BAHAN TAYANG MATA DIKLAT BENCHMARKING KE BEST PRACTICE DIKLATPIM TINGKAT I

BAHAN TAYANG

MATA DIKLAT BENCHMARKING

KE BEST PRACTICE

DIKLATPIM TINGKAT I

Sesuai Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara, Nomor 10Tahun 2013 Tentang Pedoman Penyelenggaraan Diklatpim Tingkat I

PUSDIKLAT SPIMNAS LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA

2014

BENCHMARKING

KE BEST PRACTICE

DIKLATPIM TK I



REFRESH KONSEP

BENCHMARKING



DESAIN BENCHMARKING

KE BEST PRACTICE



KESIMPULAN



LAMPIRAN

.

OVERVIEW MITRA BENCHMARKING . BENCHMARKING WORKSHEET



Contents

LAN-RI

Tahap I

Diagnosa Kebutuhan Perubahan Organisasi

Tahap II

Taking Ownership (Breaktrough I)

Tahap III

Merancang Perubahan dan Membangun Tim

Tahap IV

Laboratorium Kepemimpinan (Breaktrough II)

Tahap V

Evaluasi 13 Sesi ( 39 JP) 6 Sesi ( 18 JP) 44 Sesi ( 132 JP) 12 Sesi ( 36 JP) 8 Sesi ( 24 JP) 1. Integritas dan wawasan kebangsaan 2. Pembekalan isu strategis 3. Diagnostic Reading 4. Penjelasan Proyek Perubahan 1.Coaching 2.Counselling 1.Inovasi 2.MembangunTimEfektif

3.Benchmarking ke best practice

4.Merancang Proyek Perubahan 5.Merancang Policy Brief

6.Seminar Proyek Perubahan 7.Seminar Policy Brief

8.Pembekalan Implementasi Proyek Perubahan

1.Coaching

2.Counselling 1.Seminar LaboratoriumKepemimpinan 2.Evaluasi Kepemimpinan

LIMA TAHAPAN

PEMBELAJARAN

DIKLATPIM I

1.Inovasi

2.Membangun Tim Efektif

3.Benchmarking ke best practice

(15 Sesi 45 JP)

4.Merancang Proyek perubahan

5.Merancang Policy Brief

6.Seminar Proyek Perubahan

7.Seminar Policy Brief

8.Pembekalan Implementasi Proyek Perubahan

44 Sesi (32 JP)

Tahap III

Merancang Perubahan

dan Membangun Tim

Posisi Mata Diklat

Benchmarking

Kompetensi yang dibangun

Perubahan

budaya

organisasi,

perbaikan kinerja

dan peningkatan

kualitas SDM

Membaca bahan bacaan

dan mendiskusikan

organisasi yang memiliki

best practice bidang arah

kebijakan, mengunjungi

organisasi tsb.,

mengidentifikasi best

practice

.

Peserta mampu mengadopsi

dan mengadaptasi best practice

bidang arah kebijakan

Tujuan

PENGALAMAN

BELAJAR

BENCHMARKING

KE BEST PRACTICE

PROYEK

PERUBAHAN

POLICY

BRIEF

SEMINAR PROYEK PERUBAHAN SEMINAR POLICY BRIEF PEMBEKALAN IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN

Hubungan Benchmarking

ke Best Practice

dengan mata diklat lainnya

1. Gregory H. Watson ⇒

Bencmarking sebagai pencarian secara berkesinambungan dan penerapan secara nyata

praktik-praktik yang lebih baik yang mengarah pada kinerja kompetitif unggul.

2. David Kearns (CEO dari Xerox )

⇒

Benchmarking adalah suatu proses pengukuran terus-menerus atas produk, jasa dan tata cara kita terhadap pesaing kita yang terkuat atau badan usaha lain yang dikenal sebagai yang terbaik

3. IBM ⇒

Benchmarking merupakan suatu proses terus-menerus untuk menganalisis tata cara terbaik di dunia dengan maksud menciptakan dan mencapai sasaran dan tujuan dengan prestasi dunia

4. Teddy Pawitra

⇒

Bencmarking sebagai suatu proses belajar yang berlangsung secara sisitematis dan terus-menerus dimana setiap bagian dari suatu perusahaan dibandingkan dengan perusahaan yang terbaik atau pesaing yang paling unggul

5. Goetsch dan Davis ⇒

Benchmarking sebagai proses pembanding dan pengukuran operasi atau proses internal organisasi terhadap mereka yang trbaik dalam kelasnya, baik dari dalam maupun dari luar industri

Definisi Benchmarking

Essence :

Proses membandingkan dan mengukur suatu kegiatan organisasi terhadap

proses operasi yang terbaik di kelasnya

BENCHMARKING

TOOL FOR PRODUCTIVITY MANAGEMENT

PRODUCTIVITY ACCELERATOR

2

5

1

Benchmarking Paradigm

Benchmarking is one of the basic pillars of

learning organizations, because if

encourages people to watch other and Learn

from them.

( Benchmarking salah satu pilar organisasi pembelajaran , untuk memperhatikan orang lain dan belajar dari mereka)

4

Benchmarking as a process of learning

from others requires modesty, because

firstly you have to admit that somebody is

better than you in some field.

( Benchmarking yaitu Proses pembelajaran dari orang lain membutuhkan kerendahan hati , karena harus mengakui keunggulan orang lain )

Benchmarking does not mean uncritical copying,

which can be very risky when the company does not

understand the essence of their individual condition

(Benchmarking bukan berarti penyalinan tanpa kritik yang bisa sangat berisiko, ketika perusahaan tsb.tidak mengerti intisari dari kondisi individual mereka)

Benchmarking cannot be

limited to comparison or

ranking ( false benchmarking

),

Benchmarking tidak terbatas pada pembandingan atau renking ( itu Benchmarking yang salah)

3

The limits of benchmarking

application are primarily inside the

company.

( Batas batas aplikasi benchmarking, terutama ada di perusahaan)

(J.Nazarko ,2007)

Outputs, Results, Success Factors

Processes,Practices, Methods

US

_ANALYSISDATA Them

Data collection Benchmark WHAT ? How do WE do it ? How do THEY do it ? Who/what Is BEST ? Data collection

Summary of benchmarking concept

Product Benchmarking Process Benchmarkin g Strategic Benchmarkin g Organizational Benchmarking

Type of Benchmarking

Internal Benchmarking Enterprise Benchmarking Corporation Benchmarking External Benchmarking Competition Benchmarking Branch Benchmarking Branch independent Benchmarking

Classification of benchmarking

LAN-RI

Comparisons

World Leader

National Leader

Sector Leader

Sector standards

Best practices in company

Borrowing good ideas

Drawing conclusions from own success

R

ang

e

Pr

ocesses

Levels of benchmarking

LAN-RI

Phase of benchmarking Implementation

Analyze: Identify gaps in performance And find the root causes for the performance gaps 4 Plan: Critical success factoer,

select a process for Benchmarking, document the process , And develop Performance measures Adapt: Choose “best practice” Adapt to the company’s conditions , and implemen changes

Observe: Understand and document the partners’ process, both Performance and practice

Search: Find benchmarking partners 3 2 1 5

The benchmarking

wheel(Andersen)

(Bjorn

PERENCANAAN ANALISIS PENERAPAN EVALUASI

PENGAMATAN MENDALAM KONDISI INTERNAL PERUSAHAAN

 ANALISIS KEKUATAN

DAN KELEMAHAN

 PENGUKURAN KINERJA  PERSIAPAN BENCHMARKING

 IDENTIFIKASI TERHADAP MITRA POTENSIAL

 PERTUKARAN INFORMASI  SALING MENGUNJUNGI LOKASI

DAN PROSES OBSERVASI

PROSES ADAPTASI DAN PENERAPAN MELAKUKAN EVALUASI DAN PENGULANGAN DENGAN SEMANGAT PERBAIKAN DAN BERKELANJUTAN PROSES BENCHMARKING

PROSES BENCHMARKING

DESAIN

BENCHMARKING

VISION

MISSION

GOAL

OBJECTIVES

SCOPING

BENCHMARKING VISIT

DENGAN PENDEKATAN ARAH KEBIJAKAN

INDIKATOR

HASIL BELAJAR

.

MENGIDENTIFIKASI

BEST PRACTICE ARAH KEBIJAKAN

. MENYUSUN LESSON LEARNT

DARI BEST PRACTICE

. MENGADOPSI BEST PRACTICE

. MENGADAPTASI BEST PRACTICE

IDENTIFIKASI MASALAH INTERNAL IDENTIFIKASI MITRA BENCHMARKING . PENGUMPULAN INFORMASI . PENELITIAN . ANALISIS

. MELAKUKAN KUNJUNGAN UNTUK MENGAMATI DAN MEMPELAJARI BEST PRACTICE MEREKA

. LAKUKAN IDENTIFIKASI PRAKTEK MEREKA UNTUK KEUNGGULAN ORGANISASI KITA DIMASA DATANG

MELAKUKAN SURVEY TERHADAP MITRA BENCHMARKING UNTUK LANGKAH

PRAKTEK SELANJUTNYA

MENGIMPLEMENTASIKAN STRATEGI USAHA BARU UNTUK MENINGKATKAN KINERJA ORGANISASI KITA

UMPAN BALIK INPU T TI ND A K A N ST R A TEJI K O UTPU T

Proses Pelaksanaan

Beberapa Pertanyaan ...?

 Seberapa bagus yang kita kerjakan dibanding institusi lain ?

 Kita ingin menjadi seperti apa?

 Siapa yang saat ini kinerjanya terbaik ?

 Bagaimana mereka mencapai kinerja terbaik tersebut?

 Bagaimana kita mengadopsi apa yang mereka lakukan untuk institusi kita?

 Bagaimana kita bisa menunjukkan kita lebih baik dibanding mereka ?

PENGUMPULAN INFORMASI

TAHAPAN

Implementasi Benchmarking

LAN-RI ANALISIS IMPLEMENTASI IDENTIFIKASI MITRA BENCHMARKING TENTUKAN APA YANG

AKAN DI BENCHMARKING . Identifikasasi

. Memandang Organisasi . Kenali dan survey organisasi . Metode penyelidikan

. Faktor – faktor kritis dan pemecahannya

. Bandingkan organisasi sendiri dengan

organisasi yang akan di Benchmarking . Lakukan penelitian untuk menemukan

organisasi yg berpraktek terbaik (Best Practice)

. Susun daftar pertanyaan

. Kumpulkan informasi dari pasangan organisasi . Informasi dari sumber lain . Dokumentasi

. Check dan uji kebenaran

. Pengolahan data dan informasi. . Pengendalian kualitas informasi.

. Koreksi terhadap unsur yg di benchmarking . Identifikasi perbedaan

. Manfaatkan analisis

. Perhatikan implementasi . Gabungkan dengan rencana . Siapkan rencana perubahan. . Implemenatasi rencana.

1

2

3

4

5

Kesimpulan

Benchmarking bertujuan untuk menentukan kunci atau rahasia

sukses dari organisasi pesaing yg paling unggul /Best practice

Benchmarking diperlukan untuk memungkinkan organisasi dapat

membandingkan dengan organisasi kopetitor dan selanjutnya

menjadi alat strategi bagi manajemen untuk meningkatkan

kinerjanya

Sedangkan keuntungan yang diperoleh melalui Benchmarking

adalah untuk mengurangi biaya karena kesalahan, menurunkan

pencegahan sebelum kesalahan terjadi, penyederhanaan proses

BENCHMARKING

WORKSHEET SEBELUM VISIT

(MEMPELAJARI DOKUMEN LOKUS YANG DIKUNJUNGI

DAN MEMPRESENTASIKAN DI KELAS)

BAHAN TAYANG

MATA DIKLAT BENCHMARKING

KE BEST PRACTICE

DIKLATPIM TINGKAT II

Sesuai Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara, Nomor

11Tahun 2013 Tentang Pedoman Penyelenggaraan Diklatpim Tingkat II

PUSDIKLAT SPIMNAS LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA

2014

BENCHMARKING

KE BEST PRACTICE

DIKLATPIM TK II



REFRESH KONSEP

BENCHMARKING



DESAIN BENCHMARKING

KE BEST PRACTICE



KESIMPULAN



LAMPIRAN

.

OVERVIEW MITRA BENCHMARKING . BENCHMARKING WORKSHEET



Contents

LAN-RI

Tahap I

Diagnosa Kebutuhan Perubahan Organisasi

Tahap II

Taking Ownership (Breaktrough I)

Tahap III

Merancang Perubahan dan Membangun Tim

Tahap IV

Laboratorium Kepemimpinan (Breaktrough II)

Tahap V

Evaluasi 13 Sesi ( 39 JP) 6 Sesi ( 18 JP) 44 Sesi ( 132 JP) 12 Sesi ( 36 JP) 8 Sesi ( 24 JP) 1. Integritas dan wawasan kebangsaan 2. Pembekalan isu strategis 3.Organisasi Berkinerja Tinggi 4. Diagnostic Reading 5. Penjelasan Proyek Perubahan 1.Coaching 2.Counselling 1.Inovasi

2.Benchmarking ke best practice 3.MembangunTim Efektif

4.Merancang Proyek Perubahan 5.Seminar Proyek Perubahan 6.Pembekalan Implementasi

Proyek Perubahan

1.Coaching

2.Counselling 1.Seminar LaboratoriumKepemimpinan

2.Evaluasi

LIMA TAHAPAN

PEMBELAJARAN

DIKLATPIM II

1.Inovasi

2.

Benchmarking ke best practice

(15 Sesi 45 JP)

3.Membangun Tim Efektif

4.Merancang Proyek perubahan

5.Seminar Proyek Perubahan

6.Pembekalan Implementasi Proyek Perubahan

Tahap III

Merancang Perubahan

dan Membangun Tim

Posisi Mata Diklat

Benchmarking

Kompetensi yang dibangun

Perubahan

budaya

organisasi,

perbaikan kinerja

dan peningkatan

kualitas SDM

Membaca bahan bacaan

dan mendiskusikan

organisasi yang memiliki

best practice bidang

strategi kebijakan,

mengunjungi organisasi

tsb., mengidentifikasi best

practice

.

Peserta mampu mengadopsi

dan mengadaptasi best practice

bidang strategi kebijakan

Tujuan

PENGALAMAN

BELAJAR

BENCHMARKING

KE BEST PRACTICE

PROYEK

PERUBAHAN

SEMINAR PROYEK PERUBAHAN PEMBEKALAN IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN

Hubungan Benchmarking

ke Best Practice

dengan mata diklat lainnya

1. Gregory H. Watson ⇒

Bencmarking sebagai pencarian secara berkesinambungan dan penerapan secara nyata

praktik-praktik yang lebih baik yang mengarah pada kinerja kompetitif unggul.

2. David Kearns (CEO dari Xerox )

⇒

Benchmarking adalah suatu proses pengukuran terus-menerus atas produk, jasa dan tata cara kita terhadap pesaing kita yang terkuat atau badan usaha lain yang dikenal sebagai yang terbaik

3. IBM ⇒

Benchmarking merupakan suatu proses terus-menerus untuk menganalisis tata cara terbaik di dunia dengan maksud menciptakan dan mencapai sasaran dan tujuan dengan prestasi dunia

4. Teddy Pawitra

⇒

Bencmarking sebagai suatu proses belajar yang berlangsung secara sisitematis dan terus-menerus dimana setiap bagian dari suatu perusahaan dibandingkan dengan perusahaan yang terbaik atau pesaing yang paling unggul

5. Goetsch dan Davis ⇒

Benchmarking sebagai proses pembanding dan pengukuran operasi atau proses internal organisasi terhadap mereka yang trbaik dalam kelasnya, baik dari dalam maupun dari luar industri

Definisi Benchmarking

Essence :

Proses membandingkan dan mengukur suatu kegiatan organisasi terhadap

proses operasi yang terbaik di kelasnya

BENCHMARKING

TOOL FOR PRODUCTIVITY MANAGEMENT

PRODUCTIVITY ACCELERATOR

2

5

1

Benchmarking Paradigm

Benchmarking is one of the basic pillars of

learning organizations, because if

encourages people to watch other and Learn

from them.

( Benchmarking salah satu pilar organisasi pembelajaran , untuk memperhatikan orang lain dan belajar dari mereka)

4

Benchmarking as a process of learning

from others requires modesty, because

firstly you have to admit that somebody is

better than you in some field.

( Benchmarking yaitu Proses pembelajaran dari orang lain membutuhkan kerendahan hati , karena harus mengakui keunggulan orang lain )

Benchmarking does not mean uncritical copying,

which can be very risky when the company does not

understand the essence of their individual condition

(Benchmarking bukan berarti penyalinan tanpa kritik yang bisa sangat berisiko, ketika perusahaan tsb.tidak mengerti intisari dari kondisi individual mereka)

Benchmarking cannot be

limited to comparison or

ranking ( false benchmarking

),

Benchmarking tidak terbatas pada pembandingan atau renking ( itu Benchmarking yang salah)

3

The limits of benchmarking

application are primarily inside the

company.

( Batas batas aplikasi benchmarking, terutama ada di perusahaan)

(J.Nazarko ,2007)

Outputs, Results, Success Factors

Processes,Practices, Methods

US

_ANALYSISDATA Them

Data collection Benchmark WHAT ? How do WE do it ? How do THEY do it ? Who/what Is BEST ? Data collection

Summary of benchmarking concept

Product Benchmarking Process Benchmarkin g Strategic Benchmarkin g Organizational Benchmarking

Type of Benchmarking

Internal Benchmarking Enterprise Benchmarking Corporation Benchmarking External Benchmarking Competition Benchmarking Branch Benchmarking Branch independent Benchmarking

Classification of benchmarking

LAN-RI

Comparisons

World Leader

National Leader

Sector Leader

Sector standards

Best practices in company

Borrowing good ideas

Drawing conclusions from own success

R

ang

e

Pr

ocesses

Levels of benchmarking

LAN-RI

Phase of benchmarking Implementation

Analyze: Identify gaps in performance And find the root causes for the performance gaps 4 Plan: Critical success factoer,

select a process for Benchmarking, document the process , And develop Performance measures Adapt: Choose “best practice” Adapt to the company’s conditions , and implemen changes

Observe: Understand and document the partners’ process, both Performance and practice

Search: Find benchmarking partners 3 2 1 5

The benchmarking

wheel(Andersen)

(Bjorn

PERENCANAAN ANALISIS PENERAPAN EVALUASI

PENGAMATAN MENDALAM KONDISI INTERNAL PERUSAHAAN

 ANALISIS KEKUATAN

DAN KELEMAHAN

 PENGUKURAN KINERJA  PERSIAPAN BENCHMARKING

 IDENTIFIKASI TERHADAP MITRA POTENSIAL

 PERTUKARAN INFORMASI  SALING MENGUNJUNGI LOKASI

DAN PROSES OBSERVASI

PROSES ADAPTASI DAN PENERAPAN MELAKUKAN EVALUASI DAN PENGULANGAN DENGAN SEMANGAT PERBAIKAN DAN BERKELANJUTAN PROSES BENCHMARKING

PROSES BENCHMARKING

DESAIN

BENCHMARKING

LAN-RI

Formulated

Stategies

Implementation

Stategies

Evaluation

Stategies

Sumber : Model Komprehensif

Proses Manajemen Stratejik, : Fred R David,2006

SCOPING

BENCHMARKING VISIT

DIKLATPIM TK II

STRATEGI STRUKTUR NILAI BERSAMA (KULTUR) SISTEM KETERAMPILAN (MANAJEMEN) STAF (MANAJEMEN) GAYA (KEPEMIMPINAN)

IMPLEMENTASI

STRATEGI EFEKTIF (7-S McKinsey)

INDIKATOR

HASIL BELAJAR

.

MENGIDENTIFIKASI

BEST PRACTICE STRATEGI KEBIJAKAN

. MENYUSUN LESSON LEARNT

DARI BEST PRACTICE

. MENGADOPSI BEST PRACTICE

. MENGADAPTASI BEST PRACTICE

IDENTIFIKASI MASALAH INTERNAL IDENTIFIKASI MITRA BENCHMARKING . PENGUMPULAN INFORMASI . PENELITIAN . ANALISIS

. MELAKUKAN KUNJUNGAN UNTUK MENGAMATI DAN MEMPELAJARI BEST PRACTICE MEREKA

. LAKUKAN IDENTIFIKASI PRAKTEK MEREKA UNTUK KEUNGGULAN ORGANISASI KITA DIMASA DATANG

MELAKUKAN SURVEY TERHADAP MITRA BENCHMARKING UNTUK LANGKAH

PRAKTEK SELANJUTNYA

MENGIMPLEMENTASIKAN STRATEGI USAHA BARU UNTUK MENINGKATKAN KINERJA ORGANISASI KITA

UMPAN BALIK INPU T TI ND A K A N ST R A TEJI K O UTPU T

Proses Pelaksanaan

Beberapa Pertanyaan ...?

 Seberapa bagus yang kita kerjakan dibanding institusi lain ?

 Kita ingin menjadi seperti apa?

 Siapa yang saat ini kinerjanya terbaik ?

 Bagaimana mereka mencapai kinerja terbaik tersebut?

 Bagaimana kita mengadopsi apa yang mereka lakukan untuk institusi kita?

 Bagaimana kita bisa menunjukkan kita lebih baik dibanding mereka ?

PENGUMPULAN INFORMASI

TAHAPAN

Implementasi Benchmarking

LAN-RI ANALISIS IMPLEMENTASI IDENTIFIKASI MITRA BENCHMARKING TENTUKAN APA YANG

AKAN DI BENCHMARKING . Identifikasasi

. Memandang Organisasi . Kenali dan survey organisasi . Metode penyelidikan

. Faktor – faktor kritis dan pemecahannya

. Bandingkan organisasi sendiri dengan

organisasi yang akan di Benchmarking . Lakukan penelitian untuk menemukan

organisasi yg berpraktek terbaik (Best Practice)

. Susun daftar pertanyaan

. Kumpulkan informasi dari pasangan organisasi . Informasi dari sumber lain . Dokumentasi

. Check dan uji kebenaran

. Pengolahan data dan informasi. . Pengendalian kualitas informasi.

. Koreksi terhadap unsur yg di benchmarking . Identifikasi perbedaan

. Manfaatkan analisis

. Perhatikan implementasi . Gabungkan dengan rencana . Siapkan rencana perubahan. . Implemenatasi rencana.

1

2

3

4

5

Kesimpulan

Benchmarking bertujuan untuk menentukan kunci atau rahasia

sukses dari organisasi pesaing yg paling unggul /Best practice

Benchmarking diperlukan untuk memungkinkan organisasi dapat

membandingkan dengan organisasi kopetitor dan selanjutnya

menjadi alat strategi bagi manajemen untuk meningkatkan

kinerjanya

Sedangkan keuntungan yang diperoleh melalui Benchmarking

adalah untuk mengurangi biaya karena kesalahan, menurunkan

pencegahan sebelum kesalahan terjadi, penyederhanaan proses

BENCHMARKING

WORKSHEET SEBELUM VISIT

(MEMPELAJARI DOKUMEN LOKUS YANG DIKUNJUNGI

DAN MEMPRESENTASIKAN DI KELAS)

BAHAN TAYANG

MATA DIKLAT BENCHMARKING

KE BEST PRACTICE

DIKLATPIM TINGKAT III

Sesuai Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara, Nomor

12Tahun 2013 Tentang Pedoman Penyelenggaraan Diklatpim Tingkat III

PUSDIKLAT SPIMNAS LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA

2014

BENCHMARKING

KE BEST PRACTICE

DIKLATPIM TK III



REFRESH KONSEP

BENCHMARKING



DESAIN BENCHMARKING

KE BEST PRACTICE



KESIMPULAN



LAMPIRAN

.

OVERVIEW MITRA BENCHMARKING . LEMBAR KERJA BENCHMARKING



Contents

LAN-RI

Tahap I

Diagnosa Kebutuhan Perubahan Organisasi

Tahap II

Taking Ownership (Breaktrough I)

Tahap III

Merancang Perubahan dan Membangun Tim

Tahap IV

Laboratorium Kepemimpinan (Breaktrough II)

Tahap V

Evaluasi 1. wawasan kebangsaan 2. Integritas

3. Pembekalan isu strategis 4. Diagnostic Reading

5.Penjelasan Proyek Perubahan

1.Coaching 2.Counselling

1.Pengembangan potensi diri 2.Inovasi

3.Jejaring kerja

4.Budaya Kerja dalam Efektivitas kepemimpinan

5.Membangun Tim Efektif

6.Benchmarking ke Best Practice

7.Merancang proyek perubahan 8.Seminar presentasi Proyek Perubahan 9.Pembekalan Implementasi Proyek Perubahan. 1.Coaching 2.Counselling 1.Seminar Laboratorium Kepemimpinan 2.Evaluasi Kepemimpinan

LIMA TAHAPAN

PEMBELAJARAN

DIKLATPIM III

LAN-RI

Tahap III

Merancang Perubahan

dan Membangun Tim

Posisi Mata Diklat

Benchmarking

LAN-RI

1.Pengembangan potensi diri 2.Inovasi

3.Jejaring kerja

4.Budaya Kerja dalam Efektivitas kepemimpinan

5.Membangun Tim Efektif

6.Benchmarking ke Best Practice

7.Merancang proyek perubahan 8.Seminar presentasi

Proyek Perubahan

9.Pembekalan Implementasi Proyek Perubahan.

Kompetensi yang dibangun

Perubahan

budaya

organisasi,

perbaikan kinerja

dan peningkatan

kualitas SDM

Membaca bahan bacaan

dan mendiskusikan

organisasi yang memiliki

best practice bidang

pengelolaan program,

mengunjungi organisasi

tsb., mengidentifikasi best

practice

.

Peserta mampu mengadopsi

dan mengadaptasi best practice

bidang pengelolaan program

Tujuan

PENGALAMAN

BELAJAR

BENCHMARKING

KE BEST PRACTICE

PROYEK

PERUBAHAN

SEMINAR PRESENTASI PROYEK PERUBAHAN PEMBEKALAN IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN

Hubungan Benchmarking

ke Best Practice

dengan mata diklat lainnya

1. Gregory H. Watson ⇒

Bencmarking sebagai pencarian secara berkesinambungan dan penerapan secara nyata

praktik-praktik yang lebih baik yang mengarah pada kinerja kompetitif unggul.

2. David Kearns (CEO dari Xerox )

⇒

Benchmarking adalah suatu proses pengukuran terus-menerus atas produk, jasa dan tata cara kita terhadap pesaing kita yang terkuat atau badan usaha lain yang dikenal sebagai yang terbaik

3. IBM ⇒

Benchmarking merupakan suatu proses terus-menerus untuk menganalisis tata cara terbaik di dunia dengan maksud menciptakan dan mencapai sasaran dan tujuan dengan prestasi dunia

4. Teddy Pawitra

⇒

Bencmarking sebagai suatu proses belajar yang berlangsung secara sisitematis dan terus-menerus dimana setiap bagian dari suatu perusahaan dibandingkan dengan perusahaan yang terbaik atau pesaing yang paling unggul

5. Goetsch dan Davis ⇒

Benchmarking sebagai proses pembanding dan pengukuran operasi atau proses internal organisasi terhadap mereka yang trbaik dalam kelasnya, baik dari dalam maupun dari luar industri

Definisi Benchmarking

Essence :

Proses membandingkan dan mengukur suatu kegiatan organisasi terhadap

proses operasi yang terbaik di kelasnya

BENCHMARKING

TOOL FOR PRODUCTIVITY MANAGEMENT

PRODUCTIVITY ACCELERATOR

2

5

1

Benchmarking Paradigm

Benchmarking is one of the basic pillars of

learning organizations, because if

encourages people to watch other and Learn

from them.

( Benchmarking salah satu pilar organisasi pembelajaran , untuk memperhatikan orang lain dan belajar dari mereka)

4

Benchmarking as a process of learning

from others requires modesty, because

firstly you have to admit that somebody is

better than you in some field.

( Benchmarking yaitu Proses pembelajaran dari orang lain membutuhkan kerendahan hati , karena harus mengakui keunggulan orang lain )

Benchmarking does not mean uncritical copying,

which can be very risky when the company does not

understand the essence of their individual condition

(Benchmarking bukan berarti penyalinan tanpa kritik yang bisa sangat berisiko, ketika perusahaan tsb.tidak mengerti intisari dari kondisi individual mereka)

Benchmarking cannot be

limited to comparison or

ranking ( false benchmarking

),

Benchmarking tidak terbatas pada pembandingan atau renking ( itu Benchmarking yang salah)

3

The limits of benchmarking

application are primarily inside the

company.

( Batas batas aplikasi benchmarking, terutama ada di perusahaan) (J.Nazarko ,2007)

Outputs, Results, Success Factors

Processes,Practices, Methods

US

_ANALYSISDATA Them

Data collection Benchmark WHAT ? How do WE do it ? How do THEY do it ? Who/what Is BEST ? Data collection

Summary of benchmarking concept

Product Benchmarking Process Benchmarkin g Strategic Benchmarkin g Organizational Benchmarking

Type of Benchmarking

Internal Benchmarking Enterprise Benchmarking Corporation Benchmarking External Benchmarking Competition Benchmarking Branch Benchmarking Branch independent Benchmarking

Classification of benchmarking

LAN-RI

Comparisons

World Leader

National Leader

Sector Leader

Sector standards

Best practices in company

Borrowing good ideas

Drawing conclusions from own success

R

ang

e

Pr

ocesses

Levels of benchmarking

LAN-RI

Phase of benchmarking Implementation

Analyze: Identify gaps in performance And find the root causes for the performance gaps 4 Plan: Critical success factoer,

select a process for Benchmarking, document the process , And develop Performance measures Adapt: Choose “best practice” Adapt to the company’s conditions , and implemen changes

Observe: Understand and document the partners’ process, both Performance and practice

Search: Find benchmarking partners 3 2 1 5

The benchmarking

wheel(Andersen)

(Bjorn

PERENCANAAN ANALISIS PENERAPAN EVALUASI

PENGAMATAN MENDALAM KONDISI INTERNAL PERUSAHAAN

 ANALISIS KEKUATAN

DAN KELEMAHAN

 PENGUKURAN KINERJA  PERSIAPAN BENCHMARKING

 IDENTIFIKASI TERHADAP MITRA POTENSIAL

 PERTUKARAN INFORMASI  SALING MENGUNJUNGI LOKASI

DAN PROSES OBSERVASI

PROSES ADAPTASI DAN PENERAPAN MELAKUKAN EVALUASI DAN PENGULANGAN DENGAN SEMANGAT PERBAIKAN DAN BERKELANJUTAN PROSES BENCHMARKING

PROSES BENCHMARKING

DESAIN

BENCHMARKING

PROGRAM

GENERIK

SCOPING

BENCHMARKING VISIT

DIKLATPIM TK III

DENGAN PENDEKATAN PENGELOLAAN PROGRAM

LAN-RI

PROGRAM TEKNIS

Program yang menghasilkan pelayanan kepada masyarakat,

program bersifat khusus tidak duplikatif, harus dapat dievaluasi

pencapaian kinerja berdasarkan periode waktu tertentu,

dilaksanakan dalam periode jangka menengah, perubahan

hanya dapat dilakukan setelah melalui tahapan evaluasi.

PROGRAM GENERIK

Program yang bersifat pelayanan internal untuk mendukung

pelayanan aparatur dan / atau administrasi pemerintahan,

nomenklatur program dibuat unik dengan membedakan kode

programnya, ditujukan untuk menunjang pelaksanaan

program teknis).

PROGRAM

Sumnber: Pedoman penyusunan Renstra.

INDIKATOR

HASIL BELAJAR

.

MENGIDENTIFIKASI BEST PRACTICE

PENGELOLAAN PROGRAM

. MENYUSUN LESSON LEARNT

DARI BEST PRACTICE

. MENGADOPSI BEST PRACTICE

. MENGADAPTASI BEST PRACTICE

IDENTIFIKASI MASALAH INTERNAL IDENTIFIKASI MITRA BENCHMARKING . PENGUMPULAN INFORMASI . PENELITIAN . ANALISIS

. MELAKUKAN KUNJUNGAN UNTUK MENGAMATI DAN MEMPELAJARI BEST PRACTICE MEREKA

. LAKUKAN IDENTIFIKASI PRAKTEK MEREKA UNTUK KEUNGGULAN ORGANISASI KITA DIMASA DATANG

MELAKUKAN SURVEY TERHADAP MITRA BENCHMARKING UNTUK LANGKAH

PRAKTEK SELANJUTNYA

MENGIMPLEMENTASIKAN STRATEGI USAHA BARU UNTUK MENINGKATKAN KINERJA ORGANISASI KITA

UMPAN BALIK INPU T TI ND A K A N ST R A TEJI K O UTPU T

Proses Pelaksanaan

Beberapa Pertanyaan ...?

 Seberapa bagus yang kita kerjakan dibanding institusi lain ?

 Kita ingin menjadi seperti apa?

 Siapa yang saat ini kinerjanya terbaik ?

 Bagaimana mereka mencapai kinerja terbaik tersebut?

 Bagaimana kita mengadopsi apa yang mereka lakukan untuk institusi kita?

 Bagaimana kita bisa menunjukkan kita lebih baik dibanding mereka ?

PENGUMPULAN INFORMASI

TAHAPAN

Implementasi Benchmarking

LAN-RI ANALISIS IMPLEMENTASI IDENTIFIKASI MITRA BENCHMARKING TENTUKAN APA YANG

AKAN DI BENCHMARKING . Identifikasasi

. Memandang Organisasi . Kenali dan survey organisasi . Metode penyelidikan

. Faktor – faktor kritis dan pemecahannya

. Bandingkan organisasi sendiri dengan

organisasi yang akan di Benchmarking . Lakukan penelitian untuk menemukan

organisasi yg berpraktek terbaik (Best Practice)

. Susun daftar pertanyaan

. Kumpulkan informasi dari pasangan organisasi . Informasi dari sumber lain . Dokumentasi

. Check dan uji kebenaran

. Pengolahan data dan informasi. . Pengendalian kualitas informasi.

. Koreksi terhadap unsur yg di benchmarking . Identifikasi perbedaan

. Manfaatkan analisis

. Perhatikan implementasi . Gabungkan dengan rencana . Siapkan rencana perubahan. . Implemenatasi rencana.

1

2

3

4

5

Kesimpulan

Benchmarking bertujuan untuk menentukan kunci atau rahasia

sukses dari organisasi pesaing yg paling unggul /Best practice

Benchmarking diperlukan untuk memungkinkan organisasi dapat

membandingkan dengan organisasi kopetitor dan selanjutnya

menjadi alat strategi bagi manajemen untuk meningkatkan

kinerjanya

Sedangkan keuntungan yang diperoleh melalui Benchmarking

adalah untuk mengurangi biaya karena kesalahan, menurunkan

pencegahan sebelum kesalahan terjadi, penyederhanaan proses

LEMBAR KERJA

BENCHMARKING SEBELUM

KUNJUNGAN KE LOKUS

(MEMPELAJARI DOKUMEN LOKUS YANG AKAN DIKUNJUNGI

DAN MEMPRESENTASIKAN DI KELAS)

BAHAN TAYANG

MATA DIKLAT BENCHMARKING

KE BEST PRACTICE

DIKLATPIM TINGKAT IV

Sesuai Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara, Nomor 13Tahun 2013 Tentang Pedoman Penyelenggaraan Diklatpim Tingkat IV

PUSDIKLAT SPIMNAS LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA

2014

BENCHMARKING

KE BEST PRACTICE

DIKLATPIM TK IV



REFRESH KONSEP

BENCHMARKING



DESAIN BENCHMARKING

KE BEST PRACTICE



KESIMPULAN



LAMPIRAN

.

OVERVIEW MITRA BENCHMARKING . LEMBAR KERJA BENCHMARKING



Contents

LAN-RI

Tahap I

Diagnosa Kebutuhan Perubahan Organisasi

Tahap II

Taking Ownership (Breaktrough I)

Tahap III

Merancang Perubahan dan Membangun Tim

Tahap IV

Laboratorium Kepemimpinan (Breaktrough II)

Tahap V

Evaluasi 1. Pilar-pilar kebangsaan 2. Integritas

3. Standar Etika Publik

4. Sistem Administrasi Negara Kesatuan Republik Indonesia 5. Pembekalan Isu Aktual

Substantif Lembaga 6. Diagnostic Reading

7. Penjelasan Proyek Perubahan

1.Coaching 2.Counselling

1.Kecerdasan Emosi 2.Pengenalan potensi diri 3.Berfikir Kreatif dan Inovasi 4.Koordinasi dan Kolaborasi 5. Membangun Tim Efektif

6. Benchmarking ke Best Practice

7. Merancang Proyek Perubahan 8. Seminar Presentasi Proyek Perubahan 9. Pembekalan Implementasi Proyek Perubahan 1.Coaching 2.Counselling 1.Seminar Laboratorium Kepemimpinan 2.Evaluasi

LIMA TAHAPAN

PEMBELAJARAN

DIKLATPIM IV

LAN-RI

Tahap III

Merancang Perubahan

dan Membangun Tim

Posisi Mata Diklat

Benchmarking

LAN-RI

1.Kecerdasan Emosi 2.Pengenalan potensi diri 3.Berfikir Kreatif dan Inovasi 4.Koordinasi dan Kolaborasi 5. Membangun Tim Efektif

6. Benchmarking ke Best Practice

7. Merancang Proyek Perubahan 8. Seminar Presentasi

Proyek Perubahan

9. Pembekalan Implementasi Proyek Perubahan

Kompetensi yang dibangun

Perubahan

budaya

organisasi,

perbaikan kinerja

dan peningkatan

kualitas SDM

Membaca bahan bacaan

dan mendiskusikan

organisasi yang memiliki

best practice bidang

pengelolaan kegiatan,

mengunjungi organisasi

tsb., mengidentifikasi best

practice

.

Peserta mampu mengadopsi

dan mengadaptasi best practice

bidang Pengelolaan Kegiatan

Tujuan

PENGALAMAN

BELAJAR

BENCHMARKING

KE BEST PRACTICE

PROYEK

PERUBAHAN

SEMINAR PROYEK PERUBAHAN PEMBEKALAN IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN

Hubungan Benchmarking

ke Best Practice

dengan mata diklat lainnya

1. Gregory H. Watson ⇒

Bencmarking sebagai pencarian secara berkesinambungan dan penerapan secara nyata

praktik-praktik yang lebih baik yang mengarah pada kinerja kompetitif unggul.

2. David Kearns (CEO dari Xerox ) ⇒

Benchmarking adalah suatu proses pengukuran terus-menerus atas produk, jasa dan tata cara kita terhadap pesaing kita yang terkuat atau badan usaha lain yang dikenal sebagai yang terbaik

3. IBM ⇒

Benchmarking merupakan suatu proses terus-menerus untuk menganalisis tata cara terbaik di dunia dengan maksud menciptakan dan mencapai sasaran dan tujuan dengan prestasi dunia

4. Teddy Pawitra ⇒

Bencmarking sebagai suatu proses belajar yang berlangsung secara sisitematis dan terus-menerus dimana setiap bagian dari suatu perusahaan dibandingkan dengan perusahaan yang terbaik atau pesaing yang paling unggul

5. Goetsch dan Davis ⇒

Benchmarking sebagai proses pembanding dan pengukuran operasi atau proses internal organisasi terhadap mereka yang trbaik dalam kelasnya, baik dari dalam maupun dari luar industri

Definisi Benchmarking

Essence :

Proses membandingkan dan mengukur suatu kegiatan organisasi terhadap

proses operasi yang terbaik di kelasnya

BENCHMARKING

TOOL FOR PRODUCTIVITY MANAGEMENT

PRODUCTIVITY ACCELERATOR

2

5

1

Benchmarking Paradigm

Benchmarking is one of the basic pillars of

learning organizations, because if

encourages people to watch other and Learn

from them.

( Benchmarking salah satu pilar organisasi pembelajaran , untuk memperhatikan orang lain dan belajar dari mereka)

4

Benchmarking as a process of learning

from others requires modesty, because

firstly you have to admit that somebody is

better than you in some field.

( Benchmarking yaitu Proses pembelajaran dari orang lain membutuhkan kerendahan hati , karena harus mengakui keunggulan orang lain )

Benchmarking does not mean uncritical copying,

which can be very risky when the company does not

understand the essence of their individual condition

(Benchmarking bukan berarti penyalinan tanpa kritik yang bisa sangat berisiko, ketika perusahaan tsb.tidak mengerti intisari dari kondisi individual mereka)

Benchmarking cannot be

limited to comparison or

ranking ( false benchmarking

),

Benchmarking tidak terbatas pada pembandingan atau renking ( itu Benchmarking yang salah)

3

The limits of benchmarking

application are primarily inside the

company.

( Batas batas aplikasi benchmarking, terutama ada di perusahaan) (J.Nazarko ,2007)

Outputs, Results, Success Factors

Processes,Practices, Methods

US

_ANALYSISDATA Them

Data collection Benchmark WHAT ? How do WE do it ? How do THEY do it ? Who/what Is BEST ? Data collection

Summary of benchmarking concept

Product Benchmarking Process Benchmarkin g Strategic Benchmarkin g Organizational Benchmarking

Type of Benchmarking

Internal Benchmarking Enterprise Benchmarking Corporation Benchmarking External Benchmarking Competition Benchmarking Branch Benchmarking Branch independent Benchmarking

Classification of benchmarking

LAN-RI

Comparisons

World Leader

National Leader

Sector Leader

Sector standards

Best practices in company

Borrowing good ideas

Drawing conclusions from own success

R

ang

e

Pr

ocesses

Levels of benchmarking

LAN-RI

Phase of benchmarking Implementation

Analyze: Identify gaps in performance And find the root causes for the performance gaps 4 Plan: Critical success factoer,

select a process for Benchmarking, document the process , And develop Performance measures Adapt: Choose “best practice” Adapt to the company’s conditions , and implemen changes

Observe: Understand and document the partners’ process, both Performance and practice

Search: Find benchmarking partners 3 2 1 5

The benchmarking

wheel(Andersen)

(Bjorn

PERENCANAAN ANALISIS PENERAPAN EVALUASI

PENGAMATAN MENDALAM KONDISI INTERNAL PERUSAHAAN

 ANALISIS KEKUATAN

DAN KELEMAHAN

 PENGUKURAN KINERJA  PERSIAPAN BENCHMARKING

 IDENTIFIKASI TERHADAP MITRA POTENSIAL

 PERTUKARAN INFORMASI  SALING MENGUNJUNGI LOKASI

DAN PROSES OBSERVASI

PROSES ADAPTASI DAN PENERAPAN MELAKUKAN EVALUASI DAN PENGULANGAN DENGAN SEMANGAT PERBAIKAN DAN BERKELANJUTAN PROSES BENCHMARKING

PROSES BENCHMARKING

DESAIN

BENCHMARKING

KEGIATAN

GENERIK

SCOPING

BENCHMARKING VISIT

DIKLATPIM TK IV

DENGAN PENDEKATAN PENGELOLAAN KEGIATAN

LAN-RI

KEGIATAN TEKNIS

Adalah kegiatan prioritas nasional,

yaitu kegiatan-kegiatan dengan output spesifik

dalam rangka pencapaian sasaran nasional.

KEGIATAN GENERIK

Adalah kegiatan yang digunakan oleh beberapa

unit organisasi yang sejenis.

KEGIATAN

INDIKATOR

HASIL BELAJAR

.

MENGIDENTIFIKASI BEST PRACTICE

PENGELOLAAN KEGIATAN

. MENYUSUN LESSON LEARNT

DARI BEST PRACTICE

. MENGADOPSI BEST PRACTICE

. MENGADAPTASI BEST PRACTICE

IDENTIFIKASI MASALAH INTERNAL IDENTIFIKASI MITRA BENCHMARKING . PENGUMPULAN INFORMASI . PENELITIAN . ANALISIS

. MELAKUKAN KUNJUNGAN UNTUK MENGAMATI DAN MEMPELAJARI BEST PRACTICE MEREKA

. LAKUKAN IDENTIFIKASI PRAKTEK MEREKA UNTUK KEUNGGULAN ORGANISASI KITA DIMASA DATANG

MELAKUKAN SURVEY TERHADAP MITRA BENCHMARKING UNTUK LANGKAH

PRAKTEK SELANJUTNYA

MENGIMPLEMENTASIKAN STRATEGI USAHA BARU UNTUK MENINGKATKAN KINERJA ORGANISASI KITA

UMPAN BALIK INPU T TI ND A K A N ST R A TEJI K O UTPU T

Proses Pelaksanaan

Beberapa Pertanyaan ...?

 Seberapa bagus yang kita kerjakan dibanding

institusi lain ?

 Kita ingin menjadi seperti apa?

 Siapa yang saat ini kinerjanya terbaik ?

 Bagaimana mereka mencapai kinerja terbaik

tersebut?

 Bagaimana kita mengadopsi apa yang mereka

lakukan untuk institusi kita?

 Bagaimana kita bisa menunjukkan kita lebih

baik dibanding mereka ?

PENGUMPULAN INFORMASI

TAHAPAN

Implementasi Benchmarking

LAN-RI ANALISIS IMPLEMENTASI IDENTIFIKASI MITRA BENCHMARKING TENTUKAN APA YANG

AKAN DI BENCHMARKING . Identifikasasi

. Memandang Organisasi . Kenali dan survey organisasi . Metode penyelidikan

. Faktor – faktor kritis dan pemecahannya

. Bandingkan organisasi sendiri dengan organisasi yang akan di Benchmarking . Lakukan penelitian untuk menemukan

organisasi yg berpraktek terbaik (Best Practice)

. Susun daftar pertanyaan . Kumpulkan informasi

dari pasangan organisasi . Informasi dari sumber lain . Dokumentasi

. Check dan uji kebenaran

. Pengolahan data dan informasi. . Pengendalian kualitas informasi.

. Koreksi terhadap unsur yg di benchmarking . Identifikasi perbedaan

. Manfaatkan analisis

. Perhatikan implementasi

. Gabungkan dengan rencana . Siapkan rencana perubahan. . Implemenatasi rencana.

1

2

3

4

5

Kesimpulan

Benchmarking bertujuan untuk menentukan kunci atau rahasia

sukses dari organisasi pesaing yg paling unggul /Best practice

Benchmarking diperlukan untuk memungkinkan organisasi dapat

membandingkan dengan organisasi kopetitor dan selanjutnya

menjadi alat strategi bagi manajemen untuk meningkatkan

kinerjanya

Sedangkan keuntungan yang diperoleh melalui Benchmarking

adalah untuk mengurangi biaya karena kesalahan, menurunkan

pencegahan sebelum kesalahan terjadi, penyederhanaan proses

LEMBAR KERJA

BENCHMARKING SEBELUM

KUNJUNGAN KE LOKUS

(MEMPELAJARI DOKUMEN LOKUS YANG AKAN DIKUNJUNGI

DAN MEMPRESENTASIKAN DI KELAS)