2.1 Latar Belakang/ Sejarah Perusahaan
Rekagraha Quantitama adalah salah satu Perusahaan swasta Nasional yang bergerak dibidang jasa Konsultan Biaya Bangunan atau yang dikenal dengan sebutan Quantity Surveyor. Pada era globalisasi dan dengan masuknya Perusahaan dari luar, persaingan usaha akan lebih berat dibanding dengan sebelumnya, maka Perusahaan lokal dipacu untuk bersaing mendampingi atau sejajar dengan Perusahaan luar. Dengan demikian akan ada spesialisasi untuk masing-masing bidang ilmu, maka kami dari Rekagraha Quantitama mengambil langkah untuk ke depan dengan spesialisasi pada bidang Konsultan Biaya Bangunan atau Quantity Surveyor (QS).
Rekagraha Quantitama adalah salah satu Group dari PT. Rekagriya Menarabuana yang bergerak dibidang yang sama dan telah berpengalaman ± 30 tahun lebih dengan jumlah staff 70 orang yang terdiri dari berbagai disiplin ilmu. Rekagraha Quantitama telah berdiri ±7 tahun yang lalu dengan jumlah staff 15 orang dan berada dibawah naungan PT. Rekagriya Menarabuana yang berlokasi di Kebayoran Lama Raya Jl. Cendrawasih No. 17 Sukabumi Utara, Kebon Jeruk, Jakarta Barat 11540, Indonesia, phone #(62-021) 53667943 faximile #(62-021) 53652527 E-mail : rgquantitama@yahoo.com.
2.2 Lingkup Layanan Perusahaan
Lingkup Jasa yang ditangani oleh Rekagraha Quantitama meliputi : (i) Cost Planning / Engineering
(ii) Quantity Surveying
(iv) Replacement Cost Valuation
Proyek-proyek yang telah dan sedang ditangani meliputi bangunan Office, Hotel, Apartment, Shoping Mall, Residential, School, Public Building dan lain-lain. Didukung oleh jajaran Direksi yang sekaligus sebagai Project Director dari PT. Rekagriya Menarabuana yang telah memiliki pengalaman didalam bidang Quantity Surveying selama ± 30 tahun, maka senantiasa Rekagraha Quantitama akan tetap menjaga kualitas dan memberikan layanan jasa dibidang Quantity Surveyor secara professional.
A. PENGERTIAN QUANTITY SURVEYOR
Profesi Quantity Surveyor adalah merupakan suatu konsultan teknik khususnya dibidang Cost Engineering dan Cost Management, dimana lingkup tugas utamanya adalah membantu para Klien didalam merencanakan dan mengendalikan budget (dana) dan biaya pelaksanaan proyek, sejak dimulainya tahap pra rencana (Concept Design) hingga selesainya pembangunan (Construction) suatu Proyek. Tujuan yang hendak dicapai adalah agar pembangunan dapat dilaksanakan dengan dana dan biaya seekonomis mungkin tanpa mengurangi dari segi penampilan (Performance), kualitas / mutu (Quality) dan waktu pelaksanaan (Construction Time).
Pada umumnya Quantity Surveyor merupakan salah satu anggota dari Team Konsultan yang dikoordinir oleh Arsitek maupun Project Management Team, yang didalamnya menjalankan profesinya Quantity Surveyor tetap berada dalam posisi Independent dan ada di pihak Owner. Pelatihan-pelatihan khusus disamping pengalaman dan pengetahuan yang luas tentang sistem pengendalian dan perencanaan biaya (Cost Control dan Cost Planning) merupakan salah satu faktor didalam meningkatkan pengetahuan dan kinerja profesi Quantity Surveyor. Pengalaman dan pengetahuan akan hal ini jarang dimiliki oleh seorang arsitek, engineer, Owner atau Developer dan Contractor’s / Builder.
Arsitek lebih menekankan kepada perancangan dan perencanaan bentuk dan estetika suatu bangunan sedemikian rupa, sehingga diperoleh suatu bangunan yang fungsional dan estetika dan sesuai dengan lingkungan disekitarnya.
Structural Engineer merupakan Konsultan yang merencanakan dan menghitung dimensi elemen suatu bangunan seekonomis dan seefisien mungkin, tanpa mengorbankan faktor keamanan dan kekuatan struktur itu sendiri didalam memikul beban dan tetap dipertimbangkan pula dari segi Perencanaan arsitek.
Mechanical, Electrical dan Plumbing (MEP) Engineer adalah sebagai Konsultan yang merancang dan merencanakan seluruh sistem MEP, sehingga dapat berfungsi dan memenuhi syarat sebagaimana mestinya.
Selain profesi diatas masih ada Konsultan lainnya seperti Interior Designer, Landscape Architect, Lighting Consultant, Acoustic Consultant, Kitchen / Laundry Consultant yang kesemuanya itu merupakan suatu Team Consultant, didalam penanganan suatu Proyek khususnya Hotel, Apartemen, Restaurant dan lain – lain.
Tujuan utama dan manfaat dengan Jasa Quantity Surveyor adalah :
Agar Owner (Pemberi Tugas) arsitek dan Konsultan Perencana lainnya dapat memperoleh lebih awal gambaran tentang target budget pada tahap perancangan dan perencanaan serta Pemberi Tugas dapat mempersiapkan dana yang dialokasikan serta dana yang dipinjam dari bank bila diperlukan.
Target Budget (Preliminary Cost Estimate) ini sangat diperlukan agar perencanaan dalam tahap Consept Design dan Schematic Design dapat dikendalikan dan diarahkan, sehingga pada tahap Design Development diharapkan requirement dari segi teknis maupun finansial dapat terakomodasi.
Memperoleh suatu nilai / angka Penawaran (Tender Price) dari Peserta Tender yang wajar dan dapat dipertanggung jawabkan.
Mengendalikan dan memonitor biaya-biaya yang timbul akibat adanya perubahan-perubahan dalam pelaksanaan, dan menilai serta mengevaluasi klaim-klaim yang diajukan Pemborong sehubungan dengan pekerjaan-pekerjaan perubahan tersebut dan klaim progress of works (klaim Pembayaran) Melakukan cost control dan monitoring pada tahap perencanaan dari pelaksanaan agar cash flow yang sudah direncanakan tidak terganggu. Melindungi kepentingan Owner dari segi finansial selama tahap pra-design hingga Pelaksanaan sehingga biaya-biaya yang semestinya tidak perlu dikeluarkan oleh Owner dapat dihindarkan.
B. TINJAUAN TARGET BIAYA PROYEK
Hal-hal yang paling utama dan prinsip didalam rencana pembangunan suatu proyek seyogyanya diputuskan pada tahap perencanaan konsep (Concept Design Stage).
Sekitar 75 – 80% dari alokasi dana dan biaya proyek pada umumnya ditentukan pada tahap Concept Design oleh karenanya sangat penting sekali bahwa perencanaan / estimasi biaya (Cost / Value Planning) dimulai dan diterapkan pada tahap concept design, agar sasaran dan target pelaksanaan dan penyelesaian proyek dan segi biaya (Construction Cost) design, mutu (Performance) dan waktu (Time Construction) dapat terpenuhi.
Jasa yang diberikan oleh Quantity Surveyor yang pasif dengan pendekatan-pendekatan secara tradisional dan hanya menunggu permintaan dari Owner dan Konsultan Perencana saja, terkadang kurang menyajikan suatu informasi mengenai biaya secara detail dan komprehensif melainkan hanya secara global dan umum saja.
Akibatnya Owner tidak memperoleh suatu gambaran mengenai Biaya Proyek secara jelas dan realistis hingga fungsi cost planning didalam tahap concept design menjadi tidak efektif.
Teknik secara tradisional tersebut memberikan gambaran sikap Quantity Surveyor yang pasif, sehingga hanya sekedar memberikan informasi tentang penambahan biaya saja, tanpa inisiatif idea dan saran untuk mencegah dan mengurangi penambahan biaya (cost overrun) tersebut.
PT. Rekagraha Quantitama akan selalu memenuhi komitmennya terutama didalam menerapkan sistem cost planning, modeling dan management services yang inovatif didalam merencanakan suatu budget estimate yang realistis, serta memberikan kajian-kajian yang komparatif dan berbagai sudut pandang desain (misal faktor bentuk, ketinggian, efisien dan kualitas suatu desain).
Melalui program penelitian dan pengembangan (research and development) dan ditunjang dengan sistem komputerisasi, maka pelayanan kami terhadap klien lebih ditingkatkan terutama didalam memberikan tanggapan yang cepat terhadap masalah desain dan alternatifnya. Menyusun Bill of Quantity yang cukup komprehensif dan melakukan kajian dan penilaian atas penawaran yang diajukan Peserta Tender secara sistematis.
Penerapan sistem cost planning, modeling dan management pada tahap concept design diharapkan akan dapat mencapai target budget yang realistis, sehingga baik klien maupun arsitek / engineer akan merasa yakin atas keberhasilan Proyek tersebut.
Dengan dilaksakan perencanaan biaya (cost planning) pada tahap concept design, serta melakukan prosedur pengendalian biaya pada setiap tahap perencanaan, maka diharapkan bahwa biaya yang dikeluarkan untuk pembangunan suatu Proyek masih berada dalam budget yang direncanakan
C. TAHAPAN LINGKUP KERJA REKAGRAHA QUANTITAMA 1. PENDAHULUAN
Tahapan lingkup kerja yang diuraikan dibawah ini merupakan lingkup kerja yang baku (standard) yang meliputi perencanaan, pengendalian dan laporan tentang biaya proyek pada seluruh tahap perencanaan (design stage)
2. GENERAL
a. Bersama-sama dengan proyek Manager dan seluruh Konsultan terkait melakukan kajian terhadap desain dan pengaruhnya dengan budget yang ada dalam tahap Perencanaan, Dokumentasi dan Pelaksanaan. b. Mengatur dan menyesuaikan alokasi waktu untuk Perencanaan,
Dokumentasi dan Pelaksanaan dengan program yang telah dibuat Project Manager.
c. Menghadiri rapat koordinasi Perencanaan, rapat proyek dan rapat lainnya atas permintaan PM.
d. Memberikan advis dan system Tender / Kontrak. 3. CONCEPT STAGE – COST PLANNING
a. Membuat estimasi budget biaya dari proyek termasuk infra struktur dan fasilitas penunjang lainnya berdasarkan requirement dan dengan menggunakan referensi data-data dari proyek yang sejenis.
b. Merencanakan biaya proyek agar desain yang diperoleh sesuai dengan budget.
c. Melakukan kajian terhadap bentuk dan model bangunan dan memberikan saran mengenai segi ekonomisnya.
d. Menyusun target biaya untuk setiap elemen, komponen, item pekerjaan sebagai acuan dalam pelaksanaan untuk pengendalian biaya (Cost Control)
e. Melakukan estimasi biaya berdasarkan desain alternatif dan usulan-usulan lainnya.
f. Mempersiapakan budget suatu Proyek.
g. Menyusun perkiraan cash flow untuk pembiayaan selama proyek berlangsung berdasarkan tahap-tahap pelaksanaan.
4. SCHEMATIC DESIGN COST- PLANNING a. Menyusun preliminary estimate
b. Menyusun dan melakukan penyesuaian terhadap preliminary estimate berdasarkan alternative design dan material / spesifikasi.
c. Menyusun Detailed Elemental Cost Plan berdasarkan bentuk, luas bangunan, material / spesifikasi yang telah disepakati.
d. Menyusun perkiraan cash flow.
e. Memeriksa kembali Detailed Elemental Cost Plan pada tahap schematic design dan memberikan laporan secara berkala mengenai efek penambahan / pengurangan biaya akibat perubahan design dan material / spesifikasi.
f. Menyusun laporan Biaya Proyek (Cost Control Statement) secara berkala berupa revisi estimate biaya yang diakibatkan adanya perubahan design dan spesifikasi.
5. DESIGN DEVELOPMENT STAGE- ESTIMATING AND COST CHECKING
a. Melakukan pemeriksaan dan evaluasi estimate biaya selama tahap design development, dan memberikan laporan secara berkala mengenai efek penambahan / pengurangan biaya akibat perubahan desain dan spesifikasi / material.
b. Menyusun Laporan Biaya Proyek (Cost Control Statement) secara berkala berupa revisi estimasi biaya yang diakibatkan adanya perubahan desain dan spesifikasi.
c. Menyusun perkiraan cash flow.
d. Menyusun Detailed Cost Estimate berdasarkan gambar-gambar yang dibuat dala tahap Design Development
e. Melakukan kajian estimasi biaya berikut perbandingannya. 6. TENDER DOCUMENTATION PHASE
a. Memberikan advis mengenai system Tender dan Kontrak.
b. Melakukan pemeriksaan dan evaluasi terhadap revisi estimasi biaya, dan memberikan laporan secara berkala mengenai efek perubahan / pengurangan biaya akibat perubahan desain dan spesifikasi / material. c. Menyusun dan mempersiapkan Dokumen Tender / Kontrak, Bill of
Quantity, daftar harga satuan sebagai pedoman Peserta Tender didalam mengajukan penawaran.
d. Menyusun dan membuat pre tender estimate berdasarkan Bill of Quantities.
e. Menjawab dan mengklarifikasikan pertanyaan – pertanyaan yang diajukan Peserta Tender.
f. Menghadiri pembukaan Tender.
g. Mengevaluasi dan menganalisa penawaran yang diajukan peserta tender yang dituangkan didalam Laporan Evaluasi Tender.
h. Membantu Pemberi Tugas didalam melakukan Klarifikasi dan Negosiasi dengan Peserta Tender.
i. Menyusun Dokumen Kontrak untuk ditanda tangani oleh Pemberi Tugas dan Kontraktor.
7. CONSTRUCTION PHASE-TIME, QUALITY AND COST CONTROL a. Membuat Laporan Posisi Keuangan proyek secara berkala (Financial
Statement Report)
c. Menilai dan mengevaluasi klaim pembayaran prestasi pekerjaan dari Kontraktor.
d. Menilai dan mengevaluasi klaim yang diajukan Kontraktor sehubungan dengan pekerjaan tambah.
e. Menilai dan mengevaluasi klaim yang diajukan Kontraktor sehubungan dengan perpanjangan waktu pelaksanaan.
f. Membuat Laporan Akhir proyek (Final Account) D. RINCIAN LINGKUP JASA QUANTITY SURVEYOR
Lingkup Jasa dibidang Quantity Surveyor dapat dibagi 2 (dua) tahap yaitu :
I. Tahap Pre Contract :
Dimulai dari tahap Perencanaan hingga ditunjuknya Kontraktor. II. Tahap Post Contract :
Dimulai dari tahap awal pelaksanaan hingga tahap perhitungan akhir nilai proyek (Final Account)
Ad I Tahap Pre Contract
1. Menyusun dan menyiapkan Rencana Anggaran Biaya Sementara (Preliminary Cost Plan) pada tahap awal Perencanaan disusul kemudian dengan Rencana Anggaran Biaya Dasar (Detailed Elemental Cost Estimate) berdasarkan gambar- gambar rencana yang telah dikembangkan. Lingkup ini termasuk juga Evaluasi Rencana Anggaran Biaya terhadap perubahan- perubahan desain dan / atau spesifikasi selama tahap Pengembangan Rencana (Design Development).
2. Memberikan informasi-informasi dan saran-saran didalam
penyusunan Rencana Anggaran Biaya baik kepada Pemberi Tugas maupun Konsultan Perencana lainnya mengenai pengaruhnya terhadap desain-desain atau material-material alternatif.
3. Memonitor Rencana Anggaran Biaya serta melakukan optimasi-optimasi terhadap biaya konstruksi dan lain-lain guna mendapatkan anggaran biaya yang ekonomis dan realistis.
4. Menghadiri rapat (jika diperlukan) Konsultan, khususnya mengenai hal yang berhubungan dengan Rencana Biaya dan masalah-masalah yang berhubungan dengan Administrasi (Kontrak). 5. Menyusun dan menyiapkan Dokumen Tender dan Bill of
Quantity sebagai pedoman untuk peserta tender didalam pengajuan penawaran (BID)
6. Menyusun dan membuat Rencana Anggaran Biaya berdasarkan item pekerjaan dan kuatitas yang tercantum didalam BQ (Pre Tender Estimate) sebagai pedoman didalam melakukan evaluasi terhadap penawaran-penawaran yang diajukan peserta tender.
7. Mengevaluasi dan mengkaji penawaran-penawaran yang diajukan Peserta Tender khususnya dari segi biaya dan administrasi yang dituangkan dalam bentuk Laporan Evaluasi Tender.
8. Ikut membantu pihak Pemberi Tugas atau Project Management didalam melakukan klarifikasi dan negosiasi dengan Peserta Tender 9. Membantu didalam penyusunan Daftar Master List bersama
Konsultan Perencana lainnya terutama untuk material-material import didalam proses pengajuan fasilitas bebas bea masuk.
10. Menyusun Cash Flow Proyek (terhadap biaya konstruksi) bila diperlukan, berdasarkan “S” curve standard.
11. Menyusun dan menyiapkan Dokumen Kontrak untuk
Ad.II Tahap Post Contract.
1. Menghadiri rapat dilapangan (bila mana diperlukan) maksimum 1 minggu sekali.
2. Mengevaluasi dan menilai klaim pembayaran prestasi pekerjaan yang diajukan Pemborong dengan mengadakan peninjauan
kelapangan untuk dilakukan pengecekan bersama antara
Pemborong, Quantity Surveyor dan Mangement Kontruksi (MK). Hasil evaluasi tersebut diatas selanjutnya dilampirkan pada Penilaian Pembayaran / Sertifikat Pembayaran.
3. Mengevaluasi menilai dan menyusun perhitungan pekerjaan tambah / kurang (Variation Order) berdasarkan perubahan-perubahan yang terjadi selama masa pelaksanaan, baik perubahan-perubahan dalam hal desain maupun spesifikasi, dimana perubahan ini didasarkan dari instruksi tertulis dari MK dan adanya perbedaan antara gambar Kontrak (Contract Drawing) dengan gambar pelaksanaan (Contruction Drawing). Hasil evaluasi dan penilaian tersebut dituangkan pada Sertifikat Pekerjaan Tambah / Kurang untuk disetujui oleh MK, Pemborong dan Pemberi Tugas.
4. Memberikan informasi-informasi disertai usulan-usulan kepada Pemberi Tugas atau Konsultan Perencana dalam hal Rencana Anggaran Biaya selama berlangsungnya pelaksanaan proyek, terhadap pengaruh adanya disain-disain alternatif pada struktur, arsitektur atau mekanikal / elektrikal, termasuk pula pemilihan-pemilihan material alternatif.
5. Menyusun laporan Posisi Keuangan terhadap Biaya Kontruksi (Financial Statement Report) setiap periode tertentu (minimum 3 bulan sekali). Laporan Posisi Keuangan ini menggambarkan Nilai Proyek berdasarkan perubahan - perubahan yang terjadi sampai saat disusunnya laporan tersebut, termasuk estimasi biaya-biaya lainnya untuk perubahan-perubahan yang diantisipasi.
6. Menyusun dan membuat Perhitungan Akhir Biaya Proyek (Final Account) berdasarkan Nilai Proyek Awal termasuk nilai-nilai pekerjaan tambah / kurang. Perhitungan Akhir Biaya Proyek tersebut menggambarkan Nilai Proyek Akhir secara keseluruhan (biaya konstruksi) jumlah pembayaran yang telah diterima Pemborong dan sisa pembayaran yang harus diterima oleh Pemborong.
Catatan :
a. Lingkup Jasa Konsultan Quantity Surveyor pada tahap Pre Contract maupun Post Contract adalah didasarkan atas suatu proyek yang ditenderkan dengan sistem “Lump Sum Fixed Price Contract” bukan Remeasurement.
b. Sistem tender adalah berdasarkan Bill of Quantity yang dibuat oleh Quantity Surveyor.
c. Pengertian biaya Proyek adalah Biaya Konstruksi tidak termasuk harga tanah, Jasa konsultan, supervise dan bunga bank.
d. Sistem tender adalah berdasarkan gambar design dan spesifikasi yang dibuat oleh Konsultan Perencana.
2.3 Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi Perusahaan Rekagraha Quantitama adalah terdiri dari :
Komisaris Utama : Ir. Endang Sumantri, MM
Komisaris : Ir. Gunawan Pranoto
Ir. Tb. Djuhanda Atmakusuma Bong Ai Tju
Direksi : Ir. R.M Bambang Poerwoko Bagaskoro
(President Director)
Moh. Rokhim, ST. (Director)
Technical Management : Taufik Hady (Project Leader / Chief of Civil Division)
Ariyanto (Project Leader/Chief of ME Division)
Administration Department : Supini (Administration Chief)
