CHAPTER 13
INTRODUCTION
Siklus Pengeluaran (Expenditure Cycle) adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait yang terus menerus berhubungan dengan pembelian serta
pembayaran barang dan jasa.
Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan total biaya perolehan dan pemeliharaan persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang diperlukan
Diagram
Konteks dari
Siklus
4 aktivitas siklus pengeluaran dasar sebuah perusahaan :
1. Memesan bahan baku, perlengkapan dan jasa 2. Menerima bahan baku,
perlengkapan, dan jasa 3. Menyetujui faktur pemasok 4. Pengeluaran kas
EXPENDITURE CYCLE INFORMATION SYSTEM
Perbandingan Antara Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran
AKTIVITAS SIKLUS PENDAPATAN AKTIVITAS SIKLUS PENGELUARAN Entri pesanan penjualan – memproses pesanan
dari pelanggan
Pengiriman – mengantar barang dagangan atau jasa ke pelanggan
Penagihan – mengirimkan faktur ke pelanggan Penerimaan kas – memproses pembayaran dari pelanggan
Pemesanan bahan baku, perlengkapan, dan jasa – mengirimkan pesanan ke pemasok
Penerimaan – menerima barang atau jasa dari pemasok
Memproses faktur – meninjau dan menyetujui faktur dari pemasok
Pengeluaran kas – memproses pembayaran ke pemasok
Ikhtisar Desain
Sistem ERP untuk
Mendukung Siklus
Pengeluaran
No Ancaman Umum Kontrol 1. Master data yang tidak valid atau tidak
akurat
- Menggunakan data processing integrity control
- Pembatasan akses ke master data
- Mengatur sistem agar hanya karyawan yang
berwewenang yang dapat mengubah master data
- Membuat laporan secara berkala tentang segala perubahan di master data dan meninjaunya kembali 2. Pengungkapan informasi sensitif secara
tidak sah
- Sistem menggunakan kontrol akses yang kuat agar dapat membatasi orang-orang yang dapat
mengakses informasi
- Mengatur sistem agar membatasi akses karyawan untuk menggunakan kemampuan kapabilitas
sistem pada field atau table yang spesifik
- Data yang sensitive harus dienkripsi untuk
mencegah karyawan IT yang tidak punya akses ke ERP system memnggunakan utilitas sistem operasi untuk melihat informasi yang sensitif.
3. Hilang atau rusaknya master data - Menggunakan Disaster Recovery Procedure
Ancaman dan Pengendalian
ORDERING GOODS, SUPPLIES, AND
SERVICES
•
Metode pengawasan Inventory
• Economic Order Quantity (EOQ)
• Just in Time Inventory (JIT)
ORDERING GOODS, SUPPLIES, AND SERVICES
•
EOQ (Economic Ordering Quantity)
• Tujuan: menjaga ketersediaan stok barang agar produksi dapat tetap berjalan
• EOQ mengukur sebuah order yg optimal dengan memperkecil penjumlahan biaya-biaya:
• Ordering costs • Carrying costs • Stockout costs
• Reorder Point merupakan titik dimana stok inventory harus sudah diorder kembali
ORDERING GOODS, SUPPLIES, AND SERVICES
•
MRP (Material Requirements Planning)
MRP mencoba mengurangi tingkat persediaan dengan cara mengoptimalkan prediksi, mengatur jadwal produksi, serta membeli berdasarkan prediksi yang telah dibuat.
ORDERING GOODS, SUPPLIES, AND SERVICES
JIT (Just In Time)
•
Sistem JIT adalah system yang mencoba meminimalkan atau
menghilangkan stok inventory
•
Inventory dibeli atau diproduksi ketika ada pesanan
•
Pengiriman parts, material, serta persediaan dikirim langsung ke
tempat produksi
ORDERING GOODS, SUPPLIES, AND SERVICES
•
Persamaan dan perbedaan MRP dan JIT:
•
Jadwal produksi dan akumulasi inventori.
• MRP menjadwalkan produksi untuk memenuhi estimasi penjulan serta menyetok finished goods inventory.
• JIT memproduksi barang ketika ada pesanan. JIT meniadakan finished goods inventory karena barang tersebut terjual sebelum dibuat
ORDERING GOODS, SUPPLIES, AND SERVICES
•
Similarities and differences between MRP and
JIT:
•
Jadwal produksi dan akumulasi inventori
•Sifat Produknya
• MRP cocok untuk produk dengan pasar yang dapat diprediksi
• JIT system cocok untuk produk yang memiliki siklus yang pendek
ORDERING GOODS, SUPPLIES, AND SERVICES
•
Similarities and differences between MRP and
JIT:
•
Jadwal produksi dan akumulasi inventori
•Sifat Produknya
•
Costs and efficiency
• Keduanya dapat meminimalkan biaya serta meningkatkan efisiensi ketimbang EOQ
ORDERING GOODS, SUPPLIES, AND SERVICES
•
Similarities and differences between MRP and
JIT:
•
Jadwal produksi dan akumulasi inventori
•Sifat Produknya
•
Costs and efficiency
•
Terlalu banyak atau terlalu sedikit
• Perusahaan harus dapat mengatasi
– Produksi yang meningkat secara cepat bila tidak diantisipasi permintaannya
– Produksi yang terhenti tiba-tiba karena banyak inventori yang diakumulasi
ORDERING GOODS, SUPPLIES, AND SERVICES
•
Purchase Requistion (daftar pembelian)
merupakan dokumen kertas atau dokumen
eletronik yang berisi
• Siapa yang memesan barang
• Kemana barang tersebut harus dikirim
• Kapan barang tersebut dibutuhkan
• Item numbers, deskripsi, kuantitas, dan harga
• Supplier yang disarankan
• Nomor departemen, nomor akun yang dikenakan
•
Data detil dari supplier dan item yang dibeli dapat
diambil dari inventory master files.
Threats and Control
• Tidak akuratnya pencatatan Inventori karena Stok Habis yang mengarah kepada hilangnya sales atau kelebihan stock yang dapat mengakibatkan kerugian Cost. Pencatatan perpetual dapat membantu karena membuat stock tetap lancar dan kesesuaian antara fisik dan catatan.
• Barcode adalah salah satu opsi untuk mengurangi kesalahan dalam Inventori. Namun, bila saat scanning hanya meng-scanne satu item lalu memasukan kuantitasnya secara manual dapat mengakibatkan kesalahan dalam input manual tsb.
• RFID adalah salah satu solusi, leibh bagus dari barcodekarena tidak membutuhkan manusia dalam meluruskan barcodenya dengan scanernya. Tapi ini lebih mahal dan untuk produk tertentu.
• JIT (Just In Time) dan MRP merupakan metode penting dalam melakukan pengecekan barang di tangan.
• Salah satu ancaman dalam membeli barang adalah membeli barang yang tidak terlalu dibutuhkan. Salah satu caranya dengan melakukan kontrol Permintaan Pembelian oleh supervisor dari pada oleh individu. Selain itu untuk menghindari pembelian dua kali barang yang sama.
Choosing Supplier
• Petimbangan dalam memilih suppliers adalah Harga
Kualitas barang
Ketepatan dalam mengirim barang
• Setelah supplier dipilih, data supplier tersebut akan disimpan di master file untuk menghindari proses pemilihan supplier dua kali.
• Purchase Order adalah sebuah dokumen atau dokumen elektronik yang secara formal meminta supplier untuk menjual dan mengirim produk spesifik sesuai dengan harga tertera.
• Blanket Purchase order adalah sebuah komitmen untuk membeli item spesifik sesuai harga disetujui dari sebuah supplier untuk waktu tertentu, seringnya satu tahun.
• Dalam hal ini, perusahaan harus bisa mengendalikan cost untuk purchase (transportasi) . EDI sebuah program untuk meningkatkan proses pembelian. EDI menghemat biaya untuk upah print maupun mailing paper document.
• Vendor-Managed Inventory program otomatis yang akan memberik tau saat inventory mendekati titik habis yang ditentukan atau titik batas minimum stock inventori. Sehingga kehabisan stok inventory tidak terjadi.
Ancaman dan Pengendalian
1.
Membeli pada harga melambung
• Daftar harga barang yag dibeli seharusnya disimpan dalam komputer dan dikonsultasikan sebelum memesan
• Penawaran yang kompetitif • Tinjauan pesanan pembelian
• Anggaran
2.
Pemasok yang tidak dapat di andalkan
- Meminta pemasok untuk memiliki sertifikat khusus (CONTOH,ISO 9000)
- Mengumpulkan dan mengawasi data kinerja pemasokan
3.
Membeli dari pemasok yang tidak di otorisasi
- Mengurus sebuah daftar emasok yang diotorisasi
- Tinjauan dan persetujuan atas pembelian dari pemasok baru - Pengendalian EDI scara spesifik
4.Penyuapan ( Kickbacks)
• Melarang penerimaan hadiah dari pemasok • Rotasi pekerjaan dan liburan wajib
• Mensyaratkan agen pembelian untuk mengungkap kepentingan keuangan dan pribadi dalam pemasok
• Audit pemasok
Kickbacks ?
Hadiah yang diberikan pemasok ke agen pembelian dengan tujuan memengaruhi pilihannya dari pemasok
Receiving
Threat And Control
(Ancaman dan Pengendalian)
•
Ancaman Pertama
Penerimaan akibat salah kirim menghasilkan biaya terkait pembongkaran, penyimpanan, dan
pengembalian barang.
Pengendaliannya yaitu . . .
Menginstruksikan departemen penerimaan untuk menerima hanya pengiriman yang ada dalam pesanan
pembelian yang disetujui.
•
Ancaman Kedua
Pengendaliannya yaitu . . .
1.
Perusahaan perlu mendesain sistem pemrosesan permintaan
2.
Mensyaratkan petugas penerimaan untuk tidak hanya mencatat kuantitas yang diterima, tetapi juga
menandatangani laporan penerimaan atau memasukkan ID pegawainya ke dalam sistem.
3.
Penggunaan kode barang dan label RFID
4.
Sistem ERP harus dikonfigurasikan secara otomatis untuk menandai ketidaksesuaian antara hitungan penerimaan
dan kuantitas pesanan.
•
Ancaman Ketiga
Pembelian jasa yang tidak seharusnya.
Pengendaliannya yaitu . . .
1.
Menahan penyelia yang sesuai agar bertanggungjawab atas semua biaya yang dikeluarkan
2.Pengendalian detektif = audiat internal meninjau secara periodik atas kontrak bagi jasa
•
Ancaman Keempat
Pencurian persediaan
Pengendaliannya yaitu . . .
1.
Persediaan harus disimpan di tempat yang aman dengan akses terbatas
2.Seluruh transfer persediaan dalam perusahaan harus didokumentasikan
3.Pemisahan tugas yang tepat
Approving Suppliers Invoices
• Process Mencatatat Account PayableMenerima &
Menyetujui
invoices
suppliers
Menerima
barang
Matching PO dan RR (Voucher Package)Non Voucher System
• Invoice yg disetujui dicatat ke file akun hutang individual suppliers dan disimpan dlm Open-ivoices file.
• Saat cek pembayaran dibuat, voucher package dikeluarkan dari
open-invoices file dan diberi tanda lunas, disimpan dalam paid-invoices file.
Voucher System
• Dokumen tambahan voucher disbursment (data suppliers, invoice outstanding, jumlah diterima, termin pembayaran, diskon) dibuat saat suppliers invoices disetujui.
• Keunggulan : Mengurangi jlh cek yg harus dibuat, memudahkan tracing A/P, membantu mengoptimalkan insentif yang dapat diperoleh.
Penggunaan sistem EDI
• Invoice dibuat secara elektronik
• Matching PO dan RR secara otomatis (Efisiensi)
Menghilangkan penggunaan Invoice
• Evaluated Received Settlement (ERS)
• Mengganti 3 way matching process (Vendor invoice,
Penggunaan Procurement Cards
• Merupakan kartu kredit perusahaan yang dapat
digunakan pegawai untuk membeli specific item
• Menyederhanakan akun A/P
• Meningkatkan efisiensi proses Cash
Ancaman dan Pengendalian
1.
Ancaman pertama adalah kesalahan dalam faktur pemasok yang
menyebabkan :
a. Ketidaksesuaian antara harga yang dicantumkan.
b. Harga aktual yang dibebankan atau salah hitung dari total jumlah jatuh
tempo.
Pengendaliannya :
a. Ketepatan matematis dari faktur pemasok harus diverifikasi.
b. Mensyratkan untuk menyimpan tanda bukti dan memverifikasi
ketepatan atas laporan bulanan.
d. Mengendalikan akses terhadap file induk pemasok
e. Memverifikasi tagihan biaya pengiriman dan penggunaan saluran
pengiriman yang disetujui.
2.
Ancaman yang kedua adalah kesalahan dalam mencatat dan memposting pembayaran ke pemasok
yang menyebabkan :
Menghasilkan kesalahan tambahan dalam laporan keuangan dan kinerja yang pada akhirnya berakibat
dapat berkonstribusi pada pembuatan keputusan yang buruk.
Pengendaliannya :
a. Pengendalian data dan pemrosesan untuk memastikan integritas
pemrosesan.
CASH DISBURSEMENTS
Proses
Kasir adalah orang yang melapor ke bendahara dan bertanggung jawab untuk
membayar ke pemasok. Hal ini adanya pemisahan fungsi penyimpanan yang
dijalankan kasir dari fungsi otorisasi dan pencatatan yang dijalankan oleh
masing-masing departemen pembelian dan utang. Pembayaran dibuat ketika
bagian utang mengirimkan voucher kepada kasir. Meskipun banyak
pembayaran dibuat dengan cek, penggunaan EFT dan FEDI semakin
meningkat.
Threat:
1) Gagal mendapatkan diskon untuk pembayaran lebih awal 2) Tidak menerima pesanan yang dibeli
3) Duplikasi pembayaran 4) Pencurian kas
5) Perubahan Cek 6) Masalah Arus Kas
Threat 1:
• Gagal mendapatkan diskon untuk pembayaran lebih awal Control:
• Melunasi invoice sebelum lewat tanggal discount • Cash flow budget
Threat 2:
• Tidak menerima pesanan yang dibeli Control:
• Mengharuskan semua invoice supplier cocok dengan supporting document yang berkaitan dengan penerimaan dan inventory control
• Budgets
• Mengharuskan tanda terima untuk travel expense • Use of corporate credit cards for travel expenses
Threat 3 :
• Duplikasi pembayaran Control:
• Mengharuskan adanya voucher package yang lengkap untuk setiap pembayaran • Kebijakan untuk hanya membayar dari Salinan asli supplier invoice
Threat 4 :
• Pencurian kas Control:
• Keamanan fisik untuk cek kosong dan mesin penandatangan cek • Akuntansi periodic untuk semua cek yang berurutan oleh kasir • Kontrol akses untuk EFT terminal
Threat 5 :
• Perubahan Cek Control:
• Mesin proteksi cek
Threat 6 :
• Masalah Arus kas Control: