11 BAB III
ANALISIS SISTEM BERJALAN 3.1. Tinjauan Perusahaan
3.1.1. Sejarah Perusahaan
Pada tahun 2007 SMPN 2 Singaparna merupakan unit sekolah baru (USB) sebagai filial dari SMPN 1 Singaparna dan baru memiliki bangunan sendiri serta Kepala Sekolah definitif pada tahun 2008, yang beralamat di Kampung Haramay Desa Singasari Kecamatan Singaparna dengan letak geografis berada di lingkungan pusat pemerintahan Kabupaten Tasikmalaya dengan luas tanah 16.050 m².
Sejak berdirinya sekolah ini, animo masyarakat untuk menyekolahkan anaknya sangat tinggi sehingga dari tahun ke tahun rombongan belajar bertambah meskipun kegiatan belajar mengajar dibagi 2 waktu yaitu pagi dan siang.
Berikut urutan pemegang jabatan Kepala Sekolah SMPN 2 Singaparna:
1. Drs. Abu Hayat, S.Pd.,M.Pd
Kepala Pelaksana Yang Melaksanakan Tugas (PYMT) Periode Juli 2007- April 2008 2. Drs. Salja, M.Pd
Kepala Sekolah Periode April 2008 s,d September 2008 3. Drs. Endang Yusuf, M.Pd
Kepala Sekolah Periode Oktober 2008 s,d Januari 2010 4. Drs. Wahyu Gunawan
Kepala Sekolah Periode Januari 2010 Juli 2010 5. Yayah Siti Paojiah, S.Pd.,M.Pd
Kepala Sekolah Periode Juli 2010 s.d September 2015
12 6. Undang Kusnadi, S.Pd
Kepala Sekolah Periode September 2015 sampai sekarang 7. Edi Hardiana, SH., S.Pd., M.Pd
Kepala Sekolah Periode tahun 2020 sampai sekarang.
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Gambar III.1 Struktur Organisasi Sekolah
Dari struktur organisasi diatas, berikut fungsi atau tugas pokok yang dikerjakan dari masing-masing bagian:
1. Kepala Sekolah
KOMITE SEKOLAH
KEPALA SEKOLAH Drs. Yayan
Tahyan
Undang Kusnadi, S.Pd
Ketua
19630221 198412 1 001
TENAGA ADMINISTRASI SEKOLAH (TAS)
Arie Anggara Resdiana, S.Sos
Kepala TAS
Rosi Rosdiana, SE
Yuli Rosmiati, SE
Septian
Pratama Ende Jalaludin, ST
Kepegawaian/Operator
Kesiswaan/Adm.
Keuangan Kearsifan Pustakawan
Abdurahman
Aziz Tito Rahayu
Iwan Erawan Tata Laksana
Tata Laksana
Tata Laksana WAKASEK
Ahmad Fauzi, M.Pd.I
Agis Sutisna, S.Pd
Eem Munawati, S.Pd
Amar Kusmara, S.Pd
Kurikulum Kesiswaan
Sarana
Prasarana HUMAS
WALI KELAS
GURU
13
Kepala Sekolah Selaku pimpinan, mempunyai tugas : 1) Menyusun perencanaan.
2) Mengorganisir kegiatan.
3) Mengarahkan kegiatan.
4) Mengkoordinir kegiatan.
5) Melaksanakan pengawasan.
6) Melakukan evaluasi setiap kegiatan.
7) Menentukan kebijaksanaan.
8) Mengadakan rapat.
9) Mengambil keputusan.
10) Mengatur proses belajar mengajar.
11) Mengatur administrasi.
12) Mengatur organisasi siswa intra sekolah ( OSIS ).
13) Mengatur hubungan sekolah dengan masyarakat.
2. Wakil Kepala Sekolah Secara Umum
1) Membantu tugas Kepala Sekolah sesuai dengan tugas bidangnya:
a. Bidang Kurikulum b. Bidang Kesiswaan
c. Bidang Sarana Dan Prasarana d. Bidang Humas
2) Mewakili Kepala Sekolah bila berhalangan.
3. Koordinator BP / BK
1) Menyusun program dan pelaksanaan kegiatan penyuluhan.
2) Membantu guru dan wali kelas dalam menghadapi kasus anak.
3) Membuat program bimbingan psikologi.
14
4) Menyusun dan mengarsip data kasus murid (konseling).
5) Memberikan penjelasan bersama dengan Kepala Sekolah tentang program dan tujuan bimbingan kepada Wali Murid.
6) Membantu Wali Murid dalam memberikan layanan psikolog tentang perkembangan putra-putrinya.
7) Kordinasi dengan Wali Kelas dalam rangka mengatasi masalah yang dihadapi siswa tentang kesulitan belajar.
8) Melaksanakan koordinasi dengan wali kelas dan guru dalam menilai siswa bila terjadi pelanggaran yang dilakukan siswa dan dengan dinas terkait.
9) Memberikan layanan bimbingan penyuluhan, karir kepada siswa agar lebih berprestasi dalam kegiatan belajar.
10) Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait.
11) Penyusunan dan pemberian saran serta pertimbangan pemilihan jurusan.
12) Memberikan saran dan pertimbangan kepada siswa dalam memperoleh gambaran tentang lanjutan pendidikan.
13) Mengadakan penilaian pelaksanaan BP/BK
14) Melaksanakan home visit kepada siswa/orang tua siswa yang bermasalah setelah ditangani oleh wali kelas melalui home visit sebelumnya dan tidak ada perubahan.
15) Menyusun statistik hasil penilaian BP/BK.
16) Menyusun laporan pelaksanaan BK secara berkala.
4. Pembina Kesiswaan
1) Berkoordinasi dengan Wakil Kepala Bidang Kesiswaan dalam menyusun program kerja kegiatan.
2) Memberikan salinan program kerja yang sudah dibuat kepada :
15 a. Waka. Bidang Kesiswaan
b. Tata Usaha Urusan kesiswaan sebagai arsip
3) Membina siswa dalam proses berfikir menuju ke arah kedewasaan yang sesuai dengan program dan bidang masing-masing.
4) Membantu siswa dalam melaksanakan kegiatan ekstrakurikuler yang sesuai dengan minat, bakat dan kemampuan yang dimiliki peserta didik.
5. Wali Kelas
1) Pengelolaan kelas.
2) Menyelenggarakan administrasi kelas meliputi : 3) Denah tempat duduk
4) Papan absen 5) Daftar pelajaran 6) Daftar piket kelas 7) Buku absen siswa
8) Buku kegiatan pembelajaran / jurnal 9) Tata tertib
10) Menyusun pembuatan statistik bulanan (absen).
11) Mengisi Leger.
12) Membuat catatan khusus.
13) Mengisi dan membagi rapor.
14) Membina siswa binaan didiknya dengan sebaik-baiknya.
15) Membantu kelancaran proses belajar mengajar siswa di kelasnya.
16) Mengetahui identitas, nama dan jumlah siswa di kelasnya.
17) Mengetahui, memahami dan mengambil tindakan-tindakan yang berkaitan dengan masalah-masalah yang timbul di kelasnya.
16
18) Melakukan home visit terhadap siswa yang bermasalah dan melaporkan perkembangannya kepada guru BP.
19) Bekerja sama dengan guru BP dalam memecahkan masalah yang dihadapi siswa dan apabila dipandang perlu mengadakan hubungan dengan orangtua/wali murid dalam rangka pembinaan siswa kelasnya.
20) Melaksanakan tugas penilaian kognitif, psikomotor dan afektif siswa terutama terhadap budi pekerti, kelakuan dan kerajinan siswa di kelasnya.
21) Mengawasi, memonitor serta menyampaikan laporan kepada Kepala Sekolah secara berkala melalui Wakil Kepala Bidang Kesiswaan mengenai pembinaan kelasnya (2 bl. sekali).
22) Turut bertanggung jawab dalam kelancaran pelaksanaan Upacara Bendera.
23) Koordinasi dengan Waka. Bidang Kesiswaan, Tata Usaha Urusan kesiswaan, BP, untuk siswa pindahan/mutasi karena sesuatu dan lain hal (ketidak hadiran) prestasi rendah dan lain-lain.
6. Guru
1. Membuat program pengajaran:
a) Analisa materi pelajaran (AMP) b) Program Tahunan (Prota) c) Program Satuan Pelajaran (SP) d) Program Rencana Pengajaran (RP) e) Lembar Kegiatan Siswa (LKS)
1) Melaksanakan kegiatan pembelajaran.
2) Meningkatkan Penguasaan materi pelajaran yang menjadi tanggungjawabnya.
3) Memilih metode yang tepat untuk menyampaikan materi.
4) Melaksanakan KBM.
17 5) Menganalisa hasil evaluasi KBM.
6) Mengadakan pemeriksaan, pemeliharaan, dan pengawasan ketertiban, keamanan, kebersihan, keindahan, dan kekeluargaan.
7) Melaksanakan kegiatan penilaian (semester/tahun).
8) Meneliti daftar hadir siswa sebelum memulai pelajaran.
9) Membuat dan menyusun lembar kerja (Job Sheet).
10) Membuat catatan tentang kemajuan hasil belajar masing-masing siswa.
11) Mengikuti perkembangan kurikulum.
12) Mengumpulkan dan menghitung angka kredit untuk kenaikan pangkatnya.
7. Tata Usaha
1) Menyusun program tata usaha sekolah.
2) Pengelolaan keuangan sekolah.
3) Mengatur segala sesuatu yang terkait dengan penyediaan keperluan sekolah.
4) Melaksanakan penyelesaian kegiatan penggajian guru/pegawai, laporan bulanan, rencana keperluan perlengkapan kantor/sekolah dan rencana belanja bulanan.
5) Menyusun administrasi pegawai, guru dan siswa.
6) Meng-inventaris seluruh data.
7) Membukukan surat keluar dan masuk.
8) Mengajukan usulan kenaikan pangkat guru.
9) Pembinaan dan pengembangan karier pegawai tata usaha sekolah.
10) Menyusun administrasi perlengkapan sekolah.
11) Menyusun dan menyajikan data / statistik sekolah.
12) Meningkatkan dan melaksanakan koordinasi keamanan, kebersihan, ketertiban, kerindangan, keindahan, dan kekeluargaan (6K).
18
13) Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan pengurusan ketatausahaan secara berkala.
14) Bertanggung jawab terhadap kelancaran tugas operasional sekolah.
12. Petugas Perpustakaan
1) Perencanaan program kerja perpustakaan.
2) Pengurusan pelaksanaan perpustakaan.
3) Perencanaan pengembangan perpustakaan.
4) Pemeliharaan dan perbaikan buku perpustakaan.
5) Penyimpanan buku-buku perpustakaan.
6) Melaksanakan inventarisai perpustakaan.
7) Melayani pemakai perpustakaan.
8) Mengatur dan menata perpustakaan.
9) Menyeleksi pembelian buku.
10) Mengusahakan pengadaan buku baru.
11) Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan perpustakaan.
12) Menjaga dan melaksanakan kegiatan keamanan, kebersihan, ketertiban, keindahan dan kekeluargaan.
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Berikut analisa sistem berjalan pada pengarsipan identitas guru dan siswa:
Guru:
1. Bagian tata usaha memberikan formulir identitas guru
2. Guru mengisi formulir identitas lalu menyerahkan formulir tersebut kepada bagian tata usaha
3. Bagian tata usaha mengecek kelengkapan formulir
19
4. Jika formulir belum lengkap formulir akan dikembalikan kepada guru untuk mengisi formulir, jika sudah lengkap bagian tata usaha akan memasukkan data kedalam arsip dokumen identitas guru diMicrosoft word.
Siswa:
1. Bagian tata usaha memberikan formulir identitas siswa
2. Siswa mengisi formulir identitas lalu menyerahkan formulir tersebut kepada bagian tata usaha
3. Bagian tata usaha mengecek kelengkapan formulir
4. Jika formulir belum lengkap formulir akan dikembalikan kepada siswa untuk mengisi formulir, jika sudah lengkap bagian tata usaha akan memasukkan data kedalam arsip dokumen identitas siswa di Microsoft word.
3.3. Activity Diagram
20
Gambar III.2 Activity Diagram Identitas Guru atau Siswa 3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
3.4.1. Spesifikasi Dokumen Masukan
Dokumen masukan atau input adalah sebuah dokumen yang berisi data-data pada sebuah system yang dihasilkan dari pemasukan data dan yang kemudian digunakan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan sesuai kebutuhan. Berikut parameter dokumen yang digunakan:
1. Data Identitas Guru
Nama Dokumen : Formulir Identitas Guru Fungsi : Kelengkapan Arsip Data Guru Frekuensi : Setiap Guru
Tujuan : Bagian Tata Usaha
Media : Kertas
Bentuk : Lampiran A-1 2. Data Identitas Siswa
Nama Dokumen : Formulir Identitas Siswa Fungsi : Kelengkapan Arsip Data Siswa Frekuensi : Semua Siswa
Tujuan : Bagian Tata Usaha
Media : Kertas
Bentuk : Lampiran A-2 3.4.2. Spesifikasi Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran atau output adalah hasil akhir dari sebuah perencanaan.
Berikut parameter dokumen yang digunakan:
1. Dokumen Pengajar
21 Nama Dokumen : Daftar Guru
Fungsi : Kelengkapan Arsip Data Guru Frekuensi : Semua Siswa
Tujuan : Bagian Tata Usaha
Media : Kertas
Bentuk : Lampiran B-1 2. Dokumen Siswa
Nama Dokumen : Daftar Siswa
Fungsi : Kelengkapan Arsip Data Siswa Frekuensi : Semua Siswa
Tujuan : Bagian Tata Usaha
Media : Kertas
Bentuk : Lampiran B-2 3.5. Permasalahan Pokok
Permasalahan yang terjadi yaitu masih menggunakan Microsoft word dimana mudahnya data hilang dan bisa terjadinya kerusakan pada komputer
3.6. Pemecahan Masalah
Melihat masalah yang terjadi diatas, penulis mencoba memberikan solusi untuk menangani permasalahan tersebut dengan melakukan pemeliharaan terhadap perangkat komputer yang digunakan untuk mencegah terjadinya kerusakan, membuat sistem perancangan pengarsipan identitas guru dan siswa untuk mempermudah pekerjaan.
