Perubahan Pada
Organisasi
Nur Rachmat, BPO, M.Kes
Perubahan tidak dapat
Suatu hari ada seseorang menemukan ulat kepompong di
sebuah pohon yang ada dihalaman rumahnya. Dan dia
membantu kupu-kupu muda itu keluar dari kepompongnya
Orang yang berniat untuk membantu sang kupu-kupu malah
tanpa disengaja telah membuat kupu-kupu tersebut mati muda.
Karena tidak dapat terbang akhirnya sang kupu-kupu tersebut
What Change?
• Change / berubah / perubahan berasal dari kata
‘metamorphoo’ yang artinya diubah, ditrasformasikan atau berubah bentuk.
"metanoia" (Yunani, μετ?νοια) berarti "perubahan pikiran".
Organization Change
Adalah perubahan yg terjadi pada diri organisasi,
dapat dilihat dari: - pergantian staf, - konflik organisasi - pertumbuhan dan
- pergantian pimpinan (Robbins,1994
)
Mengapa perlu berubah ? (Why)
Perubahan organisasi dapat didorong oleh pengaruh yang ditimbulkan dari:
lingkungan internal dan
eksternal organisasi. Lingkungan internal
Kapan diperlukan perubahan?
(When)
a. Perubahan tujuan
b. Pembelian peralatan baru c. Kelangkaan tenagakerja d. Peraturan pemerintah e. Ekonomi
f. Penggabungan
Siapa yang melakukan perubahan?
(Who)
Agen-agen perubahan
- Top Manager - Middle Manager - Firstline Manager
Dimana perubahan terjadi? (Where)
• STRUKTUR
- Perubahan design organisasi
• TEKNOLOGI & PROSES - Perubahan teknologi
produksi
- Perubahan proses bisnis / produksi
• ORANG
Bagaimana
cara
Perubahan perlu Manajemen !
Change Management
• Upaya yang dilakukan untuk mengelola akibat-akibat yang
ditimbulkan karena terjadinya perubahan dalam organisasi.
• Adalah proses mendiagnosa, menginisialisasi,
PENDEKATAN MANAJEMEN untuk
PERUBAHAN ORGANISASI
Pendekatan klasik yang dapat diterapkan ada 3 (tiga) langkah.
UNFREEZING : Upaya-upaya untuk mengatasi tekanan-tekanan dari kelompok penentang dan pendukung perubahan. Status quo dicairkan, kondisi yang sekarang berlangsung diguncang
sehingga orang merasa kurang nyaman.
MOVEMENT : Secara bertahap (step by step) tapi pasti,
perubahan dilakukan. Jumlah penentang perubahan berkurang dan jumlah pendukung bertambah. Untuk mencapainya, hasil-hasil perubahan harus segera dirasakan.
REFREEZING : Jika kondisi yang diinginkan telah tercapai,
stabilkan melalui aturan-aturan baru, sistem kompensasi baru, dan cara pengelolaan organisasi yang baru lainnya. Jika berhasil maka jumlah penentang akan sangat berkurang, sedangkan
Tahap-Tahap Manajemen
Perubahan
1. Tahap identifikasi perubahan
1. Tahap identifikasi perubahan
Diharapkan seseorang dapat mengenal perubahan apa yang akan dilakukan /terjadi. Dalam tahap ini seseorang atau kelompok dapat mengenal kebutuhan perubahan dan mengidentifikasi tipe perubahan.
2. Tahap perencanaan perubahan
2. Tahap perencanaan perubahan.
Pada tahap ini harus dianalisis mengenai diagnostik
situasional tehnik, pemilihan strategi umum, dan pemilihan. Dalam proses ini perlu dipertimbangkan adanya factor
3. Tahap implementasi perubahan
3. Tahap implementasi perubahan
dimana terjadi proses pencairan, perubahan dan
pembekuan yang diharapkan. Apabila suatu perubahan sedang terjadi kemungkinan timbul masalah. Untuk itu perlu dilakukan monitoring perubahan.
4. Tahap evaluasi dan umpan balik.
4. Tahap evaluasi dan umpan balik.
Untuk melakukan evaluasi diperlukan data, oleh karena itu dalam tahap ini dilakukan pengumpulan data dan evaluasi data tersebut. Hasil evaluasi ini dapat di umpan balik
Penolakan terhadap
perubahan dalam organisasi
•
Resistensi Individual
Resistensi individual
1. KEBIASAAN / budaya . Kebiasaan merupakan pola tingkah laku yang kita tampilkan secara berulang-ulang sepanjang hidup kita. Kita lakukan itu, karena kita merasa nyaman, menyenangkan.
2. RASA AMAN. Jika kondisi sekarang sudah memberikan rasa
aman, dan kita memiliki kebutuhan akan rasa aman relatif tinggi, maka potensi menolak perubahan pun besar.
3. FAKTOR EKONOMI. Faktor lain sebagai sumber penolakan atas perubahan adalah soal menurun-nya pendapatan.
4. TAKUT AKAN SESUATU YANG TIDAK DIKETAHUI.
Sebagian besar perubahan tidak mudah diprediksi hasilnya. Oleh karena itu muncul ketidak pastian dan keraguraguan.
Resistensi organisasi
1. INERSIA STRUKTURAL
1. INERSIA STRUKTURAL. penolakan yang terstrukur. Organisasi, lengkap dengan tujuan, struktur, aturan
main, uraian tugas, disiplin, dan lain sebagainya menghasilkan stabilitas.
2. FOKUS PERUBAHAN BERDAMPAK LUAS
2. FOKUS PERUBAHAN BERDAMPAK LUAS.
Perubahan dalam organisasi tidak mungkin terjadi hanya difokuskan pada satu bagian saja karena
organisasi merupakan suatu sistem. Jika satu bagian dubah maka bagian lain pun terpengaruh olehnya.
3. INERSIA KELOMPOK KERJA
3. INERSIA KELOMPOK KERJA. Walau ketika individu mau mengubah perilakunya, norma kelompok punya potensi untuk menghalanginya.
4. ANCAMAN TERHADAP KEAHLIAN
4. ANCAMAN TERHADAP KEAHLIAN. Perubahan dalam pola organisasional bisa mengancam keahlian kelompok kerja tertentu.
5. ANCAMAN TERHADAP ALOKASI SUMBERDAYA
5. ANCAMAN TERHADAP ALOKASI SUMBERDAYA. Kelompok-kelompok dalam organisasi yang
Mengatasi Resistensi atas
perubahaan
Ada 6 (enam) hal yang bisa dipakai untuk mengatasi resistensi perubahan
1) Pendidikan dan KomunikasiPendidikan dan Komunikasi. Berikan penjelasan secara tuntas tentang latar belakang, tujuan, akibat, dari diadakannya perubahan kepada semua pihak. Komunikasikan dalam
berbagai macam bentuk. Ceramah, diskusi, laporan, presentasi, dan bentuk-bentuk lainnya.
2) PartisipasiPartisipasi. Ajak serta semua pihak untuk mengambil keputusan. Pimpinan hanya bertindak sebagai fasilitator dan motivator. Biarkan anggota organisasi yang mengambil
keputusan.
4) NegosiasiNegosiasi. Cara lain yang juga bisa dilakukan adalah melakukan negosiasi dengan pihak-pihak yang menentang perubahan. Cara ini bisa dilakukan jika yang menentang mempunyai kekuatan yang tidak kecil. Misalnya dengan serikat pekerja. Tawarkan alternatif yang bisa memenuhi keinginan mereka
5) ManipulasiManipulasi. Manipulasi adalah menutupi kondisi yang
sesungguhnya. Misalnya memlintir (twisting) fakta agar tampak lebih menarik, tidak mengutarakan hal yang negatif, sebarkan rumor, dan lain sebagainya. Kooptasi dilakukan dengan cara memberikan kedudukan penting kepada pimpinan penentang perubahan dalam mengambil keputusan.
PERILAKU UMUM PERUBAHAN
YANG SUKSES
• Berkomunikasi secara terbuka • Mau bekerjasama
• Mau mengambil tanggungjawab • Memiliki visi yang sama
• Mampu memecahkan masalah secara efektif • Mendukung upaya manajemen
PERILAKU MANAJER DLM
PERUBAHAN YANG SUKSES
• Mampu membangun partisipasi bawahan • Manmpu memimpin dengan visi kedepan • Dapat berfungsi secara strategik
• Mampu menjadi aliran informasi
Penerapan SAP di PT CPI
Contoh kasus:
"SAP" System Analysis and Program Development
Charoen Pokphand Indonesia merupakan pemain di bidang industri pakan ternak yang telah menggunakan MySAP
Business Suite. Saat ini, CPI tengah merencanakan pembanguan sistem TI tahap selanjutnya guna
memaksimalkan manfaat dari solusi SAP.
Ruang lingkup proyek TI CPI meliputi 4 fase implementasi.
• Fase I merupakan implementasi untuk kantor pusat dan satu pabrik,
• Fase II, merupakan pembenahan personel management untuk seluruh internal perusahaan yang tercakup dibawah naungan CPI.
• Fase III merupakan implementasi modul-modul lainnya, • Fase IV atau terakhir merupakan pembangunan untuk unit
Kasus
Penerapan SAP pada PT. Charoen Pokphand Indonesia
memerlukan waktu dan proses karena menyangkut proses bisnis dan budaya kerja yang berubah dari sistem sebelumnya.
Untuk mencapai sasaran enterprise system yang terintegrasi serta SAP yang stabil dan terutilisasi secara optimal maka diperlukan adanya implementasi support
Janganlah kamu menjadi serupa dengan dunia ini, tetapi berubahlah oleh pembaharuan budimu, sehingga kamu dapat membedakan manakah yang baik
