DIKTAT KULIAH
MANAJEMEN UMUM
S E K O L A H T I NG G I
I PENGERTIAN MANAJEMEN
Ilmu manajemen sama usianya dengan kehidupan manusia. Ilmu manajemen ilmiah lahir pada abad 20 di negara Eropa Barat dan Amerika yang sedang dilanda Revolusi Industri.
Siapa pemakai manajemen? Manajemen diperlukan dalam segala bidang, bentuk dan organisasi serta tipe kegiatan, dimana orang-orang saling bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan.
Difinisi manajemen
Ada yang mengatakan ketatalaksanaan, manajemen pengurusan, dsb. Dari literatur yang ada pengertian manajemen ada 3:
1. Manajemen sebagai suatu proses yaitu bagaimana cara orang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu.
2. Manajemen sebagai suatu kolektifitas manusia yaitu kumpulan orang-orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan. Kumpulan orang-orang(kolektifitas) inilah yang disebut yang disebut manajemen, sedang orang yang bertanggung jawab terhadap terlaksananya tujuan(aktifitas manajemen) disebut manajer.
3. Manajemen sebagai ilmu(science) dan seni(art) yaitu melihat aktifitas manajemen dihubungkan dengan prinsip-prinsip manajemen. Karena untuk mencapai tujuan diperlukan kerjasama dengan orang lain sehingga bagaimana mengatur/memerintah orang lain agar mau bekerja sama inilah yang memerlukan ilmu dan seni.
Menurut Marry Parker Follet manajemen adalah seni dalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain.
Kesimpulan :
Manajemen adalah koordinasi sumber daya yang ada melalui proses perencanaan, pengorganisasian, penetapan tenaga, pengarahan, dan pengawasan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Untuk mencapai tujuan manajer menggunakan 5 M :
1. Men : Manusia untuk melakukan kegiatan untuk mencapai tujuan.
2. Money : Untuk membiayai kegiatan/pembelian bahan. 3. Material : Bahan-bahan untuk melakukan kegiatan. 4. Methods: Cara untuk melakukan kegiatan.
Fungsi manajer kedalam perusahaan disebut Internal Function of manajer yang dapat dilihat dari 2 sudut :
1. Dari susdut proses : pernecanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan, pengawasan.
2. Dari susdut subyek/bidang : keuangan, personalia, penjualan, pembelian, produksi.
Bila dilihat dari tingkatan dalam organisasi manajemen dibagi menjadi 3 tingkatan: jawab atas keseluruhan manajemen organisasi.
2. Manajemen Menengah/ Middle Manajer
o Mencakup lebih dari satu tingkatan dalam organisasi.
o Mengarahkan kegiatan manajer lain.
o Mengarahkan kebijakan organisasi..
3. Manajemen Lini/Pertama
o Tingkatan yang paling rendah dalam organisasi.
1. Manajer Fungsional
Bertanggung jawab pada satu kegiatan organisasi/satu fungsi seperti fungsi pemasaran, personalia, produksi, keuangan.
2. Manajer Umum
Bertanggung jawab pada seluruh unit organisasi.
Membawahi unit yang lebih rumit misalnya perusahaan cabang/bagian operasional.
Mengelola beberapa bidang fungsional.
Gambar 1.2 Manajer Fungsional dan Manajer Umum
Setiap Tingkatan Manajemen mempunyai fungsi yang berbeda:
1. Keahlian teknik/ Technical Skill
Yaitu keahlian tentang bagaimana cara mengerjakan/menghasilkan sesuatu.Terdiri dari pengarahan dengan motivasi, supervisi, komunikasi.
Manajer Umum/Divisi
Manajer
Pemasaran PersonaliManajer
a
Manajer
2. Keahlian Manajerial/Manajerial Skill
Keahlian tentang penetapan tujuan organisasi yang terdiri atas perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia, pengarahan dan pengawasan.
TOP MANAJER
top
MIDDLE
LOWER/LINI
Gambar 1.3 Keahlian masing-masing tingkatan manajemen
Fungsi manajemen keluar perusahaan yaitu:
1. Mewakili perusahaan dibidang pengadilan. 2. Mengambil bagian sebagai warga negara biasa.
3. Mengadakan hubungan dengan unsur-unsur masyarakat(misalnya siaran radio, pengumuman, jumpa pers,dsb)
Manajemen dapat mencapai tujuan melalui pelaksanaan fungsi-fungsi tertentu, menurut beberapa penulis antara lain fungsi tersebut adalah:
1. Forecasting/ramalan yaitu kegiatan
meramalkan/memproyeksikan kemungkinan yang akan terjadi bila sesuatu dikerjakan.
2. Planning/perencanaan penentuan serangkaian kegiatan untuk mencapai hasil yang diharapkan.
3. Organizing/organisasi pengelompokan kegiatan menyusun struktur, tugas, dan fungsinya.
4. Staffing/penyusunan personalia penarikan tenaga kerja baru, latihan, pengembangan.
5. Directing/commanding/pengarahan/mengkomando
memberikan saran, bimbingan, dan perintah kepada bawahan. 6. Leading meminta orang lain agar bertindak sesuai tujuan yang
ditetapkan.
7. Coordinating/koordinasi menyelaraskan tugas dan pekerjaan bawahan.
9. Controlling/pengawasan penemuan dan penetapan cara dan peralatan untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai tujuan.
II PERKEMBANGAN TEORI MANAJEMEN
tenaga kerja. Pengamatannya apabila diadakan perawatan yang baik akan memberikan keuntungan pada perusahaan.
Kuantitas dan kualitas hasil pekerjaan dipengaruhi oleh faktor
ekstern dan intern dari pekerjaan.
Atas hasil penelitiannya dikenal sebagai bapak manajemen
personalia.
Frederick Winslow Taylor.
Penerapan manajemen ilmiah adalah berasal dari hasil penelitian F. W Taylor tentang studi waktu kerja (time and motion studies) pada bagian produksi dimana ia bekerja di perusahaan Midvales Stell sebagai manajer dan penasihat perusahaan. Ia dikenal sebagai bapak manajemen Ilmiah (scientific management)
Menghilangkan sistem coba-coba (trial and error)
Sistem upah perpotong minimum dan maksimum (the taylor
differential rate system)
Kesimpulannya : Perusahaan akan mendapatkan hasil yang
memuaskan bila pekerjaan direncanakan dengan memperhatikan teknologi (mesin) serta pelaksananya
(manusia)
2. Teori Organisasi Klasik
Henry Fayol (1841-1925) mengemukakan 14 prinsip mamajemen:
1. Division of work yaitu adanya spesialisasi dalam pekerjaan 2. Authority and responsibility wewenang yaitu hak untuk
memberi perintah dan kekuasaan untuk minta dipatuhi. Tanggung jawab yaitu tugas dan fungsi yang harus dikerjakan. 3. Diciplin melakukan apa yang menjadi tujuan bersama
4. Unity of command bawahan hanya menerima instruksi dari seorang atasan saja untuk menghilangkan kebingungan dan saling lempar tanggung jawab.
6. Subordination of individual interest to generale interest
kepentingannseseorang tidak boleh diatas kepentingan bersama/organisasi. yang tepat berdasarkan pada kemampuan , bakat dan minatnya. 11. Equity agar pekerja melaksanakan pekerjaaan
dengan baik dan penuh kesetiaan maka harus ada persamaan perlakuan dalam organisasi.
12. Stability of tonure of personel. Perputaran karyawan yang tinggi (turn over tenaga kerja) yang tinggi tidak baik bagi pelaksanaan fungsi-fungsi organisasi karena untuk melaksanakan pekerjaan barunya seseorang perlu menyesuaikan diri.
13. Initiative bawahan diberi kekuasaaan dan kebebasan untuk mengeluarkan pendapatnya, menjalankan dan menyelesaikan rencananya meskipun ada kesalahan yang sehingga perlu dilengkapi dengan pandangan sosiologi dan psikologi
Hugo Munsterberg ( 1863-1916)
Adalah pencetus psikologi industri/bapak psikologi industri, dalam bukunya Psikologi and Industrial Efficiency dikemukakan untuk mencapai tujuan produktifitas harus melakukan 3 cara:
1. Best possible person 2. Best possible work 3. Best possible effect
Elton Mayo (1880-1949)
(upah, jam istirahat, hari kerja, dsb) berpengaruh terhadap peningkatan produktifitas. Perhatian khusus dan simpati sangat berpengaruh. Fenomena ini disebut Howthorne Effect.
III. ALIRAN HUBUNGAN MODERN ( ILMU PENGETAHUAN).
Ditandai dengan pendapat yang baru mengenai perilaku manusia dalam sistem (Teori Perilaku)
1. Manajemen tidak dapat dipandang sebagai proses teknik secara ketat.
2. Manajemen harus sistematis.
3. Pengawasan harus sesuai dengan situasi.
4. Pendekatan motivasional pada pekerja untuk mencapai tujuan organisasi.
IV. ALIRAN KUANTITATIF
Menggunakan teknik riset operasi dalam memecahkan permasalahan dalam industri. Langkah-langkah manajemen science:
1. Perumusan masalah
2. Penyusunan model matematika
3. Penyelesaian model
4. Pengujian model atas hasil penggunaan model
5. Penetapan pengawasan atas hasil.
6. Pelaksanaan hasil.
V PENDEKATAN KONTINGENSI
III MANAJEMEN DAN LINGKUNGAN EKSTERNAL
Dalam pembahasan mengenai manajemen tidak terlepas dari masalah lingkungan yang dihadapi oleh seorang manajer. Perbedaan serta kondisi lingkungan akan mempengaruhi konsep dan teknik serta keputusan yang diambil oleh seorang manajer. Manajer selain memperhatikan lingkungan usahanya (internal) juga harus memperhatikan lingkungan eksternal.
Lingkungan eksternal:
Lingkungan diluar perusahaan yang tidak dapat dikendalikan serta berpengaruh terhadap pembuatan keputusan.
Lingkungan eksternal dibagi menjadi 2:
1. Lingkungan eksternal mikro yaitu lingkungan yang mempunyai pengaruh langsung terhadap kegiatan manajemen seperti (penyedia, langganan, pesaing, lembaga perbankan). 2. Lingkungan eksternal makro yaitu lingkungan yang
mempunyai pengaruh tidak langsung (seperti kondisi perekonomian, perubahan teknologi, politik, sosial, dsb).
Gambar 3.1 : Lingkungan eksternal organisasi
Tanggung jawab sosial manajer :
Artinya manajer dalam membuat keputusan memperhatikan dampak sosial ekonomi karena :
Berpengaruh terhadap proses pencapaian tujuan
Menyangkut hajat hidup orang banyak. Sehingga harus memperhatikan:
Dimensi Internasional IInternasionalDimensi
Dimensi Internasional
Politik teknologi
Penyedia
Pelanggan
Pesaing
Bank
Pasar TK Pem
o Hukum
o Peraturan pemerintah, undang-undang
IV PERENCANAAN (PLANNING)
Perencanaan yang baik harus dapat menjawab 6 pertanyaan yang disebut unsur-unsur perencanaan :
1. Tindakan apa yang harus dikerjakan (what) 2. Apa sebab tindakan tersebut dilakukan (why) 3. Dimana kegiatan tersebut dilakukan (where) 4. Kapan tindakan tersebut dilakukan (when)
5. Siapa yang akan melakukan tindakan tersebut (who) 6. Bagaimana cara melakukan tindakan tersebut (how)
Sifat rencana yang baik :
1. Pemakaian kata-kata yang sederhana dan jelas. 2. Fleksibel.
3. Stabilitas
4. Ada dalam perimbangan
5. Meliputi seluruh tindakan yang diperlukan.
Proses pembuatan rencana
1. Menetapkan tugas dan tujuan karena antara tugas dan tujuan tidak dapat dipisahkan.
2. Observasi dan analisa yaitu menentukan dan manganalisa faktor-faktor yang mempermudah pencapaian tujuan.
3. Mengadakan kemungkinan-kemungkinan yaitu dari kemungkinan yang ada diurut berdasarkan lamanya penyelesaian, biaya, dsb.
4. Membuat sintesa, dari kemungkinan tersebut diambil unsur positifnya saja.
Siapa pembuat rencana ?
1. Panitia perencanaan yaitu apabila tugas perencanaan bukan merupakan tugas yang rutin.
2. Bagian perencanaan jika perencanaan
merupakan tugas yang rutin, bagian perencanaan menjadi bagian dalam organisasi.
3. Tenaga staf jika karena keterbatasan manajer sehingga mendelegasikan pada staf yaitu orang yang dapat berpikir melihat masa depan, menganalisa fakta-fakta yang tersedia dan merencanakan sesuatu sesuai dengan pedoman yang digariskan manajer.
Bentuk-bentuk perencanaan
1. Strength 2. Weaknesses 3. Opportunity 4. Treath
2. Rencana Strategik (Strategic Plan) adalah bagian rencana global yang lebih terperinci dan bersifat jangka panajang. Memuat kerangka kerja dengan sistem prioritas.
3. Rencana Operasional (Operatioanal Plan) adalah bagian rencana strategik yang bersifat jangka pendek, memuat anggaran dan prinsip-prinsip operasional, terbagi dalam :
1. Rencana sekali pakai yaitu kegiatan yang tidak digunakan lagi setelah tercapainya tujuan, bentuknya :
Program: langkah pokok tercapainya tujuan.
Proyek : bagian program yang dipakai sekali dalam setiap kegiatan.
Anggaran : laporan keuangan yang tersusun dalam kegiatan dalam waktu tertentu yang berguna bagi pengawasan.
2. Rencana tetap yaitu pendekatan – pendekatan standar untuk menangani situasi yang diperkirakan akan terjadi berulang-ulang, bentuknya :
Kebijaksanaan : yaitu pedoman umum pencapaian tujuan.
Prosedur : urut-urutan kegiatan
Gambar 4.1 Hirarki Rencana Organisasi
M I S I
T U J U A N
RENCANA STRATEGIS
RENCANA OPERASIONAL
RENCANA SEKALI
PAKAI RENCANA TETAP
PROGRAM
PROYEK
AN GG ARA N
KEBIJAKSANAAN
PROSEDUR
TUJUAN ORGANISASI
1. Hasil akhir yang ingin dicapai.
2. Kegiatan yang dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut.
Dalam buku Manulang, Davis membagi tujuan menjadi 3 jenis:
1. Tujuan primer berupa nilai ekonomis yang diberikan baik langsung/tidak langsung kepada masyarakat dalam bentuk pembuatan barang dan jasa yang diperlukan.
2. Tujuan kolateral yaitu nilai umum dalam pengertian yang luas demi kebaikan masyarakat.
3. Tujuan sekunder berkenaan dengan nilai ekonomis dan efektifitas untuk mencapai tujuan diatas.
Fungsi Tujuan
1. Sebagai dasar dan patokan 2. Sumber legitimasi
3. Sumberdaya fisik dan keuangan 4. Profitabilitas
5. Inovasi
6. Prestasi dan pengembangan manajer 7. Prestasi dan sikap karyawan
8. Tanggung jawab sosial dan publik
Management By Objective (MBO)
Diperkenalkan oleh Peter Drucker dalam buknya The Practice Of Management tahun 1954. Disebut juga sebagai manajemen berdasarkan sasaran atau berdasarkan hasil.
MBD (management by drives) ditunjukkan untuk menerangkan tanggapan-tanggapan organisasi atas berbagai hambatan misalnya pasar baru, finansial, produksi, dsb.
MBO yang efektif :
1. Manajer dan bawahan bertemu untuk menetapkan tujuan dan menilainya.
2. Tujuan manajemen puncak dinyatakan dalam nilai tertentu yang dapat diukur.
3. Manajer dan bawahan bertemu untuk merumuskan tujuan bersama dan tanggung jawab masing-masing secara jelas untuk memahami tentang apa yang akan dicapai.
4. Perlunya partisipasi semua pihak
5. Manajer dan bawahan bebas mengembangkan dan mengimplementasikan program-program pencapaian tujuan. 6. Peninjauan prestasi secara periodik terhadap kemajuan tujuan.
PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Merupakan bagian terpenting dari manajer yang dihubungkan dengan pelaksanaan perencanaan, memutuskan tujuan, sumberdaya yang dipakai, siapa yang melaksanakan, yang bertanggung jawab atas pekerjaan, dsb.
Pembuatan keputusan adalah merupakan proses serangkaian kegiatan yang akan dilakukan dalam menyelesaikan suatu masalah, bentuknya :
1. Keputusan yang terprogram adalah keputusan yang dibuat menrut kebiasaan, aturan, atau prosedur yang terjadi secara rutin dan berulang (mis: gaji pegawai, penerimaan karyawan. 2. Keputusan tidak terprogram dibuat karna terjadi masalah
khusus dan tidak biasanya (mis: penjualan yang merosot, pemakaian teknologi modern, dsb)
Proses pembuatan keputusan :
1. Pemahaman dan perumusan masalah 2. Analisa data yang relevan
V. ORGANISASI (ORGANIZATION)
Kata organisasi mempunyai 2 pengertian umum :
1. Sebagai suatu lembaga/fungsional
2. Proses pengorganisasian pengalokasian dan penugasan para anggota untuk mencapai tujuan yang efektif.
Definisi organisasi
Proses penyusunan anggota dalam bentuk struktur organisasi untuk mencapai tujuan organisasi dengan sumber daya yang dimiliki dan lingkungan yang melingkupinya baik intern maupun ekstern.
Dasar proses pengorganisasian
Departementasi
Pembagian kerja
James D. Mooney
Organisasi yaitu bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.
Chester I Bernard
Organisasi yaitu sistem aktifitas kerjasama yang dilakukan dua orang/lebih.
Difinisi Organisasi
2. Dalam arti BAGAN/STRUKTUR adalah gambaran skematis tentang hubungan kerjasama dari orang-orang yang terdapat dalam suatu badan untuk mencapai suatu tujuan.
Organisasi statis = bagan organisasi
Organisasi dinamis = kegiatan yang berhubungan dengan usaha merencanakan skema organisasi, mengadakan departementasi, menetapkan wewenang, tugas, dan tanggung jawab.
Organisasi formal yaitu kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang dikoordinir untuk mencapai suatu tujuan.
Organisasi informal yaitu kerjasama yang dilakukan oleh dua orang/lebih yang tidak dikoordinir untuk mencapai tujuan yang disadari, tapi akhirnya mempunyai tujuan bersama.
Ciri-ciri organisasi:
1. Adanya tujuan bersama
2. Kerjasama dua orang atau lebih 3. Adanya pembagian tugas.
4. Adanya kehendak untuk bekerjasama.
Bagan organisasi yaitu susunan fungsi-fungsi dan departementasi yang menunjukkan hubungan kerjasama.
Lima aspek utama struktur organisasi: 1. pembagian tugas
2. rantai perintah
3. tipe pekerjaan yang dilakukan
4. pengelompokan sekmen-sekmen pekerjaan 5. tingkatan manajemen
Menurut pola hubungan kerja, serta lalu lintas wewenang dan tanggung jawab, bentuk organisasi dapat dibedakan :
1. Bentuk organisasi garis
Merupakan bentuk organisasi tertua dan paling sederhana, penciptanya Henry Fayol. Cirinya adalah organisasinya masih kecil, karyawan sedikit dan saling kenal, spesialisasi kerj rendah. Kebaikan :
1. Kesatuan komando terjamin dengan baik. 2. Pengambilan keputusan cepat.
3. Solodaritas karyawan tinggi. Keburukan :
1. Seluruh organisasi bergantung pada 1 orang.
Gambar 5.1 Struktur Organisasi Garis
2. Bentuk Organisasi Fungsional.
Diciptakan oleh FW. Taylor dimana segelintir pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas, dan setiap atasan berwenang memberi komando kepada setiap bawahan sepanjang berhubungan dengan fungsi atasan tersebut.
Kebaikan
1. Pembidangan tugas-tugas jelas. 2. Spesialisasi maksimal.
3. Digunakan tenaga ahli sesuai fungsinya. Keburukan
1. Karena spesialisasi, sukar ada tour of duty.
2. Karyawan mementingkan bidangnya, sehingga koordinasi menyeluruh sukar dilaksanakan.
D I R E K T U R
Manajer
Pemasaran PersonaliManajer
a
Manajer
Produksi ManajerLitbang
Manajer Keuangan
Kabag Kabag Kabag Kabag Kabag Kabag Kabag Kabag Kabag Kabag
D I R E K T U R
Manajer
Pemasaran PersonaliManajer
a
Manajer
Gambar 5.2 Struktur Organisasi Fungsional
3. Bentuk Organisasi Garis dan Staf
Dianut organisasi besar, daerah kerjanya luas dan bidang tugas yang beranekaragam serta rumit dan jumlah karyawannya banyak, serta punya staf ahli bidang tertentu.
Kebaikan
1. Dapat digunakan oleh setiap organisasi besar, apapun tujuan, berapapun luas tugasnya, ataupun kompleks susunan organisasinya.
2. Pengambilan keputusan sehat karena ada staf ahli. 3. “Right man in the right place” mudah dilaksanakan. Keburukan
1. Tour of duty, solidaritas, koordinasi menyeluruh sulit dilakukan.
Gambar 5.3 Struktur Organisasi Garis dan Staf
K A R Y A W A N
D I R E K T U R
Manajer
Pemasaran PersonaliManajer
a
Manajer
Produksi ManajerLitbang ManajerKeuangan
Kabag Kabag Kabag Kabag Kabag Kabag Kabag Kabag Kabag Kabag
4. Bentuk Organisasi staf dan fungsional
Merupakan kombinasi bentuk fungsional dengan bentuk garis dan staf.
Kebaikan
1. Digunakan organisasi besar, kompleks, dan pembidangan tugas-tugas jelas.
2. Spesialisasi maksimal, keputusan sehat karena ada staf ahli. 3. Digunakan tenaga ahli sesuai fungsinya.
Keburukannya
Tour of duty, solidaritas, koordinasi menyeluruh sulit dilakukan.
Gambar 5.4 Struktur Organisasi Fungsional dan Staf
PEMBAGIAN KERJA
Pembagian kerja diperlukan supaya tidak terjadi tumpang tindih. Pembagian kerja menghasilkan job discription dan departementasi yaitu pengelompokan kegiatan atas dasar :
WILAYAH pengelompokan atas dasar tempat dimana operasi
berlokasi/ menjalankan usaha, pertimbangannya bahan baku, TK, pemasaran, transpor.
PRODUK setiap departementsi bertanggung jawab atas suatu
produk yang berhubungan. Dipakai bila teknologi pemrosesan dan pemasaran berbeda.
LANGGANAN pengelompokan dipusatkan pada penggunaan
produk dan pengelompokan penjualan/pelayanan.
FUNGSI pengelompokan berdasarkan fungsi yang sama/kegiatan
sejenis.
PROSES Pengelompokan kegiatan atas dasar proses yang sering
dijumpai dalam departemen produksi
D I R E K T U R
Manajer
Pemasaran PersonaliManajer
a
Manajer
Produksi ManajerLitbang ManajerKeuangan
K A R Y A W A N
Gambar 5.5 Departementasi atas dasar langganan
Gambar 5.6 Departementasi atas dasar Fungsional
Gambar 5.7 Departementasi atas dasar Proses
D I R E K T U R
Pemerintah Pemborong Grosir Pengecer
Kabag. Penjualan
Manajer
Produksi PemasaranManajer KeuanganManajer PersonalaiManajer
PRES -DIR
Tembakau Giling Kelinting Packing
Man – Umum Div Prod Rokok
Gambar 5.8 Departementasi atas dasar Wilayah
Personalia Produksi Keuangan Pemasaran
Gambar 5.9 Departementasi atas dasar Produk
KOORDINASI (COORDINATION)
Adalah usaha mengarahkan kegiatan seluruh unit organisasi agar tertuju untuk memberikan sumbangan semaksimal mungkin bagi tercapainya tujuan organisasi secara keseluruhan.
James D. Thomson membagi 3 saling ketergantungan satuan-satuan organisasi :
1. Ketergantungan yang menyatu , dimana setiap kegiatan departemen dan fungsional tergantung pelaksanaan kerja setiap satuan.
2. Ketergantungan yang berurutan, pekerjaan tiap departemen/fungsional tergantung penyelesaian pekerjaan departemen lain.
3. Ketergantungan timbal balik, merupakan hubungan memberi dan menerima antar satuan organisasi.
Manajer
Produksi PemasaranManajer KeuanganManajer PersonalaiManajer
Man Div Jabar Man Div Jateng Man Div Jatim
Man-umum Div Produk Elektronik
Man-umum Div Produk Kend. Bermtr.
Man. Umum Div Produk Msn. Diesel
Man-Umum Div. Produk
Departemen Bagian
( 1 ) ( 2 ) ( 3 )
Gambar 5.10 Ketergantungan satuan-satuan organisasi
Empat cara memelihara koordinasi :
1. Pertemuan resmi antara unsur-unsur/unit-unit yang harus dikoordinasikan.
2. Mengangkat koordinator untuk memberi penjelasan/bimbingan kepada unit-unit yang dikoordinasi.
3. Membuat buku-buku pedoman
4. Pemimpin mengadakan pertemuan untuk bimbingan, konsultasi dan pengarahan.
RENTANG MANAJEMEN SPAN OF CONTROL
Rentang manajemen berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer. Terdapat hubungan antara rentang manajemen dengan struktur organisasi.
Faktor-faktor yang mempengaruhi rentang manajemen : Jelas/tidaknya tugas, wewenang, tanggung jawab.
Kompleks/tidaknya hubungan kerja.
Gambar 5.11 Rentangan Datar (Flat) Divisi
belian Produksi PemeLiha raan
Operas i
rentang lebar
struktur organisasi datar
penyebaran informasi cepat
penggunaan sumber daya efisien
perhatian manajer secara perseorangan kurang.
B
2 tingkatan 5 manajer
Gambar 5.12 Rentangan Lebih Tinggi
moral dan produktifitas karyawan meningkat.
besar penyimpangan informasi
biaya besar
Manajer
Produksi PemasaranManajer KeuanganManajer PersonaliaManajer
C
3 tingkatan 11 manajer
Gambar 5.13 Rentangan Tinggi (Tall)
WEWENANG (AUTHORITY)
Wewenang adalah hak untuk memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar tujuan dapat tercapai.
Menurut teori formal (pandangan Klasik)
Wewenang formal merupakan wewenang pemberian atau pelimpahan dari orang lain.
Menurut teori penerimaan
Wewenang timbul bila diterima oleh kelompok/individu dimana wewenang dijalankan.
Agar wewenang diikuti bawahan :
1. Kekuasaan (power) yaitu kemampuan mempengaruhi individu/kelompok/keputusan.
2. Tanggung jawab (responsibility) yaitu kewajiban untuk melakukan sesuatu yang timbul bila seorang bawahan menerima wewenang dari atasannya. Akuntabilitas yaitu pertanggungjawaban atas tanggung jawab yang dilimpahkan kepadanya.
3. Pengaruh (influence) yaitu kemampuan membujuk orang lain untuk melaksanakan kegiatan. Pengaruh timbul karena mempunyai jabatan, kekuasaan, menghukum, mempunyai informasi yang lengkap, juga penguasaan saluran informasi yang lebih baik.
Manajer Pemasaran
DELEGASI WEWENANG
Delegasi
Adalah pelimpahan sebagian wewenang dan tanggung jawab formal dari atasan kepada orang lain untuk melaksanakan tugas tertentu.
Delegasi Wewenang
Yaitu proses pengalihan wewenang dari atasan kepada orang yang ditunjuk.
Mengapa manajer mendelegasikan tugasnya ? Agar manajer mendapat hasil lebih baik.
Manajer menangani masalah yang penting saja.
Mengembangkan bawahan.
Prinsip delegasi yang efektif
1. Prinsip skalar yaitu harus ada garis wewenang yang jelas. 2. Prinsip kesatuan perintah.
3. Tanggung jawab, wewenang, akuntabilitas.
LINI DAN STAF
Staf tugasnya memberi layanan dan nasihat kepada manajer dalam pelaksanaan suatu kegiatan. Staf tidak secara langsung terlibat dalam kegiatan utama perusahaan/organisasi.
6 Kualifikasi Staf menurut Baishline :
1. Mempunyai pengetahuan yang luas tempat dia bekerja.
2. Loyalitas, tenaga yang besar, kesehatan yang baik, inisiatif, pertimbangan yang baik, dan kepandaian bergaul.
3. Punya semangat kerja sama yang ramah.
4. Kestabilan emosi dan tingkah laku yang sopan. 5. Kesederhanaan
6. Kemauan baik dan optimis.
Kualifikasi utamanya yaitu memiliki keahlian pada bidangnya dan punya loyalitas yang tinggi.
Konsekuensi bagi organisasi
1. Menambah biaya administrasi.
Jenis-jenis staf
Menurut bidang yang dilayani sesuai fungsi-fungsi yang ada di perusahaan seperti:
Staf personalia Staf keuangan
Staf produksi, dll
Menurut banyaknya pemimpin yang dilayani: 1. Staf Khusus (Specialist Staff)
o Tugasnya memberikan saran, konsultasi serta bantuan serta melayani semua manajer dari atas sampai bawah di dalam organisasi.
o Orang yang mempunyai keahlian khusus sehingga setiap pemimpin dapat mengambil manfaatnya dalam melaksanakan tugas.
o Contoh : Staf litbang, staf hukum, staf pemasaran.
2. Staf Pribadi (Personal Staf)
Khusus memberikan layanan atau bantuan kepada seorang manajer dalam bidang keahliannya. Umumnya diperbantukan kepada manajer tingkat tinggi (top manajer). Staf pribadi ada dua yaitu :
oStaff Assistants memberi nasihat atau pelayan khususnya pada pemimpin-pemimpin tertinggi di dalam sebuah organisasi, meliputi :
Executive Assistants memberi bantuan kepada pucuk pimpinan atas tugas tertentu.
Administrative Assistants memberi layanan kepada seorang pimpinan dalam hal administrasi.
Special Assistants memberi layanan dalam bidang keahliannya kepada pimpinan.
Wewenang Staf yaitu hak para staf untuk menyarankan, memberi rekomendasi atau konsultasi pada personalia lini.
Wewenang staf fungsional
Bila spesialis staf diberi wewenang fungsional oleh manajemen puncak maka dia mempunyai hak untuk memerintah satuan lini sesuai dengan kegiatannya.
Sumber konflik lini/staf
1. Perbedaan umur dan pendidikan, orang staf biasanya lebih muda dan berpendidikan dari pada orang lini.
2. Perbedaan tugas, orang lini tugasnya lebih teknis dan generalis, sedang staf lebih spesialis.
Gambar 5.14 Specialist Staf
Gambar 5.15 Staf asisten STAF
LITBANG
STAF HUKUM PRES -DIR
Manajer
pemasaran ProduksiManajer KeuanganManajer
Staf Teknis
Staf Pemeliharaa
n
PRESIDEN
KA. BAG KA. BAG STAF ASISTEN
Gambar 5.16 Line asisten
SENTRALISASI DAN DESENTRALISASI
Sentralisasi
Adalah pemusatan dalam pendelegasian wewenang pada tingkat atas.
Desentralisasi
Adalah pembagian kekuasaan/sampai dimana manajer melimpahkan wewenangnya kepada bawahan ? sampai kepala bagian/divisi/cabang.
Kebaikan Desentralisasi :
1. Pendelegasian tugas akan meringankan tugas manajer puncak. 2. Keputusan lebih dekat dengan permasalahan sehingga cepat
diputuskan.
Derajat desentralisasi dipengaruhi oleh :
1. Filsafat manajer, manajer otokratik menginginkan pengawasan pusat yang kuat.
2. Ukuran dan tingkat pertumbuhan organisasi besar akan melakukan desentralisasi.
3. Penyebaran geografis, dengan semakin menyebarnya daerah semakin desentralisasi.
4. Tersedianya peralatan pengawasan yang efektif 5. Keanekaragaman produk dan jasa.
6. Kualitas manajer. MANAJER Asisten manajer
MANAJER Asisten manajer
VI PENYUSUNAN PERSONALIA (STAFFING)
Adalah merupakan tugas utama seorang pemimpin dalam organisasi yaitu bagaimana memperoleh tenaga kerja yang sesuai dengan kebutuhan dan keinginan organisasi.
Proses penyusunan personalia :
1. Perencanaan sumber daya manusia 2. Penarikan tenaga kerja
3. Penyeleksian tenaga kerja
4. Pengenalan dan orientasi organisasi 5. Latihan dan pengembangan karyawan 6. Penilaian pelaksanaan kerja karyawan 7. Pemberian balas jasa dan penghargaan 8. Perencanaan dan pengembangan karier.
Perencanaan sumber daya manusia
Yaitu pemenuhan kebutuhan organisasi untuk mengisi posisi tertentu, sehingga perlu direncanakan:
1. Penentuan jabatan yang akan diisi, kemampuan dan jumlah yang dibutuhkan.
2. Pemahaman pasar tenaga kerja potensial. 3. Kondisi permintaan dan penawaran karyawan.
Analisa Jabatan (Job Analysis)
Kegiatan merencanakan dan menetapkan kualifikasi seorang pegawai, yang terdiri dari penentuan keahlian, ketrampilan yang dipunyai, tanggung jawab, pengetahuan mengenai pekerjaannya, wewenang yang dimiliki serta hubungan yang ada dalam setiap jabatan. Proses analisa jabatan menghasilkan Diskripsi jabatan.
Diskripsi Jabatan (Job Discription) yaitu hasil pernyataan tertulis dari analisa jabatan yang terdiri atas tugas dan wewenang serta hubungan lini organisasi.
Pengembangan sumber-sumber penawaran personalia
Ada dua sumber perolehan tenaga kerja yaitu sumber intern dan sumber ekstern, tetapi manajer lebih menyukai sumber intern karena dapat memotivasi karyawan yang sudah ada.
Sumber penawaran intern :
1. Penataran (up grading) dengan pendidikan dan latihan.
2. Pemindahan (transfering) dari posisi yang kurang disukai ke posisi yang lebih memuaskan kebutuhan.
Sumber Penawaran ekstern :
1. Lamaran pribadi yang masuk 2. Organisasi karyawan
3. Kantor penempatan tenaga kerja 4. Sekolah-sekolah, dll
Penarikan dan seleksi karyawan:
Penarikan (recruitment) yaitu pencarian dan penarikan tenaga kerja potensial dalam jumlah dan kemampuan yang tepat untuk mengisi suatu jabatan tertentu yang akan diseleksi untuk memenuhi kebutuhan organisasi.
Seleksi yaitu pemilihan tenaga kerja potensial untuk menduduki suatu jabatan tertentu dari lamaran yang masuk.
Metode untuk penarikan tenaga kerja adalah dari iklan, sumber-sumber intern dan ekstern.
Langkah langkah prosedur seleksi:
1. Wawancara pendahuluan
2. Pengumpulan data pribadi (biografis) 3. Pengujian (testing) dan psikotest 4. Wawancara yang lebih mendalam
5. Pemeriksaan referensi-referensi prestasi 6. Pemeriksaan kesehatan
7. Keputusan pribadi 8. Orientasi jabatan
Pengenalan dan orientasi organisasi
Yaitu kegiatan mengusahakan agar pegawai yang sudah diterima segera menyesuaikan diri dalam perusahaan.
Memberikan gambaran keseluruhan tentang perusahaan
Memperkenalkan kepada pekerja lainnya
Gambaran keseluruhan tersebut adalah:
1. Sejarah perusahaan 2. Barang yang dihasilkan 3. Struktur organisasi
4. Tata kerja dlam perusahaan
5. Pedoman tentang kesejahteraan pegawai 6. Pedoman tentang kemungkinan promosi 7. dll
Latihan dan pengembangan Karyawan
Latihan (training) : dimaksudkan untuk memperbaiki penguasaan ketrampilan dan teknik pelaksanaan pekerjaan tertentu, terperinci dan rutin.
Pengembangan (development) : Dimaksudkan untuk meningkatkan kemampuan , sikap, sifat-sifat kepribadian serta penyesuaian diri dengan kemajuan teknologi.
Metode-metode latihan dan pengembangan: 1. Metode on the job antara lain :
Coaching dimana atasan memberikan bmbingan dan
pengarahan langsung kepada bawahan dalam pelaksanaan pekerjaan rutin mereka.
Planned Progression yaitu pemindahan karyawan dalam
saluran-saluran yang telah ditentukan melalui tingkatan-tingkatan organisasi yang berbeda.
Penugasan sementara dimana bawahan ditempatkan pada
posisi tertentu dalam jangka waktu tertentu.
Rotasi jabatan yaitu pemindahan karyawan melalu jabatan
yang berbeda-beda.
Sistem penilaian prestasi formal.
2. Metode Off The Job antar lain yaitu:
Progrm pengmbangan eksekutif dimana manajer
berpartisipasi dalam program-program yang dibuka untuk umum dengan analisa kasus, simulasi, dan metode-metode lainnya.
Latihan Laboratorium dimana seseorang belajar menjadi
lebih sensitif terhadap orang lain, lingkungan dan sebagainya.
Pengembangan Organisasi yaitu menekankan pada
perubahan, pertumbuhan, dan pengembangan organisasi secara menyeluruh.
Penilaian Pelaksanaan Kerja Karyawan
Adalah penilaian secara sistematik terhadap seorang pegawai oleh atasannya atau oleh beberapa orang yang cakap yang mengetahui benar cara melaksanakan tugas pegawai yang dinilai.
Objek penilaian bagi pegawai antara lain kerajinan, pengetahuan pada bidangnya, sikap terhadap atasan, kewibawaan, sikap terhadap bawahan, ketertiban, kecerdasan , inisiatif, tanggung jawab, kejujuran, dll.
Pemberian balas jasa dan penghargaaan
Terdapat hubungan yang erat antara besarnya upah dengan tingkah laku para pegawai dalam hubungan kerja.
Faktor-faktor penting untuk menetapkan upah pegawai
1. Pendidikan kemampuan, pengetahuan, dan memperbaiki sikapnya.
Aktivitas pengembangan antara lain:
Latihan/Pendidikan diartikan sebagai kegiatan perusahaan untuk meningkatkan pengetahuan, ketrampilan, sikap, sehingga pegawai lebih maju dalam melaksanakan tugas tertentu. Jenisnya : Latihan tentang kebijakan/prosedur perusahaan, latihan memecahkan masalah, latihan pengambilan keputusan.
Rotasi Jabatan yaitu karyawan ditugaskan memegang jabatan yang berbeda, untuk memahami pelaksanaan berbagai tugas, dan memperoleh pengetahuan yang luas mengenai berbagai jabatan. Biasanya untuk mengembangkan manajer.
Promosi yaitu pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan yang lebih tinggi. Pengembangan ini karena prestasi karyawan optimal dan menghindari kebosanan.
Pemindahan dimaksudkan untuk mewujudkan penempatan pegawai pada jabaatan yang setepatnya sehingga ia mendapat kepuasan kerja setinggi mungkin dan dapat memberikan prestasi yang setinggi-tingginya.
Counseling yaitu manajer memberikan saran-saran dan nasihat-nasihat, pertolongan dalam hubungan perkerjaan, bahkan persoalan-persoalan pribadi.
VII PENGARAHAN (DIRECTING)
Motivasi(Motivation)
Yaitu suatu keadaan yang ada pada diri seseorang yang mendorong untuk melakukan suatu kegiatan guna mencapai keinginan/tujuan.
Teori-teori motivasi
Model Tradisional/Frederic Winslow Taylor
Teori prodiktifotas memandang bahwa pada umumnya tenaga kerja malas, dan hanya dapat dimotivasi dengan penghargaan dalam wujud materi(uang). Sistem upah insentif efektif untuk meningkatkan produktifitas.
Model Hubungan Manusiawi/Elton Mayo
Mengatakan bahwa kebosanan/tugas-tugas rutin akan mempengaruhi kegiatan, sehingga dimotivasi dengan pemenuhan kebutuhan sosial dan membuat mereka berguna/penting bagi organisasi.
Model Sumber daya Manusia/MC Gregor/Maslow
Bawahan perlu dimotivasi dengan memberikan pekerjaan yang berarti, tanggung jawab yang besar untuk membuat keputusan.
Teori Petunjuk
Memotivasi karyawan berdasarkan pengalaman/coba-coba.
Teori Pemeliharaan/ Herzberg
Terdapat 2 motivator yang berpengaruh: 1. Kepuasan kerja (job satisfaction)]
2. Ketidakpuasan kerja (Job Dissatisfaction)
3. Faktor pemeliharaan (higienic faktor) : keamanan, kondisi kerja, dsb
Teori prestasi/ MC Clelland
Terdapat korelasi positif antara kebutuhan prestasi dengan prestasi dengan sukses pelaksanaan.
Teori pembentukan perilaku
Perilaku dengan konsekuensi pemuasan cenderung diulang Perilaku dengan konsekuensi hukuman cenderung tidak diulang.
Teori Keadilan
Teori ini memberi implikasi bahwa penghargaan harus diberikan sesuai yang dirasa adil oleh individu yang bersangkutan.
KOMUNIKASI(Communication)
Yaitu proses pemindahan gagasan/informasi dari seseorang ke orang lain.
Saluran komunikasi (formal)
Vertikal ke bawah yaitu memberi perintah/petunjuk serta membuka informasi tentang tujuan/kebijaksanaan organisasi. Ke atas memberi saran, laporan ke tingkat yang lebih tinggi.
Horizontal terjadi pada anggota kelompok/departemen-departemen pada tingkat yang sama misalnya koordinasi, pemecahan masalah.
Diagonal komunikasi yang memotong silang diagonal rantai perintah organisasi dan merupakan hasil hubungan departemen lini dan staf.
Graperine ialah desas-desus, secara resmi tidak disetujui, timbul sebagai akibat jaringan informasi yang simpang siur.
Efektifitas Komunikasi
Yaitu komunikasi umpan balik/dua arah, yaitu menciptakan lingkungan yang komunikatif dengan tatap muka.
Hambatan komunikasi yang efektif :
1. Tingkatan manajemen yang berkembang/tall membuat komunikasi tidak cepat/tepat.
2. Wewenang manajerial, sehingga komunikasi/informasi tidak akurat.
3. Spesialisasi, perbedaan fungsi/istilah/kepentingan membuat sulit menerima informasi dan mendorong terjadinya kesalahan.
KEPEMIMPINAN (Leadership)
Menurut Stoner adalah proses mempengaruhi dan mengarahkan kegiatan yang berhubungan dengan tugas.
Pendekatan kepemimpinan
1. Pemimpin tumbuh dari bakat, secara alamiah orang yang mempunyai sifat kepemimpinan lebih agresif, tegas, pandai bicara, cepat mengmbil keputusan yang akurat.
2. Pendekatan Situasional, efektifitas pimpinan bervariasi menurut:
o Situasi tugas yang harus diselesaikan.
o Lingkungan organisasi dan pengalaman masa lalu pimpinan dan bawahan.
Dalam situasi berbeda prestasi pemimpin juga berbeda bisa lebih baik atau buruk.
3. Pendekatan Perilaku, agar efektif pemimpin harus melakukan 2 fungsi utama:
o Fungsi yang berkaitan dengan pemecahan masalah. Meliputi pemberian saran pemecahan masalah dan menawarkan informasi dan pendapat.
o Fungsi Pemeliharaan (Pemecahan masalah sosial) meliputi menyetujui atau memuji orang lain dalam kelompok atau membantu kelompok beroperasi lebih lancar.
Teori X dan Y dari Mc Gregor
Menggunakan asumsi sifat dasar manusia, dimana pemimpin yang lebih menyukai teori X menyukai gaya kepemimpinan otoriter, sedang pemimpin yang lebih menyukai teori Y menyukai gaya kepemimpinan demokratik.
Asumsi teori X
1. Rata-rata manusia malas, tidak menyukai/menghindari pekerjaan. 2. Rata-rata kodrat manusia lebih menyukai diarahkan, ambisi kecil,
menghindari tanggung jawab.
3. Manusia dalam menjalankan tugas cenderung dipaksa, diawasi, diarahkan, atau diancam hukuman.
Asumsi Teori Y
1. Rata-rata manusia mencari tanggung jawab.
2. Penghargaan yang berhubungan dengan prestasi merupakan tujuan.
3. Potensi intelektual manusia dalam kondisi kehidupan industri digunakan hanya sebagian.
4. Penggunaan phisik dan mental merupakan kodrat manusia.
5. Orang akan melakukan pengendalian dan pengarahan diri untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
6. Punya kapasitas untuk melakukan imajinasi, kecerdikan, kreatifitas untuk menyelesaikan masalah.
Kisi-kisi manajerial dari Blake dan Moulton
Dua gaya manajemen ini mendasari dua pendekatan pada manajemen yang efektif. Jaringan(kisi-kisi) pada sumbu horisontal adalah perhatian pada produksi sedang pada sumbu vertikal adalah pada karyawan.
9 1.9 Santai 9.9 Team
8
7
6
5 5.5 Manusia Organisasi
4
3
2
1 1.1 Miskin 9.1 Wewenang
Ketaatan
0
1 2 3 4 5 6 7 8 9 PRODUKSI
Gambar 7.1 Kisi-kisi Manajerial dari Blake & Moulton
Teori Siklus Hidup Kepemimpinan (Paul Hersey & Kenneth Blanchard)
Mereka berpendapat bahwa pemimpin yang paling efektif bervariasi menurut kematangan bawahan, yaitu kesediaan menerima tanggung jawab, kemampuan, pengalaman.
Hubungan manajer dengan bawahan
1. Baru masuk orientasi tugas yang tinggi adalah tepat dan dikenalkan dengan aturan/prosedur organisasi.
2. Tahap kedua masih berorientasi tugas, dan kepercayaan mulai ditingkatkan.
3. Tahap ketiga Diberi tanggung jawab yang lebih besar.
Kesimpulan : perlunya fleksibilitas dalam memilih gaya kepemimpinan yang tepat dalam berbagai situasi.
Perubahan dan Pengembangan Organisasi
eksternal dapat menekan organisasi untuk mengubah tujuan, struktur dan operasinya. Sedangkan perubahan dari faktor internal seperti tujuan, kebijaksanaan manajer, sikap karyawan, strategi dan teknologi baru juga dapat merubah organisasi.
Cara Penanganan Perubahan :
1. Konsep perubahan reaktif yaitu perubahan dengan biaya murah, sederhana serta ditangani secara cepat, dimana manajer akan memberikan reaksi setelah masalah terjadi. Misalnya jika peraturan pemerintah mensyaratkan perusahaan mempunyai perlindungan terhadap kebakaran, maka manajer akan membeli alat-alat kebakaran.
2. Program perubahan yang direncanakan/proses produktif/planed change, yaitu perancangan dan implementasi inovasi struktural, kebijaksanaan atau tujuan baru, atau suatu perubahan dalam filsafat, iklim dan gaya pengoperasian secara sengaja. Pendekatan ini tepat bila keseluruhan atau sebagian besar satuan organisasi meyiapkan diri untuk menyesuaikan dengan disain organisasi.
Penolakan terhadap perubahan
Ada 3 sumber penolakan terhadap perubahan:
1. Ketidakpastian tentang akibat dan pengaruh perubahan.
2. Ketidakpastian untuk melepaskan keuntungan-keuntungan yang ada.
3. Pengetahuan akan kelemahan-kelemahan dalam perubahan yang diusulkan.
Penanggulangan penolakan terhadap perubahan
1. Pendidikan dan komunikasi yaitu menginformasikan perubahan-perubahan yang telah direncanakan dengan alasan yang logis.
2. Partisipasi dan keterlibatan, dengan melibatkan karyawan yang potensial dalam perancangan dan implementasi perubahan. 3. Kemudahan dan dukungan, manajer memberikan kemudahan
dan dukugan kepada mereka yang terlibat dalam proses perubahan.
4. Negosiasi dan persetujuan, contohnya persetujuan serikat, memberikan kenaikan pesangon pensiun karyawan sebagai pertukaran dengan peghentian kerja yang lebih dini.
5. Manipulasi dan bekerjasama, memanipulasi kejadian-kejadian melalui pemberitaan informasi secara selektif atau urutan kejadian dengan sengaja.
Proses Pengelolaan Perubahan
Proses pengelolaan perubahan harus mencakup dua gagasan dasar untuk mencapai efektifitas organisasi:
Pertama ada retribusi kekuasaan dalam struktur organisasi Kedua retribusi ini dihasilkan dari proses perubahan yang
bersifat pengembangan.
Tahap tahap proses perubahan:
1. Tekanan dan desakan, manajemen puncak mulai merasa adanya kebutuhan atau tekanan akan perubahan misalnya perubahan penjualan, penurunan produktifitas, dsb.
2. Intervensi dan reorientasi digunakan untuk merumuskan masalah dan memulai proses dengan membuat anggota organisasi memusatkan perhatiannya pada masalah tersebut. Pihak luar dan staf internal yang ahli dapat digunakan sebagai konsultan atau pengantar perubahan.
3. Diagnosa dan pengenalan masalah, informasi dikumpulkan dan dianalisa mana yang penting dan tidak.
4. Penemuan dan komitmen pada penyelesaian, penyelesaian masalah dengan menghindari metode-metode lama yang sama. Bawahan diajak berpartisipasi sehingga mereka terikat dengan kegiatan.
5. Percobaan dan hasil, metode penyelesaian diuji dalam program-program yang berskala kecil dan hasilnya dianalisa.
6. Penguatan dan penerimaan, setelah berhasil harus diterima dengan sukarela dan menimbulkan keterikatan pada perubahan.
Pendekatan Perubahan Organisasi
Harold J. Leavitt menyatakan bahwa organisasi dapat diubah melalui pengubahan struktur, teknologi dan atau orang-orangnya.
A. Pendekatan struktur menyangkut modifikasi dan pengaturan sistem internal seperti :
Acuan kerja
Ukuran dan komposisi kelompok kerja
Sistem komunikasi
Hubungan-hubungan tanggung jawab atau wewenang
Pendekatan struktural dibagi menjadi 3 kelompok yang terdiri dari:
2. Desentralisasi yang didasarkan pada penciptaaan satuan-satuan organisasi yang lebih kecil yang dapat berdiri sendiri dan memusatkan perhatiannya pada kegiatan yang berorientasi tinggi yang hasilnya adalah perbaikan prestasi kerja.
3. Modifikasi aliran kerja dalam organisasi, pendekatan ini didasarkan pada pemikiran bahwa aliran kerja dan pengelompokan keahlian yang tepat akan berakibat kenaikan produktifitas secara langsung dan akan memperbaiki semangat dan kepuasan kerja.
B. Pendekatan teknologi
F.W. Taylor dan pengikut-pengikutnya menyatakan bahwa perubahan teknologi sering tidak cocok dengan struktur organisasi. Hal ini dapat menciptakan ketidaksenangan dan pemutusan hubungan diantara anggota arganisasi. Akibatnya terjadi penurunan produktifitas, lebih banyak kecelakaan dan tingkat perputaran karyawan tinggi.
Pendekatan Teknostruktural yaitu penggabungan pendekatan struktural dan teknologi bermaksud memperbaiki prestasi melalui perubahan berbagai aspek baik struktur organisasi maupun teknologinya. Contoh pengenalan teknologi baru yang diikuti pengorganisasian kembali bagian-bagian menjadi kelompok yang lebih kecil.
C. Pendekatan Orang
Bermaksud mengubah secara langsung perilaku karyawan melalui pemusatan ketrampilan sikap, persepsi dan pengharapan mereka sehingga dapat melaksanakan tugas dengan lebih efektif.
Konsep Pengembangan Organisasi
Teknik pengembangan organisasi Grid OD yang didasarkan atas kisi-kisi manajerial R. Blake dan J. Mouton mengidentifikasikan berbagai perhatian terhadap produk dan orang.
Enam tahap yang perlu diperhatikan dalam program Grid OD :
1. Latihan, para manajer kunci mempelajari konsep-konsep Grid dengan cara menilai gaya manajerial mereka sendiri dan bekerja pada perbaikan ketrampilan seperti pengembangan tim, pemecahan masalah kelompok dan komunikasi, setelah cocok diterapkan pada seluruh organisasi.
2. Pengembangan Tim, pusat perhatiannya pada perbaikan hubungan baik manajer dengan bawahan maupun efektifitas tim sehingga tim akan beroperasi pada tingkat 9.9.
4. Penetapan tujuan organisasi, Manajemen puncak menciptakan model organisasi yang ideal dengan menetapkan tujuan-tujuan yang talah diuji dan dirumuskan bersama antara manajer dan bawahan.
5. Pencapaian tujuan, para anggota organisasi membuat model realitas yang ideal dan setiap satuan organisasi memeriksa dan mengoreksi kegiatan-kegiatan yang seharusnya dijalankan agar hasilnya lebih baik.
MANAJEMEN KONFLIK ( Manajement Conflict)
Konflik organisasi adalah:
Perbedaan pendapat antara dua/lebih anggota organisasi atau kelompok karena harus membagi sumber daya yang langka, atau aktivitas kerja atau mempunyai status, tujuan, penilaian atau mempengaruhi pihak lain untuk pencapaian tujuan.
Kerjasama (kooperasi) adalah:
Bila dua orang atau lebih bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama
Manajemen Konflik (pengelolaan konflik) adalah :
Bagaimana para manajer harus menemukan cara untuk mengembangkan konflik dan kerjasama (kooperasi).
Konflik dapat fungsional ataupun berperan salah (dysfunctional). Konflik mempunyai potensi bagi pengembangan atau pengganggu pelaksanaan kegiatan organisasi tergantung kepada cara pengelolaannya.
Segi fungsional konflik antara lain :
1. Manajer menemukan cara penggunaan dana yang lebih baik. 2. Lebih mempersatukan para anggota.
3. Menemukan cara perbaikan prestasi organisasi.
4. Penggantian manajer baru yang lebih cakap dan bersemangat.
Jika tingkat konflik fungsional optimal performance organisasi adalah maksimum. Jika konflik terlalu rendah maka performance organisasi dapat menghadapi stagnasi. Jika konflik terlalu tinggi maka kekacauan dan perpecahan mengancam kehidupan organisasi.
Metode Pengelolaan Konflik
1. Metode Stimulasi Konflik (jika konflik terlalu rendah/stagnasi) digunakan untuk menimbulkan rangsangan karyawan karena karyawan pasif. Metode ini meliputi :
1. Pemasukan atau penempatan orang luar kedalam kelompok. 2. Penyusunan kembali organisasi
4. Pemilihan manajer-manajer yang tepat. 5. Perlakuan yang berbeda dari biasanya.
2. Metode Pengurangan Konflik (jika konflik terlalu tinggi)
metode ini digunakan untuk mengurangi permusuhan (antagonis) yang ditimbulkan oleh konflik dengan mengelola tingkat konflik melalui pendinginan suasana, caranya adalah:
1. Mengganti tujuan yang menimbulkan persaingan dengan tujuan yang lebih bisa diterima kedua kelompok.
2. Mempersatukan kelompok tersebut untuk menghadapi ancaman/musuh yang sama.
Jenis-jenis konflik :
1. Konflik didalam individu timbul jika individu bimbang terhadap pekerjaannya, atau jika individu diharapkan melakukan lebih dari kemampuannya.
2. Konflik antar individu dalam organisasi yang sama timbaul akibat tekanan yang berhubungan dengan kedudukan atau perbedaan kepribadian.
3. Konflik antar individu dan kelompok misalnya seseorang yang dihukum karena melanggar norma-norma kelompok.
4. Konflik antar kelompok dalam organisasi yang sama
misalnya adanya pertentangan kepentingan antar kelompok.
5. Konflik antar organisasi misalnya dengan para pesaing contoh perang harga/tarif.
Konflik Struktural
1. Konflik Hirarki terjadi di berbagai tingkatan organisasi contoh konflik manajemen puncak dengan manajemen menengah, konflik manajer dan karyawan.
2. Konflik fungsional terjadi anatar departemen fungsional organisasi contoh konflik anatar bagian produksi dan pemasaran. 3. Konflik linistaf terjadi antara lini dan staf.
4. Konflik formal informal terjadi antara organisasi formal informal.
Konflik lini dan staf
Pandangan lini, para anggota lini berpendapat bahwa anggota staf mempunyai empat keluarga :
1. Staf melampaui wewenangnya.
2. Staf tidak memberikan advis yang sehat. 3. Staf menumpang keberhasilan lini.
4. Staf mempunyai perspektif yang sempit.
Pandangan Staf :
2. Lini menolak gagasan baru
3. Lini memberi wewenang yang terlalu kecil pada staf.
Penanggulangan:
1. Penegasan tentang tanggung jawabnya. 2. Pengintegrasian kegiatan-kegiatan
3. mengajarkan lini untuk menggunakan staf.
4. Mendapatkan pertanggungjawaban staf atas hasil-hasil.
VIII. PENGAWASAN (CONTROLLING)
Definisi Pengawasan :
Menurut Robert J. Mockler pengawasan yaitu usaha sistematik menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dan standar , menentukan dan mengukur deviasi dan mengambil tindakan koreksi yang menjamin bahwa semua sumber daya telah dipergunakan secara efektif dan efisien.
Bentuk –bentuk pengawasan:
Pengawasan
FOKUS
OBJEK
SUBYEK
Bersamaan
Umpan Balik
Administratif
Operatif
Intern
Gambar 8.1 Bentuk-bentuk pengawasan
Ditinjau dari Fokusnya :
1. Pengawasan Pendahuluan (Feedforward Control, Streering Controls, Preliminary control) mengantisipasi penyimpangan standar dan melakukan koreksi sebelum kegiatan selesai, dan akan efektif bila manajer menemukan informasi yang akurat dan tepat waktu tentang perubahan yang terjadi atau perkembangan tujuan. Pengawasan ini memastikan bahwa sebelum kegiatan dimulai, maka sumber daya manusia, bahan dan modal yang diperlukan sudah dianggarkan, sehingga bilamana kegiatan dilakukan maka sumber daya tersebut tersedia, baik menyangkut jenis, kualitas, kuantitas, maupun tempat sesuai dengan kebutuhan. Anggaran biasanya dipergunakan untuk kepentingan ketenagakerjaan maupun sebagai penunjang sarana produksi tertentu. Beberapa teknik pengawasan yang bisa dipergunakan meliputi pemilihan dan penempatan karyawan, penarikan staf, pemeriksaan material, penganggaran modal, dan penganggaran ketenagakerjaaan.
2. Pengawasan Concurrent (Concurrent Control) dimana manajer melakukan pengamatan pribadi secara langsung dan menentukan apakah pekerjaan berlangsung dengan cara yang ditetapkan oleh kebijakan dan prosedur perusahaan. Dalam hal ini manajer melakukan fungsi pengarahan kepada pekerjaan bawahan dengan cara memberikan instruksi kepada bawahan dalam berbagai metode dan prosedur yang layak serta mengawasi pekerjaan bawahan untuk menjamin supaya pekerjaan bawahan dikerjakan dengan baik.
3. Pengawasan umpan balik (Feedback Control, Post Action Controls) menilai hasil kegiatan yang telah dilaksanakan untuk mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi. Pengawasan ini dapat dipakai sebagai dasar untuk membuat keputusan misalnya harga yang dibebankan kepada produk atau jasa, pengurangan atau penambahan karyawan, dll. Pengawasan ini meliputi analisa laporan keuangan, analisa biaya standar, evaluasi kinerja karyawan, dsb.
Dilihat dari Objeknya:
1. Pengawsan Administratif dilakukan pada bidang/bagian yang fungsinya dikategorikan sebagai tugas administrasi dalam suatu organisasi misalnya bagian keuangan, bagian personalia
2. Pengawasan Operatif dilakukan pada bidang/bagian yang fungsinya melakukan pekerjaan operatif dalam organisasi misalnya bagian pabrik, pemasaran, maintenance, dll.
1. Pengawasan intern ditujukan kepada pelaku dari fungsi-fungsi yang berada didalam organisasi.
2. Pengawasan ekstern dilakukan khusus pada subjek atau faktor-faktor yang berada diluar organisasi.
Tahap proses pengawasan:
1. Menetapkan Standar tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, target yang digunakan sebagai patokan dalam mengambil keputusan. Bentuk standar yang umum :
Standar phisik (benda, hasil)
Standar moneter (apakah sesuai dengan anggaran)
Standar waktu (sesuai tahapan, rencana)
2. Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan sebagai dasar untuk melaksanakan kegiatan secara tepat.
3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan berdasarkan pengamatan, laporan, pengujian, sampel.
4. Membandingkan standar dengan hasil dan analisa penyimpangan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan menganalisanya dan sebagai alat pengambil keputusan manajer.
5. Mengambil tindakan koreksi
Manajemen Informasi System (MIS)
Yaitu pengadaan dan penyediaan informasi yang akurat dan tepat waktu untuk membantu proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan dan operasional organisasi dilaksanakan secara efektif.
Tahap perancangan MIS:
1. Survai pendahuluan dan perumusan masalah 2. Desain konseptual
3. Desain terperinci 4. Implementasi akhir
Agar Mis efektif harus memenuhi 5 kriteria:
1 Mengikutsertakan pemakai dalam tim perancangan agar dapat diterima.
2 Menekan biaya sistem secara efektif.
3 Memperlakukan informasi secara yang relevan dan terseleksi. 4 Adanya pengujian pendahuluan
5 Menyediakan latihan dan dokumentasi tertulis bagi operator dan pemakai sistem.
Karakteristik Pengawasan yang efektif :
1. Akurat dimana data harus dapat dijadikan pedoman dan valid. 2. Tepat waktu yaitu dievaluasi secara cepat dan tepat dimana
kegiatan perbaikan perlu dilaksanakan.
3. Obyektif dan menyeluruh dalam arti mudah dipahami.
4. Terpusat, memusatkan pada bidang-bidang penyimpangan yang paling sering terjadi.
5. Realistik secara ekonomis, dimana biaya pengawasan harus lebih rendah atau sama dengan kegunaan yang didapat.
6. Realistik secara organisasional yaitu cocok dengan kenyataan yang ada di organisasi.
7. Terkoordinasi dengan aliran kerja dan harus sampai pada karyawan yang memerlukannya.
8. Fleksibel/dapat menyesuaikan dengan situasi yang dihadapi sehingga tidak harus dibuat sistem baru jika terjadi perubahan kondisi.
9. Sebagai petunjuk sehingga dapat menunjukkan deviasi standar untuk menentukan koreksi yang akan diambil.
DAFTAR PUSTAKA
1. Manullang, M, Dasar-dasar Manajemen, Ghalia Indonesia, Jakarta, 1988
2. Amirullah, & Hanafi, Rindyah, Pengantar Manajemen, Graha Ilmu, 2002
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Allah Swt karena hanya atas perkenanNya penulis dapat menyusun diktat kuliah dengan judul “Pengantar Manajemen Umum”. Diktat kuliah ini disusun untuk memenuhi kebutuhan buku pegangan bagi mahasiswa Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK) Pradnya Paramita, sesuai dengan kurikulum yang berlaku.
Diktat kuliah ini disusun sebagai bahan materi kuliah Pengantar Manajemen Umum di STMIK Pradnya Paramita dan memuat rangkuman atau garis besar tentang fungsi-fungsi dasar manajemen. Selain buku pegangan ini kami harap mahasiswa melengkapinya dengan mempelajari buku-buku manajemen lainnya
Penulis berharap semoga buku ini bermanfaat bagi mahasiswa khususnya bagi mahasiswa STMIK Pradnya Paramita. Kami menyadari bahwa buku ini masih jauh dari sempurna sehingga penulis menerima segala saran dan kritik demi perbaikan buku ini. Akhir kata penulis menyampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu sehingga diktat kuliah ini dapat selesai.
Malang,
DAFTAR ISI
BAB I : PENGERTIAN MANAJEMEN
A. DIFINISI MANAJEMEN 1
B. FUNGSI MANAJEMEN KE DALAM 1
C. TINGKATAN MANAJEMEN 1
D. FUNGSI MANAJEMEN KE LUAR 3
E. FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN 3
BAB II : PERKEMBANGAN TEORI MANAJEMEN
A. ALIRAN KLASIK 5
B. ALIRAN HUBUNGAN MANUSIAWI 6
C. ALIRAN HUNGAN MODERN 6
D. ALIRAN KUANTITATIF 6
E. PENDEKATAN KONTINGENSI 7
BAB III :
MANAJEMEN DAN LINGKUNGAN EKSTERNAL
A. LINGKUNGAN EKSTERNAL 8
B. TANGGUNG JAWAB SOSIAL MANAJER 8
BAB IV: PERENCANAAN
A. SIFAT RENCANA YANG BAIK 9
B. SIAPA PEMBUAT RENCANA 9
C. BENTUK-BENTUK PERNCANAAN 9
D. TUJUAN ORGANISASI 12
E. FUNGSI TUJUAN 12
F. MANAGEMENT BY OBJECTIVE (MBO) 12
G. MBO YANG EFEKTIF 12
H. PENGAMBILAN KEPUTUSAN 13
BAB V : ORGANISASI
A. DEFINISI ORGANISASI 14
B. BENTUK-BENTUK ORGANISASI 15
C. PEMBAGIAN KERJA 18
D. KOORDINASI 20
E. RENTANG MANAJEMEN 20
F. WEWENANG 22
G. DELEGASI WEWENANG 23
H. LINI & STAF 23
I. JENIS-JENIS STAF 23
J. SENTRALISASI & DESENTRALISASI 26
BAB VI : PENYUSUNAN PERSONALIA
B. PENGEMBANGAN SUMBER-SUMBER PENAWARAN
PERSONALIA 27
C. LATIHAN DAN PENGEMBANGAN KARYAWAN 28 D. METODE LATIHAN DAN PENGEMBANGAN 28 E. PERENCANAAN DAN PENGEMBANGAN KARIER 29
BAB VII : PENGARAHAN
A. MOTIVASI 31
B. KOMUNIKASI 31
C. KEPEMIMPINAN 32
D. PERUBAHAN DAN PENGEMBANGAN ORGANISASI 34 E. PENDEKATAN PERUBAHAN ORGANISASI 35 F. KONSEP PENGEMBANGAN ORGANISASI 36
G. MANAJEMEN KONFLIK 37
BAB VIII : PENGAWASAN
A. DEFINISI PENGAWASAN 39
B. BENTUK-BENTUK PENGAWASAN 39
