ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM
3.1. Tentang PT. Kinosentra Industrindo 3.1.1. Sejarah PT. Kinosentra Industrindo
PT. Kinosentra Industrindo adalah sebuah perusahaan Manufaktur produk-produk makanan ringan dan minuman.
PT. Kinosentra Industrindo merupakan bagian dari Kino Group. PT. Duta Lestari Sentratama yang didirikan oleh Bapak Harry Sanusi pada tahun 1991, merupakan cikal bakal Kino Group, berawal dari hanya 7 unit kendaraan yang mendistribusikan makanan ringan dan minuman di wilayah Jabodetabek. Perusahaan ini sekarang mengoperasikan ratusan unit kendaraan yang hanya mendistribusikan seluruh produk Kino Group ke seluruh wilayah Indonesia. Nama Kino sendiri merupakan singkatan yang tediri dari dua kata, yaitu Kreatif dan Inovatif.
Pada tahun 1997, Kino mulai berpindah ke industri manufaktur dengan mendirikan PT. Kinosentra Industrindo yang memproduksi soft-candy. PT Kinosentra Industrindo dengan sangat cepat meraih pasar, dan menjadi salah satu dari lima pemain besar yang menguasai pasar soft-candy di Indonesia. Kini PT. Kinosentra Industrindo tidak hanya memproduksi soft-candy saja tetapi juga memproduksi minuman sebuk, dan makanan ringan lainnya.
Pada tahun 1999, Kino Group mendirikan PT. Kinocare Era Kosmetindo yang bermain di pasar kosmetik dan perawatan tubuh, dengan pertama kali meluncurkan produk pembersih wajah yang beranama Ovale. Dalam waktu 4 tahun PT. Kinocare Era
Kosmetindo memproduksi lebih dari 10 macam produk perawatan kulit, cologne, feminime hygiene, dan produk perawatan rumah.
Diawal tahun 2003, Kino Group mendirikan PT. Kinoaid Indonesia yang bermain di pasaran minuman cair dan farmasi.
Seluruh produk dari Kino Group didesain dan diproduksi dengan memenuhi standard internasional. Produk-produk dari Kino Group tidak hanya tersebar di wilayah Indonesia saja, tetapi sudah tersebar di 23 negara di 5 benua.
3.1.2. Struktur Organisasi dan Bagian
Struktur organisasi perusahaan merupakan hal terpenting pada suatu perusahaan didalam menjalin hubungan kerjasama dengan pihak luar seperti pelanggan dan mitra, dengan mempelajari struktur organisasi, maka dapat diperoleh gambaran mengenai bagian-bagian yang ada didalam perusahaan, beserta uraian tugas dan tanggung jawab masing-masing divisi pada perusahaan tersebut. Dengan struktur organisasi juga kita dapat menentukan batasan-batasan masing-masing divisi didalam mengerjakan tugasnya.
Struktur bagian juga merupakan bagian penting pada suatu bagian dalam hubungannya dengan bagian lainnya sehingga dapat diketahui uraian tugas dari masing fungsi pada bagian tersebut. Bagian yang berkaitan dengan proses Customer Relationship Management adalah bagian Sales & Marketing sebagai pusat interaksi antara perusahaan dengan pelanggan.
Dengan adanya struktur organisasi dan bagian dapat memberikan kemudahan bagi kita untuk melihat bagaimana mengakses data dan oleh siapa saja data tersebut dapat diakses, juga memberikan batasan dan view yang berbeda bagi setiap orang dan
divisi yang ada. Untuk menetapkan wewenang dan tanggung jawab serta hubungan antara satu unit organisasi dengan unit organisasi yang lain, maka timbul beberapa jenis struktur organisasi diantaranya:
1. Struktur organisasi garis.
Dalam struktur organisasi garis, kekuasaan dan tanggung jawab pada setiap tingkat pimpinan mengalir dari yang paling atas sampai yang terbawah, dimana setiap atasan mempunyai sejumlah bawahan yang masing-masing memberi pertanggungjawaban akan pelaksanaan tugasnya kepada atasannya. Jadi dengan kata lain seorang bawahan hanya mempunyai dan bertanggung jawab kepada seorang atasan saja.
2. Struktur organisasi garis dan staff.
Struktur organisasi ini hampir serupa dengan struktur organisasi garis, dimana satu bawahan mempunyai satu atasan. Pada jenis struktur organisasi ini ada penggunaan staff ahli dalam tugas spesialisasi yang ada dalam perusahaan. Tugas dari unit staff ahli ini hanya sebagai penasihat dan tidak dapat memerintah seorang bawahan.
3. Struktur organisasi fungsional.
Dalam struktur organisasi fungsional, masing-masing manager merupakan seorang spesialis atau ahli dan masing-masing bawahan atau pekerja mempunyai beberapa pimpinan. Manager memiliki kekuasaan penuh untuk menjalankan fungsi-fungsi yang menjadi tanggung jawabnya. Jadi bentuk struktur organisasi seperti ini lebih menekankan pada pembagian fungsi.
PT. Kinosentra Industrindo menggunakan struktur organisasi fungsional. Pada gambar berikut akan terlihat struktur organisasi dan bagian Sales & Marketing yang ada pada PT. Kinosentra Industrindo.
3.1.3. Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab
Berikut ini adalah uraian tugas dan tanggung jawab bagian-bagian yang terkait dalam penulisan makalah ini, adalah:
Sales Manager
• Menganalisa dan merancang strategi penjualan secara keseluruhan. • Melakukan kontrol kerja tim sales secara keseluruhan.
• Bertanggung jawab kepada Managing Director.
Area Sales Manager
• Melakukan koordinasi dan kontrol kerja tim sales sesuai area/wilayah yang telah ditentukan.
• Menganalisa dan merancang strategi penjualan di area/wilayah yang telah ditentukan
• Bertanggung jawab kepada Sales Manager.
Sales
• Berusaha mencapai target penjualan yang telah ditentukan sesuai dengan area masing-masing.
• Membina hubungan yang baik dengan pelanggan. • Menjual produk kepada pelanggan.
• Menginformasikan Jenis Produk dan jumlah barang yang tersedia. • Bertanggung jawab atas pesanan MPO dari pelanggan.
Marketing General Manager
• Melakukan kontrol dan melakukan koordinasi dengan manager-manager dibawahnya.
• Membuat kebijakan yang berhubungan dengan pemasaran.
• Membantu Managing Director dalam menyusun konsep & kerja pemasaran baik jangka panjang maupun pendek.
• Menentukan harga jual hasil produksi dengan memperhatikan kalkulasi harga pokok dan saran-saran dari bagian Sales, Finance & Accounting dan disetujui oleh Managing Director.
• Membuat laporan secara berkala untuk pimpinan perusahaan yang menyangkut perkembangan kegiatan usaha serta kemungkinan pembukaan market share baru. • Bertanggung jawab kepada Managing Director.
Product Manager
• Melakukan analisis pasar terhadap produk yang akan dikembangkan. • Membuat konsep pemasaran & pengembangan produk.
• Mempelajari Customer Behaviour terhadap suatu produk yang nantinya akan menentukan arah pengembangan produk baru dengan memperhatikan saran dan masukan dari Sales Marketing Support Manager.
• Melakukan koordinasi dan kontrol tim Product Development. • Bertanggung jawab kepada Marketing General Manager.
Product Development Staff
• Membantu Product Manager dalam melakukan analisis pasar terhadap produk yang akan dikembangkan.
• Melakukan riset pemasaran terhadap produk yang akan dikembangkan.
• Memberikan ide terhadap pengembangan produk baru dengan memperhatikan saran dan masukan dari bagian Research & Development.
• Melakukan uji coba pasar terhadap produk baru.
• Menjawab, memperhatikan dan menanggapi keluhan dan saran yang masuk terkait dengan produk yang sudah dipasarkan (Keluhan/saran yang menyangkut produk secara mendetail akan di forward oleh bagian Sales Marketing Support ke bagian Product Development).
• Memberikan presentasi dan panel ke masyarakat mengenai produk baru yang akan dipasarkan.
• Bertanggung jawab kepada Product Manager.
National Key Account Manager
• Membuat konsep penjualan produk di pasar luar negeri & modern market. • Menganalisis penjualan produk di pasar luar negeri & modern market.
• Melakukan koordinasi dengan Sales Manager untuk menentukan target penjualan produk di pasar luar negeri & modern market.
Admin Key Account Manager
• Membantu fungsi administrasi penjualan.
• Melakukan kontrol dan koordinasi dengan tim Key Account. • Bertanggung jawab kepada National Account Manager.
Key Account Staff
• Melakukan pencatatan atau administrasi penjualan. • Bertanggung jawab kepada Admin Key Account Manager.
Sales Marketing Support Manager
• Membuat konsep untuk peningkatan kualitas layanan kepada pelanggan.
• Menganalisa dan melakukan rekapitulasi terhadap keluhan, dan saran-saran dari pelanggan.
• Bekoordinasi dengan Product Manager dalam melakukan analisis Customer Behaviour berdasarkan data dari keluhan, kritik serta saran dari pelanggan.
• Bertanggung jawab kepada Marketing General Manager.
Sales Marketing Support Supervisor
• Melakukan koordinasi dan kontrol terhadap tim Sales Marketing Support.
• Membantu Sales Marketing Support Manager dalam membuat konsep untuk meningkatkan kualitas layanan kepada pelanggan.
Sales Marketing Support Staff
• Menerima, mencatat dan menjawab keluhan, saran dan kritik dari pelanggan • Melakukan input MPO (Mainly Purchasing Order).
• Melakukan forward terhadap keluhan, saran dan kritik yang detail ke bagian yang terkait.
• Bertanggung jawab kepada Sales Marketing Support Supervisor.
Promotional Manager
• Membuat konsep promosi dan peluncuran produk. • Membuat konsep dari pack atau kemasan produk.
• Membuat konsep untuk iklan pada media cetak atau elektronik. • Mengorganisir event-event promosi.
• Melakukan kontrol dan koordinasi tim promosi.
• Bertanggung jawab kepada Marketing General Manager.
Promotional Staff
Promotional Staff ini biasanya terdiri dari Sales Promotion Girl, Sales Promotion Boy dan Promotional Organizer.
• SPG/SPB melakukan promosi dari produk-produk Kino
• Promotional Organizer mengatur, mengawasi jalannya event promosi. • Bertanggung jawab kepada Promotional Manager
3.2. Gambaran Sistem
3.2.1. Diagram Aliran Data Bagian Sales & Marketing
Melalui hasil pefamatan yang telah dilakukan di PT. Kinosentra Industrindo, maka dapat digambarkan bentuk diagram aliran data, seperti yang terlihat pada gambar 3.2 dan gambar 3.3
3.2.2. Prosedur Sistem di Dalam Sistem
Prosedur sistem yang sedang berjalan pada bagian Sales & Marketing adalah sebagai berikut:
• Bagian Sales
o Sales membuat janji dengan pelanggan/calon pelanggan untuk menawarkan produk-produk Kino.
o Jika pelanggan/calon pelanggan setuju, maka sales akan berangkat menuju tempat pelanggan/calon pelanggan.
o Jika pelanggan/calon pelanggan tertarik dengan produk kino, maka pelanggan/calon pelanggan akan meminta penawaran harga/Quotation untuk produk-produk Kino.
o Sales melakukan pengecekan stok barang dan melakukan pengecekan harga.
o Jika barang tersedia, maka sales membuat penawaran harga ke pelanggan.
o Jika penawaran harga disetujui oleh pelanggan, maka pelanggan akan mengajukan surat pesanan pembelian, dan sales akan memberitahukan bagian sales marketing support untuk dilakukan input MPO.
• Bagian Sales Marketing Support
o Customer memberikan saran atau kritik, melalui email, telepon, fax, atau formulir saran & kritik.
o Jika berbentuk saran, maka akan di teruskan ke bagian yang terkait. o Jika berbentuk kritik, maka sales marketing support akan memberikan
respon terhadap kritik tersebut, jika jawaban dari Sales Marketing
Support tidak cukup, maka kritik tersebut akan diteruskan ke bagian yang terkait.
o Sales memberikan surat pesanan barang dari pelanggan ke bagian Sales Sarketing Support.
o Sales Marketing Support akan memasukkan data pesanan (MPO) sesuai dengan surat pesanan barang/pemberitahuan dari sales.
o Setelah itu MPO akan dikirmkan ke bagian Admin Key Account untuk diarsip-kan.
o Jika pelanggan tersebut merupakan pelanggan baru, maka Sales Marketing Support akan memasukkan data pelanggan.
o Jika pelanggan tersebut merupakan pelanggan lama, maka Sales Marketing Support akan melakukan pengecekan terhadap kelayakan pelanggan.
o Setelah disetujui, maka MPO tersebut dikirimkan ke bagian keuangan untuk diproses lebih lanjut.
• Bagian Product Development
o Bagian Product Development memberikan ide pengembangan produk baru.
o Setelah konsep pengembangan produk baru dibuat, maka konsep tersebut dikirimkan ke bagian Research & Development untuk dilakukan
penelitian lebih lanjut.
o Ketika bagian Research & Development sudah menyelesaikan penelitian, maka dikeluarkan prototype dari produk tersebut, dan prototype produk tersebut diberikan ke bagian Product Development.
o Bagian Product Development akan mengajukan ujicoba terhadap prototype produk tersebut ke masyarakat dengan membuat surat
permohonan uji coba produk, dan surat tersebut dikirimkan ke Marketing General Manager
o Setelah surat permohonan uji coba disetujui maka copy surat permohonan rencana uji coba yang sudah di tandatangani akan dikirimkan ke bagian keuangan.
o Setelah bagian keuangan mengeluarkan dana anggaran maka bagian Product Development segera melakukan uji coba prototype produk tersebut.
o Setelah selesai melakukan uji coba prototype produk ke masyarakat, maka bagian Product Development akan membuat summary feedback uji coba produk, setelah itu formulir ini dikirimkan ke Marketing General Manager.
o Ketika produk tersebut sudah siap untuk diproduksi maka bagian Product Development akan membuat surat permohonan produksi, dan surat tersebut akan dikirmkan ke bagian keuangan lalu ke pimpinan perusahaan.
o Setelah surat tersebut disetujui maka, surat tersebut dikirimkan ke bagian produksi untuk diproses lebih lanjut.
o Bagian Product Development menerima saran atau kritik yang tidak terjawab mengenai produk dari bagian Sales Marketing Support. o Bagian Product Development memberikan respon terhadap saran atau
kritik yang diterima.
• Bagian Promotional
o Bagian promosi membuat rencana untuk promosi produk.
o Setelah rencana promosi tersebut sudah siap maka bagian promosi akan membuat surat permohonan iklan/promosi, dan surat tersebut dikirimkan ke Marketing General Manager.
o Setelah disetujui, maka surat tersebut dikirimkan ke bagian keuangan. o Jika promosi berbentuk iklan maka bagian promosi akan menghubungi
agen periklanan, media cetak, atau media elektronik.
o Jika promosi tersebut berbentuk event, pameran, dsb diluar iklan maka bagian promosi akan membayar tenaga spg/spb tambahan.
o Setelah masa promosi berakhir maka bagian promosi akan membuat berita acara lapangan mengenai promosi yang dilakukan sesuai dengan format yang ditentukan, berita acara lapangan ini akan dikirimkan ke Marketing General Manager.
• Bagian Admin Key Account
Surat-surat permohonan yang telah dibuat akan diarsipkan oleh bagian Admin Key Account.
3.3. Analisis Kebutuhan Informasi
Melalui hasil wawancara dan survey kami di bagian Sales & Marketing PT. Kinosentra Industrindo, maka dapat diketahui kebutuhan data/informasi yang diinginkan.
3.3.1. Mempelajari Dokumen
Sebagai dasar dari penelitian ini, maka penulis mempelajari dokumen-dokumen yang terkait dengan proses kegiatan bagian Sales & Marketing di PT. Kinosentra Industrindo, dan didapat dokumen-dokumen seperti berikut :
• Mainly Purchasing Order
Merupakan purchase order dari pelanggan. • Formulir Saran & Kritik
Merupakan formulir untuk saran dan kritik • Permohonan Uji Coba Produk
Merupakan formulir permohonan untuk uji coba produk • Permohonan Produksi
Merupakan formulir permohonan produksi produk baru yang dihasilkan • Permohonan Iklan/Promosi
• Berita Acara Lapangan Promosi Laporan kegiatan promosi
3.3.2. Laporan Yang Diperlukan
Laporan-laporan tambahan yang dibutuhkan oleh PT. Kinosentra Industrindo terkait dengan proses kegiatan Sales & Marketing adalah :
• Laporan kritik/keluhan berdasarkan pelanggan. • Laporan kegiatan promosi.
• Laporan kegiatan proyek pengembangan produk. • Laporan master pelanggan/account.
• Laporan prospek yang didapatkan dari promosi.
• Laporan kegiatan bagian sales & marketing dengan pelanggan. • Laporan peluang terjadinya transaksi penjualan bedasarkan promosi. • Laporan kontrak valid/invalid.
3.3.3. Identifikasi Entity Dasar
Dari hasil observasi penulis, maka dapat di identifikasikan entity dasar sebagai berikut:
Tabel 3.1 Identifikasi Entity Dasar
Entity Keterangan Employees Karyawan yang bekerja pada PT. Kinosentra
Company Perusahaan/Account pada PT. Kinosentra Industrindo
Campaign Kegiatan promosi yang dilakukan Cases Kritik atau keluhan yang diberikan oleh
pelanggan
Leads Prospek pelanggan PT. Kinosentra Industrindo Project Proyek pengembangan produk baru
Opportunities Peluang yang didapatkan
ActivitiesTask Kegiatan/aktifitas yang berhubungan dengan pelanggan
SalesContract Kontrak yang terdapat di PT. kinosentra Industrindo.
3.3.4. Sudut Pandang Pengguna
Melalui hasil wawancara kami pada PT. Kinosentra Industrindo, maka dapat ditentukan Sudut Pandang Mayoritas Pengguna pada tabel 3.2.
Tabel 3.2 Pengguna Basis Data
Data Access Director Manager Staff
Maintain x x Query x x Employees Report x x Maintain x Query x Company Report x x Maintain x Query x Campaign Report x x
Maintain x Query x Cases Report x x Maintain x Query x Leads Report x x Maintain x Query x Project Report x x Maintain x Query x Opportunities Report x x Maintain x Query x ActivitiesTask Report x x Maintain x Query x x SalesContract Report x x Maintain x Query x Solution Report x x Maintain x x Query x x Calls Report x x Maintain x x Query x x Meetings Report x x Maintain x x Query x Contact Report x x Maintain x Query x PreProduction Report x x Maintain x x Query x x Documents Report x x Maintain x x Query x x x CampaignReport Report x x
Tabel 3.3 Refrensi Silang Pengguna Basis Data
Data Director Manager Staff
Employees x x x Company x x x Campaign x x x Cases x x x Leads x x x Project x x x Opportunities x x x ActivitiesTask x x x SalesContract x x x Solution x x x Calls x x x Meetings x x x Contact x x x PreProduction x x x Documents x x x CampaignReport x x x
Pada Tabel 3.3 berisi hasil refrensi silang sehingga menghasilkan tabel akses pengguna terhadap entity.
Tabel 3.4 Hasil Refrensi Silang Pengguna Basis Data
Data User
Employees x
Company x Campaign x Cases x
Leads x Project x Opportunities x ActivitiesTask x SalesContract x Solution x Calls x Meetings x Contact x PreProduction x Documents x CampaignReport x
Tabel 3.4 Berdasarkan tabel referensi silang maka di dapat kesamaan kebutuhan antara beberapa kelompok pengguna sehingga dapat di satukan menjadi satu sudut pandang pengguna (user view).
3.3.5. Kebutuhan Transaksi
Berdasarkan Observasi yang dilakukan penulis, maka transaksi yang dibutuhkan adalah:
a. List data perusahaan pelanggan. b. List data Contact pelanggan.
c. List data Leads (prospek) per employee. d. List panggilan telepon per employee.
e. List pertemuan dengan pelanggan per employee. f. List keluhan/saran dari pelanggan.
g. List solusi yang diberikan atas keluhan pelanggan. h. List promosi.
i. List berita acara lapangan promosi. j. List peluang transaksi per pelanggan. k. List proyek pengembangan produk. l. List kegiatan marketing per employee. m. List kontrak penjualan
n. List dokumen-dokumen.
o. List permohonan produksi produk baru. p. List leads yang didapatkan dari promosi. q. List keluhan per pelanggan.
3.4. Analisis Permasalahan
Permasalahan utama yang di hadapai PT. Kinosentra Industrindo adalah integritas Data. Selain itu permasalahan lainnya adalah:
• Penanganan keluhan pelanggan yang lambat atau bahkan tidak ada tanggapan dari bagian yang bersangkutan.
• Terjadinya proses kegiatan marketing terhadap calon pelanggan atau pelanggan yang berulang.
• Terjadinya bottleneck dalam kegiatan marketing.
• Masalah dalam pengaksesan informasi, dimana pelanggan seringkali menemui hambatan, terutama di waktu high season dimana kebutuhan sangat banyak dari pelanggan dan staf di PT. Kinosentra Industrindo terbatas.
• Terjadinya ketidakakuratan dalam pembuatan laporan.
• Proses pencatatan yang sulit terhadap keluhan pelanggan dan kegiatan marketing lainnya, karena masih dilakukan secara manual.
3.5. Usulan Pemecahan Masalah
Akan dirancang satu sistem basis data baru untuk perusahaan, dimana sistem basis data ini terintegrasi sehingga memudahkan pengaksesan informasi. Serta memudahkan dalam melakukan management terhadap aktifitas marketing.
Selain itu setiap cabang dapat menggunakan basis data yang sama sehingga transaksi yang dilakukan oleh cabang dapat diketahui oleh pusat.
