V. KESIMPULAN DAN SARAN
1. Kesimpulan
1) Anggota rantai pasok bisnis suku cadang PT. TAM, yaitu supplier (mata rantai 1), TAM (mata rantai 2) sebagai agen tunggal pemegang merk Toyota, main dealer Toyota (mata rantai 3), sub dealer/branch/VSP dan partshop (mata rantai 4) yang secara langsung melayani end-user yaitu pemilik kendaraan Toyota yang menggunakan suku cadang asli Toyota (mata rantai 5).
2) PT. TAM telah menerapkan SCM dengan baik. PT. TAM telah menerapkan kelima proses manajemen inti dalam SCOR level 1, sehingga seluruh elemen rantai pasok saling terintegrasi dan menghasilkan kinerja yang baik, terlihat dari hasil pengukuran kinerja metrik level 1. Delivery Performance menunjukkan pengiriman on time untuk tujuan luar Jakarta diatas 90% dan tujuan Jakarta diatas 98%. Bahkan pada bulan September mencapai 100% untuk tujuan Jakarta pada semua tipe order. Order Fulfillment Lead Time TAM dalam menyampaikan suku cadang cukup singkat dan telah memenuhi target. Lead time yang dibutuhkan dalam menyampaikan order tipe 3 untuk tujuan: Pulau Sumatera= 6-7 hari, Pulau Jawa= 1-3 hari, Pulau Sulawesi= 10-16 hari dan Pulau Irian= 25-28 hari.
Supply Chain Response Time adalah 0 (nol) hari yang menunjukkan rantai pasok suku cadang TAM sangat fleksibel.
3) Kategori proses yang sangat kritis untuk PT. TAM adalah kategori proses Deliver Stocked Product (D1) karena PT. TAM bergerak di bidang penyampaian (deliver) suku cadang Toyota kepada main dealer. SCOR Level 3 menguraikan aliran proses dan informasi kegiatan pemrosesan order pada PT TAM. Pada level 4 dilakukan penguraian tugas dari elemen proses pada level 3 sehingga dapat menjadi acuan bagi pelaksana/praktisi.
Dalam pengelolaan rantai pasok, aspek kritis yang sangat mempengaruhi keberhasilan rantai pasok adalah sistem informasi pengorderan, sistem informasi persediaan (inventory), ketepatan waktu penyiapan suku cadang untuk dikirim (picking, checking dan packing), dan strategi pengiriman.
61
2. Saran
1) Pemilihan dan penilaian kinerja supplier dan pihak ekspedisi secara periodik dianjurkan untuk perusahaan, agar memudahkan pemilihan supplier dan ekspedisi yang memiliki kinerja terbaik sehingga target lead time dapat tercapai. Selain itu perlu mencari penyebab mundurnya lead time dari target yang ditetapkan dan menentukan strategi yang tepat dalam penyampaian suku cadang, sehingga target delivery on time dapat tercapai.
2) Penelitian lebih lanjut mengenai implementasi sistem barcode dalam konsep sistem ordering dan invoicing yang dapat mengurangi lead time pemrosesan order dan kesalahan pengiriman parts dalam melayani order dari pelanggan. Selain itu dapat pula dilakukan penelitian lebih lanjut tentang pengelolaan Parts Claim (PC) dan Parts Warranty Claim (PWC) di PT. TAM yang termasuk dalam kategori proses Deliver Return (DR) pada level 2 model SCOR.
DIRECTORATE DIVISION
DEPARTMENT DEPARTMENT
# Sales Planning
# Dealer Development
# Domestic Operation
# Customer Satisfaction
# Planning & Analysis
# Communication
# Product Planning
# Accessories
# Planning
# Opr. Improv. & Network Dev.
# Business Development
# Area Operation
# New Model & Parts Information
# Parts Control
# Supply Operation
# Warehouse
New Warehouse Project Kaizen Group
LK3 Committee
# Training
# Technical & Warranty
# Workshop
# Delivery Control
# Logistics I
# Logistics II
# Accounting
# Financing
# Human Resources
# General Affairs & Purchasing
# System Support
Board of
Directors
MARKETING SALESGambar 5. Struktur organisasi Toyota-Astra Motor 24 FINANCE &
ADMINISTRATION SUPPORT
FINANCE & ADMINISTRATION VEHICLE LOGISTICS TECHNICAL SERVICE SERVICE PARTS LOGISTIC MARK. PLANN. & CUST. REL.
AFTER SALES MARKETING
Tabel 5. Ruang lingkup elemen-elemen SCOR pada rantai pasok PT. TAM
No Elemen Proses
Mata Rantai 1 (Supplier)
Mata Rantai 2 (PT. TAM)
Mata Rantai 3 (Main Dealer)
Mata Rantai 4 (Dealer/Cabang)
Mata Rantai 5 (End User) 1 Plan Perencanaan produksi
suku cadang,
perencanaan finansial dan perencanaan pengiriman
Perencanaan kebutuhan suku cadang,
perencanaan finansial, perencanaan persediaan suku cadang dan
perencanaan pengiriman suku cadang ke
pelanggan
Perencanaan pembelian suku cadang,
perencanaan waktu pengiriman atau pendistribusian suku cadang ke sub dealer/ parts shop
Perencanaan pemesanan suku cadang dan pelayanan pelanggan
Perencanaan waktu penggantian suku cadang seharusnya
2 Source Pengadaan bahan baku untuk memproduksi suku cadang Toyota, memilih pemasok dan membuat kesepakatan dengan pemasok
Pemesanan, pengiriman, pemeriksaan dan
pengeluaran yang berkaitan dengan pemerolehan suku cadang dari supplier
Pembelian suku cadang dari PT TAM, penerimaan suku cadang dari PT TAM dan
pengeluaran yang dikeluarkan berkaitan dengan pembelian suku cadang
Pemesanan suku cadang ke main dealer, penerimaan, pemeriksaan dan pengeluaran yang berkaitan dengan pembelian suku cadang
Pembelian suku cadang melalui sub- dealer/parts shop
3 Make Menghasilkan suku cadang Toyota
Pengepakan/pengemasan suku cadang
Main dealer tidak merubah baik bentuk maupun kemasan suku cadang yang disalurkan ke subdealer, parts shop dan workshop
Dealer/cabang tidak merubah bentuk dan kemasan suku cadang yang disalurkan kepada pelanggan Toyota.
Tidak ada proses membuat oleh end user. End user adalah pengguna suku cadang asli Toyota.
38
Tabel 5 (lanjutan)
4 Deliver Melakukan
pengepakan/pengemasan, pengiriman suku cadang ke PT TAM, membuat pembukuan suku cadang yang dikirim
Melakukan pengepakan dan pengemasan sesuai prosedur standar Toyota, melakukan pengiriman dengan transportasi yang tepat dan tepat waktu, mengelola proses pesanan dan menjaga hubungan baik dengan pelanggan (main dealer) mengatur pembukuan kredit,
membuat daftar pengiriman barang
Mengelola proses pesanan, menjaga hubungan baik dengan pelanggan (dealer/parts shop) dan mengatur pembukuan kredit
Pelayanan pelanggan dan menjaga hubungan baik dengan pelanggan (pemilik mobil Toyota)
Tidak ada proses pengiriman oleh end-user
5 Return Mengelola pengembalian produk yang cacat dari PT TAM dan
menyediakan transportasi untuk pengiriman suku cadang pengganti
Pembuatan klaim atas produk cacat kepada TMC dan TMMIN; mengelola parts claim dari pelanggan TAM (main dealer) atas produk yang cacat, kesalahan part number yang dikirim atau jumlahnya kurang;
menerima pengembalian barang dan mengganti dengan pembayaran klaim kepada pelanggan
Mengirim kembali suku cadang yang cacat pada PT TAM dan menerima pembayaran atas klaim yang
diajukan; mengelola klaim dari dealer atas kesalahan suku cadang yang dikirim atau kuantitasnya dan suku cadang cacat;
menerima
pengembalian suku cadang cacat dari pelanggan dan
mengganti dengan part number yang sama
Mengirimkan kembali suku cadang yang cacat ke main dealer dan mengelola klaim dari pelanggan (pengguna suku cadang asli Toyota)
Mengembalikan produk yang cacat atau rusak dalam masa garansi kepada dealer- dealer Toyota
39
- database
- ES.1 manage sourcing - Signal order parts (customer)
Inputs : (fax, POS, on-line) - ES.3 maintain source data
- EP.4 manage integrated - ED.2 Assess delivery
SC inventory - Output database inventory - time order entry performance
Process :
Outputs : - Output from system parts - Input to update - Allocation Check List - ED.3 Manage Deliver - ED.6 Manage
(database) database delivery (ACL) Information transportation
- price list
from Source M1.2 Issue product
ED.4 manage finished picking label - Authorize expedicy payment
product inventory packing list - Shipping Instruction
- Surat Jalan (Jkt) atau Shipping Document (Out Jkt) - Invoice A-D
55
EM.6 Manage Transportation Invoice A, B & D & aggregate
- P4.1 Identify, prioritize bussiness rules
- ES.4 manage product
- S1.1 Schedule product
Gambar 13. Alur kerja dan informasi elemen Deliver Stocked Product (D1)
D1.1 Process Inquiry &
Quote (Input data to System
Parts SPLD)
D1.2
Receive, Enter &
Validate Order
D1.3
Reserve Inventory
& Determine Delivery date
D1.4
Consolidate Orders
D1.5
Plan & Build Loads
D1.10 Load vehicle, Generate Ship Doc., Invoicing,
Ship Product
D1.7 Select Carrier
& Rate Shipment
D1.8
Receive Product at Warehouse
D1.9 Issuing Process
(pick, check, pack)
D1.6
Route Shipment
D1.11 Receive & Verify
Product at Customer Site
Inputs : Allocation Check List
Process :
Outputs : Allocation Check List
(diserahkan ke gudang)
58 Gambar 14. Alur pemrosesan order suku cadang PT TAM
parts ready cargo surat jalan
invoice A, B, C & D invoice A, B & D utk customer
invoice C utk Dept S/O
parts di temporary area
shipping instruction shipping document
packing list parts (in the case) print-out picking label
picking label + parts
packing list parts (in the case)
parts ready cargo shipping instruction
picking label
picking label + parts
invoice A, B, C & D
fax , POS, on-line fax , POS, on-line
shipping document
shipping instruction penerimaan order
suku cadang
input data ke System Parts SPD
input data ACL oleh man power
pengambilan part number di gudang dan penempelan picking
label
pengecekan dan pengepakan
packing (bending , nailing , timbang, mengukur volume) input no. case untuk
dipindahkan ke temporary area proses pemindahan
parts/case ke temporary area persiapan
pengiriman barang, pengangkutan (vanning process) pengiriman part
ke pelanggan
