PENGADAAN BARANG/JASA

(1)

(2)

Edisi : 1 Revisi : 06 Halaman : 1 dari 8

1. TUJUAN : Untuk memperoleh barang/jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan dalam jumlah yang cukup, dengan kualitas, spesifikasi dan harga yang terbaik dan dalam waktu yang masih dapat diterima.

2. RUANG LINGKUP : Berlaku untuk seluruh divisi pada PT. Sigma Cipta Utama yang menerapkan sistem manajemen mutu dan dijalankan oleh seluruh organisasi terutama Bagian Umum

 DEFINISI : Barang - Peralatan, suku cadang, barang habis pakai.

Jasa - Layanan yang diberikan untuk memenuhi

suatu kebutuhan.

DRKB/B - Daftar Rencana Kebutuhan Bahan/Barang

PR - Purchase Requisition (permintaan pembelian)

PO - Purchase Order

Digunakan untuk pengadaan barang/jasa

SPK - Surat Perintah Kerja

Surat untuk memulai pelaksanaan pekerjaan terhadap pekerjaan-pekerjaan yang

perhitungan volume atau spesifikasi dari pekerjaan yang sudah dapat diketahui dengan pasti dan disetujui.

Kontrak - Adalah perikatan perjanjian dari suatu

pekerjaan yang sudah pasti nilai dan atau jenis pekerjaannya serta batas waktunya.

P/L - Profit and Loss Statement

GR - Good receipt.

4. REFERENSI : ISO 9001:2008 klausul 7.4.2

Manual Mutu PT. Sigma Cipta Utama Sistem Aplikasi SAP

(3)

5.1. PEMBELIAN BARANG/JASA SECARA UMUM

5.1.1. Berdasarkan Annual Plan atau berdasarkan P/L, Section Head/unit kerja membuat permintaan Barang/Jasa 12 (dua belas) bulanan dengan mengisi formulir DRKB/B (F01/PM.16). Setelah diperiksa oleh Departement Head (GM)/atasan langsungnya, DRKB/B tersebut kemudian diserahkan kepada Section HR Dev. & GA/Pengadaan untuk diketahui Departement Head Finance & Administration, dan disetujui oleh Direktur.

5.1.2. Bidang/unit kerja mengajukan formulir permintaan barang/jasa kepada Section HR Dev. &

GA/Pengadaan dengan melampirkan salinan DRKB/B.

5.1.3. Formulir permintaan barang non asset harus ditandatangani oleh Departement Head/unit kerja dan Departement Head /atasan langsungnya.

5.1.4. Formulir permintaan barang/jasa yang merupakan barang asset harus ditandatangani oleh Manager bidang/unit kerja, Departement Head /atasan langsungnya dan Direktur.

5.1.5. Berdasarkan DRKB/B, bidang/unit kerja mengajukan anggaran bulanan ke bagian Keuangan.

5.1.6. Sesuai permintaan barang yang diajukan dan bukti adanya anggaran pengadaan barang/jasa tersebut dari bagian Keuangan, Section HR Dev. & GA/Pengadaan menerbitkan Purchase Requisition (PR) melalui sistem aplikasi SAP.

5.1.7. Pada formulir PR, “Request by” ditandatangani oleh Departement Head /Unit kerja dan pada bagian “Approved By” ditandatangani oleh Departement Head. atau oleh atasan langsungnya apabila dalam struktur tidak dibawah Departement Head, kemudian PR

tersebut diserahkan kepada Section HR Dev. & GA dan ditindaklanjuti oleh Bagian

Pengadaan.

5.1.8. Untuk permintaan barang yang tidak direncanakan sebelumnya, maka pada formulir permintaan barang harus diberi keterangan bahwa barang yang diminta merupakan pengganti (switching) dari barang yang tercantum dalam DRKB/B dengan nilai sama atau mendekati.

5.1.9. Berdasarkan PR yang diterima, Bagian Pengadaan menghubungi sekurang-kurangnya 3 (tiga) pemasok untuk dapat mengirimkan penawaran atas barang/jasa yang diperlukan dan memberitahukan segala persyaratannya.

(4)

5.1.10. Pemasok yang dinyatakan menang/terpilih harus menyerahkan fotokopi dokumen persyaratan yang sudah ditentukan dalam prosedur seleksi pemasok (PM.15) kepada Bagian Umum/Pengadaan.

5.1.11. Pemasok yang dinyatakan menang/terpilih selanjutnya dicatat pada Formulir Daftar Supplier/Subkontraktor Terseleksi.

5.1.12. Untuk pengadaan barang yang sama dan dibutuhkan pada waktu berikutnya, Section HR

Dev. & GA/Pengadaan akan meminta penawaran lagi kepada pemasok yang tercatat dalam

Daftar Pemasok Terseleksi.

5.1.13. Apabila pemasok-pemasok yang telah terseleksi dirasa belum kompetitif, maka Section HR Dev. & GA/Pengadaan mencari pemasok/kontraktor jasa baru untuk mengajukan penawaran.

5.1.14. Dengan menggunakan Formulir Sirkulasi Pemeriksaan (F04PM.16) Bagian Pengadaan mensirkulasikan salinan penawaran dan evaluasi penawaran (F03/PM.16) kepada bagian terkait untuk diperiksa jumlah, harga, spesifikasi teknis dan waktu sampainya. Setelah selesai diperiksa dikembalikan lagi ke Bagian Pengadaan.

5.1.15. Berdasarkan hasil evaluasi penawaran, Bagian Pengadaan mencetak PO dari sistem aplikasi SAP kemudian mengirimkannya kepada pemasok/kontraktor yang telah diperiksa dan disetujui oleh Direktur.

5.1.16. Terkait kontraktor jasa, Bagian Umum membuat SPK (F02/PM.16) untuk kontraktor jasa yang terpilih. Sebelum diserahkan kepada kontraktor, isi SPK terlebih dahulu diverifikasi oleh Bagian Legal.

5.1.17. PO/SPK/Kontrak ditandatangani selambat-lambatnya 10 hari kerja setelah ditentukan pemenangnya (Pemasok). Masing-masing Bidang/Unit termasuk Direktur diberi waktu 1 hari untuk memeriksa dan membubuhi tanda tangan, kecuali Bidang Marketing dan Departement Head terkait masing-masing 2 hari. Sedangkan yang mencatat tanggal masuk dan keluar adalah bagian Sirkulasi/atau Stafnya di masing-masing Bidang/Unit.

(5)

Suatu barang/jasa dapat diadakan secara khusus, yakni tidak menggunakan cara umum apabila memenuhi salah satu persyaratan berikut.

1. Bersifat mendesak (urgent).

2. Hanya ada satu pemasok yang dapat menyediakan barang/jasa yang dibutuhkan.

3. Calon pemasok telah memberikan dukungan pada saat proses tender yang pelaksanaan pekerjaannya membutuhkan barang/jasa tersebut.

4. Calon pemasok telah ditentukan oleh pelanggan.

Permohonan proses pengadaan secara khusus diusulkan oleh Departement Head bidang terkait kepada Direktur, diketahui oleh Departement Head Finance & Administration. Direktur menentukan cara pengadaan barang/jasa dengan menyetujui atau menolak usulan tersebut. 5.2.1. Untuk pengadaan barang/jasa yang sifatnya mendesak (urgent), catatan mutu atau

administrasi boleh menyusul setelah barang/jasa diterima.

5.2.2. Pemilihan pemasok untuk pengadaan barang/jasa secara khusus dapat dilakukan dengan penunjukan langsung kepada pemasok yang sanggup menyediakan barang/jasa yang dibutuhkan dalam waktu yang telah disepakati tanpa perlu adanya pembanding dan disertai dengan form persetujuan penunjukan langsung.

5.3. Pengadaan Barang/Jasa dengan nilai diatas Rp50.000.000,- (lima puluh juta rupiah)

5.3.1. Pengadaan barang/jasa yang nilainya di atas Rp50.000.000,- (lima puluh juta rupiah) dilakukan melalui Tim Negosiasi yang telah ditetapkan melalui Surat Keputusan Direktur. Pemasok yang dipanggil/menang yaitu pemasok yang memenuhi kriteria perusahaan dan mengajukan harga penawaran yang paling menguntungkan bagi perusahaan.

5.3.2. Tim Negosiasi bertanggung jawab dalam negosiasi harga pengadaan barang/jasa serta menjaga kerahasiaan sampai dengan acara negosiasi selesai dilaksanakan.

5.4. Barang/jasa yang diterima dari pemasok terlebih dahulu harus diinspeksi/diperiksa jumlah dan

spesifikasinya oleh Section HR Dev. & GA/Pengadaan bersama-sama dengan user. Jika dipandang

perlu, dalam proses pemeriksaan Section HR Dev. & GAdapat membawa personel dari bagian lain

yang mempunyai keahlian yang dibutuhkan.

5.5. Barang/jasa yang tidak sesuai dengan spesifikasi yang diminta harus dikembalikan kepada pemasok untuk diganti dengan barang yang sesuai atau diperbaiki hasil kerjanya.

(6)

5.6. Jika hasil inspeksi terhadap spesifikasi barang sudah sesuai, maka pada formulir Goods Receipt / GR (dari SAP) diberikan stempel/cap, sedangkan untuk pemeriksaan barang yang tidak mempunyai spesifikasi, tidak perlu stempel/cap sebelum diteruskan kepada pemakai (user).

5.7. Formulir GR yang sudah ditandatangani oleh pemakai digunakan sebagai lampiran invoice dan menjadi sumber data resmi untuk stock status dan asset status.

5.8. Pembelian atau pengadaan barang yang bersifat investasi mengacu pada Prosedur Holding (PT. Elnusa Tbk) yang terkait.

5.9. Pengadaan Barang/Jasa melalui KOPSI (Koperasi Karyawan PT. Sigma Cipta Utama) atau KOPEN (Koperasi Karyawan Elnusa) dapat dilakukan dengan proses Penunjukan Langsung.

6. PROSEDUR PENGADAAN BARANG/JASA DI DAERAH

6.1. Berdasarkan Annual Plan atau berdasarkan P/L, Pimpinan Proyek membuat permintaan Barang/Jasa 12 (dua belas) bulanan dengan mengisi formulir DRKB/B (F01/PM.16). Diperiksa

oleh Departement Head , kemudian diserahkan kepada Section HR Dev. & GA /Pengadaan

untuk diketahui oleh Departement Head Finance & Administration dan disetujui oleh Direktur. 6.2. Pengadaan barang/jasa dapat dilakukan di daerah dimana proyek tersebut berada sepanjang

memenuhi persyaratan dan spesifikasi yang diinginkan.

6.3. Pengadaan barang/jasa di daerah dilakukan karena lebih praktis, lebih efisien, dapat meminimalkan risiko kerusakan barang pada saat pengiriman serta dapat mempersingkat waktu untuk mendapatkan layanan purna jual.

6.4. Pemasok di daerah yang ditunjuk harus menyerahkan salinan dokumen NPWP, PKP, SIUP dan Surat Pemberian Nomor Kode Seri Faktur Pajak untuk memenuhi persyaratan administrasi yang berlaku di Bidang Keuangan baik secara Accountability dan Auditability.

6.5. Berdasarkan SK Direktur, Pimpinan Proyek diberi kewenangan untuk melakukan pengadaan barang/jasa langsung di daerah sampai dengan nilai Rp20.000.000,- (duapuluh juta rupiah) melalui pengajuan Panjar Kerja (PK).

(7)

6.6. Pengajuan permintaan barang/jasa yang menggunakan PK harus diperiksa oleh bagian Pengadaan Barang/Jasa dari pusat.

6.7. Pengadaan satu jenis barang/jasa untuk keperluan di daerah dengan nilai diatas Rp. 50.000.000.- (limapuluh juta rupiah) harus melalui Tim Negosiasi.

6.8. Pengadaan barang/jasa untuk keperluan di daerah yang melibatkan Tim Negosiasi, pemasok di daerah harus mengirimkan salinan dokumen persyaratan dan surat penawaran harga ke bagian Pengadaan Kantor Pusat untuk proses seleksi berikutnya.

6.9. Negosiasi pengadaan barang/jasa antara Tim Negosiasi dengan pemasok yang berada di daerah dapat dilakukan di daerah atau di Kantor Pusat.

6.10. Pengadaan barang yang dilakukan di daerah dengan menggunakan PK, dokumen administrasinya dikirim ke bagian Keuangan Kantor Pusat sebagai bukti laporan pertanggung jawaban.

6.11. Pemasok-pemasok di daerah tidak dicantumkan ke dalam Daftar Pemasok Terseleksi yang dikelola oleh Bagian Pengadaan. Tahapan seleksi dan evaluasi supplier dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah pada point 5.1 dan 5.2 .

7. LAMPIRAN :

A. Formulir DRKB/B (F01/PM.16/R2)

B. Formulir Surat Perintah Kerja ( SPK ) (F02/PM.16/R0)

C. Formulir Evaluasi Penawaran (F03/PM.16/R0)

D. Formulir Sirkulasi Pemeriksaan PO/SPK/Kontrak (F04/PM.16/R0) E. Formulir Surat Persetujuan Pembelian Urgent (F05/PM.16/R0) F. Formulir Surat Persetujuan Penunjukan Langsung (F06/PM.16/R0)

(8)

Aliran Proses Pengadaan Barang/Jasa. Prosedur Mutu No. 16.

Bagian Pengadaan Bidang/Unit

Mulai

Berdasarkan Annual Plan atau berdasarkan P/L membuat DRKB/B Berdasarkan DRKB/B dan setelah memastikan ketersediaan anggaran, membuat permintaan barang/ jasa Meminta penawaran harga min. kepada

tiga pemasok Melakukan evaluasi penawaran, negosiasi harga dan menetapkan pemenang Memasukkan informasi pemenang ke dalam Daftar Pemasok Terseleksi A

(9)

Aliran Proses Pengadaan Barang/Jasa. Prosedur Mutu No. 16.

Bagian Pengadaan Bidang/Unit

Tidak

Ya

Selesai Membuat Berita Acara

Serah Terima Barang/Jasa

cocok?

Mengembalikan barang dan meminta

ganti atau meminta perbaikan hasil kerja

ke pemasok Menerbitkan PO/SPK/

Kontrak

Melakukan pemeriksaan barang/

jasa yang diterima A

(10)

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

-( * ) = 0 : Investasi 1 : Inventaris 2 : Consumable

Disiapkan Oleh, Diperiksa Oleh, Mengetahui Disetujui Oleh,

Manager Bidang / Unit Depart. Head/Atasan Langsung _{Depart. Head Finance & Administration} Direktur

( ... ) ( ... ) ( ... ) ( ... ) TOTAL STATIONARY

(11)

PT. SIGMA CIPTA UTAMA, memberi perintah kerja kepada :

Nama : ……… Alamat : ………

Selanjutnya disebut ……….. 1. Untuk melaksanakan pekerjaan :

……… ……… Harga pekerjaan : Rp ……….

Terbilang: ……….. 2. Syarat-syarat,

3.1. Waktu penyerahan : ………hari, setelah tanggal Surat Kontrak. 3.2. Tempat penyerahan : ………. 3.3. Cara pembayaran : ………. 3.4. Waktu Garansi : ……….

3.5. Pelaksanaan pekerjaan : sesuai dengan petunjuk-petunjuk yang diberikan dan sesuai dengan perincian perbaikan-perbaikan dan penggantian-penggantian.

3. Biaya pekerjaan tersebut di atas dibebankan pada :

RCTR : ………. Demikian SPK ini diberikan untuk dilaksanakan sebaik-baiknya.

Setuju dengan harga dan sanggup melaksanakan pekerjaan sesuai dengan semua ketentuan dalam SPK ini.

(………)

Tangerang Selatan, ……… PT. SIGMA CIPTA UTAMA Direktur

(12)

No. Nama Perusahaan Alamat C ont ac t T elpon C ara Pem Harga Kem am puan Priorit as Penunjuk

A : Baik sekali B : Baik C : Cukup D : Kurang

Jabatan Tanda tangan Tanggal Evaluasi I : ______________Tangerang Selatan, ...… 1. Manager GA ____________ Tanggal Evaluasi II : ______________ Disetujui,

2. Manager Keuangan ____________ dst Manager GA

3. Manager (terkait) ____________

(13)

LOKASI :

NILAI / BIAYA :

JANGKA WAKTU :

NO DIPERIKSA INITIAL PARAF KETERANGAN VERIFIKASI

TERIMA SELESAI YA TDK Kelengkapan MPR Berdasarkan : - DRKB/B - PPKB/B - P/L - Investasi Penawaran I Penawaran II Penawaran III Evaluasi Penawaran Kelengkapan PO

Dibuat Verifikasi Diperiksa Oleh : Oleh :

( ) ( ) ( )

SARAN & KOMENTAR :

(14)

Alasan mengapa dikategorikan urgent (ditulis lengkap disertai dengan data) :

Tangerang Selatan, ... PT. SIGMA CIPTA UTAMA

Diajukan Oleh

(Manager Bidang /Unit)

Disetujui Oleh

(15)

Estimasi Harga barang/jasa persatuan berdasarkan penawaran :

(Dilampirkan)

Alasan mengapa dikategorikan penunjukan langsung ( ditulis lengkap disertai dengan data) :

Tangerang Selatan, ... PT. SIGMA CIPTA UTAMA

Diajukan Oleh

(Section Head HR Dev. & GA)

Disetujui Oleh