24 1. Sejarah Perusahaan
PT Puninar Jaya didirikan pada tahun 1969 sebagai perusahaan Customs Brokerage. Puninar membantu pelanggan clearance cargo mereka untuk kegiatan ekspor dan impor. Berkantor pertama kali di Jalan Gadang, Tanjung Priok untuk mendukung kegiatan customs clearance. Sejak saat itu, Puninar telah membangun hubungan baik dan membangun kepercayaan dengan Bea dan Cukai Direktorat Indonesia.
Guna memberikan pelayanan yang lebih baik untuk konsumen, Puninar menginvestasikan beberapa unit truk dan mulai melengkapi layanan kepada pelanggan tidak hanya sebagai customs brokerage tetapi juga sebagai transporter, pengiriman cargo dengan prioritas tinggi dengan aman dengan menggunakan truk milik sendiri. Hingga pertengahan tahun 2006, Puninar memiliki 450 truk armada dengan berbagai jenis truk.
Sepanjang jalan dengan semakin meningkatnya kebutuhan pelanggan maka Puninar membangun gudang sendiri di Sunter sebagai gudang umum. Setelah itu Puninar terus tumbuh dengan membangun gudang lain di Cakung Cilincing, Nagrak, Semarang, dan sampai bulan Juli 2006 dengan Joint Venture dengan TAS (Tokyo Air Service) akan
menyelesaikan lima gudang di Taman Niaga Soewarna di sekitar kompleks Soekarno Hatta-Cengkareng. Puninar memiliki sekitar 100.000 m² indoor dan 100.000 m² luar ruangan.
Pada tahun 2001, Puninar melengkapi layanan sebagai customs brokerage untuk udara cargo dan berkantor di Wisma Soewarna di Bandara Internasional Soekarno Hatta. Di sisi lain, Puninar juga membangun gudang distribusi di Cakung Cilincing dan Nagrak.
Bersama dengan NYK (Nippon Yusen Kaisha) sebagai Joint Venture, Puninar telah dipercaya untuk mengoperasikan Container Depot dari NYK. Pada tahun ini, Puninar membuka kantornya di lain cabang di Semarang untuk operasi gudang distribusi dan memulai kampanye sebagai 3PL (Third Party Logistics) divisi sebagai solusi pengembang.
Untuk memenuhi kebutuhan pelanggan yang ada di Surabaya, maka pada tahun 2011 Puninar mendirikan kantor cabang di Surabaya.
2. The Great Value Perusahaan
Nilai tambah bagi PT Puninar Jaya adalah sebagai berikut:
a. Integritas
b. Kompetensi dan Disiplin c. Akuntabilitas dan Transparan d. Saling Menghargai
e. Bersemangat untuk Menjadi Juara
3. Motto Perusahaan
Motto PT Puninar Jaya adalah menjadi solusi rekan yang terpercaya.
4. Visi Perusahaan
Adapun visi dari PT Puninar Jaya adalah Menjadi Perusahaan Penyedia Jasa Logistik Terbaik di Indonesia sehingga menjadi Pilihan Para Stakeholder.
5. Misi Perusahaan
Misi dari PT Puninar Jaya adalah sebagai berikut:
a. Memberikan Solusi Terbaik bagi Pelanggan.
b. Memberikan Nilai Tambah kepada semua yang terkait.
c. Mementingkan Keselamatan, Kesehatan dan Lingkungan Kerja.
d. Menggunakan teknologi terkini untuk mendukung pelayanannya.
e. Mempunyai jaringan usaha yang luas.
6. Struktur Organisasi
Struktur organisasi PT Puninar Jaya terlihat pada Gambar 4.1:
Sumber : PT Puninar Jaya (2015)
Gambar 4.1 Struktur Organisasi PT Puninar Jaya Branch Surabaya 7. Job Description
Berdasarkan struktur organisasi tertera pada Gambar 4.1 maka dapat dijelaskan deskripsi pekerjaan dari masing-masing bagian yaitu:
a. Branch Manager
Branch manager adalah posisi tertinggi yang ada di kantor Surabaya. Adapun tugas dan tanggung jawab dari branch manager adalah:
Branch Manager
Advisor Branch Surabaya
Sales
Sales Officer
Operation
Admin Exim
EDI
Staff Exim
Staff Trucking
Staff Monitoring
ADH
Finance Accounting
Accounting
Kasir
Billing
Messenger
1) Bertanggung jawab ke dewan direksi atas kegiatan operasional di Surabaya
b. Advisor Branch Manager
Tugas dan tanggung jawab dari advisor branch manager adalah:
1) Mengatur management yang ada di Surabaya dan Pandaan 2) Bertanggung jawab ke pihak direksi atas kegiatan operasional
perusahaan.
3) Bertanggung jawab atas semua kegiatan trucking di Surabaya dan Pandaan.
4) Bertanggung jawab atas semua kegiatan export import Surabaya dan Pandaan.
c. Sales
Tugas dan tanggung jawab dari sales adalah:
1) Mencari customer
2) Membuat kesepakatan harga dengan customer d. Sales Officer
Tugas dan tanggung jawab dari sales officer adalah:
1) Menghitung jumlah account receivable Surabaya dan Pandaan.
2) Mencatat nama-nama customer perusahaan.
e. Operation
Tugas dan tanggung jawab dari operation adalah:
1) Supervisi trucking trailer retail Surabaya Tuban 2) Order planning trailer Perak
3) Koordinasi driver 4) Operational support 5) Pencarian order
f. Staff Export Import (Exim)
Tugas dan tanggung jawab dari staff export adalah:
1) Operational export
2) Support electronic data interchage (EDI) Pemberitahuan import barang (PIB) dan Pemberitahuan export barang (PEB) 3) Operational import
4) Karu (petugas) export import
5) Pengurusan Badan Pengawasan Obat dan Makanan (BPOM) g. Electronic Data Interchage (EDI)
Tugas dan tanggung jawab dari electronic data interchage (EDI) adalah:
1) Pembuatan surat Pemberitahuan import barang (PIB) dan Pemberitahuan export barang (PEB)
2) Generate nomor sales dan nomor job 3) Daily report order exim
h. Admin Export Import
Tugas dan tanggung jawab dari admin exim adalah:
1) Penyelesaian jaminan container 2) Penyelesaian warkat dana
3) Admin interchange (IR) dan daily order (DO) import
4) Memeriksa kelengkapan dokumen export import 5) Order management export import
6) SPD entry and settlement i. Staff Trucking
Tugas dan tanggung jawab dari staff trucking adalah:
1) Pengurus trucking trailer Perak 2) Koordinasi driver
3) Kontrol surat jalan 4) Data truck harian
5) Order management PILS trucking Perak Pandaan 6) Entry and settlement Surat Perintah Kerja (SPK) 7) Pengajuan uang jalan harian
j. Staff Monitoring
Tugas dan tanggung jawab dari staff monitoring adalah memantau kegiatan oeparsional perusahaan.
k. Administration Head (ADH)
Tugas dan tanggung jawab dari administration head adalah:
1) Bertanggung jawab atas kegiatan keuangan perusahaan.
2) Mengontrol kegiatan operasional perusahaan.
3) Merekrut karyawan baru.
l. Finance and Accounting
Tugas dan tanggung jawab dari finance and accounting adalah:
1) Pengajuan dropping dana
2) Report laporan kas bank harian (LKBH) 3) Operation Cashier
4) Advance Warkat
5) Cash Management (closing) kas fisik m. Accounting
Tugas dan tanggung jawab dari Accounting adalah:
1) Account receivable collection 2) Customer deposit
3) Cash management (closing) Bank 4) Kegiatan perpajakan
5) Vendor management 6) Jurnal memorial 7) Asset management n. Kasir
Tugas dan tanggung jawab dari kasir adalah:
1) Operasional kas rupiah dan dollar 2) Daily cash report
3) Cek voucher advance, cost, dan settlement o. Billing
Tugas dan tanggung jawab dari billing adalah:
1) Pembuatan invoice export import 2) Pembuatan invoice trucking 3) Entry surat jalan customer
4) Create billing invoice Surabaya Pandaan 5) Report laporan income and unbilled p. Messenger
Tugas dan tanggung jawab dari messenger adalah:
1) Courier/messenger activity
B. Hasil Pengumpulan Data/Informasi
Dalam pengeluaran barang impor tipe FCL, PT Puninar Jaya memiliki tahapan-tahapan yang perlu dilakukan secara berurutan. Seperti tertera pada Gambar 4.2 Alur Proses Pengeluaran Barang Impor Tipe FCL
PROSES HANDLING PENGELUARAN BARANG IMPOR TIPE FCL
Sumber : PT Puninar Jaya (2015)
Gambar 4.2 Alur Proses Pengeluaran Barang Impor Tipe FCL EMKL
QUOTATION SALES CONTRACT
SETUJU ORDER VIA EMAIL/ KIRIM DOKUMEN
PERIKSA ETA KAPAL DAN PEMBUATAN DOKUMEN PIB
IMPORTIR MENGIRIM SEJUMLAH UANG YANG TERCANTUM PADA SSPCP
KAPAL TIBA, PERIKSA BC 1.1, KOMUNIKASI KE PIHAK BEA CUKAI
TEBUS DO KE PELAYARAN IMPORTIR
BARANG TURUN DARI KAPAL, BAYAR
PENUMPUKAN GUDANG (WARKAT)
KOORDINASI TRUCKING
TIDAK
RESPON SPPB DARI BEA CUKAI TRUK
PERUSAHAAN
VENDOR GUDANG
IMPORTIR
EMKL Membayar pajak bea masuk pada bank negara
1. Sistem peneriman order
Order mulai diterima setelah adanya kesepakatan harga antara pihak marketing PT Puninar Jaya dengan pihak Importir dibuktikan dengan ditanda tanganinya quotation. Ketika Importir mulai melakukan impor barang ke Indonesia, khususnya Surabaya maka importir akan memberitahu pihak PT Puninar Jaya dengan mengirimkan dokumen berupa B/L, Invoice, Packing List, COO, serta dokumen pendukung lainnya melalui email, fax, atau kurir jasa pengantar dokumen.
Sumber : PT Puninar Jaya (2015)
Gambar 4.3 Email Order dari Pihak Importir
Sumber : PT Puninar Jaya (2015) Gambar 4.4 Invoice & Packing List
Sumber : PT Puninar Jaya (2015) Gambar 4.5 Bill of Lading
2. Memastikan ETA (Estimated Time Arrival) Kapal
Dokumen yang telah dikirim oleh Importir wajib dipastikan kapan kapal yang mengangkut barang importir akan tiba dan sandar di pelabuhan, setiap pelayaran sudah memiliki jadwal estimasi tiap-tiap kapal yang mereka miliki atau pergunakan . Ada beberapa pelayaran yang menggunakan website sebagai media penghubung dengan EMKL sehingga bisa diliat secara online dengan mencantumkan nomor BL atau nomor container yang mengangkut barang tersebut, tetapi ada beberapa pelayaran yang tidak memiliki website seperti itu, sehingga harus menanyakan melalui telepon atau email ke pihak pelayaran atau pihak yang namanya tercantum pada BL sebagai perwakilan pelayaran.
Sumber : PT Puninar Jaya (2015) Gambar 4.6 Info ETA Kapal dari Pelayaran
3. Pembuatan Dokumen PIB (Pemberitahuan Impor Barang)
Importir menunjuk PT Puninar Jaya sebagai PPJK (Perusahaan Pengurus Jasa Kepabeanan) untuk membuat PIB (Pemberitahuan Impor Barang). Dokumen ini merupakan dokumen penting karena menyangkut informasi barang yang diimpor untuk kemudian diperiksa oleh pihak Bea cukai serta memuat biaya yang harus dikeluarkan atau dibayar kepada Negara sesuai dengan ketentuan yang ada. Data yang tercantum dalam PIB berasal dari dokumen BL, Invoice, Packing List, COO dan data pendukung lain yang diperlukan. Pembuatan dokumen PIB saat ini sudah menggunakan sistem berbasis software yang dinamakan EDI ( Electronic Data Interchange). Sistem memudahkan dalam pembuatan PIB/PEB dan komunikasi dengan pihak bea cukai untuk dapat respon selanjutnya.
Sumber : PT Puninar Jaya (2015) Gambar 4.7 Dokumen PIB
4. Pembayaran Pajak ke bank dengan dokumen SSPCP
PIB yang telah selesai dibuat akan memuat nilai pajak yang harus dibayarkan kepada Negara, seperti Bea Masuk, PPN, PPh, PPnBm.
Pembayaran pajak ini dilakukan di Bank Devisa yang ditunjuk untuk menerima pajak Impor. Dokumen yang disertakan dalam pembayaran adalah PIB (Pemberitahuan Impor Barang) dan SSPCP (Surat Setoran Pabean Cukai dan Pajak)
Sumber : PT Puninar Jaya (2015)
Gambar 4.8 Surat Setoran Pabean, Cukai, dan Pajak
5. Komunikasi PIB ke Bea cukai dan Penebusan DO ke Pelayaran
Berdasarkan informasi ETA mengenai jadwal kapal akan sandar di pelabuhan, pihak operation exim PT Puninar Jaya meminta BC. 1.1 untuk melengkapi dokumen PIB yang akan dikomunikasikan ke pihak bea cukai agar barang bisa dikeluarkan dari pelabuhan. Selain itu pihak operation akan membuat surat pengantar yang digunakan untuk menebus Delivery Order pada pihak pelayaran
Sumber : PT Puninar Jaya (2015) Gambar 4.9 Delivery Order
6. Pembayaran warkat biaya penumpukan
Untuk dapat mengeluarkan barang, sebelumya pihak importir harus membayar sejumlah uang sebagai biaya penumpukan di TPS (Terminal Peti Kemas. Bukti bayar ini akan keluar sebagai nota rampung yang menujukkan biaya sebenarnya yang perlu dikeluarkan untuk penumpukan di TPS.
7. Surat Perintah Pengeluaran Barang ( SPPB)
Setelah PIB dikomunikasi pada pihak bea cukai akan mendapat respon SPPB (Surat Perintah Pengeluaran Barang) yang menyatakan barang tersebut sudah bisa keluar dari gudang pelabuhan. PT Puninar Jaya menghubungi pihak importir untuk melaporkan bahwa barang yang diimpor siap untuk dikirim ke gudang importir, sehingga pihak importir bisa mempersiapkan gudangnya.
Sumber : PT Puninar Jaya (2015)
Gambar 4.10 Surat Persetujuan Pengeluaran Barang
8. Koordinasi Truk Trailer
Setelah mendapat persetujuan dari pihak Importir tentang pengiriman barang, operation impor berkoordinasi dengan operation trucking untuk memastikan bahwa truk yang diminta tersedia atau tidak. Truk yang digunakan disesuaikan dengan container yang memuat barang, apabila menggunakan container 40 feet maka truk yang digunakan juga truk 40 feet, apabila menggunakan container 20 feet makan truk yang digunakan juga mneyesuaikan 20feet. Truk perusahaan tidak hanya melayani untuk ekspor impor saja, melainkan juga melayani pengiriman antar kota, sehingga agar proses pengiriman dapat berjalan lancer maka PT Puninar Jaya telah memiliki vendor tetap untuk penyewaan truk yang telah memenuhi syarat untuk dapat mengangkut barang Impor.
9. Pemuatan Barang
Truk yang telah siap memuat barang dikirm ke gudang/depo dimana container ditempatkan sementara, untuk bisa memuat container dari gudang pelabuhan makan setiap sopir harus membawa interchange yang telah diambil sebelumnya di TPS oleh staff impor sebagai bukti bahwa container yang dibawa adalah container yang tepat. Selain itu dari perusahaan PT Puninar jaya juga memberikan surat jalan yang nantinya harus ditandatangani
dan dicap perusahaan di gudang Importir sebagai tanda bahwa barang Impor sudah dibongkar dan diterima dengan baik
Sumber : PT Puninar Jaya (2015) Gambar 4.11 Surat Jalan Vendor 10. Pembongkaran Barang
Truk yang memuat barang akan mengirimkan barang ke gudang importir dan melakukan pembongkaran untuk memastikan barang yang diimpor sesuai dan tidak mengalami kerusakan.
C. Pembahasan
Proses Pengeluaran Barang Impor Tipe FCL
Pengeluaran barang impor tipe FCL di PT Puninar Jaya sudah berjalan sesuai dengan yang dilakukan EMKL pada umumnya. Setiap kegiatan yang terjadi selama pengeluaran barang dilakukan dengan terstruktur dan urut tanpa ada yang terlewatkan. Mulai dari pengurusan dokumen, pembayaran pajak hingga pembongkaran barang di gudang importir semua sudah dilaksanakan dengan baik. Sesuai dengan pendapat Suyono (2005:445) pengeluaran barang impor dilakukan oleh pihak PPJK yang dimana disini adalah PT Puninar Jaya dengan mengurus dokumen ke Bea dan Cukai untuk selanjutnya ditukarkan dengan DO dan membayar penumpukan hingga barang itu bisa keluar setelah munculnya respon SPPB. Saat pembuatan PIB informasi yang diinput sesuai dengan barang yang diimpor oleh importir dan dibuat dalam bentuk elektronik menggunakan software EDI sesuai dengan peraturan pemerintah bea cukai yaitu menggunakan Pertukaran Data Elektronik sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan (Peraturan Direktur Jenderal Bea dan Cukai Nomor: P- 08/BC/2009). Dalam pembuatan dokumen PIB PT Puninar Jaya mempunyai staff khusus ahli kepabeanan yang telah memiliki ijin dari pihak bea cukai dan kepabeanan untuk membuat PIB serta
menandatangani dokumen PIB tersebut, sehingga apa yang telah tercantum dalam PIB dapat dipertanggungjawabkan informasinya.
Pemberian kuasa oleh pihak importir dalam pembayaran pajak juga dilakukan telah dilaksanakan PT Puninar Jaya dengan baik, sehingga nominal yang muncul dalam SSPCP serta nominal yang dibayarkan sesuai hal ini dibuktikan dengan adanya Bukti Penerimaan Negara yang menyatakan bahwa barang impor tersebut sudah membayar pajak kepada negara.
Dalam pengeluaran barang tipe FCL yang berarti dalam satu peti kemas berisi barang milik satu importir maka dalam pengiriman barang menuju gudang importir, PT Puninar Jaya menggunakan truk yang sesuai dengan tipe peti kemas yang digunakan dan mengirim hanya barang milik satu importir,tidak mencampurkan dengan barang orang lain.
Dalam keseluruhan pelaksanaan PT Puninar Jaya terdapat beberapa kendala ketika melakukan pengeluaran barang impor, diantaranya
1. Kurangnya koordinasi antara staff impor dengan staff trucking, sehingga saat akan mengeluaran barang sering mengalami kesulitas saat mencari truk yang sesuai.
2. Adanya pihak konsumen yang tidak mengirimkan dokumennya secara lengkap, sehingga menghambat proses pengeluaran barang
3. Sering terjadi kerusakan pada sistem pembuatan PIB oleh EDI sehingga dokumen PIB yang dibuat tidak segera bisa dikomunikasikan dan menghambat munculnya respon.
