

f. Memusnahkan Arsip

Yaitu memusnahkan arsip dengan cara dicacah/diancurkan dan disaksikan oleh Tim Penyusutan. Apabila dalam memusnahkan arsip melibatkan pihak lain, dibuatkan surat perjanjian.

(27)

Contoh : Surat Perjanjian.

KOP SURAT

SURAT PERJANJIAN Nomor :

TENTANG

Pada hari ini ………. tanggal ……… bulan ………. Tahun ………. kami yang bertandatangan dibawah ini :

1. Nama : NIP : Jabatan : Instansi :

berdasarkan kesepakatan bersama antara PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA telah mengikat perjanjian sebagai berikut :

Pasal 1

Sesuai Keputusan ……….(sesuai SK) Nomor ………….. tentang Pemusnahan Arsip ……….(nama instansi), PIHAK PERTAMA mengijinkan kepada PIHAK KEDUA untuk melaksanakan pemusnahan arsip keuangan ………(nama Instansi) yang telah mendapatkan ijin pemusnahan dari Gubernur Provinsi Kalimantan Timur Nomor…….dan Keputusan Bupati Nomor…….

Pasal 2

PIHAK KEDUA bersedia menanggung beban biaya pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud Pasal 1

Pasal 3

PIHAK KEDUA tidak berwenang atas kandungan informasi dalam arsip sebagaimana dimaksud pada Pasal 1, dan bersedia menjaga keamanan serta kerahasiaan informasi baik sebagian maupun keseluruhan.

(28)

Pasal 4

Pasal 5

Pasal 6

(1) Surat perjanjian ini telah dimengerti/dipahami maksud dan tujuan serta isinya oleh kedua pihak .

(2) Surat perjanjian dibuat rangkap 3 (tiga) dan ditandatangani oleh kedua belah pihak, pada hari, tanggal, bulan, dan tahun sebagaimana tersebut di atas, lembar kesatu dan kedua ditempel materai masing-masing ……(……Rupiah) yang mempunyai kekuatan hukum yang sama

(Rekanan Pemusnah) (Ketua Panitia)

SAKSI-SAKSI

1. Nama :

NIP :

Jabatan : Inspektur

Instansi : Inspektorat Kabupaten Tandatangan :

2. Nama : NIP :

Jabatan : Kepala

Instansi : Bagian Hukum Setda Kabupaten Berau Tandatangan :

3. Nama :

NIP :

Jabatan : Kepala

Instansi : Kantor Arsip Kabupaten Berau Tandatangan :

2. Pemusnahan Arsip Yang Retensinya 10 tahun Atau Lebih 2.1 Memeriksa arsip

Yaitu menyeleksi arsip yang retensinya 10 tahun atau lebih. Selain menyeleksi juga memeriksa kebenaran isinya dan kelengkapan informasinya. Apabila dalam pemeriksaan tersebut sudah dapat dipastikan bahwa arsipnya telah habis retensinya dan nasib- akhirnya musnah serta tidak terkait dengan arsip lain selanjutnya didaftar.

(29)

2.2 Mendaftar Arsip

Contoh : Daftar Arsip Usul Musnah:

DAFTAR ARSIP USUL MUSNAH Instansi :

B a n t u l

,

…

………

(……….)

Keterangan :

1. Nomor : Diisi nomor urut arsip 2. Kode : Diisi kode nomor arsip

3. Series/Jenis Arsip : Diisi series arsip atau isi berkas 4. Tahun : Diisi tahun penciptaan arsip 5. Volume : Diisi jumlah arsip

6. Keterangan : Diisi hal-hal yang perlu dikemukakan tentang arsip tersebut.

2.3 Membentuk Tim Penilai Arsip untuk menilai kembali kemungkinan masih dimilikinya nilai guna arsip, baik untuk kepentingan organisasi secara keseluruhan atau kepentingan nasional.

2.4 Mencatat Dalam Daftar Pertelaan Arsip (DPA)Hasil penilaian tersebut dicatat dalam Daftar Pertelaan Arsip (DPA) sehingga menghasilkan :

2.4.1 DPA arsip bernilaiguna permanen yang masih operasional tetap dikelola oleh Unit Kearsipan Kabupaten.

2.4.2 DPA arsip bernilaiguna permanen yang sudah tidak operasional untuk kepentingan Kabupaten tetapi lebih luas untuk kepentingan Provinsi maka diserahkan ke Kantor Arsip Propisnsi Kalimantan Timur sebagai arsip statis.

2.4.3 DPA arsip yang diusulkan musnah, untuk dimusnahkan sesuai ketentuan hukum yang berlaku.

Tahun

Volume Box, Folder, Ket

dst

1 2 3 4 5 6

(30)

2.5 Memintakan pertimbangan Ketua Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) dan persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

Dari hasil penilaian arsip yang dituangkan dalam Daftar Pertelaan Arsip UsulMusnah dimintakan pertimbangan Ketua Badan Pemeriksa Keuangan dan persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia melalui Gubernur.

2.6 Penetapan Keputusan Pemusnahan.

Setelah terbit surat persetujuan pemusnahan dari Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia selanjutnya menyusun Surat Keputusan Bupati tentang Pemusnahan Arsip Keuangan dengan dasar surat pertimbangan dari Ketua BPK dan persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia serta surat dari Gubernur.

Contoh : Surat Permohonan Persetujuan Pemusnahan Arsip.

KOP SURAT

Nomor : Tanjung Redeb, ...

Sifat : Penting Lamp. :

Hal : Permohonan persetujuan Kepada

pemusnahan arsip Yth. Bupati Berau di- Tanjung Redeb

Berdasarkan pertimbangan dari Ketua BPK ( Badan Pemeriksa Keuangan) Nomor : ... dan Surat Persetujuan Kepala ANRI Nomor : ... , dengan ini kami mohon penetapan pemusnahan arsip sebagaimana Daftar Arsip Musnah terlampir.

Atas persetujuan penetapan kami ucapkan terima kasih.

(...)

NIP.

(31)

CONTOH :SURAT KEPUTUSAN PEMUSNAHAN ARSIP

BUPATI BERAU,

c. bahwa dan seterusnya ………..………..;

Mengingat : 1. ………;

2. ………;

3. dan seterusnya ………;

MEMUTUSKAN:

KEDUA :

KETIGA : KEEMPAT :

BUPATI BERAU,

NAMA NIP

(32)

2.7 Membuat Berita Acara

Contoh :Berita Acara Pemusnahan Arsip

KOP SURAT

BERITA ACARA Nomor : ...

.

TENTANG

PEMUSNAHAHAN ARSIP KEUANGAN

DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN BERAU

Pada hari ini ………. tanggal ……… bulan ………. tahun ……….yang bertanda tangan di bawah ini, berdasar surat Persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor... tanggal...dan Keputusan Bupati Berau Nomor... tanggal..., telah melakukan PemusnahanArsip Keuangan Pemerintah Daerah Kabupaten Berausebagaimana tercantum dalam Daftar Arsip Musnah terlampir, dengan cara dicacah/diancurkan.

Tanjung Redeb,...

a.n. Bupati Berau Sekretaris Daerah Kepala Lembaga Kearsipan Daerah/ Selaku

Kantor Arsip Kabupaten, Selaku

Sekretaris Tim Penyusutan Arsip Ketua Tim Penyusutan Arsip Pemerintah Kabupaten Berau, Pemerintah Kabupaten Berau,

... ...

NIP. NIP.

Bidang Hukum Bidang Pengawasan ( Nama Jelas ) ( Nama Jelas )

(33)

2.8 Memusnahkan

Yaitu memusnahkan arsip dengan cara dicacah/diancurkan dan disaksikan oleh Tim Pemusnahan. Apabila dalam memusnahkan arsip melibatkan pihak lain, dibuatkan surat perjanjian.

Contoh : Surat Perjanjian Pemusnahan Arsip KOP SURAT

SURAT PERJANJIAN Nomor : ...

TENTANG

DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN BERAU

Pada hari ini ………. tanggal ……… bulan ………. tahun ……….

kami yang bertandatangan dibawah ini : 1. NAMA :

NIP :

Jabatan : Unit Kerja :

2. NAMA : Pekerjaan : Jabatan : Alamat :

berdasarkan kesepakatan bersama antara PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA telah mengikat perjanjian sebagai berikut:

Pasal 1

Sesuai Keputusan …... (sesuai SK) Nomor

………. Tanggal ..., PIHAK PERTAMA mengijinkan kepada PIHAK KEDUA untuk melaksanakan pemusnahan arsip keuangan Pemerintah Daerah Kabupaten Berau yang telah dilakukan penilaian terhadap nilai guna informasinya sesuai dengan peraturan dan ketentuan yang berlaku.

Pasal 2

PIHAK KEDUA bersedia menanggung beban biaya pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud Pasal 1.

(34)

Pasal 3

PIHAK KEDUA tidak berwenang atas kandungan informasi dalam arsip sebagaimana yang dimaksud dalam pasal 1, dan bersedia menjaga kerahasiaan informasi yang terkandung dalam arsip baik sebagian maupun secara keseluruhan.

Pasal 4

Pasal 5

Pasal 6

(1) Surat Perjanjian ini telah dimengerti/dipahami maksud dan tujuan serta isinya oleh kedua belah pihak.

(2) Surat Perjanjian dibuat rangkap 3 (tiga) dan ditandatangani oleh kedua belah pihak, pada hari, tanggal, bulan dan tahun sebagaimana tersebut di atas, lembar kesatu dan kedua ditempel materai masing- masing ... (…... rupiah) yang mempunyai kekuatan hukum yang sama.

PIHAK KEDUA PIHAK PERTAMA

a.n. Bupati Sekretaris Daerah

Selaku

Ketua Tim Penyusutan Arsip Pemerintah Daerah Kab. Berau

MATERAI

(Rekanan Pemusnah) (Ketua Panitia)

(35)

SAKSI-SAKSI

1. Nama :

NIP :

Jabatan : Inspektur

Instansi : Inspektorat Kabupaten Berau Tandatangan :

2. Nama :

NIP :

Jabatan : Kepala

Instansi : Bagian Hukum Setda Kabupaten Berau Tandatangan :

3. Nama :

NIP :

Jabatan : Kepala

Instansi : Kantor Arsip kabupaten Berau Tandatangan :

III. PENYERAHAN ARSIP

Penyerahan arsip dilakukan terhadap arsip statis yang berskala Provinsi/Nasional.Arsip Statis tersebut diserahkan ke Lembaga Kearsipan Provinsi oleh Unit Kearsipan Kabupaten. Arsip yang berskala Kabupaten disimpan di Unit Kearsipan Kabupaten.

Teknis penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan Provinsi sebagai berikut : 1. Memeriksa Arsip

Yaitu menyeleksi arsip yang nasib akhirnya dalam Jadwal Retensi Arsip dinyatakan sebagai arsip permanen.

2. Menilai Arsip

Yaitu proses kegiatan evaluasi arsip dari aspek substansi informasi, fungsi dan karakteristik fisik serta menentukan menganalisa/ mengkaji kembali apakah arsip-arsip tersebut benar-benar dinyatakan telah tidak operasional namun masih memiliki nilai guna bagi kepentingan pertanggungjawaban nasional.

3. Mengelompokkan arsip

Yaitu kegiatan mengelompokkan arsip yang telah diteliti berdasarkan jenis/series arsip.

4. Mendaftar Arsip

Mencatat arsip hasil seleksi ke dalam formulir Daftar Arsip yang diserahkan.

(36)

Contoh : Daftar Arsip Statis yang akan diserahkan.

DAFTAR ARSIP STATIS YANG AKAN DISERAHKAN Instansi :

Alamat : Telepon :

B a n t u l ,

…

Tanjung Redeb, ...

Kepala Kantor Arsip (……….)

NIP.

Keterangan :

1.Nomor : Diisi nomor urut arsip

2.Seri : Diisi nama seri atau isi berkas

3.Tahun : Diisi tahun yang tercantum dalam arsip 4.Jumlah : Diisi jumlah arsip

5.Keterangan : Diisi tingkat perkembangan arsip (Asli/Tembusan / Foto copy) 5. Menata Arsip

Setelah dibuatkan Daftar Arsip kegiatan selanjutnya adalah menata arsip yaitu memasukkan arsip beserta foldernya kedalam boks arsip dan memberi label sesuai dengan isi boks. Sebelum folder dimasukkan, terlebih dahulu dicantumkan nomor urut pada folder di sudut kiri atas sesuai daftar arsip.

6. Membuat Berita Acara Penyerahan

Apabila arsip selesai ditata dan siap untuk diserahkan maka dibuatkan Berita Acara Penyerahan. Berita Acara Penyerahan dibuat rangkap 2 (dua) dan ditandatangani oleh Pemerintah Daerah Kabupaten Berau dan Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur.

No. Series (Uraian Berkas) Tahun Jumlah Keterangan

1 2 3 4 5

(37)

Contoh : Berita Acara Penyerahan Arsip Statis.

KOP SURAT

TENTANG

PENYERAHAN ARSIP STATIS

Pada hari ini ………. Tanggal ……… Bulan ………. Tahun………. , kami yang bertandatangan di bawah ini :

NAMA : NIP :

Jabatan : Kepala Lembaga Kearsipan Kabupaten.

Bantul

Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Pemerintah Daerah Kabupaten Berau yang selanjutnya disebut Pihak Yang Menyerahkan;

NAMA : NIP :

Jabatan : Kepala Lembaga Kearsipan Provinsi Kalimantan Timur.

Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur yang selanjutnya disebut sebagai Pihak Yang Menerima;

Menyatakan telah mengadakan serah terima arsip-arsip statis seperti tercantum dalam Daftar Arsip untuk disimpan di Lembaga Kearsipan Provinsi Kalimantan Timur.

Yang menerima Yang menyerahkan

PIHAK KEDUA PIHAK PERTAMA

( ... ) ( ... )

NIP. NIP.

Menyaksikan :

a.n Gubernur a.n. Bupati Berau,

Provinsi Kalimantan Timur ub. Sekretaris Daerah Asisten Administrasi, Asisten Administrasi ... ...

NIP. NIP.

7. Melaksanakan Penyerahan

Yaitu menyerahkan arsip statis ke Lembaga Kearsipan Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur yang disertai dengan Berita Acara Penyerahan dan Daftar Arsip yang diserahkan setelah terlebih dahulu dikonsultasikan dengan Lembaga Kearsipan Provinsi Kalimantan Timur.

(38)

Berita Acara dan Daftar Arsip yang diserahkan dibuat rangkap 2 (dua).

Lembar I (Pertama) untuk Pemerintah Kabupaten Berau.

Lembar II (kedua) untuk Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur.

Ditetapkan di Tanjung Redeb pada tanggal, 9 September 2015

BUPATI BERAU, ttd

H. MAKMUR HAPK

Diundangkan di Tanjung Redeb pada tanggal, 9 September 2015

SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN BERAU, ttd

H. JONIE MARHANSYAH

BERITA DAERAH KABUPATEN BERAU TAHUN 2015 NOMOR 37

Salinan sesuai dengan Aslinya KEPALA BAGIAN HUKUM DAN

PERUNDANG-UNDANGAN,

ttd

H. ZULKIFLI AZHARI, SH Pembina

NIP. 19700902 199603 1 001