PEMBUATAN PROGRAM UNTUK PENGENDALIAN PELAKSANAAN
PROYEK MENGGUNAKAN MICROSOFT ACCESS DENGAN
PENDEKATAN ANALISIS VARIANS
RULLY KURNIAWAN
Jurusan Teknik Sipil, FTSP, Universitas Gunadarma
ABSTRAKSI
Pengendalian pelaksanaan proyek adalah mengusahakan agar pekerjaan berjalan sesuai dengan rencana. Pengendalian pelaksanaan proyek dibutuhkan untuk mengukur penyimpangan nyata dari suatu kemajuan proyek yang direncanakan melalui tindakan korektif yang dapat menentukan suatu anggaran dan batas waktu suatu proyek.
Begitu pentingnya kebutuhan informasi-informasi yang melaporkan dan menggambarkan kondisi hasil pelaksanaan pekerjaan. Teknik pelaporan harus cepat dan akurat diberikan untuk menghindari keterlambatan, kerugian pembiayaan, kebutuhan tenaga kerja, dan permasalahan lainnya. Faktor-faktor dari permasalahan pelaksanaan proyek tersebut yang menjadikan pentingnya kebutuhan atas sistem informasi yang dapat membantu memberikan informasi yang cepat dan akurat.
Program pengendalian pelaksanaan proyek dikembangkan menggunakan Microsoft Access dengan rumusan perhitungan analisis varians. Program ini memberikan informasi perhitungan dan kondisi yang merespon hasil perhitungan terhadap data-data pelaksanaan proyek, pembiayaan proyek, kesuaian pengunaan waktu rencana. Program perhitungan yang ditampilkan untuk pengendalian pelaksanaan proyek adalah pengendalian kemajuan proyek, pengendalian biaya dan jadwal proyek, serta penentuan indeks produktivitas dan kinerja tenaga kerja.
Kata Kunci: Pengendalian Pelaksanaan Proyek, Microsoft Access, Analisis Varians.
PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
Pengendalian pelaksanaan proyek adalah mengusahakan agar pekerjaan
berjalan sesuai dengan rencana. Monitoring dan pengendalian proyek dibutuhkan
untuk mengukur penyimpangan nyata dari suatu kemajuan proyek yang
Dalam rangka pengendalian dan pengawasan terhadap pelaksanaan proyek
dibutuhkan suatu media atau alat yang mampu merangkum informasi-informasi yang
harus secara aktif diketahui, diikuti dan diamati selama pelaksanaan.
Untuk itu pembuatan program aplikasi yang dapat membantu dalam
pengendalian pelaksanaan proyek diperlukan. Program aplikasi tersebut
menggunakan Microsoft Access dengan pendekatan analisis varians untuk mempermudah kegiatan pengendalian pelaksanaan proyek dan monitoring biaya,
jadwal, dan kemajuan prestasi fisik tiap minggunya beserta keterangan yang
menjelaskan kondisinya.
2. Maksud dan Tujuan Penulisan
Membuat program untuk pengendalian pelaksanaan proyek menggunakan
Microsoft Access dengan pendekatan analisisvarians. 3. Ruang Lingkup Penulisan
Pada penulisan ini, studi kasus dilakukan dalam ruang lingkup sebagai berikut:
1. Pembuatan program pengendalian pelaksanaan proyek menggunakan Microsoft Access dengan pendekatan analisisvarians.
2. Uji coba kinerja (verifikasi dan validasi) program pengendalian pelaksanaan
proyek terhadap hasil perhitungan manual dari sampel data Proyek Hotel
Manhattan Kuningan Jakarta.
4. Kontribusi Penulisan
Menyediakan program untuk pengendalian pelaksanaan proyek menggunakan
Microsoft Access dengan pendekatan analisisvarians. 5. Lokasi Tugas Akhir
Penelitian ini menggunakan sampel data ditujukan untuk verifikasi dan validasi
program. Sampel data ini yang digunakan sebagai data masukkan bisa dari proyek
yang masih berjalan dan proyek yang sudah terealisasi. Dan pada penelitian ini data
yang digunakan adalah: Proyek Hotel Manhattan Kuningan Jakarta. Proyek ini sudah
berjalan atau termasuk dalam kategori proyek yang sudah direalisasikan.
TINJAUAN PUSTAKA
Untuk mendukung proses penulisan tugas akhir ini, pada tinjauan pustaka akan
membahas teori-teori yang berhubungan dengan topik penulisan tugas akhir ini.
Pembahasan yang dibahas meliputi pengendalian pelaksanaan proyek, analisis varians,
1. Pengendalian Pelaksanaan Proyek
Pengendalian proyek adalah mengusahakan agar pekerjaan berjalan sesuai
dengan rencana. Jadi dengan kata lain, berbagai macam kegiatan di kantor pusat
dan lapangan yang telah direncanakan harus dipantau dan dikendalikan
implementasinya agar hasilnya sesuai dengan sasaran yang telah ditentukan
(Suharto, 1997). Monitoring dan pengendalian proyek dibutuhkan untuk mengukur penyimpangan nyata dari suatu kemajuan proyek yang direncanakan melalui
tindakan korektif yang dapat menentukan suatu anggaran dan batas waktu suatu
proyek (Hegazy and Petzold, 2003). a. Unsur-unsur Pengendalian
Agar suatu sistem pengendalian dapat bekerja dengan efektif diperlukan
unsur-unsur berikut: tolak ukur yang realistis, perangkat yang dapat memproses
dengan cepat dan tepat, prakiraan yang akurat, dan rencana tindakan (action plan).
b. Aspek dan Obyek Pengendalian
Garis besar aspek dan obyek pengendalian proyek amat luas, diantaranya
yang terpenting adalah sebagai berikut: pengendalian kemajuan proyek,
pengendalian biaya, pengendalian waktu (jadwal), dan pengendalian kinerja dan
produktivitas.
c. Teknik dan Metode Pengendalian
Pada sistem pemantauan dan pengendalian disamping memerlukan
perencanaan yang realistis sebagai tolak ukur pencapaian sasaran, juga harus
dilengkapi dengan teknik dan metode yang dapat segera mengungkapkan
tanda-tanda terjadinya penyimpangan. Untuk pengendalian pelaksanaan proyek
terdapat beberapa macam teknik dan metode yang luas pemakainya, yaitu:
Pengendalian Kemajuan Proyek
Pada proses pengendalian kemajuan proyek, untuk mengetahui besaran
deviasi yang terjadi. Rumus yang digunakan:
Deviasi (%) = Realisasi (%) – Rencana (%)
Keterangan:
Deviasi adalah nilai selisih realisasi dengan rencana.
Realisasi adalah bobot prestasi yang terlaksana.
Rencana adalah bobot prestasi yang harus dicapai.
Tabel 1.
Kondisi Pada Pengendalian Kemajuan Proyek
Negatif Pelaksanaan Proyek Terlambat
Positif Pelaksanaa Proyek Cepat
Nol Pelaksanaannya Proyek Tepat Waktu
Sumber: (Suharto, 1997)
Pengendalian Biaya dan Jadwal
Untuk perhitungan pengendalian biaya dan jadwal, Rumus yang digunakan,
antara lain:
CV = BCWP - ACWP
SV = BCWP - BCWS
Keterangan:
CV (Cost Varians) ialah nilai besaran varians biaya. SV (Schedule Varians) ialah nilai besaran varians jadwal. BCWP (Budged Cost of Work Prefomed) ialah nilai hasil. ACWP (Actual Cost of Work Performed) ialah pengeluaran. BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled) ialah anggaran. Kondisi yang dihasilkan dari perhitungan diatas, antara lain:
Tabel 2.
Kondisi dari Perhitungan Pengendalian Biaya dan Jadwal
Varians Jadwal SV=BCWP–BCWS
Varians Biaya
CV=BCWP–ACWP Keterangan
Positif
Pekerjaan terlaksana lebih cepat daripada jadwal dengan biaya lebih kecil daripada anggaran.
Pekerjaan terlaksana tepat sesuai jadwal dengan biaya lebih rendah daripada anggaran.
Pekerjaan terlaksana sesuai anggaran dan selesai lebih cepat daripada jadwal. Pekerjaan terlaksana sesuai jadwal dan anggaran.
Pekerjaan selesai terlambat dan menelan biaya lebih tinggi daripada anggaran. Pekerjaan terlaksana sesuai jadwal dengan menelan biaya diatas anggaran. Pekerjaan selesai terlambat dan menelan biaya sesuai anggaran.
Pekerjaan selesai lebih cepat daripada rencana dengan menelan biaya diatas anggaran.
Pekerjaan selesai terlambat daripada rencana dengan biaya lebih rendah daripada anggaran
Pengendalian Indeks dan Produktivitas
Pengendalian ini digunakan untuk mengetahui besaran indeks dari sumber
daya (tenaga kerja) yang ada. Rumus yang digunakan adalah:
CPI = BCWP/ACWP
SPI = BCWP/BCWS
Keterangan:
CPI (Cost Productivity Indeks): indeks produktivitas biaya. SPI (ScheduleProductivity Indeks): indeks produktivitas jadwal. BCWP (Budged Cost of Work Prefomed): nilai hasil.
ACWP (Actual Cost of Work Performed): pengeluaran. BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled): anggaran. Kondisi yang dihasilkan dari perhitungan diatas, antara lain:
Tabel 3.
Kondisi Pada Indeks Produktivitas dan Kinerja
<1 Pengeluaran lebih besar dari anggaran dan realisasi lebih kecil dari rencana
>1 Pengeluaran lebih kecil dari anggaran dan realisasi lebih besar dari rencana
= 1 Pekerjaan terlaksana sesuai jadwal dan anggaran.
Sumber: (Suharto, 1997)
2. Analisis Varians
Analisis varians merupakan metode pengendalian yang luas pengunaanya,
yang baik untuk biaya dan jadwal. Mekanismenya adalah membandingkan
perencanaan dengan kenyataan hasil pelaksanaan (Suharto, 1997). Proses menganalisis varians dengan menggunakan data rencana rencana/aktual proyek yaitu: Grafik “S” dengan milestone dan bagan balok. Teknik pengendalian ini akan memperlihatkan perbedaan antara lain:
a. Biaya pelaksanaan dengan anggaran.
b. Waktu pelaksanaan dengan jadwal.
c. Tanggal mulai pelaksanaan dengan rencana.
d. Angka kenyataan pemakaian tenaga kerja dengan anggaran.
e. Jumlah penyelesaian pekerjaan dengan rencana.
3. Microsoft Access
a. Pengertian Microsoft Access
Microsoft Access adalah software yang merupakan bagian dari Microsoft Office yang digunakan untuk merancang, membuat, dan mengelola database
yang lebih daya guna, Visual Basic, Microsoft Excel, dan Microsoft Project
(Callahan, 1995).
b. Keunggulan Microsoft Access
Kemudahannya dalam mendisain struktur program.
Dapat memberikan informasi dari hasil perhitungan.
Tampilannya lebih menarik.
Menampilkan output program dalam laporan dan grafik.
c. Pengenalan Database
Database adalah kelompok fakta yang diatur berhubungan dengan
pengolahan data. Didalam Microsoft Access ada beberapa tingkatan data, yaitu: Field: kumpulan dari data sejenis, Record: kumpulan dari field sejenis, Table:
kumpulan dari record-record, dan Database: kumpulan dari tabel.
d. Arsitektur Database
Dalam merancang program harus mengerti dan memahami masing-masing
bagian dari arsitektur database pada Microsoft Access yaitu, antara lain: Table, Query, Form, Report, Page, Macro, dan Modul.
Gambar 1. Proses Alur Kerja Logika Dasar Umum Pada Microsoft Access
Sumber: (Sumiyana, 1994)
e. Operator Standar
Operator adalah perintah yang memanipulasi nilai atau variabel dan
memberikan suatu hasil. Data-data yang dimanipulasi atau dihasilkan oleh
operator, sehingga memberikan suatu hasil tertentu dinamakan operan.
Operator-operator yang sering digunakan dalam Microsoft Access adalah: Operator Aritmatika, Operator Relasi, Operator Logika, dan Operator String.
f. Operasi Percabangan
Operasi percabangan adalah sebuah operasi yang menganalisa suatu
keadaan dan mengambil keputusan berdasarkan pada hasil dari analisis
tersebut. Jika kondisi benar, maka akan dijalankan instruksi tertentu. Jika salah,
maka dijalankan instruksi yang lain.
Supaya pernyataan berkondisi bisa diproses, maka diperlukan beberapa
4. Program Pengendalian Pelaksanaan Proyek dengan Pendekatan Analisis
Varians
Program ini didasari pada penggunaan Microsoft Access dengan menggunakan pendekatan analisis varians yang dapat memberikan
informasi-informasi cepat pada proses pengendalian kemajuan proyek (bobot prestasi),
pengendalian biaya dan jadwal, dan indeks kinerja dan produktifitas sumber daya
(tenaga kerja). Output yang diberikan untuk pelaporan berupa hasil varians, kondisi
yang terjadi, dan grafik pembanding.
Gambar 2. Diagram Alur Kerja Program Pengendalian Pelaksanaan Proyek Sumber : Hasil Olahan
5. Hasil Penelitian Yang Relevan
Sebagai kerangka berpikir awal dan untuk mendukung dalam penelitian
selanjutnya, ada penelitian yang telah dilakukan oleh peneliti lain yang berhubungan
dan sesuai dengan masalah yang akan dibahas. Peneliti tersebut adalah Ahmad
Kurniawan dan Andan Yuniarto yang sama-sama berasal dari Fakultas Ekonomi
Universitas Gajah Mada. Hasil penelitiannya yaitu program berbasis Microsoft Access yang dikontribusikan untuk menitik beratkan pada Kasus Sistem Informasi Biaya Proyek, Kontraktor “Noyo Genggong”.
METODOLOGI PENELITIAN
Dalam setiap penelitian pada umumnya dikenal istilah “Metode Penelitian”. Dengan
adanya metode penelitian ini diharapkan agar disetiap langkah yang akan diambil dalam
penelitian dapat dilakukan dengan benar, sehingga penelitian tersebut dapat selesai
pada tahap pengambilan kesimpulan (Arikunto.S, 1995). INPUT
Data Kemajuan Proyek
Data Biaya dan Jadwal
PROSES
Nilai Deviasi
Nilai CV & SV
Nilai CPI & SPI
OUTPUT
Laporan Hasil Perhitungan Kondisi Yang Terjadi Grafik Perbandingan
Penelitian merupakan proses yang panjang dan menyeluruh, dimana berawal pada
minat untuk mengetahui fenomena tertentu. Gagasan tersebut ditujukan untuk lebih
mengenal hubungan antara bagian-bagian berdasarkan landasan teori yang ada.
Konseptualisasi proses-proses tersebut kemudian dituangkan menjadi suatu metode
penelitian lengkap dengan pola analisis observasi serta pengumpulan data yang
diperlukan. Dari hasil observasi yang dilakukan maka akan diperoleh data dan kemudian
data tersebut diolah dan dianalisis sehingga akhirnya dapat ditarik kesimpulan yang
diperlukan.
1. Metode dan Proses Penelitian
Program pengendalian pelaksanaan proyek yang akan dibuat adalah program
pendukung dalam suatu proses pengendalian pelaksanaan proyek atau kegiatan
monitoring, yang dapat memberikan informasi-informasi cepat kondisi yang terjadi
pada tiap minggunya sepanjang siklus proyek. Program ini ditujukan untuk efektifitas
kegiatan personil manajemen proyek dan kontruksi dalam mengambil keputusan
dalam kegiatan proyek berikutnya.
Pembuatan program pengendalian pelaksanaan proyek dilakukan dengan
menggunakan Microsoft Access, software ini merupakan bagian dari dari Microsoft Office yang digunakan untuk merancang, membuat, dan mengelola database (BSI, 2003). Program ini menggunakan pendekatan analisis varians. Analisis varians merupakan metode pengendalian yang luas pengunaanya, yang baik untuk biaya
dan jadwal. Mekanismenya adalah membandingkan perencanaan dengan kenyataan
hasil pelaksanaan (Suharto, 1997). 2. Cara Pengumpulan Data
Adapun cara pengumpulan data penulisan tugas akhir ini adalah :
a. Studi Kepustakaan (Library Research)
Studi pustaka ini dilakukan untuk memperoleh teori-teori, konsep-konsep serta
variabel-variabel. Hal tersebut bersumber dari catatan, jurnal ilmiah, buku dan
sebagainya guna mendukung dan memperkuat penelitian ini.
b. Studi Lapangan (Field Research)
Studi ini dilakukan dengan mengumpulkan data-data proyek kontruksi yang
sedang berjalan atau proyek konstruksi lampau berupa laporan harian,
mingguan, bulanan, dan grafik “S” rencana/aktual yang digunakan sebagai
sampel data guna melakukan verifikasi dan validasi program. Data yang
3. Verifikasi dan Validasi Program Pengendalian Pelaksanaan Proyek
Untuk mengetahui apakah program pengendalian pelaksanaan proyek yang
telah dibuat dapat dipergunakan sesuai tujuan dan untuk mengetahui keakuratan dari
program tersebut dapat diterima, maka dilakukan verifikasi dan validasi terhadap
program tersebut.
a. Verifikasi
Menurut Turban (1995), verifikasi adalah:
Berhubungan dengan pembuatan sistem yang “benar”, yaitu sistem yang secara teknis dapat dioperasikan (programnignya benar).
Subtansinya adalah sistem tersebut bisa/benar dalam implementasinya
(pada hal khusus).
b. Validasi
Menurut Turban (1995), validasi mengarah terhadap performance system, yaitu:
Berkenaan dengan pembuatan sistem yang benar secara teknik sesuai
dengan kebutuhan dari pemakai.
Berhubungan dengan kinerja sistem dengan tingkat akurasi yang dapat
diterima.
ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
1. Gambaran Sampel Data
Dari sampel yang diperoleh proses analisa datanya, yaitu dengan penggunaan
metode analisis varians. Data proyek yang digunakan dari proyek yang sedang
berjalan ataupun proyek yang telah direalisasikan. Pada data Proyek Hotel
Manhattan Kuningan Jakarta akan dianalisa sebagai sampel data masukan pada
program pengendalian pelaksanaan proyek. Data proyek ini termasuk dalam proyek
yang telah direalisasikan. Data yang dianalisis dengan metode analisis varians dari grafik “S”, laporan kemajuan proyek, dan pembiayaan proyek tiap minggu.
2. Perhitungan Manual Data Proyek
a. Perhitungan Untuk Deviasi Proyek
Pada proses perhitungan pengendalian kemajuan proyek untuk
menentukan deviasi, rumus yang dipakai adalah:
Deviasi = Akumulatif Realisasi (%) – Akumulatif Rencana (%)
b. Perhitungan Pembiayaan Proyek Berdasarkan Kemajuan Proyek
Untuk menentukan hasil perhitungan pembiayaan proyek tiap minggunya,
Rencana (Rp) = Akumulatif Rencana (%) * Nilai Kontrak
Realisasi (Rp) = Akumulatif Realisasi (%) * Nilai Kontrak
Deviasi (Rp) = Deviasi (%) * Nilai Kontrak
c. Perhitungan BCWP, BCWS, dan ACWP
Pada proses perhitungan untuk pengendalian biaya dan jadwal,
menentukan terlebih dahulu indikator-indikator untuk perhitungan dengan metode
analisis varians terpadu (BCWS, ACWP, dan BCWP). Perhitungan untuk
indikator-indikator ini diperoleh dari:
ACWP = Akumulatif Rencana (Rp)
BCWP = Akumulatif Realisasi (Rp)
BCWS = ACWP + Deviasi Biaya (Tiap Minggu Sebelumnya)
d. Perhitungan Varians Biaya dan Jadwal
Pada perhitungan ini menggunakan metode analisis varians terpadu untuk
menentukan varians biaya dan jadwal pada kegiatan pengendalian biaya dan
jadwal. Data-data yang digunakan berdasarkan Tabel 4.3. sebagai
indikator-indikator untuk perhitungan dengan metode analisis varians terpadu, rumus yang
digunakan:
Varians Jadwal (SV) = BCWP – BCWS
Varians Biaya (CV) = BCWP – ACWP
e. Perhitungan Indeks Produktivitas dan Kinerja
Perhitungan ini untuk mengetahui efisiensi penggunaan sumber daya
suatu proyek. Dari hasil yang diperoleh dapat menentukan kesesuaian
kebutuhan tenaga kerja untuk kegiatan proyek. Rumus yang digunakan:
Indeks Kinerja Biaya (CPI) = BCWP/ACWP
Indeks Kinerja Jadwal (SPI) = BCWP/BCWS
3. Pembahasan Hasil Perhitungan dan Kondisi Yang Terjadi Pada Proyek Hotel
Manhattan Kuningan Jakarta
Pembahasan ini adalah pembahasan dimana hasil perhitungan dengan
metode analisis varians dapat menggambarkan kondisi yang terjadi tiap minggu. Hal
ini dapat mengendalikan dan memonitor permasalahan penjadwalan dan kesesuaian
pengeluaran biaya dengan nilai hasil yang dicapai dari pelaksanaan proyek.
a. Pengendalian Kemajuan Proyek
Pada pengendalian kemajuan proyek, perhitungan deviasi dapat
menggambarkan kondisi yang terjadi tiap minggunya. Kondisi yang terjadi antara
Apabila hasil deviasi nilainya positif (+), berarti pelaksanaan proyek cepat.
Kondisi ini terlihat bahwa realisasi pelaksanaan proyek berjalan lebih cepat
daripada rencana.
Apabila hasil deviasi negatif (-), berarti pelaksanaan proyek terlambat.
Kondisi ini terlihat bahwa realisasi pelaksanaan proyek berjalan lebih lambat
daripada rencana.
Apabila hasil deviasi nilainya nol atau nilai realisasi sama dengan rencana
(=0), berarti pelaksanaan proyek tepat waktu atau sesuai rencana. Kondisi ini
terlihat bahwa realisasi pelaksanaan proyek berjalan sesuai dengan rencana.
Faktor-faktor yang mempengaruhi cepat tidaknya prestasi fisik dicapai,
biasanya dipengaruhi oleh:
Kesiapan sumber daya (tenaga kerja, material, dan peralatan).
Pembiayaan proyek.
Perbaikan kesalahan pengerjaan.
Faktor cuaca.
Berdasarkan hasil perhitungan deviasi dalam pengendalian kemajuan
proyek, kita dapat mengetahui kesesuaian realisasi pelaksanaan terhadap
rencana. Dan menggambarkan tindakan yang harus dicapai untuk tahap
pelaksanaan proyek berikutnya.
b. Pengendalian Biaya dan Jadwal
Pada pengendalian biaya dan jadwal dari hasil perhitungan varians biaya
dan jadwal dapat menggambarkan kondisi yang terjadi tiap minggunya. Kondisi
yang terjadi antara lain:
Varians Biaya
Jika hasil varians biaya nilainya positif, berarti pengeluaran lebih besar daripada anggaran.
Jika hasil varians biaya nilainya negatif, berarti pengeluaran lebih kecil daripada anggaran.
Jika hasil varians biaya nilainya nol atau sama dengan nol, berarti pengeluaran sesuai dengan anggaran.
Indikasi-indikasi yang menyebabkan terjadinya perbedaan hasil varians
biaya dipengaruhi oleh:
Terjadinya kesalahan pelaksanaan jenis pekerjaan.
Kesuaian hasil prestasi fisik yang dicapai dengan biaya yang lebih murah.
Varians Jadwal
Jika hasil varians jadwal nilainya positif, berarti realisasi pekerjaan lebih besar daripada rencana/jadwal.
Jika hasil varians jadwal nilainya negatif, berarti realisasi pekerjaan lebih kecil daripada rencana/jadwal.
Jika hasil varians jadwal nilainya nol atau sama dengan nol, berarti realisasi pekerjaan sesuai dengan rencana/jadwal.
Indikasi-indikasi yang menyebabkan terjadinya perbedaan hasil varians
jadwal sama dengan hasil deviasi prestasi pekerjaan.
Berdasarkan hasil-hasil perhitungan pada pengendalian biaya dan jadwal
bahwa angka negatif varians biaya terpadu yang menunjukkan bahwa biaya lebih
tinggi dari anggaran, disebut cost overrun. Angka nol menunjukkan pekerjaan terlaksana sesuai biaya. Sementara angka positif berarti pekerjaan terlaksana
dengan biaya kurang dari pada anggaran, yang disebut cost underrun. Demikian juga halnya dengan jadwal; angka negatif berarti terlambat, angka nol berarti
tepat, dan positif berarti lebih cepat daripada rencana.
c. Pengendalian Produktivitas dan Kinerja
Pada pengendalian biaya dan jadwal dari hasil perhitungan varians biaya
dan jadwal dapat menggambarkan kondisi yang terjadi tiap minggunya. Kondisi
yang terjadi antara lain:
Indeks Kinerja Biaya
Jika hasil indeks produktivitas dan kinerja biaya nilainya lebih besar dari satu (>1), berarti pengeluaran lebih kecil daripada anggaran.
Jika hasil indeks produktivitas dan kinerja biaya nilainya kurang dari satu (<1), berarti pengeluaran lebih besar daripada anggaran.
Jika hasil indeks produktivitas dan kinerja biaya nilainya satu atau sama dengan satu (=1), berarti pengeluaran sesuai dengan anggaran.
Indeks Kinerja Jadwal
Jika hasil indeks produktivitas dan kinerja jadwal nilainya lebih besar dari satu (>1), berarti realisasi pekerjaan lebih besar daripada
rencana/jadwal.
Jika hasil indeks produktivitas dan kinerja jadwal nilainya kurang dari satu (<1), berarti realisasi pekerjaan lebih kecil daripada rencana/jadwal. Jika hasil indeks produktivitas dan kinerja jadwal nilainya satu atau sama dengan satu (=1), berarti realisasi pekerjaan sesuai dengan
Dengan mengetahui besaran indeks produktivitas dan kinerja, diharapkan
dapat menyesuaikan penyediaan jumlah tenaga kerja. Jika angka produktivitas
yang bergerak ke bawah memberikan petunjuk bertambah besarnya jumlah
keperluan tenaga kerja untuk jumlah pekerjaan tertentu.
PEMBUATAN PROGRAM PENGENDALIAN PELAKSANAAN PROYEK
1. Kerangka Desain Program
Struktur program ini terdiri atas:
a. Desain Tabel
Tabel adalah bagian dari database yang didalamnya terdapat sekumpulan data
yang memiliki struktur tabel, record, field, dan nilai data. Tabel pada program ini
didesain sesuai pengelompokan data-data untuk tiap-tiap pengendalian. Tabel
yang didesain untuk perhitungan pengendalian pelaksanaan proyek, antara lain:
Spesifikasi proyek, pengendalian kemajuan proyek, pengendalian biaya dan
jadwal proyek, serta pengendalian produktivitas dan kinerja pengunaan tenaga
kerja.
b. Desain Query
Suatu fasilitas yang mempunyai kemampuan mengolah data field dari tabel agar
dapat dimanipulasi. Didalam mendisain query rumusan perhitungan atau
calculated field pada analisis varians dimasukkan untuk memanipulasi data proyek. Rumusan perhitungan atau calculated field yang dimasukkan pada program ini, antara lain: perhitungan-perhitungan varians, kondisi-kondisi hasil
perhitungan, dan keterangan dari hasil perhitungan pengendalian pelaksanaan
proyek.
c. Desain Form
Mempermudah memasukkan data pada tabel, menampilkan data, mencari data,
memperbaiki data dan mencetaknya. Interface yang didesain dan ditampilkan untuk memudahkan pengguna dalam memasukkan data-data proyek pada tabel
pada program tersebut, antara lain: spesifikasi proyek, pengendalian kemajuan
proyek, pengendalian biaya dan jadwal, serta pengendalian produktivitas dan
kinerja.
d. Desain Report
Merupakan hasil dari pengelolaan database yang disajikan secara informatif
berupa laporan tertulis dari hasil pekerjaan, baik itu laporan di monitor atau
laporan pada cetakan kertas. Bentuk laporan untuk media penyampaian
informasi dari program tersebut, antara lain: laporan-laporan hasil perhitungan
2. Perhitungan (Calcullated Field) Pada Program
a. Pengendalian Kemajuan Proyek
Rumusan pada proses perhitungan pengendalian kemajuan proyek ini,
menentukan besaran deviasi yang terjadi. Rumusan yang digunakan adalah:
Deviasi = Realisasi (%) - Rencana (%)
b. Pengendalian Biaya dan Jadwal
Rumusan pada proses perhitungan pengendalian biaya dan jadwal proyek
ini, menentukan kesuaian anggaran yang dialirkan dengan nilai hasil fisik proyek.
Rumusan yang digunakan adalah:
Varians Jadwal (SV) = BCWP – BCWS
Varians Biaya (CV) = BCWP – ACWP
BCWS : Anggaran yang dialirankan tiap skala waktu tertentu.
ACWP : Jumlah anggaran terpakai tiap skala waktu tertentu.
BCWP : Nilai hasil pelaksanaan tiap skala waktu tertentu.
c. Indeks Produktivitas dan Kinerja
Rumusan pada proses perhitungan indeks produktivitas dan kinerja untuk
mengukur efisiensi sumber daya/ tenaga kerja yang telah ada. Rumusan yang
digunakan adalah
Indeks Kinerja Biaya (CPI) = BCWP/ACWP
Indeks Kinerja Jadwal (SPI) = BCWP/BCWS
3. Kondisi Yang Terjadi dari Hasil Perhitungan
Dari hasil perhitungan diatas, kita dapat menyimpulkan bagaimana kondisi
yang terjadi pada proyek. Maka keterangan dari kondisi yang terjadi yaitu, antara
lain:
a. Pengendalian Kemajuan Proyek
Kondisi yang mengambarkan hasil perhitungan adalah:
Tabel 4.
Kondisi Dari Hasil Perhitungan Pengendalian Kemajuan Proyek
Negatif Pelaksanaan Proyek Terlambat
Positif Pelaksanaa Proyek Cepat
Nol Pelaksanaan Proyek Tepat Waktu
Sumber: (Suharto, 1997)
b. Pengendalian Biaya dan Jadwal
Tabel 5.
Kondisi Dari Hasil Perhitungan Pengendalian Biaya dan Jadwal
Varians Jadwal
Pekerjaan terlaksana lebih cepat daripada jadwal dengan biaya lebih kecil daripada anggaran.
Pekerjaan terlaksana tepat sesuai jadwal dengan biaya lebih rendah daripada anggaran.
Pekerjaan terlaksana sesuai anggaran dan selesai lebih cepat daripada jadwal. Pekerjaan terlaksana sesuai jadwal dan anggaran.
Pekerjaan selesai terlambat dan menelan biaya lebih tinggi daripada anggaran. Pekerjaan terlaksana sesuai jadwal dengan menelan biaya diatas anggaran. Pekerjaan selesai terlambat dan menelan biaya sesuai anggaran.
Pekerjaan selesai lebih cepat daripada rencana dengan menelan biaya diatas anggaran.
Pekerjaan selesai terlambat daripada rencana dengan biaya lebih rendah daripada anggaran
Sumber: (Suharto, 1997)
c. Indeks Produktivitas dan Kinerja
Dalam program perhitungan indeks produktivitas dan kinerja, bila didapat hasil
perhitungan (= 0) maka keterangan pada program ini tidak dapat
menggambarkan kondisi hasil perhitungan tersebut atau diasumsikan proyek
belum berjalan. Kondisi yang menggambarkan hasil perhitungan adalah:
Tabel 6.
Kondisi Dari Hasil Perhitungan Pengendalian Produktivitas dan Kinerja
<1 Pengeluaran lebih besar dari anggaran dan realisasi lebih kecil dari rencana
>1 Pengeluaran lebih kecil dari anggaran dan realisasi lebih besar dari rencana
= 1 Pekerjaan terlaksana sesuai jadwal dan anggaran.
Sumber: (Suharto, 1997)
4. Menambahkan Event Procedure
Event Procedure digunakan pada baris dan tombol perintah yang ada di form-form program pengendalian pelaksanaan proyek. Penambahan ini dilakukan demi
a. SetFokus digunakan untuk memberitahukan Microsoft Access untuk mengarahkan fokus ke form yang ditentukan atau ke obyek kontrol. Event Procedure ini digunakan untuk obyek DoCmd, dipisahkan dengan tanda titik dari obyek yang diinginkan.
b. MsgBox “Pernyataan” digunakan untuk menampilkan suatu argumen pesan yang
ingin ditampilkan ke pengguna. Karena ini merupakan argumen string, maka
peletakan pesan tersebut di antara tanda petik.
5. Pembuatan Password
Pembuatan password dimaksudkan untuk menjaga kerahasiaan dan
keamanan dari data-data yang telah dimasukkan pada program pengendalian
pelaksanaan proyek. Jadi bagi pengguna lain yang akan menggunakan harus
mengetahui nomor password pemiliknya.
6. Verifikasi dan Validasi
Untuk verifikasi terhadap program pengendalian pelaksanaan proyek dilakukan
dengan melakukan interaktif dubuger, sehingga jika terjadi kesalahan maka sistem akan memberitahukan. Untuk itu verifikasi juga dilakukan dengan melakukan
perunutan terstruktur terhadap program dalam pembuatannya.
Untuk menguji keakuratan dan kemampuan dan kemampuan program,
dilakukan validasi terhadap program tersebut. Validasi dilakukan pengujian data
proyek Hotel Manhattan sebagai data masukan. Dari perbandingan tersebut, kita dapat mengetahui fungsi dari rumusan yang dimasukkan ”benar”.
7. Tampilan-tampilan Program Pengendalian Pelaksanaan Proyek
Gambar 3. Tampilan Form Spesifikasi Proyek Sumber: Hasil Olahan
Gambar 5. Tampilan Form Pengendalian Kemajuan Proyek Sumber: Hasil Olahan
Gambar 6. Tampilan Form Entry Kemajuan Proyek Sumber: Hasil Olahan
Gambar 8. Tampilan Form Entry Biaya dan Jadwal Sumber: Hasil Olahan
Gambar 9. Tampilan Form Entry Produktivitas dan Kinerja Sumber: Hasil Olahan
PENUTUP
1. Kesimpulan
Dari hasil penelitian berupa pembuatan dan penggunaan program untuk
kegiatan pengendalian dan monitoring pelaksanaan proyek terhadap sampel data
Proyek Hotel Manhattan Kuningan Jakarta, diperoleh kesimpulan-kesimpulan
sebagai berikut:
a. Analisis varians merupakan salah satu teknik dan metode pengendalian
pelaksanaan proyek. Metode ini cukup efektif untuk perhitungan-perhitungan
dalam mengukur penyimpangan-penyimpangan dan memberikan
menggambarkan kondisi-kondisi dari hasil perhitungan pada tahap pelaksanaan
b. Program pengendalian pelaksanaan proyek dikontribusikan untuk sistem
informasi yang cepat dan efektif dari kegiatan monitoring dan pengambilan
keputusan pelaksanaan pekerjaan pada tahap berikutnya. Program ini
menggunakan Microsoft Access XP 2002 dikarenakan perangkat lunak ini memiliki kemudahan dalam pembuatan program, tampilan yang menarik, hasil
output yang variatif, dan calculated fieldnya dapat dikombinasikan dengan analisis varians.
c. Verifikasi dan validasi program pengendalian pelaksanaan proyek ini
menggunakan sampel data proyek yang sudah terealisasikan ataupun proyek
yang masih berjalan. Pada tahap ini kesesuaian hasil perhitungan dan kondisi
yang menggambarkannya dari perhitungan menggunakan program dengan
perhitungan manual. Program ini terbukti benar dapat digunakan untuk
pengendalian dan monitoring pelaksanaan proyek. Dari data Proyek Hotel
Manhattan Kuningan Jakarta yang digunakan sebagai data masukan pada
program ini diperoleh dari Grafik “S” rencana/aktual, laporan kemajuan proyek,
laporan pembiayaan proyek.
2. Saran
Berdasarkan hasil penelitian saran yang dapat diusulkan, antara lain:
a. Bila dalam laporan kemajuan proyek tidak tercantum tiga indikator yaitu: Nilai
Hasil (BCWP), Anggaran (BCWS), dan Pengeluaran (ACWP) untuk data
masukan pada perhitungan mengunakan program. Maka kita harus mencari dulu
besaran nilai indikator-indikator tersebut.
b. Dalam pengaplikasian demi berfungsinya fasilitas dan kemampuan yang dimiliki
oleh program pengendalian pelaksanaan proyek, baiknya diaplikasikan pada
Microsoft Access XP atau Microsoft Access (97 dan 2000) yang memiliki fasilitas yang dapat menampilkan data dalam bentuk grafik (Pivot Chart View).
DAFTAR PUSTAKA
Bina Sarana Informatika, Paket Program Niaga II (Microsoft Access), Penerbit Bina Sarana Informatika, Jakarta, 2003
Catapult, Microsoft Access 2000 Microsoft Office Aplication Step by Step, Penerbit Elex Media Komputindo, Jakarta, 2000
Dipohusodo, I., Manajemen Proyek dan Konstruksi, Cetakan Pertama, Penerbit Kanisius, Yogyakarta, 1996
Hegazy, T., and Petzold, K., Genetic Optimization for Dynamic Project Control, Journal of Construction Engineering and Management, Vol. 129, No. 4, 2003
Soeharto, I., Manajemen Proyek Dari Konseptual Sampai Operasional, Cetakan Pertama, Penerbit Erlangga, Jakarta, 1997
Sumiyana, Kapita Selekta Kasus Pemprograman Bisnis dan Akutansi Berbasis Microsoft Access, Edisi Pertama, Penerbit BPFE, Yogyakarta, 1999
