Program baru itu namanya SIAKAD
“jika kau memberikan peralatan pada seseorang, dan mereka menggunakan kemampuan alami mereka dan rasa ingin tahu mereka, mereka akan mengembangkan sesuatu dengan cara yang akan mengejutkanmu jauh dari yang kau bayangkan.
(Bill Gates – CEO microsof corp.)
Berkembangnya sistem informasi dan komunikasi memungkinkan segala sesuatu
kebutuhan dan urusan manusia diatur dan diselesaikan secara mudah dan cepat. Begitu pula dalam lembaga pendidikan, sistem pengaturan dan pengelolaan data dan informasi dapat pula dilakukan dengan mudah dan praktis ketika menggunakan sistem informasi dan komunikasi. Seperti SIAKAD (Sistem informasi akademik) yang merupakan program baru di STAIN Ponorogo.
SIAKAD merupakan suatu pengelolaan data-data akademik serta segala sesuatu informasi terkait kebijakan dan peraturan dari akademik dengan memanfaatkan kemajuan teknologi informasi dengan tujuan memudahkan pengguna dalam kegiatan administrasi kampus.
SIAKAD meliputi pengelolaan data secara menyeluruh dan diperuntukkan kepada seluruh civitas akademika, baik dosen, mahasiswa, jurusan maupun unsur – unsur yang lain yang berada di lembaga pendidikan ini. Tujuan dari adanya SIAKAD ini adalah penataan data dalam pengelolaan akademik serta mempercepat dan memudahkan penyampaian
informasi. Seperti yang disampaikan oleh Suyud, S.kom yang merupakan staff kasubbag akademik yang secara khusus mengelola SIAKAD ini. “SIAKAD dimaksudkan untuk
pengelolaan dan bertujuan untuk memudahkan dan mempercepat pengelolaan informasi mulai dari registrasi mahasiswa baru, informasi-informasi penting, pengisian KRS, jadwal kuliah hingga diwisudanya mahasiswa dapat dikelola dengan sistem ini. Bukan hanya
mahasiswa yang dapat memanfaatkan SIAKAD, dosen-dosen serta seluruh civitas akademika juga dapat menggunakannya”, tuturnya.
SIAKAD diibaratkan layaknya seperti sebuah kurikulum dalam dunia pendidikan, SIAKAD juga demikian. Sistem ini berpusat pada sebuah induk data yang disebut PPDT atau
dalam pengelolaan SIAKAD secara keseluruhan diatur oleh DIKTI. Secara otomatis pula dari masing-masing perguruan tinggi memiliki kewajiban berupa melaporkan pengelolaan SIAKAD kepada DIKTI. Pelaporan tersebut dilakukan secara berkala yaitu 6 bulan sekali atau per semester.
Kebijakan program SIAKAD ini baru diterapkan sejak tahun pelajaran 2013/2014. Sebelumnya pengelolaan informasi akademik masih berbasis manual seperti pembayaran daftar ulang dijadwalkan menurut program studi masing-masing dan dilakukan secara bersama di gedung Indrakila, pengisian kartu rancangan studi atau KRS yang menuliskan sendiri pada lembar yang diberikan oleh akademik setelah daftar ulang, pemberian kartu hasil studi atau KHS kepada mahasiswa diharuskan mengambil langsung kepada PRODI yang bersangkutan baik secara individu ataupun kolektif. Dari data inilah yang menyebabkan pentingnya pengelolaan akademik berbasis jaringan.
Pada mulanya?
Umumnya peningkatan sarana dan prasarana dalam sebuah lembaga harus sebanding dengan kemajuan yang dicapai oleh subjek dari lembaga pendidikan (dosen, mahasiswa serta keseluruhan orang-orang yang terlibat, baik secara langsung maupun tidak langsung dalam lembaga pendidikan yang dimaksud). Seperti dalam perekonomian, antara kebutuhan dengan kemampuan disejalankan agar memperoleh keseimbangan.
Bagi mahasiswa semester 3 (angkatan 2013-2014) yang mengikuti program SIAKAD online pertama kali di STAIN Ponorogo memiliki beragam pendapat tentang adanya SIAKAD ini. Dari semula tentang penentuan dosen yang sudah ditentukan berubah menjadi
pemilihan dosen dilakukan sendiri bagi masing-masing mahasiswa. Hal ini membuat banyak mahasiswa kebingungan dalam mengikuti mata kuliah karena setiap hari mahasiswa berganti – ganti kelas serta berubah-ubahnya teman dalam satu kelas. Seperti yang diungkapkan oleh Ghulam, salah satu mahasiswa PGMI semester 3. “Peraturan tentang pemilihan dosen sendiri serta pembelajaran yang berubah-ubah baik kelas maupun teman – teman satu kelas membuat kami kebingungan, terkadang penetuan mata kuliah ketika kres dengan mata kuliah lain, salah satu mata kuliahnya harus mengalah dahulu”, tutur Ghulam.
Meskipun demikian bukan berarti program SIAKAD online dihentikan. “dalam penyusunan KRS dapat dilakukan secara online tetapi prosedurnya sama. Ya, sekedar memberi
tanda/centang untuk mata kuliah yang akan diambil tahun depannya, jadi mahasiswa tidak dapat menentukan sendiri mata kuliah yang diambilnya”, imbuhnya.
Dalam penentuan KRS tetap dilakukan secara online yaitu mahasiswa masuk ke akun masing-masing untuk mengisi KRS serta KHS dari masing-masing mahasiswa dapat dilihat secara online (tentunya dengan akun yang dimiliki masing-masing mahasiswa) dan dapat diprint sendiri. Dari hasil print out tersebut kemudian disetorkan pada jurusan untuk mendapat tanda tangan dari prodi sebagai bukti lembar KHS telah sah
Mengkonfirmasi terkait belum maksimalnya pengelolaan SIAKAD ini Suyud menjelaskan, program SIAKAD di STAIN ini kurang lebih baru berjalan 2 tahun. “SIAKAD di STAIN ini baru berjalan dua tahun, tidak dapat dipungkiri banyak permasalahan-permasalahan serta hambatan berkaitan dengan sistem baru ini”, tuturnya.
Dilihat dari pemberlakuan sistem secara online ini secara otomatis ketepatan waktu dan pengelolaan data dilakukan sesuai dengan aturan yang telah ditentukan. Misalkan
penyetoran nilai ujian semester dari dosen untuk mahasiswa harus tepat pada waktu yang telah ditentukan. Jika tidak demikian maka data akan ditolak oleh sistem dan tidak dapat dimasukkan. Ketika terjadi sesuatu yang tidak diinginkan, misal dosen yang telat dalam menyetorkan nilai maka untuk mengatasi kejadian semacam ini dalam SIAKAD yang tergolong sistem baru di STAIN Ponorogo diberikan hak akses khusus dan petugas khusus untuk menanganinya. Jadi, secara perlahan akan diatur dan dikembangkan oleh kampus.
Pada percobaan awal dari SIAKAD dilakukan perombakan. Pada mulanya sistem
penyusunan KRS mahasiswa berupa paket diubah menjadi SKS. Sebenarnya dengan adanya SKS dapat menjadikan mahasiswa memilih secara pribadi dan sesuai kemampuan masing -masing untuk memilih jumlah beban mata kuliah dalam satu semester. Selain itu
pemberlakuan ini tidak mamaksakan sebelah pihak yang memang belum memiliki kemampuan untuk segera lulus.
Aturan tentang SKS akan dapat dijalankan, khususnya di STAIN Ponorogo ketika keseluruhan civitas akademika bekerja sama dalam pemberlakuan aturan ini.
disebabkan pemilihan dosen yang tidak merata. Ada sebagian dosen yang dipilih oleh banyak mahasiswa dan disisi lain dipilih sedikit manusia. Dalam penyusunan jumlah kelas pun menjadi sulit. Dari beberapa kendala inilah yang membuat pemberlakauan SKS tidak optimal sehingga setelah berjalan satu semester dikembalikan kepada sistem paket”, tutur Suyud. (jika overload, bagaimana antisipasinya? Tambah lagi bukankah sudah ada batasan khusus pemilihan dosen. Maksimal sekian mahasiswa dll?)
Kemudian bagi mahasiswa angkatan 2012-2013 ke bawah bukan berarti tidak dapat menggunakan SIAKAD. Seperti yang dijelaskan oleh Suyud, Pengumuman-pengumuman serta informasi terkait akademik dapat dilihat di SIAKAD tanpa masuk ke dalam akun. Mahasiswa pada angkatan ini akan tetap menggunakan sistem manual seperti sebelumnya karena akan kesulitan ketika mengikuti sistem baru tidak dari awal.
(ada wacana, semester 6 ini, mulai semester 7 depan sudah mulai siakad. Apa benar? Jika iya, apa alasannya? Bagaimana proses peralihannya?)
Babak baru SIAKAD
Masa satu tahun merupakan satu periode yang dapat dikatakan “cukup” untuk
penyusunan program baru, sekaligus sebagai evaluasi satu tahun program yang sebelumnya dijalankan. Program SIAKAD yang telah berjalan satu semester (pada angkatan 2013-2014) dengan banyak permasalahan yang telah disebutkan di atas secara bertahap dimaksimalkan.
Tanggapan tentang adanya SIAKAD disampaikan oleh mahasiswa baru, yaitu angkatan 2014-2015. Seperti yang diungkapkan Muslim, salah seorang mahasiswa dari program studi bahasa arab semester 1, program SIAKAD sangat membantu dalam memperoleh segala informasi dari akademik kampus. Akan tetapi bagi yang jarang membuka internet secara otomatis akan ketinggalan informasi.“adanya SIAKAD sang2at membantu karena dapat melihat informasi dari kampus kapan saja kita mau terlebih SIAKAD dapat juga diakses menggunakan handphone, tetapi bagi yang jarang menggunakan internet akan ketinggalan informasi ”, jelasnya.
Pada angkatan 2014-2015 sosialisasi SIAKAD telah dilakukan sejak awal, yaitu ketika penerimaan mahasiswa baru. Ketika prosen orientasi pengenalan akademik dan
kemahasiswaan atau OPAK diberikan waktu khusus bagi jurusan, prodi serta pihak akademik untuk “memperkenalkan diri” kepada mahasiswa baru.
password yang telah ditentukan kemudian setelahnya password tersebut dapat dirubah sesuai keinginan dosen yang dimaksud.
sudah siapkah STAIN memberlakukan sistem ini?
Sebagai sebuah lembaga pendidikan berbasis negeri dengan pengawasan pengelolaan pendidikan secara langsung dilakukan oleh menteri pendidikan maka sistem informasi berbasis online sangat dibutuhkan. Pengelolaan kegiatan akademik akan lebih mudah dan cepat ketika menggunakan sistem yang dimaksud.
Program SIAKAD ini menggunakan pengelolaan berbasis online, yaitu pemanfaatan jaringan sebagai media dalam pengelolaanya. Hal ini senada dengan pernyataan dari Athok Fuadi, dosen STAIN Ponorogo, bahwa SIAKAD terprogram online yang idealnya dalam sebuah kampus hendaknya terdapat ruangan khusus komputer yang digunakan untuk mengakses segala informasi dari akademik. Idealnya sebenarnya dalam ruangan khusus komuter itu lebih difokuskan untuk mahasiswa-mahasiswa yang belum memiliki komputer sendiri sehingga dapat menggunakan fasilitas tersebut dan dibuat jadwal khusus bagi masing – masing program studi untuk menggunakannya.
Lebih jauh Athok menambahkan bahwa antara pemberlakuan SIAKAD kepada
mahasiswa yang sudah diterapkan program ini sejalan dengan dosen yang mengajar dimata kuliah tersebut. Dosen – dosen sebelum mengajar (mengajar mahasiswa-mahasiswa yang sudah diterapkan program SIAKAD) diberikan sebuah password untuk mengakses SIAKAD serta dilakukan training khusus tentang tata cara penggunaan SIAKAD ini. “dosen-dosen yang mengajar mahasiswa diberikan password dan dilakukan training untuk menggunakan
SIAKAD serta untuk memasukkan nilai”, terangnya.
Dilihat dari mahasiswa sebagai salah satu unsur yang menggunakan SIAKAD, sebagai sebuah informasi sistem ini sangat membantu kegiatan pembelajaran mahasiswa – kegiatan pembelajaran yang meliputi; jadwal kuliah, pengisian KRS dan segala macam pengumuman – karena akses yang memudahkan.
Akan tetapi dalam hal lain misalkan, ...
beberapa hal yang memerlukan perhatian tentang sosialisasi SIAKAD terhadap dosen masing belum maksimal. “secara umum SIAKAD memberikan kemudahan bagi civitas akademika, terlebih jika dilihat sekarang ini merupakan zaman teknologi yang menuntut adanya penggunaan jaringan, hanya saja dalam beberapa hal yang belum diperhatikan seperti sosialisasi kepada dosen-dosen baru dalam penggunaan SIAKAD ini, tuturnya.
Pendapat senada juga dissampaikan oleh arif rahman hakim, M.Pd.I dosen luar biasa yang mengajar mata kuliah pengelolaan kelas yang secara kebetulan datang dan
menyampaikan pendapatnya. Respon positif juga disampaikan akan adanya SIAKAD ini. Arif menambahkan sebagai perbaikan diperlukan langkah dalam sosialisasi secra menyeluruh tentang SIAKAD serta sebagai masukan kepada akademik untuk lebih baik lagi dibuatkan buku pedoman penggunaan SIAKAD. Bukan hanya dosen dan mahasiswa saja, kiranya buku panduan tentang SIAKAD ini juga dibuatkan bagi pengguna perpustakaan sehingga prosedur dalam pelayanan dan pelaksanaan SIAKAD di perpustakaan juga berjalan semakin baik.
Langkah Menyambut IAIN
Cita – cita peningkatan “harga jual” sebuah produk merupakan keinginan bagi
keseluruhan “produsen”. Dalam peningkatan “harga jual” tersebut dibutuhkan peningkatan pula dalam hal kualitas dan kuantitas. Dalam dunia pendidikan, khususnya lembaga
pendidikan tinggi dikenal 3 istilah lembaga pendidikan yaitu sekolah tinggi, institut dan universitas. Ketiga istilah tersebut secara berurutan menyebutkan tingkatan jenjang yang semaikn tinggi.
Dalam waktu dekat, STAIN Ponorogo akan segera beralih “status” lembaga
pendidikannya, yaitu dari sekolah tinggi menuju institut. Segala macam persiapan dilakukan, bahkan pada 9 desember 2014 lalu telah dilakukan visitasi dari kementrian agama yang diwakili oleh kepala biro organisasi dan tata laksana kemetrian agama republik Indonesia Dr. H. Basidin Mizal, M.si.
Peralihan status tersebut sangat diharapkan oleh segenap civitas akademika. Banyak mahasiswa yang berharap, alih status terlaksana segera. Seperti yang disampaikan oleh lia, Mahasiswa semester 5 prodi pendidikan agama islam. “alih status STAIN menjadi IAIN semoga segera terlaksana sehingga meskipun kami masuk masih berupa STAIN tetapi lulus sebagai IAIN”, tuturnya.
Bukan hanya para mahasiswa yang berdiskusi tentang harapan alih status ini “segera” terwujud, bahkan dijumpai dari organisasi mahasiswa di STAIN mencantumkan nama IAIN pada jasket “kebesaran” mereka. Ada pula dari pihak akademik yang menuliskan logo IAIN Ponorgo pada mobil dinasnya.
