RANCANGAN SISTEM INFORMASI DOKUMENTASI PENGAJUAN
KEPANGKATAN AKADEMIK ASISTEN AHLI STUDI
KASUS FAKULTAS ILMU KOMPUTER UPN VETERAN JAKARTA
Kraugusteeliana1, Rio Wiryawan 2
1,2 Jurusan Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer,Universitas Pembangunana Nasional Veteran Jakarta
Jl. RS. Fatmawati No1. Pondok Labu Jakarta Selatan Telp. +62 21 7656971
E-mail: igustee@yahoo.com, rio.myself@gmail.com
ABSTRAKS
Jenjang kepangkatan akademik wajib dimiliki oleh setiap dosen di perguruan tinggi baik swasta maupun Perguruan Tinggi Negeri. Jenjang kepangkatan menunjukan golongan dalam pengajaran yang akan berimbas kepada standar penghonoran per SKS dari dosen tersebut. Peranan dosen tidak hanya sebatas mengajar tetapi juga menguji dan membimbing skripsi untuk itu sesuai peraturan dari pemerintah maka hanya dosen yang memiliki jenjang kepangkatan yang dapat menguji dan membimbing mahasiswa. Adapun tingkatan jenjang dimulai dari Asisten Ahli, Lektor, Lektor Kepala dan Guru Besar atau Profesor. Untuk mempermudah dosen dalam mengajuan penilaian jenjang kepangkatan akademik maka dibuatlah rancangan sistem informasi dokumentasi untuk pengajuan jenjang kepangkatan asisten ahli.
Kata Kunci: asisten ahli , kepangkatan akademik, rancangan bangun Abstract
The academic level shall be held by each lecturer at universities, both private and State Universities. Level line indicate the teaching that imposes to the standard honor SKS from the lecturer. The role of the lecturer is not only limited to teaching but also test and guide appropriate regulations for that new directives from the Government then only lecturer who has a level line which can test and guide students. As for the level of hierarchy starts from asisten ahli, Lector, Lektor Kepala and Professor. To facilitate the assessment of level lecturer in academic line then make a Design of information system documentation for submission ranks of assistant expert (Asisten Ahli)
Key words : expert assistants (asisten ahli), the academic level , design system
1. PENDAHULUAN 1.1 Jenjang Akademik
Memiliki Jenjang kepangkatan akademik merupakan suatu keharusan bagi seorang dosen. Jenjang kepangkatan merupakan salah satu jenjang karir bagi seseorang yang berprofesi sebagai dosen dimana tingkatan jenjang kepangkatan dapat memberikan informasi status golongan seorang dosen.
Jenjang kepangkatan akademik juga memiliki peranan yang sangat penting dalam pendataan dosen tetap pada borang akreditasi untuk itu suatu kewajiban bagi dosen tetap yang telah mengajar lebih dari dua (2) semester untuk mengajukan jenjang kepangkatan terendah / awal yaitu Asisten Ahli.
Untuk memiliki jenjang kepangkatan awal yaitu Asisten Ahli (KUM 100 dan KUM 150) tidaklah susah terutama sebagian besar dosen merupakan lulusan S2 (Magister), agar proses perhitungan tidak salah maka setiap dosen yang akan mengajukan penilaian jenjang kepangkatan wajib menyiapkan seluruh komponen yang terkait dengan penilaian pengajuan tersebut.
Tingkatan jenjang kepangkatan akademik dimulai dari asisten ahli sampai dengan guru besar. Perhitungan pengajuan jenjang pertama kali pada tingkatan Asisten Ahli dinilai menurut unsur pendidikan dan pengajaran, penelitian, pengabdian masyarakat dan unsur penunjang.
Dikarenakan seluruh dosen fakultas ilmu komputer wajib memiliki jenjang kepangkatan minimal asisten ahli dan masih kurang pahamnya dosen dalam melakukan penilaian atas berkas dokumen yang sudah dikumpulkan maka diperlukan sistem informasi terkait pengajuan jenjang kepangkatan.
Adapun tujuannya agar dosen lebih mudah mengajukan penilaian jenjang kepangkatan dan tidak salah dalam melakukan penilaian sesuai unsur yang ada maka diperlukan pendokumentasian berkas dokumen pengajuan jenjang dalam suatu rancangan sistem informasi dokumentasi pengajuan kepangkatan akademik asisten ahli pada Fakultas Ilmu Komputer.
1.2 Tinjauan Pustaka
Dosen sebagai salah satu komponen terpenting dalam pendidikan tinggi mempunyai peran yang sangat signifikan bagi Perguruan Tinggi. Lebih dari itu, peran dosen diharapkan dapat mengejar kemajuan perkembangan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni dari negara-negara lain terutama negara-negara di Asia (Dikti,2014).
Jenjang Kenaikan jabatan akademik dosen merupakan bentuk pemberian penghargaan pemerintah atas prestasi kerja yang dicapai dosen , dengan demikian setiap dosen yang telah mempunyai prestasi kerja sesuai dengan peraturan perundangan berhak mendapatkan penghargaan kenaikan jabatan akademik.
Adapun dasar dan mekanisme pemberian penghargaan kenaikan jabatan akademik / pangkat dengan filosofi pemberian penghargaan perlu dirumuskan sehingga adil, akuntabel dan bertanggung jawab.
Dalam pelaksanaan penilaian angka kredit dosen diberlakukan lima prinsip penilaian, yaitu : adil, obyektif, akuntabel, transparan dan bersifat
mendidik serta otonom dan terjaminan
mutunya.(Dikti, 2014).
Sesuai peraturan di UPN Veteran Jakarta mengacu pada Permen No 17 tahun 2013 maka dosen yang tidak memiliki kepangkatan tidak diperbolehkan mengajar kalau pun mengajar hanya sebatas asisten dosen atau membantu.
Begitu juga dalam hal sebagai pembimbing skripsi maupun penguji sidang skripsi mahasiswa menyatakan bahwa dosen yang tidak memiliki kepangkatan akademik tidak dapat menguji dan membimbing mahasiswa dalam hal tugas akhir / skripsi seperti terlihat pada tabel 1 dibawah ini:
Tabel 1. Wewenang dan Tanggungjawab Dosen dalama mengajar Program Studi
(Sumber: Permen No 17 tahun 2013)
Sebagai dasar dosen dapat menguji dan membimbing tugas akhir, skripsi, tesis dan disertasi pada suatu universitas atau Perguruan Tinggi dapat terlihat pada Permen No 17 tahun 2013 pada tabel 2 berikut ini:
Tabel 2. Wewenang dan Tanggungjawab Dosen dalam kegiatan bimbingan laporan tugas akhir, skripsi, tesis dan disertasi
(Sumber: Permen No 17 tahun 2013)
Adapun mekanisme Penilaian Kenaikan jabatan akademik/pangkat dosen merupakan bagian tidak terpisahkan dengan pengembangan karir . Untuk
dapat mempermudah pengajuan jenjang
kepangkatan diperlukan suatu sistem informasi terkait pengajuan jenjang kepangkatan. Sistem informasi ini diperlukan agar pendataan berkas atau dokumentasi dapat didokumentasikan secara digital dan tidak rusak oleh waktu.
Adapun pengertian Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang berhubungan, terkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau tujuan tertentu’(Yakub: 2012,9) sedangkan informasi dapat didefinisikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakai’ (Jogiyanto:2009,22).
Menurut Sutarman (2012) menyatakan Informasi adalah sekumpulan fakta (data) yang diorganisasikan dengan cara tertentu sehingga mereka mepunyai arti bagi si penerima. Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan yang strategis dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan (Sutabri: 2012,47).
1.3 UML (Unified Modeling Language)
Rancangan sistem ini mengunakan pendekatan Systems Development Life Cycle (SDLC) dengan pendekatan rancangan sistem berbasis Object Oriented atau berorientasi objek.
Siklus hidup pengembangan sistem (SDLC) merupakan metode yang digunakan dalam rekayasa sistem informasi dan rekayasa lunak yang terdiri dari tahapan analisis (analysis) , desain (design), implementasi (implementation), Penerapan (Testing) dan Pengunaan (Implementation) namun dalam penulisan ini tahapan pengunaan belum dilakukan. Berikut ini adalah gambaran siklus hidup pengembangan sistem
Gambar 1. Siklus Hidup Pengembangan Sistem (SDLC)
Adapun tahap – tahap SDLC dalam pembuatan sistem dokumentasi jenjang kepangkatan asisten ahli sebagai berikut:
1) Perencanaan (Planning), adalah feasibility dan wawancara , observasi, Quesioner. Jika pada tahap Feasibility hasilnya baik maka langsung ketahap investigasi dan diberi form kepada dosen untuk mencatat kebutuhan dosen.
2) Analisa (Analysis), analisa teknologi memerlukan data penyimpanan secara informasi produk, Informasi misalkan mengunakan database seperti Mysql, MSAccess.Kemudian melakukan analisa informasi mengenai kebutuhan informasi data yang akan menjadi data tetap dan data dinamis.
3) Desain (Design), tahapan rancacangan atau desain Informasi. Dalam tahap ini desain sistem menggunakan UML atau Object Oriented dengan mengunakan use caase, class diagram, activity diagram. setelah itu dilakukan pembuatan program sesuai dengan rancangan tampilan layar
4) Penerapan (Testing ), tahapan ini adalah tahapan yang dilakukan setelah program telah selesai dibuat dan dilakukan uji coba.
Pada tahap ini diperlukan desain review agar tidak hanya menguji desain yang digunakan namun menguji semua sistem yang telah diterapkan seperti link data, image yang salah, pengujian sistem seperti penyimpanan data, upload maupun down load dokumen jenjang.
5) Penggunaan, tahapan ini adalah tahapan yang terakhir, setelah dilakukan uji coba dan semua aplikasi dapat berjalan baik (Running Well) maka sistem informasi yang dibuat dapat dipergunakan oleh Dosen di Fakultas Ilmu Komputer.
Selain mengunakan SDLC rancangan sistem aplikasi ini juga mempergunakan pendekatan UML dalam mendesain yang berbasis object oriented meliputi: use case, activity diagram, sequence diagram juga class diagram.
UML adalah bahasa spesifikasi standart yang
dipergunakan untuk memodifikasikan,
menspesifikasikan dan membangun perangkat lunak. Adapun diagram-diagram UML (Unified Modeling Language) adalah: (Nugroho, 2005)
a. Use Case Diagram , Use case diagram merupakan pemodelan untuk kelakuan (behavior) sistem informasi yang akan dibuat. Use case mendeskripsikan sebuah interaksi antar satu atau lebih Actor dengan sistem informasi yang akan dibuat.
Use cases merupakan interaksi atau dialog antara sistem dan actor, termasuk pertukaran pesan dan tindakan yang dilakukan oleh sistemyang diprakarsai oleh actor dan dapat melibatkan peran actor lain. Use cases harus menyediakan nilai minimal kepada satu actordapat juga memiliki perluasan yang mendefinisikan tindakan khusus dalam interaksi atau use case lain mungkin disisipkan.
Use case memiliki objek use case yang disebut scenario yang dapat menyatakan suatu urutan pesan dan tindakan tunggal (Single)
Use case digunakan untuk mengetahui fungsi apa saja yang ada didalam sistem informasi dan siapa saja yang berhak menggunakan fungsi-fungsi tersebut. Use case juga dapat menggambarkan
b. Class Digram , Class diagram merupakan hubungan antara kelas dan penjelasan detail tiap-tiap kelas didalam model desain dari suatu sistem, juga memperlihatkan aturan-aturan dan tanggung jawab entitas yang menentukan perilaku sistem.
c. Activity Diagram , Activity diagram
menggambarkan berbagai alir aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing alir berawal, decision yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir. Activity diagram juga dapat menggambarkan proses parallel yang mungkin terjadi pada beberapa eksekusi.
d. Sequence Diagram , Sequence diagram menggambarkan kelakuan objek pada use case dengan mendeskripsikan waktu hidup objek dan pesan yang dikirimkan dan diterima antar objek.
2. PEMBAHASAN
Sesuai dengan peraturan yang berlaku maka dalam Permen 17 tahun 2013 maka dibutuhkan pengelompokan dokumen pengajuan jenjang tersebut berdasarkan unsur – unsur dalam penilaian.
Kegiatan melaksanakan pendidikan meliputi semua kegiatan yang terkait dengan pembelajaran, pembimbingan, pengujian, menduduki jabatan pimpinan perguruan tinggi dan kegiatan peningkatan kompetensi diri. Namun demikian perlu ditekankan bahwa untuk setiap usul kenaikan jabatan akademik harus ada kegiatan pengajaran maksimal 12 sks yang bisa diajukan dalam tiap semester.
Penelitian dan Penyebarluasan Ilmu
Pengetahuan, Teknologi dan Seni (IPTEKS) Seperti telah dijelaskan dalam sub bab sebelumnya bahwa aturan tentang jabatan akademik diharapkan mendukung program pencapaian tujuan pendidikan dan mengejar ketertinggalan dari negara- negara lain dalam produktivitas karya ilmiah. Oleh karena itu, jenis karya ilmiah sebagai syarat utama menduduki jenjang jabatan akademik tertentu dapat berbeda satu dengan yang lainnya.
Pelaksanakan Pengabdian pada Masyarakat
Komponen kegiatan dalam Melaksanakan
Pengabdian pada Masyarakat. Untuk setiap usul kenaikan jabatan akademik harus menyertakan paling rendah 0,5 angka kredit dari pengabdian kepada masyarakat.
Batas angka kredit paling tinggi yang diakui pada kegiatan pengabdian pada masyarakat adalah sebagai berikut.
1. Angka kredit paling tinggi yang diakui adalah 10% dari angka kredit kumulatif yang dibutuhkanuntuk kenaikan pangkat/jabatan fungsional dosen yang diusulkan.
2. Angka kredit paling rendah 0,5 akan tetapi setiap Perguruan Tinggi dapat menentukan syarat paling rendah besarnya angka kredit tertentu bilamana diperlukan.
Kegiatan Unsur Penunjang, Komponen Kegiatan Yang Termasuk Ke Dalam Unsur Penunjang Batas paling tinggi yang diakui pada kegiatan penunjang adalah sebagai berikut.
1. Angka kredit paling tinggi yang diakui adalah 10% dari angka kredit kumulatif yang dibutuhkan untuk kenaikan pangkat/jabatan fungsional dosen yang diusulkan.
2. Angka kredit dari kegiatan penunjang tidak boleh nol
Adapun dara perhitungan dan aturan mekanisme Penilaian Kenaikan jabatan akademik/pangkat dosen meliputi unsur A, B, C, dan D.
Rincian unsur tersebut adalah unsur A meliputi: Unsur Utamapendidikan
a. Mengikuti pendidikan sekolah Memperoleh gelar/sebutan/ijazah/akta
b. Mengikuti pendidikan sekolah dan Memperoleh gelar/sebutan/ijazah/akta Tambahan yang setingkat atau lebih tinggi Di luar bidang ilmunya
c. Mengikuti pendidikan dan pelatihan Fungsional Dosen dan memperoleh Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan (STTPL)
Melaksanakan Pendidikan Dan Pengajaran, meliputi antara lain:
(1) Melaksanakan perkuliahan dan membimbing Menguji serta menyelenggarakan Pendidikan di laboratorium, praktek keguruan, bengkel / studio / kebun percobaan / teknologi pengajaran dan praktek lapangan
(2) Membimbing seminar mahasiswa
(3) Membimbing Kuliah Kerja Nyata (KKN) Praktek Kerja Nyata (PKN), Praktek Kerja Lapangan (PKL)
(4) Membimbing dan ikut membimbing dalam menghasilkan laporan akhir studi/skripsi /thesis/disertasi
(5) Bertugas sebagai penguji pada Ujian Akhir (6) Membina kegiatan mahasiswa dibidang
Akademik dan Kemahasiswaan (7) Mengembangkan program kuliah (8) Mengembangkan bahan pengajaran (9) Menyampaikan orasi ilmiah
(10) Menduduki jabatan pimpinan perguruan tinggi
(11) Membimbing dosen yang lebih rendah jabatan fungsionalnya
(12) Melaksanakan kegiatan datasering dan pencangkokan dosen
Unsur penelitian merupakan unsur B meliputi antara lain :
(1) Menghasilkan karya ilmiah
(2) Menerjemahkan/menyadur buku ilmiah (3) Mengedit/menyunting karya ilmiah(
4) Membuat rancangan dan karya teknologi yang dipatenkan
(5) Membuat rancangan dan karya teknologi, rancangan dan karya seni monumental/seni pertunjukan/karya sastra
Unsur C mengenai Pengabdian Masyarakat antara lain:
(1) Menduduki jabatan pimpinan pada lembaga pemerintah/pejabat negara yang harus dibebaskan dari jabatan organiknya
(2).Melaksanakan pengembangan hasil pendi-dikan dan penelitian yang dapat dimanfaatkan oleh masyarakat
(3) Memberikan latihan/penyuluhan/penataran -/ceramah pada masyarakat
(4).Memberi pelayanan kepada masyarakat atau kegiatan lain yang menunjang pelak-sanaan tugas umum pemerintah dan pembangunan.
(5).Membuat/menulis karya pengabdian pada masyarakat yang tidak dipublikasikan
Unsur penunjang kegiatan dosen merupakan unsur D meliputi:
(1) Menjadi anggota dalam suatu Panitia / Badan Perguruan Tinggi
(2) Menjadi anggota Panitia/Badan pada Lembaga Pemerintah
(3) Menjadi Anggota Organisasi Profesi
(4)Mewakili Perguruan Tinggi/Lembaga Pemerintah duduk dalam Panitia antar Lembaga
(5) Menjadi anggota delegasi Nasional ke Pertemuan Internasional
(6).Mendapat tanda jasa/penghargaan
(7) Berperan serta aktif dalam Pertemuan Ilmiah (8) Menulis buku pelajaran SLTA ke bawah yang
diterbitkan dan diedarkan secara Nasional (9) Mempunyai prestasi di bidang olah raga /
Humaniora
(10) Mengikuti suatu penataran (latihan) dan ketrampilan - untuk tiap penataran:
Berikut ini merupakan aturan dalam penilaian unsur pada saat pengajuan jenjang kepangkatan.
Tabel 3. Jumlah angka kredit kumulatif Paling Rendah dari Tugas Pokok dan Penunjang Tugas
(Sumber: Permen No 17 tahun 2013)
Adapun Desain Rancangan Sistem Informasi Pengajuan Pendokumentasian jenjang kepangkatan
Gambar 2. UseCase Sistem Informasi Pendokumentasian Pengajuan Jenjang
Kepangkatan Akademik Asisten Ahli
Dari use case gambar 2 diatas, dapat disampaikan bahwa aktor yang terkait dengan rancangan ini meliputi Dosen, Kepala Program Studi (Ka Prodi), Pusat Penjaminan Mutu Fakultas.
Dengan rincian Dosen meng-upload sesuai dengan unsur penilaian (A, B, C D), sesudah diupload maka bagian penjaminan mutu menilai berkas jenjang kepangkatan sesuai dengan berkas dokumen yang masuk sesuai tabel 3.
Jumlah jenjang angka kredit yang harus dipenuhi dosen kemudian penjaminan mutu menghitung setiap unsur sesuai peraturan yang berlaku.
Selesai perhitungan / penilaian draf penilaian akan disampaikan kepada Ka.Prodi untuk dinilai kesesuaiannya, jika tidak sesuai maka dikembalikan ke penjaminan mutu fakultas tetapi jika sudah sesuai maka Ka.prodi akan menyetujui.
Setelah itu mendapat Acc / persetujuan maka unit penjaminan mutu akan mencetak surat pengantar yang nantinya akan disampaikan ke Ka.Prodi untuk dilanjutkan kepada Biro Akademik.
Gambar 3. Activity Diagram Upload Dokumen / Berkas pengajuan jenjang
Setelah dokumen di upload oleh Dosen maka berkas data diklasifikasikan oleh bagian penjaminan mutu fakultas untuk dinilai kesesuaian setiap unsurnya seperti terlihat pada gambar dibawah ini:
Gambar 4. Activity Diagram Menilai Berkas / dokumen
Sebelum diajukan ke Biro Akademik, Penjaminan Mutu akan mencetak semua unsur yang dinilai karena semua berkas unsur harus dilampirkan
bersama dengan berkas penilaian yang sudah disetujui oleh Kepala Program Studi (KaProdi) juga telah ditandatangan oleh Dekan Fakultas Ilmu Komputer.
Untuk itu dibutuhkan relasi data yang di upload dosen dengan data yang akan di nilai. Adapun keterkaitan data yang satu dengan yang lainnya dapat dilihat jelas pada class diagram. berikut ini:
Gambar 5. Class Diagram Rancangan Sistem Informasi
Berdasarkan rancangan usecase dan activity
diagram maka dihasilkan rancangan sistem
informasi pendokumentasian pengajuan jenjang kepangkatan akademik seperti terlihat pada aplikasi dibawah ini:
Gambar 6. Rancangan Aplikasi upload dokumen unsur Penelitian
Pada Gambar 6, Dosen diminta untuk memasukan upload berkas dokumentasi sesuai dengan unsur A,B,C,D yang mau diperhitungkan.
Gambar 7. Rancangan Aplikasi penilaian dokumen unsur Penelitian
3. KESIMPULAN
Berdasarkan rancangan sistem informasi pendokumentasian pengajuan jenjang akademik khusus jenjang asisten ahli dapat mempermudah para dosen dalam mengajukan jenjang kepangkatan berdasarkan dokumen yang dimiliki sehingga akan berdampak pada banyaknya dosen Fakultas Ilmu Komputer yang mengajukan pengurusan jenjang kepangkatan Asisten Ahli .
Dengan banyaknya dosen Fakultas Ilmu Komputer mengurus jenjang kepangkatan akan berdampak pada peningkatan borang akreditasi khususnya pada borang SDM yaitu tenaga pendidik.
Namun kedepannya perlu dibuat perhitungan penilaian jenjang secara otomatis agar lebih akurat dalam suatu Sistem Penunjang Keputusan untuk Penilaian Pengajuan Jenjang Kepangkatan Akademik tidak saja untuk jenjang awal Asisten Ahli tapi dapat juga dipergunakan untuk penilaian Lektor hingga Guru Besar.
PUSTAKA
Buku:
Nugroho, A. (2005). Rational Rose untuk Pemodelan Berorientasi Objek. Bandung: Informatika.
Mustakin, Jogiyanto Hartono. 2009. "Sistem Informasi Teknologi",(hlm 22) Andi Offset. Yogyakarta.
Sutabri Tata. 2012. Analisa Sistem Informasi (hlm 46) Andi, Yogyakarta.
Sutarman, M.Kom. 2009. "Pengantar Teknologi Informasi", Edisi Pertama. Bumi Aksara. Jakarta. Yakub. 2012. Pengantar Sistem Informasi (hlm 9)
PT. Graha Ilmu,
Dokumen resmi:
Pedoman Operasional Penilaian Angka
KreditKenaikan Pangkat/Jabatan Akademik Dosen Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Kementerian Pendidikan Dan Kebudayaan Tahun 2014
Permenpan 2013 No. 017 Tentang Jabatan Fungsional Dosen Dan Angka Kreditnya
